Upload
others
View
22
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Disediakan Oleh:
JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA HOSPITAL KEMAMAN
GARISPANDUAN
PELAKSANAAN
EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA)
HOSPITAL KEMAMAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
VERSI 2
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
Isi Kandungan
PRAKATA PENGARAH HOSPITAL .......................................................................... 1
PRAKATA TIMBALAN PENGARAH HOSPITAL ........................................................ 2
PRAKATA PENGERUSI .......................................................................................... 3
BAHAGIAN 1 - LATARBELAKANG .......................................................................... 1
PENGENALAN ........................................................................................................... 1
TUJUAN .................................................................................................................. 1
APA ITU EKSA?........................................................................................................ 2
HIASAN BERIMEJ KORPORAT ..................................................................................... 11
PENJENAMAAN SEMULA 5S KEPADA EKSA .................................................................... 6
OBJEKTIF UTAMA PENJENAMAAN SEMULA 5S KEPADA EKSA ........................................... 7
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA ..................................................................................... 7
KUNCI KEJAYAAN EKSA ............................................................................................. 8
LANGKAH PELAKSANAAN EKSA ................................................................................... 9
5 ELEMEN BAHARU EKSA ........................................................................................ 10
1 Imej Korporat ......................................................................................... 10
2 Kreativiti dan Inovasi .............................................................................. 11
3 Amalan Hijau .......................................................................................... 12
4 Persekitaran Kondusif ............................................................................ 13
5 Kepelbagaian Agensi .............................................................................. 13
BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN EKSA DI HOSPITAL KEMAMAN ............................ 14
DASAR .................................................................................................................. 14
OBJEKTIF ............................................................................................................... 14
SLOGAN ................................................................................................................ 14
LOGO ................................................................................................................... 15
Penerangan Mengenai Logo .......................................................................... 15
CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA ................................................. 16
SKOP KERJA AHLI JAWATANKUASA EKSA .................................................................... 17
PETA LOKASI .......................................................................................................... 19
PEWUJUDAN DAN KEPERLUAN ZON ............................................................................ 20
KEPERLUAN ZON EKSA ............................................................................................ 22
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
BAHAGIAN 3: KRITERIA PENILAIAN EKSA ....................................................... 23
KRITERIA PENILAIAN ................................................................................................. 24
BAHAGIAN 4 : TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA................................................. 36
4.1 KEPERLUAN SUDUT EKSA ................................................................................... 36
4.2 KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI & ZON ...................................... 37
4.3 RUANG PEJABAT ......................................................................................... 38
4.4 RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI ....................................................................... 47
4.5 BAHAGIAN PENGELUARAN............................................................................. 53
4.6 STOR (RUJUKAN: PP BIL.5 TAHUN 2009(TPS)) ............................................... 54
4.7 TEMPAT UMUM .......................................................................................... 59
4.8 KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN................................................................. 71
4.9 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA ..................................................................... 72
4.10 KESELAMATAN PERSEKITARAN ....................................................................... 73
4.11 PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI ......................................................... 75
4.12 AMALAN HIJAU ........................................................................................... 75
PENUTUP .......................................................................................................... 77
AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR
AWAM (EKSA) HOSPITAL KEMAMAN ................................................................ 78
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
PRAKATA PENGARAH HOSPITAL
Bismillahirrahmanirrahim.
Assalamu’laikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
ersyukur kita ke hadrat Allah SWT, dengan limpah kurnia-Nya, Jawatankuasa EKSA
Hospital Kemaman berjaya menerbitkan buku Garis Panduan Pelaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Hospital Kemaman. Garis Panduan ini
merupakan rujukan bagi anggota dalam melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan
persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif, di samping menyemarakkan
lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga Hospital Kemaman, seterusnya
menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti.
Selain itu, pelaksanaan EKSA juga dapat memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dengan meningkatkan prestasi dan daya saing antara jabatan-
jabatan dalam memastikan pematuhan terhadap kriteria-kriteria yang digariskan.
EKSA juga selari dengan hasrat kerajaan untuk ‘merakyatkan perkhidmatan’ dengan
mengambil kira kehendak dan ekspektasi pelanggan melalui usaha-usaha
meningkatkan imej korporat secara positif serta menggalakkan pembudayaan
amalan hijau.
Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa
EKSA Hospital Kemaman atas penerbitan Garis Panduan
Pelaksanaan EKSA di Hospital Kemaman ini. Semoga pelaksanaan
EKSA ini dapat memberi impak positif terhadap kualiti
penyampaian perkhidmatan Hospital Kemaman.
Sekian, terima kasih.
DR. AMRAN BIN JAPAR
Pengarah Hospital Kemaman
Merangkap Penaung
Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
Hospital Kemaman
B
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
PRAKATA TIMBALAN PENGARAH HOSPITAL
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera.
yukur ke hadrat Ilahi, dengan limpah kurnia iradat-Nya, Garis Panduan
Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Hospital Kemaman berjaya
diterbitkan sebagai rujukan dan panduan buat semua anggota di Hospital Kemaman.
Hospital Kemaman telah melaksanakan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S sejak tahun
2010 sejak ia mula diperkenalkan. Bermula tahun 2015, EKSA telah diperkenalkan oleh
MAMPU dengan menyuntik elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta
disuburkan dengan penjenamaan semula selari dengan perubahan dan kehendak
semasa. Langkah ini selari dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi, berkualiti dan berinovatif melalui penyediaan persekitaran, budaya
kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga sektor awam.
Tambahan pula, amalan EKSA ini juga merupakan salah satu inisiatif kualiti yang amat
berkesan dalam usaha menerapkan budaya cemerlang dengan mengambil berat
aspek imej korporat serta mengutamakan amalan hijau, seiring dengan kehendak dan
ekspektasi pelanggan di Hospital Kemaman. Ia juga menggalakkan percambahan
idea kreatif dan inovatif dalam memenuhi keperluan yang digariskan, di samping
menggalakkan budaya saing yang sihat.
Akhir kata, syabas saya ucapkan buat semua ahli Jawatankuasa EKSA Hospital
Kemaman dalam penyediaan dan pelaksanan EKSA. Saya juga berharap, amalan
EKSA bukan sekadar memperolehi dan mengekalkan pensijilan,
tetapi ia perlu diamalkan dan dijadikan budaya kerja harian.
Sekian, terima kasih
DR. MAZILA BINTI MOHD. ZAIN
Timbalan Pengarah Hospital Kemaman
Merangkap Penasihat
Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
Hospital Kemaman
S
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
PRAKATA PENGERUSI
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’laikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.
ersyukur kita ke hadrat Allah SWT, dengan limpah kurnia-Nya, Jawatankuasa EKSA
Hospital Kemaman berjaya menerbitkan buku Garis Panduan Pelaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Hospital Kemaman. Garis panduan ini
merupakan rujukan bagi anggota dalam melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan
persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif, disamping menyemarakkan
lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga Hospital Kemaman, seterusnya
menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti.
Selain itu, pelaksanaan EKSA juga dapat memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dengan meningkatkan prestasi dan daya saing antara jabatan-
jabatan dalam memastikan pematuhan terhadap kriteria-kriteria yang digariskan.
EKSA juga selari dengan hasrat kerajaan untuk ‘merakyatkan perkhidmatan’ dengan
mengambil kira kehendak dan ekspektasi pelanggan melalui usaha-usaha
meningkatkan imej korporat secara positif serta menggalakkan pembudayaan
amalan hijau.
Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa EKSA
Hospital Kemaman atas penerbitan Garis Panduan Pelaksanaan
EKSA di Hospital Kemaman ini. Semoga pelaksanaan EKSA ini
dapat memberi impak positif terhadap kualiti penyampaian
perkhidmatan Hospital Kemaman.
Sekian, terima kasih.
DR. NOR AKMAR BINTI MOHD. SAPIAN
Pengerusi
Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
Hospital Kemaman
B
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
1
BAHAGIAN 1 - LATARBELAKANG
Pengenalan
ejayaan mengamalkan amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) boleh
mewujudkan budaya kerja yang cemerlang dan juga meningkatkan kecekapan
dalam proses kerja. Kerja juga menjadi lebih berkesan dan efektif.
Amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah satu konsep mewujudkan
persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja
menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih
produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Amalan Ekosistem Kondusif Sektor
Awam (EKSA) akan melatih pekerja lebih bertanggungjawab dan berbudaya kualiti
bagi menghasilkan tahap kecekapan proses yang tinggi ke arah meningkatkan
produktiviti dan kualiti organisasi.
Tujuan
aris Panduan ringkas ini diwujudkan bertujuan untuk menjadi bahan rujukan
utama bagi kakitangan Hospital Kemaman dalam merealisasikan pelaksanaan
Amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di jabatan masing-masing khususnya
dan di Hospital Kemaman amnya, untuk mencapai peningkatan kualiti perkhidmatan
ke arah kecemerlangan.
K
G
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
2
Apa Itu EKSA?
KSA adalah singkatan kepada nama Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang
diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia). EKSA merupakan penjenamaan semula bagi pelaksanaan
amalan 5S Sektor Awam dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan
organisasi yang lebih berimej korporat dan melahirkan idea dan aktiviti kreativiti dan
inovasi.
MELAYU JEPUN INGGERIS
Sisih Seiri Sort
Susun Seiton Set In Order
Sapu Seiso Shine
Seragam Seiketsu Standardise
Sentiasa Amal Shitsuke Sustain
1. Sisih
Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan:
a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera;
b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa
akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan
c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu
menentukan kaedah/kos yang paling rendah.
E
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
3
2. Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat
ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang
teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:
a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar
Dulu);
b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;
c. Menyimpan item mengikut kategori;
d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa
30 saat; dan
e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada
di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula
ke tempat asal.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
4
3. Sapu
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di
dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti
kerja. Aktiviti ini melibatkan:
a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;
b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang
telah ditetapkan; dan
c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan.
4. Seragam
Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi
memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil
untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
5
5. Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu
dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan
amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:
a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;
b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;
c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga Hospital Kemaman; dan
d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan
melalui latihan.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
6
Penjenamaan Semula 5S Kepada EKSA
KSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam
sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih
berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa
elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan
sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong
kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif.
E
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
7
Objektif Utama Penjenamaan Semula 5S Kepada EKSA
1. Meningkatkan imej korporat
2. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak
berkepentingan
3. Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui
pembudayaan Amalan Hijau
4. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan agensi kerajaan
(hospital)
Faedah Pelaksanaan EKSA
Mewujudkan persekitaran tempat
kerja berkualiti (Bersih, Kemas dan
Rapi)
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
pengurusan organisasi
Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan
pembaziran
Meningkatkan imej agensi sektor
awam
Menjana ideakreatif di kalangan
warga Agensi
Meningkatkan semangat kerja
berpasukan
Meningkatkandisiplin warga
Agensi
Meningkatkanmutu
penyampaian perkhidmatan
Mewujudkan piawaian kerja
yang jelas
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
8
Kunci Kejayaan EKSA
KEJAYAAN EKSA
Sokongan
dan
komitmen
pengurusan
atasanStruktur
pengurusan
EKSA yang
efektif dan
efisien
Pendidikan
dan latihan
kepada warga
agensi
Komunikasi
yang efektif
Pelan
pelaksanaan
yang mantap
Projek
perintis
EKSA
Perkongsian
amalan baik
EKSA
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
9
Langkah Pelaksanaan EKSA
Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas
Mewujudkan sektor/zon kerja
Mengadakan program latihan
Mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
10
5 Elemen Baharu EKSA
1. Imej Korporat;
2. Kreativiti dan Inovasi;
3. Amalan Hijau
4. Persekitaran Kondusif;
5. Kepelbagaian Agensi
1 Imej Korporat Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak
berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah
organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja
amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini,
EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap
jabatan/agensi sektor awam.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
11
Hiasan Berimej Korporat
1. Identiti visual sesebuah organisasi.
2. Keselarasan dari segi stail dan warna dalam semua bentuk persembahan
organisasi.
3. Bertujuan memperjelaskan identiti dan melambangkan perkhidmatan yang
ditawarkan.
(senivisual1.blogspot.com)
Mudah dan jimat diselenggarakan.
Kedudukannya tidak mengancam keselamatan & kesihatan
pekerja.
Dinding yg kotor akibat kesan tampalan dibersihkan
sebaiknya.
Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga
hidup tidak digalakkan (perlu penyelenggaraan bagi
mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada lantai).
Jika digunakan, tidak keterlaluan dari segi kuantiti.
Pastikan semua hiasan tidak berdebu, tidak kotor dan dalam
keadaan baik.
Susunan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan dan tidak mengancam keselamatan pekerja
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
12
2 Kreativiti dan Inovasi Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box)
untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.
3 Amalan Hijau Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan
melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan
penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap
dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/agensi ke arah penggunaan
sumber secara optimum.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
13
4 Persekitaran Kondusif Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.
Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam memberikan penekanan
pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi
keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU),
kemudahan yang sesuai harus disediakan.
5 Kepelbagaian Agensi Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang
mencakupi keperluan kepelbagaian jabatan/agensi kerajaan pada masa kini.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
14
BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN EKSA DI HOSPITAL
KEMAMAN
Dasar
“Membudayakan Amalan EKSA ke Arah Mewujudkan Persekitaran Kerja yang Selamat,
Berkesan dan Berkualiti”
Objektif
Mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan profesional ke arah melahirkan
penjawat awam yang produktif
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selamat dan mesra pelanggan
Peningkatan semangat kerja berpasukan
Meningkatkan infrastruktur untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti
kepada pelanggan.
Slogan
“EKSA Menjana Kesempurnaan”
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
15
Logo
Penerangan Mengenai Logo
BIRU melambangkan kewibawaan peribadi serta
komitmen yang tinggi dalam menjalankan tugas
MERAH melambangkan keberanian dan cekal
HIJAU melambangkan nilai-nilai murni yang positif serta peka
terhadap persekitaran
KUNING melambangkan keazaman mencipta idea-idea yang
kreatif dan inovatif
SUSUNAN DAUN melambangkan amalan EKSA yang berterusan dan
mementingkan kehijauan alam sekitar
SUSUNAN WARNA ALAM
SEMULAJADI
melambangkan paksi inovasi dan percambahan
buah fikiran berteraskan amalan hijau
LOGO HOSPITAL DALAM
BENTUK BULAT DI TENGAH
LOGO
melambangkan hala tuju dan matlamat Hospital
Kemaman
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
16
Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
17
Skop Kerja Ahli Jawatankuasa EKSA
1. Pengerusi i) Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
ii) Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
iii) Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;
iv) Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
v) Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;
vi) Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;
vii) Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
viii) Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan
terbaik.
2.
Fasilitator i) Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua zon dan ahli
mengenai perlaksanaan aktiviti EKSA;
ii) Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan
yang disediakan;
iii) Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
iv) Sebagai tempat rujukan berkenaan perlaksanaan aktiviti EKSA
3. Setiausaha i) Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;
ii) Menyelaras program EKSA;
iii) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
iv) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
v) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam
organisasi.
4. Jawatankuasa Latihan i) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk
budaya EKSA
ii) kepada semua warga kerja dalam organisasi;
iii) Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke
semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan
iv) Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan
EKSA secukupnya.
5. Jawatankuasa Promosi i) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
ii) Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk
kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
iii) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
18
iv) Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran
EKSA di kalangan warga jabatan/agensi.
6. Jawatankuasa Audit i) Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
ii) Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;
iii) Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA;
dan
iv) Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa
mengikut keperluan.
7. Jawatankuasa Go-Green i) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti Go-Green EKSA;
ii) Mempromosikan aktiviti-aktiviti bagi penjimatan tenaga elektrik
dan air
iii) Mempromosi dan menggalakkan amalan 3R (Reduce-Reuse-
Recycle) dikalangan anggota
iv) Mempromosikan penggunaan produk mesra alam
v) Menyediakan analisa dan laporan status penggunaan dan
penjimatan tenaga elektrik dan air di Hospital Kemaman
8. Ketua Sektor/Zon i) Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli
kumpulan;
ii) Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
iii) Merancang aktiviti kumpulan;
iv) Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA
kepada fasilitator; dan
v) Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-
ahli kumpulan.
9. Ahli-ahli i) Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan
EKSA;
ii) Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
iii) Bekerjasama dalam kumpulan; dan
iv) Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi
menjayakan pelaksanaan EKSA
10. Pengurus Tenaga Eletrik i) mengawalselia penggunaan eletrik di jabatan.
ii) menasihati kakitangan bagi melaksanakan langkah bagi
memastikan pengurusan tenaga elektrik dengan cekap di jabatan
iii) membantu ajk go green eksa dalam membuat analisis
penggunaan tenaga elektrik
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
19
ED PKDK KPDK FP
L
ADM
KM
Peta Lokasi
BP
Q
BP
BD
PS
KPL
HSL
PATO
RAD
KP0&G JRP
DIET KR
BTM
STOR JRP
KP2
Parking
Kantin
Taman
Kedai Keluarga
Musolla
Pencawang Elektrik
Lif
Taman
Tangga
Tangki Air
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
20
Pewujudan dan Keperluan Zon
elaksanaan EKSA adalah terbuka kepada semua jabatan di Hospital Kemaman.
Pembahagian adalah sebagaimana berikut:
NAMA ZON JABATAN TERLIBAT
Zon 1 – KP2 Klinik Pakar 2 (KP2)
Unit Kualiti (Q)
Unit Kesihatan Awam (UKA)
Jab. Kerja Sosial Perubatan (KSP)
Zon 2 – ADM Jab. Pengurusan (ADM)
Unit Hasil (HSL)
Bilik Operator/PKP (BO)
Zon 3 – EDT Jab. Kecemasan dan Trauma (EDT)
Bilik Pemandu (BP)
Unit Forensik (UF)
Bilik Dekontaminasi (BD)
Zon 4 – FAR Jab. Farmasi (FAR)
Zon 5 – KP1 Klinik Pakar 1 (KP1)
Jab. Oftalmologi (OFT)
Bilik Stress Test (ST)
Zon 6 – REH Jab. Perubatan Rehabilitasi (REH)
Zon 7 – O&G Dewan Bersalin (LR)
Klinik O&G (O&G)
Zon 8 – OT Dewan Bedah (OT)
Bekalan Bahan Steril (CSSU)
Intensive Care Unit (ICU)
Klinik Anestesiologi
Zon 9 – PAT Jab. Patologi (PAT)
Zon 10 – RAD Jab. Radiologi (RAD)
Zon 11 – W1 Wad 1 (W1)
Zon 12 – W2 Wad 2 (W2)
Zon 13 – W3 Wad 3 (W3)
Zon 14 – W4 Wad 4 (W4)
P
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemamann
21
Zon 15 – REK Jab. Rekod Perubatan (REK)
Bah. Teknologi Maklumat (BTM)/Unit Case-Mix
Zon 16 – JDS Jab. Dietetik Dan Sajian (JDS)
Zon 17 – HDU Jab. Hemodialisis (HDU)
Zon 18 – PSI Jab. Psikiatri dan Kesihatan Mental (PSI)
Klinik Metadon (KM)
Zon 19 – AWAM Tandas Awam
Kantin
Surau
Taman
Tempat Letak Kereta
Pondok Pengawal
Lif
Zon 20 – MAT Bilik Matron (BM)
Bilik Echo (BE)
Klinik Respiratori (KR)
Unit Kawalan Infeksi (UKI)
Dewan Ibnu Sina (DIS)
Pusat Sumber (PS)
Perpustakaan (LIB)
[22]
Keperluan Zon EKSA
awatankuasa Pelaksana EKSA di Peringkat Zon adalah seperti struktur di bawah:
Peranan Jawatankuasa Pelaksana Zon
Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon;
Membentuk jawatankuasa di peringkat zon;
Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat zon
Memantau pelaksanaan EKSA Unit/Klinik; dan
Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA.
Memastikan semua anggota dalam unit adalah ahli zon
Menyediakan Sudut Zon EKSA tempat yang strategik.
Menyedia Fail EKSA Zon dan mengemaskini Fail Zon
J
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
23
BAHAGIAN 3: KRITERIA PENILAIAN EKSA
enekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen
utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Hospital
Kemaman iaitu:
1) Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan
2) Komponen B - Ruang Tempat Kerja/Pejabat
3) Komponen C - Tempat Umum
4) Komponen D - Keselamatan Persekitaran
5) Komponen E - Kawasan Persekitaran fasiliti
6) Komponen F - Tempat Khusus
P
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
24
Kriteria Penilaian
KOMPONEN A
TAJUK NO. KRITERIA TANGGUNGJ
AWAB
A1
Dasar EKSA
1 Menyediakan Garis Panduan selaras
dengan Dasar EKSA agensi. JK Pelaksana
2
Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA
serta memastikan semua warga kerja
memahaminya.
JK Pelaksana
3 Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi
oleh semua warga agensi. JK Pelaksana
4
Memastikan dokumentasi berkaitan
pelaksanaan EKSA disusun dengan teratur
dan sentiasa dikemas kini termasuk perkara
yang berikut:
i. Minit mesyuarat
ii. Surat lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
JK Pelaksana
5
Mewujudkan keseragaman pelaksanaan
EKSA seperti ketetapan agensi/ garis
panduan yang dibangunkan oleh agensi.
JK Pelaksana
6a
Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA
(secara maya atau fizikal) dan
mengandungi perkara-perkara berikut:
i. Dasar
ii. Carta Organisasi
iii. Gambar aktiviti sebelum & selepas
iv. Pelan lantai
v. Carta perbatuan
vi. Informasi / hebahan
vii. Tarikh kemaskini
JK Promosi
ZON
6b
Memastikan maklumat dan bahan yang
dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam
keadaan baik.
JK Promosi
ZON
A2
JK
Pelaksanaan
EKSA
7a
Membentuk dan melantik JK Pelaksana
EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3 JK :
i. JK Latihan
ii. JK Promosi
iii. JK Audit
JK Pelaksana
JK
Pelaksanaan
EKSA
7b Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar
rujuk pelaksanaan EKSA
Pengerusi/JK
Pelaksana
8
Merancang dan melaksana program/aktiviti
EKSA secara berkala seperti berikut:
i. Menyedia dan mengemaskini carta
perbatuan aktiviti.
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan
audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu
JK Pelaksana
Ketua Zon
A3 9 Pengurusan atasan sebagai
penaung/penasihat EKSA Pengerusi
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
25
Penglibatan
Pengurusan
Atasan
10
Melibatkan pengurusan atasan dalam
aktiviti EKSA seperti program
kesedaran/pendedahan dan lawatan.
Pengerusi
11
Membentang dan melaporkan
pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat
pengurusan.
Pengerusi
Ketua Zon
A4
Penilaian
kendiri (SELF
ASSESSMENT)
12
Melaksana audit pematuhan/ audit dalam
secara berterusan sama ada oleh
jawatankuasa dalaman atau agensi
luar/lain sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
JK Audit
13
Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam
untuk makluman dan tindakan susulan
warga agensi.
JK Audit
14
Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri
kepada MAMPU selepas setahun menerima
pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)
JK Audit
A5 Pengiktirafan
15
Melaksanakan program pengiktirafan EKSA
di peringkat agensi seperti contoh anugerah
berikut:
i. Zon terbaik
ii. Ruang kerja terbaik
iii. Ruang klinikal terbaik
iv. Tandas terbaik
v. Anugerah amalan hijau terbaik
JK Pelaksana
16
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras
sama ada di peringkat jabatan, daerah,
negeri, kebangsaan atau lain-lain.
JK Pelaksana
Fasilitator
17
Menyebar dan mempamerkan maklumat
mengenai program pengiktirafan kepada
semua warga agensi.
JK Promosi
A6
Pembudaya
an Kreativiti
dan Inovasi
18
Melaksanakan inovasi/Best Practice yang
boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti
kerja warga.
ZON
19
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi
seperti contoh-contoh berikut:
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/ kegunaan EKSA
ZON
A7
Tindakan
Penjimatan /
Go Green
20a
Melaksanakan program penjimatan
tenaga/sumber secara menyeluruh seperti
contoh-contoh berikut:
i. Notis/arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save
energy.
iii. Penetapan suhu optimum.
iv. Penjimatan kertas.
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau.
ZON
20b Melaksanakan program kitar semula
peringkat agensi. ZON
20c
Menyediakan analisis penjimatan, sebagai
contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
JK Go-Green
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
26
KOMPONEN B TAJUK NO. KRITERIA
TANGGUNGJ
AWAB
B1 Lantai
1
Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
ZON
2 Menyedia program pemantauan dan
memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
B2 Dinding dan
Siling
3 Menyedia program pemantauan dan
memastikan jadual pembersihan dipatuhi. ZON
4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan
selaras dengan imej korporat.
B3 Lampu dan
Soket
5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi
dan dalam keadaan baik. ZON
6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan
dalam keadaan baik.
B4 Susun atur
peralatan
7 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile
pedestal.
ZON
8
Memastikan peralatan kerja di ruang
kerja/partition dalam keadaan teratur dan
kemas:
i. Komputer
ii. Tray IN/ OUT
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
B5 Keadaan
peralatan
9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan
teratur di atas meja/tray dalam laci.
ZON
10 Memastikan semua peralatan dalam
keadaan baik dan boleh digunakan.
11
Memastikan tanda/label bersesuaian bagi
barang yang disimpan dalam ruang
tertentu / laci.
12 Memastikan semua peralatan bebas
daripada debu, bersih dan kemas.
13
Mempamerkan tatacara penggunaan
untuk peralatan gunasama. (JIKA
BERSESUAIAN)
14
Mempamerkan tatacara penggunaan
untuk peralatan gunasama. (YANG
BERSESUAIAN)
B6
Perlabelan
dan papan
tanda/ tanda
arah
15
Menyediakan tanda nama
pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel
yang seragam.
ZON 16 Menyediakan label yang bersesuaian dan
seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.
17
Menggunakan papan tanda/tanda arah
dengan tulisan yang sesuai, jelas dan
mudah dibaca.
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di
kedudukan strategik dan mudah dilihat. ZON
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
27
B7 Perhiasan
19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan
selaras dengan imej korporat. ZON
20 Memastikan perhiasan yang digunakan
tidak berdebu dan dalam keadaan baik.
B8 Keperluan
umum
21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di
bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.
ZON 22
Menyedia dan memaparkan pelan lampu
di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat
(sekiranya melebihi 2 suis).
23 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di
semua bilik/ruang.
24
Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC)
bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta
nombor telefon untuk dihubungi.
ZON 25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara
penggunaan bilik gunasama dengan jelas.
26
Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif
pembaikan sekiranya berlaku kerosakan
dengan segera (jika ada).
B9 Meja kerja /
kubikel
27 Memastikan meja kerja kemas dan
peralatan disusun dengan baik. ZON
28 Menyediakan perhiasan yang minimum dan
selaras dengan imej korporat.
B10 Bilik pegawai
29 Memastikan meja kerja kemas dan
peralatan disusun dengan baik.
ZON 30 Memastikan susunan perabot kemas.
31 Menyediakan perhiasan yang minimum dan
selaras dengan imej korporat.
B11
Stor
peralatan
pejabat
32
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur
ZON
33
Menyediakan sistem rekod inventori yang
jelas dan teratur bagi memudahkan
capaian barangan dengan cepat dan
pantas.
34 Menyediakan label pada setiap
barang/bahan.
35
Menyediakan etika penggunaan dan
peraturan pengambilan barangan dari stor
untuk dipatuhi warga kerja.
36 Menyediakan kad inventori stok dengan
maklumat yang sentiasa dikemaskini.
37
Memastikan tiada bahan/peralatan yang
tidak diperlukan turut disimpan di dalam
stor.
38 Menyediakan penanda aras minima barang
dalam stor.
B12 Bilik fail 39
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria
berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
ZON
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
28
40
Memastikan peralatan, kabinet dan rak
berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas
41
Memastikan fail disusun kemas dengan
teknik susunan yang berkesan bagi
memudahkan carian/ capaian dalam
tempoh 30 saat.
42 Menyediakan senarai indeks dan nombor
fail.
43
Menyediakan label yang jelas dan mudah
dilihat pada setiap fail/dokumen yang
mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
44
Menyediakan sistem kawalan dan
pergerakan fail untuk semua kategori fail
aktif/fail tidak aktif/fail tutup.
B13
Sudut fail/
bilik cetak/
dokumentasi
45
Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi
memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
ZON
46
Memastikan peralatan, kabinet dan rak
berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas
B14 Bilik
Pemandu
47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan
peralatan disusun dengan baik. ZON
48 Menyediakan perhiasan yang minimum dan
selaras dengan imej korporat.
B15 Bilik Server/
terperingkat 49
Memastikan bilik server/ terperingkat
memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
ZON
KOMPONEN C
TAJUK NO. KRITERIA TANGGUNGJ
AWAB
C1
Lobi Utama /
Ruang
Hadapan
1
Memastikan persekitaran lobi utama/ruang
hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria
selaras dengan imej korporat.
ZON
2
Mempamerkan maklumat korporat
berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-
contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
ZON
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
29
3
Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi
utama:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej
korporat
ZON
C2 Kaunter
Utama
4
Memastikan kaunter utama berimej korporat
dan memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam
pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada) ZON
5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas
dan ceria.
6
Memastikan usaha-usaha delighting the
customer seperti persekitaran yang kondusif
dan kemudahan sokongan dilaksanakan.
7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra
pelanggan.
8 Menyedia dan memaparkan carta aliran
perkhidmatan yang dikemaskini.
C3 Ruang
Menunggu
9
Menyedia dan memastikan sofa/ tempat
duduk dan bahan bacaan dalam keadaan
baik, bersih, teratur dan ceria selaras
dengan imej korporat. ZON
10 Memastikan semua peralatan dan hiasan
dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
11 Menyediakan tong sampah yang
bersesuaian dan mencukupi.
C4
Laluan
Utama /
Koridor
12 Memastikan susunan peralatan atau hiasan
sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur. ZON
13 Memastikan tiada halangan di semua
laluan dan pintu kecemasan.
C5 Bilik
Mesyuarat
14
Memastikan semua peralatan seperti kerusi,
meja, mikrofon, skrin komputer, projektor
berada dalam keadaan baik.
ZON
15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat
bersih, kemas dan selamat. ZON
C6
Perpustakaa
n / Pusat
Sumber
16 Memastikan ruang perpustakaan/Pusat
Sumber bersih, kemas dan teratur.
ZON 17
Menyediakan sistem susunan/capaian/label
bahan bacaan yang memudahkan
pelanggan.
18
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk
memudahkan pemantauan bahan
bacaan.
C7 Surau / Bilik
Solat 19
Memastikan barang-barang/ peralatan
berikut dalam keadaan baik, boleh
digunakan dan dalam keadaan bersih:
i. Telekung/Kain Pelekat;
ZON
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
30
ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
20
Menyediakan kemudahan berikut:
i. Tanda arah kiblat
ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan
bacaan
iii. Tempat letak/ rak kasut
iv. Selipar
21 Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan
sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
22 Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih,
teratur, kemas dan selesa.
23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang
menyenangkan)
24 Memastikan tempat wudhu' bersih.
C8 Lif
25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik,
bersih dan berfungsi.
ZON
26 Menyediakan maklumat pegawai untuk
dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.
27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi
setiap aras dengan jelas.
28
Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan
Mesin Angkat mengesahkan
penyelenggaraan lif secara berkala
C9
Pantri /
Tempat
Minum
29
Memastikan peralatan berada dalam
keadaan baik, tersusun dan boleh
digunakan. ZON
30 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu
dan dalam keadaan terurus.
C10 Tandas
31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan
kering.
ZON
32 Memastikan bau tandas menyenangkan.
33 Memastikan peralatan tandas berfungsi
dengan baik.
34 Memastikan pengudaraan tandas baik.
35
Memaparkan pemakluman seperti jadual
tugas, etika dan peraturan penggunaan
tandas
36
Menyediakan peralatan tambahan seperti
berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi
37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi
dengan baik.
KOMPONEN D
TAJUK NO. KRITERIA TANGGUNGJ
AWAB
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
31
D1
Pelan
Tindakan
Kecemasan
1
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan
yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan.
ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat
berkumpul.
v. Tanda arah laluan kecemasan.
ZON
2
Menyediakan lampu kecemasan yang
mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan
tiada halangan.
D2 Pendawaian
/ Kabel
3
Memastikan pendawaian
elektrik/telefon/kabel
komputer/mesin/peralatan dalam keadaan
kemas, teratur dan selamat. ZON
4
Memastikan plag dilabel mengikut
kesesuaian peralatan eletrik yang
digunakan.
D3
Peralatan
Pencegahan
Kebakaran
5
Memastikan alat pemadam menepati
kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan
mudah dicapai
ZON
6 Memastikan gelung hos pemadam api
disediakan dan boleh digunakan. ZON
7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan
dalam keadaan baik ZON
D4
Laluan /
tangga
Kecemasan
8 Memastikan pintu rintangan api sentiasa
ditutup ZON
9 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan
jelas. ZON
10 Memastikan tiada halangan di laluan/
tangga/pintu kecemasan. ZON
D5 Kunci
11 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan
memenuhi tatacara keselamatan.
ZON
12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam
ruang penyimpanan yang selamat
13
Memastikan senarai anak kunci disimpan
dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
14 Menyediakan buku log peminjaman kunci
dan dikemaskini.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
32
KOMPONEN E
TAJUK NO. KRITERIA TANGGUNGJA
WAB
E1
Tempat
Meletak
Kenderaan
(Bangunan
Agensi di
Kawasan
Sendiri)
1
Menyediakan tempat meletak kenderaan
yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan
OKU.
ZON
2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas
antara lot-lot yang disediakan.
ZON
3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat
yang jelas.
4 Memastikan kawasan persekitaran dalam
keadaan baik dan bersih.
5 Memastikan lampu jalan berfungsi dan
dalam keadaan baik.
6 Memastikan jalan tidak berlubang dan
dalam keadaan baik.
7
Memastikan taman permainan dan
peralatan di taman permainan dalam
keadaan baik dan boleh digunakan (jika
ada).
ZON
8 Menyediakan sistem kawalan laluan yang
berkesan. ZON
9
Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi
dan tiada pokok rosak/mati di sekitar
kawasan. ZON
10 Memastikan kawasan berumput bersih dan
rumput tidak dibiarkan panjang.
11 Menyediakan tong/bakul sampah
bersesuaian dan secukupnya .
ZON
12
Memastikan kawasan/ tong pengumpulan
sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan
dengan baik.
13 Memastikan pondok pengawal dalam
keadaan baik dan bersih. ZON
KOMPONEN F
TAJUK NO. KRITERIA TANGGUNGJA
WAB
F1 Bilik Rawatan
1 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON
2
memastikan semua peralatan dilabelkan
dengan betul, disusun dengan kemas dan
dalam keadaan baik
3
Menyediakan tempat pembuangan
berasingan bagi sisa klinikal, domestik &
alatan tajam
4 Menyediakan senarai ubat troli kecemasan
5 Memastikan ubat tidak rosak atau luput
tarikh
F2 Peti Sejuk 6 Setiap bahan dilabel, disusun kemas &
dalam keadaan baik ZON
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
33
7 Memastikan suhu direkod & dikemaskini
F3 Wad
8 Memasatikan persekitaran bilik bersih, kemas
& selamat
ZON
9
Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun dgn kemas & dlm keadaan
baik
F4 Klinik Pakar
10 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat ZON
11 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
F5 Bilik
Fisioterapi
12 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat ZON
13 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
F6 Bilik Bersalin
14 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON 15 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
16 Menyediakan tirai bagi setiap katil pesakit
atau ruang khas
F7
Bilik X-ray /
CT Scan /
MRI
17 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON 18 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
19 Memastikan suhu bilik direkod & dipantau
mengikut Standard Operating Procedure
F8 Farmasi
20 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON 21 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
22 Menyusun dan melabel ubat-ubatan dgn
baik & teraturkan
F9
Stor
Peralatan /
Ubat Farmasi
23
Memastikan stor memenuhi kriteria seperti
yang berikut:
i. bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur
ZON
24
Menyediakan sistem rekod inventori yang
jelas dan teratur bagi memudahkan
capaian barangan dengan cepat dan
pantas.
25 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
26
Menyediakan etika penggunaan &
peraturan pengambilan barangan dari stor
untuk dipatuhi oleh warga kerja.
27
Menyediakan kad petak (Kew PS-4) stok
dengan maklumat yang sentiasa
dikemaskini
28
Memastikan tiada bahan/ peralatan yg
tidak diperlukan turut tersimpan di dalam
stor
29 Menyediakan penanda aras minimum
barang dalam stor
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
34
30 memastikan suhu peti sejuk direkod &
dikemaskini
31 Ubat disusun mengikut sistem first in first out
(FIFO) atau first expiry first out (FEFO)
F10 Bilik Makmal
32 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON
33 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
34
Menyediakan tempat pembuangan
berasingan bagi sisa klinikal, domestic,
alatan tajam dan bahan buangan
berbahaya
F11
Bilik / Ruang
/ Kad Rekod
Perubatan
35 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON 36
Menyediakan sistem rekod inventori yg jelas
dan teratur bagi memudahkan capaian
rekod dengan mudah dan pantas
37 Menyediakan peraturan pengambilan
rekod untuk dipatuhi warga kerja
F12 Dewan /
Auditorium
38 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON
39 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
40 Memastikan maklumat yang dipaparkan
dlm keadaan baik & terkini
F13
Dewan
Makan /
Tempat
Makan /
Kafetaria /
Kantin
41 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON 42 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
43 Memastikan susunan perabot dalam
keadaan yang kemas dan teratur
F14 Garaj
44 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat ZON
45 Memastikan tempat letak kenderaan
disediakan
F15 Premis
Perniagaan
46 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat ZON
47 Menyediakan etika dan peraturan yang
perlu dipatuhi penyewa
F16
Bilik
Penginapan
/ Bilik Rehat
48 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat ZON
49 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
F17 Gelanggang
50 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas
dan selamat
ZON
51 Menyediakan dan memaparkan peraturan/
etika penggunaan
52 Memastikan semua peralatan dilabel dgn
betul, disusun kemas & dlm keadaan baik
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
35
CARA PEMARKAHAN :
Tidak berkaitan : bagi kriteria yang tidak berkaitan dengan zon tersebut
Ada : mematuhi KESELURUHAN kriteria - markah 3
Sebahagian : mematuhi SEPARUH dari kriteria - markah 2
Tiada : TIDAK mematuhi kriteria yang digariskan - markah 1
BIL. KOMPONEN MARKAH
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
B. RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
C. TEMPAT UMUM
D. KESELAMATAN PERSEKITARAN
E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
F. TEMPAT-TEMPAT KHAS
F. TEMPAT-TEMPAT UMUM
MARKAH KESELURUHAN /100%
PURATA MARKAH KESELURUHAN %
Nota:
Markah bagi setiap komponen adalah berbeza-beza mengikut zon.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
36
BAHAGIAN 4 : TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
enekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 12
kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di
Hospital Kemaman iaitu:
1. Keperluan Sudut EKSA;
2. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;
3. Ruang Pejabat;
4. Ruang Kerja/Bilik Pegawai;
5. Bahagian Pengeluaran;
6. Tempat Penyimpanan/Stor;
7. Tempat Umum;
8. Kawasan Persekitaran;
9. Keupayaan Sumber Manusia;
10. Keselamatan Persekitaran;
11. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan
12. Amalan Hijau.
4.1 Keperluan Sudut EKSA
Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara fizikal dengan
menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau secara
maya. Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
4.1.1 Dasar dan Objektif EKSA Hospital Kemaman;
4.1.2 Carta Organisasi EKSA (Induk dan zon);
4.1.3 Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon;
4.1.4 Pelan Lantai Zon EKSA;
4.1.5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA;
4.1.6 Informasi/ hebahan berkaitan EKSA untuk tujuan promosi;
4.1.7 Logo dan Slogan EKSA Hospital Kemaman; dan
4.1.8 Tarikh kemaskini sudut EKSA.
P
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
37
Setiap zon hanya perlu menyediakan 1 sudut EKSA sahaja. Walaubagaimanapun,
sekiranya jabatan yang lokasinya berjauhan, digalakkan untuk membuat Sudut
EKSA sendiri.
4.2 Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi &
Zon
Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk,
jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:
4.2.1 Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA
Hospital Kemaman;
4.2.2 Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;
4.2.3 Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
4.2.4 Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
4.2.5 Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
4.2.6 Surat Lantikan
4.2.7 Surat/Memo
NAMA ZON
SLOGAN
DASAR DAN OBJEKTIF
CARTA ORGANISASI
INDUK
CARTA PERBATUAN
EKSA
PELAN LANTAI ZON
INFORMASI / PROMOSI
REKOD AKTIVITI (SEBELUM DAN SELEPAS)
LOGO HKMN LOGO EKSA
CARTA ORGANISASI
ZON
Cadangan Sudut EKSA
TARIKH KEMASKINI
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
38
4.2.8 Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;
4.2.9 Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan
4.2.10 Audit (kriteria dan keputusan audit) - Fail induk, Jawatankuasa
(berkenaan) dan zon.
4.3 Ruang Pejabat
4.3.1 Peralatan Pejabat
4.3.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat;
4.3.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas; dan
4.3.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.
4.3.2 Susun Atur Peralatan Pejabat
4.3.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan
baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
4.3.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan
supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan
pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
39
4.3.2.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses
sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran
dengan work station pegawai.
4.3.3 Susunan Fail
4.3.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
4.3.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan
pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat
per fail); dan
4.3.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-
4.3.3.3.1 Tetulang ring file mengandungi:
Singkatan nama kementerian, Bahagian, cawangan /
unit;
nombor fail;
tajuk fail; dan
nombor susunan fail.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
40
Hospital Kemaman
Jab. Pengurusan
Nama Fail
Jata Hospital/Jabatan (jika ada)
Nama Hospital
MA
NU
AL
PR
OSE
DU
R K
ERJA
1 Bil/No.Rujukan Fail
Cadangan tetulang file
Nama Jabatan/Bahagian/Unit
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
41
4.3.3.3.2 Muka depan ring file mengandungi:
Logo;
Tajuk;
Nama unit atau cawangan;
\
4.3.3.3.3 Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
4.3.4 Hiasan Dalaman
4.3.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja;
Tajuk Fail
Nama Jabatan/Unit
Logo
Cadangan muka depan ring file
Nama Fail
Jabatan _______________
Hospital Kemaman
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
42
4.3.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,
piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
4.3.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
4.3.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi
mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet.
Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);
4.3.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium
dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu
penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);
4.3.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan; dan
4.3.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
4.3.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
4.3.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang
berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM
LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
43
4.3.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik
pegawai; dan
4.3.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
4.3.6 Ruang Kerja Terperingkat
4.3.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan
Kerja Larangan;
4.3.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu
dan selesa;
4.3.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
44
ditetapkan dalam peraturan keselamatan); dan
4.3.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlu
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan
nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik
berkenaan.
4.3.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))
4.3.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik;
4.3.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks;
4.3.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan
tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke
hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan
nombor siri fail;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
45
4.3.7.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum
tamat waktu bekerja;
4.3.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan
pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar
pengguna dan kad keluar masuk fail);
4.3.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet
besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan
di luar kabinet;
4.3.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
4.3.7.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang
selamat dan diparkirkan; dan
4.3.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor
telefon).
4.3.8 Ruang Kaunter
4.3.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
4.3.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
46
4.3.8.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
4.3.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
4.3.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
4.3.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
4.3.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan; dan
4.3.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
4.3.8.8.1 Sistem maklum balas pengguna
4.3.8.8.2 Direktori pegawai
4.3.8.8.3 Borang / brousar
4.3.8.8.4 Bahan bacaan/ informasi
4.3.8.8.5 Piagam pelanggan
4.3.9 Bilik Helpdesk / Call Centre
4.3.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
4.3.9.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
47
4.3.9.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta
organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang
perlu disampaikan kepada telefonis).
4.4 Ruang Kerja/Bilik Pegawai
4.4.1 Lantai
4.4.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran; dan
4.4.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas
lantai di sekitar ruang kerja.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
48
4.4.2 Meja (Di atas Meja)
4.4.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;
4.4.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
4.4.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
4.4.2.4 Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan
teratur pada setiap masa;
4.4.2.5 Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan; dan
4.4.2.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk
self-ink rubber stamp).
4.4.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)
4.4.3.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah;
4.4.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable
casing; dan
4.4.3.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara
gunasama.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
49
4.4.4 Laci Meja / Almari
4.4.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan
ruang laci boleh seperti berikut:
4.4.4.1.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan
penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas
mengikut kreativiti pegawai
4.4.4.1.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi
menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner
dan buku catatan
4.4.4.1.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi
menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain
Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam
(kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah
kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat
tulis,buku catatan dan dokumen rasmi.
Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan
peribadi
4.4.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu
diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;
4.4.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu
barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi
tidak boleh bercampur; dan
4.4.4.4 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
50
4.4.5 Dinding/partition pegawai
4.4.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-
masing termasuk bilik pegawai:
4.4.5.1.1 Tanda Nama Penuh;
4.4.5.1.2 Jawatan;
4.4.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur;
4.4.5.3 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan
4.4.5.4 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapan partition.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
51
4.4.6 Kerusi
4.4.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;
4.4.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi
(jika almari tidak disediakan); dan
4.4.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
4.4.7 Komputer dan pencetak
4.4.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa
tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;
4.4.7.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-
ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara
terus atau membelakangkan pintu masuk;
4.4.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
4.4.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan;
dan
4.4.7.5 Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA
manakala screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA Hospital
Kemaman. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak
digunakan.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
52
4.4.8 Sistem fail
4.4.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
4.4.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah
diseragamkan;
4.4.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam
kabinet fail; dan
4.4.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).
4.4.9 Bilik Pegawai
4.4.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah
juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
4.4.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee
table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
4.4.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi
kuantiti; dan
4.4.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas
dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
53
4.4.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot)
4.4.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja
disediakan lot parkir yang bersesuaian; dan
4.4.10.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.
4.5 Bahagian Pengeluaran
4.5.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi
4.5.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat
lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai;
4.5.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu
dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;
4.5.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh
dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran
atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan
disimpan semula; dan
4.5.1.4 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/
barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam
proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
54
4.5.2 Mesin dan Peralatan
4.5.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja;
4.5.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan
jangka hayat mesin;
4.5.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
4.5.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian
yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
4.5.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian;
4.5.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan; dan
4.5.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan
mesin.
4.6 Stor (Rujukan: PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))
4.6.1 Pintu Stor
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
4.6.1.1 Pelan lantai stor;
4.6.1.2 Borang permohonan stok;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
55
4.6.1.3 Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan
jelas; dan
4.6.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.
4.6.2 Dalam Stor
4.6.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
4.6.2.2 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/
komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
4.6.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari;
4.6.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam
stor;
4.6.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan
berfungsi (contoh: tangga dan troli);
4.6.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada
peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan
penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
56
4.6.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
4.6.3 Simpanan Barang Stor
4.6.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang
kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
4.6.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu
Keluar Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);
4.6.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang
ada seperti berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan
barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan
sebagainya;
ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad
abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur
kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol
terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak
nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
4.6.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan
sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah
dilabel untuk mudah dilihat;
4.6.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
57
4.6.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam
bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi
hendaklah disusun dengan kemas;
4.6.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan
yang masih boleh digunakan;
4.6.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di
tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang
bertanggungjawab;
4.6.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang
diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan
borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian);
dan
4.6.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan
barang.
4.6.4 Simpanan Barang Toxic
4.6.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut
kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
4.6.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
58
simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
4.6.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan
tidak digunakan lagi;
4.6.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan
barang toxic berkeadaan baik;
4.6.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;
4.6.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan
4.6.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
4.6.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
4.6.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak
Bomba;
ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan
berparkir.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
59
4.6.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan
hose reel);
4.6.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;
4.6.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”
dipamerkan dengan jelas; dan
4.6.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan
berparkir.
4.7 Tempat Umum
Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain
merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini
sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin
keselesaan pengguna.
4.7.1 Surau/Bilik Solat
Bilik Solat yang dikenalpasti adalah di Dewan Bersalin, Wad 1, Wad 2, Wad 3, Wad
4, HDU dan Dewan Bedah. Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk
menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
4.7.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik;
4.7.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai;
4.7.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
60
4.7.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik
Solat;
4.7.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut
keperluan;
4.7.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari
/ kabinet / rak yang disediakan;
4.7.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat
dengan jelas;
4.7.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
4.7.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
4.7.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
4.7.1.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk
mendapatkan suasana yang sentiasa segar;
4.7.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;
4.7.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
61
4.7.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/
peralatan; dan
4.7.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan
nombor telefon).
4.7.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang
Lokasi yang diisytiharkan sebagai Bilik Mesyuarat adalah Bilik Mesyuarat Utama
(Jabatan Pengurusan) dan Bilik Mesyuarat Patologi (Jabatan Patologi). Pastikan Bilik
Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
4.7.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
4.7.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik;
4.7.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan
disusun kemas ketika tidak digunakan;
4.7.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
4.7.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);
4.7.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk
bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
4.7.2.7 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu
ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat
pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju,
piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
62
4.7.2.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat
selesai;
4.7.2.9 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan di tempat yang disediakan;
4.7.2.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
4.7.2.11 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan
power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
4.7.2.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
4.7.2.13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama
pegawai dan nombor telefon); dan
4.7.2.14 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di
lokasi yang bersesuaian.
4.7.3 Bilik Latihan
4.7.3.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
63
4.7.3.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala
(Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian
Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan
dan lain-lain);
4.7.3.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
4.7.3.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
4.7.3.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif; dan
4.7.3.6 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan
nombor telefon).
4.7.4 Bilik Sumber & Multimedia
4.7.4.1 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;
4.7.4.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk
diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila
diperlukan;
4.7.4.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
4.7.4.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang
disediakan mencukupi, informatif dan efektif;
4.7.4.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
64
4.7.4.6 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama
pegawai dan nombor telefon).
4.7.5 Pantri
4.7.5.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
4.7.5.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur
setelah digunakan;
4.7.5.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan
seragam (mengikut kesesuaian/optional);
4.7.5.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki
selepas digunakan;
4.7.5.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun
dengan teratur di dalam kabinet/rak;
4.7.5.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
4.7.5.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
4.7.5.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh :
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
65
dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut
kesesuaian/optional);
4.7.5.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
4.7.5.10 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas
daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau
yang tidak menyenangkan;
4.7.5.11 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau
yang tidak menyenangkan;
4.7.5.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;
4.7.5.13 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual
tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang
berkaitan;
4.7.5.14 Dilarang merokok di dalam pantri; dan
4.7.5.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor
telefon).
4.7.6 Tandas
4.7.6.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
4.7.6.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
i. Bekas sampah;
ii. Sanitary bin (untuk bilik air wanita);
iii. Alat pengering tangan (hand drayer);
iv. Mesin penyembur pewangi;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
66
v. Soap dispenser; dan
vi. Kertas tisu.
4.7.6.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan
pintu utama;
4.7.6.4 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak
bersawang;
4.7.6.5 Semua lampu berfungsi dengan baik;
4.7.6.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan
penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
4.7.6.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan selamat;
4.7.6.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna;
4.7.6.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan
sempurna;
4.7.6.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
67
4.7.6.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
4.7.6.12 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air
berfungsi dengan baik;
4.7.6.13 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan
sentiasa ada sabun;
4.7.6.14 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;
4.7.6.15 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
4.7.6.16 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan
di dalam bilik air;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
68
4.7.6.17 Memastikan tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi;
4.7.6.18 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
4.7.6.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor
telefon).
4.7.7 Laluan Utama/ Laluan Awam
4.7.7.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang
laluan;
4.7.7.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika
ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak
menghalang laluan;
4.7.7.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
4.7.7.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
4.7.7.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
4.7.8 Perpustakaan/Pusat Sumber
4.7.8.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;
4.7.8.2 Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/
tanda/ label/abjad/bahan);
4.7.8.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
69
4.7.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk
disediakan dan mudah dilihat.
4.7.9 Gimnasium
4.7.9.1 Peralatan gimnasium disusun dengan kemas dan teratur serta
mengambil kira ciri-ciri keselamatan;
4.7.9.2 Peralatan senaman diselenggara mengikut jadual;
4.7.9.3 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan
baik serta sempurna;
4.7.9.4 Jadual penggunaan gimnasium dipamerkan untuk kemudahan
pengguna dan dipamerkan di kawasan yang mudah dilihat;
4.7.9.5 Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan (contoh : buku
rekod pengguna); dan
4.7.9.6 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau
kebersihan gimnasium.
4.7.10 Lobi Utama
4.7.10.1 Kawasan depan kaunter di Jabatan Pengurusan diisytiharkan
sebagai Lobi Utama Hospital Kemaman
4.7.10.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan
berkeadaan baik;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
70
4.7.10.3 Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang
halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan
umum; dan
4.7.10.4 Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan
lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah
dilihat.
4.7.10.5 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini
seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
v. Piagam Pelanggan
4.7.10.6 Menyediakan perkara-perkara berikut:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
4.7.11 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu
4.7.11.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;
4.7.11.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar;
4.7.11.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan
teratur dan berada dalam keadaan baik;
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
71
4.7.11.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan
kemas; dan
4.7.11.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di
kawasan yang mudah dilihat.
4.8 Kawasan Persekitaran Jabatan
4.8.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk
4.8.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah
diletakkan di lokasi penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian
(SUB), tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat;
4.8.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
4.8.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
4.8.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
4.8.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
4.8.2 Media/Bahan Pameran
4.8.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis
atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam
keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
4.8.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
4.8.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu
berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan
4.8.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
72
digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
4.9 Keupayaan Sumber Manusia
4.9.1 Penglibatan Pengurusan atasan
Penglibatan Pengurusan atasan seperti Setiausaha Bahagian,
Pengarah Bahagian dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki
demi kelangsungan amalan EKSA di Hospital Kemaman.
4.9.2 Dari segi penampilan diri dan imej
Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,
bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang
normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat
awam.
4.9.3 Perhubungan dengan rakan sejawat;
Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong
royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.
4.9.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan
Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan
senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia
membantu.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
73
4.9.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti
kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan
berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.
4.10 Keselamatan Persekitaran
Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja
yang selamat:
4.10.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan
yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak
dan sebagainya);
4.10.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup
dan tidak dihalang;
4.10.3 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
4.10.4 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
4.10.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas
(contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);
4.10.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-
barang pra pelupusan);
4.10.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman Hospital
Kemaman (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang
tangga, ruang awam dan sebagainya);
4.10.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
74
dengan segera;
4.10.9 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan;
4.10.10 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
4.10.11 Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan
keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan
laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan
kecemasan;
4.10.12 Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselenggarakan mengikut
prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah
dijaga keselamatannya;
4.10.13 Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelenggaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
75
iii. Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
4.10.14 Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah
dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
4.10.15 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
4.11 Pembudayaan Kreativiti Dan Inovasi
4.11.1 Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh
meningkatkan produktiviti dan kualiti warga tanpa
penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
4.11.2 Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk
kreativiti seperti untuk hiasan setiap zon atau dalam kegunaan
amalan EKSA.
4.12 Amalan Hijau
4.12.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara
menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
a. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
b. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
c. Penetapan suhu optimum.
d. Penjimatan kertas.
e. Penjimatan air.
f. Kempen hijau.
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
76
4.12.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.
4.12.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
a. Kos
b. Masa
c. Tenaga Pekerja
d. Ruang
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
77
Penutup
enyediaan Panduan Amalan EKSA Hospital Kemaman ini bertujuan sebagai
sumber rujukan kepada Jabatan/Bahagian/Unit di Hospital Kemaman dalam
melaksanakan pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun
serta selamat. Melalui Amalan EKSA, anggota Jabatan/Bahagian/Unit secara
bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan
prestasi kerja yang berkualiti, seterusnya dapat memupuk semangat kerja
berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi dan menghasilkan peningkatan
kualiti dan produktiviti penyampaian Jabatan/Bahagian/Unit tersebut kepada para
pelanggan dan memberi impak kepada peningkatan imej
Jabatan/Bahagian/Unit.
Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu Jabatan/Bahagian/Unit
melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan yang
berterusan kepada Jabatan/Bahagian/Unit.
P
Garispanduan Program Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Hospital Kemaman
78
AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
HOSPITAL KEMAMAN
Penaung Dr. Amran bin Japar
Pengerusi Dr. Nor Akmar binti Mohd Sapian
Setiausaha I Pn. Mazira binti Awang
Setiausaha II Pn. Noraida binti Osman
JK Latihan
Pn. Mazura binti Hanapi (Ketua)
Pn. Norleza Binti Mohd Nor
Pn. Kamariah binti A. Karim
JK Promosi
Pn. Azuraida binti Ahmad (Ketua)
Pn. Fadiana binti Jusoh
En. Badrul Hisham bin Mohammad
Pn. Khairulnisah Binti V. Y. Shaikh Dawood
JK Audit
Pn. Fairuz binti Ibrahim (Ketua)
Pn. Suhaiza Binti Juhari
Pn. Maziati Binti Mustapha
Pn. Nor Azira binti Muhamad
Pn. Norzaima binti Abd. Rahman
En. Muhamad Najahan Bin Misripin
JK Go-Green
Pn. Aziimah Binti Awang Abd Rahman (Ketua)
Pn. Kamariah Binti Nawawi
Pn. Aida Syahira binti Belkhaini
Pn. Khairul Fazilah Binti Ismail
Pn. Haslina Binti Md. Yahya
Pn. Norashikim Binti Muhammad Nor