Förfrågningsunderlag - Linköping University · Web viewKontroll kommer att ske hos Skatteverket. Registreringsbevis – Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget

FörfrågningsunderlagDatum

2011-09-14

sid 1

Dnr

LIU 2011-01322

FörfrågningsunderlagLinköpings universitet genomför en öppen upphandling av medarbetar-, student- och alumniundersökningar.

Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.

Sista anbudsdag: 2011-10-26Anbudets giltighet:2012-03-01

Detta förfrågningsunderlag består av:1. Upphandlingsföreskrifter2. Kravspecifikation3. Kommersiella villkor

Bilagor:1. Blankett ”Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran2. Blankett” Referenser”3. Prisuppgifter4. Blankett ”Anbudsformulär”


2011-09-14

sid 2

Dnr

LIU 2011-01322

Innehållsförteckning

1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER.................................................................31.1 Inledning – om Linköpings universitet......................................................................31.3 Upphandlingens omfattning......................................................................................51.4 Beställning................................................................................................................61.5 Avtalsperiod..............................................................................................................61.6 Upphandlande enhet.................................................................................................61.7 Upphandlingsform....................................................................................................61.8 Frågor avseende upphandlingen...............................................................................61.9 Formella krav på anbudet.........................................................................................7

1.9.1 Anbudets giltighet...............................................................................................71.9.2 Anbudets form....................................................................................................71.9.4 Anbudets inlämnande.........................................................................................7

1.10 Utvärdering av anbud.............................................................................................81.10.1 Prövning av anbud............................................................................................8

1.11 Leverantörskvalificering...................................................................................101.11.1 Juridisk ställning.............................................................................................101.11.2 Ekonomisk finansiell ställning........................................................................101.11.3 Teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet..................................................10

1.12 Sekretess...............................................................................................................132 Kravspecifikation för tjänsten/uppdraget.........................................................14

2.1 Tjänsten/uppdrag....................................................................................................142.2 Tjänstens innehåll...................................................................................................152.3 Leveranstider och tidplan.......................................................................................162.4 Information- och utbildning....................................................................................17

2.4.1 Informations- och utbildningsinsatser..............................................................172.4.2 Material............................................................................................................17

2.5 Metod och mätmodell.............................................................................................172.6 Konstruktion av webbenkäter.................................................................................182.7 Distribution och insamling av enkäten....................................................................192.8 Resultat – databearbetning, index, rapporter och presentation.............................20

2.8.1 Gemensamma krav för medarbetar-, student- och alumniundersökning:.........212.8.2 Krav för medarbetarundersökning:...................................................................222.8.3 Krav för studentundersökning..........................................................................23

2.9 Uppföljning och utvärdering...................................................................................232.10 Säkerhetskrav.......................................................................................................232.11 Krav på IT-miljö.....................................................................................................242.12 Samarbetsformer (möten, service)........................................................................242.13 Äganderätt............................................................................................................252.14 Kommersiella villkor.............................................................................................252.15 Utvärderingskrav..................................................................................................25

2.15.1 Priser..............................................................................................................252.15.2 Metod..............................................................................................................252.15.3 Grafisk formgivning/layout.............................................................................262.15.4 Referenser......................................................................................................26

3 KOMMERSIELLA VILLKOR..............................................................................273.1 Viljeinriktning.........................................................................................................273.2 Avtalshandlingar/rangordning................................................................................283.3 Avtalstid..................................................................................................................283.4 Kontaktpersoner.....................................................................................................283.5 Utförande och förhållningssätt...............................................................................283.6 Sekretess.................................................................................................................283.7 Lagar.......................................................................................................................293.8 Kvalitet och uppföljning..........................................................................................293.9 Fakturering/följesedel och betalning......................................................................293.10 Kontroll.................................................................................................................29


2011-09-14

sid 3

Dnr

LIU 2011-01322

3.11 Uppdragets avslutande.........................................................................................293.12 Immateriella rättigheter.......................................................................................293.13 Priser och prisreglering........................................................................................303.14 Uppsägning och hävning.......................................................................................303.15 Marknadsföring.....................................................................................................303.16 Force Majeure.......................................................................................................313.17 Information och omförhandling............................................................................313.18 Överlåtelse av avtal...............................................................................................313.19 Ändringar och tillägg............................................................................................313.20 Tvist......................................................................................................................31

1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

1.1 Inledning – om Linköpings universitet

Linköpings universitet (LiU) är en statlig myndighet och är ett av Sveriges större lärosäten, med 27 600 studenter, 3 850 anställda och över 100 utbildningsprogram på orterna Linköping, Norrköping och Stockholm. LiU finns på fyra Campus: I Linköping ligger Campus Valla och Campus US och i Norrköping finns Campus Norrköping samt i Stockholm finns Carl Malmsten. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, ca en fjärdedel finns i Norrköping och en mindre del finns förlagd i Stockholm. Omsättningen uppgår till 2,6 mdkr.

Vi har utbildning och forskning inom teknik och naturvetenskap, medicin och vård, utbildningsvetenskap, samhälls- och beteendevetenskap, humaniora och teman. LiU är


2011-09-14

sid 4

Dnr

LIU 2011-01322

ett programuniversitet där 80 procent av studenterna läser på program, 20 procent läser någon av de 600 fristående kurserna.

LiUs verksamhet är dels organiserad i tre fakulteter: Filosofiska fakulteten, Hälsouniversitetet, Tekniska högskolan (även kallad Tekniska fakulteten), samt verksamhetsområdet för Utbildningsvetenskap. Dessa ansvarar för utbildning och forskning inom respektive område. Utbildning och forskning bedrivs av universitetets 14 institutioner.

Bild: Organisationsskiss

De anställda består av olika yrkesprofessioner som lärare (1 750), teknisk/administrativ personal (1350) och forskarstuderande/doktorander (1200 doktorander, varav 740 är anställda vid LiU medan ca 500 har andra arbetsgivare eller har stipendium). Av de anställda är 51% män och 49% kvinnor, med en medelålder på 45 år. I verksamheten finns ca 220 chefer på flera nivåer och huvuddelen av dessa har personalansvar. Första linjens chefer har olika benämningar beroende på vilken del av organisationen de tillhör.

För mer information hänvisas till www.liu.se

1.2 Bakgrund, syfte och målGemensamma medarbetarundersökningar för hela universitetet har genomförts vartannat år sedan 2004. De områden som bland annat har belysts är samverkan och kunskapsdelning, förutsättningar i organisationen, personlig arbetssituation, ledarskap och handlingskraft. Efter att resultatet för medarbetarundersökningen presenterats har varje verksamhet vidtagit åtgärder för att vidareutveckla arbetsplatsen, vilket har dokumenterats i handlingsplaner.

Doktorandundersökning har gjorts vid tre tillfällen 2002, 2008 och 2010. Enkäten har skickats ut till samtliga 1200 forskarstuderande/doktorander i syfte att kartlägga doktorandernas studiesituation och studiemiljö.

Studentundersökningar har gjorts vid två tillfällen 2008 och 2010. Enkäten har skickats ut till 15 000 heltidsstudenter (ej till distansstudenter) varav ca hälften svarade. Områden som har undersökts är bl.a. utbildning, fysisk-och studiesocialmiljö, universitetets stödfunktioner, särbehandling och externt förlagd utbildning.

Vår målsättning är att aktivt arbeta med arbetsmiljö för såväl studenter som medarbetare genom att systematiskt planera, följa upp och ständigt arbeta med

http://www.liu.se/


2011-09-14

sid 5

Dnr

LIU 2011-01322

förbättringar. Att arbeta med att förbättra studie- och arbetsmiljön för studenter och medarbetare ska ses som en naturlig del i universitetets kvalitetsarbete och är ett av de områden som pekats ut som särskilt viktiga i universitetets strategi. Undersökningar i form av enkäter är därför ett viktigt återkommande utvärderings- och utvecklingsverktyg för att arbeta strategiskt med arbetsmiljö- och hälsofrågor i organisationen.

LiU vill i kommande medarbetarundersökningar sätta medarbetarskapet i fokus genom ett strategiskt angreppssätt som mäter medarbetarnas aktivitet som vilja, ansvar, prestation, utförande etc. Det vill säga ett mätverktyg som delvis tar fasta på engagemang (för arbetsgivaren och sitt arbete) och beteenden hellre än attityder till arbetsgivaren. Samtidigt som medarbetarenkäten dessutom ska ge information om hur medarbetarna uppfattar LiU som arbetsgivare, ledarskapet och sin arbetssituation. LiU vill framöver integrera doktorandundersökningen i medarbetarundersökningen för att underlätta för doktoranderna att besvara undersökningarna.

LiU ämnar även att gör en gap-analys mellan medarbetarundersökningen och studentundersökningen på relevanta frågeställningar för att se vilka områden som kan förbättras på medarbetarsidan för att öka nöjdheten hos studenterna, samt en liknande analys mellan stöd- och kärnverksamhet.

I kommande studentundersökningar vill LiU fortsätta mäta studenternas upplevda utbildningssituation och arbetsmiljö. För att få en helhetsuppfattning om studenternas åsikter skall de kommande studentundersökningarna fortsatt ha ett stort antal frågeområden.

Alumniundersökningen är en ny undersökning som LiU vill genomföra. LiU avser att utvärdera vad examinerade studenter anser om sin utbildning och om utbildningen varit relevant för yrkeskarriären.


2011-09-14

sid 6

Dnr

LIU 2011-01322

1.3 Upphandlingens omfattning

Upphandlingen omfattar grundtjänster och tilläggstjänster:

Grundtjänsten består av: Medarbetarundersökning för ca 3 850 medarbetare med ca 80 frågor, därutöver

tillkommer kompletterande frågor till samtliga 1200 doktorander (varav 740 även ingår i medarbetarundersökningen) med mellan 20-40 frågor.

Studentundersökning för ca 16 000 studenter med ca 85 frågor. Alumni undersökning för ett urval av alumner ca 2000 med ca 20-30 frågor.

Tilläggstjänsterna består av: Konsultstöd för andra fördjupade analyser och rapporter som inte ingår i

grundtjänsten. Några volymer kan inte bedömas. Mindre undersökningar med exempelvis varierande antal frågor och deltagare.

Några volymer kan inte bedömas.

Detaljerad information om ingående delar se punkt 2.2.

LiU bedömer att det finns behov av undersökningar enligt grundtjänst (medarbetarundersökning, studentundersökning och alumniundersökning) vartannat år under perioden 2012-2017.

Om det uppstår förändringar i LiU:s verksamhet eller ledning förbehåller vi oss rätten att avstå från samtliga beställningar.

Upphandlingen genomförs i syfte att teckna avtal med en (1) anbudsgivare.

1.4 BeställningBeställning från avtalet görs av anvisad personal från LiU genom en skriftlig förfrågan. Anbudsgivaren ska svara skriftligt på förfrågan. Svaret ska innehålla begärda uppgifter och handlingar.

1.5 AvtalsperiodLiU avser att teckna avtal med en (1) leverantör att utföra undersökningar enligt grundtjänst. Dessutom ska det finnas option på följande tilläggstjänster:

a) Konsulttimmar – upp till 250 timmarb) Mindre marknadsundersökningar, max 40 stycken

Avtal gäller f.r.om båda parters undertecknande tills samtliga undersökningar inkl. optioner utnyttjats dock längst tom 2017-11-30.


2011-09-14

sid 7

Dnr

LIU 2011-01322

1.6 Upphandlande enhetLinköpings universitet581 83 Linköping

1.7 UpphandlingsformDenna upphandling sker genom ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling.Tjänsten är en A-tjänst, marknads- och opinionsundersökningar.

1.8 Frågor avseende upphandlingenFrågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e-post, till följande adress: [email protected] .

Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast 2011-10-19. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras.

Svar på frågor och eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på www.liu.se/upphandlingar. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida och är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material.

1.9 Formella krav på anbudet

1.9.1 Anbudets giltighetAnbudet skall:

vara inkommet till Linköpings universitet på nedanstående adress senast 2011-10-26. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid.

vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 1 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Om behörig firmatecknare har gett fullmakt åt annan att underteckna anbudet ska fullmakten bifogas anbudet.

vara bindande till och med 2012-03-01, vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 1 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid per automatik förlängas med sex (6) månader.

1.9.2 Anbudets formFöljande krav ställs på anbudets utformning: Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall bestå av en skriftlig originalhandling (i pappersformat). Därutöver ska

två (2) fullständiga kopior av anbudet med samtliga bilagor medtagna samt en fullständig kopia i digital form bifogas.

Anbud skall innehålla fullständigt ifylld blankett ”Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran”, bilaga 1.

Anbud skall innehålla aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget.

Anbudet bör strukturellt följa den ordningsföljd och rubriknumrering som används i detta underlag, för att underlätta prövningen och för att säkerställa att anbudsgivaren kommenterar samtliga efterfrågade uppgifter.

Alla bilagor bör vara numrerade och förtecknade i anbudet.

http://www.liu.se/upphandlingar

mailto:[email protected]


2011-09-14

sid 8

Dnr

LIU 2011-01322

För att underlätta prövningen av anbud bör bifogat anbudsformulär (bilaga 4) bifogas anbudet.

1.9.4 Anbudets inlämnande Anbudet skall vara placerat i en sluten försändelse, som med hänsyn till anbudssekretessen bör vara neutral, dvs i avsaknad av företagsbeteckning eller liknande.

Emballaget skall vara märkt med följande text ”Dnr LiU 2011-01322 ”

Anbudet adresseras till: Linköpings universitetRegistrator581 83 Linköping

I det fall anbudet avses lämnas personligen eller genom bud skall det lämnas till LiU:s registrator, Hus Origo, Campus Valla, Linköping, under registratorskontorets öppethållandetider vardagar 9.00-15.00. (Observera att registrators postinkast har begränsad storlek och klarar inte större försändelser som t. ex en pärm.)

Observera att anbud via e-post, fax eller telegram inte kommer att prövas eftersom sekretessen inte kan garanteras.

En bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas via e-post efter anbudens öppnande.

1.10 Utvärdering av anbud Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.9) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är prövning av anbud och det andra är leverantörskvalificering.

1.10.1 Prövning av anbudDenna prövning sker i två led.

PrövningI det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall-krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer att uteslutas från vidare prövning.

Om anbudsgivaren avstår från att i anbudet svara på något av de ställda skall-kraven kommer LiU att tolka detta som att kravet inte accepteras eller inte kan uppfyllas vilket innebär att anbudsgivaren därmed inte har en möjlighet att bli avtalspart.

UtvärderingI det andra ledet utvärderas anbuden efter utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden värderas efter kriterierna med viktning enligt nedan:

Utvärderingskriterium ViktPris 30-40%Metoder 20-30 %Utformning/layout 20-30%Referenser 10-20%


2011-09-14

sid 9

Dnr

LIU 2011-01322

Slutlig vikt kommer att fastställas vid utvärdering.

PrisPris på samtliga efterfrågade tjänster skall lämnas i bilaga 3 ”Prisuppgifter”, punkt 2.15.1Bedömningen av pris sker på följande sätt:

A) Summan i prisangivelser för grundtjänsten multipliceras med 0,8 och

B) Summan i prisangivelse för tilläggstjänster multipliceras med 0,2.

Summan av A och B utgör sedan grund för vidare bedömning på så sätt att lägst offererad totalsumma ges 50 poäng och övriga summor kommer att tilldelas poäng i jämförelse med lägsta summa enligt nedan:

(lägst offererad summa/offererad summa) * 50.Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för pris

MetoderBedömning av metod baseras på lämnade uppgifter enligt punkt 2.15.2. Lämnade svar kommer att poängsättas. Därefter normeras anbudet enligt följande modell: (erhållen poängsumma/maximal poängsumma) * 50. Resultatet kommer därefter att viktas med viktfaktorn för metod.

Utformning/layoutBedömning av utformning och layout baseras på lämnade uppgifter enligt punkt 2.15.3.Lämnade uppgifter kommer att bedömas och poängsättas. Därefter normeras anbudet enligt följande modell:(erhållen poängsumma/maximal poängsumma) * 50. Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för utformning/layout.

ReferensLiU kommer att kontakta minst två (2) av de angivna referenserna, se punkt 2.15.14.Dessa kommer att få svara på frågor gällande anbudsgivarens kompetens och förmåga och om uppdraget är godkänt med avseende på måluppfyllelse, kvalitet, leverans i tid och kundtillfredsställelse. Varje referens kommer att poängsättas med 0-10 poäng.

I första hand är LiU intresserat av referenser från andra universitet, i andra hand erfarenhet från andra kunskapsorganisationer och i tredje hand övriga organisationer. I Utvärderingen kommer därför referensresultat från andra universitet att multipliceras med 1,2. Referensresultatet från andra kunskapsorganisationer kommer att multipliceras med 1,1, medan referenser från övriga organisationer inte kommer att multipliceras med någon faktor.

Därefter summeras erhållna poäng och normeras enligt följande modell:(erhållen poängsumma/maximalt möjlig poängsumma) * 50.Resultatet kommer därefter att viktas med viktfaktorn för referenser.

Information kring utvärderingenLiU avser att teckna avtal med den anbudsgivare som efter viktning av de olika kriterierna har högst sammanlagd poäng. Om två anbudsgivare hamnar på samma poäng kommer de att prioriteras enligt följande:

1. Högst poäng på pris


2011-09-14

sid 10

Dnr

LIU 2011-01322

2. Högst poäng på metod

1.11 LeverantörskvalificeringEfter prövning av anbud kommer den anbudsgivare som erhållit högst sammanlagd poäng, att gå till det andra steget i utvärderingsprocessen, leverantörskvalificering. Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska- och ekonomiska ställning samt tekniska kapacitet.Observera att anbudsgivare som ej uppfyller ställda kvalificeringskrav kommer att uteslutas.

1.11.1 Juridisk ställning Skattekontroll – Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala

avgifter. Kontroll kommer att ske hos Skatteverket. Registreringsbevis – Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget.

1.11.2 Ekonomisk finansiell ställningAnbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren visar detta genom att uppfylla kraven i punkt a eller b.

a. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass A enligt Soliditets riskklasser.

b. Undantag från kravet gällande riskklassklassificering kan medges t.ex för företag som nyligen startats. Anbudsgivaren ska bifoga en sådan förklaring och/eller intyg som tydligt visar att anbudsgivaren kan anses inneha motsvarande ekonomiska stabilitet.

LiU förebehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretaget Soliditet AB.


2011-09-14

sid 11

Dnr

LIU 2011-01322

1.11.3 Teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet

1.11.3.1 Krav på anbudsgivarens organisation, kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska ha en organisation med kapacitet att hantera det efterfrågade

uppdraget, medarbetar-, student och alumniundersökningar och tilläggstjänster för en större organisation med en komplex struktur.

Anbudsgivaren ska tillhandahålla en projektorganisation för att hantera det efterfrågade uppdraget, ett dedikerat team som arbetar för LiU.

Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla medarbetar-, student- och alumniundersökningar med webbaserad datainsamling (via Internet)

Anbudsgivaren ska samarbeta med universitet för att hämta kunskap om forskning och utveckling inom området.

Anbudsgivaren ska kunna genomföra enkäter, rapporter och presentationer både på svenska och engelska.

Anbudsgivaren ska: Intyga att kraven uppfylls, se anbudsformuläret i bilaga 4. Bifoga en företagspresentation (max 3 A4 sidor) med en kort beskrivning av

företaget och dess affärsidé, inriktning, organisation, antal anställda, omsättning samt en kort historik över företagets utveckling.

Beskriva projektorganisationen för att hantera det efterfrågande uppdraget Beskriva samarbetet med universitet, med vem/vilka samarbetet sker och

formerna för samarbetet.

1.11.3.2 Krav på anbudsgivarens referenserAnbudsgivaren skall uppvisa referenser från fyra företag/organisationer som använt anbudsgivaren som leverantör av medarbetarundersökningar för hela verksamheten. Referenserna ska inte vara äldre än tre år.

Referenserna ska vara från fyra stora skilda organisationer och respektive referensuppdrag ska omfatta minst 2000 medarbetare.

Referenserna ska innehålla uppgifter om namn på företag/organisation, namn på kontaktperson, befattning, telefonnummer och en kortfattad beskrivning av uppdraget där följande ska framgå: typ av undersökning, datainsamlingsmetod, antal deltagare, tidpunkt för uppdraget.

Nystartade företag ska kunna påvisa att motsvarande erfarenhet finns inom företaget eller att företaget har sådan erfarenhet på annat sätt. Om anbudsgivaren har övertagit verksamhet från annan juridisk person senare än 2008 kan även erfarenhet av medarbetarundersökningar utförda av den överförda verksamheten åberopas.

Anbudet ska innehålla: Antal anställda i kundorganisationen En beskrivning av minst fyra referensuppdrag som uppfyller ovan ställda krav,

Referensuppdragen lämnas på referensblankett, bilaga 2 Referenser.

1.11.3.3 Krav på personal

1.11.3.3.1 Krav på personalens utbildning, kompetens och erfarenhet


2011-09-14

sid 12

Dnr

LIU 2011-01322

Anbudsgivaren ansvarar för att det finns erforderlig tillgång till lämpliga konsulter, resurser och kompetenser som uppdraget kräver. Anbudsgivaren ska tillhandahålla personal som uppfyller nedanstående kompetenskrav. Tjänsterna ska utföras av en personalgrupp där följande utbildningar och kompetenser finns representerade:

Universitets-/högskoleutbildning med examen där beteendevetenskap och organisationsteori ingår.

Universitets-/högskoleutbildning med examen där statistisk bearbetning och analys ingår.

Universitets-/högskoleutbildning med examen där programmering ingår. Kompetens inom information och kommunikation

Flertalet i personalgruppen som ska utföra tjänsten ska ha: Flerårig erfarenhet av de arbetsuppgifter som följer med likande uppdrag som

efterfrågas av LiU.

Anbudsgivaren ska: Bekräfta att kraven uppfylls. Bekräftelse lämnas i anbudsformulär, bilaga 4. Beskriva hur kompetensöverföring görs vid eventuellt behov av att ersätta

personal som ska utföra uppdraget.

1.11.3.3.2 Krav på projektledare för uppdragetAnbudsgivaren skall för genomförande av uppdraget tillhandahålla en svensktalande projektledare, tillika kontaktperson gentemot beställaren, som ansvarar för projektledningen av uppdragets olika faser och som uppfyller nedanstående kompetenskrav. Denne skall kunna hantera frågor gällande avtalet, planering av uppdraget, kvalitetsfrågor, enkäts-frågeformulering, rapport och analys, presentation mm. Anbudsgivaren skall redovisa namn på utsedd projektledare för uppdraget. Projektledaren skall inneha en för genomförande av uppdraget relevant teoretisk utbildning, kompetens och erfarenhet enligt minst följande:

Universitets-/högskoleutbildning med examen där beteendevetenskap och organisationsteori ingår.

Hög kompetens inom information och kommunikation Erfarenhet av minst 4 liknade uppdrag som efterfrågas av LiU. Minst två av

uppdragen ska avse en medarbetarundersökning för en större organisation. Alla uppdragen ska vara påbörjade och avslutade under de senaste tre åren. I liknade uppdrag ska projektledaren ha haft självständigt ansvar och i uppdraget ska ha ingått kundkontakter och övergripande projektplanering.

Anbudsgivaren ska ange två referensuppdrag som projektledaren utfört, dessa uppdrag ska vara från två skilda organisationer.Referenserna ska innehålla uppgifter om namn på kontaktpersonen, befattning, telefonnummer och en kortfattad beskrivning av uppdraget där följande ska framgå: typ av undersökning, datainsamlingsmetod, antal deltagare, tidpunkt för uppdraget.Kontaktpersoner för referensuppdrag ska bekräfta om projektledaren hade kompetens och förmåga som krävdes för de arbetsuppgifter som följde av uppdraget och om uppdraget är godkänt med avseende på kvalitet, leverans i tid och kundtillfredsställelse. Kontaktpersonerna för referensuppdrag ska vara tillfrågade och av LiU kontaktbara under utvärderingsperioden. Kontakterna ska kunna ske på svenska. Om ett byte av person/er hos anbudsgivarens projektgrupp blir aktuellt under tiden avtalet löper skall anbudsgivaren säkerställa att ersättare uppfyller de kompetenskrav som ställts på tidigare ansvarig person. Byte får ske först efter att LiU har godkänt det.


2011-09-14

sid 13

Dnr

LIU 2011-01322

Anbudsgivaren ansvarar för att kompetensöverföring sker i god tid och att ersättaren är väl insatt i projektet när denne tar över ansvaret för projektet. LiU ska inte behöva introducera ersättaren i projektets syfte och status. Förlust av den avsedda kompetensen hos anbudsgivaren får inte medföra att det avtalade uppdraget påverkas.

Anbudsgivaren ska: Bekräfta att kraven uppfylls. Bekräftelse lämnas i anbudsformulär, bilaga 4. Ange namn på projektledare för uppdraget. Bifoga CV för projektledaren med uppgift om utbildning och kompetens Bifoga två referensuppdrag för projektledaren. Referensuppdragen lämnas på

referensblankett, bilaga 2 Referenser Projektledare.

1.11.3.4 Tekniska förutsättningar och resurserAnbudsgivaren skall ha tekniska resurser för att hantera det efterfrågade uppdraget, medarbetar-, student- och alumniundersökning och tilläggstjänster för en större organisation samt beredskap att hantera eventuella hinder under arbetsprocessen till exempel tekniska problem.

Anbudsgivarens metoder, teknik och verktyg ska anpassas till LiU:s tekniska förutsättningar och vara godkända av LiU.

Anbudsgivaren ska: Bekräfta att kraven uppfylls. Bekräftelse lämnas genom ifyllande av

anbudsformulär, bilaga 4.

1.11.3.5 KvalitetAnbudsgivaren ska arbeta målstyrt, resultatorienterat och skall i den egna verksamheten bedriva ett aktivt arbete med kvalitetssäkring, vilket skall intygas i anbudet. Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetssystem. I ett sådant system beskrivs vilka organisatoriska strukturer, rutiner, processer, och resurser, inklusive kompetensutveckling av personalen, som finns i verksamheten för att säkerställa kvaliteten i det åtagna uppdraget.

Anbudsgivaren ska: Bifoga kopia på kvalitetscertifikat eller om certifikat inte finns bifoga kortfattad beskrivning över hur arbetsgivaren:

o arbetar med kvaliteto utför kvalitetskontrollo utför utvärdering och uppföljning av egna arbeten (utförda tjänster)o hur organisationen säkerställer och arbetar med att enskild medarbetare

följer kvalitetssystem/plano använder rutiner för hantering av avvikelser i kvalitetsledningssystemet

Anbudsgivaren gör en egen skriftlig redogörelse avseende punkten som inte bör överstiga två A4-sidor.

I det fall intyg om certifiering bifogas ska det av intyget framgå vilka delar av verksamheten som omfattas samt intygets giltighet.

1.12 Sekretess


2011-09-14

sid 14

Dnr

LIU 2011-01322

Linköpings universitet är en statlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem.

Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan överklagas – i första hand till Kammarrätten.

Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats.


2011-09-14

sid 15

Dnr

LIU 2011-01322

2 Kravspecifikation för tjänsten/uppdraget

2.1 Tjänsten/uppdragUppdraget är ett helhetsåtagande där anbudsgivaren ska ansvara för att driva processen och uppfylla kraven på tjänsten. Anbudsgivaren ska ange vilken information som behövs och göra det i så god tid att LiU kan ta fram information och fatta nödvändiga beslut.Tjänsten ska utföras på ett anpassningsbart och flexibelt sätt för att möta de behov som kan uppstå vid en stor myndighet/ett stort universitet.

Under arbetet med uppdraget kommer kontaktpersoner från LiU att bidra med information om organisationen och uppgifter som krävs för uppdragets utförande.

LiU ansvarar för en egen projektorganisation som bland annat medverkar med följande: verksamhetskunskap vid utarbetande av frågeformulär resultat från tidigare undersökningar till anbudsgivaren aktuella personal-, student-och alumnilistor samt organisationsträd intern kommunikation/förankring, implementering av undersökningarna i organisationen systematiskt arbete med resultat, analys, åtgärder och uppföljning på alla

organisatoriska nivåer.

LiU ansvarar också för att följa tidplanen och att lämna de handlingar och besked som krävs för att avtalad tidplan ska följas.

Kraven uppfylls:

Ja Nej

2.2 Tjänstens innehållTjänsten ska omfatta genomförande av grundtjänst och tilläggstjänster, vilka skall uppfylla kraven enligt följande:

I grundtjänsten för medarbetar- student- och alumniundersökningen ska följande delar ingå:

1. Förberedelser, planering och konstruktion av enkät med ca 80-85 frågor gällande medarbetare- och studentundersökning (inkl 20-40 extra frågor till doktorander) och följande bakgrundsvariabler: befattning/anställning, kön, chef/ej chef (för medarbetarundersökning) och antal terminer, studietakt, högskolepoäng, huvudcampus, aktiv i studentkår, flyttat från annan kommun (för studentundersökning). Konstruktion av enkät innefattar eventuella justeringar av anbudsgivarens enkät för att passa LiU samt utvecklande av nya index, t.ex chefsindex och medarbetarindex. Beträffande aluminundersökningen ska anbudsgivaren tillsammans med LiU utforma en enkät innehållande ca 30 frågor.

2. Under arbetet ska anbudsgivaren delta i möten efter behov: ett inledande planeringsmöte och ytterligare några möten, inkl. telefonmöten samt ett uppföljningsmöte när uppdraget är slutfört.

3. Utskick och insamling av webbenkäter till ca 3 850 anställda (plus 500 doktorander vilka ej är anställda av LiU), ca 16 000 studenter och ca 2 000 alumner.

4. Bearbetning av svar och hantering av fritextsvar.


2011-09-14

sid 16

Dnr

LIU 2011-01322

5. Resultatrapportering, rapporter, analyser (enligt kravspecifikation), förslag till åtgärder/rekommendationer, gap-analys mellan medarbetarundersökning/studentundersökning, samt presentationsmaterial.

6. Muntlig presentation av huvudrapport till LiU:s högsta ledning, CSG, och en presentation på tre campusområden till medarbetare eller studenter. För alumniundersökningen gäller endast en muntlig presentation till högsta ledning.

7. Stöd och utbildning till LiU:s personalfunktion under uppdraget (LiU:s personalavdelning och administrativa chefer/personalintendenter, ansvariga på fakulteterna och programmen).

8. Webbaserad rapportportal, webbaserad organisationsbild samt webbaserat uppföljningsverktyg enligt kravspecifikation.

I tilläggstjänster ska ingå: Fördjupande analyser och nya rapporter. Mindre undersökningar specificerade enligt prislista, till exempel om en

avdelning vill göra om undersökningen eller vill genomföra undersökningen mer regelbundet.

Utbildning för personalfunktion i rollen som processtödjare á 3 timmar..Kraven uppfylls:

Ja Nej

2.3 Leveranstider och tidplanStudentundersökning beräknas att genomföras under februari/mars månad 2012 och presenteras i april då resultaten överlämnas till LiU, vilket innebär att arbetet ska påbörjas i december 2011.

Medarbetarundersökning beräknas att genomföras under oktober månad 2012 och presenteras i november månad då resultaten överlämnas till LiU, vilket innebär att arbetet senast ska påbörjas under juni.

Alumniundersökningen beräknas att genomföras under hösten 2012. Definitivt datum för genomförande meddelas i god tid före genomförandet.

Dessa undersökningar beräknas att genomföras vartannat år under perioden 2012-2017.

Anbudsgivaren ska upprätta ett förslag på en detaljerad tidplan av projektet tillsammans med LiU efter beställning. Tidsplanen ska innehålla uppgifter om bl. a. planering och förberedelsearbete, genomförande (datainsamling), databearbetning, granskningstider, resultatåterföring (rapportering), resultatanalys och uppföljning. En definitiv tidplan med möten upprättas gemensamt av parterna i samband med ett uppstartsmöte vid uppdragets start.

Parterna ska följa tidplanen. Part har dock rätt till tidsförlängning om denne försenas på grund av förhållanden som denne inte orsakat och vars effekt denne inte rimligen kunnat undanröja. Part ska utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra parten sedan han fått kännedom om förhållanden som kan medföra ändring av tidplanen. Om en part inte lämnar någon sådan underrättelse, får parten inte åberopa förhållandet annat än om den andra parten insett eller bort inse detta och att det inverkat på tidplanen.

Kraven uppfylls:Ja Nej


2011-09-14

sid 17

Dnr

LIU 2011-01322

2.4 Information- och utbildning

2.4.1 Informations- och utbildningsinsatserAnbudsgivaren ansvarar för att under pågående uppdrag ge stöd till LiU:s kontaktpersoner och ge den information och utbildning om mätmodell och genomförande av medarbetar-, student- och alumniundersökningen som krävs för att kunna förstå och vara insatta i upplägget.

Anbudsgivaren ska tillsammans med LiU genomföra muntliga informationsinsatser inför genomförandet av medarbetar- och studentenkäten. För medarbetarundersökningen riktar sig dessa informationer främst till LiU:s chefer, personalfunktion (personalintendenter) och den centrala samverkansgruppen med fackliga representanter. För studentundersökningen riktar sig informationen till ansvariga på fakulteterna och programmen. Syftet ska vara att ge grundkunskap och skapa förståelse för metoden, mätmodell och värdet av ett strategiskt genomförande av medarbetar- och studentundersökning. (ca 1-2 timmar á tre tillfällen/undersökning)

Informationen kan innehålla: syftet med undersökningen, vikten av högt deltagande, chefers och medarbetares ansvar och delaktighet, hantering och tolkning av resultat och ledarprofil, genomgång av det webbaserade uppföljningsverktyget samt förslag på metoder för att återföra resultatet till arbetsgruppen och komma igång med utvecklingsarbetet mm.

Denna informationsinsats är mest angelägen inför den första undersökningen och omfattningen kan minska inför nästkommande undersökningar.


2.4.2 MaterialAnbudsgivaren ska tillsammans med LiU ansvara för att ta fram informations- och utbildningsmaterial om student – och medarbetarundersökningen i undersökningens olika faser.

Kravet uppfylls:Ja Nej

2.5 Metod och mätmodell Mätmodellen ska stödja LiU:s viljeriktning för medarbetarundersökningen att mäta medarbetares aktivitet, engagemang och beteende. Vidare ska även medarbetarnas nöjdhet och uppfattning om LiU:s ledare mätas.

Anbudsgivaren ska använda metoder som uppfyller följande krav: Metoderna ska vara prövade samt vila på vetenskaplig grund. Frågornas reliabilitet och validitet för medarbetarundersökningen ska vara

säkerställd. Metoderna för medarbetarundersökningen ska ha vetenskaplig validerade

riktvärden som ska vara beprövade för svenska arbetslivsförhållanden. Metoderna ska uppfylla krav på sekretess och anonymitet för respondenterna. Resultatet från medarbetar- och studentundersökningen ska visa jämförelser över

tid utifrån resultat/data från tidigare undersökningar. Benchmarking. Resultat från medarbetarundersökningen ska jämföras med

resultat från anda universitet, myndigheter eller företag. Där om möjligt bör även resultat från studentundersökningar kunna jämföras med andra lärosäten.


2011-09-14

sid 18

Dnr

LIU 2011-01322

För att styrka hur dessa krav kommer att tillgodoses skall anbudet innehålla:

En beskrivning på maximalt en A4-sida hur krav på sekretess och anonymitet säkerställs så att svar inte kan härledas till en enskild medarbetare, student eller alumn.

En beskrivning på maximalt en A4-sida som redovisar exempel på hur anbudsgivaren arbetar med benchmarking för att jämföra resultat från medarbetarundersökningar mellan olika universitet, myndigheter eller företag.

En beskrivning på maximalt en A4-sida av hur metoden är vetenskapligt förankrad.


2.6 Konstruktion av webbenkäter Anbudsgivaren ska tillsammans med LiU anpassa och utarbeta det slutgiltiga frågeformuläret baserat på LiU:s aktuella behov. LiU ska ha möjlighet att påverka frågeområden, frågeställningars innehåll och språkbruk och att göra jämförelser med tidigare undersökningar. Under tidigare medarbetarundersökningar mättes följande faktorer; medarbetares nöjdhet, ledarskapet, förutsättningar i organisationen, personlig arbetssituation, samverkan och kunskapsdelning och handlingskraft. Det ingick frågor om psykosociala arbetsförhållanden, likabehandling, hot och våld samt trakasserier. Vidare ingick frågor om delaktighet, påverkansmöjlighet, återkoppling, samarbete, mål och kompetensutveckling med flera. Doktorandundersökningen innehöll bl a frågor om handledning, miljö och forskarutbildningen, individuell studieplan, undervisning och institutionsarbete.

Beträffande studentundersökningen kommer LiU att lämna ett frågeunderlag från tidigare undersökningar där smärre justeringar ska göras.Under tidigare studentundersökningar ingick frågor om: utbildning, studietimmar, fysisk-och studiesocialmiljö, image, barriärer, stödfunktioner, externa utbildningsmoment, introduktion, Nolle-P, särbehandling och bakgrundsfrågor.

Beträffande alumniundersökningen ska anbudsgivaren tillsammans med LiU ta fram frågeformuläret.

Anbudsgivaren ska konstruera webbenkäter som uppfyller följande krav:


2011-09-14

sid 19

Dnr

LIU 2011-01322

Kravet uppfylles: Ja NejFrågeformuläret ska anpassas efter LiU:s behov och vara flexibelt för ändringar inför varje mättillfälle under avtalsperioden.LiU ska kunna ta bort och lägga till frågor med svarsalternativ både av skalkaraktär och ja/nej alternativ.Då LiU önskar nya frågeställningar ska anbudsgivaren kunna ge idéer och förslag på förbättringar som bidrar till utveckling och att frågeställningar blir så adekvata som möjligt.Anbudsgivaren ska komma med förslag på relevanta frågeställningar, så att en gap-analys kan genomföras.Det ska finnas möjlighet att rikta separata tilläggsfrågor till vissa yrkesgrupper och studentgrupper.Det ska finnas möjlighet till fördjupningsfrågor beroende på svar i den förgående frågan i frågeformuläret.När medarbetarundersökningen besvaras ska närmaste chefs namn ska stå angivet i frågeformuläret .Enkäten ska vara utformad på svenska och engelska. LiU ansvarar för översättning till engelska.Det ska kunna utskiljas vilka som har svarat på respektive språk.Enkäten ska ha tillgängligt språk och layout som underlättar läsning och hantering. När färg används ska valet av färger förstärka läsbarheten.Systemet ska ha en spärr som förhindrar att enkäten besvaras mer än en gång per medarbetare, student eller alumn.En kontrollfunktion ska signalera vid obesvarade standardiserade frågor.När enkäten besvaras ska det vara möjligt att avbryta, spara och återgå till enkäten senare.Det ska framgå procentuellt hur mycket av undersökningen som besvarats.Det ska finnas en tydlig ”sänd” knapp samt bekräftelse på att enkäten är mottagen.Resultatrapporter ska redovisas för alla grupper med minst sex medarbetare eller studenter. För grupper med färre än sex men fler än två medarbetare ska resultatrapport istället redovisas med styrkor och utvecklingsområden. Likabehandlingsfrågor och hälsofrågor ska redovisas för grupper om 20-30 medarbetare och studenter.


2011-09-14

sid 20

Dnr

LIU 2011-01322

2.7 Distribution och insamling av enkätenMedarbetar-, student- och alumniundersökningen ska genomföras som en webbaserad undersökning och länk till enkäten ska distribueras elektroniskt. Genomförande i form av pappersenkäter ska också kunna erbjudas vid särskilda behov.

Följande krav skall uppfyllas:Kravet uppfylles: Ja NejDistribution av information innan undersökningen och länk till webbenkät ska ske elektroniskt via medarbetarnas, studenternas och alumnernas e-postadresser. Pappersenkäter kommer användas i mindre omfattning till ca 3-10 medarbetare och studenter.Respektive utskick ska ske på en arbetsdag, dvs anbudsgivaren ska ha kapacitet att kunna skicka till en så stor organisation som LiU på en och samma dag.Synlig avsändare för utskicken ska vara LiU:s rektor, anbudsgivaren ska ansvara för all utskick.Information om e-post som studsar tillbaka, felaktiga e-postadresser eller andra felaktigheter ska omedelbart rapporteras till LiU:s kontaktperson för uppdraget.LiU ska ha rätt att justera felaktiga e-postadresser (se ovan) samt kunna komplettera eventuella e-postadresser som saknades vid leverans av personalfil, LADOK-fil eller MIRA-fil.Ett fåtal pappersenkäter ska skickas till medarbetarens arbetsplats eller hemadress vilket som är aktuellt för den enskilde medarbetaren. För studenter skickas pappersenkäten till hemadress.Tre påminnelsebrev ska skickas till de medarbetare, studenter och alumner som inte besvarat enkäten vid givna datum, dvs de som besvarat enkäten ska inte få påminnelsebrevet.Mätningarna ska genomföras under tre veckor för medarbetarundersökning och alumniundersökning och fyra veckor för studentundersökningUnder svarsperioden ska svarsfrekvens redovisas löpande (var 4:e dag) , för samtliga övergripande organisatoriska nivåer, via en länk.En supportfunktion ska finnas tillgänglig för vanliga frågor och svar, framförallt för undersökningens tekniska delar.Distribution av brevutskick efter undersökningen ska ske via e-post till medarbetare och studenter som besvarat enkäten.En enkät ska kunna skickas ut senast två månader efter initierat uppdrag.

2.8 Resultat – databearbetning, index, rapporter och presentation Undersökningarna ska ge underlag till mått och index för att följa upp verksamheten. Resultaten inom organisationen ska jämföras med högre nivåer och med universitetens totala resultat. Jämförelser ska kunna göras med resultat från tidigare undersökningar. Vald leverantör kommer att få tillgång till resultat från tidigare undersökningar. Benchmarking dvs jämförelser med andra universitet och myndigheter eller företag ska ingå.

Resultatet ska presenteras i grupprapporter och aggregerade rapporter på olika nivåer i organisationen samt för universitetet totalt. En särskild huvudrapport med universitetets


2011-09-14

sid 21

Dnr

LIU 2011-01322

resultat ska innehålla en analys som visar vilka delar som behöver förbättras/utvecklas och förslag på lämpliga insatser. Styrkor och förbättringsområden ska redovisas för alla grupper och ligga till grund för det fortsatta arbetet med resultatet.

Resultatet ska redovisas i en webbaserad rapportportal, där alla chefer har tillgång till sina respektive resultat. De överordnade cheferna ska ha tillgång till alla sina chefers/avdelningars resultat. Det ska finnas en organisationsbild med översikt över resultat samt länkar till rapporter. Under arbetet med resultaten ska handlingsplaner och aktiviteter kunna föras in och följas upp i denna rapportportal.

2.8.1 Gemensamma krav för medarbetar-, student- och alumniundersökning:

Kravet uppfylles: Ja NejBortfallsanalyser ska genomföras och redovisas om behov av detta föreligger.Kontroll och kvalitetsgranskning ska genomföras av såväl bakomliggande data, information som utseende i resultatrapporterna inför leverans till definierad rapportägare.Resultatet ska presenteras dels per fråga dels sammanställt i index/frågeområde.För en rapportägare ska rapporterna vara synliga nedåt i organisationen och redovisas sammanslaget ovan den egna nivån.Resultatrapporten ska på ett sammanfattande sätt visa jämförelser mellan olika delar av organisationen, jämförelser med aggregerade nivåer och med universitetet totalt.Huvudrapporten, på LiU nivå, ska innehålla fördjupad skriftlig dokumentation med resultatsammanfattning, kommentarer och analys av resultatet som visar vilka områden som behöver förbättras/utvecklas och förslag till åtgärder. Dokumentation ska även innefatta analys utifrån de övergripande organisationsnivåerna och bakgrundsvariabler som ex. kön och yrkestillhörighet.Slutlevereras av resultatrapporterna efter datainsamlingen ska ske inom 3 veckor för medarbetarundersökningen och alumniundersökningen och 4-5 veckor för studentundersökningen.Resultat av svar i fritextfält ska presenteras i den övergripande rapporten för LiU samt i rapporter nedbrutna till institutionsnivå för medarbetarundersökningen och till utbildningsprogram eller ämne för studentundersökningen med beaktande av krav på anonymitet och sekretess för respondenterna.Rapporterna ska redovisas på svenska och vid önskemål även på engelska.Rapporterna ska ha en tydlig layout med grafiska diagram och tabeller i excel-format som underlättar läsning och hantering. När färg används ska valet av färger förstärka läsbarheten. Färgerna grönt, gult och rött ska användas för att visa resultat som är positiva, neutrala respektive negativa.Rapporterna ska redovisas elektroniskt med teknik som gör det möjligt att skriva ut och att exportera rapporterna till pdf- format och Power Point.Resultatet ska tillhandahållas i en webbaserad rapportportal, som ger översikt över resultatet för hela LiU och innehåller länkar till alla rapporter med möjlighet att göra urval utifrån olika bakgrundsvariabler


2011-09-14

sid 22

Dnr

LIU 2011-01322

och möjlighet till att göra sambandsanalyser mellan olika frågorEtt webbaserat uppföljningsverktyg ska tillhandahållas, där handlingsplaner och aktiviteter kan föras in på gruppnivå och summerad nivå samt följas upp på aggregerad nivå.I den webbaserade rapportportalen ska alla chefer (motsvarande funktion för studentundersökning) ha tillgång till sina respektive resultat och överordnade chefer (motsvarande funktion för studentundersökning) ska kunna se sina berörda avdelningar och chefer.Samtliga leveranser ska ske med bibehållen datasäkerhet.Presentation av resultatet ska ske på svenska och vid behov även på engelska.Anbudsgivaren ska ta fram ett informationsmaterial/handledningsmaterial som beskriver metoder, index, tolkning av resultatet och återrapportering. Materialet ska vara ett stöd för chefer (motsvarande för studentundersökningen) i arbetet med att återföra resultatet och för det fortsatta utvecklingsarbetet med framtagande av åtgärder.Anbudsgivaren ska ta fram en kort sammanfattning av resultatet (max 1 sida) för publicering på universitetets hemsida.

2.8.2 Krav för medarbetarundersökning:

Kravet uppfylles: Ja NejOrganisatoriska resultatrapporter ska bearbetas, sammanställas och levereras på flera organisatoriska nivåer som; universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå, områdesnivå, avdelningsnivåFör god översikt ska nöjd medarbetarindex kunna presenteras i ett organisationsträd/struktur (på fyra nivåer) med färgerna röd, gul eller grön som representerar liknande riktvärden;

- kritisk nivå/förbättringsbehov,- komfortnivå/förbättringspotential,- förändringskraft/flexibilitet.

Detta ska även göras på samtliga index/frågeområden.Nöjd medarbetarindex och ledarskapsindex ska sammanställas från delar av frågeformuläret och spegla medarbetarnas arbetssituation och uppfattning om ledaren utifrån flera dimensioner. Dessa indexvärden ska kunna jämföras med tidigare resultat.Nöjd medarbetarindex ska vila på ett flertal variabler och ska arbetas fram genom en metod som är vetenskapligt beprövad baserad på arbetslivsforskningen där exempelvis faktorer som leder till en god arbetsmiljö som främjar både effektivitet och arbetsglädje samt välfungerande arbetsgrupper adresseras.Engagemangindex ska kunna tas fram för respektive enhet och på aggregerad nivå. Detta ska vara konstruerat så att LiU får information om vad som driver engagemang (utifrån medarbetarnas aktivitet och beteende) hos sina medarbetare.Ledarskapsindex ska vila på ett flertal variabler och ska arbetas fram genom en metod som är vetenskapligt beprövad baserad på faktorer som leder till ett välfungerande ledarskap.Ledningsgruppsindex ska vila på ett flertal variabler baserad på faktorer som speglar förtroendet för den högsta ledningen.


2011-09-14

sid 23

Dnr

LIU 2011-01322

Chefernas svar ska ingå i resultatet för den ledningsgrupp som chefen ingår i baserat på de olika organisatoriska nivåerna. De ska inte ingå i den arbetsgrupp/resultatenhet som chefen ansvarar för.Individuella ledarskapsrapporter ska levereras separat för respektive chefs avdelning/arbetsgrupp, men det ska även finnas möjlighet att slå samman ledarskapsrapporter då en del chefer ansvarar för fler än en avdelning/grupp.Vid färre än sex medarbetare men minst tre medarbetare ska en rapport lämnas om styrkor och utvecklingsområden.Den individuella ledarskapsrapporten ska jämföras med aktuell chefsnivå inom den egna verksamheten och med LiU totalt.Styrkor och förbättringsområden ska redovisas för alla nivåer och grupper. Metoden att identifiera styrkor och förbättringsområden ska vara vetenskapligt beprövad utifrån nyckelområden som leder till välfungerande arbetsgrupper.Resultatet ska bearbetas, sammanställas och levereras i särskilda rapporter utifrån kön, yrkesgrupper och befattningsnivå (chef, medarbetare) samt eventuellt andra bakgrundsvariabler där varje fråga presenteras.Jämförelser med tidigare resultat ska redovisas i samtliga rapporter där det är möjligt.Extern benchmark ska genomföras och redovisas på aggregerad nivå och institutionsnivå/motsvarande.Anbudsgivaren ska muntligen redovisa huvudrapporten för medarbetarundersökningen med analys och förslag till åtgärder till LiU:s högsta ledning och den centrala samverkansgruppen. Dessutom ska ett redovisningstillfälle ske för medarbetare vid tre campusområden (Campus Valla, Campus HU och Campus Norrköping). Beräknad tidsåtgång 1 timme per tillfälle (totalt 5 tillfällen).

2.8.3 Krav för studentundersökning

Kravet uppfylles: Ja NejNöjd studentindex ska baseras på frågan ”Hur nöjd är du med livet som student vid LiU”? Värdet ska kunna jämföras med tidigare resultat.Organisatoriska resultatrapporter ska bearbetas, sammanställas och levereras på flera organisatoriska nivåer som; universitetsnivå, fakultetsnivå, programnivå, institution (fristående kurser), ämne (fristående kurser).Anbudsgivaren ska muntligen redovisa huvudrapporten för studentundersökningen med analys och förslag till åtgärder till Studentledningsråd och för studenter vid tre campusområden (Campus Valla, HU och Norrköping). Beräknad tidsåtgång 1 timme per tillfälle (totalt 4 tillfällen).

2.9 Uppföljning och utvärderingAnbudsgivaren ska tillsammans med LiU ansvara för utveckling och förbättring av medarbetarundersökningens totala genomförande under avtalsperioden.Utvärdering av undersökningens samtliga delar ska ske efter genomförande för att fånga upp aktuella utvecklingsbehov och framgångsfaktorer inför nästkommande undersökning.


2011-09-14

sid 24

Dnr

LIU 2011-01322


2.10 SäkerhetskravMetoderna ska uppfylla krav på sekretess och anonymitet för respondenterna så att svar inte kan härledas till en enskild medarbetare, student eller alumn.


2.11 Krav på IT-miljö KommunikationKommunikationen ska ske över Internet.Kommunikationen ska ske via protokollet http och https.

KlientkravSystemet ska fungera med de senaste versionerna av Internet Explorer, Firefox, Safari samt Google Chrome.Applikationen ska vara helt serverbaserad, dvs. ej kräva plug-ins på klienterna.

AnvändargränssnittSom teckenstandard ska UTF-8 (åtta-bitars Unicode transformationsformat, ISO/IEC 10646) användas.

UtdataUtdata ska kunna sparas i tabellform (kommaseparerad fil) för vidare bearbetning i andra program som Excel och Access. Även utdata i Excel 2010 format accepteras.

E-postsystemE-post som systemet skickar ska fungera mot MS Exchange 2007 samt senare versioner. E-post meddelande ska kunna läsas med Outlook 2007 resp. Outlook Web Access (OWA 2007) eller senare versioner.


2.12 Samarbetsformer (möten, service)När avtal har tecknats skall anbudsgivaren hålla i/delta i:

ett uppstartsmöte tillsammans med LiU:s kontaktperson för de olika undersökningarna

under varje undersökningsperiod, uppföljningsmöten, ca 2 halvdagsmöten. efter varje undersökningsperiod, ett uppföljningsmöte, ca 2 timmar

Dessa möten kommer att vara i Linköping och utan kostnad för LiU.

I samarbetet värdesätter LiU kundperspektivet högt, där lyhördhet och ett gott bemötande ingår som naturliga delar. Anbudsgivaren ska:

inskaffa kunskap om LiU:s verksamhet bistå med erforderlig support och finnas tillgänglig för LiU under

uppdragsperioden. vara nåbar via e-post och telefon under vardagar mellan kl. 8.30-17.00 under

varje uppdrags utförande.


2011-09-14

sid 25

Dnr

LIU 2011-01322


2.13 ÄganderättAllt gemensamt framtaget material för LiU:s räkning, som enkätsvar och annat utredningsmaterial som är hänförligt till uppdragets utförande skall överlämnas till LiU som LiU:s egendom när uppdraget har slutförts om inte annat har överenskommits.LiU skall ha äganderätt till framtagna frågeställningar, rapportutformning samt undersökningarnas resultat, analys och värdeomdömen. Anbudsgivaren får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterialet eller arbetsresultat utan LiU:s skriftliga medgivande. Anbudsgivaren ska gentemot sina medarbetare göra bindande förbehåll om LiU:s upphovsrätt enligt det föregående.


2.14 Kommersiella villkorKommersiella villkor ska accepteras i sin helhet


2.15 Utvärderingskrav

2.15.1 PriserAnbudsgivaren ska ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt i bilaga 3 ”Prisuppgifter”.

Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av uppdraget. Inga tillkommande kostnader för uppdraget accepteras.

Inga hänvisningar får ske till prislistor eller rabatter.För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg.

Anbudsgivaren skall i anbudet: Lämna prisuppgifter i bilaga 3 ”Prisuppgifter”.

2.15.2 Metod 0-10 poäng

Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning över: vilken metod som kommer att användas vid utförande av uppdrag metod för medarbetar- och ledarskapsindex, samt vilka variabler metoden vilar

på hur använd metod är vetenskapligt beprövad

Vid utvärdering kommer vikt att läggas vid i vilken omfattning metoden mäter medarbetarnas:


2011-09-14

sid 26

Dnr

LIU 2011-01322

aktivitet, som vilja, ansvar, prestation, utförande etc. engagemang för arbetsgivaren och sitt arbete beteende

Beskrivningen ska omfatta ca en-två A4-sida/or per efterfrågad tjänst.

2.15.3 Grafisk formgivning/layout

Det är av stor vikt att rapporter och frågeformulär är tydliga, enkla och användarvänliga.

Vid utvärdering kommer följande att bedömas och poängsättas:Rapportframställningen/resultatrapporterna Poäng 0-8För utvärdering ska anbudsgivare:

Bifoga presentation av rapportframställningen innehållande exempel på grafisk layout enligt offererad metod för resultatrapporten. Bifoga en grupprapport och en rapport på en aggregerad nivå.

Rapportportal Poäng 0-8För utvärdering ska anbudsgivare:

Ange länk till en testversion av frågeformuläret och rapportportalen, som gör det möjligt för beställaren att testa webblösningen.

Länk:

Frågeformulär Poäng 0-4För utvärdering ska anbudsgivare:

Bifoga ett exempel på grafisk layout av frågeformulär.

Tillgänglighet Poäng 0-1

Applikationen bör uppfylla krav på tillgänglighet enligt ”Web Content Accessibility Guidelines 1.0” (WCAG), utgiven av W3C:s Web Accessibility Initiative (WAI). För utvärdering ska anbudsgivare:

Lämna beskrivning gällande uppfyllelse av krav på tillgänglighet enligt ”Web Content Accessibility Guidelines 1.0.

2.15.4 Referenser1-10 poäng per referens

Anbudsgivaren skall uppvisa referenser från fyra företag/organisationer som använt anbudsgivaren som leverantör av medarbetarundersökningar för hela verksamheten. Referenserna ska inte vara äldre än tre år.

Referenserna ska vara från fyra stora skilda organisationer och respektive referensuppdrag ska omfatta minst 2000 medarbetare.

Referenserna ska innehålla uppgifter om namn på företag/organisation, namn på kontaktperson, befattning, telefonnummer och en kortfattad beskrivning av uppdraget


2011-09-14

sid 27

Dnr

LIU 2011-01322

där följande ska framgå: typ av undersökning, datainsamlingsmetod, antal deltagare, tidpunkt för uppdraget.

Kontaktpersonen för referensuppdraget ska bekräfta om målet för undersökningen uppnåddes, om anbudsgivarens personal hade den kompetens och förmåga som krävdes för de arbetsuppgifter som följde av uppdraget och om uppdraget är godkänt med avseende på kvalitet, leverans i tid och kundtillfredsställelse.

Kontaktpersonerna ska vara tillfrågade och av LiU kontaktbara under utvärderingsperioden. Kontakterna ska kunna ske på svenska. LiU förbehåller sig rätten att välja två utav de angivna referenterna som kommer att kontaktas för referenstagning.

Nystartade företag ska kunna påvisa att motsvarande erfarenhet finns inom företaget eller att företaget har sådan erfarenhet på annat sätt. Om anbudsgivaren har övertagit verksamhet från annan juridisk person senare än 2008 kan även erfarenhet av medarbetarundersökningar utförda av den överförda verksamheten åberopas.

I första hand är LiU intresserat av referenser från andra universitet som utnyttjat anbudsgivarens kompetens kring webbaserade enkäter, i andra hand är LiU intresserat av andra kunskapsorganisationer som utnyttjat nämnda kompetens och i tredje hand övriga organisationer som utnyttjat nämnda kompetens.

I utvärderingen kommer referensresultatet från andra universitet/högskolor att multipliceras med 1,2. Referensresultatet från andra kunskapsorganisationer kommer att multipliceras med 1,1, medan referenser från övriga organisationer inte kommer att multipliceras med någon faktor.


2011-09-14

sid 28

Dnr

LIU 2011-01322

3 KOMMERSIELLA VILLKOR

3.1 Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna.

3.2 Avtalshandlingar/rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning:

1. Ev. tillägg/ändringar till det av parterna signerade avtalet 2. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlaget) 3. Eventuella bilagor till det av parterna signerade avtalet4. Förfrågningsunderlaget, daterat 2011-09-145. Bilagor till förfrågningsunderlaget 6. Leverantörens anbud

3.3 AvtalstidAvtalet gäller fr.o.m avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida till samtliga undersökningar och optioner utnyttjats dock längst t.o.m 2017-11-30.

3.4 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. LiU:s kontaktperson Anbudsgivarens kontaktperson: Namn: xxxxxxxx Namn: xxxxxxE-post: xxxxxxxx E-post: xxxxxx

3.5 Utförande och förhållningssättLeverantören ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg. Anbudsgivaren ska utföra uppdraget utan otillbörlig påverkan av leverantörer eller andra som kan påverka hans objektivitet samt i övrigt iaktta god yrkessed.

Leverantören ska tillämpa tydliga etiska riktlinjer för arbetet i hela processen enligt branschorganisationen Svenska marknadsinformationsföretag (SMIF) eller liknande.

LiU ska på leverantörens begäran lämna leverantören den information, de uppgifter och de handlingar som LiU förfogar över och som leverantören behöver för att genomföra uppdraget.

3.6 SekretessLeverantören svarar för att personal inom verksamheten iakttar den sekretess och tystnadsplikt som är gällande inom branschen. Leverantören skall inte utan beställarens eller den enskilde personens medgivande till tredje man lämna sådana uppgifter om


2011-09-14

sid 29

Dnr

LIU 2011-01322

beställaren eller den enskilde personen som är att betrakta om affärs-, yrkes- eller personhemligheter.

3.7 Lagar Leverantören skall följa samtliga för uppdraget aktuella lagar, förordningar och föreskrifter.

3.8 Kvalitet och uppföljningLeverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls.

3.9 Fakturering/följesedel och betalning Slutfaktura ska vara LiU tillhanda senast en månad efter det att ett slutfört uppdrag.

Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej.

Betalning sker trettio (30) dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen

Alla fakturor till LiU skickas till en central adress där de skannas för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställaren referens måste anges tydligt för att fakturan ska kunna hanteras i det elektroniska flödet. För mer information se dokumentet Tips för skanning, www.e-fakturera.nu/skickaefaktura/skickapappersfaktura

Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren.

Faktureringsadress:Linköpings universitetFakturasupport581 83 Linköping

Ex. på referensens format: 1234 Anna Andersson

3.10 KontrollNär ersättning utgår i form av tim- eller dagarvode ska konsulten styrka sin debitering genom tidskrivning eller bokföring. LiU har rätt att genom kontroll förvissa sig om att det arbete som anges i faktura motsvaras av utfört arbete.

Leverantören får ej byta ut den personal som angetts i anbud utan skriftligt medgivande från LiU.

http://www.e-fakturera.nu/skickaefaktura/skickapappersfaktura


2011-09-14

sid 30

Dnr

LIU 2011-01322

3.11 Uppdragets avslutandeLeverantören förbinder sig att inte vidaredistribuera e-postadresser som erhålls från LiU. Leverantören förbinder sig att förstöra de pappersenkäter som lämnats in och att allt arbetsmaterial som använts förstörs vid uppdragets avslutande.

3.12 Immateriella rättigheter LiU skall ha en tidsobegränsad, kostnadsfri rätt att fritt använda, reproducera, ändra och bearbeta resultatet av vart och ett av uppdragen under detta avtal. LiU skall även ha en tidsobegränsad, kostnadsfri nyttjanderätt till leverantörens arbetsmaterial som har samband med uppdrag enligt detta avtal. Leverantören garanterar att ingen form av användning, reproduktion eller bearbetning av resultatet (innefattande men inte begränsat till nedladdning och visning av resultatet på LiUs hemsida på Internet eller andra specifika användningsformer) kan komma att medföra att LiU gör intrång i någon tredje parts immateriella rättigheter, (dock med undantag för användning som i förekommande fall kan strida mot tredje parts ideella rätt till upphovsrättsligt skyddat material). Vid varje uppdrags fullgörande skall LiU erhålla kopior (företrädesvis i elektronisk form) på allt material, inklusive arbetsmaterial som använts för uppdraget.

3.13 Priser och prisregleringOm antalet anställda och studenter förändras med +/- 10% under optionstiden har parterna rätt att begära förhandling om prisjustering.

Fast pris gäller under det första avtalsåret. Därefter får prisjustering ske, vilken skall följa förändring i SCB:s arbetskostnadsindex (AKI totalen för privat sektor, basmånad augusti 2011). Prisjustering måste meddelas LiU:s kontaktperson skriftligen minst tre (3) månader innan den börjar gälla. Förändringar vars resultat enligt beräkning ovan understiger 2% justeras inte.Vid en eventuell förlängning av avtalet skall prisjustering av det förlängda avtalet ske på samma sätt.

3.14 Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. Avtalet kan sägas upp av endera parten om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. Uppsägningen träder i kraft 30 dagar efter det att motparten mottagit den.LiU har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: ▪ är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, ▪ är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, ▪ är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, ▪ har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, ▪ inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Avtalet kan sägas upp av leverantören med tre (3) månaders uppsägningstid i det fall Linköpings universitet inte uppfyller sina betalningsförpliktelser. Alla uppsägningar skall ske skriftligt.

3.15 Marknadsföring


2011-09-14

sid 31

Dnr

LIU 2011-01322

Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam.

3.16 Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom.

3.17 Information och omförhandling Parterna förbinder sig att omedelbart underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. Under avtalsperioden äger parterna rätt att skriftligen begära omförhandling av detta avtal om det under avtalsperioden inträffar omständigheter vilka väsentligen förändrar endera parts förutsättningar att uppfylla sina förpliktelser enligt detta avtal.

3.18 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten.

3.19 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna.

3.20 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.

Documents

Förfrågningsunderlag - Linköping University · Web viewKontroll kommer att ske hos Skatteverket. Registreringsbevis – Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget