El cronograma como producto de los procesos de planificación es un elemento esencial para guiar la ejecución de los proyectos, debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron inicialmente planeados, y que no se puede garantizar la ausencia de problemas en el cronograma es necesario reconocer y gestionar dichos problemas que pueden afectar el rendimiento del proyecto. Un gerente de proyectos debe estar en la capacidad de identificar las causas que originan los problemas y las estrategias de solución para los mismos, además de analizar alternativas de solución mediante el modelo del cronograma y poder predecir resultados, así como poder comparar cambios en el modelo del cronograma debido a variaciones en el tiempo y el alcance principalmente para evaluar el impacto resultante sobre el proyecto.
- 1. Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Gerencia de
Proyectos PMI Per 2009Gestin de Problemas en el Cronograma segn el
PMBOK 2008Ing. Fernando Contreras PMP, PMI-SP, PMI-RMPProject
Management & Engineering Services
2. Foto Ingeniero Informtico de la PUCP,(tamaocertificado como
PMP, PMI-SP y pasaporte)PMI-RMP por el PMI, con amplia experiencia
profesional manejando equipos y gestionando proyectos de tecnologas
de la informacin bajo los estndares del PMI en los sectores de
Industria, Banca, Transporte y Comercio Exterior adems de consultor
en mejora de procesos (BPM, CMMI) en Autor importantes empresas del
sectorFernando Contreras pblico y el sector privado as como
Velsquez consultor y docente en temas y Gerente de
Proyectosherramientas de Project Project Management
&Management.Engineering Services 3. Agenda Introduccin. Proceso
de Desarrollo del Cronograma. Seales de un Cronograma en Problemas.
Causas de los Problemas en el Cronograma. Enfrentando los
Problemas. Mirando a Travs del Cronograma. Administrando los
Riesgos en el Cronograma. Caso. Conclusiones. Captulo Lima, Per 4.
Introduccin El porque planificar. Quizs la principal causa por la
cual se menosprecia el valor delplaneamiento es pensar que es una
actividad esttica, que se realiza deuna sola vez y no se cambia.
Eso es totalmente errneo ya que elplaneamiento es un proceso
dinmico que mediante un desarrollosistemtico del mismo permite
revisar los aspectos del entorno que hancambiado y replantear as
los objetivos o estrategias afectadas por dichaalteracin. La
planificacin es esencial para guiar la ejecucin de los
proyectos,debido a que raramente los proyectos se ejecutan como
fueroninicialmente planeados es necesario mantener un registro del
progreso ydel estado del proyecto para poder analizar la informacin
y tomar lasmedidas correctivas necesarias.La vida se debe vivir
hacia delante aunque se entiende hacia detrs. Soren
KierkegaardCaptulo Lima, Per 5. Procesos de Desarrollo del
Cronograma Definir las Actividades. Secuenciar las Actividades.
Estimar los Recursos de las Actividades. Estimar la Duracin de las
Actividades. Desarrollar el Cronograma.Captulo Lima, Per 6. Cambios
en los procesos de gestindel tiempo en la cuarta edicin. El cambio
no es slo una necesidad de la vida, es la vida misma . Alvin
TofflerCaptulo Lima, Per 7. Cambios en los procesos de gestindel
tiempo en la cuarta edicin. Se hace una diferenciacin entre el plan
de gestin del proyecto y documentos del proyecto. Los cambios
solicitados abarcan las accionespreventivas, acciones correctivas,
reparacinde defectos y los cambios solicitados. Se elimino los
componentes de planificacin. Captulo Lima, Per 8. Cambios en los
procesos de gestin del tiempo en la cuarta edicin. Se agregaron las
siguientes herramientas y tcnicas alproceso de controlar el
cronograma:Nivelacin de Recursos.Anlisis del escenario Qu pasa
si.Aplicacin de adelantos y retrasos.Compresin del
cronograma.Herramienta de planificacin. Se elimino el mtodo de
diagramacin conflechas.Captulo Lima, Per 9. Seales de un Cronograma
enProblemasLos obstculos son esas cosas espantosasque ves cuando
apartas los ojos de tu meta.Henry FordCaptulo Lima, Per 10. Seales
de un Cronograma enProblemas Desviacin significativa de la lnea
base. Falla en la entrega de las fechascomprometidas. Recursos
sobre asignados.Captulo Lima, Per 11. Causas Principales de los
Problemasen el Cronograma Nunca midas la altura de una montaa hasta
que hayas alcanzado sucima. Sobre sta, te dars cuenta que no era
tan elevada como pareca. Dag HammarskoldCaptulo Lima, Per 12.
Causas Principales de los Problemasen el Cronograma Mala gestin de
requerimientos. Mala gestin de control de cambios. Mala estimacin
es la duracin de las actividades. Captulo Lima, Per 13. Causas
principales de los problemasen el cronograma Personal no motivado o
no capacitado. Falta de una metodologa de trabajo.Captulo Lima, Per
14. Enfrentando los ProblemasUn problema es una meta que se ha
manifestado entu vida, slo que no recuerdas haberla planeado.R.J.
BryantCaptulo Lima, Per 15. Procesos de Solucin de ProblemasCaptulo
Lima, Per 16. Procesos de Solucin de Problemas Determinar el
problema. Revisiones de Desempeo. Anlisis de Variacin (SV, SPI).
Reparar el defecto. Intensificacin. Ejecucin Rpida. Intercambio de
las restricciones contrapuestas del proyecto. Anlisis de la causa
raz. Diagrama causa y efecto. Diagrama de influencias. Captulo
Lima, Per 17. Procesos de Solucin de Problemas Eliminar la causa
raz. Solicitudes de cambio. Actualizacin del plan para la direccin
del proyecto. Verificar que la causa raz haya sido eliminada.
Anlisis de Variacin (SV, SPI). Revisiones de Desempeo. Captulo
Lima, Per 18. Estrategias Para Eliminar las Causas de los Problemas
en el CronogramaLa mejor manera de librarse de un problema es
resolverlo. Brenda FrancisCaptulo Lima, Per 19. Mala Gestin de
RequerimientosCausas Estrategia Los requerimientos son Desarrollar
un plan de requerimientos. definidos de forma ambigua. Involucrar a
los interesados a Los requerimientos omiten travs del proceso de
informacin que la gente que va desarrollo del proyecto. a
desarrollar el producto No agregar capacidades o necesita.
caractersticas adicionales. Los requerimientos no son Usar un
glosario de trminos verificables. comunes y una lista de acrnimos.
Hacer una evaluacin de riesgos por cada requerimiento que se agrega
o cambia.Captulo Lima, Per 20. Mala Gestin de Control de
CambiosCausas Estrategia No existe un plan de gestin Conocer a los
interesados. de cambios. Establecer el comit de Mala definicin del
alcance.control de cambios. Falencia en el proceso de Analizar la
mejor estrategia identificar de los interesados. para gestionar los
cambios. Desarrollar el plan de gestin No existe un comit control
de de las comunicaciones. cambios. Desarrollar un plan de
aprendizaje y retroalimentacin Captulo Lima, Per 21. Mala Estimacin
de la Duracin delas ActividadesCausas Estrategia Excesivo
optimismo. Estimacin por analoga. Falta de experiencia en Estimacin
paramtrica. proyectos similares. Estimacin por tres valores. Mala
calidad de los datos en las estimaciones. Captulo Lima, Per 22.
Personal no Motivado o noCapacitadoCausas Estrategia Excesivos
cambios. Desarrollar el plan de gestin Falta de un plan de gestin
de de cambios. personal. Desarrollar el plan de gestinde
personalCaptulo Lima, Per 23. Falta de una Metodologa de Trabajo
Causas Estrategia Carencia o falencia de un plan Desarrollar el
plan de gestin de gestin del proyecto. del proyecto.Captulo Lima,
Per 24. Mirando a Travs del CronogramaEl anlisis de lo obvio exige
una mente muy fuera de lo comn .Alfred N. Whitehead Captulo Lima,
Per 25. Modelo del Cronograma Captulo Lima, Per 26. Utilidad del
Modelo del Cronograma Anlisis del escenario Qu pasa si. Anlisis
cuantitativo de riesgos.Captulo Lima, Per 27. Administrando Riesgos
en elCronograma Dara todo lo que s, por la mitad de lo que
ignoro.DescartesCaptulo Lima, Per 28. Simulacin Montecarlo Basado
en el muestreo sistemtico de variables aleatorias. Los valores
aleatoriossiguen una distribucinde probabilidad.Captulo Lima, Per
29. Caso Practico Si tu no puedes describir lo que estas haciendo
como un proceso, tu no conoces lo que estas haciendo.W. Edwards
DemingCaptulo Lima, Per 30. Conocer los ProcesosCaptulo Lima, Per
31. Desarrollar el Cronograma Captulo Lima, Per 32. Analizar los
Riesgos Actividad Probabilidad Distribucin de ProbabilidadOptimista
Esperada PesimistaInstalacin de15 9 equipos de prueba Creacin de 3
59 Interfases Captulo Lima, Per 33. Analizar los Resultados Fecha
CPMProbabilidad de 80%Captulo Lima, Per 34. Desarrollando el
Cronograma Lnea BaseActa de Constitucin Captulo Lima, Per 35.
Conclusiones La planificacin es esencial en todos los proyectos. El
plan de gestin del proyecto no es el cronograma. No se debe
finalizar la gestin del tiempo y la gestin de los costos sin
finalizar la gestin de los riesgos. Se debe tratar en lo posible de
identificar a todos los interesados del proyecto en el inicio del
proyecto. El gerente de proyectos debe ser proactivo. Recordar
siempre el circulo de Deming Planear, Hacer, Revisar y Actuar.
Todos los cambios deben seguir el proceso de control integrado de
cambios.Captulo Lima, Per 36. Informacin de Contacto Autor :
Fernando Contreras Velsquez, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Organizacin :
Project Management & Engineering Services
http://www.pmes.com.pe Telfonos: (511)9892-29730 (511)5310672
Correo: [email protected] Lima, Per 37. Preguntas y
RespuestasCaptulo Lima, Per 38. Captulo Lima, Per Congreso
Internacional de Gerencia de Proyectos PMI Per 2009Gestin de
Problemas en el Cronograma Segn el PMBOK 2008 Muy agradecido
