Gestión de flujos de Gestión de flujos de trabajo y análisis del trabajo y análisis del

puesto de trabajopuesto de trabajo

Gestión de flujos de Gestión de flujos de trabajo y análisis del trabajo y análisis del

puesto de trabajopuesto de trabajo

Aide ResendezAide ResendezGustavo BallezaGustavo Balleza

Enfoque directivoLa labor de los especialistas en recursos humanos

consiste en ayudar a los directivos a hacer un seguimiento y documentar los cambios de contenido de cada puesto de trabajo definiendo un proceso denominado análisis del puesto de trabajo (tipo y cantidad de trabajo).

El trabajo puede observarse en tres niveles.– La organización en su conjunto – Los grupos de trabajo– El individuo

Una actividad esencial de RH es estudiar la utilización de trabajadores temporales y la planificación del trabajo como alternativa para crear una fuerza laborar flexible

El trabajo desde la perspectiva de la

organización

• Estrategia y estructura de la organización

• Diseño de la organización

• Análisis del flujo del trabajo

• RH Perspectiva en grupo

• RH Perspectiva individual

•Organización burocrática•Plana •Sin fronteras

•Estrategia defensiva•Estrategia exploradora

•Reingeniería del proceso empresarial

•Equipos autodirigidos

•Motivacion

Estrategia y estructura de la organización

Los flujos de trabajo se refieren a la forma de organizar el trabajo para lograr objetivos de producción y prestación de servicio.

Una organización desarrolla su estrategia empresarial estableciendo un conjunto de objetivos a largo plazo que le permitan determinar el tipo de estructura mas apropiada para ella realizando:

1. El análisis de las oportunidades y amenazas del entorno2. Una valoración realista de la utilización eficiente de los

activos.

Estrategia defensiva

Cuando este compitiendo en un mercado estable y tenga un producto bien establecido ( establecer jerarquías de tareas asignadas a unidades funcionales, se aplica de arriba abajo utilizando la cadena de mando ,los supervisores transmite a los trabajadores lo que tienen que hacer ).

Estrategia exploradora

Cuando se esta experimentando un rápido crecimiento y/o esta lanzando muchos productos nuevos a mercados dinámicos ( capacidad de responder rápidamente a las necesidades de los clientes sin tener que solicitar la aprobación de sus supervisores)

Diseno de la organizacion

El diseno de la organización implica elegir una estructura organizativa que ayudara a la empresa a alcanzar de forma mas efectiva sus objetivos

Organización burocrática

Esta estructura tiene forma piramidal definida por una línea jerárquica con muchos niveles de dirección y depende de la especialización en el trabajo.

Los empleados son incentivados para realizar únicamente el trabajo que queda especificado en la descripción de su tarea.

Características•Enfoque directivo de arriba abajo•Muchos niveles jerárquicos•Trayectorias de la carrera profesional dentro de una misma función•Tareas muy especializadas•Descripción muy detallado de las tareas•Fronteras rígidas entre tareas y unidades•Los individuos trabajan de forma independiente

GeneralCoronelesComandantesCapitanesSubtenientesSargentosCabos Soldados

Ejercito de Estados Unidos

Esta estructura tiene solo pocos niveles de dirección y se centra en un enfoque descentralizado .

El objetivo de esta estructura consiste en crear pequeños negocios independientes que pueden responder rápidamente a las necesidades y cambios de su entorno empresarial

Organización Plana

Características•Dirección descentralizada•Pocos niveles jerárquicos •Trayectoria de desarrollo profesional horizontales entre distintas funciones•Tareas definidas en términos generales•Descripciones genéricas de las tareas•Fronteras flexibles entre tareas y unidades .•Énfasis en los equipos•Fuerte atención al cliente

Socio principal

Socios

Asociados

Bufete de abogados tipico

Esta estructura permite a la organización crear relaciones con consumidores, proveedores y/o competidores , ya sea juntando recursos organizativos para obtener un beneficio mutuo.

Un ejemplo de ello es cuando un experto en calidad de una empresa fabricante de automóviles puede trabajar con empleado de uno de sus proveedores de componentes para instruirles en los proceso específicos de control de calidad

Organización sin fronteras

Características•Joint ventures con los consumidores, proveedores y competidores•Énfasis en los equipos, cuyos miembros pueden cambiar de lugar dentro de las fronteras de la organización.•Compare muchas características con la estructura organizativa .

Analiza tres empresas que conjuntan sus recursos para producir un nuevo producto , como un microprocesador

Empresa A

Empresa CEmpresa b

Análisis del flujo del trabajo

• Reingeniería del proceso empresarialNo es un ajuste rápido, sino un

replanteamiento fundamental y un nuevo diseño radical de los procesos empresariales para lograr mejoras considerables en los costos , calidad, servicio y velocidad

Recepcionista del servicio a consumidores

Controlador de creditos

Especialista en practicas comerciales

Fijador de precios

Administrador

Consumidor

ConsumidorEstructuradorDel acuerdo

Utilizando un programa para procesar toda la solicitud de credito

Reingeniería del proceso empresarial

Flujos de trabajo utilizando especialistas

El trabajo desde la perspectiva en grupo

• Un equipo depende de sus propios miembros en cuanto a la definición de su liderazgo y dirección.

• Equipos autodirigidosFundamentalmente aplicados para

mejorar la calidad y productividad y para reducir los costos operativos

Estos se pueden responsabilizar del proceso completo de producción de un componente , un producto o servicio

Otros equipos• Equipo de solución de problemas (representantes de

departamentos para cerraracciones correctivas )• Equipo con un objetivo especifico (Comision de seguridad e

higiene calidad de vida en el trabajo)• Equipo virtual (profesores universitarios

Practicas de gestión de RH

• Son los propios compañeros los que deben evaluar el rendimiento de cada empleado

• Las practicas remunerativas deberían pasar de una remuneración por antigüedad o por rendimiento individual a una remuneración del rendimiento del equipo.

• Los miembros del equipo deberían tener un considerable poder de desición en la contratación de nuevos empleados , en vez de depender exclusivamente de las desiciones de los directivos y los encargados de RH.

• Surgirán lideres de equipo de una forma espontánea.

La motivación es el deseo de una persona por hacer su trabajo lo mejor posible o por hacer el máximo esfuerzo para realizar las tareas asignadas.

El trabajo desde la perspectiva individual

Teoria de los 2 factores

Identifica y explica los factores que los empleados consideran satisfactorios e insatisfactorios sobre su trabajo

Motivadores

De higiene o factores de mantenimiento

La naturaleza del trabajoLa realizacionEl reconocimientoLa responsabilidadLas oportinidades de promocion

Politicas de la empresaCondiciones laboralresSeguridad laboralSalarioPrestacionesRelaciones con supervisores y directivasRelaciones con los companerosRelaciones con los subordinados

Teoría del ajuste laboral

• La motivación y la satisfacción laboral puede hacer que un empleado se vea motivado y retado , pero no conseguir los mismos efectos en otro trabajador (trabajo repetitivo – trabajo de investigación)

• No todos los empleados quieren verse implicados en la toma de desiciones .

Teoría del establecimiento de

objetivos

La motivación es un comportamiento dirigido a objetivos, los objetivos claros y difíciles tendrán como resultado una mayor motivación para el empleado que aquellos objetivos fáciles y ambiguos

Los empleados estarán mas motivados para rendir cuando tienen objetivos claros y específicos.

Teoría de las características del

trabajo.El trabajador estará mas satisfecho con su

trabajo en tanto tenga determinadas características esenciales.

• Variedad en la cualificación (grado en que una persona realice cosas distintas y utilice diversas cualidades, habilidades y talentos)

• Identidad de la tarea (grado en que una persona puede realizar el trabajo de principio a fin con un resultado visible)

• Relevancia de la tarea (impacto significativo)

• Autonomía (libertad , independencia y discreción que el empleado ha de tener como por ejemplo programación del trabajo, como realizar el trabajo).

• Retroalimentación (grado en que el trabajo ofrece al empleado una información clara y directa sobre su rendimiento y resultados ).

Teoría de las características del

trabajo.

Variedad en la cualificación

Identidad de la tarea Relevancia de la tarea

Autonomía

Retroalimentación

Significatividad del trabajo

Responsabilidad

Conciencia de los resultados de las

actividades laborales

Alta motivación laboral interna

Alta calidad del rendimiento laboral

Alta satisfacción en el trabajo

Baja rotación y absentismo laboral

La fortaleza de estas relaciones depende de la intensidad de la necesidad de crecimiento del empleado

Características esenciales de trabajo

Estados psicológicos críticos

Resultados personales y laborales

El diseño del puesto de trabajo y el análisis de la

tarea • El diseño del trabajo es el proceso

mediante el cual se organiza el trabajo en la tareas necesarias para realizarlo.

• Cinco enfoques del diseño del trabajo son: Simplificación del trabajo Ampliación del trabajo Rotación del trabajo Enriquecimiento del trabajo Diseño del trabajo en función de equipos

Simplificación del trabajo• El trabajo puede definirse en tareas simples y

repetitivas que maximizan la eficiencia. La simplificación del trabajo puede utilizar la mano de obra eficazmente para producir una gran cantidad de productos estandarizados.

Ampliación y rotación del trabajo• Se utiliza para volver a diseñar los puestos de

trabajo y reducir la fatiga y el aburrimiento de los trabajadores que realizan un trabajo simplificado y altamente especializado

Enriquecimiento del trabajo• Aplica directamente la teoría de las características

del trabajo para hacer que los trabajo sean mas interesantes y mejorar la motivación de los trabajadores. El enriquecimiento del trabajo une tareas especializadas de forma que una persona sea la responsable de la producción de un servicio o producto completo.

Diseño del trabajo en función de equipos

• Se trata de que un equipo realice una tarea completa. Los miembros del equipo tienen la capacidad de decidir entre ellos de cómo van a realizar el trabajo.

Análisis del trabajo

• Consiste en la recopilación sistemática y la organización de la información relativa a los trabajos. El análisis del trabajo supone un estudio meticuloso que revela detalles importantes.

• Concretamente, identifica tareas, obligaciones y responsabilidades de un determinado trabajo.

Quien realiza el análisis del trabajo

• El análisis del trabajo lo realiza, o bien un miembro del departamento de RRHH, o bien la persona a que le incumbe. En algunas empresas el director puede llevar a cabo el análisis del trabajo.

Métodos para recopilar información sobre el trabajo

• Entrevistas • Observación• Diarios• Cuestionarios

El análisis del trabajo también resulta útil para las siguientes

actividades de RRHH

• Contratación• Selección• Evaluación del rendimiento• Remuneración• Formación y carrera profesional

Análisis del trabajo y entorno legal

• Puesto que el análisis del trabajo puede ser el punto de partida para que una empresa gane o pierda un juicio sobre la forma de seleccionar o evaluar a sus empleados, es importante que la organizaciones se esfuercen en documentar cuidadosamente el análisis de los trabajos.

Descripción del puesto del trabajo

• Es un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo a partir de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones.

• Existen dos tipos de descripciones de trabajo:

1. Descripción especifica del trabajo2. Descripciones generales del mismo

Descripción especifica del trabajo

Descripciones generales del mismo

Elementos de una descripción del puesto del

trabajoTienen cuatro elementos claves:

• Información de identificación• Descripción del trabajo• Obligaciones y responsabilidades del

cargo• Especificaciones del cargo y calificación

mínima

La fuerza de trabajo flexible

• Trabajadores de plantilla• Trabajadores eventuales• Trabajadores temporales• Trabajadores de tiempo parcial• Contratación externa• Trabajadores contratados• Estudiantes en practicas

Trabajadores de plantillas

• Son los trabajadores fijos de tiempo completo de una organización

Trabajadores eventuales• Son los trabajadores contratados para resolver

una necesidad temporal de trabajo de una organización o para hacer trabajos que no forman parte de sus actividades centrales

Trabajadores temporalesLas agencias de trabajo temporal ofrecen a las empresas trabajadores temporales para trabajos a corto a plazo. Los trabajadores temporales que trabajan parar una agencia de trabajo temporal se asignan sencillamente a otro empresario cuando su cargo actual finaliza. Los trabajadores temporales pueden aportar dos grandes ventajas.

• Los trabajadores temporales reciben un salario medio menor que los trabajadores de plantilla.

• Los trabajadores temporales pueden ser trabajadores con una elevada motivación puesto que los empresarios pueden decidir contratar indefinidamente a los trabajadores de mayor rendimiento.

Trabajadores de tiempo parcial

• Los trabajadores de tiempo parcial trabajan menos tiempo que los trabajadores de plantilla a tiempo completo. Los empresarios tienen la flexibilidad de programar el trabajo de estos contratos en función de sus necesidades

• Los trabajadores de tiempo parcial reciben mucho menos prestaciones que los puestos de trabajo de tiempo completo, lo que ofrece importante ahorros a los empresarios.

Contratación externa• Es el proceso mediante el cual los

empresarios transfieren trabajos rutinarios o periféricos a otra organización que se especializa en ese trabajo y que puede realizarlo mas eficazmente.

Trabajadores contratados• Son empleado que desarrollan relaciones

laborales directamente con el empresario, para un determinado periodo de tiempo o trabajo a realizar.

Estudiantes en practica

• Una de las mas nuevas facetas del área de la mano de obra eventual es la utilización de estudiantes en practicas que trabajan de tiempo completo o a tiempo parcial durante un periodo de tiempo para adquirir experiencia laboral.

Horarios de trabajo flexible• Los horarios de trabajo flexible modifican la

programación del trabajo y la relación laboral. Los empresarios pueden utilizar los horarios de trabajo flexibles para modificar el horario tradicional y de lunes a viernes, con el fin de logra ventajas tanto para si mismos como para sus empleados.

Los tres tipos mas comunes de horarios flexibles son:

• Las horas de trabajo flexibles

• La semanal laboral comprimida

• Teletrabajo

Horas de trabajo flexiblesLas horas de trabajo flexible permite a los empleados controlar su hora entrada y de salida a la empresa. Estos empleados tienen que realizar cuarenta horas semanales en su puesto de trabajo, pero pueden elegir las horas que de hecho van a trabajar.

Semanas laborales comprimidasAlteran el numero de días laborales por semana aumentando el numero de horas trabajadas por día laboral, como mínimo, a diez horas. Una modalidad frecuente de horario de semanal laboral comprimida consiste dedicar al trabajo días de 10 horas.

Tele trabajo

• Ofrece flexibilidad horaria y de presencia física en el centro de trabajo. El tele trabajo también permite a los empleados cultivar un estilo de vida personalizado sin renunciar a un empleo de tiempo completo.

Sistemas de información de

recursos humanos• Son sistemas utilizados para recopilar,

registrar, almacenar, analizar y recuperar datos relativos a los recursos humanos de la organización.Los sistemas de información se pueden dividir en:Las aplicaciones de los SIRHLa gestión de los aspectos de seguridad y la privacidad relacionadas con los SIRH

Las aplicaciones de los SIRH

• Información sobre los empleados• Seguimiento de candidatos• Inventario de cualificacion• Nomina• Administración de prestaciones

Seguridad y confiabilidad de los SIRH

El departamento de RRHH debe desarrollar políticas y líneas maestras para proteger la integridad y seguridad de los SIRH. Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar estragos.

Para lograr la seguridad y la confidencialidad de los registros de los SIRH, las empresas deberían plantearse las siguientes actuaciones:

• Limitarse el acceso a los SIRH• Permitir el acceso a distintas partes de la

base de datos mediante palabras claves y códigos especiales.

• Otorgar permisos para acceder a información sobre empleados solo cuando es necesario acceder a dicha información.

• Desarrollar políticas y líneas maestras sobre la utilización de la información de empleados y notificar a los empleados el funcionamiento de estas políticas.

• Permitir que los empleados examinen sus registros personales para verificar la precisión y efectuar correcciones que fueran necesarias.

Resultados del test • 1.-

 ¿Cuál de las siguientes opciones es una característica de las estructuras organizativas sin fronteras?

   1.- Empresas conjuntas (joint ventures) con clientes, consumidores y competidores.   2.- Empleados que trabajan de forma independiente.   3.- Otorgar gran importancia a los clientes.    4.- Tareas muy especializadas.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 1La respuesta es correcta. 2.-  ¿Cuál de las siguientes opciones no es una característica de la estructura organizativa plana?

   1.- Pocos niveles de dirección.    2.- Énfasis en los equipos.   3.- Descripción muy detallada de las tareas.   4.- Trayectorias de desarrollo profesional horizontales entre distintas funciones.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 3La respuesta es correcta. 3.-  ¿Cuál de estas teorías sobre la motivación del trabajo sugiere que los niveles de motivación y satisfacción laboral de los empleados dependen del ajuste entre sus necesidades y cualidades y las características del puesto de trabajo y de la organización?

   1.- La teoría de los dos factores.   2.- La teoría del ajuste laboral.   3.- La teoría del establecimiento de objetivos.   4.- La teoría de las características del trabajo.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 2La respuesta es correcta.

Resultados del test• 4.-

 ¿Cuál de las siguientes opciones no es una de las características esenciales del trabajo según la teoría de las características del trabajo?

   1.- Relevancia de la tarea.   2.- Autonomía.   3.- Especialización en la cualificación.   4.- Conciencia de los resultados.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 3La respuesta es correcta. 5.-  El proceso por el que se reúnen tareas especializadas de forma que una sola persona es responsable de producir todo un producto o servicio se conoce como:

   1.- rotación del trabajo.   2.- enriquecimiento del trabajo.   3.- simplificación del trabajo.   4.- ampliación del trabajo.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 2La respuesta es correcta. 6.-  ¿Cuál de las siguientes opciones no es un componente del análisis del trabajo?

   1.- Una tarea.   2.- Un empleado.   3.- Una obligación.   4.- Una responsabilidad.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 2La respuesta es correcta.

Resultados del test• 7.-

 ¿Cuál de los siguientes elementos de la descripción del puesto de trabajo tiene el mayor impacto a largo plazo en la manera más satisfactoria de realizar un trabajo?

   1.- Especificaciones del cargo y cualificación mínima.   2.- Información de identificación.   3.- Resumen del trabajo.   4.- Responsabilidades y obligaciones del cargo.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 1La respuesta es correcta. 8.-  Los empleados contratados por las organizaciones para realizar tareas a corto plazo se denominan:

   1.- trabajadores a tiempo parcial.   2.- trabajadores contratados.   3.- estudiantes en prácticas.   4.- trabajadores temporales.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 4La respuesta es correcta. 9.-  ¿Cuál de las siguientes opciones no forma parte de un tipo de horario de trabajo flexible?

   1.- Subcontratación.   2.- Horario de trabajo flexible.   3.- Semanas laborales comprimidas.   4.- Teletrabajo.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 1La respuesta es correcta. 10.-  ¿Cuál de las siguientes opciones no es uno de los componentes del análisis del inventario de tareas?

   1.- Conocimientos.   2.- Cualidades.   3.- Habilidades.   4.- Recursos.

Usted marcó como correcta la respuesta nº 4La respuesta es correcta.