Flexible working wig

FLEXIBLE WORKING 1

Una nueva manera de entender el trabajo

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¿Qué demandan los trabajadores?

Más espacio para el creciente incremento del trabajo en equipo, en

el año 2000 el trabajo en equipo representaba el 20%, hoy representa

un 60% frente al trabajo individual. (fuente McKinsey 2009).

Espacios para realizar actividades como el trabajo concentrado o

trabajo confidencial que el diseño actual tradicional en espacios

abiertos no lo cubre.

Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de

comunicación. El 80% de las reuniones dentro de una organización no

son confidenciales y de ellas el 60% de ellas son de menos de cuatro

personas. (fuente 3Goffice 2010)

Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad

del espacio de trabajo. FLEXIBLE WORKING © 2011 Workplace Innovation Group

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¿ Y sobre todo……?

Acceso a la tecnología que les facilite su trabajo en movilidad

y flexibilidad: PDA,s, 3G, ADSL, Portátil,….. Para las nuevas

generaciones estas tecnologías y las que puedan ir apareciendo son

un MUST, dejan de ser un articulo de lujo solo para “jefes” para ser

una herramienta básica de trabajo.

Conciliación de vida laboral y personal. Flexibilidad de

horarios es algo que ya existe en la mayor parte de las

organizaciones, en algunas de ellas también cada vez mas esta

desarrollándose la posibilidad de tele trabajar desde casa. La

demanda actual va mas allá busca la posibilidad de elegir trabajar

desde cualquier lugar y en cualquier momento.

FLEXIBLE WORKING © 2011 Workplace Innovation Group

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¿Qué es el flexible working?

Significa trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes

localizaciones: en casa, remoto “on the move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en

las oficinas centrales.

Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque

no esta “oficialmente reconocido”.

Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.

Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.

Genera una mayor calidad de vida para el trabajador.


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¿Qué es el flexible office?

Es la respuesta espacial al concepto de “flexible working” en las sedes

corporativas. La principal actividad que el diseño del “flexible office” debe

potenciar, es la comunicación y el corporativismo.

Un lugar corporativo para la reunión y la comunicación

El concepto de flexible working genera un uso menos intensivo del

puesto de trabajo tradicionalmente asignado y unas nuevas

necesidades no cubiertas por los espacios de trabajo tradicionales: trabajo en

equipo, trabajo concentrado, trabajo confidencial, reuniones informales,..

Flexibilidad y no asignación de espacios


¿Qué es el flexible office? cont.

Se utilizan distintos espacios según la actividad que se realiza. Se

escoge el espacio del menú de tipologías.

No es sinónimo de trabajo en casa. Se huye de este concepto es más

“trabaja donde y cuando quieras”

El modelo es capaz de adaptarse a diferentes niveles de flexibilidad.

Cada empresa y cada área tiene un nivel distinto en función de sus

necesidades.

6 FLEXIBLE WORKING © 2011 Workplace Innovation Group

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Ejemplo de menú de tipologías

Espacios de valor añadido

Son espacios complementarios a los puestos de trabajo tradicionales y que

confieren una mayor calidad al espacio, además de poder ser los lugares idóneos

para fomentar determinados aspectos de la cultura de la empresa.


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Área de comunicación informal


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Otras tipologías

Áreas de relax y descanso

Salas de Creatividad

Salas multifunción


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¿Y qué buscan las empresas?

Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un

elemento diferenciador, ya que dentro de unos años será un MUST.

Incrementar la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de

una manera intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del

espacio, de las herramientas tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el

espacio que mejor se adapte en todo momento a sus necesidades generara una

mayor productividad.

Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y

movilidad genera mayor flexibilidad para la organización, permite fáciles

reorganizaciones internas y crecimientos de entorno al 30%. Contribuye al

concepto de Disaster Recovery Plan


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¿Y qué buscan las empresas? cont.

Optimizar los costes de explotación para ganar en competitividad. Una

media de entre un 30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados

están permanentemente vacíos.

Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la

integración de personal con minusvalías, padres o madres con hijos, personal

que tenga a su cargo alguna persona mayor o con minusvalía,…

Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al

trabajo y la dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que

genera, además de otras ventajas una reducción considerable de las emisiones

a la atmosfera.


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Análisis económico. “Kit flexible worker”

Ordenador portátil. Coste entre 600 y 800 €. Se amortiza en tres años y hay

que compensar el coste con la diferencia del plan renove de terminales fijos o

móviles que ya se tenga. Considerado esto su coste es despreciable.

BlackBerry o SmartPhone. Coste terminal gratuito con los planes de

fidelización y coste de la tarifa de datos 20€/mes (240€/año).

Conexión móvil 3G. Coste 20 €/mes (240€/año).

ADSL en su domicilio. Coste 30 €/mes (360€/año).

Coste total: 840 €/año

Nota: estos costes dependen de los acuerdos actuales con operadoras. Se deberá descontar el personal que

actualmente cuente ya con alguno de estos elementos


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Análisis económico. Ahorros

Costes de explotación: reducción de 10.000 €/trabajador/año a 5.000

€/trabajador/año , lo que supone un ahorro de 5.000 €/trabajador/año.

Incremento de productividad y retención del talento. Solo se podrá medir y

valorar después de la implantación del modelo.

Reducción del commuting : numero de traslados de las personas al trabajo y

por tanto del tiempo empleado. Media de una hora diaria + coste de energía.

Ahorro total: 5.000 €/año


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Análisis económico. Resumen por trabajador

Costes anuales “Kit Flexible worker” 840 €/año

Reducción costes de explotación 5.000 €/año

Inversión en rediseño de espacios 4.000 € solo primer año, una

amortización a 8 años nos da un valor de 500 €/año, aunque la

amortización real es en 22 meses.

Ahorro total: 3.660 €/año


Es necesario un programa integral para su implantación, ya que están involucradas

muchas áreas de la empresa: Departamentos operativos que serán objeto del programa,

RRHH, Sistemas, Comunicación, Facility Management y por supuesto el impulso y

apoyo del Comité de Dirección.

Nuestra metodología abarca los 3 ejes principales:

1. Tecnológicos : Poder hacer lo mismo en la oficina, que en cualquier punto con

conexión a Internet, supone un reto en comunicaciones y seguridad y requiere de

tecnologías clave para la comunicación y colaboración de los trabajadores

2. Personas y Habilidades : Aunque la tecnología es imprescindible, no servirá de nada

si no formamos a nuestros trabajadores en las habilidades necesarias para

aprovecharlas y en las buenas prácticas que requiere esta nueva forma de trabajo

3. Espacios : El diseño de las oficinas y su «layout» debe revisarse para facilitar el

trabajo en equipo, la colaboración y el trabajo flexible

Metodología


Personas Espacios

Tecnología

Metodología – Los 3 ejes del cambio

1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH, Comunicación

Interna, Facilities e IT.

2. Medición del grado de ocupación de los espacios de trabajo: puestos de

trabajo, salas de reunión y despachos.

3. Entrevistas con personas clave.

4. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad del proyecto.

5. Business Case del proyecto, con identificación de «quick wins»

6. Preparación del expediente y presentación al «sponsor» o al Comité de

Dirección.

Próximos pasos. Análisis “Health Check”


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