Fyraftensmøde om professionel rekruttering

1. Tidsplan for den samlede proces2. Opmærksomhedspunkter ved oprettelse af stillingen i Emply3. Screeningsspørgsmål og fortrinsret for handicappede4. Hvad ser kandidaterne i Emply?5. Kandidaternes status i Emply: Hvorfor er det vigtigt at ændre status?6. Ansættelsesinterviewet

1. Forberedelsen2. Lovlige/ulovlige og egnede/ikke egnede kriterier for udvælgelsen af

kandidater3. Hvad må man IKKE spørge om?

7. Testning af kandidater (lederstillinger)8. Indhentelse af referencer9. Indhentelse af straffeattester10.Forvaltningslovens krav til begrundelser for afslag11.Afslutning af projektet i Emply og oprettelse af lønoplæg

Tidsplan – opgaver før annonceringHvad HvornårNedsættelse af ansættelsesudvalg Uge 1Bookning af ansættelsesudvalget og lokaler til samtaler mv.

Uge 1

Afklaring af jobindhold og krav til kandidaten Uge 1Udarbejdelse af job- og personprofil Uge 1Udarbejdelse af annoncetekst Uge 1Valg af medier til annoncering Uge 1Valg af annoncestørrelse og farver Uge 1Oprettelse af stillingen i Emply Uge 1Annoncen oprettes i Emply og sendes til Lundstrøm og Partnere

Uge 1

Deadline for indlevering af annoncer Uge 1-2

Hvornår er deadline og indrykning?

Tidsplan – opgaver efter annonceringHvad HvornårAnnoncering på hjemmesiden Ved oprettelsenAnnoncering i digitale medier Ved modtagelsenAnnoncering i trykte medier Jf. udgivelsesplanOprette ansættelsesudvalget i Emply Ved oprettelsenAnsættelsesudvalget vurderer kandidaterne

Løbende

Udløb af ansøgningsfristen Mindst 14 dage efter seneste annoncering

Udarbejdelse af tidsplan for (første) samtale

Inden møde i ansættelsesudvalget om udvælgelse

Møde om udvælgelse til samtale 1-2 dage efter udløb af frist

Tidsplan – efter udvælgelsen (medarbejderstilling)

Hvad HvornårIndkaldelse af kandidater til samtale Samme dagAfslag til de kandidater, der IKKE indkaldes Samme dagGennemførelse af samtale 3-7 dage efter udløb af

fristBesked om, hvem der arbejdes videre med Samme dagMundtligt afslag med begrundelse til dem, der ikke går videre

Samme dag

Indhentelse af referencer Samme dag eller dagen efter

Besked til kandidat om at pgl. ønskes ansat (hvis tilfredsstillende straffeattest)

Samme dag eller dagen efter

Indhentelse af straffeattest Samme dag eller dagen efter

Lønforhandling og aftale Efterfølgende

Tidsplan – efter udvælgelsen (lederstilling)

Hvad HvornårIndkaldelse af kandidater til samtale Samme dagAfslag til de kandidater, der IKKE indkaldes Samme dagGennemførelse af samtale 3-7 dage efter udløb af

fristTidsplan for anden samtaleBesked om, hvem der går videre til anden samtale Samme dagMundtligt afslag med begrundelse til dem, der ikke går videre

Samme dag

Test udsendes af HR-Centret Samme dagGennemførelse af anden samtale 4-7 dage efter førsteResten af processen som ved medarbejdere

Typisk indhold i job- og personprofil1. Informationer om den institution/afdeling, der søger:

– Organisatorisk placering– Opgaver– Antal medarbejdere– Generelt om kommunen og politikker

2. Informationer om stillingsindholdet– Beskrivelse af den ledige stilling

3. Opgaverne i jobbet– Hvad forventes den nye leder/medarbejder at

skulle beskæftige sig med på kort og langt sigt?4. Krav til kandidaterne

– Faglige kompetencer og erfaring– Personlige kompetencer og adfærd

5. Yderligere ønsker (men ikke krav)6. Informationer om tidsplanen for processen7. Informationer om ansættelsesudvalgets sammensætning8. Hvem man kan kontakte, hvis man ønsker yderligere

oplysninger

Opsætningen i Emply

Login:htk.emply.net (ikke www foran)

Ansættelsesinterviewet• Afpas deltagerantallet til et rimeligt niveau for stillingen• Brug ikke tiden på at ”sælge” arbejdspladsen.

Kandidaten HAR jo søgt og kunne søge informationer på forhånd

• Lad én være interviewer• Skab en god stemning• Tag stilling til temaer på forhånd og forbered eventuelt et

spørgebatteri på forhånd• Øvrige i ansættelsesudvalget kan kort supplere med

spørgsmål til sidst• Tid til at kandidaten kan stille enkelte afklarende spørgsmål• Én eller to samtaler?

– Ledere: To samtaler – opgave ved første og test ved anden– Medarbejdere: Én samtale – evt. opgave

Ansættelsessamtalen – udvælgelseskriterier

• Udgangspunktet:• Kommunen skal altid ansætte den bedst egnede til jobbet

• Kriterier for udvælgelsen skal være• Lovlige og• Egnede til formålet

• Hvad er lovlige kriterier?• Kriterier, som ikke er ulovlige jf. fx Grundloven og Ligebehandlingsloven• Uddannelseskrav, hvis der er hjemmel til dette

• Hvad er egnede kriterier?• Erfaring med bestemte typer af opgaver• Erfaring med bestemte brugergrupper• Viden om bestemte faglige metoder• Kompetence til at kunne anvende bestemte it-systemer

Udvælgelseskriterier

• Hvad er ulovlige kriterier ved udvælgelsen?– Ved udvælgelsen af en kandidat må du aldrig lægge vægt

på kriterier som • Alder• Handicap• Hudfarve• Køn – spørg ikke kvinder om graviditet og børn, da dette kan opfattes

som diskriminerende• Race• Religion eller tro• Politisk holdning• Seksuel orientering• Etnisk oprindelse

– Overtrædelse kan koste en godtgørelse på 25.000 kr.– Må ej heller favorisere nogen man kender frem for nogen,

man ikke kender alene af denne grund

Hvad må du spørge om i forhold til helbred?

• Til specifikke sygdomme, hvis det er relevant for udførelsen af jobbet

• Om kandidaten har en kronisk sygdom, som har væsentlig betydning for vedkommendes arbejdsdygtighed

• Et spørgsmål kunne være: • ”Du er i forhold til Helbredsoplysningsloven forpligtet til, at

fortælle os, om du er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det arbejde, du har søgt. Er der noget du vil fortælle os i den anledning?” Noter svaret ned

• Du må ikke spørge kandidaten om antallet af sygedage hos tidligere arbejdsgiver eller generelt til sygdom hos kandidaten

Testning af lederkandidater• Et bidrag til at kvalificere udvælgelsesprocessen

• KP Personprofil• Måler på personlighedstræk inden for 4 hovedområder

– Dynamik (gennemslagskraft og tydelighed ift. andre)

– Resultatopnåelse (Fokus på opnåelse af mål)– Sociale relationer (Social forståelse og

relationsdannelse)– Tænkestil (Tilgang til, og løsning af, problemer)

• Normativ

• Giver ansættelsesudvalget input til hvilke områder der skal udforskes, bidrager til at af- eller bekræfte hypoteser om kandidaten

Testning af lederkandidater• Testning indarbejdes i tidsplan• Udarbejdelse af personprofil

• Efter 1. samtale udvælgelse af kandidater til 2. samtale• Testlink udsendes• Resultat analyseres

• Tilbagemeldingssamtale med kandidat• Tilbagemelding til ansættelsesudvalg• 2. samtale

Indhentelse af reference• Hovedregel: Tag altid reference inden tilsagn

om ansættelse• Reference bruges som et supplement til

ansættelsessamtalen• Kandidaten skal altid give samtykke til, at der indhentes

reference• Notatpligt (FVL § 19) ved indhentelse af reference, hvis

referenceindhentelsen er til ugunst for kandidaten. Husk at kandidaten skal partshøres om dette. Herefter kan der tages endelig stilling til besættelse

• Det er en fortrolig oplysning, at en kandidat har søgt en stilling (FVL § 27 om tavshedspligt)

Indhentelse af reference• Oplysninger fra andre dele af en forvaltning eller andre

forvaltninger må ikke indhentes uden samtykke (FVL § 29 om ansøgningssager)

• NB: Vi blacklister ikke tidligere ansatte, der er afskedigede. Det ville være ulovligt og urimeligt

Videregivelse af oplysninger• Hvad må man som referenceperson fortælle til den, der

indhenter referencer?– Besvare faktuelle spørgsmål om forhold, der IKKE er

fortrolige (private forhold)– Besvare spørgsmål om arbejdsmæssige forhold

• Som udgangspunkt må fortrolige oplysninger ikke videregives, dvs. oplysninger om– Rent private forhold og andre fortrolige oplysninger– Undtagelse: Når hensynet til 3. person vejer tungere end

hensynet til personen selv. Gælder fx i forhold til anklager om kriminelle forhold, hvor der er risiko for gentagelse (fx pædofili)

Straffeattester• Straffeattester er i visse stillinger en betingelse for

ansættelsen

• Tilfredsstillende straffeattest– Privat straffeattest (hjemmeplejen)

• Afhentes på politistationen af kandidaten. Indeholder kun domme, bøder og tiltalefrafald i forhold til straffeloven og narkotikaloven – gemmes 2 - 5 år på straffeattesten

– Offentlig straffeattest ”Udvidet” (skoler, daginstitutioner, dagpleje, dag- og botilbud for voksne)

– Kræver samtykke fra kandidaten. Indeholder domme, bøder og sager, der har ført til tiltale for overtrædelser af straffeloven, samt andre love, hvor der er givet frihedsstraf eller frakendelser, fx mistet kørekort. Gemmes i mindst 10 år fra endelig afgørelse

Straffeattester• Børneattest (alle der arbejder med og omkring børn under 15

år)– Kræver samtykke fra kandidaten. Overtrædelser af Straffelovens

regler om seksuel krænkelse af børn under 15 år• Informere kandidaten om at endelig beslutning om ansættelse

først kan ske ved modtagelse af tilfredsstillende straffeattest• Straffeattest gennemlæses

– Straffeattest er ”ren”– Straffeattest er ikke ”ren”. Straffeattesten forelægges kandidaten.

Her vil det være en samlet vurdering, om kandidaten er kvalificeret til at blive ansat. Det må ikke kun være straffeattesten, der lægges vægt på ved afslag - ”Skøn under regel”.

Forvaltningslovens krav til afslag• En ansøger, der får et mundtligt afslag, kan bede om at få det

skriftligt• Et afslag, der meddeles skriftligt (og mundtligt) skal ledsages af en

begrundelse (FVL § 22)• Ansøgere skal have individuelle begrundelser

– Opfyldes ved at henvise til de hovedelementer (lovlige kriterier), der har været lagt vægt på ved udvælgelsen af den, der ansættes/de, der indkaldes

• Eksempler:– Graden af erfaring fra lignende stilling– Tidligere erfaring med at arbejde indenfor xx– Erfaring med arbejdet i en kommunal økonomifunktion– Kendskab til bestemte arbejdsmetoder– Helhedsindtrykket af kandidaten på baggrund af ansøgningen

• Begrundelsen skal være den reelle og forklarende for den enkelte, så kandidaten kan forstå, hvorfor vedkommende ikke er valgt

Hvad må man IKKE skrive• ”Hvis du ikke hører fra os inden den xx …”•

”Stillingen er besat til anden side”•

”Vi har nu indkaldt til og afholdt samtaler. Du er desværre ikke én af de udvalgte.”

•”Ved udvælgelsen har vi lagt vægt på erfaring med socialt arbejde/arbejde i daginstitution”

Afslutning af projektet i Emply og oprettelse af lønoplæg

• I ansættelsessamtalen bør lønforventningerne afstemmes med kandidaten.

• Lønoplæg udarbejdes i SD og sendes til faglig organisation elektronisk godkendelse.

• Husk at overføre kandidatens ansøgning fra Emply til personalesag via SD. Afslut E-rekruttering (Emply).

• 2 kurser i Emply – 29. april kl. 12.30-15.00– 9. maj kl. 9.00-11.30

Husk at du kan bruge HR-portalen uden at være logget på HTK’s net – www.hrportal.htk.dk

Hvis du har forslag til andre temaer til fyraftensmøder, så send en mail

til HanneBo@htk.dk

Tak for i dag!