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Sistema de Bibliotecas

Unidad de Adquisición Bibliográfica

GESTION DE ADQUISICION BIBLIOGRAFICA

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

LYA HERNANDEZ-PALOMINOS

13/03/2012

El diseño de políticas de adquisición bibliográfica. Se ha desarrollado en un plan estrechamente ligado al cumplimiento de los planes y programas académicos. De

acuerdo a las prioridades y objetivos de la institución.



Políticas y Procedimientos de ADQ LHP

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TABLA DE CONTENIDOS

Introducción 3

Políticas de Adquisición bibliográfica 4

Criterios de Selección Bibliográfica 5

Criterios de Compra 6

Bibliografía 7

Procedimientos 8

Manual de Procedimiento 11

Políticas de Canje y Donación 15

Procedimientos 18

Anexos 20

Políticas de Descarte 24

Procedimiento de descarte 26

Aprobación 27




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INTRODUCCION

La optimización y control de los recursos económicos para la adquisición de material

bibliográfico de la Universidad es responsabilidad del Sistema de Bibliotecas, que en conjunto con las

Facultades toman las mejores decisiones en este ámbito.

El aprovechamiento máximo de estos recursos se logra mediante un programa de

adquisiciones que incluya un período de planeación y otro de ejecución del presupuesto. El primer

periodo lo realiza la Dirección de Bibliotecas en conjunto con los delegados de las respectivas Facultades

y el segundo las Unidades de Informática, Adquisiciones y Administración respectivamente.

El desarrollo de las colecciones bibliográficas y de materiales de apoyo en el Sistema de

Bibliotecas de la Universidad de Concepción, obedece directamente a su filosofía, reflejada en la misión y

visión de la institución.

El diseño de políticas de adquisición bibliográfica se ha desarrollado en un plan estrechamente

ligado al cumplimiento de los planes y programas académicos, de investigación y extensión, así como de

acuerdo a las prioridades y objetivos de la institución. Se han considerado los acuerdos del Consejo de

Decanos, Delegados de Facultad y personal profesional del Sistema de Bibliotecas, asignada por la

dirección de ésta.

El profesional de Biblioteca propone la normativa que describe los procedimientos a seguir para

el desarrollo de las colecciones, acorde a los intereses y necesidades reales de académicos y de las

Bibliotecas a fin de que sirva como guía para lograr la adquisición de materiales de utilidad para la

comunidad estudiantil. Será misión del profesional de biblioteca el velar por la permanente consistencia

entre el material bibliográfico solicitado, su actualidad, disponibilidad y fidelidad respecto de los datos.

Justificación

La presente normativa, pretende sistematizar, informar y documentar las políticas generales de

acción para la selección y adquisición del material bibliográfico, e información digital.

Las colecciones del Sistema de Bibliotecas deben contar con el número suficiente de material

que apoye las necesidades de los programas de asignaturas. El concepto de “suficiente” se basa

fundamentalmente en las normas disponibles a nivel internacional y es consistente con los parámetros

señalados en los regulares procesos de acreditación institucional.

De acuerdo a los estándares para Bibliotecas Universitarias Chilenas (CRUCH, 2002), el total

de ejemplares de cada título es: un ejemplar por cada diez alumnos en Bibliografías complementarias y

un ejemplar por cada siete alumnos para bibliografías básicas u obligatorias.

Cabe señalar que esta normativa estará sujeta a cambios de acuerdo a los presupuestos

disponibles, requerimientos y evolución de las colecciones del Sistema de Bibliotecas (incremento del

material digital).




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POLITICAS

Metas de las políticas de adquisiciones

Desarrollar métodos de selección y adquisición para eliminar duplicaciones innecesarias y el tiempo del personal, asegurándose de que las obras solicitadas sean recibidas.

Establecer contacto continuo con las Facultades/Dirección de Docencia, para tener presente sus intereses y necesidades.

Mantener las colecciones que respondan a las bibliografías de asignaturas; reflejen los intereses y necesidades de los usuarios.

Cubrir las necesidades de cada carrera, evitando al máximo las lagunas en las colecciones.

Prioridades de la colección:

Libros: Adquirir material bibliográfico para crear una colección equilibrada que refleje una diversidad de temáticas y disciplinas, coherentes con la actividad docente, de investigación y formación integral universitaria.

Materiales de Referencia: Los factores considerados son la actualidad de la información, autoridad, fiabilidad, alcance, objetividad, disposición, facilidad de consulta, costo, formato, intereses de la comunidad.

Manuscritos y libros antiguos: Adquirir, restaurar, preservar en formato digital, este tipo de materiales para apoyar la investigación en el área histórica, arqueológica y antropológica de nuestra región.

Material Audiovisual: La adquisición de materiales se basa en la demanda del público, incluyendo diferentes formatos. Los materiales son adquiridos en diversas categorías temáticas. Las categorías de video incluyen documentales, educación, manifestaciones culturales: ópera, teatro, danza, música,

Mapas: Los mapas formarán parte de la colección.

Recursos Electrónicos: Se adquirirá en formato digital aquella información que se requiera. Otros criterios incluyen las capacidades de búsqueda, la facilidad de conexión, la compatibilidad del sistema, la frecuencia de las actualizaciones y la configuración de licencias para los usuarios, otro factor adicional considerado en la evaluación es si el recurso electrónico es único o un complemento de una fuente existente y si el recurso será utilizado por todo la comunidad universitaria a través de la red.

Documentos de Gobierno: En el caso de documentos de interés general como censos y estadísticas deberán considerarse como importantes y serán destinados a la sección de Referencia.

Recursos Continuos: Las revistas son adquiridas de conformidad a las colecciones existentes y principalmente en formato digital como adquisición con propiedad. Los diarios locales y nacionales representativos.

Donaciones: La política de selección de la biblioteca se aplica a todos los materiales donados. La biblioteca se reserva el derecho de aceptar o rechazar las condiciones impuestas a las donaciones de materiales o fondos (en documento aparte).




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POLITICAS DE SELECCIÓN BILIOGRÁFICA

1.- Criterios para la Selección

La selección será realizada en forma automática cumpliendo el algoritmo:

CANTIDAD DE ALUMNOS X ASIGANUTAS / CANTIDAD DE EJEMPLARES EN LA COLECCIÓN /

ESTANDAR PARA CASO

La selección será aprobada por los delegados de facultad, como representantes del cuerpo

docente.

La selección de material bibliográfico debe concordar con las bibliografías de asignaturas

incluidas en los respectivos Programas de estudio.

Autoridad y prestigio de los autores del material.

Calidad en las presentaciones de cada uno de los contenidos y en sus formatos.

Que tanto el formato impreso o digital (e-books) sean igualmente válidos para considerar su

adquisición.

Las adquisiciones de material bibliográfico, se realizan mediante:

2.- Criterios de Compra

Textos de bibliografía básica, mínimo dos ejemplares cuando no hay ejemplares en existencia en la

colección

Textos de bibliografías complementarias, mínimo un ejemplares cuando no hay ejemplares en existencia

en la colección.

La cantidad a comprar estará determinada por la cantidad de alumnos de la asignatura y número en

existencia hasta logar el estándar.

De ediciones recientes (la última en el mercado), preferentemente no mayores a dos años de antigüedad,

dando prioridad al idioma en español, cuando es solicitado en ese idioma.

Libros electrónicos, Multiusuario o la misma proporción del impreso y todo lo que exista en el mercado de

los títulos de bibliografías.

Obras de Referencia, un ejemplar por biblioteca, solo actualizaciones y nuevas áreas temáticas sin

existencia en la colección.




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Revistas, una suscripción en formato electrónico, si la solicitud es autorizada y corresponde a nuevas

carreras con aéreas temáticas no existente en la colección.

Material audiovisual, complementario al texto, solo en audiovisual, un ejemplar por título en caso de

solicitudes emanadas de Circulación previamente autorización.

Recursos electrónicos, migración de formato impreso, con modelo de compra multiusuario, con acceso

por IP a la red de la Universidad, y preferentemente a perpetuidad.

Material Bibliográfico para la actualización, El profesor puede realizar su solicitud a través de los

Sistemas corporativos creados para tales efectos y ésta estará condicionada a la autorización por parte

de las Direcciones de Docencia y de Biblioteca.

Compra de material bibliográfico urgente. Sólo se adquirirán aquellos materiales solicitados por los

usuarios y que no se encuentren en las Bibliotecas. La compra estará condicionada a la autorización por

parte de la Dirección de Bibliotecas o en su defecto por la jefatura de Adquisiciones.

LAS RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE BIBLIOTECAS EN LA ADQUISICIÓN

Conformado por los delegados representantes de cada Facultad.

Invitar, motivar y solicitar al cuerpo docente de su Facultad, la participación en el proceso de

selección con el ingreso de sus bibliografías en los Sistemas corporativos.

Recoger las sugerencias bibliográficas de los docentes y presentar en reunión o enviar a Dirección

del Sistema de Bibliotecas.

Informar a Dirección del estado de la adquisición, a través de listados actualizados que

posteriormente son enviados a los docentes y publicados en la página del SIBUDEC.

Estar pendiente de los resultados del proceso de adquisiciones.

LAS RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES DE LA INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA EN

LAS ADQUISICIONES

Solicitar la colaboración a los profesores e interesados, que así lo justifiquen, antes de cada proceso

de compra para conocer sus necesidades.

Asegurar la participación de los representantes de cada Facultad.

Participar en las reuniones.

Informar el estado del proceso de adquisición.

Aclarar situaciones que se puedan producir en el proceso de compra.

Comunicar a las instancias pertinentes las nuevas adquisiciones.

Dar cuenta de resultados de cada proceso.

Es responsabilidad del profesional de biblioteca el velar por poner el máximo de información

actualizada sobre las bibliografías solicitadas, su disponibilidad comercial, las alternativas existentes a




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los títulos descatalogados y los tipos de soporte que se encuentran en el mercado para suplir las

demandas bibliográficas de los docentes.

BIBLIOGRAFIA

MARTÍNEZ ARELLANO. 1989 Filiberto Felipe. Políticas de selección y adquisición de material

bibliográfico en las bibliotecas de las instituciones de educación superior / Filiberto Felipe Martínez

Arellano, Margarita González Olvera, Hugo Figueroa Alcántara.—México : UNAM, DGB : ANUIES.

MORALES CAMPOS.1979. Estela y Salvador Rodríguez C. "La compra de libros en sistemas

centralizados".— En : Bibliotecas y archivos.— no. 10 (1979).— p. 87-113.

UNIVERSIDAD DE MAGALLANES. PUNTA ARENAS, CHILE.2007. Reglamento General del Sistema de

Bibliotecas http://www.umag.cl/biblioteca/politicas.php (consulta 2/3/2012)

VALORIZACION DEL CUADRO DE INDICADORES Y CARGOS DE TRABJO. 2008. Jornadas 30 de

octubre 2008. Presentación a Directores y Jefes de Servicios. Universidad Complutense de Madrid.

España.

SALMONOIRAGHE, MARIS. 2009 Desarrollo de Colecciones= Coleection developmente: Selection and

adquisition. http//eprints.rcli.org/15528/ (consulta 42/3/2012).

http://www.umag.cl/biblioteca/politicas.php




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PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos son mecanismos esenciales para la obtención de logros y cumplimiento de

objetivos con eficacia.

El sistema de adquisición adoptado por la Universidad es el que trata de conjugar las ventajas del sistema centralizado y así lograr un programa más racional y establecer un proceso administrativo de mayor control.

Dentro de esta forma de organización, a Dirección del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Concepción en conjunto con la Unidad de Adquisición Bibliográfica tiene que realizar las siguientes acciones:

Elaborar el anteproyecto de presupuesto para la compra de material bibliográfico que será ejercido el siguiente año tomando como base el presupuesto actual y considerando los siguientes parámetros:

a) Existencia de bibliografías incluidas en los Programas de Asignaturas; b) Número de alumnos por asignatura de cada carrera; c) Costo promedio del libro en cada, facultad; d) Índice inflacionario estimado en el costo de los materiales bibliográficos.

Elaborar estudios, medidas y establecer convenios que permitan negociar descuentos de acuerdo al volumen y valor de los materiales, para lo cual es necesario hacer una exploración de la industria editorial y la comercialización del libro, ya que, no hay que olvidar que el libro, además de ser el principal vehículo para la transmisión del conocimiento, es al mismo tiempo, un producto industrial con características económicas y comerciales.

Actualizar anualmente la cartera de Proveedores autorizados. Para la conformación de esta cartera el SIBUDEC establece convenios con los proveedores que garanticen el cumplimiento de las condiciones de descuento, tiempo de entrega de los materiales, así como también permitir que la Dirección de Bibliotecas realice evaluaciones de sus ventas, y otros lineamientos ya establecidos con cada uno de los proveedores autorizados.

Vigilar que las adquisiciones hechas respondan a los criterios y políticas establecidas.

Solicitar a cada proveedor autorizado, los materiales bibliográficos que necesiten y exigir el cumplimiento del convenio de compra-venta firmado con la Universidad;

Evaluar que las adquisiciones hechas correspondan a las necesidades de información de los planes y programas de estudio de las facultades con la finalidad de que dicho material contribuya a la formación académica de estudiantes;

Emitir y enviar la orden de compra a la Dirección de Finanzas de la Universidad con la finalidad de cumplir a tiempo el pago a proveedores;




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Emitir estados de cuenta del presupuesto asignado por facultad, con el fin de que cuenten con un instrumento de información útil en el control y aprovechamiento del presupuesto asignado a cada una de ellas;

Establecer criterios y procedimientos para realizar las adquisiciones con los proveedores extranjeros, con fundamento en las políticas que la Vicerectoría Académica y la de Asuntos Económicos y Administrativos determinaron de manera conjunta;

Asimismo, Dirección de Bibliotecas ha establecido un sistema eficaz para el control y proceso del material bibliográfico adquirido para las bibliotecas de facultades y Campi, a través de sistemas automatizados abiertos y centralizados;

Conciliaciones al Presupuesto asignado y/o distribuido, con la finalidad de aclarar las diferencias que pudieran existir, entre los estados de cuenta emitidos por la Administración, Sistema Financiero y los registros en la Unidad de Adquisición;

Recibir físicamente los materiales bibliográficos adquiridos y entregarlos en el menor tiempo posible a la Unidad de Catalogación, estableciendo condiciones provisionales;

Además de verificar que los bienes amparados en cada factura, si correspondan, a su descripción, que tengan el importe pactado en la cotización y posterior confirmación de la Orden de Compra.

Unidades participantes en el proceso:

Dirección de Biblioteca: Que supervisa, aprueba, y firma.

Facultades: Entregan la conformidad para la adquisición.

Administración de SIBUDEC: Verifica valores, genera Orden de Compra, ingresa pagos, controla presupuestos.

Unidad de Adquisición Bibliográfica: Ejecuta los procesos.

Unidad de Informática: Actualización de aplicaciones para la obtención de datos, interactúa con los distintos sistemas utilizados en los procesos.

Para la adquisición de material bibliográfico, la Unidad de Adquisiciones cuenta con las siguientes opciones:

1. Proveedores nacionales autorizados;

2. Proveedores nacionales no autorizados;

3. Proveedores en el extranjero;

4. Compras al extranjero a través de la División de Abastecimiento.




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El proceso de adquisición se debe dar sistemáticamente en tres etapas:

1. Solicitud de pedidos;

2. Ejecución de presupuesto;

3. Pago a proveedores;

4. Recepción del material bibliográfico.

Asimismo, la Unidad de Adquisiciones decide sobre los diferentes tipos de pedidos que pueden

utilizar en sus compras:

Pedidos individuales, este tipo de pedido se usa para encargar títulos individuales a base de un solo pedido;

Pedidos urgentes, se recurre a estos pedidos cuando el material requerido se necesita con cierto apremio;

Pedidos permanentes, son usados cuando el material solicitado se publica a plazos, como anuarios, colecciones de monografías en varios volúmenes, las suscripciones de revistas que se editan con mayor frecuencia y suscripciones de bases de datos;

Pedidos de plan global, consiste en solicitar cotizaciones de acuerdo con un perfil predeterminado, especificar el número total de volúmenes o el total de materiales que ha de cotizar durante un periodo determinado.




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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

SOLICITUDES Y SELECCION

1. El material bibliográfico a ser adquirido se obtiene de las bibliografías de programas de asignaturas,

desde la plataforma de Programas de Dirección de Docencia a través del GAB.

2. A estos listados se adiciona el número de ejemplares en existencia en la colección del SIBUDEC

(cruce de información con la base de datos ALEPH).

3. De igual manera se incluyen los datos de número de alumnos por asignatura, información obtenida

de la base de datos del Sistema de Información Curricular.

4. Se agrega una columna que indique el resultado del algoritmo = cantidad de existencia; nº de

alumnos y los estándares.

5. De esta manera se genera el listado en forma automática con las cantidades de ejemplares

necesarios de adquirir.

PROCESO DE ADQUISICIÓN

6. El listado de libros se encuentra en el GAB, desde donde se generan las cotizaciones.

7. Envío de éstas a proveedores, para su valorización.

8. Recibidas las respuestas se realiza en forma automática el ranking, para obtener la selección de

proveedores que entregan mejor oferta.

9. Se obtiene desde la función “Informe” del GAB los listados por Facultades.

10. Se envía a Dirección y Facultades para la conformidad de los títulos y cantidades de ejemplares.

11. Con las respuestas de estas instancias, se completa o modifican los datos en la solicitud valorizada,

GAB.

12. Se generan los compromisos de compra, en el GAB.

13. Se envían a los proveedores para su confirmación.

14. Con la respuesta de ellos, se obtienen del GAB los listados, para ser enviados a Administración.

15. Esta Unidad revisa que sea lo indicado en el GAB.

16. Administración acepta el CC y procede a ingresar la Orden al Sistema Financiero, Genera el

documento oficial, adjunta el listado del CC y envía al Proveedor la OC con copia a Adquisiciones.

17. Previa obtención de autorización y firma de Dirección.

18. En tanto, se realiza el traspaso de datos desde el GAB a la Base de datos Aleph, quedando el

registro bibliográfico en estado “Adquisición - Catalogación” y la orden en estado “Enviada al

Proveedor”.




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RECEPCIÓN

19. Recepción de las cajas con el material.

20. Chequeo de coincidencia libro con la descripción de la factura.

21. Envía a Administración original de factura, copia de la misma queda con caja respectiva.

22. Los libros son sometidos a su revisión física, verificando la completitud de hojas, impresión y daños,

(Alumnos ayudantes).

23. De darse algunos de estas eventualidades, se separa y una vez revisada toda la Factura, son

devueltos al proveedor con una carta tipo que se indica el motivo de la devolución.

24. El proveedor deberá en un plazo de 10 días devolver la reposición de material o, en su defecto, Nota

de Crédito correspondiente.

25. Con este documento se rebaja el Ítem de la factura y se procede a enviar esta a Administración

para pago. Adjunto al documento obtenido de Aleph con los datos ingresados previamente.

26. Una vez con la revisión física conforme, se procede a realizar la recepción del Ítem al Aleph, módulo

de adquisiciones.

27. Se verifican los datos de la Factura con la Orden de Aleph, en conformidad, se ingresa Aleph, y se

cuadran los valores.

28. La Orden de cierra y la Factura queda en estado “lista para pago”.

29. Se procede a enviar Factura y documento obtenido de Aleph a administración para pago.

30. En Administración verifican la información en Aleph, completan y cambian el estado de la factura en

el módulo correspondiente “enviada a Pago”.

31. Realizan los ingresos correspondientes en el Sistema Financiero y obtención de firmas, si procede.

32. Al momento de recibir cheque o aviso de transferencia del pago de esa factura, Administración

deberá ingresar al Aleph los datos de número de documento de pago y fecha de realización de éste.

33. Junto con el envío de la Factura a Administración se debe generar e imprimir la hoja de ruta.

34. Se adjunta al libro y queda en espera para que el alumno ayudante escriba la leyenda en el libro y

agregue el timbre.

35. Los Traspasos de material bibliográfico a Catalogación se realizan dos días de cada semana.

36. Antes de ser enviado, Jefatura revisa y verifica datos de hoja de ruta con los libros.

37. En ese momento se agrega la fecha a la hoja de ruta, que indica día de la entrega.

38. Finalmente se realiza el traspaso a Catalogación, con la constancia de recepción.

INFORMES

La obtención de informe de acuerdo a los requerimientos de la gestión, se obtiene GAB, cuando

se refieren a solicitudes y valoración. Todos los demás son obtenidos de Aleph, de aplicaciones internas

o el menú de Servicio.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones EN LA AUTOMATIZACIÓN de

FUNCIONES que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos

específicos.




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MÓDULO DE ADQUISICIONES ALEPH

Descripción de Funciones y Tareas

El área de adquisiciones es el “punto de arranque” del proceso de Gestión Bibliográfica, ya que

todo el material que es recibido para ser incorporado al Sistema de Bibliotecas debe ingresar primero a

este módulo, sea por el expediente de compra, canje o donación. Es en este módulo se identifica el

material y su proveniencia; se define su condición de ingreso (compra, canje, donación); se chequea la

integridad del mismo y se determina su destino dentro de la colección.

De la definición dada, se desprenden las siguientes funciones propias del Módulo:

I. Mantener la continuidad y fluidez de los procesos generados en GAB en las distintas

etapas (Diagrama 1)

Tareas asociadas a esta función:

- Ingreso de presupuestos - Inicio el procesos de ADQ del año en curso - Revisión y/actualización de algún procedimiento - Actualización y mantención de cuentas de proveedores en el módulo de administración - Distribución de las tareas asociadas a los docentes, delegados de las Facultades o funcionarios del

Sistema de Bibliotecas - Peticiones, distribución presupuestaria, recordar la generación y elaboración de solicitudes, con las

respuestas de las cotizaciones avisar por e-mail sobre el ajuste presupuestario - Revisión de situaciones anómalas producidas por el ISBN - Revisar en forma permanente el cumplimiento de cada tarea realizada por los participantes del

proceso (Docentes, Delegados, Proveedores) de manera de mantener un ajuste en los plazos previamente establecidos.

- Generar y elaborar los Compromisos de Compra: mantener la comunicación con los proveedores sobre recepción correcta de la información y/o resolver dudas.

- Recepción del material bibliográfico:

1. Abrir el paquete y chequear que el documento coincida con el contenido y la orden de compra del GAB

2. Revisar las condiciones físicas de cada libro 3. Verificar los datos factura con los datos de la OC visualizada en el GAB, de haber diferencias

en valores y/o cantidades, se deja retenida la factura y se envía carta al proveedor solicitando resolver la situación o enviar Nota de crédito si corresponde.

4. Corroborar cada dato bibliográfico del libro con el desplegado en la hoja de recepción. Cambiar lo que no estuviera correcto: ISBN, año, Autor, Titulo, etc.)

5. Incorporar a cada libro la nota de Adquisición y destino a continuación del timbre de la fecha de recepción (contraportada). Timbrar en las hojas asignadas para estos efectos.

6. Generar el listado de recepción que se adjunta a la factura para el visto bueno y envío a pago. 7. Generar el listado de recepción que se adjunta a los libros que se traspasan a Catalogación. 8. Ubicación de estos libros con listados en las estanterías de acuerdo a las áreas temáticas

correspondientes a las catalogadoras. Estas tareas se realizan tantas veces como facturas y cajas se reciban.




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II. Adquisiciones que no son reguladas por el GAB, solo por el módulo de ALEPH

Donaciones

Proyectos

Escuelas de Graduados

Nuevas Carreras

Reposición por sanción

Tareas asociadas a esta función

Para cada una de estas formas de adquisiciones se sigue la misma secuencia de tareas que

devienen de la recepción del material, (Función I ) con las siguientes adiciones:

- Revisar el documento conductor del material (carta de proyecto, formulario, memorando, etc.), el que orienta par la nota de adquisición en el libro y el destino de material.

- Se deja constancia en una nota si hay irregularidad en el material (ej: rayado). - Se revisa en OPAC, si es copia o es nuevo titulo. - Para los libros recibidos por proyecto (se timbran, se le agrega la nota de adquisiciones, reingresan a

un registro interno en Excel, y se envían al destino que indica el documento conductor).

III. Informes para la Gestión

Recopilar y generar los reportes e informes según solicitud de Dirección o actualización de las

Bibliotecas y/o Facultades.

IV. Actualización de registros de Ordenes y facturas en el módulo de Adquisiciones ALEPH,

para cumplir con los requerimientos de mantener un Sistema integrado en datos

bibliográficos y cuantitativos del fondo bibliográfico.

Tareas asociadas a esta función

- Ingreso de estas ordenes al Aleph. - Con el número bibliográfico de Aleph, se busca el registro y se lleva a Adquisiciones para completar

la Orden que son los mismos datos ingresados anteriormente al GAB, pero que se deben ingresar en forma manual.

- Se completa la plantilla con los datos de la Factura. - Se realiza la recepción del material.




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POLITICAS DE SELECCIÓN DE DONACION Y CANJE

1.- GENERALIDADES

Donación y Canje son fuentes de adquisición de material bibliográfico reconocido por el Sistema de

Bibliotecas de la Universidad de Concepción como uno de los medios para incrementar su acervo

bibliográfico.

El presente documento presenta las “POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE DONACIÓN Y CANJE” establecidas y

aprobadas en octubre 2009. En ellas participaron un equipo de bibliotecólogas y la Encargada de

Donación y Canje del Sistema de Bibliotecas, con un documento preliminar (año 2007), al cual se le

adicionaron aspectos obtenidos en los “Estándares para Bibliotecas Universitarias” 2003 y revisiones de

otras fuentes.

La Dirección de Bibliotecas de la Universidad de Concepción es la entidad que determina y hará cumplir

la normativa del proceso de donación y canje, estableciendo así que la evaluación de las colecciones en

donación estará a cargo de un equipo multidisciplinario, quien establecerá si se cumple con los criterios

de selección previamente establecidos.

2.- CRITERIOS DE SELECCIÓN

Los siguientes criterios de selección están ordenados de acuerdo a su importancia, la ponderación de

cada uno de ellos está en función de las líneas de gestión, estándares internacionales y los criterios de

desarrollo de colecciones de los recursos de información del SIBUDEC.

Contenido temático: se evalúa si el contenido es atingente a las áreas de estudio de la Universidad de

Concepción.

Calidad: se evalúa si son trabajos y/o autores que aportan teorías, conocimientos o enfoques en una

materia, si son obras generales, especiales o de divulgación.

Previsión de uso: se valora si son fondos que tengan coincidencia con la colección, para asegurar el uso

futuro.




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Valor bibliográfico: se evalúa la calidad y la especialización de la casa editora, entidad autora y el tipo

de publicación.

Fecha de publicación: se evalúa la fecha de publicación de acuerdo a la disciplina del documento,

según los siguientes parámetros:

1 Humanidades (Ej.: Literatura, Arte, Filosofía, Historia, etc.). No es relevante el año de

edición.

2 Ciencias Sociales (Ej.: Derecho, Economía, Servicio Social, Periodismo). No es relevante el año

de edición.

3 Ciencias (Ej.: Matemáticas, Física, Química, etc.) Ediciones que no tengan más de 10 años de

antigüedad.

4 Ciencias Médicas (Ej. Medicina, Medicina Veterinaria, Odontología, etc.). Ediciones que no

tengan más de 5 años de antigüedad.

5 Ingenierías (Ej.: Ingeniería Civil, Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Agroindustrial, Ingeniería Química,

Ingeniería Mecánica, etc.) Ediciones que no tengan más de 5 años de antigüedad.

Idioma de la publicación: se evalúa la lengua en función del uso y conocimiento de la misma por la

comunidad universitaria.

Estado físico: se evalúa que el material bibliográfico se encuentre en buen estado, exento de hongos,

humedad, completitud de hojas, portada y textos legibles.

3.- POLÍTICAS DE DONACIÓN

EL Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Concepción agradece las donaciones de material

bibliográfico realizadas tanto por instituciones como particulares, y se reserva el derecho de admisión de

los documentos donados.

Las donaciones al Sistema de Bibliotecas deben respetar los siguientes parámetros:

1. La Dirección de Bibliotecas, previo informe técnico del Equipo Asesor, determinará la pertinencia

del material bibliográfico propuesto en la donación.

2. Los materiales bibliográficos en donación deben ser evaluados previamente antes de pasar a

formar parte del fondo bibliográfico.




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3. El material bibliográfico a donar deben cumplir, a lo menos, con uno de los criterios de selección

indicados en el documento “Políticas de Selección de Donación y Canje” del SIBUDEC.

4. El Sistema de Bibliotecas se guarda el derecho de organizar y ubicar el material bibliográfico de

la donación, de acuerdo a las normas y políticas internas.

No se aceptarán:

1 Volantes, folletos, catálogos, dípticos, trípticos, etc.

2 Diarios

3 Fotocopias

4 Material bibliográfico con capítulos incompletos, con hongos, humedad, rayados, manchados, u

otro problema.

5 Historietas

6 Libros de estudio sin cuadernillo de trabajo

7 Material deteriorado

8 Colección de revistas incompletas

4.- POLÍTICAS DE CANJE

Este servicio se basa en el principio de reciprocidad en el que las instituciones participantes se

intercambian las respectivas publicaciones. Es una buena fuente de adquisición para lograr materiales

que escapan a los canales habituales de distribución editorial y para difundir publicaciones de las

universidades

En el Sistema de Bibliotecas, el intercambio de publicaciones se gestiona de forma centralizada a través

del Servicio de Canje que depende de la Unidad de Adquisición Bibliográfica.

El Servicio de Canje mantiene dos tipos de acuerdos:

a) Acuerdos generales: El intercambio se realiza de todas las publicaciones que edita la

Universidad, que podrían ser establecidos por las Facultades o por sus entidades editoras,

directamente con la institución con la que se haya realizado el acuerdo.




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b) Acuerdos ocasionales: El intercambio se produce título a título, ya sea monografía o publicación

periódica.

La propuesta de establecer el intercambio puede provenir de organizaciones de la propia Universidad de

Concepción o de Instituciones externas.

Las propuestas de canje de publicaciones, serán evaluadas por la Dirección de Bibliotecas, previo

informe técnico del equipo asesor y consulta a los especialistas de las áreas pertinentes, a fin de

determinar las posibilidades de intercambio.

La Dirección de Bibliotecas, se reserva el derecho de aceptarlas.

La Biblioteca se compromete a realizar el proceso de registro, clasificación, catalogación y difusión de los

títulos obtenidos en canje y/o donación.

La Biblioteca, podrá cancelar el acuerdo de canje con aquella institución que no cumpla con el envío y/o

con los términos establecidos entre las dos instancias.

PROCEDIMIENTO DE DONACIONES

1. La persona (natural o jurídica) interesada en hacer una donación deberá hacer presente su

donativo a Dirección de Bibliotecas, formulada en la carta tipo para tales efectos. (Anexo II);

2. Aceptadas estas disposiciones por el donante, deberá entregar un listado con los títulos para

proceder a una primera evaluación. Realizada dicha evaluación, se convocará al Comité Asesor

para analizar y aplicar los criterios de selección establecidos;

3. Una vez aceptada la donación de material bibliográfico, el funcionario responsable de

Donaciones entregará el formulario “Recepción de Donaciones” (Anexo III) en el cual se firmarán

2 copias, el original quedará en SIBUDEC para su archivo y la otra se entregará al donante:

4. El material bibliográfico será ingresado a los registros respectivos de Adquisiciones y timbrado

con el sello de “DONADO A LA UNIVERSIDAD DE CONCEPCION”:

5. Para las publicaciones o libros que llegan directamente a la Sección en calidad de donación

unitaria, éstas deberán ser enviadas a la jefa de biblioteca del área que corresponda para que

defina su pertinencia y posterior registro e ingreso a la base de datos;




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6. Una vez definida su aceptación, la Encargada de Canje, deberá solicitar en carta a la institución

remitente su continuidad de envío;

7. En el caso de no ser aceptada, quedará en bodega para su libre distribución;

8. Para efecto de los fondos o publicaciones que sean recibidas en las Bibliotecas o

dependencias de Facultades, están deberán ser enviadas a Sección Canje y Donación

para seguir los procesos descritos en este instructivo.

En anexos se acompañan los documentos utilizados en la gestión de donaciones




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ANEXO I

UNIVERSIDAD DE CONCEPCION

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

UNIDAD DE ADQUISICION BIBLIOGRAFICA

CRITERIOS DE SELECCIÓN

EL Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Concepción agradece las donaciones de material

bibliográfico realizadas tanto por instituciones como particulares, aunque se reserva el derecho de

admisión de los documentos donados

Los siguientes criterios de selección están ordenados de acuerdo a su importancia, la ponderación de

cada uno de ellos está en función de las líneas de gestión, estándares internacionales y los criterios de

desarrollo de colecciones de los recursos de información del SIBUDEC.

Contenido temático, Calidad, Previsión de uso, Valor bibliográfico, Fecha de publicación,Idioma

de la publicación, Estado físico

No se aceptarán:

Volantes, folletos, catálogos, dípticos, trípticos, etc;

Diarios;

Fotocopias;

Material bibliográfico con capítulos incompletos, con hongos, humedad, rayados, manchados, u otro

problema;

Historietas;

Libros de estudio sin cuadernillo de trabajo;

Material deteriorado;

Colección de revistas incompleta.

Antecedentes de la persona o Institución responsable de la donación:

Nombre:

Dirección: Teléfono: e-mail:




21

ANEXO II


DIRECCION DE BIBLIOTECAS

RECEPCIÓN DE DONACIONES

El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Concepción, agradece su donación que, sin duda,

contribuirá a enriquecer nuestras colecciones y por ende los conocimientos de nuestro estudiantado.

Por medio del presente documento, quien suscribe acepta las condiciones.

NOMBRE: ……………………………………………………………………………………………………...

DIRECCIÓN: …………………………………………………………………………………………………..

TELÉFONO: …………………………………………………………………………………………………...

FECHA: ………………………………………………………………………………………………………...

FIRMA

Universidad de Concepción

Dirección de Bibliotecas

Barrio Universitario s/n - Casilla 1807

Teléfonos: (56-41) 2204510

Concepción- Chile

http://www.sibudec.cl/




22

ANEXO III


DIRECCION DE BIBLIOTECAS

UNIDAD DE ADQUISICIONES

Concepción, Junio 13 de 2008

Señora

.........................................

Jefa de Biblioteca

Facultad .......................

Presente

Estimada ………:

Junto con saludarle cordialmente, me permito enviar a ud. para la evaluación y

propuesta de intercambio y/o canje de esta nueva revista, “ Punto de Fuga” ISSN 0717-4853 cuyo

contenido corresponde a la área de su Facultad.

Adjunto ejemplares y antecedentes de recepción. Una vez recibida respuesta e

indicaciones se procederá según corresponda.

Sin otro particular, le saluda con toda atención

Lya Hernández P.

Jefe de Unidad




23

ANEXO IV


SISTEMA DE BIBLIOTECAS UNIDAD DE ADQUISICION BIBLIOGRÁFICA

CONCEPCIÓN,28 OCTUBRE 2009

SEÑORA

JEFA DE BIBLIOTECA

FACULTAD DE

PRESENTE

Señora……………….. :

Junto con saludarla, me permito devolver libro que fue enviado a

nuestro departamento para ser ingresados a la colección de la Biblioteca de su Facultad por concepto de

donación.

Lamentablemente este material bibliográfico se encuentra notoriamente

deteriorado y no cumple con las condiciones mínimas contempladas en el reglamento interno de

Donaciones del SIBUDEC. Por tal motivo se ha decidido devolverlos para que usted disponga de él.

Sin otro particular, le saluda atentamente.

LYA HERNÁNDEZ PALOMINOS

JEFA DE UNIDAD

cc. Archivo




24

POLÍTICA DE DESCARTE DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo general de una política de descarte es ofrecer un conjunto de lineamientos, principios

evaluativos y criterios operacionales, que permitan aplicar este proceso en forma adecuada y pertinente

al material bibliográfico (monografía y publicaciones seriadas) del Sistema de Bibliotecas de la

Universidad de Concepción.

La ejecución de esta política proporciona dos grandes beneficios:

(1) Mantener una colección activa plenamente vigente. (2) Disponer de suficiente espacio físico para permitir el crecimiento de la colección activa

CONCEPTOS

Descarte es la selección del material bibliográfico de las colecciones activas o pasivas de una biblioteca

para retirarlo de ella.

Suspensión significa descontinuar un título de una publicación seriada.

Reposición es el reemplazo del material bibliográfico dañado, obsoleto o perdido por otro de similares

características.

Destino se llama la acción final a la que se somete el material seleccionado para el descarte.

CRITERIOS PARA EL DESCARTE DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

1.- GENERALIDADES

Pertinencia significa ponderar el interés que pueda tener el material para la institución.

Obsolescencia supone identificar las colecciones que ya no corresponden al desarrollo alcanzado por la

disciplina.

Deterioro dice relación con el estado en que se encuentra el material

Duplicación señala la multiplicación innecesaria de títulos.

Integridad remite a la completitud de la colección seriada.

Idioma se refiere a material bibliográfico en idiomas que no son del dominio de una parte importante de

los usuarios.




25

Uso remite a la frecuencia con que se consulta el material.

En el análisis de uso de las publicaciones seriadas es necesario tener presente, además de las

estadísticas de uso, los siguientes factores:

(a) La periodicidad de las revistas (b) El grado de complejidad o especialización del contenido de la publicación (c) La variedad temática de las publicaciones (d) El uso de sistemas bibliográficos alternativos (Internet, CD-ROM, sistemas en líneas, etc.) (e) El idioma (f) Variaciones experimentadas en el currículo de las carreras. (g) Existencia de colecciones en formatos digital

2.- CRITERIOS PARA EL DESCARTE EN SIBUDEC

Se descartan anualmente los materiales cuyo valor y condición no justifican la reparación, encuadernación o almacenamiento.

Se envía a los docentes los parámetros para la realización del descarte. Los docentes analizan el material y registran sus consideraciones. Además, definen si el material debe ser reemplazado, teniendo en cuenta su contenido, condiciones físicas y el número de ejemplares existentes en la biblioteca.

Si los docentes consideran que el libro debe descartarse, deberán indicar el motivo, y el número de ejemplares a descartar.

Se descartarán los materiales obsoletos, con conocimiento de la academia.

En áreas de ciencias y tecnología, 10 años se consideran obsolescencia.

En el área de computación, salvo por lo que refiere a principios generales, los últimos tres años abarcan lo actual.

Las colecciones de humanidad rara vez alcanzan la obsolescencia.

Las de letras se pueden conservar indefinidamente, las de ciencias sociales, de historia y de historia del arte sufren cambios, pero sólo ameritan descarte cuando un conocimiento nuevo viene a invalidar uno anterior.

Son obsoletos también los libros de texto que hayan dejado de usarse en los últimos 5 años y estén repetidos.

Los materiales cuyo estado físico no permite aprovecharlos: películas rayadas, transparencias ennegrecidas, libros ilegibles...

Se descartan también los títulos duplicados en una misma edición cuando forman volúmenes individuales y no son los libros de texto base puestos a disposición de los académicos.

Se conserva un ejemplar de cada libro o material en buen estado ya que estos pueden llegar a ser útiles para precisar el marco histórico de las investigaciones.

El descarte no aplica para los periódicos

El material descartado se sella y se desactiva la alarma.

Se elabora constancia del descarte y se archiva.

Se exceptúan del descarte el material bibliográfico siguiente:




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(a) Colecciones que por su valor histórico constituyen un patrimonio valioso para la Universidad (b) Obras clásicas en las diferentes áreas del saber (c) Libros curiosos y raros (d) Los títulos de las publicaciones seriadas que se encuentren completas y que no exista en formato

electrónico

PROCEDIMIENTO Y RESPONSABLES DEL PROCESO

El descarte es un proceso que se debe hacer en forma continua.

El proceso debe estar a cargo de un bibliotecario experimentado de la sección involucrada, de un

profesional de gestión y de un docente especialista en la materia.

Una vez preseleccionado, se le envía a Dirección del SIBUDEC una lista el material descartable,

quién enviará esta lista a la Unidad Académica que corresponda para revisar el material

preseleccionado para el descarte.

Recibida la aprobación de la Unidad Académica. La Dirección de SIBUDEC procede a autorizar

el descarte definitivo del material.

DESTINO DEL MATERIAL DESCARTADO

Según sea el caso, el material descartado puede ser vendido, donado o destinado a reciclaje.

Nota: Actualización del documento aprobado en RESOLUCIÓN V.R.N° 2002 168-1

Transcríbase al Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos; al Director de Bibliotecas;

a los Decanos de Facultades; al Director del Centro Eula-Docencia, Investigación, Extensión, Escuela de

Graduados, Servicios Estudiantiles, Relaciones Institucionales, Asuntos Internacionales, Tecnologías de

Información, Finanzas, Personal, Servicios, Estudios Estratégicos, al Contralor, al Abogado Jefe del

Servicio Jurídico, y demás reparticiones universitarias. Regístrese y archívese en Secretaría General.

CONCEPCIÓN, 07 de abril de 2003

ERNESTO FIGUEROA HUIDOBRO VICERRECTOR




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El presente documento de Gestión de Adquisición Bibliográfica “Políticas y

Procedimientos“, aprobado para su puesta en ejecución y autorizado para su difusión por:

PROFESORA OLGA MORA MARDONES

DIRECTORA

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN

Concepción, Junio 2012

Documents

GESTION DE ADQUISICION BIBLIOGRAFICAlhernand/Gestion_Adquisicion_Bibliografica.pdf · Textos de bibliografías complementarias, mínimo un ejemplares cuando no hay ejemplares en existencia