Fastighetsinformation ”modell Jönköping”

2005-11-02 IT-samverkanFa

stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Fastighetsinformation ”modell Jönköping”

ett aktuellt informationsprojekt

presenteras av

Torbjörn Isacsson driftchef Jönköpings kommunKlas BrengesjöIT-Ingenjör


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Detta har häntMillennieskifte med Y2k-aktiviteterInitiering maj 2001Förstudie sept 2001 – juni 2002Pilotprojekt aug 2002Beslut att gå vidare med val av färdriktning okt 2002Kontakter med Kommunförbundet nov 2002Många intresserade kommuner, nätverk bildasFast3k färdigt för implementering 15 pers. september

2003Steg 1 , Implementering 95 personer dec 2003Version 1.7 utbildning sept. 2004Steg 2 , SBF implementeras dec 2004

2000 2001 2002 2003 2004 2005Initiering Förstudie Pilotprojekt Färdriktnin

gMillennieskifte


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Varför just nu

Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen

Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen med pension

Därför behöver information i högre grad knytas till organisationen genom systemstöd och roller

Säkerställ att informationen varaktigt behålls i strukturen


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

1. Jönköpings kommuns fastighetsorganisation behöver information om sina fastigheter och verksamheterna i dessa

2. Behovet är generellt men förstärks av insikten om stora förändringar i sammansättningen av personal

3. Webbteknik, databaser och en gemensam informationsplattform möjliggör en tillgänglighet som vida överträffar pärmar och mappar

4. Tröghet i ”kulturen” bromsar förändringsarbete5. Förstudie fastighetsinformationssystem

genomfördes hösten 2001 – våren 20026. Förstudierapporten innehåller riktlinjer för fortsatt

utveckling av fastighetsinformationssystemen

Bakgrund


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

1. Information som är placerad på ett ”ställe” och nås av alla som behöver den

2. Skall ge stöd och styrning för beslutsfattare från teknisk direktör till maskinist och rektor

3. I första hand information om fastigheterna4. Kvalitetssäkrad och förståbar5. Ett enkelt gränssnitt mot användaren som

speglar fastighetsorganisationens verksamhet6. Informationen ska kunna leva vidare

oberoende av framtida investeringar i nya expertsystem

7. Byggt på ett branschgemensamt språk

Behov


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

1. Köpa färdigt system med medföljande uppfattning om verkligheten?

2. Bygga eget system baserat på den egna verkligheten?

3. Använda befintliga system och komplettera dessa samt bygga eget användargränssnitt mot denna information?

4. Alla alternativ innebär investeringskostnader, vad är optimalt?

5. Jönköping valde alternativ 3

Systemets framväxt


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Förstudien

Inventering av befintliga informationssystemKartlägga information ur processerBranschplattformarMiniseminarierGemensamt projektarbete


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Inventering av befintliga informationssystem

centrala

lokala


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Miniseminarier

Kunskapsspridning inom organisationen för ökad kunskap och ett gemensamt ”språk”

"Rätt Begrepp"

"Rätt Redovisning”

"Rätt Kommunikation"

"Rätt Databas”

0 100 200 300 400 500

Areabegrepp m2

LOA:V Verksamhet LOA:P LOA:K

LOAe Lokalarea, enskild LOAg

LOA Lokalarea ÖVA

NTA Nettoarea IKA

BRA Bruksarea OKA

BTA Bruttoarea

FörklaringBTA bruttoarea OKA= Omslutande konstruktionsarea, ytterväggarBRA Bruksarea IKA = Invändig konstruktionsarea, innerväggar, schaktNTA Nettoarea ÖVA = Gemensamma kommunikations- och driftsutrymmenLOA LokalareaLOAe, enskild lokalarea LOAg = Lokaler gemensamma för flera nyttjareLOA:V verksamhet LOA:P = Lokaler för personalutrymmen

LOA:K = Lokalarea för intern kommunikation

FI2002Grunddatabas

Projekterings-och

byggdatabas(IFC/BSAB-

baserad)

FM-verksamhet

Primär-verksamhet

PlaneraFM-process

GenomföraFM-process

KontrolleraFM-process

IFC-formatFI2002

Grunddatabas

Projekterings-och

byggdatabas(IFC/BSAB-

baserad)

FM-verksamhet

Primär-verksamhet

PlaneraFM-process

GenomföraFM-process

KontrolleraFM-process

IFC-format


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Kartlägga information ur

processer


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Val av färdriktning


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Expertsystem Ekonomi-system

Dokumenthantering

Energi & Media

Fastighetsdatabas GIS & FIR

Beslutsfattaren får det stöd som han behöver

HR+

Specialister ger indata och bearbetar i sina system

Med överenskomna gränssnitt sammanfogas data som presenteras i olika rapporter


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

FAST3000

FAST3000 förverkligar visionen om att lagra information strukturerat så att den blir tillgänglig för alla. Den som har behov av information skall nå den!

Teknisk Direktör

Fastighetschef,Förvaltare, Drifttekniker

Vaktmästare, verksamhetsansvariga,

Politiker

FAST3000 är utvecklat för Jönköping Kommun Tekniska kontoret, fastighetsorganisationen. Med en öppen databas struktur i centrum blir information om fastigheter tillgänglig. Datalagret hämtar informationen från databaserna som med överenskomna gränssnitt ger mycket stor frihet att läsa och analysera data.

Välkommen att se demonstration på www.fast3000.se


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

FAST3000 konceptet

FAST3000 KONCEPTET

bygger på principen att information som skapas i experternas system hämtas in i fast3000 där ett resultat presenteras som motsvarar beslutsfattarens behov.

Gränssnitten mot databaserna och presentationerna är det -"språk" som gör detta möjligt. Databaserna kan finnas, och finns, i olika program. Jönköping kommun har valt att placera FastighetsBas, AreaBas och KontaktBas i fast3000.

Tillgänglighet för beslutsfattare och informationsbehov byggs ut i etapper


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

FAST3000 handhavande

FAST3000 APPLIKATIONEN

är helt webbaserad med SQL som databasplattform. Affärslogiken i programmet säkerställer grundvillkoret "en information på ett ställe". Informationen är ordnad efter branschgemensamma strukturer där dessa är tillämpliga. Behörighetsmodulen styr både åtkomst och presentationsgränssnitt.


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Behov av standard

Branschplattformar– Följer och jämför utvecklingen av

fastighetsinformation i branschen – Kontakter med kommuner och

landsting– Kontakter med projektet FI 2002– Branschsystematik BSAB96– Term- och begreppsdatabaser– Egna värdeförråd med termer,

beskrivningar och exempel– Bygghandlingar 90– Miniseminarier kring UFOS-rapporter– Studieresa med mall för

benchmarking för erfarenhetsåterföring av studiebesök

– Odlar egna nätverk– Dialog med systemleverantörer


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Informationsmodell

HusFastighet är byggt på

Utrymmen

Våningsplan

Rum

Nyttjande-Utrymmen

består av

System

Komponenter

består av

Förvaltnings-Objekt

består av ...

... och/eller

Organisationer

Personer

kan bestå av

kan höra till

Roller

innehas av

är ex på

kan kopplas till

ingår i

kan bestå av

HR-system Mailsystem

överföring

Fastighetsinfo (LMV)

validering

Nyckeltalhar Ekonomi-system

överföring


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Systemarkitektur

PresentationPresentation Stilmallar, ikoner, färger

AnvändargränssnittAnvändargränssnitt ASP.NET

DatabasDatabas SQL Server 2000

AffärslogikAffärslogik VB.NET

WebbpubliceringWebbpublicering

IIS

ApplikationsserverApplikationsserver

Internet Explorer

Domänrättigheter

Registreradeanvändare –

åtkomsträttigheter

Rep.Service

INTRANETINTRANET

INTERNETINTERNET


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Kontroll av måluppfyllelse

Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen

Medvetande finns, aktiviteter med hälften gjort, hälften på gång

Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen med pension

En bättre beredskap med konsolidering av informationen och plattform för nya medarbetare

Därför behöver information i högre grad knytas till organisationen genom systemstöd och roller

FAST3000 etablerat som systemstöd implementeras enligt plan

Säkerställ att informationen varaktigt behålls i strukturen

Fastighetsinformationssystem på expert- och datalagernivå etablerat i ständigt växande grad. Utvecklingsplaner finns.


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Utblick 2005......

1. Att fylla på systemet med ytterligare information2. Installationsunderhåll läggs in3. Energistatistik via gprs till Energireda och fast3k4. Brandskydd Skriftlig redogörelse (LOS )5. Implementera Budget3k Budget3k-analys6. Att bygga vidare med fler moduler7. Att sprida användandet till ytterligare målgrupper8. Att öka tillgängligheten med ny teknik9. Att genom samverkan med andra kommuner

skapa en bredare bas för arbetet ”Nätverket”


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Nu blir det ”live”

Samverkan höjer oddsen för en kommunal framtid!!


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Tack för oss


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Ekonomi

Förvaltnings-objekt

FIR

KontakterInstallations-system

Energi

Dokument

GISHR

XML- webservice

Textfiler

Fast3K

”Informationsamverkan”


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Enkät till kommuner

Jönköping kommun står, som många andra, inför viktiga val av färdriktning för utveckling av fastighetsinformationssystem. En förstudie som omfattar kartläggning av system och processer, omvärldsbevakning, utbildning, information och förankring har genomförts.

Utveckling av fastighetsinformationssystem ställer krav på resurser. Implementeringsarbetet ställer ännu högre krav på resurser och engagemang. I dessa skeden är det viktigt att dra nytta av andras erfarenheter och dela med sig av egna

Vid utveckling av fastighetsinformationen är det naturligt att söka kontakt inom ”familjen”. Därför denna enkät som vi, i samverkan med Kommunförbundet, upprättat och distribuerar till alla landets kommuner.

Enkäten skall ge nytta för alla genom att det bearbetade enkätresultatet delges alla som lämnat uppgifter till enkäten. Lämna också dina synpunkter på behovet av ett kontaktnät för fastighetsinformationsfrågor


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

FAST3000nätverket

FAST3000

har utvecklats av RKS AB för Jönköping Kommun, i direkt samarbete med Teknisk kontorets fastighetsorganisation.

Jönköping Kommun har rättigheterna till programmet och öppnar denna för kommuner som önskar delta i Nätverket FAST3000. Syftet med nätverket är att samverka kring fastighetsinformationsfrågor.

Nätverket startade vid möte 2003 09 03 och har idag över tio medlemmar.

RESURSPERSONER

är från Jönköping kommun driftchef Torbjörn Isacsson, förvaltningssamordnare Kjell Sjöberg och underhållschef Ulf Anehammar.

Utvecklingen av FAST3000 ansluter sig till branschstandarder som BSAB96 samt FI2002.

I utvecklingsarbetet har deltagit RKS AB och referat fastighetsinformation ab.

Mer information får du av Torbjörn Isacsson [email protected]

Se även www.fast3000.se

Jönköping

Borås

Botkyrka

Eslöv

Göteborg

Halmstad

Kristianstad

Kungsbacka

Linköping

Piteå

Solna

Staffanstorp

Sundbyberg

Trelleborg

Umeå

Uppsala

......................

Med palats för många flera


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Gemensamt projektarbete

Arbetsmöten i projektgrupp

Dokumentation

Projektplats för informationsutbyte

Studieresa med mall för benchmarking för erfarenhetsåterföring av studiebesök


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Pilotprojekt samverkan mellan system

befintligt lokalt system (arbetsorder byggservice i Excel)information från ekonomisystemetinformation från EnergiReda

information från GIS-system

SBF (elevregister) ob

jektr

eg

istr

et

Fast2

000


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Benchmarking vid studieresa Örebro

Kommunfastigheter, ÖKF

Örebro kommun

Fastighetsavdelningen

Uppsala kommun

Landstingsfastigheter Sörmland, LFS

Landstinget Sörmland

Fast/DBU

Jönköpings kommun

Beskrivning av organisationen

Volymer: fastighetsbestånd, bemanning, omsättning

Fastighetsbestånd Egenägd area ca 650 000 m² Inhyrd area ca 200 000 m² Totalt ca 850 000 m²

ÖKF har ca 80 personer anställda.

Omsättning ca 376 Mkr


Fastighetsavdelningen har ca 32 personer anställda.



LFS har ca 100 personer anställda.



Fastighetsförvaltningen har ca 110 personer anställda.


Fastighetskontor Tekniskt kontor Andel fastighetsförv på entreprenad

ÖKF organiseras i ett Fastighetskontor direkt underställd KS.

Ca 15-20% av fastighetsdriften köps externt som förvaltningsentreprenad.

Fastighetsförvaltningen är organiserad som en avdelning inom Tekniska kontoret. Fastighetsavdelningen fungerar som en beställare som upphandlar fastighetsdriften från interna och externa utförare.

LFS är en del inom landstingskoncernen och organiseras som en resultatenhet

Fastighetsverksamheten organiseras i två avdelningar, Fastighetsavdelningen och Drift- Bygg och underhållsavdelningen inom Tekniska kontoret.

IT mognad i organisationen Man bedömer att IT mognad är god i allmänhet i organisationen.

Alla har tillgång till en PC på sin arbetsplats.

ÖKF har också en egen IT kompetens i organisationen med hög kompetens som är väl insatt i fastighetsförvaltningens verksamhet.

Man bedömer att IT mognaden generellt är god.

Man bedömer att IT mognaden är god.

Man bedömer att IT mognaden är God, ECDL körkort mm


stig

he

tsIn

form

atio

nsS

yste

m J

ön

köp

ing

Ko

mm

un

Fast2000 och dess historia

Från dataflex 2.3 till millenniumskifte med oracledatabas....

Documents

Fastighetsinformation ”modell Jönköping”