Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och …–rebro läns... · 2019-01-28 · Örebro län med Eva Hesse Almkvist (M), Örebro kommun som ersättare. 2. Sammanträdestider

Kallelse

www.regionorebrolan.se

PostadressRegion Örebro län

Box 1613, 701 16 ÖrebroE-post: [email protected]

Sammanträde med:

Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice

Sammanträdesdatum: 2019-02-06

Tid: kl. 13:00-17:00

Plats: Konferensrum Linden, Eklundavägen 1, Örebro

Meddela förhinder snarast möjligt till nämndsekreterare Maria Boström, [email protected] 019-602 72 52Du som är ersättare meddelar om du kommer att närvara.

Tänk på våra allergiker och undvik starka dofter.

Ledamöter kallas Ersättare underrättasAnders Lycketeg (C), ordförandeCarola Johansson (S), vice ordförandeDaniel Andersson (S)Mayson Murad (S)Birgitta Hultin (S)Kent Hiding (KD)Tomas Klockars (M)Lennart Carlsson (M)Jeanette Nilsson (L)Fredrik Rosenbecker (SD)Eva Hesse-Almkvist (M)Rebecca Voss (S)Carin Thaning (L)Magnus Andersson (S)Nils Olov Tivemyr (C)Berth Falk (S)John Omoomian (S)Eva-Lena Jansson (S)

Lars Gustav Schill (S)Carina Sätterman (S)Nafih Mawlod (S)Layla Abou Tacca (KD)Marlene Bråtner (C)Nedim Karic (M)Anna Stark (M)Malin Bjarnefors (MP)Sven-Erik Kilsten (SD)Carina Johansson (L)Annica Sjöqvist (S)Albin Hellström (KD)Ulrika Björklund (M)Kenth Gustafsson (S)Ann-Charlotte Kämpe Larsson (L)Markus Lundin (KD)Ulla Kalander-Karlsson (S)

1 (61)

Föredragningslista


1. ProtokollsjusteringFöredragande:

Förslag till beslutGemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar

att jämte ordföranden justera dagens protokoll utse Fredrik Rosenbecker (SD), Region Örebro län med Eva Hesse Almkvist (M), Örebro kommun som ersättare.

2. Sammanträdestider 2019 för gemensam nämnd för företagshälsovård samttolk- och översättarserviceDiarienummer: 19RS512 Föredragande: Ordförande


att nämndens ordinarie sammanträden under 2019 ska äga rum

onsdagen den 5 juni,onsdagen den 2 oktober,onsdagen den 11 december.

SammanfattningSammanträdesdatum för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice 2019.

Beslutsunderlag FöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Sammanträdestider 2019

3. Delegationsordning för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarserviceDiarienummer: 19RS511 Föredragande: Johanna Tångring


att fastställa delegationsordning för nämnden enligt förslag.

SammanfattningEn nämnd/styrelse får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot, ersättare eller en anställd att besluta på nämndens/styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Sådana uppdrag brukar samlas i en delegationsordning.

Mot bakgrund av att regionfullmäktige har fattat beslut om en ny politisk organisation, med delvis förändrat politiskt ansvar för olika områden, behöver nämnderna fatta beslut om respektive delegationsordning.

Beslutsunderlag FöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Delgationsordning Förslag delegationsordning gemensam nämnd

2 (61)

Föredragningslista


4. Verksamhetsberättelse 2018, gemensam nämnd för företagshälsovård samttolk- och översättarserviceDiarienummer: 19RS509 Föredragande: Johanna Tångring, Caroline

Balkstedt, Anna Bürger Sjödin, Linda Larserö


att godkänna verksamhetsberättelse 2018.

SammanfattningI bifogat material finner gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice verksamhetsberättelse för 2018.

Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Laxå kommun, Ljusnarsbergs kommun och Lekebergs kommun.

Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter, regionhälsan arbetar med företagshälsa, tolk- och översättarservice arbetar med språktolkning och översättningar.

Beslutsunderlag FöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Verksamhetsberättelse 2018 Verksamhetsberättelse 2018

5. Verksamhetsplan med budget 2019, Gemensam nämn förföretagshälsovård samt tolk- och översättarserviceDiarienummer: 19RS510 Föredragande: Johanna Tångring, Caroline

Balkstedt, Anna Bürger Sjödin, Linda Larserö


att godkänna verksamhetsplan med budget 2019, samt

att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att samverka med regiondirektören inom området HR/attraktiv arbetsgivare i syfte att ge regionstyrelsen erforderliga underlag avseende arbetsgivaransvaret.

SammanfattningI bifogat material finner gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice verksamhetsplan inklusive budget för 2019.


Beslutsunderlag FöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Verksamhetsplan med budget 2019 Verksamhetsplan med budget 2019

3 (61)

Föredragningslista


6. Information

1. Praktisk information om återbud, ersättningar med mera - Maria Boström,nämndsekreterare

2. Medarbetar- och säkerhetsenkätens resultat - Johanna Tångring, förvaltningschef

3. Ägarrådets roll och uppdrag - Johanna Tångring, förvaltningschef

4. Tillskapa ett "ägarråd" för tolk- och översättarservice - Johanna Tångring,förvaltningschef

5. Nytt samverkansavtal - Johanna Tångring, förvaltningschef

6. Forskningsprojekt "Hur kommer det sig att en myndighet använder sig av obehörigatolkar?" Caroline Balkstedt, områdeschef

7. Samarbete med Tolk- och översättarinstitutet (TÖI) - Caroline Balkstedt, områdeschef

8. Vidareutveckling av kulturkommunikatörer - Caroline Balkstedt, områdeschef

9. Extern revision FR2000 - Caroline Balkstedt, områdeschef

10. Samarbete med Borlängenämnden - Caroline Balkstedt, områdeschef

11. Forskningsprojektet "MOT" - Anna Bürger Sjödin, områdeschef

12. Utökat uppdrag - Anna Bürger Sjödin, områdeschef

13. Auktoriserad hälsa 2019 - Anna Bürger Sjödin, områdeschef

4 (61)


2

Sammanträdestider 2019 för gemensam nämnd för

företagshälsovård samt tolk- och översättarservice

19RS512

5 (61)

1 (2)

Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPMNämndadministration, Maria Boström 2019-02-06 Dnr: 19RS512




OrganGemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice

Sammanträdestider 2019 för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice


att nämndens ordinarie sammanträden under 2019 ska äga rum

onsdagen den 5 juni,onsdagen den 2 oktober, onsdagen den 11 december.

SammanfattningSammanträdesdatum för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice 2019.

BeredningRegionstyrelsen har den 17 oktober 2018 § 217 rekommenderat gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice att ha sina sammanträden enligt följande:

att det första ordinarie sammanträde år 2019 ska äga rum onsdagen den 6 februari och att rekommendera nämnden att följande ordinarie sammanträden ska äga rum

onsdagen den 5 juni,onsdagen den 2 oktober, onsdagen den 11 december.

6 (61)

2 (2)





BeslutsunderlagFöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Sammanträdestider 2019

Maria BoströmNämndsekreterare

Skickas till:Ledamöter och ersättare i gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarserviceAnsvarig tjänsteman

7 (61)


3

Delegationsordning för gemensam nämnd för


19RS511

8 (61)

1 (2)






Delegationsordning för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice


att fastställa delegationsordning för nämnden enligt förslag.

SammanfattningEn nämnd/styrelse får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot, ersättare eller en anställd att besluta på nämndens/styrelsens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Sådana uppdrag brukar samlas i en delegationsordning.

Mot bakgrund av att regionfullmäktige har fattat beslut om en ny politisk organisation, med delvis förändrat politiskt ansvar för olika områden, behöver nämnderna fatta beslut om respektive delegationsordning.

Konsekvenser för miljö-, barn- och jämställdhetsperspektivenBeslutet medför inga konsekvenser för miljö-, barn-, eller jämställdhetsperspektiven.

Ekonomiska konsekvenserBeslutet har inga ekonomiska konsekvenser

BeslutsunderlagFöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, DelegationsordningFörslag delegationsordning

9 (61)

2 (2)





Johanna TångringFörvaltningschef

Skickas till:Förvaltningen för företagshälsa och tolkförmedling

10 (61)

1


11 (61)

2

InledningGrunderna för delegering av beslut

Enligt kommunallagen får styrelse/nämnd uppdra åt ett utskott, presidium, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på styrelsens/nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Det delegerande organet får återta delegationen när som helst och utan angivande av skäl.

Vidaredelegation

Beslut som har delegerats till förvaltningschef får vidaredelegeras i ett led i de fall styrelsen/nämnden har godkänt det, vilket i så fall framgår av delegationsordningen. Utöver detta är vidaredelegering inte tillåtet i något fall. Förvaltningschefen ansvarar för uppföljning av att beslut med stöd av vidaredelegering följer de regler som har givits för vidaredelegeringen.

Beslut som inte får delegeras

Ärenden som avser verksamheten mål, inriktning, omfattning eller kvalitet får inte delegeras.

Delegationsbeslut

I Region Örebro läns verksamhet görs dagligen olika ställningstaganden. I kommunalrättslig mening skiljer man på två olika former av ställningstaganden, delegationsbeslut och verkställighetsbeslut. Ett delegationsbeslut är ett ställningstagande som Region Örebro län gör där det finns ett utrymme för självständig bedömning, ett tolkningsutrymme. Det är styrelsen/nämnden som beslutar vem som kan fatta beslut på delegation, vilket framgår av delegationsordningen.

Hänskjutning av beslut uppåt

En delegat ska hänskjuta beslut uppåt till det delegerande organet, om beslutet, trots att det i formell mening kan sägas rymmas inom delegationen,

12 (61)

3

innehåller sådana omständigheter att det av principiella eller politiska skäl bör fattas av det delegerande organet.

Verkställighetsbeslut

Utöver de beslut som kan fattas enligt denna delegation fattar tjänstepersoner i Region Örebro län så kallande verkställighetsbeslut. Verkställighet betyder att åtgärden är en normal del av en tjänstepersons uppdrag i kraft av dennes tjänsteställning och innebär tillämpning/verkställande av tidigare beslut, lag, instruktion eller befattningsbeskrivning. För att beslut ska kunna anses som verkställighet krävs att det finns politiskt fastställda mål för verksamheten samt en politiskt fastställd ekonomisk ram. Kännetecknande för verkställighetsbeslut är att det inte finns utrymme för självständiga bedömningar. En stor del av de beslut som fattas i Region Örebro län är av typen verkställighet. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas.

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut som är fattade på delegation ska som huvudregel anmälas till delegerande styrelse/nämnd vid nästkommande sammanträde. Även beslut som har vidaredelegerats av förvaltningschef till annan anställd ska på samma sätt anmälas till styrelse/nämnd. Den som har fått rätten att fatta ett beslut på delegation är också den som ansvarar för att delegationsbeslut anmäls till styrelse/nämnd. Anmälan ska ske genom att beslutet i elektronisk form sänds till sekreteraren i styrelse/nämnd. I undantagsfall behöver delegationsbeslut inte anmälas. I så fall framgår det av delegationsordningen. Beslut som inte anmäls, ska protokollföras särskilt, om de kan överklagas med stöd av bestämmelserna i kommunallagens 13:e kapitel (laglighetsprövning).

13 (61)

4


1 FöreträdarskapRutin: Beslut fattade med stöd av delegation anmäls till nästkommande sammanträde med nämnden. Delegaten ansvarar för att anmälan sker genom att kopia av beslutet sänds till nämndens sekreterare.

Ärendetyp Delegering till Beskrivning Möjlighet till vidaredelegation1.1 Firmatecknare Ordförande Undertecknande av avtal och

andra handlingar från nämnden, inom ramen för fullmäktiges verksamhetsplan och budget. Vid förfall av denne inträder vice ordförande. Kontrasignering av ovan nämnda handlingar görs av föredragande tjänsteman.Kontrasignering kan även ske av annan anställd i Region Örebro län som nämnden utsett särskilt.

14 (61)

5

1.2 Firmatecknare, löpande åtgärder

Förvaltningschef (teckna firma inom sin del av förvaltningen)

Befogenhet att företa rättshandlingar, som att attestera och skriva under avtal inom ramen för fullmäktiges verksamhetsplan och budget, vilka blir bindande för Region Örebro län. Befogenhet att fatta beslut i organisationsfråga.Även rätt att besluta om att avstå att svara på remiss.

Får vidaredelegeras

1.3 Fullmakt Förvaltningschef Utfärda fullmakt att föra Region Örebro läns talan i ärenden som rör den egna verksamheten. Dock ej rättegångsfullmakt, som utfärdas av regionstyrelsens ordförande (se styrelsens delegationsordning)

1.4 Mottagande av delgivning Förvaltningschef Får vidaredelegeras1.5 Brådskande beslut Ordförande Fatta beslut å nämndens vägnar i

ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas, Kommunallagen 6 kap 39 §.

15 (61)

6

2 Beslut rörande förtroendevaldaRutin: Beslut fattade med stöd av delegation anmäls till nästkommande sammanträde med nämnden. Delegaten ansvarar för att anmälan sker genom att kopia av beslutet sänds till nämndens sekreterare.

Ärendetyp Delegering till Beskrivning Möjlighet till vidaredelegation

2.1 Utbildningar, kurser och konferenser, utrikes tjänsteresa

Ordförande Avser nämndens ledamöter och ersättare samt personer valda av nämnden

3 EkonomiRutin: Beslut fattade med stöd av delegation anmäls till nästkommande sammanträde med nämnden. Delegaten ansvarar för att anmälan sker genom att kopia av beslutet sänds till nämndens sekreterare.

Ärendetyp Delegering till Beskrivning Möjlighet till vidaredelegation

3.1 Fördelning/omfördelning av ekonomiska medel inom förvaltning

FörvaltningschefOmrådeschef

För områdeschef, inom sitt område

16 (61)

7

4 UpphandlingRutin: Beslut fattade med stöd av delegation anmäls till nästkommande sammanträde med nämnden. Delegaten ansvarar för att anmälan sker genom att kopia av beslutet sänds till nämndens sekreterare.

Ärendetyp Delegering till Beskrivning Möjlighet till vidaredelegation4.1 Initiering av upphandling avseende nämndens egen verksamhet.

Förvaltningschef Upphandlingsinitieringar till ett avtalsbelopp om5 000 000 kr.Upphandlingar på belopp under 1 000 000 kr behöver inte anmälas.


4.2 Tilldelningsbeslut avseende nämndens egen verksamhet.

Förvaltningschef Tilldelningsbeslut i upphandlingar där avtalsbeloppet understiger10 000 000 kr.


17 (61)

8

5 Särskild delegationRutin: Beslut fattade med stöd av delegation anmäls till nästkommande sammanträde med nämnden. Delegaten ansvarar för att anmälan sker genom att kopia av beslutet sänds till nämndens sekreterare.

Ärendetyp Delegering till Beskrivning Möjlighet till vidaredelegation5.1 Representation Ordförande Se riktlinjer för representation.

Avser avvikelser från riktlinjer för representation.


5.2 Beslut om att inte lämna ut allmän handling

Regiondirektör Förvaltningschef Regionjurist

Myndighetens prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, främst 6 kap) om utlämnande av allmän handling (jämte överprövning). Även uppställande av förbehåll vid utlämnande. Beslut enligt tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) 2 kap 14 §.

Avser beslut att inte lämna ut allmän handling.

Generellt sett gäller följande: För det fall förvaltningschef har förfall, träder regiondirektören in i förvaltningschefens ställe som delegat.

18 (61)


4

Verksamhetsberättelse 2018, gemensam nämnd för


19RS509

19 (61)

1 (1)

Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPMFöretagshälsa och tolkförmedling, Johanna Tångring 2019-02-06 Dnr: 19RS509





Verksamhetsberättelse 2018, gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice


att godkänna verksamhetsberättelse 2018.

SammanfattningI bifogat material finner gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice verksamhetsberättelse för 2018.


Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter, regionhälsan arbetar med företagshälsa, tolk- och översättarservice arbetar med språktolkning och översättningar.

BeslutsunderlagFöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Verksamhetsberättelse 2018Verksamhetsberättelse 2018


Skickas till:(Ange vem/vilka beslutet ska skickas till)

20 (61)

VerksamhetsberättelseGemensam nämnd för företagshälsa och

tolkförmedling Helår 2018

21 (61)

Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling Verksamhetsberättelse 2(23)

Innehållsförteckning1 Inledning .................................................................................................................................................3

2 Syfte .........................................................................................................................................................3

3 Aktuella händelser..................................................................................................................................3

4 Förvaltningens mål och uppdrag ..........................................................................................................4

4.1 Hållbar utveckling........................................................................................................................5

4.2 Attraktiv arbetsgivare...................................................................................................................7

4.3 Ekonomi.......................................................................................................................................8

4.4 Förvaltningens kvalitetsmål .........................................................................................................8

4.5 Förvaltningens kvantitetsmål .....................................................................................................11

5 Ekonomi ................................................................................................................................................12

5.1 Resultatrapport Företagshälsa och tolkförmedling ....................................................................12

5.2 Årets resultat ..............................................................................................................................12

5.3 Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans ...........................................................................13

5.4 Investeringar ..............................................................................................................................13

5.5 Produktions- och nyckeltal ........................................................................................................13

6 Personalekonomi ..................................................................................................................................14

6.1 Personalkostnader ......................................................................................................................14

6.2 Kostnadsanalys ..........................................................................................................................14

6.3 Antal tillsvidareanställda årsarbetare .........................................................................................15

6.4 Sjukfrånvaro...............................................................................................................................15

7 Framtida utmaningar ..........................................................................................................................16

8 Intern styrning och kontroll ................................................................................................................17

8.1 Internkontrollplan ......................................................................................................................17

8.2 ISK-bedömning..........................................................................................................................23

22 (61)


1 InledningInledning

Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet gemensamt för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Laxå kommun, Ljusnarsbergs kommun och Lekebergs kommun. Den gemensamma nämnden för samverkan angående företagshälsovård och tolk- och översättarservice, har det övergripande ansvaret för verksamheten.

Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter, Regionhälsan och Tolk- och översättarservice. Regionhälsan arbetar med företagshälsovård och Tolk- och översättarservice med språktolkning och översättningar. Båda verksamhetsområdena är kund- och efterfrågestyrda vilket påverkar ekonomiutfall och produktionsvolym.

2 SyfteRegionhälsans verksamhetsidé är att bidra till att skapa förutsättningar för hälsosamma arbetsplatser. Detta genom att tillhandahålla multiprofessionella kunskaper och kompetenser i arbetsmiljö- och hälsofrågor för arbetsgivarna i kundorganisationerna.

Tolk- och översättarservice verksamhetsidé är att förmedla tolk- och översättartjänster för kontakter mellan myndigheter och länsinvånare då gemensamt språk saknas. Det ger möjlighet till kommunikation och integration där informationsutbytet kan tryggas för alla berörda parter.

3 Aktuella händelserFörvaltningschef har ordet:

2018 var ett år fyllt av hårt, intensivt och utmanande arbete, men också ett år fyllt av glädje och framtidstro. Den nya områdeschefen för Regionhälsan har tillkommit till förvaltningens ledningsgrupp. I och med ny konstellation av ledningsgruppen startades ett utvecklingsarbete med syfte att uppnå en känsla av samhörighet och närhet till varandra, att utveckla förmågan att ge och ta feedback samt att diskutera olikheter och drivkrafter. Dessa parametrar har visat sig vara viktiga att ha med sig in i det förändringsarbete som förvaltningen, och framför allt Regionhälsan befinner sig i. Regionhälsans uppdrag utökas från och med 1 januari 2019 till att omsluta hela Örebro kommuns verksamheter. Väldigt mycket arbete har gått åt till att få denna övergång klar. Arbetet har omfattat bland annat lokalfrågan, rekryteringar, arbetssätt, effektiva flöden, tjänsteutbud, överenskommelser och mötesformer. En del av arbetet är klart men mycket återstår.

Regionhälsan träffar med regelbundenhet "Ägarrådet" som består av HR-direktörer/Personalchefer från kundorganisationerna. Dess roll och uppdrag har varit otydligt och ett gediget arbete har genomförts under hösten för att klargöra syfte och roll. Regionhälsan har också under hösten arbetat med att ta fram en ny modell för finansieringen och går från att delfinansieras med Regionbidrag till att bli helt intäktsfinansierad.

Den nya arbetsmiljöutbildningen, "Den goda arbetsplatsen" sjösattes under 2018 med stor framgång. Deltagarna kommer från alla Regionhälsans kundorganisationer och består av chefer som leder medarbetare samt skyddsombud. Processledarna kommer från Regionhälsan och från kundorganisationerna och representeras därifrån av HR och fackliga parter.

Tolk- och översättarservice förändringsarbete har handlat mycket om samverkan, såsom att ha inlett ett samarbete med Tolk- och översättarinstitutet vid Stockholms universitet. Tolk- och översättarservice har även arbetat under året med att stärka den egna tolkkåren. Detta genom att bland annat införa en ny tolknivå, i linje med Domstolsverkets nya tolktaxa. En grund har även lagts för att införa ett tolkråd, för att underlätta kommunikation mellan tolkkåren och verksamhetsledningen. Det

23 (61)


har även pågått ett arbete med effektivisering av arbetsprocesser på förmedlingen under året. Detta för att underlätta för personal, tolkar och kunder. Exempelvis genom lanseringen av en ny kundwebb, samt ett fortsatt utvecklingsarbete av teknik och rutiner.

Båda verksamheterna är kundintensiva och kundstyrda och lägger stor vikt och tid på sitt kvalitetsarbete. Under året har båda verksamheterna klarat sina certifieringar. Regionhälsan är kvalitetssäkrad enligt ISO 9001:2015 samt FHV-kravdokument och Tolk- och översättarservice är kvalitetssäkrad enligt FR2000 som är ett integrerat ledningssystem med krav på kvalitet, miljö, arbetsmiljö, brandskydd, kompetensförsörjning och socialt ansvarstagande.

Förvaltningsledningen arbetat med att ta fram dess ledstjärna: ”Vi sätter fotavtryck genom ledande integrationsarbete och att ha de friskaste arbetsplatserna i landet”, och vars uppdrag är att tillhandahålla företagshälsa och tolkservice till de anslutna kundorganisationerna samt att bidra till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete och underlätta kommunikationen där gemensamt språk saknas.

Den genomförda Medarbetar- och säkerhetsenkäten uppvisar mycket fint resultat. Svarsfrekvensen är 98 % och index för HME (Hållbart-Medarbetar-Engagemang) är 85 av 100.

Viktigt framåt för förvaltningens verksamheter är att de utvecklar sig själva och är delaktiga i forskning och utveckling. Regionhälsan gick i höstas med i ett forskningsprojekt, MOT, som leds av forskare vid Örebro Universitet. Syftet med forskningen är att öka kunskapen om vilken typ av förebyggande insatser som är hjälpsamma vid smärta och stress. Tolk- och översättarservice har i sin tur varit behjälpliga med kunskap och erfarenhet till den nyss publicerade statliga utredningen - Effektiva och ändamålsenliga tolktjänster. I utredningen redovisas tolkutredningens översyn av samhällets behov av och tillgång på tolkar samt den offentliga sektorns användning av tolkar. Målsättningen har varit att finna ett flexibelt, rättssäkert och effektivt system för samhällets nuvarande och framtida behov av tolktjänster i talade språk. Utredningen är nu överlämnad till regeringen och kommer med stor sannolikhet att få nationell verkan.

Damm, buller och vibrationer har diskuterats nationellt och jag tror att dessa frågor kan komma att få en del uppmärksamhet framöver, så även sömn och sovvanor. Den psykiska ohälsan är fortsatt hög och ett av de vanligaste hälsoproblemen i Sverige idag. Intressant i sammanhanget är att ny forskning visar att om en medarbetare upplever arbetsmiljöproblem påverkar det arbetsprestationen högre än vad hälsoproblem skulle göra. Jag tror att vi nu är inne i ett skifte som kommer att leda till att både fysisk-, organisatorisk- och social arbetsmiljö kommer att diskuteras samtidigt och lika mycket.

Tillitsdelegationen är klar med sitt huvudbetänkande; utveckling kring styrning och ledning av offentlig sektor. Jag är övertygad om att den på sikt kommer att ha en stor påverkan på val av styrningsmodell av offentlig sektor.

Avslutningsvis vill jag rikta ett stort tack till alla anslutna kundorganisationer för ert förtroende, tack till alla ledamöter i den gemensamma nämnden för ert fina arbete och tack till alla medarbetare för ett mycket gott arbete. Jag ser framemot att tillsammans med er fortsätta utveckla förvaltningen för att skapa förutsättningar för ett gott arbetsmiljöarbete samt för att underlätta kommunikation där gemensamt språk saknas.

Örebro januari 2019

Johanna Tångring

Förvaltningschef

4 Förvaltningens mål och uppdragSymbolförklaringar

24 (61)


Färgindikatorer, måluppfyllelse och genomförande av uppdrag, helår= uppnått eller överträffat målnivån= mindre, acceptabel avvikelse från målnivån= större negativ avvikelse från målnivån

Förändringspilar, utveckling under året, resultat helår jämfört med föregående år alternativt årets början

= resultatet har förbättrats= resultatet är oförändrat= resultatet har försämrats

Indikatorer, status för helår= helt= delvis= inte alls= värde saknas för perioden

4.1 Hållbar utveckling

Övergripande mål:Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs.

Inriktningsmål:Nr 1. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar.

Kommentar

Förvaltningen har med hållbarhet som en naturlig del i hela sin verksamhet. Att leverera tjänster inom företagshälsa och tolkservice för att möjliggöra för övriga medarbetare inom regionen och hos övriga kunder att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt är en viktig del i hållbarhetsarbetet inom regionen.

Indikatorer Utfall Målvärde

Aktivitetsplaner för programmet för hållbar utveckling är implementerade och följs upp i verksamheterna, samt genom en hållbarhetsredovisning.

Helt

Minskad bilanvändning 4 604 745 kr 5 069 211 kr

KommentarKostnaden för milersättning har minskat kraftigt mellan 2017 och 2018 som en följd av att Tolk- och översättarservice arbetat aktivt med samordning och att erbjuda Tolk online istället för platstolkning där det är möjligt.

25 (61)


Uppdrag 1. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys (gender budgeting), för minst en verksamhet per förvaltning och år samt att utifrån dessa och tidigare jämställdhetsanalyser implementera åtgärder.

Kommentar

Regionhälsan har pausat sitt arbete med gender budgeting/jämställdhetsanalys då behov av att prioritera ett ökat uppdrag finns. Tolk- och översättarservice kommer i stället, att som representant för förvaltningen, påbörja en jämställdhetsanalys där man har valt att undersöka hur könsfördelningen ser ut bland de tolkar som anmäler sig till och genomför utbildningar.

Uppdrag 2. Att arbetet med att HBTQ-diplomera fler verksamheter ska intensifieras.

Kommentar

Alla förvaltningens medarbetare har under 2018 genomgått regionens HBTQ-utbildning på webben. Den ingår även i varje medarbetares kompetensutvecklingsplan och introduktionsprogram.

Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet för minst en verksamhet per förvaltning och år samt att utifrån dessa och tidigare analyser av barnrättsperspektivet implementera åtgärder.

Kommentar

Regionhälsan gör en orosanmälan vid misstanke om att barn far illa. Varje år görs en summering över de orosanmälningar som upprättats. Under 2018 har en anmälan gjorts.

Uppdrag 7. Att fortsätta förbättringsarbetet och höja ambitionerna kring Region Örebro läns arbete med resor och transporter genom att vidareutveckla, implementera och kommunicera resehierarkin.

Kommentar

Samtliga medarbetare uppmanas att använda kollektivt färdmedel eller cykel till kund. Tjänstecyklar finns till utlåning. För att undvika onödiga resor uppmuntras medarbetarna att använda olika tekniska lösningar t.ex. videosamtal. Tolk- och översättarservice har infört skärmtolkning och en ny kundwebb för att underlätta samordning av tolkuppdrag och på så vis minska antalet resor. Under hösten har de också diplomerats som en cykelvänlig arbetsplats.

Uppdrag 8. Att fortsätta förbättringsarbetet och höja ambitionerna kring klimatsmarta arbetssätt genom att vidareutveckla, implementera och kommunicera klimatlistan, samt följa upp arbetet i verksamheterna samt i verksamhetsberättelsen till regionfullmäktige.

26 (61)


Kommentar

Fortsatt förbättringsarbete med att höja ambitionerna kring klimatsmarta arbetssätt. Verksamheterna följer upphandlade avtal vid inköp och förutsätter att klimatlistan tas i beaktande vid upphandlingen.

4.2 Attraktiv arbetsgivare

Övergripande mål:Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv

Inriktningsmål:Nr 27. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier.

Kommentar

Hållbart medarbetarengagemang (HME) är ett totalindex som består av nio frågeställningar och som beräknas utifrån resultaten för tre delindex: Motivation, Ledarskap och Styrning, och som mäter förutsättningarna för högt respektive lågt medarbetarengagemang.

För att skapa medarbetarengagemang krävs det bland annat att man som medarbetare får känna sig kompetent, behövd och omtyckt, dels gentemot kunderna men också genom att chef och ledning stöttar sina medarbetare på olika sätt. Medarbetarsamtal, aktiva arbetsplatsträffar och samverkansgrupper är bra forum för att skapa förutsättningar för detta engagemang.


HME – Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät.

85 >83

Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år.

60% 55%

KommentarFrisktalet redovisas på årsbasis och avser anställda med maximalt 5 sjukdagar och maximalt 3 sjuktillfällen.

Mål:Skapa känslan av att ha en attraktiv arbetsplats bland medarbetare och tolkar.

Kommentar

Förvaltningen bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete som strävar till en hållbar, hälsofrämjande, säker och funktionell arbetsmiljö där alla känner sig tillfreds med sin arbetssituation och utvecklas både som medarbetare och som arbetsgrupp.

Båda verksamheterna är kvalitetscertifierade och där ingår kontroll av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Förvaltningen undersöker, bedömer, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet genom arbetsplatsträffar, samråd, skyddsronder och andra forum för dialog.

27 (61)



Antal gemensamma aktiviteter för utveckling av gruppen och individuella utvecklingsinsatser.

Helt

KommentarFörvaltningens båda verksamheter har använt del av APT för att genomföra arbetslagsutveckling och friskvård. Det har även arrangerats aktiviteter inom de båda verksamheterna förlagda utanför arbetet. Tolk- och översättarservice ser kontinuerligt över behov och önskemål av aktiviteter i samråd med personal och tolkar till friskvårdsaktiviteter när arbetet så tillåter.

Inriktningsmål:Nr 28. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling.

Kommentar

Jämställdhet ingår som en naturlig del i ett bra arbetsmiljöarbete vilket förvaltningen arbetar mycket aktivt med enligt ovanstående inriktningsmål. Uppföljning sker även här under medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar.

4.3 Ekonomi

Övergripande mål:Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag.

Inriktningsmål:Nr 30. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans.

Kommentar

Resultatet för 2018 uppgår till 6,0 mnkr vilket är lägre än samma period föregående år.


Resultatet ska under 2018 uppgå till minst noll. Helt

4.4 Förvaltningens kvalitetsmål

Mål:Vi har nöjda kunder.

Kommentar

Tolk- och översättarservice uppnådde ett resultat på över 3,5 på en fyrgradig skala för samtliga indikatorer: Nåbarhet, Bemötande, Kompetens och Återkoppling. Regionhälsan uppnådde ett

28 (61)


medelresultat på 3,6 på en fyrgradig skala för samma indikatorer. Nåbarhet och återkoppling är de indikatorer som får lägst resultat på 3,4 respektive 3,3 vilket ger Regionhälsan något att arbeta vidare med att förbättra. Det finns också mycket kommentarer som Regionhälsan kan använda sig av för att ytterligare förbättra en redan väl fungerande verksamhet.


Kunddialog/bemötande, nåbarhet, kompetens och återkoppling.

Helt

KommentarFörvaltningens båda verksamheter arbetar med att anordna kundseminarier. På Tolk- och översättarservice har ytterligare föreläsningar genomförts, både i att Tala genom tolk och med förmedlingens kulturkommunikatörer.Regionhälsan höll ett kundseminarium den 26 oktober. Närvaron på arbetsplatser och deltagandet i lednings- och chefsgrupper ute hos kund har fortsatt att öka.Det pågår ett löpande arbete med utveckling av de båda verksamheternas hemsidor, både intern sida och extern.

Mål:Tydliggöra arbetsmiljökonsultrollen och Regionhälsans roll internt

Kommentar

Det har tagits fram en funktionsbeskrivning för Arbetsmiljökonsultrollen, och medarbetarna på Regionhälsan har enats om att det är vad man kallar sig utåt mot kundorganisationerna.


Kontaktmannaskap/kundansvar, kompetenstimme och kompetensutveckling

Helt

KommentarArbetet med att vara en oberoende konsult, arbeta lösningsfokuserat och professionellt samt att använda den kunskap och de resurser som finns inom verksamheten för att på bästa sätt möta kundens behov pågår ständigt. Enkätundersökning, NKI, genomfördes under hösten 2018 och analyserades för att ligga till grund för förbättringsarbetet under 2019.

Mål:Utveckla och tydliggöra Regionhälsans arbetssätt mot kundorganisationerna och dess chefer, styra tjänsteutbudet mot grupp och organisation.

Kommentar

Regionhälsan har under hela hösten arbetat med sina flöden och arbetssätt och strävar efter att komma in tidigt i processer hos kund för att kunna arbeta mer förebyggande och främjande. Utvecklingen går framåt och Regionhälsan kan även se att arbetet mot grupp och organisation har ökat samt att arbetet mot enskild individ har minskat.

29 (61)



Metodutveckla, kommunicera, ensa och digitalisera. 61% 64%

KommentarIndividuppdrag har minskat med 3 procentenheter från 64 % till 61% under 2018 vilket går helt i linje med hur Regionhälsan ska arbeta.

Mål:Utveckla och effektivisera teknik och stödsystem för att använda våra kompetenser på rätt sätt

Kommentar

På Regionhälsan har en kvalitetsutvecklingsgrupp utsetts i syfte att få till en förbättrad struktur på Regionhälsans verksamhetssystem. Arbetsgruppen för utveckling av Regionhälsans journal- och affärssystem (CGM J4) har månadsvisa möten där bl.a. frågor angående systemutveckling och tidsbokning lyfts. Vidare har förvaltningen av systemet CGM J4 flyttats över på regionens IT avdelning, syftet med det är att trygga alla processer kring systemet och dess utveckling och det samarbetet fungerar bra.

Tolk- och översättarservice erbjuder nu skärmtolkning som ett alternativ i tjänsteutbudet. Skärmtolkning underlättar tolkning på distans och kombinerar fördelar med både plats- och telefontolkning. Verksamheten för också en kontinuerlig dialog med systemleverantören för att möta förändringar och göra förbättringar i Tolk- och översättarservice bokningssystem.


Maximera användandet av CGM J4 (journal- och affärssystem), TILDA (webbaserat verktyg för medicinteknisk utrustning), lokaler och utrustning och G:// -struktur på datorn.

Helt

KommentarInom Regionhälsan har flera nya funktioner som SPAR och e-intyg införts då CGM J4 uppgraderades i början på året. Arbetsgruppen kring CGM J4 har tagit fram en prioriteringslista på utvecklingsbehov i systemet. Ett möte med Labb på USÖ är inbokat för att få till ett samarbete kring labbremisser. TILDA är infört och det pågår ett stort arbete med strukturen på G:// som kommer att pågå in på 2019.

Marknadsundersökning, befintlig tekniklösning Helt

KommentarTolk- och översättarservice för en kontinuerlig dialog med kunder, tolkar och personal. En informationsskärm har installerats i tolkarnas allrum för att de enklare ska kunna hålla sig uppdaterade gällande det senaste på förmedlingen.

Mål:Utveckla och genomföra kompetensutvecklingsinsatser för personal, tolkar och kunder.

Kommentar

Medarbetarna inom båda verksamheterna har individuella kompetensutvecklingsplaner.

Tolk- och översättarservice har skickat ut en enkät till tolkarna för att stämma av vilken typ av kompetensutveckling de ser behov av och efterfrågar.

30 (61)



Kompetensnivå Helt

KommentarVerksamhetens medarbetare har individuella kompetensutvecklingsplaner som görs upp tillsammans med områdeschefen.

4.5 Förvaltningens kvantitetsmål

Mål:Antalet debiterade timmar som utförs för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Laxå kommun, Lindesbergs kommun, Lekebergs kommun, Hallsbergs kommun och Ljusnarsbergs kommun bör uppgå till det antal timmar som förbokats av kund under året.

Kommentar

Regionhälsan har haft en del vakanser under första halvåret vilket har påverkat antalet debiterade timmar. Under hösten har några medarbetare gått på föräldraledigt och samtidigt har inte förfrågan på uppdrag nått upp i den förväntade volymen för perioden 2018. I slutet av hösten samt under början av 2019 är flera nya medarbetare på väg in och Regionhälsan arbetar för att i dialog med kund ha en kontinuerlig avstämning kring behovet av företagshälsa.


Antal debiterade timmar 25 030 st 29 241 st

KommentarAntalet debiterade timmar är lägre jämfört med föregående år, vilket beror på de vakanser som Regionhälsan haft under 2018.

Mål:Nyttjandet av sidotjänster som Tolk Online, Kulturkommunikatörer och Meddelandeservice ska öka.

Kommentar

Totalt har antalet uppdrag avseende sidotjänster ökat med 24% under 2018 jämfört med 2017.


Antal timmar på utförda sidotjänster. 4 754 st 3 828 st

KommentarAntalet uppdrag på Tolk Online har ökat med 25 % jämfört med 2017 och antalet uppdrag för kulturkommunikatörerna har minskat med 13 % på helårsbasis jämfört med 2017.

31 (61)


5 Ekonomi

5.1 Resultatrapport Företagshälsa och tolkförmedling

Resultatrapport

Belopp i mnkr Utfall 2018 Budget 2018 Utfall 2017 Budget- avvikelse

Utfalls- avvikelse

Övriga intäkter 98,2 96,0 99,2 2,2 -1,0

Summa intäkter 98,2 96,0 99,2 2,2 -1,0

Personalkostnader -96,4 -98,7 -85,8 2,3 -10,6

Övriga kostnader -15,7 -16,8 -25,6 1,1 9,9

Avskrivningar, inventarier 0,0 0 0,0 0

Summa kostnader -112,1 -115,5 -111,4 3,4 -0,7

Verksamhetens nettokostnad -13,9 -19,5 -12,2 5,6 -1,7

Finansnetto 0,0 0 0,0 0

Regionbidrag/ -ersättning 19,9 19,5 19,8 0,4 0,1

Resultat 6,0 0,0 7,6 6,0 -1,6

Resultatutveckling

Sammanfattande analys

Förvaltningen redovisar ett bokfört överskott på 6,0 mnkr för 2018. Förklaringen till överskottet är lägre kostnader för personal på Regionhälsan pga. vakanser till och från under hela 2018 och högre intäkter till följd av större volymer än budgeterat för Tolk- och översättarservice.

5.2 Årets resultat

Intäkter

Intäkterna slutar på 98,2 mnkr för 2018, vilket är en minskning med 1,0 mnkr jämfört med 2017. När

32 (61)


budgeten för 2018 sattes fanns det viss osäkerhet kring volymen för tolkuppdragen. Volymen under 2018 är lägre totalt sett än under 2017 men högre än den budgeterade volymen, vilket också ger högre intäkter än budgeterat för 2018.

Personalkostnader

Personalkostnaderna uppgår till 96,4 mnkr för 2018 vilket är 10,6 mnkr högre än för 2017. Lönekostnaderna är 7,6 mnkr högre än 2017, vilket ger en lönekostnadsökningstakt på 12,7 %. Skillnaden beror på att de som arbetade som fakturatolkar under 2017 gått in som uppdragstagare och ingår i lönekostnaderna för 2018.

Övriga kostnader

Övriga kostnader slutar på 15,7 mnkr för 2018. Det är 9,9 mnkr lägre än för 2017. Den stora skillnaden mot föregående år beror på de fakturatolkar som gått över till uppdragstagare. De största övriga kostnadsposterna är lokalhyra, IT-kostnader samt kostnader för underkonsulter på Regionhälsan.

Driftredovisning Företagshälsa och tolkförmedling

Belopp i mnkr Budgetavvikelse 2018

Omsättning 2018

Relation (%)

Budgetavvikelse 2017

Företagshälsa och tolkförmedling 6,0 118,2 5,1 7,6

5.3 Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balansFörvaltningens resultat slutar på 6,0 mnkr per den 31 december 2018. Överskottet beror lägre personalkostnader pga. de vakanser Regionhälsan haft under året samt på att intäkterna på Tolk- och översättarservice blev högre än budgeterat.

5.4 InvesteringarSammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) Utfall 2018 Budget 2018 Utfall 2017

Övrig utrustning innevarande års budget 0,1 0 0

Summa 0,1 0 0

Investeringen avser ett nytt löpband till Hälsokällaren, Regionhälsans gym.

5.5 Produktions- och nyckeltal

Produktionstal - tabell

Utfall jan-dec 2018 Utfall jan-dec 2017 Förändring %

Produktionstal 1-FHV-tim 25 030 29 759 -16 %

Produktionstal 2-TÖS-tim 126 674 138 965 -9 %

Produktionstal- FHV

Antalet producerade timmar på Regionhälsan är 16 % lägre jämfört med 2017. En kund har sänkt sina

33 (61)


förutbetalda timmar på Regionhälsan och det i kombination med vakanser är orsakerna. En djupare analys visar också lägre antal uppdrag in till Regionhälsan jämfört med föregående år. Regionhälsan kommer under 2019 att arbeta aktivt med uppföljning av levererade timmar och avstämning mot behov av leveranser tillsammans med kund för att säkerställa att leveransen av de förutbetalda timmarna ut mot kund samt att kunden får hjälp den behöver.

Produktionstal-TÖS

Antalet producerade tolktimmar är 9 % lägre jämfört med 2017. Efterfrågan på tolktimmar styr utfallet.

6 Personalekonomi

6.1 Personalkostnader Utfall 2018 Utfall 2017

Lönekostnadsökningstakt (%) 12,7 % 1 %

Lönekostnad (kontoklass 40-41) (mnkr) -67,3 -59,7

Lönekostnaderna följer produktionen inom förvaltningens båda verksamheter. Skillnaden mellan 2018 och 2017 är ca 7,6 mnkr, vilket är en lönekostnadsökningstakt med 12,7 %. Skillnaden beror på att de fakturatolkar som tidigare användes nu har gått in som uppdragstagare och ingår i lönekostnaderna.

6.2 Kostnadsanalys

Konto Kategori Utfall 2018, mnkr

Utfall 2017, mnkr

Förändring, mnkr

Förändring %

4011+ 4081 Månadslöner 17,0 17,5 -0,3 -2 %

4012 Timanställda 0,2 0,1 0,1 35 %

4031 Obekväm arbetstid 0,0 0,0 0,0 0 %

4032 Övertid/mertid 0,0 0,0 0,0 0 %

4033 Jour och beredskap 0,0 0,0 0,0 0 %

4040 Förändring skuld jour, beredskap och övertid -0,1 -0,1 0,0 0 %

4110+ 4150 Semesterkostnad inkl. skuldförändring 2,0 2,0 0,0 0 %

4120 Sjuklön 0,3 0,1 0,1 98 %

Övrigt konto 40xx-41xx 47,8 40,1 7,7 19 %

Totalt kontoklass 40-41 67,2 59,7 7,6

Kostnaderna för månadslöner är lägre för 2018 än för 2017 pga. de vakanser Regionhälsan haft under första halvåret. Kostnaden för sjuklön är något högre 2018 än under 2017, vilket hänger ihop med en högre sjukfrånvaro under 2018. Den stora förändringen under "övrigt" är kostnaden för övriga arvoden där de tolkar som övergått från fakturatolkar till uppdragstagare nu bokförs.

34 (61)


6.3 Antal tillsvidareanställda årsarbetare

Yrkesgrupp Antal årsarbetare dec 2018

Antal årsarbetare dec 2017 Förändring

Kvinnor Män Totalt Kvinn

or Män Totalt Kvinnor Män Totalt

Spec-ssk/ barnm/ röntgenssk 6 0 6 7 0 7 -1 0 -1

Psykolog/ PTP-psykolog 4 1 5 4 0 4 0 1 1

Sjukgymnast/ fysioterapeut 3 1 4 4 1 5 -1 0 -1

Kurator/ famrådg/ kurativt arb 4,9 1 5,9 4 0 4 0,9 1 1,9

Läkare 3 1 4 3 1,5 4,5 0 -0,5 -0,5

Biträdespersonal HoS 1 0 1 1 0 1 0 0 0

Administratör 15,6 0 15,6 15,6 0 15,6 0 0 0

Handläggare 1 0 1 1 0 1 0 0 0

Chef 3 0 3 2 1 3 1 -1 0

Ingenjör/tekniker/hantverkare 1 0 1 0 0 0 1 0 1

Summa 42,5 4 46,5 41,6 3,5 45,1 0,9 0,5 1,4

Antalet tillsvidareanställda årsarbetare på förvaltningen har ökat med en 1,35 personer mellan december 2017 och 2018.

På Regionhälsan har en psykolog slutat och två nya psykologer har börjat efter sommaren. En chef har växlat över till att arbeta som beteendevetare och en ny områdeschef är på plats. För beteendevetarna har tjänstgöringsgraden ökat med 1,85 personer då vi anställt två nya medarbetare. Regionhälsan har också anställt en arbetsmiljöingenjör. Läkarna har minskat med 0,5 personer då en medarbetare har gått i pension och en sköterska och en sjukgymnast har slutat under hösten. Tre nya medarbetare börjar på Regionhälsan under januari då personalstyrkan behöver utökas för att klara uppdraget då hela Örebro kommun gått med i den gemensamma nämnden från 1 januari 2019.

På Tolk- och översättarservice har det inte skett någon förändring av antalet tillsvidareanställda. Under våren har det varit en pensionsavgång och en administratör som slutat. Båda tjänsterna är återsatta.

6.4 Sjukfrånvaro

Kategori Januari - december 2018 Januari - december 2017 Förändring antal timmar, procent

Kvinnor Män Totalt Kvinno

r Män Totalt Kvinnor Män Totalt

Schemalagda timmar 84 770 7 180 91 950 84 442 10 957 95 398 328 -3 777 -3 448

Sjukfrånvaro, korttidsfrånvaro (tim)

1 395 52 1 447 1 462 81 1 544 -68 -29 -97

35 (61)


Kategori Januari - december 2018 Januari - december 2017 Förändring antal timmar, procent

Sjukfrånvaro, långtidsfrånvaro (tim)

2 134 1 068 3 202 100 1 050 1 150 2 034 18 2 052

Sjukfrånvaro totalt (tim) 3 529 1 120 4 649 1 562 1 132 2 694 1 966 -12 1 955

Sjukfrånvaro, korttidsfrånvaro % *

1,65 % 0,72 % 1,57 % 1,73 % 0,74 % 1,62 % -0,09 % -0,02 %

-0,05 %

Sjukfrånvaro, långtidsfrånvaro % *

2,52 % 14,87 % 3,48 % 0,12 % 9,59 % 1,21 % 2,40 % 5,29 % 2,28 %

Sjukfrånvaro totalt % * 4,16 % 15,60

% 5,06 % 1,85 % 10,33 % 2,82 % 2,31 % 5,27 % 2,23 %

*) Procent av schemalagd tid

Den totala sjukfrånvaron är högre 2018 jmf med 2017 men det kan tilläggas att det är från en låg nivå för 2017. Det är främst långtidsfrånvaron som har ökat. Den stora procentuella ökningen vad gäller långtidsfrånvaro män beror på lägre antal schemalagda timmar. Under året har beslut fattats om att införa rehab. samtal med närmaste chef vid tre upprepade frånvarotillfällen per halvår. Förvaltningen fortsätter att följa sjukfrånvaron genom ett aktivt förebyggande arbete för att främja en bra arbetsmiljö.

7 Framtida utmaningarFörvaltningschef blickar framåt:

Båda verksamheterna står inför utmaningar där digitalisering, tjänsteutbud, kompetensförsörjning, ledarskap och medarbetarskap fortsätter att vara centrala.

Blickar vi framåt kan vi se att den interkulturella kompetensen i verksamheter och hos medarbetare blir allt viktigare för ett bättre bemötande och friska arbetsplatser. Att arbeta för friska arbetsplatser och därmed skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv är en framgångsfaktor, bland annat för att kunna rekrytera och behålla medarbetare. Att ständigt arbeta för att utveckla organisationer genom närvarande ledarskap, positiv inställning till kompetensutveckling, bra fungerande kommunikation, feedback, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög är viktigt för upplevelsen av en attraktiv arbetsplats.

Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling ska vara en part i detta utvecklingsarbete. Förvaltningens höga kompetens i kombination med kunskap om kunderna är unik i sammanhanget. Regionhälsan och Tolk- översättarservice ska vara en stark partner till kundorganisationerna och dess verksamheter. Det möjliggörs av att förvaltningens båda verksamheter väl känner till arbetsplatserna och vilka krav som finns.

Regionhälsan är en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering och ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Regionhälsan har en lång tradition av att arbeta med komplexa arbetsmiljöfrågor och har goda förutsättningar att hantera såväl frågor om arbetslivsinriktad rehabilitering som förebyggande och hälsofrämjande arbete. De utmaningar som Regionhälsan står inför är att behålla kvaliteten på tjänsterna med ett ökat uppdrag. I sammanhanget handlar det om att kunna möta kundernas krav på företagshälsan med bibehållen kvalitet och där fokus ska läggas på tidiga insatser och framför allt på det förbyggande- och hälsofrämjande arbetet.

36 (61)


Vi kan se att Tolk- och översättarservice flyttat fram sin position till att vara ledande i landet då det gäller kompetens och tjänsteutbud. Exempel på detta är att man nu erbjuder skärmtolkning, att ytterligare ett språk läggs till tjänsten Tolk Online och att Kulturkommunikatörernas föreläsningstjänster är efterfrågade. En utmaning som vi kan se är att hålla verksamhetens kunder informerade om vikten av att använda en professionell tolk för att värna om rättssäkerheten. Ett framträdande område för verksamheten handlar om att följa med i utvecklingen och anpassa tjänsteutbudet efter omvärld och efterfrågan. Avslutningsvis ser vi även vikten av att fortsätta utveckla teknikstödet, så att det svarar upp till de behov och krav som ställs från både kunder, tolkar och personal.

Örebro december 2018

Johanna Tångring

Förvaltningschef

Företagshälsa och tolkförmedling

8 Intern styrning och kontrollIntern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten:

Intern styrninga) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag.b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar.

Intern kontrollc) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten.d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig.e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet.

Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7 §. Med tillräcklig menas att processen för den interna styrningen och kontrollen ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning.

Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll.

Regionstyrelsen ska utifrån sin uppsiktsplikt göra ett utlåtande i årsredovisningen om den interna styrningen och kontrollen för verksamheten inom Region Örebro län har varit tillräcklig.

8.1 InternkontrollplanSymbolförklaringar

= Avslutad = Ej genomförd

37 (61)


HR

Risken att bisysslor som är hindrande för arbetet, förtroendeskadliga eller konkurrerar med verksamheten förekommer.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Uppföljning enligt regiongemensam rutin som är under framtagande.

KommentarJa förvaltningschefen har gett respektive områdeschef i uppdrag att informera medarbetarna om vad som gäller vid bisyssla och i checklistan för nyanställning har information om bisyssla tillkommit. Det har inkommit 1 anmälan om bisyssla på Tolk- och översättarservice och 2 anmälan om bisyssla på Regionhälsan. Alla har godkänts av chef.Frågan lyfts årligen vid medarbetarsamtal samt vid nyanställning och behöver därmed inte ingå i nästkommande års riskanalys.

AnsvarFörvaltningschef

Risken att förmånsbeskattning inte sker.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att ansvariga chefer får informationen om vilka regler som gäller för förmånsbeskattning i enlighet med rutin för förmånsbeskattning på intranätet.

KommentarRutinen för förmånsbeskattning har lyfts i ledningsgruppen för Företagshälsa och tolkförmedling och risken behöver inte ingå in nästkommande års riskanalys.


Risken att reseräkningar och egna utlägg hanteras felaktigt innan utbetalning. Revisionsrapport.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Tydliggöra vid introduktion och vid utbildning för nya chefer/handläggare att chef/attestant inte ska godkänna utlägget i Heroma utan att aktuellt kvitto finns.

KommentarDenna fråga har tidigare lyfts i ledningsgruppen och ingår i chefernas arbetsuppgifter och finns med i deras arbetsbeskrivning.


Regionövergripande åtgärd: Tillgängliggör information om hantering av och villkor för reseräkningar till chefer.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Information om hantering av och villkor för reseräkningar är nu uppdaterad på intranätet. Om tillämpning sker i verksamheten så kommer reseräkningar och egna utlägg hanteras riktigt.

AnsvarHR-direktör

38 (61)


Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Återsända reseräkningar som inte uppfyller obligatoriska krav till resenären för komplettering.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Alla reseräkningar som är manuella skickas tillbaka till avsändaren, så de får registrera in dem i Heroma. Åtgärden har bidragit till önskad effekt och det har blivit en klar förbättring.

AnsvarRegionservice förvaltningschef

Regionövergripande åtgärd: Återsända manuell blankett i de fall medarbetare har tillgång till Heroma, men ändå använt manuell blankett.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Alla manuella blanketter skickas tillbaka till avsändaren, så de får registrera in dem i Heroma. Åtgärden har bidragit till önskad effekt och det har blivit en klar förbättring.


Risken att chefer inte säkerställer att lönegrundande underlag är korrekta inför löneutbetalning. Revisionsrapport.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Varje verksamhet ska säkerställa att det lönegrundande underlaget är korrekt inför löneutbetalning.

KommentarFörvaltningen följer rutin för lönekontroll i Heroma och respektive chef ansvarar för att den blir gjord innan sista datumet i Heroma varje månad. Detta stäms vidare av vid den månatliga löneuppföljningen som görs i samband med månadsbokslutet och risken behöver därmed inte ingå i nästkommande års riskanalys.


Ekonomi

Risken att representation redovisas felaktigt.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Översyn av befintligt attestreglemente samt tillhörande rutin.

AnsvarEkonomidirektör

Regionövergripande åtgärd: Översyn av befintligt regelverk avseende representation.

AnsvarHR-direktör

Regionövergripande åtgärd: Stickprovskontroller avseende extern och intern representation samt vid representation vanligt förekommande leverantörer på övriga kontoklasser.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Stickprovskontroll är genomförd för perioden januari - maj 2018. Rapport framtagen inklusive åtgärdsförslag. Rapporten är redovisad för ekonomicheferna i regionen och åtgärder som framgår av rapporten ska genomföras. Risken är identifierad och känd och stickprovskontroller kommer att ingå i den löpande verksamheten.

39 (61)


Status Åtgärd


Risken att inköp görs utanför avtal.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Upphandlingsavdelningen informerar förvaltningens ledningsgrupp i syfte att öka kunskapen om upphandling och avtalstrohet vid inköp.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Upphandlingsavdelningen har bland annat informerat Regionservice ledningsgrupp om upphandling och avtalstrohet, likaså ledningsgruppen inom Regional utveckling samt regionens samtliga ekonomer har fått information och utbildning i samband med ett ekonomigruppsmöte. Att informera om upphandling och avtalstrohet kontinuerligt ger nytta.


Regionövergripande åtgärd: Ta fram en e-handelsstrategi för att utveckla och utvidga användandet av e-handel.

KommentarHar åtgärden bidragit till önskad effekt? Arbete pågår med framtagande av en e-handelsstrategi. Arbetsgrupp är bildad och möten pågår för att färdigställa ett förslag till beslut.


Risken att kontanta medel hanteras felaktigt.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Framtagande av rutin för stickprovskontroll av kontantkassor.


Risken att bluffakturor betalas.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Ta fram ett regionövergripande dokument som tydliggör hur befintligt attestreglemente inkl. tillämpningsanvisningar ska tillämpas. Dokumentet ska publiceras på intranätet.


Regionövergripande åtgärd: Informera attestanter om innebörden av attesträtten.

AnsvarEkonomichef

Risken att leverantörsfakturor betalas efter förfallodag. Revisionsrapport.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Kartlägg var de största fördröjningarna sker från ankomst till slutattest av leverantörsfakturor. Ta fram förslag på åtgärder.

KommentarFörsent betalda leverantörsfakturor har studerats under vecka 6 och det har identifierats var fördröjningarna

40 (61)


Status Åtgärdhar skett. Inkomna påminnelseavgifter/inkassokrav har studerats under en period för att kunna mäta sambandet mellan kortare betalningsvillkor (kortare än 30 dagar) och försent betalda leverantörsfakturor. Förslag på åtgärder finns framtagna och kommer att lämnas till ekonomidirektör för beslut.Har åtgärden bidragit till önskad effekt? Genomförs åtgärderna kommer risken att minska.


Veckomässiga kontroller av ansvarig ekonom av var i flödet en faktura ligger och skicka ut påminnelser till attestanter om att de har fakturor att attestera i sin inkorg.

KommentarVeckovisa kontroller sker och attestanterna på förvaltningen håller själva bra koll på inkorgen i I&F.

AnsvarFörvaltningschef Företagshälsa och tolkförmedling

Risken att rutinen för hantering av utgående fakturor avseende företagshälsovård inte efterlevs. Revisionsrapport.

Status Åtgärd

Löpande kontroll av fakturans granskningsex. innan bokföring och utskick till kund.

KommentarKontroll sker av två personer av varje enskild faktura innan utskick till kund. Felaktigheter upptäcks och rättas efter denna kontroll. Hanteringen av kontrollen av fakturan är nu godkänd i revisionsrapporten och granskning nästa år behövs inte när det nu finns en fungerande rutin.


Stickprovskontroll, att fakturans granskningsex. överensstämmer med betalningsjournalen görs varje månadsbokslut.

KommentarKontrollen ligger med som en del i månadsbokslut och finns med på kontrollistan för utfört arbete. Inga avvikelser har upptäckts under jan-dec 2018.


Informationssäkerhet

Risken att verksamheten inte efterlever dataskyddsförordningen.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att inventering av all behandling av personuppgifter har genomförts i enlighet med instruktionerna på intranätet http://intra.orebroll.se/inventering/

KommentarBåda verksamheterna har skickat in anmälningar på system och annat som hanterar personuppgifter.


41 (61)


Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-system som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr 434302

KommentarBåda verksamheterna har genomfört en informationsklassning av det som har bedömts behöva det. Kansliet har varit behjälplig men belastad av andra verksamheters behov. Verksamheterna har gjort det som bedömts skall göras.


Kvalitet och utveckling

Risken att relevanta styrande dokument inte finns fastställda i Platina, inte finns tillgängliga på intranätet och inte efterlevs.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt arbetssätt avseende fastställande, implementering och uppföljning av styrande dokument.

KommentarBåda förvaltningens verksamheter är kvalitetscertifierade (ISO 9001:2015 samt FR 2000) och i och med det så uppfylls kravet på systematiskt arbetssätt och den dokumentation som krävs av de styrande dokumenten. Det pågår en översyn och ett arbete med att se till att de styrande dokumenten också blir tillgängliga i Platina. Det är revision av certifieringen årligen, därmed behöver inte risken kvarstå.


Risken att verksamheten inte lär och förbättrar sig när en systematisk koppling mellan förbättringsarbete och avvikelsehantering saknas.

Status Åtgärd

Regionövergripande åtgärd: Tydliggör och säkerställ att avvikelsehanteringen är en del av förbättringsarbetet.

KommentarBåda verksamheterna arbetar aktivt med avvikelser och dessa lyfts under förvaltningens samråd och på APT. De ingår också i den interna kontrollen som ett krav för respektive områdes certifiering


Risken att avvikelser inte hanteras löpande

Status Åtgärd

Tydliggöra ansvar vem som ska se till att det blir gjort. Utbildning i platina. Utforma rutin kring avvikelsehanteringen eller leta fram och tillämpa om det redan finns någon

KommentarUtbildning har genomförts under året och ansvarsfrågan är utredd och avvikelserna hanteras nu enligt rutin i båda verksamheterna.

42 (61)


Status Åtgärd


ISO 9001:2000

Risken att förvaltningen inte behåller sin ISO 9001:2015 +FHV krav certifiering.

Status Åtgärd

Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Regionhälsan samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system.

KommentarRegionhälsan har i mars genomgått årets certifiering med två mindre avvikelser som är åtgärdade och godkända.


FR2000

Risken att förvaltningen inte behåller sin FR2000 certifiering.

Status Åtgärd

Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Tolk- och översättarservice samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system.

KommentarTolk- och översättarservice har i januari genomgått årets certifiering helt utan anmärkning.


8.2 ISK-bedömningDen interna styrningen och kontrollen (ISK-processen) är en integrerad del av planeringen, genomförandet, uppföljningen och förbättringen av verksamheten vid förvaltningen. Arbetet bidrar till att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och lagenligt, det vill säga i enlighet med krav a-e. ISK-processen är dokumenterad i enlighet med Riktlinjen för intern styrning och kontroll.

Förvaltningens båda verksamhetsområden är kvalitetscertifierade. Regionhälsan ISO 9001:2015 + FHV Krav och Tolk- och översättarservice FR2000.

Den interna styrningen och kontrollen är ändamålsenligt utformad och det beslutade arbetssättet har tillämpats i verksamheten. Därmed bedöms den interna styrningen och kontrollen som tillräcklig.

43 (61)


5

Verksamhetsplan med budget 2019, Gemensam nämn för


19RS510

44 (61)

1 (2)

Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPMJohanna Tångring 2019-02-06 Dnr: 19RS510





Verksamhetsplan med budget 2019, Gemensam nämn för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice


att godkänna verksamhetsplan med budget 2019, samt

att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att samverka med regiondirektören inom området HR/attraktiv arbetsgivare i syfte att ge regionstyrelsen erforderliga underlag avseende arbetsgivaransvaret.

SammanfattningI bifogat material finner gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice verksamhetsplan inklusive budget för 2019.


ÄrendebeskrivningVerksamhetsplanen 2019 för gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice följs upp tre gånger under året. Vid årets slut sammanställs en verksamhetsberättelse där årets verksamhet och dess ekonomiska resultat slutredovisas. Uppföljningen sker i syfte att följa den av nämnden beslutade verksamhetsplanen samt budget för 2019.

45 (61)

2 (2)

Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPMJohanna Tångring 2019-02-06 Dnr: 19RS510




BeslutsunderlagFöredragningsPM gemensam nämnd 2019-02-06, Verksamhetsplan med budget 2019Verksamhetsplan med budget 2019


46 (61)

Verksamhetsplan med budget 2019Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling

47 (61)

Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling , Verksamhetsplan med budget 2(15)

Innehållsförteckning1 Inledning ..........................................................................................................3

2 Vision och värdegrund .....................................................................................4

3 Syfte.................................................................................................................4

4 Kärnvärden ......................................................................................................5

5 Mål och uppdrag ..............................................................................................5

6 Budget ...........................................................................................................11

7 Organisation ..................................................................................................13

8 Uppföljning.....................................................................................................13

9 Intern styrning och kontroll.............................................................................14

48 (61)


1 InledningFörvaltningschef har ordet:

Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet gemensamt för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Laxå kommun, Ljusnarsbergs kommun och Lekebergs kommun. En politisk nämnd, den gemensamma nämnden för samverkan angående företagshälsa och tolk- och översättarservice, har det övergripande ansvaret för verksamheten. Förvaltningen och dess politiska nämnd ställer sig positiv till att fler kommuner ansluter sig till nämnden. Hela Örebro kommun ingår från och med 1 januari 2019 med all sin verksamhet i den gemensamma nämnden.

Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter: Regionhälsan - företagshälsa och Tolk- och översättarservice - språktolkning och översättningar.

Förvaltningens nuvarande situation präglas av expansion och båda verksamheterna är styrda av kunder och efterfrågan, vilket påverkar ekonomiutfall, produktionsvolym och produktivitetsutfall.

Framtidens utmaningar för förvaltningen är att motsvara och helst överträffa kundernas förväntningar på såväl kvaliteten av våra tjänster som kostnadseffektiviteten. Det ställer krav på att anpassa och förbättra våra arbetssätt för att kunna möta kundorganisationernas och intressenternas behov och förväntningar, då det som sker i omvärlden inte minst med tanke på digitaliseringen, kommer att ställa högre krav på vår innovationsförmåga.

Tolk- och översättarservice

Tolk- och översättarservice erbjuder professionella tolk- och översättartjänster och strävar efter att erbjuda de tjänster som efterfrågas av verksamhetens kunder. Tjänsteutbudet ses därför kontinuerligt över och utvecklas för att tillgodose det behov som finns. Verksamheten jobbar för att göra förmedlingsarbetet mindre administrativt krävande genom att utveckla teknikstöd för att få en mer automatiserad och lätthanterlig arbetsgång.

Det är viktigt att ha en öppen dialog med kunder, tolkar och medarbetare för att tillgodose de behov och förväntningar som finns på verksamheten. Förmedlingen kommer att satsa på personalvård och kompetensutveckling för en välmående medarbetargrupp och tolkkår som ser Tolk- och översättarservice som en attraktiv arbets- och uppdragsgivare.

Regionhälsan

Regionhälsan skapar förutsättningar för hälsosamma arbetsplatser genom att tillhandahålla multiprofessionella kunskaper och kompetenser i arbetsmiljöfrågor för arbetsgivare i kundorganisationerna. Samtliga kundorganisationer kommer att ha en egen överenskommelse med Regionhälsan, där uppdraget är riktat och förtydligat för respektive kundorganisation. Ett arbete kommer att genomföras för att intensifiera arbetsmiljöfrågorna hos kunderna och på så sätt öka kunskapen om arbetsmiljöns betydelse för en hälsofrämjande arbetsmiljö och ett gott arbetsliv, vilket också ligger i linje med vad kunderna önskar av sin interna hälsa. Kompetensförsörjningen är en ständig utmaning och då särskild för företagsläkare och arbetsmiljöingenjörer men vi ser nu även brist på utbildade ergonomer. Regionhälsan utökar med ytterligare en lokal då medarbetarantalet ökar med ett utökat uppdrag. Lokalen ligger nära nuvarande Örebrokontor och flytten kommer att beröra den administrativa personalen. Regionhälsans utbud av tjänster har ensats och ska kommuniceras ut till kundorganisationerna för en ökad tydlighet om vad Regionhälsan erbjuder kunderna inom ramen för att vara en auktoriserad, akademisk och kvalitetscertifierad företagshälsa. De tidiga insatserna är viktiga för att kunna arbeta förebyggande med arbetsmiljöfrågor tillsammans med kunderna.

För båda verksamheterna gäller att i nära dialog med kunderna vara framgångsrika i att utveckla kompetensen, införa fler beprövade metoder och arbetssätt, utveckla tjänster samt nyttja och utveckla teknikstöd. Kompetensförsörjningen är en utmaning för båda verksamheterna satt i relation till balans i ekonomin och en rimlig arbetsbelastning.

Förvaltningens ledstjärna är: Vi sätter fotavtryck genom ledande integrationsarbete och att ha de friskaste arbetsplatserna i landet. Förvaltningen tillhandahålla företagshälsa och tolkservice till de anslutna kundorganisationerna, samt bidrar till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete och underlätta kommunikationen där gemensamt språk saknas. Förvaltningen lägger stor vikt vid sitt

49 (61)


kvalitetsarbete och att i varje kundmöte möta kundernas behov av råd och stöd.

Den interkulturella kompetensen i verksamheter och hos medarbetare blir allt viktigare för ett bättre bemötande och friska arbetsplatser. Att arbeta för friska arbetsplatser och därmed skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv är en framgångsfaktor, bland annat för att kunna rekrytera och behålla medarbetare. Att ständigt arbeta för att utveckla organisationen genom närvarande ledarskap, positiv inställning till kompetensutveckling, bra fungerande kommunikation, feedback, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög är viktigt för upplevelsen av en attraktiv arbetsplats.

Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling ska vara en part i detta utvecklingsarbete. Förvaltningens höga kompetens i kombination med kunskap om kunderna är unik. Regionhälsan och Tolk- översättarservice ska vara en stark partner till kundorganisationerna i den gemensamma nämnden. Det möjliggörs av att förvaltningens båda verksamheter väl känner till kundorganisationerna och vilka krav som finns.

Jag ser med spänning framemot 2019 som ett relationellt, utforskade och tillitsfullt år där förvaltningen skapar förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete samt underlättar kommunikation där gemensamt språk saknas, för - Tillsammans skapar vi ett bättre liv!

Örebro januari 2019

Johanna Tångring

Förvaltningschef

2 Vision och värdegrundRegion Örebro läns vision lyder Tillsammans skapar vi ett bättre liv.

Visionen uttrycker Region Örebro läns långsiktiga viljeinriktning och det framtida önskvärda läget. Visionen är utgångspunkten för all verksamhet inom Region Örebro län.

Alla som jobbar inom Region Örebro län är grunden till morgondagens utveckling – för invånarna, för medarbetarna och för länet. Alla bidrar var och en på olika sätt med engagemang och viktig kompetens. Genom att nyttja allas individuella styrkor i det gemensamma arbetet tillförs nytta och ett välmående län formas. När organisationen styr mot samma mål bildas en kraft som driver utvecklingen i länet och skapar livskvalitet för alla människor som lever här.

Tillsammans kan vi göra skillnad. Tillsammans skapar vi ett bättre liv.

Arbete pågår med att ta fram en gemensam värdegrund som utgår från visionen. En gemensam värdegrund innebär att skapa en gemensam organisationskultur med önskade beteenden som leder organisationen i riktning mot visionen.

Nuvarande värdegrund gäller tills en ny är framtagen och lyder:

Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa.

Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person.

3 SyfteFörvaltningens syfte är att tillhandahålla företagshälsa samt tolk- och översättarservice, till våra anslutna kundorganisationer. Förvaltningen bidrar till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete samt underlättar kommunikation där gemensamt språk saknas.

50 (61)


4 Kärnvärden Omvärldsbevakning Attraktiv arbetsgivare Effektiva arbetssätt Kundvärde

5 Mål och uppdrag

5.1 Regional utvecklingsstrategiDen regionala utvecklingsstrategin (RUS) - Tillväxt och hållbar utveckling i Örebro län 2018-2030 - är en gemensam vägvisare som beskriver hur Region Örebro län, tillsammans med kommuner, näringsliv, myndigheter, universitet och civilsamhälle, vill utveckla länet mot social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet för att uppnå Örebro läns vision om en attraktiv och pulserande region för alla.

Strategin strävar efter att uppnå stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Dessa övergripande mål visar hur RUS bidrar inom de tre dimensionerna om hållbar utveckling. De övergripande målen konkretiseras med 18 effektmål som finns beskrivet i Region Örebro läns verksamhetsplan med budget 2019.

Övergripande mål:Region Örebro län bidrar till och skapar förutsättningar för stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län.

Inriktningsmål:Nr 1. Region Örebro län har ett regionalt ledarskap som skapar tillit, förtroende och ett gemensamt lärande hos länets aktörer.

Uppdrag:Uppdrag 1. Att ta fram och genomföra aktiviteter för att bidra till att nå den regionala utvecklingsstrategins målsättningar.

Förvaltningen för företagshälsovård och tolkförmedling är en stödresurs till de kunder som är medlemmar i den gemensamma nämnden och uppdragen kommer primärt från kunderna.

Aktiviteter som förvaltningen kommer att arbeta med är:

Kompetensförsörjning och matchning: Förvaltningen ser behov av att kunna säkra kommande rekryteringar via modellen kompetensbaserad rekrytering. Förslagsvis sker det genom professionell hantering av utbildade rekryterare inom regionen.

Social sammanhållning och demokrati: Tolk- och översättarservice besitter en enorm resurs i alla språktolkar. Denna resurs bör användas till mer än att utföra uppdraget som språktolk. Tolkarnas breda kompetens kan bland annat användas i många projekt som syftar till ökad integration och mångfald.

Hälsofrämjande arbete och hälso- och sjukvård: Regionhälsan bör vara en naturlig aktör i arbetet mot den psykiska ohälsan trots att Regionhälsan inte bedriver hälso- och sjukvård. Regionhälsans kompetens och erfarenhet i denna fråga är bred och ska tas tillvara på strategisk och operativ nivå, för chefer och medarbetare. Att arbeta med arbetsmiljö är en investering för framtiden, att komma tillrätta med arbetsmiljöproblem genom god arbetsmiljö kommer att generera attraktivitet för regionen.

51 (61)


5.2 Hållbar utvecklingEn hållbar utveckling bygger på tre dimensioner: den sociala, den ekologiska och den ekonomiska. Region Örebro län vill vara en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling är ett pågående arbete och handlar om att identifiera och genomföra insatser som är ömsesidigt värdeskapande. Det är en grundpelare och förutsättning för Region Örebro läns verksamhet i att tillsammans skapa ett bättre liv.

De strategier som Region Örebro län har för att bidra till en hållbar utveckling är:

Att vi aktivt samverkar och kommunicerar kring hållbar utveckling. Att vi skapar en tydlig förankring och känner ansvar i linjeorganisationen. Att vi har en tydlig målstyrning och kontinuerlig följer upp målen i Program för hållbar

utveckling. Att vi prioriterar utbildning och har en lärande organisation för att utveckla förståelsen för vad

hållbar utveckling betyder i Region Örebro län.

Övergripande mål:Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs.

Inriktningsmål:Nr 3. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar.

Förvaltningen arbetar löpande med aktiviteterna i det hållbarhetsprogram som togs fram under 2017.

Indikatorer

Uppföljning och utveckling av aktivitetsplaner enligt program för hållbar utveckling och utifrån genomförd hållbarhetsredovisning 2018

Aktiviteter

• Förvaltningen följer upp aktivitetsplanen för hållbar utveckling löpande under året.

Uppdrag:Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys, samt utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder.

Tolk- och översättarservice kommer, som representant för förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling, att påbörja en jämställdhetsanalys. Projektet kommer att löpa under hela hållbarhetsprogrammet, vilket följs upp löpande. Tolk- och översättarservice har valt att undersöka hur könsfördelningen ser ut bland de tolkar som anmäler sig till samt genomför utbildningar och annan kompetensutveckling.

Uppdrag:Uppdrag 4. Att fortsätta arbetet med att HBTQ-diplomera verksamheter.

Förvaltningen har under 2018 implementerat den interna webbutbildning (HBTQ) som regionen tagit fram. Det följs löpande upp i kompetensutvecklingsplanen att varje medarbetare har genomgått utbildningen, samt ingår i introduktion av nya medarbetare.

52 (61)


Uppdrag:Uppdrag 6. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet, samt att utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder.

Regionhälsan gör en orosanmälan vid misstanke om att barn far illa. Varje år görs en summering över hur många som gjorts. Tolk- och översättarservice kommer inleda ett arbete rörande att barn tolkar åt vuxna anhöriga.

Uppdrag:Uppdrag 7. Att följa upp och minska förbrukningen av produkter med hög klimatpåverkan, alternativt ersätta med mindre klimatpåverkande alternativ.

Förvaltningen följer upphandlade avtal vid inköp och förutsätter att klimatlistan tas i beaktande vid upphandling. Båda verksamheterna har en inköpsorganisation, vilket innebär att alla beställningar görs av några utsedda medarbetare som stämmer av mot upphandlade avtal. Det bidrar till att upphandlade avtal följs.

Uppdrag:Uppdrag 9. Att höja ambitionerna kring Region Örebro läns resor och transporter, bland annat genom att vidareutveckla och implementera resehierarkin.

Samtliga medarbetare uppmanas att använda kollektivt färdmedel eller cykel när man arbetar hos kund. Tjänstecyklar finns för utlåning. För att undvika onödiga resor uppmanas medarbetarna att använda tekniska lösningar tex. videosamtal. Alla medarbetare inklusive tolkarna kommer att få reserådgivning genom en workshop anordnad av Hållbar utveckling på temat "Hållbart resande".

5.3 Digitalisering

Övergripande mål:Arbeta med systemutveckling för att skapa fler digitala mötesplatser

Mål:Skapa fler digitala mötesplatser

Förvaltningens verksamheter har kommit olika långt vad gäller användningen av digitala mötesplatser. Tolk- och översättarservice har länge kunnat erbjuda Tolk Online till sina kunder och nu erbjuds också skärmtolkning. En ständig dialog om behovet och effektivitet sker tillsammans med kundorganisationerna vilket driver utvecklingen framåt.

Regionhälsan kommer att behöva göra en liknande resa som Tolk- och översättarservice och börjar med att se över teknikstödet för att kunna använda sig av exempelvis videosamtal.

Aktiviteter

Utveckla möjligheten till videomöten

Genomföra en digital skyddsrond

Skärmtolkning

Uppdrag:Uppdrag 46. Att ta fram och genomföra aktiviteter utifrån principen ”digitalt först”.

Båda verksamheterna arbetar idag med att öka digitaliseringen. På Tolk- och översättarservice har man kommit långt i utvecklingen; Tolk Online och skärmtolkning som erbjuds kunder istället för platstolkning.

Ett långsiktigt mål är att tolkarna ska kunna återrapportera helt digitalt, vilket skulle innebära att kund ska kunna kvittera att uppdraget utförts digitalt. Då behövs inga pappersrekvisitioner. En ytterligare

53 (61)


del i denna effektivisering är arbetet med att automatisera prissättning av tolkuppdrag.

Fler möten bör kunna erbjudas kunder via videosamtal, såsom Skype. Framåt ser förvaltningen att föreläsningar kan sändas via videolänk för att komma fler till del och minska resorna.

5.4 Attraktiv arbetsgivare

Övergripande mål:Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv.

Nämnden har inte arbetsgivaransvaret utan det ligger på regionstyrelsen. Nämnden är emellertid angelägen att bidra till arbetet inom området HR/attraktiv arbetsgivare och förvaltningschefen ska samverka med regiondirektören inom detta område.

Att ständigt arbeta för att utveckla förvaltningen genom närvarande ledarskap, positiv inställning till kompetensutveckling, bra fungerande kommunikation, feedback, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög är viktigt för upplevelsen av en attraktiv arbetsplats.

Inriktningsmål:Nr 33. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier.

Indikatorer

HME – Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät.

Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år.

AVI – Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år.

Personalomsättning, externt och intern, ska redovisas. Det ska minska i jämförelse med föregående år.

Resultat av avslutningssamtal ska redovisas systematiskt i temaområden.

Aktiviteter

•Tidiga insatser i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen

•Analysera och arbeta aktivt med resultatet av medarbetarundersökningen

Mål:Kompetensutveckling

Förvaltningen kommer att arbeta strategiskt med kompetensutveckling utifrån kundernas och verksamheternas behov. Båda verksamheterna följer kontinuerligt forskningen inom dess spetskompetensområden för att kunna vara med och driva utvecklingen framåt.

Aktiviteter

Klargöra utbildningsbehovet

Skapa fler utbildningstillfällen

Delta i projekt mot universitetet

54 (61)


Inriktningsmål:Nr 34. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling.

Förvaltningen tar ansvar för att respektive verksamhet följer diskrimineringsgrunderna som finns enligt lag. Redovisning kommer inte att presenteras för denna förvaltning, då medarbetarna är för få till antalet.

Uppdrag:Uppdrag 61. Regionstyrelsen får i uppdrag av regionfullmäktige att samtliga nämnder ska biträda regionstyrelsen, inom nämndens ansvarsområde, att konkretisera arbetet med kompetensförsörjning utifrån beslutad rapport. (Strategisk kompetensförsörjning 18RS680)

Förvaltningens kompetensförsörjningsarbete handlar i grunden om att attrahera, rekrytera, utbilda och behålla medarbetare. Något som idag sker på många sätt. För att nämna några exempel så ska Tolk- och översättarservice starta ett tolkråd i januari 2019. Verksamheten anordnar även mötes forum för tolkar tillsammans med utbildade mentorer samt uppmanar anlitade tolkar att vidareutbilda och auktorisera sig. Regionhälsan tar emot företagssköterskestudenter för VUB, håller med praktikplatser, samarbetar med universitet, tar emot ST-läkare och vidareutbildar medarbetare.

De utmaningar som idag finns är att Regionhälsan upplever en viss svårighet till att kunna rekrytera erfarna medarbetare, gärna med erfarenhet från företagshälsa. Brist på utbildade företagsläkare är nära akut. Hälften av företagsläkarna i branschen har fyllt 65 år och för sjuksköterskor med relevant specialistutbildning är medelåldern 57 år. Genomsnittsåldern för arbetsmiljöingenjörer är 58 år. Behovet av psykologer och beteendevetare med kompetens inom organisationspsykologi är stort. Intresset att specialisera sig mot arbetsmedicin finns, men tyvärr finns alldeles för få utbildningsplatser.

Sannolikt närmar vi oss en brytpunkt där den digitala tekniken kommer att påverka förvaltningens verksamheter. Tolkuppdragen kommer att förändras, men hur är svårare att säga. Arbetsmiljökonsultation via telefon och skärm är inte långt borta.

Den unga generationen understryker vikten av att arbetsgivaren skapar meningsfulla arbeten, stärkt innovation, möjliggör karriärutveckling, aktivt arbetar med mångfald och jämställdhet samt bidrar till en positiv effekt på samhälle och miljön. Allt detta återfinns redan idag inom offentlig sektor. Utmaningen går att finna i att bli mycket bättre på att kommunicera ut detta för att kunna attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare.

5.5 Ekonomi

Övergripande mål:Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden 2019-2022 motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag.

Inriktningsmål:Nr 36. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans.

Indikatorer

Resultatet ska under 2019 uppgå till minst noll.

55 (61)


Uppdrag:Uppdrag 63. Att upprätta och genomföra ekonomiska handlingsplaner i syfte att bibehålla eller nå ekonomisk balans. Handlingsplanerna ska vara omsatta i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder och kan avse både kostnadsreduceringar och intäktsförstärkningar. Åtgärderna ska beskrivas med ekonomisk och verksamhetsmässiga konsekvenser. Uppföljning av handlingsplanerna ska vara en del av nämndernas del- och årsrapportering till regionstyrelsen.

Under andra halvan av 2018 har förvaltningen och framförallt Regionhälsan ägnat sig åt att anpassa sig för att kunna ta emot hela Örebro kommun som kund till 2019. Det har inneburit en förändring i finansieringsmodellen från att vara delfinansierad med Regionbidrag till att bli helt intäktsfinansierad. En noggrann genomgång av alla kostnader och intäkter, debiterbar tid och faktisk produktion har genomförts för att säkerställa att verksamheten är rätt dimensionerad för sitt uppdrag. Priset har också räknats upp utifrån 2019 års budget.

Tolk- och översättarservice räknar årligen upp tolkarvodet enligt praxis. För 2019 har också priset ut mot kund räknats upp en aning för att täcka ökade kostnader.

5.6 Förvaltningens kvalitetsmålFörvaltningen strävar hela tiden efter att utvecklas och tillgodose behoven hos våra kunder och medarbetare. De båda verksamheterna inom förvaltningen arbetar med strategiska planer som sedan utgör grunden för respektive områdes verksamhetsplan 2019. Under hösten har det också tagits fram en strategisk plan för förvaltningen som nu utgör grunden för Företagshälsa och tolkförmedlings verksamhetsplan 2019.

Mål:Arbeta för ökat kundvärde

Indikatorer

NKI; Kunddialog/bemötande, Nåbarhet, Kompetens och Återkoppling.

Avvikelsehantering

Aktiviteter

•Dialog och informationsutbyte gentemot kundorganisationerna.

•Analysera och arbeta löpande med förbättringar utifrån resultatet från NKI.

•Analysera och arbeta löpande med att hantera inkommande avvikelser.

Mål:Följa med i utvecklingen

Indikatorer

Utveckling av verksamheterna sker utefter dialog med intressenter och de förändringar som sker i omvärlden.

Aktiviteter

Kontinuerlig omvärldsbevakning och/eller dialog med verksamheternas intressenter.

56 (61)


Mål:Effektivisering av arbetsprocesserna

Indikatorer

Medarbetarenkät, NKI, avvikelsehantering och certifiering

Aktiviteter

•Uppföljning och analys av avvikelsehanteringen

•Analys av medarbetarenkäten för vidareutveckling av verksamheten.

•Uppföljning och analys av kundenkät

•Utvecklingsarbete i samband med kvalitetscertifiering

5.7 Förvaltningens kvantitetsmålFörvaltningens respektive verksamheter har under många år arbetat med kvantitetsmål kopplat till produktionen. Under 2019 kommer förvaltningen arbeta med att ta fram fler nyckeltal för att beskriva verksamhetens riktning och utveckling.

Mål:Framtagande av nyckeltal för förvaltningens verksamheter

Indikatorer

Antal nyckeltal

Aktiviteter

Ta fram ett antal nya nyckeltal för respektive verksamhet.

6 Budget

6.1 Ekonomiskt utgångsläge och utvecklingFöretagshälsa och tolkförmedling arbetar för att skapa en långsiktig och stabil ekonomi där de båda verksamheterna bidrar utifrån sina respektive förutsättningar. Inför 2019 har Regionhälsans finansieringsform ändrats från att vara delvis finansierad av regionbidrag till att bli helt intäktsfinansierad. Regionhälsan har överenskommelser med Region Örebro län samt de kommuner som ingår i samverkansavtalet där de debiteras utifrån en i förväg överenskommen volym av tjänster inom företagshälsa. Priset har justerats för 2019 för att täcka in de kostnader som tidigare täcktes av regionbidraget. Att Regionhälsan från 2019 har hela Örebro kommun som kund och därmed växer gör att budgeten för 2019 innehåller osäkerhetsfaktorer, exempelvis tillgången på personal för att möta efterfrågan.

Tolk- och översättarservice får intäkter löpande utifrån inkomna beställningar och här är omvärldsbevakning inom språktolkningsområdet viktigt för att kunna uppskatta kommande volymer. Volymerna uppskattas bli lägre under 2019 än vad de var under 2018.

6.2 Budgeterat utfall 2019Företagshälsa och tolkförmedling 2019 budgeterar ett nollresultat för förvaltningen. För

57 (61)


tolkförmedlingen är ersättningen till tolkar den största kostnaden. För Regionhälsan är personalkostnaderna den största kostnaden vilken är något osäker utifrån tillgång på personal under 2019.

6.3 Ekonomiska nyckeltalLönekostnadsökningstakten i budgeten för förvaltningen 2019 ligger på -6 %. Det beror på att volymen för tolkuppdrag uppskattas minska under 2019 vilket medför lägre kostnader för tolkarvoden. Lönekostnadsökningstakten för Regionhälsan är något högre för 2019 pga. utökning i personalstyrkan.

Procent Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018

Lönekostnadsökningstakt -6% 14% 47%

6.4 Resultatbudget företagshälsa och tolkförmedling

Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018

Verksamhetens intäkter

Övriga intäkter 116,3 98,2 96,0

Summa intäkter 116,3 98,2 96,0

Verksamhetens kostnader

Personalkostnader -95,7 -96,4 -98,7

Övriga kostnader -20,6 -15,7 -16,8

Avskrivningar, inventarier 0 0 0

Summa kostnader -116,3 -112,1 -115,5

Verksamhetens nettokostnader 0,0 -13,9 -19,5

Finansnetto 0 0 0

Regionbidrag/- ersättning 0 19,9 19,5

Resultat 0,0 6,0 0,0

Intäkterna för 2019 budgeteras betydligt högre pga. den ändrade finansieringsmodellen för Regionhälsan. Regionens köp av företagshälsa ingår nu under intäkter och det finns inte längre något regionbidrag för förvaltningen. Intäkterna har budgeterats med viss försiktighet för Tolk- och översättarservice då det finns en osäkerhet i omvärldsfaktorer. Volymen inom Tolk- och översättarservice beräknas minska med 10 % under 2019. Örebro kommun går med i med hela sin organisation i den gemensamma nämnden från första januari 2019 vilket ökar antalet timmar som Regionhälsan ska leverera ganska kraftigt.

Personalkostnaderna för förvaltningen beräknas något lägre i budgeten för 2019. Regionhälsans budget för personalkostnader är betydligt högre för 2019. Det beror på en utökning av personalen för att möta volymökningen när Örebro kommun går in med hela sin verksamhet. På Tolk- och översättarservice är lönekostnaderna lägre budgeterade under 2019 eftersom volymerna förväntas minska med 10 %.

Övriga kostnader budgeteras högre för både Regionhälsan och Tolk- och översättarservice under 2019. Regionhälsan får ökade kostnader för personal, IT-utrustning och lokaler pga. att verksamheten växer. Tolk- och översättarservice höjer arvodena för tolkar enligt praxis.

58 (61)


6.5 Driftbudget företagshälsa och tolkförmedling

Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018

Omsättning

Varav regionbidrag

Omsättning

Varav regionbidrag

Företagshälsa och tolkförmedling 116,3 0 118,2 19,9

Summa 116,3 0 118,2 19,9

7 OrganisationRegionhälsan har 32,85 tillsvidareanställda medarbetare och ett 15-tal underkonsulter. Verksamheten är lokalmässigt stationerad på Fredsgatan 27 i Örebro, vid sjukhusen i Karlskoga och Lindesberg, vid Magasingatan 4 i Kumla, Östra storgatan 13 i Hallsberg och Casselgatan 6 i Laxå. Verksamheten är kvalitetssäkrad enligt ISO 9001:2015 med specifikation för svensk företagshälsovård, Akademisk företagshälsa enligt Kompetenscentret för företagshälsa och har även tilldelats auktorisation av branschföreningen Sveriges Företagshälsor.

Tolk- och översättarservice består av en administrativ kärna om 13,6 tillsvidareanställda medarbetare och cirka 300 tolkar och översättare som arbetar som uppdragstagare. Verksamheten är lokalmässigt stationerad på Klostergatan 23 i Örebro. Verksamheten är kvalitetssäkrad enligt FR2000 inom områdena kvalitet, miljö, arbetsmiljö, brandskydd och kompetensförsörjning.

8 UppföljningFörvaltningen arbetar med ständiga förbättringar. Rapportering av resultat görs i enlighet med den för regionen fastställda ordningen vilket innebär fyra redovisningar per år till ledningen för Region Örebro län och till den gemensamma nämnden. Utöver detta görs uppföljningar enligt följande:

Årlig undersökning av medarbetarnas upplevelse av den egna arbetsmiljön Årliga kundnöjdhetsundersökningar (NKI) Årlig undersökning av underleverantörers/uppdragstagares upplevelse av pågående samarbete.

59 (61)


9 Intern styrning och kontrollIntern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten:

Intern styrninga) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag.b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar.

Intern kontrollc) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten.d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig.e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet.

Förenklat kan man säga att den interna styrningen syftar till att "få bra saker att hända" för att verksamheten ska fullgöra/uppnå krav a-b och den interna kontrollen syftar till att "undvika negativa händelser" som kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c-e. Aktiviteter kopplade till den interna styrningen dokumenteras i förvaltningens verksamhetsplan medan åtgärder kopplade till den interna kontrollen dokumenteras i internkontrollplanen (del av verksamhetsplanen).

Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7 §. Med tillräcklig menas att processen för den intern styrning och kontroll ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Vid uppföljningen av helår ska förvaltningar och nämnder göra en bedömning (ISK-bedömning) om den interna styrningen och kontrollen har varit tillräcklig. Regionstyrelsen gör sedan utifrån sin uppsiktsplikt en samlad bedömning i årsredovisningen.

9.1 InternkontrollplanInternkontrollplanen består dels av regionövergripande risker med åtgärder som berör samtliga förvaltningar samt verksamhetsspecifika risker med åtgärder som utgår från respektive förvaltnings ansvarsområde.

Uppföljningen av IK-planen dokumenteras i delårsrapport 1 och 2 samt i verksamhetsberättelsen och resultatet av uppföljningen bereds i verksamhetsdialoger mellan förvaltningschef och regiondirektören.

Förklaringar till IK-planen nedan:

Verksamhet: Process/område.

Risk: Händelse som, om den inträffar kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c, d och e.

Åtgärd: Hur verksamheten vill hantera de risker som inte accepteras.

Ansvar: Ansvarig funktion för genomförandet.

Verksamhet Risk Åtgärd Ansvar

HR Risken att rekryteringsrutiner inte efterlevs.

Regionövergripande åtgärd: Tillse att chefer går igenom och får kännedom om rutinerna för rekrytering samt tillse att chefer går chefsutbildningar i Kompetensbaserad rekrytering.

Förvaltningschef

60 (61)


Verksamhet Risk Åtgärd Ansvar

Risken att underlag för utbetalning av lön och arvoden inte är korrekta.

Mer information till ansvariga om konsekvenserna av felaktiga underlag inför löne- / arvodeutbetalning.

Förvaltningschef

Regionövergripande åtgärd: Säkerställa via information/utbildningsinsatser att alla beställare/attestanter tar ett bättre ansvarar för kontroll och anteckning vid attest.

Förvaltningschef

Ekonomi Risken att utbetalning sker av leverantörsfakturor som är bristfälliga/ felaktiga. Regionövergripande åtgärd: Genomföra

stickprovskontroll av fakturor inom utpekade områden.

Förvaltningschef

Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete.

Förvaltningschef

Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-stöd som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr. 434302

Förvaltningschef

Informationssäkerhet

Risken att verksamheten inte efterlever tillämplig dataskyddslagstiftning.

Regionövergripande åtgärd: Informationsägare/objektägare ska säkerställa att identifierade informationssäkerhetsbrister åtgärdas.

Förvaltningschef

ISO 9001:2000

Risken att förvaltningen inte behåller sin ISO 9001:2015 +FHV krav certifiering.

Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Regionhälsan samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system.

FR2000 Risken att förvaltningen inte behåller sin FR2000 certifiering.

Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Tolk- och översättarservice samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system.

61 (61)

Documents

Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och …–rebro läns... · 2019-01-28 · Örebro län med Eva Hesse Almkvist (M), Örebro kommun som ersättare. 2. Sammanträdestider