FST, 10.mars 05

Adm. konferanse utlandkap/fond 1720 ”Utenlandsenheter”

ved KK Johnny Haukland, konsernkontroller kap 1720

FST, 10.mars 05

F R ARegnskap

D IFm /VK

F LALønn

P O D m /FL Ø m /KK

U n d era vdm /VK

D IFm /VK

G re n sta b (e r) m /KK

D IFm /VK

F L O K on s .s tabm /KK

F S J

Faglinje Økonomi

Faglinje Regnskap/ Lønn

KK – Konsernkontroller

VK - Virksomhetskontroller

Økonomiforvaltning - overordnede roller innen

Tildeling Resultat

Drift: 19 525 036 20 442 915 104,70 % -917 879Investering: 7 203 878 7 226 882 100,32 % -23 004

TOTAL: 26 728 914 27 669 796 103,52 % -940 882

Regnskap

Kapittel Post Beløp1720 01 11 260 004,76 1725 01 116 810 259,64 1734 01 3 970 436,64

132 040 701,04 1760 44 28 471 106,22 1760 48 51 261 917,47 1760 75 14 776 884,18

94 509 907,87 Sum totalt: 226 550 608,91

Sum investering:

Sum drift:

Forsvarets regnskap 2005Totalt FMO ;

Kap/post med ”overskudd/mindreforbruk ;

Forsvarets regnskap 2005 - kap/post med underskudd / merforbruk

Kapittel 1731/4731 post 01



Kapittel 1735 post 21








Sum

-425 080 049,36

-16 016 928,28

-20 875 833,82

-16 748,72

-543 778 586,64

-16 535 199,88

-4 350 572,36

-4 894 189,52

-6 554 909,45

-11 489 523,64

-117 513 659,74

-1 167 106 201,41

Tildelings-/regnskapsrapport

Bevilgningssted Tildeling Regnskap Forbruk % Rest Prognose ResultatFUNDS CENTER HIERARC 1 177 841 000,00 1 179 203 236,85 100 % -1 362 236,85 -1 362 237

FORSVARET 1 177 841 000,00 1 179 203 236,85 100 % -1 362 236,85 -1 362 237FØL 1 175 871 000,00 1 175 816 213,92 100 % 54 786,08 54 786FØL 6 227 000,00 0 % 6 227 000,00 6 227 000

FD 26 198,00 X -26 198,00 -26 198FST 286 339 000,00 291 790 792,86 102 % -5 451 792,86 -5 451 793FSA 14 262 000,00 13 809 830,94 97 % 452 169,06 452 169E-TJENESTEN 168 985,57 X -168 985,57 -168 986FOL 674 589 000,00 681 804 672,30 101 % -7 215 672,30 -7 215 672MIL MISJONER 194 454 000,00 187 890 435,74 97 % 6 563 564,26 6 563 564REST FO 325 298,51 X -325 298,51 -325 299

HÆR 575 177,66 X -575 177,66 -575 178SJØFORSV 38 206,38 X -38 206,38 -38 206Luftforsvaret 171 142,67 X -171 142,67 -171 143HV 5 967,27 X -5 967,27 -5 967Forsvarets logistikk 1 027 834,45 X -1 027 834,45 -1 027 834FELLES FD 1 970 000,00 1 568 694,50 80 % 401 305,50 401 306

..

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Kap 1720 – regnskap 2004

Bevilgningssted Tildeling Regnskap Forbruk % Prognose Resultat-12 123 000 NOK -18 513 843 NOK -153 % 6 390 843

FORSVARET -12 123 000 NOK -18 513 843 NOK -153 % 6 390 843FØL -12 123 000 NOK -17 800 936 NOK -147 % 5 677 936

FST -5 080 000 NOK -5 015 380 NOK -99 % -64 620FSA -81 091 NOK X 81 091E-TJENESTEN -21 000 NOK X 21 000FOL -7 043 000 NOK -12 652 272 NOK -180 % 5 609 272MIL MISJONER -31 194 NOK X 31 194

HÆR 8 066 NOK X -8 066Luftforsvaret -6 972 NOK X 6 972Forsvarets logistikk -214 285 NOK X 214 285FELLES FD -499 716 NOK X 499 716

..

.

.

.

.

.....

.

Kap 4720 for 2004 (tatt ut pr 11 jan 05)

Tildelings-/regnskapsrapport

Regnskapsår KAP 1720 REGNSKAP 2004 UTENLANDSENHETENE

Bevilgningssted Tildeling Regnskap Forbruk % Rest Prognose ResultatMIL MISJONER 194 454 000,00 187 890 435,74 97 % 6 563 564,26 6 563 564

MIL MISJONER 772 099,03 X -772 099,03 -772 099GE/NL Corps Münster 4 027 921,64 X -4 027 921,64 -4 027 922NSE AFNORTH WEST 34 485 000,00 33 585 882,40 97 % 899 117,60 899 118NSE RAMSTEIN 34 657 000,00 30 630 885,89 88 % 4 026 114,11 4 026 114MADRID LCC S 425 981,82 X -425 981,82 -425 982TYRKIA ACC S 123 391,80 X -123 391,80 -123 392JFC HQ Brunssum 66 744 000,00 66 428 572,79 100 % 315 427,21 315 427NSNO Brunssum 51 000,00 X -51 000,00 -51 000POLEN JFTC 124 803,83 X -124 803,83 -124 804NSE KARUP 2 429 000,00 1 553 524,81 64 % 875 475,19 875 475NSE WIEN 0,00 X 0,00 0NAEW&CF E-3A Comp 27 182 000,00 21 190 850,29 78 % 5 991 149,71 5 991 150NATO DEFENCE COLL 2 902 000,00 2 463 876,38 85 % 438 123,62 438 124RHQ AFSOUTH 4 997 000,00 5 113 166,35 102 % -116 166,35 -116 166San Remo, Italia 265 000,00 509 337,45 192 % -244 337,45 -244 337HQ SACLANT 20 793 000,00 20 113 335,10 97 % 679 664,90 679 665FN NEW YORK 775 806,16 X -775 806,16 -775 806

..

Utfordringer ift 2004 regnskap

• Budsjett / regnskap;

– ”balanse ved årets slutt”, evt mindreforbruk, (ikke merforbruk)

– regnskapsomposteringer (drift & lønn); ”Mål; Korrekt regnskap”

– ”rett personell/lønn” treffer egen enhet (Org3 – SAP lønnsmapping)

• VK’s kompetanseoppbygging - rapporter, prognose, R3 osv ….

• FÅR økonomirapportering pr 31 des 04 til FD;

n1 n2 n3 n4 n5

ANSVARSSTED POST IVB 05

FSS "100"

Justert ramme

Endring

Ford nøkkel kutt

Økonomiske rammer FMO

Avstem 0 -284 7 350 0 0 -11 525 0

FELLES LEDELSE OG KOMMANDOAPPARAT

1 2 FST 01 166 628 -284 166 343 -284 34 % 1 919 164 4241 2 3 FST HST 01 1 178 1 178 0 0 % 14 1 1651 2 4 FST SST (NATO FORACS)01 12 142 12 142 0 2 % 140 12 0021 2 5 FST LST (CAOC)01 47 715 47 715 0 10 % 551 47 1651 2 5 FST LST (FOL ØRLAND)01 20 145 20 145 0 4 % 232 19 9131 3 FSA 01 24 421 7 350 31 771 7 350 7 % 367 31 4041 5 FORSV

OPERATIVELEDELSE (FOL) 01 750 388 -25 000 725 388 -25 000 5 910 719 478

1 5 FORSV OPERATIVELEDELSE (FOL) (ATS/N) 48 609 48 609 0 48 609

1 6 1 03 01 NSE NO AFNORTH W01 35 230 35 230 0 7 % 407 34 8241 6 1 04 01 NSE RAMSTEIN 01 35 362 35 362 0 7 % 408 34 9541 6 1 05 01 NSE BRUNSSUM01 73 050 73 050 0 15 % 843 72 2071 6 1 06 01 NSE KARUP 01 0 0 0 0 % 0 01 6 1 08 01 NSE GEILENK 01 27 856 27 856 0 6 % 321 27 5351 6 1 09 01 NATO DEFENCE COLL01 2 865 2 865 0 1 % 33 2 8321 6 1 10 01 RHQ AFSOUTH 01 9 865 9 865 0 2 % 114 9 7511 6 1 11 01 HQ SACT 01 23 103 23 103 0 5 % 267 22 8371 6 2 01 JWC 01 25 000 25 000 25 000

SUM POST 01 1 278 558 (11 525) 1 285 624 7 066 486 627 11 525 1 274 099

-120 mill

FSAN Tannl

Rammekutt FellesinstDiv

endr - se

merknad

FK KKIS

FKL

FAA

Tentativ tildeling for 2005, jfr FSJ VP 2005

Tentativ tildeling 2005 - mindre justeringer kan komme pga

• Inndekning av Forsvarets merforbruk 941 mill kr - ca 3 mill på FST / og evt utlandsavd - utgjør ca 0,75 %

• MMB har merbehov på ca 12 mill kr for 7 nye stillinger i Spania og Portugal ;

– Er det nedleggelser / inndragning av stillinger hos Dere ift våren 2004 da budsjettet for 2005 ble laget ???

4720 FELLES LEDELSE OG KOMMANDOAPPARAT

1 2 FST 01 -3 9931 2 4 FST SST (NATO FORACS) 01 -12 1461 2 5 FST LST (CAOC) 01 -1 6121 2 5 FST LST (FOL ØRLAND) -7 6171 5 FORSV OPERATIVE

LEDELSE (FOL) 01 -7 096SUM KAP 4720 -32 464

Kap/fond 4720 St pr nr 1 2005 / FSJ VP 05 pr dd

Milepæler 2005

• Standard månedlig budsjettprognoserutine ;– SAP prognoserutine er nå kommet.

(evt kan jeg gjøre dette midlertidig – basert på innspill ved ”standard excel øk. prognoseskjema”) OBS !!! MRI-fordeling MÅ legges inn hvor det ligger prognose (må være tall her) ellers feiler tall / rapporter

– Frist 1. gangs prognose i SAP iht tildeling ; senest 15 mars 05 – Månedlig prognoseoppdatering etter stenging av forrige / siste regn.mnd;

Prognoseoppdatering av VK ca 12 – 15. i hver mnd

• God økonomistyring”dvs ikke merforbruk ved årets slutt” herunder;- unngå feilpostering og følge opp og kontrollere. Rette evt feil.- Kontrollere rett personell / lønn treffer egen enhet ….”verken flere eller færre

personell” iht BW lønnsrapport og BW årsverksrapport.”

- RKR nr 1 pr 30 april, - RKR nr 2 og omgruppering 05 til høsten

Kapittel: 1737 Budsjettserienummer: Alle

Post: 01 (Post 01 og 11 skal ses under ett)

(Alle tall i 1000)

Tildeling iht FSJs Produksjonsplan: 252 462Overføringer fra 2001: 1 800FSJs omgrupperingsforslag 2002:Lønnskompensasjon gitt i 2002:Andre bevilgningsendringer:Til disposisjon i 2002: 254 262Mer-/mindreinntekt: -475Regnskap + prognose resterende del av året 253 967Prognose for årsresultat år 2002 pr rapporteringsdato -180

Årsplan pr mnd

Justert plan (prognose)

pr mnd

Akkumulert regnskap iht budsjettkontrolliste

Regnskap pr mnd

Avvik regnskap og prognose pr

mnd

Regnskap eller prognose pr mnd

Januar 20 332 20 332 20 332 0 20 332Februar 21 000 21 000 41 989 21 657 -657 21 657Mars 23 000 23 000 65 056 23 067 -67 23 067April 23 000 23 500 88 875 23 819 -319 23 819Mai 21 000 20 000 109 802 20 927 -927 20 927Juni 21 000 20 500 109 802 0 20 500 0Juli 20 000 39 900 148 667 38 865 1 035 38 865August 20 000 20 500 20 500September 22 000 21 000 21 000Oktober 21 000 21 000 21 000November 20 000 21 300 21 300Desember 20 130 21 500 21 500SUM 252 462 148 667 253 967

Enhetens navn: Forsvarets eksempelenhet

STATUSRAPPORTBUDSJETT- OG REGNSKAPSOPPFØLGING 2002

Forklaring: Enhetene skal (jfr Produksjonsplanens punkter):1. Forklare avvik mellom regnskap (kolonne 5) og prognose (kolonne 3 (kolonne 2 for månedsrapport januar)) angjeldende måned. Avvikene deles så langt som mulig i aktivitetsavvik og kostnadsavvik.2. Vurdere og eventuelt justere prognosene for resterende del av året (eksempelvis ved endret betalingstidspunkt if t tidligere antatt, justerte planer og lignende). Prognosene viser hva en mener utgiftene/inntektene vil bli for resten av året, uavhengig av eventuelle omgrupperinger og lønns-/priskompensasjon (kan være med å forklare årsak til avvik).NB! Merinntekter skal angis, f eks totalt antatt inntekt i året på refusjonspostene 15 -183. Forklare årsresultat år 2001. Det skal fremgå hvilke tiltak som er iverksatt, og hvilke tiltak som planlegges iverksatt. (NB! Prognosene skal ikke endres før tiltakene er vedtatt iverksatt).

Særlige utfordringer ift VIRKSOMHETSKONTROLLER ROLLEN

• Kompetanse på SAP– VK-kurs …… evt ta dette for 2. gang ??– Egentrening / forskning/ prøving & feiling …..”må få det i hendene….”– Hjelp;

• FIF-hjelp, DVU helpdesk, ”nabo-hjelp”• FRA, FLA, FST/undertegnede som konsernkontroller (RSF er snart historie)

• Org3 – SAP lønnsmapping; ”Rett personell / lønn treffer rett enhet” - MÅ kontrollere / følge opp. Ekstra veiledning sendt ut !!

• Prognoserutinen i SAP• Kunne effektivt bruke nøkkelrapportene;

I BW hhv Tildelings-/regnskapsrapport, lønnsrapport, årsverksrapport og i R3 særlig ”Bilagsjournal – hovedbok kontrollere (zfm-hovedbok)”.

• Organisering av lokal Ø-forvaltning; Attestasjon, anvisning, ESS, lokale aktørers SAP kompetanse osv ..

• Korrekt regnskap, korrekt bruk av kontoplan• Osv osv …. ikke uttømmende liste.

Forsvarets økonomi-aktører

FRARegnskap

FLALønn

DVU/Helpdesk FSS/

LP1-kurs

DIF/enhet med

egen Virsomhets-

kontroller (VK)

Støtte

Støtte/dialog

Støtte/dialog RSF

Økonomi ift DIF-

økonomistøtte ??

FSTVS, budsjett

tildeling,øk.styring,

konsernkontr,FD-rapport Støtte/

dialog

Støtte/dialog

Virsomhetskontroller (dvs ø-sjef, ø-controller) med rett kompetanse må sitte/være del av DIF-en/enheten som Sjefens ”høyre hånd” i Ø-saker.

Feilkilder i regnskap 04 - tiltak

LP 1 (SAP)

Lønn Regn-

skap

Feil i stamdata.

Feil bruk av fond + wbs i Org3 eller feil P-disp i P3.

P/ORG

Feil bruk

av fond + wbs

(i SAP)

ATTESTANT Tiltak 04:• Korreksjon av stamdata og

korreksjon av lønn• Rette feilposteringer

• Tiltak 05:• Styring av ORG• Styring av WBS• Forbedre grensesnitt ORG

– SAP• VK, P- og ORG må være

ett team • Kompetanseutvikling

!!

P ORG

VK

”VK-team”

Rutine for retting av lønn belastet feil kapittel/fond og WBS

KORREKT LØNNSBELASTNING.TEAM; Ø - P & ORG

1. OPL-ref-stillingene ligger med korrekt FOND + WBS i Org3 (SDB 3.5)

2. Personellet er korrekt disponert i OPL-ref-stilling i P3 (SDB 3.5)

3. ”Infotype 27” er ikke satt på stillingene i SAP ??? (dette vil overstyre Oplref+fond+wbs data fra Org3 til SAP)

4. Må kjøre ”saksgang direkte i SAP” ift bl setting av korrekt fond + wbs (P-medarbeider rollen).Dette punktet oppdatert ifm VK-seminar kap 1720 ”Norge” i jan.

Rapporter i kontrollarbeidet;

SAP Lønnsrapport og årsverksrapport og aktuelle rapporter fra P3/Org3.

Tildelingsprosess

Transaksjonskode; FR58 Omposter bevilgning mellomansvarssteder.

Håndtere tildeling – prosessFordele tildeling

Overføre ubrukte

bevilgninger

Registrere og viderefordele

tildeling

Justere og korrigere tildeling

Analysere og rapportere

Omgruppere tildeling

Avslutte tildelingsår

WBS-element

FI

CO

Kostnadsart

Profit center

Avledninger og begreper

Bevilgningsart(Commitment item)

Kapittel (Fond)

Artskonto

KostnadsstedBevilgningsted(Funds Center)

PS

FM

valgt verdi

avledet verdi

Tildeling til laveste nivåStortingetStortinget ForsvarssjefForsvarssjef

ForsvarsdepartementForsvarsdepartement

Felles ledelse og kommandoapp. - 1720

Sjøforsvaret - 1732

Luftforsvaret - 1733

Heimevernet - 1734

Norske styrker i utlandet 1792

Nyanskaffelser av materiell -1760

Budsjettforhandling

BB

B

BB

BB

BB

B

BB

B

BB

B

BB

B

Bevilgningssted

Tildeling

Sentral

Lokal

Regional

Primærvirksomhet

Tildeling i primærvirksomheten

Det kan tildeles på:

KapittelKapittel ArtArt AnsvarAnsvar

Tildeling

Fond Bevilgningsart Bevilgningssted

= = =

• Det tildeles midler til alle nivåer i primærvirksomheten

WBS og bevilgningssted• WBS-elementer og bevilgningssteder henger

sammen gjennom de første 7 sifrene

WBS2110101-251-31

WBS2110101-251-31

Formål virksomhet

Formål objektAnsvarssted/

bevilgningssted

Transaksjonskode; FMRP_RFFMT050

Transaksjonskode;FMPR_RFFMEP1BX

Tildelings-/budsjettversjoner • I systemet har man forskjellige budsjettversjoner

• Budsjettversjoner sikrer at man alltid har historikk i tildelinger og alle justeringer der foretas løpende

• Budsjettversjon 0 finnes på høyeste nivå

• Justeringer og endringer foretas i en annen versjon og deretter kopieres denne versjon til versjon 5 som igjen kopieres til versjon 0Versjon 0 velges for å få Total tildeling (kopi av versjon 5)

Versjon 1 Overføringer

Versjon 2 SIII (opprinnelig / orginal tildeling)

Versjon 3 velges for å tildele på grunn av lønn-/priskompensasjon

Versjon 4 velges hvis det skal foretas en omgruppering

Versjon 5 er den OPERASJONELLE VERSJONEN (GYLDIG, MED TOT. TILDELING

Versjon 6 ; Foreløpig tildeling (for planleggingsformål)

Prognoser

Prognoser i Prosess ’Håndtere Tildeling’

- Utarbeide prognoser (utgift og inntekt)- Analyse av øk.status (avvik, kort forklaring, tiltak for å oppnå balanse ift tildeling osv ..)

- Gjennomføre løpende rapportering

- Definere budsjettstruktur- Start nedbryting av beløp på lokalt nivå

Arbeidssteg ”Håndtere tildeling”:

Arbeidssteg ”Prognose”:

Roller engasjert i prognoser

Virksomhetskontroller

Konsernkontroller

DVU-ansvarlig

(Assisterende Konsernkontroller)

Rapportering og Analyse

Hele virksomhet

Autorisasjoner (Tilganger):

Hær Enkeltområder:

SjøLuftosv.

Vedlikeholde prognoser

BPS administrasjon (BPS0)

PROGNOSER ; BW Løsningsarkitektur (forenklet)

Prognoser(Z03TC0003)

Regnskap & Tildeling(ZPU_C01)

Oppdateringsregel(8ZPU_C01)

BEx - Rapportering

BPS-Innleggelse (Web)RKR-rapportRKR-rapport

MRI-rapportMRI-rapport

Tildeling-/regnskapsrapportTildeling-/regnskapsrapport

Dataskriving

Dataoppdatering

LesSkriv

Switch Cube

Hvernatt

MultiProvider:

Documents

FST, 10.mars 05