GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR · Gerenciamento Eletrônico - Monografia. 5. Instituições Hospitalares - Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II. Universidade

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA

TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA

GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR

Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL/RN 2008



Monografia apresentada à disciplina ministrada pelas professoras Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, do Departamento de Biblioteconomia da UFRN, como pré-requisito para conclusão do curso.

Orientadora: Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL/RN 2008

Catalogação da Publicação na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA Divisão de Serviços Técnicos

Silva, Teresa Cristina Ferreira da. Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar. / Teresa Cristina Ferreira da Silva. - Natal, 2008. 59 f. Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia.

1. Biblioteconomia - Monografia. 2. Paciente - Monografia. 3. Prontuário Médico - Monografia. 4. Gerenciamento Eletrônico - Monografia. 5. Instituições Hospitalares - Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.

RN/BS/CCSA CDU 02



Aprovação em ____ de ____________________ de __________

BANCA EXAMINADORA

_______________________________________ Profª: Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho Orientadora _______________________________________ Profª: Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba Membro ____________________________ Profª: Dra. Eliane Ferreira da Silva Membro

AGRADECIMENTOS

À Deus, à meus pais, aos colegas da sala de aula, as professoras e

professores do CCSA - Centro de Ciências Sociais Aplicadas, especialmente

as professoras do Departamento de Biblioteconomia, do CCET – Centro de

Ciências Exatas e da Terra, do CCHLA – Centro de Ciências Humanas Letras

e Artes; as bibliotecárias, aos bolsistas da BCZM – Biblioteca Central Zila

Mamede; ao Restaurante Universitário, a COMPERVE – Comissão

Permanente do Vestibular, pela convocação para ser fiscal durante o processo

seletivo do vestibular.

RESUMO

Apresenta a gestão documental e o gerenciamento eletrônico nas instituições hospitalares que são estabelecidas por lei federal para a organização e a guarda dos documentos. Enfoca os tipos de arquivo das instituições e o prontuário médico, que registra as informações do paciente, mostrando o avanço da tecnologia nos serviços médicos, abolindo as informações em papel e migrando-as para os meios eletrônicos. Descreve as fases para a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos, a terceirização desses serviços por empresas especializadas que se dedicam a organização e guarda dos documentos nas instituições que precisam ordenar sua documentação. Mostra a armazenagem dos documentos digitalizados, em mídias cada vez mais potentes com capacidade de agrupar dados, e esclarece a importância que as instituições devem ter com toda sua criação documental, para conservarem a sua história. Considera que é preciso acompanhar os avanços nas tecnologias de informação e comunicação, para que sejam oferecidos serviços cada vez mais qualificados aos usuários. Palavras-chave: Paciente. Prontuário Médico. Gerenciamento Eletrônico. Instituições Hospitalares.

ABSTRACT

It presents the electronic document management and management in the hospitals that are set by federal law for the organization and custody of the documents. It discusses the file types of institutions and medical records, which records the patient's information, showing the advancement of technology in medical services, removing the information on paper and moving them to the electronic media. Describes the stages for the deployment of electronic management of documents, the outsourcing of services by specialized firms active in the organization and custody of the documents in the institutions that need to sort your documentation. Shows the storage of scanned documents, in the media with increasingly powerful ability to group data, and clarifies the importance that institutions should have with all its establishment documentary, to preserve its history. Believes that we must monitor advances in information and communication technologies, to offer services that are increasingly skilled users. Key words: Patient. Medical records. Electronic management. Institutions Hospital.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ........................................................................................ 7

2 ARQUIVO ................................................................................................ 9

2.1 ARQUIVO HOSPITALAR ..................................................................... 15

3 GESTÃO DOCUMENTAL ........................................................................ 21

3.1 IMPLEMENTAÇÃO DE ARQUIVO ....................................................... 25

4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ....................... 28

4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTUÁRIO MÉDICO ... 34

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................... 39

REFERÊNCIAS .......................................................................................... 41

ANEXOS .................................................................................................... 44

Teresa Cristina Ferreira da Silva Gestão de Documentos em Arquivo Hospitalar

7

1 INTRODUÇÃO

A falta de uma política interna de preservação dos documentos

produzidos nas instituições hospitalares acarreta o desaparecimento de

documentos importantes. Esta perda gera desconforto para as instituições que

precisam repor todos os dados que foram perdidos.

O tema foi escolhido através de literatura disponibilizada na disciplina

Organização de Arquivos, ministrada pela professora Renata Passos Filgueira

de Carvalho, na qual se observa que, a falta de planejamento nos sistemas

médicos, a não inclusão dos usuários e a falta de infra-estrutura física para o

volume cada vez mais crescente de documentos nas instituições, requer uma

maior atenção.

Com o objetivo de identificar o arquivo nas instituições hospitalares e os

procedimentos de organização e preservação da documentação criada, este

trabalho procura mostrar os procedimentos que as instituições precisam ter

para organizar sua documentação para que estejam acessíveis quando

solicitadas.

O avanço das tecnologias nos diversos setores da sociedade faz com

que os serviços médicos sejam adaptados para melhorar o atendimento aos

pacientes, a produtividade dos profissionais de saúde, facilitar o acesso as

informações de saúde e reduzir os custos administrativos. Para verificar se

existe uma integração entre homem e tecnologia é preciso saber, como

identificar o arquivo hospitalar? Que documentação é produzida nessas

instituições? Como fazer a implementação do arquivo eletrônico no prontuário

médico?

Sabe-se que desde os tempos remotos da humanidade, o homem tenta

deixar registrados os acontecimentos que ocorrem no seu dia a dia. Estes

registros deram origem a documentos que muitas vezes precisam estar em

lugares físicos adequados para que sejam armazenados e assim serem

preservados para as gerações futuras.


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O material impresso atinge atualmente números exorbitantes de

documentos criados, os quais não conseguem ser armazenados de forma já

estabelecida pelo motivo de não ter espaço suficiente em salas ou mídias. O

novo caminho iniciado com as tecnologias de informação e comunicação fez

surgir os sistemas de arquivos informatizados.

O uso dos sistemas significa a melhoria na armazenagem, na

preservação e torna o acesso as informações de maneira mais fácil e rápida.

Qualquer instituição, seja ela pública, privada, que preste qualquer tipo de

serviços, ou venda de bens, pode utilizar os sistemas informatizados de

arquivos para organizar e preservar sua documentação.

A instituição hospitalar tem sua produção documental voltada para

assuntos relacionados à sua administração e a seus pacientes. Instituída por lei

federal para que haja a organização, o armazenamento e a preservação do

prontuário médico, tem lei específica que cita os procedimentos que devem ser

observados individualmente com cada registro.

Utilizou-se a pesquisa bibliográfica nos meios impressos em livros,

periódicos e em sites eletrônicos em que foram encontrados textos

relacionados ao tema.

O trabalho divide-se em cinco capítulos, o primeiro tem a introdução

onde é apresentado o tema, os objetivos, a metodologia, a justificativa e as

finalidades do trabalho. No segundo é destacada a origem do termo até os

estágios de sua evolução, trata do arquivo hospitalar e suas divisões em

arquivo administrativo e o prontuário médico, sua história desde a antiguidade

até os dias atuais com as tecnologias de informação e comunicação. No

terceiro e quarto, é tratada a gestão documental e o gerenciamento eletrônico

de documentos nos serviços de saúde, desde a avaliação documental até a

guarda definitiva dos documentos pertinentes as atividades da instituição

hospitalar, concluindo com as considerações finais.

A pesquisa contribuiu para o melhor conhecimento no trato da

documentação hospitalar efetuado nas instituições hospitalares.


9

2 ARQUIVO

Segundo Paes (2005), arquivo é uma palavra originada do latim

Archivum, é o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Esta guarda é

necessária para que sejam preservadas as informações criadas tanto pelo

homem como pelas instituições.

Paes (2005, p. 24) conceitua os segmentos que envolvem a

documentação como sendo:

Arquivo – é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela

natureza orgânica de sua acumulação e conservado por seus

sucessores para fins de prova ou informação.

Arquivamento – é a operação que consiste na guarda de documentos

nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhe forem próprios e

de acordo com um sistema de operação previamente estabelecida.

Arquivista – são princípios e técnicas a serem observados na

constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

Os arquivos surgiram para preservar os documentos em que foram

registrados pelo homem, desde a antiguidade, os fatos que ocorreram em sua

existência para sua sobrevivência ou por prazer, ressalta (VIEIRA, 2001).

Tudo que é criado e registrado, independente do suporte em que estão,

torna-se um documento e esse, conta a história de um fato ou acontecimento

de determinada época. O “documento é tudo que registra uma informação

independente do valor que a ela venha a ser atribuído”. (VIEIRA, 2001, p. 1).

Bellotto (2005, p. 175), diz que:

Os primeiros documentos escritos surgiram não com a finalidade de, posteriormente, se fazer com eles a história, mas com objetivos jurídicos, funcionais e administrativos – documentos que o tempo tornaria históricos. O desenvolvimento da vida econômica e social, por sua vez, também originou os documentos necessários à sustentações, e


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tudo isso veio a constituir fontes documentárias custodiadas pelos arquivos.

A cada dia são criados inúmeros documentos. Este acontecimento foi

facilitado pela invenção do papel e da imprensa, além de outras invenções

como a máquina de escrever, o carbono, o mimeografo e as fotocópias que

contribuem para a criação de novos e a repetição de documentos diz (VIEIRA,

2001).

Independentemente dos suportes onde está a informação documental,

os arquivos estão presentes em bibliotecas, museus, centros de documentação

ou qualquer outra instituição que preserve sua história e queira repassá-la para

as gerações futuras.

Bellotto (2005, p.25) ressalta ainda que:

As atividades clássicas da administração – prever, organizar, comandar, coordenar e controlar – não se efetuam sem documentos. Quanto mais informados os administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor e mais completamente poderão decidir sobre ele [...]. O arquivo de uma unidade administrativa armazena tudo o que ela produz – normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funções -, servindo à informação e à gestão.

O arquivo de qualquer instituição é o lugar onde está guardada toda a

sua história, seus fatos e acontecimentos que vão ocorrendo nas diversas

fases em que ela vai exercendo sua função de prestar um serviço de qualidade

para seus usuários.

Documentos antigos que de alguma forma não são consultados com

freqüência, também tem seu valor, pois guardam a memória de algum fato que

pode ser melhorado ou que de algum modo serviu para ascender à instituição,

pois como diz Bellotto (2005, p. 27):

A falta de conhecimento dos administradores sobre a importância dos documentos, acarreta a destruição desses documentos e o descaso de não priorizar os serviços de arquivo para que os documentos sejam preservados.


11

Todo arquivo produz o que está relacionado às atividades do meio que o

produziu justificando sua existência, comenta Bellotto (2005). Os arquivos

devem ter sua documentação avaliada onde são definidas sua permanência ou

o seu descarte evitando o acúmulo desnecessário de informações.

O processo avaliador do documento nunca é feito ‘documento por documento.’ ‘As séries documentais que refletem operações, atividades, funções e competências definem-se por sua tipologia, e este denota a identidade de cada um de seus documentos competentes. Assim, é a série e não ao documento que se dá a sentença definitória de vida ou morte. É a ela que se referem os preços fixados pelas tabelas de temporalidade.’ (BELLOTTO, 2005, p.123).

Todo arquivo precisa de uma organização satisfatória para que suas

informações sejam acessadas de maneira rápida e fácil quando forem

solicitados. Esta organização só é possível, depois que é feito o processo de

avaliação e triagem dos documentos.

Pazin (2005, p. 5) diz que:

O processo de organização do arquivo de qualquer instituição implica a realização de diversas etapas que possibilitem a compreensão e codificação dos documentos em diversos níveis, desde seu reconhecimento (Diagnóstico) da Produção Documental, passando pela inclusão de cada tipo documental numa lógica de organização (Classificação), até o estabelecimento de critérios de valorização, visando determinar a preservação ou eliminação dos documentos (Avaliação).

Tudo na nossa vida precisa ser organizado, em nossa casa, nos

armários, gavetas, nosso material de estudo escolar, até as anotações que

precisamos levar para o supermercado ou a feira. Caso não tenhamos o

controle das nossas atividades rotineiras, corremos os riscos de não termos um

controle das nossas próprias vidas.

Nos arquivos acontece o mesmo, pois como eles tratam de informações

armazenadas em diferentes suportes se não forem adequadamente

organizadas e armazenadas, elas não poderão ser acessadas quando

solicitadas, seja para pesquisa ou para a tomada de decisão administrativa.


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Segundo Paes (2005, p. 35) as fases para a organização de arquivos

compreendem:

O levantamento de dados;

A análise dos dados;

O planejamento;

A implantação e o acompanhamento.

Paes (2005, p. 61) diz que “o método de arquivamento é determinado

pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da

entidade.” As instituições precisam observar como? Por quê? E por quanto

tempo devem manter seus documentos, de que forma devem estabelecer a

classificação de sua documentação.

Paes (2005, p. 20) também classifica os arquivos da seguinte forma:

Segundo as entidades mantenedoras – públicas, institucionais,

comerciais, familiais ou pessoais;

Segundo os estágios de sua evolução:

Arquivos de primeira idade ou corrente – documentos consultados

com freqüência;

Arquivos de segunda idade ou intermediário – documentos que

deixaram de ser consultados com freqüência, mas podem ser

solicitados;

Arquivos de terceira idade ou permanente – documentos que

perderam seu valor administrativo, mas se conservam pelo seu valor

histórico ou documental.

Segundo a extensão de sua atuação:

Arquivos setoriais – com funções de arquivo corrente;

Arquivos gerais – recebem os documentos das atividades dos

arquivos correntes.

Os arquivos chamados especiais:

[...] são aqueles que têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu


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armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e conservação. (PAES 2005, p. 145).

A manutenção documentária vem desde os tempos remotos, em que o

homem já tentava mostrar para seus semelhantes às passagens de sua vida

cotidiana ou de fatos importantes que foram acontecendo. Estas passagens

foram deixadas ao longo do tempo em inscrições rupestres ou em relevos

grafados em pedras ou em argilas, dessa forma com a evolução do homem

começaram a existir novas formas e processos para que essas mensagens

sejam identificadas posteriormente e recuperadas de forma mais rápida e

precisa.

Paes (2005, p.157) diz:

Na história da evolução da humanidade, duas fantásticas invenções podem ser apontadas como responsáveis pelos progressos técnicos, científicos e culturais alcançados pelo homem desde a sua origem até os nossos dias: a imprensa, em meados do século XV, e a informática no século atual.

Sabe-se que antes da invenção da imprensa, na antigamente, a

comunicação era feita por meio de símbolos gravados. Na Idade Média a

comunicação passou a ser manuscrita em folhas de pergaminho e papiro, além

de ser também transmitida oralmente, até que o alemão Johannes Gensfleish

Gutemberg, inventou a imprensa.

Os impressos espalharam-se por toda parte do mundo auxiliado pelas

universidades e pelos centros comerciais, através dos artigos científicos, das

crônicas políticas e literárias e começaram a ser produzidos em grande

quantidade e acessados por um número maior de leitores.

O aumento da circulação de impressos e o acúmulo de informações fez

com que máquinas fossem criadas, surgiram os computadores para processar

dados com uma maior precisão. Com o avanço nas pesquisas foram surgindo

vários modelos com a capacidade de processar cada vez mais dados em

pouco tempo.


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A guarda de documentos de uma instituição, segundo Bellotto (2005),

deve ser de acordo com as idades dos documentos onde os arquivos devem

ter localização física própria. Os arquivos correntes devem ser classificados

seguindo as funções administrativas, e reservados como informação pública.

Os intermediários podem ficar afastados por não estarem aberto à pesquisa

para depois serem recolhidos para os permanentes.

Instituída no governo do Presidente Fernando Collor, a Lei nº 8.159 de 8

de janeiro de 1991, no Capítulo I, Art. 2º diz que:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A mesma lei também cria pelo Art. 26 e regulamenta pelo Decreto nº 4.073, de

3 de janeiro de 2002, o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, com as

competências de:

Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de

Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos

documentos de arquivos;

Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com

vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades

arquivísticas.

O avanço da tecnologia nos diversos setores da sociedade, atingiu

também as informações médicas. Na automação administrativa de guarda da

documentação de qualquer instituição, a instituição hospitalar precisa tratar as

informações sobre seus pacientes de forma individualizada, pois são

protegidas por lei federal.

A produção documental do arquivo hospitalar concentra-se em

documentos administrativos e o gerenciamento de pacientes. O prontuário


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médico é específico por conter as informações clínicas, pessoais e

demográficas dos pacientes.

2.1 ARQUIVO HOSPITALAR

De acordo com Pazin (2005), toda e qualquer organização que produza

documentos em sua tipologia é formada por:

Documentos de constituição – são os que dão origem a empresa nos

órgãos competentes;

Documentos de direção – são os que definem a trajetória da empresa,

como as normas, planejamentos e procedimentos que serão adotados;

Documentos de reunião – são os que apresentam resultados para a

tomada de decisão;

Documentos de gestão de recursos humanos – são os que envolvem a

área administrativa de pessoal, para admissão e registro;

Documentos de controle de pagamento de pessoal, de recolhimento de

encargos e tributos, da área de saúde, de segurança do trabalho, de

treinamento de pessoal;

Documentos de comunicação e marketing, administrativos,

financeiros, contábeis, fiscais, jurídicos e técnicos.

A instituição hospitalar não é diferente nessa produção documental, a

qual ainda acrescenta o prontuário médico de seus pacientes.

Mota (2006, p. 54) diz que “a palavra prontuário é originária do latim

Promptuaruim e, significa ‘lugar onde se guardam ou depositam as coisas que

se pode necessitar a qualquer instante”.

O volume crescente de documentos armazenados nos diversos

estabelecimentos de saúde, conforme definição de tipos de unidades do

Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde, do Ministério da Saúde. As

unidades de serviços de apoio, de diagnóstico e de terapêutica possuem

documentos próprios, que fazem parte dos prontuários dos pacientes. Além

disso, os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações

oferecem novos métodos de armazenamento e transmissão de dados.


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O prontuário médico é definido pelo Conselho Federal de Medicina como

sendo as informações registradas com a ocorrência de situações que afetem a

saúde de qualquer indivíduo e a assistência devida que lhe será prestada. A

história do paciente é acompanhada até sua recuperação podendo ter uma

continuidade futura.

Desde a época de Hipócrates, o pai da medicina, era fundamental fazer

anotações sobre o estado de saúde, as enfermidades e os cuidados prestados

a cada paciente, dessa forma surgiu o prontuário médico (DORILEO, 2006).

O prontuário médico de acordo com (GREMY, 1997 apud PINTO, 2006),

é importante porque ele é fonte de pesquisas e de estudos, é um documento

legal das ações médicas, é o avaliador da qualidade, do cuidado e da vigilância

das reações às drogas prescritas, é fonte de reciclagem médica continuada,

serve para identificar grupos específicos para tratamentos e cuidados para a

cura das enfermidades, é base gerencial de custos e de sustentação

organizacional.

A evolução da informática atinge todos os setores da sociedade

atingindo também os serviços de assistência à saúde, consequentemente um

prontuário em papel não é mais viável a ser utilizado pela classe médica, como

também “a simples digitalização de documentos não pode ser considerada

como um prontuário eletrônico, [...]” (DORILEO 2006, p. 4).

A Resolução de nº 1.638/2002, art. 1º define o Prontuário Médico como:

O documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo.

O prontuário registra as informações referentes ao paciente, como

sua identificação, sua situação socioeconômica, seu estado de saúde, as

radiografias, as receitas, o resultado dos exames, o diagnóstico dos


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especialistas e as notas da evolução de seu estado de saúde, feitas por

médicos e enfermeiros, é a memória escrita de um paciente. (PINTO, 2006).

Pinto (2006) também explica que o prontuário em papel está sendo

migrado para o suporte eletrônico recebendo diversas denominações: REP –

Registro Eletrônico do Paciente; CBRP – Computer-Based Patient Record;

EMRS – Electronic Medical Record Systems; RES – Registro Eletrônico de

Saúde e PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente.

O PEP é conceituado por Pinto (2006, p. 37) como:

Um documento eletrônico constituído pelo conjunto de informações concernentes a uma pessoa doente, aos tratamentos e cuidados a ela dispensados, bem como à gestão e fluxo de informação e comunicação atinentes ao paciente das organizações de saúde.

Com as novas tecnologias de informação e comunicação (TIC) na área

médica, o prontuário do paciente que tinha a função de informar sobre a saúde

e a doença do indivíduo, passou a subsidiar a manutenção da saúde desse

mesmo paciente, favorecendo o compartilhamento de informações entre os

profissionais da área.

O quadro a seguir mostra as polêmicas que envolvem o prontuário

médico em papel e em meio eletrônico destacando suas vantagens e

inconvenientes como mostram (SABATINI, 1999; VAN GINNEEKEN e

MOORMAN 1997 apud PINTO 2006).

Quadro 1 – Vantagens e inconvenientes do PEP x Prontuário em Papel

Prontuários Vantagens Inconvenientes Prontuário Em papel

- Maior liberdade na maneira de escrever; - facilidade no manuseio; - não requer treinamento para o seu manuseio; - nunca fica “fora do ar”.

- Ilegibilidade em decorrência dos “hieróglifos” da equipe de saúde; - espaço único, territorialização; - ambigüidade; - perda freqüente de informações; - multiplicidade de pastas; - dificuldade de acesso e de pesquisa coletiva; - falta de padronização; e - fragilidade do papel.

Prontuário Eletrônico

- Redução no tempo de atendimento e custos, eliminação da redundância na demanda de

- Manutenção dos prontuários em papel para fins jurídicos, em virtude da indefinição legal dos documentos


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exames; - desterritorialização; - possibilidades de reconstrução histórica e completa dos casos acerca dos pacientes, registros médicos, tratamentos, laudos ... - contribuição para a pesquisa; - fim do problema de compreensão dos hieróglifos da equipe de saúde; - facilidade na organização e no acesso às informações; - racionalidade do espaço de arquivamento de grandes quantidades de documentos; e - comunicação entre o paciente e a equipe de saúde.

eletrônicos; - necessidade de grande investimento em hardware e software e treinamento; - resistência a mudanças; - demora na sua implantação; - falhas na tecnologia; - falhas no sistema de fornecimento de energia elétrica.

FONTE: Encontros Bibli (2006)

Apesar dessas vantagens e inconveniências do prontuário em papel e

do prontuário eletrônico, os países ricos ou pobres, estão investindo nas

Tecnologias de Informação e Comunicação, pois sua eficiência já está

comprovada e a OMS – Organização Mundial da Saúde exige o emprego da

tele-saúde, contribuindo dessa forma para que as populações sejam

esclarecidas sobre as doenças, tendo o acesso às informações de prevenção e

tratamento. (PINTO, 2006)

Pinto (2006), também relata sobre a estrutura do Prontuário Eletrônico

do Paciente, a física que trás os dados relativos ao paciente como a ficha

clínica, os exames clínicos, os diagnósticos, os tratamentos efetuados, a

evolução diária do paciente, a nutrição, os medicamentos, as avaliações, a

recuperação, os relatórios, os boletins e o resumo de alta. A estrutura lógica

trás os dados de identificação, situação sócio-econômica e administrativa,

saúde e prescrição de dietas e medicamentos.

O PEP por ser um documento legal, no Brasil é amparado pela

legislação do CFM – Conselho Federal de Medicina aprovado pela Resolução

CFM nº 1.331/89, que trata de sua temporalidade e as Portarias nº 1.638/2002

e 1.639/2002 que normalizam seu uso em sistemas informatizados, sua guarda

e manuseio. (PINTO, 2006)

Quando as anotações do paciente começaram a ser redigidas, era feita

em um único documento em ordem cronológica de registro. Pela dificuldade em


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acessar esses registros, cada paciente passou a ter o seu próprio prontuário.

Com o avanço das tecnologias de informação e comunicações, nas áreas

médicas, o prontuário passou a ser redigido de forma coletiva, que pode ser

atualizado e continuar sendo um documento único para cada paciente com um

número de registro único. (PINTO, 2006)

Na redação do texto no PEP os escritos são polifônicos, em linguagem

especializada, com termos técnicos, códigos numéricos e de línguas

estrangeiras utilizados em campos específicos. “O PEP é um documento

multimídia, [...] podem ser encontrados textos verbais e não verbais (sons -

batidas do coração, imagens e símbolos)”. (PINTO, 2006, p. 44).

Essas informações de acordo com (BIEGER, 1984 e GLOCK 1985 apud

PINTO, 2006), são classificadas em diferentes categorias classificadas em

descritivas, operacionais e de advertência como mostra o quadro 2:

Quadro 2 – Diferentes categorias de Informação do PEP

Categorias de informações Definições Descritivas Informações que descrevem o estado atual da realidade.

“Paciente fez uso de 01 comp. Prometazina 25 mg”, “Cliente cooperativo, respondendo as solicitações”;

Operacionais Informações cujo objetivo é oferecer as condições para gerir as situações dadas, ou seja, agir e/ou reagir sobre elas. “Tomar 01 cp de 12/12h”;

De advertência Informações cujo objetivo é chamar atenção para um fato. “Paciente apresentando lesões pruriginosas pelo corpo”.

FONTE: Encontros Bibli (2006)

Pinto (2006, p. 44) diz que “o PEP deve favorecer a comunicação não

apenas entre a equipe de saúde, porém entre ela e o paciente; daí a

necessidade do uso de uma linguagem mais próxima deste.” Entende-se que o

PEP trás informações úteis e estas precisam ser tratadas com o avanço das

TIC’s para que sejam recuperadas de forma rápida e eficiente.

Segundo Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001, p. 106):

Um sistema de arquivo médico é um conjunto de componentes que forma os mecanismos para que os prontuários sejam criados, usados, armazenados e acessados, fazendo parte de


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um Sistema de Informação Hospitalar (SIH) e tendo como foco central os dados clínicos.

Com o aumento das informações, os documentos já não são mais

desprezados nas organizações, pois os “documentos e arquivos estão

presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo.”

(CENADEM, 2008, p. 11). Surge então, um novo caminho, a gestão

documental que segundo o CENADEM (2008), consiste em oferecer condições

para que ocorra uma correta avaliação dos documentos da empresa de acordo

com às suas necessidade.

O Conselho Federal de Medicina reconhece que é importante do uso de

sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes

e para a troca de informação identificada em saúde, como também a

digitalização dos prontuários em papel, como instrumento de modernização,

com conseqüente melhoria no atendimento ao paciente.


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3 GESTÃO DOCUMENTAL

A história humana começou a ser reescrita com os achados

pertencentes aos povos antigos que de alguma maneira queriam registrar suas

rotinas diárias caracterizando-se como documentação histórica que começou a

ser organizada para as gerações futuras. Com os avanços que vão ocorrendo é

preciso acondicionar as antigas e as novas informações.

Pazin (2005, p. 9) diz que: “A criação e acumulação de documentos por

uma instituição e/ou pessoa ocorre sempre de acordo com as atividades e

funções exercidas por ela durante sua existência”. A vida de uma instituição

criada começa pelo seu registro que é documentado em contratos para poder

prestar algum serviço a comunidade em que está inserida. Estas atividades

afins devem ser elaboradas para atender as necessidades de seus usuários.

Toda documentação criada nas diversas fases de atendimento e

atividades exercidas pela instituição deve ser preservada. Esta preservação

precisa se concentrar em locais adequados de acordo com a política interna da

organização para poderem ser recuperados quando solicitados, são os

chamados arquivos, que quando organizados por “qualquer instituição

pressupõe a análise de sua estrutura administrativa e das funções dos

documentos por ela gerados.” (PAZIN, 2005, p. 9).

É preciso, que, se estabeleça fases de organização no arquivo para que

sua documentação não fique limitada só à pessoa que tem acesso exclusivo

aos documentos e que possam ser organizados para que sejam recuperados

mais facilmente.

Para os hospitais existe uma legislação federal que obrigá-os a ter

controle sobre a documentação produzida para cada paciente. A automação do

prontuário geralmente é feita por empresas terceirizadas que são especialistas

nesses procedimentos, pois possuem profissionais qualificados e desenvolvem

ferramentas eficientes para seus clientes. A AMA – Arquivo, Memória e Acesso


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- Gestão Documental e Comunicação, é uma empresa que faz a aplicação da

gestão de documentos utilizando inicialmente três fases:

Fase de Produção: os documentos a serem criados devem ser

necessários, em quantidades adequadas e que cumpram sua função

para a qual foi criado e que possibilitem o controle da informação

disseminada, economia de tempo, mão de obra e material e também a

redução da burocracia da instituição.

Fase de Tramitação e Uso: nessa fase os documentos devem estar no

lugar certo, na hora certa para cumprir sua função, reduzindo o

desperdício de tempo e de produtividade.

Fase de Avaliação e Destinação: nessa fase é definido o valor do

documento, seu prazo de arquivamento e descarte, todos definidos de

acordo com a Tabela de Temporalidade, evitando-se o excesso de

documentos arquivados e garantindo o acesso e a conservação dos

documentos providos de valor.

A gestão documental surge “diante dos novos modelos administrativos”

segundo o (JORNAL DO GED, 200?, p. 62). As empresas são obrigadas a

tratar melhor sua documentação, as quais terão que se adequar as devidas

exigências do mercado e acompanhar as novas estratégias da administração.

O documento passa a ter valor deixando de ser desprezado nas

instituições. O grande volume de informações gera inúmeros registros que são

documentados, e precisam ser guardados para serem acessados quando

solicitados.

Em qualquer instituição pública ou privada os documentos estão

presentes e o valor atribuído a eles depende da informação que se precisa,

seja para tomada de decisão nos negócios, como provas de alguma atitude ou

como fonte de conhecimento. O valor do documento é dado depois que é feita

uma avaliação.

Para que a informação tenha valia, ela precisa ser triada, tratada e organizada segundo critérios, muitas vezes


23

generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou organismo público baseando-se em sua atividade-fim ou necessidades específicas de processos de trabalho. (JORNAL DO GED, 200?, p. 11)

Toda informação tem um valor agregado a ela para poder ser

disseminada. Este valor concentra-se na satisfação do usuário em buscar e

receber a informação desejada em tempo hábil para sua necessidade. Os

centros de documentação precisam de critérios para que isso ocorra na sua

unidade de informação.

A Lei de nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, diz que:

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Segundo Vieira (2001), os arquivos guardam a informação que

precisamos, seja ela cultural, acadêmica, técnica, histórica, como estatística,

prova ou progresso. É o elemento necessário para a evolução humana e para

faze uso dela, é necessário um profissional com conhecimentos específicos

para tratar e disseminar as informações necessárias aos usuários da instituição

em que estão inseridos.

Smith (200?), comenta que os profissionais envolvidos com a

informação, como os arquivistas, bibliotecários e documentalistas, têm em

comum o conhecimento específico em sua área, estas informações obtidas são

normalizadas e organizadas para que outros as sistematizem e seus

conhecimentos sejam ampliados.

Cada profissional tem que fazer uma avaliação em seu acervo para que

não guarde documentação sem valor. De acordo com a AMA (2008), o valor do

documento é estabelecido em uma instituição após uma avaliação que

estabelece o seu valor jurídico, legal, administrativo, fiscal e seu tempo de


24

guarda, seguindo as considerações da TTD – Tabela de Temporalidade

Documental.

A elaboração da TTD consiste nas seguintes etapas:

Na etapa de coletar dados sobre cada documento verifica-se sua

validação de acordo com a legislação vigente; entrevistar o pessoal nos

setores que criam e recebem os documentos; fazer o levantamento do

acervo;

Formar o banco de dados de temporalidade com cada documento

analisado e registrado;

Fazer reunião para discutir a aprovação por área e o formato da TTD;

Formar o banco de dados com os documentos gerados por área;

colocando links de acordo com a legislação com o prazo de validade de

cada documento;

Elaborar o manual de procedimentos e de atualização da TTD;

Aplicar a TTD separando documentos válidos dos vencidos.

O prazo para guarda de um documento pode ser diferente para o

empresário e para o consumidor. O amparo legal de guarda de documentos

administrativos é estabelecido para cada tipo de documento de acordo com as

leis nº 5.172 do Código Tributário Nacional; a Lei nº 8.212, art. da Lei Orgânica

da Seguridade Social; a Instrução Normativa nº 8/93 da Secretaria da Receita

Federal; o Parecer 410 da Coordenação do Sistema de Tributação (CST/SIPR).

Sendo assim, toda instituição está obrigada a guardar e preservar

sua documentação de acordo com o estabelecido em lei e manter um

profissional habilitado para seguir os passos de triagem e avaliação para

eliminar o que for desnecessário para a instituição.

A classificação e a TTD são fundamentais para a gestão

documental, como informa o Jornal do GED (200?), onde diz que após a

avaliação dos documentos resulta a TTD onde encontram-se os códigos de

classificação, os assuntos, os prazos de guarda e o destino final da

documentação produzida, recebida e distribuída na instituição.


25

Schellenberg (2004, p. 67), diz que: “os arquivos, à medida que

aumentam em volume, tornam-se também mais complexos”, por isso a

eliminação de alguns documentos sem importância, é feita logo no início da

avaliação.

Para que não seja dada a importância a documentos sem valor, na

triagem inicial do processo de avaliação eles já podem ser descartados

evitando-se o acúmulo de documentos sem valor para a instituição.

3.1 IMPLEMENTAÇÃO DE ARQUIVO

Segundo Lubisco e Brandão (2000), a evolução humana compreende os

três estágios da comunicação:

A oralidade, onde a linguagem passou a ser um meio sofisticado de

comunicação e o produto de um método para pensar.

A escrita, em que o homem aprende a escrever e passa a acumular e

preservar o conhecimento em registros escritos. O conhecimento

passou a ser transmitido por quem soubesse registrá-lo e interpretá-lo.

As tecnologias de informação e comunicação, homem e máquina juntos

para preservar e disseminar o conhecimento adquirido de geração em

geração.

A comunicação passou a ser on-line e sem fio com computadores

conectados em rede para facilitar a busca, a interação entre usuários e a

comunicação em tempo real para qualquer parte do planeta. As informações

passaram a ser automáticas e sendo armazenadas em diferentes suportes

para serem processadas, acessadas e recuperadas com maior rapidez e

facilidade pelos usuários.

Definir o gerenciamento eletrônico de documentos não é uma tarefa

fácil, é um leque que sofre constantes modificações acompanhando a evolução

tecnológica. Para Silva (200?), a definição do ged é um conjunto de tecnologias

que permite o gerenciamento de documentos de forma digital com suas

variadas formas.


26

O conceito da wikipedia, a enciclopédia livre, on-line, trata o GED como

sendo:

Uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet coorporativa.

O Jornal do GED (2004), define:

GED é um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

O GED não deixa de ser um conjunto de equipamentos eletrônicos que

permite gerenciar os documentos eletrônicos.

Segundo Guimarães (1996) apud Lubisco e Brandão (2000), deve-se

considerar os seguintes itens no custo de composição do GED:

Licenciamento de Software;

Planejamento e desenvolvimento;

Instalação e treinamento;

Digitalização e indexação

Hardware complementar.

Ressalta também que deve ser feita a avaliação de redução anual de

custos considerando:

O redirecionamento das atividades exercidas por pessoas

envolvidas com busca e manipulação de papel/informação;

Redução dos custos de distribuição;

Redução do número de cópias geradas;

Eliminação de equipamentos para consulta/impressão;

Redução de erros em atividades de manutenção/compras;

Redução de custos com novos equipamentos;

Redução do espaço físico de armazenamento;


27

Eliminação de atividades;

Agilização de processos de revisão;

Atendimento a normas internacionais;

Incremento da qualidade;

Prevenção do uso adequado da informação.

Silva (200?, p. 3) diz que “a tecnologia que antecedeu o GED no

gerenciamento de documentos foi a microfilmagem”. Ainda é utilizada, feita

com micro-filmadoras planetárias ou rotativas que permite a qualidade da

imagem, redução de custos com transporte, mão-de-obra, tempo de

preparação, a imagem é uniforme, pura, com alto contraste, pode ser feita no

local onde estão os documentos.

Lubisco e Brandão (2000, p. 279):

Para que um documento armazenado num sistema de processamento de imagens tenha a mesma validade de seu original é preciso que haja previsão legal nesse sentido, caso contrário a imagem terá a natureza jurídica de uma cópia. O microfilme, por exemplo, encontra-se amparado pela Lei nº 5.433/68 – alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 – motivo pelo qual é tão utilizado na preservação de acervos administrativos.

O processo de implantação de arquivos informatizados leva ao controle

de uma gestão de documentos e consequentemente a implantação do GED -

Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Este processo geralmente é feito por empresas especializadas, pois

possuem profissionais qualificados e desenvolvem ferramentas para a

administração dos arquivos e manutenção dos acervos para a eficiência e a

qualidade do serviço.


28

4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Desde a antiguidade os povos já utilizavam métodos para o tratamento

automático da informação, como ressalta Rondinelli (2004, p. 24):

A história do tratamento automático da informação remonta do ábaco, usado por civilizações antigas, provavelmente os babilônios, em 2000 a. c. Ao longo dos séculos a trajetória da informação automática registra invenções como réguas de cálculo, máquinas de calcular, placas perfuradas e outras, até o aparecimento do computador no século XX.

Inicialmente, os sistemas de informações hospitalares foram

desenvolvidos para atender às necessidades administrativas, enfatiza

Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001).

O gerenciamento de arquivos significa coisas diferentes para pessoas diferentes. [...] para uma pessoa depende do seu ponto de vista. Um programador de aplicação normalmente precisa estar apto a: classificar arquivos; fazer busca nos arquivos; acrescentar registros; alterar valores em registros existentes nos arquivos; copiar arquivos. O programador de aplicação vê o gerenciamento de arquivos, como a manipulação de estruturas de dados para que as operações acima possam ser executadas eficientemente.” (CLAYBROOK, 1987, P. 17)

Atualmente as instituições que trata da documentação que

produz, tem problemas para manter seu acervo físico, pois é preciso espaço,

climatização adequada, profissionais qualificados e fazer a manutenção da

área. Todos estes aspectos geram um custo para a instituição manter sua

própria produção documental.

Um Sistema de GED, segundo Lubisco e Brandão (2000), permite a

redução de espaço físico; um custo menor de armazenagem; a eliminação de

parte do acervo em papel; menos contato do usuário com o documento físico;

garante ao usuário acesso rápido e seguro.

Segundo Matos; Correia e Paiva (2002), o GED converte papéis e documentos para a forma digital. Funcionando com softwares, hardware, CD e


29

discos ópticos para o armazenamento das informações. Apontam três obstáculos para a utilização futura dos documentos criados atualmente:

A unicidade dos registros que são digitalizados na base de

dados, compartilhada em rede;

A autenticidade dos documentos eletrônicos, pios pode-se

reinventar fatos, distorce-los ou falsifica-los;

A preservação os produtos tornam-se obsoletos diante das

inovações tecnológicas, em que alguns tipos de hardware não

são compartilhados entre si.

Elementos do sistema GED:

1. Entrada

Determinar a importância do documento;

Preparar a documentação para a digitalização;

Digitalização com o equipamento mais adequado;

Armazenagem dos textos digitalizados;

Verificar a resolução da imagem a ser digitalizada;

Ajustar a limiar, amplitude de captura da imagem.

2. Processamento

Edição – melhor posição para scannear o documento;

Indexação – é colocado um link entre o registro da imagem e os registros

textuais.

3. Armazenagem

Em mídias diversas

Em disco rígido

Em Sistema RAID – Redundant Arrays of Independent Disk, matrizes

redundantes de discos independentes, gerencia um conjunto de discos;

Em drives de backup

Em discos ópticos – CD-Rom, CD-R, Worm, Rewritable, DVD

Em jukebokes

Em torres de CD

Em mídias mais adequadas: disco rígido ou disco óptico não-regravável

4. Durabilidade – uma mídia arquivística deve ser capaz de preservar seu

conteúdo por pelo menos trinta anos. O papel e o micro-filme tem vida útil

comprovada de cem anos.

5. Transmissão


30

Permite os vários usuários acessarem o mesmo documento ao mesmo tempo

em locais distintos.

6. Saídas

Em monitores

Em impressoras

Silva (2000-?) cita algumas tecnologias utilizada pelo Sistema de GED, a

saber:

Document Management – gerenciamento de documentos;

Document Imaging – gerenciamento de imagens;

Workflow Management – gerenciamento do fluxo de trabalho

COLD – gravação direta do computador para disco óptico

COM – microfilmagem de informação gerada em computador

De acordo com os métodos utilizados por uma empresa terceirizada de

consultoria, o ponto de partida para a organização e a informatização dos

arquivos é a elaboração do projeto inicial para definir os objetivos a serem

atingidos; estabelecer metas para criação da TTD; fazer a triagem, a

conferência, o tratamento e a recuperação de documentos; definir uma

seqüência de ordenação; agrupar os documentos por títulos; elaboração de um

índice no próprio sistema Web terceirizado; o armazenamento documental em

suportes adequados; a reformulação física do arquivo e fazer o treinamento

dos usuários do sistema informatizado.

Os recursos informacionais que essas empresas oferecem são dispostos

em módulos à saber:

Indexação onde o sistema é personalizado com as características

específicas da empresa-cliente.

Impressão de rótulos para as caixas e pastas;

Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para

alocação das unidades integrantes do acervo na sede da empresa;

Definição automática do local de arquivamento de novos documentos

de acordo com o título;

Controle de empréstimos de documentos;

Histórico das solicitações e devoluções;


31

Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem

expurgados;

Realização de consultas;

Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acesso

a índices e documentos predeterminados, e delimitações para consulta,

inclusão e exclusão de documentos e operações de funções

avançadas.

A vantagem com esta padronização de módulos oferece ao cliente:

Disponibilização de espaço físico;

Organização física adequada;

Sistema de identificação visual;

Padronização dos métodos de arquivamento;

Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

Redução de custos com a administração e manutenção dos arquivos;

Atendimento às normas ISO1 de armazenagem e rastreamento de

informações e documentos.

As prestadoras de serviços que oferecem as empresas uma

organização para arquivos informatizados criam metodologias para garantir

e agilizar uma implantação eficiente da Gestão de Documentos. Há casos

em que as terceirizadas criam metodologias de gestão estratégica de

documentos, informação e conhecimento corporativo.

Para aplicação dessas metodologias é feito um projeto inicial em

que são formalizadas e documentadas as técnicas, produtos e serviços que

serão adotados no sistema da gestão documental criado especificamente

para cada instituição de acordo com suas características e necessidades.

O objeto de análise consiste nos:

Departamentos e segmentos do cliente que farão parte dos trabalhos

e sua abrangência; 1 Abreviatura de “International Organization for Standardization”, ou seja, Organização Internacional de Normalização.


32

Responsáveis envolvidos e suas atribuições;

Verificação dos títulos documentais do acervo do cliente, os

procedimentos, técnicas e soluções que serão aplicadas para cada

título;

Disseminação dos documentos nos departamentos definidos da

empresa;

Prazos de permanência dos documentos nos arquivos, ativo, semi-

ativo, inativo e a transferência de um arquivo para outro;

Registro das especificações dos fluxos de trabalho da empresa, com

a seqüência das tarefas e prazos do início ao fim do processo -

workflow.

Objetivos principais a serem alcançados:

Gestão total das informações da empresa, independente da mídia

utilizada;

Desenvolvimento de manuais contendo a metodologia de criação,

tratamento, disseminação da informação, arquivamento e

destinação final documentação a ser gerada regularmente;

Treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos para

operação dos acervos, dos Sistemas e Softwares implantados;

Organização e inventário dos acervos já existentes;

Manutenção regular dos arquivos, ativo com remanejamento,

tratamento, eliminação ou envio de documentos para o serviço de

guarda;

Criação do Centro de Gestão de Documentos com serviços de:

pesquisa, aquisição, organização, estruturação e disseminação da

informação, como também a elaboração da TTD e taxonomias,

digitalização de documentos e demais atividades para

racionalização e eficiência às informações geradas externa e

internamente;

Automação dos processos de trabalho com envio de tarefas para

cada responsável – ferramenta de workflow.

Para agilizar a gestão de documentos e processos as empresas utilizam:


33

Software de GED – Gestão de Documentos -que informatiza os arquivos

em papel, digital e eletrônico da empresa. Digitaliza documentos,

armazena arquivos digitais e eletrônicos de qualquer extensão e

disponibiliza todos via internet com o sistema da empresa terceirizada.

Software Workflow – Gestão de Processos – que automatiza os

processos e os fluxos de trabalho da empresa, possibilitando a

padronização e a agilidade na execução das tarefas, tendo maior

produtividade, redução de custos e vantagens competitivas.

Digitalização – permite o acesso e a disseminação das informações

entre os usuários e colaboradores, com a visualização instantânea e a

multi-usuários das imagens de documentos, em qualquer computador

conectado à internet. Nos servidores dessas empresas, as imagens

digitais armazenadas estão acessíveis 20h por dia nos 7 dias da

semana pelo site. O acesso só é permitido através de senha e login de

acordo com a categoria do usuário: administrativo, clientes,

fornecedores, empregados, colaboradores, etc.

A inserção dos dados, a indexação e a digitalização de documentos

podem ser realizadas pela prestadora dos serviços ou pelo cliente em qualquer

departamento através do sistema Web.

Os sistemas de informação ajudam na gestão dos pacientes e

funcionamento da instituição hospitalar e às vezes estão em um único sistema.

O hospitalar é desenvolvido para auxiliar na gestão de toda a informação

clínica e administrativa para melhorar a qualidade da prestação dos serviços de

saúde.

Nos sistemas hospitalares há vários tipos de sistemas organizacionais:

Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, adaptados às

necessidades da especialidade, com uma base de dados do sistema de

informação e sem relação com os outros sistemas de registos clínicos;

Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, semelhantes aos

anteriores mas onde as bases de dados comunicam entre si;


34

Um único sistema de registros clínico eletrônico hospitalar, em que

todas as especialidades trabalham com o mesmo registro clínico

eletrônico, embora as interfaces de introdução de dados possam ser

adaptados a cada uma delas. Neste caso os sistemas de apoio clínico,

que correspondem aos sistemas de informação de radiologia, de

patologia (exames de anatomia patológica), de hematologia e

bioquímica e de laboratórios que avaliam a função (como ECG, testes

de função respiratória) alimentam ou não o Registro Clínico Eletrônico;

Vários registros clínicos eletrônicos departamentais, mas o

armazenamento da informação clínica é feita em várias bases de dados

hospitalares não diretamente associados aos registros eletrônicos.

Existe uma plataforma comum a todos os sistemas de informação que

permite a comunicação dos dados entre cada um. Um dos aspectos

mais importantes para a existência de um sistema de informação

hospitalar desta natureza é a compatibilidade entre os vários sistemas

informáticos.

Esses sistemas integram outros sistemas já existentes e refletem os

vários departamentos existentes.

4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTUÁRIO MÉDICO

As normas técnicas para o uso de sistemas informatizados para a

guarda e manuseio do prontuário médico, foram estabelecidas para manter a

legitimidade e a segurança das informações de acordo com a Resolução CFM

nº 1.638/2002.

I - Integridade da Informação e Qualidade do Serviço - O sistema de

informações deverá manter a integridade da informação através do controle de

vulnerabilidades, de métodos fortes de autenticação, do controle de acesso e

métodos de processamento dos sistemas operacionais conforme a norma

ISO/IEC 15408, para segurança dos processos de sistema.

II - Cópia de Segurança - Deverá ser feita cópia de segurança dos dados do

prontuário pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que o sistema de


35

informação utilizado possua a funcionalidade de forçar a realização do

processo de cópia de segurança diariamente. O procedimento de back-up deve

seguir as recomendações da norma ISO/IEC 17799, através da adoção dos

seguintes controles:

Documentação do processo de backup/restore;

As cópias devem ser mantidas em local distante o suficiente para livrá-

las de danos que possam ocorrer nas instalações principais;

Mínimo de três cópias para aplicações críticas;

Proteções físicas adequadas, de modo a impedir acesso não

autorizado;

Possibilitar a realização de testes periódicos de restauração.

III - Bancos de Dados - Os dados do prontuário deverão ser armazenados em

sistema que assegure, pelo menos, as seguintes características:

Compartilhamento dos dados;

Independência entre dados e programas;

Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e

validação dos dados;

Controle da estrutura física e lógica;

Linguagem para a definição e manipulação de dados (SQL - Standard

Query Language);

Funções de auditoria e recuperação dos dados.

IV - Privacidade e Confidencialidade - Com o objetivo de garantir a privacidade,

confidencialidade dos dados do paciente e o sigilo profissional, faz-se

necessário que o sistema de informações possua mecanismos de acesso

restrito e limitado a cada perfil de usuário, de acordo com a sua função no

processo assistencial:

Recomenda-se que o profissional entre pessoalmente com os dados

assistenciais do prontuário no sistema de informação;

A delegação da tarefa de digitação dos dados assistenciais coletados a

um profissional administrativo não exime o médico, fornecedor das

informações, da sua responsabilidade desde que o profissional


36

administrativo esteja inserindo estes dados por intermédio de sua senha

de acesso;

A senha de acesso será delegada e controlada pela senha do médico a

quem o profissional administrativo está subordinado;

Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informação;

Todos os funcionários de áreas administrativas e técnicas que, de

alguma forma, tiverem acesso aos dados do prontuário deverão assinar

um termo de confidencialidade e não-divulgação, em conformidade com

a norma ISO/IEC 17799.

V - Autenticação - O sistema de informação deverá ser capaz de identificar

cada usuário através de algum método de autenticação. Em se tratando de

sistemas de uso local, no qual não haverá transmissão da informação para

outra instituição, é obrigatória a utilização de senhas. As senhas deverão ser

de no mínimo 5 caracteres, compostos por letras e números. Trocas periódicas

das senhas deverão ser exigidas pelo sistema no período máximo de 60

(sessenta) dias. Em hipótese alguma o profissional poderá fornecer a sua

senha a outro usuário, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema

de informações deve possibilitar a criação de perfis de usuários que permita o

controle de processos do sistema.

VI - Auditoria - O sistema de informações deverá possuir registro (log) de

eventos, conforme prevê a norma ISO/IEC 17799. Estes registros devem

conter:

A identificação dos usuários do sistema;

Datas e horários de entrada (log-on) e saída (log-off) no sistema;

Identidade do terminal e, quando possível, a sua localização;

Registro das tentativas de acesso ao sistema aceitas e rejeitadas;

Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados, aceitas e

rejeitadas.

Registro das exceções e de outros eventos de segurança relevantes

devem ser mantidos por um período de tempo não inferior a dez anos,

para auxiliar em investigações futuras e na monitoração do controle de

acesso.


37

VII - Transmissão de Dados - Para a transmissão remota de dados

identificados do prontuário, os sistemas deverão possuir um certificado digital

de aplicação única emitido por uma AC (Autoridade Certificadora) credenciada

pelo ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela AC

Raiz da estrutura do ICP-Brasil – Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira,

a fim de garantir a identidade do sistema.

VIII - Certificação do software - A verificação do atendimento destas normas

poderá ser feita através de processo de certificação do software junto ao CFM,

conforme especificado a seguir.

IX - Digitalização de prontuários - Os arquivos digitais oriundos da digitalização

do prontuário médico deverão ser controlados por módulo do sistema

especializado que possua as seguintes características.

Mecanismo próprio de captura de imagem em preto e branco e colorida

independente do equipamento scanner;

Base de dados própria para o armazenamento dos arquivos

digitalizados;

Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado,

possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente;

Mecanismo de pesquisa utilizando informações sobre os documentos,

incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos

digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados;

Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a

documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas.

Para se obter a certificação dos sistemas informatizados para a guarda e

manuseio do prontuário médico, é preciso ser credenciado. Este

credenciamento pode ser feito por todas as pessoas físicas, organizações ou

empresas desenvolvedoras de sistemas informatizados para a guarda e

manuseio do prontuário médico que desejarem obter a certificação do CFM e

da SBIS deverão cumprir os seguintes passos:

1) Responder e enviar via Internet, o questionário básico, disponível na

página do CFM: http://www.cfm.org.br/certificacao;


38

2) O questionário remetido será analisado pelo CFM/SBIS, que emitirá um

parecer inicial aprovando ou não o sistema proposto. Este parecer será

enviado, via Internet, ao postulante;

3) Caso aprovado, os sistemas de gestão de consultórios e pequenas

clínicas (sistemas de menor complexidade) deverão ser encaminhados à sede

do CFM para análise. Os sistemas de gestão hospitalar ou de redes de atenção

à saúde (sistemas de maior complexidade) que não possam ser enviados

serão analisados "in loco" (sob a responsabilidade do CFM/SBIS);

4) O processo de avaliação consistirá na análise do cumprimento das

normas técnicas acima elencadas. A aprovação do sistema estará

condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas;

5) Em caso de não-aprovação do sistema, serão especificados os motivos

para que as reformulações necessárias sejam encaminhadas;

6) Uma vez aprovado o sistema na versão analisada, além do documento

de certificação o CFM e a SBIS emitirão um selo digital de qualidade que

poderá ser incorporado na tela de abertura do sistema;

7) A tabela de custos para o processo de certificação dos sistemas de

informação de prontuário eletrônico encontra-se disponível no site

http://www.cfm.org.br/certificacao;

8) A certificação deverá ser revalidada a cada nova versão do sistema,

seguindo os mesmos trâmites anteriormente descritos.

Apesar das leis e resoluções para o tratamento da documentação

hospitalar, Rodrigues Filho; Xavier e Adriano (2001, p. 112), comentam que “se

os sistemas de arquivo médico nos hospitais brasileiros são pobres e

desorganizados, o mesmo acontece com muitos hospitais de países

desenvolvidos”.

São encontradas falhas de: conteúdo, onde os registros são ilegíveis,

não acurados, são fragmentados, incompletos, incompreensíveis, excessivos

ou redundantes; de formato, onde se apresentam de forma sem uma

ordenação lógica; de acesso, onde não são facilmente localizados; e de

indisponibilidade, não são colocados em locais determinados sendo difícil

localiza-los.


39

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após a pesquisa bibliográfica sobre o tema, pode-se concluir o aumento

de documentos armazenados pelos estabelecimentos de saúde e alguns fazem

parte do prontuário do paciente. O prontuário é propriedade física da instituição

hospitalar em que o paciente é assistido e tem o dever de guardar este

documento.

Com os avanços da tecnologia de informação e telecomunicações são

oferecidos novos métodos de armazenamento e de transmissão de dados. As

informações dos pacientes começaram a ser de forma manuscrita para que seu

quadro clínico fosse acompanhado, desde a evolução do seu estado de saúde

até sua recuperação.

A evolução da comunicação humana se desenvolve a cada dia e são

oferecidos equipamentos e formas de se preservar os acontecimentos da

sociedade. Estas informações são preservadas ao longo do tempo de acordo

com a cultura existente em cada época.

O surgimento dos arquivos informatizados tenta armazenar de forma

mais coesa e facilitar seu acesso posterior com os avanços que vão ocorrendo.

O gerenciamento eletrônico é um meio de gerar, controlar, armazenar,

disseminar e recuperar as informações existentes nos documentos.

Qualquer empresa, independente de sua atividade ou porte, pode fazer

a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos para integrar seus

departamentos. Alguns documentos nas empresas são produzidos

eletronicamente independente de ter o gerenciamento eletrônico ou não, esse

documentos são produzidos em softwares de word, excel desenhos, e-mails.

Existem empresas que terceirizam seus serviços para a organização

documental criadas nas instituições, pois elas possuem profissionais

qualificados, ferramentas de sistemas e desenvolvem metodologias que serão

aplicadas para cada cliente oferecendo técnicas e softwares atualizados.


40

Sem o gerenciamento eletrônico ocorre o excesso de cópias, a

duplicação de arquivos, a má utilização de espaço físico e de armazenamento,

o que acarreta o aumento de custos desnecessários.

Os documentos digitalizados têm a vantagem de economizar espaço

físico; otimização dos fluxos de trabalho; ganho de produtividade; facilita o

acesso às informações, de geração e distribuição de dados. Por outro lado a

digitalização também trás desvantagens como a fragilidade do

armazenamento; a rápida mudança nos modelos de hardware, software e

formatos; suspeita na integridade dos documentos; complexidade e alto custo

para preservação e a dependência social da informação digital.

A literatura consultada nos meios impressos e eletrônicos possibilitou o

expor neste trabalho o conhecimento adquirido.

O sistema de informação hospitalar é um sistema desenhado para

auxiliar na gestão de toda a informação clínica e administrativa da instituição,

para melhorar a qualidade dos serviços prestados a seus pacientes, integrando

outros sistemas já existentes, integrando a equipe de saúde e o paciente,

reduzindo custos e proporcionando o avanço do conhecimento clínico.

É preciso que os profissionais de saúde e as associações médicas,

participem conjuntamente para o desenvolvimento do SIH – Sistema de

Informação Hositalar, para garantir a integração dos dados administrativos e

clínicos possibilitando o bom funcionamento do sistema e atender as

solicitações tanto dos profissionais em saúde como dos pacientes.

Apesar da tecnologia trazer mudanças e às vezes não tão seguras, é

preciso que os profissionais estejam familiarizados com os avanços

tecnológicos e estudá-los para que não se torne uma ameaça. A tecnologia

também tras benefícios que atendem as necessidades dos usuários.


41

REFERÊNCIAS

AMA gestão documental e comunicação. O que é gestão documental.

Disponível em: <http://www.gestaodocumental.com.br/pagina.php?id=1882>.

Acesso em: 14 out. 2008.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: apresentação de trabalhos acadêmicos. NBR 14724. Rio de Janeiro: ABNT, 2005. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: citações em documentos: apresentação. NBR 10520. Rio de Janeiro: ABNT, 2002. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: referências: elaboração. NBR 6023. Rio de Janeiro: ABNT, 2002. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: resumo: apresentação. NBR 6028. Rio de Janeiro: ABNT, 2003. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: sumário: apresentação. NBR 6027. Rio de Janeiro: ABNT, 2003. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Informação e documentação: numeração progressiva das seções de um documento escrito: apresentação. NBR 6024. Rio de Janeiro: ABNT, 2003. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 10 out. 2008. CALDEROM, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 3, p. 97-104, set./dez. 2004. CLAYBROOK, Billy G. Técnicas de gerenciamento de arquivos. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1987. CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Aprova as Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico, dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios


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para certificação dos sistemas de informação e dá outras providências. Resolução n. 1.639, de 10 de julho de 2002. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.html?infoid=156etsid=5>. Acesso em: 20 out. 2008. CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Define prontuário médico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de Prontuário nas instituições de saúde. Resolução n. 1.638, de 10 de julho de 2002. Disponível em: <http//www.portalmedico.org.br/resoluções/cfm/2002/1638_2002.html>. Acesso em: 20 out. 2008. DORILEO, Éderson A. Gomes et al. Estruturação da evolução clínica para o prontuário eletrônico do paciente. São Paulo: USP, 2006. Disponível em: <http://www.Sbis.org.br/cbis/arquivos/838.pdf>. Acesso em: 14 out. 2008. ECM e GED são a mesma coisa? O que é GED? Jornal do GED, São Paulo: CENADEM, jan./fev. 2004. Disponível em: <http://www.cenadem.com.br/ged03.php>. Acesso em: 14 out. 2008. GESTÃO documental: o que é, para que serve. Jornal do GED, São Paulo: CENADEM, [200?], p. 11-13. LUBISCO, Nídia M. L.: BRANDÃO, M. B. (Org.). Informação & informática. Salvador: EDUFBA, 2000. MATOS, Aluísio Magela Gonçalves; CORREIA, Ednaldo Alves; PAIVA, Stella Maria Martins. Digitalização de documentos: conceitos e políticas. Brasília: UCB, 2002. MOTA, Francisca Rosaline Leite. Prontuário eletrônico e o processo de competência informacional. Enc. Bibli.: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, n. 22, 2º sem. 2006. ORGANIZAÇÃO de arquivos. Disponível em: <http://www.arquivar.com.br/servicos>. Acesso em: 08 set. 2008. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo, 2005. PINTO, Virgínia Bentes. Prontuário eletrônico do paciente: documento técnico e informação e comunicação do domínio da saúde. Enc. Bibli.: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, n . 21, 1º sem. 2006. PRAZOS obrigatórios de guarda de documentos. Disponível em: <http://www.dcomercio.com.br/especiais/guardar>. Acesso em: 18 set. 2008.


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RODRIGUES FILHO, José; XAVIER, Jefferson Colombo B.; ADRIANO, Ana Lúcia. A tecnologia da informação na área hospitalar: um caso de implementação de um sistema de registro de pacientes. RAC, [S.l.], v. 5, n. 1, p. 105-120, jan./abr. 2001. RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Enc. Bibli.: R. Eletr. Bibli. Ci. Inf., Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. SILVA, Danielle Pereira da et al. GED – Gerenciamento eletrônico de documentos a tecnologia que está mudando o mundo. [S. l. : s. n., 200?]. Disponível em: <http://www.arquivar.com.br/espaco_profissional/sala_leitura/artigos/GDED_Ger_elet_de_Documentos.pdf>. Acesso em: 17 nov. 2008. SISTEMAS de informação em saúde. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki?Sistema_de_Informa%C3%A7%C3%A30_em_Sa%C3%BAde>. Acesso em: 17 nov. 2008. SMITH, Johanna W. Eu, bibliotecário, RG XXXXX e CPF YYYYY, trabalho em arquivo ou museu ... algum problema? Palavra-chave, [S. l. : s. n., 200?]. VIEIRA, Sebastiana Batista. Técnicas de arquivo e controle de documentos. Rio de Janeiro: Temas & Idéias Editora, 2001.


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ANEXOS


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RESOLUÇÃO CFM nº 1.638/2002

"Define prontuário médico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de Prontuários nas instituições de saúde".

O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e

CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar o prontuário para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Código de Ética Médica;

CONSIDERANDO que o prontuário é documento valioso para o paciente, para o médico que o assiste e para as instituições de saúde, bem como para o ensino, a pesquisa e os serviços públicos de saúde, além de instrumento de defesa legal;

CONSIDERANDO que compete à instituição de saúde e/ou ao médico o dever de guarda do prontuário, e que o mesmo deve estar disponível nos ambulatórios, nas enfermarias e nos serviços de emergência para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a atuação de cada profissional;

CONSIDERANDO que as instituições de saúde devem garantir supervisão permanente dos prontuários sob sua guarda, visando manter a qualidade e preservação das informações neles contidas;

CONSIDERANDO que para o armazenamento e a eliminação de documentos do prontuário devem prevalecer os critérios médico-científicos, históricos e sociais de relevância para o ensino, a pesquisa e a prática médica;

CONSIDERANDO a legislação arquivística brasileira, que normatiza a guarda, a temporalidade e a classificação dos documentos, inclusive dos prontuários médicos;

CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/2002, aprovado na Sessão Plenária de 10 de julho de 2002;

CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em Sessão Plenária de 10 de julho de 2002.

RESOLVE:

Art. 1º - Definir prontuário médico como o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo.

Art. 2º - Determinar que a responsabilidade pelo prontuário médico cabe:

I. Ao médico assistente e aos demais profissionais que compartilham do atendimento;

II. À hierarquia médica da instituição, nas suas respectivas áreas de atuação, que tem como dever zelar pela qualidade da prática médica ali desenvolvida;

III. À hierarquia médica constituída pelas chefias de equipe, chefias da Clínica, do setor até o diretor da Divisão Médica e/ou diretor técnico.

Art. 3º - Tornar obrigatória a criação das Comissões de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos e/ou instituições de saúde onde se presta assistência médica.


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Art. 4º - A Comissão de que trata o artigo anterior será criada por designação da Direção do estabelecimento, por eleição do Corpo Clínico ou por qualquer outro método que a instituição julgar adequado, devendo ser coordenada por um médico.

Art. 5º - Compete à Comissão de Revisão de Prontuários:

I. Observar os itens que deverão constar obrigatoriamente do prontuário confeccionado em qualquer suporte, eletrônico ou papel:

a. Identificação do paciente – nome completo, data de nascimento (dia, mês e ano com quatro dígitos), sexo, nome da mãe, naturalidade (indicando o município e o estado de nascimento), endereço completo (nome da via pública, número, complemento, bairro/distrito, município, estado e CEP);

b. Anamnese, exame físico, exames complementares solicitados e seus respectivos resultados, hipóteses diagnósticas, diagnóstico definitivo e tratamento efetuado;

c. Evolução diária do paciente, com data e hora, discriminação de todos os procedimentos aos quais o mesmo foi submetido e identificação dos profissionais que os realizaram, assinados eletronicamente quando elaborados e/ou armazenados em meio eletrônico;

d. Nos prontuários em suporte de papel é obrigatória a legibilidade da letra do profissional que atendeu o paciente, bem como a identificação dos profissionais prestadores do atendimento. São também obrigatórias a assinatura e o respectivo número do CRM;

e. Nos casos emergenciais, nos quais seja impossível a colheita de história clínica do paciente, deverá constar relato médico completo de todos os procedimentos realizados e que tenham possibilitado o diagnóstico e/ou a remoção para outra unidade.

I. Assegurar a responsabilidade do preenchimento, guarda e manuseio dos prontuários, que cabem ao médico assistente, à chefia da equipe, à chefia da Clínica e à Direção técnica da unidade.

Art. 6º - A Comissão de Revisão de Prontuários deverá manter estreita relação com a Comissão de Ética Médica da unidade, com a qual deverão ser discutidos os resultados das avaliações realizadas.

Art. 7º - Esta resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Brasília-DF, 10 de julho de 2002

EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA Presidente Secretário-Geral


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ANEXO I - RESOLUÇÃO CFM Nº 1.639/2002

Revogada pela Resolução CFM nº 1.821 de 11 de julho de 2007

CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA

Aprova as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos sistemas de informação e dá outras providências.

O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e

CONSIDERANDO que o médico tem o dever de elaborar o prontuário para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Código de Ética Médica;

CONSIDERANDO que os dados que compõem o prontuário pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que, quando solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas das informações a ele pertinentes;

CONSIDERANDO o teor da Resolução CFM nº 1.605/2000, que dispõe sobre o fornecimento das informações do prontuário à autoridade judiciária requisitante;

CONSIDERANDO que o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário, seja eletrônico ou em papel;

CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de saúde e consultórios médicos em decorrência da necessidade de manutenção dos prontuários;

CONSIDERANDO os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações, que oferecem novos métodos de armazenamento e de transmissão de dados;

CONSIDERANDO a legislação arquivística brasileira, que normatiza a guarda, a temporalidade e a classificação dos documentos, inclusive dos prontuários médicos;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução CFM nº 1.638/2002, de 10 de julho de 2002, que define prontuário médico e cria as Comissões de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos e/ou instituições de saúde;

CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM nº 30/2002, aprovado na Sessão Plenária de 10 de julho de 2002;

CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em Sessão Plenária de 10 de julho de 2002.

RESOLVE:


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Art. 1º Aprovar as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", anexas à esta resolução, possibilitando a elaboração e o arquivamento do prontuário em meio eletrônico.

Art. 2º Estabelecer a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados.

Art. 3º Recomendar a implantação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as unidades que prestam assistência médica e são detentoras de arquivos de prontuários médicos, tomando como base as atribuições estabelecidas na legislação arquivística brasileira (a Resolução CONARQ nº 7/97, a NBR nº 10.519/88, da ABNT, e o Decreto nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos - Lei nº 8.159/91).

Art. 4º Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.

Parágrafo único. Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundário dos prontuários, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários, deverá elaborar e aplicar critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos em papel que apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social.

Art. 5º Autorizar, no caso de emprego da microfilmagem, a eliminação do suporte de papel dos prontuários microfilmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivística em vigor (Lei nº 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96), após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.

Art. 6º Autorizar, no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta resolução e após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.

Art. 7º O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), mediante convênio específico, expedirão, quando solicitados, a certificação dos sistemas para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos que estejam de acordo com as normas técnicas especificadas no anexo a esta resolução.

Art. 8º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 9º Fica revogada a Resolução CFM nº 1.331/89 e demais disposições em contrário.

EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA Presidente Secretário-Geral


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ANEXO III - LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Regulamento

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Decreto nº 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado) Decreto nº 4.553, de 27.12.02 O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.


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§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.


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Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

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