FPf per Windows 3.1 Guida all’uso 5 · Guida all’uso di FPF – Servizio di Medicina in Rete - ver. 3 Pagina 2 1. Presentazione del servizio FPF Net é la soluzione proposta da

Guida all’uso di FPF – Servizio di Medicina in Rete - ver. 3 Pagina 1

FPf per Windows 3.1

Guida all’uso 5

FPf Net Servizio di Medicina in Rete

Versione 3 del 4/10/2004


1. Presentazione del servizio FPF Net é la soluzione proposta da effepieffe s.r.l. per la realizzazione della medicina di rete tra uno o più medici per tutti gli utenti di FPF per Windows 3.1. La tecnica utilizzata è quella dalle replica incrociata degli archivi sulle postazioni di lavoro di tutti i medici che aderiscono alla rete e l’utilizzo di un server web per la sincronizzazione delle variazioni. Il vantaggio di questa soluzione è la possibilità per i medici di operare su tutti gli assistiti della rete senza necessità di essere costantemente connessi ad internet, quindi anche in tutte quelle situazioni di indisponibilità o discontinuità del collegamento di rete. Un possibile scenario di riferimento è quello mostrato in figura 1 che rappresenta una soluzione di medicina in rete tra tre medici: Rossi, Bianchi e Verdi.

Figura 1 - Scenario di riferimento Il dott. Bianchi opera con la propria postazione di lavoro dove sono presenti l’archivio dei propri pazienti (archivio del titolare) e una replica degli archivi degli altri due medici (Rossi e Verdi). Il dott. Verdi opera con la propria postazione di lavoro dove sono presenti l’archivio dei propri pazienti (archivio del titolare) e una replica degli archivi degli altri due medici (Bianchi e Rossi). Il dott. Rossi opera con due diverse postazioni di lavoro (in studi diversi) su ognuna delle postazioni sono presenti l’archivio dei propri pazienti (archivio del titolare) e una replica degli archivi degli altri due medici (Bianchi e Verdi).


Sul sito web di effepieffe sono presenti le repliche degli archivi di tutti i medici utilizzate per l’attività di sincronizzazione. Ogni medico prima di iniziare l’attività di ambulatorio avvia un processo di sincronizzazione in modo da ricevere le ultime variazioni trasmesse al server web dai propri colleghi della rete. Ogni medico terminata l’attività di ambulatorio avvia un processo di sincronizzazione per inviare al server web tutte le nuove registrazioni effettuate in modo da renderle disponibili ai colleghi. Nel proseguo della guida verranno illustrate le modalità di configurazione ed utilizzo di una rete con riferimento allo scenario sopra illustrato, ogni possibile estensione è facilmente desumibile dall’esempio riportato. 2. Informazioni condivise Per motivi di efficienza ed opportunità non tutte le informazioni presenti in FPF per Windows sono condivise con gli altri medici; di seguito vengono elencate le informazioni condivise e le modalità di replica:

A. Dati anagrafici degli assistiti; tutte le informazioni anagrafiche presenti nell’archivio del titolare vengono replicate sulla rete e solo il medico titolare dell’assistito ha facoltà di modificarle. Le variazioni effettuate sulle anagrafiche degli assistiti degli altri medici non verranno pertanto propagate sulla rete.

B. Dati anamnestici; valgono le stesse regole dei dati anagrafici, solo il medico titolare dell’assistito ha facoltà di modificare l’anamnesi del paziente.

C. Diario annotazioni; è la sezione a testo libero (Annotazioni) presente nel diario visite dei pazienti. Anche per le annotazioni valgono le stesse regole dei dati anagrafici, solo il medico titolare dell’assistito ha facoltà di modificarle.

D. Diario Visite; tutte le visite presenti nell’archivio del titolare sono replicate sulla rete; i medici non titolari possono aggiungere (ed eventualmente rettificare successivamente) nuove visite che vengono replicate sulla rete.

E. Terapia abituale dei pazienti; le terapie presenti nell’archivio del titolare sono replicate sulla rete; i medici non titolari possono aggiungere (ed eventualmente rettificare successivamente) nuovi farmaci in terapia che vengono replicati sulla rete.

F. Prescrizioni farmaceutiche; tutte le prescrizioni presenti nell’archivio del titolare sono replicate sulla rete; i medici non titolari possono effettuare (ed eventualmente rettificare successivamente) nuove prescrizioni che vengono replicate sulla rete.

G. Prescrizioni esami di laboratorio; valgono le stesse regole del punto F.

H. Esiti esami di laboratorio; valgono le stesse regole del punto F.

I. Prescrizioni esami strumentali e visite specialistiche; valgono le stesse regole del punto F.

J. Certificati di malattia; valgono le stesse regole del punto F.

K. Ricoveri; valgono le stesse regole del punto F.

L. Monitoraggio; valgono le stesse regole del punto F. Nel modello di replica è presente un’ulteriore limitazione: le informazioni presenti nei campi a testo libero (diario annotazioni, dati anamnestici, ecc.) sono replicate solo se di dimensione inferiore ai 64Kb ovvero 65.536 caratteri. Tale limitazione non è dovuta a questioni tecniche ma per evitare tempi di sincronizzazione troppo lunghi. Per non superare il limite dei 64Kb è sufficiente evitare di inserire immagini o altri tipi di allegati all’interno dei predetti campi.


3. Sicurezza dei dati replicati Per la replica dei dati effepieffe si avvale dei servizi di hosting dei più accreditati internet service provider presenti sul mercato in grado di garantire elevati livelli di continuità di servizio e sicurezza delle informazioni. A maggiore garanzia della riservatezza delle informazioni personali e sensibili presenti negli archivi, tutti i dati sono trasmessi e registrati sul web in forma crittografata con un algoritmo di codifica proprietario di effepieffe. In figura 2 viene mostrato il flusso delle operazioni di invio e di ricezione dei dati durate le operazioni di sincronizzazione: sul web transitano e vengono memorizzate solo informazioni codificate.

Figura 2 - Flusso dei dati nelle sincronizzazioni Per la trasmissione dei dati dalla postazione del medico al sito viene utilizzato il protocollo HTTPS che garantisce la crittografia con chiave di 1024 byte di tutte le informazioni scambiate. Il protocollo HTTPS è ormai lo standard per la realizzazione di comunicazioni sicure su internet. Per poter utilizzare il protocollo HTTPS è necessario installare nel browser Microsoft Explorer il certificato di protezione rilasciato da effepieffe. E’ possibile richiamare Explorer direttamente dal programma FPF Net premendo il bottone [Visita il Sito] presente sulla barra posta in fondo alla finestra. Viene aperta una finestra semplificata del browser che si posiziona automaticamente all’indirizzo del sito di effepieffe https://www.effepieffe.com (figura 3).


Explorer non riconosce tra i certificati attendibili il certificato utilizzato da effepieffe e mostra il messaggio di figura 3 (il messaggio di figura 3 non viene mostrato nel caso il certificato di effepieffe fosse già stato installato in Explorer). Per installare e riconoscere il certificato anche nelle comunicazioni successive premere il bottone [Visualizza certificato].

In figura 4 è mostrata la finestra di visualizzazione dei certificati dove è possibile controllare i dettagli e le credenziali del titolare che lo ha rilasciato. Per installare il certificato premere il bottone [Installa certificato…] che attiva la procedura guidata di installazione di Explorer (figura 4). Una volta installato il certificato verrà riconosciuto come attendibile tutte le volte che ci si connetterà al sito di effepieffe. La procedura di installazione del certificato di effepieffe è necessaria e propedeutica all’attivazione del servizio di rete. La procedura di installazione del certificato è necessaria anche nel caso in cui il certificato di effepieffe fosse già stato installato in Netscape e/o Mozilla.

Premere il bottone Visualizza certificato

Figura 3 - Finestra semplificata di Microsoft Explorer


La procedura guidata di installazione del certificato propone in sequenza le finestre di figura 5, 6, 7 e 8.

Figura 4 - Certificato di effepieffe

Premere il bottone Installa certificato

Figura 5 - Installazione certificato - Step 1

Premere il bottone Avanti



Premere il bottone Avanti


Premere il bottone Fine

Figura 8 - Installazione certificato - Ultimo step

Premere il bottone Sì


4. Attivazione della rete In questa sezione vengono illustrate le modalità di attivazione e inizializzazione della rete. Le operazioni indicate dovranno essere effettuate da tutti i medici che partecipano alla rete. Se un medico (Dott. Rossi) utilizza più postazioni di lavoro dovrà effettuare l’attivazione su tutte le postazioni di lavoro. I prerequisiti essenziali per l’attivazione della rete sono i seguenti:

disponibilità di una licenza di FPF per Windows 3.1 e di FPF Net per ogni medico che partecipa alla rete;

installazione di FPF per Windows 3.1 su tutte le postazioni di lavoro della rete;

installazione di FPF Net su tutte le postazioni di lavoro della rete;

disponibilità di un collegamento ad internet da tutte le postazioni di lavoro della rete; è consigliato un collegamento a larga banda (ADSL o ISDN);

conoscenza del codice di attivazione assegnato alla rete da effepieffe s.r.l. (identificativo di rete);

ogni medico della rete dovrà disporre di una propria (o più di una) postazioni di lavoro, non è possibile condividere la stessa postazione di lavoro da parte di più medici in quanto su ogni postazione è possibile la definizione di un solo medico titolare.

Sul desktop del computer è presente l’icona del programma FPF Net richiamabile con un doppio click del mouse: viene presentata la finestra di figura 9.

verificare la disponibilità della connessione di rete

premere il bottone [Inizializza la Rete]

inserire il codice identificativo di attivazione della rete

Figura 9 - Inizializzazione delle rete


Indicare nell’apposito campo il codice identificativo della rete comunicato da effepieffe. Premere il bottone [Verifica Connessione] per verificare la disponibilità della connessione ad internet e il corretto inserimento del codice di identificazione della rete. Il programma segnala con un messaggio il buon esito o meno della verifica. Premere il bottone [Inizializza la Rete] per avviare il processo di inizializzazione; durante la processo il programma effettua le seguenti operazioni:

riceve dal web l’elenco dei medici che aderiscono alla rete, tale elenco va a popolare la griglia posta nella parte superiore della finestra come mostrato in figura 11. Il medico che ha effettuato l’operazione viene indicato come “titolare” della postazione di lavoro.

copia l’archivio pazienti del medico titolare nella cartella indicata nella griglia, di norma “C:\WBASE\FPFNET\”, con il nome sempre indicato nella griglia (di norma corrisponde ai primi 8 caratteri del codice fiscale del medico);

crea gli archivi (vuoti) di tutti gli altri medici che partecipano alla rete nella stessa cartella e con le stesse modalità indicate al punto precedente;

aggiorna il “File ID” in uso del titolare in modo che FPF per Windows, al prossimo avvio, utilizzi la nuova copia del file pazienti; la copia di partenza viene lasciata nella cartella originale e potrà eventualmente essere rimossa successivamente una volta verificata la corretta inizializzazione e funzionamento della rete.

Crea una copia dell’archivio del titolare “TITOLARE.MDB” contenente i soli dati che il titolare decide di condividere con i colleghi della rete. Tale archivio verrà messo a disposizione sul server della rete perché gli altri medici lo possano scaricare (vedi sezione 6 “Copia Iniziale”). I dati da condividere vengono selezionati sulla base delle scelte effettuate nel pannello di figura 10 come meglio illustrato nella sezione 5 “Configurazione della rete”.

Il

Figura 10 - Indicazione dei dati del Titolare da condividere


Il processo di attivazione della rete è terminato ed è ora possibile procedere alla copia iniziale degli archivi come indicato nella sezione 6.

elenco dei medici che partecipano alla rete

codice fiscale del medico titolare della postazione

Figura 11 - Inizializzazione delle rete


5. Configurazione della rete In questa sezione vengono mostrate le modalità di configurazione e personalizzazione del programma FPF Net. Il programma permette di distinguere due diverse categorie di pazienti (figura 12):

i pazienti che hanno rilasciato il consenso al trattamento dei dati personali;

i pazienti che non hanno ancora rilasciato il consenso al trattamento dei dati personali. Il consenso al trattamento dei dati personali può essere inserito all’interno della scheda anagrafica di ogni paziente.

Figura 12 - Indicazione dei dati da condividere

Per la prima categoria è possibile indicare quali informazioni condividere sulla rete attivando la relativa casella di selezione:

Dati anagrafici ed Anamnestici (vedi punti A e B della sezione “Informazioni Condivise”);

Diario Visite – visite, annotazioni e monitoraggio (vedi punti C, D e L della sezione “Informazioni Condivise”);

Ricoveri (vedi punto K della sezione “Informazioni Condivise”);

Certificati INPS (vedi punto J della sezione “Informazioni Condivise”);

Esiti degli esami – prescrizioni ed esiti esami di laboratorio, prescrizioni esami strumentali e visite specialistiche (vedi punti G, H e I della sezione “Informazioni Condivise”);

Terapia abituale (vedi punto E della sezione “Informazioni Condivise”);

Ricette precedenti (vedi punto F della sezione “Informazioni Condivise”). Le informazioni non selezionate non verranno inviate sulla rete, saranno comunque ricevute tutte le informazioni inviate dagli altri medici. Per la seconda categoria (pazienti che non hanno rilasciato il consenso) è possibile selezionare una delle seguenti opzioni:

Gli stessi dati degli altri pazienti - valgono le stesse indicazioni fornite per i pazienti che hanno rilasciato il consenso;

Solo i dati anagrafici - vengono inviati sulla rete i soli dati anagrafici (punto A della sezione “Informazioni Condivise”);

Escluderli dalla rete - non viene inviato alcun dato e non saranno condivisi sulla rete. Le ricette sono replicate sulla rete solo per il periodo indicato, in numero di mesi, nell’apposito parametro (figura 13);


Qualora un medico utilizzi più postazioni di lavoro (dott. Rossi nell’esempio) dovrà barrare l’apposita casella di selezione: nel caso non lo facesse le variazioni effettuate su una postazione di lavoro non saranno replicate sull’altra (mentre saranno tutte replicate sulle postazioni degli altri medici della rete). Se viene barrata la casella “Attiva Log” il programma traccia in un file di log tutte le attività di sincronizzazione effettuate, le informazioni ricevute dalla rete e le informazioni inviate. Il file di log è consultabile premendo il bottone [File di Log] e può essere ripulito col bottone [Svuota Log]. Il file di log può raggiungere dimensioni considerevoli e se attivato dovrà essere periodicamente ripulito.

Indicare periodo di replica delle ricette

Indicare se il titolare usa più postazioni di lavoro

Attiva il log delle repliche

Figura 13 - Configurazione


6. Copia iniziale Terminata l’operazione di configurazione è possibile avviare il processo di invio iniziale dei propri dati al server col bottone [Copia Iniziale]. Una copia del proprio archivio con i soli dati che si è scelto di condividere saranno inviati al server della rete dove sarà messa a disposizione degli altri medici perché possano scaricarla nella loro postazione di lavoro. Con la stessa funzionalità sarà possibile scaricare le copie degli archivi messe a disposizione dagli altri medici. Gli archivi copiati sul server verranno mantenuti fin tanto che tutti i medici hanno terminato la procedura di copia iniziale, ovvero hanno scaricato le copie degli archivi di tutti i propri colleghi; terminato tale processo gli archivi potranno essere rimossi dal server.

La copia degli archivi viene effettuata attraverso il “Panello di trasferimento FTP”. Per prima cosa occorre connettersi al server premendo l’apposito pulsante ed attendere che si completi la procedura di autenticazione. Ogni rete dispone di uno spazio dedicato sul server, tutti gli archivi presenti vengono elencati nella parte centrale del pannello dove è possibile verificarne il nome (che permette di identificare anche il proprietario), la dimensione e la data ci creazione.

Figura 14 - Pannello di trasferimento FTP

Premere il pulsante [Connetti]


La finestra di figura 15 mostra lo situazione in cui il Dott. Verdi (titolare) si è collegato al server dove è già presente la copia dell’archivio del Dott. Bianchi (BNCGRG63.PAK) creata in data 30/09/2004. Il Dott. Verdi può procedere all’invio della copia del proprio archivio e alla ricezione della copia dell’archivio del Dott. Bianchi. Per inviare l’archivio del Titolare premere il pulsante [Invia], la barra posta nella parte inferiore della finestra mostrerà lo stato di avanzamento dell’invio.

Al termine del processo nell’elenco verrà visualizzato l’archivio appena inviato (VRDCRL58.PAK) come mostrato in figura 16 Gli archivi sul server hanno l’estensione “.PAK” e non la usuale ‘.MDB’ utilizzata per gli archivi di Microsoft Access; questo perché prima dell’invio vengono compattati.

Figura 15 - Pannello di trasferimento dopo la connessione


A questo punto il Dott. Verdi (titolare) può ricevere la copia dell’archivio del proprio collega Dott. Bianchi: per fare questo è sufficiente selezionare nell’elenco con il mouse l’archivio da scaricare (BNCGRG63.PAK) e premere il pulsante [Scarica]. La barra posta nella parte inferiore della finestra mostrerà lo stato di avanzamento della ricezione. Al termine del processo l’archivio scaricato viene scompattato e collocato nella cartella “C:\WBASE\FPFNET\” dove sostituisce l’archivio eventualmente già esistente con lo stesso nome. La stessa procedura di scarico deve essere effettuata per gli archivi di tutti i medici dell’associazione, occorrerà attendere che ciascuno metta a disposizione sul server la copia del proprio archivio. Non è importate che queste operazioni vengano effettuate tutte nello stesso momento, possono eventualmente svolgersi anche in giorni diversi, è auspicabile che il processo termini almeno entro una settimana. Occorre fare attenzione a non scaricare dal server il proprio archivio che andrebbe a sostituire quello presente nella postazione di lavoro con la conseguente perdita di tutte le informazioni non selezionate in fase di inizializzazione della rete. Diversa è la situazione in cui il medico abbia più postazioni di lavoro (Dott. Rossi). In questo caso il Dott. Rossi invierà sul server la copia del proprio archivio presente sulla postazione principale e la scaricherà sulla postazione secondaria. Terminata la procedura di copia iniziale tutti i medici avranno sulla propria postazione di lavoro una copia degli archivi dei loro associati contente le sole informazioni che ognuno ha deciso di condividere.

Figura 16 - Esito dell'invio dell'archivio del Titolare


Da questo momento la procedura di copia iniziale non dovrà più essere utilizzata salvo nel caso di dover reinstallare FPF a causa di guasti o sostituzione di PC o nel caso di estensione dell’associazione ad altri colleghi. L’attività di allineamento degli archivi verrà effettuata con la funzione di sincronizzazione nelle modalità dettagliate nella sezione successiva. 7. Sincronizzazione degli archivi L’attività di sincronizzazione degli archivi invia al server tutte le variazione effettuate dal medico sul proprio archivio e sugli archivi degli altri medici (secondo le regole indicate nella sezione “Informazioni Condivise”) e riceve dal server le variazioni effettuate ed inviate dagli altri medici. Per avviare la sincronizzazione è sufficiente premere il pulsante [Sincronizza], il programma in via prioritaria verifica la disponibilità della connessione e l’allineamento della data e dell’ora del sistema con l’orologio del server: tali attività possono essere richiamate anche tramite i bottoni [Verifica Connessione] e [Data e Ora]. Per avere costantemente aggiornati i propri archivi in locale è bene avviare il processo di sincronizzazione ogni giorno all’inizio e alla fine dell’attività di ambulatorio.

Avvia il processo di sincronizzazione

Figura 17 - Sincronizzazione degli archivi


Nell’attività di sincronizzazione risulta di fondamentale importanza la data indicata nel campo “Ultima Sincronizzazione”. Il processo di sincronizzazione è sinteticamente riportato di seguito:

estrazione dei dati presenti negli archivi locali inseriti e/o aggiornati in data precedente o uguale alla data dell’ultima sincronizzazione;

codifica dei dati per garantirne la riservatezza;

invio al server dei dati estratti e codificati;

ricezione dal server di tutte le registrazioni inviate al server da tutti i medici della rete in data precedente o uguale alla data dell’ultima sincronizzazione;

decodifica dei dati ricevuti;

aggiornamento degli archivi locali con i dati ricevuti dal server; Al termine del processo il programma aggiorna il campo “Ultima Sincronizzazione” con la data e l’ora attuale. Nel caso il processo non dovesse andare a buon fine potrà essere ripetuto più volte: la principale criticità è dovuta dalla disponibilità e dalla velocità del collegamento internet. Eventuali errori di “time out” vengono segnalati ed è necessario in tale evenienza ripetere l’operazione. La data nel campo “Ultima Sincronizzazione” può essere modificata manualmente. L’indicazione di una data anteriore provocherà alla prossima sincronizzazione la ricezione di tutte le variazioni inviate al server da quella data in poi e potrebbe richiedere parecchio tempo. 8. Sincronizzazione degli orologi E’ importante che gli orologi di tutte le postazioni di lavoro dei medici della rete siano sincronizzati tra loro per il corretto allineamento degli archivi nelle repliche. Il programma dispone di una funzione di sincronizzazione dell’orologio del sistema con l’orologio del server web richiamabile col bottone [Data e Ora] . Viene mostrata la finestra di figura 18 dove a sinistra sono indicate la data e l’ora di sistema della postazione di lavoro in uso mentre sulla destra la data e l’ora di sistema del server web. Premendo il bottone [Aggiorna Sistema] la data di sistema della postazione di lavoro viene sincronizzata con la data del server web.

Figura 18 - Sincronizzazione degli orologi


9. Registro delle variazioni Il programma tiene traccia di tutte le registrazioni effettuate nell’archivio del medico titolare da parte degli altri colleghi della rete. Il registro delle variazioni viene richiamato premendo il bottone [Registro variazioni] presente sulla barra posta in fondo alla finestra di FPF Net. Nel registro sono presenti le seguenti informazioni:

Archivio, nome del archivio pazienti del medico titolare dove è stata effettuata la registrazione; Tabella, nome della tabella interessata dalla registrazione; Data in cui è stata effettuata la registrazione; Paziente, nome del paziente per il quale è stata effettuata la registrazione; Medico, codice fiscale del medico che ha effettuato la registrazione; Tipo, ‘I’ per inserimento di una nuova registrazione, ‘U’ per l’aggiornamento di una registrazione

già esistente, ‘C’ per la cancellazione di una registrazione.

E’ possibile selezionare le registrazioni per periodo indicando la data di inizio e/o fine periodo; è possibile ordinare le registrazioni per data, tabella, paziente o medico premendo gli appositi bottoni (figura 19).

Figura 19 - Registro delle variazioni


Le tabelle coinvolte nelle registrazioni sono le seguenti: Pazienti, dati anagrafici e anamnesi dei pazienti; Visite, visite in ambulatorio; Ricette, prescrizioni di farmaci; Strumentali, prescrizione di visite specialistiche e/o esami strumentali; Ricoveri, ricoveri ospedalieri; Diario, diario annotazioni dei pazienti; Prescrizione_Laboratrio, prescrizione di esami di laboratorio; Malattia, certificati di malattia; Monitoraggio, monitoraggio dei pazienti; Terapia, terapia abituale dei pazienti.

10. Indicazione del provider del servizio Premendo il bottone [Info] viene mostrata la finestra di figura 20 dove, altre alle informazioni sulla versione del programma, è possibile indicare l’indirizzo dei server web utilizzati per l’attività di sincronizzazione (Indirizzo web) e per quella di copia iniziale (indirizzo ftp). Tali indirizzi non dovranno essere di norma modificati salvo diversa indicazione del provider del servizio.

Figura 20 - Informazioni

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