Upload
ledat
View
238
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
28
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan produk sepeda motor Honda yang didirikan pada tanggal 27 April
2002 di Tangerang, dengan Akta Pendirian Nomor 11 yang dibuat oleh notaris Soejaya,
SH. Pada awalnya perusahaan ini hanya melayani penjualan sepeda motor saja, tetapi
selang beberapa bulan kemudian telah dapat melayani servis pemeliharaan motor dan
penyediaan suku cadang (spare parts). Modal awal yang disertakan dalam bisnis ini
sebesar Rp. 500.000.000,00 dalam bentuk kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan
bangunan perusahaan.
PT Mitra Makmurjaya Mandiri berlokasi di Jl. Imam Bonjol no. 35 B-C, Palem
Semi-Karawaci, Tangerang. Satu tahun belakangan ini perusahaan sedang mencoba
membuka cabangnya lagi di dua tempat berbeda sekaligus.
PT Mitra Makmurjaya Mandiri bekerjasama dengan PT Wahana Makmur Sejati
sebagai main dealer (supplier) sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta-Tangerang
dan langsung berada dibawah AHM (Astra Honda Motor) sebagai produsen utama
sepeda motor Honda Indonesia.
Walaupun usianya yang masih sangat muda, akan tetapi PT Mitra
Makmurjaya Mandiri siap bersaing dengan usaha sejenis, ini dibuktikan dengan adanya
sistem operasi yang telah dirancang sedemikian rupa dengan menggunakan sistem
komputerisasi, dimana kebanyakan dealer lain tidak memiliki. Tujuan utama PT Mitra
29
Makmurjaya Mandiri tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi juga dapat
memberikan pelayanan terbaik.
III.2. Bentuk Badan Hukum Perusahaan
Berikut ini adalah dokumen-dokumen sehubungan dengan izin usaha PT Mitra
Makmurjaya Mandiri, selain daripada Akta Pendirian nomor 11. tersebut, antara lain
sebagai berikut:
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No. 300615200957 Tanggal 19
Juni 2002 dari Kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan
Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang.
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah No. 0012/PM/II/2002 Tanggal
26 Febuari 2002 dari Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan
Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang.
Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-90/WPJ.08/KP.0203/2002
Tanggal 20 Maret 2002 dari pihak Kantor Pelayanan Pajak Tangerang dengan
NPWP No. 02.095.610.8-402.000
III.3. Kegiatan Usaha Perusahaan
PT Mitra Makmurjaya Mandiri bergerak dibidang perdagangan sepeda motor
Honda. Kegiatan pokok perusahaan adalah menjual sepeda motor secara tunai maupun
kredit, serta menyediakan jasa pemeliharaan motor sebagai usaha tambahannya. Supply
sepeda motor Honda ini didapat dari PT Wahana Makmur Sejati dengan dan/atau tanpa
pemesanan. Disini PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat memesan langsung dari PT
Wahana tapi juga tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa pesanan, PT Wahana
30
dapat langsung memberikan supply motor kepada PT Makmurjaya. Biasanya karena
pertimbangan kredit yang baik, atau karena kelebihan stock motor pada PT Wahana.
Kegiatan utama yang biasa dilakukan oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri
dalam operasi perusahaan adalah sebagai berikut:
1. proses penitipan/konsinyasi sepeda motor Honda.
2. proses penjualan sepeda motor dan penagihannya.
3. proses penjualan spare parts dan jasa perbaikan di Ahass.
4. proses pembelian persedian sepeda motor.
5. proses pembelian persedian spare parts dan keperluan kantor.
6. proses pengurusan STNK dan BPKB.
PT Mitra Makmurjaya Mandiri sampai saat ini memiliki karyawan sebanyak 54
orang dengan perincian sebagai berikut:
Tabel III.1. Distribusi Jumlah Tenaga Kerja
Dealer Bengkel Jumlah Karyawan Marketing 45 45 Gudang 2 2 4 Akuntansi 1 1 2 Keuangan 2 1 3
Total 54 Sumber PT Mitra Makmurjaya Mandiri
Kegiatan usaha yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah
penjualan sepeda motor Honda berbagai type dan usaha penyediaan jasa pemeliharaan
motor serta penjualan suku cadang motor yang juga di-supply dari PT Wahana Makmur
Sejati.
31
III.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
III.4.1. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan pola hubungan antara fungsi-fungsi yang terdapat dalam
suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing sesuai dengan
tujuan dan kebutuhan pendirinya.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian fungsi yang ada dalam
suatu organisasi dan pendelegasian wewenang kepada masing-masing fungsi, yang
disusun secara sistematis guna mencapai tujuan perusahaan.
Struktur organisasi berbentuk bagan-bagan yang masing-masing menjelaskan
fungsi dan kegiatan yang terdapat dalam organisasi yang biasanya diperlukan oleh
perusahaan untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Berhasil atau tidaknya
pencapaian tujuan organisasi tergantung dari kegiatan operasi dalam organisasi itu
sendiri, pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi
dan komunikasi diantara fungsi-fungsi tersebut.
Struktur organisasi akan selalu disesuaikan dengan perkembangan perusahaan,
sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan wadah yang hidup dan
senantiasa mencari penyesuaian dengan perkembangan yang terjadi dalam perusahaan.
Struktur organisasi yang tepat pada satu perusahaan, belum tentu akan tepat bagi
perusahaanlainnya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan jenis perusahaan, luas
lokasi perusahaan dan tujuan perusahaan.
Dari hasil wawancara dengan PT Mitra Makmurjaya Mandiri, dapat diketahui
bahwa struktur organisasi perusahaan telah dibuat secara tertulis. Stuktur organisasi PT
Mitra Makmurjaya Mandiri menggunakan sistem lini atau garis, disusun secara singkat,
namun pembagian tugas telah dilakukan secara jelas bagi masing-masing karyawan.
32
Para manager pada struktur organisasi tersebut bertanggung jawab langsung
atas para bawahannya yang memiliki tugas masing-masing, dan juga bertanggungjawab
langsung kepada direktur atas segala tugas dan wewenang yang telah dipercayakan
kepadanya.
Sedangkan penasehat direktur hanya berhubungan langsung dengan direktur
dalam memberikan laporan perkembangan perusahaan dan khususnya dalam
memberikan saran-saran untuk perkembangan perusahaan.
Namun pada dasarnya secara keseluruhan mereka masing-masing terikat
dalam hubungan kerja yang normal dalam mencapai tujuan akhir perusahaan. Struktur
organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat dilihat pada gambar 3.1. pada halaman
berikut ini.
33
Sumber : PT Mitra Makmurjaya Mandiri Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandi
DIREKTUR
Penasehat Direktur
KaDiv Marketing
Staff Marketin
Channel Mekanik
KaDiv Gudang
Pajak Ahass
Pajak Dealer
Accounting
Penjualan & Piutang
Kasir Pembelian &
KaDiv Keuangan
KOMISARIS
RUPS
34
III.4.2. Uraian Tugas dan Wewenang
Uraian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur
organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Rapat umum Pemegang Saham PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah:
a. Rapat Umum Pemegang Saham tahunan
Diselenggarakan tiap tahun, paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku
Perseroan ditutup.
Direktur mengajukan perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca dan
perhitungan laba rugi dari tahun yang bersangkutan untuk mendapatkan
pengesahan rapat.
Direktur mengajukan aporan tahunan mengenai jalannya Perseroan, hasil
yang dicapai selama tahun yang bersangkutan, perubahan yang terjadi selama
tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang
mempengaruhi kegiatan Perseroan.
Diputuskan peggunaan laba Perseroan.
Dapat diputuskan hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi
ketentuan dalam Anggaran Dasar.
b. Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa
Direksi atau Komisaris berwenang menyelenggarakan Rapat Umum
Pemegang Saham luar biasa.
Permintaan Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa secara tertulis dan
harus disampaikan secara tercatat dengan menyebutkan hal-hal yang hendak
dibicarakan disertai alasannya.
35
2. Komisaris
Komisaris pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya terdiri dari 1 (satu) orang yang
diangkat berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dengan ketentuan
yang dapat diangkat sebagi Komisaris hanyalah Warga Negara Indonesia.
Tugas dan wewewnang Komisaris PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai
berikut:
Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan
perusahaan serta memberi nasehat dan saran kepada Direksi.
Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang
dikuasi Perseroan dan berhak memeriksa pembukuan, surat-surat serta
dokumen bukti lain untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan
oleh Direksi.
Direksi wajib memberikan penjelasan atas segala pertanyaan yang diajukan
Komisaris.
3. Direktur utama
Kedudukan tertinggi dalam operasional PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah
Direktur Utama yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
Bertanggungjawab terhadap perkembangan perusahaan baik kedalam maupun
keluar perusahaan.
Menyediakan modal kerja yang dibutuhkan perusahaan.
Mengawasi jalannya operasi perusahaan.
Mengawasi kegiatan para karyawan.
Merekrut calon karyawan yang diinginkannya.
Memberikan pelatihan khusus bagi para karyawan inti perusahaan.
36
4. Staff Ahli Direksi
Staff ahli direksi merupakan orang yang dapat dipercaya oleh Dirut dan posisinya
berada di bawah Dirut langsung. Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut:
Memberikan masukan kepada pimpinan untuk kemajuan perusahaan termasuk
langkah-langkah yang mungkin dapat ditempuh untuk kelancaran operasi
perusahaan, khususnya mengenai keuangan.
Bertanggung jawab mengawasi pelaporan keuangan untuk pihak intern maupun
ekstern.
5. Kepala Bagian Pemasaran
Kepala Bagian Pemasaran PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan
wewenang sebagai berikut:
Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.
Bertanggungjawab terhadap promosi produk perusahaan.
Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujuan untuk direktur.
Mengawasi kegiatan operasi para tenaga marketing, salesman, termasuk juga
para chanell.
Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan.
Bertanggungjawab atas operasional bagian pemasaran.
Dalam melakukan tugasnya Manager Pemasaran dibantu oleh:
a) Sales Marketing dan Chanell
Tenaga sales marketing dan chanell ini memiliki tugas dan wewenang sebagai
berikut:
37
Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya.
Bertanggungjawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan.
Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer.
Menjaga mutu pelayanan kepada customer.
Memberi pesanan kepada bagian pembelian dan utang atas barang yang
diinginkan customer.
Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu, dan sesuai dengan
yang dipesan.
6. Kepala Gudang
Kepala Gudang PT Mitra Makmurjaya mandiri memiliki tugas dan wewenang
sebagai berikut:
Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.
Bertanggung jawab menjaga kualitas dan kuantitas barang.
Membuat laporan bengkel yang kemudian diserahkan ke bagian Akuntansi.
Membuat laporan stock gudang/ kartu gudang.
Kepala Gudang dalam melakukan tugasnya dibantu oleh petugas gudang dan juga
bertanggungjawab atas mekanik.
• Mekanik
Bertugas memberikan jasa pemeliharaan motor dan perbaikan motor bagi
customer garansi maupun customer lepas.
7. Kepala Bagian Keuangan
Kepala Bagian Keuangan PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan
wewenang sebagai berikut:
Mengawasi cash flow perusahaan.
38
Bertanggung jawab atas laporan keuangan intern.
Mengawasi piutang dan hutang perusahaan.
Membuat laporan mengenai saldo rekening perusahaan pada suatu bank setiap
harinya termasuk penerimaan dan pengeluaran kas/bank.
Memantau limit plafon utang di bank.
Membina dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank yang mendukung
keuangan perusahaan.
Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan.
Bekerjasama dengan Bagian Akuntansi dalam menyiapkan laporan keuangan
serta membuat rekonsiliasi bank.
Mengkoordinasi tugas-tugas yang dilakukan oleh Bagian Tagihan, Kasir serta
Bagian Pembelian dan Utang.
Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Keuangan membagi staff-nya menjadi
tiga bagian, yaitu:
a) Bagian Tagihan
Tugas dan wewenang Bagian Tagihan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah
sebagai berikut:
Membuat kuitansi penagihan.
Membuat laporan penagihan.
Menagih piutang yang tersendat.
Memonitor saldo-saldo piutang, sehingga tidak terjadi penumpukan piutang
yang terlalu besar.
39
b) Kasir
Tugas dan wewenang Kasir PT Mitra Malmurjaya Mandiri adalah sebagai
berikut:
Menerima uang muka dari customer.
Membuat kuitansi penerimaan uang.
Membuat laporan penerimaan kas harian
Mengeluarkan kas operasional perusahaan
Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan
Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum
dalam bukti-bukti yang ada.
Bertanggungjawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya.
Menjaga agar dana di kas perusahaan selalu tersedia.
c) Bagian Pembelian dan Hutang
Tugas dan wewenang Bagian Pembelian dan Utang PT Mitra Makmurjaya
Mandiri adalah sebagai berikut:
Melakukan pembelian unit sepeda motor sebagai persediaan barang dagang
perusahaan.
Mengusahakan agar pembelian selalu tepat waktu.
Menjalin hubungan yang baik dengan pihak PT Wahana sebagai Mein
Dealer.
Melakukan pesanan sepeda motor kepada PT Wahana melalui telepon.
Membuat surat pemesanan barang.
Membuat laporan stock motor berdasarkan pesanan pembelian.
40
Melakukan pembelian inventaris kantor dan spare parts motor.
Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo.
Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang.
Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo utang ke dalam catatan utang.
Membuat giro mundur sebagai pembayaran utang dan mencatatnya ke dalam
register cek sebagai daftar pengeluaran giro yang telah dilakukan.
Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur.
6. Kepala Bagian Akuntansi
Kepala Bagian Akuntansi PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan
wewenang sebagai berikut:
Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk
kepentingan pihak luar perusahaan.
Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan bukti-bukti
yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank, melakukan
posting dan menyusun laporan keuangan.
Bekerja sama dengan bagian Keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank.
Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggungjawab atas kebenaran dan
keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan.
Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang
berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan.
Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta mencegah
penyalahgunaanya.
41
Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Akuntansi membagi staff-nya menjadi
dua bagian, yaitu:
b) Bagian Pajak AHASS / Bengkel
Tugas dan wewenang staff pajak AHASS PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah
sebagai berikut:
Membuat laporan harian keuangan bengkel
Membuat laporan bulanan bengkel.
Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan bengkel.
c) Bagian Pajak Dealer
Tugas dan wewenang staff pajak Dealer PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah
sebagai berikut:
Membuat laporan keuangan harian dealer.
Membuat laporan bulanan dealer.
Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan dealer.
Membuat faktur pajak atas penjualan yang dilakukan.
III.5. Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang
Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena fungsi
pembelian ini menyediakan persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha
perusahaan. Dalam perusahaan dagang seperti PT Mitra Makmurjaya Mandiri, kegiatan
pembelian sangat penting, karena merupakan satu-satunya cara perusahaan untuk
mendapatkan persediaan barang dagang.
Ketidak efisienan dalam fungsi pembelian akan mengakibatkan fungsi-fungsi
yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang
42
efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian ini, karena pembelian menyangkut
pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan
penjualan barang dagang yang dibutuhkan konsumen sangat tergantung pada fungsi
pembelian ini.
Kegiatan pembelian pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri sebagian besar
dilakukan secara kredit dengan jatuh tempo tanpa angsuran. Pembelian secara tunai
hanya dilakukan perusahaan untuk mendapat persediaan barang tertentu yang jarang
diminta oleh kebanyakan konsumen, atau pada saat persediaan barang dagang benar-
benar menipis, sementara permintaan konsumen sedang meningkat. Untuk persediaan
barang harian, semua dibeli secara kredit. Pembelian kredit ini menimbulkan hutang
lancar bagi PT Mitra Makmurjaya Mandiri.
Supply sepeda motor Honda, sebagai persediaan barang dagang PT Mitra
Makmurjaya Mandiri, didapat hanya dari satu supplier yaitu PT Wahana Makmur Sejati,
yang bertindak sebagai main dealer sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta-
Tangerang. PT Mitra Makmurjaya Mandiri akan memesan barang pada saat type yang
diinginkan konsumen tidak tersedia di dealer dan di gudang perusahaan atau pada saat
stock motor di gudang sudah mencapai batas tingkat minimum. Namun PT Mitra
Makmurjaya Mandiri terkadang juga akan mendapat stock motor tanpa melalui
pemesanan, hal ini biasanya karena PT Wahana melihat saldo kredit yang menurun dan
pembayaran kredit yang baik oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri, atau biasa juga
karena adanya kelebihan stock motor pada PT Wahana, tanpa bisa menolak PT Mitra
Makmurjaya Mandiri harus menerima stock motor tersebut yang berarti juga akan
menambah saldo hutang pada PT Wahana lagi.
43
Walaupun PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya memiliki satu supplier,
namun pemenuhan kebutuhan akan stock motor diperusahaan selalu terpenuhi, hal ini
dikarenakan PT Mitra Makmurjaya Mandiri selalu menjaga itikad baik; pembayaran
hutang selalu tepat pada tanggal jatuh temponya.
Dalam prosedur pembelian, PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tiga
macam pilihan cara pembayaran pembelian sepeda motor Honda, yang semuanya tetap
ditujukan pada satu supplier; PT Wahana. Ketiga macam pilihan tersebut antara lain:
1. Langsung kepada PT Wahana secara tunai
2. Langsung kepada PT Wahana secara kredit
3. Melalui bank BCA sebagai perantara.
Berikut ini adalah kriteria dan perbedaan dari ketiga cara pembayaran tersebut:
Secara Tunai
o Mendapatkan diskon 0.55%.
o Permintaan barang melalui pemesanan terlebih dahulu.
o Dilakukan hanya untuk membeli barang yang jarang dibutuhkan atau barang
yang dibutuhkan cepat.
Secara Kredit (langsung ke PT Wahana)
o Tidak ada diskon.
o Permintaan barang tanpa pemesanan atau dengan pemesanan.
o Pembayaran dengan jatuh tempo dua minggu setelah tanggal SO (sales order)
tanpa angsuran.
o Tidak ada limit tertentu untuk saldo hutang, semua tergantung kebijakan PT
Wahana.
44
Secara kredit (melalui perantara BCA)
o Mendapat diskon 0.55%.
o Permintaan barang melalui pemesanan.
o Jatuh tempo pembayaran hutang 11 hari kerja.
o Ada limit plafon kredit sebesar Rp 1,2 milyar.
o Dapat dibayar secara angsuran dengan jumlah tergantung perusahaan.
o Harus membuat surat pelunasan yang ditujukan untuk bank yang bersangkutan.
Dokumen-dokumen yang dipakai menyangkut pembelian dan hutang ini adalah:
a. Sales order dari PT Wahana sebagai ganti surat penagihan.
b. Laporan penerimaan barang.
c. Payment voucher.
Catatan akuntansi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Kartu stock motor.
b. Catatan utang.
A. Prosedur Permintaan Pembelian
Langkah-langkah yang berkaitan dengan aktivitas permintaan pembelian
sepeda motor sebagai persedian barang dagang adalah sebagai berikut:
• Permintaan kebutuhan persediaan barang dagang dilakukan langsung oleh bagian
marketing, sesuai permintaan dari konsumen atau apabila barang digudang tidak
tersedia.
• Bagian marketing hanya akan melakukan permintaan pembelian secara langsung
atau melalui intercom kepada bagian pembelian.
45
• Dalam permintaan pembeliannya Bagian Marketing akan menyebutkan type
sepeda motor, warna dan jumlah unit yang diinginkan.
B. Prosedur Pembelian
Persediaan barang dagang PT Mitra Makmurjaya Mandiri berupa sepeda
motor Honda. Pembelian persediaan sepeda motor ini ditujukan hanya kepada satu
supplier (main dealer Honda); PT Wahana.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam aktivitas pembelian
persediaan barang dagang ini adalah sebagai berikut:
• Setelah Bagian Pembelian menerima pesan permintaan pembelian dari salah satu
staf Bagian Marketing, Bagian pembelian akan segera melakukan pemesanan
melalui telepon kepada PT Wahana.
• Setelah melakukan pemesanan melalui telepon, Bagian Pembelian tidak membuat
suatu surat atau dokumen tertentu sebagai bukti telah dilakukan pesanan pembelian
karena pihak supplier sudah mencatat pesanan yang diinginkan kedalam sebuah
Sales Order, Sales Order ini dianggap sama dengan surat pesanan pembelian yang
seharusnya dibuat oleh Bagian Pembelian.
• Bagian pembelian tidak akan melakukan negosiasi harga dengan pihak PT Wahana
karena sudah ada ketentuan harga dari pihak PT Wahana dalam suatu periode
tertentu.
46
C. Prosedur Penerimaan Barang
Langkah-langkah yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri dalam
melakukan aktivitas penerimaan barang adalah sebagai berikut:
• Barang akan dikirim oleh PT Wahana biasanya setelah adanya pemesanan oleh
Bagian Pembelian melalui telepon, jangka waktu pengiriman dari tanggal
pemesanan melalui telepon tersebut terkadang cukup lama bisa 4-5 hari kemudian.
• Pada waktu mengirim barang, PT Wahana akan menyerahkan barang berikut Surat
Jalan, dan Sales Order akan diambil oleh massager PT Mitra Makmurjaya Mandiri
satu hari setelah barang diterima. Sales Order ini berfungsi sebagai surat tagihan.
• Isi dari sales order adalah nomor sales order, tanggal, nama dan alamat pelanggan,
kolom otorisasi oleh pihak PT Wahana, tanggal jatuh tempo, cara pembayaran,
type sepeda motor, warna, jumlah unit, harga satuan per unit sepeda motor dan
total harga.
• Tanggal sales order biasanya sama dengan tanggal pemesanan melalui telepon
oleh Bagian Pembelian.
• Sedangkan isi dari surat jalan adalah tanggal, nomor surat jalan, nama dan alamat
pelanggan, type sepeda motor, warna, jumlah unit, nomor mesin, nomor rangka,
dan kolom otorisasi oleh pihak perusahaan dan pihak PT Wahana.
• Barang yang dikirim diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian akan
mencocokan surat jalan dan sales order dengan fisik barang. Barang diperiksa
kualitas dan kuantitasnya seperti; type, warna dan jumlah unit sepeda motor serta
keadaan fisik barang tersebut harus baik dan tidak lecet/rusak.
47
• Apabila ternyata ada barang yang rusak, barang akan dikembalikan kepada PT
Wahana.
• Setelah menerima barang dan surat jalan dari PT Wahana, dan Bagian Pembelian
setuju dengan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan, maka
selanjutnya barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk disimpan dan
diberikan ke Bagian Pemasaran sesuai kebutuhan serta untuk dibuatkan suatu
perincian stock motor yang dimiliki perusahaan. Disini petugas gudang juga akan
mencocokkan surat jalan dengan fisik barang untuk kepentingan pembuatan stock
motor.
• Setelah memeriksa keadaan fisik barang, petugas gudang akan membuat Laporan
Penerimaan Barang berdasarkan surat jalan yang telah diterima.
• Laporan penerimaan barang ini dibuat rangkap dua yang akan didistribusikan
kepada:
a) Lembar pertama untuk Bagian Pembelian.
b) Lembar kedua untuk Bagian Gudang.
• Isi dari laporan penerimaan barang ini adalah nomor LPB, tanggal, telah diterima
dari, type sepeda motor, warna dan jumlah unit serta kolom otoriasi oleh petugas
gudang.
• Selain itu petugas gudang juga harus memasukkan data-data yang ada di surat jalan
seperti type sepeda motor, jumlah unit, nomor mesin, dan nomor rangka ke dalam
kartu stock motor perusahaan.
• LPB dan surat jalan akan diberikan ke Bagian Pembelian dan Pencatatan Utang
untuk diproses lebih lanjut.
48
D. Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Utang
Langkah-lagkah yang dilakukan oleh Bagian Pembelian dan Utang dalam
aktivitas pencatatan dan pembayaran utang adalah sebagai berikut:
• Setelah menerima LPB dan Surat Jalan dari Bagian Gudang, Bagian Pembelian
dan Utang akan mencatat data-data yang terdapat dalam Sales Order seperti; type
sepeda motor, warna, jumlah barang, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, dan
cara pembayaran ke dalam Catatan Utang. Data ini menunjukkan bahwa adanya
pertambahan saldo utang dagang perusahaan akibat pembelian yang bersangkutan.
• Bagian Pembelian dan Utang akan membuka giro mundur yang ditujukan ke PT
Wahana. Giro ini disebut mundur, karena giro dibuat pada tanggal penerimaan
barang, namun dengan tanggal pencairan giro sesuai tanggal jatuh tempo utang
yang terdapat dalam Sales Order.
• Setelah giro dibuat, Bagian Pembelian dan Utang akan meminta otorisasi tanda
tangan kepada Direktur, dengan menyertakan sales order dari PT Wahana.
Direktur akan mencocokkan jumlah terutang dalam sales order dengan jumlah
nominal dalam giro, serta memeriksa kembali tanggal jatuh tempo dan nomor
rekening tujuan yang sudah ditulis dalam giro.
• Giro yang sudah ditanda tangani, dibuat copy-annya sebagai berikut:
a) Lembar asli giro dikirim ke PT Wahana.
b) Lembar copy giro diarsip di Bagian Pembelian dan Utang.
• Berdasarkan giro yang telah dibuat tadi, Bagian Utang kemudian membuat
payment voucher yang berfungsi sebagai bukti kas keluar untuk pembayaran utang
dagang perusahaan. Payment voucher berisi nomor giro, jumlah nominal uang
49
yang dikeluarkan, tanggal pembuatan payment voucher, dan tanggal jatuh tempo
giro. Bagian utang kemudian mencatat data-data dari payment voucher ke dalam
catatan utang yang menunjukkan bahwa utang yang terkait telah dibayar, sehingga
akan mengurangi saldo utang dalam catatan utang dagang perusahaan.
• Bagian Pembelian dan Utang selanjutnya mengarsip LPB, surat jalan, sales order,
payment voucher dan copy giro.
E. Prosedur Retur Pembelian
Apabila ada barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai pesanan, bagian
pembelian akan mengembalikan sepeda motor tersebut kepada PT Wahana. Berikut
adalah proses yang terjadi berkait dengan prosedur retur pembelian:
• Apabila ada sepeda motor yang lecet, maka barang akan dikembalikan namun surat
jalan yang ada tetap ditanda tangani dengan kepastian bahwa barang pengganti
akan dikirimkan berikut dengan pesanan sepeda motor selanjutnya.
• Pengembalian barang tidak akan membuat perubahan pada isi sales order yang
terkait, karena dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan
kemudian hari. Sehingga dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang
pengganti pun tidak berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order
sebelumnya. Keadaan ini berlaku untuk pengembalian dengan jumlah unit kecil.
• Untuk pengembalian dalam jumlah unit banyak, sales order baru akan diberikan
dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit sepeda
motor pengganti.