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GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 1
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
DEFINICIÓN DE PROYECTOS
PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE ACEPTADO
CLIENTE
RECURSOS HUMANOS
ALTA DIRECCIÓN
METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS
ALTA DIRECCIÓN
INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME
A JUNTA DIRECTIVA
ANÁLISIS DE RESULTADOS
IDENTIFICACIÓN DE DESVIACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE METAS
INICIATIVAS DE PROYECTOS
INDICADORES DE EFICACIA
DEL PROCESO
proceso
salidas
entradas
* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71)
GESTIÓN DE PROYECTOS
CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO
PLANEACIÓN DEL PROYECTOGESTIÓN DE PROYECTOS
REGISTRO DE BAJA
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO
CLIENTES POTENCIALES
PROMOCIÓN
actividad
iteración
RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
CARTERA DE PROYECTOS
VIGENTE
SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO
INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL
LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES
INTERESADAS
otras partes interesadas
resultados intermedios
DIAGRAMA DE FLUJO
ASPECTOS GENERALESSECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:
MEDICIÓN DE EFICACIA
PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y
AMBIENTE DE TRABAJO
CARTERA DE PROYECTOS PROGRAMADA
salidas planificadas
COMPETENCIA DE RECURSOS
HUMANOS
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS
CONTRATADOS Y PROPUESTAS
PUNTOS DE CONTROL
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
1
punto de control
*
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI
DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA)
INFORMES DE AUDITORÍAS
PLANEACIÓN DE LA CARTERA
INTEGRACIÓN DE RESULTADOS
AVANCE DE CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN POR
RESULTADOS
Cambios en el proceso
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 2
Objetivos del SGI a los que contribuye:
a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico e innovación.
b) Obtener los recursos necesarios para la operación eficaz del Instituto
Propósitos del proceso: • Obtener la cartera anual de proyectos acorde con las líneas de desarrollo tecnológico
definidas en la plan estratégico del IIE, para cumplir con las metas, indicadores y lineamientos establecidos para el SGI.
Requisitos del MGI relacionados:
5.4.1 Objetivos del SGI; 6.2.2 b) Determinación de competencias;7.2 Procesos relacionados con el cliente; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos;8.4 Análisis de datos; 8.5.2 Acciones correctivas y preventivas
Inicio del proceso: Enero 1
Terminación del proceso: Diciembre 31
Responsables operativos: Gerentes, Directores de Divisiones Técnicas
Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo
ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 3
[1] Como se define en el Convenio de Administración por Resultados.
MEDICIÓN DE LA EFICACIA:
INDICADOR [1]
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR CÁLCULO DEL INDICADOR
A Gasto dedicado a la investigación aplicada. Porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada / Gasto total
B Facturación por proyectos de innovación. Facturación por proyectos de innovación / Total de facturación por proyectos.
C Ingresos por alianzas. Facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas / Total de facturación por proyectos.
D Vinculación con el sector privado . Facturación con el sector privado / Total de facturación por proyectos.
PONDERACIONES % CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO
Ponderación del porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada (PGIA)
35
Eficacia GCP = (PGIA * A) + (FI * B) + (FA * C) + (FP * D)Ponderación de facturación por proyectos de innovación (FI) 35
Ponderación de facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas (FA)
15
Ponderación de facturación con el Sector Privado (FP) 15
Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 4
PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL:
Puntos de Control
Indicadores Método de cálculo o medición PeriodicidadProporciona la
informaciónProcesa
Documento de referencia
1Cartera de proyectos vigente
Medición de la eficacia del proceso [1]
Evaluación de la eficacia del proceso según lo descrito en la sección “Medición de la eficacia”
Semestral
Gerencia de planeación,
gestión estratégica y tecnológica
Responsable del proceso
Evaluación semestral de la eficacia del
proceso
Nota 1: El resultado de la medición de los indicadores en el punto de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas.Nota 2: Las Gerencias y Divisiones Técnicas si lo consideran conveniente, evalúan este punto de control para determinar el desempeño de sus áreas respecto a sus metas establecidas.
[1] En el mes de julio se verificará el cumplimiento de las metas parciales establecidas para los indicadores en el primer semestre (ene-jun).
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 5
REVISA PROPUESTAELABORA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE
INTEGRACIÓN DE LA CARTERA GERENCIAL
Cliente Otros Procesos IIE INV. GG DD DE
DEF
INIC
IÓN
DE
PRO
YEC
TOS
AUTORIZA?NO
SI
PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE
PLA
NEA
CIÓ
N D
E LA
C
AR
TER
A
ALTA DIRECCIÓN
METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS
(DESPLEGADOS POR DIVISIÓN
AUTORIZA PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
PROMOVER PRODUCTOS CON CLIENTES POTENCIALES
PRO
MO
CIÓ
N
INICIATIVAS DE PROYECTOS
INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR
PROPUESTAS EN NEGOCIACIÓN
CARTERA DE PROYECTOS
CLIENTES POTENCIALES
PROPUESTA FIRMADA
REVISA Y APRUEBA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE
APRUEBA?NO SI
DESIGNACIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Y DEFINICIÓN DE LA
FECHA DE INICIO
GESTIÓN DE PROYECTOS
SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
1
CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO
RECURSOS HUMANOSINFORMACIÓN DE LA
OCUPACIÓN DEL PERSONAL
RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA
SATIFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS 2
DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA)
PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y
AMBIENTE DE TRABAJO
PROYECTOS QUE CONTINÚAN
DESPLIEGUE POR GERENCIA
METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS
ANALISIS DE NECESIDADES
INTERES ALTO DEL CLIENTE
NO
SI
DOCUMENTA NO ACEPTACIÓN
CAUSA DE NO ACEPTACIÓN
NO
MODIFICAR?SI
FIRMA DE ACEPTADO?
PLANEACIÓN DEL PROYECTO
PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 6
ANÁLISIS DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS NECESARIAS
Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD DE/DAF
GESTIÓN DE PROYECTOS
REGISTRO DE BAJA
REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DE
INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN EJECUTIVA
INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS
CONTRATADOS Y PROPUESTAS
CARTERA DE PROYECTOS VIGENTEIN
TEG
RA
CIÓ
N D
E R
ESU
LTA
DO
SA
NÁ
LISI
S D
E R
ESU
LTA
DO
S
REVISA INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE METAS
IDENTIFICACION DE DESVIACIONES EN EL
CUMPLIMIENTO DE METAS DIVISIONALES
ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
2
1
INTEGRA INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE LA DIVISIÓN
INFORMACIÓN DE LA GERENCIA PARA INTEGRAR EL INFORME A
JUNTA DIRECTIVA
CARTERA GERENCIAL DE PROYECTOS ACTUALIZADA
HAY DESVIACIONES?NO
SI
INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR
PROYECTOS QUE CONTINUAN
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y
AMBIENTE
INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A
JUNTA DIRECTIVA
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI
INFORMES DE AUDITORÍAS
1
EVALUACIÓN DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESOAVANCE DE
CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE
ADMINISTRACIÓN POR RESULTADOS
REPORTE FINANCIERO
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 7
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: PLANEACIÓN DE LA CARTERA Requisitos MGI: 5.4.1
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Documento con cartera de proyectos que continúan y lista de propuestasClientes potenciales
(E) Informe mensual de cartera de proyectos y cartera de
propuestas
(E) Presupuesto de la gerencia
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 8
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: PROMOCIÓN Requisitos MGI: 7.2.3 a)
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Iniciativas de proyectos
M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (E) Iniciativas de proyectos, comunicaciones, minutas e
informes de reuniones con clientesDetección de necesidades (R.H. e Infraestructura)
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 9
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: DEFINICIÓN DE PROYECTOS Requisitos MGI: 6.2.2 b), 7.2, 7.2.3
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Propuesta técnica o documento equivalente aprobado por el gerente y el director de división y aceptado por el cliente.
P-COC-008 Procedimiento para Convenir, Tramitar y Formalizar Propuestas Técnicas.
(R) Propuesta técnica o documento equivalente firmado por ambas partes
(R) F-01/P-COC-008 Hoja de revisión de la propuesta
(R) F-02/P-COC-008 Determinación de competencias
Designación del jefe de proyecto y fecha de inicio del proyecto establecida
(E) Registro de alta del proyecto
Contrato elaborado o en trámite
Procedimientos para la Formalización de Diversos Servicios con:P-AJ-001 (C.F.E.), P-CDN-001 (PEMEX), P-AJ-006 (CAPUFE), P-AJ-007 (Otros clientes)
(E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 10
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: INTEGRACIÓN DE RESULTADOS Requisitos MGI: 8.4
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Informes mensuales de facturación, proyectos contratados y propuestas
(E) Tabla de proyectos y propuestas de cada gerencia
Cartera de proyectos vigente
Indicadores de eficacia del proceso
(E) Tabla con metas y resultados de los indicadores de cada gerencia
Información para integrar el informe a junta directiva
(E) Constancia de envío a la DPGEyC
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 11
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: ANÁLISIS DE RESULTADOS Requisitos MGI: 8.2.3, 8.5.2
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas
(E) Minuta de reunión de gerentes o Acuerdos individuales con
gerenteAnálisis de acciones con gerentes
Acciones correctivas y preventivas
P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas
(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva
(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva
Propuestas de mejora al SGI
(E) Relación de mejoras propuestas
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 12
COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS:
DIRECTOR DE DIVISION
- Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes- Haberse desempeñado como investigador autónomo- Experiencia mínima de 15 años en dirección de grupos de investigación- Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros- Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación- Liderazgo
GERENTE
- Grado superior a licenciatura en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes- Facilidad para hacer presentaciones técnicas- Habilidad para dirigir personal técnico- Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería- Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio
INVESTIGADOR :
- Grado de licenciatura o superior- Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de
proyectos- Especialidad relacionada con el tema de la propuesta
DIRECTOR EJECUTIVO
- Profesional en alguna disciplina científica o de ingeniería, preferentemente con grado de Doctor. - Experiencia mínima de 15 años en puestos directivos (mandos superiores en ingeniería)- Experiencia mínima de 5 años en administración pública, preferentemente relacionados con la
industria eléctrica - Liderazgo
RESPONSABLE DEL PROCESO
- Conocimiento de las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2008
- Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos
- Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:
Actividad Responsabilidades Autoridades
PLANEACIÓN DE LA CARTERA
Elaboración de la cartera de proyectosDirector de División y Gerentes
Autorizar la cartera de proyectos Director de División
PROMOCIÓN
Establecer contactos, buscar nuevos nichos de mercado, implantar actividades de difusión
Director de División y Gerentes
Autorizar recursos para actividades de promoción
Director de División
Detectar necesidades de recursos humanos e infraestructura
Director de División y Gerentes
Autorizar recursos para apoyar el cumplimiento de la cartera de proyectos
Director de División
DEFINICIÓN DE PROYECTOS
Elaborar propuesta técnica o documento equivalente y determinar las competencias necesarias del personal participante
Jefe de Proyecto o Investigador Designado
Designar investigador para elaborar propuesta
Gerentes
Designar Jefe de Proyecto
Formalizar hoja de revisión de la propuestaGerentesDirector de DivisiónSolicitar elaboración de contrato Gerentes
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
Septiembre, 2014 rev. 8 14
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:
Actividad Responsabilidades Autoridades
INTEGRACIÓN DE RESULTADOS
Suministrar información para:
• Evaluar el desempeño del proceso GCP • Seguimiento al cumplimiento de metas• Informes a Junta Directiva
Gerentes Autorizar información para evaluar el desempeño del proceso
Responsable del Proceso
Seguimiento de la cartera de proyectosDirector de División, Gerentes
Autorizar información para Junta Directiva Director de División
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Identificar desviaciones en el desempeño del proceso y el cumplimiento de metas
Responsable del Proceso
Autorizar propuesta de acciones correctivas o preventivas
Responsable del Proceso
Seguimiento a las acciones correctivas y preventivas establecidas en el proceso GCP
Proponer al Comité de Calidad mejoras al proceso GCP