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簡単操作マニュアル
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やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 簡単操作マニュアル
目 次
ページ
１．はじめに .......................................................................................................................... 4
２．やさしく名刺ファイリング PROの起動と使用準備 ................................ 5 ２－１．自動アップデート...................................................................................................... 5
２－２．データベースの作成................................................................................................. 6
２－３．スキャナの選択........................................................................................................... 7
３．名刺の読み込み............................................................................................................ 8 ３－１．専用スキャナからの読み込み ............................................................................. 8
３－２．市販のフラットベッドスキャナからの読み込み ..................................... 9
４．名刺の登録・修正.....................................................................................................12 ４－１．名刺の登録...................................................................................................................12
４－２．名刺の修正...................................................................................................................14
４－２．登録したレコードを削除する ...........................................................................15
５．名刺の検索 ...................................................................................................................17 ５－１．簡易検索........................................................................................................................17
５－２．条件を指定して検索...............................................................................................17
６．名刺の印刷 ...................................................................................................................19
７．名刺データを他のアプリケーションで使用 ................................................20 ７－１．名刺データを Excelに転送 .................................................................................20
７－２．名刺データを筆ソフト用に出力 ......................................................................21
８．データベースの操作 ................................................................................................24 ８－１．データベースの結合...............................................................................................24
８－２．レコードを別のデータベースに移動 ............................................................25
８－３．データベースの移動...............................................................................................25
９．データベースのバックアップ .............................................................................27 ９－１．データベースのバックアップ ...........................................................................27
９－２．データベースの復元...............................................................................................28
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付 録 ......................................................................................................................................30 付録１．名刺ファイリング DBユーティリティ ........................................................30
付録２．ScanSnapからの読み込み ...................................................................................32
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１．はじめに
本マニュアルでは、基本的な操作方法のみを説明しています。
さらに詳しい操作方法をご覧になりたい場合は、オンラインマニュアル、または、ヘルプを
ご覧ください。
オンラインマニュアルとヘルプは、Windowsの「スタート」ボタンから「すべての
プログラム」→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」から開くことができます。
（※ 下図は Windows XPでの操作画面になります。）
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２．やさしく名刺ファイリング PROの起動と使用準備
デスクトップのアイコンをダブルクリックするか、Windowsの「スタート」ボタンから「（す
べての）プログラム」→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」→「やさしく名刺ファイ
リング PRO v.9.0」を選択します。
２－１．自動アップデート
初回起動時には、自動アップデートの確認画面が表示されます。通常は「OK」を選択し、ア
ップデートを実行してください。機能追加や不具合の修正が行われます。
最新アップデータが公開されると、やさしく名刺ファイリング PROの起動時にWindows
のタスクバーからお知らせがポップアップ表示されます。その際には、アイコンをクリ
ックし、自動アップデートを実行してください。
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２－２．データベースの作成
はじめに、データの保存先となる「データベース」を作成します。
1. やさしく名刺ファイリング PROを起動すると、「起動メニュー」が表示されます。はじめて利用する場合は「データベースを新規作成する」にチェックを付けて「OK」ボタン
をクリックします。
※旧バージョンのデータベースを使用する場合は 30ページをご覧ください。
2. 「データベースの新規作成」ダイアログで、データ登録用のデータベースを作成します。「ファイル名」欄にデータベース名を入力してください。データベース名は、管理しや
すい名前、覚えやすい名前が良いでしょう。
データベース名入力後、「保存」ボタンをクリックしてください。
※ ここでは例として「営業部」と入力しています。
3. データベースが作成され、画面左側のフォルダツリーに表示されます。
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データベースの登録を解除する場合は、フォルダツリーのデータベース上でマウス
右クリックし、「データベース登録の解除」を選択します。この操作で、データベー
スがフォルダツリーに表示されなくなります。
登録の解除をしたデータベースは、「ファイル」メニュー→「データベース登録を追
加」から、再びフォルダツリーに表示させる事ができます。
データベースを完全に削除するには、エクスプローラやマイドキュメントを開き、
データベースフォルダを削除してください。
２－３．スキャナの選択
スキャナから名刺画像を読み込む場合の設定をします。
※ この操作は、はじめてスキャナを使用する場合にのみ行います。次回以降は必要ありま
せん。
※ ScanSnapをご利用の場合には、スキャナ選択をする必要はありません。32ページの「付
録２」をご覧下さい。
1. 「名刺認識」メニューから「スキャナ選択」を選択します。
2. 「スキャナドライバの選択」ダイアログが表示されます。使用するスキャナのドライバを選択して反転表示させ、「OK｣ボタンをクリックします。
※専用スキャナをご使用の場合…
専用カラースキャナ→「Media Drive A6 v1.2」
専用モノクロスキャナ→「Media Drive A8 v1.2」
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３．名刺の読み込み
スキャナから名刺画像を読み込みます。
３－１．専用スキャナからの読み込み
1. 画面左上にある「名刺登録」ボタンをクリックします。
2. 初めてスキャナを使用する場合、「スキャナキャリブレーション」画面が表示されます。パッケージに同梱の白い紙をスキャナにセットし、「OK」ボタンをクリックします。
※ 同梱の白い紙を紛失した場合、裏の白い名刺や未使用のはがきの裏面など、通常の
白い紙で代用が可能です。
3. キャリブレーションが完了すると、スキャンパネルが表示されます。 ※解像度は必ず 400dpi、または 600dpiに設定してください。
※専用カラースキャナで名刺をスキャンするときは、ページサイズを「名刺」にしてく
ださい。
●専用カラースキャナの画面
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●専用モノクロスキャナの画面
4. スキャナに名刺を 1枚、セットします。 ※文字が書いてある面を下にします。
※専用カラースキャナの場合、矢印の部分に、名刺の長いほうをあわせます。
5. 名刺をセットしたら、「スキャン」ボタンをクリックしてください。 6. 名刺がスキャンされ、データベースに登録されます。
３－２．市販のフラットベッドスキャナからの読み込み
フラットベッドスキャナから、複数枚の名刺をまとめて読み込むことができます。
1. 「ツール」メニューの「環境設定」を選択し、「切り抜き」にある「名刺枠テンプレートを使用する」にチェックを付けます。
※次回以降、この操作は必要ありません。
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2. フラットベッドスキャナの原点に名刺をセットします。
※スキャナの原点位置については、ご利用のス
キャナの取り扱い説明書をご覧ください。
3. スキャナに名刺をセットしたら、画面左上にある「名刺登録」ボタンをクリックします。
4. スキャンパネルが表示されるので、スキャン範囲や解像度を設定します。
5. 解像度は、400dpi、または 600dpiに設定してください。解像度がスキャンパネルに表示されていない場合でも、スキャンパネルの表示モードを変更し、必ず解像度を確認して
ください。下図は、EPSONのスキャナ（GT-9300）を使用した場合の例です。
EPSON GT-9300の場合、ここで
解像度を設定します。
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6. スキャンパネルの「スキャン」ボタン（「読み取り」ボタン）をクリックします。 7. スキャンが完了したら、スキャンパネルを閉じます。 8. 自動で切り抜きが行われ、名刺が登録されます。
ランダムに名刺を置いてスキャンする方法もあります。詳しくはオンラインマニュアル
の「2-2-2 フラットベッドスキャナから自動登録」（【●名刺をランダムに配置して
スキャン】）をご覧下さい。
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４．名刺の登録・修正
４－１．名刺の登録
読み込まれた名刺画像は自動で文字認識が行われ、登録されます。
名刺から読み取った文字情報は、レコード情報エリアの所定の項目に振り分けられます。
レコード情報エリアが表示されていない場合には、「画面を戻す」ボタンをクリックし
てください。
レコード情報エリア
レコードは、フォルダで分類されています。
「氏名順で並べる」にすると、「あ行」～「わ行」のフォルダに「氏
名読み」で分類された名刺が入ります。
「社名順で並べる」にすると、「社名読み」で分類されます。
そのほか、更新日やグループで分類することもできます。
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英語の名刺を認識する
やさしく名刺ファイリング PROでは英語名刺の認識が可能です。
※ アメリカ、カナダの名刺に対応しています。アメリカ、カナダ以外の名刺では
住所等のデータが正しく振り分けられません。
認識言語を「英語」に設定するには、「名刺登録」ボタン右の「▼」をクリックし、
表示されるメニューの「認識言語設定」から「英語」を選択してください。ボタン
の国旗が星条旗に変わります。
日本語の名刺を登録する際は、「日本語」の設定に戻してください。
誤認識を減らすには…
会社ロゴや画像などは、文字認識に影響を与えてしまうことがあります。
そのような場合、あらかじめ認識させない部分を「認識除外領域」に設定すること
で誤認識を減らすことができます。
①「名刺登録」ボタン右の「▼」をクリックし、メニューから「スキャナから手動
登録」を選択します。
② 「手動登録」ボタンをクリックし、名刺を読み込みます。
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③ 「名刺画像」ウィンドウのツールバーから「認識
除外領域」ボタンをクリックし、認識したくない
部分をマウスでドラッグして範囲を設定します。
④ 範囲内がグレーになり、文字認識から除外されま
す。連続して複数個所の設定ができます。
⑤ 設定が終わりましたら、「認識/登録」ボタンをク
リックし、データを登録します。
４－２．名刺の修正
登録されたレコードの確認と修正を行います。
やさしく名刺ファイリング PROでは文字の修正方法として、①キーボードから入力、②候
補文字での修正、③認識全結果からの引用といった方法があります。ここでは、②の候補文
字での修正と③認識全結果からの引用について説明します。
☆ 候補文字で修正
間違っている文字にカーソルを置き、右クリック
します。メニュー内の「候補文字」にカーソルを
合わせると、候補文字のリストが表示されます。
一番上の大きな文字は画像データです。
二番目以降の一覧から正しい文字を選択すると、
文字が修正されます。
☆ 「認識全結果」から引用
「認識全結果」タブを開きます。ここには、認識されたすべての文字が表示されます。
正しく認識されているのにレコード情報の項目に振り分けられていない場合、ここからデー
タをコピーして修正することが可能です。
1. 「認識全結果」タブを開きます。貼り付ける文字列を選択した状態で、「編集」メニュー→「コピー」を選択します。
2. 貼り付ける項目内にカーソルを置き、「編集」メニュー→「貼り付け」を選択してください。
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修正を終えたレコードは、レコード情報の「 」にチェックを付けておきます。
チェックを付けたレコードは「表示分類」の「確認済みのレコード」、あるいは「表示」メニ
ュー→「確認レコードの表示」の「確認済みのレコード」で確認できます。
４－２．登録したレコードを削除する
不要になったレコードや重複したレコードなどを削除します。
☆１レコードのみを削除したい場合
削除したいレコード上で、マウス右クリックします。表示されるメニューの「現在のレコー
ドを削除」を選択します。
☆複数のレコードを削除する場合
1. 削除するレコードにチェックをつけます。
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2. 「レコード」メニューから「レコードを削除」を選択します。
3. 確認のダイアログで削除件数を確認し、「はい」ボタンをクリックします。
※削除されたレコードは「ごみ箱」フォルダに移動されます。誤って削除した場合には、ま
ず「ごみ箱」フォルダを左クリックします。ごみ箱フォルダ内のデータが表示されるので、
データ上で右クリックして「元に戻す」を選択すると、元のデータベース内にデータを戻す
ことができます。
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５．名刺の検索
５－１．簡易検索
氏名や社名から、簡単にレコードの検索を行うことができます。
1. 「簡易検索」欄に、氏名または社名を入力します。
2. キーボードの「Enter」キーを押します。 3. 検索にヒットしたレコードが表示されます。
５－２．条件を指定して検索
1. 「名刺検索」ボタンをクリックします。
2. 「検索設定」ダイアログが表示されるので、検索したい項目に文字を入力して「新規検索」ボタンをクリックします。
検索結果からさらに検索する場合は、「絞込検索」ボタンをクリックしてください。
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「検索設定」ダイアログの「詳細設定」ボタンをクリックすると、検索項目を拡張する
ことができます。
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６．名刺の印刷
1. リスト表示エリアで、印刷するレコードにチェックをつけます。
すべてのレコードを選択する場合は、リスト表示エリアの「すべて選択」ボタンをクリ
ックします。
2. 「印刷」ボタンをクリックします。
3. 「印刷選択」ダイアログで印刷形式やフォントなどの印刷条件を設定し、「印刷」ボタンをクリックします。印刷が実行されます。
※選択した印刷形式によってはフォントのサイズを設定できません。
※印刷プレビューや印刷結果が文字化けしている場合には、「フォント選択」ボタンをク
リックし、日本語フォント（ＭＳゴシックやＭＳ明朝など）が選択されているか、また、
「書体の種類」が「日本語」になっているかどうか確認してください。
※改行位置や行間などを指定することはできません。タックシールやはがきに印刷する
場合には、筆ソフトなどにデータを転送し、印刷する方法もあります。
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７．名刺データを他のアプリケーションで使用
７－１．名刺データを Excel に転送
名刺データを Excelに転送することができます。
※名刺画像は表示されません。
1. 出力するデータにチェックを付けます。
2. 「エクスポート」ボタンの「▼」をクリックし、「Microsoft Excelへ転送」を選択します。
3. 「Excel」ボタンをクリックします。
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4. 「エクスポート」ダイアログが表示されるので、「Excelへ転送」ボタンをクリックします。
5. Excelが起動し、データが転送されます。
７－２．名刺データを筆ソフト用に出力
1. 出力するデータにチェックを付けておきます。
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2. 「エクスポート」ボタンの右側にある「▼」をクリックし、「筆ソフト連携ファイルを出力」を選択します。
3. 「筆ソフト」ボタンをクリックします。
4. 出力するアプリケーションを選択し、「OK」ボタンをクリックします。
5. 保存ダイアログが表示されるので、「保存する場所」にファイルの保存場所を指定します。また、「ファイル名」に名前を入力し、「保存」ボタンをクリックします。
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6. ファイルが保存されます。
7. 筆ソフトを起動し、出力したファイルを読み込んでください。 ※読み込み方法については、筆ソフトのメーカーにお問い合わせください。
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８．データベースの操作
８－１．データベースの結合
ふたつのデータベースをひとつにまとめることができます。
1. 「操作」ツールバーの「データベース」ボタンをクリックします。メニューが表示されるので、「データベース同士の結合」→「全てのレコード」を選択します。
2. 「データベース同士の結合」ダイアログの「結合先の選択」ボタンをクリックします。
3. 結合先データベースファイル（*.ec9）を選択し、「保存｣ボタンをクリックします。
4. 「データベース同士の結合」ダイアログに戻るので「OK」ボタンをクリックします。 指定したデータベースに、全レコードが追加されます。
※元のレコードはそのまま残っています。必要に応じてレコードの削除やデータベースフ
ォルダの削除などの操作を行ってください。
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※データベース結合時には、バックアップファイル作成を同時に行うため、データ件数が
多いと、終了までに時間がかかる場合があります。
８－２．レコードを別のデータベースに移動
1. 移動するデータを選択しておきます。
2. 移動先のフォルダにドラッグします。
3. データが移動します。
８－３．データベースの移動
データベースを別の場所に移動することができます。
1. 「操作」ツールバーの「データベース」ボタンをクリックします。メニューが表示されるので、「データベースを別のフォルダへ移動」→「全てのレコード」を選択します。
2. 「データベースの移動」ダイアログの「移動先の選択」ボタンをクリックします。
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3. 「保存する場所」に移動先フォルダを指定します。また、「ファイル名」欄に、新しいデータベースファイル名を入力します。その後、「保存｣ボタンをクリックします。
4. 「データベースの移動」ダイアログに戻追加する」にチェックをつけ、「OK」ボ
5. データベースが移動し、登録されます。
※元のデータベースファイルはそのまま残
ルの削除の操作を行ってください。
※データベース移動時には、バックアップ
多いと、終了までに時間がかかる場合が
りま
タン
っ
フ
あ
移動先フォルダを指定
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す。「作成したデータベースをリスト登録に
をクリックします。
ています。必要に応じてデータベースファイ
ァイル作成を同時に行うため、データ件数が
ります。
新しいデータベースファイル名を入力
９．データベースのバックアップ
データベースは、一定の間隔でバックアップしておくことをお勧めします。
９－１．データベースのバックアップ
1. バックアップするデータベースのフォルダを選択します。
2. 「ファイル」メニューの「バックアップ」→「全てのレコード」を選択します。
3. 「バックアップファイルの作成」ダイアログが表示されるので、「保存する場所」と「ファイル名」を設定し、「保存」ボタンをクリックします。
「保存する場所」：よく利用する場所（わかりやすい場所）にします。
※ CDや USBメモリに直接保存することはできません。
「ファイル名」 ：わかりやすい名前を入力します。
※ ここでは例として「友人バックアップ」と入力しています。
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4. 保存先に、バックアップファイルが作成されます。
バックアップは、データベース単位で行われます。データベースを複数作成している場
合には、全てのデータベースのバックアップファイルを作成してください。
９－２．データベースの復元
1. バックアップファイルを復元する場合は、「ファイル」メニューから「復元」を選択します。「データベース復元」ダイアログが表示されるので、「新規データベースを作成して
復元」をクリックしてください。
「現在のデータベースを空にして復元」を選択すると、データ復元時に元のデータ
が全て削除されますのでご注意ください。
2. データベースの新規作成」ダイアログが表示されます。「ファイル名」欄に、わかりやすいデータベース名を入力し、「保存」としてください。
※下記は、「友人」と入力した例です。
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3. 続けて、「ファイルを開く」ダイアログが表示されます。復元するバックアップファイル（「*.ymfbk9」ファイル）を選択し、「開く」ボタンをクリックします。
※復元するバックアップファイルは、ローカルのハードディスクに置いてください。サ
ーバー上や CD、USBメモリ上などに置いたままですと、正しく復元できないことがあ
ります。
4. バックアップしたデータが復元されます。
環境設定で設定しておけば、一定の間隔で、起動時にバックアップファイルを作成させ
ることができます。
バックアップファイルは、各データベースフォルダ内の「Backup」フォルダ内に作成さ
れます。
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付 録
付録１．名刺ファイリングDBユーティリティ
旧バージョンで作成した名刺データのコンバートや、データベースにパスワードを設定する
ことができます。
1. Windowsの「スタート」ボタンから「すべてのプログラム」→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」→「名刺ファイリング DBユーティリティ」を選択します。
2. 「名刺ファイリング DBユーティリティ」の起動画面が表示されます。 「選択項目」から、実行する操作を選択し、「開始」ボタンをクリックしてください。
☆データベースのコンバート
旧バージョンで作成された名刺データを、やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0用に変換し
ます。
1. 「データベースのコンバート」を選択し、「開始」ボタンをクリックします。
2. 「コンバート － 1/3」ダイアログが表示されます。 まず、「コンバートするデータベース」を指定します。「参照」ボタンをクリックし、旧
バージョンのデータベースファイル（*.ec3～*.ec7）を選択して「OK」ボタンをクリッ
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クします。
3. 続いて、「コンバート後のデータベース名」を設定します。「参照」ボタンをクリックして、「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」用データベース（コンバート後のデータベ
ース）の保存先、また、データベース名を入力し、「OK」ボタンをクリックします。
ここでは、例として、「コンバートするデータベース」に「得意先.ec6」を指定し、「コ
ンバート後のデータベース名」も同じ「得意先」と入力しています（拡張子は、自動で
やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0の「ec9」が付けられます）。
4. 「コンバート － 2/3」ダイアログが表示され、コンバートが実行されます。 処理が終わりましたら「次へ」ボタンをクリックしてください。
5. 「コンバート － 3/3」ダイアログが表示されます。 「終了」ボタンをクリックし、名刺ファイリング DBユーティリティを終了します。
6. コンバート後、やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0を起動します。変換されたデータベースが自動でフォルダツリーに登録されています。
☆データベースのパスワード操作
データベースにパスワードを設定することができます。
パスワードを忘れると、データベースの閲覧や修正、また、パスワードの変更や削除
もできなくなりますので、ご注意ください。
1. 「データベースのパスワード操作」を選択して「開始」ボタンをクリックします。
2. 「パスワード操作 － 1/2」ダイアログが表示されます。 「参照」ボタンをクリックし、パスワードを設定するデータベースを選択します。
3. 「操作」欄の「新規」にチェックを付けます。また、「新しいパスワード」/「パスワードの確認」欄に同じパスワードを入力し、「適用」ボタンをクリックします。
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※ パスワードの「変更」/「削除」を選択した場合、「旧パスワード」欄に、現在設定
されているパスワードを入力してください。
4. 「パスワード操作 － 2/2」ダイアログが表示されます。
「終了」ボタンをクリックし、名刺ファイリング DBユーティリティを終了します。
5. やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0を起動し、パスワードを設定したデータベースを
開きます。その際、下図の「パスワード入力」ダイアログが表示されます。
設定したパスワードを入力して「OK」ボタンをクリックしてください。
「次回から入力を省略する」にチェックを付けると、次回以降はダイアログが表
示されません。パスワードを変更した場合にのみ再表示されます。
付録２．ScanSnap からの読み込み
富士通（株）の ScanSnapからスキャンする方法について説明します。
1. ScanSnap をパソコンに接続して電源を入れます。 2. ScanSnap Manager を起動します。 3. タスクバーに常駐された ScanSnap Manager のアイコンを右クリックします。「クィックメニューを使用」にチェックが付いている場合には、外してください。
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4. 再度 ScanSnap Manager のアイコンを右クリックし、表示されるメニューから「スキャンボタンの設定」を選択します。（e-スキャンボタンの設定は使用できません）
5. 各タブにて、下記のように設定します。 【アプリ選択】タブ
「アプリケーションの選択」リスト→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」
【読み取りモード】タブ
画質の選択 → エクセレント
読み取り面の選択 → 片面読み取りまたは両面読み取り
オプション → 「原稿を上向きにしてセットします」のチェックを外す
【原稿サイズ】タブ
原稿サイズの選択 → 名刺
6. 設定が完了したら「OK」ボタンを押し、ScanSnap Manager を終了します。
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7. スキャナに名刺をセットし、ScanSnap 上の「スキャン」ボタンを押してください。名刺の読み込みが開始され、「未登録画像」画面に名刺画像が表示されます。
8. 操作ツールバーの「認識/登録」、または「一括登録」ボタンをクリックすると、データが登録されます。
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