Gaceta Oficial Digital, miércoles 30 de mayo de 2012gacetas.procuraduria-admon.gob.pa › 27045_2012.pdf · de investigaciÓn y documentaciÓn pedro rivera ortega – ediciones fotograma

Año CVIII Panamá, R. de Panamá miércoles 30 de mayo de 2012 Nº 27045

CONTENIDO

CONSEJO DE GABINETEResolución de Gabinete Nº 52

(De martes 29 de mayo de 2012)

QUE EMITE CONCEPTO FAVORABLE AL ACUERDO A CELEBRAR ENTRE LA AUTORIDAD AERONÁUTICACIVIL Y LA ORGANIZACIÓN DE AVIACIÓN CIVIL INTERNACIONAL (OACI) EN VIRTUD DEL ACUERDOCOMPLEMENTARIO AL ACUERDO BÁSICO ENTRE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ Y LA ORGANIZACIÓN DELAS NACIONES UNIDAS, SUS AGENCIAS ESPECIALIZADAS Y LA AIEA, PARA LA EJECUCIÓN DELPROYECTO DENOMINADO PAN/12/801 "CREACIÓN DE CAPACIDADES TÉCNICAS PARA INCREMENTARLAS FUNCIONES DE SEGURIDAD OPERACIONAL, SEGURIDAD DE LA AVIACIÓN, NAVEGACIÓN AÉREA YADMINISTRACIÓN, ATENDIENDO EL CRECIMIENTO DE LOS AEROPUERTOS, AERONAVES YEXPLOTADORES AÉREOS", HASTA POR UN MONTO DE TRES MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y TRESMIL BALBOAS CON 00/100 (B/.3,373,000.00).

CONSEJO DE GABINETEResolución de Gabinete Nº 54

(De martes 29 de mayo de 2012)

QUE AUTORIZA AL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA PARA PROPONER ANTE LA ASAMBLEA NACIONAL,EL PROYECTO DE LEY "QUE ESTABLECE EL RÉGIMEN DE INCENTIVOS PARA EL FOMENTO DE LACONSTRUCCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE CENTRALES DE GENERACIÓN A BASE DE GAS NATURALDESTINADAS A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE ELECTRICIDAD Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES".

AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUATICOS DE PANAMAResolución J.D. Nº 020

(De miércoles 23 de mayo de 2012)

POR LA CUAL SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN J.D. NO.1 DE 26 DE FEBRERO DE 2008, QUE APROBÓALGUNAS TASAS Y COBROS POR LOS SERVICIOS QUE PRESTA LA ENTIDAD.

AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUATICOS DE PANAMAResuelto Nº ADM/ARAP 002

(De jueves 16 de febrero de 2012)

POR EL CUAL SE PROHÍBE LA VENTA O COMERCIALIZACIÓN DE CUALQUIER FORMA DE LOSRECURSOS ACUÁTICOS QUE SE OBTENGAN A TRAVÉS DE LA PESCA DEPORTIVA.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 132-2012-DMySC(De jueves 12 de abril de 2012)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARALA RECAUDACIÓN E INTERCAMBIO POR EL SERVICIO DE CANJES PUBLICITARIOS, VENTAS DIRECTAS,CONVENIOS, AUSPICIOS Y PATROCINIOS DEL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)”.


1No 27045 Gaceta Oficial Digital, miércoles 30 de mayo de 2012

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRODE INVESTIGACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA ORTEGA – EDICIONES FOTOGRAMA DELSISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)”.


POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS YFISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL SISTEMA ESTATAL DERADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)”.

REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁNota Marginal de Advertencia Nº S/N

(De jueves 29 de marzo de 2012)

SOBRE LA INSCRIPCIÓN DE LOS ASIENTOS: 59025 DEL TOMO 2002; 16585 DEL TOMO 2003; 26415 DELTOMO 2003; 15754 DEL TOMO 2011; 39996 DEL TOMO 2011; 60451 DEL TOMO 2011; Y 61956 DEL TOMO 2011,TODOS QUE AFECTAN A LA SOCIEDAD WORLD’S TROPICAL FRUIT, CORP.

AVISOS / EDICTOS















No 27045 Gaceta Oficial Digital, miércoles 30 de mayo de 2012 16


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECAUDACIÓN E INTERCAMBIO POR EL SERVICIO DE CANJES PUBLICITARIOS, VENTAS

DIRECTAS, CONVENIOS, AUSPICIOS Y PATROCINIOS DEL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

ABRIL DE 2012



DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA F. Subcontralor General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR CASTRO T. Subdirector

ARMANDO ÁLVAREZ Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

DAMARIS CRISTY MENDOZA DE DÍAZ Analista Administrativa


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER CERRUD Director

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT FUENTES Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director


REPÚBLICA DE PANAMÁ

SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

MARISÍN LUZCANDO Directora

MAX MARQUÍNEZ Subdirector de Televisión

ABRAHAM A. LINDO S. Director de Administración y Finanzas

LILIA E. LONDON Jefe del Departamento de Compras y Almacén

DAMARIS VÁSQUEZ Directora de Comunicación e Información


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Manual B. Aspectos Legales C. Ámbito de Aplicación del Documento

II. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

A. B. C. D. E. F.

Normas Generales Normas de Control Interno para el Área de Tesorería Normas de Control Interno para Sistemas Computarizados Normas de Control Interno para el Área de Auditoria Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto Control Interno Específicos

III PROCEDIMIENTOS A. Canjes Publicitarios B. Ventas Directas al Contado C. Auspicios y Patrocinios D. Celebración de Convenios E. Facturas, Recibos de Caja y Depósito de los Ingresos

ANEXOS

FORMULARIOS

GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República en conjunto con el Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), han preparado el documento denominado “Procedimientos Administrativos para la Recaudación e Intercambio por el Servicio de Canjes Publicitarios, Ventas Directas, Convenios, Auspicios y Patrocinios del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV). El contenido de este documento, ha sido desarrollado en forma clara, sencilla y de fácil manejo en beneficio de todos los involucrados en los distintos procesos, aplicando las disposiciones legales y supletorias vigentes que regulan la materia, a la vez considerando el oportuno control y fiscalización de los fondos institucionales. En este sentido el presente documento comprende tres capítulos y un suplemento concerniente al régimen de formularios y anexos referentes a instructivos para los usuarios de programas internos que coadyuvará a la gestión de la Dirección de Finanzas. El primer capítulo describe los Aspectos Generales, donde se incluyen los temas inherentes al objetivo de los procedimientos y la Base Legal que corresponde a los conceptos normativos en el cual se orientan los controles y trámites, el segundo capítulo trata sobre las normas de control interno aplicables a los diferentes procesos y el tercer capítulo a la descripción de los procedimientos aplicables al manejo de los recursos por los usuarios de las diferentes Unidades Administrativas. Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento por cada una de las oficinas partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis correspondientes para su adecuación.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Manual

Proveer a las unidades administrativas de una guía formal para solicitar servicios de canjes publicitarios, venta directa, convenios, auspicios y patrocinios a la Dirección de Comunicación e Información y cuyo pago sea pactado en efectivo o en especie.

Integración de normas y procedimientos en materia de recaudación por los

servicios que brinda la institución y la presentación de informes veraces que le permitan a la administración tomar decisiones oportunas.

B. Aspectos Legales

Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm. 24 de 30 de junio de 1999, Por la cual se regulan los servicios públicos de radio y Televisión y se dictan otras disposiciones.

Ley Núm.38 de 31 de Julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales”.

Ley Núm.58 de 28 de Diciembre de 2005. “Por lo cual se crea el Sistema

Estatal de Radio y Televisión. Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación

Pública y dicta otra disposición. Ley No. 67 de 14 de noviembre de 2008 “Que desarrolla la Jurisdicción de

Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Decreto Núm.113 de 21 de junio de 1993. “Por el cual se adopta el Manual

General de Contabilidad Gubernamental”.

Decreto de Gabinete Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las normas de control interno gubernamental para la República de Panamá”.


Decreto Ejecutivo No.189 de 13 de agosto de 1999, “Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 24 del 30 de junio de 1999, por la cual se regulan los servicios públicos de radio y televisión y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Número 264-2006-DMySC de 17 de octubre de 2006, “Por el cual se

aprueba el documento “Manual de Procedimientos para el Registro Presupuestario de los Ingresos en las Entidades del Sector Descentralizado”.

Decreto Ejecutivo Núm. 174 de 30 de junio de 2006, “Por el cual se

reglamenta la Ley 58 de 28 de diciembre de 2005, que crea el Sistema Estatal de Radio y Televisión”.

“Normas Generales de Administración Presupuestaria” relativa a los ingresos

por Gestión Institucional.

Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales del Estado. (V.2. 2008), 8 de abril de 2008.

Decreto Núm. 211 de 26 de junio de 2007, por la cual se crea el Departamento

de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la Republica.

Decreto Núm. 444-DFG de 7 de diciembre de 2010, por la cual se asigna las

funciones de coordinación y fortalecimiento de las Oficinas de Auditoria Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General.

Resolución Núm.001 de 16 de enero de 2007, por la cual se adopta el

Reglamento Interno del Sistema Estatal de Radio y Televisión.

Resolución Administrativa Núm. 068-2011 de 19 de octubre de 2011, “Por medio de la cual se actualizan los Esquemas Tarifarios para pauta de mensajes, cuñas, patrocinio de series televisivas, anuncios publicitarios, alquiler del estudio de grabación, post-producción, unidades móviles y otros servicios del Sistema Estatal de Radio y Televisión (Anexo Núm.1).

C. Ámbito de Aplicación del Documento

Unidades que componen el Sistema Estatal de Radio y Televisión SERTV.


II. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO1

A. Normas Generales

1. Información y Comunicación

Requerimiento para los Informes que se Emitan La Dirección de Administración y Finanzas o unidad asignada debe mantener un sistema de comunicación y coordinación como soporte de información contable de la entidad, que provea información relativa a las operaciones, de manera confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de la entidad.

2. Actividad de Control

Separación de responsabilidades

Las funciones y responsabilidades se asignarán en base a los diferentes

niveles jerárquicos de la Institución. Dirección de Comunicación e Información, Administración y Finanzas,

Asesoría Legal, y Dirección General tendrán la responsabilidad para asegurar el equilibrio entre las diferentes funciones.

La Dirección de Comunicación e Información o su equivalente autorizará la

solicitud de servicios del cliente o proveedor que lo solicite. La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente se encargará de

la confección de factura al cliente y de los depósitos a la cuenta, así como la de llevar los registros contables de las transacciones, que para ello utilizará herramientas informáticas en el sistema contable de la entidad, para la aplicación de controles de usuarios, de manera que facilite la evaluación y el control periódico.

El Director de Administración y Finanzas o su equivalente llevará la

responsabilidad, así como la confiabilidad de los informes, en caso de que no exista una adecuada separación de responsabilidad.

3. Autorización

Las transacciones deben ser autorizadas, documentadas y comunicadas

explícitamente por el Director de Comunicación e Información o sus

1 Manual de Normas de Control Interno Gubernamental, Decreto 214-DAG de 8 de octubre de 1999.


equivalentes de la institución, incluyendo los términos y condiciones específicos conforme a las cuales se concede la autorización.

4. Documentos y Archivos

La Dirección de Administración y Finanzas o unidad asignada se encargará

de la estructura del control interno y de las transacciones debidamente documentadas, completa, exacta y adecuada para garantizar que los activos están controlados y registrados, así como tendrá la responsabilidad de salvaguardar la documentación para los tribunales competentes y la Contraloría General de la República de acuerdo a las disposiciones que se rigen sobre la marcha.

5. Control Físico de Activos

El acceso de los recursos y registros se limita a la Dirección de

Comunicación e Información y la Dirección de Administración y Finanzas, quienes están obligadas a rendir cuentas de su custodia o utilización, para garantizar dicha responsabilidad, debe cotejarse con los registros de contabilidad.

6. Asignación de Responsabilidades

La Delegación del trabajo del Director de Comunicación e Información,

Dirección de Administración y Finanzas o sus equivalentes, no se exime de la obligación de rendir cuenta de sus responsabilidades y tareas.

B. Normas de Control Interno para el Área de Tesorería

Unidad de Caja en la Tesorería

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente centralizará los

recursos financieros para su manejo, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalización de los mismos.

Elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de su recurso,

cuya programación financiera debe darse con previsión, de manera que la gestión, control y evaluación del flujo de entrada y salida Caja en la Programación Financiera es la de optimizar el movimiento de efectivo en un corto plazo.

Conciliaciones Bancarias

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente deberá revisar

periódicamente las conciliaciones Bancarias de manera mensual, la cual no


debe estar vinculada con la recepción del fondo y la Dirección de Auditoria interna.

Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente que custodia y maneja la cuenta, contará con medidas de seguridad físicas al momento de girar cheques, o de custodiar el fondo, valores, entre otros, la responsabilidad del control y el manejo del fondo a través de cheques

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente debe mantener

un sistema para girar cheques en orden correlativo y cronológico, y contar con un control de registro de cheques en cartera y anulados para facilitar el arqueo y revisión de la conciliación bancaria.

Debe contar con un sello protector de manera que impida la adulteración de

montos asignados, mantener en uso un Sello con la palabra Anulado para aquellos cheques que se anulan y que a su vez deben ser perforados y contar con un sistema operativo para el bloqueo de la cuenta en caso de cheques extraviados.

Uso de Formularios para el Movimiento del Fondo

La unidad de Tesorería deberá establecer Formularios membreteados y

prenumerados para las operaciones de ingresos y egresos de fondos.

Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por Tesorería

Los Comprobantes que sustentan los gastos debe llevar el sello restrictivo pagado para evitar errores o duplicidad.

Depósito Oportuno en Cuentas Bancarias Los Ingresos que perciba la Dirección de Administración y Finanzas deben

ser depositados a la cuenta bancaria nominativa en el Banco Nacional de Panamá. La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente a cargo de los depósitos tiene la obligación de hacerlo de manera íntegra e intacta dentro de las 24 horas siguientes a su recepción.

Arqueos de Fondos y Valores

Los arqueos de fondos o valores deben ser sorpresivos y realizarse por lo

menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.


Requisitos de los Comprobantes de Pago Recibidos por Entidades Públicas

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente (Custodia) antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, debe exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por la ley.

C. Normas de Control Interno para Sistemas Computarizados

Plan de Sistemas de Información

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) contará con un sistema

informativo con el objeto de prever el desarrollo de las actividades financieras.

Controles de Datos Fuentes, de Operación y de Salida

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) debe diseñar controles

con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

D. Normas de Control Interno para el Área de Auditoria

La Institución debe contar con una Unidad de Auditoria Interna, la cual debe estar conformada por personal idóneo y competitivo, de manera que garantice la aplicación, seguimiento de los controles internos, efectividad, eficiencia, economía, corrección y transparencia de la misma, cuya responsabilidad es la de coadyuvar y proceder en cumplimiento al perfil del cargo, en concordancia al ejercicio de sus funciones.

La Unidad de Auditoría Interna realizará las revisiones, auditoria permanente, monitoreo y la evaluación continua o periódica de la eficacia y el diseño de operación de una estructura de ambiente de control conjuntamente con las autoridad, a fin de determinar que está alineado y articulado con los planes y objetivos institucional.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) implementará

mecanismos que permitan definir la existencia de riesgos relevantes y desviaciones, incorporar ajustes y actividades de control necesario, y obtener un sistema integral de información que haga interfase en las unidades administrativas, que intervienen en esta gestión, de forma oportuna, veraz y exacta.


La Unidad de Auditoría Interna es el responsable de generar los informes de hallazgo y remitirlos a sus superiores para que se tomen las medidas administrativas correspondientes

E. Normas de Control Interno para el Área Presupuesto

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), contará con presupuesto aprobado por Ley, y formulará un marco que refleje el monto autorizado inicial, modificaciones y monto autorizado final.

El marco presupuestario del Sistema Estatal de Radio y Televisión

(SERTV), mostrará las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados.

La ejecución del gasto se realizará en las etapas secuenciales de:

Compromiso, Devengado y Pago.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), establecerá procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de que asegure la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

La Unidad de Presupuesto coordinará con la tesorería del Sistema Estatal de

Radio y Televisión (SERTV) para asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) establecerá

procedimientos de control previo al compromiso de gastos, para asegurar la correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, y mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) mantendrá un nivel de

revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde al gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización del gasto emana del nivel pertinente y si existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.


El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), implementará procedimientos de control interno para asegurar la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.

El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.

F. Control Interno Específicos

Consejo Directivo Autoriza toda operación, negocio o transacción necesaria para el cumplimiento de los fines del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) que implique inversión u obligación por más de cincuenta mil balboas (B/.50,000.00) recaen al Consejo Directivo, contemplado en el Capítulo II, Artículo 9, numeral 5 de la Ley 58 de 28 de diciembre de 2005.

Director General

Deberes y atribuciones recaen al Director o de la Directora General o su equivalente, (Ley 58, en el Capítulo II, Artículo 13, numeral 9), la cual autoriza inversiones, gastos y obligaciones, que se requieran para el cumplimiento de los fines de SERTV, por sumas hasta de cincuenta mil balboas (B/.50,000.00).

Comunicación e Información

Recibe las peticiones de la Solicitud de Canjes Publicitarios de entidades públicas, privadas y organizaciones sin fines de lucro, que ofrece el Sistema Estatal de Radio y Televisión, como parte de las actividades de generación de fondos de gestión, tramitando la documentación y dando seguimiento a cada tarea desde el inicio del proceso hasta el momento en que se hace efectiva la solicitud.

Ejecuta actividades previamente establecida en la Ley 58 de 28 de diciembre de 2005, Capítulo I, Artículo 4, numeral 14, la cual permite la ejecución de actividades de promoción y prestación de servicios, que contribuyan a su autogestión, para el cumplimiento óptimo de sus funciones, y se alimenta de los ingresos que provienen de las Ventas de Canjes Publicitarios (Mensajes, Cuñas y Patrocinio, Alquiler del estudio de grabación, edición, post producción y unidades móviles del Sistema Estatal de radio y Televisión, de acuerdo al Esquema Tarifario establecido en la Resolución Administrativa Núm. 038-2010 de 22 de julio de 2010 (Anexo Núm.1).


Asesoría Legal

Asesora y revisa cada detalle legal de los documentos que intervienen en la gestión de servicios, con el objetivo de velar por los intereses del Sistema Estatal de Radio y Televisión, según lo establece la ley, al igual que, elabora los contratos y documentos legales que avalan cada proceso.

Todo Canje Publicitario o Acuerdos conformadas por Contratos, Convenio, Patrocinios y/o Auspicio que no estén firmados por las personas autorizadas de la Institución y Fiscalización de Contraloría en la entidad, estará exento de valor fiscal y validez jurídica.

Administración y Finanzas

Ejecuta la gestión de cobros al cliente al crédito o al contado, genera la Facturación y los documentos que deben presentar una secuencia numérica (para el caso que el documento lo requiera) preimpresa, ésta debe completarse de forma clara y legible sin borrones, tachones, adiciones u otras alteraciones y contar con las firmas de las personas autorizadas.

Programación e Imagen

La Unidad Administrativa es el responsable que se cumplan con los requerimientos de cada cliente cuando se elaboran anuncios publicitarios, (bumpers, cuñas, gacetillas, promociones, menciones entre otros; programa o segmento de televisión o radio, entre otros) en coordinación con la Dirección de Comunicación e Información y recopila toda la información relacionada al cliente y sus requerimientos a fin de entregar un trabajo de calidad y de manera completa sin dejar pasar ningún detalle.

Todos los documentos de Acuerdos, Contratos, Canjes Publicitarios, Patrocinios, Auspicios y Convenios serán autorizados y firmados por el Director General o su equivalente y refrendados mediante por la Contraloría General de la República, ésta ejercerá el control previo a través de sus fiscalizadores. Sin perjuicio de los controles concurrentes y posteriores que ésta implemente.

Los equipos técnicos que se utilizan en los procesos de producción, operación y transmisión de radio y televisión y demás materiales complementarios, no podrán ser retirados de las instalaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisión SERTV) sin previa autorización por escrito del Jefe inmediato.


Patrimonio y Capital

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) según Ley 58 de 2 de diciembre de 2005, Capitulo III, Artículo 15, numerales 7 y 8 recibirá como parte de su patrimonio los recursos provenientes de convenios y acuerdos de asistencia técnica y financiera, suscritos con países, organismos o individuos, y las sumas que reciba como pago por los servicios que preste y otros recursos que se le asigne o reciba.

Producción de Noticias, y/o Productores/Unidad Solicitante

El Productor de noticias o su equivalente deben informar por escrito a su jefe inmediato, para recibir o buscar los proveedores para la realización de los diferentes programas; ningún Productor o Realizador puede decidir que servicio se van a pautar, con excepción de la producción externa, es decir, nada que no esté contemplado dentro del Contrato de Canje Publicitario. Los productores Independientes que realicen canjes para sus programas deben firmar un contrato interno entre cliente e institución detallando el bien o servicio que brindará y ajustarse a la regulación del sistema.

Servidor Público

En ningún caso, el servidor público podrá retirar equipo técnico del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) para su uso personal, y en caso que por negligencia, descuido o dolo, pierda o dañe cualquier equipo técnico de radio y televisión relacionado con su trabajo, sin justificación aceptable, será responsable exclusivo de la reposición del mismo a su propio costo.

El Servidor Público deberá hacer uso correcto del mobiliario y equipo, así como tomar las precauciones necesarias, a fin de evitar el deterioro o destrucción de los mismos. El pago de los daños que sufra el mobiliario y/o equipo, correrá por cuenta del servidor público, si se comprueba plenamente su responsabilidad por culpa o negligencia. El Servidor Público que gestiona Canjes por servicios o un bien (Convenios, auspicios y/o Patrocinios), hará uso de los servicios obtenidos por publicidad, y el mismo deberá utilizarse sólo en el desempeño de las funciones que realiza, en caso de ser un bien pasará como parte del patrimonio de la entidad. El Servidor Público que haga uso indebido de los canjes incurrirá en falta administrativa y deberá asumir el pago de los servicios adicionales utilizados, tal como lo establece la Resolución No.001 de 16 de enero de 2007 (Anexo Núm.2), por la cual se adopta el Reglamento Interno del Sistema Estatal de Radio y Televisión en su Artículo 20, que determina el


Reglamento Interno del Sistema Estatal de Radio y televisión en su Artículo 20, que determina que los Canjes sólo podrán ser utilizados por servidores públicos autorizados y bajo las condiciones establecidas en el contrato. El Servidor Público que gestiona auspicios y patrocinios podrá recibir el pago en especie por medio de Canjes Publicitarias o intercambio de bienes y servicios por publicidad, en caso que sea urgente y sea necesario para solventar algunas necesidades que confronta la entidad.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Canjes Publicitarios

Canje Publicitario es la formalización de acuerdos suscritos por la Dirección General, el representante legal de la empresa con quien se realiza el canje, el cual debe contar con el refrendo de la Contraloría General con la finalidad de recibir un bien, servicio o producto a beneficio de la entidad, a cambio de la prestación de un bien.

1. Unidad Administrativa

Solicita el servicio de Canje Publicitario para cubrir las necesidades de un programa con un mínimo de dos (2) semanas de antelación al evento, a través del Formulario para la Solicitud de Canje (Form. Núm. 4). El Jefe o Coordinador del área solicitante aprueba la solicitud correspondiente.

2. Dirección de Comunicación e Información

El Analista de Mercadeo recibe la solicitud, analiza y verifica la misma de forma que cumpla con las normas y remite al Ejecutivo de Ventas para que busque posibles proveedores.

Nota: Toda solicitud recibida por la Dirección de Comunicación e Información debe ser analizada y verificada de forma que ésta cumpla con los requisitos de provisión de Canje Publicitario; dicha solicitud debe ser presentada mediante papel simple habilitado de un valor de B/.8.00 (Máquina franqueadota) o en su defecto otro sistema o mecanismo que cumpla con los requisitos de fiscalización y recaudación de dicho impuesto

El Ejecutivo de Ventas incorpora en la base de datos los posibles proveedores. Le comunica al proveedor que debe entregar los requisitos de documentación establecidos, que a continuación se detalla:

Certificado de Registro Público original o copia autenticada. Datos generales de la empresa (domicilio y teléfono) Copia de la Licencia Comercial o Aviso de operaciones.


Copia clara y legible de la cédula del representante legal de la empresa. Listado y precio de lo que ofrece la empresa. Paz y Salvo del Seguro Social; Paz y Salvo de la Dirección General de

Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Cualquier otro que exija la Contraloría General de la República. El Analista de Mercadeo confecciona la Propuesta de Servicios para

presentarlo y entregarlo al cliente.

Nota: La Propuesta de Servicios debe ser un documento redactado de manera clara y completa. Debe exponerse puntualmente los requerimientos solicitados por ambas partes para que queden por escrito de manera que Asesoría Legal no necesite comunicarse con el cliente y disponga de toda la información al momento de redactar el Contrato de Canje Publicitario.

El Analista de Mercadeo envía la Propuesta de Servicios aprobada por el

cliente con los requisitos para contratos de canjes a la Oficina de Asesoría Legal.

3. Dirección de Asesoría Legal

El Director de Asesoría Legal recibe la Propuesta de Servicios, con los requisitos, valida para la institución y remite al Abogado para la Confección del Contrato de Canje Publicitario (Form. Núm.1); el mismo elabora el Contrato para el Canje Publicitario y remite a la Dirección General para su aprobación.

4. Dirección General

Aprueba, firma la formalización del canje y remite el Contrato a la Dirección de Comunicación e Información.


El Ejecutivo de Ventas recibe el contrato, contacta al cliente informándole que el Contrato está listo para la firma, el mismo, firma y la unidad administrativa de la entidad remite a Asesoría Legal

Nota: Las solicitudes de Canje serán tramitadas por la Dirección de Comunicación e Información, siempre y cuando estén autorizadas por la Dirección de la Unidad Solicitante. Los integrantes del Departamento de Mercadeo serán los encargados de cerrar ventas y canjes con los clientes.


Recibe documentación, registra y remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.


7. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

Recibe, revisa y refrenda de acuerdo a la delegación el Contrato de Canje Publicitario (Form. Núm. 1), y remite a la Dirección de Asesoría Legal.

Nota: En el caso en que el monto es mayor a lo establecido a la Tarifa (Anexo Núm. 1) se envía Nota al Contralor (a) General y al Jefe Sectorial de la Dirección General de Fiscalización, para su refrendo y devolución a la entidad.


Recibe el Contrato de Canje Publicitario firmado y procede a la distribución de las copias del Contrato a las siguientes unidades administrativas:

Original: Asesoría Legal Copia: Administración y Finanzas Copia: Dirección de Programación y Comunicación Copia: Cliente

9. Dirección de Producción e Imagen

Recibe copia del Contrato y coordina cita con el cliente para realizar el anuncio publicitario y recopila toda la información necesaria para concretar el trabajo.



B. Ventas Directas al Contado

Las Ventas Directas se tramitan de acuerdo al Esquema Tarifario de Productos de Menciones, Pautas de Cuña, Elaboración de Cuñas, Quemados, Alquiler de Estudio por parte de los clientes. (Anexo Núm. 1).

1. Unidad Solicitante

Solicita el servicio ofrecido en el Esquema Tarifario (Anexo 1).


Gestiona la venta de acuerdo al Esquema Tarifario (ver Anexo 1); completa el Formulario denominado Comprobante de Ventas en original y tres copias (Formulario Núm.6) y envía a la Dirección de Administración y Finanzas.

3. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe el formulario “Comprobante de Ventas” e imparte instrucciones al Departamento de Tesorería, procede a la confección de la factura en original y tres copias, remite al Departamento de Contabilidad para los registros correspondientes.

4. Departamento de Tesorería

Recibe el Formulario “Comprobante de Ventas”, y notifica a la unidad solicitante que se apersone a la entidad para cumplir con el respectivo trámite.


Se apersona al Departamento de Tesorería, efectúa el pago correspondiente al servicio en el Departamento de Tesorería.


Efectuado el cobro, procede a la confección de la factura y la distribución de la siguiente manera:

Original: Unidad Solicitante Ira. Copia: Departamento de Tesorería 2da. Copia: Departamento de Contabilidad para sus registros contables. 3ra. Copia: Dirección de Comunicación e Información

Al final del día debe confeccionar el informe diario de caja detallando los cobros efectuados y enviar copia a la Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República.



Recibe copia del comprobante de venta y factura y envía correo informativo a las unidades administrativas involucradas en el proceso, las cuales se detallan a continuación:

o Dirección de Asesoría Legal para la anuencia de la relación comercial. o Dirección de Noticias para aquellos casos en que la venta, mención o

servicio se haga en un programa de noticias. o Dirección de Producción en caso de un programa. o Dirección de Programación e Imagen, para las pautas correspondiente a

las cuñas.


C. Auspicios y Patrocinios

Auspicios y Patrocinios es la actividad que consiste en ofrecer espacio publicitario, transporte y/o Convenios de la entidad a proveedores, empresas, organismos, entidades públicas o privadas por un día o un tiempo determinado, a cambio de un bien, producto o servicio, tales como Teletón, Conciertos culturales, entre otros (Form. Núm.3)


Envía Nota con anticipación de 15 días laborables, para solicitar un Auspicio o Patrocinio a proveedores, empresas, entre otros, para la realización de diferentes programas de SERTV a la Dirección de Comunicación e Información.


Recibe y autoriza la solicitud. (Form. Núm. 5) y envía a Fiscalización de Contraloría en la entidad.


Recibe, revisa, de estar conforme, refrenda conforme a la delegación la solicitud y remite a la Dirección de Comunicación e Información.


Recibe la solicitud y envía Nota al proveedor solicitando el Auspicio / patrocinio.

5. Proveedor

Recibe la nota y notifica por escrito o correo la aceptación o no de dicha petición. De aceptar la solicitud, enviará la Solicitud a la Dirección de Comunicación e Información.


Informa a la unidad solicitante de la disponibilidad y aprobación y coordina la entrega de la actividad del canje disponible (Auspicio/Patrocinio).


Recibe nota de la aceptación del Canje disponible, y notifica al proveedor para corroborar y concretar el Auspicio / patrocinio con la Institución.


8. Unidad Administrativa

Retiro del Producto - Dirección de Comunicación e Información

Coordina el retiro del servicio mediante “Solicitud de Recepción y Retiro de Servicios” (Formulario Núm.5) y firma dicha Solicitad.

Nota: De tratarse de un bien debe tramitarse el intercambio por medio de la Sección de Almacén, Bienes patrimoniales y Auditoria Interna para los tramites correspondientes y que, a su se vez, sea incluido como parte del Patrimonio de la entidad, mediante formularios de Inventario.


D. Celebración de Convenios

Convenio consiste en intercambiar espacios de publicidad por bienes o servicios, que provienen de acuerdos suscritos con personas naturales, países, organismos sin fines de lucro e instituciones públicas o privadas en beneficio de la entidad. (Form. Núm.2)


Solicita mediante Nota por escrito la celebración del Convenio y lo remite a la Dirección General.


Revisa y Analiza la solicitud de celebración del Convenio, aprobando mediante un visto bueno.

Remite la solicitud a la Dirección de Comunicación e Información.


Recibe la solicitud de celebración del Convenio, verificando las estipulaciones interpuestas para ambas partes; gestiona la elaboración del Convenio, verifica que se registre cada una de las disposiciones de manera que quede formalmente establecida la naturaleza del convenio y remite a la Dirección de Asesoría Legal, toda la documentación requerida para la elaboración del documento formal de la celebración del convenio.


Recibe la solicitud de celebración de convenio, redacta el documento legal y remite a la Dirección de Comunicación e Información para su revisión.


Recibe el documento legal y gestiona la firma de las partes.


Firma documento legal que valida el Convenio y envía a Asesoría Legal.


Recibe el Convenio y envía a Control Fiscal de Contraloría General para su refrendo, conforme a la delegación.


8. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República

Recibe, revisa y refrenda el Convenio, conforme a la delegación y remite a la Dirección de Asesoría Legal.


Recibe documentación, procede a entregar original del Convenio a la Unidad Solicitante; remite copia a la Dirección de Administración y Finanzas y Unidades Administrativas involucradas. Procede a archivar original del convenio y remite nota con documentos sustentadores a la Dirección de Comunicación e Información.


Coordina que todas las partes involucradas asuman la responsabilidad de manera que se cumplan las cláusulas convenidas en el documento legal.



E. Facturas, Recibos de Caja y depósito de los ingresos


Remite Nota o Memorando a la Dirección de Administración y Finanzas para requerir que se elabore Factura a nombre de la empresa, institución o cliente que ha pedido un servicio. Nota: La Nota o Memorando debe detallar la siguiente información:

Nombre de la Empresa o Institución. Dirección Teléfono Número de Celular Correo Electrónico Contacto en la empresa o institución Concepto de la facturación (menciones, anuncios, cintillo y producción de video,

transmisiones en vivo y unidades móviles). Forma de Pago (Crédito o Contado).


Recibe la Nota o Memorando, confecciona la Factura y entrega al Cliente, en el período de una semana.

Se confecciona un recibo de caja, para el registro del cheque o del efectivo, el original del recibo se le entrega al Cliente.

Prepara una volante de depósito del Banco Nacional, donde detalla el número de la cuenta, el monto y las firmas para el depósito del dinero o del cheque. Realiza el depósito en el banco. Registra en la cuenta bancaria del Fondo de Gestión el ingreso del pago de la Factura (incluyendo el número de recibo y de la volante de depósito). Archiva la copia verde de la factura con su recibo y volante de depósito. Remite la volante de depósito, con la copia rosada del recibo de caja al Departamento de Contabilidad para su registro. Nota: Si la forma de pago es al crédito se le entrega a Contabilidad una copia color rosada de la factura para que lo registre en la cuenta de crédito.


3. Contabilidad

Recibe las copias de la factura o recibo de caja y la volante de recaudación. Contabilidad realiza los registros contables en el sistema SIAFPA. Contabilidad genera el comprobante de diario correspondiente al registro contable del ingreso, sella y firma la volante de depósito con su número de transacción generado en el sistema. Archivan los documentos registrados. Elabora informe mensual y remite a las instancias pertinentes (Fiscalización de Contraloría en esta entidad, Auditoria Interna, Dirección de Administración y Finanzas, entre otros).

Procedimiento para la elaboración de Facturas, Recibos de Caja y depósito de los ingresos

1 2 3

1

2

3Prepara y remite Nota o Memorando para la confección de factura de un servicio.

Recibe Nota o Memorando y tramita la confección de la factura. Recauda el dinero y deposita. Prepara informe de recaudación.

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Realiza los registros contables en el Sistema SIAFPA. Archiva documentos.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

TESORERÍA CONTABILIDAD


ANEXOS


ANEXO NÚM.1














ANEXO 2


SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN RESUELTO Nº001

De 16 de enero de 2007

POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO INTERNO DEL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN

El Consejo Directivo, en uso de las facultades que le confiere la Ley Nº58 de 28 de diciembre de 2005 por medio de la cual se crea el Sistema Estatal de Radio y Televisión y se determinan sus funciones,

C O N S I D E R A N D O: Que para la buena marcha del Sistema Estatal de Radio y Televisión es indispensable una adecuada reglamentación de las disposiciones disciplinarias, del trámite de acciones de recursos humanos y, en especial, de los derechos, deberes y responsabilidades de los servidores públicos. Que en la actualidad se requiere un instrumento administrativo fundamentado en las disposiciones de la Ley N°9 de 20 de junio de 1994, “por la cual se establece y desarrolla la Carrera Administrativa” que regule una adecuada comprensión de tales derechos, deberes y responsabilidades por parte de los servidores públicos, tanto subalternos como directivos. Que es necesario adoptar un reglamento interno que propicie una verdadera conciencia de la misión en los servidores públicos del Sistema Estatal de Radio y Televisión y que constituya un medio eficaz para encauzar la marcha de la administración de la institución y resolver los problemas prácticos que a diario se presentan. Que, de acuerdo a lo establecido en el numeral 2 del artículo 9 de la Ley Nº 58 de 28 de diciembre de 2005, el Consejo Directivo tendrá como atribución aprobar el Reglamento Interno de la Institución.

R E S U E L V E: ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar en todas sus partes el siguiente Reglamento Interno, aplicable a todos los funcionarios del Sistema Estatal de Radio y Televisión. ARTÍCULO SEGUNDO: Este Reglamento entrará en vigencia una vez sea publicado íntegramente en la Gaceta Oficial.

Dado en la ciudad de Panamá, a los 16 días del mes de enero de dos mil siete (2007). COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

MIGUEL ÁNGEL CAÑIZALEZ PRESIDENTE

GUSTAVO GARCÍA DE PAREDES DIRECTOR

ALMA MONTENEGRO DE FLETCHER DIRECTORA DENIS ARCE

DIRECTOR BENICIO ROBINSON

DIRECTOR ANTONIO LOAIZA

DIRECTOR ERICH RODRÍGUEZ AUERBACH

SECRETARIO


FORMULARIOS


Formulario Núm. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN

CANJE ________ PANAMÁ, de____________de Contrato _______

ENTRE EL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN Y

(XXXXXXXXXXXXXXXXXXX) PARA LA CELEBRACIÓN DE CANJE PUBLICITARIO

Los sucritos a saber ________________________, varón, panameño, mayor de edad, portador de la cédula de identidad Núm. ______________, actuando en nombre y representación de SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN, debidamente autorizado para este acto mediante Resuelto Núm.______ de _____________ de __________ de __________, que en lo sucesivo se denominará EL SISTEMA, por una parte, y por la otra ____________________________________, _______ (Sexo), __________________ (Nacionalidad), mayor de edad, con cédula de identidad Núm. _______________, representante legal de la empresa_______________________ ubicada en el Distrito de _____________, corregimiento de _____________________ , con teléfono ___________________, que en lo sucesivo se denominará LA EMPRESA, han convenido en suscribir el presente Canje Publicitario que consistirá en:

PRIMERO: EL SISTEMA brindará a LA EMPRESA lo siguiente:

DESCRIPCIÓN COSTO SEGUNDA: LA EMPRESA brindará a EL SISTEMA: Los servicios de ________________________ para la actividad de _______________________________ de EL SISTEMA, por un monto de B/ __________________. TERCERA: EL SISTEMA se reserva el derecho de declarar la disolución del presente Canje Publicitario, por el incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones emanadas del presente acuerdo. CUARTA: EL SISTEMA y LA EMPRESA acuerdan que el monto total de este Canje

Publicitario es por un monto total de __________________________________________

(B/ ______________ )

QUINTA: LA EMPRESA se obliga a presentar timbres fiscales por un valor de

____________________________________________B/.__________.


SEXTA: El presente Canje Publicitario requiere para su validez el refrendo de la Contraloría General de la República de conformidad con el artículo Núm. 65 de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006.

En fe de lo cual se firma el presente Canje Publicitario, en la ciudad de Panamá, República

de Panamá a los _________ de ____de _____ (____).

Por EL SISTEMA Por LA EMPRESA

_________________ ________________ Céd: xxxxxxxxxxxx Céd: xxxxxxxxxxx

REFRENDO

xxxxxxxxxxxxxxxxxx CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA


CANJES PUBLICITARIOS Fecha Fecha del Contrato Los suscritos a saber Nombre de la Persona Interesada Resuelto Núm. de Resuelto y fecha actual Número Núm. de Cédula de identidad Personal Sexo Sexo de la Persona Natural Nacionalidad País de Nacimiento Núm. de Cédula Núm. de Cédula del Representante Legal Representante Legal Nombre del Representante legal de la

Empresa Distrito

Lugar del Distrito

Corregimiento

Lugar del Corregimiento

PRIMERO: Descripción Costo

Detalle del Servicio por Adquirir Valor del Servicio

SEGUNDA: Servicios de Para la actividad de Monto

Canje Publicitario Lugar o Empresa Valor del costo de la Actividad

TERCERA Obligación

Derecho a disolución por incumplimiento

CUARTA: MONTO

Cantidad letra y en número

QUINTA Obligación Por valor de

Presentar Timbres Fiscales Valor de Acuerdo al Costo del Contrato

SEXTA Validez

Refrendo de la Contraloría General de la República

Fecha Día, Mes y Año Por el Sistema Estatal Firma

Nombre y Núm. de Cédula

Refrendo Firma de Contraloría General de la República


Formulario Núm. 2

REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION

CANJE ________ (Convenio,Auspicio/Patrocinio) PANAMÁ, de de 20__. Contrato _______

ENTRE EL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION

Y (XXXXXXXXXXXXXXXXXXX)

PARA LA CELEBRACIÓN DE CANJE PUBLICITARIO Convenio, Auspicio/Patrocinio)

Los sucritos a saber ________________________, varón, panameño, mayor de edad, portador de la cédula de identidad Núm. ______________, actuando en nombre y representación de SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN, debidamente autorizado para este acto mediante Resuelto Núm.______ de _____________ de __________ de __________, que en lo sucesivo se denominará EL SISTEMA, por una parte, y por la otra ____________________________________, _______ (Sexo), __________________ (Nacionalidad), mayor de edad, con cédula de identidad Núm. _______________, representante legal de la empresa_______________________ ubicada en el Distrito de _____________, corregimiento de _____________________ , con teléfono ___________________, que en lo sucesivo se denominará LA EMPRESA, han convenido en suscribir el presente Canje Publicitario (Convenio, Auspicio/Patrocinio) que consistirá en: PRIMERO: EL SISTEMA brindará a LA EMPRESA lo siguiente:

DESCRIPCIÓN COSTO SEGUNDA: LA EMPRESA brindará a EL SISTEMA: Los servicios de ________________________ para la actividad de _______________________________ de EL SISTEMA, por un monto de B/ __________________. TERCERA: EL SISTEMA se reserva el derecho de declarar la disolución del presente Canje Publicitario (Convenio, Auspicio /Patrocinio), por el incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones emanadas del presente acuerdo CUARTA: EL SISTEMA y LA EMPRESA acuerdan que el monto total de este Canje

Publicitario es por un monto total de __________________________________________

(B/ ______________)

En fe de lo cual se firma el presente Canje Publicitario (Convenio, Auspicio/Patrocinio), en

la ciudad de Panamá, República de Panamá a los _________ de ____de _____ (____).


Por EL SISTEMA Por LA EMPRESA

_________________ ________________ Céd: xxxxxxxxxxxx Céd: xxxxxxxxxxx

REFRENDO

xxxxxxxxxxxxxxxxxx CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA


SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

CONVENIO, AUSPICIO Y PATROCIONIO

Fecha Fecha del Contrato Los suscritos a saber Nombre de la Persona Interesada Resuelto Núm. de Resuelto y fecha actual Número Núm. de Cédula de identidad Personal Sexo Sexo de la Persona Natural Nacionalidad País de Nacimiento Núm. de Cédula Núm. de Cédula del Representante Legal Representante Legal Nombre del Representante legal de la

Empresa Distrito

Lugar del Distrito

Corregimiento

Lugar del Corregimiento

PRIMERO: Descripción Costo

Detalle del Servicio por Adquirir Valor del Servicio

SEGUNDA: Servicios de Para la actividad de Monto

Convenio, Auspicio y Patrocinio Lugar o Empresa Valor del costo de la Actividad

TERCERA Obligación

Derecho a disolución por incumplimiento

CUARTA: MONTO

Cantidad letra y en número

Fecha Día, Mes y Año Por el Sistema Estatal Firma

Nombre y Núm. de Cédula

Refrendo Firma de Contraloría General de la República


Formulario 3


DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN SOLICITUD PARA AUSPICIOS Y PATROCINIOS

Recepción ____________________ Salida: ____________

SOLICITANTE: _______________________________________________________________ NOMBRE DEL FUNCIONARIO: _________________________________________________ AUTORIZADO POR: ___________________________________________________________ APROBADO POR: ______________________________________________________________ FECHA: _______________________________________________________________________ PRODUCTO SOLICITADO: EXPLICAR SU USO: ENTREGADO POR: _____________________________________________________________ FECHA DE ENTREGA: __________________________________________________________ RECIBIDO POR: _______________________________________________________________ FECHA DE RECIBIDO: _________________________________________________________



FORMULARIO DE RECEPCIÓN Y SALIDA

Recepción

Fecha de Entrada

Salida

Fecha de Salida

Dirección Solicitante

Unidad Administrativa que solicita el Servicio

Nombre del Funcionario

Nombre de la Unidad Administrativa de la Institución

Autorizado por:

Firma del Jefe de la Unidad Administrativa

Aprobado por:

Firma del Jefe de Comunicación e Información

Fecha

Mes, día y Año de Aprobación

Producto Solicitado

Detalle e Información de la Solicitud

Explicar su Uso

Detalle y Explicación de la Solicitud

Entregado Por:

Nombre de la Unidad Administrativa de Comunicación e Información

Fecha de Entrega

Día, Mes y Año

Recibido Por:

Nombre de la Unidad Administrativa que recibe el Servicio

Fecha de Recibido

Mes, Día y Año


Formulario Núm.4

REÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN (CANJE)

Fecha: _____________________ Serie o Programa: __________________________________________ Departamento Solicitante: ____________________________________

Funcionario Solicitante: _____________________________________ Nota: Toda petición de canje debe ser solicitada como mínimo 2 semanas previas al evento.

SUSTENTACIÓN DEL INTERCAMBIO SOLICITADO

PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

Términos propuestos para el intercambio: Lo que propone la empresa: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Lo que propone SERTV: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Autorización del Director de Comunicación Director General Jefe Inmediato e Información Una vez aprobada esta solicitud se procederá a realizar los contactos para el canje.



(CANJE)

Fecha Día, Mes y Año Serie o Programa: Programas Televisivos de SERTV Departamento Solicitante: Departamento o Unidad Administrativa de SERTV Funcionario Solicitante: Nombre de la Unidad Administrativa de SERTV Nota: Solicitar el Canje mínimo 2 semanas previas al

Evento Sustentación del Intercambio Solicitado Explicación del Intercambio Solicitado

PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Término propuesto para el Intercambio: Propuesta para el intercambio Lo que propone la Empresa: Propuesta de la Empresa que solicita el Canje Lo que propone SERTV: Propuesta por parte de SERTV Autorización del Jefe Inmediato Visto Bueno del Jefe Inmediato Director de Comunicación e Información Firma del Director(a) Director General Firma del Director General de SERTV Una vez aprobada esta solicitud se procederá a realizar los contactos para el Canje.


Formulario Núm.5


DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN SOLICITUD DE RECEPCIÓN Y RETIRO DE SERVICIOS

Fecha_________________

Departamento: ________________________________________________________________ Solicitante:_____________________________________________________________________ Serie/Programa/actividad: _________________________________________________________ Fecha-Actividad: ___________________________________________________________ Cantidad Producto - Servicio OBJETIVO DE LA SOLICITUD:

Aprobación del Jefe Inmediato Dirección de Comunicación e Información

Nota: Toda petición de productos debe ser solicitada mínimo dos semanas antes del evento.



SOLICITUD DE RECEPCIÓN Y RETIRO DE SERVICIOS

Fecha: Día, Mes y Año Departamento Departamento u Unidad Administrativa Solicitante Nombre de la Unidad Administrativa

Solicitante Serie/Programa/Actividad Programa o actividad de SERTV Fecha- Actividad Día, mes y año

Cantidad Cantidad de Veces para salir al aire de SERTVProducto - Servicio Producto o Servicio como propaganda al aire

de SERTV Objetivo de la Solicitud Brindar un servicio a cambio de un bien o

servicio que necesite la Entidad Aprobación del Jefe Inmediato Autorización del Jefe Solicitante (Unidad

Administrativa Dirección de Comunicación e Información

Firma del Director

Nota: Toda petición de productos debe ser solicitada mínimo dos semanas antes del evento


Formulario Núm. 6

REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION

SERTV COMPROBANTE DE VENTA Núm. ________.

PANAMÁ, ______ de_________________ de 20______. La Dirección de Comunicación e Información, autoriza el servicio de acuerdo al Esquema Tarifario de la Resolución Núm. ______ de __ de _______________, a la Empresa y/o Cliente ___________________ para la celebración de __________________ que brindará el servicio que a continuación se describe:

Servicio Costo Total

SERTV (Canal 11), por una parte, y por la otra ___________________________________, __________________________________________ (Sexo), __________________ (Nacionalidad), mayor de edad, con cédula de identidad No. _______________, representante legal de la empresa _______________________ ubicada en el Distrito de _____________, corregimiento de _____________________, con teléfono ____________, han convenido en suscribir el presente compromiso de acuerdo al Esquema Tarifario. Preparado por / Promotor

Dirección de Comunicación e

Información

Empresa / Cliente

Nombre:

Nombre: Nombre:

Fecha:

Fecha: Fecha:


SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION SERTV

COMPROBANTE DE VENTA Núm. ________. Comprobante Número Número Consecutivo de Comprobante Fecha Día, Mes y Año Resolución Núm. de Resolución, mes, día y fecha Empresa y/o Cliente Nombre de la empresa o persona natural Celebración de: Cuña, entre otros. Servicio Cuña para presentar en el Canal de

SERTV Costo Valor de la Cuña Total Valor Total de la Cuña

SERTV por una parte, y por la

otra

natural

Sexo Masculino

trito

Corregimiento Lugar del Corregimiento

tor

Empresa o Persona

Femenino o

Cédula Número de Cédula

Distrito Lugar del Dis

Teléfon Número de Teléfono

Preparado por/Promo

re

Fecha

s y Año

de Comunicación e

Nomb

Unidad Administrativa que prepara el documento.

Día, Me

DirecciónInformación

Nombre

Fecha

tiva de Comunicación e Información

Día, Mes y Año

Empresa/cliente

de la Unidad NombreAdministra


Nombre

Fecha

Nombre de la Empresa o Persona Natural

Día, Mes y Año

GLOSARIO


GLOSARIO

1. Auspicios y Patrocinios: o e asumir la responsabilidad de apoyar un

.

un isión o radio.

que realiza el unciante.

5. Cliente:

se someten oluntariamente al respecto.

7. Convenios:

ios:

ctrónico onocido como radio y/o televisión.

:

10. ondo de Gestión: uenta donde se depositan las recaudaciones que

Acuerdo para intercambiar publicidad a cambidevento popular o entidad

2. Bumpers: Presentación de entrada y salida dentro deprograma o segmento de telev

3. Canje Publicitario: Intercambio de espacios de publicidad por servicios o productos an

4. Catálogo de Producto Obra impresa en la que las empresas muestran suoferta de productos y servicios a los clientes. Usuario de un servicio.

6. Contrato: Acuerdo entre dos partes que v Acuerdo con alguien al respecto de algo para lograr objetivos comunes.

8. Anuncios Publicitar Soporte audiovisual de corta duración utilizado por la publicidad para transmitir sus mensajes a una audiencia a través del medio elec

9. Facturación Registro de una transacción.

F C


s por

11. Gestión de Cobro: Diligencia realizada para la recaudación uentas en concepto de servicios

restados a favor de la institución.

13. Pliego de Cargo: cual

n los requisitos técnicos que debe umplir el bien o servicio que será objeto de

14. Recaudación:

obro, colecta.

15. Registros Contables: fectación o asiento que se realiza en los libros

objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

16. SIAFPA: Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá.

17. Unidad de Caja: Consignación de recursos a un solo ente.

18. Venta: Comercialización de un bien o un producto.

19. Venta Directa: Venta de nuestros productos al cliente final.

son producto de la gestión en base a recursos propios obtenidos por los servicios brindadola institución. de los pagos de cp

12. Ingresos: Caudal que recibe y es de cargo en las cuentas. Documento emitido por la Institución en el se señalaccontratación pública.

C

Ade contabilidad de un ente económico, con






MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA ORTEGA – EDICIONES FOTOGRAMA DEL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN

(SERTV)

ABRIL DE 2012



DIRECCIÓN SUPERIOR





CÉSAR CASTRO T. Subdirector




DAMARIS CRISTY MENDOZA DE DÍAZ Analista Administrativa




LUIS A VERGARA Asistente Ejecutivo

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

SARAÍ R. MENDOZA Asesora Jurídica

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora



HÉCTOR MONTERO PALACIOS Subdirector de Radio

ABRAHAM LINDO Director de Administración y Finanzas

LILIA LONDON Jefa del Departamento de Compras y Almacén


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I GENERALIDADES

A. Objetivo del Manual B. Característica del Proyecto C. Ámbito de Aplicación D. Base Legal

II. CONTROLES INTERNOS

A. Marco Conceptual B. Presupuesto C. Tesorería D. Contabilidad E. Materiales, Suministros y Activos Fijos F. Toma de Inventario

III CONTROL INTERNO Y DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DEL PROCESO

DE PUBLICACIÓN

A. Controles Internos Específicos B. Normas para la publicación de las obras entre SERTV y el autor C. Controles internos específicos de los tipos de Edición

IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONCIERNENTES A LAS

OBRAS

A. Solicitud, Revisión, aprobación y edición de las Obras B. Adquisición de materiales servicios para Publicaciones

B.1. Orden de Compras al Contado B.2. Orden de Compras al Crédito

C. Impresión y supervisión de resultados y compromisos D. Promoción y mercadeo de las obras E. Venta de las obras al contado en las instalaciones del Sistema Estatal de Radio y

Televisión (SERTV), en ferias o eventos F. Ventas a crédito o consignación

IV RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, en obediencia del precepto constitucional que atribuye la facultad para regular los actos de manejo de fondos y bienes públicos e incorporar la aplicación del control previo o posterior, emite el presente documento titulado Manual de Procedimientos del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega - Ediciones Fotograma del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV). Este documento instituye los procedimientos estándares para la ejecución de los programas y actividades concernientes al gasto, desarrollados por el Servicio Estatal de Radio y Televisión (SERTV), dentro del marco legal permitido. Está dividido en cuatro capítulos; el primero trata sobre las Generalidades; el segundo, se refiere a las Normas Generales de Control Interno; el tercero, describe los Procedimientos Administrativos concernientes a las ediciones, Venta y Publicación de Obras y el último sobre el Régimen de Formularios. Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento por cada una de las oficinas partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis correspondientes para su adecuación.



I. GENERALIDADES

A. Objetivo del Manual

Establecer los procedimientos inherentes a la publicación, distribución y comercialización de productos auspiciados por el sello editorial denominado “Ediciones Fotograma”, el cual está adscrito al Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega” del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV).

B. Característica del proyecto

La publicación, distribución y comercialización de productos auspiciados por el sello editorial denominado “Ediciones Fotograma” deberá ser interdisciplinaria, de carácter científico, didáctica y divulgadora y estará abierta a las aportaciones inéditas.

C. Ámbito de aplicación

Es de aplicación para todas las unidades que soliciten y/o ejecuten trabajos relacionados a Ediciones Fotograma (autores nacionales y extranjeros) vinculados con la comunicación social, el sector audiovisual y la cultura general.

D. Base legal

Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm. 15 de 8 de agosto de 1994, “Por el cual se aprueba la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos y se dictan otras disposiciones”.

Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, Que regula la

Contratación Pública.

Ley 48 de 10 de mayo de 2011, “Que reforma la ley 22 de 2006 que regula la contratación pública y dicta otra disposición”.

Normas de Administración Presupuestaria vigente.

Decreto Núm. 214- DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.


Decreto Núm. 420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental-Versión Actualizada M.07.09.05

Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, “Por el cual se

reglamenta la ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otra disposición en esta materia”.

Decreto Núm. 211-2007-DMy SC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la Republica”.

Decreto Núm. 444-DFG de 7 de diciembre de 2010, “Por el cual se asigna las

funciones de coordinación y fortalecimiento de la Oficina de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”

Resolución Administrativa Núm. 009-2009 de 27 de mayo de 2009, por medio

de la cual se crea la editorial del Sistema Estatal de Radio y Televisión.

Resolución Administrativa Núm. 023-2010 de 16 de abril de 2010, por medio de la cual se establece el Funcionamiento de Ediciones Fotograma.

Resolución Administrativa Núm. 024-2010 de 16 de abril de 2010, por medio de

la cual se crea el Consejo Editorial de Ediciones Fotograma.

Resolución Administrativa Núm. 045-2010 de 25 de agosto de 2010, por medio de la cual se establecen los Porcentajes de Descuentos y la forma de determinar el Precio de las Publicaciones de Ediciones Fotograma.


A. Marco conceptual

La Dirección General o su equivalente del Sistema Estatal de Radio y Televisión

(SERTV), es la responsable de garantizar que se implementen y haga cumplir, a través de las unidades administrativas y funcionarios formalmente designados para tales fines, los procedimientos y controles internos plasmados en este documento.

Auditoria Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), debe estar conformada por personal idóneo y competitivo, de manera que garantice la aplicación, seguimiento de los controles internos, efectividad, eficiencia, economía, corrección y transparencia de la misma, cuya responsabilidad es la de coadyuvar y proceder en cumplimiento al perfil del cargo, en concordancia al ejercicio de sus funciones.


La Unidad de Auditoría Interna es el responsable de la revisión y evaluación de la estructura de control interno, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución Política de la Republica de Panamá y la ley le confiere a la Contraloría General de la República en esta materia.

La Unidad de Auditoría Interna es el responsable de generar los informes de

hallazgo y remitirlos a sus superiores para que se tomen las medidas administrativas correspondientes.

La Contraloría General de la República, a través del Departamento de

Procedimiento de Fondos y Bienes Públicos, es responsable de asesorar a las unidades administrativas vinculadas a los procedimientos y controles internos contenidos en este documento.

Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), velará

por el cumplimiento de las leyes, normas políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la institución y recomendar los ajustes necesarios.

Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), debe

verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos necesarios.

Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), deberá

mantener informado al titular de la Institución acerca de los resultados de la evaluación de la estructura de control interno dando cuenta de las debilidades detectadas y de las sugerencias para su fortalecimiento.

La Unidad de Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión

(SERTV), realizará las revisiones, auditoria permanente, monitoreo y la evaluación continua o periódica de la eficacia y el diseño de operación de una estructura de ambiente de control conjuntamente con las autoridad, a fin de determinar que está alineado y articulado con los planes y objetivos institucional.

La Unidad de Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión

(SERTV) implementará mecanismos que permitan definir la existencia de riesgos relevantes y desviaciones, incorporar ajustes y actividades de control necesario, y obtener un sistema integral de información que haga interfase en las unidades administrativas, que intervienen en esta gestión, de forma oportuna, veraz y exacta.

Auditoría Interna verificará que se implanten las recomendaciones presentadas

por la Contraloría General de la República y por las propias unidades de auditoría interna.


La Contraloría General de la República solicitará, de manera discrecional los informes del Plan Anual de Auditoría Interna de acuerdo a lo establecido en las leyes. Los informes de las unidades de auditoría interna que presenten irregularidades deberán remitirse a las autoridades competentes para los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.

El Consejo Directivo del Sistema Estatal de Radio y Televisión, debe velar por

el cumplimiento de los fines y objetivos de esta entidad.

El (la) Director(a) debe elaborar y dirigir administrativamente las políticas y programación del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) a fin de presentar al Consejo Directivo los proyectos de reglamentos y el anteproyecto anual de la Institución y así cumplir con los objetivos de la presente ley.

Asesoría Legal revisará cada detalle legal de los documentos que intervienen en la gestión de servicios, con el objetivo de velar por los intereses del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), según lo establece la ley, al igual que, elabora los contratos y documentos legales que avalan cada proceso.

Las funciones y responsabilidades se asignarán en base a los diferentes niveles jerárquicos de la Institución.

Dirección de Administración y Finanzas, Asesoría Legal, y Dirección General tendrán la responsabilidad de asegurar el equilibrio entre las diferentes funciones.

Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente autorizará la solicitud de servicios del cliente o proveedor que lo solicite.

La Dirección de Administración y Finanzas o unidad asignada se encargará de la estructura del control interno y de las transacciones debidamente documentadas, completa, exacta y adecuada para garantizar que los activos están controlados y registrados, así como tendrá la responsabilidad de salvaguardar la documentación para los tribunales competentes y la Contraloría General de la República de acuerdo a las disposiciones que se rigen sobre la marcha.

El acceso de los recursos y registros se limita a la la Dirección de Administración y Finanzas, quienes están obligadas a rendir cuentas de su custodia o utilización, para garantizar dicha responsabilidad, debe cotejarse con los registros de contabilidad.

La Delegación del trabajo del (la) Director(a) General, Dirección de Administración y Finanzas, Asesoría Legal, o sus equivalentes, no se exime de la obligación de rendir cuenta de sus responsabilidades y tareas.


B. Presupuesto

La Gerencia General o su equivalente del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), establece los controles internos para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones de las partidas presupuestarias aprobadas.

El Departamento de Tesorería o su equivalente es el responsable de efectuar las acciones operativas y administrativas institucionales requeridas para incluir en el presupuesto de cada vigencia fiscal.

El Departamento de Presupuesto o su equivalente es el responsable de validar

que el gasto esté previsto en el presupuesto autorizado para que la cifra proyectada de consumo cuente con una real disponibilidad presupuestaria y es responsable de subsanar la disponibilidad de saldos, mediante la aplicación de lo establecido en las normas de administración presupuestaria, dirigidas a corregir la insuficiencia, a través de la redistribución o traslado de partida.

La ejecución del gasto se realiza en tres etapas secuenciales de compromiso,

devengado y pago.

La Dirección General o su equivalente del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) establece procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

C. Tesorería

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) o su equivalente debe

elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos y es quien elabora una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario cuya periodicidad podrá ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo a sus necesidades.

El Departamento de Tesorería o su equivalente es el responsable de conciliar los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarios.

La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente, es el responsable

de designar al funcionario garante de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas y que el mismo no esté vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósitos de fondos o registros de operaciones.

El Departamento de Tesorería o su equivalente es el responsable de llevar

registros de la numeración de cheques utilizados para efectuar pagos por el fondo institucional. Tiene la responsabilidad de emitir cheques en orden correlativo y cronológico, colocar sellos protectores para impedir la adulteración


de montos consignados; usar caja fuerte o muebles con cerradura y llave para custodiar cheques en cartera y no utilizados; contar con un adecuado registro de cheques en cartera para facilitar los arqueos y la revisión de conciliaciones y contar con un mecanismo eficaz para bloquear cuentas bancarias cuando se extravíen cheques, así como anular sellando y perforando los cheques inválidos.

El Departamento de Tesorería o su equivalente es el responsable del sello

restrictivo para documentos pagados y comprobantes que sustenten los gastos con la finalidad de evitar errores o duplicaciones en su utilización y es el responsable de colocar el sello de pagado en la Gestión de Cobro, en el comprobante de cheque y en los demás documentos sustentadores luego de que el proveedor firme el comprobante del cheque.

D. Contabilidad

El Departamento de Contabilidad o su equivalente del Sistema Estatal de Radio

y Televisión, a través de los funcionarios asignados, es el responsable de efectuar oportunamente los registros contables utilizando el plan de cuentas gubernamentales así como la Recepción de gestión de cobro, Emisión de cheques por el fondo institucional y Pago de gestión de cobro.

El Departamento de Contabilidad o su equivalente, lleva los registros contables, que deben contener la documentación que sustente y respalde su verificación posterior.

El Departamento de Contabilidad o su equivalente, es el responsable de registrar los asientos contables del compromiso y devengado en primera instancia y del pagado luego que se genere el cheque mediante el Fondo Institucional.

El Departamento de Contabilidad o su equivalente es el responsable del registro

y presentación de información financiera, las mismas deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión permanente.

E. Materiales, suministros y activos fijos

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de

gestión, debe tenerse presente, el criterio de economía.

La Dirección General o su equivalente del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus actividades.

La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y

cantidad apropiada y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.


Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados y deben cumplir con el principio de Recepción de Almacén. Hay bienes que por su característica especial tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización.

En estos casos, el encargado de almacén tiene que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente (Informe de Recepción, Despacho de Almacén).

La Unidad Administrativa a cargo del almacén tiene la responsabilidad de

acreditar en documentos su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen. La Unidad Administrativa autorizada debe tener acceso a los bienes de la entidad y velar por la responsabilidad de su buen uso, conservación y custodia, según sea el caso. Las Unidades Administrativas que laboran en el almacén tienen acceso a sus instalaciones, y distribuyen los bienes de acuerdo a su requerimiento.

Las Unidades Administrativas que laboran en esta entidad son los autorizados

para utilizar los bienes asignados, cuya obligación es la de utilizarlos correctamente y velar por su conservación.

La responsabilidad de custodia de activo debe ser por escrito, a fin de que sean

protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a la dependencia. El Jefe Inmediato o su equivalente define los aspectos relativos a la custodia y

verificación de los bienes que son utilizados por varios funcionarios.

F. Toma de inventario El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) debe efectuar una adecuada

toma física de inventarios, es necesario que la unidad administrativa ingerente a este tema, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.

El personal que interviene en la toma de inventario físico, debe ser

independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación.


III. CONTROL INTERNO Y DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE PUBLICACIÓN

A. Controles internos específicos

Toda tramitación es realizada por el usuario o Unidad Administrativa de la

entidad, mediante nota dirigida a la Dirección General de SERTV.

Los autores deben entregar el material propuesto para edición en formato digital (Word, tipo Arial y tamaño de letra 12) con dos copias adicionales impresas.

Todo libro debe ser acompañado de la Reseña Biográficas del autor para ser

revisado por el Consejo Editorial de Ediciones Fotograma, es imprescindible que se acompañe de la reseña biográfica del autor.

El contenido del libro debe reflejar aspectos innovadores, calidad científica, técnica, literaria, didáctica, educativa fruto de la creación de reflexiones teóricas o investigaciones realizadas, exigidas por las normas de Ediciones Fotograma.

Las obras que plagien de otras publicaciones en su totalidad o en parte de ellas

deben ser rechazadas. El plagio está considerado a nivel nacional como un delito, y se debe hacer la denuncia a las autoridades pertinentes.

Las obras, una vez editadas, deben ser inscritas por el autor en la Oficina de

Derecho de Autor del Ministerio de Comercio e Industrias, salvo que la editorial Ediciones Fotograma ofrezca realizar el trámite el cual debe ser detallado en el acuerdo que el autor firmará con SERTV.

Las obras pueden ser elegidas según el criterio del Director(a) General o según

la recomendación del Consejo Editorial.

El (La) Director (a) General nombra cada dos años sin derecho a remuneración a los miembros del Consejo Editorial, y serán removidos cada dos (2) años, lo que no excluye su ratificación en el puesto.

El Director (a) General tiene la potestad de invitar a personalidades

representativas de la cultura nacional, a que formen parte del Consejo Editorial; y se mantendrá el número impar de sus miembros.

El Consejo Editorial es el encargado de formular los lineamientos generales de

la política editorial del Sistema Estatal de Radio y Televisión y someterlo a la aprobación del Director (a) General.

El Consejo Editorial de la Unidad de Ediciones Fotograma, evalúa la calidad de las obras que pueden ser publicadas por la editorial del Sistema Estatal de Radio y Televisión SERTV.


Toda obra recomendada por el Consejo Editorial, contará con la autorización de la Dirección General de SERTV, para su debida publicación.

Las publicaciones de Ediciones Fotograma deben cumplir con el registro de identificador único del libro (ISBN, o ISSN, cuando se trate de revistas) y con el código de barras consignado por la Biblioteca Nacional Ernesto J. Castillero.

El Consejo Editorial de Ediciones Fotograma se encarga de sugerir el tipo de publicación, sea: Edición Institucional, Edición Compartida o Coedición y Edición Particular. Estas recomendaciones deben contar con la aprobación de la mayoría del Consejo Editorial, el cual presentará sus sugerencias mediante acta para la aprobación del Director(a) General.

La características de la edición deben estar establecidas y detalladas en los

Contratos que se celebren con cada autor, incluyendo entre otros aspectos, si la edición es en colores o en blanco y negro, con o sin ilustraciones; el tipo de material que se utilizará, número de páginas, tamaño del libro y precio básico de venta.

De todo tiraje de una obra, realizado por Ediciones Fotograma, se reserva un

porcentaje, no menor al 5% (cinco por ciento) del tiraje ni mayor al 10% (diez por ciento), destinado a la promoción, donaciones, canjes, archivos y depósito legal.

La Dirección General puede determinar si una edición especial es consignada

en su totalidad para venta, promoción o donación, una vez se hayan consignado los porcentajes correspondientes a promoción, donaciones, canje, archivo y depósito legal.

El presupuesto para la edición e impresión de Ediciones Fotograma puede

provenir del autor del libro, del fondo que el Sistema Estatal de Radio y Televisión asigne para este fin, de patrocinios, canje, apoyos por convenios o de la suma de estas diversas fuentes, según se establezca a través de memorandos.

B. Normas para la publicación de las obras entre SERTV y el autor El autor declara por escrito que es una obra original suya.

La obra debe destacarse por su calidad estética y su contenido, ya sea científico,

cultural, literario o didáctico. Dicha calidad debe ser previamente valorada por el Consejo Editorial de Ediciones Fotograma.

Las obras deben contener interés literario, cultural, educativo, académico o

comercial, entre otros, para que SERTV, valore su posible difusión y venta.


Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega – se compromete a publicar la obra señalada, dentro de un plazo perentorio, el cual será previamente pactado con el autor.

Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación Pedro

Rivera Ortega, programa el detalle del tiraje de la obra (cantidad de ejemplares, tipo de papel, tipo de portada, tipo de formato y precio sugerido según costos y mano de obra).

El contenido de la obra es total responsabilidad del autor de la misma, por lo que

SERTV debe hacer constar que no se hace responsable de su contenido, no obstante que el Consejo editorial la recomiende.

SERTV y el autor se comprometen a cumplir con las normas estipuladas en la

Ley Núm. 15 de 8 de agosto de 1994 “Por la cual se aprueba la Ley sobre el Derecho de Autor y Derechos Conexos y se dictan otras disposiciones”.

El autor renuncia con carácter indefinido a exigir a SERTV, cualquier tipo de

retribución o indemnización adicional al pactado por la publicación o venta del libro citado.

Serán causas de Resolución Administrativa del contrato las contenidas en el

Artículo 113 del Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 Ley, que regula la de Contratación Pública.

C. Controles internos específicos de los tipos de edición

Ediciones Fotograma maneja tres tipos de edición con un tiraje mínimo de

quinientos (500) ejemplares o según lo estipulado en el contrato de edición.

Edición Institucional: SERTV cubre todos los costos de edición con su presupuesto o mediante patrocinio. Al autor le corresponde, como mínimo, el 20% (veinte por ciento) de la edición, de acuerdo a la Ley Núm. 15 8 de agosto de 1994, sobre Derecho de Autor, en libros o el equivalente a la venta, según establezca el contrato. Si el propio autor decidiera comprar posteriormente parte de la edición correspondiente a SERTV, podría hacérsele una rebaja de hasta el veinte por ciento (20%) del costo por libro si la cantidad comprada sobrepasa los cincuenta libros.

Edición Compartida o Coedición: SERTV y el autor comparten los gastos de

la edición e impresión. Para ello se calculan los gastos de edición (revisión, corrección, diseño y diagramación), además de los de materiales y costos de impresión. Al autor le corresponde el 60% (sesenta por ciento) en libros o el equivalente de la venta. Si el autor decide comprar posteriormente parte de la edición correspondiente a SERTV, puede hacérsele una rebaja de hasta el veinte por ciento (20%) del costo por libro si la cantidad comprada sobrepasa los cincuenta libros.


Edición Particular: SERTV presta el sello editorial y cumple con los trámites de los servicios de edición e impresión; el autor paga todos los costos (edición, materiales e impresión) y le corresponde el ochenta por ciento (80%) de la edición; si el propio autor decide comprar posteriormente parte de la edición correspondiente a SERTV, podrá hacérsele una rebaja de hasta 20% (veinte por ciento) del costo por libro, si la cantidad comprada sobrepasa los cincuenta libros.

IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONCERNIENTES A LAS OBRAS

Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega, CIDPRO, cuenta con un consejo editorial, encargado de formular los lineamientos generales de la política editorial del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) y someterlo a la aprobación de la Dirección General. A. Solicitud, revisión, aprobación y edición de las obras

1. Usuario o Unidad Administrativa

Solicita mediante nota dirigida al (la) Director (a) de SERTV, la publicación de la obra, la cual estará acompañada del documento denominado “Formulario de Recepción de Obras (Formulario Núm.1) para ser evaluado por el Consejo Editorial”.


Recibe la solicitud y autoriza al Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO), para que Ediciones Fotograma cite al Consejo Editorial y se dé inicio al proceso de evaluación y revisión concerniente a la calidad de la obra presentada. Las obras pueden ser elegidas según el criterio del (la) Director(a).

3. Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro

Rivera Ortega

En atención a las instrucciones recibidas, convoca al Consejo Editorial el cual puede estar conformado por:

Un representante del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera

Ortega, de SERTV, quien presidirá la reunión. Un representante de la Dirección de Comunicación e Información de SERTV. Un representante del Consejo Directivo de SERTV. Un representante de la Fundación Biblioteca Nacional. Un miembro del Consejo Nacional de Escritores.


En los dos últimos casos, el Director (a) General tiene la potestad de invitar a personalidades representativas de la cultura nacional, a que formen parte del Consejo Editorial y /o aumentar su cantidad, manteniendo el número impar de sus miembros.

El Consejo Editorial evalúa la calidad del texto, la viabilidad de la publicación y su impacto en el medio y la Institución. Una vez evaluada la obra por parte del Consejo Editorial, y recomendado el tipo de edición, presenta sus sugerencias a la Dirección General mediante acta formal firmada por la mayoría de los miembros (50% más uno). Sumados al acta se deben incluir los formularios de evaluación de la obra entregados por los miembros del Consejo Editorial (ver formulario NÚM. 2). Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación “Pedro Rivera Ortega” (CIDPRO), confecciona memorando dirigido a la Dirección General con los documentos respectivos.


Recibe el memorando, acta y documentos adjuntos, autoriza o rechaza los trámites de publicación que correspondan, y lo envía al Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO) para su trámite correspondiente.

5. Dirección de Programación e Imagen - Ediciones Fotograma del Centro de

Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Recibe la autorización (o rechazo) para la publicación de la obra e inicia el trámite pertinente, o bien informa al autor de manera formal que el Consejo editorial /o la Dirección General no recomendó su obra y las razones aducidas para ello. Coordina con el autor las necesidades para la edición establecida e inicia el proceso de edición y corrección del texto aprobado, para su publicación. Coordina con Asesoría Legal la documentación que cubrirá el contrato de SERTV con el autor, mediante la Ley de Derecho de Autor (Ley 15 de 8 de agosto de 1994) y las resoluciones que establecen el funcionamiento de Ediciones Fotograma. Coordina, revisa el diseño y la diagramación, de acuerdo a los estándares de calidad y a lo pactado con el autor. Analiza los costos, servicios y márgenes que se aplicarán para establecer el precio del libro o producto y la comercialización de los mismos.


Solicita a la Biblioteca Nacional Ernesto J. Castillero, mediante su formulario establecido, el código de ISBN (Identificador único de libros para uso comercial, de documentación y Codificación Estándar Internacional), la ficha bibliográfica y el código de barras. Envía esta información al diseñador gráfico para que la incluya en la diagramación del libro. Tramita convenios (mediante Asesoría Legal y la Dirección General) para los servicios de imprenta, o bien envía a la Administración los trámites de contratación de servicios de imprenta según haya sido aprobado por la Dirección General en los trámites iniciales.


B. Adquisición de materiales y servicios para publicaciones

1. Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega

Tramita la compra de materiales requeridos para la publicación y los servicios aprobados o no conseguidos mediante convenio (servicios de imprenta, diseño de portada o diagramación, si se requiere). Formula sus necesidades mediante el documento denominado “Solicitud de Bienes” (Formulario Núm. 3), el cual debe estar firmado por el Jefe(a) y el Director de la Unidad Administrativa, y lo envía a la Dirección de Administración y Finanzas.


Revisa la solicitud de bienes. De no existir objeción, firma y envía al Departamento de Compras y Almacén.

3. Departamento de Compras y Almacén

Sobre la base de la Solicitud de Bienes, se consulta con la Unidad de Almacén la existencia de los mismos. Si hay en existencia se le informa a la Unidad Administrativa para que proceda a retirar la mercancía del Almacén. A aquellos materiales que no existan en el Almacén se les plasma el sello de NO HAY EN EXISTENCIA. Procede a confeccionar la requisición (Formulario Núm. 4), en original y una copia.

Pasos para la confección de la requisición

Revisa que la requisición contenga el detalle de los bienes requeridos con los

precios de referencias históricos y actualizados, sin citar el nombre del proveedor en el documento.

La información contenida en la requisición se registra en el sistema SIAFPA:

Tipo de adquisición, forma de pago (crédito o contado), etc. Analiza si los bienes por adquirir, están dentro del Catálogo Electrónico de

Productos y Servicios antes de proceder a llamar a un Acto de Selección de contratista. De lo contrario, se selecciona el tipo de acto de contratación correspondiente.

Coloca el sello de SIAFPA en la requisición y firma, la misma debe estar firmada por el funcionario que la confecciona, el encargado de Almacén y por el Jefe del Departamento de Compras y Almacén. Se envía física y electrónicamente, al Departamento de Presupuesto.


4. Departamento de Presupuesto

Recibe la requisición con los precios de referencias. Registra y bloquea en el sistema la apropiación (reserva) del saldo en la(s) partida(s); de esta forma se asegura de que exista recurso para el acto público y la posterior emisión de la Orden de Compra. Firma en el sello SIAFPA estampado en la requisición. Una vez asegurado el recurso presupuestario, remite la requisición física a la Dirección de Administración y Finanzas y electrónicamente al Departamento de Compras y Almacén.


Autoriza con su firma la requisición ya con el debido conocimiento de los valores de referencia y con la certeza de la existencia del saldo en la (s) partida (s) presupuestaria (s). Luego la remite físicamente al Departamento de Compras y Almacén. De objetarlo, debe ser devuelto al Departamento de Presupuesto para la debida liberación de los valores en la partida presupuestaria.


Inicia el proceso del acto público de contratación.



B.1. Orden de Compras al Contado1


Recibe la requisición de la Unidad Administrativa solicitante, genera la “Orden de Compra”, la cual se adjunta a la requisición y de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de selección del contratista; ésta debe llevar el sello SIAFPA y la firma del Jefe(a). Registra el trámite en el Sistema de Panamá Compra, donde automáticamente se genera el número de asignación, el cual debe ser detallado en la orden de compra; y la envía física y electrónicamente al Departamento de Contabilidad.

2. Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable de la orden de compra; firma en el sello SIAFPA certificando lo actuado y la envía electrónica y físicamente al Departamento de Tesorería.


Selecciona el fondo con que se hará efectivo el pago del compromiso adquirido y emite el “Cheque” (Formulario Núm. 6). Una vez confeccionado el mismo, el Jefe(a) firma el Comprobante de Cheque. Luego envía el cheque, la orden de compra y demás documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad.


Realiza el registro contable del cheque y firma el comprobante de pago. Envía físicamente a la Dirección de Administración y Finanzas y electrónicamente a la oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República.


Recibe la orden de compra, cheque y documentos sustentadores, verifica que se hayan realizado los registros presupuestarios y financieros y que estén las firmas correspondientes de las Unidades Administrativas que participan en el proceso de pago. De estar todo en orden, procede a firmar la orden de compra y el comprobante del cheque y lo remite a la Dirección General para su firma.

1 Ver Punto B, Adquisición de Materiales para publicaciones



Recibe el cheque y demás documentos sustentadores, procede a su firma y lo envía a la Oficina de Fiscalización Institucional de la Contraloría General de la República.

7. Oficina de Fiscalización de la CGR

El fiscalizador designado, revisa y verifica que la documentación cumpla con las disposiciones legales vigentes, con lo que realiza de esta forma el control previo del gasto.

Requisitos de la fiscalización de la orden de compra

Examinar y verificar que el monto de la orden de compra aparezca en letras y

números, incluyendo la exactitud de los valores descritos. En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período y lugar de entrega.

El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.

La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación y el funcionario no debe aceptar órdenes de compras con tachones, borrones ni alteraciones.

Verificar que la orden de compra esté registrada contablemente y que en el expediente se cuente con el Cuadro de Análisis de Cotizaciones.

Requisitos del cheque

El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria, debe estar

prenumerado y fechado según secuencia numérica y emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Examinar que el concepto de la descripción del cheque coincida con el documento fuente: orden de compra, gestión de cobros entre otros y verificar que se use máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor expresado en letras y números.

El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos

correspondientes a la entidad fiscalizada y se debe verificar que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos, constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo presupuestario y financiero.

Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe(a) de Fiscalización, refrenda física y electrónicamente la orden de compra y el cheque, siempre y cuando esté facultado de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el/la Contralor (a) General de la República; de lo contrario, envía física y electrónicamente al Departamento de Tesorería, según monto de la orden de compra.


Nota: Los controles de fiscalización descritos no constituyen una lista exhaustiva, por lo que, la citada oficina está facultada para comprobar otros aspectos que considere pertinente. Finalmente envía la Orden de Compra y demás documentos sustentadores al Departamento de Tesorería.


Notifica al Departamento de Compras y Almacén que retire la documentación

(orden de compra y cheque) y se proceda a la adquisición del bien. Nota: Custodia, como medida de control interno, los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como lugar de entrega el Almacén de la entidad; una vez el proveedor entrega la mercancía, previa presentación de la orden de compra original y la factura, ambas con el debido sello de recibido por el Almacén, se procede al pago.



B.2. Orden de Compras al Crédito2


Recibe y verifica la requisición que contempla el Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que regula la contratación pública; genera la solicitud de compra; ejecuta los procesos de selección del contratista, que contempla el “Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006”; registra en el sistema el resultado de la adjudicación en los campos correspondientes e imprime la orden de compra (Formulario NÚM. 5); envía con los documentos sustentadores físicamente y electrónicamente a Contabilidad.


Recibe la orden de compra con los documentos sustentadores; verifica y realiza el Asiento de Diario; contabiliza, registra, imprime el Comprobante de Diario; firma en el sello SIAFPA impreso en la orden de compra y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Recibe la orden de compra y documentos sustentadores; verifica, firma y remite a la Dirección General.


Recibe la orden de compra, verifica, firma, autoriza la adquisición y remite con los documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la Institución.


Recibe, verifica, realiza el examen previo de fiscalización, refrenda la orden de compra, en atención a los montos autorizados por el Contralor General. Registra la acción en el sistema, envía electrónica y físicamente con los documentos sustentadores a Compras y Almacén. Nota: En caso de que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados.

2 Ver Punto B, Adquisición de Materiales para Publicaciones


6. Unidad de Compras y Almacén

Notifica al proveedor para que retire la orden de compra. Archiva documentación, desglosa la orden de compra, y demás documentos sustentadores y procede a la distribución de:

Original: Proveedor 1ª copia Área de Almacén 2ª copia Departamento de Compras y Proveeduría

Nota: En caso de que los bienes, por su naturaleza, tengan que ser almacenados en otras instalaciones que no sea el Almacén, el encargado de éste debe efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.


C. Impresión y supervisión de resultados y compromisos

1. Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Recibe del Almacén los insumos solicitados para la publicación de la obra y procede a enviarlos al taller de impresión tramitado previamente (según contrato o por intermedio de convenios). Se presenta la imprenta y verifica junto que las artes y portadas correspondan a lo esperado, antes del tiraje final. Una vez impresos los textos, los entrega a SERTV a través de Almacén. Una vez en CIDPRO, entrega el porcentaje establecido en el contrato al autor, entrega los ejemplares correspondientes al depósito legal de la Biblioteca Nacional de Panamá y entrega dos libros correspondientes a la Biblioteca del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega y separa los libros que se emplearán en la promoción (todos estos procedimientos deben dejar constancia escrita de recibido en cada parte). Inscribe el producto publicado en la Oficina de Derecho de Autor del Ministerio de Comercio e Industrias y entrega los ejemplares correspondientes a este registro, salvo que se pacte en el contrato como responsabilidad del autor.


Entrega los insumos para la publicación al responsable de Ediciones Fotograma para su envío a la imprenta. Recibe y cuenta las obras impresas que provienen de la imprenta y registra el cumplimiento del compromiso y el lugar donde reposarán los libros editados (en Ediciones Fotograma, del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega).



D. Promoción y mercadeo de las obras

1. Ediciones Fotograma -del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Coordina la presentación del libro con la Dirección de Comunicación, el Departamento de Promoción e Imagen y solicita las diversas formas de promoción a través de los medios del Sistema Estatal de Radio y Televisión (Televisión: SERTV; Radio: Nacional FM, Crisol FM y Radio Nacional AM) y de otros medios. Redacta y envía nota a posibles puntos de venta y otros estamentos interesados (instituciones educativas y culturales) anunciando la nueva edición y el interés en promoverla y ubicarla para la venta. Ofrece la información necesaria para que el Departamento de Imagen pueda crear las cuñas promociónales de radio, televisión y volantes.

2. Departamento de Mercadeo

Organiza las diversas formas de promoción y mercadeo del libro con los medios de comunicación; y a través de ferias, eventos y mediante el stand promocional. Organiza la presentación del libro y el protocolo del evento, así como invitados, prensa y tipos de promoción.

3. Departamento de Imagen

Recibe los insumos (información, imágenes, etc.), crea las cuñas promociónales para que sean transmitidas por los medios.



E. Venta de las obras al contado en las instalaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), en ferias o eventos

1. Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación

Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Envía nota al Departamento de Tesorería detallando el nombre de los libros que se encuentran a la venta y los porcentajes de descuentos de acuerdo a la Resolución Administrativa Núm. 045-2010 de 25 de agosto de 2010, según detalle:

Autor del Libro 20% de descuento Estudiantes y Profesores 15% de descuento Funcionarios de SERTV 15% de descuento Ferias 10 al 20% de descuento según Memorando expreso

2. Usuario

Solicita la compra de la obra que le interesa y el costo de la misma al Departamento de Tesorería.


Confecciona el recibo de venta en original y tres copias, las cuales se distribuyen de la siguiente forma:

Original Comprador 1era copia Se adjunta la volante del depósito 2da copia Departamento de Contabilidad 3ra copia Libreta de recibo

El usuario, con el original del recibo se apersona al Centro de Investigaciones y Documentación Pedro Rivera Osorio (CIDPRO) Ediciones y Fotograma a retirar lo solicitado de acuerdo al detalle incluida en la factura confeccionada.

4. Ediciones Fotograma - del Centro de Investigación y Documentación Pedro

Rivera Ortega (CIDPRO)

Verifica el original del recibo que presenta el comprador y saca copia para su inventario; de estar conforme, procede a la entrega de la obra.



F. Ventas a crédito o consignación

1. Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Recibe las respuestas de los interesados y sus condiciones, llena el comprobante de colocación de libros (Formulario Núm.7); busca las firmas de la Dirección General, de Mercadeo y del Director Administrativo; envía el formulario firmado al Departamento de Tesorería para que elabore la factura a nombre del punto de venta.


Prepara las facturas (según sea venta de la totalidad a crédito o a consignación) firma y devuelve toda la documentación a Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera.

3. Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro

Rivera Ortega (CIDPRO)

Entrega las facturas, los comprobantes de colocación de libros, el listado de los puntos de venta y los libros especificados en las facturas al Departamento de Mercadeo de la Dirección de Comunicación, para que continúe con el trámite.

4. Departamento de Mercadeo Recibe los libros y la documentación (factura, comprobante de colocación de libros), coloca los libros en los locales, recoge las firmas de la documentación y devuelve a Tesorería con copia a Ediciones Fotograma. Controla el movimiento de las obras en los locales comerciales y el cierre de inventario en las fechas de corte establecidas con cada punto de venta. Entrega la documentación de cierre o las listas de inventario recogidas en cada punto de venta al Departamento de Tesorería (con copia a Ediciones Fotograma) para que Tesorería prepare los estados de cuenta.


Prepara los estados de cuenta y cobra el número de libros vendidos; envía copia de la documentación y de los pagos a Ediciones Fotograma para su registro e inventario general.


6. Ediciones Fotograma del Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega (CIDPRO)

Lleva el registro de archivo de donaciones y promoción, así como el inventario de existencia, ventas a crédito o al contado y ventas a consignación y lleva el control de los libros vendidos al menudeo, según recibo de pago efectuado por Tesorería.


V. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN SERTV

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA ORTEGA (CIDPRO)

EDICIONES FOTOGRAMA

FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE OBRAS PARA SER EVALUADAS POR EL CONSEJO EDITORIAL

Información de la obra Título de la obra: ________________________________________ _________________________________________________________________________

Autor: ___________________________________________________________________

Fecha de entrada: __________________________________________________________

Género de la obra: ________________________________________________________

____Novela ____Cuento _____Poesía ____Teatro ____Ensayo ____Monografía

Otros ___________________________________________________________________

Observaciones:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Firma del funcionario de SERTV que recibió la obra: _____________________________


REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA ORTEGA EDICIONES FOTOGRAMA

FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE OBRAS PARA SER EVALUADAS POR EL CONSEJO EDITORIAL

INFORMACIÓN DE LA OBRA TÍTULO DE LA OBRA AUTOR: FECHA DE ENTRADA GÉNERO DE LA OBRA: NOVELA CUENTO POESÍA TEATRO ENSAYO

MONOGRAFÍA OTROS OBERVACIONES: FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ LA OBRA EN SERTV

NOMBRE DE LA OBRA NOMBRE DEL AUTOR DEL LIBRO DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE RECIBE LA OBRA ESPECIFICACIÓN DEL TIPO DE OBRA LITERARIA (EN PROSA, EN VERSO, ETC.) NÚMERO DE COPIAS, DESCRIPCIÓN DE PORTADA, NÚMERO DE PÁGINAS, SI INCLUYE O NO RESEÑAS O FOTOGRAFÍAS NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DE QUIEN RECIBE LA OBRA


Formulario Núm. 2

REPÚBLICA DE PANAMÁ SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN SERTV

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA ORTEGA (CIDPRO)

EDICIONES FOTOGRAMA

FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE OBRAS CONSEJO EDITORIAL

Fecha: ____________________________ Título de la obra: __________________________________________________________ Autor: ___________________________________________________________________ Género de la obra: _________________________________________________________ ____Novela ____Cuento _____Poesía ____Teatro ____Ensayo ____Monografía Otros _______________________ EVALUACIÓN (Valoración): OBSERVACIONES (en torno a las sugerencias del tipo de edición, recomendaciones para el autor, etc.): Recomendado _______ No recomendado __________ POR EL CONSEJO EDITORIAL: NOMBRE: ____________________________ FIRMA: ___________________________




FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE OBRAS POR EL CONSEJO EDITORIAL

FECHA TÍTULO DE LA OBRA AUTOR: FECHA DE ENTRADA GÉNERO DE LA OBRA: NOVELA CUENTO

POESÍA TEATRO ENSAYO MONOGRAFÍA OTROS

EVALUACIÓN (VALORACIÓN) OBSERVACIONES (EN TORNO A EDICIÓN, TIPO DE EDICIÓN, SUGERENCIAS, ETC) RECOMENDADO NO RECOMENDADO POR EL CONSEJO EDITORIAL NOMBRE

ESPECÍFICAR DÍA, MES Y AÑO. NOMBRE DE LA OBRA EVALUADA NOMBRE DEL AUTOR DEL LIBRO DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE RECIBE LA OBRA ESPECIFICACIÓN DEL TIPO DE OBRA LITERARIA APRECIACIÓN DEL DOCUMENTO SUGERENCIAS PARA LA EDICIÓN Y/O PARA EL AUTOR (SUGERENCIAS DE CAMBIO O CORRECCIÓN). LA OBRA ES ACEPTABLE LA OBRA SE RECHAZA NOMBRE DEL INTEGRANTE DEL CONSEJO


Formulario Núm.3

DÍA MES AÑO

Pedido Núm.________

Comprobante Núm.________


SOLICITUD DE BIENES UNIDAD SOLICITANTE: ____________________________________

Descripción de los artículos solicitados

Para uso del almacén

Cantidad Unidad Código de Descripción

Cantidad Importe

Artículo Entregada Unitario Total

Total B/.

PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

AFECTACIÓN CONTABLE

Código Nombre de la Cuenta Debe Haber

OBSERVACIONES: ______________________________________________________________

Entregado por Recibido por

Fecha: ___/___/____ Fecha: ___/___/____



SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

SOLICITUD DE BIENES

A- Origen: Unidades Administrativas solicitantes. B- Objetivo: Llevar el control de los bienes solicitados por las unidades Administrativas. C- Contenido: Día, mes y año: Fecha en que se confeccionó el documento Pedido Núm.: Número secuencial prenumerado Comprobante Núm.: Número de control secuencial que consigna el Almacén al

momento de realizar el despacho. Programa: Colocar la codificación presupuestaria del objeto de gasto de Unidad. Solicitante: Nombre de la unidad administrativa que solicita el material. Descripción de los artículos solicitados: - Cantidad: Cantidad de artículos solicitados. - Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas etc.). - Código del artículo: Código de identificación del artículo. - Descripción: Detalle del artículo solicitado. - Cantidad Entregada: Cantidad de artículos despachados. - Importe unitario: Valor del artículo por unidad. - Importe total: Valor total del artículo. - Total: Sumatoria de los valores que aparecen en la columna. D- Distribución: Original: Almacén Copia: Unidad Administrativa solicitante.


Formulario Núm. 4


REQUISICIÓN

Núm. _____________

PARA LA ADQUISICIÓN GLOBAL DE MATERIALES Y EQUIPOS

Precio Estimado (B/.)

Renglón Cant.. (B/.)

Unidad Código Descripción

Unidad Total Subtotal

I.T.B.M. TOTAL

Certifico que después de haber realizado los análisis del consumo periódico, los materiales solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones de las distintas Unidades Administrativas de esta Institución. OBSERVACIONES: _______________________________________________________ _________________________________________________________________________ ______________________ _________________ Firma del Jefe de Almacén Fecha _______________________________ _________________ Director de Administración y Finanzas Fecha _____________________________ Jefe de Presupuesto Partida: ___________________ Partida: ___________________ Partida: ___________________

_______________________ ________________ Jefe de Compras Fecha


REQUISICIÓN

B.

A.

ORIGEN OBJETIVO:

Unidad de Almacén Utilizar al Almacén como medio, para solicitar globalmente materiales y equipos para el funcionamiento de la Institución, en forma trimestral.

C. CONTENIDO:

1. Requisición Núm.: Asignación del número de control consecutivo. 2. Renglón: Enumerar consecutivamente los artículos a solicitar. 3. Cantidad: Indicar el total que se pide por artículo. 4. Unidad:

Se refiere a la descripción del artículo o bien, como se despacha (resma, galón, paquete, etc.).

5. Código: Numeración del asignado al texto 6. Precio Estimado:

a- Unitario: b- Total:

Valor por unidad del artículo. Valor total del artículo.

7. Subtotal: Valor de los artículos. 8. ITBM: Impuesto de los artículos 9. Total: Valor total de los artículos.

10. Observación: Anotar cualquier información adicional, que sea necesaria para una mejor comprensión de lo expuesto en el formato.

11. Firmas: Las indicadas 12. Fechas: Anotar las fechas una vez firmada la forma. 13.

Partidas: Presupuesto indicará las partidas correspondientes al

Fondo.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Compras y Almacén. Copia: Unidad de Almacén.


Formulario Núm. 5


ORDEN DE COMPRA

DÍA

MES AÑO RUC:_______________________ D.V..:_______________________

REQUISICIÓN Núm.

NÚM.

PROVEEDOR:_______________________ TELÉFONO:_____________ FAX:_____________ LUGAR Y FECHA DE ENTREGA:_________________________________________________ SIRVASE ATENDER LOS BIENES O SERVICIOS SIGUIENTES

PRECIOS RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD

DESCRIPCIÓN CLASE DE ARTÍCULO, MARCA,

TAMAÑO UNITARIO TOTAL

PRESUPUESTARIO IMPORTE SUB-

TOTAL

FORMA DE PAGO: I.T.B.M.S. TIEMPO DE ENTREGA: TOTAL __________________ __________ ________________________________ ___________ JEFE DE COMPRAS FECHA DIRECTOR DE ADMÓN. Y FINANZAS FECHA ________________ __________ ________________________________ ___________ PRESUPUESTO FECHA OFICINA DE FISCALIZACIÓN CGR FECHA DIRECTOR GENERAL: ____________________________ FECHA: ___________________ ACEPTO:___________________________________________________ FECHA: ___________________

COMPRAS AL CRÉDITO: Se aplicará multa del 1 al 4 % del monto total entre 30 días por días de atraso. Para el cobro de estos bienes o servicios, debe utilizar el formato de “Cuenta Institucional”, que será suministrado por el Dpto. de Tesorería.


ORDEN DE COMPRA

ORIGEN: Departamento de Compras.

OBJETIVO: Llevar un control de los bienes y suministros adquiridos.

CONTENIDO:

Día, Mes y Año: Fecha en que se emite la Orden de Compra.

R.U.C.: Número del registro único del contribuyente.

D. V.: Anotar el número de dígito verificador.

Requisición Núm.: Anotar el número de la Requisición.

Núm. Número secuencial de control de la Orden de Compra.

Proveedor: Nombre del Proveedor o Casa Comercial.

Teléfono: Anotar el número telefónico de la Casa Comercial

Fax: Anotar el número de fax de la Casa Comercial.

Lugar y fecha de Entrega: Registrar el lugar y fecha en que se entregarán los bienes o

Suministros.

Sírvase atender los bienes

o servicios siguientes: Anotar si se trata de bienes o servicios.

Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto.

Cantidad: Número de bienes o suministros.

Unidad: Unidad de medida utilizada.

Descripción, clase de

Artículo, Tamaño: Nombre y especificación del bien o suministro.

Precio Unitario: Indica los precios por artículo o suministro.

Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por cantidad

Presupuestario: Registrar la partida presupuestaria que es afectada.

Importe: Monto de la partida presupuestaria que es afectada.

Forma de Pago: Registrar si el pago es de contado o crédito.

Tiempo de Entrega: Anotar el tiempo en que se entregarán los bienes o suministros.

SubTotal: Resultado de la sumatoria del precio total, sin el I.T.B.M.S.

I.T.B.M S. Cantidad producto de la afectación del impuesto del 7%.


Total: Resultado de la sumatoria del precio total, menos el descuento, más el impuesto que afectan la transacción.

Jefe de Compras / Fecha: Rúbrica del Jefe del Departamento de Compras y fecha en que firma.

Director de Administración

y Finanzas Rúbrica del Director Administrativo o la persona asignada.

Finanzas /fecha Indicar fecha en que firma.

Presupuesto/ Fecha: Rúbrica del Jefe de Presupuesto y fecha en que firma.

Oficina de Fiscalización Refrendo del Jefe de la Oficina de Fiscalización General y

Fecha en que firma.

Acepto Firma de persona natural/jurídica

Fecha: Día que acepta el acuerdo.



CHEQUE

Panamá ,____________ de 20____

Páguese a la orden de ________________________________________ B/. ______ (Dólares U.S.A.) BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 01 CASA MATRIZ PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ Cuenta NÚM. XXXXXXXXXX Director General Contraloría General de la República

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Núm.

Nombre______________________________________ Fecha______________ de 20_____

DESCRIPCIÓN Cuenta Financiera Debe Haber

Verificado por y aprobado por:

Vo.Bo. Sección de Contabilidad

Administración y finanzas

Fiscalización de la Contraloría General de la República

Recibido por:

Cédula:

Fecha:

Formulario Núm. 6

Núm.


DESCRIPCIÓN DEL CHEQUE


SISTEMA ESTATL DE RADIO Y TELEVISIÓN FONDO XXXXXXXXXX CUENTA XXXXXXXXX

TÍTULO DE LA ENTIDAD NOMBRE DE LA ENTIDAD CHEQUE NÚM. NÚMERO DE CHEQUE PAGUESE A LA ORDEN DE CONFECCIONAR CHEQUE A FAVOR

PERSONA INTERESADA VALOR VALOR ARÁBIGO A PAGAR NOMBRE DE LA CUENTA NOMBRE DEL FONDO COMPROBANTE DE PAGO-CHEQUE NÚM.

NÚMERO DE CHEQUE

TALONARIO

NOMBRE A FAVOR DE QUIEN SE

CONFECCIONA CHEQUE FECHA, AÑO DÍA, MES Y AÑO DE LA

CONFECCIÓN DE CHEQUE DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN DE LO QUE SE VA A

PAGAR CUENTA FINANCIERA NÚMERO DE LA CUENTA DEBE VALOR NUMÉRICO HABER VALOR NUMÉRICO VERIFICADO POR FISCALIZADOR DE LA ENTIDAD VISTO BUENO SECCIÓN DE CONTABILIDAD RECIBIDO POR NOMBRE DE LA PERSONA A PAGAR CÉDULA NÚMERO DE CÉDULA IDENTIAD

PERSONAL DEL QUE VA A RECIBIR EL CHEQUE

FECHA DÍA, MES, AÑO EN QUE RECIBE EL CHEQUE


Formulario Núm.7 REPÚBLICA DE PANAMÁ

SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN


CONTRATO COMPROBANTE DE COLOCACIÓN DE LIBROS A CONSIGNACIÓN

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) autoriza el servicio de acuerdo al Esquema Tarifario de la Resolución Núm. ____ de ________________, a la Empresa y/o Cliente ________________________ para la celebración de la venta a consignación del o los títulos que a continuación se describen: Título ISBN Autor Precio

costo Margen (%)

Precio al público

Número de ejemplares

SERTV por una parte, y la otra ______________________________________, sexo __________, nacionalidad ______________________, mayor de edad, con cédula de identidad Núm.__________________________, representante legal de la empresa ___________________________________ ubicada en el Distrito de ______________________, corregimiento de _____________________________, con teléfono _____________________, han convenido en suscribir el presente compromiso de acuerdo a la Resolución arriba mencionada. La forma de pago es mediante cheque a nombre de Sistema Estatal de Radio y Televisión. Los pagos se harán con la frecuencia que indique la fecha de corte y según los estados de cuenta presentados por SERTV, de acuerdo a informe de ventas realizado en la empresa o en las sucursales asignadas por la empresa.

Centro de Investigación y Documentación Pedro Rivera Ortega

Departamento de Tesorería

Firma: Firma:

Nombre: Ediciones Fotograma

Nombre: Dirección Administrativa

Fecha: Fecha:

Dirección de Comunicación Empresa y/o Cliente

Firma:

Firma:

Nombre: Departamento de Mercadeo

Nombre: Departamento de Compras o Gerente

Fecha: Fecha:

FIRMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL:


COMPROBANTE DE COLOCACIÓN DE LIBROS A CONSIGNACIÓN

VENTA A CONSIGNACIÓN TITULO TÍTULO DEL TEXTO ISBN IDENTIFICACIÓN ÚNICO DE LIBROS

(PARA USO COMERCIAL Y DE DOCUMENTACIÓN) (CODIFICACIÓN ESTÁNDAR INTERNACIONAL)

AUTOR NOMBRE DEL AUTOR DEL TEXTO PRECIO COSTO VALOR DEL TEXTO MARGEN PARA EL PUNTO DE VENTA%

DE ACUERDO LUGAR DE COLOCACIÓN

PRECIO AL PÚBLICO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO POR SERTV

NÚMERO DE EJEMPLARES CANTIDAD DE OBRAS QUE SOLICITE PERSONA INTERESADA.

CONTENIDO PERSONA NATURAL, SEXO, NACIONALIDAD, REPRESENTANTE LEGAL, DISTRITO, TELÉFONO

CENTRO DE INVESTIGACION Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA O.

TÍTULO PARA LOS TRÁMITES CORRESPONDIENTES DEL COMPROBANTE

FIRMA FIRMA DE LA PERSONA QUE CONFECCIONA EL COMPROBANTE

NOMBRE EDICIONES FOTOGRAMA FECHA

FIRMA DE LA PERSONA QUE AUTORIZA LA VENTA Y MERCADEO DE TEXTO.

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA EL CONTROL TEXTOS

DEPARTAMENTO DE TESORERIA FIRMA NOMBRE

FIRMA DE LA PERSONA QUE TRAMITA LA FACTURA, NOMBRE COMPLETO Y FECHA

EMPRESA Y/O CLIENTE PERSONA NATURAL O JURÍDICA FIRMA NOMBRE

FIRMA DE LA PERSONA QUE ADQUIERE TEXTO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA EMPRESA FECHA

FIRMA LA DOCUMENTACIÓN DE SERTV Y REGISTRA EN SU SISTEMA LA FACTURA O VENTA DEL TEXTO


Formulario Núm.8


CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PEDRO RIVERA EDICIONES FOTOGRAMA

PUNTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS A CONSIGNACIÓN

LIBRERÍA

TELÉFONO

CONTACTOS-COMPRA

%

FECHA DE

CORTE

CORREOS

*SOLICITA LIBRO DE MUESTRA PARA EVALUACIÓN **SOLICITA LIBRO DE MUESTRA PARA BIBLIOTECA




LIBRERÍA PUNTO DE LUGAR DE LA COLOCACIÓN DE TEXTOS

TELÉFONO NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA

CONTACTOS – COMPRA EMPRESA

% ACUERDO DE MARGEN DE GANANCIA ENTRE SERTV Y EMPRESA

FECHA DE CORTE LO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA

CORREOS DE LAS EMPRESAS DONDE SE COLOCAN LOS LIBROS.

SOLICITA LIBRO DE MUESTRA PARA EVALUACIÓN

LIBRO DE MUESTRA PARA EVALUACIÓN DE EMPRESA SOLICITANTE

SOLICITA LIBRO DE MUESTRA PARA BIBLIOTECA

LIBRO DE MUESTRA PARA LAS EMPRESAS QUE CUENTEN CON BIBLIOTECAS


GLOSARIO


GLOSARIO TÍTULO: Nombre que nos brinda información sobre

una obra en particular. AUTOR: Persona que crea una obra que puede ser

amparada por derecho de autor. EJEMPLAR: Cada uno de los libros o materiales afines

reproducidos en una edición. ISBN: Identificador único de libros (para uso

comercial y de documentación) (Codificación Estándar Internacional).

FONDO DE AUTOGESTIÓN: Caudal, conjunto de bienes, recursos o ingresos generados por la propia institución y empleados para los fines señalados en la reglamentación correspondiente.

PRECIO PÚBLICO: Precio de compra que se ofrece al usuario en los puntos de venta.

MARGEN:

Porcentaje de ganancia para el punto de venta entre el precio al público y el costo del libro.

PRECIO COSTO: Valor establecido según gastos de edición e impresión del libro o afines.

FECHA DE CORTE:

Tiempo límite para retirar los productos no vendidos por venta a consignación y tramitar o terminar el pago de una transacción.

ESQUEMA TARIFARIO: Cuadro establecido para presentar los precios de costos y servicios.

CONSIGNACIÓN:

Traspaso de mercancías por parte del propietario (consignador) a otro negocio (consignatario) que las vende por cuenta del propietario, mediante el cobro de honorarios (comisiones). El consignatario no adquiere la propiedad de las mercancías en consignación.






PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL SISTEMA ESTATAL DE

RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

ABRIL DE 2012



DIRECCIÓN SUPERIOR



EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General



CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector




LEÓN A. WONG A Supervisor

DAMARIS C. MENDOZA G. Analista Administrativa




SARAÍ R. MENDOZA Dirección de Asesoría Jurídica

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT FUENTES Directora




MAX MARQUÍNEZ Subdirector de Televisión

ABRAHAM LINDO Director de Administración y Finanzas

LILIAN LONDON Jefa del Departamento de Compras y Almacén


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. GENERALIDADES

A. Base Legal B. Objetivos


A. B. C. D. E.

Presupuesto Tesorería Contabilidad Materiales, Suministros y Activos Fijos Medidas de Control Específicas

III PROCEDIMIENTOS A. Adquisición de Bienes y Servicios al Contado B. Adquisición de Bienes y Servicios Crédito C. Recepción de Bienes en el Almacén D. Recepción de Servicios E. F.

Despacho de Bienes Gestión de Cobro y Pago

G. Contrato de Suministros H. Contrato de Prestación de Servicios

I. Contrato de Arrendamientos IV. Régimen de Formularios


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República en obediencia del precepto constitucional que atribuye la facultad para regular los actos de manejo de fondos y bienes públicos y determinar la aplicación del control previo o posterior, emite el presente documento titulado “Procedimientos Administrativos y Fiscales para Regular las Adquisiciones de Bienes y Servicios del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV). Este documento instituye los procedimientos estándares para la ejecución de los programas y actividades concernientes al gasto, desarrollados por el Sistema Estatal de Radio y Televisión de Radio y Televisión (SERTV), dentro del marco legal permitido. Está dividido en cuatro capítulos; el primero trata sobre las Generalidades, el segundo de las Normas y Regulaciones del Proceso Institucional, el tercero describe los Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Bienes y Servicios y el último sobre el Régimen de Formularios. Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento para cada una de las oficinas partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis correspondientes para su adecuación.



I. GENERALIDADES

A. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá de 1972, (Artículo 280).

Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, “Por la cual se adopta Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”. Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación

pública. Ley Presupuestaria Vigente.

Decreto Núm.214- DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el que se emiten las Normas

de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Decreto Núm. 420-2005 DMySC de 26 de septiembre de 2005, Por el cual se actualiza

el documento titulado “Manual General de Contabilidad Gubernamental”. Decreto Núm. 317- Leg. de 12 de diciembre de 2006, “Por el cual se reglamentan las

fianzas que se emitan para garantizar las obligaciones contractuales del Estado y se establecen sus modelos”.

Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, “Por el cual se reglamenta la

Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública y dicta otra disposición.

Decreto Núm. 01-2007-DGCP de 17 de enero de 2007, “Por el cual se reglamenta el

Procedimiento para las Contrataciones Apremiantes. Decreto Núm. 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.

Circular Núm. 2-2009-DMySC de 12 de octubre de 2009 “Guía para el uso de la Gestión

de Cobro, Gaceta No.26417 de 30 de noviembre de 2009”. Decreto Núm. 444-DFG de 7 de diciembre de 2010, “Por la cual se asigna las funciones

de coordinación y fortalecimiento de las oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General.


B. Objetivos

Perfeccionar los procedimientos del gasto en documentos de afectación fiscal, procesados por el nivel auxiliar de apoyo, para lograr el registro oportuno, en el ámbito administrativo, presupuestario y financiero, de manera que se pueda contar con información oportuna y suficiente, que permita a la administración del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), la toma de decisiones de acuerdo a la información reflejada en los estados financieros.


A. Presupuesto

El marco presupuestario del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), mostrará

las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados.

La ejecución del gasto se realiza en las etapas secuenciales de: Compromiso, Devengado

y Pago. El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), establecerá procedimientos de

control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin que asegure la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

La Unidad de Presupuesto coordinará con la Unidad de Tesorería del Sistema Estatal de

Radio y Televisión (SERTV): a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) establecerá procedimientos de control

previo al compromiso de gastos, para asegurar la correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, y mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) mantendrá un nivel de revisión

interna que verifique si la operación que se compromete corresponde al gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización del gasto, emana del nivel pertinente y si existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), implementará procedimientos de

control interno para asegurar la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.


B. Tesorería El Departamento de Tesorería del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), tiene

la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos no tributarios (programación financiera), captar fondos (recaudación), pagar a su vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios y recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), a través del Departamento de

Tesorería, centralizará la totalidad de sus recursos financieros para su manejo, y así optimizar la liquidez, racionalización y utilización de los fondos disponibles.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), por intermedio del Departamento de

Tesorería elaborará el flujo de caja con el objetivo de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja será de proyección similar al ejercicio presupuestario y su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Los saldos contables de la cuenta Bancos, deben ser conciliados con los estados de

cuentas bancarios de la entidad. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería.

El personal administrativo del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) que tenga

a su cargo el manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía (fianza) razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) debe implementar medidas de

seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros valores bajo custodia.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) debe establecer procedimientos y

controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias.

El Departamento de Tesorería es el encargado de girar cheques en orden correlativo y

cronológico. Utilizar sellos protectores a los montos asignados en el cheque. Guardar con cerradura los cheques en cartera y no utilizados, con el debido control de acceso a personal autorizado. Mantener registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y la revisión de conciliaciones.

El Departamento de Tesorería tiene la responsabilidad diaria, de entregar el Informe de

Saldo Bancario de las diferentes cuentas, a los funcionarios responsables de autorizar los desembolsos; esta información debe ser clara, precisa, completa y oportuna.


El Departamento de Tesorería verificará que la factura cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del almacén correspondiente, como constancia de recibo de los bienes o servicios, de lo contrario será rechazada cuando se presente para el pago correspondiente.

El Departamento de Tesorería procederá a efectuar la revisión del Informe de Caja el

mismo día cuando se prepara, observando las siguientes normas: Verificará el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total de recibos de

dinero emitidos.

Confrontará la suma total de los recibos de dinero contra la suma total del depósito bancario preparado.

Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a efectivo, suma,

examen de endosos restrictivos en los cheques, etc.

Verificará la distribución contable de los ingresos.

Verificará que el cajero haya firmado en el Informe de Caja como responsable de su preparación.

Firmará en el Informe de Caja en señal de haber cumplido con todos los procedimientos

anteriores.

Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados en cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.

C. Contabilidad

El sistema de contabilidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente

aceptados y comprende un plan de cuentas, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones.

Los registros de contabilidad del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), deben

estar sujetos a los métodos y procedimientos contables aprobados por la Contraloría General de la República, para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), organizará e implementará un

sistema de contabilidad que le permita proporcionar con oportunidad, información financiera para la toma de decisiones.

La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,

orientado a:


o Realizar operaciones de acuerdo con las autorizaciones establecidas. o Contabilizar oportunamente el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el

período correspondiente. o Controlar los activos mediante registros y salvaguarda. o Preparar la información financiera conforme a la directriz institucional. o Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades

gerenciales debidamente aprobadas por la administración. El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), aprobará los procedimientos que

aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.

Las operaciones serán clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles

de decisiones pertinentes. El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad

y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta y anotación final en los registros contables pertinentes.

Organizar y procesar la información contable para producir los informes y los estados

financieros que deberán presentarse en los plazos señalados tanto por la entidad como por Normas Generales de Administración Presupuestaria vigente.

D. Materiales, Suministros y Activos Fijos

El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, contribuye al

empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados en desarrollo de las actividades institucionales.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), impartirá políticas necesarias, que

permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus actividades.

La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad

apropiada y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

Los bienes que adquiere el Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), deben

cumplir con el principio de Unidad de Almacén, aquellos que por naturaleza física


tengan que ser entregados en lugares específicos, la unidad administrativa solicitante confeccionará la certificación de conformidad del bien, para poder así, elaborar el Informe de Recepción de Almacén. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.

La Unidad Administrativa a cargo del Almacén tiene la responsabilidad de acreditar en

documentos de registro permanente su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen. Estos procesos (recepción y despacho) deben comunicársele simultáneamente a Contabilidad y a Bienes Patrimoniales cuando se trate de Activo Fijo para los correspondientes registros.

La Unidad Administrativa autorizante tendrá acceso a los bienes de la entidad, quien

asumirá la responsabilidad del buen uso, conservación y custodia. Los bienes que son utilizados por varias personas, cabe responsabilidad al jefe inmediato

definir los aspectos relativos a su custodia y verificación. Todo activo fijo que ingrese físicamente al Almacén, debe ser recibido mediante el uso

del formato Informe de “Recepción de Almacén”. Los activos fijos deben ser rotulados en el lugar o sitio donde estarán ubicados, en el caso

que los activos sean para entregar en otros sitios, igualmente un colaborador de Bienes Patrimoniales se trasladará al sitio, para colocar el marbete a los mismos, y notificar de tal acción a Contabilidad y Auditoría Interna.

Los servidores del Almacén tienen la responsabilidad de certificar su conformidad en el

Informe de Recepción de Almacén, de acuerdo a las especificaciones contenidas en la Orden de Compra, (en los casos de especificaciones técnicas, se apoyará con la Unidad responsable).

Periódicamente se efectuará auditorías, para garantizar la adquisición, traslado, donación

y descarte de activos fijos. La Unidad Administrativa de Almacén o a quien se le delegue la responsabilidad del

Sistema Estatal de Radio y televisión debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verifica sus existencia física y estado de conservación.

El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de

aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación.

Las diferencias que se obtengan durante le proceso de inventario de bienes y conciliación

con la información contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable.


La Dirección General deberá aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir informes respecto al estado de uso y conservación de éstos, lo que fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización. Esta debe mostrar en todo momento actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales.

El Auditor Interno del Sistema Estatal de Radio y Televisión, deberá participar en calidad

de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos y la misma se aplica para la realización de los inventarios físicos de almacén, con los mismos criterios antes mencionados, sin intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad,

deben ser descartadas, cuyo proceso consistirá en retirar los bienes con la respuesta oportuna de la Administración, y la misma debe estar justificada, documentada e investigada de ser el caso para proceder al descarte de los mismos, conforme a las disposiciones emitidas por la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales del MEF (Manual de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas).

D. Medidas de Control Específicas

La Unidad de Auditoría Interna realizará las revisiones, auditoria permanente, monitoreo

y la evaluación continua o periódica de la eficacia y el diseño de operación de una estructura de ambiente de control conjuntamente con las autoridad, a fin de determinar que está alineado y articulado con los planes y objetivos institucional.

El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) implementará mecanismos que

permitan definir la existencia de riesgos relevantes y desviaciones, incorporar ajustes y actividades de control necesario, y obtener un sistema integral de información que haga interfase en las unidades administrativas, que intervienen en esta gestión, de forma oportuna, veraz y exacta.

Auditoria Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), debe estar

conformada por personal idóneo y competitivo, de manera que garantice la aplicación, seguimiento de los controles internos, efectividad, eficiencia, economía, corrección y transparencia de la misma, cuya responsabilidad es la de coadyuvar y proceder en cumplimiento al perfil del cargo, en concordancia al ejercicio de sus funciones.

Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), planificará,

dirigirá y organizará la verificación y evaluación de la estructura de control interno. Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), velará por el

cumplimiento de las leyes, normas políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la institución y recomendar los ajustes necesarios.


Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), debe verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos necesarios.

Auditoría Interna del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), deberá mantener

informado al titular de la Institución acerca de los resultados de la evaluación de la estructura de control interno dando cuenta de las debilidades detectadas y de las sugerencias para su fortalecimiento.

Auditoría Interna verificará que se implanten las recomendaciones presentadas por la

Contraloría General de la República y por las propias unidades de auditoría interna. La Contraloría General de la República solicitará, de manera discrecional los informes

del Plan Anual de Auditoría Interna de acuerdo a lo establecido en las leyes. Los informes de las unidades de auditoría interna que presenten irregularidades deberán remitirse a las autoridades competentes para los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.

El Consejo Directivo del Sistema Estatal de Radio y Televisión, debe velar por el

cumplimiento de los fines y objetivos de esta entidad. El (la) Director(a) debe elaborar y dirigir administrativamente las políticas y

programación del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) a fin de presentar al Consejo Directivo los proyectos de reglamentos y el anteproyecto anual de la Institución y así cumplir con los objetivos de la presente ley.

Asesoría Legal revisará cada detalle legal de los documentos que intervienen en la

gestión de servicios, con el objetivo de velar por los intereses del Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV), según lo establece la ley, al igual que, elabora los contratos y documentos legales que avalan cada proceso.

Las funciones y responsabilidades se asignarán en base a los diferentes niveles

jerárquicos de la Institución. Dirección de Administración y Finanzas, Asesoría Legal, y Dirección General tendrán la

responsabilidad de asegurar el equilibrio entre las diferentes funciones. Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente autorizará la solicitud de

servicios del cliente o proveedor que lo solicite. La Dirección de Administración y Finanzas o unidad asignada se encargará de la

estructura del control interno y de las transacciones debidamente documentadas, completa, exacta y adecuada para garantizar que los activos están controlados y registrados, así como tendrá la responsabilidad de salvaguardar la documentación para los tribunales competentes y la Contraloría General de la República de acuerdo a las disposiciones que se rigen sobre la marcha.


El acceso de los recursos y registros se limita a la Dirección de Administración y Finanzas, quienes están obligadas a rendir cuentas de su custodia o utilización, para garantizar dicha responsabilidad, debe cotejarse con los registros de contabilidad.

La Delegación del trabajo del (la) Director(a) General, Dirección de Administración y

Finanzas, Asesoría Legal, o sus equivalentes, no se exime de la obligación de rendir cuenta de sus responsabilidades y tareas.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Adquisición de Bienes y Servicios al Contado

1. Unidad Administrativa Solicitante

Completa el “Formulario Solicitud de Bienes y Servicios”, (Formulario Núm.1), especificando los bienes o suministros, el Jefe(a) de la Unidad Administrativa firma el formulario y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Verifica la Solicitud de Bienes y Servicios y autoriza a través de su firma se proceda

con la entrega del bien requerido a la Unidad Administrativa.


El encargado responsable del Almacén recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, verifica la existencia del bien o suministro, despacha asignándole número de secuencia de control.

De no tener en existencia, coloca el sello “No hay en Existencia” o “Agotado” y

prepara la “Requisición” (Formulario Núm. 2) con el detalle de los bienes solicitados y sus respectivos precios de referencias.

Registra la información en el Sistema Integrado de Administración Financiera de

Panamá, una vez capturada la información en el sistema el funcionario que efectuó la acción coloca el sello denominado “SIAFPA”, firma en el mismo y lo envía al Jefe de Compras y Almacén para que firme la Requisición y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Recibe la Requisición y Documentos sustentadores. Verifica la necesidad de la adquisición, de ser necesaria, autoriza mediante su firma y

remite al Departamento de Presupuesto.

Nota: En caso que si considera que no es necesario rechaza la solicitud y devuelve para los ajustes necesarios.



Recibe la Requisición física y electrónicamente, verifica la disponibilidad presupuestaria, de existir el recurso, se efectúa en el sistema SIAFPA el bloqueo la partida presupuestaria por el monto requerido.

El funcionario que efectuó el registro firma en el sello SIAFPA y envía al Jefe de

Presupuesto para que firme la Requisición. Remite físicamente y por pantalla al Departamento de Compras y Almacén.

Nota: De no existir la disponibilidad, se objeta e iniciará los pasos respectivos para que se subsane la disponibilidad de saldos, según lo establecidos en las Normas de Administración Presupuestaria.


Recibe la Requisición procede a confeccionar el cuadro de Cotizaciones (Formulario

Núm. 3) imprime la Solicitud de Compras. El Jefe(a) del Departamento firma dicha solicitud y solicita se ejecuten los

procedimientos de selección de contratistas, de acuerdo a lo establecido en el Texto Único de la Ley 22 de 2006.

Registra en el sistema el resultado de la adjudicación en los campos

correspondientes, genera e imprime la Orden de Compra (Formulario Núm.4).

El operador coloca el sello SIAFPA en la Orden de Compra, firma y entrega al Jefe(a) del Departamento, éste a su vez, revisa, firma la Orden de Compra y envía física y electrónicamente al Departamento de Contabilidad.


Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores. Realiza los Registros Contables correspondientes, imprime el Comprobante de Diario,

el funcionario que efectuó el registro firma en el sello SIAFPA impreso en la Orden de Compra, como constancia de registro y el Jefe de Departamento y procede a la firma de la Orden Compra.


Recibe, verifica la Orden de Compra y documentos sustentadores, autoriza la emisión

del cheque, genera e imprime la Gestión de Cobro” y el “Cheque”, coloca sello de SIAFPA el cual debe ser firmado por el funcionario que efectuó el registro en el sistema.


El Jefe(a) de Tesorería firma el comprobante de pago como constancia de lo actuado y envía electrónica y físicamente la Orden de Compra, el Cheque y los documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad.


Recibe la Orden de compra, cheque y documentos sustentadores, registra el pago en

el sistema e imprime el comprobante de diario. El contador firma en el sello SIAFPA como constancia del registro en el sistema, y

envía al Jefe del Departamento de Contabilidad para que firme el comprobante de pago y remite físicamente al Director de Administración y Finanzas y electrónicamente a la Oficina de de Fiscalización de la Contraloría General de la República.


Firma la Orden de Compra y el comprobante del Pago, y envía físicamente para la

firma del Director(a) General.


Recibe la Orden de Compra y Cheque , revisa, verifica, firma el cheque y remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la institución.

12. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República

Recibe la Orden de Compra y cheque, realiza el examen previo de fiscalización,

refrenda, registra en SIAFPA, firma el cheque, en atención a los montos (para refrendo) autorizados por la Contraloría General y envía con los documentos sustentadores física y electrónicamente al Departamento de Tesorería.

Nota: En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados.


Recibe la Orden de Compra y cheque; lo mantiene en custodia para entregar al

Proveedor y procede al desglose de la Orden de Compra:

Destino: Original Contabilidad (después de realizada la compra) 1ª copia Unidad de Almacén. 2ª copia Unidad de Compras 3ª copia Proveedor


MAPA DE PROCESO


B. Adquisición de Bienes, Servicios al Crédito


Completa el “Formulario Solicitud de Bienes y Servicios”, (Formulario Núm.1), especificando los bienes o suministros, el Jefe(a) de la Unidad Administrativa firma el formulario y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Verifica la Solicitud de Bienes y Servicios, autoriza y remite a Compras y Almacén.


El encargado responsable del Almacén recibe la Solicitud de Bienes y Servicios,

verifica la existencia del bien o suministro, despacha asignándole número de secuencia de control.

De no tener en existencia, coloca el sello “No hay en Existencia” o “Agotado” y

prepara la “Requisición” (Formulario Núm. 2) con el detalle de los bienes solicitados y sus respectivos precios de referencias.

Registra la información en el Sistema Integrado de Administración Financiera de

Panamá, una vez capturada la información en el sistema el funcionario que efectuó la acción coloca el sello denominado “SIAFPA”, firma en el mismo y lo envía al Jefe de Compras y Almacén para que firme la Requisición y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

4. Dirección de Administración y Finanzas Recibe la Requisición y Documentos sustentadores. Verifica la necesidad de la adquisición, de ser necesaria, autoriza mediante su firma y

remite al Departamento de Presupuesto.

Si considera que no es necesario rechaza la solicitud, y devuelve para los ajustes necesarios.


Recibe la Requisición física y electrónicamente, verifica la disponibilidad

presupuestaria, de existir el recurso, se efectúa en el sistema SIAFPA el bloqueo la partida presupuestaria por el monto requerido.


El funcionario que efectuó el registro firma en el sello SIAFPA y envía al Jefe de Presupuesto para que firme la Requisición y remite físicamente y por pantalla al Departamento de Compras y Almacén.

Nota: De no existir la disponibilidad, se objeta e iniciará los pasos respectivos para que se subsane la disponibilidad de saldos, según lo establecidos en las Normas de Administración Presupuestaria.


Recibe la Requisición procede a confeccionar el cuadro de Cotizaciones (Formulario

Núm. 3) imprime la Solicitud de Compras. El Jefe(a) del Departamento firma dicha solicitud y solicita se ejecuten los

procedimientos de selección de contratistas, de acuerdo a lo establecido en el Texto Único de la Ley 22 de 2006.

Registra en el sistema el resultado de la adjudicación en los campos

correspondientes, genera e imprime la Orden de Compra (Formulario Núm.4).

El operador coloca el sello SIAFPA en la Orden de Compra, firma y entrega al Jefe(a) del Departamento, éste a su vez, revisa, firma la Orden de Compra y envía física y electrónicamente al Departamento de Contabilidad.


Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores.

Realiza los Registros Contables correspondientes, imprime el Comprobante de Diario,

el funcionario que efectuó el registro firma en el sello SIAFPA impreso en la Orden de Compra, como constancia de registro.

El Jefe del Departamento firma el Comprobante de Diario.


Recibe y verifica la Orden de Compra. Firma y remite con los documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización de la

Contraloría General de la República.


Recibe, verifica, realiza el examen previo de fiscalización, refrenda la Orden de Compra, en atención a los montos autorizados por la Contraloría General, registra la


acción en el sistema, envía física y electrónicamente con los documentos sustentadores al Departamento de Compras y Almacén.



Notifica al proveedor para que retire la Orden de Compra. Archiva la documentación, desglosa la Orden de Compra, y demás documentos

sustentadores y procede a la distribución de la misma: Original: Proveedor. 1ª copia Unidad de Almacén y Compras 2ª copia Unidad de Tesorería.

Nota: En caso que los bienes, por su naturaleza, tengan que ser almacenados en otras instalaciones que no sea el Almacén, el encargado del mismo efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.


MAPA DE PROCESO


C. Recepción de Bienes en el Almacén

1. Proveedor

Presenta el original de la Orden de Compra, la factura con su correspondiente copia y entrega los bienes al Departamento de Compras y Almacén para su verificación.


Recibe los insumos o activos, revisa y verifica contra la información contenida en la

Orden de Compra y Factura comercial. Sella el original y la copia de la factura comercial, presentada por el proveedor y

entrega el original de la misma al proveedor, completa y firma el formulario Recepción de Almacén (Ver formulario Núm. 8) en original y una copia.

Adjunta la copia de la factura comercial debidamente sellada, al formulario de

Recepción (Original y Copia).

Remite el original de la Recepción de Almacén y copia de la factura al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Bienes Patrimoniales cuando se trate de Activos Fijos y archiva la copia de la recepción.


Recibe el formulario de Recepción de Almacén (Formulario Núm.8) con documentos

sustentadores. Registra el asiento contable relativo a la recepción de los bienes en el Almacén,

imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

Nota: En caso que los bienes por su naturaleza tengan que ser almacenados en otras instalaciones que no sea el almacén, el encargado del almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.


MAPA DE PROCESO

PROVEEDORDEPTO. DE

COMPRAS YALMACÉN

DEPTO. DECONTABILIDAD

1 2 3

DESCIPCIÓN DEL PROCESO

1

2

3

ENTREGA LA MERCANCIA Y PRESENTA LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL.

CONFRONTA LA MERCANCIA QUE RECIBE CON LOS DUMENTOS (ORDEN DE COMPRA, FACTURA)

REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES CON LAS RECEPCIONES DE ALMACÉN.

RECEPCIÓN DE BIENES EN EL ALMACÉN


D. Recepción de Servicios

1. Proveedor o Contratista

Acepta, ejecuta los términos y condiciones establecidas en la Orden de Compra o Contrato.

El proveedor debe presentar los originales de la Orden de Compra y la factura

comercial con su copia correspondiente al Departamento de Compras y Almacén. En caso de Contratos, presentará únicamente la factura comercial y entregará al Departamento de Compras y Almacén.

2. Unida Administrativa Solicitante

De cumplirse el servicio pactado en los términos y condiciones del contrato (Orden de

Compra o Contrato) por parte del proveedor; la unidad administrativa responsable completa y firma el Acta de Aceptación de Servicios (Formulario Núm.5).

El Jefe(a) de Almacén sella el original y copia de la factura comercial y de la Orden

de Compra presentada por el Proveedor, entrega al Proveedor el original de la factura comercial y la Orden de Compra o Contrato, debidamente selladas.

Retiene la copia de la factura comercial y remite electrónica y físicamente el Informe

de Recepción de servicios con copia de la factura comercial previamente sellada a Contabilidad.

Nota: En los casos, donde la determinación de calidad en la prestación del servicio requiera especificaciones, la unidad técnica o especializada deberá acudir a las especificaciones contenidas en la Orden de Compra o Contrato.


Recibe el Acta de Aceptación de Servicios. Registra el asiento contable relativo a la recepción de los servicios contratados.

Imprime, firma y archiva el comprobante de diario.


MAPA DE PROCESO


E. Despacho de Bienes

1. Almacenista

Procede a despachar los artículos en existencias y se procede a elaborar el documento “Despacho de Almacén (ver formulario núm. 9) y se actualizan los tarjetarios representativos de los bienes inventariados en los diferentes anaqueles.

2. Jefe de Almacén

Al recibir la documentación, firmará el Despacho de Almacén y hará llegar el documento en original conjuntamente con las copias de las facturas a la Sección de Contabilidad para el registro.

3. Sección de Contabilidad

Realiza el asiento de los Despachos de Almacén, el cual refleja el registro contable

del gasto y la disminución del inventario.

MAPA DE PROCESO


F. Gestión de Cobro y Pago

1. Proveedor o Contratista

El mismo completará la “Gestión de Cobro” (Formulario Núm. 6), (en original y copia), e incluirle el original de la Orden de Compra o copia del Contrato, y la Factura Comercial original, dichos documentos estarán sellados por la Unidad de Almacén, además del Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social; presenta la Gestión de Cobro y documentos sustentadores al Departamento de Tesorería; en el caso de Servicios debe adjuntarse Acta de Aceptación de Servicios.


Recibe, revisa la Gestión de Cobro y documentos sustentadores para determinar el

cumplimiento de los requisitos en la presentación, sella el documento como muestra de la recepción, entrega al proveedor el original del recibo y copia de la Gestión de Cobro, para su posterior reclamo del pago.

La copia del recibo reposará en los archivos del departamento en forma manual y digital para futuras investigaciones.

La unidad Administrativa responsable de la entidad realizará el registro de la Gestión de Cobro en el sistema y colocará el sello SIAFPA en la misma y debe firmarlo como constancia de lo actuado, posteriormente el Jefe (a) del Departamento firmará la Gestión de Cobro.


Recibe la Gestión de Cobro, efectúa el asiento contable, la unidad que procesa la

información en el sistema, firma en el sello SIAFPA y luego el Jefe firma la Gestión de Cobro.


Recibe, verifica la Gestión de Cobro coloca visto bueno y lo envía al Despacho del

Director(a) General.


De no tener objeción, firma la Gestión de Cobro y remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.



Fiscaliza que los documentos cumplan con lo establecido en la Guía de Fiscalización, de no existir objeción sella, firma la Gestión de Cobro, siempre y cuando este facultado, de lo contrario, envía ambos documentos a la Contraloría General para el refrendo del (la) señor(a) Contralor(a) o a quien designe según monto y remite al Departamento de Tesorería.



Recibe la Gestión de Cobro y emite el cheque (Formulario Núm. 7), coloca sello

SIAFPA el cual es firmado por el funcionario que realizó el acto, el Jefe de Tesorería revisa la información plasmada en el cheque contra los documentos sustentadores y firma el Comprobante de pago.

Remite ambos documentos con sus sustentos al Departamento de Contabilidad.


Registra el asiento contable del pago con el cheque. El funcionario que realizó el

registro firma en el sello SIAFPA y lo envía al Jefe de Contabilidad para que firme el comprobante de pago


Verifica que esté correcta la presentación del cheque y procede a firmar el

comprobante de pago.

10. Oficina de Fiscalización

Realiza el examen fiscal del pago, firma el Cheque, siempre y cuando esté autorizado, de lo contrario, remite los documentos a la Contraloría General para su respectivo refrendo.

Cumplido con el acto de refrendo, se remite la documentación al Departamento de

Tesorería.



Mantiene en custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor o Contratista, previa presentación de la cédula o un poder especial para los casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.

MAPA DE PROCESO


G. Contrato de Suministros


Recibe solicitud de Bienes y Servicios, el mismo debe contener los suministros requeridos, autorizado y firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa solicitante; entrega a la Unidad de Compras y Almacén para la confección de la Requisición con el detalle de lo solicitado, con los precios preferenciales y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Recibe la Requisición, verifica la necesidad, autoriza, firma y remite al Departamento

Compras y Almacén.


Recibe la Requisición, prepara el Pliego de Cargos, basándose en las “Condiciones Generales para el Desarrollo de Pliegos de Cargo” elaboradas por la Dirección General de Contrataciones Públicas, registra en el sistema, coloca el sello SIAFPA en la Requisición, firma, remite física y electrónicamente al Departamento de Presupuesto.


Recibe, revisa, realiza el bloqueo; firma en el sello SIAFPA como consecuencia de lo

actuado y remite física y electrónicamente al Departamento de Compras y Almacén.

5. Departamento de Compras y Almacén Recibe, revisa y ejecuta los procedimientos de selección de contratistas, contenido en

el “Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública”, adjudica, levanta expediente y remite físicamente a Asesoría Legal.

Si el contrato supera el monto establecido para la adjudicación de acuerdo a

disposiciones administrativas se envíe a la Dirección General para su trámite correspondiente.

6. Asesoría Legal

Recibe, revisa y verifica el expediente, de estar conforme, prepara el proyecto de

Contrato en original y (4) cuatro copias. y remite físicamente al Departamento de Compras y Almacén.



Recibe el Proyecto de Contrato e incorpora la información al sistema. Comunica al Contratista seleccionado, para que se presente con la documentación

requerida y firme el Proyecto de Contrato, firmado el mismo, la Unidad de Compras coloca sello de registrado en SIAFPA, firma, remite física y electrónicamente al Departamento de Contabilidad.


Recibe el Proyecto de Contrato, revisa, realiza el registro contable (asiento), sella,

firma el reverso del Contrato como constancia de registro en SIAFPA. Establece el precompromiso e imprime el Comprobante de Diario, registra la fianza

en el sistema, coloca sello SIAFPA, firma, archiva el asiento diario.

Envía el Contrato electrónicamente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la Entidad y remite físicamente con el expediente al Departamento de Tesorería.


Recibe el Expediente del Contrato, examina que el mismo haya sido comprometido

presupuestaria y bloquea la partida. Verifica que el monto del Contrato aparezca en letra y número, incluyendo la

exactitud de los valores y datos descritos.

Verifica las generales del contratista, timbres, duración y finalidad del Contrato, las funciones descritas y enunciadas que desarrollará el contratista, especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de pago; coloca el visto bueno como muestra de que fue revisado y verificado, de acuerdo a los Controles Internos mencionados, envía el Contrato físicamente al Despacho del Director(a) General y electrónicamente a la Oficina de Fiscalización de Contraloría de la República.


Recibe el Contrato, verifica que el mismo haya cumplido con todos los requisitos

previos, firma el Contrato, autoriza la adquisición y remite el expediente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República.


Recibe el Contrato y expediente, realiza el examen previo de fiscalización, refrenda,

registra en el sistema y remite física y electrónicamente al Departamento de Compras


y Almacén. En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados.

Si el Contrato supera el monto establecido para su fiscalización y refrendo en esta

oficina, pasa a la Sede de la Contraloría General de la República ante el Despacho del Contralor o Contralora


Recibe el Contrato, notifica y entrega al contratista seleccionado, para que éste

proceda al cumplimiento de lo pactado, archiva y distribuye el Original a Contabilidad, la primera copia se le entrega al Contratista, la segunda remite a Compras y Almacén, tercera a la unidad solicitante.

MAPA DE PROCESO


H. Contratos de Prestación de Servicios


Confecciona la Solicitud de servicio, firma y remite al Director Administrativo (a).


Recibe la solicitud de Mantenimiento, verifica, confecciona nota, con la descripción, detalle y costos del mantenimiento solicitado y remite al Departamento de Compras y Almacén.


Recibe Nota con la Solicitud de Servicio, prepara el Pliego de Cargo, basados en las

“Condiciones Generales para el Desarrollo de Pliegos de Cargo” de la Dirección General de Contrataciones Públicas; establece las especificaciones técnicas requeridas, registra en el sistema la información contenida en la Solicitud, coloca el sello SIAFPA, firma, remite física y electrónicamente al Departamento de Presupuesto.


Recibe la Nota y Solicitud de Servicios, realiza el bloqueo presupuestario, firma en

sello SIAFPA como constancia de lo actuado, remite física y electrónicamente al Departamento de Compras y Almacén.


Recibe, verifica, ejecuta los procedimientos de selección de contratistas, contenido en

el “Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública”, adjudica, levanta expediente y remite físicamente a Asesoría Legal.

Si el contrato supera el monto establecido para la adjudicación de acuerdo a

disposiciones administrativas se envíe a la Dirección General para su trámite correspondiente

6. Departamento de Asesoría Legal

Prepara el proyecto de Contrato en original y cuatro (4) copias y adjunta el expediente

al proyecto de Contrato y remite físicamente al Departamento Compras y Almacén



Recibe el Proyecto de Contrato y el Expediente original, revisa e incorpora la información del contrato (remitido según el monto ya sea de Asesoría Legal o del Consejo Económico Nacional) al sistema.

Comunica al contratista seleccionado, para que éste, se presente con la

documentación requerida y firme el Proyecto de Contrato; el operador coloca sello de registrado en SIAFPA, firma y remite física y electrónicamente al Departamento Contabilidad.


Recibe el Proyecto de Contrato y expediente; verifica, realiza el registro contable

(asiento) en el sistema, sella y firma en el reverso del contrato como constancia de registro SIAFPA; establece el precompromiso e imprime el Comprobante de Diario, firma en el sello SIAFPA, firma, archiva el asiento diario y remite electrónicamente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la entidad y físicamente al Departamento de Tesorería.

9. Departamento de Tesorería Examina que el Proyecto de Contrato haya sido comprometido presupuestaria y

financieramente, verifica que el monto del Contrato aparezca en letra y número, incluyendo la exactitud de los valores y datos descritos; verifica las generales del contratista, timbres, duración y finalidad del contrato, y las funciones descritas y enunciadas que debe desarrollar el contratado, además que, el Contrato debe especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de pago; Coloca visto bueno como muestra de que fue revisado y verificado los Controles Internos mencionados. Cumplido a satisfacción el Control Interno del Contrato, remite físicamente al Despacho del Director(a) General.


Recibe el Contrato, evalúa, autoriza la adquisición, firma y remite físicamente a la

Oficina de Fiscalización.

11. Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República

Recibe el Contrato, revisa, realiza el examen previo de Fiscalización, registra en el sistema el refrendo y remite al Departamento de Compras y Almacén. En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados. Los contratos (sin excepción) son revisados por personal de la Dirección de Asesoría Jurídica asignados a la Dirección de Fiscalización General de la Contraloría General de la República.



Recibe el contrato, verifica, notifica y entrega copia del Contrato al Contratista

seleccionado para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado, archiva y distribuye el original a Contabilidad, copia a compras y almacén y la última copia a la Unidad Solicitante.

MAPA DE PROCESO


I. Contrato de Arrendamientos


Confecciona Solicitud de Arrendamiento, firma y remite al Director Administrativo.


Recibe la Solicitud de Arrendamiento, verifica, confecciona nota con la descripción, detalle, canon de arrendamiento y remite al Departamento de Compras y Almacén


Recibe la Solicitud de Arrendamiento y Nota, registra los antecedentes referentes al

arrendamiento, sella, firma la solicitud, remite física y electrónicamente al Departamento de Presupuesto.


Recibe, verifica, registra y bloquea la partida presupuestaria, sella, firma la Solicitud

de Arrendamiento, remite física y electrónicamente al Departamento Compras y Almacén.


Recibe, verifica, ejecuta los procedimientos de selección de contratistas, contenido en

“Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública” y remite físicamente a Asesoría Legal.

6. Asesoría Legal

Recibe, revisa la Nota y Solicitud de Arrendamiento, confecciona la resolución de

adjudicación con el proyecto de contrato y remite físicamente al Departamento de Compras y Almacén


Recibe el Proyecto de Contrato, nota y Solicitud de Arrendamiento, firma en el sello

SIAFPA como constancia del registro, seguidamente llama al contratista para que presente los documentos (copia de la licencia comercial, copia de cédula y fianza requerida); remite física y electrónicamente al Departamento Contabilidad.


Recibe el Proyecto de Contrato y demás documentos fuentes; realiza el registro

contable, imprime, sella y firma el comprobante de diario; remite electrónicamente a


la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República y envía físicamente el Proyecto de Contrato, solicitud de arrendamiento, nota y demás documentos (copia de la licencia comercial, copia de cédula y fianza) al Departamento de Tesorería.

9. Departamento de Tesorería Examina que el Proyecto de Contrato haya sido comprometido presupuestaria y

registrado contablemente en Sistema SIAFPA, verifica que el monto del Contrato aparezca en letra y número, incluyendo la exactitud de los valores y datos descritos; verifica las generales de los contratados, timbres, duración y finalidad del Contrato y verifica las funciones descritas y enunciadas que desarrollará el contratista.

El Contrato especificará la fuente de financiamiento y las condiciones de pago, coloca

visto bueno como muestra que fue revisado y se verificaron los Controles Internos y remite físicamente al Despacho del Director(a) General y electrónicamente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la entidad.

10. Despacho del Director(a) General

Recibe el Contrato y demás documentos, firma y remite a la Oficina de Fiscalización

de la Contraloría General de la República en la institución.


Recibe el Contrato con su respectivo avalúo y demás documentos; realiza el examen previo de Fiscalización, envía a la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General a la Oficina de Arrendamiento, posteriormente es enviado al Despacho de Asesoría Jurídica (De acuerdo al monto es enviado al Sectorial o al Fiscalizador de la entidad), finalizada la revisión, el Jefe(a) de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado por la Contraloría General de la República y remite al Departamento de Compras y Almacén.


Recibe el Contrato y demás documentos; entrega copia del Contrato al contratista

seleccionado para que éste, proceda al cumplimiento de lo pactado en el Contrato; envía copia al Departamento de Compras y Almacén.


MAPA DE PROCESO


IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm. 1


SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

USO DEL SOLICITANTE

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

UNIDAD SOLICITANTE:_____________________________________

BIENES SERVICIOS TELÉFONO

DÍA MES AÑO

RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA

PRECIO UNITARIO TOTAL

JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD

___________________________________ __________________________________ SOLICITADO POR: APROBADO POR:

_________________________________ VERIFICADO POR:


SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

A. OBJETIVO:

Formalizar solicitudes de adquisición (bienes y servicios) por parte de las Unidades Ejecutoras hacia la administración.

B. ORIGEN: Unidad Ejecutora

C. CONTENIDO: 1. Uso del solicitante:

Asignación numérica secuencial establecida por la Unidad Ejecutora para efecto de control interno.

2. Fecha: Día, mes y año de la solicitud de bienes y servicios 3. Unidad Solicitante: Funcionario a la cual se le dirige el formato para

los efectos tramites pertinente de aprobación. 4. Dirección: Nombre de la Unidad Administrativa que esta

solicitando el bien y servicio. 5. Solicita los:

o Bienes o Servicios

Indicar que lo requiere la unidad administrativa, ya sea un “bien o un servicio”.

6. Especifique el uso de los Bienes y Servicios:

Detalle simplificado del uso que se le dará al bien y servicio solicitado.

7. Renglón Núm. Número secuencial establecido para mantener la cantidad de renglones solicitados.

8. 9.

Cantidad: Unidad:

Número de artículos solicitados del bien requerido Unidad de medida utilizada (docena, gruesa, libra, caja).

10. Descripción: Características que identifican el bien y servicio a requerir por la Unidad Ejecutora.

11. Precios Unitario: Asignación estimada del valor del bien y servicio a requerir estos deben ser unitarios para los efectos de conocer el total de los precios una vez multiplicado por la cantidad solicitada.

12. Justificación de la Solicitud: Breve explicación complementaria para indicar si lo solicitado debe contar con algunas especificaciones si fuera el caso.

13. Solicitado por: Firma del Jefe de la Unidad Ejecutora que solicita el bien y servicio.

14. Aprobado por: Firma del Director Administrativo autorizando la adquisición.

15. Verificado por: Firma del Jefe de Compras que confirma lo que si desea adquirir.


Formulario Núm. 2


REQUISICIÓN

Núm. _____________

PARA LA ADQUISICIÓN GLOBAL DE MATERIALES Y EQUIPOS

Renglón Cant.. (B/.)

Unidad Código Descripción Precio Estimado (B/.)

Unidad Total Subtotal

I.T.B.M. TOTAL

Certifico que después de haber realizado los análisis del consumo periódico, los materiales solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones de las distintas Unidades Administrativas de esta Institución.

OBSERVACIONES: __________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

_____________________________ __________________ Firma del Jefe de Almacén Fecha ___________________________________ __________________ Director de Administración y Finanzas Fecha ____________________________ Jefe de Presupuesto Partida:____________________________ Partida:____________________________ Partida:____________________________

________________________ __________________ Jefe de Compras Fecha


REQUISICIÓN

A. OBJETIVO: Solicitar materiales y equipos para el funcionamiento de la Institución, en forma trimestral.

B. ORIGEN: Unidad de Almacén.

C. CONTENIDO: 1. Requisición Núm..: Asignación del número de control consecutivo. 2. Renglón: Enumerar consecutivamente los artículos a solicitar. 3. Cantidad: Indicar el total que se pide por artículo. 4. Unidad:

Descripción

Se refiere a la descripción del artículo o bien, como se despacha (resma, galón, paquete, etc.). Explicación del bien que se desea adquirir.

5. Código: Número de registro 6. Precio Estimado:

a- Unitario: b- Total:

Valor por unidad del artículo por renglón. Valor total de los artículos por renglón.

7. Subtotal: Valor de los artículos sin impuesto. 8. ITBM: Impuesto de los artículos 9. Total: Valor total de los artículos.

10. Observaciónes: Anotar cualquier información adicional, que sea necesaria para una mejor comprensión de lo expuesto en el formato.

11. Firmas: Las indicadas 12. Fechas: Anotar las fechas una vez firmada la forma.

13.

Partidas: Presupuesto indicará las partidas presupuestarias adecuadas que se afectará para la requisición.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Compras y Almacén. Copia: Unidad de Almacén.


Formulario Núm. 3



CUADRO DE COTIZACIONES Solicitud Núm.:______ Día Mes Año Proveedores Teléfonos

Precios Renglón Núm.

Cantidad Descripción Unitario Total Unitario Total Unitario Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Sub – Total

I.T.B.M. Firmas Autorizadas

Total

Jefe del Departamento de Compras:

Observaciones:


CUADRO DE COTIZACIONES A. OBJETIVO: Formalizar las ofertas recibidas de las tres Casas Comerciales analizarlas y poder escoger razonablemente a la empresa que brinda el mejor beneficio para la institución. B. ORIGEN: Departamento de Compras y Almacén. C. CONCEPTO 1. Solicitud Núm.: Asignación numérica secuencial establecida por la

Unidad Ejecutora para efecto de control interno. 2. Día, mes y año: Fecha de preparación del Cuadro de Cotización. 3. Proveedores: Nombre de las Casas Comerciales que presentaron

ofertas correspondientes. 4. Teléfonos: Nombre de la Unidad Administrativa subordinada a

esta Dirección dentro de la Estructura Administrativa.

5. Renglón Núm. Número secuencial establecido para mantener la cantidad de renglones solicitados.

6. Cantidad: Número de artículos solicitados del bien requerido.

7. Descripción: Características que identifican el bien y servicio a requerir por la Unidad Ejecutora.

8. Precios Unitarios Total: Corresponde a los precios ofrecidos por los distintos proveedores los cuales serán valuados para los fines de escoger a la Casa Comercial que prestara el servicio o brindara el bien requerido por la institución.

9. Firmas Autorizadas: Funcionarios que participan en el análisis y escogimiento del Proveedor que representa mayor beneficio a la institución.

10. Sub Total: Representa la sumatoria de los precios y su correspondiente total de los artículos ofrecidos por cada Proveedor sin la inclusión del siete 7%.

11. I.T.B.M.: Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.

12. Total: Representa la sumatoria de los precios y totales incluyendo el siete por ciento.

13. Observaciones: Representa los comentarios pertinentes para los efectos de escogimiento del proveedor.


Formulario Núm. 4 República de Panamá Sistema Estatal de Radio y Televisión SERTV

DÍA MES AÑO

ORDEN DE COMPRA ORDEN Núm.: _____

PROVEEDOR:________________________________

RUC/ CÉDULA : __________________________ TELÉFONO:___________________________

PRECIO RENGLÓN

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

UNITARIO TOTAL

Núm. De Acto Público: TIEMPO DE ENTREGA: FORMA DE PAGO: MONTO DE LA ORDEN DE COMPRA: BALBOAS CON 00/100 SUB-TOTAL I.T.B.M. ESCRIBA EL VALOR EN LETRAS

Partida de Gasto MONTO Total

FONDO DE OPERACIONES

Fondo: Lugar de entrega:

Director General

____________________________________________ ____________________________________ Director de Administración y Finanzas Compras

___ _____________________________________________ ____________________________________ Oficina de Fiscalización de la Contraloría General Presupuesto

Observaciones: Uso:

Aceptado: ______________________________ Recibido: _____________________________________ Proveedor Almacén Fecha: ______________________________ Fecha: _____________________________________


ORDEN DE COMPRA

A. OBJETIVO: Formalizar por parte de la institución ante la Casa Comercial (proveedor) la solicitud del bien y

servicio requerido. B. ORIGEN: Departamento de Compras y Almacén. C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día mes y año de preparación de la Orden de Compra.

2. Número de Orden de Compra: Anotar el número de Orden de Compra que le corresponde.

3. Datos del Proveedor: Nombre:

Dirección:

Nombre del Proveedor. Ubicación (área, calle, etc.) del Proveedor.

4. R.U.C/CEDÚLA Número de identificación del proveedor según

registro único de contribuyente. 5. Teléfono: Número de Teléfono del Proveedor. 6. R.U.C/CEDÚLA Número de identificación del proveedor según

registro único de contribuyente. 7. Renglón: Numero secuencial establecido para mantener la

cantidad de renglones solicitados. 8. Cantidad: Números de Artículos solicitados del bien

requerido. 9. Unidad:

Unidad de medida utilizada (docena, gruesa, libra, caja).

10. Descripción: Característica que identifican el bien y servicio a requerir por la unidad.

11. Precio Unitario: Se refiere al precio por unidad. 12. Renglón: Número secuencial establecido para mantener la

cantidad de renglones solicitados. 13. Articulo : Detalle del bien a solicitar. 14. Descripción: Característica que identifican el bien y servicio a

requerir por la unidad. 15. Cantidad: Números de Artículos solicitados del bien

requerido. 16. Precio Unitario: Se refiere al precio por unidad.

17. Precio Total: Indicar precio total de los bienes.

18. Sub-Total: Representa la sumatoria de los precios y su correspondiente total de los artículos ofrecidos por cada Proveedor sin la inclusión del siete por ciento.

19. I.T.B.M.: Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.


20. Total: Sumatoria del importe a pagar. 21. Monto Total:: Representa la sumatoria de los precios y totales

incluyendo el descuento y el siete por ciento. 22. Detalles de las Partidas:

Número de Partidas Código de Partida Monto Original

Anotar el Núm. De Partida correspondiente. Código que corresponde a dicha partida. Cantidad original de la partida.

23. Director General Firma del Director General. 24. Compras Firma del Jefe(a) de Compras.

25. Presupuesto Firma del Jefe(a) de Presupuesto.

26. Finanzas Firma del Director (a) de Finanzas.

27. Nombre Completo-Acepto Proveedor

Cuando el Proveedor recibe la Orden de Compra.

28. Fecha de Aceptación Día, mes y año de aceptación del compromiso.

29. Oficina de Fiscalización Firma del Jefe(a) de Fiscalización de la CGR

D. DISTRIBUCIÓN: Original Proveedor

Copia rosada Almacén Copia celeste Presupuesto Copia verde Contabilidad Copia azul Compras Copia amarilla Fiscalización Copia azul claro Bienes Patrimoniales


Formulario Núm. 5

República de Panamá

Sistema Estatal de Radio y Televisión SERTV

Dirección Administravión y Finanzas Departamento de Tesorería

ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS

Núm.__________

Por la presente aceptamos a satisfacción el servicio ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ En los términos y condiciones establecidas en Orden de Compra o Contrato Núm.________________________

______________________ _____________________ El Contratista Por la Institución

(Técnico especialista) Dado en la ciudad de Panamá a los______días del mes de _____de ______.


ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS

A. Objetivo: Establecer la conformidad del servicio recibido. B. Origen: Unidad administrativa que recibe el servicio. C. Contenido:

1. Descripción: Servicio prestado por parte del proveedor o contratista a la

unidad administrativa y la conformidad del servicio recibido por la entidad.

2. Firma del Contratista: Rúbrica del contratista. 3. Firma por la

Institución: Rúbrica del funcionario que da fe conforme al servicio recibido.

4. Fecha: Día, mes y año en que ser recibe el servicio a conformidad.


Formulario Núm. 6


GESTIÓN DE COBRO (Para uso Oficial)

Institución Número (Para Uso Oficial)

Fecha

Tesoro Nacional Hora

Fondo Institucional

(Nombre del Fondo)

A FAVOR DE

Nombre

Código de Proveedor

Cédula o RUC

Fecha de elaboración

Firma del representantelegal

Cédula

Teléfono

Endosar a nombre de

Fecha del endoso

Cédula o RUC deladjudicatario del endoso

Firma del que cede los derechos al adjudicatario

DETALLE SUSTENTADOR DEL COBRO

VALORES EN BALBOAS

Valor Bruto

Menos

Retención x Garantía ( 10%)

Anticipo ( %)

Más

Contrato Núm.

Addenda Núm.

Convenio Núm.

Resolución Núm.

Orden de Compra Núm.

ITBMS

(Descripción de bien o servicio brindado)

Impuesto Selectivo al Consumo

Menos Retención del 50% de ITBMS

Factura(s) Número:

Valor Total a Cobrar en letras

Valor Total en número

FIRMAS Y SELLOS POR REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL

TESORERÍA

AUTORIZACIÓN

Fecha de entrada

Fecha de salida

Núm. Cheque o transferencia Fecha de entrada Fecha de salida

SELLO DE PRESUPUESTO

SELLO DE CONTABILIDAD

.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

SELLO(S) DE FISCALIZACIÓN

REFRENDO

DIRECCIÓN DE TESORERÍA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS (sólo para pagos por el Tesoro Nacional)

SELLO DE GESTIÓN DE PAGOS

SELLO DE CONTABILIZADO

SELLO DE DIGITALIZADO

Núm. Cheque o transferencia

Nota: Este formulario es gratuito. El mismo debe llenarse preferiblemente en computadora, no será aceptado con borrones, ni alteraciones en su estructura estandarizada.


GESTIÓN DE COBRO ORIGEN: Titular del crédito solicitante del pago. OBJETIVO: Formalizar entre el proveedor y la institución el pago por el

suministro del bien y servicio recibido. CONTENIDO: Institución: Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de

Cobro (GC).

Número: Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC (uso oficial).

Fecha: Fecha de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). Hora: Hora de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). Tesoro Nacional (N): Marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro

Nacional (TN). Uso oficial. Fondo institucional: Marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo

Institucional (FI). Uso oficial. Nombre del fondo: Coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se

efectuará el pago (uso oficial).

A FAVOR DE Nombre: Nombre o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de registro único del

contribuyente, del titular del crédito. Fecha: Fecha de confección de la GC. Firma representante legal: Rúbrica del titular del crédito. Endosar a: Nombre o razón social del adjudicatario del crédito

(opcional). Fecha: Fecha del endoso (opcional). Cédula o RUC: Número de cédula de identidad personal o de Registro Único

del Contribuyente, del adjudicatario del crédito (opcional). Firma: Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al

adjudicatario (opcional).


DETALLE SUSTENTADOR DEL PAGO Contrato Núm.: Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional). Adenda Núm.: Número de adenda, si el contrato ha sido modificado en

alguna de sus partes (opcional). Convenio Núm.: Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional). Resolución Núm.: Número de resolución, si el acto contractual está respaldado

por este documento (opcional). Orden de compra Núm.: Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta

en este documento (opcional). Descripción del bien y servicio brindado: Redacción descriptiva con la que se define clara y

brevemente el bien y servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro.

VALORES EN BALBOAS

Valor bruto: Valor en balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se

sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien y servicio brindado.

Retención X garantía (%): Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de

multiplicar el valor bruto por el % consignado en el documento contractual, para la retención por garantía (opcional, solo para obras).

Anticipo: Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego

de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual, por el valor bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada (opcional, solo para obras).

ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por

7%. Impuesto selectivo al consumo: Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: licores,

servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.)


Retención del 50% del ITBMS: Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en

el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS.

Monto total a cobrar en letras: Frase que describe el monto de la GC. Valor total en números: Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la

GC.

REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL Tesorería: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la unidad

administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada y salida en Tesorería: Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad

de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida

Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor.

Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT.

Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo

cuando se trate de cuentas directas). Sello de Contabilidad: Sello, fecha y firma. Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario

delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la unidad administrativa autorizadora.

Sello de la Unidad de Transporte, control de combustible o su equivalente: Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el

pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso


Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR: Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas,

cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG).

Sello, fecha y firma al reverso

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Fiscalización: Sello, fecha y firma del fiscalizador y sello, fecha y firma del

Jefe de Fiscalización.

Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad.

Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado

según el monto de la GC.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN)

Sello de Contabilizado: Sello, firma y fecha. Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. Sello de Gestión de Pago: Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN. DISTRIBUCIÓN: Original: Adjunta al original del cheque. 1 ra. copia Área de Contabilidad


Formulario Núm. 7

REPÚBLICA DE PANAMÁ SERVICIO ESTATAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SERTV)

CHEQUE

Panamá, ____________ de 20____ Páguese a la orden de ________________________________________ B/. ______ Dólares U.S.A. BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 01 CASA MATRIZ PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ Cuenta NÚM. Director General Contraloría General de la República

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Núm. Nombre______________________________________ Fecha______________ de 20_____

DESCRIPCIÓN

Cuenta Financiera Debe Haber

Verificado por:

Fiscalización CGR

Vo. Bo. Departamento de Contabilidad

Recibido por: _______________________

Cédula: ______________________

Fecha. __________________________


CHEQUE

ORIGEN: Sección de Tesorería. OBJETIVO Pago de compromisos del Fondo Fiduciario de

Formación y Capacitación. CONTENIDO: Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del formulario. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el

cheque. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario. B/: Importe en números del monto del cheque. Balboas Dólares U.S.A.: Cantidad protegida en número por el monto del cheque. Firmas Autorizadas: Rúbrica del Director General o quien delegue y funcionario de la Contraloría autorizada para tal fin. Comprobante de Pago Núm.: Número de control secuencial prenumerado del comprobante. Nombre: Nombre del beneficiario. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el

cheque comprobante. Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. Cuenta Financiera Código de las cuentas afectadas en la

transacción. Debe y Haber: Detalle del importe registrado de las cuentas

afectadas. Verificado por Fiscalización: Nombre y firma del funcionario de la Contraloría que fiscaliza la operación. Vº Bº - Departamento de Contabilidad: Nombre y firma del jefe de contabilidad Responsable de la confección del Formulario. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario. Cédula: Número de Identificación Personal del Beneficiario.

DISTRIBUCIÓN:

Original: Proveedor o beneficiario. 1ra. copia Departamento de Contabilidad y documentos sustentadores. 2 da. copia Consecutivo de la Sección de Tesorería. 3 ra. copia Oficina de Fiscalización General.


República de Panamá Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV)

Dirección Administrativa Sección de Almacén

RECEPCIÓN DE ALMACÉN Proveedor:______________________________ Factura Núm.:______________ Orden de Compra Núm.: _____________________ Fecha: __________________

VALOR CANTIDAD UNIDAD CÓDIGO DESCRIPCIÓN

UNITARIO TOTAL

Total

DIA MES AÑO

Formulario 8

Observaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________ _______________________ Recibido por Revisado por


RECEPCIÓN DE ALMACÉN

A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados de acuerdo al procedimiento técnico de Unidad de Almacén. B. ORIGEN: Unidad de Almacén C. DESCRIPCIÓN: 1. Institución: Nombre impreso de la entidad que utiliza el

documento. 2. Día, Mes y Año: Fecha en que se llena el formato

3. Núm.: Número preimpreso del formulario.

4. Proveedor: Nombre del Proveedor.

5. Factura Núm.: Anotar el número de la factura comercial.

6. Orden de Compra Núm.: Anotar el número de la Orden de Compra.

7. Fecha:

Día, mes y año de emisión de la orden de compra.

8. Cantidad: Número de bienes recepcionados.

9. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, gruesa, libra, caja).

10. Código: Indicar el código del bien o artículo.

11. Descripción: Nombre y especificación del bien

12. Valor: Unitario Total

Indicar el precio de cada unidad del bien Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del bien recibido.

13. Total: Sumatoria de los totales

14. Observaciones:

Breve explicación que permita ampliar la información.

15. Recibido por: Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes.

16. Revisado por: Firma del funcionario que verifica la información del formato

D. DISTRIBUCIÓN: Original Departamento de Contabilidad. Copia Núm.1 Unida de Almacén. Copia Núm. 2 Bienes Patrimoniales


Formulario Núm. 9

República de Panamá

Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) Dirección Administrativa

Sección de Almacén DIA MES

DESPACHO DE ALMACÉN

Fondo ____________

Fecha: _____________ Despacho Núm.: _______ Departamento:________________________ Dirección: ________________________

Renglón Código Cantidad Unidad Descripción Código

Financiero Valor (B/.)

Unit. Total Subtotal TOTAL Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Entregado /Recibido por___________________ Registrado por:___________________ Verificado por________________







AVISO DE TRASPASO. Para dar cumplimiento al artículo 777 del Código de Comercio, EME RECORDS, S.A., conRUC.519387-1-438336, propietaria del Aviso de Operación Nº519387-1-438336-2010-205804, denominado Q RUMBA ,ubicado en la provincia de Panamá, distrito de Panamá, corregimiento de Juan Díaz, Urbanización Juan Díaz, CallePrincipal, Edificio Centro Comercial Tocumen, local 110, 111, traspasa a la SOCIEDAD INVERSIONES TERRANOSA, S.A., con RUC 1121980-1-564665. L.201-377776. Segunda Publicación.

_______

Para dar cumplimiento al artículo 777 del Código de Comercio, yo, NELSON MONTENEGRO JORDAN, con cédulade identidad personal No.4-219-629, hago constar que he traspasado todos mis derechos del aviso de operación No.4-219-629-2007-102245, cuya razón social es ABARROTERÍA PEDREGAL y está ubicado en la Urbanización LaNueva Riviera, Calle D, casa No.69, corregimiento de Pedregal, distrito de Panamá, al señor ANTONIO LUO ZHONG ,con cédula de identidad personal No.8-890-2202. NELSON MONTENEGRO JORDAN 4-219-629. L.201-378124.Segunda Publicación.

_______

Panamá, 23 de mayo de 2012. Para dar cumplimiento al artículo 777 del Código de Comercio, el señor RAÚL LÓPEZ URRIOLA, con cédula No. 9-131-307, le traspasa al señor ANDRÉS AVELINO HERRERA FRÍAS, con cédula8-343-646 el negocio denominado PARRILLADA ARCO IRIS, cuyo aviso de operación No. 9-131-307-2008-152340,ubicado en la provincia de Panamá, distrito de Arraiján, corregimiento de Cerro Silvestre. Atentamente Raúl López.9-131-307. L.201-378144. Segunda Publicación.

_______

REPÚBLICA DE PANAMÁ, REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ. CERTIFICA CON VISTA A LA SOLICITUD12-902845. QUE LA SOCIEDAD: LAS FLORES WORLDWIDE CORP. Se encuentra registrada en la Ficha: 357744,Rollo: 64389, Imagen: 2, desde el ocho de marzo de mil novecientos noventa y nueve. DISUELTA. Que dicha sociedadha sido disuelta mediante Escritura Pública número 4042 de 10 de mayo de 2012 de la Notaría Tercera del Circuito dePanamá, según Documento 2175334, Ficha 357744 de la Sección de Personas desde el 18 de mayo de 2012. Expedido yfirmado en la provincia de Panamá, el veintidós de mayo de dos mil doce a las 04:42:23, p.m. Nota: Esta certificaciónpagó derechos por un valor de B/.30.00, comprobante No. 12-902845. No. Certificado: S. Anónima 060956, fecha:martes, 22 de mayo de 2012. ELIZABETH QUIJADA R. Certificador. //YAORPA20//. L- 201-378140. Única publicación.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ, REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ. CERTIFICA CON VISTA A LA SOLICITUD12-1052318. QUE LA SOCIEDAD: DUMAR CORPORATION . Se encuentra registrada en la Ficha: 170395, Rollo:18306, Imagen: 99, desde el doce de mayo de mil novecientos ochenta y seis. DISUELTA. Que dicha sociedad ha sidodisuelta mediante Escritura Pública número 3984 de 09 de mayo de 2012 de la Notaría Tercera del Circuito de Panamá,según Documento 2174003, Ficha 170395 de la Sección de Personas desde el 17 de mayo de 2012. Expedido y firmadoen la provincia de Panamá, el veintidós de mayo de dos mil doce a las 12:43:25, p.m. Nota: Esta certificación pagóderechos por un valor de B/.30.00, comprobante No. 12-1052318. No. Certificado: S. Anónima 060472, fecha: martes, 22de mayo de 2012. ELIZABETH QUIJADA R. Certificador. //JERAPA25//. L- 201-378141. Única publicación.

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AVISO DE DISOLUCIÓN. Por medio de la Escritura Pública No. 8,257 de 8 de mayo de 2012, de la Notaría Primera delCircuito de Panamá, registrada el 21 de mayo de 2012, a la Ficha 493359, Documento 2175954, de la Sección deMercantil del Registro Público de Panamá, ha sido disuelta la sociedad OSFIELD PROPERTIES INC. . L. 201-378178.Única publicación.



PROVINCIA DE COLÓN, DISTRITO DE CHAGRES, ALCALDÍA MUNICIPAL. EDICTO No. 7. El Suscrito AlcaldeMunicipal del Distrito de Chagres, provincia de Colón, HACE SABER AL PÚBLICO: Que la señora ANA VICTORIABARRERA NIÑO , con cédula de identidad personal No. 3-67-791, ha solicitado a esta Alcaldía del distrito de Chagres,mediante solicitud con fecha 13 de febrero de 2008, la adjudicación a título oneroso de 0 Has. + 246.767 M2, localizadoen la finca No. 8658, Tomo: 1675, Folio 360, ubicado en el corregimiento de Piña, distrito de Chagres, provincia deColón, cuyos linderos son los siguientes: Norte: Calle hacia la playa. Sur: Terreno municipal ocupado por Luis Blanco.Este: Terreno municipal. Oeste: Terreno municipal ocupado por Diamantina Manjarrez. Para los efectos legales, se fija elpresente Edicto en lugar visible de este Despacho de la Alcaldía de Chagres, hoy trece (13) de abril de dos mil doce(2012), siendo la 1:00 de la tarde, por el término de quince (15) días. Copia del mismo se entregará al interesado, para quelo haga público en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena el Artículo 108 del Código Agrario. ElAlcalde, (Fdo.) MANUEL DELGADO E. Alcalde del distrito de Chagres. ORILIA A. DE NEREIDA. Secretaria. L. 201-378268.

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AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS. EDICTO No. 8-7-85-2012. El Suscrito FuncionarioSustanciador de la Autoridad Nacional de Administración de Tierras. HACE CONSTAR: Que el señor (a) BRENISANTONIO CARDENAS ACEVEDO, vecino (a) de San Miguel, corregimiento San Martín, del distrito de Panamá,provincia de Panamá, portador de la cédula de identidad personal No. 8-305-615, ha solicitado a la Autoridad Nacional deAdministración de Tierras, mediante solicitud No. 8-7-183-98, según plano aprobado No. 808-18-14236, la adjudicacióndel título oneroso, de una parcela de tierra nacional adjudicable, con una superficie total de 14 Has + 8836.02 Mts.,propiedad de la Autoridad Nacional de Administración de Tierras. Terreno ubicado en San Miguel, corregimiento de SanMartín, distrito de Panamá, provincia de Panamá. Comprendido con los siguientes linderos: Norte: Quebrada Josefina,Marcelina Domínguez, Josefina Cano, Sergio Vigil, Joaquín González. Sur: Ramón Arroyabe, Federico Vega. Este: Callede 15.00 Mts., Jeremías Cortez, Elías Vigil, Federico Vega, Marcelina Domínguez. Oeste: Quebrada Josefina. Para losefectos legales se fija el presente Edicto en lugar visible de este Despacho, en la Alcaldía del distrito de Panamá, o en laCorregiduría de San Martín, copia del mismo se le entregará al interesado para que lo haga publicar en los órganos depublicidad correspondientes, tal como lo ordena el artículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia dequince (15) días a partir de la última publicación. Dado en Chepo, a los 23 días del mes de mayo de 2012. (fdo.) JORGERAMOS. Funcionario Sustanciador. (fdo.) MIGDALIS MONTENEGRO. Secretaria Ad-Hoc. L.201-378229.

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EDICTO No. 06 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) BIELCA PINEDA SANTOS , mujer, panameña, mayor de edad,con residencia en Loma Acosta, casa No. 9535, teléfono No. 6564-6324, portadora de la cédula de identidad personal No.9-714-627, en su propio nombre en representación de su propia persona, ha solicitado a este Despacho que se le adjudiquea título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terreno Municipal Urbano, localizado en el lugardenominado Calle Loma Acosta, de la Barriada Loma Acosta, Corregimiento El Coco, donde hay casa distingue con elnúmero ___, y cuyos linderos y medidas son los siguientes: Norte: Finca 9535, Folio 472, Tomo 297 propiedad delMunicipio de La Chorrera con: 30.60 Mts. Sur: Finca 9535, Folio 472, Tomo 297 propiedad del Municipio de LaChorrera con: 21.74 Mts. Este: Línea de alta tensión con: 21.74 Mts. Oeste: Calle Loma Acosta con: 36.78 Mts. Área totaldel terreno ochocientos noventa y seis metros cuadrados con noventa y cinco decímetros cuadrados (896.95 Mts.2). Conbase a lo que dispone el Artículo 14 del Acuerdo Municipal No. 11-A del 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto enun lugar visible al lote de terreno solicitado, por el término de diez (10) días, para que dentro de dicho plazo o términopueda oponerse la (s) que se encuentran afectadas. Entréguesele sendas copias del presente Edicto al interesado, para supublicación por una sola vez en un periódico de gran circulación y en la Gaceta Oficial. La Chorrera, 14 de marzo de dosmil doce. Alcalde: SR. TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefa de la Sección de Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZG. Es fiel copia de su original. La Chorrera, catorce (14) de marzo de dos mil doce. (Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G.Jefa de la Sección de Catastro Municipal. L. 201-377124.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS LOS SANTOS.EDICTO No. 027-12. EL SUSCRITO FUNCIONARIO SUSTANCIADOR DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEADMINISTRACIÓN DE TIERRAS-LOS SANTOS. HACE SABER: Que la señora FAUSTINA MARIA MENDIETADE DE FRIAS, con cédula No. 7-59-777, con residencia en El Bongo, corregimiento de La Villa de Los Santos, distritode Los Santos, ha solicitado a la Autoridad Nacional de Administración de Tierras, mediante solicitud de adjudicaciónNo. 7-007-11 de 27 de enero de 2011, según plano aprobado No. 703-03-8867 de 30 de diciembre de 2011, laadjudicación a Título Oneroso de una parcela de tierra Baldía Nacional adjudicable, con una superficie de 0 Has. +2,091.33 m2, ubicada en el corregimiento de La Colorada, distrito de Los Santos, provincia de Los Santos, el cual tienelos siguientes linderos: Norte: Terreno de José Encarnación Mendieta. Sur: Camino hacia El Melón. Este: Carretera haciaMacaracas Los Santos. Oeste: Terreno de Sandra Sánchez. Para efectos legales se fija el presente Edicto en lugar visiblede este Departamento, en la Alcaldía del distrito de Los Santos o en la corregiduría de La Colorada y copias del mismo seentregarán al interesado para que las haga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena el



Art. 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de quince (15) días a partir de su última publicación. Dadoen la ciudad de Las Tablas, a los 1º días del mes de mayo de 2012. (fdo.) ING. LUIS A. DÍAZ R. FuncionarioSustanciador. (fdo.) TÉC. FELÍCITA G. DE CONCEPCIÓN. Secretaria Ad-Hoc. L. 201-377951.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS REGIÓN No. 5,PANAMÁ OESTE. EDICTO No. 112-ANATI-2012. El Suscrito Funcionario Sustanciador de la Autoridad Nacional deAdministración de Tierras, en la provincia de Panamá al público. HACE CONSTAR: Que el señor (a) MARCELINA DELEON NUÑEZ , con cédula de identidad personal No. 8-395-451; ELIECER MARTINEZ DE LEON , con cédula deidentidad personal No. 8-890-2088 y JIRCA SUSLAY MARTINEZ DE LEON , con cédula de identidad personal No.8-524-1438, vecinos (a) de La Valdesa, corregimiento Caimito del distrito de Capira, provincia de Panamá, han solicitadoa la Autoridad Nacional de Administración de Tierras, mediante solicitud No. 8-006-1993 del 8 de enero de 1993, segúnplano aprobado No. 802-02-13038, la adjudicación del título oneroso de una parcela de tierra baldía nacional adjudicable,con una superficie total de 0 Has. + 7,479.97 M2 propiedad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario. El terreno estáubicado en la localidad de La Valdesa, corregimiento Caimito, distrito de Capira, provincia de Panamá, comprendidodentro de los siguientes linderos: Globo A . Norte: Río Caimito. Sur: Jacinto Martínez De León. Este: Camino de tierra de5.00 Mts. a otros lotes. Oeste: Jacinto Martínes De León. Globo B . Norte: Río Caimito. Sur: Juana Núñez Becerra. Este:Segundo De León. Oeste: Camino de tierra de 5.00 Mts. a otros lotes. Para los efectos legales se fija el presente Edicto enlugar visible de este Despacho, en la Alcaldía del distrito de Capira o en la corregiduría de Caimito, copia del mismo se leentregará al interesado para que lo haga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena elartículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de quince (15) días a partir de la última publicación.Dado en Capira a los 3 días del mes de abril de 2012. (fdo.) SR. JORGE RAMOS. Funcionario Sustanciador. (fdo.) SRA.ELBA DE JAÉN. Secretaria Ad-Hoc. L.201-376164.

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EDICTO No. 413 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) HERMINIA DELGADO DE MENDIETA , mujer, panameña,mayor de edad, con residencia en Rincón Solano No. 1, cerca de la Universidad Tecnológica, Calle Cárdenas, casa No.3330, teléfono No. 6449-2788, estado civil casada, labora como jefa de asuntos comunitarios de Panamá Oeste, portadorade la cédula de identidad personal No. 7-71-1271, en su propio nombre en representación de su propia persona, hasolicitado a este Despacho que se le adjudique a título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terrenoMunicipal Urbano, localizado en el lugar denominado Calle Benítez, de la Barriada Alto de La Gloria, Corregimiento ElCoco, donde se llevará a cabo una construcción distingue con el número ___, y cuyos linderos y medidas son lossiguientes: Norte: Calle Benítez con: 136.43 Mts. Sur: Finca 62240, Tomo 1400, Folio 378 propiedad del Municipio de LaChorrera con: 132.685 Mts. Este: Calle 44 Norte con: 13.145 Mts. Oeste: Finca 6028, Folio 104, Tomo 194 propiedad delMunicipio de La Chorrera con: 20.198 Mts. Área total del terreno mil seiscientos doce metros cuadrados con noventa yseis decímetros cuadrados (1,612.96 Mts.2). Con base a lo que dispone el Artículo 14 del Acuerdo Municipal No. 11-Adel 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto en un lugar visible al lote de terreno solicitado, por el término de diez(10) días, para que dentro de dicho plazo o término pueda oponerse la (s) que se encuentran afectadas. Entrégueselesendas copias del presente Edicto al interesado, para su publicación por una sola vez en un periódico de gran circulación yen la Gaceta Oficial. La Chorrera, 12 de abril de dos mil doce. Alcalde: SR. TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefade la Sección de Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Es fiel copia de su original. La Chorrera, doce (12) de abril dedos mil doce. (Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Jefa de la Sección de Catastro Municipal. L. 201-377924.



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Gaceta Oficial Digital, miércoles 30 de mayo de 2012gacetas.procuraduria-admon.gob.pa › 27045_2012.pdf · de investigaciÓn y documentaciÓn pedro rivera ortega – ediciones fotograma