Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Objek penelitian yang penulis ambil untuk penulisan Tugas Akhir ini
adalah PT. Kita Jaya Pontianak yang bergerak di sektor material bangunan.
Sebelum menguraikan lebih lanjut tentang sistem yang diterapkan, penulis
terlebih dahulu menguraikan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan
fungsi.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Kita Jaya Pontianak merupakan perusahaan swasta yang menyediakan
kebutuhan material bangunan yang beralamat di Jl. Panglima Aim No.102 yang
dimiliki dan dipimpin oleh Guswendi. PT. Kita Jaya Pontianak sudah berdiri sejak
tahun 2015 dan tetap bertahan sampai sekarang karena pelayanan yang baik
terhadap konsumen dan material bangunan yang berkualitas sehingga
mendapatkan kepercayaan dari konsumen.
PT. Kita Jaya Pontianak memiliki sumber daya manusia yang mengerti,
komitmen dan sigap dalam mengerjakan tugasnya masing-masing, sayangnya
jumlah karyawan yang berjumlah tujuh (7) orang tidak dapat memenuhi
keseluruhan operasional perusahaan, namun hal tersebut tidak membuat PT. Kita
Jaya Pontianak patah semangat. Visi dan misi yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya
Pontianak tetap dipegang teguh dan dijalankan oleh karyawan yang bekerja di
perusahaan tersebut. Adapun visi dan misi dari PT. Kita Jaya Pontianak diuraikan
sebagai berikut.
29
A. Visi
Visi merupakan target yang ditetapkan oleh perusahaan untuk jangka
panjang dan motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan di masa yang akan
datang atau masa depan. Adapun visi yang dimiliki oleh PT. Kita Jaya Pontianak
adalah “kualitas terbaik untuk material bangunan dan pelayanan konsumen
yang memuaskan dalam penyediaan bahan material bangunan”.
B. Misi
Misi merupakan target yang ditetapkan untuk dicapai dalam jangka
pendek atau periode tahunan yang di sertai dengan tindakan sesuai dengan apa
yang di rencanakan untuk mencapai suatu tujuan dari visi tersebut. Adapun misi
dari PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:
1. Mendapatkan laba yang sesuai dengan kinerja perusahaan.
2. Membuka lapangan pekerjaan baru dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3. Menyediakan material bangunan dengan kualitas yang terpercaya dan
pelayanan konsumen yang memuaskan.
4. Menjalin kemitraan untuk jangka panjang dengan partner bisnis dengan unsur
kepercayaan, tanggung jawab, dan saling menguntungkan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi yang memiliki fungsi masing-masing sebagai landasan
pokok dan suatu kerangka yang dapat membantu dalam mewujudkan suatu pola
yang efisien dan profesionalisme kerja sumber daya manusia serta kerjasama yang
baik dalam perusahaan. Adapun bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PT.
Kita Jaya Pontianak yaitu:
30
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Kita Jaya Pontianak
Setiap jabatan yang terdapat pada struktur organisasi tersebut memiliki
tugas dan tanggung jawab masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab
tersebut yaitu:
1. Direktur
a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan, memimpin, dan menjalankan
perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan perusahaan, mulai dari
persediaan barang, pembelian, dan penjualan.
c. Bertanggung jawab dalam pembelian material bangunan.
d. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan
perusahaan.
e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
2. Sales
a. Menentukan kebijakan-kebijakan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi yang berkaitan dengan pemasaran.
b. Pelayanan yang baik dan memuaskan.
31
c. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
3. Admin
a. Bertanggung jawab dalam administrasi perusahaan.
b. Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen.
c. Bertanggung jawab atas transaksi penjualan perusahaan.
d. Melakukan pendataan atas penjualan material bangunan.
4. Kepala Gudang
a. Bertanggung jawab bahan material bangunan yang ada di gudang
perusahaan.
b. Mengolah bahan material yang masuk dan keluar.
c. Koordinasi yang baik dengan karyawan yang ada di gudang.
5. Operasional Gudang
a. Melaksanakan tugas dan perintah dari Kepala Gudang.
b. Membantu Kepala Gudang dalam mengelola persediaan material
bangunan.
6. Driver
Mengantar material bangunan sampai ke tangan konsumen.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak memiliki alur atau
prosedur yang akan diuraikan ke dalam prosedur sistem berjalan. Adapun
prosedur sistem berjalan yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak untuk
sistem penjualan dan pembelian material bangunan terbagi menjadi beberapa
tahapan/prosedur. Adapun tahapan/prosedur tersebut akan diuraikan sebagai
berikut.
32
1. Pembelian
Direktur melakukan pembelian kepada Distributor dan mendapatkan kwitansi
pembelian (KPB) dan data pembelian (DPB), kemudian Direktur
menyerahkan kepada Admin. Admin melakukan input data pembelian (DPB)
dan melakukan penambahan data barang (DB) ke dalam arsip masing-masing.
2. Retur Pembelian
Barang yang tidak sesuai pesanan akan dikembalikan. Admin akan mengolah
kwitansi retur pembelian (KRPB) ke dalam arsip KRPB.
3. Penjualan
Konsumen mendatangi tempat usaha dan menemui Sales untuk mendapatkan
informasi material bangunan berupa list harga barang (LHB). Konsumen
memberikan informasi material bangunan apa saja yang ingin di beli
(permintaan barang (PRB)) kepada Sales. Sales menyerahkan permintaan
barang (PRB) kepada Admin. Konsumen melunasi sejumlah transaksi tersebut
kemudian Admin membuat dan menyerahkan kwitansi penjualan (KPJ)
kepada Konsumen serta disimpan dalam arsip data penjualan (DPJ) dan
mengurangi jumlah data barang yang berada pada arsip data barang (arsip
DB). Setelah dilunasi, Kepala Gudang dengan bantuan dari Operasional
Gudang menyiapkan material bangunan yang terjual untuk dimuat dalam truk,
kemudian Driver mengantar material bangunan sampai ke tujuan.
4. Retur Penjualan
Konsumen melakukan proses retur penjualan dengan menyerahkan kwitansi
penjualan (KPJ) sebelumnya. Admin memenuhi proses retur penjualan
33
tersebut dengan membuat kwitansi retur penjualan (KRPJ) untuk diserahkan
kepada Konsumen dan diarsipkan ke dalam arsip KRPJ.
5. Laporan
Berdasarkan arsip pembelian (arsip DPB), arsip retur pembelian (arsip
KRPB), penjualan (arsip DPJ), arsip retur penjualan (arsip KRPJ) dan data
barang (arsip DB), Admin membuat laporan pembelian (LPB), laporan
penjualan (LPJ) dan laporan persediaan material bangunan (LPMB) untuk
diserahkan kepada Direktur.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Sistem yang saat ini sedang berjalan kemudian digambarkan ke dalam
bentuk diagram alir data (DAD) sistem berjalan seperti gambar berikut.
Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan
DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material
Bangunan
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.2. Diagram konteks Sistem Berjalan
34
Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material Bangunan Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
35
Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1.0
Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan DPJ = Data Penjualan Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.5. Diagram Detail Proses 3.0
36
Keterangan: KPJ = Kwitansi Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.6. Diagram Detail Proses 4.0
Keterangan: DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material Bangunan Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.7. Diagram Detail Proses 5.0
37
3.4. Kamus Data
Kamus data menjelaskan tentang daftar elemen data dari dokumen dan
uraikan dokumen yang berkaitan dengan sistem serta memiliki standar penulisan
yang mirip dengan spesifikasi file. Kamus data ini dibagi menjadi dua (2) bagian,
yaitu kamus data masukan dan kamus data keluaran.
3.4.1. Kamus Data Masukan
Kamus data masukan menguraikan dokumen-dokumen yang masuk ke
dalam sistem. Adapun kamus data masukan untuk sistem penjualan dan
pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembelian
Alias : KPB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Direktur -- Proses 1.0 -- Admin
Penjelasan : Sebagai data pembelian barang
Volume : rata-rata 6 KPB dalam satu (1) bulan.
Struktur data : Isi
Isi = no+tgl+nm_sales+tujuan+{no_urut+nm_barang+
quantity+harga_satuan+jumlah}+total
2. Nama Dokumen : Data Pembelian
Alias : DPB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Direktur -- Proses 1.0 -- Admin
Admin -- Proses 1.0 -- D.1 Arsip DPB
D.1 Arsip DPB--Proses 5.0 --Admin
38
Penjelasan : Sebagai referensi barang yang telah dibeli
Volume : rata-rata 6 DPB dalam satu (1) bulan
Struktur data : Isi
Isi = {no+nama_barang+satuan_jumlah+harga}+total
3. Nama Dokumen : Data Barang
Alias : DB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 1.0 -- D.2 Arsip DB
D.2 Arsip DB -- Proses 5.0 -- Admin
Penjelasan : Sebagai data barang
Volume : setiap melakukan pembelian dan penjualan
Struktur data : Isi
Isi = kd_barang+nama_barang+satuan+stok+harga
4. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Pembelian
Alias : KPRB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 2.0 -- D.3 Arsip KPRB
D.3 Arsip KPRB -- Proses 5.0 -- Admin
Penjelasan : Sebagai data retur pembelian
Volume : setiap melakukan retur pembelian
Struktur data : Isi
Isi = no+nama_barang+jumlah_retur_beli+keterangan
5. Nama Dokumen : Permintaan Barang
Alias : PRB
39
Bentuk data : Kertas
Arus data : Konsumen -- Proses 3.0 – Sales
Sales -- Proses 3.0 -- Admin
Penjelasan : Sebagai permintaan barang dari konsumen
Volume : Setiap terjadi permintaan
Struktur data : Isi
Isi = no_so+nm_sales+ekspedisi+tgl+kepada+{qty+
nm_barang+harga+jumlah}+total
6. Nama Dokumen : Data Penjualan
Alias : DPJ
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 2.0 – D.4 Arsip DPJ
D.4 Arsip DPJ -- Proses 5.0 -- Admin
Penjelasan : Sebagai data barang yang terjual
Volume : Setiap selesainya transaksi
Struktur data : Isi
Isi = no_so+ tgl+kepada+{qty+ nm_barang+harga+
jumlah}
3.4.2. Kamus Data Keluaran
Kamus data keluaran menguraikan dokumen-dokumen yang keluar dari
sistem. Adapun kamus data keluaran untuk sistem penjualan dan pembelian
barang pada PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:
1. Nama Dokumen : List Harga Barang
Alias : LHB
40
Bentuk data : Kertas
Arus data : Sales -- Proses 3.0 -- Konsumen
Penjelasan : Sebagai rincian barang
Volume : Setiap konsumen datang.
Struktur data : Isi
Isi = no+nama_barang+tipe+harga
2. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan
Alias : KPJ
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 3.0 – Konsumen
Konsumen--Proses 4.0--Admin
Penjelasan : Sebagai bukti penjualan
Volume : Setiap konsumen melunasi transaksi penjualan
Struktur data : Isi
Isi = no_faktur+tgl+nm_pembeli+penjual{no_urut+
nm_barang+qty+harga+jumlah}+total
3. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Penjualan
Alias : KRPJ
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 4.0 – Konsumen
Admin -- Proses 4.0 – D.5 arsip KRPJ
D.5 Arsip KRPJ--Proses 5.0--Admin
Penjelasan : Sebagai bukti retur penjualan
Volume : Setiap konsumen berhasil retur penjualan
41
Struktur data : Isi
Isi = no_retur+no_KPJ+nm_barang+tgl_retur+
jumlah_retur_jual+keterangan
4. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Alias : LPB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 5.0 -- Direktur
Penjelasan : Sebagai laporan pembelian
Volume : setiap akhir bulan
Struktur data : Isi
Isi = tgl+kd_pembelian+supplier+total_pembelian
5. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Alias : LPJ
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 5.0 -- Direktur
Penjelasan : Sebagai laporan penjualan
Volume : setiap akhir bulan
Struktur data : Isi
Isi = {no_urut+tgl+kd_barang+pembeli+
total_penjualan}
6. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Material Bangunan
Alias : LPMB
Bentuk data : Kertas
Arus data : Admin -- Proses 5.0 -- Direktur
42
Penjelasan : Sebagai laporan persediaan barang
Volume : setiap akhir bulan
Struktur data : Isi
Isi = {no+nm_barang+jenis+harga_satuan+
harga_baru+stok}
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan tentang spesifikasi dari bentuk
dokumen masukan dan spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi
pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak.
3.5.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang
masuk secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang
terjadi pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak
yaitu:
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang
Sumber : Direktur
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pembelian barang
Lampiran : A-1
2. Nama Dokumen : Data Pembelian
Fungsi : Sebagai detail barang yang dibeli
43
Sumber : Direktur
Tujuan : Admin – D.1 Arsip DPB
Media : Cetakan komputer
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pembelian barang
Lampiran : A-2
3. Nama Dokumen : Data Barang
Fungsi : Sebagai keterangan data barang yang ada
Sumber : Admin
Tujuan : D.2 Arsip DB
Media : Cetakan komputer
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian
Lampiran : A-3
4. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Pembelian
Fungsi : Sebagai detail data retur pembelian
Sumber : Admin
Tujuan : Admin – D.3 Arsip KRPB
Media : Cetakan komputer
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan retur pembelian
Lampiran : -
5. Nama Dokumen : Permintaan Barang
Fungsi : Sebagai daftar permintaan barang
44
Sumber : Konsumen
Tujuan : Sales – Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap konsumen melakukan permintaan
Lampiran : A-4
6. Nama Dokumen : Data Penjualan
Fungsi : Sebagai data barang terjual
Sumber : Admin
Tujuan : D.4 Arsip DPJ
Media : Cetakan komputer
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi penjualan
Lampiran : A-5
3.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi bentuk dokumen keluar menjelaskan tentang dokumen yang
dikeluarkan oleh sistem secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen
keluaran yang terjadi pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita
Jaya Pontianak yaitu:
1. Nama Dokumen : List Harga Barang
Fungsi : Sebagai daftar harga barang
Sumber : Sales
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
45
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan penawaran
Lampiran : B-1
2. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan
Fungsi : Sebagai transaksi penjualan dilunasi
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pelunasan transaksi
Lampiran : B-2
3. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti retur penjualan
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen – D.5 Arsip KRPJ
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap konsumen melakukan retur penjualan
Lampiran : -
4. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Sebagai keterangan total pembelian
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
46
Jumlah : 1-3 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : B-3
5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai keterangan total penjualan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : 1-5 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : B-4
6. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Material Bangunan
Fungsi : Sebagai data barang yang tersedia
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : 1-3 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : B-5
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah melakukan analisa pada sistem penjualan dan pembelian barang
yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak, penulis menemukan beberapa
permasalahan pokok. Adapun masalah-masalah tersebut akan diuraikan sebagai
berikut:
47
1. Penyimpanan data-data penting seperti data pembelian, data barang dan data
penjualan masih belum tertata rapi, walaupun sudah menggunakan media
komputer sebagai pengolah data, sehingga memerlukan waktu yang lama
untuk pembuatan laporan yang diperlukan oleh perusahaan.
2. Sering terjadinya selisih data barang yang ada di dalam komputer (data yang
tersimpan) dengan data barang yang ada di gudang, dikarenakan kesalahan
Admin dalam melakukan perhitungan/kalkulasi data barang yang dipengaruhi
oleh pembelian dan penjualan.
3. Kurangnya sumber daya manusia yang ada di PT. Kita Jaya Pontianak yang
mengerti dan ahli di dalam bidangnya masing-masing, khususnya bidang IT.
3.7. Pemecahan Masalah
Penulis menawarkan solusi/pemecahan dari masalah yang di PT. Kita Jaya
Pontianak. Adapun solusi/pemecahan pemecahan masalah diuraikan sebagai
berikut:
1. Ketelitian dan melakukan verifikasi ulang untuk setiap pengolahan data-data
penting seperti data pembelian, data barang dan data penjualan serta
pemberian kode unik agar data tertata rapi dan tidak terjadi perulangan data,
sehingga proses pembuatan laporan dapat berlangsung dengan cepat dan
informasi dari laporan tersebut dapat digunakan oleh Direktur sebagai
pendukung keputusan ke depannya.
2. Menggunakan sistem komputerisasi khusus untuk penjualan dan pembelian
dimana setiap terjadi pengolahan data pembelian dan data penjualan langsung
mempengaruhi jumlah dari data barang serta koordinasi antara Admin dan
Kepala Gudang dalam pengecekan persediaan material bangunan.
48
3. Memberikan pelatihan mengenai teknologi informasi khususnya Admin yang
bertugas melakukan pengolahan data agar kinerja pengolahan data di PT. Kita
Jaya Pontianak lebih efektif, efisien dan minim akan kesalahan.