•Caracterización del proceso

• Desagregación de procesos• Identificación de actividades• Identificar entradas• Identificar salidas• Identificar procesamiento• Identificar actores en cada etapa

• Identificación de restricciones• Caracterizar la restricción• Levantar las restricciones

EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…

MAPA DEPROCESOS

Qué otros procesos afectanel proceso Financiero?

Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los procesos, pero lo más importante, sirve para

entender a los clientes de la Institución.

EJEMPLO DE MAPA DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS: SU RELACIÓN CON LOS OTROS PROCESOS NO SOMOS ÚNICOS… EXISTEN MÁS PROCESOS

CONSTRUIR LA DOCUMENTACIÓN Y DINÁMICA DEL PROCESO

FINANCIERO

Procedimientos 30

Caracterizaciones 5

Manuales 4

Formatos 6

Caso UIS

Código Versión Nombre del Procedimiento

PFI.01 3 Modificación Presupuestal

PFI.02 3 Reserva Presupuestal

PFI.03 4 Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

PFI.04 3Traslado Fondos por Adquisición Interno de Bienes y Servicios y

Contribuciones Voluntarias

PFI.05 3 Orden de Pago Manual

PFI.06 3 Caja Menor

PFI.07 3 Fondo Fijo Renovable

PFI.08 5 Egresos

PFI.09 6 Colocación de Recursos Temporales de Liquidez

PFI.10 3 Ingresos por Caja

PFI.30 1 Procedimiento de Solicitud Devolución del Impuesto a las Ventas

A) PROCEDIMIENTOS UIS

DOCUMENTACIÓN Y DINÁMICA DEL PROCESO FINANCIERO

B) CARACTERIZACIONES

C) MANUALESCódigo Versión Nombre del documento

MFI.01 5Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero

MFI.02 3

Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los bienes muebles de la UIS

MFI.03 4Manual Plan de Cuentas Presupuestales

MFI.04 2Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS

Código VersiónNombre del Documento

CFI.01 3Caracterización

Proceso Financiero

CFI.02 5Caracterización

Subproceso Presupuesto

CFI.03 3Caracterización

Subproceso Tesorería

CFI.04 4Caracterización

Subproceso Inventarios

CFI.05 3Caracterización

Subproceso Contabilidad

•Crear cultura•Capacitar en el proceso y procedimientos•Responsabilidad•Capacitar en temas de servicio e innovación•Capacitar en 5 ss…

Son un sueño, una pesadilla

o una realidad?

Prepararse para la acción

LAS ACCIONES PREVENTIVAS, DE MEJORA, CORRECTIVAS Y NO CONFORMIDADES:

La teoría

No tener

miedo

La realidad

2.2 . BALANCE SCORECARDB.S.C

9

Planificación financiera mediante el B.S.CNo lo es todo… pero ayuda

• Ayuda para que la Dirección piense en el futuro más que en el día a día

• La disciplina que se introduce es el pensamiento a largo plazo

• Se unifican las directrices básicas de acción en la Institución

• Es una forma muy importante de documentar la Estrategia

• Nos obliga a implementar un control, estableciendo mínimos de referencia

10

VisiónY

Estrategia

INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO

FINANCIERA

INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO

CLIENTESINICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO

PROCESOS INTERNOS

LA HORA DE LA ACCIÓN… B.S.C

Proceso de mejora continua

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ALGUNOS ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL BALANCED SCORECARD

Perspectivas

Objetivos

Indicadores y sus metas

Mapas estratégico

s o relaciones

causa-efecto

Iniciativas, planes de

acción, proyectos

Responsables de los

objetivos y las iniciativas

Recursos

VisiónY

Estrategia

INICIATIVAS

METAS

REAL

PRESUPUESTO

FINANCIERA

INICIATIVAS

METAS

REAL

PRESUPUESTO

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

INICIATIVAS

METAS

REAL

PRESUPUESTO

CLIENTESINICIATIVAS

METAS

REAL

PRESUPUESTO

PROCESOS INTERNOS

ESTRUCTURA DE COMANDO

CASO UIS

VECTOR 1: Implementar la planificación de la actividad financiera

INDICADORES ESTRATÉGICOS

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

HOJA DE VIDA DE UN INDICADOR

2.3. SISTEMA DE COMUNICACIÓN ASERTIVA

GUÍA OPERATIVA DE

TRABAJO

MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS

DEL PROCESO FINANCIERO

SOCIALIZACIÓN DEL MAPA

ESTRATÉGICO

FOLLETO DE INGRESO A LA PÁGINA WEB DE

LA DIVISIÓN FINANCIERA

JORNADAS DE FORMACIÓN

3. MAPA ESTRATÉGICO Y DE CONTROL

Sistema de Gestión de la

CalidadSistema de

Administración del Riesgo

Balance Score Card

Mapa Estratégico

Clima Organizacional Comunicación

Asertiva

ESTRATEGIA….Entorno M

undial

Sistema de Información

HOJA DE VIDA DE LA ESTRATEGIA

PERSPECTIVAS APRENDIZAJE:• Formación talento humano, estudiantes, calidad, BSC, riesgo, etc• Cartillas: BSC, Riesgo, Calidad, Comunicación Asertiva, Manual de Buenas

Prácticas…

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS:• Disminución de trámites, repensar los procesos, levantamiento de procesos,

evolución, construcción de instrumentos de recolección de información, formatos. Incorporación del código de barras.

PERSPECTIVA CLIENTE:• Pago a proveedores en línea. Pago de servicios: matrícula, inscripciones y todo tipo

de pago por venta de servicios por PSE• Seguimiento a procesos de pago veeduría ciudadana. Desarrollo de nuevos S.I

amigables. Sistema de indicadores incorporados al S.I

PERSPECTIVA FINANCIERA:• Negociación, inversión soportada en el SIF, análisis de rentabilidad y liquidez en

línea, batería de indicadores en tiempo real.

ALGUNOS RESULTADOS EN LA UIS

MATERIALS / REFERENCES

• FERNÁNDEZ, A (2001). El Balanced Scorecard: ayudando a implantar la estrategia. Revista de antiguos alumnos A Fondo, Universidad de Navarra. Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.ee-iese.com/81/81pdf/afondo4.pdf.

• FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR FODESEP (2002). Plan Estratégico de Desarrollo 2003-2007. Consultado en Mayo de 2007. Disponible en http://www.fodesep.gov.co/nuevo/index.php?mod=SOMOS&secc=2.

• FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD, EFQM (2003). Introducción a la excelencia. Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.efqm.org/uploads/introducing_spanish.pdf.

• HORVÁTH & PARTNERS (2003). Dominar el Cuadro de Mando Integral – Manual basado en más de 100 experiencias.

Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.

• KAPLAN, R.S. Y NORTON, D. P., (2001). Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.

• BECERRA, ARDILA, Luis E, SIERRA MEJIA, Astrid Liliana. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BALANCED SCORECARD EN EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA LA DIVISIÓN FINANCIERA, Universidad Industrial de Santander. Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, 2007.

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Thank you!

Consortium Expert: Luis Eduardo Becerra ArdilaCFO- UIS

Universidad Industrial de Santanderlbecerra@uis.edu.co

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