ファイル共有システム利用の手引き

全学基本メール事業室

１． はじめに 情報統括本部では、以下のような目的に対応するために、「ファイル共有システム」を

運用しています。

① メールにファイルを添付するのではなく、もっと安全な方法で他の人にファイルを

送る。 ② 他の人からファイルを受け取る。 ③ ファイルを安心・安全に保存する。さらに、それらのファイルを他の人と共有する。 ④ 重要な情報が入ったファイルを PC や USB で学外に持ち出すことなく、セキュリテ

ィポリシーに反することなく学外においても安全に利用する。

このファイル共有システムは、ファイルをシステム上のある場所に置き（アップロード

する）、その場所を表す URL を相手にメールで送ることで相手がファイルを受け取る

（ダウンロードする）仕組みです。なおこのシステムは Proself という名称のパッケージ

ソフトを利用しているため、本システム自体も Proself と呼ぶ場合があります。 メールにファイルを添付する代わりに利用するなど、一時的にファイルをやり取りする

目的で保存期間に制限がある share.iii.kyushu-u.ac.jp（以下 Share と表記）と、ファイ

ルを保存期間制限なしに安定して保存・共有できる archive.iii.kyushu-u.ac.jp（以下

Archive と表記）の二つのシステムがあります。Share は教職員と学生の全員がログイン

して利用でき、①②の機能が利用できます。Archive は教職員だけがログインして利用で

き、①②③④すべての機能が利用できるシステムです。 システム利用上の制約として表１−１に示す制限があります。Share は SSO-KID を持

っている教職員・学生（以後、利用者）が、Archive は、SSO-KID を持っている教職員

だけが利用できます。ただし、利用者が SSO-KID を持たない人（外部の人）にファイル

を渡すこともできますし、外部の人からファイルを受け取ることもできます。

表１−１ ファイル共有システム諸元

システム名 保存容量 保存期間 対象 URL Share 1GB 90 日 教職員、学生 https://share.iii.kyushu-u.ac.jp/ Archive 20GB 制限なし 教職員 https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/ なお、Share も Archive も SSO-KID を持っている人は無料で使えますが、Archive には

有料オプションがあり、1000 円／月の負担で、保存容量の上限を 100GB に増やすこと

ができます。

以下の説明では macOS の Safari の画面を例に示していますが、他のブラウザでも同

様に操作できます。「他の人」とは SSO-KID を持っている人と持っていない人の両方を

含みます。

２．ログイン・ログアウト方法

ここでは Archive をベースにして説明を行います。Archive では使えるが、Share では

使えない機能がありますが、それについてはその都度説明します。まず表１−１に示した

URL（学生は https://share.iii.kyushu-u.ac.jp/だけ、教職員は https://share.iii.kyushu-u.ac.jp/か https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/）をアクセスします。図２−１のようなログ

イン画面が表示されるので,SSO-KID とパスワードでログインします。実際の画面では

この下に重要な連絡が表示されていますので、日頃から注意してください。

図２—１ ログイン画面

図２－２ 初回ログイン直後の画面例

図２－１で「ユーザ ID」に SSO-KID を，「パスワード」に自分のパスワードを入力

し、「ログイン」をクリックします。ログインに成功すると、図２－２に示すような画面

が表示されます。初めてログインした時にはファイルは当然何もありません。

図２－２において、画面右上に自分の基本メールアドレスが表示されます（この例ではモ

ザイクで隠してあります。以下、同様です。）。

ログアウトするには図２－２の右上にある基本メールアドレス部分をクリックすると、

図２−３のようなメニューが出るので、「ログアウト」をクリックします。現在、どれだけ

の容量を使用しているかもここで見ることができます。

図２−３ ログアウト用メニュー

３．フォルダの作り方

複数のファイルをログイン直後の場所にまとめて置くと、ファイルが増えてきた時にわ

かりにくいので、フォルダを使って整理します。そのために、例として「外部提供用」と

「受け取り用」という二つのフォルダを作成する例で、フォルダの作成方法を説明しま

す。

図３－１ 新規フォルダの作成

(a) フォルダ名指定前 (b)フォルダ名指定後

図３－２ フォルダ名の指定

図３−１において、画面上部の「新規フォルダ」をクリックします。図３−２(a)のよう

なフォルダ名を指定する画面が表示されるので、(b)のように名称を指定し、「作成」を

クリックします。図３−３のように新しいフォルダが出来ていることがわかります。

図３－３ 「外部提供用」フォルダ作成後の画面例

同様にして、「受け取り用」フォルダを作成します。受け取り用フォルダの設定方法と使

い方は後述します。

図３－４ 「受け取り用」フォルダ作成後の画面例

図３−４において、画面右上の をクリックすると、アイコンの表示が に変わると

同時に図３−５のようなサムネイル表示になります。もう一回 をクリックすると元の

詳細表示に戻ります。

図３−５ サムネイル表示の例

４．ファイル共有の方法

ファイルを他の人と共有するにはまずファイルをアップロードし、それを「Web 公

開」する設定を行います。「Web 公開」の設定をしなければ他の人からファイルを見ら

れることはありません。

(1) アップロード方法

ファイルをアップロードするには、アップロードしたい場所（フォルダ）に移動してか

ら、画面上部の をクリックします。外部提供用のフォルダに移動するには

フォルダ「外部提供用」をクリックします。上に上がるには「一つ上のフォルダ」をクリ

ックします。

外部提供用のフォルダに移動し、画面上部の「アップロード」をクリックすると、図４

−１のような画面に切り替わるので、アップロードしたいファイルをここにドラッグする

か、「ファイルを選択」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択します。ド

ラッグ＆ドロップでは、複数のファイルをまとめてドラッグすると、一回でアップロード

できます。

図４−１ アップロード用の画面例

図４−２がドラッグした後の例です。ここで「アップロード」をクリックすると、図４−

３のような画面が表示され、アップロードが成功したことがわかります。「閉じる」をク

リックすると、図４−４の画面になります。この状態で続けてファイルをドラッグし、ア

ップロードできますし、「ファイルを追加」で別のファイルを選択してアップロードする

こともできます。「一覧に戻る」をクリックすると、図４−５のような画面になります。

図４−２ ファイルをドラッグした例

図４−３ アップロード完了画面

図４−４ 完了後の画面

図４−５ アップロード完了後のファイル一覧画面

(2) Web 公開

アップロードしたファイルを他の人に渡すためには「Web 公開」という設定が必要で

す。図４−６に示すように、ファイルの左端のボックスをチェックすると上部に「ファイ

ル操作」と「Web 公開」というメニューが表示されます。

図４−６ ファイルを選択した状態の画面

ここで「Web 公開」をクリックすると図４−７のようなメニューが表示されます。

図４−７ Web 公開のパラメータ設定

① 「アドレス」は今から Web 公開設定するファイルをダウンロードできる専用の

URL です。メールで相手に送付するなどして伝えます。

② 図４−８に示すように、「メール認証を利用する」をオンにすると、ダウンロードす

る時に受取人はメールアドレスの入力を要求されます。受取人が自分のメールアド

レスを入力すると、そのメールアドレスにワンタイムパスワードが届きます。また

ダウンロードした人のメールアドレスがログに記録されます。

③ さらにワンタイムパスワードを請求できるアドレスを制限することもでき、そのた

めには図４−９に示すように「公開メールアドレスを制限する」をオンにし、パスワ

ードを送付しても良いメールアドレスを登録します。ここで指定した受取人以外に

はパスワードが送られないので、受取者を制限できます。

図４−８ Web 公開の設定画面

図４−９ 公開メールアドレスをオン 図４−１０ メールアドレスの入力画面

図４−１１ 入力例と終わり方

メールアドレスの登録は図４−９において「公開先メールアドレス」をクリックする

と図４−１０のような画面になるので、送付したい受取者のメールアドレスを入力し

「追加」をクリックします。入力が完了したら、図４−１１の画面左上の「＜」をク

リックします。図４−１１の画面右上の「×」をクリックすると、入力が全部キャン

セルになります。

④ 「ダウンロード回数制限」を指定すると、受取人がダウンロードする回数を制限で

きます。例えばこれを１回にしておくと、正しい受取人が１回だけダウンロードし

た後は、仮に URL が他に漏れても誰もダウンロードできません。

⑤ 「公開期限」を設定することで、１日単位で、ダウンロード可能な期限を設定でき

ます。会議の資料などの場合には、会議の開催日までにしておくと、その後はダウ

ロードできなくなります。

⑥ 「公開パスワード」にパスワードをセットすると、このパスワードを知らない人は

URL がわかっていてもダウンロードできません。ここで指定したパスワードを受取

者にメールで送ることは、できれば避けたいところですが、どうしてもメールでパ

スワードを送付する際は URL を送るメールとは別に送付先を準備（入力）し、宛先

アドレスを十分に確認してから送付してください。万が一、URL を間違えて無関係

な人に送付してもパスワードがなければダウンロードできませんし、URL の Web公開を止めれば、そもそもアクセスできなくなります。

ファイルの提供方法をセキュリティの視点から見ると、安全性は、あまり安全でない方

から、以下のような順番になります。

① 公開 URL だけでダウンロードできる。URL が漏れると、誰でもダウンロードでき

る。

② 公開パスワードを設定し、何らかの方法でそのパスワードを受取者に連絡する。

URL とパスワードの正しい組み合わせを知っている人だけがダウンロードできる。

③ メール認証を利用する。実在するメールアドレスを入力し、ワンタイムパスワード

を入手した人だけがダウンロードできる。

④ メール認証を利用し、さらにパスワードを送付する受取者をメールアドレスで制限

する。ファイルを提供する側で受取者を限定できる。

⑤ さらに公開パスワードを設定し、そのパスワードを受取者に連絡する。こうするこ

とで、ワンタイムパスワードをメールで受け取る前にさらに公開パスワードを要求

される。

これらに加えて、ダウンロード回数や公開期限を設定すると、さらに安全にファイルの受

け渡しができます。

(3) 公開アドレスの入手

ファイルを他の人に送りたい時には図４−７の「アドレス」をメールで相手に送ります

が、後からこのアドレスを入手するには、ファイルの右側の地球マークにカーソルを合わ

せると図４−１２に示すようにアドレスが表示されます。またメールアイコンをクリック

すると、アドレスを含んだメールの送信用画面が表示されます。

図４−１２ アドレスの表示

図４−１３に示すように、ファイルの左のチェックボックスをチェックして画面右上の

をクリックすると、詳細な情報が表示され、その中に「公開アドレス」が含まれてい

ます。

図４−１３ ファイルの詳細表示画面例

５．ファイルのダウンロードの方法

メールで例えば次のような URL を受け取ると、その URL をクリックすることで、図

５−１に示すようなダウンロード画面になります。

https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/public/0GLgwAYIiw2AUmEBNG9fFKfx7RTYuqBW1NBA9u_1VO8l

図５−１ ダウンロード画面

セキュリティに関連する設定が何もない場合には、この画面でファイル名をクリックす

るとファイルをダウンロードできます。ファイルが複数ある時に、ファイルの左のチェッ

クボックスをチェックして「一括ダウンロード」をクリックすると、チェックしたファイ

ルが ZIP ファイルにまとめられて一括ダウンロードされます。

URL に公開パスワードが設定されている場合には、URL クリックすると、図５−２の

ような画面が表示されます。別途、ファイルを送付した人からパスワードを入手し、パス

ワードの部分に入力し、それが正しければ図５−１のような画面に変わります。

図５−２ ダウンロード時のパスワード要求画面

「メール認証を利用する」が設定されている場合には、URL クリックすると、図５−３の

ような画面になります。メールアドレスに自分のメールアドレスを入力し、「パスワード

取得」をクリックすると、画面は図５−４のように切り替わり、指定したメールアドレス

宛に図５−５に示すようなワンタイムパスワードを含むメールが届きます。このパスワー

ドを図５−４のパスワードの部分に入力すると図５−１と同じ画面になります。

図５−３ メール認証が設定されている時の画面

図５−４ パスワードの入力

図５−５ メールで届くパスワードの例

「メール認証を利用する」と「公開先メールアドレスを制限する」の両方が設定されて

いると、予め設定されているメールアドレスからの請求に対してだけ、ワンタイムパスワ

ードが送付されます。指定したメールアドレスが正しくない場合（配布先のアドレスとし

て設定されていない）には、図５−６に示すように「無効なメールアドレスです。」とい

うメッセージ表示されます。

図５−６ 間違ったメールアドレスを入力した時の例

６．ファイルの受け取り方

こちらからファイルを送るのではなく、他の人からファイルを受け取る方法の説明をし

ます。相手が SSO-KID を持っていなくても、可能な方法です。まず受け取り用のフォル

ダを準備し、図６−１に示すように、受け取り用に設定するフォルダにチェックをつけ、

共有設定から「受取フォルダ」を選択します。

図６−１ 受取フォルダの設定選択

図６−２ 受取フォルダの詳細設定

図６−２に示すような詳細設定の画面が表示されます。「アドレス」は相手に伝えること

で、相手がこの URL をアクセスしてファイルをアップロードするための画面が表示され

ます。設定が正しく行えると図６−３に示すように、ファイル一覧で受取用フォルダのマ

ーク（ ）がつきます。

アップロード回数、公開期限、公開パスワードについては、ファイルを相手に渡す時と

同様の意味です。「アップロードファイルの非表示」は、これを設定しておくと、URLをアクセスした時に、既に他のファイルがアップロードされていても、それらの名前が表

示されません。他の人が既にファイルをアップロードしていても、その存在を知る可能性

がないので、セキュリティを向上できます。「アップロードファイルの非表示」を設定し

ていない場合に受取フォルダの URL にアクセスした際の表示例を図６−４に示します。

図６−３ 受取フォルダを含むファイル一覧

図６−４ 受取フォルダで他のファイルが見える例

７．ファイルの共有

他の人やグループ（研究室、学科など）と継続的に共有したいファイルがあるときに

は、例えば図７−１に示すように「共有フォルダ」を作成し、このフォルダの下に置いた

ファイルを共有するようにします。この「共有フォルダ」にチェックをつけて、メニュー

から「共有フォルダ」を選択すると、図７−２のような詳細設定画面が表示されます。

図６−５ ファイルの共有

図７−２ ファイル共有の詳細設定画面

「ユーザ ID、ユーザ名を入力してください。」の部分に共有したい相手の全学基本メー

ルアドレスを入力し、「検索」をクリックすると、一致するメールアドレスがある場合に

は図７−３に示すようにそのユーザが表示されます。一番上にはログインしている自分自

身のアドレスが表示され、その下に検索して見つかったユーザのアドレスが表示されま

す。完全一致なので、メールアドレスの一部だけ入力しても見つかりません。「追加」を

クリックすると、図７−４のような画面が表示され、現在共有してアクセス可能な利用者

の一覧を見ることができます。他にも共有したい利用者がいれば必要なだけ繰り返しま

す。

図７−３ 共有するユーザの追加画面

図７−４ 共有設定の経過画面例

図７−５ 共有設定完了画面例

最後に図７−４の画面下の「作成」をクリックすると、図７−５のようになります。 共有

しているファイルやフォルダには というアイコンが表示されます。

こうして共有設定をしたファイルやフォルダは、共有している利用者が Proself を利用

する時に図７−６に示すように見えます。

図７−６ 共有相手での表示例

８．ＰＣで活用する方法

Archive では、Windows や macOS で以下に示す URL から「Proself Disk」のインス

トーラを入手し手元の PC にインストールして利用できます。

http://www.m.kyushu-u.ac.jp/share/proselfdisk.html

このソフトウェアを利用すると、自分の PC 上で Archive の内容を仮想ドライブとして

割り付け、Archive 上にあるファイルがあたかも自分の手元の PC にあるような使い方が

できます。この使い方をする場合には、手元の PC のディスクにそのファイルをコピーし

ない限り、九大では重要情報を学外に持ち出したことにならないと見なされる取り扱いに

なっていることから、学外に持ち出せない重要情報を学外において参照・編集できます。

インストール方法、設定方法などは説明が長くなるので、別の説明書として準備してあ

りますので、参考にしてください。

９．その他

画面右上のメールアドレスをクリックすると図９−１のようなメニューが表示されま

す。ここで、「2.4MB/20GB を使用中」は現在のファイルの保存状況を示しています。

20GB で不足するようになったら 1,000円/月を支払うと 100GB まで使えるようになる

有料オプションがあります。

図９−１ メニュー

(1) ユーザ設定

図９−１のメニューで「ユーザ設定」を選択すると図９−２に示す画面が表示されます。

図９−２ ユーザ設定画面

「メールアドレス」に自分のメールアドレスを設定しておくと、ファイルを誰かがダウン

ロードやアップロードした時に、図９−３に示すようなメールの通知が、指定しているメ

ールアドレス宛に届くので、ファイルを誰かが操作したことを即時に知ることができま

す。ここに間違っているメールアドレスを設定する例が多く、その場合にはファイルのア

ップロードやダウンロードを行う度に、管理者にエラーメールが届くので、間違えないよ

うに設定してください。できればメールアドレスを設定した後で、自分でアップロードか

ダウンロードをして、通知のメールが確実に設定したメールアドレスに届くことを確認し

てください。

図９−３ ファイル操作の通知メールの例

図９−２において、「表示言語」と「通知メールの言語」を設定することで、使用言語を

選択できます。使用可能な言語としては、「日本語」「English」「中文」があります。

通常はブラウザに設定されている言語に従います。

(2)ログダウンロード

図９−１で「ログダウンロード」を選択すると図９−４のようなメニューが表示されま

す。月単位で選択できるので、必要な時期を選択して「ダウンロード」をクリックする

と、ログを入手できます。ログの内容は見てもらえば概ねわかると思いますが、アクセス

日時、SSO-KID、ファイル名、アクセス元の IP アドレスなどが含まれています。

図９−４ ログダウンロードの画面