Fishbone Compile

DIAGRAM FISHBONE A. GAMBARAN UMUM Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli statistik kontrol kualitas Jepang, menemukan diagram tulang ikan (Fishbone). Hal ini sering juga disebut sebagai diagram Ishikawa. Diagram tulang ikan adalah alat analisis yang menyediakan cara sistematis dalam memandang efek dan sebab-sebab yang membuat atau berkontribusi terhadap efek-efek. Karena fungsi dari diagram tulang ikan, mungkin disebut sebagai diagram sebab-akibat. Desain diagram

terlihat jauh seperti kerangka ikan. Oleh karena itu, sering disebut sebagai diagram tulang ikan. Diagram sebab dan akibat dapat membantu mengidentifikasi alasan mengapa proses keluar dari kendali. Seringkali diagram tulang ikan dapat digunakan untuk meringkas hasil sesi brainstorming, mengidentifikasi penyebab dari hasil yang tidak diinginkan yang ditentukan. Ini membantu untuk mengidentifikasi akar penyebab dan memastikan pemahaman umum dari penyebab.

Diagram menggambarkan penyebab utama dan subcauses menyebabkan terjadinya efek (gejala). Ini adalah alat yang digunakan tim penyumbang saran untuk mengidentifikasi akar penyebab potensial untuk masalah karena fungsinya mungkin disebut sebagai diagram sebab-akibat. Dalam diagram Fishbone yang khas, biasanya masalah perlu diselesaikan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab efek ini kemudian diletakkan di sepanjang

"tulang," dan diklasifikasikan ke dalam jenis yang berbeda di sepanjang cabang-cabang. Jadi struktur umum dari sebuah diagram tulang ikan disajikan di bawah ini.

Gambar 1

Fishbone Diagram 1

Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah

DIAGRAM FISHBONE B. TUJUAN Tujuan utama dari diagram Fishbone adalah untuk menggambarkan secara grafis hubungan antara hasil tertentu dan semua faktor yang mempengaruhi hasil ini. Tujuan utama dari alat ini adalah: 1. Menentukan akar penyebab dari masalah; 2. Fokus pada isu-isu tertentu tanpa keluhan dan diskusi tidak relevan; dan 3. Mengidentifikasi daerah-daerah di mana ada kekurangan data.

C. LINGKUP APLIKASI Diagram Fishbone bisa diterapkan bila ingin: 1. Fokus perhatian pada satu masalah tertentu atau masalah; 2. Fokus tim pada penyebab, bukan gejala; 3. Mengatur dan menampilkan grafis berbagai teori tentang apa yang mungkin menyebabkan akar masalah; 4. Menampilkan hubungan berbagai faktor yang mempengaruhi masalah; 5. Mengungkapkan hubungan penting di antara berbagai variabel dan kemungkinan penyebabnya; 6. Memberikan wawasan tambahan ke dalam perilaku proses; 7. Mempelajari masalah/issue untuk menentukan akar penyebab; 8. Mempelajari semua kemungkinan dan alasan mengapa proses mulai mengalami kesulitan, masalah, atau kerusakan; 9. Mengidentifikasi daerah-daerah untuk pengumpulan data; dan 10. Mempelajari mengapa proses tidak bekerja baik atau memproduksi hasil yang diinginkan.

D. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN Berikut adalah langkah-langkah untuk membangun dan menganalisa Diagram Sebab dan Akibat: 1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan hasil atau efek yang akan dianalisa. Merumuskan masalah dan menuliskannya dalam sebuah kotak di sisi kanan diagram. Setiap orang jelas harus memahami sifat dari masalah dan proses/produk yang dibahas. Jika setiap orang tidak memahami tujuan, maka orang tersebut tidak akan menyelesaikan masalah. Dalam langkah ini aturan berikut harus diterapkan:


2

DIAGRAM FISHBONE a. Tentukan pada akibat yang diperiksa. Efek dinyatakan sebagai karakteristik kualitas tertentu, masalah yang dihasilkan dari pekerjaan, tujuan

perencanaan, dan sejenisnya; b. Gunakan Definisi Operasional. Mengembangkan Definisi Operasional akibat untuk memastikan pemahaman; dan c. Ingat, akibat bisa positif (obyektif) atau negatif (masalah), tergantung pada masalah yang sedang dibahas. 1) Menggunakan akibat positif yang berfokus pada hasil yang diinginkan cenderung untuk mendorong kebanggaan dan kepemilikan. Hal ini dapat menyebabkan suasana optimis yang mendorong partisipasi kelompok. Bila dimungkinkan, lebih diutamakan penggunaan akibat dalam hal positif. 2) Berfokus pada akibat negatif dapat membuat tim tersebut

membenarkan mengapa masalah terjadi.

Kadang-kadang lebih

mudah bagi tim untuk fokus pada apa yang menyebabkan masalah daripada apa yang menyebabkan hasil yang sangat baik. Meskipun kita harus berhati-hati dari akibat yang didapat dari hasil berfokus pada akibat negatif, hal ini juga dapat meningkatkan partisipasi kelompok.

Kita harus memutuskan pendekatan mana yang akan bekerja terbaik dengan kelompok kita. 2. Gunakan paket grafik yang diposisikan sedemikian rupa sehingga semua orang dapat melihatnya, menarik tulang belakang dan membuat kotak. a. Gambar panah horizontal menunjuk ke kanan. Ini adalah tulang belakang; b. Untuk hak panah, menulis deskripsi singkat tentang efek atau hasil yang hasil dari proses tersebut; dan c. Menggambar kotak sekitar deskripsi efek. 3. Identifikasi penyebab utama memberikan kontribusi untuk efek yang sedang dipelajari. Ini adalah label untuk cabang utama dari diagram kita dan menjadi kategori di mana terdapat daftar penyebab yang berhubungan dengan kategori tersebut.


3

DIAGRAM FISHBONE a. Menetapkan penyebab utama, atau kategori, di mana kemungkinan penyebab lain akan terdaftar. Kita harus menggunakan label kategori yang masuk akal untuk diagram yang kita ciptakan; b. Tulis kategori utama yang dipilih tim ke arah kiri dari kotak efek, beberapa di atas tulang belakang dan beberapa di bawahnya; c. Menggambar kotak di sekeliling setiap label kategori dan menggunakan garis diagonal untuk membentuk cabang yang menghubungkan kotak untuk tulang belakang.

Gambar 2

4. Untuk setiap cabang utama, mengidentifikasi faktor-faktor spesifik lain yang mungkin menjadi penyebab akibat. a. Mengidentifikasi sebagai penyebab atau faktor-faktor yang mungkin dan melampirkannya sebagai sub cabang dari cabang utama; dan b. Isi detail untuk setiap penyebab. Jika penyebab kecil berlaku untuk lebih dari satu penyebab utama, cantumkan daftar di bawah keduanya. 5. Identifikasi tingkat penyebab lebih rinci dan terus mengorganisirnya di bawah penyebab atau kategori terkait.


4

DIAGRAM FISHBONE Kita dapat melakukan ini dengan menanyakan serangkaian pertanyaan. Kita

mungkin perlu memisahkan diagram kita dengan mengembangkan ke diagram yang lebih kecil jika salah satu cabang memiliki subcabang terlalu banyak. 6. Menganalisis diagram. Analisis membantu kita mengidentifikasi penyebab lebih lanjut. Ketika diagram

sebab dan akibat hanya mengidentifikasi penyebab kemungkinan, kita mungkin ingin menggunakan Bagan Pareto untuk membantu tim menentukan penyebab untuk fokus pada yang pertama. a. Lihatlah "keseimbangan" dari diagram anda, memeriksa tingkat yang detail yang sebanding untuk sebagian besar kategori; 1) Sebuah cluster tebal dalam satu bidang menandakan kebutuhan untuk studi lebih lanjut; 2) Sebuah kategori utama yang hanya memiliki beberapa penyebab spesifik mungkin menunjukkan kebutuhan untuk identifikasi penyebab lebih lanjut; dan 3) Jika beberapa cabang utama hanya memiliki beberapa subcabang, kita mungkin perlu untuk menggabungkan mereka di bawah satu kategori. b. Carilah penyebab yang muncul berulang kali. Ini mungkin merupakan akar penyebab; dan c. Carilah apa yang dapat anda ukur dalam masing-masing akar penyebab sehingga anda dapat mengukur dampak dari setiap perubahan yang anda buat. E. MANFAAT 1. Membantu menentukan akar penyebab; 2. Mendorong partisipasi kelompok; 3. Tertib, format mudah dibaca menyebabkan hubungan diagram dan akibat; 4. Menunjukkan kemungkinan variasi penyebab; 5. Meningkatkan pengetahuan tentang proses dengan membantu setiap orang untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktor-faktor di tempat kerja dan bagaimana mereka berhubungan; 6. Mengidentifikasi daerah-daerah untuk mengumpulkan data; 7. Untuk mempelajari masalah/issue dan menentukan akar penyebabnya; Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah 5

DIAGRAM FISHBONE 8. Menemukan semua kemungkinan alasan mengapa suatu proses mulai mengalami kesulitan, masalah, bahkan kegagalan; 9. Mengidentifikasi area dalam pengumpulan data; dan 10. Mengetahui mengapa sebuah proses tidak bekerja dengan baik atau hasil produksi yang diinginkan. F. TIPS 1. Sebuah masalah terdiri dari sejumlah penyebab, yang pada gilirannya terdiri dari subpenyebab; dan 2. Membedakan penyebab dan menyebabkan sub merupakan langkah berguna untuk menangani masalah. G. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN Fishbone diagram digunakan untuk secara sistematis mengumpulkan dan mengelompokkan berbagai macam penyebab/cause dari berbagai dimensi yang berbeda-beda yang membentuk suatu permasalahan/problem utama. Fishbone diagram dapat membantu

menidentifikasi alasan mengapa suatu proses berjalan di luar kontrol.

Diagram ini memiliki kelebihan dalam menampung banyaknya kategori yang muncul. Pada umumnya masing-masing orang di dalam tim ingin memberikan kontribusi tentang apa yang harus dilakukan mengenai suatu masalah, diagram ini dapat membantu mengeksplorasi secara lebih menyeluruh dari masalah-masalah serta di belakang masalah yang akan mengarah pada solusi yang lebih kuat. 1. Kelebihan dari Diagram Fishbone antara lain: a. Digunakan untuk menganalisa penyebab masalah dari berbagai sudut pandang sehingga cocok dipakai dalam bisnis dan industri; b. Setiap orang dalam tim merasa memiliki kontribusi lebih dalam upaya pemecahan masalah; c. Metode ini sering dianggap menyenangkan karena ada proses brainstorming dan pengenalan sudut pandang baru; d. Tidak ada peralatan khusus yang digunakan; dan e. Grafik diagram yang dihasilkan enak dilihat dan menggambarkan dengan jelas keterkaitan antara penyebab dengan masalah.


6

DIAGRAM FISHBONE 2. Kekurangan dari Diagram Fishbone antara lain: a. Meskipun diagram fishbone dapat secara cepat mengenali banyak penyebab permasalahan, akan tetapi jalan keluar penyelesaian masalah yang dihasilkan berbanding terbalik. Semakin banyak penyebab masalah yang berhasil diidentifikasi, semakin banyak dan semakin lama proses analisis penyelesaian masalah; b. Diagram fishbone juga seringkali tidak bisa menghubungkan dengan jelas korelasi secara sekuensial antara sumber-sumber permasalahan yang teridentifikasi tersebut; dan c. Magnitude/skala dari masing-masing penyebab masalah dan seberapa besar kemungkinan penyebab tersebut mempengaruhi masalah tidak dapat dijelaskan dengan metode ini.

H. PENERAPAN PADA SEKTOR PRIVAT Pada umumnya digunakan untuk desain produk dan mencegah cela pada kualitas, serta untuk mendapatkan faktor yang potensial menyebabkan efek yang menyeluruh. Diagram Ishikawa ini diawali dengan penentuan penyebab dari suatu efek yang telah ditentukan sebelumnya. Metode penentuan penyebab yang paling sederhana dan umum dipakai

adalah metode 5 Why. Metode 5 Why adalah metode tanya jawab untuk mencari hubungan sebab akibat pada suatu masalah. Tujuan akhir dari metode ini adalah menetukan

penyebab asal dari kerusakan pada suatu masalah.

Dari berbagai penyebab yang bias didapatkan, dapat dikelompokkan sesuai kategori. Kategori penyebab yang umum dipakai adalah: 1. The 8 Ms (used in manufacturing)a. Machine (technology); b. Method (process); c.

Material (includes raw material, consumables and information);

d. Man Power (physical work)/Mind Power (brain work); e. Measurement (Inspection); f.

Milieu/Mother Nature (Environment);

g. Management/Money Power; dan


7

DIAGRAM FISHBONEh. Maintenance.

2. The 8 Ps (used in service industry)a. Product/service; b. Price; c.

Place;

d. Promotion/entertainment; e. People (key person); f.

Process;

g. Physical evidence; dan h. Productivity & quality.

3. The 4 Ss (used in service industry)1. Surroundings; 2. Suppliers; 3. Systems; dan 4. Skills.

I.

PENERAPAN PADA KEY PERFORMANCE INDICATOR Pengukuran KPI (Key Performance Indicator) menghitung perkembangan setiap indicator terhadap targetnya. Jika KPI tidak mencapai target, penyebab dari kelemahan tersebut harus diketahui sebagai pertimbangan untuk perbaikan. Diagram Ishikawa merupakan alat yang dapat memberikan pendekatan berstruktur ke akar dari masalah. Selama analisa Diagram Ishikawa, penyebab dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu: 1. Eksternal (economy, weather, legislation), cukup tuliskan di dalam diagram tapi tidak perlu terlalu menjadi focus perhatian karena faktor-faktor ini berada di luar kendali kita; dan 2. Internal (productivity, discipline, high costs) adalah penyebab yang dapat dikendalikan, buatlah cabang pada diagram jika dirasa perlu. Berdasarkan Route Cause Analysis (Fishbone Diagram) pemilik dari KPI harus menyiapkan action plan dengan tujuan untuk mengembalikan proses ke jalurnya yaitu mencapai target. Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah 8

DIAGRAM FISHBONE Action plan berfokus pada menentukan 4 poin kunci yang didapat lewat pertanyaan sederhana berikut: Who: The owner of the KPI is responsible for conducting the action plan; What: Action plan, specifying activities that will lead to achieving target; When: Time frame, deadline for the activities; dan How: Resources required for Action plan.

Contoh penerapan Diagram Fishbone untuk menetapkan sebab dan akibat penundaan dalam pengembangan produk.

Gambar 3


9

DIAGRAM FISHBONE J. CONTOH KASUS Analisis Faktor-Faktor Penghambat Ukm Produsen Eksportir Dan Ukm Indirect Eksportir Di Subsektor Industri Keramik Dalam Melakukan Ekspor.1. Permasalahan

Pergeseran komposisi produksi nasional tersebut ditandai dengan penurunan secara drastis hingga terhentinya kegiatan produksi barang dan jasa yang banyak menggunakan bahan baku/bahan penolong/suku cadang asal impor. Padahal

industri semacam ini mempunyai peranan yang cukup besar dalam perekonomian Indonesia selama ini. Sebagian besar komoditi ekspor andalan seperti tekstil dan produk tekstil, elektronik, dan alas kaki yang sangat tergantung pada bahan baku/bahan penolong asal impor dan merupakan lapangan kerja yang selama ini diandalkan untuk menekan tingkat pengangguran. Kegiatan angkutan darat, laut dan udara yang merupakan tulang punggung sistem distribusi juga sangat tergantung pada suku cadang asal impor, sehingga kelangsungan penyediaan jasanya sangat terpukul oleh anjloknya nilai tukar rupiah terhadap US$. Secara keseluruhan hal ini telah mengakibatkan pengurangan suplai barang dan jasa yang menyeluruh (pergeseran agregat suplai ke arah kiri atas), yang menimbulkan tekanan inflasi (cost push inflation) dan pemutusan hubungan tenaga kerja yang meluas sebagai akibat penurunan produksi nasional.

Aspek kedua yang menunjukkan adanya tekanan perubahan komposisi produk nasional adalah (i) meningkatnya volume ekspor hasil pertanian (terutama hasil perkebunan dan perikanan), hasil hutan dan hasil tambang yang didorong oleh meningkatnya permintaan luar negeri karena penurunan harga relatifnya dan (ii) meningkatnya kebutuhan dalam negeri terhadap produk dalam negeri untuk menggantikan barang-barang impor yang harganya melonjak tajam. Meskipun

kemampuan UKM (khususnya yang berorientasi ekspor atau substitusi impor) bertahan dalam masa krisis dan menjadi sumber perolehan devisa telah dibuktikan oleh beberapa studi (penelitian), tetapi dalam kenyataannya baik UKM Produsen Eksportir (PE) maupun UKM Indirect Eksportir (IE) masih menghadapi sejumlah kendala dalam melakukan ekspor. Kendala yang dihadapi dapat bersumber dari faktor internal UKM, maupun dari faktor eksternal, termasuk kebijakan pemerintah (government policy).


10

DIAGRAM FISHBONE Berdasarkan paparan di atas, maka ada tiga permasalahan dapat dijabarkan sebagai berikut: (a) bagaimana gambaran dari kegiatan ekspor yang dilaksanakan oleh UKM PE dan UKM IE, (b) aspek-aspek apa saja yang terkandung dalam gambaran kegiatan tersebut, misalnya komoditi yang dominan, negara tujuan ekspor, sistem pembayaran yang diterima dan lain sebagainya, dan (c) faktor-faktor apa saja yang menjadi permasalahan bagi UKM PE dan UKM IE dalam melakukan kegiatan ekspor.2. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai adalah: a. Menyusun profil UKM berorientasi ekspor; b. Mengidentifikasi persoalan internal dan eksternal yang dihadapi UKM PE dan IE; dan c. Merumuskan bentuk kebijakan pemerintah yang dapat membantu UKM PE dan IE melakukan ekspor.3. Metodologi

Secara umum, faktor-faktor penghambat bagi UKM PE dan UKM IE dalam melakukan ekspor pada saat krisis dipengaruhi oleh: a. Faktor internal antara lain: 1) Manajemen, 2) Kurangnya likuiditas (tambahan modal), dan 3) Naiknya upah. b. Faktor eksternal yaitu: 1) Melemahnya nilai tukar rupiah; 2) Naiknya suku bunga perbankan yang mengakibatkan kenaikan biaya modal dan ketatnya likuiditas ekonomi; 3) Kurangnya akses informasi pasar di dalam dan luar negeri yang diberikan oleh pemerintah; 4) Turunnya daya beli masyarakat akibat menurunnya pendapatan riil masyarakat; Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah 11

DIAGRAM FISHBONE 5) Kenaikan harga-harga bahan baku; 6) Menurunnya permintaan pasar; 7) Kurangnya dukungan kebijakan pemerintah terhadap UKM yang berorientasi ekspor; 8) Tingginya pungutan, dan 9) Rendahnya koordinasi antar departemen yang terkait terhadap UKMUKM yang melakukan ekspor. Berkaitan dengan faktor-faktor yang menghambat kinerja ekspor UKM PE dan UKM IE, studi ini mencoba memfokuskan pada identifikasi permasalahan yang dihadapi UKM dalam melakukan ekspor, khususnya di subsektor industri aneka kerajinan (handicraft) pada industri keramik. Secara sederhana dapat digambarkan pada

diagram sebab akibat yang sering disebut diagram tulang ikan (fishbone diagram).

Berdasarkan gambar 4, terlihat bahwa kinerja ekspor pada UKM PE dan UKM IE dipengaruhi oleh dua faktor penghambat yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal yang cukup mempengaruhi kinerja ekspor UKM antara lain: (a)

manajemen yang bersifat tradisional atau manajemen keluarga, (b) likuiditas atau modal kerja yang cenderung menurun akibat krisis ekonomi, dan (c) upah tenaga kerja yang didominasi adanya kenaikan inflasi dan kenaikan harga-harga kebutuhan pokok. Di sisi lain, faktor eksternal yang sangat mempengaruhi kinerja ekspor UKM adalah: (a) kenaikan suku bunga perbankan yang cukup tinggi mengakibatkan

kelangkaan modal tambahan untuk memproduksi barang, (b) kenaikan harga baku lebih dipengaruhi adanya sebagian bahan baku terutama dalam finishing masih diimpor, (c) kurangnya informasi pasar baik itu negara-negara yang menjadi orientasi pasar produk UKM maupun disain produk yang belum mengikuti keinginan pasar (up to date), dan (d) kurangnya dukungan pemda dan rendahnya koordinasi antar instansi terkait dalam melakukan pembinaan UKM setempat.


12

DIAGRAM FISHBONE

Gambar 4

Seperti yang telah dikemukakan di atas, semakin tinggi atau semakin besar hambatan-hambatan yang dihadapi UKM PE dan UKM IE akan semakin rendah produk yang dihasilkan baik dalam kuantitas maupun dalam kualitasnya yang pada gilirannya akan mempengaruhi kinerja ekspor yang berasal dari UKM.4. Temuan

a. Naiknya biaya produksi: 1) Lebih dipengaruhi posisi supplier yang begitu kuat untuk menekan harga; 2) Produk yang dihasilkan rata-rata bertujuan ekspor; 3) Bahan baku (tanah liat) yang digunakan lebih banyak menggunakan tanah liat dari Godean yang memiliki kualitas lebih baik dibandingkan Kasongan; 4) Ketersedian bahan baku di wilayah Kabupaten Bantul semakin terbatas; dan 5) Naiknya upah tenaga kerja dan bahan penolong pada saat krisis. Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah 13

DIAGRAM FISHBONE b. Selama krisis, hasil penjualan yang diperoleh UKM IE di sentra industri Kasongan berbentuk mata uang rupiah. Penerimaan dalam mata uang

rupiah terkait pada keuntungan atau laba kotor yang diperoleh UKM IE lebih kecil dibandingkan penerimaan dalam bentuk mata uang asing (dollar AS). c. Sumber pembiayaan yang dilakukan oleh UKM PE dan IE 1) lebih banyak diperoleh dari pembiayaan sendiri dan down payment pemberi order; 2) Penggunaan jasa perbankan hanya untuk transaksi jasa ekspor untuk pembayaran barang yang telah dikirim melalui LC; 3) Rendahnya penggunaan jasa perbankan disebabkan: persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi UKM, beratnya prosedur

pinjaman kredit yang cukup lama dan tingginya suku bunga yang diterapkan; dan 4) Pembiayaan melalui kredit ekspor dan kredit murah yang diberikan pemerintah masih sulit diperoleh UKM PE dan IE. d. Manajemen yang diterapkan UKM IE masih banyak yang bersifat tradisional. Hal ini sangat mempengaruhi pengelolaan dan perkembangan UKM IE cukup lambat, baik dalam pembuatan disain produk maupun orientasi penjualan yang hampir sama dari tahun ke tahun. Depperindagkop sebagai pembina UKM setempat belum dapat membantu manajemen UKM IE untuk lebih maju dalam kompetisi pasar.5. Rekomendasi

a. Mengupayakan ketersediaan bahan baku keramik (tanah liat): 1) Dari daerah lain yang masih memiliki sumber daya alam yang besar, sehingga harga bahan baku dapat diperoleh dengan mudah dan murah; dan 2) Sistem distribusi bahan baku tanah liat yang efisien untuk menekan biaya bahan baku. b. Menciptakan tingkat suku bunga komersial yang dapat dijangkau UKM untuk kepentingan pembiayaan dalam waktu yang singkat untuk memenuhi order Manajemen Stratejik Sektor Pemerintah 14

DIAGRAM FISHBONE dan realisasi kebijakan kredit ekspor dan kredit murah baik itu komersial maupun dari pemerintah secepatnya dilakukan dengan mekanisme yang lebih sederhana dan sasaran yang luas dan tepat, khususnya untuk pengembangan UKM yang berada di daerah masing-masing; dan c. Pembinaan UKM terhadap manajemen UKM-UKM yang tradisional atau manajemen keluarga lebih ditingkatkan agar dapat menangkap peluang ekspor dengan cakupan yang luas.


15

Documents

Fishbone Compile