Features – Marts 2018

Formpipe Kvalitetskontrol

Leverandør:

Formpipe Software A/S

Lautrupvang 1

DK-2750 Ballerup

Indholdsfortegnelse1.0 Om dette dokument....................................................................1

1.1 Overordnet opbygning af dokumentet......................................................1

2.0 Features......................................................................................2

2.1 Kategorier kan optionelt vises..................................................................2

2.2 Markering af usete observationer............................................................2

2.3 MS Exchange local og MS Office365 (cloud, mail)..................................3

2.4 Nyt overblik over regler pr. kildesystem..................................................4

2.5 Manuel oprettelse og redigering af nye regler........................................5

2.6 GDPR Personopslag..................................................................................6

2.7 Mønstervalidering.....................................................................................8

2.8 Nye kriteriemuligheder i OM....................................................................8

Formpipe Kvalitetskontrol - Brugervejledning │ September 2017 side ii

1.0 Om dette dokumentDette dokument har til formål at oplyse om de features der implementeres i Formpipe Kvalitetskontrol.

1.1 Overordnet opbygning af dokumentetHvert afsnit indeholder kort beskrivelse af den enkelte konkrete feature.

I hvert afsnit, er angivet om den enkelte feature er omfattet af og indeholdt i standardløsningen. Når dette er angivet, gælder det for selve licensdelen. Der vil altid skulle tillægges omkostninger til implementering, af den enkelte feature, i organisationen.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 1

2.0 Features

2.1 Kategorier kan optionelt visesKategorierne i toppen af skærmbilledet, optager en masse plads og har i bund og grund ikke så meget information eller funktionalitet at byde på. Derfor har vi gjort det konfigurérbart om toplinien med kategorierne skal være synlige eller ej. Indstillingen er global for organisationen.

Der vises iøjeblikket gule mærkater, der angiver om der findes ulæste emner under den enkelte kategori. Disse markeringer er istedet indbygget med en anden designændring i brugerfladen, under afsnittet Markering af usete observationer.

Ændringen er en del af standardsystemet.

Kategorisering er valgfrit

2.2 Markering af usete observationerHvis en linie/regel indeholder usete observationer, markeres denne i overbliksbilledet som markeret tekst. Dermed kan det ses hvilken regel der indeholder de usete observationer, istedet for før, hvor dette kun kunne ses pr. kategori.

Ændringen er en del af standardsystemet.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 2

Markering af om reglen indeholder usete observationer

2.3 MS Exchange local og MS Office365 (cloud, mail)Der er snart mulighed for at inddrage mails I kvalitetskontrollen I organisationen. To kilder kan snart tilbydes. Kilde MS Exchange, der skanner en eksisterende MS Exchange (local) servers data og en MS Office 365 (mail) der skanner den cloud-baserede server.

Når kilden er opkoblet kan der laves regler på entiteter såsom Mail, Attachment, Noter og meget mere. Hertil kan der laves statistik på alle metadata der skannes således at organisationen får et overblik over sine mail-siloen. Dette kan ske via det medfølgende MS Power BI/DPO-værktøj.

Ændringen er ikke del af standardsystemet og den enkelte kilde skal tilkøbes.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 3

Simpelt eksempel på regler fra MS Exchange

2.4 Nyt overblik over regler pr. kildesystemVi har forbedret strukturen i administrationen, således at der redigeret regler pr. kildesystem. Dermed risikerer man ikke utilsigtet at rette i andre regler for helt andre kildesystemer.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 4

Regler pr. kildesystem

Regler pr. kildesystem

2.5 Manuel oprettelse og redigering af nye reglerDet bliver muligt manuelt at oprette regler i den forbedrede administration. Nye regler kan opsættes og kolonner kan ændres i visningen.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 5

Manuel oprettelse af regler

2.6 GDPR PersonopslagI dette afsnit defineres Brugeren som en DPO eller dataansvarlig, med adgang til et bredere udvalg af data.

GDPR Personopslag er Formpipes midlertidige navn for en funktion Formpipe Kvalitetskontrol kommer til at indeholde. Funktionen giver mulighed for at danne et såkaldt Register Transcript. Et register Transcript er et overblik (MS Word-dokument) over hvilke forekomster der, i forskellige kildesystemer, er registreret på eks. en konkret persons CPR-nummer.

Nedenfor er vist en arbejdsskitse fra det tildlige udviklingsstadie, hvor Formpipe sammen med en kunde, afklarede funktionaliteten.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 6

Simpel afbildning af forløbet ved anvendelse af funktionen. Forløbet begynder til venstre ved brugeren, der bestiller et Register Transscript.

Funktionen er dokument-skabelon-baseret (Word-skabelon), således at den enkelte organisation selv kan lave forskellige skabeloner med eget design og regelsæt, til brug i forskellige sammenhænge.

Når skabelonen er udfyldt gemmes den et bestemt sted. Næste dag ligger resultatet klar til brugeren.

Brugeren kan redigere det resulterende dokument og eks. journalisere det i esdh-systemet.

Se links på Nyhedssiden i Forum, hvor der findes to eksempler. En skabelon og et resulterende dokument. Begge navngivet RT - ... (RT står for Register Transcript, som er det egentlige navn for denne GDPR-funktion).

Som den skarpsindige læser nok har udregnet, kan funktionen bruges til andet end personopslag. Alle særlige ord (eks. projektnavne, kontonavne/numre, øgenavne/kaldenavne osv.) kunne være genstand for samme søgning, evt. med dedikeret skabelon til dette formål.

Funktionen er på vej i pilot-fasen hos den første kunde. Herefter kan Formpipe tilbyde funktionen til andre kunder.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 7

Der udsendes mere information ud inden den 25. maj 2018. hvor denne funktion forventes færdig og klar til udbredelse.

Funktionen er en del af standardsystemet.

2.7 MønstervalideringFormpipe Kvalitetskontrol skanner som bekendt indhold ud fra mønstre som eks. CPR-nummer. Nogle gange forekommer der det, vi kalder Falske Positiver, som er CPR-lignende mønstre, men hvor værdien der er fundet, egentlig ikke er et rigtigt CPR-nummer. Der er flere forskellige ting man kan justere på, for at reducere disse falske positiver, eks. via reglers kriterier etc.

En ny funktion giver mønstervalidering. Denne funktion tager eks. et CPR-nummer og kontrollerer op imod en række kilder, før Formpipe Kvalitetskontrol vurderer, at det er et egentlig CPR-nummer. Eks. kontrolleres lokal E&M-database og sekundært KOMBIT Serviceplatform CPR. Efter disse kontroller, er det mere sansynligt, at der ikke er tale om falske positiver. Et CPR-lignende ord, som ikke kan være et CPR, da det pågældende ord ikke er udstedt som et CPR-nummer, vil blive frasorteret i reglerne, og dermed ikke blive til en observation.

Denne funktion er en del af standardløsningen.

2.8 Nye kriteriemuligheder i OMOutput Management-administrationen er stedet hvor regler konfigureres og kriterier dermed opsættes. I den version vil der være mulighed for opsætning af kriterier på felter, med helt nye operatorer. Før skulle alt gå gennem Stop-lister eller Mønstre (eks. CPR), men nu kan disse kriterier udtrykkes direkte i reglens kriterier sammen med andre mere almindelige kriterier.

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 8

Nye operatorer direkte i reglers kriterier

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 9

Nye operatorer direkte i reglers kriterier

Formpipe Kvalitetskontrol - Features │ Marts 2018 side 10