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FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN, BASADA EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO
28000:2007 EN LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
JULIAN DAVID SANCHEZ ROJAS WILLIAM FERNANDO TIRADO GARCIA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE INGENIERIA INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ 2018
FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN, BASADA EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO
28000:2007 EN LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
JULIAN DAVID SANCHEZ ROJAS
WILLIAM FERNANDO TIRADO GARCIA
Modalidad de grado seminario de logística
Requisito parcial para obtener el título de ingeniero industrial
Director
LUIS ABRAHAM BECERRA ARIAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2018
NOTA DE ACEPTACIÓN
El trabajo de grado titulado FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN, BASADA EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28000:2007 EN LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S. realizado por los estudiantes Julian David Sanchez Rojas y William Fernando Tirado García, cumple con todos los requisitos legales exigidos por la Universidad Cooperativa de Colombia para optar al título de Ingeniero Industrial.
_______________________
PRIMER JURADO
_______________________
SEGUNDO JURADO
Bogotá, julio, 2018
TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE TABLAS ---------------------------------------------------------------------------------- 1
LISTA DE GRAFICAS ------------------------------------------------------------------------------ 2
LISTA DE FIGURAS --------------------------------------------------------------------------------- 3
LISTA DE ANEXOS --------------------------------------------------------------------------------- 4
INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------- 5
1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA --------------------------------------------------------- 6
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA --------------------------------------------------------------------------------------- 6
1.2 OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
1.2.1 Objetivo general ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
1.2.2 Objetivos específicos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
1.3 JUSTIFICACIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
2 MARCOS DE REFERENCIA -------------------------------------------------------------- 12
2.1 MARCO TEORICO ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
2.1.1 Sistemas de gestión ------------------------------------------------------------------------------------------------ 12
2.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD PARA LA CADENA DE SUMINISTRO ISO 28000:2007 13
2.1.3 Gestión de la seguridad ------------------------------------------------------------------------------------------- 16
2.2 MARCO CONCEPTUAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
2.3 MARCO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
2.3.1 Misión ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 19
2.3.2 Visión ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
2.3.3 Alcance ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
2.3.4 Líneas de servicios -------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
ACTIVA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21
SELECT --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23
SENDA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
ALMA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
CENTRAL ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25
SUMAR -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26
2.4 RIESGO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
2.5 TIPOS DE RIESGOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
2.5.1 Riesgos financieros ------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
2.5.2 Riesgos económicos ------------------------------------------------------------------------------------------------ 27
2.5.3 Riesgos ambientales ----------------------------------------------------------------------------------------------- 28
2.5.4 Riesgos políticos ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 28
2.5.5 Riesgos legales ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28
2.6 RIEGOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO ------------------------------------------------------------------------------ 29
2.7 CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO --------------------------------------------- 30
2.7.1 Riesgos operacionales --------------------------------------------------------------------------------------------- 30
2.7.2 Riesgos dentro de la cadena de suministro ------------------------------------------------------------------ 30
2.7.3 Riesgos Externos ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
2.8 ANÁLISIS Y LA GESTIÓN DE RIESGOS ----------------------------------------------------------------------------------- 31
2.8.1 Identificar el riesgo ------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
2.8.2 Valorar y clasificar el riesgo -------------------------------------------------------------------------------------- 32
2.8.3 Desarrollar un plan de respuesta adecuado ----------------------------------------------------------------- 32
2.8.4 Ejecutar el plan de respuesta si fuese necesario ----------------------------------------------------------- 32
3 METODOLODIA ------------------------------------------------------------------------------ 33
3.1 POBLACIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33
3.1.1 CENSO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 34
3.2 TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN Y EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN -------------------------------------- 34
3.3 DATOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ----------------------------------------------------------------------------------- 34
3.3.1 Primarios -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34
3.3.2 Datos Secundarios -------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
3.4 ESTADO DE LAS CONDICIONES ACTUALES ---------------------------------------------------------------------------- 37
3.4.1 Nivel de Cumplimiento: ------------------------------------------------------------------------------------------- 38
3.4.2 Grado de Madurez de la norma ISO 28000:2017 ---------------------------------------------------------- 39
3.4.3 Factores críticos vitales de la gestión de la cadena de suministro de la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 40
4 ANÁLISIS DE RIESGOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCION DE LA
CADENA DE SUMINISTRO DE LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING
S.A.S 42
5 ANALISIS DE RIESGOS ------------------------------------------------------------------- 45
5.1 ANÁLISIS DE SEVERIDAD DEL RIESGO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PEDIDOS DE LA EMPRESA
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ----------------------------------------------------------------------------------------------- 45
5.2 DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS EN EL PROCESO DE LOGISTICA DE DESPACHOS Y TRANSPORTE DE
LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ----------------------------------------------------------------------------- 48
6 FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA
CADENA DE DISTRIBUCIÓN, BASADA EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA
ISO 28000:2007 EN LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S. -------- 49
6.1 DENOMINACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ------------------------------------------------------------------- 49
6.2 ALCANCE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49
6.3 PERIODO DE EVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------------- 49
6.4 OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO --------------------------------------------------------------------------- 50
6.5 PLAN DE MEJORAMIENTO ------------------------------------------------------------------------------------------------ 50
6.5.1 Etapa de socialización y sensibilización ----------------------------------------------------------------------- 50
6.5.2 Etapa de implementación ---------------------------------------------------------------------------------------- 50
6.5.3 Etapa de evaluación ----------------------------------------------------------------------------------------------- 51
7 PROPUESTA ECONÓMICA -------------------------------------------------------------- 52
7.1 PROPUESTA DE INVERSIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------- 52
7.2 EVALUACIÓN FINANCIERA ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 53
7.2.1 Análisis del ROI: ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 53
CONCLUSIONES ---------------------------------------------------------------------------------- 54
RECOMENDACIONES --------------------------------------------------------------------------- 55
BIBLIOGRAFIA ------------------------------------------------------------------------------------- 56
1
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Distribución de los factores críticos en la gestión de la cadena de almacenamiento en la Empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ...................................................................................................................... 40
Tabla 2 Costo generado por los eventos empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ....................................... 40
Tabla 3 Mapa de riesgos proceso de logística de despachos y transporte de la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S .......................................................................................................................................... 43
Tabla 4 Mapa de riesgos proceso de logística de despachos y transporte de la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S .......................................................................................................................................... 44
Tabla 5 Matriz de priorización y severización de riesgos del proceso de logística de despacho y transporte de
la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.................................................................................................... 45
Tabla 6. Propuesta económica para la implementación del sistema de gestión .............................................. 52
Tabla 7 Análisis ROI ........................................................................................................................................... 53
2
LISTA DE GRAFICAS
Grafica 1. Presentación de indicadores ________________________________________________________ 7
Grafica 2. Oportunidad de entrega operador logístico Deprisa _____________________________________ 8
Grafica 3Indicador de cumplimiento Abril-2017 ________________________________________________ 35
Grafica 4.Costos y Envíos __________________________________________________________________ 36
Grafica 5. Oportunidad de entrega Deprisa. ___________________________________________________ 36
Grafica 6 Oportunidad de entrega SAFERBO ___________________________________________________ 36
Grafica 7 Gradó de cumplimiento de la gestión en la Cadena de Suministro según Norma ISO 28000 en la
empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ____________________________________________________ 38
Grafica 8 Grado de madurez de la cadena de suministro en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
Según norma ISO 28000:2017 ______________________________________________________________ 39
Grafica 9 Distribución de los factores críticos Pareto gestión de la cadena de abastecimiento en la empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S ____________________________________________________________ 41
3
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Elementos del sistema de Gestión de la seguridad para la cadena de suministro NTC ISO
28000:2007 ....................................................................................................................................................... 15
Figura 2. Descripción de los elementos de la estructura de la NTC ISO 28000:2007 ......................................... 15
Figura 3. Riesgo en la cadena de suministro ..................................................................................................... 30
Figura 4 Proceso de gestión del riesgo en la cadena de suministro O`Brien y Joyce ...................................... 33
Figura 5. ciclo PHVA .......................................................................................................................................... 51
4
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Matriz de Riesgos Computec
Anexo 2. Procedimiento Despachos
Anexo 3. Lista de chequeo norma ISO 28000
Anexo 4. Simulador Tarifas
Anexo 5. ACTA DE ACEPTACION ESQUEMA DE SEGURIDAD
Anexo 6. Capacitación Empresas de Mensajería
Anexo 7. Alistamiento Externo o Manual
Anexo 8. Recepción Empaque Embalaje Despacho
Anexo 9. Procedimiento Zonificación y Despachos
Anexo 10. Procedimiento Impresión
Anexo 11. Procedimiento Alistamiento
Anexo 12. Cargue gestiones despachos sistema Radar
Anexo 13. Facturación empresas transportadoras
Anexo 14. Generación Indicadores Despachos
Anexo 15. Procedimiento Planeación de producción
5
INTRODUCCIÓN
La dinámica del mundo actual en la que el intercambio comercial es cada vez más
común se presenta la necesidad de atender los riesgos que se presentan en todo
tipo de organizaciones entre ellas las del sector logístico y es por este importante
ítem que se llevara a cabo el siguiente trabajo que consiste en formular una
propuesta de mejoramiento en la cadena de distribución basada en la aplicación de
la norma ISO 28000:2007 en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S. y
gracias esto pueda reducir los riesgos en su operación.
La importancia de cuidar cada eslabón dentro de la cadena de suministro y analizar
sus riesgos y con esto llegar a su eliminación, ya que a diario las amenazas para
las empresas del sector logístico aumentan no solo por el aumento del terrorismo
sino por los riesgos que pueden estar ocurriendo por la falta de planeación o por la
falta de actualización en los nuevos modelos de administración de estas empresas
Por ello que es importante crear la ruta a seguir con relación a la seguridad en la
cadena de suministro teniendo como guía la norma ISO 28000:2007.
6
1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S., es una unidad empresarial
ubicada en la localidad Puente Aranda de la ciudad de Bogotá, perteneciente al
sector de la mensajería express, dedicada a la impresión, recepción, clasificación,
transporte y entrega de correspondencia y paquetes a través de redes postales con
cubrimiento nacional.
Para adelantar su proceso productivo la empresa COMPUTEC OUTSOURSING
S.A.S., cuenta actualmente con un capital humano mayor a 500 personas a nivel
nacional, distribuidas en un 60% en la ciudad de Bogotá y un 40% en labores
desempeñadas a nivel nacional que le permiten cubrir un mercado nacional,
representado por sus servicios como courrier a pie, courrier express y Courrier VIP.
Para el desarrollo de su actividad económica la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S, ha configurado su sistema productivo bajo el enfoque de
geo-referenciación, generando así mensualmente un promedio de 5000 unidades
transportadas, y distribuyendo alrededor de 10.000.000 objetos postales.
Así mismo, para planificar y controlar su proceso productivo la empresa ha venido
estableciendo la estandarización de sus procesos, la definición de un sistema de
planificación, control de la producción y las mejores opciones en la cadena de
distribución, así como la aplicación de herramientas de control estadístico en
entregas nacionales y el establecimiento de los componentes de planificación en la
distribución, así como la configuración del sistema de la estructura administrativa
logística. La empresa cuenta con una herramienta informática que no es lo
suficientemente robusta para que se realicen las gestiones del todo el proceso
productivo.
7
Sin embargo, a pesar de las opciones tomadas para desarrollar la prestación del
buen servicio de entrega en las diferentes ciudades nacionales y de garantizar al
cliente objetos postales entregados en un menor tiempo, la empresa presenta una
baja reducción en el tiempo de transporte para las entregas, con aliados poco
eficientes, así logra optimizar la frecuencia de los despachos, condiciones que han
limitado mantener niveles óptimos de calidad y cumplimiento.
Lo anterior se evidencia inicialmente en las entregas tardías que ascienden al 5%
de productos por fallas en la entrega fuera de tiempo, y devoluciones que
representan en promedio unos costos por no cumplimiento de
$21.000.000.000/mes.
En este sentido, de acuerdo a los reportes proporcionados por el transportador se
evidencia que se presentan inconsistencias en las entregas impactando de este
modo el tiempo en la distribución del producto para el cliente final. El cual para el
periodo transcurrido a abril de 2017 a presentado las siguientes tendencias:
Grafica 1. Presentación de indicadores
Fuente: Presentación de indicadores COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S (elaboración propia)
8
De igual manera, otros de los aspectos que permiten evidenciar la falta de
capacidad de gestión adecuada al interior de la cadena de suministro de la
empresa objeto de estudio se encuentra relacionada con las entregas tardías
tienen un gran porcentaje y un impacto muy importante en las entregas que se
realizan fuera de tiempo, las cuales para el periodo objeto de estudio se presentan
a continuación en la siguiente gráfica:
Fuente: Presentación de indicadores COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S (elaboración propia)
Como causas del problema anterior se encuentran en su orden las siguientes:
Mala planeación en el área de Producción.
Incumplimiento por parte del operador logístico.
Cierres viales por condiciones ajenas (accidentes, derrumbes…)
Cierres aéreos por condiciones climáticas.
Grafica 2. Oportunidad de entrega operador logístico Deprisa
9
En caso de no solucionarse el problema anterior, traerá afectaciones en la cadena
de suministro y consigo los siguientes efectos no deseables:
Sobrecostos en la facturación del operador Logístico debido a las entregas
tardías que a su vez afectan la cadena de suministro en su proceso inicial.
Incumplimiento con los ANS de los clientes lo cual genera multas.
Insatisfacción en el cliente con relación a los problemas en las entregas
tardías.
Por lo tanto, para solucionar el problema anterior se requiere de la formulación de
una propuesta de mejoramiento de la cadena de distribución de la empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, que garantice la disminución en los tiempos
de transito nacional, generando la entrega a los clientes en un tiempo acorde con
los ANS a un costo mínimo.
10
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Formular una propuesta de mejoramiento de la cadena de distribución, basada en
la aplicación de la Norma ISO 28000:2007 en la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A, que garantice la oferta de servicios altamente productivos y
seguros.
1.2.2 Objetivos específicos
Diagnosticar las condiciones actuales de operación de la cadena de distribución de
la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, basada en la aplicación de la
Norma ISO 28000:2007
Determinar los factores actuales que influyen en el proceso de la cadena de
distribución de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, referenciada desde
la Norma ISO 28000:2007.
Definir las estrategias de mejoramiento de la cadena de distribución de la empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, basada en la aplicación de la Norma ISO
28000:2007
Valorar la viabilidad económica de la implementación propuesta de mejoramiento
de la cadena de distribución, basada en la aplicación de la Norma ISO 28000:2007
en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.
11
1.3 JUSTIFICACIÓN
Los beneficios que traerá consigo la intervención en la empresa se encuentran
relacionados con:
Evaluar las diferentes ofertas del mercado para la distribución de objetos
postales.
Reducir los tiempos de distribución en cada ciudad, y municipio de Colombia.
Ajustar la malla de cobertura con el fin de identificar los tiempos que se tiene
para cada punto a nivel nacional.
Reducción de pérdidas por sobrecostos en la logística de distribución.
Dar respuesta a nuestros clientes con el cumplimiento de los ANS.
12
2 MARCOS DE REFERENCIA
2.1 MARCO TEORICO
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA NORMALIZACIÓN (ISO)1
ISO, es la organización de normas internacionales a nivel mundial. Su sede principal
está situada en ginebra, Suiza, donde se cuentan con miembros de 1653 países.
ISO es la red de institutos nacionales de normalización, en el cual participa un
miembro por cada país. Sus normas técnicas más aplicadas en la actualidad están
ISO 9000, ISO 14000; ISO 18000 entre otras. El representante en nuestro país es
el ICONTEC. 2
2.1.1 Sistemas de gestión
Son estudios aprobados para la mejora continua y la gestión en todo tipo de
procesos, procedimientos y políticas de una organización. Generan un desarrollo
potencial que permite a las empresas funcionar como elementos o áreas completas
con una visión unificada, en donde continuamente se pueden hacer evaluaciones
tanto a sus procedimientos en planta como a los procesos que maneja su personal,
indicando así en qué momento se requiere una mejora o se garantiza la optimización
de los procesos, además de permitir renovar en la compañía todas las estrategias
y operaciones.
La buena implementación de un sistema de gestión ayuda a las compañías a reducir
costos en sus procesos, mejorar la efectividad de las operaciones, incentivar la
innovación, potencializar la empresa en su mercado, eliminar barreras
administrativas y comerciales, aumentar la satisfacción de clientes y sobre todo a
proteger todos y cada uno de sus procesos.
1 http://www.iso.org/iso/home/about.htm
2 http://www.icontec.org/Paginas/Home.aspx
13
Para un desarrollo integral de los sistemas de gestión se deben llevar a cabo cuatro
etapas fundamentales que permiten detallar el paso a paso de manera efectiva
todos los procesos y a medida que se vayan convirtiendo en un ciclo recurrente se
obtiene una mejora. 3
Las cuatro etapas del sistema de gestión son: 4Etapa de Ideación, donde se trabaja
en generar la idea que encaminará los pasos del proceso de creación que se logra
con el sistema de gestión propuesto. Etapa de Planeación, en este se define la
(Standardization, s.f.) Estructura organizacional y las estrategias que se usaran en
este proceso, además de indicar que tipo de equipos, recursos y tecnologías se
necesitan.
En la etapa de Implementación, en él se indican la trayectoria que toman las
decisiones y las acciones que se tomaron para cumplir con los objetivos propuestos.
Por último, la Etapa de Control en donde se establecen los estándares para la
medición de procesos, se puede medir claramente el desempeño colectivo e
individual, se pueden visualizar las desviaciones de los esquemas establecidos y se
pueden implantar todas las acciones correctivas y preventivas que el sistema
requiera
2.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD PARA LA CADENA DE
SUMINISTRO ISO 28000:2007
Esta surge en respuesta a la demanda de las industrias de logística y transporte,
con el fin de establecer estándares comunes de seguridad de reconocimiento
mundial con el objetivo de la seguridad de las cadenas de suministro. Con ella se
exige a las organizaciones que evalúen el ambiente de seguridad en el que se
trabaja, si ya se han generado reglamentos frente a este tema y/o ayuda a generar
medidas de seguridad adecuadas.
3 https://gestionintegra.com/7-beneficios-de-un-sistema-de-gestion-de-calidad/ 4 https://www.isotools.com.co/fases-para-la-implementacion-del-sg-sst/
14
Esta norma fortalece los procesos en donde la cadena de suministros debe
mantenerse segura ayudando directamente al aumento en la capacidad empresarial
y a la credibilidad de la organización
“La norma ISO-28000 se basa en el formato ISO adoptado por la ISO 14001:2004
debido a su enfoque de sistemas de gestión basados en el riesgo. Sin embargo, las
organizaciones que han adoptado un enfoque de procesos hacia los sistemas de
gestión (por ejemplo, ISO 9001:2000) pueden usar su sistema de gestión existente
como fundamento para un sistema de gestión de la seguridad5
Con esta norma no se pretende duplicar los requisitos y normas gubernamentales
concernientes a la gestión de la seguridad de la cadena de suministro con base en
las cuales la organización ya se ha certificado o se ha verificado su conformidad.”6
5https://www.sgs.co/es-es/health-safety/quality-health-safety-and-environment/risk-assessment-and-
management/security-management/iso-28000-supply-chain-security-management-systems
6 Norma ISO – 28000 versión 2007
15
Figura 1. Elementos del sistema de Gestión de la seguridad para la cadena de suministro NTC ISO 28000:2007
Fuente: NTC ISO 28000:2007, Sistemas de gestión de la seguridad para la cadena
de suministros
Figura 2. Descripción de los elementos de la estructura de la NTC ISO 28000:2007
Fuente: NTC ISO 28000:2007, Sistemas de gestión de la seguridad para la cadena
de suministros.
16
2.1.3 Gestión de la seguridad
En la gestión de la seguridad se coordina la ejecución de todas las medidas y
protocolos de seguridad que se ha establecido a través de las políticas y del plan
de seguridad. Por lo tanto, el principal objetivo de este sistema es el de diseñar una
política de seguridad tanto al interior de la empresa como con los clientes y
proveedores de la misma y así minimizar los riesgos de seguridad que amenazan
la calidad del servicio7.
Cuando está en proceso la gestión de seguridad se debe comprobar que todo El
buen manejo de la gestión de la seguridad en una compañía no es exclusivo de los
diseñadores y gestores del sistema sino de todas las personas que conocen los
procesos de la compañía y que están implicados en el desarrollo de los mismos.
el personal conoce y acepta las políticas y medidas establecidas, así como su
responsabilidad en cada parte del proceso. Dentro de las políticas se debe verificar
que todos los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad correspondiente a
su cargo y responsabilidades.
Para fortalecer la Gestión de la Seguridad se deben asignar los recursos necesarios
para su propio desarrollo, cada uno de los procesos y procedimientos debe ser
documentado, se deben instalar y mantener actualizadas todas las herramientas y
tecnologías necesarias para garantizar la seguridad y generar protocolos para el
acceso a la información.
7http://itil.osiatis.es/Curso_ITIL/Gestion_Servicios_TI/gestion_de_la_seguridad/introduccion_objetivos_gesti
on_de_la_seguridad/introduccion_objetivos_gestion_de_la_seguridad.php
17
2.2 MARCO CONCEPTUAL
ALMACENAJE: Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el
mantenimiento de las existencias, en definitiva, estamos refiriéndonos al diseño y
gestión operativa de los almacenes y de las diferentes herramientas y tecnologías
que deben utilizarse para optimizar la operación. Los almacenes juegan, pues, el
papel de intermediarios a lo largo de la cadena logística y por tanto su importancia
es de auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de despilfarros, en potencia,
a lo largo de toda la cadena.
ABASTECIMIENTO: Puesta a disposición de bienes y servicios en un mercado.
Aprovisionamiento, suministro de bienes o servicios que necesita una empresa u
entidad para cumplir con su objeto.
ACOPIAR: Acumular una mercadería en gran volumen, aunque no necesariamente
con ánimo especulativo. En inglés "stockpile". En logística interna: Modalidad de
almacenamiento. Operación por la que el operador de una terminal conviene con el
dueño de una partida de mercadería, la entrega de un espacio en los recintos de la
terminal, por un plazo y precio convenidos, para la permanencia de los productos
BODEGA: Espacio interior de un buque, que se utiliza para almacenar la carga.
CADENA DE ABASTECIMIENTO: Conjunto de operaciones que relaciona
estrechamente a cada uno de los actores, productores y proveedores involucrados
en la fabricación de un producto o en la oferta de un servicio, hasta su integración
operacional y de gestión. En consecuencia, se trata de un conjunto de operaciones
que se da desde las informaciones relativas a la demanda hasta los datos
necesarios para la distribución, pasando por la concepción y la producción
propiamente dicha. En inglés "supply chain".
18
CARGA: Conjunto de mercaderías que son objeto de una operación de transporte
mediante el pago de un precio; o que se encuentran en la bodega de un buque o
avión en un momento dado para su movilización; o que se encuentran en un
almacén o depósito en un momento dado.
CÓDIGO DE BARRAS: Método de datos codificados para lectura rápida y precisa.
CANAL DE DISTRIBUCIÓN: Conjunto de actividades interdisciplinarias realizadas
por un grupo de personas físicas y/o jurídicas y que tienen como objetivo principal
el de hacer llegar bienes y servicios desde el punto de su elaboración hasta el punto
de su consumo.
CONSOLIDACIÓN: Es la acción de combinar varias cargas para diferentes
destinatarios, en un embarque unitario amparado en documento de transporte
consolidado.
DISTRIBUCIÓN: Etapa de la logística integral responsable de planificar, ejecutar y
controlar el transporte de cargas para cada cliente o punto de venta.
EMBALAJE: Objeto o material destinado a envolver o a contener, temporalmente,
un producto o conjunto de productos durante su manipulación, su transporte, su
almacenamiento o su presentación para la venta, con miras a protegerlo y facilitar
estas operaciones.
ESTIBAR: Apilar o colocar distintos objetos para que ocupen el menor espacio
posible. Distribuir ordenada y convenientemente la carga en un buque. Cargar y
descargar las mercancías de una embarcación en un puerto.
19
INVENTARIO: Existencia o cantidad de productos físicos que se conservan en un
lugar y momento determinado para facilitar la producción o satisfacer las demandas
del consumidor y que puede incluir materia prima, producto en proceso y producto
terminado.
OPERADOR LOGÍSTICO: Persona física o jurídica, especializada en la provisión
de servicios logísticos y por ello lo suficientemente capacitada como para
proporcionar soluciones integrales para la gestión de los flujos de mercaderías
desde un origen a un destino, seleccionando las formas más idóneas de
almacenaje, procesamiento de pedidos y control de stock y combinando, de manera
más oportuna, la participación de los modos de transporte necesarios.
OUTSOURCING: Método de organización y optimización de los recursos de una
empresa. Por su intermedio, la dirección de la misma subcontrata a otras empresas
externas especializadas para que realicen aquellas actividades que considera no
básicas o esenciales para el cumplimiento de su objetivo o negocio principal y/o en
las carece de ventaja competitiva
2.3 MARCO INSTITUCIONAL
Plataforma estratégica, COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
2.3.1 Misión
Ayudar a nuestros clientes a responder de forma rápida y eficaz a las dinámicas
del mercado, permitiéndoles ser más ágiles y competitivos usando la tecnología y
la experiencia de nuestro talento humano a través del Outsourcing de procesos.
20
2.3.2 Visión
Ser la compañía más reconocida en el Outsourcing de procesos digitales a nivel
nacional.
2.3.3 Alcance
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S es una empresa DPO (Digital Process
Outsourcing) y actúan como agentes del cambio en la transformación digital.
Ofrecen soluciones integrales enfocadas en la gestión y tercerización de procesos
de carácter complejo, tradicionalmente físicos y manuales.
Cuentan con 50 años de experiencia en el mercado y se consolidan como un agente
clave dentro del ecosistema digital apoyando a las organizaciones en la
digitalización de sus procesos. Sus soluciones se caracterizan principalmente por:
Simplificación y automatización de procesos
Seguridad e integridad de la información
Optimización de recursos
2.3.4 Líneas de servicios
La empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S cuenta con seis tipos de servicios
que se clasifican de la siguiente manera:
ACTIVA - SERVICIOS DE INTEGRACIÓN TI
SELECT - SERVICIOS ELECTRÓNICOS
SENDA - SERVICIOS DE LOGÍSTICA
ALMA - SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO
CENTRAL - SERVICIO DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
SUMAR - SERVICIO DE COMUNICACIÓN Y MARKETING
21
ACTIVA
Gestión De Plataformas
Es un servicio de diseño, desarrollo e implementación de sistemas o plataformas
que facilitan a los usuarios el acceso a diferentes tipos de información.
Estas soluciones están desplegadas en nuestra infraestructura y a través de la
administración de estos sistemas garantizamos la disponibilidad, el óptimo
funcionamiento y la seguridad de la información que gestionamos.
Integración Entre Portales Y Sistemas
Asesoría en el back oficce y ejecución de desarrollos necesarios para la conexión
de aplicaciones o sistemas para intercambiar información y así poder prestar un
servicio a usuarios finales. El servicio de integración consta de un previo
levantamiento de la necesidad del cliente, desarrollo, documentación e
implementación. Ideal para Compañías con sistemas de consulta o servicio al
cliente masivo.
Procesamiento De Datos
Nuestro servicio consiste en la transformación de grandes volúmenes de
información a través de herramientas tecnológicas con el objetivo de producir
información más relevante y significativa haciendo un análisis de la información y
generando valor a los datos de nuestros clientes para la toma de decisiones.
Nuestro mayor expertice consiste en potencializar la información procesada en
función de las estrategias de negocio de nuestros clientes
22
Automatización De Procesos
Mediante la racionalización de diferentes procesos, situaciones o circunstancias,
consolidamos modelos de automatización que impulsan a las organizaciones a
reducir los costos y aumentar su productividad, mediante la integración de
aplicaciones, reduciendo la mano de obra, acelerando el tiempo de ejecución de las
actividades y sustituyendo los procesos manuales con aplicaciones de software.
Impresión
Contamos con la mejor tecnología para la impresión digital con información variable,
lo cual nos permite ajustarnos a todos los requerimientos del cliente
manteniendo altos niveles de productividad y calidad. Contamos con gran
experiencia en servicios de alistamiento y empaque, ofreciendo versatilidad y
flexibilidad en cada uno de los procesos. Ideal para compañías que busquen la
comunicación uno a uno, bajo procesos con altos niveles de eficiencia y efectividad
operacional.
Tracking – Radar
RADAR es un servicio fundamentado en un software que permite la interacción con
las diferentes etapas y procesos de la cadena de valor tanto de documentos, como
de comunicaciones. Su principal objetivo es efectuar seguimiento y control de los
mismos. Nuestra solución permite realizar la gestión, control, trazabilidad y
consultas de manera eficiente y oportuna a los procesos documentales y de
comunicación de compañías.
23
Comunicaciones Omnicanal
Es un servicio ideal para Compañías que estén trabajando estratégicamente en
implementar la Omnicanalidad para prestar un mejor servicio y diferenciarse.
Entendemos las diferentes necesidades de comunicación; notificaciones, avisos,
comunicación transaccional, novedades entre otras y revisamos cual es el mejor
canal o canales para llevar esa información. Centralizamos tipos de información con
canales y automatizamos las comunicaciones.
SELECT
Factura Electrónica
Es un documento electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y/o
servicios. Sus características y condiciones están definidas tanto en el Decreto 2242
de 2015 y como en la Resolución 19 de 2016 garantizando la integridad de su
contenido, la autenticidad de su origen y no repudio.
Factura Digital
Es un servicio de composición masiva de facturas digitales en formato PDF. Nuestro
servicio de Facturación digital comprende el proceso desde la transmisión de la
información de cartera por cortes, composición de los documentos, generación de
muestras (envío por canales digitales) y transmisión de los archivos finales.
Custodiamos la información de manera segura por periodos de tiempo
parametrizados.
Botón – Pasarela de Pagos
Este servicio ofrece a las empresas la facilidad de aumentar la taza de recaudo de
cartera. Nos apoyamos en la omicanalidad para mejorar la experiencia de los
usuarios y consumidores finales. El servicio de inclusión de botón hacia una
pasarela de pago consiste en potencializar una comunicación transaccional con un
botón que integra todos les medios físicos y digitales con los datos de pago
24
precargados, listos para finalizar la transacción. Es la pieza clave en la estrategia
omnicanal y la recuperación de cartera.
SENDA
Distribución masiva (Datacourrier S.A.S)
Nuestra solución y servicio se ha caracterizado por garantizar que más de 57
millones de comunicaciones masivas al año, sean entregadas tanto a personas
naturales, familias, empresas como a negocios y proyectos.
Contamos con una infraestructura de centros de acopio de distribución con
cobertura en Bogotá y presencia a nivel nacional en departamento de Santander.
Adicionalmente contamos con 6 centros de acopio y distribución que permiten un
cubrimiento amplio y oportuno para sus necesidades de distribución.
ALMA
Composición Por Demanda
Es un servicio de composición masiva y por demanda de archivos o documentos
personalizados, cifrados o sin cifrar a compañías que manejen documentos
variables hacia sus clientes o proveedores.
Convertimos de un archivo fuente de texto plano, en múltiples documentos que
permitirán su renderización en diversos formatos de salida, ideal para compañías
que quieran estar a la vanguardia de la era digital, optimizando el uso de sus
recursos y herramientas.
25
Almacenamiento Inteligente
Es un servicio de almacenamiento seguro, organizado y con alta
disponibilidad. Indexamos y habilitamos canales para consulta, definición de medios
y fechas de transmisión.
Nos encargamos de asesorar a empresas que estén en el proceso de
transformación y transición del mundo físico a la digital.
Consulta En Línea
Ofrecemos disponibilidad inmediata de archivos, documentos o información de
diferentes bases de datos. Las principales características del servicios son la alta
velocidad de consulta, la composición por demanda, los múltiples usuarios por roles
para la consulta y finalmente la descarga de archivos. Todo sobre una plataforma
propia de Computec o por medio de integraciones como Aplicativos Externos,
Iframes o Web Service.
Este es unos servicios fundamentales en los procesos de digitalización para
aquellas Compañías que requieran estar en permanente comunicación con sus
usuarios y/o clientes.
CENTRAL
Gestión De Bases De Datos
Esta solución consiste en una compilación de bases de datos interrelacionados y un
conjunto de programas para acceder a los mismos que permiten el análisis
multivariado de los mismos. Esta solución es perfecta para las empresas que
comienzan a trabajar en Big Data y todo lo que este nuevo concepto desencadena.
26
Análisis De Datos
Es un servicio ideal para aquellas empresas que requieren el análisis de grandes
volúmenes de datos en corto tiempo. Lo hacemos a través de tableros de control en
donde podrán integrar diferentes fuentes de información y obtener respuesta
eficazmente. También permite realizar el seguimiento de los indicadores claves del
negocio, así como la detección de fallos y fraudes en los procesos con la gestión de
la información en múltiples bases de datos
SUMAR
Marketing Automation
Es un servicio ideal para aquellas empresas que requieran optimizar su estrategia
de comunicación y fidelización de clientes, permitiendo tener una conversación
permanente con los mismos a partir de la generación de valor. Integramos canales
de comunicación y bases de datos, para realizar acciones de marketing de forma
automatizada, medible en tiempo real y eficientemente.
Campañas Omnicanal
Es un servicio ideal para Compañías que estén en la búsqueda del vínculo entre el
canal de comunicación idóneo y el tipo de información a comunicar con su cliente o
consumidor final, esto con el fin de construir una base de relaciones sólidas.
Entendemos los objetivos de comunicación y a quién van dirigidos para realizar
acciones personalizadas y efectivas en la nueva era digital.
27
2.4 RIESGO
Es la incertidumbre (probabilidad que suceda) en determinados sucesos que puede
afectar positiva o negativamente a los cumplimientos esperados de un negocio.
Generalmente está asociado a efectos negativos, aunque también pueden ser
positivos.8
2.5 TIPOS DE RIESGOS
2.5.1 Riesgos financieros
Son todos aquellos relacionados con la gestión financiera de las empresas
(movimientos, transacciones y demás elementos que tienen influencia en las
finanzas empresariales): inversión, diversificación, expansión, financiación, entre
otros. En esta categoría es posible distinguir algunos tipos
Riesgo de crédito.
Riesgo de tasas de interés.
Riesgo de mercado.
Riesgo gestión.
Riesgo de liquidez.
Riesgo de cambio.
2.5.2 Riesgos económicos
Son todos aquellos riesgos asociados a la actividad económica, ya sean de tipo
interno o externo. En el primer caso, hablamos de las pérdidas que puede sufrir una
organización debido a decisiones tomadas en su interior. En el segundo, son
eventos cuyo origen es externo. Para diferenciarlo de los riesgos financieros es
preciso señalar que el riesgo económico afecta básicamente a los beneficios
8 https://meetlogistics.com/cadena-suministro/riesgo-en-la-cadena-de-suministros/
28
monetarios de las empresas, mientras que los financieros tienen que ver con todos
los bienes que tengan las organizaciones a su disposición.
2.5.3 Riesgos ambientales
Son todos aquellos riesgos a los que están expuestas las empresas cuando el
entorno en el que operan es especialmente hostil o puede llegar a serlo. Tienen dos
causas básicas: naturales o sociales. En el primer grupo podemos mencionar
elementos como la temperatura, la altitud, la presión atmosférica, las fallas
geológicas, entre otros. En el segundo, cuestiones como los niveles de violencia y
la desigualdad. Sea como sea, lo cierto es que son riesgos que no dependen de las
empresas y que, por tanto, su gestión requiere de planes preventivos más eficaces.9
2.5.4 Riesgos políticos
Son todos aquellos riesgos pueden derivarse de cualquier circunstancia política del
entorno en el que operen las empresas. Los hay de dos tipos: gubernamentales,
legales y extralegales. En el primer caso se engloban todos aquellos que son el
resultado de acciones que han sido llevadas a cabo por las instituciones del lugar,
por ejemplo un cambio de gobierno o una modificación en las políticas comerciales.
En el segundo caso, se sitúan actos al margen de la ley como acciones terroristas,
revoluciones o sabotajes.
2.5.5 Riesgos legales
9 http://www.grupoalbe.com/principales-tipos-de-riesgos-empresariales-basado-en-la-norm-iso-310002018/
29
Son todos aquellos riesgos legales o normativos que pueden obstaculizar el rol de
una empresa en un sitio determinado. Por ejemplo, en algunos países operan leyes
restrictivas en el mercado que limitan la acción de ciertas compañías. Estos riesgos
van generalmente ligados a los de carácter político.
Normalmente atendiendo a la naturaleza de los riesgos empresariales suele
distinguirse entre riesgos puros y riesgos especulativos.
El riesgo puro se define como la incertidumbre de que acontezca un determinado
suceso que ocasiona una pérdida económica. Por su parte, el riesgo especulativo se
define como la incertidumbre de que ocurra un determinado suceso cuya ocurrencia
produciría la materialización de una expectativa de beneficio o pérdida,
indistintamente.10
2.6 RIEGOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO
Los riesgos en la cadena de suministro corresponden a cualquier situación que
pueda afectar o interrumpir el flujo de componentes y productos a través de la
cadena de suministros.
10https://www.isotools.org/pdfs-pro/ebook-iso-31000-gestion-riesgos-organizaciones.pdf?_hsenc=p2ANqtz-8fGjSJB5wNPn9ayOF-fHHNJZeVOzby4CAj5Op4XTBIyqAfj-eX6f3drEonaU9N7moQQMVnA77aEW6DMZ5MMiBYgoxHmg&_hsmi=25816197
30
Figura 3. Riesgo en la cadena de suministro
Fuente: Simulation Model for Supply Chain Reliability Evaluation. Klimov and Merkuryev. 2008
2.7 CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO
2.7.1 Riesgos operacionales
Surgen a partir de las operaciones propias de una organización
Riesgos inherentes a las operaciones
Riesgos asociados a las decisiones de directivos
2.7.2 Riesgos dentro de la cadena de suministro
Surgen a raíz de las interacciones entre miembros de la cadena de suministro
Riesgos derivados de los proveedores
Riesgos derivados de los clientes11
11 https://www.zonalogistica.com/gestion-del-riesgo-en-la-cadena-de-suministros/
31
2.7.3 Riesgos Externos
Son externos a las cadenas de suministros y provienen de las interacciones de éstas
con su entorno.
2.8 ANÁLISIS Y LA GESTIÓN DE RIESGOS
Los procesos claves que los gestores de la Cadena de Suministros deben ser
capaces de llevar a cabo en cualquier organización referidos al riesgo son
A. Identificar los potenciales riesgos que pueden suceder
B. Valorar y clasificar el riesgo
C. Desarrollar un plan de respuesta adecuado
D. Ejecutar el plan de respuesta si fuese necesario
2.8.1 Identificar el riesgo
El proceso para identificar los riesgos comprende las siguientes etapas
(I) Realizar una lluvia de ideas (Brainstorming) de todos los posibles riesgos
relacionados con los procesos logísticos del negocio. También se puede utilizar
otras herramientas para identificar riesgos como entrevistas, método delphi, análisis
causa-efecto, análisis DAFO.12
(II) Una vez identificados, asignar las principales características de cada riesgo.
Detalle cómo y a quién puede afectar, nivel del riesgo, a qué puede afectar, etc.
(III) Crear un registro que identifique los riesgos y sus características.
12 https://meetlogistics.com/cadena-suministro/riesgo-en-la-cadena-de-suministros/
32
2.8.2 Valorar y clasificar el riesgo
La valoración e identificación del riesgo incluye
(I) Llevar a cabo una valoración cualitativa del riesgo, que tiene como objeto discutir
con las personas cercanas o involucradas en el proceso afectado el impacto del
mismo.
(II) Para riesgos de mayor significado, desarrollar una valoración cuantitativa de los
mismos.
2.8.3 Desarrollar un plan de respuesta adecuado
El plan de respuesta debe incluir
(I) Desarrollar un plan de respuesta mostrando que se debe hacer y cuando,
incluyendo que acciones deben desencadenarse si el riesgo sucede.
(II) Designar a la persona responsable en cada uno de los riesgos identificados.
(III) Tener las aprobaciones y fondos adecuados para dar respuesta a los riesgos
potenciales.
2.8.4 Ejecutar el plan de respuesta si fuese necesario
La ejecución del plan contempla
(I) Identificar el plan de respuesta en un calendario especificando las acciones a
ejecutar en cada momento.
(II) Analizar las tendencias o variaciones sobre los resultados esperados en caso de
producirse el riesgo identificado.
(III) Analizar la valoración económica asignada al presupuesto y ver que es
suficiente para conducir el plan previsto.
33
(IV) Mantener reuniones periódicas para revisar el registro de riesgos y cambiar,
añadir o eliminar cualquier elemento del registro elaborado.13
Figura 4 Proceso de gestión del riesgo en la cadena de suministro O`Brien y Joyce
Fuente: Risk Management: Supply Chain Risk
3 METODOLODIA
3.1 POBLACIÓN
El número de empleados que conformaron la población objeto de estudio estuvo
representado en 50 personas, correspondientes a las áreas de trabajo de
despachos y alistamiento de las cuales 35 son trabajadores del sexo masculino y
13 https://meetlogistics.com/cadena-suministro/riesgo-en-la-cadena-de-suministros/
34
15 son trabajadoras del sexo femenino que laboran en turnos que están distribuidos
de la siguiente manera; de 6am a 2pm, de 2pm a 10pm y de 10pm a 6 am.
3.1.1 CENSO
La aplicación de los instrumentos para la recolección y análisis de la información fue
aplicado al total de la población señalada en el numeral anterior.
3.2 TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN Y EL ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
Dentro de las técnicas utilizadas para la recolección y análisis de información sobre
el estado de la cadena de suministro de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING
S.A.S, se utilizaron:
Levantamiento del proceso de despachos mediante diagramas de flujo que
se puede encontrar en el anexo número 1.
Valoración del grado de Cumplimiento de la cadena de suministro según
norma ISO 28000:2007 mediante las siguientes gráficas.
3.3 DATOS PRIMARIOS y SECUNDARIOS
3.3.1 Primarios
En la investigación se evidencia los retrasos que se presentan en las entregas a
través del operador logístico.
35
De acuerdo a los reportes proporcionados por el transportador nos damos cuenta
que se presentan inconsistencias en las entregas impactando de este modo el
tiempo en la distribución del producto para el cliente final.
Grafica 3Indicador de cumplimiento Abril-2017
Fuente: Presentación de indicadores del mes de Abril de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S (elaboración propia)
3.3.2 Datos Secundarios
En la inspección realizada a los operadores logísticos que prestan el servicio de
transporte a COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, se muestra en su historial que
los envíos en entregas tardías tienen un gran porcentaje y un impacto muy
importante en las entregas que se realizan fuera de tiempo.
36
Fuente: Presentación de indicadores COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S (elaboración propia)
Fuente: Presentación de indicadores COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
(elaboración propia
Grafica 6 Oportunidad de entrega SAFERBO
Fuente: Presentación de indicadores COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S (elaboración propia)
Grafica 4.Costos y Envíos
Grafica 5. Oportunidad de entrega Deprisa.
37
DIAGNOSTICO DE LAS CONDICIONES DE OPERACIÓN EN LA GESTIÓN DE
LA CADENA DE SUMINISTRO DE LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING
S.A.S, BASADO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 28000:2007
3.4 ESTADO DE LAS CONDICIONES ACTUALES
De acuerdo a la información recolectada en el punto anterior se identifica que los
costos han tenido un aumento en los costos mensuales pagados a los operadores
logísticos que prestan el servicio de transporte.
Dado esto se da las siguientes opciones de mejora con el fin de mitigar el impacto
en los costos operativos en los que está incurriendo la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S.
Comunicación estratégica entre áreas para visibilidad de buenas prácticas.
Esquema de comunicación estándar a logística cuando surjan anomalías en
la producción que impliquen altos volúmenes para el centro de distribución.
Interacción estratégica entre las áreas de operaciones y logística para
conocer inconsistencias en la comunicación, aspectos a mejorar entre áreas,
o problemáticas detectadas.
Establecer controles a los prestadores del servicio de transporte.
Eliminación duplicidad de funciones.
Investigar y analizar nuevos operadores logísticos.
Medición de la gestión logística.
38
3.4.1 Nivel de Cumplimiento:
Se realiza el siguiente histograma donde se puede evidenciar el nivel de
cumplimiento de la norma ISO 28000:2007 para el proceso de despacho en la
empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Grafica 7 Gradó de cumplimiento de la gestión en la Cadena de Suministro según Norma ISO 28000 en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Fuente: Elaboración propia
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
67
40 3751
33
60 6349
FREC
UEN
CIA
REL
ATI
VA
CUMPLE NO CUMPLE
39
3.4.2 Grado de Madurez de la norma ISO 28000:2017
Se realiza la siguiente gráfica en donde se evidencia que el 51.25 % de la norma
ISO 28000:2007 no se está cumpliendo para el proceso de almacenamiento en la
empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, gráficamente a continuación se
presenta las tendencias anteriores:
Grafica 8 Grado de madurez de la cadena de suministro en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S. Según norma ISO 28000:2017
Fuente: Elaboración propia
48,75%51,25%
CUMPLE NO CUMPLE
40
3.4.3 Factores críticos vitales de la gestión de la cadena de suministro de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
En la siguiente tabla y grafica de Pareto los factores críticos que han limitado el
desarrollo de la gestión en la cadena suministro de la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S los cuales en su orden son los siguientes:
Tabla 1 Distribución de los factores críticos en la gestión de la cadena de almacenamiento en la Empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
CAUSAS Frecuencia Frec. Normaliz Frec. Acumulada
Demoras en la recolección 12 27% 27%
Falta de capacitación 9 20% 48%
Daños en la mercancía 8 18% 66%
Mal almacenaje 7 16% 82%
Error en facturación 4 9% 91%
Problemas en la infraestructura 3 7% 98%
Falta de personal 1 2% 100%
Fuente: Elaboración propia
Tabla 2 Costo generado por los eventos empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S TIPO DE EVENTO VALOR PERDIDA
Demoras en la recolección $ 270.833,33
Falta de capacitación $ 1.666,67
Daños en la mercancía $ 20.833,33
Mal almacenaje $ 141.666,67
Error en facturación $ 375.000,00
TOTAL $ 810.000,00
Fuente elaboración propia.
41
Considerando la información presentada en el Tabla anterior se construyó la
gráfica de Pareto que se presenta a continuación, la cual evidencia como el 85%
de los problemas, (es decir 4 problemas relacionados al despacho) se consideran
como causa determínate de los factores críticos del proceso productivo, que de ser
solucionados resolverían el 80% de los mismos. Gráficamente los factores críticos
del proceso productivo de la empresa presentan el siguiente comportamiento:
Grafica 9 Distribución de los factores críticos Pareto gestión de la cadena de abastecimiento en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
27%
20%
18%
16%
9%
7%
2%
0%
27%
48%
66%
82%
91%
98% 100% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Demoras en la recoleccionFalta de capacitacionDaños en la mercanciaMal almacenajeError en facturacionProblemas en la infraestructuraFalta de personalF
recu
en
cia
Acu
mu
lad
a
Fre
cu
en
cia
Causas
Causas
42
4 ANÁLISIS DE RIESGOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCION DE LA
CADENA DE SUMINISTRO DE LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING
S.A.S
Considerando el levantamiento del proceso de logística de despachos y transporte
(véase anexo 2) y la propuesta de mejora (véase anexo 4), se presenta a
continuación el análisis de riesgos sobre este, así:
43
Tabla 3 Mapa de riesgos proceso de logística de despachos y transporte de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Proceso (Cadena de Valor) Nivel 1
Proceso Nivel 2
Dueño del proceso
Referencia del riesgo
Descripción del riesgo
Consecuencia Evento Causa
Servicios Logísticos Servicios Logísticos Gerente logístico
R180 Mayores gastos por multas y/o sanciones
debido a perdida de información por hurto a causa de delincuencia común.
Servicios Logísticos Todos los procesos Gerente logístico
R181 Mayores gastos por multas y/o sanciones
debido a pérdida de información por acceso y extracción no autorizada por parte de personal colaborador
Servicios Logísticos Todos los procesos Gerente logístico
406 Mayores gastos por sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a inoportunidad o no completitud de la información suministradas por los clientes u otros procesos
Servicios Logísticos Todos los procesos Gerente logístico
407 Pérdida de imagen
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debida reducción de recursos y alcance del proceso por capacidad financiera de la compañía
Servicios Logísticos Todos los procesos Gerente logístico
408 Pérdida de imagen
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a gestión de entrega o devolución no valida debido a error o intención de funcionarios/ o terceros, de generar estas situaciones
Servicios Logísticos planeación Gerente logístico
409 mayores gusta por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a valoración inadecuada de la capacidad real operativa de proveedores
Servicios Logísticos servicios logísticos Gerente logístico
410 mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a dependencia de proveedores
Servicios Logísticos Zonificación y despacho
Gerente logístico
411 Mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a retraso y sobrecosto en la operación debido a fallas y/o siniestros en el transporte
Fuente/ presente estudio
44
Tabla 4 Mapa de riesgos proceso de logística de despachos y transporte de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Proceso (Cadena de Valor) Nivel 1
Proceso Nivel 2
Dueño del proceso
Referencia del riesgo
Descripción del riesgo
Consecuencia Evento Causa
Servicios Logísticos Devoluciones Gerente logístico
412 Mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a fallas y/o errores en el reconocimiento de cantidades en las entradas y/o salidas del producto
Servicios Logísticos Todos los procesos Gerente logístico
414 Mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a no contar con capacidad instalada de servicios por inadecuada proyección de demanda
Servicios Logísticos Digitalización en cargue de gestiones
Gerente logístico
415 Mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a perdida y/o fuga de información debido a uso de medios inadecuados de almacenamiento y entrega
Servicios Logísticos Digitalización en cargue de gestiones
Gerente logístico
416 Mayores gastos por multas y/o sanciones
por incumplimiento de acuerdos de servicios
debido a que se cuenta con acceso y distribución limitados de la información por parte del personal de digitalización
Fuente/ Presente estudio
45
5 ANALISIS DE RIESGOS
Consideraando los resultados del analisis de riesgos expuestos en las tablas
antreiores a continuacion se presenta la matriz respectiva ( Vease Anexo 1).
5.1 ANÁLISIS DE SEVERIDAD DEL RIESGO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE
PEDIDOS DE LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Considerando los resultados expuestos en el numeral anterior, a continuación se
representa gráficamente, los riegos asociados al impacto y la probabilidad en la
siguiente matriz de calor:
Tabla 5 Matriz de priorización y severización de riesgos del proceso de logística de despacho y transporte de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Fuente/ presente estudio
PROBABILIDAD 1–Insignificante 2–Pequeño 3–Moderado 4–Grande 5–Catastrofe
5- Casi seguro que sucede Alto Alto Extremo Extremo (407) Extremo
4- Muy probable Moderado Alto Alto (409,410,414,415) Extremo Extremo
3- Es posible Moderado (406) Moderado (408) Alto (R181,411) Alto (R180,412) Extremo
2- Es raro que suceda Bajo Moderado Moderado Alto Alto
1- Sería excepcional Bajo Bajo Moderado Moderado (416) Alto
IMPACTO
46
Considerando los resultados expuestos anteriormente a continuación se presenta
las acciones para la gestión de los riesgos en la siguiente tabla:
Estrtaegias de mitigacion de riesgos proceso de distribucion en la cadena de suministro de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Fraude Corrup LA/FT
Pérdida de
imagen
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debidoa reducción de recursos y alcance del proceso por
capacidad financiera de la compañía X X X 4 5 20 controlar No hay control
Generar estrategias de tercerización (aliados temporales)
Generar estrategias de automatización y eficiencia de proceso
Gerente del proceso
Director de TI
Directora de compras
Gerente de proyectos
Arquitecta de negocios
Mayores gastos por multas y/o
sanciones
debido a perdida de información por hurto a causa de
delincuencia común.X X X X 3 4 12 Controlar
Hay medidas reactivas de comunicación con las
autoridades
El supervisor de CAD generará informes de materialización de riesgo,
mapa de localidades con mayor índice de robos y capacitación a
mensajeros.Esta información permitirá suministrar datos claves de
operación como horarios y otro tipo de etsratégias que mitiguen el
riesgo.
Nestor Rincon
mayores gusta por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a valoración inadecuada de la capacidad real
operativa de proveedores X X X 4 3 12 controlar Se genera visita para ver capacidad instalada
Generar prueba piloto con el posible nuevo proveedor antes de
desvincular actual. 1. Revisar procedimiento de creacion o no de
proveedor para posibles viables proveedores 2. verificacion de
procedimiento po instructivo en planeacion de la distribucion.
Gerente del proceso +
Jose E bautista
mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de serviciosdebido a dependencia de proveedores X X X 4 3 12 controlar
Se generaron en los contratos acuerdos a nivel de
servicios en contratos de servicios de distribución
Terminar la formalización de acuerdo de servicios con proveedores
En conjunto con compras hacer nuevas alternativas de servicios de
repartos
Gerente de logística
Director de compras
Jefes de operaciones
Mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a fallas y/o errores en el reconocimiento de
cantidades en las entradas y/o salidas del producto X X X 3 4 12 controlar Existe proceso de pre alistamiento
Se debe mejorar el control de entradas y salidas de inventarios
mediante métodos de revisión estándar mediante muestras
Gerente de logística
Jefe de calidad
Director de producción
Mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a no contar con capacidad instalada de servicios
por inadecuada proyección de demanda X X X 4 3 12 controlar
Información sobre procesos nuevos
Existe capacidad instalada sobre procesos
recurrentes, reacmo od de frecuencias
Propuesta gestión comercial de modelo de productos nuevos y
desarrollo de visual de cantidad en operaciones por los cubos a fin
de establecer proyección de capacidad de volúmenes a distribuir
Gerente de logística
Jefe y coordinador de
proceso de logística
Seguri
dad de
la
Riesgo de
Cumplimiento Plan de acción a
implementar Responsable
Total
ExposicionTratamiento
DATACOURR
IER
Descripción del riesgoDescripción del control
(responsable, acción que mitiga )
Caracterización del riesgo
COMPUTECConsecuencia Evento Causa
Riesgo
Estraté
Riesgo
operati
vo
Riesgo
de
Report
Impacto Probabilidad
47
Fuente/Presente estudio
Mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a perdida y/o fuga de información debido a uso de
medios inadecuados de almacenamiento y entrega X X X X 4 3 12 controlar No hay
Verificar otras posibilidad de seguridad de la información, hacer
propuestas a clientes de ttanmsiiond e imagen tres en medios
seguros
Oficial de seguridad de
la información
Director de TI
Mayores gastos por multas y/o
sanciones
debido a pérdida de información por acceso y extracción
no autorizada por parte de personal colaboradorX X X X 3 3 9 Controlar
Computec para todos sus funcionarios genera
acuerdos de confidencialidad
Sensibilización sobre ejecución de políticas de incumplimiento a
confidencialidad de la información.Gestion jurídica / Rodrigo Alfonso
Mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a retraso y sobrecosto en la operación debido a
fallas y/o siniestros en el transporteX X X 3 3 9 controlar
Hay un proceso de aseguramiento por parte de le
empresa de servicios.
Revisar junto con el proceso de producción el proceso en caso de
siniestro.
Gerente de logística
Jefe de calidad
Pérdida de
imagen
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a gestión de entrega o devolución no valida debido
a error o intención de funcionarios/ o terceros, de generar
estas situaciones
X X X 2 3 6 controlar
Seguimiento a los informes de gestión, a la variación
de indicadores.Involucrar un sistema de seguimiento de gestión por colaborador,
realizando estrategias como capacitación y/o mejora continua
dentro del proceso o ejecución de procedimiento contractual.. +
proceso auditoria integrado
Coordinadores y jefes
del proceso Jefes
proceso
Mayores gastos por
multas y/o sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a a que se cuenta con acceso y distribución
limitados de la información por parte del personal de
digitalización
X X X X 4 1 4 controlar controles relacionados a ISO 27.001
Mayores gastos por
sanciones
por incumplimiento de
acuerdos de servicios
debido a inoportunidad o no completitud de la información
suministradas por los clientes u otros proceso X X X 1 3 3 controlar
Se detecta que hubo detención del proceso o cambio a
partir de la información recibida, auxiliar de despacho
procede a informar a las partes interesadas.
Generar análisis de detección de estos casos con el fin de que se
generen estrategias de eficiencia en el cliente.
Fijar acuerdos de servicio internos para solución del problema que
genera esta situación. (análisis de incidencias) porponer reporter al
Gerente del proceso
Jose E Bautista
Dirección de riesgos
48
5.2 DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS EN EL PROCESO DE LOGISTICA DE DESPACHOS Y TRANSPORTE DE LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S
Es por estos hallazgos que hemos realizado una propuesta metodológica para el
proceso de logística de despachos y transporte en la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S. La cual se presenta en (Véase Anexo 1).
49
6 FORMULACIÓN DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN, BASADA EN LA APLICACIÓN DE LA
NORMA ISO 28000:2007 EN LA EMPRESA COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
Considerando los resultados presentados en la tabla anterior a continuación se
formula las acciones de mejora para la cadena de suministro de la empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S. En consecuencia, es importante considerar
los siguientes aspectos
6.1 DENOMINACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Se sugiere crear un seguimiento operativo y administrativo que contenga de forma
explícita y ordenada los procedimientos de las áreas involucradas en el proceso
logístico, con el fin de mitigar los riesgos que se pueden presentar en la cadena de
suministros
6.2 ALCANCE
Desarrollar un procedimiento que genere una solución en la cadena de suministro
en el cual se involucren todas las áreas que intervienen en el proceso logístico
(Procesamiento, Impresión, Alistamiento, Despachos, transportes), y cuyas mejoras
mostraran avances óptimos durante el transcurso del año.
6.3 PERIODO DE EVALUACIÓN
Se considera como periodo de proyección el tiempo comprendido en los años 2018
a 2019.
50
6.4 OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Prevenir perdidas económicas por el deterioro del producto terminado.
Cumplir con los tiempos de entrega a nivel nacional.
involucrar a las áreas que componen la cadena de distribución.
realizar un mejor seguimiento al proceso logístico.
Optar por la mejor opción de transporte al menor costo.
Generar un margen de ahorro en la logística del transporte.
6.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
Realizar inspecciones basadas en las normas ISO 28000:2007
Generar una lista de chequeo por cada área involucrada.
Realizar los instructivos necesarios para la implementación de las
actividades de cada área.
Elaborar formatos de control
6.5.1 Etapa de socialización y sensibilización
Desarrollar un programa efectivo de sensibilización, capacitación y comunicación
en seguridad en la cadena de suministro la cual debe explicar de manera apropiada
las reglas de comportamiento adecuadas para el uso de los sistemas y la
información, que generalmente están plasmadas en las políticas y procedimientos
de seguridad de la compañía, y que requiere que sean cumplidos por parte de todos
los colaboradores de las áreas involucradas.
6.5.2 Etapa de implementación
Bajo el ciclo PHVA, se determinarán las variables asociadas a la mejora de las áreas
que componen la cadena de suministro basados en la aplicación de la norma ISO
28000:2007 en la empresa Computec Outsoursing S.A.S.
51
Figura 5. ciclo PHVA
Fuente - http://mejoracontinua.net/el-ciclo-de-mejora-continua
6.5.3 Etapa de evaluación
Se elaborará un seguimiento e informes que se reflejaran a través de KPI´S
propuestos para cada área de servicio con el fin de medir el desempeño logrado en
la cadena de suministro. Se espera que a partir de estos seguimientos el proceso
logístico encuentre su punto de equilibrio y se reduzca los sobrecostos del
transporte.
Los resultados obtenidos deben ser socializados con todo el personal involucrado y
así tener lugar a opciones de mejora por parte de los colaboradores del proceso
logístico con el cual se mitiga el riesgo de la cadena de suministro.
52
7 PROPUESTA ECONÓMICA
En el siguiente recuadro se presenta los recursos necesarios para la
implementación de un plan estratégico para el proceso de logística de despachos y
transporte en la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S basados en la Norma
ISO 28000.
7.1 PROPUESTA DE INVERSIÓN
Tabla 6. Propuesta económica para la implementación del sistema de gestión
Fuente/ presente estudio
53
Basado en el anterior recuadro la inversión esperada será de $ 25.237.520, lo cual
contemplará el anterior plan estratégico en el proyecto y su implementación, con el
fin de llevar a cabo cada objetivo específico.
7.2 Evaluación Financiera
7.2.1 Análisis del ROI:
Teniendo en cuenta los costos generados por los eventos ocasionados por la
inadecuada gestión de la logística de despachos y transporte según los datos
obtenidos del análisis previo (Véase Tabla Costo generado por los eventos empresa
COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S)
Tabla 7 Análisis ROI
ANALISIS ROI
Costo mensual generado por los eventos $ 810.000
Costo anual generado por los eventos $ 9.720.000
Inversión Total $ 25.237.520
Tiempo recuperación inversión (ROI) 8,4 %
Fuente/ Presente estudio
El ROI indica que el proyecto renta a una tasa del 8,4, lo cual comparando contra la
DTF expedida por el Banco de la República, asumida como tasa de interés de
oportunidad al mes de enero de 2019, reporta un valor del 3,85%14, se considera
que el proyecto de diseño es variable ya que presenta un rendimiento superior.
14 Banco de la república de Colombia, DTF mes enero de 2019 ubicada en
http://www.banrep.gov.co/es/tasas-captacion-semanales-y-mensuales
54
CONCLUSIONES
Basado en la implementación de la norma ISO 28000:2007, se identificaron
los factores críticos que se presentan en cada una de las áreas estudiadas y
se definieron los procedimientos a realizar en cada una de ellas.
La implementación y el seguimiento de la matriz de riesgos ayudara a
identificar las debilidades de la compañía y así mismo se podrán tomar
acciones correctivas para mitigar el riesgo en la cadena de suministros de la
empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
El proceso logístico de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S, es
susceptible a identificar fallas y hallar oportunidades de mejora las cuales se
podrán evaluar para llevar a cabo el mejoramiento continuo de la compañía
viéndose reflejado en un ahorro
La implementación del riesgo ha venido tomando gran importancia dado que
las empresas se han visto afectadas por las falencias en la protección de la
información y sus procesos. A raíz de esto se le ha dado un lugar dentro de
los procesos logísticos a la norma ISO 28000:2007.
La realización de los procedimientos de cada área es de vital importancia
para que el proceso en la cadena de suministro de la empresa COMPUTEC
OUTSOURSING S.A.S, fluya de una manera adecuada para no generar
sobrecostos y direccionar los procedimientos de acuerdo a la normatividad
expuesta en este estudio.
55
RECOMENDACIONES
Socializar a cada uno de los colaboradores que intervienen en el proceso
logístico (Procesamiento, Impresión, Alistamiento, Despachos y
Transportes), la importancia de la aplicación de la normatividad ISO
28000:2007.
Incentivar a todo el personal de la compañía para que conozca, entienda y
promueva la política de seguridad, en cada eslabón de la cadena de
Suministro de la empresa COMPUTEC OUTSOURSING S.A.S.
Registrar todos los hallazgos que se presenten en cada área involucrada en
el proceso logístico de la compañía con el fin de que sirvan como
herramientas para realizar monitoreos y rectificar las causas.
Con la ayuda de la matriz de riesgos se podrá dar lugar a los procesos de
mejora continua.
56
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57
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