13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 201123.09.2011, 7:90 Uhr

FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland

Helge Baumann

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Agenda

■ Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in der öffentlichen Verwaltung

■ FAVORIT OfficeFlow■ Moderne Vorgehensmodelle der Software-Entwicklung in der

(öffentlichen) Praxis

öffentlicher Dienst als Kunde öffentlicher Dienst als Arbeitgeber

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Das BVA

Wir sind der zentrale Dienstleister des Bundes.■ Aufgabenvielfalt ist unser Markenzeichen.■ Unsere Stärke sind kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, modernes

Management und moderne Technik.■ Unser Spektrum umfasst klassische Verwaltungsaufgaben, zentralisierte Querschnittaufgaben

und die Unterstützung von Reformprozessen.■ Unsere Partner sind öffentliche und private Organisationen im In- und Ausland, sowie

Bürgerinnen und Bürger.■ Wir fühlen uns dem Gemeinwohl verpflichtet.

Die ständige erfolgreiche Weiterentwicklung ist unser Ziel.Dabei verbinden wir■ Tradition mit Innovation■ Verwaltung mit Gestaltung■ Erfahrung mit Flexibilität■ Staatliches Handeln mit Kundenorientierung

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Einführung eines DMS

Prozess Struktur

IT Org

Individual Standard

Alle Manche

Sachbearbeitung Leitung

Ja Nein

Entscheidungen bei der Einführung eines WMS/DMS:

Prozess ✔ ✔ Struktur

IT ✔ Org

Individual ✔ Standard

Alle ✔ Manche

Sachbearbeitung ✔ ✔ Leitung

Ja ✔ Nein

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FAVORIT

Flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang

Dauerwerbesendung

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FAVORIT-Historie

Die Geschichte von FAVORIT■ beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung

und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach■ Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie■ Erstellung eines Pflichtenheftes■ Ausschreibung und EntwicklungDer Erfolg von FAVORIT beginnt■ nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG,■ mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne und■ dem Interesse vieler BehördenFAVORIT etabliert sich 1998■ mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die

eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden

Dauerwerbesendung

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FAVORIT im Überblick

Dauerwerbesendung

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Merkmale von FAVORIT

Basistechnologie von den Marktführern im Bereich DMS

leistungsfähige Entwicklungs- und Vertriebspartner

frei verfügbar im Rahmen der Kieler Beschlüsse

individuell erweiterbar

Drag & Drop Browser-basierter Client integrierter Dokumenten-Viewer leistungsfähige Suchfunktionen Integration mit MS-Office

von einer öffentlichen Verwaltung für andere Verwaltungen

Einhalten der Geschäftsordnung integrierte Versionsverwaltung revisionssichere Vorgangsbearbeitung automatisierte Archivierung

alle Ablagen auf einen Blick flexible Aktenplangestaltung zentrales Adressbuch über LDAP-

Anbindung Verwaltung von Papier- und Hybrid-Akten

Kunde

Dauerwerbesendung

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Moderne Entwicklung

■ V-Modell XT für SW-Entwicklungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung

Öffentliche Verwaltung moderne Technologie-Dienstleister

■ Scrum ist ein agiles Software-Entwicklungsmodell

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Das V-Modell XT in Kürze

Quelle: [ap-verlag]

■ strukturelle Gliederung:■ Projekttyp (AN / AG)■ Projekttypvariante Projektdurchführungsstrategie,

Vorgehensbausteine, Disziplinen / Produkte verantwortlich für Erstellung

von Produkten ist eine Rolle (Person oder Organisa-tionseinheit)

■ es existieren über 30 Rollen und 100 Produkte

■ Festlegung des Projektablaufs durch Tailoring (Anpassung)

■ Kommunikation über Schnittstellenprodukte (Dokumente)

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Der Scrum-Prozess in Kürze

Quelle: [microtool]

■ strukturelle Gliederung:■ es existieren drei Rollen

Scrum MasterTeamProduct Owner

■ es existieren drei ProdukteProduct BacklogSprint Backlog Impediment List

■ Kommunikation durch regelmäßige Meetings

Daily Scrum MeetingSprint Review Meeting / Retrospektive

■ Kunde erhält nach jedem Sprint ein lauffähiges System, das sich dem Endprodukt mehr und mehr annähert

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V-Modell XT und Scrum – wie passt das zusammen?

■ V-Modell XT gibt Entscheidungspunkte vor ergebnisorientierter Projektablauf –

das WAS wird vorgegeben keine zeitlichen und methodischen Vorgaben –

das WIE und WANN ist frei wählbar,Ausnahme: Produktabhängigkeiten

■ V-Modell XT definiert ein Produkt nicht ausschließlich als das zu entwickelnde Software-System, sondern auch im Sinne der Projekt-Dokumentation

■ Scrum gibt kein detailliertes Dokumentations-schema vor

Scrum-Prozess wird als Entwicklungsmethode eingesetzt

V-Modell XT wird als Dokumentationswerkzeug eingesetzt

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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT

■ Rollenverteilung nach V-Modell XT:■ Lenkungsausschuss■ Projekt- und Teilprojektleiter■ QS-Verantwortlicher■ Prüfer …■ Besonderheit: aktive Unterstützung des

Entwicklungsteams (AN) durch Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes (AG)

■ Dokumentation nach V-Modell XT:■ Projekthandbuch■ QS-Handbuch■ Projektplan■ Projektstatusbericht■ Projekttagebuch■ Prüfprotokolle■ Prüfspezifikationen …

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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT

Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung

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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT

Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung

Systemelemen-te realisiert

Feinentwurf abgeschlossen

System entworfen

System integriert

Lieferung durchgeführt

System spezifiziert

Integration des Scrum-Prozesses in den Bereich der Systementwicklung des V-Modell XT

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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT

zu liefernde Dokumente werden als

Anforderung in Product Backlog

aufgenommen

potentiell lieferfä-higes Produkt-inkrement

Sprint Review Meeting

Planning Meeting

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Projektphasen der Entwicklung mit V-Modell XT und Scrum

Test-VorbereitungIntegrations- und Abnahmetest

Realisation und Unit-Test

Paketierung

TätigkeitZeitachse

■ Scrum-Prozess wird in jeder Projektphase der Systementwicklung angewandt Planning Meeting: Erstellung des Sprint Backlog für 14-tägigen Sprint aus Product

Backlog, Aufwandsschätzung durch Teammitglieder Übernahme der für den Sprint ermittelten Aktivitäten, Systementwicklung in

selbstorganisiertem Team Daily Sprint Meeting: täglich um 10:00 Uhr, Dauer ca. 15 Minuten Sprint Review Meeting: nach Sprint-Ende, Vorstellung des vorläufigen Systems durch

Entwicklungsteam (AN) für Kunde (AG) Retrospektive: innerhalb des Entwicklungsteams inkl. Teamleitung

August

2010

März

2011

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Fazit: Projektdurchführung mit V-Modell XT und Scrum

■ Vorteile:■ hohe Transparenz während der gesamten Projektlaufzeit■ hohe Motivation im Projektteam durch eigenverantwortliches

Arbeiten■ Möglichkeit der Selbstkontrolle durch Daily Scrum Meeting■ Arbeitsergebnisse werden nach jedem Sprint für den Kunden

ersichtlich■ strukturelles Vorgehen ermöglicht es dem Projektleiter, die

Übersicht zu behalten■ hohe Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation■ Hier: Projektziel sowohl zeitlich als auch monetär erreicht!!

■ Nachteile:■ erhöhter planerischer Aufwand bei Durchführung von

zwei Projektablaufmodellen■ neue Arbeitsweise erfordert Umgewöhnung

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Kontakt

■ Postanschrift: BundesverwaltungsamtReferat IB5 Helge Baumann 50728 Köln

■ Telefon: 0221-758-3100 -3592

■ E-Mail: favorit@bva.bund.dehelge.baumann@bva.bund.de

■ Webseite: www.favorit.de

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!