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デジタル トランスフォーメーションによる ビジネス変革
イノベーターのための最新のメモの取り方のガイド
目次
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はじめにデジタル エクスペリエンスの自然な進化
第 1 章メモ取りの悪夢をなくす第 2 章少ないキーボード入力で、多くの情報を定着第 3 章落書きの活用で理解を促進第 4 章メモの取り方のテクニック第 5 章最新のメモの取り方の活用第 6 章クラウド接続の活用メモやノートの最大限の活用
02 イノベーターのための最新のメモの取り方のガイド
余白に落書きをしてみてください
はじめに
はじめにデジタル エクスペリエンスの自然な進化
メモやノートはいつでも、偉大な発見や発明への入り口です。交流電流からリチウム バッテリーまで、偉大な発見や発明は、すべてペンを走らすことから始まりました。すぐに書き留めなかったばかりに、失われたり、実現に至らなかったりしたアイデアは、数え切れないことでしょう。帰りに忘れずに牛乳を買う、と走り書きすることで、それまでは不明確だった意識やアイデアが、自分の中で定着します。これは興味深いことです。余白への走り書きから、綿密に作成するプランまで、人それぞれのメモの取り方やノートの作成方法があります。
人間の脳は、まるで気難しくて信頼の置けない執事のようです。賢くありたいと自分では思っていても、なかなかそうもいきません。良いアイデアや思いつきも、ちょっと気を取られた瞬間に消えてしまいます。たとえば、子供が泣いたり、犬が吠えたり、他の急用のことを考えている間に、うっかり忘れてしまいます。脳の反逆との果てしない戦いの末、人間はメモを取ることを学びました。
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はじめにデジタル エクスペリエンスの自然な進化
キーボードをたたいて数メガバイトもの議事録を作成しても、後で読まれて役立つのかどうかわかりません。一方、財布やかばんの中には、走り書きされたままのレシートや付箋がたまっています。この状態を何とかする方法はないものでしょうか。適切なツールときっかけがあれば、使い慣れた生産性ツールを活用して、イノベーションにつなげることができます。使いやすい手書きのメモと、デジタルによる記録と共有のメリットを両立させるのが、デジ
タル時代の最新のメモの取り方です。これまでにない方法でアイデアを形にしたり、ものを作る方法を進化させたりすることができます。最新のメモの取り方を活用すれば、整理しやすく、共有や保存も容易で、いつでもどこでもアクセスできます。管理性も向上し、創造性とコラボレーションを推進できます。
この冊子では最新のメモの取り方とその活用についてご紹介します。
第 1 章
1 Brother International Organization 調査、2010 年
第 1 章メモ取りの悪夢をなくす
良いアイデアの走り書きをポケットに入れたまま、1 週間後に紙くずになっているのを見つけたことがありますか。インスピレーションの時から洗濯の時までの間に、メモのことを思い出せなかったのは残念です。せっかくのメモも、整理されていない場合には、台無しです。
ビジネスの場合には、走り書きされた良い思いつきが、大きな成果につながることもあります。議事録が記録され、転記され、配布されます。それを見て、新しいアイデアをメモしたが、なくしてしまい、その後見つけて、入力し、メールで送らなければならないとしたらどうでしょう。多くの場合、それぞ
れの段階で、忘れては困る別の要件が派生し、それらがさらに積み重なります。ベストなビジネスの成果のためには、それらをすべて混線させることなく、対応する必要があります。ある調査によると、なくしたメモや置き場がわからないファイルを見つけるために、従業員は 1 年間に 1 人平均 76 時間を費やしているということです。これは全米で年間 1,770 億ドルの支出に相当し1、フィンランド 1 国の年間政府予算よりも大きな金額です。ついさっきまでそこにあった付箋を探すために、これだけのコストが発生しています。
整理されてないメモのことを考えてみてください。棚に半分書きかけのノートが 3 冊、机に貼られた何枚もの付箋紙、あちこちに隠れたその他の走り書き、どこに何が記録されているかはわかりません。
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第 1 章メモ取りの悪夢をなくす
整理されていないメモは、顧客との関係にも大きな影響を及ぼす場合があります。顧客が、割引率を 8.2% で合意したか、2.8% で合意したかをたずねているとします。前回の商談のメモをなくしてしまいましたか。2.8% でよいと顧客が言ってくれれば儲けものかもしれませんが、顧客にさらに別の条件をたずねられました。メモを取ったのは覚えているのですが、見つかりません。顧客は後で教えてくれればよい、と言っています。一安心です。後でメールすることにしましょう。でもメールすることを忘れないために、付箋に書いて、貼っておくことにしましょう。
ここまで来れば、顧客からの信頼が地に落ちることは確実です。
整理されていないメモは、ビジネスに悪影響を及ぼすだけでなく、健康にも悪影響を及ぼします。
放置しておくと、身体に影響を及ぼすストレスに変わります。顧客との信頼が損なわれれば、ストレスは増大します。あるのかないのかわからないメモを 20 分も探し続けると、ストレスはさらに増大します。這いつくばって机の下を探し、背伸びして棚の上を探しても、ゴミが見つかるだけでは、ストレスは頂点に達します。ストレスは、現代の健康に対する 6 つの脅威 (心臓病、がん、肺疾患、事故、肝硬変、自殺 ) にも影響を与えます。整理されたメモでも、生活のストレスのすべてをなくすことは無理かもしれませんが、少なくとも良い方向には向かうはずです。
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2 Mueller & Oppenheimer 調査、2014 年
第 1 章メモ取りの悪夢をなくす
最新のメモの取り方のテクニックを使うと、あらゆるメモや走り書きをクラウドにデジタルで保存することにより、ビジネスや暮らしをうまく片付けることができます。作成したメモには、いつでもどこでも、使用するデバイスを問わずに、すぐにアクセスできます。調査によると、文字入力のメモは、直接読み書きするには便利だが、手書きのメモの方が記憶に留まり、新しい情報を吸収しやすくなるということです。2 これ
は特に議事録、面談、顧客との電話など、その場で記録してそれを共有したり、後から振り返ったりする必要のある記録では、大きなメリットとなります。最新テクノロジを活用した、スマート ペンやスタイラスを使ったデジタル メモは、デジタルとアナログのベストな融合であり、創造性と表現力に火を付けます。
第 2 章
第 2 章少ないキーボード入力で、多くの情報を定着
脳のはたらきを簡単におさらいしておきましょう。右脳は主に感性・感覚を司り、色とりどりの鮮やかな世界やノリのよい音楽が脳内を飛び交うイメージです。創造性を刺激し、夢や野心を駆り立てます。右脳は "What if?" 型の仮定の推論を行います。左脳は論理的な事柄を司り、科学、数学、分析などに基づく、論理による判断を行います。左脳は "What is?" 型の推論を行います。たとえば、右脳がディズニー ワールドであるとすれば、左脳は国会図書館です。
通常の PC などを使ったメモの取り方では、多くの左脳の機能を使います。書き取りは左脳で、文字入力も左脳です。キーボードを使った入力では、文字の作成を記号認識と筋肉動作に変換します。一方、手書きを行う場合には、キーボードによる文字入力では使われない、右脳の創造性が使われます。
左脳には、内なる完璧主義者がいて、すべての文章を編集して、すべての動作を確認するように司令を出します。ペンを使って文字を "描く" 動作では、右脳の自由な動きを促し、創造性を刺激して、左脳の分析的な動作を一時的に無効にすることができます。内なる論理判断を一時停止することにより、リアルタイムで創造性を動作させることができ、これによって生産性を向上させ、新しい情報を取得して定着させやすくなります。
11 イノベーターのための最新のメモの取り方のガイド
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3 Mueller & Oppenheimer 調査、2014 年4 Spira & Feintuch 調査、2005 年5 Mark, Gudith, & Klocke 調査、2008 年
第 2 章少ないキーボード入力で、多くの情報を定着
調査によると、キーボードによる文字入力でメモを取る場合には、多くの分量のメモを取ることができるが、多くの場合は文字通りの記録であり、手書きの場合に行われるような処理や概念化は行われないということです。3 メモの作成では、量と質のトレードオフとなる場合があります。メモの作成者は、できるだけ多くの分量をカバーすることで、結果的になるべく内容に沿ったものになるようにするか、または基本コンセプトや概念に着目しながら、独自の判断を行うようにするかを選ぶことができます。速記にもメリットはありますが、複雑な概念の処理は速記のメリットには含まれません。メモの取り方をノート PC からスマート ペンに代えることにより、キーボードでは実現できない効率と内容の定着を図ることができます。
調査によると、通常の従業員は 1 日平均で 2 時間もの作業の中断が発生し、行っていた業務に再度集中しなおすための時間が必要となっています。これによって企業で発生している無駄なコストは、年間 5,880 億ドルに上ると推計されています。4 この生産性の喪失は多くの場合には、仕事に十分な時間をかけられなかったり、より多くのストレスや不満が生じたり、燃え尽きにつながるとされています。5 最新のメモの取り方を活用し、記録と文書化の手順を最小限とすることにより、不満や雑事をなくすことができます。脳を活性化することによって、情報の定着と記憶の促進を図り、理解を高めて、全体的な効率を向上させることができます。
第 3 章
6 Andrade 調査、2009 年7 Singh & Kashyap 調査、2015 年
第 3 章落書きの活用で理解を促進
メモを取る場合、言葉を紙面に記録しようとするのは比較的簡単です。しかしメモを取ることは単に言葉の記録ではありません。メモは、覚え書きであり、議事録であり、走り書きであり、ラフスケッチであり、草稿であり、落書きなのです。落書きは悪であり、怠慢の証拠であると思われているかもしれませんが、調査によると、それとは逆の結果が示されています。落書きをする人は、落書きをしない人よりも平均 29% 多くの情報を記憶できるということです。6 今では Google には落書き作成者 (Chief Doodler) がいるほどです。
落書きの推進者であり、ソート リーダーである、Sunni Brown 氏によると、落書きによって、4 つの学習様式 (聴覚、視覚、動作、読み書き) がミックスされ、包括的な理解力が高まることにより、理解が促進されるということです。さらに
落書きは概念的な土台を作成し、その保持と育成を推進するとされています。たとえば、においをきっかけにして埋もれた記憶が呼び起こされるように、落書きが記憶の呼び起こしに役立っていると考えられています。7 宇宙船の落書きがきっかけで、そのときのスピーチ テーマだったブランド認知のポイントにリンクすることがあるというわけです。
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第 3 章落書きの活用で理解を促進
落書きをする人は、メモを取るプロセスで画像優位性効果 を活用しています。基本的に、人は目で見たものは最大 90 % を記憶できるが、耳で聞いたものは最大 10% しか記憶できないと言われています。このように落書きは、取りつきやすく個人的なものであることによって、記憶を刺激するだけでなく、特に複雑な内容を受け入れやすくすることができます。
最新のメモの取り方を活用することにより、落書きをする人は、テクノロジのメリットを損なうことなく、得意な学習方法を活かすことができます。簡単にスケッチができ、それを保存できるため、さまざまな思考レベルで存分に学習に取り組むことができます。通常のノート PC の場合のように、犠牲になるものはありません。クリエイティブな作業に対応した PC を活用することによって、デスクをスタジオに変えることもできます。広いキャンバスを存分に使って、鮮明な画面上に、思いのままを描いて編集できます。
余白にヨットの落書きをしていたのは、あなただけではありません。多くの米国大統領も落書きをしていました。
第 4 章
第 4 章メモの取り方のテクニック
手書きとデジタル テクノロジの融合により、昔と今のよいところを合わせて使って、メモを取ることができます。4G、Wi-Fi、クラウド テクノロジなどの活用により、重役室の役員も、コーヒー ショップでメモを書いている営業担当者も、手書きのデジタル メモを、個性とニュアンスを備えたまま、直ちに共有したり、利用したりすることができるようになります。しかし、これは最新のメモの取り方のメリットのほんの第一歩です。最新のメモの取り方には、さらに大きなメリットがあります。スマート ペンを使うと、手書きからの面倒な書き起こしを 1 行ずつ手動で行う必要はありません。ボタン 1 つで、手書き認識テクノロジを使って、デジタル化されたテキスト情報に、瞬時に変換することができます。
これらのファイルをクラウド サービスを使って保存して、ノート PC、タブレット、スマートフォンなどから自在に活用できます。デジタルによるアクセスと保存ができるため、ノートやフォルダーや散乱したメモに煩わされたり、なくして困ったりすることはありません。あらゆる情報を 1 つのデータベース上に集約して、必要な整理を行えます。
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シンプルにする基本的な事項や全体の概要を中心にメモを取ります。すべての言葉を記録しようとするのは、不可能であるばかりでなく、気が散り、イライラのもとになります。話し手によく耳を傾け、重要なことに絞ってメモを取ります。
自分流にする話を文字通りに書き取っても、内容の理解と記憶にはつながりません。重要な内容を、自分の言葉で記録します。聞こえた情報を単に記録するのでなく、情報に耳を傾け、それを自分で把握して、自分の理解を表現するようにします。
まとめるミーティングの終了後に、すぐにメモ取りをやめず、ざっと要点をつないで、簡単にまとめておきます。予想される成果は何か、想定される課題は何か、今後自分にどのような影響があるか、などと考えてみます。
うまくいくやり方にする優れたメモの取り方に万能の公式はありません。話し手を恐竜の似顔絵にしたら、内容の記憶に役立つのであれば、そうするのもよいでしょう。標準的な箇条書きがよければ、もちろんそれでもかまいません。自分に合った、うまくいくやり方を見つけて、それを使うようにします。
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第 4 章メモの取り方のテクニック
• 数多くのカラー、フォント、ペン先を、簡単に選んで使用できる
• タブレット上で、好みのやり方でメモを取り、データを直接操作できる
• スリムなデザインでスマート ペンより優れている
• タッチ画面のデバイスに直接リンクされている
• 画面のサイズが記入可能エリアとなる
• デバイスのオペレーティング システムとネイティブで統合されている
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スマート ペンデジタル ペン vs.
第 4 章メモの取り方のテクニック
• 筆跡を気にすることなく、悪筆でも瞬時に、テキスト文字に変換できる
• ペンと紙を使って、最も自然な方法でメモを作成できる
• 普通のボールペンと同様に使用できる
• フル機能を使うためには、特定の紙、アプリ、デバイスに依存する
• メモを取りながら、ライブ音声を録音できる
• インク カートリッジ容量の制限がある
第 5 章
第 5 章最新のメモの取り方の活用
法執行機関スマート ペンは法執行機関の公務員や警察官に特に有益な機能を提供します。最新テクノロジによって手書きメモをテキストに変換でき、調書の作成や管理が容易になるだけでなく、音声を録音することもできるため、説明責任と透明性を確保でき、現場職員の保護にも役立ちます。
医療最新のメモ作成により、かかりつけ医からの患者情報を直ちに医療スタッフと共有して、緊急治療室での対応に役立てることができます。患者に特別なニーズや要望がある場合、直ちに文書
化してそれを病院内で共有することができます。処方箋をすみやかに承認できます。病院は不要なネットワークやサーバーの管理の負荷から解放されます。
営業顧客からの特別なニーズや、製品の記録、ターゲットの詳細などの情報に、デジタル メモを使ってすぐにアクセスできます。デジタル メモを活用して、営業担当者は現場で関連情報を直ちに取得でき、自信を持って顧客対応を行えます。
デジタルによるメモの作成は、Google Glass に飛びついた新しもの好きや、最新トレンドに乗り遅れまいとする年配の重役だけのためのものではありません。あらゆる業界のあらゆるビジネス パーソンは、デジタルによるメモを活用して、コミュニケーションとコラボレーションを効果的、効率的に行うことができます。
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教育ノートを取るのが役立つのは、生徒だけではありません。教師はスマート ペンを使うと、学習計画やワークシートをすばやく作成したり、整理したりすることができます。成績管理を迅速に行ったり、生徒のノートを保存したり共有したりすることも可能です。学習に関するあらゆる作業を、責任を持って整然と進めることができます。
建築現場での測量や製図を行ってすばやく文書化し、作業員がすぐに必要な情報を直ちに提供できます。デジタルによるメモ作成は、詳細情報を書き留めたり、必要な保守情報をリアリタイムで記録したり、課金作業時間や使用資材を記録したり、作業現場の効率化に役立ちます。
チーム ミーティングから顧客へのプレゼンテーションへ、ブレーンストーミング セッションから役員会議へ、子供のサッカーの練習から家族での外食へ、さらに家から残務処理までと飛び回っているビジネス パーソンにとって、デジタルによるメモ作成なら、それぞれの環境で柔軟に最適な作業を行えます。デジタルによるメモ作成は、チームによるコラボレーションにも役立ちます。作成したメモをあらゆるデバイスから参照して、すばやくフィードバックを行ったり、移動中でもアイデアを逃すことなく記録したりできます。書き留めたメモをなくすことは、もうありません。より多くの業務をすばやくこなし、空いた時間をさらに有意義に過ごすことができます。
第 5 章最新のメモの取り方の活用
第 6 章
第 6 章クラウド接続の活用
インターネットとモバイル デバイスによる "いつでもオン " の環境での新たな取り組み方によって、"9 時から 5 時まで " の仕事のやり方は過去のものとなりました。テクノロジによって業務の進め方が変化しても、メモやノートを取ることの重要性は変わりません。
新しいデバイスが登場し、スマートフォンのボイス レコーダー アプリや、ノート アプリを便利に活用できるようになっても、付箋やノートや裏紙に自然な形ですぐにメモを取るという習慣はなくならないため、デジタル時代のメモ取りの状況は、むしろ悪化していました。
それに終止符を打つときが来ました。
最新のテクノロジとデジタル ツールとクラウドを活用することにより、場所を問わずに、自然な形で作成したメモを、保存してアクセスすることができます。これが最新のメモの取り方です。
クラウド ストレージの機能により、アイデアが浮かんだときに、いつでもアクセスできます。多くのクラウド サービス プロバイダーが、さまざまなストレージ機能を提供しています。少量のデータで小さなオンライン ショップを始めるアントレプレナーでも、大量のバックログ、顧客データ、分析情報を抱える大企業の CIO でも、それぞれの用途に適したさまざまなプラットフォームが提供されています。"フリーミアム " のクラウド モデルでは、無料タイプのサービスから始め、ニーズと必要に応じて利用を柔軟に拡大することができます。必要かどうかわからないサービスにコミットして料金を払う必要はありません。
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クラウドなら、うっかり道に落としたり、タクシーの中に忘れたりすることもなく、ハード ディスクを初期化して消してしまうこともありません。クラウド ストレージはデータのバックアップをさらにバックアップするためにも最適で、そのデータは業界トップ クラスのセキュリティで保護されています。クラウド プロバイダーは、暗号化業界標準に準拠し、クラウド セキュリティ アライアンスの要件に対応したデータ保護を行っています。
メモを同僚やチームと共有する場合には、クラウド ストレージを使えば、ボタン 1 つで、あらゆるメモや議事録やスケッチを共有できます。デジタルによるメモの作成とクラウド接続の活用により、コラボレーションがとても容易になります。同僚のメモにアクセスしたり、自分のメモを共有したりできるため、サービス チームの同僚が病欠したり、営業チームの同僚が休暇に入ったりしても、パニックする必要はありません。
現代の従業員は多様な働き方をしています。経営幹部から営業担当者まで、サービス スタッフからアナリストまで、エンジニアから教育者まで、多くの従業員はアイデアを考え、伝えて、実行します。また手元にコンピューターがない場合もあります。あらゆるメモにいつでもどこでも、デバイスやプラットフォームを問わずにアクセスできることが、成功への王道です。
第 6 章クラウド接続の活用
8 Duffy & Wilson 調査、2005 年
メモやノートの最大限の活用調査によると、メモやノートを使っても、ロールシャッハ テストのような個性の診断はできない8ということですが、それでも、ノートやメモには個性があふれるものです。メモやノートは単なる書き取りや落書きではなく、実行への最初のステップであり、イノベーションのための自然な最初のきらめきです。紙とペンへの愛着は単なるノスタルジアではなく、脳のはたらきに重要な役割を果たします。最新のメモの取り方を活用すると、認識処理を使った創造性が促され、ミーティング時や会話時の記憶の定着が促進されます。この間の創造プロセスが断絶することがありません。
メモやノートの取り方やビジュアル化、整理や共有の方法への変革は、企業の経営と運営の変革につながります。アントレプレナーから最高財務責任者まで、最新のメモの取り方の価値を活かすことにより、職種や企業や、業界全体にも影響を及ぼす可能性が秘められています。最新のメモの取り方の最大のメリットは、科学と芸術の融合により、アクセスしやすく、使いやすい方法を提供し、増大する日々の仕事を簡素化できることです。
かさばるキーボードの操作でなくボールペンの機動性を活用することによって、より自由にはたらき、生活し、創造性を発揮することができます。机に束縛されることなく、どこでもインスピレーションを発揮できます。MicrosoftSurface や Livescribe 3 スマート ペンなどの製品では、クラウド テクノロジの無限の可能性を利用しながら、自然な走り書きのメモの使いやすさを活かすことができます。
Surface を使ってアイデアを形にする方法の詳細をご覧ください。
生産性のパズルを解き明かす方法をご覧ください。
アイデアの価値を最大化する方法をご覧ください。
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