3 Mei 2020

1

GARIS PANDUAN OPERASI TEMPAT KERJA PASCA-PKP

Oleh: Ong Siou Woon (Ketua Pegawai Operasi & Kordinator Heritage & Urban Studies Programme), Tan Zhi Xian (Pegawai Sumber Manusia), & Ar. Tan Bee Eu (Arkitek & Ahli

Akademik USM) Lakaran oleh Ar. Tan Bee Eu

Diterjemahkan oleh: Mohd Izzuddin Ramli (Penyelidik, History & Regional Studies Programme) Memandangkan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) bakal berakhir, banyak syarikat dan pejabat memerlukan garis panduan operasi bagi memastikan pengendalian kerja dapat dilakukan dengan selamat dan rasional. Seperti mana yang disebutkan dalam artikel Covid-19: Extensive Lifestyle Changes are on the Cards1, perubahan cara kerja dan operasi perniagaan akan menjadi resam baharu. Pada tarikh 1 Mei 2020, Perdana Menteri telah mengumumkan pelonggaran PKP dengan membenarkan kegiatan-kegiatan perniagaan dijalankan semula bermula pada 4 Mei 2020, Isnin. Perubahan strategi secara mendadak yang dibuat oleh kerajaan persekutuan menjadikan garis panduan rasional untuk memastikan operasi berjalan dengan baik bagi menghapuskan rantaian jangkitan Covid-19 ini adalah sangat penting. Untuk memudahkan perancangan khususnya bagi perniagaan-perniagaan berskala kecil, kami menghasilkan artikel ini untuk panduan semua. Di samping terus mematuhi arahan pihak berkuasa, terdapat juga langkah-langkah tambahan yang perlu diambil bagi memastikan amalan penjarakan sosial dilakukan dengan berkesan. Garis panduan pengurusan umum ini bolehlah digunakan selagi wabak Covid-19 masih menjadi satu ancaman kepada kita. Tiga langkah utama untuk memulakan proses perancangan dan pembuatan keputusan sebelum sebarang kerja dimulakan adalah seperti berikut:

1. Keperluan ruang fizikal; 2. Pengelasan pekerja, dan; 3. Penyediaan prosedur lengkap sebelum memulakan operasi.

Memandangkan kami cuba untuk merangkumkan sebanyak mungkin senario dan operasi perniagaan, terdapat beberapa cadangan yang mungkin tidak terpakai kepada beberapa sektor perniagaan tertentu. Walau bagaimanapun, matlamat akhir garis panduan ini adalah untuk menyeimbangkan antara kepentingan untuk memastikan premis dan pekerja selamat dan memastikan perniagaan anda terus berjalan. Pada masa yang sama, kesediaan pihak majikan juga dapat mengurangkan rasa risau dalam kalangan pekerja mahupun pelanggan. Mungkin terdapat sedikit kekurangan dalam garis panduan ini, namun setidak-tidaknya ia membincangkan masalah-masalah yang timbul, seterusnya menyenaraikan langkah-langkah penyelesaian. Sila rujuk Rajah 1: Panduan Operasi Pasca-PKP.

1 https://penanginstitute.org/publications/covid-19-crisis-assessments/covid-19-extensive-lifestyle-

changes-are-on-the-cards/

3 Mei 2020

2

Rajah 1 : Panduan Operasi Pasca-PKP

Ruang kerja

(Adakah penjarakan sosial kondusif?)

Menyambung operasi secara sepenuhnya tetapi dengan

berhati-hati

Pekerja Bagi Tugasan Keperluan Utama

MASUK BEKERJA

Peranan Pengurusan/ Pentadbiran

Peralatan pengimbas &

Prosedur

Peralatan Pembersihan,

Jadual & Prosedur

Prosedur Pengesanan

Pergerakan Pekerja

Cuti Sakit & Rawatan Hospital

Prosedur Mesyuarat &

Pelawat

Prosedur Penggunaan Bilik dan Kemudahan

Layanan Istimewa bagi Ibu Menyusu & Ibu Bapa yang memiliki anak.

Poster Notis & Pemberitahuan

Kumpulan Tindak Balas Kecemasan

Peranan Pekerja

Mematuhi Semua

Prosedur

Sentiasa Melaporkan

kepada Penyelia

Terdekat/ Pengurusan

Menjaga Kebersihan Diri

Menjaga Kebersihan Ruang Kerja

Sendiri

Langkah Berjaga-Jaga

Bagi Pengangkutan

Pekerja Bagi Tugasan Selain Keperluan Utama

BEKERJA DI RUMAH

Sentiasa Melaporkan kepada Penyelia

Terdekat/ Pengurusan

Wajib Menghadiri Sebarang Mesyuarat

Atas Talian

Mengenal Pasti Hari-Hari Pilihan untuk

Kembali ke Pejabat

Mematuhi Prosedur Pengesanan Pergerakan

Pekerja oleh Pihak Pengurusan

Aturkan semula tempat bekerja/ mengehadkan skala operasi atau terus bekerja di

rumah jika perlu

PANDUAN:

Langkah 1: Keperluan Ruang

Langkah 2: Pengelasan Pekerja

Langkah 3: Penyediaan Prosedur

YA

TIDAK

3 Mei 2020

3

ISI KANDUNGAN

Langkah 1: Keperluan Ruang m/s 4

1. Senario 1 – Penyusunan Kubik m/s 4

2. Senario 2 – Penyusunan Kluster m/s 5

3. Senario 3 – Penyusunan Pejabat Terbuka m/s 6

4. Senario 4 – Penyusunan Pejabat Berkongsi m/s 7

5. Senario 5 – Lobi/ Ruang Awam m/s 7

6. Senario 6 – Mesin Angkat/ Lif m/s 8

Langkah 2: Pengesanan Kakitangan m/s 9

Langkah 3: Penyediaan Prosedur m/s 10

1. Bekerja Dari Rumah m/s 10

2. Mempersiapkan Pejabat Secara Fizikal Sebelum Memulakan Operasi m/s 11 Pembersihan Premis Peralatan Pemeriksaan Perolehan Kelengkapan Perlindungan Pribadi (PPE) dan Produk Pembersihan (Pilihan) Perkhidmatan IT/ Kemaskini

3. Menubuhkan Pasukan Tindak Balas Kecemasan m/s 12

4. Waktu Kerja Anjal m/s 13

5. Pemeriksaan Berkala, Pengesanan Pergerakan, Log Pelawat m/s 13

6. Menetapkan Prosedur bagi Penggunaan Kemudahan Pejabat m/s 14

Mesyuarat Alam Maya

Dasar Bilik Mesyuarat

Webinar dan E-Pembelajaran Sebagai Ganti Kepada Bilik Seminar dan Latihan

Membenarkan Penghantaran Barang Belian Pribadi ke Pejabat

Dasar Surau (jika perlu)

Dasar Bilik Pantri

Dasar Bilik Penjagaan (jika perlu)

Dasar Tandas

Dasar Mesin Angkat/ Lif (jika perlu)

7. Mengemaskini Prosedur-Prosedur Sumber Manusia m/s 16

Pentakrifan Ketidakhadiran

Pentakrifan Datang Kerja Lambat dan Pulang Awal

Cuti Tahunan bagi Kakitangan yang Bekerja Dari Rumah

Cuti Sakit dan Cuti Rawatan Hospital

8. Layanan Istimewa bagi Ibu Menyusu dan Ibu Bapa dengan Anak m/s 17

Bekerja Dari Rumah Sepenuh Masa

Jadual Pelaporan Alternatif

Kemudahan Penjagaan Kanak-Kanak dalam Pejabat

9. Prosedur Kebersihan m/s 18

10. Memerangi Kegelisahan Sosial dan Kemurungan Sosial di Pejabat m/s 19

11. Kesedaran dan Komunikasi m/s 20

Penafian m/s 20

3 Mei 2020

4

LANGKAH 1: KEPERLUAN RUANG Penjarakan sosial merupakan pertimbangan utama. Pihak pengurusan perlu meneliti susunan ruang kerja pejabat dan menetapkan jumlah pekerja yang boleh kembali bekerja tanpa sebarang perubahan drastik. Walau bagaimanapun, jika penyusunan semasa tidak sesuai untuk penjarakan sosial, anda boleh menyusun semula ruang kerja masing-masing, mengehadkan skala operasi, atau terus bekerja dari rumah. Langkah 2 akan membantu anda dalam mengutamakan kakitangan yang dirasakan perlu berada di pejabat. Walaupun ruang kerja anda sudah cukup luas, agar tetap disarankan untuk membaca panduan ini dan membuat pertimbangan lanjut. Senario 1 – Penyusunan Kubik Kubik2 merupakan ruang kerja individu yang diasingkan secara sepenuhnya dengan ruang kerja individu yang lain. Sekiranya pejabat anda disusun secara kubik, secara teknikalnya penjarakan sosial dapat dilakukan serta-merta. Namun, dua faktor lain perlu diambil kira - kebersihan bilik dan lebar laluan keluar masuk. Kebersihan kubik, terutama permukaan kubik berkemungkinan tidak bersih dan terdedah kepada virus. Menurut Pertubuhan Kesihatan Sedunia (WHO), koronavirus dapat hidup sehingga 72 jam 3 pada permukaan-permukaan tertentu. Malah, terdapat sesetengah sumber yang mengatakan bahawa jangka hayatnya adalah lebih lama 4 5 . Jarak laluan antara kubik yang dicadangkan mestilah sekurang-kurangnya 2.0m mengikut pengukuran ergonomik6 untuk membolehkan dua orang dewasa (dengan anggaran kelebaran bahu sebanyak 60cm) berselisih antara satu sama lain dengan jarak 80cm antara kedua-duanya. Namun, hal ini turut bermaksud bahawa kedua-dua individu tersebut akan berada sangat dekat dengan kubik sewaktu berselisih antara satu sama lain. Walau bagaimanapun, jalak laluan seluas 2.0m mungkin tidak praktikal bagi kebanyakan kes. Oleh itu, kami mengesyorkan agar laluan tersebut diubah menjadi laluan pergerakan sehala. Malah, laluan seluas 2.0m sangat sesuai untuk pergerakan sehala, dengan jarak minimum sebanyak 70cm bagi kedua-dua sisi antara orang yang berjalan di tengah-tengah laluan dan kubik. Sekiranya ruang masih menjadi halangan utama dalam menerapkan sistem tersebut, jadual pelaporan kakitangan bergantian berdasarkan jarak kubik masing-masing mungkin perlu diwujudkan. Sekiranya anda memilih untuk beroperasi secara sepenuhnya walaupun penjarakan sosial yang ideal antara ruang kerja tidak dapat dilakukan, pemakaian topeng muka perlu diwajibkan kepada semua kakitangan. Sila lihat Lakaran 1 dan 2 untuk maklumat lanjut.

2 Untuk contoh susunan kubik, sila rujuk https://www.branchfurniture.com/blogs/turn-key/history-of-

office-cubicles 3 https://www.who.int/news-room/q-a-detail/q-a-coronaviruses 4 https://www.freemalaysiatoday.com/category/leisure/2020/03/28/how-long-can-the-covid-19-virus-

last-on-these-surfaces/ 5 https://www.bbc.com/future/article/20200317-covid-19-how-long-does-the-coronavirus-last-on-surfaces 6 https://www.standards.doe.gov/standards-documents/1100/1140-bhdbk-2001-pt3/@@images/file

3 Mei 2020

5

Senario 2 – Penyusunan Ruang Kerja Kluster Kluster 7 merupakan satu bentuk penyusunan ruang kerja yang menyatukan ruang kerja dengan bentuk pembahagian ruang antara kakitangan yang terhad, atau tidak ada pembahagian langsung. Susun atur ruang kerja seperti ini bermatlamat untuk mengoptimumkan ruang pejabat dengan mengurangkan ruang pergerakan. Pentakrifan ruang pekerja menjadi sangat kabur kerana susun atur ruang sebegini adalah bertujuan untuk meningkatkan interaksi antara pekerja di samping mengekalkan privasi dengan pemisahan separa. Lebar jalan yang ideal tetap sama dengan Senario 1, iaitu lebar 2.0m. Namun, penyusunan semula ruang kerja kluster adalah lebih sukar akibat struktur dan pemasangan meja kerja kluster. Pada kebiasaannya, dalam kes-kes sebegini, ruang pergerakan dalam pejabat selalunya sudah digunakan secara maksimum. Oleh yang demikian, anda disarankan agar menyediakan jadual pelaporan kakitangan bergantian berdasarkan jarak pekerja yang duduk secara bersebelahan. Sebagai alternatif, pemakaian topeng muka mesti diwajibkan

7 Untuk contoh susunan kluster, sila rujuk https://mnofficefurniture.com/products/workstation-elodia-

concept-cluster-of-9-custom-made

3 Mei 2020

6

untuk semua kakitangan semasa melapor diri ke tempat kerja. Sila rujuk Lakaran 3 untuk maklumat lebih lanjut. Senario 3 – Penyusunan Pejabat Secara Terbuka Penyusunan pejabat jenis terbuka8 merupakan bentuk susunan yang mudah untuk diubah kerana ianya disusun tanpa sebarang bentuk pembahagian seterusnya membolehkan perubahan ruang kerja dilakukan pada bila-bila masa. Antara konsep lain yang diamalkan oleh pejabat jenis terbuka adalah penggunaan meja kongsi (hotdesk), atau ruang kerja bersama yang dapat digunakan oleh mana-mana kakitangan. Buat masa ini, kemudahan meja kongsi mestilah digunakan dengan berhati-hati, dan pengguna mesti membersihkan meja kongsi sebelum dan selepas menggunakannya. Langkah terbaik yang boleh dilakukan adalah dengan menghentikan operasi meja kongsi buat sementara waktu dan memastikan setiap kakitangan bekerja dari ruang kerja yang ditetapkan untuk mengelakkan berlakunya pencemaran silang. Jarak antara ruang kerja juga disarankan untuk ditetapkan sekurang-kurangnya seluas 1.0m, untuk menghasilkan lebar ruang peredaran minimum sebanyak 2.0m bagi tujuan penjarakan sosial [Petua: 2.0m dikira sebanyak 60cm dari meja bagi ruang tempat duduk]. Memandangkan bahawa tidak semua bentuk penyusunan pejabat jenis terbuka mampu dilaksanakan kerana faktor pendawaian elektrik tetap, kami mengesyorkan agar penyusunan semula ruang kerja kakitangan dilakukan bagi meneruskan operasi dengan kapasiti penuh. Sekiranya penyusunan semula ruang kerja tidak dapat dilakukan kerana faktor ruang, pengenalan jadual pelaporan kakitangan bergantian adalah sangat dianjurkan. Sebagai alternatif, pemakaian topeng muka mesti diwajibkan untuk semua kakitangan semasa melapor diri ke tempat kerja. Sila rujuk Rajah 4 untuk maklumat lebih lanjut.

8 Untuk contoh susunan pejabat terbuka, sila rujuk https://www.perkspot.com/blog/open-plan-office/

3 Mei 2020

7

Senario 4 – Penyusunan Pejabat Jenis Berkongsi Penyusunan pejabat jenis berkongsi kebiasaannya diamalkan oleh syarikat-syarikat yang kakitangannya meluangkan sebanyak 80% daripada waktu kerjanya di luar pejabat, atau syarikat-syarikat yang membenarkan para pekerja mereka bekerja dari jauh. Bagi menjimatkan ruang, syarikat-syarikat ini biasanya menyediakan ruang bekerja jenis berkongsi yang hanya digunakan sekali-sekala oleh kakitangan. Ruang kerja jenis berkongsi biasanya dilengkapi dengan komputer bersama (atau tidak), pencetak, dan alat tulis, di mana beberapa kakitangan boleh menggunakan ruang kerja yang sama pada waktu berlainan pada hari yang sama. Konsep ini juga diguna pakai oleh pejabat jenis bersama (coworking)9 . Perbezaan ketara antara sesebuah pejabat jenis berkongsi dalam satu syarikat tertentu dengan sesebuah ruang kerja bersama adalah, pejabat jenis berkongsi tidak terlalu mengutamakan kapasiti untuk menjimatkan ruang dan kos operasi, sementara ruang kerja bersama biasanya direkabentuk dengan mengutamakan kapasiti penggunaan ruang untuk memberikan kebebasan dan ruang kepada para usahawan pemula. Pejabat jenis berkongsi bagi satu syarikat dicadangkan untuk ditutup buat sementara waktu dan para pekerja terus bekerja di rumah. Sekiranya ada pekerja yang perlu melaporkan diri di pejabat, pejabat jenis berkongsi berkenaan dapat digunakan dengan syarat bahawa ruang berkenaan dibersihkan setelah digunakan. Bagi pejabat jenis bersama di mana kapasiti ruang kerja selalunya 50% melebihi penggunaan ruang sebenar di lokasi tertentu, disarankan agar amalan yang serupa dengan operasi restoran dilaksanakan. Sebagai contoh, setiap stesen kerja harus dibersihkan setiap kali selepas digunakan, ruang kerja ganti mesti diselang-selikan dan pemakaian topeng muka adalah wajib dalam ruang ini. Senario 5: Lobi/Ruang Awam Ruang awam dalam sesebuah organisasi bermaksud kawasan yang dibuka kepada orang ramai. Ruang-ruang ini termasuk ruang tunggu, kafeteria, bilik mesyuarat, dewan persidangan dan kemudahan lain seperti pusat sumber atau perpustakaan. Sesetengah premis memiliki nisbah kawasan awam yang jauh lebih tinggi berbanding yang lain. Contohnya adalah seperti pusat pengajian tinggi atau pusat pembelajaran berterusan, pawagam atau teater, kedai runcit

9 https://www.chargespot.com/workspaces/coworking-spaces/

PEJABAT SECARA TERBUKA

3 Mei 2020

8

serta galeri atau muzium. Di kawasan-kawasan ini, penjarakan sosial adalah penting untuk diamalkan bagi menghalang penyebaran virus. Penyediaan topeng muka yang mencukupi kepada semua kakitangan untuk dipakaikan di ruang-ruang awam adalah penting. Langkah terbaik adalah dengan memastikan tempat duduk di ruang menunggu disusun secara berselang-seli untuk memastikan terdapat ruang yang cukup antara para tetamu. Bagi tempat duduk auditorium di tempat-tempat seperti panggung wayang, dewan teater, dan dewan kuliah, kapasiti tempat duduk harus dikurangkan sekurang-kurangnya sebanyak 60%. Caranya adalah dengan mengosongkan baris selang dan mengosongkan dua tempat duduk bagi setiap baris. Sila rujuk Lakaran 5 untuk keterangan lebih lanjut. Beberapa peraturan kecil juga diperlukan, memandangkan pergerakan ke tempat duduk adalah sedikit sukar. Contohnya, setiap orang boleh mengisi tempat duduk di bahagian tengah barisan terlebih dahulu. Langkah pencegahan tambahan adalah dengan menyediakan jadual pembersihan biasa atau melapik tempat duduk dengan pelapik (pakai buang atau sebaliknya) terutamanya bagi auditorium dengan kadar pengunjung yang tinggi. Untuk ruang tunggu yang memiliki fungsi sama seperti di kaunter penerimaan, lobi, pusat sumber atau muzium, pihak Pengurusan disarankan untuk menghadkan jumlah tetamu yang berkunjung pada satu-satu masa. Cara pengiraan yang cepat adalah dengan mengurangkan keluasan lantai yang ada sebanyak 30% untuk peredaran 10 dan bahagikan ruang selebihnya kira-kira 2.0m2 untuk setiap pengunjung/tetamu. Bagi pengusaha galeri atau muzium, pertimbangan untuk nisbah edaran mungkin melebihi 30%. Untuk kedai runcit dan perpustakaan yang memaparkan rak atau barangan, pembatasan jumlah pengunjung dengan maksimum 1 orang setiap baris adalah disarankan. Senario 6: Mesin Angkat (Lif) 2 langkah utama yang dicadangkan oleh WHO dan banyak pengamal kesihatan yang lain adalah dengan mengamalkan penjarakan sosial dan menghindari diri dari menyentuh muka. Oleh itu, dalam ruang-ruang tertutup dan pegun udara, seperti di dalam lif, pengehadan bilangan pengguna yang dibenarkan untuk memasuki lif haruslah berdasarkan ruang dan bukannya mengikut berat. Walaupun telah banyak cadangan diberikan bagi memastikan

10 https://web.iit.edu/sites/web/files/departments/academic-affairs/academic-resource-

center/pdfs/arch_programming.pdf

3 Mei 2020

9

penjarakan sosial di dalam lif11, kami ingin mencadangkan sedikit perubahan terhadap garis panduan sedia ada. Kebanyakan ruang berdiri di dalam lif diukur mengikut ukuran nominal bagi setiap orang dewasa yang berdiri. Hal ini bertujuan untuk memuatkan satu orang tambahan di tengah-tengah lif. Berdasarkan cadangan kami terdahulu untuk menyediakan ruang tambahan, kami mencadangkan agar setiap kawasan berdiri di dalam lif diukur secara minimum sebanyak 1.5m2, jika tidak, 2.0m2 untuk ruang penyangga yang ideal. Hal ini demikian kerana titisan air yang mungkin membawa virus dapat kekal terapung dalam ruang udara pegun12. Oleh itu, jika pengguna lif berdiri berdekatan antara satu sama lain, risiko jangkitan adalah lebih tinggi. Selain itu, berdiri terlalu dekat dengan dinding lif boleh menyebabkan titisan melekat ke permukaan dinding, secara tidak langsung akan meningkatkan kebarangkalian pencemaran bagi pengguna lif seterusnya. Bagi bangunan yang memiliki jumlah pengguna lif yang ramai, ukuran kawasan berdiri yang "ideal" mungkin tidak dapat dicapai. Oleh itu, bangunan-bangunan ini disarankan agar mewajibkan setiap pengguna lif untuk menggunakan topeng muka. Jadual pembersihan yang kerap untuk lif harus dilaksanakan bagi memastikan butang dan dinding lif sering dibersihkan dan dibasmi kuman. Langkah tambahan untuk mengawal pergerakan bagi bangunan-bangunan ini boleh dilihat dalam Langkah 2 dan Langkah 3. LANGKAH 2: PENGESANAN PEKERJA Sekalipun PKP sudah ditamatkan, usaha untuk melawan Covid-19 akan berterusan untuk beberapa waktu. Oleh itu, pengenalpastian tugas-tugas penting di pejabat dan tugas-tugas yang boleh dilaksanakan dari rumah mampu meminimumkan risiko pekerja anda dijangkiti virus. Langkah tambahan yang harus diambil untuk memastikan bahawa tempat kerja anda tidak menjadi pusat jangkitan wabak termasuklah dengan melakukan pembersihan kawasan melampaui lobi, koridor atau ruang kerja. Perhatian dan perancangan harus diberikan kepada penggunaan tandas pejabat dan kemudahan lain seperti surau dan bilik penjagaan. Perkara-perkara ini akan diperincikan dalam Langkah 3. Setelah mengenal pasti langkah-langkah yang harus diambil berkaitan perancangan ruang kerja, anda perlu menyediakan satu senarai kakitangan bagi tugas-tugas penting. Hal ini akan membantu anda untuk melaksanakan daftar tugas mengikut masa yang sesuai. Berikut adalah cadangan senarai tugas-tugas keperluan utama bagi semua bentuk operasi:

1. Operasi kewangan Sama ada anda memutuskan untuk terus bekerja dari rumah atau kembali beroperasi di premis anda, semua bentuk pembayaran harus diproses dan dicatatkan. Pegawai kewangan anda harus dibenarkan untuk kembali ke pejabat bagi urusan berkaitan pemfailan, pembukuan dan perakaunan. Walaupun sebahagian besar proses transaksi pembayaran telah beralih kepada atas talian, namun disebabkan prosedur audit semasa, segala salinan rekod transaksi mesti disahkan, difailkan, disusun dan disimpan selama sekurang-kurangnya 12 bulan bagi tujuan audit tahunan; dan selama 7 tahun untuk memenuhi keperluan audit percukaian. Sekiranya pejabat anda tidak menyediakan komputer riba untuk pegawai kewangan anda, maka amat penting untuk pegawai kewangan kembali ke pejabat.

11 https://www.telegraph.co.uk/news/0/coronavirus-outbreak-world-uk-italy-spain-china-pictures/people-stand-designated-areas-ensure-social-distancing-inside/ 12 https://www.bbc.com/future/article/20200317-covid-19-how-long-does-the-coronavirus-last-on-surfaces

3 Mei 2020

10

2. Operasi pengurusan bangunan

Para pengendali pengurusan premis mesti dibenarkan kembali ke pejabat untuk memastikan semua operasi pengurusan bangunan dapat dilakukan. ini termasuklah mereka yang menyediakan perkhidmatan pembersihan dan pelupusan am, penyelenggaraan landskap dan bangunan (seperti elektrik, mekanikal, paip, rangkaian internet dan IT), serta perkhidmatan keselamatan, terutama mereka yang bertanggungjawab untuk memastikan premis itu dibuka untuk operasi dan juga selamat selepas waktu operasi.

3. Operasi kaunter penerimaan tetamu

Operasi kaunter penerimaan tetamu perlu merangkumi semua bentuk operasi yang berkaitan dengan tetamu dan pengunjung. Fungsi-fungsi ini merangkumi penyambut tetamu, pegawai pendaftaran, perunding khidmat pelanggan, pegawai pengiriman, pustakawan dan pelayan makanan, dan lain-lain.

4. Operasi perkhidmatan berkemahiran Operasi perkhidmatan berkemahiran merujuk kepada pekerjaan yang mesti dilakukan di tempat kerja, misalnya pekerjaan yang melibatkan pekerja kilang, juruteknik dan pembina berkemahiran. Ketiadaan golongan ini secara langsung akan mempengaruhi produktiviti. Melainkan operasi ini dilakukan secara automatik, kakitangan yang mengendalikan operasi perkhidmatan berkemahiran harus dilindungi dengan prosedur yang lebih ketat kerana faktor jarak ruang antara kakitangan semasa bekerja yang dekat. Antara operasi perkhidmatan berkemahiran lain adalah seperti perkhidmatan jurusolek dan pendandan rambut. Bahagian ini memerlukan prosedur operasi standard yang sama sekali berbeza, lebih mirip dengan prosedur yang dikenakan terhadap sektor kesihatan di mana perlindungan diri serta pembersihan alat dan barang keperluan yang kerap mesti dilakukan.

Jenis operasi selebihnya adalah operasi yang secara teknikalnya boleh dilakukan dari jauh atau secara kadang-kala di lokasi tertentu. Kaedah pengelasan mudah ini dapat membantu pihak pengurusan dan pemilik perniagaan untuk menyiapkan senarai keutamaan mereka bagi menangani masalah ekonomi tanpa menjejaskan kesihatan kakitangan. LANGKAH 3: PENYEDIAAN PROSEDUR Segala prosedur yang dinyatakan di dalam bahagian ini boleh disesuaikan mengikut amalan pentadbiran anda. Secara amnya, kami mengemukakan 3 jenis kategori yang merangkumi peranan, tanggungjawab dan prosedur pihak pengurusan, kakitangan yang melaporkan diri ke pejabat dan kakitangan yang bekerja dari rumah. Kami akan berkongsi proses dan prosedur berdasarkan susunan yang dipilih mengikut keutamaan dari perspektif Penang Institute. Bekerja dari Rumah Bekerja dari rumah boleh ditakrifkan sebagai sifat keanjalan yang membolehkan kakitangan untuk melaporkan diri tanpa perlu hadir secara fizikal di pejabat. Secara amnya, persetujuan mestilah dicapai antara majikan dan kakitangan bahawa pekerja tersebut boleh bekerja dari rumah asalkan tugasannya memungkinkan beliau untuk berbuat demikian. Semasa bekerja dari rumah, beliau mestilah mematuhi perkara berikut:

a) Beliau mesti boleh dihubungi semasa waktu operasi pejabat pada hari beliau bekerja di rumah.

b) Beliau mesti bertanggungjawab untuk menjaga kualiti kerja. c) Beliau tidak dikecualikan untuk menghadiri mesyuarat atau perbincangan.

3 Mei 2020

11

d) Beliau mesti melaporkan diri kepada penyelia terdekat secara berkala. e) Beliau mesti melaporkan kepada bahagian Sumber Manusia atau pegawai khas

tentang status kesihatannya secara berkala dengan telus. f) Beliau mesti patuh terhadap dasar syarikat termasuklah Prosedur Pengesanan

Pergerakan Kakitangan (akan dijelaskan kemudian).

Bagi sesetengah kakitangan, bekerja dari rumah mungkin merupakan satu cabaran disebabkan sambungan dan kelajuan Internet adalah tidak memuaskan. Mungkin akan terdapat keadaan yang memerlukan kakitangan berkenaan untuk menghubungi pejabat bagi tujuan penjelasan tertentu. Oleh itu, disarankan agar pihak Pengurusan mempertimbangkan untuk menawarkan bentuk sokongan berikut kepada kakitangan yang bekerja dari rumah:

a) Komputer riba mesti disediakan kepada kakitangan yang bekerja dari rumah. b) Subsidi atau elaun telekomunikasi seperti Internet dan caj komunikasi mudah alih bagi

membantu kakitangan yang bekerja dari rumah. c) Platform-platform komunikasi atas talian yang selamat (seperti Google Meet, Skype,

Microsoft Team, Zoom, Cisco Webex, dll) mestilah tersedia. d) (Pilihan) Memandangkan sesetengah kakitangan mungkin menggunakan maklumat

berkongsi melalui pelayan (server) syarikat, capaian jarak jauh yang selamat melalui Virtual Private Network atau Pelayan Awan (cloud server) adalah digalakkan.

e) (Pilihan) Sekiranya ada keperluan untuk kakitangan melaporkan diri ke pejabat, tarikh pelaporan kakitangan yang bekerja dari rumah dapat diselaraskan berdasarkan tujuan pertemuan atau ditetapkan pada selang waktu tertentu.

Mempersiapkan Premis Secara Fizikal untuk Memulakan Semula Operasi Berikut adalah senarai semak untuk membantu para pengurus bangunan atau pihak Pengurusan melakukan persediaan secara fizikal bagi operasi separa atau penuh, dan dalam masa yang mencukupi sebelum memulakan operasi. Sekiranya anggota dalam tenaga kerja sedia ada ditugaskan untuk melakukan tugas ini, adalah disarankan supaya mereka diberikan masa dan tempoh pemberitahuan yang mencukupi agar persiapan menyeluruh dapat dilakukan.

1. Pembersihan Premis Pembersihan premis secara menyeluruh mesti dilakukan sebelum operasi dimulakan kembali. Kawasan yang wajib dibersihkan dengan sabun dan air serta dengan pembasmi kuman dengan disinfektan yang disyorkan oleh Kementerian Kesihatan atau WHO termasuklah dan tidak terhad pada lantai pejabat, pintu, tingkap, lubang penyaman udara dan / atau penapis, dinding, bahagian dalam lif dan rak. Perhatian tambahan harus diberikan pada tombol pintu, pemegang tingkap, susur tangan, suis elektrik, papan kekunci akses pintu dan / atau panel sentuh, serta lekapan elektrik biasa di bangunan itu. Akhir sekali, semua permukaan meja telefon, pencetak dan mesin faks, papan kekunci dan panel skrin sentuh harus dibersihkan sebelum operasi disambung semula atau pada hari operasi bermula. Untuk kawasan dan peralatan tertentu, seperti tandas, lobi, pencetak biasa dan telefon meja, pembersihan permukaan harus dilakukan secara berkala, dan disesuaikan dengan jumlah pengguna dan tahap penggunaan. Sekiranya premis anda mempunyai permukaan berkarpet, disarankan agar ianya dicuci dengan teliti di samping menjalankan proses vakum seperti biasa sebelum membasmi kuman.

2. Peralatan Pemeriksaan Terdapat 2 pilihan pemeriksaan yang dicadangkan. Yang pertama adalah termometer inframerah genggam tanpa sentuh yang dapat digunakan terhadap satu orang pada satu masa. Seorang kakitangan mesti ditugaskan untuk menjalankan tugas ini. Alat ini

3 Mei 2020

12

sesuai untuk operasi bersaiz sederhana. Sebagai alternatif, sistem pengawasan kamera termal dapat digunakan untuk premis yang mempunyai banyak pintu masuk atau jumlah kakitangan dan / atau pengunjung adalah ramai. Sistem ini akan dapat memantau jumlah orang yang lebih ramai tanpa menggunakan bantuan kakitangan yang ramai.

3. Perolehan Peralatan Perlindungan Peribadi (PPE) dan Produk Pembersihan Berdasarkan Langkah 1 & 2, sesetengah operasi mungkin memerlukan penggunaan topeng muka secara wajib (pakai buang atau sebaliknya). Sebaiknya pihak Pengurusan menyediakan bekalan yang mencukupi untuk kakitangan mereka yang bertugas. Hal ini mungkin akan memberi beban kewangan tambahan kepada pihak majikan. Oleh itu, pihak Pengurusan disarankan agar memberikannya kepada kakitangan wajib, dan hanya memberi sokongan bekalan kecemasan (diberikan atau dipinjamkan) kepada kakitangan sukarela. Keputusan ini harus dibuat oleh organisasi masing-masing bergantung kepada kemampuan kewangan majikan dan kakitangan. Selain PPE seperti topeng muka, pembersih tangan tanpa bilasa juga harus disediakan di kawasan umum. Pembersih tanpa bilas adalah sangat penting bagi tempat-tempat yang mempunyai jumlah kakitangan dan pengunjung yang tinggi, misalnya di lobi / tempat penerimaan tetamu, berhampiran dengan lif dan juga di luar bilik mesyuarat atau dewan persidangan. Sekiranya premis anda mempunyai auditorium, sila sediakan beberapa pembersih tanpa bilas di dalam auditorium berkenaan dan juga di sepanjang koridor yang menghala ke tempat auditorium.

4. (Pilihan) Perkhidmatan IT/ Kemaskini Untuk operasi-operasi yang membolehkan kakitangan untuk bekerja dari rumah, serta capaian terhadap pelayan tempatan adalah penting, maka suatu bentuk peralihan kepada Virtual Private Network atau Pelayan Awan perlu dipertimbangkan. Sekiranya tidak ada aplikasi perkongsian sistem/perisian, folder awan biasa seperti yang disediakan oleh Google Drive dan Dropbox boleh menjadi pilihan yang lebih cepat dan murah. Seperti yang dibincangkan di bahagian sebelumnya (Bekerja dari Rumah), semua kakitangan yang mengakses pelayan tempatan, pelayan awan atau folder awan harus memastikan bahawa sambungan dan peranti mereka terjamin selamat. Sebaiknya dapatkan nasihat lebih lanjut daripada perunding keselamatan siber atau rangkaian untuk rancangan keselamatan siber yang lebih terperinci.

Menubuhkan Pasukan Tindak Balas Kecemasan Seperti mana yang disarankan oleh Majlis Keselamatan Negara, pasukan tindak balas kecemasan harus dibentuk jika ada suspek yang sedang disiasat di tempat anda. Berikut adalah cadangan:

1. Menetapkan sebuah bilik dalam premis anda sebagai Bilik Pengasingan. 2. Melantik sekurang-kurangnya 4 orang kakitangan tugas-tugas keperluan utama

sebagai anggota Pasukan Tindak Balas Kecemasan. 3. Kesemua anggota pasukan mestilah memiliki nombor telefon Pusat Kesiapsiagaan

dan Tindak Cepat Krisis (CPRC) berdekatan. 4. Setiap anggota pasukan perlu diberikan satu tugas utama dan satu tugas pilihan

sekiranya dua orang anggota tidak dapat memberi bantuan. 5. Tugas 1: Setelah mengenal pasti suspek yang sedang disiasat, segera hubungi wakil

CPRC. Awasi kedatangan wakil CPRC dan bawa mereka ke Bilik Pengasingan dengan segera.

3 Mei 2020

13

6. Tugas 2: Setelah mengenal pasti suspek yang sedang disiasat, arahkan beliau ke Bilik

Pengasingan dengan segera. Cegah orang lain untuk memasuki Bilik Pengasingan melainkan mereka adalah wakil CPRC.

7. Tugas 3: Setelah mengenal pasti suspek yang sedang disiasat, arahkan orang lain untuk berada jauh dari Bilik Pengasingan. Pastikan semua orang berada dalam keadaan bertenang.

8. Notis langkah berjaga-jaga mestilah diletakkan di dalam Bilik Pengasingan. 9. Setelah orang yang disyaki dibawa keluar dari premis, mulakan proses pembersihan

Bilik Pengasingan. Waktu Kerja Anjal Waktu kerja anjal membolehkan berlakunya penyesuaian sementara dalam waktu bekerja tanpa perubahan kepada jumlah waktu kerja yang ditentukan pada setiap hari bekerja atau minggu kerja. Untuk operasi yang memiliki jumlah kakitangan yang ramai, pelaksanaan waktu masuk/keluar dan waktu rehat berperingkat adalah disarankan.

1. Waktu Masuk/ Keluar Waktu bekerja anjal bermaksud kakitangan tidak perlu masuk dan keluar pada waktu yang sama dengan yang lain. Hal ini dapat mengurangkan percampuran dan memungkinkan penjarakan sosial pada setiap masa. Selain itu, waktu masuk dan keluar yang anjal membolehkan kakitangan yang menaiki pengangkutan awam mengelakkan waktu sibuk untuk datang ke dan keluar dari pejabat.

2. Waktu Rehat Berperingkat Organisasi yang biasanya mengamalkan waktu makan tengahari tetap disarankan untuk memberi lebih banyak kelonggaran waktu rehat. Tidak semua organisasi dapat membenarkan pekerja mereka untuk menikmati makan tengahari yang anjal pada hari bekerja, bergantung kepada sifat operasi/perniagaan. Bagi organisasi yang operasinya tidak terjejas sekiranya jam makan tengah hari yang anjal dilaksanakan, para pekerja disarankan untuk mengelakkan waktu makan tengah hari biasa iaitu antara pukul 12.30 tengah hari hingga 1.30 tengah hari pada hari bekerja. Hal ini membolehkan penjarakan sosial yang mencukupi di restoran. Sebagai pilihan, galakkan pekerja membungkus makanan mereka sendiri dari rumah atau memesan khidmat penghantaran makanan.

Pemeriksaan Berkala, Pengesanan Pergerakan & Log Pelawat Terdapat beberapa prosedur tambahan pasca-MCO yang sangat disyorkan tanpa mengira seberapa besar atau kecil organisasi mereka. Langkah-langkah ini dapat memastikan bahawa pengesanan kontak bagi orang yang disyaki dapat dilakukan dengan mudah.

1. Pemeriksaan Berkala Pemeriksaan suhu badan secara berkala boleh dilakukan pada setiap hari ketika kakitangan tiba di pejabat dan sebelum mereka pulang. Data yang diambilkan perlu dicatatkan untuk memantau trend. Sebarang gejala yang mencurigakan hendaklah dilaporkan kepada pihak Pengurusan dan pekerja digalakkan untuk segera ke klinik berhampiran bagi mendapatkan pemeriksaan menyeluruh serta untuk mendapatkan nasihat profesional dari doktor perubatan. Pekerja berkenaan juga digalakkan untuk bekerja dari rumah dan melaporkan kepada unit pentadbiran mengenai suhu badan hariannya, dan sebarang tindakan lain yang difikirkan sesuai oleh pihak Pengurusan.

3 Mei 2020

14

Para pelawat juga disarankan agar melalui proses saringan. Perlu diingatkan bahawa ambang demam ringan adalah pada 37.5 ° C, seperti mana yang dinyatakan oleh Kementerian Kesihatan. Sekiranya kakitangan atau pengunjung berjalan-jalan di bawah terik matahari sebelum melakukan pemeriksaan suhu, beliau disarankan untuk menyejukkan badan selama 3 minit terlebih dahulu. Akhir sekali, bagi sesiapa yang ingin memasuki premis, baik kakitangan atau orang luar tetapi menunjukkan gejala seperti selesema, kemasukannya disarankan agar ditolak dan beliau dinasihatkan untuk mendapatkan pemeriksaan di klinik terdekat. Bagi mereka yang tidak dapat beredar sendiri, anda boleh menawarkan Bilik Pengasingan jika perlu.

2. Pengesanan Pergerakan Semua kakitangan mesti menyimpan rekod pengesanan pergerakan dan ianya perlu diserahkan kepada pihak Pengurusan atas permintaan, jika ianya diperlukan oleh pihak berkuasa kesihatan. Rekod Pengesanan Pergerakan perlu merangkumi maklumat lokasi kakitangan pernah pergi, bersama dengan tarikh dan waktu lawatan, dan nama orang yang mereka temui jika berkaitan. Rekod ini harus disimpan sekurang-kurangnya selama 30 hari.

3. Buku Log Pelawat Semua pelawat yang datang ke premis seperti pembekal, pelanggan, dan lain-lain hendaklah mencatatkan nama, nombor telefon dan alamat rumah / pejabat, tarikh dan masa lawatan serta tujuan lawatan atau orang yang mereka kunjungi. Maklumat boleh dicatat menggunakan pen dan kertas yang disediakan. Bagi mempraktikkan penjarakan sosial dan mengelakkan sebarang persentuhan fizikal secara langsung dan tidak langsung, anda boleh menggunakan borang dalam talian dengan andaian bahawa kebanyakan pelawat mempunyai telefon pintar dengan sambungan Internet. Pertama, wujudkan satu helaian Google Form dengan maklumat seperti yang dinyatakan di atas. Kedua, wujudkan kod QR dalam talian. Cari "penjana kod QR" pada mesin pencari kemudian kunjungi mana-mana laman sesawang yang disyorkan untuk menghasilkannya. Cetak dan biarkan pengunjung mengimbasnya menggunakan telefon sendiri untuk mengisi borang tersebut. Kaedah ini dapat membantu untuk menyimpan maklumat mereka dengan betul dan mengelakkan tulisan tangan sukar dibaca. Kaedah ini juga dapat mengelakkan sebarang persentuhan fizikal. Rekod ini harus disimpan di pejabat sekurang-kurangnya selama 30 hari dan penafian mesti dijelaskan kepada pelawat bahawa maklumat tersebut akan dikongsi dengan pihak kesihatan yang berkenaan untuk tujuan pengesanan.

Menetapkan Prosedur Penggunaan Kemudahan Pejabat Beberapa langkah pencegahan disyorkan untuk diamalkan jika sesuai dengan organisasi anda.

1. Mesyuarat Alam Maya Jika perlu, sila lakukan perjumpaan maya untuk membatasi interaksi fizikal. Banyak platform yang boleh digunakan seperti Google Meet, Skype, Microsoft Team, Zoom, Cisco Webex, dan lain-lain. Semua perjumpaan secara peribadi harus dielakkan sebanyak mungkin.

2. Dasar Bilik Mesyuarat Sekiranya perjumpaan secara langsung tidak dapat dielakkan, anda disarankan untuk mengatur kemudahan bilik mesyuarat dengan cara yang memungkinkan penjarakan sosial. Pengaturan tempat duduk selang seli sangat digalakkan di bilik mesyuarat.

3 Mei 2020

15

3. Webinar dan E-Pembelajaran untuk menggantikan Bilik Seminar dan Latihan

Seminar dan ceramah digalakkan untuk diadakan dalam talian secara webinar. Beberapa platform umum yang mesra pengguna, mudah dicapai, dan digunakan secara meluas adalah Instagram, Facebook live, Zoom, dan Google Meet. Sebagai alternatif, anda boleh menganjurkan ceramah Twitter dengan menjemput ahli panel untuk memulakan perbincangan melalui Twitter secara sepenuhnya dengan tweet dan hashtag. Ramai guru dan pelatih telah mengadakan sesi e-pembelajaran menggunakan platform yang serupa dengan webinar. Beberapa fungsi tambahan dari Google Classroom juga telah digunakan oleh ramai guru bagi menjalankan tugas penilaian dan kerja rumah.

4. Membenarkan Penghantaran Barang Belian Peribadi ke Pejabat Membenarkan kakitangan untuk menerima barang keperluan mereka di pejabat untuk mengurangkan jumlah orang yang membeli barang runcit di pusat membeli-belah dan pasar. Hal ini juga akan membantu kakitangan dalam memenuhi tanggungjawab keluarga mereka di samping menjalankan tanggungjawab pekerjaan.

5. Dasar Surau (jika perlu) Hadkan bilangan kakitangan atau pelawat yang dibenarkan untuk menunaikan solat di Surau pada satu-satu masa, tertakluk kepada ketersediaan ruang. Ruang penyangga yang disyorkan mesti berdiameter 2.0m seperti yang dicadangkan di Langkah 1. Antara perkara yang boleh dilakukan adalah dengan meletakkan paparan nombor secara manual di pintu masuk untuk menandakan jumlah pengguna yang sedang menggunakan Surau. Ketika seorang pengguna masuk, tampilan dapat dialihkan dari "Kosong" ke "1" dan ketika pengguna meninggalkan Surau, tampilan tersebut dapat dialihkan semula ke "Kosong". Alat pembersih tangan juga disyorkan untuk diletakkan pada pintu masuk Surau untuk membolehkan pengguna membersihkan tangan mereka sebelum atau setelah mereka menggeser panel paparan.

6. Dasar Bilik Pantri Pihak Pengurusan boleh menerapkan had yang sama bagi kakitangan yang ingin

menggunakan pantri pada satu-satu masa, tertakluk kepada ketersediaan ruang dan

ruang penyangga yang disyorkan berdiameter 2.0m seperti yang dicadangkan di

Langkah 1. Sebaiknya kemudahan pemanasan semula seperti ketuhar gelombang

mikro atau pengukus elektrik disediakan di dalam pantri sekiranya dasar syarikat

adalah untuk mendorong kakitangan agar menyediakan makanan yang dimasak

sendiri untuk makan tengah hari dan bukannya makan di luar.

7. Dasar Bilik Penjagaan (jika perlu) Pihak Pengurusan boleh menerapkan had yang sama bagi kakitangan yang ingin

menggunakan Bilik Penjagaan pada satu-satu masa, tertakluk kepada ketersediaan

ruang dan ruang penyangga yang disyorkan berdiameter 2.0m seperti yang

dicadangkan di Langkah 1. Paparan nombor yang dikendalikan secara manual yang

serupa dapat digunakan untuk menandakan jika ruangan itu kosong atau penuh. Peti

sejuk kecil juga disyorkan untuk diletakkan di ruangan yang sama untuk ibu

menyimpan susu ibu mereka. Penyediaan alat pensteril kepada ibu untuk mensterilkan

peralatan mereka sebelum dan sesudah menggunakannya juga penting untuk

dipertimbangkan. Bilik Penjagaan juga perlu dilengkapi dengan pili air dan sinki untuk

tujuan pembersihan peralatan.

3 Mei 2020

16

8. Dasar Tandas Beberapa tanda garis juga disarankan untuk diletakkan di dalam tandas, tertakluk

kepada ketersediaan ruang dan ruang penyangga yang disyorkan berdiameter 2.0m

seperti yang dicadangkan di Langkah 1. Penyediaan tisu pembersih atau penyembur

disinfektan di setiap kubikel tandas juga penting bagi membolehkan pengguna

membersihkan permukaan yang biasa digunakan, selain daripada melakukan kerja

pembersihan berjadual. Notis etika tandas juga penting untuk disediakan di dalam

tandas.

9. Dasar Lif (jika perlu) Kapasiti maksimum yang dibenarkan untuk memasuki lif adalah seperti yang dijelaskan dalam Langkah 1. Satu notis mesti diletakkan di kedua-dua sisi pintu lif. Amalan waktu bekerja yang anjal dengan waktu masuk dan keluar berbeza dapat membantu mengurangkan bilangan kakitangan yang menaiki lif pada satu-satu masa. Cara lain yang boleh dilakukan adalah dengan menggalakkan kakitangan untuk menaiki tangga selagi kemampuan fizikal mereka memungkinkan. Hal ini dapat membantu mengurangkan bilangan orang yang berkongsi lif. Pembersihan dan pembasmian kuman pada panel lif dan dinding lif secara berkala juga digalakkan. Pengguna lif juga dinasihati untuk mencuci tangan dengan bersih sebelum dan selepas menaiki lif. Elakkan menyentuh wajah setelah menaiki lif.

Mengemaskini Prosedur Sumber Manusia Bentuk operasi pasca-MCO sudah pastinya akan mempengaruhi norma bagi banyak amalan Sumber Manusia. Sebagai contoh, amalan bekerja dari rumah dan perubahan waktu pelaporan mempengaruhi pentakrifan masuk kerja lambat, bertolak dari kerja lebih awal dan juga kes kegagalan untuk melapor diri ke tempat kerja. Definisi sedemikian mesti dikemas kini untuk memastikan tidak ada penyalahgunaan keanjalan yang diberikan. Beberapa prosedur Sumber Manusia yang perlu dikemas kini adalah seperti berikut:

1. Pentakrifan ketidakhadiran Mentakrifkan ketidakhadiran menjadi sedikit rumit apabila kakitangan bekerja dari rumah. Oleh yang demikian, menjadi tanggungjawab kakitangan untuk memastikan integriti, ketelusan dan kecekapan yang tinggi apabila dibenarkan bekerja dari rumah. Kegagalan untuk mematuhi syarat-syarat yang dinyatakan di bahagian sebelumnya (Kerja dari Rumah), perlu diberikan peringatan dengan sewajarnya. Kesalahan yang berulang boleh menyebabkan hak / kelayakan untuk bekerja dari rumah dilucut. Oleh itu, syarat dan garis panduan yang jelas mesti disenaraikan untuk pekerja yang bekerja dari rumah.

2. Pentakrifan Melaporkan Diri di Tempat Kerja Lewat dan Pulang Awal Jika waktu kerja anjal dilaksanakan secara menyeluruh, penentuan waktu kerja mesti dikemas kini dengan sewajarnya. Pentakrifan datang lewat dan pulang lebih awal misalnya boleh dikemas kini dari segi minit yang dibenarkan antara waktu pelaporan yang ditetapkan dan bukannya berdasarkan waktu pada hari berkenaan.

3. Cuti tahunan bagi kakitangan yang bekerja dari rumah Secara teknikalnya, kakitangan yang dibenarkan bekerja dari rumah harus mematuhi kehendak dan harapan yang ditetapkan oleh pihak Pengurusan. Pada hari-hari ketika kakitangan yang bekerja dari rumah telah memohon dan diberi cuti tahunan, penyelia

3 Mei 2020

17

terdekat mereka dan rakan-rakan sekerja lain harus mengelakkan diri dari menghubungi beliau untuk sebarang perkara yang berkaitan dengan pekerjaan.

4. Cuti sakit dan cuti rawatan hospital Malang sekali bahawa ramai majikan di Malaysia tidak menawarkan peruntukan cuti sakit berbayar setiap tahun yang banyak. Ini secara tidak langsung mendorong kakitangan untuk terus melaporkan diri ke tempat kerja walaupun merasa tidak sihat. Perlu diingat bahawa kakitangan yang bekerja dari rumah yang merasa sakit tidak perlu memohon cuti sakit. Oleh itu, disarankan agar peraturan pasca-MCO dikaji semula. Keanjalan dalam perkara tersebut sangat bergantung kepada kepercayaan antara majikan dan kakitangan; oleh itu integriti dan ketelusan dari kedua-dua belah pihak adalah sangat penting. Bagi kakitangan yang telah dimasukkan ke hospital, tempoh pemulihan selepas rawat inap harus dianggap sebagai cuti hospital. Walau bagaimanapun, disebabkan kemelesetan ekonomi global, banyak majikan mungkin tidak dapat menampung perbelanjaan tersebut. Satu perbincangan harus diadakan antara majikan dan kakitangan bagi mencapai kata sepakat berkenaan cuti sakit sebagai pertukaran untuk pekerja yang bekerja dari rumah untuk terus memberi sumbangan walaupun pada masa pemulihan.

Layanan Istimewa untuk Ibu Menyusu & Ibu Bapa yang Mempunyai Anak Adalah dapat difahami bahawa ibu bapa yang bekerja mempunyai keprihatinan untuk menghantar anak-anak mereka, terutama bayi dan mereka yang berusia di bawah 12 tahun ke sekolah kerana amalan penjarakan sosial. Pada masa yang sama, sekolah akan terus ditutup kecuali untuk pelajar SPM, SVM, STPM dan STAM. Oleh itu, pihak Pengurusan sangat digalakkan untuk menawarkan susunan kerja khas untuk ibu bapa yang bekerja terutama ibu menyusu.

1. Bekerja dari Rumah Sepenuh Masa Sekiranya sifat pekerjaan itu memungkinkan, pihak Pengurusan dapat menawarkan pilihan kepada ibu bapa yang bekerja untuk bekerja dari rumah walaupun selepas operasi disambung semula. Tempoh pengaturan kerja-dari-rumah harus berakhir apabila sekolah dan perkhidmatan penjagaan anak beroperasi semula.

2. Jadual Pelaporan Alternatif Sekiranya sifat pekerjaan ibu bapa tidak sesuai untuk bekerja dari rumah, izinkan kakitangan melapor diri ke pejabat pada hari ganti atau setiap minggu. Pengaturan ini mesti diselaraskan dengan rakan sepasukan dan penyelia masing-masing.

3. Kemudahan Penjagaan di Pejabat Membenarkan kakitangan untuk membawa anak-anak mereka ke tempat kerja dengan menyediakan bilik bermain dan melantik pengasuh (kakitangan dalaman atau penyumberan luar) di pejabat mungkin merupakan satu tindakan yang bijaksana jika operasi dan sifat premis itu memungkinkan. Sebaiknya, mainan, peralatan tempat tidur dan peralatan kanak-kanak disediakan sendiri oleh kakitangan tersebut. Namun, pilihan ini harus dianggap sebagai jalan terakhir kerana ianya mungkin tidak dapat mencegah penyebaran penyakit berjangkit seperti yang ditunjukkan dalam kes sebelum ini di mana penularan jangkitan penyakit tangan, kaki dan mulut (HFMD) yang berleluasa di sekolah dan pusat jagaan kanak-kanak.

3 Mei 2020

18

Prosedur Kebersihan Prosedur kebersihan tidak boleh dipandang ringan. Terdapat 5 senario berbeza yang kami bincangkan - ruang bersama, harta bersama, ruang peribadi dan harta peribadi, ruang peribadi dan pengangkutan.

1. Kebersihan Ruang Bersama Secara amnya, kebersihan semua kawasan umum di dalam premis adalah tanggungjawab pengurus bangunan. Jadual pembersihan biasa pra-MCO mesti dilengkapi dengan jadual pembasmian kuman. Selain itu, penyediaan pembersih tangan tanpa bilas di tempat-tempat tertentu di sekitar tempat kerja akan membantu kakitangan dan pelawat menjaga kebersihan diri dengan lebih baik. Pembersih tanpa bilas mesti diisi semula secara berkala. Pemeriksaan tempat secara berkala mesti dilakukan di kawasan yang sering diabaikan. Hal ini merangkumi perabot landskap di premis, kebersihan tangki air, kebersihan bilik suis elektrik serta kebersihan di lubang dan ruang motor lif (jika ada). Adalah berguna sekiranya pengurus bangunan dapat mengatur jadual pembuangan sampah untuk memastikan semua ruang umum di dalam premis dijaga dengan kualiti kebersihan yang terunggul. Jika perlu, pengasingan sampah di sumber harus dipraktikkan oleh semua kakitangan untuk mengurangkan kerja pemisahan manual pekerja kebersihan sebelum pembuangan. Sekiranya tong pengumpulan sampah umum telah penuh, pengurus bangunan harus menghubungi pihak berkuasa tempatan terdekat atau kontraktor pelupusan sampah yang ditetapkan untuk membersihkannya.

2. Kebersihan Harta Bersama Untuk kebersihan hartanah bersama yang merangkumi permukaan seperti tempat duduk kerusi di kawasan umum, pintu, tombol pintu, pemegang pintu, susur tangan, butang panel lif, loceng pintu, panel akses pintu, dan lain-lain, tanggungjawab kebersihan harus diberikan kepada pengurus bangunan. Walau bagaimanapun, untuk peralatan pejabat bersama seperti stesen kerja bersama, alat tulis bersama, mesin fotokopi dan pencetak, tanggungjawab tersebut boleh dipindahkan kepada kakitangan yang berada berdekatan dengan peralatan pejabat tersebut. Alat pembersih yang sesuai disarankan agar ditempatkan di kawasan berhampiran peralatan pejabat sekiranya tanggungjawab itu dipindahkan kepada staf yang dilantik. Permukaan-permukaan ini juga disarankan agar dibersihkan dan dibasmi kuman beberapa kali setiap sehari, bergantung kepada kekerapan penggunaannya. Untuk operasi yang menggunakan mikrofon, seperti dewan kuliah, bilik seminar, studio rakaman, dan karaoke, disarankan agar mikrofon dibersihkan dan dinyahkuman setelah setiap kali penggunaan atau menggunakan penutup mikrofon yang boleh diganti (pakai buang atau sebaliknya).

3. Kebersihan Ruang dan Harta Persendirian Untuk mempermudahkan prosedur penjagaan kebersihan di premis, pemisahan ruang dan harta benda persendirian dari tempat umum untuk memastikan bahawa setiap orang yang terlibat dalam operasi menjaga kebersihan dengan baik adalah penting. Kebersihan di ruang dan harta benda persendirian merupakan tanggungjawab setiap kakitangan. Kakitangan juga digalakkan untuk membersihkan dan membasmi kuman telefon meja dan telefon bimbit mereka secara berkala – memandangkan telefon seringkali diletakkan pada muka ketika digunakan. Untuk pusat panggilan, adalah disarankan agar setiap kakitangan diberikan alat dengar peribadi dan tidak boleh dikongsi. Mikrofon pada alat dengar harus dibersihkan secara berkala kerana ia menjadi tempat pengumpulan titisan air liur yang tinggi.

3 Mei 2020

19

4. Kebersihan Diri

Kebersihan diri adalah kunci untuk mengurangkan penyebaran virus. Oleh itu,

kakitangan dan pelawat digalakkan untuk mencuci atau membersihkan tangan

mereka ketika memasuki premis dan sebelum mereka pulang, sebelum dan sesudah

mereka menggunakan tandas, dan sebelum dan sesudah mereka memakai topeng

muka. Notis kesedaran untuk menggalakkan amalan bersin atau batuk yang betul

perlu dipaparkan di tempat yang dapat dilihat oleh umum. Kebersihan diri kakitangan

di meja kaunter atau di tempat penerimaan tetamu mesti dipantau dengan teliti.

Mereka mesti selalu memakai topeng muka dan selalu menggantikannya dengan yang

baharu. Mereka tidak boleh menggunakan kembali topeng muka pakai buang.

Pembersih tangan tanpa bilas hendaklah diletakkan di meja dan diisi semula secara

berkala. Semua pengunjung perlu dipastikan menggunakannya. Kakitangan juga

digalakkan untuk mengelakkan berjabat tangan atau sebarang hubungan fizikal

dengan pengunjung. Sekiranya boleh, elakkan menggunakan alat tulis bersama (pen

dan pensel); pensel dan pen perlu disediakan untuk diberikan kepada pengunjung

sekiranya perlu. Mereka juga boleh menggantikan rekod kertas dengan rekod digital.

Adalah penting untuk sentiasa membersihkan dan membasmi kuman meja

penerimaan tetamu.

5. Kebersihan Pengangkutan (jika perlu) Para pengendali pengangkutan awam seperti bas awam, bas sekolah, bas kilang, bas ekspres antara negeri, bas pelancongan serta teksi atau perkhidmatan e-hailing mesti mempertimbangkan jadual pembersihan berkala bagi kenderaan mereka. Tanda berdiri atau tempat duduk juga mesti diletakkan dalam kenderaan. Penutup tempat duduk yang boleh diganti (pakai buang atau sebaliknya) boleh digunakan untuk menggantikan jadual pembersihan berkala jika kadar pengangkutan penumpang adalah tinggi. Tindakan untuk mengeluarkan semua tempat duduk dari bas bagi menambah ruang berdiri dalam kenderaan adalah tidak bersesuaian untuk semua jenis bas. Hal ini turut menjejaskan keselamatan penumpang. Prosedur yang sama mungkin boleh digunapakai bagi syarikat yang memiliki kenderaan syarikat. Bagi kakitangan yang perlu menggunakan pengangkutan awam untuk pergi ke tempat kerja, mereka disarankan agar menjaga keselamatan dan kebersihan diri. Pada peringkat individu, amalan penjarakan sosial sangat penting dalam pengangkutan awam. Sebaiknya, kakitangan atau pengguna pengangkutan awam secara umum membawa pembersih tangan tanpa bilas peribadi mereka dan membersihkan tangan mereka sebaik sahaja turun dari pengangkutan awam. Kakitangan juga boleh mengenakan lapisan mantel ringan (atau baju hujan) ketika mereka menggunakan pengangkutan awam. Lapisan ini dapat dibuka dan dibersihkan dengan mudah sebelum mereka bekerja di ruang kerja mereka atau ketika mereka sampai di rumah.

Memerangi Kegelisahan Sosial dan Kemurungan Sosial di Pejabat Bahagian Sumber Manusia (HR) memainkan peranan penting dalam merapatkan jurang antara pihak Pengurusan dan pekerja. Penting bagi pegawai HR untuk mewujudkan kepercayaan antara Pengurusan dan kakitangan untuk memerangi kebimbangan sosial dan mencegah kemurungan sosial di pejabat. Antara tugas yang harus dikendalikan oleh HR adalah seperti berikut:

1. Meredakan Kegelisahan Galakkan kakitangan untuk mendapatkan khidmat kaunseling untuk mengatasi ketakutan dan kegelisahan. Dalam tempoh ini, ketidakstabilan mental dalam kalangan

3 Mei 2020

20

kakitangan adalah perkara biasa. Hal ini mungkin berpunca dari kegelisahan terhadap prestasi kerja, ketakutan diberhentikan, tekanan kewangan, menyesuaikan diri dengan situasi sosial, kebimbangan terhadap ahli keluarga, dan banyak lagi.

2. Mencegah Rasa Cemas Sekiranya terdapat pemotongan gaji untuk mengekalkan perniagaan, HR perlu memaklumkan perkara ini kepada staf dengan sebaiknya. Daripada menggunakan alasan bahawa "syarikat mereka mengalami kerugian dalam masa-masa sulit ini", lebih baik jika ia disampaikan dengan cara seperti "kita semua menghadapi keadaan ini bersama-sama, dan krisis memang melanda semua orang". Pemotongan gaji boleh dipertimbangkan daripada pemberhentian kerja. Kakitangan akan menerimanya dengan lebih baik dan bersedia untuk berusaha sebaik sahaja perniagaan kembali beroperasi.

Kesedaran dan Komunikasi Selain rumah dan sekolah, tempat kerja juga berfungsi sebagai tempat pemindahan maklumat; dan satu suasana yang berfungsi untuk perbincangan terbuka dan serius di tempat kerja sangat sesuai dalam mewujudkan matlamat bersama. Beberapa kesedaran yang diperlukan di tempat kerja adalah seperti berikut:

1. Mendigitalkan Transaksi Kewangan Walaupun transaksi kewangan digital telah dipraktikkan di negara ini sejak sekian lama, namun para pekerja perlu didorong, diberikan maklumat dan dididik mengenai pembayaran alternatif selain wang tunai untuk mengelakkan hubungan fizikal secara langsung dengan wang kertas dan syiling. Banyak perniagaan yang telah menggunakan pembayaran elektronik seperti GrabPay, TnG eWallet, Boost, FavePay, Maybank2u, dan lain-lain. Kaedah pembayaran dalam talian dan bukannya Cash-On-Delivery (COD) untuk membeli-belah dalam talian termasuk penghantaran makanan kini merupakan prosedur yang biasa. Walaupun buat masa ini tidak ada bukti untuk mengesahkan atau membantah bahawa virus Covid-19 dapat ditularkan melalui duit syiling atau wang kertas, titisan pernafasan yang dikeluarkan dari orang yang dijangkiti dapat mencemarkan dan bertahan di permukaan. Walau bagaimanapun, seseorang itu mesti selalu mencuci tangan dengan kerap dan bersih setelah menyentuh permukaan atau objek yang sering disentuh, termasuk duit syiling atau wang kertas. (WHO, 2020).

2. Poster Kebersihan Pernafasan Langkah-langkah komunikasi lain termasuk panduan dari pegawai keselamatan dan kesihatan pekerjaan, taklimat dalam mesyuarat, dan permakluman menerusi intranet. WHO telah menghasilkan banyak poster resolusi tinggi yang boleh dimuat turun secara percuma melalui laman sesawang https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public untuk paparan awam.

3. Mengatasi Maklumat Palsu Kakitangan perlu dinasihatkan untuk merujuk kepada maklumat dan berita dari saluran rasmi, dan dinasihatkan untuk tidak menyebarkan berita yang belum disahkan yang diterima di media sosial dan dalam mesej teks. Kesimpulannya, jika ragu-ragu, jangan kongsikan.

3 Mei 2020

21

Penafian: Artikel ini adalah panduan rujukan kepada pihak pengurusan dan pentadbiran organisasi dalam menguruskan tempat kerja di akhir tempoh PKP. Setiap organisasi digalakkan untuk bersikap adaptif dalam menerapkan cadangan di atas bergantung pada sifat perniagaan mereka, saiz organisasi, persekitaran dan lokasi kerja, dan faktor-faktor lain yang relevan. Produk-produk yang disebut dalam artikel di atas hanya untuk tujuan rujukan. Semua jenama yang disebutkan adalah tidak berbayar dan digunakan tanpa tujuan penempatan produk. Cadangan ini adalah berdasarkan pengalaman pengguna peribadi penulis dan pemahaman penggunaan umum oleh orang ramai. Pembaca adalah bebas untuk mencuba dan menggunakan produk lain berdasarkan analisis, pemahaman dan keperluan mereka sendiri. RUJUKAN World Health Organisation, March 19, 2020. Getting Your Workplace Ready for COVID-19. https://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/advice-for-workplace-clean-19-03-2020.pdf Jabatan Perdana Menteri, Mei 2, 2020. Prosedur Operasi Standard (SOP) Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB). http://www.jpm.gov.my/ms/content/banner-sop-pkp-bersyarat