Svava Jónsdóttir, sviðsstjóri fyrirtækjasviðs VIRK

Fjarverustjórnun – Fjarverusamtal

Kynning fyrir Dokkuna

2. okt. 2012

VIRK - Starfsendurhæfingarsjóður

• Ákvæði í kjarasamningum á árinu 2008

• Stofnaðilar eru aðilar vinnumarkaðarins

• Sjálfseignarstofnun sem ekki er rekin í ágóðaskyni

• Undirbúningur starfseminnar hófst í ágúst 2008

• Janúar 2009 aðkoma opinbera vinnumarkaðarins

• 2009/10 ráðgjafar í starfsendurhæfingu í stéttarfélögum

• 2012 lög sett um starfsendurhæfingarsjóði

• Fjármagnað með hluta af launatengdu gjöldunum

Hlutverk og starfsemi VIRK

· Þjónusta ráðgjafa· Samhæfðir vinnuferlar og skráning· Þróun á starfsgetumati· Samningar við úrræðaaðila og sérfræðinga· Sérhæfð matsteymi

· Fræðsluefni, fræðsla og leiðbeiningar til atvinnurekenda og stjórnenda

· „Virkur vinnustaður“ Þróunarverkefni til 3 ára

· Upplýsingar og árangursmælikvarðar· Upplýsingakerfi · Gæðakerfi, innri og ytri úttektir· Útgáfa· Rannsóknir og þróun

Þjónusta við einstaklinga

Þjónusta við fyrirtæki og stjórnendur

Upplýsingar, gæði, útgáfa og rannsóknir

Hlutverk VIRK er að draga markvisst úr líkum á því að starfsmenn hverfi

af vinnumarkaði vegna varanlegrar örorku

Virkur vinnustaður

• Þróunarverkefni til 3 ára í samvinnu við 12 fyrirtæki og stofnanir

- 35 vinnustaði, 1600 starfsmenn

• Verkefni um forvarnir á vinnustað og endurkomu til vinnu eftir

langtímaveikindi

• Stjórnendur og starfsmenn fá leiðbeiningar og stuðning við að

móta stefnu og finna markvissar leiðir sem stuðla að

forvörnum, velferð og minni fjarveru frá vinnu

• Áhersla er á jákvæða og heilsusamlega nálgun

• Mat verður lagt á árangur í lok verkefnisins

Góður vinnustaður - Virkir starfsmenn

• Hvað þarf til ?

Hvað telja danskir stjórnendur

að gagnist?

• Breyta viðhorfi til áunninna veikindadaga (77%)

• Aukin þekking

– um forvarnir vegna fjarvista (77%)

– hvernig halda á í veikt starfsfólk (72%)

– hvernig meðhöndla á fjarvistir (70%)

• Tími til að ræða um fjarvistir við samstarfsfólk (62%)

• Auknar fjárveitingar til forvarna og halda starfsfólki (61%)

• Skýrar línur um fjarvistir á vinnustað (61%)

• Stuðningur frá æðstu stjórnendum við lausnir (56%)

• Aukin þekking á lögum og reglum (55%) ( Heimild: Lederne, februar 2011 www.lederne.dk)

Hvað telja starfsmannastjórar

að gagnist?

• Aðgerðir sem stuðla að vellíðan á vinnustað (84%)

• Aðgerðir sem stuðla að heilbrigði starfsfólks (65%)

• Viðhorfsbreyting (65%)

• Stefna og starfsaðferðir (61%)

• Fyrirbyggjandi umhyggjusamleg samtöl (55%)

• Tölulegar upplýsingar um fjarvistir (55%)

• Fræðsla til stjórnenda um erfið samtöl (51%)

• Bónus til þeirra sem mæta vel (19%)

Heimild: Capacent Epinion 2008, Könnun meðal 400 starfsmannastjóra í dönskum fyrirtækjum

um afstöðu til veikindafjarvista

Vinnustaðir þurfa að skoða

helstu ástæður og áhrif fjarveru

• Fjarveru má rekja til:

• heilsutengds vanda

• hegðunartengdra þátta

• umhverfistengdra þátta

• Að vissu marki má hafa áhrif á þessa þætti

Margvíslegar ástæður fyrir

veikindafjarveru

Vegna sjúkdóma 34%

Aðrar ástæður 66%

- vegna fjölskyldumála 22%

- vegna einkaerinda 18%

- vegna streitu og álags 13%

- starfsmenn töldu sig eiga rétt á veikindaleyfi 13%

könnun í USA 2007

Helstu ástæður veikindafjarveru

• Andleg vanlíðan s.s.

streita, kvíði eða

þunglyndi

• Stoðkerfisvandamál, s.s.

bakverkir eða liðverkir

• Smitsjúkdómar

• Slys og óhöpp

• Annað

Áhrif fjarvista á einstaklinginn

• Andleg líðan - reiði, ótti, kvíði, streita, þunglyndi, sektarkennd

• Líkamleg einkenni

• Félagsleg einangrun - skortir eðlilegan ramma í

hversdagslífinu

• Erfitt að fara aftur til vinnu

• Lengi að ná eðlilegum vinnuafköstum

• Erfiðara með að viðhalda þekkingu og færni

• Hætta á að falla út af vinnumarkaðnum

• Tekjumissir

Áhrif fjarvista á vinnustaðinn

• Samstarfsfólk bætir á sig verkefnum þess sem er veikur –

aukið álag

• Annar starfsmaður hleypur í skarðið - afleysing

• Verkefni þess sem er veikur bíða þar til hann kemur aftur til

vinnu – biðtími, seinkun verkefna

• Starfsmaður vinnur hluta eða alla vinnu í fjarvinnslu – jákvætt

eða neikvætt - spurning um afköst og heilsu

Áhrif fjarvista á fyrirtæki

• Minni framleiðni, þjónusta

• Aukinn kostnaður

• Áhrif á „vinnustaðamóralinn”

• Þekking og færni sem nýtist ekki

• Aukinn kostnaður vegna nýliðunar

• Verri ímynd

Fjarverustjórnun

• Stefna, markmið og leiðir um velferð, fjarveru og

endurkomu til vinnu eftir veikindi

Áherslur í fjarverustjórnun

Heimild: Nomeco

Í vinnu

Frískur

Veikur

Veikindaskráður

1. Frískur, í vinnu

4. Veikur, og í vinnu 3. Veikur, og fjarverandi

2. Frískur, en

fjarverandi

Stefna um velferð, fjarveru og

endurkomu til vinnu eftir veikindi

Velferð - Forvarnir á vinnustað

• Skýrir ferlar, samskipti, upplýsingamiðlun reglubundnar kannanir, hrós, hvatning, umbun ofl.

• Heilsuefling, heilsu- og vinnuvernd, öryggismál og slysavarnir

• Nýliðamóttaka, fræðsla, símenntun, möguleikar á að þróast í starfi

Fjarvera frá vinnu

• Viðbrögð við fjarveru – allir þekkja reglurnar

• Tilkynning fjarveru, lykiltölur

• Samskipti á veikindatíma, fjarverusamtal og stuðningur

Endurkoma til vinnu (ETV)

• Samtal og áætlun um ETV

• Stuðningur, aðlögun og eftirfylgd

• Umbætur á vinnuaðstöðu / vinnufyrirkomulagi

Fjarvistadagar

• Að meðaltali eru fjarvistardagar í Danmörku (skv. Lederne, febrúar 2011)

– í einkageiranum 7,4 á ári

– í opinbera geiranum 9,9 á ári

– í sjálfseignarstofnunum 6,5 á ári

• Opinberar tölur fyrir Ísland

– Ekki samræmd skráning

• Samtök atvinnulífsins

– Árið 2005: 9,8 (eigin veikinda slysa og fjölskyldumeðlima, Parex)

– Árið 2006: 8,4 (Inpro – 11.000 manns)

– Árið 2007: 8,8 (Heilsuverndarstöðin)

– Árin 2010/2011: 3,6% – 4,1% tapaðir vinnudagar (Heilsuvernd)

• Árið 2011 Virkur vinnustaður þátttökuvinnustaðir

– 8,7 dagar og 3,1 skipti (eigið mat starfsmanna)

Forvarnir á vinnustað og

endurkoma til vinnu eftir veikindi

1) Stefna

Tilkynning fjarveru - skilgreint ferli á vinnustað

2) Stjórnandi hefur samband við starfsmann á t.d. 5. degi fjarveru

3) Fjarveru-samtal

4) ETV- Samtal og áætlun

5) ETV- eftirfylgd á vinnustað, jafnvel með stuðningi

6) Möguleikar starfsmanns á vinnustað fullreyndir

Í vinnu

með eða án

aðlögunar

Aðkoma trúnaðarmanns/stéttarfélags eftir óskum

starfsmanns/stjórnanda

Tilefni til fjarverusamtals:

· Skammtímafjarvera

t.d. 6 skipti á 12

mánaða tímabili

· Veikur í allt að 4 vikur

· Biður sjálfur um

· Merki um heilsubrest

Tilefni til ETV – samtals -

áætlunar:

• Langtímafjarvera

• Veikur í meira en 4 vikur

samfellt

• Áætlun um endurkomu til

vinnu

Samtal um tíðar skammtíma-

fjarvistir

• Stjórnandi og starfsmaður fara yfir stöðuna

• Ræða út frá yfirliti fjarvista

• Starfsmanni gefst tækifæri til að hafa áhrif á aðstæður

sínar á vinnustað með því að skoða:

– verkefni, starfslýsingu, áhuga, vinnuumhverfi, vinnutíma,

sveigjanleika, samskipti og fleira

– aðra þætti sem hafa áhrif á starfsgetu t.d. jafnvægi milli vinnu og

fjölskyldulífs

• Niðurstaða samtals: Skriflegt samkomulag um breytingar

Fjarverusamtal

• Starfsmanninum ber ekki skylda til að gefa upplýsingar um

persónuleg eða heilsutengd mál við

yfirmann/atvinnurekenda

• Sjúkdómar eru einkamál en veikindafjarvera hefur áhrif á

vinnustaðinn og hana þarf að ræða

• Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál,

þær eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar

samþykki það

Samtal um endurkomu til vinnu

eftir langtímaveikindi (ETV-samtal)

• Ef veikindafjarvera stendur lengur en fjórar vikur er

mikilvægt að stjórnandi og starfsmaður vinni saman að

skriflegri áætlun um endurkomu til vinnu

• Starfsmanni er boðið uppá formlegt ETV- samtal til að

undirbúa og auðvelda farsæla endurkomu til vinnu

• ETV- áætlun, með eða án stuðningi ráðgjafa eða annarra

hagsmunaaðila

• Möguleiki á vinnuaðlögun eða vinnuprófun ef við á

Hver ber ábyrgð á að framfylgja

stefnu um veikindafjarveru?

Könnun meðal 400 danskra starfsmannastjóra

árið 2008:

– Stjórnendur (62%)

– Starfsfólkið sjálft (27%)

– Veit ekki (9%)

– Trúnaðar- og öryggistrúnaðarmenn (1%)

Heimild: Capacent Epinion 2008, Könnun meðal 400 starfsmannastjóra í dönskum fyrirtækjum

um afstöðu til veikindafjarvista

Lyklar að góðum og

heilsusömum vinnustöðum

• Stjórnendur með góða leiðtogahæfni, þekkingu og

félagslega færni

• Virk þátttaka allra, hvetja starfsmenn til meiri þátttöku

í gegnum umbótastarf á vinnustað

• Góð samskipti og opin upplýsingamiðlun

• Hafa skýra stefnu um heilsu og veikindafjarvistir

Heimild: Nycklar till friska företag. (2009), Prevent –

Arbetsmiljö i samverkan. Svenskt Näringsliv, LO & PTK.

Dæmi um starfsmannalausn

• Skrifstofustjóri – krabbamein apríl 2007 – aðgerð –

geislameðferð í 3 daga aðra hverja viku í ½ ár

• Fullt veikindaleyfi í tæpa 2 mánuði v/aðgerðar

• Mætti eftir það til vinnu í þeim vikum sem engin meðferð var

• Fylgdist með pósti hinar vikurnar og síma ef nauðsyn krafði

þá daga sem meðferð var ekki

• Geislameðferð lokið, kominn til vinnu febrúar 2008

• Ánægður, veikindin tóku ekki allt yfir

• Sama aðferð hentar ekki öllum

Dæmi um almenna aðlögun –

bætt vinnuumhverfi og velferð

• Hönnun vinnustaðarins

• Aðgengi að vinnustaðnum

• Tæknilegar lausnir

• Þjálfun og símenntun

• Sveigjanlegur vinnutími/skipulag – gildi og viðhorf

• Möguleiki á vinnuþjálfun/starfsþjálfun

• Starfavíxlun, möguleiki á mismunandi verkefnum

• Sjá nánar vinnuumhverfisvísa

Vinnueftirlitsins www.vinnueftirlit.is

Dæmi um

einstaklingsmiðaða aðlögun

• Samtal um fjarveru, vinnuumhverfið og líðan

• Gera skriflegt samkomulag um breytingar/að bæta sig

• Velja verkefni við hæfi miðað við getu hverju sinni – Léttari verkefni tímabundið eða hluta af núverandi verkefnum

– Breyta vinnuskipulagi t.d. vinnutíma, vinnuhraða, vinnuflæði

– Tæknilegar lausnir – t.d. að breyta vinnurými, aðbúnaði útvega hjálpar- eða léttitæki

• Stuðningur á vinnustað eða fyrir utan

• Nýta tímann í veikindaleyfinu í samstarfi við meðhöndlandi lækni t.d. með

vinnuprófun og heilsueflingu

• Upplýsa samstarfsmenn um ferlið/veikindin

• Eftirfylgd – endurmat – ný áætlun – tímasett

• Leita til ráðgjafa VIRK í starfsendurhæfingu – einstaklingsmiðuð ráðgjöf

Frískir vinnustaðir

• Tala um starfsmenn sína sem auðlind

• áhersla á starfsþróun og að hvetja og efla

einstaklinginn

• Nota formlegar upplýsingagáttir eins og innra net,

fréttabréf starfsmanna eða starfsmannafundi, auk

þess að hafa óformlegar leiðir í upplýsingamiðluninni.

• Áhersla á opna og gagnrýna umræðu, þátttöku

starfsmanna og lausnamiðaða nálgun

Heimild: Hälsa och framtid 2008

Samantekt – 10 ráð

1. Skýr stefna og vinnureglur

2. Stuðningur

3. Góð stjórnun

4. Svigrúm

5. Jákvætt starfsumhverfi

6. Hreinskilni og skilningur

7. Góður starfsandi

8. Hrós og umbun

9. Sveigjanleiki

10.Fjarverustefna og jafnræði

Ávinningur - allra hagur

www.virk.is