Johannes Kleske

Unmenschliche LifehacksWarum GTD, ZTD und andere Produktivitätsansätze so häufig scheitern

Jeder von uns müsste eigentlich jeden Tag perfekt organisiert verbringen. Schließlich gibt esgenügend Ratgeber, die uns haarklein erzählen, was wir dafür zu tun und zu lassen haben.Dieser Artikel zeigt, warum viele trotzdem immer wieder gegen das Chaos ankämpfen müssen– und welche Antworten darauf die neuesten Ratgeberbücher haben.

Alles geplant, aber nichts erledigt – kommt Ihnen das bekannt vor?

Und, heute schon richtig was weggeschafft? Wenn man den Hypeder letzten drei Jahre um Produktivität gerade auch im Web undinsbesondere der Blogosphäre verfolgt hat, sollte an dieser Stelleeigentlich niemand ein schlechtes Gewissen bekommen. Im Ge-genteil, wenn man uns nach unserem Tagesablauf fragt, solltenwir alle in etwa wie folgt antworten:

Morgens stehen wir nach acht Stunden Tiefschlaf gegen 4:30Uhr auf und arbeiten als erstes eine Stunde an der wichtigstenAufgabe des Tages. Dann gehen wir laufen, duschen und nehmenein reichhaltiges Frühstück zu uns, bevor wir den Rest unserer Fa-milie wecken.

Anschließend checken wir zum ersten Mal unseren E-Mail-Ein-gang und arbeiten alles durch. Den Rest des Vormittags beschäf-tigen wir uns streng nach der 48-12-Regel (48 Minuten arbeiten,12 Minuten surfen) mit den drei wichtigsten Aufgaben für den Tag,bevor wir in einer halben Stunde, weil sorgfältig geplant, unsereEinkäufe erledigen.

Gegen 16:00 Uhr wird es Zeit, ein zweites Mal einen Blick aufdie E-Mail-Eingangsbox zu werfen und ein paar Mails zu bearbei-ten. Danach erledigen wir gebündelt alle Anrufe für den Tag. Undweil es unsere frisch antrainierten Gewohnheiten so wollen, legenwir dabei automatisch auch noch die Wäsche zusammen, gefolgtvon je einer halben Stunde Meditation und Feeds lesen.

Am Ende des Tages streichen wir zufrieden alle erledigtenAufgaben von unser elektronisch verwalteten und über alle Rech-ner und Gadgets synchronisierten To-Do-Liste. Noch schnell diedrei Meilensteine für morgen bestimmt und schon geht auch die-ser äußerst effektive und effiziente Tag zu Ende.

An dieser Stelle setzt bei den meisten von uns Resignation ein,denn auch drei Jahre später scheint außer den Autoren unsererLieblingsbücher und -blogs niemand in der Lage zu sein, diesespropagierte Leben Realität werden zu lassen. So sehr wir auchversuchen, Alltagschaos und Prokrastination durch Lifehacks, Ge-

wohnheiten und Selbstdisziplin zu bekämpfen, so frustriert sindwir nach jedem neuen Versuch, der scheitert.

Das Problem: Der Mensch als MaschineLasst uns einen Schritt zurück machen, um das Ganze zu betrach-ten und ein paar grundsätzliche Probleme in unserer Herange-hensweise zu identifizieren.

Ich bin immer wieder fasziniert von unserem Produktivitäts-glauben. Wir wollen immer mehr in immer kürzerer Zeit „erledigtbekommen", um dann noch mehr Zeit dafür zu haben, noch mehrzu schaffen. Äußerst interessant finde ich in diesem Zusammen-hang den Begriff „Lifehacks“. Hacks seien hier einmal grob alsTricks definiert, mit denen man eine Maschine dazu bringt, Dingezu tun, die eigentlich nicht vorgesehen waren oder an die man beider Entwicklung zumindest nicht gedacht hat.

Nun hat sich für Produktivitätstricks der Begriff „Lifehacks“eingebürgert und enthüllt damit das Verständnis, das wir unbe-wusst beim Thema Arbeit von uns selbst haben: Wir sehen uns alsMaschinen. Wir glauben, dass es nur die richtige Bedienung undein paar Hacks braucht, um uns zu deutlich effizienteren Maschi-nen zu machen und den produktiven Output zu erhöhen. WieIngenieure stehen wir an der Produktionsstraße, betrachten unsselbst wie Fertigungsroboter und suchen nach Optimierungspo-tenzial. Wenn wir selbst nicht mehr weiterkommen, müssen Con-sultants wie David Allen (Getting Things Done) oder Leo Babauta(Zen to Done) her, damit unser Produktivitätsfaktor wettbewerbs-fähig bleibt.

Maschinendenken in der WissensgesellschaftMeine These ist, dass dieses Verständnis eine unbewusste Reakti-on auf den Verlust der einfachen Produktivitätsmessbarkeit in derIndustriegesellschaft ist, die bei der Ablösung durch die Dienst-leistungs- beziehungsweise Wissensgesellschaft entsteht. Wirsind über Generationen geprägt worden, unseren Wert als Arbei-ter in der Größe unseres Outputs in einem bestimmten Zeitraumzu messen. Mit dem Wandel zur Wissensgesellschaft rückten Wer-te wie Kreativität und Wissensanwendung in den Fokus, die sichnicht mehr mit den Skalen Zeit und Einheiten messen lassen. Wirhaben unseren Bezugspunkt verloren und suchen ihn nun in denLifehacks, die das Maschinendenken der Industriegesellschaft indie Wissensgesellschaft übertragen und uns zu vermitteln versu-chen, wie wir produktive „Wissensmaschinen" werden können.

Das ist sehr schade, denn aus meiner Sicht hat gerade das Her-vortreten von Kreativität und Wissen als ausschlaggebende Fak-toren uns unsere Menschlichkeit in der Arbeitswelt zurückgege-ben. Plötzlich sind unsere menschlichen Fähigkeiten in derArbeitswelt gefragt. Unser Ziel sollte es da doch sein, diese zurvollen Geltung zu bringen, statt sie wieder in ein industriellesSchema zu zwängen. Ich hole mir ja auch nicht einen Designer fürdie Gestaltung einer Webseite, um ihn seine Designs dann in ei-nem Texteditor erstellen zu lassen. Trotzdem braucht auch ein

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Designer bestimmte Rahmenbedingungen und Vorgehenswei-sen, um seinen Job machen zu können. Inspirationsquellen wieBildbände, Ausstellungen oder Screenshotsammlungen helfenihm, Ideen für erste Richtungen zu entwickeln. Eine individuelleingerichtete und intuitiv zu bedienende Oberfläche seines Gra-fikprogramms unterstützt ihn dabei, sich ganz auf die Umsetzungdes Designs zu konzentrieren.

Die spannende Herausforderung für mich liegt im Schaffenneuer Rahmenbedingungen für uns als Wissensarbeiter, die unshelfen, unsere Arbeit optimal zu verrichten und gute Ergebnissezu liefern.

Drei Bücher zur Arbeit in der Wissensgesellschaft

Mit dem Hinterfragen der bestehendenund dem Schaffen neuer Rahmenbedin-gungen haben sich auch Kathrin Passigund Sascha Lobo in ihrem Buch „Dingegeregelt kriegen – ohne einen FunkenSelbstdisziplin" [1] beschäftigt, in dem siesich vor allem dem Thema Prokrastination(gerne als „Aufschieberitis" übersetzt) an-nehmen. Statt einfach einen neuen EimerProduktivitätstipps über den Lesern aus-zukippen, forschen sie zuerst einmal nachder Ursache, warum wir eigentlich Aufga-ben vor uns herschieben. Dabei führen sie

zunächst unsere Arbeitswut auf das chalvinistische Heilsverständ-nis zurück, in dem der Grundsatz galt „Je mehr dröge Arbeit, destobesser die Chancen für eine schöne Nach-Tod-Erfahrung". Ausdieser Beobachtung heraus gehen sie mit der Selbstdisziplin alsquasi-religiösem Akt hart ins Gericht und vertreten die Meinung,dass die Notwendigkeit von Selbstdisziplin für uns ein Warnsignalsein sollte. Womöglich sind wir gerade dabei, uns zu etwas zuzwingen, was unser Unterbewusstsein nicht für sinnvoll hält. Daswiederum führt sie zu dem einen großen Produktivitätstipp in ih-rem Buch: sich locker machen.

Passig und Lobo verstehen sehr gut, dass der harte Produkti-vitätsanspruch und ein stromlinienförmiger Karriereweg mit diegrößten Hindernisse für ihre kreative Arbeit sind. Wenn man dieeigene Arbeit mit der richtigen Mischung aus Spiel, Chaos undSpontanität angeht, schafft man das „Arbeitsumfeld", in demMenschen ihre komplexe Kreativität und damit ihr wichtigstes Al-leinstellungsmerkmal in der Welt der Arbeit ausspielen können.Das führt uns letztendlich zu dem grundsätzlichen Produktivitäts-tipp: sich beständig auf die Suche nach der Form von Arbeit zumachen, die am besten zu den eigenen Interessen und Talentenpasst. Je weniger wir Arbeit als Arbeit empfinden, desto näher sindwir dem Umfeld gekommen, in dem wir „am produktivsten sind".

Auch Markus Albers beschäftigt sich inseinem Buch „Morgen komm ich späterrein“ [2] mit der Veränderung der Arbeits-welt und stellt die große Frage in denRaum, warum wir in der Wissensgesell-schaft immer noch die selbe Arbeitsformhaben wie in der Industriegesellschaft.Unser wichtigstes Arbeitsinstrument istinzwischen unser Kopf, trotzdem bege-ben wir uns jeden Tag quasi an das neueFließband, den Computer in unserem Bü-ro. Obwohl Ideen und Konzepte unser

wichtigstes Produkt geworden sind, die wir an jedem Ort der Weltproduzieren können, werden wir nach Anwesenheit in einem Ge-bäude abgerechnet. Dabei macht es uns der Fortschritt der Tech-nologie möglich, an (fast) jedem Ort der Welt die gleiche Arbeit zu

verrichten wie im Büro. Das größte Problem sind die Führungs-etagen, die sich extrem schwer tun, ihre Managementmethodenvon Industrie auf Wissen umzustellen. Wie Albers in seinem Buchzeigt, gibt es aber löbliche Ausnahmen. Mehr und mehr Unter-nehmen verstehen den Wandel und stellen die Form um, wieMitarbeiter arbeiten können. So hat die amerikanische Zentraleder Elektronikmarktkette Best Buy komplett auf das ROWE-System(Results-Only Work Environment) umgestellt, in dem allein das Er-reichen der vereinbarten Arbeitsziele zählt. Wie und vor allem wodie Mitarbeiter sie erreichen, bleibt weitgehend ihnen selbst über-lassen.

Im Kampf um Fachkräfte werden sich mehr und mehr die Un-ternehmen durchsetzen, die verstanden haben, wie Arbeit unddamit Produktivität in der Wissensgesellschaft funktionieren. Undje mehr Angestellte dieses Bewusstsein einfordern, desto schnel-ler wird dieser Prozess vorankommen.

Sehr praktisch wird es bei Twyla Tharp, derBallett- und Tanz-Choreografin. Mit ihremBuch „The Creative Habit“ [3] hat sie einFramework für den kreativen Schaffen-sprozess beschrieben und liefert damitden Prototyp für eine neue Herangehens-weise an Produktivität, bei der die kreati-ve Leistung statt der erledigten Aufgabenpro Zeiteinheit im Vordergrund steht.Durch ihre jahrzehntelange Erfahrung hatsie ein außerordentliches Gefühl für das

Umfeld entwickelt, in dem neue Ideen entstehen können. Ent-scheidend ist für sie die Mischung aus harter Arbeit, Geduld, Spielund klaren Rahmenbedingungen. Dabei lässt sich ihr Frameworkauf alle Berufe und Aufgaben übertragen, in denen man ständigaufgefordert ist, neue Wege zu finden.

Auch allgemein scheint es ein guter Tipp zu sein, sich Hilfe fürdie Arbeit in der Wissensgesellschaft bei denen zu holen, die schonsehr lange kreativ arbeiten: den Künstlern. Das könnte sich auchlangfristig lohnen. Denn wenn man den Trends am Horizont Glau-ben schenkt, werden für viele von uns auch die handwerklichenFähigkeiten der Künstler wieder interessant. Die andere Gegen-bewegung zur Industriegesellschaft, die sich neben der Wissens-gesellschaft abzeichnet, ist nämlich die DIY-Bewegung (Do-It-Yourself), in der man wieder bewusst auf individuell gefertigteEinzelstücke aus lokalen Quellen setzt. Vielleicht sollte man alsodoch den Töpferkurs mit auf die „Irgendwann mal“-Liste setzen ...

Links und Literatur Softlink 2288[1] Kathrin Passig und Sascha Lobo: Dinge geregelt kriegen – ohne

einen Funken Selbstdisziplin, Rowohlt, ISBN: 978-3871346194[2] Markus Albers: Morgen komme ich später rein, Campus, ISBN:

978-3593386522[3] Twyla Tharp: The Creative Habbit: Learn It and Use it for Life,

Simon & Schuster, ISBN: 978-0743235273

DER AUTOR

Johannes Kleske, 29, arbeitet als strategi-scher Konzepter und Informationsarchi-tekt bei Neue Digitale/Razorfish in Frank-furt, wo er Social-Media-Strategien und -Konzepte für Kunden wie Gruner+Jahr,adidas und Audi entwickelt. Johannes istaktiver Teilnehmer der Barcamp-Szene inDeutschland und beschäftigt sich zur Ab-wechslung mit Streetart, Design und Fo-tografie. Er bloggt auf http://tautoko.info

und twittert unter http://twitter.com/jkleske.

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