Fi_oba7_definir Tipos de Documentos

16/02/2004

Alteração em 21/04, para suportar o Módulo PWFC

Alteração em 12/05.

Guia de Configuração Definir tipos de documentos

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO – 4.7___________________________________________________________________________________________

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1. Propósito

Resumo do Processo

Nesta atividade IMG, podem ser criados tipos de documentos para transações contábeis da contabilidade financeira. Os tipos de documentos diferenciam as transações contábeis e controlam o arquivamento dos documentos.

Para cada tipo de documento é indicado um intervalo de numeração. O número do documento deve ser escolhido a partir desse intervalo de numeração. Pode ser utilizado um intervalo de numeração para vários tipos de documentos.

Os tipos de documentos são válidos para o mandante inteiro. Para cada tipo de documento deve ser sempre indicada uma chave de intervalo de numeração. Para a chave de intervalo de numeração, são criados os intervalos de números pretendidos de acordo com a empresa. Dessa forma, é possível indicar, para o mesmo intervalo de numeração, intervalos de tamanhos diferentes.

Exemplo

Foi definido um tipo de documento para as faturas recebidas. Na empresa 0001 é necessário lançar um grande número de faturas recebidas. Por conseguinte, o usuário deverá criar para essa empresa um intervalo de números grande para o intervalo de numeração. Numa outra empresa, apenas é necessário lançar muito poucas faturas recebidas. Para esta empresa pode ser definido um intervalo de números pequeno para o mesmo intervalo de numeração.

Se um tipo de documento não é utilizado numa determinada empresa, não se deve definir para essa empresa qualquer intervalo de números.

Nota

Se se quiser lançar documentos com o processo de contabilização líquida, é necessário um tipo de documento de contabilização líquida (p.ex., KN). Para esse tipo de documento, é necessário definir o código "Tipo de documento de contabilização líquida" em "Controle". Pode ser definido um tipo de documento comum (p.ex., AB) e um intervalo de numeração comum para a compensação das partidas em aberto de clientes, fornecedores e contas do Razão.

Para as operações de lançamento automáticas (p.ex, transferência com compensação), é necessário definir um tipo de documento de compensação (p.ex., AB). No caso de não se querer utilizar a opção standard AB para o tipo de documento de compensação, esse tipo de documento pode ser eliminado e pode ser definido um documento próprio.

Relativamente às características do tipo de documento, pode ser definido, por cada tipo de documento, um tipo de documento de estorno próprio. Para tipos de documentos com intervalos de numeração externos, é necessário definir um tipo de documento de estorno próprio, uma vez que o estorno automático apenas se aplica nos tipos de documentos com atribuição de números interna.

Opções standard

Os tipos de documentos predefinidos apenas cobrem as seguintes transações contábeis:

na contabilidade financeira:

o Contabilidade geral

o Contabilidade de clientes

o Contabilidade de fornecedores

o Contabilidade do imobilizado

na administração de materiais/nas vendas e distribuição:

o Entrada de mercadorias/saída de mercadorias

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o Entrada de faturas/saída de faturas

o Inventário físico

o Documento de faturamento

Consolidação

Atividades

1. Determinar em que medida podem ser utilizadas as opções standard.

2. Se necessário, modificar ou completar as opções standard.

3. Em qualquer dos casos, verificar os intervalos de numeração dos documentos especificados, utilizando a atividade IMG "Definir intervalos de numeração de documentos", caso sejam utilizados tipos de documentos standard.

Esses intervalos de numeração devem estar criados para a empresa do usuário e devem conter os intervalos de números pretendidos.

2. Configuração da Organização

Transação: OBA7 IMG > Contabilidade financeira > Configuração contabilidade financeira > Doc. > Cabeç.doc. > Definir tipos de Documento

Procedimento

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Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo ComentáriosTipo documento Tipo de documento a ser aberto R Informar o código ES Documento de

estorno. Desta foma facilita identificarmos só documentos de estorno.

Descrição Descrição do texto O Texto

Interv.Numeração Intervalo de numeração que vai pertencer

O Informar Z0 Criar código de intervalo de numeração novo para cada tipo de documento.

Opções de seleção Opções de seleção O Ativar as opções que aparecem na tela Todas estas opções estão selecionadas, pois o documento de estorno serve para todos eles.

R/C/O: Indica a característica de preenchimento do campo. Requerido, mandatório (aparece nas telas representado por um ponto de interrogação). Opcional. Condicional.

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Alteração em 21/04, para suportar o Módulo PWFC:Criação dos Tipos de Documentos:

Detalhe do Tipo XC abaixo, os demais verificar a customização efetuada no Client 030:

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Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo ComentáriosTipo documento Tipo de documento a ser aberto R Informar o código LC Documento de

letra de câmbio. Desta foma facilita identificarmos só este tipo de documento.



O Informar Z1 Criar código de intervalo de numeração novo para cada tipo de documento.

Opções de seleção Opções de seleção O Ativar as opções que aparecem na tela Estas opções estão selecionadas, pois o documento serve apenas para fornecedores – programa de pagamento.


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Alteração em 12/05.Criação dos Tipos de Documentos:

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Detalhe do Tipo AL abaixo, os demais verificar a customização efetuada no Client 030:

Campo Descrição R/O/C Ações do usuário / conteúdo ComentáriosTipo documento Tipo de documento a ser aberto R Informar o código AL Documento de

letra de câmbio. Desta foma facilita identificarmos só este tipo de documento.



O Informar 01 Criar código de intervalo de numeração novo para cada tipo de documento.

Opções de seleção Opções de seleção O Ativar as opções que aparecem na tela


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Intervalo de numeração

Número que identifica o intervalo de numeração para a atribuição de números.

Tipo de documento

O tipo de documento de estorno é utilizado, se um documento dever ser estornado.

Se não for indicado nenhum tipo de documento de estorno, o documento de estorno recebe o tipo de documento do documento original.

Ao estornar um documento não é possível uma atribuição de nº de documento externa. Por isso, deve ser indicado um tipo de documento de estorno, que trabalhe com a atribuição de números interna, para todos os tipos de documento que trabalhem com a atribuição de números de documento externa.

Grupo de autorização

O grupo de autorização possibilita uma proteção de autorização ampliada para determinados objetos. Os grupos de autorização podem ser definidos livremente. Os grupos de autorização surgem em objetos de autorização, geralmente em combinação com uma atividade.

Código: documento registrado com valor líquido ?

Com este código é possível determinar que são subtraídos automaticamente descontos em lançamentos de fornecedor com este tipo de documento.

Dependências

O processo de contabilização líquida não é suportado papa fornecedores.

Código: só permitido um cliente / fornecedor

Tem como efeito que em documentos com este tipo de documento só apareça uma conta de clientes ou de fornecedores. Mas podem ser lançados vários itens no mesmo cliente ou fornecedor.

Código: lançamentos negativos permitidos

Tem como efeito a definição de itens de documento individuais como lançamento negativo.

Utilização

Se um documento for lançado na contabilidade financeira, a movimentação no período é atualizada. Com a possibilidade de definir tipos de documento, nos quais se pode decidir, por item, se o lançamento deve ser negativo, é possível anular os lançamentos incorretos e, assim, eliminar as conseqüências na movimentação no período.

Se, por ex., um item de documento em um documento tiver sido lançado na conta errada, pode ser criado um documento de correção, no qual a conta errada será creditada com um lançamento negativo e a conta certa será debitada com um lançamento normal.

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Dependências

Os lançamentos negativos devem ser permitidos para a empresa do documento a estornar. Se um tipo de documento for utilizado em uma empresa que não preveja lançamentos negativos, o código aqui definido é ignorado.

Lançamento válido para todas as sociedades

Tem como efeito o fato de, dentro de um documento, se efetuar a classificação contábil de forma válida para todas as sociedades. Ser válido para todas as sociedades significa:

São classificadas contabilmente várias sociedades parceiras de negócios.

É classificada contabilmente, pelo menos, uma sociedade parceira de negócios e, pelo menos, um parceiro de negócios externo ao grupo de empresas.

Daí resulta que a sociedade parceira de negócios não é clara, por documento. O nº de sociedade gravado no registro mestre deste parceiro de negócios filiado não pode ser transferido para todas as linhas de documento.

Utilização

Marcar de forma válida para todas as sociedades,

se se pretender transferir a sociedade parceira de negócios para todas as linhas de documento.

A sociedade parceira de negócios deve ser transferida, especialmente, na consolidação, porque o sistema precisa da informação sobre a sociedade parceira de negócios, para lançamentos de anulação.

se pretender classificar contabilmente de forma válida para todas as sociedades as transações contábeis. Isto afeta, especialmente, os lançamentos de ajuste (ver exemplo) e os lançamentos que não são relevantes para o volume de vendas (por ex., pagamentos automáticos).

Exemplo Se um fornecedor ou um cliente tiver mudado de status, ao passar de um empreendimento não filiado para um empreendimento filiado, isto pode causar problemas nos pagamentos. No pagamento simultâneo de itens antigos e novos, a sociedade parceira de negócios deixa de ser evidente no documento. O tipo de documento deve então permitir um lançamento válido para todas as sociedades.

Código: sociedade parceira pode ser entrada manualmente

O código indica que, em lançamentos com o tipo de documento selecionado, a sociedade parceira de negócios pode entrar manualmente.

Utilização

A entrada manual da sociedade parceira de negócios só é necessária em casos especiais, porque, normalmente, é transferida do registro mestre de uma das contas participantes.

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Código: lançamento a partir do documento de faturamento SAP?

Tem como efeito o fato de o tipo de documento ser utilizado para o lançamento dos documentos transferidos devido a uma fatura do sistema de vendas SAP.

Código: tipo de documento p/lançamento de débito posterior

O código indica que são executados lançamentos em débito posterior com o tipo de documento selecionado.

Se o campo for marcado, o documento de contabilidade financeira é ignorado pelos relatórios que repartem seqüencialmente determinadas linhas de documento (cliente, fornecedor, imposto, ...), de acordo com os lançamentos de contrapartida no documento e, por ex., debitar posteriormente divisão ou centro de lucro. Deste modo, evita-se que os lançamentos de correção do débito posterior sejam várias vezes corrigidos.

Utilização

Com um tipo de documento assim definido, deviam ser exclusivamente lançados os lançamentos automaticamente gerados do débito posterior.

Código nº referência

Definir este código, se o nº de referência dever entrar, ao lançar, em um tipo de documento.

Exemplos

Uma fatura de fornecedor é lançada com o tipo de documento RC. No tipo de documento RC está definido o código para o nº de referência. Por isso, é necessária uma entrada no campo nº de referência. O campo de referência pode ser preenchido, por exemplo, ao lançar com o nº da fatura do fornecedor. Se o campo nº de referência for preenchido, a referência com a data do documento é transferida para o file IDS, na execução de programa de pagamento.

Código: texto do cabeçalho do doc.

Definir este código, se dever entrar um texto do cabeçalho do documento, ao lançar, em um tipo de documento.

Código: tipo documento só pode ser utilizado em batch input

Provoca que o tipo de documento só pode ser utilizado para lançamentos criados com o batch input.

Código: tipo de documento admitido para rollup

Caso este código esteja ativado, o respetivo tipo de documento somente pode ser utilizado exclusivamente para o roll-up.

O único tipo de conta permitido é 'Conta do Razão'.

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Do tipo de documento somente é utilizado o intervalo de numeração para a atribuição de nºs de documento, todas as outras informações como, p.ex., controle ou valores propostos, são ignorados.

Código: tipo de documento admitido para planejamento

Caso este código esteja ativado, o respetivo tipo de documento somente pode ser utilizado exclusivamente para o planejamento.


Do tipo de documento somente é utilizado o intervalo de numeração para a atribuição de nºs de documento, todas as outras informações como, p.ex., controle ou valores propostos, são ignorados.

Código: tipo documento é permitido para alocação-real

Caso este código esteja ativado, o tipo de documento correspondente pode ser utilizado exclusivamente para o rateio real.

O único tipo de documento permitido é 'Conta do Razão'.

Do tipo de documento somente é utilizado o intervalo de numeração para a atribuição de nºs de documento, todas as outras informações como, p.ex., controle ou valores propostos, são ignoradas.

Código: tipo documento é permitido para alocação-plano

Caso este código esteja ativado, o respetivo tipo de documento somente pode ser utilizado exclusivamente para o rateio planejado.


Do tipo de documento somente é utilizado o intervalo de numeração para a atribuição de nºs de documento, todas as outras informações como, p.ex., controle ou valores propostos, são ignoradas.

Categ.de taxa de câmbio p/determ.da taxa de câmbio proposta

Categoria de taxa de câmbio em que, em documentos de moeda estrangeira, está gravada a taxa de câmbio proposta.

Utilização

Caso na entrada de documentos em moeda estrangeira não seja indicada qualquer taxa de câmbio no cabeçalho de documento, o sistema define automaticamente uma taxa de câmbio a partir da tabela de conversão de câmbio. Através desta taxa de câmbio é efetuada a conversão de todos os montantes nos itens do documento.

O sistema utiliza a taxa de câmbio média enquanto valor proposto, desde que não tenha sido entrada qualquer outra taxa de câmbio.

Procedimento

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Caso o usuário não pretenda utilizar, no tipo de documento selecionado, a taxa de câmbio média (categoria de taxa de câmbio M) enquanto valor proposto, entrar a categoria de taxa de câmbio pretendida (cotação, taxa de câmbio de venda, taxa de câmbio do grupo de empresas,...).

Dependências

Apenas é possível utilizar uma categoria de taxa de câmbio divergente da taxa de câmbio média quando os fatores de conversão desta categoria de taxa de câmbio para todas as moedas coincidirem com os da categoria de taxa de câmbio M.

A categoria de taxa de câmbio entrada não produz efeito nos pagamentos automáticos. Uma vez que o tipo de documento depende do meio de pagamento e, uma vez que o meio de pagamento, por sua vez, pode ser determinado com base no montante a pagar convertido em moeda interna, a determinação dos montantes de moeda interna deve ser efetuada antes da seleção do tipo de documento. Portanto, a categoria de taxa de câmbio pretendida não é conhecida no momento da conversão.

Contudo, é possível predefinir uma categoria de taxa de câmbio por cada execução de pagamento independentemente do tipo de documento.

Exemplos

Caso o usuário pretenda utilizar a categoria de taxa de câmbio XY e caso as taxas de câmbio entre as moedas CURR1 e CURR2 sejam indicadas na relação de 100 : 1, mas para a categoria de taxa de câmbio M na relação de 1:1, é enviada a respetiva mensagem de erro aquando do lançamento.

Categoria para lançamento no débito This field contains the recovery indicator of the debit lines of a document type.

In global companies that belong to joint ventures, incurred costs are usually shared among different recovery indicators which can then be dealt with in different ways using the periodic settlement program.

You can define recovery indicators at three different levels:

Document typeYou can assign a recovery indicator to each document type for the credit side and for the debit side. These recovery indicators are internal recovery indicators and are defined in a separate system table.

Cost element (primary and secondary)

Cost object

When you make a posting in one of the feeder systems of the JointVenture Accounting System, all three levels are evaluated in the sequence defined. The first recovery indicator found is transferred to the Joint Venture Accounting System.

Example Costs that are 100% allocable Costs borne 100% by the operator Overheads applied by the operator Costs which exceed a contractually agreed price and cannot therefore be allocated

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Costs already allocated

Categoria de custos para lançamento em crédito

Este campo contém o tipo de custos internos dos itens de crédito de um tipo de documento.

Dentro de uma sociedade que é parte de uma Joint-Venture, os custos vencidos são distribuídos normalmente por diferentes tipos de custos que depois podem ser tratados de forma diferente pelo programa de liquidação periódico.

Pode-se indicar os tipos de custos em três diferentes níveis:

Tipo de documentoPode-se atribuir um tipo de custos para a coluna de crédito e um tipo de custos para a coluna de débito a cada tipo de documento.Estes tipos de custos são designados internamente e definidos separadamente numa tabela de sistema.

Classe de custo (primário e secundário)

DicasË aconselhável utilizar esta parametrização standard com exceção do campo de Intervalo de numeração. Se houver necessidade de criação de um novo tipo de documento é mais viável copiar de um já existente.É aconselhável colocar campos de Doc de Ref. E cabeçalho de documento como obrigatórios para os tipos de documentos de clientes e fornecedores.

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Documents

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