Upload
yus-milo
View
2.348
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
FAIL MEJAPEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA1
KANDUNGANKANDUNGAN MUKA SURAT
1. 2. 3. 4.
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Visi, Misi dan Objektif Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Bahagian/Unit Objektif Bahagian/Unit Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja Carta Aliran Kerja Senarai Semak / Checklist Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
5. 6. 7. 8.9. 10.
11. Undang-Undang dan Peraturan 12. Jawatankuasa Yang Dianggotai 13. Norma Kerja 14. Format Senarai Tugas Harian
2
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI
CARTA ORGANISASI
__________________________
3
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN ____________________ FARMASI
4
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI
VISI, MISI DAN OBJEKTIF
_______________________
5
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI
VISI, MISI DAN OBJEKTIF
____________________________
VISI Menerajui pengurusan berkualiti ke atas ubat-ubatan melalui tenaga kerja yang berdaya saing, sains dan teknologi bersesuaian dan perkongsian dengan semua pihak yang berkepentingan.
MISI Memastikan ubat-ubatan berkualiti untuk negara.
OBJEKTIF Memastikan semua keluaran farmaseutikal dan produk penjagaan kesihatan yang berada di pasaran adalah berkualiti, selamat, berkesan dan dikawal mengikut undangundang yang berkaitan serta digunakan secara rasional.
6
BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
CARTA ORGANISASI
__________________________
7
_______________________________
BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
CARTA ORGANISASI
8
BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
OBJEKTIF
___________________
9
(Bahagian Pengurusan Farmasi)1. Merancang, menggubal, memantau dan menilai dasar berkaitan penyampaian perkhidmatan dan profesion farmasi. 2. Merancang keperluan sumber manusia untuk perkhidmatan farmasi di seluruh Negara. 3. Merancang, menyelaras dan memantau latihan anggota farmasi di peringkat ibu pejabat dan negeri.4.
OBJEKTIF
Merancang, menyelaras, membangun dan sistem maklumat bagi perkhidmatan farmasi. dan
mengembangkan
5. Menyelaraskan farmasi.
memantau sistem kualiti perkhidmatan
6. Merancang dan membelanjakan peruntukan kewangan secara berhemah.
10
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
11
TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAINJawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI)
Bahagian : PENGURUSAN FARMASI (UNIT SUMBER MANUSIA & KERJAYA)
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Timbalan Pengarah Pengurusan Menerima arahan mengenai tugas-tugas yang perlu dilaksanakan Ketua Penolong Pengarah Kanan Menyelaras pelaksanaan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan
1.
Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi Membantu memantau rekod / statistik & memberikan
Pembantu Am Pejabat (N1) Urusan penghantaran surat melalui : - Pos - Berdaftar - Serahan tangan Pegawai Khidmat Pelanggan Menyambung panggilan telefon dan membuat12
2.
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Penolong Pengarah Kanan / Penolong Pengarah Membantu dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberi Pembantu Tadbir (N17) Urusan memasukkan data / rekod pegawai ke dalam sistem Urusan mengeluarkan surat dan pemfailan Urusan menyediakan folder yang berkaitan3.
maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia Membantu dalam mengendalikan suratsurat atau fail-fail yang berkenaan Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan
panggilan keluar Pemandu Menghantar ke tempat berkursus / seminar Luaran - Orang awam - Agensi Kerajaan - Agensi Swasta
4.
13
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
untuk digunakan dalam mesyuarat Urusan tempahan makanan Menu Sihat untuk mesyuarat yang dikendalikan di bawah Pengurusan Farmasi
pertukaran bagi Pegawai Farmasi
5.
Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
6. Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai14
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia7.
Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi Menjalankan tugastugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke semasa oleh pegawai atasan.
8.
15
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
16
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
i.
Menerima dan mengumpul surat penempatan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan Pegawai Farmasi dari Bahagian Sumber Manusia, Putrajaya untuk direkod ke dalam sistem Merekod dan mengemaskini data Sumber Manusia Farmasi (SMF) yang diterima dari semua negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia yang diterima setiap 31 Mac, 30 Jun, 30 September dan 31 Disember setiap tahun
ii.
17
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysiai.
Membuat pengiraan mengenai kedudukan dan pengisian jawatan terkini Pegawai Farmasi di setiap negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia untuk digunakan dalam18
keperluan anggaran perjawatan Pegawai Farmasi pada tahun berikutnya
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan i. Menerima surat yang telah ditandatangani untuk dimasukkan nombor rujukan pada fail yang berkaitan dan menghantar surat tersebut melalui pos, serahan tangan atau faks
19
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi Menerima borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi untuk dikemaskini dan disemak semula dalam sistemi. 20
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
21
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir university-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
I.
Menerima borang maklumat calon untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi gred U41 pelajar tahun akhir universiti-universiti tempatan (IPTA dan IPTS : USM, UIAM, UKM, UM, IMU, UiTM, UCSI, AIMST dan CUCMS) untuk direkod ke dalam sistem
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
22
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia i. Mesyuarat tersebut perlu dijalankan 4 kali dalam setahun
23
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi)
I.
Membuat tempahan makanan mengikut kalori yang sesuai dalam Menu Sihat dan menyediakan borang tempahan makanan / borang keperluan Harta Modal / membuat tagging pada Menu Sihat
24
PROSES KERJA
25
PROSES KERJATUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK
SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
1.
Membantu Menghantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut
TP/KPPK
2.
PPK/PP
26
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini
PROSES KERJATUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK
SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
1.
TP/KPPK Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan
2.
Membantu Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang
PKPF/TP/KPPK/ PPK/PP/PT
27
berada di bawah Program Farmasi
3.
Menerima Membantu mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi
PPK/PP
4.
TP/KPPK/PPK
5.
PKPF/TP/KPPK.P Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, PK/PP/PT KKM
6.
Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon
PPK/PP/PT
28
PROSES KERJATUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanBIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
1.
Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan.
TP/KPPK
2.
PPK
29
3.
Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon
PPK
4.
PKPF/TP/KPPK
5.
PPK/PP/PT
Ini adalah prosses kerja permohonan pegawai dagang bukan pengeluaran surat/fail
PROSES KERJATUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK
SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN Garispanduan Penempatan dan Pertukaran
1.
Menerima borang permohonan pegawai farmasi
TP/KPPK
30
2.
Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.
PPK
PPK
Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkan di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKMPengarah A&P Pengarah Penguatkuasaan Pengarah BPFK TP KPPK PSUK, BSM PPK/PP
4.
Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
5.
6.
PPK/PP/PT
31
PROSES KERJATUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKSYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
32
1.
PP/PT Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
2.
Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap
PP/PT
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PP/PT untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem
PROSES KERJATUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
33
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK
SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
SEBELUM MESYUARAT 1.
Terima arahan untuk mengadakan mesyuarat Buat perbincangan tentang mesyuarat yang akan diadakan: i. ii. iii. iv. Tarikh & Masa Mesyuarat Tempat Agenda mesyuarat Fail & Minit Mesyuarat
TP/KPPK
2.
TP/KPPK
3.
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat
PPK/PP/PT
4.
PPK/PP/PT
5.
KPPK
6.
PPK/PP
6.
Edarkan surat panggilan mesyuarat PP/PT kepada ahli mesyuarat melalui email, faks dan pos Failkan surat panggilan mesyuarat Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepasPP/PT PP/PT
7. 8.
34
8.
Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat
PP/PT
HARI MESYUARAT 1.
Pastikan persiapan bilik mesyuarat i. ii. iii. Susun atur Pendingin hawa Laptop dan LCD sedia untuk digunakan
PP/PT
2.
Pastikan makanan dan minuman disediakan Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat Ambil minit mesyuarat Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan
PPK/PP/PT
3.
PPK/PP
4. 5.
PPK/PP PP/PT
SELEPAS MESYUARAT 1. PPK/PP Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat
2. 3.
Semak deraf minit mesyuarat Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi Edarkan minit mesyuarat Failkan minit mesyuarat
KPPK PPK/PP
4. 5.
PT PT
35
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan FarmasiBIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN
1.
Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan
PPK/PP/TP
36
2.
Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran
PT
3.
PT
4.
PP/PT
5.
PP/PT
6.
PT/KPPK/TP
7.
8.
Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan
37
CARTA ALIRAN KERJA
38
CARTA ALIRAN Menghantar surat atau KERJATUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar Menerima maklumbalas dan sentiasa dikemaskini daripada negeri SMF serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, terkini pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai FarmasiMengumpul dan menyelaraskan SMF email kepada negeri untuk memohon SMF terkini
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini SMF dan statistik terkini 39
A
Menerima Surat Haluan Dasar Berlanjawan perjawatan Bahagian Sumber Manusia,KKM Menyediakan dan meminta PT mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri mengenai ABM Menerima, mengumpul dan menyelaraskan maklumbalas ABM Perbincangan diadakan untuk menilai semula permohonan ABM
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan Menyediakan memo maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan permohonan ABM Program Farmasi kepada tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada BSM pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan MalaysiaDapatkan tandatangan
Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM 40 Meminta PT untuk Failkan Salinan memo
Menerima Surat Permohonan pegawai Dagang daripada pemohon
A
Menyemak semua dokumen yang dilampirkan
CARTA ALIRAN KERJA
Dokumen lengkap
TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanDapatkan tandatangan
Sediakan surat jawapan kepada permohonan
Masukkan nombor rujukan dari fail yang berkaitan
Meminta PT untuk mengeluarkan surat jawapan kepada pemohon (pos, serahan tangan) Meminta PT untuk Failkan surat
41
Tidak lengkap Hubungi pemohon untuk mendapatkan dokumen yang lengkap
Menerima borang atau rayuan daripada pemohon
Menyemak borang yangditerima
Borang lengkap
A
Memasukkan data pemohon dalam senarai permohonan Semua permohonan disemak dan dipertimbangkan oleh ahli mesyuarat
CARTA ALIRAN KERJA
Menyediakan memo dan senarai nama pemohon TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskiniyang diluluskan semula dan menyemak pertukaran borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
Mendapatkan tandatangan pengesahan Pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit melengkapkan borang
Dapatkan tandatangan Tidak lengkap Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM
42
Menerima borang temuduga Pelajar Tahun Akhir IPTA & IPTS
Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap
CARTA ALIRAN KERJA
A
Meminta PT yang bertanggungjawab merekod data dalam sistem
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
43
A
Terima arahan
Buat perbincangan mesyuarat
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, laptop dan LCD
CARTA ALIRAN KERJA
Sediakan surat/memo panggilan mesyuarat Semak surat/memo panggilan mesyuarat
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan SETUJU berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
Dapatkan tandatangan SEBELUM MESYUARAT 44
Tidak setuju Buat pindaan
Edarkan surat/memo panggilan mesyuarat
YaFailkan salinan surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan maklumbals kehadiran ahli mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas Sediakan senarai kehadiran ahli mesyuarat A Sediakan fail mesyuarat
A
Sediakan bilik mesyuarat
Pastikan minuman dan makanan disediakan Edarkan senarai kehadiran mesyuarat
HARI MESYUARAT
Ambil minit mesyuarat
Kemaskan bilik mesyuarat 45 Sediakan deraf minit mesyuarat
SELEPAS MESYUARAT
A
A
Semak deraf minit mesyuarat
TIDAK SETUJU YA Dapatkan tandatangan
Edarkan minit mesyuarat
Failkan salinan minit mesyuarat 46
A
Menerima surat panggilan mesyuarat
Lengkapkan Borang Tempahan Makanan & Borang Harta Modal
Sediakan Menu Sihat mengikut masa yang telah ditetapkan
CARTA ALIRAN Buat tempahan makanan KERJApada katerer yang dilantik
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Terima sebutharga dari Farmasi caterer
Dapatkan sokongan & kelulusan dari pegawai berkenaan
Hantar ke Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran
47
A
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
48
SENARAI SEMAK/CHECKLIST SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar dan sentiasa dikemaskini serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai FarmasiBIL 1. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
Hantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut49
2.
Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini
3.
SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL
TINDAKAN
TANDA ( )
CATATAN
50
1.
Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang berada di bawah Program Farmasi Menerima ,mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon
2.
3.
4.
5.
4.
51
SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanBIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
52
1.
Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan. Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon
2.
3.
4.
5.
SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
53
BIL 1.
TINDAKAN
TANDA ( )
CATATAN Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM
Menerima borang permohonan pegawai farmasi Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pgawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.
2.
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkabn di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKM
4.
Garispanduan Tinadakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
5.
6.
54
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
55
TUGAS 5 : Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
BIL 1.
TINDAKAN
TANDA ( )
CATATAN
Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS) Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap Meminta PT yang bertanggungjawab untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem
2.
3.
56
SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL 1.
TINDAKAN
TANDA ( )
CATATAN
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat melalui email, fax dan pos Failkan surat panggilan mesyuarat Dapatkan meklumbals kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat Pastikan persiapan bilik mesyuarat iv. v. vi. Susun atur Pendingin hawa Laptop dan LCD sedia untuk57
2.
3.
4.
5.
6. 7.
8.
9.
digunakan
10.
Pastikan makanan dan minuman disediakan Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi Edarkan minit mesyuarat Failkan minit mesyuarat
11.
12.
13.
14.
15. 16.
58
SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan FarmasiBIL 1. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap59
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan
8.
60
SENARAI BORANG
SENARAI BORANG61
BIL.
SENARAI BORANG
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi 1. Borang SMF pindaan 01/11
TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Borang Ringkasan Jawatan Mengikut Program Program 6 & Program 2 & Program 3 (Berkaitan Farmasi) Borang Anggaran Belanjawan Mengurus Tahun 2011 (Justifikasi Jawatan Baru)
TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan
TIADA TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1. Borang Permohonan Pertukaran Pegawai & Kakitangan Kumpulan Pegurusan & Professional /Sokongan KKM
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) 1. Lampiran B (Borang maklumat calon) Urusan Pengambilan sebagai Pegawai Farmasi Gred U41
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. 3. Borang Tempahan Makanan Borang Permohonan Alat Tulis Borang Permohonan membawa keluar aset62
4.
Borang Permohonan Keluar Pejabat (Lampiran A)
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi 1. 2. Borang Tempahan Makanan Borang Permohonan Keperluan Harta Modal
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
63
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN64
BIL.
SENARAI UNDANG-UNDANG & PERATURAN
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
1.
TIADA
TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia Kkm Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 2011 (Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Tahun 2012 Dan 2013
TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan 1. 2. Akta Racun 1952 Dan Peraturan-peraturannya Akta Dadah Merbahaya 1952 Dan Peraturan-peraturannya
TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1. 2. Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau mana-mana orang mengenai Urusan Kerajaan
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) TIADA
65
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
TUGAS 6: Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM Garispanduan Tindakkan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi TIADA
66
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
67
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAIKEKERAPAN MESYUARAT
BIL.
NAMA JAWATANKUASA
KEANGGOTAAN
1.
Mesyuarat Pertukaran/Penempatan Pegawai Farmasi yang Sedang Berkhidmat di KKM
Urusetia/ahli
4 kali setahun /setiap 3 bulan
2.
Mesyuarat Pembangunan Kerjaya Farmasi Mesyuarat Rayuan Pegawai Farmasi
Urusetia/ahli
2 kali setahun
3.
Urusetia/ahli
4 kali setahun
68
NORMA KERJA
69
NORMA KERJA
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA (Masa/Kuantiti)
1. 2. 3.
Merekod data pegawai farmasi Mengeluarkan surat Membuat tempahan makanan (Menu Sihat)
Sepanjang tahun Sepanjang tahun Sepanjang tahun
70
SENARAI TUGAS HARIAN
71
SENARAI TUGAS HARIANNAMA JAWATAN TARIKH BIL. 1. 2. : NURUL AIZURA MISRAN : PEMBANTU TADBIR N17 : TUGAS SAYA HARI INI CATITAN
CATITAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda apabila anda keluar.
72