Format Surat Kiriman Rasmi

SEKOLAH MENENGAH REGENTKERTAS 1 – NOTA PENULISAN (SURAT KIRIMAN)

NAMA : __________________________( ) KELAS : ____________

SURAT KIRIMAN RASMI

Bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum. Perlu diingatkan bahawa surat kiriman rasmi mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi.Format surat kiriman rasmi mesti betul untuk mengelakkan pemotongan markah dalam penulisan karangan.

Surat kiriman rasmi dibahagikan kepada beberapa jenis:Surat AduanSurat PermohonanSurat BantahanSurat PesananSurat Rayuan

Format

PANDUAN MENULIS SURAT KIRIMAN RASMI – Oleh Cikgu Zaetun(Penggunaan Ayat atau Frasa yang Sesuai)

Surat Rasmi Jenis Permohonan(contoh : jawatan pekerjaan, biasiswa, kebenaran membuat lawatan dan lain-lain)Merujuk kepada perkara di atas(apa yang ditulis di bahagian PER)

Format Surat Kiriman Rasmi- Cikgu Siti Asnah 1

Nama PengirimAlamat Pengirim

Tarikh (Nama bulan mesti ditulis dengan huruf besar sepenuhnya dan selepas tarikh, dibubuh tanda noktah)

Nama Penerima Alamat Penerima

Tuan/Puan/Tuan Pengarah (panggilan hormat penerima)

Per : ____________________________________ (Gunakan huruf besar pada setiap awal kata)

Isi (a) Perenggan pertama – menjelaskan tentang “perkara”(b) Perenggan kedua – lanjutan “perkara”

Penutup

Sekian. Terima Kasih.

Yang Benar,

Tandatangan(Nama Pengirim)(Jawatan jika ada)

saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan sebagai ...saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk melanjutkan pelajaran ke...saya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan lawatan ke ...

Saya berharap agar permohonan saya diberikan pertimbangan yang sewajarnyaAkhir sekali saya memohon pertimbangan dan kerjasama daripada pihak tuan. Saya bersedia untuk menghadiri temu duga pada bila-bila masa.Sekiranya, tuan tidak bersetuju dengan tarikh dan masa yang kami cadangkan, tuan boleh memindanya dengan memberitahu kami segera. Kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan jutaan terima kasih.

Surat Rasmi Jenis Pandangan/Pendapat/Penghargaan/Teguran/Aduan(berkenaan satu keadaan, kejadian, aktiviti dan lain-lain)Merujuk kepada perkara di atas, saya/saya sebagai wakil...dengan rasa kesal, saya ingin membuat teguran/aduan/melahirkan ketidaksenangan saya berhubung dengan ...ingin mengemukakan pendapat/pandangan saya mengenai...ingin melahirkan penghargaan saya/kami kepada...

Jika surat dikirimkan kepada mana-mana badan media cetak, contohnya surat khabar, di akhir surat boleh ditulis : Saya harap tuan penyunting/editor akan memberikan pertimbangan yang sewajarnya berkenaan dengan isu yang saya ketengahkan ini. Harapan saya agar pihak-pihak tertentu akan mengambil langkah-langkah yang sebaiknya untuk mengatasi masalah ini.Jika pengirim memberikan saranan mengenai satu perkara, di akhir surat boleh ditulis begini:Semoga tuan akan mempertimbangkan saranan-saranan yang saya berikan.

PERINGATAN

Sepanjang surat pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai saya dan kata nama ganti diri bagi penerima ialah tuan atau puan

Contoh 1- Surat AduanSoalan : Anda tinggal berhampiran satu kawasan perumahan. Sejak akhir-akhir ini anda dapati pembakaran sampah sarap di kawasan tersebut berlaku tanpa kawalan.


Keadaan ini boleh mengganggu kesihatan penghuni yang lain. Walaupun telah banyak amaran dikeluarkan, kegiatan tersebut masih berleluasa. Sebagai wakil penduduk, tulis sepucuk surat kepada Jabatan Alam Sekitar untuk melaporkan hal tersebut.

Asmawi RashidKampung Temasik Jaya,Pinggiran Hilir Jaya,45030 KlangSelangor

4 April 2004

PengarahJabatan Alam Sekitar,Tingkat 3, A-4,45030 Klang,Selangor

Tuan,

Per : Laporan tentang Pembakaran Sampah Sarap Tanpa Kawalan

Merujuk perkara di atas, saya sebagai penduduk Kampong Temasik Jaya ingin menarik perhatian pihak tuan terhadap masalah yang kami hadapi. Kami berharap pihak tuan dapat membantu kami mengatasi masalah ini dengan mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap mereka yang terlibat.

1. Masalah yang kami maksudkan adalah tentang sikap penghuni di kawasan ini yag melupuskan sampah sarap dengan cara membakar. Pembakaran sampah sarap ini telah dilakukan tanpa kawalan. Keadaan ini jika tidak dihentikan boleh mengganggu kesihatan dan seterusnya mengancam nyawa penduduk di kawasan ini.

2. Untuk makluman pihak tuan, Taman Anggerik merupakan kawasan perumahan yang baru dibuka di kawasan ini. Semenjak kawasan perumaha itu didiami oleh pembelinya kira-kira empat bulan yang lalu, kegiatan pembakaran sampah sarap telah dijalankan tanpa mengira waktu sama ada pagi atau petang. Pembakaran sampah sarap bias any dilakukan dua minggu sekali, tetapi akhir-akhir ini dilakukan setiap minggu. Kami telah memberi amaran kepada penghuni kawasan ini, tetapi amaran ini tidak diendahkan oleh mereka. Kegiatan itu masih juga dilakukan malahan semakin berleluasa.

3. Pembakaran sampah sarap tanpa kawalan ini boleh membahayakan kesihatan penghuni kawasan tersebut. Sewaktu pembakaran, asap yang tebal menyebabkan berlakunya pencemaran. Kami, penduduk di kawasan ini terpaksa menyedut udara yang kotor. Pelbagai gejala penyakit akan timbul apabila seseorang itu menyedut udara kotor. Inilah perkara yang paling membimbangkan kami. Kini, nyawa seolah-olah terancam. Setiap kali pembakaran sampah sarap, kami tidak berani membuka tingkap. Namun begitu, pembakaran yang dilakukan tanpa mengira mangsa ini menyebabkan masalah menjadi semakin rumit.

4. Selain itu, asap tebal ini juga boleh mengganggu pemandu kenderaan yang menggunakan jalan raya di kawasan ini. Kemalangan juga kerap berlaku kerana penglihatan pemandu tidak berapa jelas kerana asap yang terlalu tebal. Adalah


dilaporkan bahawa pada bulan lepas terdapat dua kes kemalangan berlaku di kawasan ini.

5. Oleh hal yang demikian, kami mengambil keputusan mengadukan hal ini kepada pihak tuan. Kegiatan penghuni di Taman Anggerik jika tidak dikawal bukan sahaja mengancam nyawa kami, bahkan nyawa penduduk di taman tersebut. Kami berharap pihak tuan dapa bertindak segera untuk mengatasi masalah ini.

6. Saya mewakili penduduk di kawasan ini amat berharap agar aduan ini mendapat perhatian dan pertimbangan segera daripada pihak tuan. Kerjasama dan perhatian daripada pihak tuan, saya dahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian. Terima Kasih.

Yang Benar,

Asmawi Rashid

Asmawi RashidSetiausahaJawatan kuasa Kemajuan Kampong Temasik Jaya


Contoh 2 - Surat PermohonanSoalan: Anda ingi menemui seorang tokoh perjuang kemerdekaan di Malaysia. Tuliskan sepucuk surat kepada tokoh berkenaan. Dalam surat itu, nyatakan tujuan dan sebab-sebab anda ingin menemui beliau.

Aliman bin Haji SuipBlk 321 #04-1559Ang Mo Kio Avenue 1Singapura 560321

4 April 2004

Tuan Haji Jumain bin Abu Samah45, Jalan Temenggong Ahmad,80100 Johor BahruJohor Darul Takzim

Tuan Haji,

Per : Memohon Persetujuan Untuk Mewawancara

Berhubung dengan perkara di atas, saya mewakili majalah Tunas, majalah tahunan Sekolah Menengah Sembawang bercadang ingin mewawancara Tuan Haji, bagi mendapatkan maklumat tentang perjuangan Tuan Haji dalam menuntut kemerdekaan.

Menurut guru Sejarah kami, sumbangan Tuan Haji menuntut kemerdekaan bersama-sama Datuk Onn Jaafar amat bermakna sekali. Perjuangan Tuan Haji patut direkod untuk kajian generasi akan dating.

Jika tidak menjadi keberatan, kami ingin mengcungkil latar belakang keluarga, pendidikan serta penglibatan poliktik Tuan Haji. Kami bercadang untuk berkunjung ke rumah Tuan Haji pada cuti sekolah penggal akan datang ini iaitu pada hari Isnin, 1 Jun 2004.

Kami berharap agar hasrat kami tidak menjadi kesulitan bagi pihak Tuan Haji. Kami akan menghubungi Tuan Haji kemudian untuk mendapatkan kepastian. Kerjasam dan perhatian Tuan Haji, kami dahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

Yang Benar,AlimanAliman bin Haji SuipKetua Pengarang,Majalah Tunas

SURAT KIRIMAN TIDAK RASMI


Surat kiriman tidak rasmi bersifat peribadi. Surat jenis ini biasanya merupakan surat yang ditulis kepada sahabat handai, sahabat pena, ibu bapa, saudara-mara dan sebagainya.

Surat jenis ini ialah karangan berformat Walau bagaimanapun, surat kiriman tidak rasmi berbeza dengan surat kiriman rasmi dari segi format, isi kandungan, tujuan dan pihak penerimanya.

Surat tidak rasmi ini dapat dibahagiakan kepada beberapa jenis berdasarkan isi dan tujuan Surat bertanyakan khabar(ibu bapa/sahabat handai)Surat tahniahSurat takziah(belasungkawa)Surat nasihatSurat menerangkan sesuatu pengalamanSurat undangan/jemputan

Surat kiriman tidak rasmi yang baik mesti ditulis dengan menggunakan bahasa yang baku serta menarik, tepat, bernas dan padat agar si penerima mudah memahaminya.

Penggunaan jargon serta kata-kata lucah/kesat mesti dielakkan. Tanda baca dan ejaan yang betul harus dititikberatkan.

Para pelajar harus memberikan perhatian terhadap penggunaan ganti nama diri. Ganti nama diri berbeza ketika menulis surat kepada sahabat dan ibu bapa.

Penggunaan Kata panggilan /ganti nama untuk keluarga - MESTI digunakan seperti berikut:

ibu / emak ibunda / bondaanak anakandaayah / bapa ayahandakakak / abang kanda / kekandaadik dinda / adindadatuk / nenek nindasahabat saudara/saudari

Kata ganti nama ‘engkau’, ‘awak’, ‘kamu’, ‘anda’ dan ‘aku’ kurang sesuai digunakan. Para pelajar harus menggunakan ‘saudara/saudari’ dan ‘saya’ / nama.

Format Surat Kiriman Tidak Rasmi


Nama pengirimAlamat pengirim

Tarikh

Menemui sahabatku yang diingatiSaudari/saudara _______________Dengan selamatnya

Saudari/Saudara,

Pendahuluan

Isi

bertanyakan khabar berita tujuan menulis suratisi-isi penting mengikut kehendak soalan

Penutup

Yang Benar,

……………………..

Contoh-contoh pembukaan dan penutup yang sesuai:

I Pendahuluan


Pembuka kata

1 Ketika anakanda menulis warkah ini, anakanda berada dalam keadaan sihat sejahtera. Bagaimanakah keadaan bonda dan ayahanda sekarang? Anakanda berharap ayahanda dan bonda dalam keadaan sihat walafiat dan dapat menjalankan tugas seharian dengan baik.

2 Apa khabar saudara/saudari? Saya percaya saudara berada dalam keadaan sihat, gembira dan bahagia seisi keluarga. Terlebih dahulu saya mengucapkan terima kasih atas surat saudara/saudari. Surat saudara/saudari selamat saya terima _______ hari yang lalu. Sewaktu saya menulis surat ini, saya berada dalam keadaan sihat sejahtera.

3 Saya dan keluarga berada dalam keadaan sihat. Diharapkan saudari sekeluarga sentiasa dalam keadaan yang menggembirakan. Terlebih dahulu saya mengucapkan terima kasih atas surat yang bertarikh…. Walaupun sibuk dengan pelajaran, saudara/saudari dapat meluangkan masa bertanyakan khabar saya.

Tujuan saya menulis surat ini ialah untuk …4 Apa khabar saudara/saudari sekarang? Harapan saya semoga saudara/saudara

berada dalam keadaan sejahtera. Saya di sini sihat walafiat. Sekarang saya sibuk mengulang kaji pelajaran. Bagaimanakah pula dengan pelajaran saudara/saudari?

II Penutup

1 Sebenarnya banyak lagi yang ingin saya tulis tetapi cukuplah untuk kali ini. Jika ada kesempatan saya akan menulis lagi.

2 Sekian sahaja warkah saya pada kali ini. Pada lain kesempatan saya akan menulis lagi. Salam kasih untuk ibu dan bapa saudara/saudari.

3 Sekian sahaja warkah adinda pada kali ini. Terimalah salam kasih daripada adinda untuk kakanda di

4 Sekian sahaja lembaran anakanda. Salam kasih sayang daripada anakanda untuk ayahanda sekeluarga.

5 Hingga di sini surat saya kali ini. Saya akhiri surat saya dengan ucapan terima kasih.

6 Setakat ini sahaja yang dapat saya tulis. Saya akhiri surat ini dengan harapan saudara/saudari sentiasa sihat dan gembira.

7 Sekian, sambutlah salam mesra daripada saya yang jauh di …


Contoh 1 : Surat Tahniah

Nadiah bte Saladin,Blk. 190, Tampines Street 42, #03-204Singapura 529190

26 November 1996

Kepada yang diingati,Saudari Farahin bte Md Daud,Semoga berbahagia di samping keluarga.

Saudari,Apa khabar? Saya harap saudari dan keluarga berada di dalam sihat walafiat. Baru-baru ini, saya membaca majalah Suara Pelajar dan mendapati gambar wajah dan nama saudari tercatat sebagai johan peraduan membaca kreatif peringkat sekolah rendah, sempena perayaan Bulan Bahasa tahun ini.Saya berasa bangga dan menumpang gembira dengan kejayaan saudari itu. Melalui surat ini, saya ingin mengucapkan tahniah di atas kejayaan saudari itu. Kejayaan saudari telah mengharumkan nama sekolah saudari. Sekolah saudari beruntung mempunyai pelajar yang berkebolehan seperti saudari. Ibu bapa saudari pun tentu turut be rasa gembira dan bangga.Saya ingin mencontohi kejayaan saudari itu. Mudahmudahan cita-cita saya akan tercapai. Sebagai mengakhiri surat ini, sekali lagi saya mengucapkan syabas kepada saudari. Semoga saudari akan terus berjaya dalam lain-lain pertandingan. Sehingga berjumpa di lain kesempatan, sambutlah salam mesra daripada saya untuk saudari dan keluarga. Sekian, terima kasih.

Yang benar

Nadiah

Contoh 2 – Surat Takziah


Rosli bin Nordin,Siok 10, Jalan Anggerik, #07-200Singapura 369445

21 Ogos 1996

Kepada sahabatku, Amran bin Lasim, Dengan selamatnya.

Saudara Amran,Melalui surat ini, saya ingin rnenyampaikan ucapan takziah kepada saudara sekeluarga di atas kematian datuk saudara baru-baru ini.

Pada hari Rabu lalu, saya membaca akhbar. Alangkah terkejutnya saya apabila terpandang garnbar wajah datuk saudara, yang disiarkan di ruangan pengumuman kematian.

Sejak saudara berpindah rurnah dan bertukar sekolah, kita tidak berjurnpa atau berutus surat. Sebab itu berita kematian datuk saudara amat memeranjatkan saya dan keluarga.Saya tahu saudara sangat menyayangi datuk saudara itu. Datuk saudara seorang yang penyayang dan baik hati. Semasa saya berkunjung ke rumah saudara dahulu, dia sering bercerita dan menasihati kita supaya sentiasa berkawan baik, rajin belajar dan rnenjaga budi pekerti.

Saya yakin, pemergian datuk saudara ke alam baqa pasti rnenyedihkan saudara. Namun, saya berharap saudara dapat bersabar dan tenang menghadapi dugaan hidup ini. Oleh itu, marilah kita sarna-sarna mendoakan agar roh beliau diternpatkan bersama orang yang dirahmati Allah.

Sekian dahulu, sehingga di lain masa sarnbutlah salam saya untuk saudara dan juga keluarga.

Yang Benar,

Rosli

Contoh 3 : Surat mengucapkan Terima Kasih

Hasri bin Hasan


Blk 398, Yishun Ring Road, #03-1729Singapura 760398

2 Januari 1996

Menemui sahabatku, Saudara Nazli Bin Misbun,Semoga selamat di Terengganu.

Saudara,Apa khabar saudara? Saya berharap agar saudara sekeluarga berada dalam keadaan sihat walafiat. Tujuan saya menulis surat ini adalah untuk mengucapkan terima kasih atas layanan mesra yang diberikan kepada saya tempoh hari.

Secara ikhlas, saya berasa sungguh seronok dan selesa semasa berada di rumah saudara. Kesemua ahli keluarga saudara begitu mesra dan ramah-tamah. Walaupun pada mulanya saya berasa kekok, tetapi lama-kelamaan perasaan tersebut lenyap.

Di sini, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada ayah saudara yang telah sudi meluangkan masa untuk membawa saya melawat beberapa tempat yang menarik. Misalnya, melihat penyu bertelur di Rantau Abang merupakan suatu pengalaman yang tidak mungkin saya lupakan.

Semua peristiwa yang manis telah saya ceritakan kepada ibu bapa saya. Atas nasihat mereka, saya menjemput saudara membuat lawatan balas ke rumah saya. Bilakah saudara senang?

Sekian saja untuk kali ini. Sampaikan salam saya kepada seisi keluarga saudara di situ. Sehingga kita berhubung lagi. Terimalah salam mesra daripada saya.

Yang benar,

Hasri


Documents

Format Surat Kiriman Rasmi