File_Register_Lecture

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Сергей Виньковменеджер кафедры технологий моделирования сложных систем[email protected]

Основы разработки и утверждения в структурном подразделении ВШЭ

План

Теоретические аспекты- базовые понятия и принципы разработки- перечень ключевых нормативно-правовых

источников

Практическое применение - корпоративные правила- методическая поддержка- примеры

Задания

2

Базовые определения

Номенклатура дел: систематизированный перечень наименования дел в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

3Источник: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Дело:совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

систематизация документов, в т. ч. организация поиска электронных документов в случае хранения документов на уровне файловой системы или базы данных

обеспечение учета сроков хранения документов, определяющих их степень важности

индексация дел для дальнейшего регистрационного учета

4

Функции номеклатуры дел

Обязательные реквизиты- наименование вида документа и

учреждения- дата- порядковый номер- место создания- заголовок к тексту- текст- подпись и расшифровка- грифы утверждения и

согласования (одобрения)

Пять граф - индекс дела- заголовок дела (тома, части)- количество дел (томов, частей)- срок хранения дела и номер статей по

перечню- примечание 5

Структура номенклатуры дел

Типовая – устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом

Примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер

Индивидуальная – определяет состав дел для конкретной компании или подразделения

6

Виды номенклатур

Источник: Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел // Отдел кадров коммерческой организации, 2013, N 2

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, каждом учреждении или предприятии, ее разработка регулируется:

основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4)

методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5)

7

Общие требования

8

Основные перечни

Заголовки дел номенклатур, как правило, используются на основании утвержденных перечней:

перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182)перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988)

В НИУ ВШЭ общей организацией делопроизводства занимается Управление делами

Управление делами осуществляет документационное обеспечение НИУ ВШЭ и его структурных подразделений, а также обновление телефонного справочника НИУ-ВШЭ по заявке на изменение ТС

9

Управление делами ВШЭ

10

Номенклатура дел в ВШЭ

В открытом доступе сводной номенклатуры дел ВШЭ и инструкции по делопроизводству нет, однако можно ознакомиться с отдельным разделом по данной тематике на сайте Управления делами или получить консультации у конкретных специалистов

Для общего представления о содержании и структуре сводной номенклатуры дел образовательного учреждения можно использовать вариант Северного государственного медицинского института

г. Архангельска

11

Методическая помощь

Контактная информация

Адрес:Мясницкая 20, комн. 602

Телефон: (495) 628-94-73*11140E-mail: [email protected]

Часы работыНачало – 9:30Окончание – 18:00Обед – 13:30 – 14:00

Мухина Светлана АнатольевнаУправление делами / отдел организационного развития: ЭкспертНачала работать в НИУ ВШЭ в 2011 году

ОбразованиеМосковский государственный текстильный университет им. А.Н. Косыгина, 2002, специальность «Проектирование текстильных изделий»

Сфера ответственности / Должностые полномочияведение учета изменений организационной структуры Университета

оказание консультативной и методической помощи структурным подразделениям Университета по направлениям деятельности отдела

документационное сопровождение создания, изменения и ликвидации структурных подразделений, а также предоставление полномочий руководителям, работникам

участие в подготовке предложений по совершенствованию организационной структуры

участие в разработке новых и пересмотре действующих положений и регламентов по направлению деятельности отдела

12

Подготовительная работа

При составлении номенклатуры дел наряду с национальными стандартами архивного дела следует руководствоваться учредительными документами и локальными актами ВШЭ

Необходимо изучить состав и содержание документов, составляемых в ходе деятельности подразделения

Необходимо ознакомиться с примерами ранее утвержденных в НИУ ВШЭ заголовков дел

13

Пример КТМСС

Кафедра технологий моделирования сложных систем (КТМСС), для которой разработана номенклатура нового структурного подразделения, создана в 2011 году

Загрузив вариант номенклатуры дел КТМСС, вы сможете ознакомиться с примерным перечнем документов, образующихся в результате деятельности кафедры

14

Определение индекса дела

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения дела

и № статей

по перечн

ю

Примечание

1 2 3 4 5

2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем

2.2.18.2.- 01

Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии

До замены новыми

Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря2.2.18.2.- 01

цифровое обозначение структурног

о подразделен

ия

порядковый номер заголовка

Inessa

Прямо как кот ученый))

15

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела

Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается

Наименование заголовка





и № статей

по перечн

ю


1 2 3 4 5


2.2.18.2.- 01

Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных системКопии


Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря

16

Объем дел не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см)

При превышении данного объема заводится второй том с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т. д.

Количество дел





и № статей

по перечн

ю


1 2 3 4 5


2.2.18.2.- 01




17

Указывается срок хранения в соответствии с перечнем, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с Управлением делами ВШЭ

Сроки хранения отдельных документов содержатся в локальных актах ВШЭ

Сроки хранения





и № статей

по перечн

ю


1 2 3 4 5


2.2.18.2.- 01




18

В примечаниях указываются места нахождения подлинников или формы хранения, например, «В электронном виде. Подлинники в Управлении организации учебного процесса, Методическом управлении».

Оформление примечаний





и № статей

по перечн

ю


1 2 3 4 5


2.2.18.2.- 01




19

Составление и утверждение

Разработка проекта ответственным от подразделения

Консультация с сотрудником Управления делами

Согласование с начальником Управления делами

Утверждение у проректора

Inessa

Что значит "ответственным от подразделения"? Сформулируй как-нибудь "представителем подразделения, ответственным за..."

20

Вопросы для самопроверки

Укажите верное наименование третьей графы номенклатуры дел:

- «Кол-во ед. хр.»- «Кол-во дел (томов, частей)»- «Кол-во дел ед. хр.» Каков срок хранения

номенклатуры дел?- «5 лет»- «75 лет»- «Постоянно» Как зовут проректора,

курирующего работу Управления делами?

- Вадим Валерьевич Радаев- Евгений Константинович Артемов- Мария Ярославна Смирнова

Семинар Валентины Андреевой, ведущего специалиста в области документационного обеспечения, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном суде РФ и Высшем арбитражном суде РФ

Портал «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»

Аудиокурс. Лекции по Делопроизводству

21

Полезные учебные материалы

Выражаю особую признательность Ларисе Ивановне Семеновой, познакомившей меня с основами делопроизводства в студенческие годы. Благодарю Третьякову Надежду Владимировну за методическую помощь в разработке номенклатуры кафедры и Инессу Валуеву за постоянную поддержку в реализации моих творческих инициатив.

Также своей успешной деятельностью я обязан благоприятным условиям работы, которые создает руководство моей кафедры. Спасибо Александру Петровичу и Андрею Николаевичу.

22

Благодарности

Documents

File_Register_Lecture