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GERENCIA DE
PROYECTOSLEANPRESUPUESTOSVALORIZACIONESFACTURACIONCONTABILIDADADMINISTRATIVOVENTASALMACENESNOMINASCOMPRASYPEDIDOS
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S10 PMI - LEAN (Presupuesto Gestin de proyectos)Jos Ramrez
Gerente de proyectos [email protected]
Antecedentes.Qu buscamos con la administracin adecuada de
proyectos?El PMI, LEAN y S10.El PMI en presupuestos.Gerencia de
proyectos - Gestin de materiales , mano de obra, equipos, y
subcontratos.Ejemplos de planificacin fsica de
proyectosPlanificacin del costo.Ejemplo de la gestin de un proyecto
completo.Resultados operativos.
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La fuente principal de los fracasos en la direccin de proyectos
se encuentra en los malos procesos.Uso inadecuado del
tiempo.Entender que los empleados pueden no ser multifuncionales.La
competencia impone un gran exigencia en cuanto a los mrgenes de
rentabilidad, con tiempos cada vez menores.Mltiples y recurrentes
ciclos de aprobacin.Cambios constantes en los
requerimientos.Programaciones irreales que generan riesgo.Parlisis
en la toma de decisiones.Exceso de informacin que genera confusin y
problemas de interpretacin.Abundancia de reuniones regulares
innecesarias.Exceso o deficiente stock de recursos.
Antecedentes
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Porqu trabajar as
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Porqu administrar as
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Evitemos
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Si es mucho esfuerzo consolidar informacin
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Usemos programas integrados Automaticemos procesos
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Usemos lo que la tecnologa nos ofrece
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La forma como administre y aproveche su informacin, marcar la
diferencia con las dems empresas.
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Qu buscamos con la administracin adecuada de proyectos?
Aplicar conceptos y procedimientos validados y comprobados de la
gerencia de proyectos, para administrar y ejecutar los proyectos en
base a informacin real que nos permita cumplir las metas en cuanto
a tiempo, costo y calidad.Generar un plan de trabajo confiable de
manera fcil y efectiva, evitando riesgos.Ejecutar el proyecto de
acuerdo a las actividades planificadas o previstas y con recursos
presupuestados.Controlar las actividades y los recursos del
proyecto durante el desarrollo, para tomar las medidas
correctivas.Conocer las desviaciones respecto a la planificacin
inicial y reprogramar en caso de ser necesario.Comunicar y dejar
evidencia.Evitar prdidas, desperdicios o sobre stock.Contar con los
resultados operativos semana a semana.
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Use LEAN para:Elaborar y controlar estudios.Organizar
eventosOrganizar las labores de nuestra oficina.Planificacin,
seguimiento y control a nivel de cumplimiento de proyectos de
construccin.
Use LEAN cuando:Los proyectos se impregnen de prcticas y
acumulen desperdicios, por la nica razn de que siempre se ha hecho
as.Mientras mayor sea la cantidad de transacciones y estas sean mas
complejas o burocrticas, mayores sern los costos asociados a
ellas.
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Use PMI para:Proyectos de construccin de edificaciones, obras
viales, habilitaciones urbanas, saneamiento, obras electromecnicas,
etc.Use PMI cuando:En la planificacin fsica del proyecto use EDT
(WBS).Sea necesario efectuar la planificacin econmica.Se realiza
las gestin de materiales, mano de obra, equipos y
subcontratos.Ejecutar actividades planificadas y usar recursos
presupuestados.Controlar el proyecto y tomar las medidas
correctivas. Use PMI para evitar:La falta del control fsico y
econmico del proyecto. Administrar recursos no presupuestados.La
falta de comunicacin.
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LEANPMIEl Project Management Institute, desarrolla. estndares
para la prctica de administracin de proyectos alrededor del
mundo.El pensamiento LEAN es una actitud frente a los proyectos
como una bsqueda permanente de la perfeccin.LEAN, es una rea viva
de la administracin de proyectos.No hay nada de ms.Maximizar el
valor de los proyectos eliminando desperdicios.
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Diferencias S10Es una programa que toma los conceptos y formas
de trabajo del PMI y LEAN, para administrar los proyectos
integrando informacin tcnica y contable en una sola aplicacin.PMIAl
planificar utiliza Fases EDT o WBS.Maneja costos.En control es
mediante las curvas del valor ganado.LEANLa planificaciones es a
nivel de hitos, para luego registrar tareas.Antes de la ejecucin se
genera el plan semanal.El control es por cumplimiento.
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Elabore presupuestos con todas las actividades (partidas a
ejecutar).
Utilice recursos que se puedan administrar y controlar,
considere un desperdicio razonable para evitar riesgo.
Elabore un presupuesto para el Cliente.Elabore un presupuesto
interno de gestin.El PMI EN PRESUPUESTOSLEAN: Haga presupuestos
sencillos
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RatiosUse ratios para comparar los presupuestos, sepa desde el
inicio la rentabilidad del proyecto.
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LOS PRESUPUESTOS Y LA GESTION DEL PROYECTO
El proyecto se nutre de las actividades (partidas) y recursos
presupuestados.Los presupuestos sufren modificaciones durante la
ejecucin del proyecto.Surgen mayores metrados y adicionales que
necesitan ser presupuestados y asignados al proyecto.
Los proyectos deben adaptarse a las condiciones cambiantes para
sobrevivir.
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Pilares fundamentales para el manejo de un proyectoEl recurso
humano
El proyecto depende de su gente. Capacite al personal.El
Director del proyecto es la persona encargada de coordinar para
alcanzar los resultados esperados y debe ser un lder.Dote del
equipo necesario as como de un lugar adecuado de trabajo.Defina en
forma clara los roles y sus funciones.
GERENCIA DE PROYECTOS
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Pilares fundamentales para el manejo de un proyectoLa
comunicacin
A nadie le gusta encargar un proyecto y que nunca reciba
informacin de la marcha del proyecto, en cuanto al avance y costo.
Si no comunica lo que hace, sospecharn que no hace nada.Defina y
establezca una forma clara de comunicacin fluida, esto permite
identificar los problemas a tiempo y resolverlos de manera
adecuada.La comunicacin debe ser oportuna, vers, corta y
precisa.Informes semanales.Defina con anticipacin que tipo de
informacin es la que necesita el gerente del proyecto y los medios
y herramientas para mostrarlos, ej.:, ver los resultados operativos
en el mdulo de Gerencia de proyectos del S10, o tal vez usar el
PowerPoint .
PMI:Barreras de la comunicacin; idioma, habilidad de algunas
personas para comunicarse, errores de interpretacin.
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Etapas en los procesos tradicionales de un
proyectoPlanificacinInicioEjecucinControlCierre
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Tipos de tiempoActividad (Partida)Tiempo cronolgico o de
calendario 24 horas diarias.Da 1Da 2Da 3Tiempo de trabajo 8 horas
diarias segn horario de trabajo del proyecto.Da 1Da 2Da 3Tiempo con
valor agregado generalmente 5 horas diarias.S10 Usa horario y
Partidas de Control para el control del tiempo con valor agregado y
el MS PROJECT para la planificacin o distribucin de actividades en
el tiempo de ejecucin del proyecto.Da 1Da 2Da 3Actividad
(Partida)Actividad (Partida)
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Tamao de los proyectosTodos los proyectos se controlan de la
misma forma, sean estos grandes o pequeos.Los proyectos grandes se
fasean y se controlan como si fueran pequeos.Proyecto
principalProyecto faseado
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Planificacin
Planificacin fsica WBS
Planificacin grfica MS Proyect
Planificacin manual
Planificacin econmica
PARTIDAS DE CONTROL
PMIUsa: FASES EDT WBS.LEANMetas reales.Programacin por
hitos.
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Para qu se realiza la planificacin fsica?Cronograma
grfico.Cronograma de avances.Cronograma de desembolsos.Plan de
utilizacin de recursos.
Para qu se realiza la planificacin econmica?Para controlar el
gasto en el proyecto.
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Ejemplos de planificacin de proyectos
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Plano de ubicacin de un edificio de un edificio de dos bloques
de 3 y 4 pisos, utilizado para la planificacin fsica del
proyecto.
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Plano de corte de la edificacin para el registro de las fases en
la etapa de planificacin.
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Programacin grfica de la edificacin - por pisos(Estructuras)
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Continuacin de la planificacin grfica de la edificacin - por
pisos(Acabados)
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Programacin de edificaciones - por pisos(Ejemplo de la
programacin de un edificio de 3 pisos)
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Informacin del conjunto habitacional de varias etapas y
edificios de varios pisos, en Arequipa, que es utilizado para la
planificacin fsica del proyecto
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Fases del conjunto habitacional de varias etapas y edificios de
varios pisos en Arequipa, utilizado para la planificacin fsica del
proyecto.
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Plano sectorizado de la ciudad de Jaen, donde se realiza el
proyecto de saneamiento.
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Faseado de la ciudad de Jaen que es utilizado para la
planificacin fsica del proyecto de saneamiento y ejecutado por
subcontratistas
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Fases que son utilizadas en la programacin fsica del proyecto de
saneamiento de Jaen - por subcontratistas
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Plano de ubicacin que es utilizado en la planificacin del Gas de
Camisea Tramo 1 en Cusco
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Plano de ubicacin que es utilizado en la planificacin del Gas de
Camisea Tramo 2 en Cusco
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Forma de abastecimiento de recursos en la ejecucin de Ductos de
Gas en Camisea en Cusco
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El proyecto fue organizado dentro del S10 en fases para la
planificacin y el control fsico del proyecto Gas de Camisea en
Cusco
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Programacin grfica en el MS Project del proyecto del Gas de
Camisea en Cusco
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Plano de planta de la carretera Abancay-Andahuaylas para la
programacin por tramos
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Sectorizacin por tramos de la carretera Abancay-Andahuaylas
previa a la programacin
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Fases que son utilizadas en la programacin fsica de la carretera
Abancay-Andahuaylas
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Plano de planta sectorizado para la programacin fsica de
habilitacin urbana - por etapas
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Programacin grfica de habilitacin urbana por etapas
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Plano de bloques para la programacin fsica del CC Plaza San
Antonio para Cusco
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Plano de bloques para la programacin fsica del CC Plaza San
Antonio para Cusco
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Plano de planta para el faseado del proyecto en la programacin
fsica del CC Plaza San Antonio para Cusco
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Fases que son utilizadas para la programacin fsica del CC Plaza
San Antonio para Cusco
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Planificacin de costo
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Es necesario responder a las preguntasEn que gasta el
proyecto?Como quieres ver los resultados operativos?PMITodo
proyecto debe generar la informacin para el control econmico del
proyecto Salvo que la informacin sea integrada.S10Utiliza Partidas
de Control
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Partidas de Control del conjunto habitacional de varias etapas y
edificios de varios pisos en Arequipa
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Partidas de Control para una edificacin
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GESTION DE LOS MATERIALESLEAN Administre recursos
presupuestadosS10Techo de materiales.Calificacin de recursos antes
de pedirlos.Pedidos, cotizaciones, cuadros comparativos, ordenes de
compra.Almacenamiento y distribucin de recursos o egresos hacia una
partida de control.Seguimientos e informes
PMIIdentificar los procesos de contratacin y suministros.Evaluar
los factores en la decisin de compra.Solicitar respuestas de
proveedores.
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Recursos genricos y equivalentesTecho por precioTecho por
cantidad
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Destinos especficos del conjunto habitacional de varias etapas y
edificios de varios pisos en Arequipa
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GESTION DE MANO DE OBRAPersonal de StaffPersonal obreroEl S10
controla productividad y no asistenciaDefina Roles y Funciones
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GESTION DE LOS EQUIPOSS10Los equipos en los presupuestos son
annimos.Al equipo propio y de terceros se asigna del presupuestado
un activo que ser utilizado.Considere solo los equipos que se
controlarn por hm o km.El equipo menor y las herramientas manuales,
son manejados como ScControl del trabajo del equipo por partidas de
control.Control de gasto del equipo mediante SC.
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GESTION DE LOS SUBCONTRATOSLos subcontratos son trabajos
encargados a terceros y estos deben ser presupuestados.De definen
los periodos de control recomendado semanal.Los subcontratos son
registrados y valorizados.En todo momento se controlan los avances
y pagos.
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GESTION DE LOS SUBCONTRATOS
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GESTION DE LOS SUBCONTRATOS
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Ejemplo de la gestin de un proyecto completo
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Croquis de un puente para la programacin fsica por elementos
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PLANIFICACION FISICA
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PLANIFICACION DEL COSTO
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RESULTADOS DE LA GESTION
PENSAMIENTO LEANUn grfico es mas valioso que mil
palabras.Obsesin por la rentabilidad.Informes cortos, precisos y
con informacin global del proyecto.PMIUso de curvas S del valor
ganado -- (En S10 tambin se llaman curvas S).IDA ndice de desempeo
en agenda -- (En S10 - RO a la fecha de consulta).IRP ndice de
rendimiento de la programacin -- (fa factor de avance en S10).IDC
ndice de rendimiento del costo -- (fc factor de costo en S10).
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RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
El control peridico del proyecto (de preferencia semanal),
permite observar la marcha del proyecto, en cuanto al avance y
costo, de acuerdo a estos datos se toman las decisiones.
Resultados a nivel de Proyecto
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RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
Resultados a nivel de partidas de Control
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RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
Resultados a nivel de grupo de recursos
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RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
Resultados a nivel de recursos
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Integracin automtica de informacinVa Internet
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Control masivo de proyectos
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