Formation TeammateTime pour les gérants de magasin

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Gestion des horaires

Formation TeammateTime pour les gérants de magasin


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Ordre du jour

• Aperçu des horaires• Survol de la page Éditeur d’horaires• Utiliser l’Éditeur d’horaires


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Aperçu des horaires

TeammateTime utilise trois types d’horaires :

• Création automatique d’horaires selon la demande de main-d’œuvre prévue (majorité des magasins corporatifs des États-Unis)

• Création automatique d‘horaires selon les quarts de travail fixes (magasins du Canada)

• Combinaison des horaires ci-dessus pour les coéquipiers à quarts de travail fixes et ceux à horaire variable selon la demande de main-d’œuvre prévue (supermagasins des États-Unis, navettes, magasins sur le terrain, ateliers et autres emplacements).


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Vérifier et modifier les horaires chaque semaine

• Chaque dimanche soir, le système crée des horaires pour les deux semaines suivantes selon la demande de main-d’œuvre ou les quarts de travail fixes.

• Chaque lundi, les gérants doivent revoir les horaires pour les deux semaines suivantes, y apporter les changements nécessaires et afficher les horaires.

• Les gérants peuvent également modifier l’horaire de la semaine en cours, au besoin.


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Sous le menu Créer un horaire ultérieur, cliquez sur le bouton Modifier l’horaire pour modifier les horaires des deux prochaines semaines.

Deux façons d’accéder à l’Éditeur d’horaires

Sous le menu Plan d’action quotidien, cliquez sur le bouton Modifier la semaine en cours pour modifier l’horaire de la semaine en cours.


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Aperçu de l’Éditeur d’horaires

Lorsque vous accédez à l’Éditeur d’horaires, l’horaire de la semaine s’affiche dans la grille.

Si vous voulez consulter l’horaire d’une autre semaine, vous pouvez utiliser le champ de date pour sélectionner la semaine de l’horaire à consulter.


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Éditeur d’horaires

Les noms des coéquipiers ainsi que leur nombre d’heures prévues pour la semaine s’affichent à la gauche de l’écran.

L’Éditeur d’horaires affiche les noms des coéquipiers, les données des quarts de travail ainsi que les périodes de repas.


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Aperçu de l’Éditeur d’horaires

Les heures prévues par jour et le total des heures pour la semaine s’affichent également au haut de l’Éditeur d’horaires.


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Détails des quarts de travail

Vous pouvez modifier ou voir les détails d’un quart de travail en double-cliquant sur le quart dans l’horaire.

Lorsque le quart s’ouvre, cliquez sur le lien Modifier les détails pour voir plus de renseignements.


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Vous pouvez modifier les heures du quart de travail dans le champ Shift.

Vous pouvez modifier l’heure de début d’une période de repas dans le champ Repas. Le système ajustera automatiquement l’heure de fin du repas selon les exigences de quarts de travail.


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Vous pouvez accéder à des fonctions additionnelles lorsque vous ouvrez un quart (ex. : ajouter une pause ou laisser un quart de travail non pourvu).

Pour laisser un quart de travail non pourvu, cliquez sur le bouton Laisser le quart de travail non pourvu et le quart sera effacé de l’horaire.


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Pour ajouter une pause, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Ajouter et sélectionnez l’option Pause.


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Cliquez sur le bouton Appliquer.

Entrez l’heure de début de la pause.


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Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer la fenêtre.


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Aperçu de l’horaire quotidien

Pour avoir un aperçu de l’horaire quotidien, cliquez sur le bouton de la journée désirée dans le coin supérieur droit de l’Éditeur d’horaires.


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Aperçu de l’horaire quotidien

Les détails de l’horaire pour la journée sélectionnée s’affichent.


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Vous pouvez voir les détails de chaque quart de travail pour chaque coéquipier (ex. : les heures de début et de fin, la période de repas et le total des heures pour le quart).


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Périodes de repas

Les périodes de repas sont représentées par une boîte verte lorsque votre curseur survole une boîte bleu pâle dans le quart de travail.


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Modifier un quart de travail

Comme dans l’aperçu hebdomadaire, vous pouvez double-cliquer sur un quart de travail dans l’aperçu quotidien pour l’ouvrir et y apporter les modifications nécessaires (ex. : modifier les heures de début et de fin du quart ou ajouter une pause).


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En plus de modifier les heures de début et de fin dans la fenêtre Shift, vous pouvez également modifier les heures dans la grille avec deux méthodes différentes.

Méthode no 1 :

Cliquez simplement sur le quart et glissez le quart en entier vers la gauche ou la droite aux heures de début et de fin appropriées.


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Méthode no 2 :

Cliquez sur le début ou la fin du quart et déplacez l’heure pour raccourcir ou prolonger le quart.


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Ajouter un quart de travail

Pour ajouter un quart, cliquez sur le bouton Ouvrir la fenêtre d’ajout de quart de travail dans le coin supérieur gauche de l’Éditeur d’horaires.


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Sélectionnez le Poste pour le quart.

Entrez les heures de début et de fin pour le nouveau quart.

Cliquez sur le bouton Rechercher des employés.


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Les coéquipiers qui sont disponibles pour le quart de travail s’affichent.

Cliquez sur l’icône (+) du coéquipier qui sera assigné à ce nouveau quart de travail.


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Annulations

Dans certains cas, vous devrez indiquer dans l’horaire quotidien qu’un coéquipier ne s’est pas présenté pour un quart de travail prévu ou que vous devez annuler un quart. Ces deux actions peuvent être posées dans l’Éditeur d’horaires sur le site Site Manager.

Tout d’abord, cliquez sur le nom du coéquipier.


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Annulations

Cliquez sur le bouton Relevé de carte de pointage dans l’écran Profil de l’employé.


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Annulations

Cliquez sur le quart de travail désiré.


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Annulations

Cliquez sur le bouton A annulé.


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Annulations

Sélectionnez la raison de l’annulation et cliquez sur le bouton OK.

Note : Si vous sélectionnez Sick, le quart sera seulement annulé. Pour que le coéquipier bénéficie d’un congé de maladie payé, vous devez entrer les heures à l’aide du bouton Ajustements de paie.


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Absence non motivée

Si le coéquipier ne se présente pas pour un quart de travail prévu, cliquez sur le bouton Ne s’est pas présenté au travail à côté du bouton A annulé.


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Messages d’avertissement

Lorsque vous modifiez les horaires dans l’Éditeur d’horaires, une icône d’avertissement s’affiche dans la colonne Total de la semaine s’il y a une violation de l’horaire. Placez simplement votre curseur sur le triangle jaune pour afficher le message.

Les messages d’avertissement s’affichent dans l’horaire hebdomadaire et quotidien.


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Boutons de l’Éditeur d’horaires

De nombreux boutons s’affichent dans le coin supérieur gauche de l’écran Éditeur d’horaires.

Bouton d’enregistrement : Les changements effectués dans l’Éditeur d’horaires ne sont enregistrés dans la base de données que lorsque vous cliquez sur le bouton d’enregistrement. Vous devriez enregistrer fréquemment à mesure que vous effectuez des changements dans l’Éditeur d’horaire pour vous assurer que vous ne perdez pas de modifications.

Bouton d’impression : Vous pouvez imprimer l’horaire qui s’affiche à l’écran (horaire hebdomadaire ou quotidien) en utilisant le bouton d’impression.

Note : Pour imprimer et afficher une copie de l’horaire dans le magasin, imprimez le Rapport : planning hebdomadaire sur le site Core.


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Boutons Annuler et Restaurer : Vous pouvez annuler les actions effectuées depuis votre dernier enregistrement ou restaurer la dernière action effectuée à l’aide des boutons Annuler et Restaurer.

Bouton Basculer les guides de placement : Les guides de placement s’affichent dans l’horaire pour vous indiquer à quel moment un coéquipier peut travailler.

Cliquez sur le bouton Basculer les guides de placement pour afficher ou masquer les guides de placement.


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Bouton Basculer les détails sur le quart de travail : Dans l’horaire quotidien, des détails peuvent être affichés pour chaque quart de travail (ex. : périodes de pause et de repas).

Cliquez sur le bouton Basculer les détails sur le quart de travail pour afficher ou masquer les détails du quart de travail.


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Bouton Changer l’ordre de tri : Par défaut, l’Éditeur d’horaires affiche les quarts selon l’heure de début.

Vous pouvez utiliser le bouton Changer l’ordre de tri pour trier les quarts selon l’un des critères suivants :• Nom de l’employé• Heures nettes• Poste principal• Heure de début


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Vérifier et afficher l’horaire

Chaque semaine :1.Sous le menu Créer un horaire ultérieur, cliquez sur le bouton Modifier l’horaire et vérifiez les horaires pour la semaine à venir et la semaine qui suit. 2.Apportez les changements nécessaires. 3.Vérifiez les horaires avec votre directeur régional des opérations. 4.Cliquez sur le bouton Afficher les horaires.

Affichez l’horaire de la semaine à venir sur le site Site Manager au plus tard le jeudi. Il est également recommandé d’afficher l’horaire de la semaine qui suit.


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Rappel

Dans ce module, vous nous avons présenté :

• Aperçu des horaires

• Survol de la page Éditeur d’horaires– Horaire hebdomadaire– Horaire quotidien

• Utiliser l’Éditeur d’horaires– Modifier un quart de travail– Ajouter un quart de travail– Annulations– Messages d’avertissement– Boutons de l’Éditeur d’horaires


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Des questions?


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Annexe : Rapports

• Les diapositives suivantes présentent les rapports Rapport : planning hebdomadaire et Rapport Couverture planning.


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Lorsque l’horaire a été vérifié, vous pouvez lancer le Rapport : planning hebdomadaire sur le site Core pour voir l’horaire du coéquipier pour la semaine, y compris le total des heures nettes et le total des quarts non pourvus.

Vous pouvez également utiliser le rapport pour voir les périodes de repas et de pause prévues ainsi que les coéquipiers qui ne sont pas à l’horaire.

Tout d’abord, cliquez sur l’icône Weekly Schedule Report dans les raccourcis du tableau de bord du site Core.

Rapport : planning hebdomadaire


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La majorité des options de l’écran sont sélectionnées par défaut. Les seuls renseignements que vous devez changer sont :• la date• le champ Sélectionner par

Cliquez sur l’icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date pour laquelle vous voulez lancer le rapport.

Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner par et sélectionnez Afficher tout.

Optionnel : Dans le champ Trier les employés par, vous pouvez choisir de trier la liste par Nom du métier. Si vous laissez l’option par défaut (Nom de l’employé(e)), les coéquipiers seront énumérés en ordre alphabétique.


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Cliquez sur le bouton Lancer le rapport dans le coin supérieur droit de l’écran.


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Le Rapport : planning hebdomadaire affiche les renseignements par date et jour de la semaine.

Au haut du rapport, la période, les critères de tri et les groupements effectués (s’il y a lieu) s’affichent.


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Dans le rapport, les noms des coéquipiers sont énumérés en ordre alphabétique.


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Le Total heures nettes pour la semaine de chaque coéquipier s’affiche dans la colonne de l’extrême droite.


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Au bas du rapport, les heures prévues pour les coéquipiers touchant des appointements ou non ainsi que les ventes quotidiennes prévues sont affichées

Consultez le Guide pour les gestionnaires TeammateTime dans le centre d’apprentissage pour obtenir des renseignements détaillés sur chaque champ du Rapport : planning hebdomadaire.


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Les boutons au bas du rapport vous permettent d’effectuer les actions suivantes :•Avoir un aperçu du document et sélectionner l’imprimante avant l’impression. •Envoyer le rapport directement à l’imprimante par défaut.•Exporter le rapport dans un fichier Excel. •Enregistrer le rapport. •Transmettre le rapport par courriel.

Imprimez l’horaire et affichez une copie papier dans le magasin pour que les coéquipiers puissent le consulter.


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Rapport Couverture planning

Le Rapport Couverture planning indique dans quelle mesure l’horaire répond à la demande par heure ainsi que si un magasin est suffisamment doté en personnel au niveau des heures brutes, selon le jour et le poste. Le rapport affiche les données par groupe de métier.

Cliquez sur l’icône Schedule Accuracy Report dans les raccourcis du tableau de bord.


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Par défaut, le champ Unité Org affiche votre magasin.

Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Groupe de métier et sélectionnez l’option Stores.


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Sélectionnez la case Réactualiser les données pour garantir que les données les plus récentes sont comprises dans le rapport.

Cliquez sur l’icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date pour laquelle vous voulez exécuter le rapport.


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Lorsque vous aurez effectué vos sélections, cliquez sur le bouton Lancer le rapport.


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Rapport Couverture planningLe rapport est divisé en deux sections.

La partie supérieure affiche les données par groupe de métier et poste, telles que les heures prévues, le pourcentage de réponse à la demande quotidienne et le pourcentage de précision de l’horaire.

La partie inférieure du rapport indique dans un graphique la réponse à la demande pour la journée, le groupe de métier ou le poste sélectionné.


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Au haut du rapport, vous trouverez la semaine de l’horaire, la date d’exécution du rapport, le magasin qui fait l’objet du rapport et le groupe de métier compris dans le rapport.


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Le champ Demande en heures de travail indique le nombre réel d’heures de main-d’œuvre demandées.

Le champ Heures planifiées indique le total hebdomadaire des heures prévues pour le groupe de métier sélectionné. Les quarts non pourvus ne sont pas compris dans le champ Heures planifiées.


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Le pourcentage Couverture journalière est dérivé de la formule total (heures planifiées) / total (heures demandées).

Le champ % Justesse indique votre habileté à combler les besoins de main-d’œuvre pour chaque heure.


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Le rapport affiche également un total du groupe de métier par jour et par semaine pour chaque champ du rapport.


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Bleu indique que le nombre d’heures à l’horaire répond à la demande.

Rouge indique que le nombre d’heures à l’horaire dépasse la demande.

Jaune indique que le nombre d’heures à l’horaire ne répond pas à la demande.

Les données de précision de l’horaire s’affichent dans un graphique au bas du rapport et indiquent dans quelle mesure l’horaire répond à la demande de main-d’œuvre.


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Vous pouvez utiliser le champ Date pour afficher le rapport pour une autre journée.

Vous pouvez utiliser le champ Rôle pour afficher le rapport pour un autre rôle.


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Les boutons au bas du rapport vous permettent d’effectuer les actions suivantes :•Accéder à des rapports créés précédemment. •Avoir un aperçu du document et sélectionner l’imprimante avant l’impression. •Envoyer le rapport directement à l’imprimante par défaut.•Exporter le rapport dans un fichier Excel.•Enregistrer le rapport.•Transmettre le rapport par courriel.•Élargir tout pour consulter les détails du groupe de métier. •Tout réduire pour consulter la liste de tous les groupes de métier.

Documents

Formation TeammateTime pour les gérants de magasin