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Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Gestión de Costos en Proyectos de ConstrucciónUn enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004
Daniele Bassi, PMPAnalista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción
09 de Mayo de 2008, Universidad Nacional de Ingeniería
2Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
• “Valor Ganado” es una técnica que ha surgido como una herramienta valiosa para la gestión de todos los proyectos.
– Earned Value Project Management• Quentin W. Fleming• Joel M. Koppelman
3Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
4Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
5Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
6Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
7Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Introducción al Valor Ganado
Schedule Performance Index = 0.67
Cost Performance Index = 0.67 ( $100,000 overrun to date) Low $1'000,000 High $2'000,000
$3000,000 0 30% Planned Value
$2000,000 0 30% Earned Value Value
$3000,000 0 30% Total Cost Absed on Actual Performance
8Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción
• Objetivos
Estimar, presupuestar y controlar los costos, de forma que la obra se pueda desarrollar en el presupuesto aprobado.
9Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción
7.1 ESTIMACIÓN DE COSTES
7.2 PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTOS
7.3 CONTROL DE COSTES
Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto
Sumar los costes estimadosde actividades individuales o
paquetes de trabajo y establecer una línea base de
coste
Influir sobre los factores que crean variaciones del costey controlar los cambios en el
presupuesto del proyecto
10Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción
El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de gestión de costos está precedido de un esfuerzo de planificación cuyo resultado produce el plan de gestión de costos del proyecto.Un plan de gestión de costos puede establecer:–Nivel de precisión, p.e. redondeo de los datos según precisión descrita (s/.1, 1000)–Unidades de medida, horas – días de trabajo para cada recurso.–Umbrales de control. Se pueden definir umbrales de variación para costos u otros indicadores.–Reglas de valor ganado. Se definen las fórmulas de cómputo del valor ganado, se establecen los criterios de crédito del valor ganado. (p.e. 0-100, 0-50-100, etc)–Formatos del informe.
11Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de Costos
La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad.Se deberá considerar las posibles causas de variación de las estimaciones, incluyendo los riesgos.Las estimaciones de costos pueden mejorarse a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto.La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo un proyecto en su fase de Inicio podría tener una estimación aprox. De -50 a + 100%, en una etapa más avanzada las estimaciones pueden reducirse a un rango de -10 a +15%
12Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
FACTORES AMBIENTALES DE LA
EMPRESA
7.1.1 ENTRADAS
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
DICCIONARIO DE LA EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL
TRABAJO
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
13Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
FACTORES AMBIENTALES DE LA
EMPRESA
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
DICCIONARIO DE LA EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL
TRABAJO
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
� Condiciones de mercado
� Bases de datos comerciales
� Políticas de estimación de costes� Planillas de estimación de costes� Información histórica� Archivos del proyecto� Conocimiento del equipo del proyecto�Lecciones aprendidas
� Plan de Gestión del cronograma� Plan de gestión de personal� Registro de riesgos
14Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Plan de Gestión del proyecto
PLAN DE GESTIÓN DEL PERSONAL
PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
REGISTRO DE RIESGOS
El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto
Los atributos de selección del personal del proyecto y los costes
Los riesgos, que pueden ser amenzas u oportunidades, ejercen un impacto
15Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA
7.1.2 HERRAMIENTAS
Y TÉCNICAS
ANÁLISIS DE RESERVA
ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA
LICITACIONES
SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTES
DE RECURSOS
ESTIMACIÓN ASCENDENTE
16Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
ESTIMACIÓN ASCENDENTE
Un método de estimación de un componente del trabajo. El trabajo se decompone más detalladamente, el coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores.
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
Técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del programa
ANÁLISIS DE RESERVA
Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias. Las reservas son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto
17Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
ESTIMACIONES DE COSTES DE LAS
ACTIVIDADES
7.1.3 SALIDAS
PLAN DE GESTIÓN DE COSTES
(ACTUALIZACIONES)
CAMBIOS SOLICITADOS
INFORMACIÓN DE RESPLADO DE LA ESTIMACIÓN DE
COSTES
18Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.1 Estimación de costes
1. Estimación de costos de las actividades• Estimación cuantitativa de los costos probables de las actividades del
cronograma.2. Información de respaldo de la estimación de costos de las
actividades.• Descripción del alcance del trabajo• Documentación de los fundamentos de la estimación.• Documentación de todos los supuestos realizados, y de las
restricciones.• Indicación del rango de estimaciones posibles p.e. 10,000 (-10% / +
15%)3. Cambios solicitados4. Plan de gestión de costos (actualizaciones)
• Utiliza la relación estadística entre los datos históricos y otras variables.
19Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
• La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costes estimados para establecer una línea base del coste total.
• El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuestoresumen.
• Las estimaciones del costo de las actividades del cronograma se preparan con anterioridad a las solicitudes del presupuesto detallado
20Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
7.2.1 ENTRADAS
CALENDARIOS DE RECURSOS
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
INFORMACIÓN DE RESPALDO
ESTIMACIÓN DE COSTES DE LAS
ACTIVIDADES
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL
TRABAJO
DICCIONARIO DE LA EDT
PLAN DE GESTIÓN DE COSTES
CONTRATO
21Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
SUMA DE COSTES
7.2.2 HERRAMIENTAS
Y TÉCNICAS
CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE LA
FINANCIACIÓN
ANÁLISIS DE RESERVA
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
22Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
LINEA BASE DE COSTE
7.2.3 SALIDAS
CAMBIOS SOLICITADOS
REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO
PLAN DE GESTIÓN DE COSTES
(ACTUALIZACIONES)
23Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos
• Salidas1. Línea de base del costo.
La línea de base de costos es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el Proyecto.
2. Requisitos para la financiación del proyecto.
3. Plan de gestión de costos (Actualizaciones)4. Cambios solicitados.
Los requistos de fianciación, totales y periódicos, se derivan de la línea de base del costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparados para el avance temprano o sobrecostos.
24Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
El control de costos del proyecto incluye:– Influir sobre los factores que producen cambios en la línea de base de
costos.– Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados– Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.– Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación
autorizad, periódica y total para el proyecto.– Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la línea de base.– Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea de base.– Evitar que se incluyan cambios incorrectos, o no aprobados.– Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.– Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de los límites
aceptables.
25Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
LÍNEA BASE DE COSTE
7.2.3.1
7.3.1 ENTRADAS
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS
4.4.4.1
INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL
TRABAJO
4.4.3.7
REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL
PROYECTO
7.2.3.2
INFORMES DE RENDIMIENTO
10.3.3.1
26Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
LÍNEA BASE DE COSTE
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS
INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL
TRABAJO
REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL
PROYECTO
INFORMES DE RENDIMIENTO
Organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en
comparación de la línea base. Información sobre la situación y el progreso. Curva S, diagrama de barras
Información sobre el estado de las actividades del proyecto que se están llevando a cabo para cumplir con el trabajo del proyecto. Productos entregables
que han sido completados
27Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL
COSTE 4.6
7.3.2 HERRAMIENTAS
Y TÉCNICAS
GESTIÓN DE VARIACIÓN
SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL
PROYECTO
ANÁLISIS DE MEDICIÓN DE RENDIMIENTO
PROYECCIONES
28Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
UNA PARTE IMPORTANTE DEL CONTROL DE COSTES ES:
� DETERMINAR LA CAUSA DE UNA VARIACIÓN
� LA MAGNITUD DE LA VARIACIÓN Y
� DECIDIR SI LA VARIACIÓN REQUIERE UNA ACCIÓN CORRECTIVA
� USO DE LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO
LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO USA LA LÍNEA BASE DE COSTE PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO Y LA MAGNITUD DE CUALQUIER VARIACIÓN QUE SE PRODUZCA.
7.3 Control de Costos
29Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
• Técnicas y HerramientasAnálisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):• Valor planificado (PV). El PV es el costo presupuestado del trabajo
programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT a un momento determinado.
• Valor ganado (EV). El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente ejecutada de la actividad del cronograma o componente de la EDT durante el período de tiempo analizado.
• Costo real (AC). El AC es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDTdurante el período de tiempo analizado.
• Estimado a la conclusión (EAC). Estimado del costo total del proyecto a su culminación.
• Estimado hasta la conclusión (ETC). Estimado del presupuesto faltante para culminar el Proyecto.
30Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
• Técnicas y HerramientasAnálisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):Las técnicas del valor ganado (EVT) ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirán. La técnica EVT compara el valor acumulativo de del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto, tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real).
• Variación del costo (CV). CV = EV –AC• Variación del cronograma (SV). SV = EV – PV• Índice de desempeño del costo (CPI). CPI = EV / AC• Índice de desempeño del cronograma (SPI). SPI = EV / PV
31Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
32Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costos
• Técnicas y HerramientasProyecciones:Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección.
• EAC estimado a la conclusión EAC = BAC / CPI• EAC estimado a la conclusión EAC = AC + ETC• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)/CPI• ETC estimado hasta la conclusión ETC = EAC - AC
33Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Resumen
34Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Resumen
35Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Resumen
ANÁSIS DE VARIACIÓN
TÉCNICA DEL VALOR GANADO
ANÁLISIS DE TENDENCIA
Implica comparar el rendimiento real del proyectado con el planificado o esperado. Además de las variaciones del coste y del cronograma, las variaciones respecto del plan en las áreas de alcance, recursos, calidad y riesgo son de importancia
Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento está mejorando o se estádeteriorando
Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real
36Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
7.3 Control de Costes
ESTIMACIÓN DE COSTES
(ACTUALIZACIONES)
7.3.3 SALIDAS
ACCIONES CORRECTIVAS
RECOMENDADAS
CAMBIOS SOLICITADOS
CONCLUSIÓN PROYECTADA
LÍNEA BASE DE COSTE (ACTUALIZACIONES)
MEDICIONES DE RENDIMIENTO
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
(ACTUALIZACIONES)
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
(ACTUALIZACIONES)
37Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Ejemplo
• En el ejemplo que se presenta a continuación se planea la construcción de un cerco a un terreno rectangular de 50 x 100 metros, el planconsidera realizar los cuatro lados de manera secuencial, tal como se muestra en la Figura 1.
• Cada metro de cerco tiene un costo de $ 100 / m.• El Proyecto inicia el 1ºde Mayo.• Se desea evaluar el desempeño del proyecto en el día 18 de Mayo.• Al 18 de Mayo se sabe que:
– La actividad 1 (Lado sur) se culminó según planeado, y costó $6000– La actividad 2 (lado este) al día 18 tiene un avance de 80%, un costo actual
de $9000, y EAC de 11000– La actividad 3 (lado norte) al día 18 registra un avance de 60%– La actividad 4 (lado oeste) al día 18 registra un avance de 5%Evaluar el estado del proyecto.
38Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Ejemplo
ActivityID
ActivityDescription
OrigDur
RemDur
% EarlyStart
EarlyFinish
BudgetedCost
900 Inicio 0 0 0 01MAY08 0.00
1000 Lado sur 5 5 0 01MAY08 05MAY08 5,000.00
1010 Lado este 10 10 0 06MAY08 15MAY08 10,000.00
1020 Lado norte 5 5 0 16MAY08 20MAY08 5,000.00
1030 Lado oeste 10 10 0 21MAY08 30MAY08 10,000.00
1050 Fin 0 0 0 30MAY08 0.00
2008APR MAY JUN28 5 12 19 26 2
01MAY08
05MAY0801MAY08
15MAY0806MAY08
20MAY0816MAY08
30MAY0821MAY08
30MAY08
© Primavera Systems, Inc.
Start Date 01MAY08Finish Date 30MAY08Data Date 01MAY08Run Date 08MAY08 16:00
Early Bar
Float Bar
Progress Bar
Critical Activity
1001
Construcción de un cerco
Classic Schedule Layout
Sheet 1 of 1
Date Revision Checked Approved
39Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Ejemplo
ActivityID
ActivityDescription
OrigDur
RemDur
% EarlyStart
EarlyFinish
BudgetedCost
Costto Date
900 Inicio 0 0 100 01MAY08A 0.00 0.00
1000 Lado sur 5 0 100 01MAY08A 05MAY08A 5,000.00 6,000.00
1010 Lado este 10 2 80 06MAY08A 19MAY08 10,000.00 9,000.00
1020 Lado Norte 5 2 60 16MAY08A 21MAY08 5,000.00 3,000.00
1030 Lado oeste 10 10 5 16MAY08A 31MAY08 10,000.00 500.00
1050 Fin 0 0 0 31MAY08 0.00 0.00
2008APR MAY JUN28 5 12 19 26 2
01MAY08A01MAY08A
01MAY08A 05MAY08A01MAY08A 05MAY08A
06MAY08A 19MAY0806MAY08A 19MAY08
16MAY08A 21MAY0816MAY08A 21MAY08
16MAY08A 31MAY0816MAY08A 31MAY08
31MAY0831MAY08
© Primavera Systems, Inc.
Start Date 01MAY08Finish Date 31MAY08Data Date 18MAY08Run Date 08MAY08 16:03
Early Bar
Target Early Bar
Progress Bar
Critical Activity
1000
Construcción de un cerco
Classic Schedule Layout
Sheet 1 of 1
Date Revision Checked Approved
40Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Ejemplo
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PRIMAVERA PROJECT PLANNER Construcción de un cerco
REPORT DATE 3MAY08 RUN NO. 15 EARNED VALUE REPORT - COST START DATE 1MAY08 FIN DATE 31MAY08
19:33
Earned Value Report - Cost DATA DATE 18MAY08 PAGE NO. 1
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
COST PCT ..........CUMULATIVE TO DATE.......... ........VARIANCE......... ......AT COMPLETION......
ACCOUNT RESOURCE ACTIVITY ID CMP ACTUAL EARNED PLANNED COST SCHEDULE BUDGET ESTIMATE
------------ -------- ----------- ----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------
10 - Construcción muro
10 1000 100.0 6000.00 5000.00 5000.00 -1000.00 .00 5000.00 6000.00
10 1010 80.0 9000.00 8000.00 10000.00 -1000.00 -2000.00 10000.00 11000.00
10 1020 60.0 3000.00 3000.00 2000.00 .00 1000.00 5000.00 5000.00
10 1030 5.0 500.00 500.00 .00 .00 500.00 10000.00 10000.00
----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------
10 TOTAL 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00
===================================================================================================================================
REPORT TOTALS 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00
===================================================================================================================================
41Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Valor Ganado - Ejemplo
42Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción
Valor Planificado PV
43Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción