Five Ways SharePoint Can Save You Moneydownload.microsoft.com/download/6/A/2/6A2DA640-AE... · Title: Five Ways SharePoint Can Save You Money Keywords: Just changed "dynamic" to "business"

SharePoint 2010 商業智慧的

商業價值

2 SharePoint 2010 商業智慧的商業價值

提要

SharePoint 2010 是企業與 Web 專用的商務協同合作平台，可讓您透過一組完整豐

富的功能達到加強人員聯繫、賦予充分能力的目標。SharePoint 2010 可部署為面向

內部網路、外部網路或網際網路的解決方案。SharePoint 2010 具備強大的商業智慧

功能，可協助企業組織管理、存取結構化及非結構化資料，讓您提升決策者的能力、

增進組織效能，並加強 IT 人員的效率。

提升決策者的能力：可輕鬆流暢地建立、存取和共用資訊

• 自助服務：只要有瀏覽器，所有使用者都能自行搜尋正確資訊，並管理自身的業務範疇

• 使用結構化及非結構化資訊：可以在同一個環境下輕易找到和使用結構化及非結構化資訊

• 共享和協同合作：使用熟悉的工具直接建立和共用資訊

增進組織效能：存取正確的資訊以將策略轉化為行動，並追蹤責任歸屬

• 責任：讓員工遵守單一權威版本的組織策略和績效衡量指標，以有效管理、促進、界定組織的成功目標

• 透明度：經由受信任的存取方式，適時將正確資訊提供給適當的人員 • 探索能力：提供使用者在各種資料來源及內容類型尋找正確資訊的能力

強化 IT 效率：使用 SharePoint 2010 建立並維護一套基礎架構，有效地為防火牆內、

外的所有使用者促進商業智慧

• 企業立即可用的平台：使用具備統一架構與高度可用性，且高安全、彼此互通的平台，在防火牆內、外輕易向上或向外擴充規模

• 健全的基礎架構投資：使用強大的系統管理工具和功能，以確保效能、提升可靠性

• 提升開發人員效益：使用單一開發平台輕鬆建立應用程式，滿足瞬息萬變的業務需求

應該閱讀此白皮書的對象

本白皮書的讀者，主要針對企業決策者、IT 專業人員，以及任何想瞭解支援

SharePoint 2010 Insights 的商業智慧解決方案能如何為企業帶來正面影響的人。


本文件中所載之資訊代表 Microsoft Corporation 於發行日當時對討論之問題所採取

的觀點。由於 Microsoft 必須因應持續變動的市場條件進行調整，因此這些資訊不

應解讀為 Microsoft 一方之承諾，且 Microsoft 無法擔保所提供之任何資訊在發行

日之後依然維持其精確性。

本白皮書僅供參考。Microsoft 對本文件中的資訊不作任何明示、暗示或法定的

擔保。

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本文件並不授予貴用戶上述專利權、商標、著作權或其他智慧財產權。

© 2009 Microsoft Corporation. 著作權所有，並保留一切權利。

Microsoft、SharePoint、Microsoft Office、.NET Framework、Windows SharePoint

Services、ASP.NET、Office SharePoint Server、商務資料目錄、Windows Workflow

Foundation、InfoPath、InfoPath Forms Services 及 Office Outlook 為 Microsoft

Corporation 在美國及/或其他國家/地區的註冊商標或商標。

此處所提到的實際公司名稱和產品，可能為個別所有者之商標。


提要........................................................................................................................................ 2

應該閱讀此白皮書的對象 ..........................................................................................................2

商業智慧的進化 ..................................................................................................................... 5

SHAREPOINT 2010 INSIGHTS.................................................................................................... 6

提升決策者的能力 ......................................................................................................................8 增進組織效能 ............................................................................................................................10 強化 IT 效率................................................................................................................................11

如何開始使用 SHAREPOINT 2010...........................................................................................13

結論.......................................................................................................................................15

其他資源 ...............................................................................................................................16


商業智慧的進化

許多公司努力將可付諸行動的資訊及時提供給員工，同時轉換成商業智慧 (Business

Intelligence，BI) 解決方案，以協助使用者做出明智決策。儘管企業主管一直將商

業智慧視為最高優先要項，但是對很多公司而言，許多重要問題仍懸而未決：哪個

客戶為公司帶來最高獲利？哪些專案可以獲得最大的回報？我們雇用的應屆畢業

生比例有多高？燃料價格對我的商品造成多大影響？等等。

以往，商業智慧主要著重在能促進決策能力的方法、技術與資料運用上。使用者可

以結合營運和策略的觀點，來分析歷史資料與現況以做出預測，但分析過程往往冗

長，分析工具則不易使用。只有少數使用者能夠接觸商業智慧，其他使用者對資訊

的需求卻越來越高。IT 部門嘗試因應持續增長的資訊需求，但很快發現，使用者對

資訊的渴求過於龐大，造成未獲滿足的需求不斷累積，要求亦不斷增加。使用者希

望一天 24 小時都能取得即時的資訊，以自行建立報告，或變更現有的報告。當 IT

部門無法滿足這些需求時，使用者只好另覓途徑，自行建立起一套取得所需資訊的

辦法，但這些方法不但可能違反公司政策，取得的資訊亦不可靠。

過去的技術亦無法有效

整合結構化和非結構化資

訊，這兩者都是企業組織

的核心價值所在。大多數

的商業智慧解決方案都有

能力提供結構化資訊：不

同的企業營運系統中的資

料、CRM 資料庫中的客戶

資訊等等。不過，隨著越

來越多的重要業務資訊採用非結構化格式 (部落格、Wiki、臨時建立的文件庫等)，

傳統的商業智慧解決方案明顯無法勝任。

現今的使用者對商業智慧解決方案的要求比以往更高，他們要求探索能力、協同合

作、自助服務、資料分析能力，以及透過瀏覽器互動存取資料的功能。他們還要求

資料的存取必須即時，且涵蓋結構化和非結構化資訊，以便全面掌握情況再做出正

確決策。使用者希望使用企業擁有的解決方案，也希望解決方案能和企業目標整合

一致，且有利於協同合作。不過，對許多公司而言，典型的商業智慧解決方案不但

無法滿足上述需求，亦無法提供做出明智決策所需的資訊，主要原因如下：

• 專門的工具需要複雜的訓練，只提供有限的資訊存取，而且不符合使用者習慣的工作方式 (沒有自助服務或協同合作)

• 商業智慧的「所有權」掌握在 IT 部門，而不是企業 (沒有企業所有權)

業務優先順序 IT 優先順序

從複雜資料歸納出

有用資訊

和 LOB 系統互通

與客戶及合作夥伴

協同合作

提供擴充靈活度

固守平穩的工作模式改革創新

遵守規定保護智慧財產

圖 1：業務優先順序與 IT 優先順序之間的衝突


• 建置多個相異的系統導致組織效率低落、多個權威版本並存，封閉的資訊中樞之間無法互通 (責任歸屬和透明度不足)

• 尋找正確資訊既困難又耗時 (探索能力不足) • 缺乏彈性的架構和系統迫使客戶配合系統改變程序，而不是順應客戶的工

作方式 (彈性不足)

• 受限於傳統系統的成本和複雜性，造成擴充困難，且難以快速回應瞬息萬變的業務需求 (靈活度不足)

迎向這些挑戰之際，越來越多的公司轉而尋求一套健全的商業智慧解決方案。

一套可以提升決策者能力、增進組織效能，而且可以真正強化 IT 人員效率的

解決方案：Microsoft SharePoint 2010。

SharePoint 2010 Insights

Microsoft SharePoint 2010 是企業與 Web 專

用的商務協同合作平台，能夠讓所有使用

者都能根據正確資訊，自行探索、管理本

身的業務範疇，並互相協同合作。使用者

可以使用熟悉的工具建立和共用資訊，並

透過能配合組織策略和績效衡量指標的一

套容易擴充、受信任且安全的平台，有效

管理、促進、界定組織的成功目標。

SharePoint 2010 Insights 可以彙總結構化及

非結構化資訊，並結合人員和專業，提供

內容豐富的商業智慧體驗，進而讓每一位

使用者都能快速回應瞬息萬變的業務需求。

IT 人員則獲得滿足企業需求必備的所有要素：能提供適當服務層級的統一基礎

架構、可互通的用戶端工具、永不停機的後端系統、密切整合的管理功能，以及

符合一般產業標準及開發工具的擴充能力。

圖 2：Microsoft SharePoint 2010


不同於其他解決方案，SharePoint 2010 提供的商業智慧解決方案，是目前市面上

整合性最高、最容易上手、最易於使用的產品。SharePoint 2010 Insights 是由若干

功能強大的元件所構成，其中包括：

• Excel Services：Excel Services 可簡化 Microsoft Office Excel 活頁簿的使用、共用、安全性和管理作業，協助企業以一致的方式建立互動式報表和儀表

板。透過豐富的程式設計功能，您可以進一步將活頁簿存放在伺服器上，

維護單一權威版本，同時保護試算表內容的智慧財產。

• Visio Services：SharePoint 2010 透過 Visio Services 提供建立 Web 介面的 Visio 視覺效果的功能，讓您更容易透過流程圖向商務使用者及重要決策

者傳達流程的狀態。

• PerformancePoint Services：使用 PerformancePoint Services，可直接在瀏覽器上建立內容豐富的動態情境導向儀表板和計分卡，以顯示公司整體策略、

營運現況等相關資訊。藉此，使用者便能夠在單一環境中，彙總多個不同

的系統及內容類型 (例如，Excel 活頁簿、報表、非結構化資訊等) 的資料，

以分析趨勢、發現特定模式。

• 圖表網頁組件：在網頁瀏覽器上利用 SharePoint 清單或 Excel 活頁簿中的資料，直接在 SharePoint 建立圖表。使用者透過簡單的精靈，即可快速、

輕鬆地建立簡單的儀表板。

• 狀態指標清單：快速建立及管理關鍵效能指標 (KPI)，向更多人傳達專案的現況，以及長短期目標的整體績效。

• Business Connectivity Services (BCS)：BSC 可讓您建立 SharePoint 應用程式以便將外部資料匯入 Office 系統，進而讓商務資料及流程也能運用豐富的

Office 使用體驗和 SharePoint 的協同合作功能。此外，無論使用者連上

SharePoint 或是離線使用 Office，都能擁有完整的建立、讀取、更新、刪除

功能。

• SharePoint 2010 的搜尋：SharePoint 2010 的搜尋功能可以協助您更快找到更合適的解答。全新的同盟搜尋功能，可根據使用情況和歷程記錄提升搜

尋結果的相關度，並讓使用者透過社交連線依興趣和專長進行人員搜尋，

此外還支援超過 400 種內容類型以及 85 種不同語言。


SharePoint 2010 有助於在全公司推展商業智慧，讓「全體」員工都能獲得商務分析

資訊，進而提升決策的品質、效率及相關性。這一切都是透過熟悉的環境提供給使

用者，並與商務協同合作基礎架構充分整合，而且是建立在可擴充的信任平台上。

SharePoint 2010 Insights 有助於您達成下列目標：

• 提升決策者的能力：可輕鬆流暢地建立、存取和共用資訊

• 增進組織效能：存取正確的資訊以將策略轉化為行動，並追蹤責任歸屬

• 強化 IT 效率：建立並維護一套基礎架構，有效地為防火牆內、外的所有使用者促進商業智慧

提升決策者的能力

SharePoint 2010 提供使用者建立、存取和共用商務分析資訊的能力，以做出更

有效的決策。另一方面，企業則保有商業智慧的所有權，並提升所有使用者的

靈活度：

• 自助服務：只要有瀏覽器，所有使用者都能自行搜尋正確資訊，並管理自身的業務範疇

• 使用結構化及非結構化資訊：可以在同一個環境下輕易找到和使用結構化及非結構化資訊

• 共用和協同合作：使用熟悉的工具直接建立和共用資訊

圖 3：SharePoint 2010 中的商業智慧

SharePoint 2010 中的

商業智慧功能


自助服務

SharePoint 2010 讓所有使用者都能根據正確資訊，自行探索、管理本身的業務範

疇。使用者可以在熟悉的使用者介面 (UI) 中作業，這種做法可以提高使用者的採

用度，且不佔用空間的瀏覽器亦有利部署。使用者不再需要向 IT 人員或部門內的

專家尋求協助以取得必要資訊，反之，使用者可以利用熟悉的工具建立、分析、

分享資訊，自行探索和尋找所需的資料，因此付出較少的時間和心力即可做出明

智決策。此外，SharePoint 的商業智慧功能直接整合在 Microsoft Office 工具和

Microsoft SQL Server 中，因此更有助於讓商業智慧強化企業實力。使用者終於可

以做出更明智的決策，IT 資源則可以轉而投入其他工作，一方面降低成本，一方

面可以提升績效。

使用結構化和非結構化資料

有了 SharePoint 2010 的商業智慧功能，使用

者可以在同一個環境中使用結構化及非結構化

資訊，因此可以做出更快、更有效的決策。相

較於花費大量時間彙整來自多個來源和不同環

境的資料，SharePoint 2010 則讓使用者更容易

歸納出完整一貫的業務觀點。

共用和協同合作

使用 Excel、Word、Visio、網頁瀏覽器等熟悉的工具，建立重要的商業智慧資訊，

並和不同部門的同事共用分享。SharePoint 2010 簡化了資訊的尋找和探索，並透過

改良的協同合作功能，大幅提升分享共用資訊的速度。使用者可以輕鬆發佈不限資

料數量且具備豐富視覺效果的 Excel 活頁簿，作為使用者儀表板的全部或部分內容，

此外，還能集合適當的人員和專業，共同達成策略目標。企業將因此變得更靈活，

決策的制定更明快，同時減少資源浪費並提升效能。


增進組織效能

SharePoint 2010 的商業智慧功能可以讓使用者取得正確資訊，以將策略轉化為行動

並追蹤責任歸屬，進而提升組織效能。主要優點包括：

• 責任：讓員工遵守單一權威版本的組織策略和績效衡量指標，以有效管理、促進、界定組織的成功目標

• 透明度：經由受信任的存取方式，適時將正確資訊提供給適當的人員 • 探索能力：提供使用者在各種資料來源及內容類型尋找正確資訊的能力

責任

SharePoint 2010 的商業智慧功能有助於使用者遵守單一權威版本的組織策略和績效

衡量指標，以有效管理、促進、界定組織的成功目標。當業務單位的每個人都能掌

握目前的績效，以及自己對績效好壞的影響時，管理階層就可以讓群組及個人擔負

起績效的責任。使用者可以輕易利用 SharePoint 2010 傳達組織的策略和績效衡量

指標，因此特定部門或業務領域中的每個人，都可以掌握績效好壞，並適時做出

調整，確保達成業務目標。

透明度

SharePoint 2010 能經由受信任的

存取方式，適時將正確資訊提供

給適當的人員，且在所有的商

務應用程式和資料來源中都能

呈現一致的內容。SharePoint

2010 可讓公司進一步管理組織

內部最關鍵的資訊，而不受資

訊內容類型的限制。此外，亦

同時確保妥善執行記錄管理、

稽核和控管。資訊的透明度獲

得了提升，公司便能夠辨識出

問題所在，並加以修正，公司

績效自然更高。


探索能力

SharePoint 2010 的商業智慧能夠協助使用者隨時隨地從各種資料來源及內容類型找

到正確的資訊，從而排除公司提升生產力的障礙。SharePoint 2010 可以讓使用者以

更快、更簡單的方式，明確掌握整體績效而做出更好的決策，並加入適當的人員與

內容以徹底掌握狀況，還能彼此協同合作，這些操作全都可以在一個熟悉、易用的

整合環境中完成。

強化 IT 效率

IT 部門可利用 SharePoint 2010 建立和維護能在整個公司推動商業智慧的基礎架構。

主要優點：

• 企業立即可用的平台：使用具備統一架構與高度可用性，且高安全、彼此互通的平台，在防火牆內、外輕易向上或向外擴充規模

• 健全的基礎架構投資：使用強大的系統管理工具和功能，以確保效能、提升可靠性

• 提升開發人員效益：使用單一開發平台輕鬆建立應用程式，滿足瞬息萬變的業務需求

企業立即可用的平台

使用具備高可用性、高安全性、彼此互通的商業智慧平台，輕易向上或向外擴充

規模。SharePoint 2010 的商業智慧有助於建立低成本、標準化、易於管理及擴充的

統一商業智慧架構。加上支援各種標準 (XML、REST 和 WSRP)，因此互通性良好。

SharePoint 2010 提供資訊工作者他們原本就慣用的工具，因此企業組織便能透過

合理且標準化的手段導入商業智慧，進而降低整體擁有成本 (TCO)。

當個別的商業智慧解決方案面臨整合需求時，SharePoint 2010 提供一個共通的平台，

可整合 SharePoint 及協力軟體供應廠商提供的所有商業智慧功能，達到降低複雜性、

縮短管理時間，進而節省成本的目標。


健全的基礎架構投資

SharePoint 2010 是一個韌性十足的平台，有助於降低停機成本。「資料庫伺服器」

提供資料鏡像和精密的備份與還原功能。「應用程式伺服器」和「搜尋伺服器」

有多重伺服器及自動容錯移轉作為後盾。「網頁伺服器」則透過超載預防功能和

服務優先順序機制，而獲得保護。

SharePoint 2010 具備主動式狀況監控、全體網站與伺服器陣列作業統一化，以及更

高的程序透明度等特點，可以大幅縮短停機時間。透過主動式狀況監控，系統管理

員可以運用問題識別功能、指引與相關資源的連結，以及服務等級資料等，來解決

問題並改善效能。透過全體網站與伺服器陣列作業統一化，系統管理員可以在健全

的指令碼環境中，以程式化方式設定網站、部署內容並執行其他作業，節省大量的

時間。

圖 4：SharePoint 2010 平台


提升開發人員效益

透過全方位的現成元件、運用內建的 Microsoft Office 套裝軟體整合功能，並採

用 .NET Framework 來縮短學習曲線與開發時間。SharePoint 讓開發人員使用簡單但

功能強大的開發工具，如 Excel、Dashboard Designer、SharePoint Designer、Visual

Studio 等，可以快速提升生產力。

透過 SharePoint 2010，開發人員可使用單一開發平台輕鬆建立應用程式，滿足瞬息

萬變的業務需求。對於各個業務單位為了配合客戶要求或有效掌控競爭資訊而提出

的需求，開發人員都能夠快速提出有效的應用程式和商業智慧增強功能。

此外，SharePoint 2010 和舊型系統整合幾乎毫無困難。透過 SharePoint Business

Connectivity Services 的互通性功能，即可使用標準化方法來存取、顯示和編輯舊型

系統中的內容。IT 人員可以為使用者提供企業營運系統或舊型系統資料統一的單一

處理體驗，以及整合多種或者過時的介面。使用者具有完整的建立、讀取、更新、

刪除，以及與 SharePoint Workspace 和 Microsoft Office 同步處理的能力，可以線上

或離線存取所需的資訊，生產力可大幅提升。

如何開始使用 SharePoint 2010

無論您從哪個階段開始使用 SharePoint 2010，都有很多可以立即獲得效益的方法。

以下提供幾項建議，幫助您從最簡單的應用起步，一路進階到複雜的應用。

圖 5：SharePoint 2010 應用階段


層級 1：初階

如果您是 SharePoint 2010 新手，可以使用 SharePoint 網頁組件提供的多項內建功

能快速實作商業智慧解決方案。

• 使用容易取得的資料著手製作圖表，例如，可以直接使用 SharePoint 清單中的資料

• 針對團隊與專案工作，您可以上傳現有的試算表，然後使用 Excel Services 來顯示和管理活頁簿、維護單一權威版本，以及建立儀表板

• 使用狀態指標追蹤專案資訊，資料來源可以是活頁簿、資料庫，或是手動輸入的資訊

層級 2：中階

上傳內容和資訊來建立自助式的效能儀表板。您可以使用 SharePoint 2010 來：

• 在 Excel Services 中著手建立報告，並將報告發佈為個別的網頁組件 • 製作並發佈動態 Visio 圖表，顯示在您的 SharePoint 網頁上 • 附加工作流程，將商業智慧整合至團隊社群和作業流程

層級 3：進階

針對高階的商業智慧使用者，首次接觸 SharePoint 2010 時，即可嘗試使用

PerformancePoint Services 提供的豐富功能來建立效能儀表板：

• 將企業營運資料整合到 SharePoint，向使用者提供即時或交易式資訊以及歷程記錄資訊。

• 使用 PerformancePoint Services 彙整多種系統和內容的資料，以建立功能豐富的動態情境導向儀表板。

• 使用者只要透過瀏覽器，便可以輕鬆存取所需資訊，也可以使用「分解樹狀目錄」等豐富功能即時與資訊互動，快速發現趨勢和掌握機會。


結論

SharePoint 2010 是企業與 Web 專用的商務

協同合作平台，可讓您透過一組完整豐富

的功能達到加強人員聯繫、賦予充分能力

的目標。SharePoint 2010 有助於在全公司

推展商業智慧，讓「全體」員工都能獲得

商務分析資訊，進而提升決策的品質、效

率及相關性，增進組織條理。這一切都是

透過熟悉的環境提供給使用者，並與商務

協同合作基礎架構充分整合，而且是建立

在可擴充的信任平台上。

SharePoint 2010 強大的商業智慧功能，可以協助企業組織管理和存取結構化及非結

構化資料，讓您獲得下列好處：

• 提升決策者的能力：透過自助服務功能、結構化與非結構化資訊整合，以及共用和協同合作，提供使用者建立、存取和共用商務分析資訊的能力。

另一方面，企業則保有商業智慧的所有權。

• 增進組織效能：藉由貫徹執行組織策略，並賦予使用者存取正確資訊的能力，進而提升責任、透明度與探索能力。

• 強化 IT 效率：協助 IT 部門建立和維護基礎架構，以企業立即可用的平台、健全的基礎架構投資和更高的開發人員效益，在整個組織推動商業智慧。

運用 SharePoint 2010 強大的探索能力、協同合作、自助服務、資料分析能力，

以及資料存取功能，所有使用者都可以透過一套整合式的商業智慧解決方案，

在自身的業務領域上，有效促進、管理、分享和建立商務分析資訊。


0其他資源

如想深入瞭解 SharePoint 2010 的商業智慧，請造訪： http://sharepoint.microsoft.com/product/capabilities/bi/Pages/default.aspx (英文) 如想深入瞭解 Microsoft SharePoint 2010，請造訪： http://sharepoint.microsoft.com (英文) 如想深入瞭解 Microsoft Business Intelligence，請造訪： https://www.microsoft.com/bi (英文)

http://sharepoint.microsoft.com/product/capabilities/bi/Pages/default.aspxhttp://sharepoint.microsoft.com/https://www.microsoft.com/bi

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