GAIA Gestion Académique Informatisée des Actions… de formations DAFIP – 21 janvier 2005 Individuel Responsable Gestionnaire

GAIAGestion Académique Informatisée des Actions…

de formations

DAFIP – 21 janvier 2005

Individuel

Responsable

Gestionnaire

GAIA

• Pourquoi une application nationale :« Une impérieuse nécessité : le seul moyen d’avoir un langage commun ! »

• Au départ, pas de vision à l’avance du projet !

• 3 entrées web différentes :– Grand public– Responsable– Gestionnaire

• 1 entrée 4GL (terminal)– gestionnaire

Entrée grand public

http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

• Grand public : toute personne susceptible de s’inscrire à titre individuel, de consulter le plan de formation, de proposer une offre…





Uniquement les campagnes à inscription individuelle du plan en cours.



Devrait être actif d’ici la fin de l’année.En attendant …

http://dafip.ac-aix-marseille.fr/paf/paf2004.htm

nom et prénom (contrainte : sans accent ni caractères spéciaux : ç ù…, idéal : écrire en majuscule)+clé d’inscription

http://dafip.ac-aix-marseille.fr/paf/paf2004.htm




Entrer l’identifiant du dispositif :04A0020XXX

Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé :

1XX001 – TITRE DU DISP.

Cocher le(s) module(s) choisi(s)

Vous avez inscrit tous vos dispositifs

oui

non

Sélection

Vous avez un numen

vous êtes dans la liste

Entrer le numen

Il est reconnu

Entrer vos nom, prénom, date de naissance

Cliquer sur : Enregistrez-vousRenseigner tous les champs

Vous accédez à votre fiche

Vous avez déjà une inscription

Saisir votre clé (5 chiffres)

Cliquer sur votre nom

oui

non

non

oui

non

Identification

oui

oui

non

Numéroter les vœux de 1 à 3

Le classement des vœux est bon

Classement

oui

non

Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer votre adresse

électronique de réception

Votre clé d’inscription s’affiche5 chiffres

A conserver précieusement !

Finalisation

point délicat souvent source d’erreur !

Inscriptionindividuelledans GAIA



points délicats souvent source d’erreur !Inscription individuelle


Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé :

1XX001 – TITRE DU DISP.

Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer

votre adresse électronique de réception

Souvent l’utilisateur clique directement sur enregistrez-vous et ne peut créer sa fiche(Message : veuillez vérifier votre présence dans la liste)[cf. les doublons]

Souvent l’utilisateur clique sur la loupe :détail du dispositif.

Même s’il n’a demandé qu’un seul dispositif, l’utilisateur doit le classer 1

Une erreur dans l’adresse mail renvoie un message d’erreur à l’application, ou envoie le récapitulatif à une autre personne !

Cliquer sur votre nom



Trucs et astuces !Pour savoir si les convocations ont été traitées…



04A0020 . . .



04A0020 . . .



Non utilisée !Emploi d’outils satellites (tableaux excel)

• Responsable : toute personne ayant autorité pour inscrire des équipes et émettre des avis sur les inscriptions individuelles

Entrée responsable

http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable


Entrée responsable

La liste des personnels de votre établissement/service apparaît

non

TOUS les candidats sont dans la liste

Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires

Candidaturesau dispositif

Cocher les candidats à inscrire

La liste des candidats au dispositif est complète

non

Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte

Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire

oui

Les inscriptions ont bien été

prises en compte par l’application

Compléter la fiche

oui

Recherche d’undispositif

Entrer l’identifiant du dispositif04A0020…

Inscriptions par liste dans GAIA

Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s)

Cocher sur le module facultatif choisi

Candidatures au moduleNe pas tenir compte

des groupes.

Tout en bas de la page

Entrer votre code établissement

Votre établissements a des services répertoriés

non

oui

non

Inscriptions

Cliquer sur le numéro de votre service

Entrer votre mot de passe

Vous aviez déjà un mot de passe

Confirmer (retaper) le mot de passe

oui

Identification


Entrée responsable


Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte

Problème quand l’effectif de personnel de l’établissement dépasse un nombre entre 50 et 70 !

Entrée responsable


Une liste apparaît correspondant au nom recherché

non

Le candidat est dans la liste



Cliquer sur le nom


non

Saisir les nom et prénom du candidat


oui

Les inscriptions ont bien été

prises en compte par l’application

Compléter la fiche

oui


oui

non

Attention, à ce niveau les personnes ne sont pas inscrites !!

On peut ne saisir que les premières lettres du nom et celles du prénom

On peut inscrire n’importe quelle personne dans l’académie

Entrée responsable

Recherche d’undispositif


Une liste apparaît correspondant au nom recherché

non

Le candidat est dans la liste



Cliquer sur le nom


non

Saisir les nom et prénom du candidat


oui

Les inscriptions ont bien été prises en compte par

l’application

Compléter la fiche

oui


oui

non

Inscriptions par liste dans GAIA

Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s)

Cocher sur le module facultatif choisi

Candidatures au moduleNe pas tenir compte

des groupes.




non

oui

non

Inscriptions





oui

Identification


Validation de toutes les candidatures

Entrée responsable



Si des personnes sont déjà inscrites sur un autre module, elle se retrouvent aussi inscrites au module coché !

Validation candidature par candidature

Entrée responsable


Contrôle des inscriptions

Entrée responsable


• Entrée INSCRIPTION• RNE / mot de passe• Identifiant du dispositif• La liste apparaît SANS les * devant les noms

• Voir le module choisi pour chaque personne, individuellement en cliquant sur le nom du candidat

NouveautéLe chef d’établissement peut, depuis la dernière version (décembre 2004) modifier son mot de passe :

• Inscription / Rne établissement

Entrée responsable


****

• Mise à jour des inscrits sur les formations d’équipes : tous les lundi matin.

Page des correspondants de bassin

http://dafip.ac-aix-marseille.fr/cb/corr-bass.htm

[EC] formation contractualisable

(*) liste envoyée (sauf demandecontraire à l’interlocuteur du module)

Entrée responsable


Traitement des avis

Par candidat Par dispositif de formation Par validation générale

Saisissez le nom

Cliquer sur le nom

La liste des dispositifs choisis par le candidat

apparaît

Sélectionner les nouveaux avis (liste déroulante d’avis)

Menu

Vous avez mis un avis défavorable (D0)

non

Vous devez saisir un motif d’avis défavorable.

Cliquer OK

oui

La liste des candidats ayant choisi le dispositif apparaît


Cliquer sur l’identifiant du dispositif : 04A0020…

Confirmer la validation générale ?

Cliquer sur OUI

Cliquer sur

La validation générale donne un avis sans

opposition aux candidats

OUI

Fermer

Pour la saisie des avis sur les candidatures individuelles : choisissez une des trois modalités

Le fichier généré est au format .rtf.

Il peut être lu avec word

Pour éditer un fichier texte avec le détail des inscriptions par candidat

Extraire

L’enregistrer sur le disque (Enregistrer)

OK



non

oui

Identification

non

AVIS





oui

Entrée responsable


Avis des supérieurs hiérarchiques

Entrée responsable


Fichier texte détail des inscriptions

Ficher rtf, lisible avec word

Entrée responsable


Avis des supérieurs hiérarchiques

• Nomenclature de avis– F0 : avis favorable– D0 : avis défavorable (pas de convocation possible)

– V : validation sans opposition (tout l’établissement)

– Z : sans avis

• Trucs et astuces !– Exemple chef d’établissement favorable pour un seul

module sur les 3 choisis par le candidat :Avis favorable avec motif : « je souhaite que M. XY ne soit convoqué qu’au module 7508 ou 4AE001b »

Amélioration de la nomenclature : exemple F1 : avis favorable avec réserve + motif

Entrée responsable


Traitement des avis

• Avis défavorables (D0) : non retenus.• Extraction des motifs, lecture, traitement.• Traitement des candidatures :

– Campagne prépa concours : tous avis hors D0 retenus

– Campagne individuelle (perfectionnement) : tout avis hors D0 et motivés, examinés :

• Si nb inscrits ~= nb attendus on retient tout le monde• Si nb inscrits >> nb attendus sélection d’abord, on

retient les F0(v1 v2) puis V(v1 v2) puis Z(v1 puis v2) en tenant d’autre vœu déjà accordé, secteur privé, contractuel sans poste (prépa concours uniquement).

Entrée responsable


Entrée responsable


Toutes les campagnes à inscription collective (par liste) et les campagnes d’avis (recueil des avis)

Pourquoi apparaissent les campagnes à public désigné ???En attente d’une réponse de la datsi…

Entrée responsable


Comme la consultation du plan dans

Entrée responsable


Non disponible actuellement !

Entrée responsable


Entrée responsable


Identification par RNE établissement et mot de passeExemple pour le LP Diderot (0130050j)

Exemple prévision pourle 12 janvier 2005 : 12012005 Les résultats inclus les

départs jusqu’à 2 mois après la date indiquée !

• Gestionnaire : Création de dispositifs, modules, nomenclatures, gestion des stagiaires, intervenants, envoi des convocations, recherche des mots de passe…

Entrée gestionnaire

http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

En interne uniquement





GAIA en mode 4GL





Création d’un dispositif

Champ obligatoire






04 A 002 0268

Année de gestion

Niveau d’initiative

Numéro de l’académie


Compteur automatique

Entrée gestionnaireCréation d’un module










Groupe + sessionsaisis par les gestionnairesau moment des convocations



Numéro automatique

Code « iufm » inclus dans l’intitulé

1 EL 009 A

Opérateur(1 iufm, 2 atos,3 encadrement,4 reste rectorat)

ThèmeDomaine

Numéro dudispositif

Rangmodule



Les convocations• Création de la session : période de formation

présentant une continuité de temps et de lieu.Exemple : du jeudi matin au vendredi soir = 1 session

du vendredi matin au lundi soir = 2 sessions (cf week end)

01112004 0900 22122004 1700

Le 1 novembre, le 10, le 18, le 2 décembre, le 14, le 22

Dates sur laconvocation



Envoi des convocations

• Création du groupe, de la session.

• Sélection des stagiaires,déjà inscrits, inscriptionsdes stagiaires à publicdésigné

• Edition des convocations (envoi par mail pour les stagiaires, papier pour les formateurs)

GAIA 4GL





Traitement des doublons

530 pages de doublons…

Reste le pb des personnes inscrites en provisoire avec une date de naissance différente…

• Doublon : personnes présente au moins 2 fois dans la base avec même nom, prénom, date de naissance



Mot de passe établissement

Clé d’inscription utilisateur

Entrée gestionnaireLes nomenclatures


• Fin du développement du logiciel prévue pour fin 2005• Pour le 1er trimestre 2005 :

– Gestion des convocation en mode graphique– Liste d’émargement envoyée par mail– Convocations formateurs hors EN

• Au plus tôt en mars 2005 :– Gaia tout graphique !– Suivi individuel des candidatures– Modèle de convoc selon dispositif

Pour l’instant par la possibilité d’ajouter des pièces jointes aux convoc. (plan d’accès,…), mais à l’étude…

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Documents

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