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i
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PORTADA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A
TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN
FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA “BAUTISTA
DURANTE EL AÑO 2011”
AUTORA: TÉCNICA LEIDY GABRIELA ULLOA CIFUENTES
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2013
ii
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, MBA Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por
disposición de Cancillería de UNIANDES, CERTIFICO que la presente Tesis sobre el
tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”, previo
a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
C.P.A., ha sido desarrollada por la Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes, quien ha
cumplido con las disposiciones legales establecidas por esta Universidad, por lo que
Autorizo su presentación para la sustentación respectiva.
Atentamente.-
MBA. Leonardo Carrión Hurtado.
iii
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes, portadora de la cédula de ciudadanía
N°172298469-5, declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “SISTEMA DE
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA
CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”, con el propósito de dar solución
a un problema que se está presentando en una empresa, previo a la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.PA., es auténtica y original y
que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los
Andes “UNIANDES”.
Atentamente.-
___________________________
Téc. Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes
iv
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DEDICATORIA
La presente Tesis está dedicada:
A Dios principalmente por darme la oportunidad de existir, soñar y poder cumplir con esos
sueños, por ser mi fuente de inspiración quien ha alimentado día a día cada uno de mis
anhelos, quien me ha impulsado a seguir y luchar, quien a pesar de todo me permite ver
una vez más reflejado en mí el cumplimiento de su promesa al permitirme culminar con
tan preciada meta.
A mis Padres quienes me han acompañado en cada uno de los pasos que he dado a lo largo
de mi vida, por darme su amor incondicional y acompañarme siempre, por ser quienes con
sus experiencias de vida han sabido otórgame las mejores enseñanzas que se pueden
recibir, por ser aquellos que me instan a seguir, a luchar por aquello que anhelo y por sobre
todas las cosas darme la mejor de las herencias, el Temor y Amor a Dios.
A mis hermanas y hermano, que han sido mis fieles compañeros, por compartir conmigo
cada una de las alegrías por los objetivos cumplidos, por ser aquellos que con su sola
presencia me inspiran a querer luchar por algo más en mi vida.
A Ruth Jaqueline León Sarmiento, quien a pesar de no estar presente físicamente durante
v
todo este proceso, fue aquella sierva de Dios útil, aquella que dio el impulso que necesitaba
al emprender tan preciada carrera universitaria, aquella que sin dudarlo dos veces confió en
mí, y aportó para que este sueño hoy pueda hacerse realidad.
A mis queridas compañeras, amigas y hermanas Adriana Silva, Karina Naranjo, María
Zambrano, Andrea Hallo, Paola Jiménez, Diana Maya, Magaly Ordoñez, Daniela Dalgo y
Elizabeth Ramón, aquellas amigas incondicionales, con quienes compartí toda una vida
universitaria, aquellas con las que disfrute cada uno de mis logros y quienes han estado
presentes a lo largo de este tiempo compartiendo e impulsándome a seguir,
demostrándome así el verdadero significado de la amistad.
“Ya te lo he ordenado: ¡Se FUERTE y VALIENTE! ¡No tengas miedo ni te desanimes!
Porque el Señor tu Dios te acompañará SIEMPRE a dondequiera que vayas” Josué 1:9
Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes
vi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
AGRADECIMIENTO
La presente investigación es el resultado del esfuerzo en conjunto de todos aquellos que
directa o indirectamente me apoyaron e instaron con cada uno de sus consejos a continuar,
a aquellos que me enseñaron que la vida es una sola y un precioso regalo que Dios me ha
dado razón por la cual debo honrarlo en todo.
Mi principal agradecimiento es para Dios que ha sido mi fiel amigo, mi dulce caminar, mi
ayuda incondicional, aquel que siempre estuvo presto a escucharme y animarme en los
momentos más decisivos de mi vida, aquel que peleó por mí y que gracias a su ánimo y
sabiduría otorgada hoy puedo alcanzar una de mis metas propuestas.
A mis Padres Blanca Cifuentes y Rodrigo Ulloa, aquella pareja fiel y ejemplo para mí en
todo, aquellos que supieron encaminarme e impulsarme a soñar y alcanzar esos sueños, a
ellos que pusieron todas sus esperanzas en mí, y forman parte importante de este logro.
Al MBA. Leonardo Carrión, por brindarme su apoyo a lo largo de esta etapa universitaria,
y en especial su apoyo en la Asesoría de Tesis, por compartir sus conocimientos
académicos conmigo y permitirme plasmarlos en este trabajo.
vii
A mis maestros Lcdo. Hernán Maldonado, MBA. Amanda Martínez, Ing. Mario Cabezas
y demás catedráticos que compartieron sus conocimientos conmigo los cuales aportaron en
mi vida personal y profesional convirtiéndome en la profesional que hoy en día soy.
A mis compañeros y amigos de la Universidad con quienes compartí esta preciosa etapa
universitaria, aquellos a los cuales considero parte de mi familia por los momentos
compartidos y todos aquellos consejos que me instaban a continuar.
Al Consejo Directivo de la Unidad Educativa Cristiana Bautista, los cuales me permitieron
desarrollar el presente trabajo de tesis brindándome la apertura necesaria para plasmar el
trabajo.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” la cual me abrió sus
puertas y me permitió prepararme, permitiéndome adquirir los más preciados
conocimientos y crecer profesionalmente para posteriormente aportar con la colectividad.
Técnica Leidy Gabriela Ulloa Cifuentes.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada……….. ...................................................................................................................... i
Certificación del asesor .......................................................................................................... ii
Declaración de autoría .......................................................................................................... iii
Dedicatoria…… .................................................................................................................... iv
Agradecimiento. .................................................................................................................... vi
Índice de contenidos ........................................................................................................... viii
Índice de cuadros ................................................................................................................ xiii
Índice de gráficos ................................................................................................................ xiv
Índice de anexos ................................................................................................................... xv
Resumen ejecutivo .............................................................................................................. xvi
Executive summary ........................................................................................................... xviii
Introducción….. ..................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 3
1.1.1. Formulación del Problema .................................................................................. 5
1.1.2. Delimitación del Problema ................................................................................. 6
1.1.3. Línea de investigación ........................................................................................ 6
1.2. OBJETIVOS ....................................................................................................... 7
1.2.1. Objetivo General ................................................................................................. 7
1.2.2. Objetivos Específicos .......................................................................................... 7
1.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 8
1.3.1. Justificación Práctica .......................................................................................... 8
1.3.2. Justificación Técnica. .......................................................................................... 9
1.3.3. Justificación Económica ..................................................................................... 9
1.3.4. Aportación científica ........................................................................................... 9
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................... 11
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................. 11
ix
2.2.1. Contabilidad ...................................................................................................... 11
2.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad ............................................................................. 12
2.2.1.2. Importancia de la Contabilidad ......................................................................... 13
2.2.2. Auditoría ........................................................................................................... 13
2.2.2.1. Objetivo de la Auditoría .................................................................................... 14
2.2.3. Sistema de Control Interno ............................................................................... 15
2.2.3.1. Objetivos del Control Interno ........................................................................... 16
2.2.3.2. Importancia del Sistema de Control Interno ..................................................... 17
2.2.3.3. Tipos de Controles ............................................................................................ 17
2.2.3.3.1. El control Gerencial .......................................................................................... 17
2.2.3.3.2. El control Contable ........................................................................................... 18
2.2.3.3.3. El control Administrativo u operativo .............................................................. 19
2.2.3.3.4. El Control Presupuestario ................................................................................. 19
2.2.3.3.5. El Control de Informática ................................................................................. 19
2.2.3.4. Procedimientos Generalmente aceptados para mantener un buen control ........ 20
2.2.3.5. Informe COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras) ........................... 20
2.2.4. Gestión Financiera ............................................................................................ 24
2.2.4.1. Definiciones de Administración Financiera ...................................................... 24
2.2.4.2. Objetivos o Fines de la Administración Financiera .......................................... 25
2.2.4.3. Clasificación de la Administración Financiera ................................................. 26
2.2.4.4. Planes Financieros ............................................................................................ 27
2.2.4.5. Objetivos Financieros ....................................................................................... 28
2.2.4.6. Políticas Financieras ......................................................................................... 29
2.2.4.6.1. Sobre endeudamiento con Bancos .................................................................... 29
2.2.4.7. Estados Financieros .......................................................................................... 29
2.2.4.7.1. Esquema de Análisis ......................................................................................... 30
2.2.4.8. Decisiones Financieras ...................................................................................... 31
2.2.4.8.1. Decisiones de Inversión.- .................................................................................. 32
2.2.4.8.2. Decisiones de Financiamiento.- ........................................................................ 32
2.2.4.8.3. Decisiones de administración de activos.- ........................................................ 33
2.2.4.9. Razones Financieras .......................................................................................... 33
2.2.4.9.1. Razones de Liquidez ......................................................................................... 34
2.2.4.9.2. Razones de Endeudamiento .............................................................................. 36
2.2.4.9.3. Razones de Rentabilidad ................................................................................... 36
x
2.3. IDEA A DEFENDER ....................................................................................... 37
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 38
3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ......................................................................... 39
3.2.1. Investigación Bibliográfica ............................................................................... 39
3.2.2. Investigación de Campo .................................................................................... 39
3.2.3. Investigación Aplicada ...................................................................................... 39
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................................ 40
3.3.1. Población ........................................................................................................... 40
3.3.2. La Muestra ........................................................................................................ 40
3.3.3. Cálculo de la Muestra ....................................................................................... 41
3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN .. 42
3.4.1. Métodos ............................................................................................................. 42
3.4.1.1. Método Inductivo-Deductivo ............................................................................ 42
3.4.1.2. Método Analítico Sintético ............................................................................... 43
3.4.1.3. Método Descriptivo .......................................................................................... 43
3.4.2. Técnicas e Instrumentos .................................................................................... 43
3.4.2.1. Técnicas ............................................................................................................ 43
3.4.2.1.1. La Observación ................................................................................................. 43
3.4.2.1.2. La entrevista ...................................................................................................... 44
3.4.2.1.3. La encuesta ........................................................................................................ 44
3.4.2.2. Instrumentos ...................................................................................................... 44
3.4.2.2.1. Cuestionarios ..................................................................................................... 44
3.4.2.2.2. Guías de entrevista ............................................................................................ 45
3.4.2.3. Tabulación e interpretación de datos ................................................................ 45
3.4.2.3.1. Entrevista realizada al Representante Legal de la Unidad Educativa Cristiana
Bautista ............................................................................................................. 45
3.4.2.3.2. Aplicación de la entrevista a la Asistente Contable .......................................... 50
3.4.2.3.3. Aplicación de encuestas a los Clientes de la Unidad Educativa Cristiana
Bautista ............................................................................................................. 60
3.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ............................................. 61
3.6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 61
xi
3.6.1. Conclusiones ..................................................................................................... 61
3.6.2. Recomendaciones ............................................................................................. 62
CAPÍTULO IV
4. MARCO PROPOSITIVO
4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: ...................................................................... 64
4.2. DESARROLLO PROPUESTA ........................................................................ 64
4.2.1. Justificación ...................................................................................................... 64
4.2.2. Objetivo General ............................................................................................... 65
4.2.2.1. Objetivos Específicos ........................................................................................ 66
4.2.3. Análisis Situacional .......................................................................................... 66
4.2.3.1. Análisis F.O.D.A. .............................................................................................. 67
4.2.4. Propuesta del Sistema de Control Interno ......................................................... 69
4.2.4.1. Direccionamiento Estratégico ........................................................................... 69
4.2.4.1.1. Visión Propuesta ............................................................................................... 69
4.2.4.1.2. Misión Propuesta .............................................................................................. 69
4.2.4.1.3. Objetivos Institucionales ................................................................................... 70
4.2.4.1.4. Políticas Institucionales .................................................................................... 71
4.2.4.1.5. Filosofía Institucional ....................................................................................... 71
4.2.4.2. Ambiente de Control ......................................................................................... 72
4.2.4.2.1. Integridad y Valores Éticos ............................................................................... 72
4.2.4.2.2. Compromiso de ser competentes ...................................................................... 74
4.2.4.2.3. Junta Administrativa. ....................................................................................... 74
4.2.4.2.4. Filosofía y estilo operacional de la Gerencia .................................................... 75
4.2.4.2.5. Estructura Organizacional ................................................................................. 76
4.2.4.2.6. Asignación de autoridad y responsabilidad ...................................................... 78
4.2.4.2.7. Políticas y Prácticas del Personal ...................................................................... 99
4.2.4.3. Valoración de Riesgos .................................................................................... 108
4.2.4.3.1. Objetivos de Operaciones ............................................................................... 108
4.2.4.3.2. Objetivos de Información Financiera .............................................................. 108
4.2.4.3.3. Objetivos de Cumplimiento ............................................................................ 109
4.2.4.3.4. Identificación de Riesgos ................................................................................ 110
4.2.4.4. Actividades de Control ................................................................................... 123
4.1.4.4.1. Políticas de Manejo Propuestas ...................................................................... 123
xii
4.1.4.4.2. Proceso de la Información Manual de Procedimientos .................................. 133
4.1.4.4.3. Diseño de Flujogramas de Procesos. .............................................................. 141
4.2.4.5. Sistemas de Información Contable y de Comunicación ................................. 149
4.2.4.5.1. Integración de Operaciones.- .......................................................................... 149
4.2.4.5.2. Calidad de la Información ............................................................................... 183
4.2.4.6. Monitoreo ........................................................................................................ 183
4.2.4.6.1. Informe de las Deficiencias ............................................................................ 183
4.2.4.6.2. Participantes en el Control .............................................................................. 189
4.2.4.6.3. Talento Humano (Modelo de Evaluación de Desempeño de Personal
Propuesto) ....................................................................................................... 191
4.2.4.6.4. Control Interno en sus fases ............................................................................ 195
4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ........................................................... 199
4.4. CONCLUSIONES .......................................................................................... 200
4.5. RECOMENDACIONES ................................................................................. 202
4.6. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 203
ANEXOS…….. ................................................................................................................. 205
xiii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 01 Elementos del Control Interno Modelo COSO .......................................... 22
Cuadro N° 02 Razones de Liquidez .................................................................................. 35
Cuadro N° 03 Razones de Endeudamiento ....................................................................... 36
Cuadro N° 04 Razones de Rentabilidad ............................................................................ 37
Cuadro N° 05 Composición de la Muestra ....................................................................... 41
Cuadro N° 06 Cálculo de la Muestra de Clientes (Padres de Familia) ............................. 42
Cuadro N° 07 Análisis FODA .......................................................................................... 68
xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 01 Objetivos del Control Interno .................................................................... 16
Gráfico N° 02 Componentes del Control Interno .............................................................. 21
Gráfico N° 03 Objetivos o Fines de la Administración Financiera ................................... 25
Gráfico Nº 04 Clasificación de la Administración Financiera .......................................... 26
Gráfico N° 05 Esquema para el Análisis financiero .......................................................... 31
Gráfico Nº 06 Tipos de Razones ....................................................................................... 34
xv
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 01: Carta de aprobación del perfil de tesis
Anexo 02: Carta de certificación de la empresa
Anexo 03: Código de ética propuesto
Anexo 04: Formato de entrevista
Anexo 05: Formato de encuesta
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad la Contabilidad constituye una herramienta imprescindible por entidades e
instituciones que realizan una actividad económica, ya que mejora el manejo de las
finanzas, define si es posible realizar una inversión, establece un control exhaustivo de
deudas así como un manejo preciso de los pagos tributarios.
A su vez requiere la implementación de herramientas como el Control Interno, el cual
contribuye la seguridad del sistema contable que se utiliza en la institución, fijando y
evaluando los procedimientos administrativos y contables promoviendo el cumplimiento
de objetivos
La presente tesis se ha desarrollado en Cuatro Capítulos:
En el capítulo I, se instituyen las causas y efectos que determinan el problema, a su vez se
proponen objetivos generales, específicos y la justificación de la presente investigación.
En el Capítulo II, se fundamentó teóricamente basado en fuentes bibliográficas sobre
Contabilidad, Control Interno, y la Gestión Financiera permitiendo desarrollar el modelo
de Control Interno COSO.
En el Capítulo III, se analiza e interpreta los datos obtenidos mediante la aplicación de las
técnicas de investigación (encuestas y entrevistas) aplicadas al Representa Legal, Director,
Asistente Contable y Clientes, los mismos que evidenciaron las problemáticas existentes y
así plantear un Diseño de Control Interno eficiente.
xvii
En el Capítulo IV, se ha diseñado un Manual de Control Interno en base al Modelo COSO,
el mismo que consta de cinco elementos en los que se ha propuesto el diseño y aplicación
de un manual de funciones, manual de procedimientos, flujogramas de procesos, políticas
de manejo del disponible, exigible y realizable de tal manera que se pueda obtener
información financiera más confiable y así aportar a la toma de decisiones.
El presente trabajo investigativo pretende constituirse en una herramienta de
administración y control con miras a mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa
Bautista.
xviii
EXECUTIVE SUMMARY
Accounting today is an indispensable tool for organizations and institutions engaged in
economic activities and improving financial management, defines whether it is possible to
make an investment, provides a thorough survey of debts and precise handling of payments
tributaries. Turn requires the implementation of tools such as Internal Control, which
contributes to the safety of the accounting system used in the institution, setting and
evaluating administrative and accounting procedures and promoting the achievement of
objectives.
Financial Management covers all processes are to achieve, maintain and use the money, in
turn is one that makes the vision and mission in monetary transactions.
In this research, we analyze and interpret the data obtained through the application of
research techniques (surveys, interviews) applied to the Directors of the institution and
clients, and thus design an efficient internal control system.
The Internal Control Model (COSO) proposed consists of five elements on which it is
proposed the design and implementation of a manual functions, operating procedures,
process flow charts, available management policies enforceable and achievable so you can
get reliable financial information and thus contribute to decision-making.
This research work is intended as a management tool and control to improve the Financial
Management Education Unit Baptist.
1
INTRODUCCIÓN
El diseño y aplicación de Sistemas de Control Interno en las instituciones constituye una
importante herramienta la cual provee de innumerables ventajas a los directivos y personal
administrativo de las instituciones que las aplican ya que, sus objetivos principales son
promover a la obtención de información financiera suficiente y confiable, lograr la
eficiencia y efectividad de la operaciones y fomentar el cumplimiento de las políticas,
normas, leyes y regulaciones aplicables.
En el caso de la Unidad Educativa Cristiana Bautista, se ha podido determinar que no
cuenta con manuales de funciones, manuales de procedimientos, políticas de manejo del
disponible, exigible y realizable y a su vez existe cierta dificultad en la distribución y
asignación clara de las funciones y responsabilidades a ser ejecutadas por el personal, cabe
señalar que cada uno de los procesos y el personal en si no es evaluado razón por la cual a
la presente se pueden evidenciar retrasos en cuanto a la emisión de informes y en muchos
de los casos se observan deficiencias al no tener la documentación debida que soporte la
emisión de la información financiera.
Para el efecto, mediante el desarrollo del Capítulo II el cual está basado en investigaciones
bibliográficas se ha podido fundamentar teóricamente la importancia de la aplicación de
Modelos de Control Interno.
En el Capítulo III, se procede mediante la aplicación de técnicas de investigación
(encuestas, entrevistas), a obtener el criterio de cada uno de los participantes directos de la
2
actividad y el problema que se evidencia en la institución los cuales a su vez aportaron con
posibles soluciones que posteriormente se valida en la idea a defender.
En el capítulo IV se propone un Modelo de Control Interno el mismo que va dirigido a
mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista en el cual, se
propone el análisis y evaluación constante de los procesos desarrollados, establecer puntos
de control en la asignación de responsabilidades de los miembros de la institución,
establecer manuales de funciones, procedimientos y políticas internas por cada área de tal
manera que la información que se genere sea veráz, clara, oportuna, eficiente y facilite a la
posterior toma de decisiones.
3
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
De acuerdo con el gran crecimiento que se ha evidenciado en los últimos años en cuanto a
la actividad empresarial es necesario recalcar la gran importancia que ha tenido la
aplicación de un sistema contable el cual sea basado en el conjunto de normas teóricas de
carácter flexible, y a su vez facilite el eficiente registro, clasificación y resumen de los
hechos económicos que se generan en la empresa, con el propósito de producir datos
reales y útiles para la toma de decisiones.
A su vez dentro de este sinnúmero de actividades que se ejecutan en el campo contable
administrativo es indispensable la correcta aplicación de Procesos eficientes, que sirvan
para verificar si las operaciones que se realizan conforme a las decisiones tomadas y
aplicando las políticas de la institución.
La Unidad Educativa Cristiana Bautista nace con la necesidad de brindar una educación
complementada con la enseñanza y aplicación de valores cristianos a los jóvenes y
señoritas de nuestra provincia.
La institución empezó a funcionar en las instalaciones de la Primera Iglesia Bautista (Av.
29 de mayo y Tsáchila esquina), el mismo que actualmente acoge a 22 alumnos de Jardín,
4
164 alumnos de escuela y 63 alumnos de Colegio, instalaciones que año tras año se han ido
adecuando para brindar mayor comodidad a los estudiantes de la Institución.
Mediante la elaboración del árbol de Problemas se ha podido determinar que la principal
problemática se encuentra en la deficiencia del sistema de control Interno que se aplica en
la institución, el cual abarca especialmente:
La carencia de políticas financieras, que normen el eficiente manejo de la
información contable estableciendo plazos máximos de cobro de mensualidades,
entrega de reportes, y análisis en general de tal modo que si existieran problemas se
puedan tomar las medidas correctivas del caso a tiempo.
Otro aspecto a considerarse es la constante rotación del personal que existe, debido
a que la institución tiene dificultad para cubrir con sus obligaciones con terceros,
situación que se genera ya que hasta el momento no se ha evaluado si las
aportaciones otorgadas por los Padres de Familia permiten cubrir las necesidades
de la Institución, como son pago de salarios, gastos de mantenimiento, gastos
administrativos, materiales, entre otros.
Se evidencia la carencia de políticas financieras, ocasionando el retraso de
información en cuanto a la presentación de balances y estados financieros que
posibiliten la toma de decisiones.
La inadecuada segregación de funciones es uno de los problemas de más
consideración ya que esto ocasiona que exista pérdida y manipulación de la
5
información financiera debido a que la misma persona autoriza, custodia y registra
las operaciones contables.
Otra problemática es el inadecuado proceso de selección y evaluación del personal
que labora en la institución, situación que limita el mejoramiento del nivel
académico de los estudiantes y de hecho la mala asignación de maestros ya que por
la necesidad se otorgan diversas cátedras en las cuales no son especializados.
Además existe un deficiente control del presupuesto establecido para las diversas
adquisiciones a realizarse durante el año escolar, siendo necesario resaltar que no se
lleva un control de inventarios de materiales y activos fijos, situación que genera el
mal uso de recursos y desperdicios de los mismos.
Es evidente que si no se toman las medidas correctivas a cada una de las situaciones antes
descritas, éstas perjudicarán gravemente en el ingreso, procesos y Gestión Financiera las
mismas que se traducen en la inadecuada toma de decisiones afectando el eficiente y eficaz
manejo y operatividad de la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”
1.1.1. Formulación del Problema
¿La implementación de un Sistema de Control Interno eficiente, podrá mejorar la Gestión
Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista?
6
1.1.2. Delimitación del Problema
La presente investigación se llevó a cabo en la Unidad Educativa Cristina “BAUTISTA”,
la misma que brinda los servicios de Educación basados en principios, fundamentos y
valores cristianos a los habitantes de nuestra provincia; está ubicada en la Av. 29 de Mayo
y Tsáchila esquina. La Institución cuenta con 22 alumnos de Jardín, 164 alumnos de
escuela y 63 alumnos de Colegio, a su vez el Departamento Administrativo está
conformado por el Representante Legal, 1 Directora, 1 Secretaria la misma que ejerce las
funciones de Auxiliar Contable, 1 Contador Externo, 15 Maestros y 1 Conserje.
El tiempo de la presente investigación es durante el período 2011-2012
El Objeto de Estudio es el Sistema de Control Interno aplicado en la Unidad Educativa
Cristiana Bautista.
El Campo de Acción es la Gestión Financiera aplicada en la institución.
1.1.3. Línea de investigación
El presente proyecto de investigación tiene como finalidad desarrollar y aplicar la teoría
del control contable como la encargada de fiscalizar las diferentes actividades y procesos
que se llevan a cabo para la consecución de los objetivos de la gestión financiera que
permitan favorecer el crecimiento institucional en la Unidad Educativa Cristiana Bautista.
A su vez pretende mostrar la aplicación misma de la contabilidad como la capacidad de
interpretar, representar e intervenir las principales problemáticas contemporáneas en el
7
marco de las relaciones económicas, ecológicas y culturales generando así información
coherente que facilite la eficiente toma de decisiones.
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
Diseñar un Sistema de Control Interno que permita mejorar la Gestión Financiera en la
Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA” durante el período 2011
1.2.2. Objetivos Específicos
Fundamentar bibliográficamente los procesos de Contabilidad y Auditoría, Sistema
de Control Interno y Gestión Financiera
Validar toda la información mediante la aplicación de encuestas y entrevistas en las
cuales se evidencie la verdadera problemática de la Institución Educativa.
Proponer un diseño de un Sistema de Control Interno aplicado a la Gestión
Financiera con la finalidad de mejorar los procesos, procedimientos y otorgamiento
de la información a los representantes de la Institución.
8
1.3. JUSTIFICACIÓN
En vista del auge que ha surgido en torno a la actividad empresarial y la necesidad de
aplicar Sistemas Contables los cuales viabilicen el efectivo registro, clasificación y
resumen de las actividades económicas se evidencia la necesidad de aplicar procedimientos
eficientes, que permitan constatar si las actividades desempeñadas se enmarcan en las
políticas establecidas por la empresa de tal modo que como resultado de dicho análisis sea
propicio para la correcta toma de decisiones en las instituciones.
1.3.1. Justificación Práctica
La Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”, brinda los servicios de educación particular
a los diferentes habitantes de la provincia Tsáchila, la misma que está basada en principios
y valores Cristianos; esta institución cuenta con un Sistema Contable el cual se ajusta a los
requerimientos de la institución.
Luego de haber realizado un examen minucioso y conocer las actividades que se
desarrollan en torno a la misma, se ha evidenciado la dificultad que existe debido a la falta
de políticas y procedimientos los cuales vayan enfocados a normar el correcto
funcionamiento de las diferentes áreas y departamentos que forman parte de la Unidad
Educativa.
La correcta aplicación e implementación de dichas políticas permitirá normar el correcto
funcionamiento de las diversas áreas, lograr los objetivos y metas planteadas por el área y
9
por ende aportar al logro de los objetivos empresariales y promover el crecimiento de la
institución.
1.3.2. Justificación Técnica.
En la realización de este proyecto de investigación se aplicaron las normas, técnicas y
herramientas de la investigación tales como entrevistas, encuestas, entre otros, los cuales
permitieron la correcta recolección de la información de tal modo que aportaron a la
realización de un diagnóstico de la situación económica, financiera, administrativa y de
control permitiéndonos a su vez conocer la situación actual que se vive en la Institución.
1.3.3. Justificación Económica
Es necesario señalar que los costos en los que se han incurrido para la realización de este
proyecto de investigación con el tema “Sistema de Control Interno y Gestión Financiera en
la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA” para el año 2011, son realmente ínfimos en
comparación con los beneficios que este aportará a la misma si se aplica la propuesta
presentada ya que esta aportará a la eficiente toma de decisiones.
1.3.4. Aportación científica
Este proyecto de investigación científica basa su estudio en el Diseño de un Sistema de
Control Interno para la Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”, el mismo que contiene
las diferentes políticas y procedimientos que vayan en pro del mejoramiento del área o
departamento que forma parte de la Institución.
10
Es imprescindible señalar que dicho proyecto de investigación servirá de ejemplo para las
diferentes empresas de nuestro medio las cuales se dediquen a actividades similares o
posean un similar manejo administrativo-contable.
Además el presente proyecto permitirá obtener una mayor especialización en el tema
propuesto, así también como el título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y
Finanzas C.P.A.
11
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El presente proyecto de investigación con el tema “Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Cristiana “BAUTISTA”, no registra
antecedentes en esta ciudad debido a que no se ha considerado a la institución para la
realización de proyectos de esta categoría; sin embargo luego de haber analizado la base de
datos de la Universidad, se encontraron Proyectos con similares características los cuales
van enfocados al Diseño de un Sistema de Control Interno, muestra de ello es el Proyecto
realizado por la Ing. Leidy Salazar con el tema “Sistema de Control Interno y Gestión
Financiera para la empresa de pinturas Ecuapintur”
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
El proyecto de Investigación con el tema “Diseño de un Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Cristiana “BAUTISTA”, en la cual se destaca
su variable dependiente siendo la Gestión Financiera y como variable Independiente el
Análisis del Sistema de Control Interno, basarán su estudio en el análisis de los siguientes
temas y subtemas:
2.2.1. Contabilidad
Existen diversos conceptos de varios autores; todos ellos con plena validez, pero podemos
12
conceptuar los siguientes términos:
Según Rubén Sarmiento define a la Contabilidad como “la técnica que analiza, interpreta,
y registra cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una
empresa”1
“La contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por
medio de un sistema dinámico de control e información que se sustentan tanto en un marco
teórico, como en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de
los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y
obligaciones de la empresa y de la presentación relevante de la situación económico-
financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados
periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apunten el
crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo
usen.”2
Considerando las definiciones antes expuestas se puede describir a la Contabilidad como
una herramienta que nos permite analizar, resumir y registrar los hechos económicos que
genera la empresa, así también nos permite obtener una imagen numérica de la situación de
la empresa de tal modo que oriente a la gerencia a la eficaz toma de decisiones.
2.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad
El objetivo principal es conocer la situación económico-financiera de una empresa en un
1SARMIENTO Rubén, Contabilidad General, Impresos Andino, Marzo 2004, pág. 5
2 ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Editorial McGraw-Hill. Séptima edición. 2011 Pág.8.
13
período determinado, que generalmente es de un año; así como también analizar e
informar sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los
intereses de la empresa.
2.2.1.2. Importancia de la Contabilidad
Permite conocer la real situación económico-financiera de una empresa; en cambio cuando
no llevamos contabilidad, no se reconoce con exactitud cuánto se tiene, cuánto nos deben
o debemos, cuál es el volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva sólo se tiene una
idea aproximada de la situación económica de la empresa, es decir en forma empírica.
2.2.2. Auditoría
“El vocablo auditoria es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros procesos, circuitos, etc.
Hoy en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión
o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma
vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica
inmediata de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran
clasificación de la auditoría diferenciando entre auditorías económicas y auditorías
especiales”3
Según Philip Defliese, Henry R. Jaenicke, entre otros, definen a la Auditoría como “el
proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las
3 DE LA PEÑA GUTIÉRREZ Albert, Auditoría un Enfoque Práctico, Madrid-Paraninfo 2011, Pág. 5
14
afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las
declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes
interesadas”4
De acuerdo a los criterios antes expuestos, se puede determinar que la Auditoría es el
examen crítico de los diferentes actos y acontecimientos económicos, con la finalidad de
evaluar la evidencia obtenida para posteriormente emitir un informe en el cual se detalle
los resultados adquiridos.
2.2.2.1. Objetivo de la Auditoría
“La definición internacional más aceptada, dice que el objetivo de un examen de los
estados financieros de una compañía, por parte de un auditor independiente, es la expresión
de una opinión sobre si los mismos reflejan razonablemente su situación patrimonial, los
resultados de sus operaciones y los cambios de la situación financiera, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados y con legislación vigente.”5
“El objetivo principal de la auditoría de los estados financieros de una sociedad,
considerando en su conjunto, es la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto
una opinión técnica sobre lo que dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos
significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así
como el resultado de sus operaciones en el periodo examinado, de conformidad con los
PCGA.”6
4 PHILIP L. Defliese, HENRY R. Jaenicke, et al, Auditoría Montgomery, Grupo Noriega Editores, México,
2° Edición 2001, Pág. 37 5 MIRA NAVARRO, Juan, Apuntes de Auditoría, www.eumed.net 2006, Pág. 4
6 AGUIRRE ORMACHEA, Juan, Auditoría y Control Interno, Inmagrag s.l. 2005. Pág. 15
15
Acorde a lo anteriormente expuesto se define que el objetivo de la Auditoría consiste en la
emisión de un dictamen emitido por el auditor independiente, el cual determine la
razonabilidad de la información expuesta en los estados financieros los cuales a su vez
reflejan la situación financiera de la empresa al final de un proceso contable de acuerdo
con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.
2.2.3. Sistema de Control Interno
Según lo expuesto por Samuel Alberto Mantilla se entiende por Control Interno, “al
proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de
objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables7
Retomando lo establecido por Cepeda Gustavo Alonso, establece que “el control según una
de sus acepciones gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección. El
propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización
y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados”8
7MANTILLA Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO, Ecoe Ediciones, Cuarta Edición, 2005 pág.
14 8 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw Hill, Santa Fé de Bogotá 2000,
pág. 3
16
En conclusión el Control Interno es el conjunto de procedimientos los cuales nos permiten
realizar una inspección global y determinada de las diferentes actividades a evaluarse, con
la finalidad de aportar y mejorar la efectividad y eficiencia de las operaciones y mejorar la
información financiera la cual se traduce a la eficaz toma de decisiones.
2.2.3.1. Objetivos del Control Interno
“El diseño, la implementación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento
del Sistema de Control Interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:
Gráfico N° 01.- Objetivos del Control Interno9
Fuente: CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial Mc.Graw-Hill,
Santa Fé de Bogotá 2000, 7-9
Elaborado por: Téc. Leidy Ulloa
9 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw Hill, Santa Fé
de Bogotá 2000, pág. 7-9
17
2.2.3.2. Importancia del Sistema de Control Interno
“Todas las empresas ya sean públicas, privadas o mixtas, ya sean comerciales, industriales
o financieras deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen
sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico; además
de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes
de los estados financieros.
Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad
física y numérica de bienes y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y
bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipo de oficina, reparto,
maquinaria, etc. Es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno dificulta la
colusión de empleados, fraudes, robos, etc.”10
El Control Interno es de gran importancia ya que promueve la integridad física y numérica
de bienes y activos de las empresas.
2.2.3.3. Tipos de Controles
“Existen cinco tipos de controles los cuales son:
2.2.3.3.1. El control Gerencial
Está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos para que sus
acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organización. Los
10
PERDOMO MORENO, Abraham., Fundamentos de Control Interno, Editorial Thompson, Novena
Edición 2004, Pág. 04
18
elementos propios del control gerencial interno son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores
Sistemas de administración participativa
Comunicaciones abiertas
Motivación.
2.2.3.3.2. El control Contable
Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los
métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la
protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables,
presupuestales y financieros de las organizaciones.
Los objetivos del control contable son:
La integridad de la información
La validez de la información
La exactitud de la información
El mantenimiento de la información
19
La seguridad física
Definición de autoridad y responsabilidad
2.2.3.3.3. El control Administrativo u operativo
Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de
dirección y administración, y en segundo lugar con la eficiencia de las operaciones.
2.2.3.3.4. El Control Presupuestario
Es una herramienta técnica en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección
por objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar
determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia
esa rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.
2.2.3.3.5. El Control de Informática
Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de
control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y oportunos sobre las
operaciones. Los elementos del control son:
Definición clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar
20
Fijación de diferentes niveles de acceso a la información”.
2.2.3.4. Procedimientos Generalmente aceptados para mantener un buen control
“Según Gustavo Cepeda, se debe cumplir una serie de procedimientos necesarios para
mantener un buen control tales como:
Delimitar las responsabilidades
Segregar funciones de carácter incompatible
Dividir el procesamiento de cada transacción
Seleccionar funcionarios hábiles y capaces
Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información
Hacer rotación de deberes
Finanzas (pólizas)”.11
2.2.3.5. Informe COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras)
“La definición de COSO del Control Interno, hace énfasis en que el control interno es un
proceso, o un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo. El proceso se efectúa por
11 CEPEDA Alonso Gustavo, Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw – Hill, Santa Fé de Bogotá
2000, págs. 14-15
21
medio de individuos, no solamente a partir de manuales de políticas, documentos y formas.
Finalmente la definición de control interno es completa, en el sentido de que ésta considera
el logro de objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y
cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto abarca los métodos mediante los cuales la alta
gerencia delega autoridad y asigna responsabilidad para funciones como venta, compra,
contabilidad y producción”12 (O.RAY Whittington, KURT Pany, 2000, pág. 172)
El Control Interno varía significativamente entre una organización y otra, dependiendo de
factores como su tamaño, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos. Sin embargo,
para un control interno satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño,
algunas características son esenciales. El control interno de una organización incluye cinco
componentes o elementos:
Gráfico N° 02.- Componentes del Control Interno
Fuente: PriceWaterhouse Cooper Seminario COSO
Elaborado por: Técnica. Leidy Ulloa
12 O. RAY Whittington, KURT Pany, Auditoría un Enfoque Integral, Editorial McGraw-Hill, Santa Fé de
Bogotá 2000, pág. 172
22
Cuadro N° 01 Elementos del Control Interno Modelo COSO
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO MODELO COSO
N° ELEMENTO DEFINICIÓN CLASIFICACIÓN
1 AMBIENTE DE
CONTROL
Establecen políticas y
procedimientos adecuados que
promueven los valores
compartidos y el trabajo en
equipo para el logro de los
objetivos de la organización. Es
uno de los principales
componentes ya que delimita las
actividades y funciones a
desarrollarse por el Talento
Humano.
1.- Integridad y Valores Éticos.
2.- Compromiso de ser
competentes.
3.- Estructura Organizacional.
4.- Asignación de autoridad y
responsabilidad.
5.- Filosofía y estilo operacional de
la Gerencia.
6.- Políticas y Prácticas sobre
Recursos Humanos
2 EVALUACIÓN DEL
RIESGO
Consiste en la identificación y
en el análisis de los hechos que
pueden interferir en el logro de
los objetivos. A partir de una
correcta identificación de
riesgos, la entidad puede
determinar cómo reducir o
eliminar el impacto de esos
riesgos.
1.- Objetivos de Operaciones.- Relacionados con la efectividad y
eficacia de las operaciones de la
organización.
2.- Objetivos de Información
Financiera.- Se refiere a la
obtención de información financiera
confiable.
3.- Objetivos de Cumplimiento.- Están dirigidos a la adherencia a
leyes y reglamentos así como
tambien a las políticas emitidas por
la administración.
23
3 ACTIVIDADES DE
CONTROL
Son políticas y procedimientos
que se establecen para prevenir
o mitigar riesgos que impedirían
el cumplimiento de los objetivos
de la organización
1.- Revisiones de Alto Nivel.
2.- Funciones Directas o actividades
administrativas.
3.- Procesamiento de Información.
4.- Controles Físicos.
5.- Indicadores de Desempeño
4 SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CONTABLE Y DE
COMUNICACIÓN
En torno a las actividades de
control se encuentran los
sistemas de información y
comunicación, los cuales
permiten que el personal de la
institución capte e intercambie
la información necesaria para
conducir, administrar y controlar
sus operaciones.
1.- Integración con las Operaciones.
2.- Calidad de la Información
5 MONITOREO
Proceso que asegura la calidad
del desempeño del resto de los
elementos del Control Interno en
forma continua a través del
tiempo. Incluye la
administración y supervisión
regular de las actividades
1.- Informe de las Deficiencias.
2.- Participantes en el Control y sus
responsabilidades.
Fuente.- MANTILLA, Samuel Alberto. Control Interno Informe COSO. Cuarta edición. Ecoe ediciones.2005.pág.18-90
Elaborado por.- Técnica. Leidy Ulloa
24
2.2.4. Gestión Financiera
2.2.4.1. Definiciones de Administración Financiera
De acuerdo a lo expuesto por Van Horne, James C, et alt (DE LA PEÑA GUTIÉRREZ,
2010), establece que “la administración financiera se refiere a la adquisición, el
financiamiento y la administración de activos, con algún propósito general en mente.
Entonces la función de los administradores financieros en lo tocante a la toma de
decisiones se puede dividir en tres áreas principales: las decisiones de inversión, las de
financiamiento y las de administración de activos”13
Según Perdomo Moreno Abraham, define a la Administración Financiera como “una fase
de la administración general, que tiende a maximizar el patrimonio a largo plazo; captar
fondos y recursos por aportaciones y préstamos; coordinar el capital de trabajo, inversiones
y resultados; recopilar, estudiar e interpretar los datos e información pasada y proyecciones
futuras, para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas y objetivos preestablecidos
por la empresa”14
En definitiva se puede definir a la administración o Gestión financiera como la
“herramienta que se refiera al de adquisiciones, financiamientos y administración de los
activos fijos, de tal modo que facilite el logro de los objetivos que persigue la empresa.
13 VAN HORNE, JAMES C, WACHOWICZ, JOHN JR, Fundamentos de la Administración financiera,
Pearson Education, México, 2002 14 PERDOMO Moreno Abraham, Planeación Financiera para épocas normales y de inflación, sexta edición,
editorial Thomson, 2004
25
2.2.4.2. Objetivos o Fines de la Administración Financiera
Los principales Fines u Objetivos de la Administración Financiera son los siguientes:
Gráfico N° 03.- Objetivos o Fines de la Administración Financiera
Fuente: Morillo Mauricio
15
Elaborado por: Técnica Leidy Ulloa
15
MORILLO, Mauricio, Estrategias inteligentes para el desarrollo de su empresa, Edicuatorial,
Edición 17, 2001
26
Planeación Financiera
Planeación Personal Planeación Empresarial
P. Patrimonial P. Integral
P. Normativa P. Estratégica P. Táctica P. Operativa P. Imprevistos
Objetivos Premisas
Políticas
Propósitos Estrategias
Fines
Tácticas
Sub objetivos
Sub estrategias
Metas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Métodos
Objetivos
Substitutos
Inestables
Planes Financieros
2.2.4.3. Clasificación de la Administración Financiera
Gráfico Nº 04 Clasificación de la Administración Financiera
27
El Control Financiero es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros,
el control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para organizar que
se sigan los planes y para modificar los planes existentes, debido a cambios imprevistos,
permite a la dirección de la empresa, disponer de información suficiente y oportuna que
permita asegurar que se están siguiendo los planes necesarios para conseguir los objetivos
y modificar los planes y lineamientos existentes, en respuesta a los cambios del ambiente
operativo, tanto interno como externo.16
2.2.4.4. Planes Financieros
Conjunto de proyectos o planes normativos, estratégicos, tácticos, operativos y
contingentes, cuantificables en tiempo y cifras monetarias, para precisar el desarrollo de
actividades futuras de la empresa, a corto, mediano y largo plazo.
a) Correctivos
Tendientes a asegurar el cumplimiento de los objetivos señalados de otros planes,
en los casos de desviaciones, señalados por los mecanismos de control.
Tendientes a asegurar el cumplimiento de objetivos modificados respecto a los
planes originales, cuando las desviaciones denotadas por los mecanismos de control
se juzguen imposibles o incosteables de corregir total o parcialmente, sea por lo
tanto necesario o más conveniente modificar las metas y objetivos originales.
16
WESTON, Fred, Guía de Gestión Financiera, Primera Edición, Ediciones Deusto, España, págs.
408-412, 2000
28
b) De desarrollo
Tendientes a lograr objetivos de expansión: penetración de mercado, desarrollo de
productos nuevos para el mismo mercado o desarrollo de nuevos mercados para los
mismos productos o bien una combinación de estos objetivos.
2.2.4.5. Objetivos Financieros
a) Rendimiento sobre la inversión
b) Índice de endeudamiento total (apalancamiento financiero)
c) Relación de capital de trabajo
d) Relación del pasivo a plazo mayor de un año respecto al activo fijo
e) Existencias en caja y bancos en relación con el volumen de ingresos
f) Rotación de cuentas por cobrar
g) Rotación de inventarios
h) Dividendo por acción
i) Porcentaje de dividendos sobre utilidades
29
2.2.4.6. Políticas Financieras
2.2.4.6.1. Sobre endeudamiento con Bancos
Especie de moneda
Monto mínimo y máximo en cada banco
Tasa máxima de interés
Plazos mínimos y máximos
Formas de amortización de los créditos y garantías máximas a otorgar
Características de las instituciones bancarias con las que deben contratarse17
2.2.4.7. Estados Financieros
El análisis financiero implica el uso de diferentes estados financieros. Estos tienen varias
funciones. Por principios de cuentas, en el balance general se presenta un resumen de los
activos, pasivos y capital propio de una empresa en determinado momento, por lo general
al final de un año o trimestre. Posteriormente, el estado de resultados es un resumen de los
ingresos y gastos de la empresa en determinado período, que casi siempre es de un año o
trimestre, aunque el balance general es una “Panorámica” de la situación financiera de una
17 PERDOMO Moreno Abraham, Planeación Financiera para épocas normales y de inflación, sexta edición,
editorial Thomson, 2004
30
compañía en determinado período, el estado de resultados es un resumen de su rentabilidad
a través del tiempo. A partir de estos dos estados, se pueden generar otros estados
secundarios, un estado de las fuentes y aplicaciones de los fondos y otro de los flujos de
efectivo.
2.2.4.7.1. Esquema de Análisis
Cuando se analiza una empresa es posible recurrir a diferentes métodos. Muchos analistas
tienen un procedimiento favorito para hacer algunas generalizaciones sobre las empresas
en cuestión. Con riesgo de pisar terreno sagrado, presentamos un esquema conceptual
cuando se considera el financiamiento externo.
Considerados en orden, nuestra atención en el primer caso se centra en las tendencias y la
estacionalidad de las necesidades de fondos de las empresas. ¿Qué cantidad de recursos se
necesitarán en el futuro y cuál es la naturaleza de estas necesidades? ¿Las necesidades
tienen un componente estacional?
Entre las herramientas de análisis que se utilizan para responder estas preguntas se
encuentran las fuentes y los usos de los estados de fondos, estados de flujos de efectivo y
presupuestos en efectivo.
31
Gráfico N° 05.- Esquema para el Análisis financiero
Fuente: Principios de Auditoría, Decimocuarta edición, 2005
Elaborado por: Técnica Leidy Ulloa
Las razones financieras son las herramientas se utilizan para evaluar la situación y el
desempeño financiero de las empresas.
Los analistas financieros utilizan estas razones como los médicos competentes recurren a
los estudios de gabinete. Combinados y a través del tiempo, estos datos proporcionan
información valiosa sobre el estado de salud de una compañía, su situación financiera y su
rentabilidad.
2.2.4.8. Decisiones Financieras
“La administración financiera se refiere a la adquisición, el financiamiento, y la
administración de activos, con algún propósito general en mente. Entonces la función de
los administradores financieros en lo tocante a la toma de decisiones se puede dividir en
tres áreas principales: las decisiones de inversión, las de financiamiento, y las de
administración de activos.
Análisis de las necesidades de
fondos de la empresa
Análisis de la situación
financiera y rentabilidad de la
empresa
Análisis del riesgo empresarial
de la compañía
Determinación
de las
necesidades
financieras de la
empresa
Negociaciones
con los
proveedores de
capital
32
2.2.4.8.1. Decisiones de Inversión.-
La decisión de inversión es la más importante de las tres decisiones de las firmas, cuando se
trata de crear un valor. Comienza con la determinación del total de activos que necesitan
poseer la empresa. Los administradores financieros necesitan determinar los montos en
dólares que aparecen sobre las líneas dobles a la izquierda del balance general, es decir el
tamaño de las firmas. Aunque se conozca esta cifra, aún habrá que decidir la composición de
los activos. ¿Qué cantidad de los activos totales de las empresas se destinarán a la caja o al
inventario? Tampoco se debe ignorar lo opuesto a las inversiones: el desvío o fuga de
capitales. Es necesario reducir, eliminar o sustituir aquellos activos que dejan de ser viables
en términos económicos.
2.2.4.8.2. Decisiones de Financiamiento.-
La segunda de las decisiones más importantes de las firmas es la de financiamiento. Aquí,
los administradores financieros se centran en la integración de la parte derecha del balance
general. Si analiza la mezcla de financiamiento de las empresas en las distintas industrias,
observará marcadas diferencias. Algunas firmas tienen deudas relativamente fuertes,
mientras otras casi no están endeudadas.
Cuando se ha decidido la mezcla del financiamiento, los administradores financieros aún
deben determinar la forma más aconsejable de conseguir físicamente los fondos necesarios.
Se debe entender la mecánica de obtención de un préstamo a corto plazo, y de suscripción de
un contrato de arrendamiento a largo plazo, o la venta de bonos o acciones.
33
2.2.4.8.3. Decisiones de administración de activos.-
La tercera decisión importante de las firmas es la administración de activos. Cuando se
adquieren activos y se obtiene el financiamiento adecuado, también es necesario
administrarlos con eficiencia. Los administradores financieros tienen distintos grados de
responsabilidad operativa sobre los activos existentes. Esta responsabilidad los obliga a
preocuparse más por el manejo de activos circulantes que por el manejo de los activos fijos.
Una parte importante de la responsabilidad en lo que se refiere al manejo de los activos fijos
recaería en los administradores operativos que recurren a este tipo de activos.”18
2.2.4.9. Razones Financieras
Las razones financieras pueden medir en un alto grado la eficiencia y comportamiento de
la empresa.
La información que genera la Contabilidad, y que se resume en los estados Financieros,
debe ser interpretada y analizada para poder comprender el estado de la empresa al
momento de generar dicha información, y una forma de hacerlo es mediante una serie de
indicadores que permiten analizar las partes que componen la estructura financiera de la
institución.
Estas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puede precisar el grado
de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, cobertura y todo lo que tenga
18 VAN Horne, JAMES C, WACHOWICZ John Jr., Fundamentos de Administración
Financiera, Undécima Edición, Editorial Pearson Educación, México 2002
34
que ver con su actividad. Las razones financieras se pueden subdividir en cinco tipos
distintos: razones de liquidez, apalancamiento financiero, actividad y de rentabilidad.
Gráfico Nº 06 .- Tipos de Razones
Fuente.- La Investigación.
Elaborado por: Téc. Leidy Ulloa
2.2.4.9.1. Razones de Liquidez
Son aquellas que estudian la capacidad de pago en efectivo o en documentos cobrables de
una empresa. Estos indicadores surgen de la necesidad de medir la capacidad que tienen las
empresas para cancelar sus obligaciones de corto plazo. Sirven para establecer la facilidad
o dificultad que presenta una compañía para pagar sus pasivos corrientes con el producto
de convertir a efectivo sus activos corrientes. Se trata de determinar qué pasaría si a la
RAZONES DE BALANCE
GENERAL
RAZONES DE ESTADO DE RESULTADOS Y
DE ESTADO DE RESULTADOS/BALANCE
GENERAL
Las razones de
apalancamiento
financiero (deuda)
muestran el nivel
de financiamiento
de las empresas a
través de deuda.
Las razones de liquidez
determinan la capacidad
de las empresas para
cumplir con sus
obligaciones de corto
plazo
Las razones de cobertura
relacionan los cargos
financieros de las empresas
con su capacidad para
pagarlos o cubrirlos.
Las razones de actividad
determinan la eficiencia de las
compañías en el manejo de sus
activos.
Las razones de rentabilidad relacionan
utilidades con las ventas y la inversión
35
empresa le exigieran el pago inmediato de todas sus obligaciones a menos de un año.
Cuadro N° 02 Razones de Liquidez
RAZÓN FINANCIERA FÓRMULA
Razón Corriente o Índice de Solvencia
(IS).- Trata de verificar las disponibilidades
de la empresa, a corto plazo, para afrontar
sus compromisos, también a corto plazo.
Capital Neto de Trabajo (CNT).- Expresa
en términos de valor lo que la razón
corriente presenta como una relación.
Prueba Acida.- Pretende verificar la
capacidad de la empresa para cancelar sus
obligaciones corrientes pero sin depender de
la venta de sus existencias
Rotación de Cuentas por Cobrar (RCC).-
Mide la liquidez de las cuentas por cobrar
por medio de su rotación.
Plazo promedio de cuentas por Cobrar
(PPCC).- Es una razón que indica la
evaluación de la política de créditos.
Rotación de Cuentas por Pagar (RCP).-
Sirve para calcular el número de veces que
las cuentas por pagar se convertirán en
efectivo en el curso del año.
36
2.2.4.9.2. Razones de Endeudamiento
Son aquellas que indican el monto de dinero de terceros que se utilizan para generar
utilidades, estas son de gran importancia ya que estas deudas comprometen a la empresa en
el transcurso del tiempo.
Cuadro N° 03 Razones de Endeudamiento
RAZÓN FINANCIERA FÓRMULA
Razón de Endeudamiento (RE).- Mide la proporción
del total de los activos aportados por los acreedores de
la empresa.
Razón Pasivo-Capital (RPC).- Indica la relación entre
los fondos a largo plazo que suministran los acreedores
y los que aportan los dueños de las empresas.
Razón Pasivo a Capitalización Total (RPCT).- Sirve
para calcular el porcentaje de los fondos a largo plazo
que suministran los acreedores, incluyendo las deudas
LP
2.2.4.9.3. Razones de Rentabilidad
Son aquellas que permiten analizar el valor de las ganancias de la empresa con respecto a
un nivel dado de ventas, de activos o a la inversión de los dueños.
37
Cuadro N° 04 Razones de Rentabilidad
RAZÓN FINANCIERA FÓRMULA
Margen Bruto de utilidad (MBU).-
Indica el porcentaje sobre las ventas
después que la empresa ha pagado sus
existencias.
Rotación del activo total (RAT).- Indica
la eficiencia con que la empresa puede
utilizar sus activos para generar ventas.
Rendimiento de la Inversión (RI).-
Determina la efectividad total de la
administración para producir utilidades
con los activos disponibles.
2.3. IDEA A DEFENDER
Con el Diseño del Modelo de Control Interno basado en el sistema COSO el cual se
caracteriza por determinar como objetivo primordial la eficiencia y eficacia de las
operaciones, determinar la información contable en la preparación de la información
financiera y el cumplimiento de leyes y normas aplicables, mejorará la Gestión Financiera
en la Unidad Educativa Cristiana Bautista garantizando así la eficiente gestión y el logro de
los objetivos propuestos.
38
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo de investigación científica con el tema “Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana BAUTISTA durante el año
2011” se basó en la aplicación de los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con una
mayor tendencia a lo cuantitativo.
La aplicación del paradigma cualitativo es evidente debido a que se pretende mejorar la
gestión financiera de la Unidad Educativa, situación que se va a lograr mediante el análisis
de las capacidades, habilidades, formas de pensar y modo de comportarse del personal
administrativo, personal docente, estudiantes y padres de familia; factores que favorecerán
a determinar las áreas críticas, identificando causas y efectos de las mismas de tal modo
que facilite la mejor aplicación de la propuesta.
El paradigma cuantitativo, ya que para el respectivo análisis de la problemática se
realizaron encuestas al personal administrativo, docente, padres de familia y estudiantes,
aplicando en cada uno de los casos el muestreo, técnica que nos facilitó la obtención de
resultados numéricos que van orientados a medir el grado de control que se aplican en las
diferentes áreas. El objetivo primordial de combinar la aplicación de los paradigmas
cualitativos y cuantitativos en el proyecto de investigación es para de este modo lograr
relacionar los diferentes capítulos del mismo, ocasionando así la total validez y
confiabilidad de los datos expuestos.
39
3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1. Investigación Bibliográfica
La investigación Bibliográfica constituye una herramienta primordial ya que basa su
análisis en la recopilación de la información en cuanto al planteamiento de teorías,
hipótesis, técnicas y más instrumentos aplicables al tema, situación que permite validar
toda la información descrita en el Capítulo II del presente proyecto de investigación.
3.2.2. Investigación de Campo
La aplicación de este tipo de investigación se da en el capítulo III de la presente Tesis, y
hace referencia a la aplicación de técnicas, métodos y procedimientos los cuales permiten
obtener una mejor compresión de las situaciones que se generan debido a la carencia de
procesos eficientes, esta técnica es claramente aplicada mediante la utilización de
encuestas, entrevistas y cuestionarios los mismos que permiten evidenciar y analizar la
situación que normalmente se genera en la institución.
Dichas entrevistas se aplicaron a los directivos de la Institución y personal administrativo
que se encuentra íntegramente relacionado con la Gestión Financiera de la Unidad
Educativa, en las cuales se evidencia la carencia de un sistema de control interno eficiente.
3.2.3. Investigación Aplicada
Se basa fundamentalmente en la obtención de los conocimientos sobre Control Interno, de
40
tal modo que permita la correcta aplicación de las técnicas y procedimientos teóricos en las
diferentes situaciones que se viven en las empresas de nuestro medio proporcionando así
un total beneficio y crecimiento organizacional de las mismas.
El presente proyecto de investigación se verá sustentado mediante la propuesta
desarrollada en el capítulo IV el mismo que pretende mejorar la gestión financiera de la
institución durante el período 2011.
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
La población hace referencia al conjunto de unidades o elementos que están plenamente
relacionados con el medio en el que se desarrolla la problemática expuesta.
3.3.1. Población
El universo del presente proyecto de investigación, está conformado por un representante
Legal, una Directora, una Secretaria la misma que a su vez desempeña las funciones de
Asistente Contable, un Contador Externo, quince Docentes, 22 alumnos de Jardín, 164
alumnos de la escuela y 63 alumnos del colegio, un Conserje y alrededor de 20
proveedores
3.3.2. La Muestra
La muestra es la parte representativa de la población, para la realización del presente
proyecto se ha considerado la aplicación de la muestra en el cálculo de los padres de
41
familia, involucrados los cuales forman parte importante de la Institución y por ende
conocen de la problemática existente.
Cuadro N° 05 Composición de la Muestra
POBLACIÓN NUMERO
Representante Legal Junta Administrativa 1
Director 1
Asistente Contable 1
Colector 1
Contador Externo 1
Padres de Familia 249
TOTAL 254
3.3.3. Cálculo de la Muestra
La muestra es un sub conjunto de casos o individuos de una población estadística, los
cuales se obtienen con la intención de inferir en propiedades de la totalidad de la
población, para lo cual deben ser representativas de la misma.
Fórmula:
42
Cuadro N° 06 Cálculo de la Muestra de Clientes (Padres de Familia)
DATOS
n= Muestra ¿…………..?
E= Error Muestral 0,05
N= Población 249
FORMULA
Elaborado por: Técnica Leidy Ulloa
3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
3.4.1. Métodos
3.4.1.1. Método Inductivo-Deductivo
Para la desarrollo del presente proyecto se empleó el método inductivo-deductivo ya que
nos permite asociar las diferentes situaciones que se generan en la institución e identificar
así la problemática principal, a su vez facilita el establecimiento de causas y efectos los
cuales van a servir de guía para la elaboración de una propuesta coherente la cual tenga
como principal objetivo el otorgamiento y aplicación de procesos coherentes que normen
la eficiente ejecución de las actividades que desempeña la Institución.
43
3.4.1.2. Método Analítico Sintético
Este método nos permite distinguir los elementos de un todo, analizando las diferentes
áreas, tareas y procedimientos que se realizan en cada departamento la cuales forman parte
de la Institución, a tal punto que se pueda obtener la mayor cantidad de información sobre
lo investigado, con la finalidad de lograr plantear una propuesta la cual tiende a la
reconstrucción o reingeniería total del área crítica analizada en la Unidad Educativa
Cristiana Bautista.
3.4.1.3. Método Descriptivo
En la realización del presente proyecto, se intenta describir la situación que se genera en la
Institución a tal punto que se evidencie de manera inmediata la principal problemática que
esta presenta, con la finalidad de servir de guía a empresas o Instituciones que presente una
problemática con similares características.
3.4.2. Técnicas e Instrumentos
Las técnicas e instrumentos son recursos o procedimientos de los que se vale el
investigador para acercarse a los hechos y acceder a la información. En la presente
investigación se detallan las siguientes:
3.4.2.1. Técnicas
3.4.2.1.1. La Observación
Esta técnica consiste en observar detenidamente el hecho o caso que se va a analizar, con
44
la finalidad de obtener el mayor número de datos, recolectar información concerniente al
tema y registrarla para que posteriormente sea analizada en su totalidad
3.4.2.1.2. La entrevista
Esta técnica consiste en obtener datos mediante el diálogo entre dos o más personas, con el
fin de obtener información de parte de los diversos involucrados en la Institución de tal
modo que se logre recolectar y conocer los puntos de vista de los diferentes colaboradores
y personal administrativo, así como dirigentes de la Institución.
3.4.2.1.3. La encuesta
Esta técnica permite obtener datos de diferentes personas cuyas opiniones son de vital
importancia para el investigador, ya que se obtiene el punto de vista de los demás
involucrados y no solamente de los administradores de la institución.
3.4.2.2. Instrumentos
Los instrumentos a aplicarse son los siguientes:
3.4.2.2.1. Cuestionarios
Para sustentar el presente proyecto de investigación se aplicaron instrumentos tales como
los cuestionarios de encuestas, las que fueron dirigidas a los clientes potenciales,
representados por los Padres de familia de la institución los cuales calificaron el servicio
que es brindado por la institución, facilitando así obtener la perspectiva de los clientes y
sustentar su grado de apreciación de la misma.
45
3.4.2.2.2. Guías de entrevista
Las guías de entrevista son uno de los instrumentos que tienen mayor relevancia en el
desarrollo de la presente tesis, ya que nos facilitó obtener la perspectiva del representante
legal de la Unidad Educativa, Directora y de la Asistente Contable Administrativa,
permitiéndonos conocer así los diferentes procesos y actividades que se llevan a cabo y
forman parte de la gestión administrativa de la Institución.
3.4.2.3. Tabulación e interpretación de datos
3.4.2.3.1. Entrevista realizada al Representante Legal de la Unidad Educativa Cristiana
Bautista
La presente entrevista cuenta de diecinueve preguntas.
CONTROL DEL EFECTIVO:
1.- ¿Qué tipo de controles contables se ha establecido en la empresa, para el manejo
del efectivo?
En la institución se han establecido controles como
Registro de Ingresos y Egresos
Registro de las Ventas
46
Registro de Compras
Toda recepción se sustenta con facturas o recibos
Toda la documentación queda bajo la responsabilidad de una sola persona
2.- ¿Para administrar el ingreso del efectivo, existe alguna política o normativa
impuesta en la empresa? Indique cuál.
Las políticas que se manejan son :
Existe una sola persona encargada de registrar las ventas
El dinero recibido es depositado diariamente
3.- ¿La empresa diversifica sus proveedores?
La empresa no diversifica sus proveedores
4.- ¿Con cuántos proveedores cuenta usted?
En la institución se posee alrededor de 20 proveedores
5.- ¿Cuánto tiempo de crédito les otorgan sus proveedores?
Los proveedores nos otorgan 30 días de crédito.
47
6.- ¿La empresa maneja sus ingresos de inventarios con un registro?
En la institución no se lleva un control de inventarios
7.- ¿Con cuánta antelación se elabora el presupuesto?
Los presupuestos se elaboran desde 1 a 3 meses de antelación.
8.- ¿Qué tiempo toma en cuenta para realizar un flujo de caja?
En la institución no se elabora flujos de caja.
9.- ¿La administración del flujo de caja influye directamente en la solvencia que una
empresa pueda tener?
Se considera que la administración del flujo de Caja Chica influye algunas ocasiones en la
solvencia.
10.- ¿Existe un análisis financiero de los resultados de la empresa al finalizar el
período de operaciones?
El análisis financiero no se lo realiza constantemente.
11.- ¿Al realizar un pago se observan todas las formalidades del caso, como
documentos de respaldo completos, por ejemplo?
Si se revisa que se presenten todos los documentos de soporte y a su vez que estos cumplan
48
con los requisitos establecidos por la administración tributaria.
12.- Los egresos de la institución tienen una revisión correspondiente cada cierto
tiempo, es decir con documentos de respaldo?
Dicha revisión se lo realiza a veces
13.- ¿Existe una política de pagos que norme la correcta recolección de las
mensualidades?
En la actualidad no existe una política que norme la correcta recolección de mensualidades.
14.- ¿Qué estados financieros son requeridos en la Institución?
Normalmente los Estados Financieros que se elaboran para la respectiva presentación e
informe a los directivos de la institución son:
a.- Estado de Pérdidas y Ganancias
b.- Estado de Situación Financiera
c.- Estado de Flujos de Efectivo (no tan común)
15.- ¿Con qué frecuencia se presenta ante el Directorio los resultados obtenidos o los
Balances con la información financiera de la Institución?
Dicha información es presentada anualmente
49
16.- ¿Todos los pagos a los diferentes proveedores son realizados mediante la emisión
de cheques?
Si, en consecuencia todos los pagos realizados a los diferentes proveedores son emitidos
por medio de cheques.
17.- ¿Poseen un cronograma de pago a los proveedores?
A la presente en la institución no se maneja un cronograma de pagos para los diferentes
proveedores.
18.- ¿Delega funciones en relación con la autorización y firmas de los cheques
empleados para los diferentes pagos?
En el caso de la firma de cheques, no se delega dicha función a ningún otro empleado, con
la finalidad de ejercer control.
19.- ¿En caso de no contar con la firma respectiva de los cheques, cuál es el
procedimiento que se aplica?
Normalmente cada uno de los cheques para su emisión debe poseer dos firmas, uno de los
Autorizados para firmar, lo hace con antelación, es decir firma cheques en blanco y
posteriormente el otro firmante es el responsable de la Autorización para efectuar dicho
pago.
50
3.4.2.3.2. Aplicación de la entrevista a la Asistente Contable
INGRESOS Y DISPONIBILIDADES
1. Enuncie brevemente el origen de los ingresos que perciben:
INGRESOS
N° DETALLE VALOR
1 MATRICULAS 64,00
Escuela 26,00
Colegio 38,00
2 CERTIFICADOS FINAL DE AÑO 2,00
3 CERTIFICADOS VARIOS 1,00
4 DERECHOS DE GRADO 35,00
5 BOLSILLOS 1,50
UNIFORMES
TALLAS DETALLE VALOR
28 Uniforme Completo 29,60
30 Uniforme Completo 30,45
32 Uniforme Completo 33,85
34 Uniforme Completo 36,70
36 Uniforme Completo 39,20
38 Uniforme Completo 34,50
40 Uniforme Completo 34,50
2.- Describa brevemente el procedimiento de recepción de éstos y las áreas
responsables.
Normalmente las ventas son realizadas por la Persona encargada de colecturía y la
Asistente Contable, las mismas que reciben el requerimiento, posteriormente emiten la
factura y reciben el dinero o cheque por el producto o servicio vendido.
51
3.- ¿Son recibidos los ingresos con la documentación comprobatoria necesaria para su
registro contable.
Una vez recibido el dinero por la cancelación de mensualidades, se registra el pago en un
documento provisto (Ticket) para el control de pagos por cada estudiante.
4.- ¿En qué momento se depositan los ingresos captados?
Se realizan depósitos diarios (en la mañana o tarde respectivamente)
5.- Describa brevemente el procedimiento para efectuar los depósitos
a.- La asistente contable, realiza la papeleta correspondiente
b.- Posteriormente se entrega al Conserje de la Institución el mismo que se encargará de
realizar el depósito correspondiente.
c.- Finalmente el Conserje entrega el comprobante del depósito a la persona encargada.
6.- ¿Existe el registro de firmas ante los bancos autorizados para disponer de los
recursos?
Si existe el respectivo registro de las firmas autorizadas ante los bancos en los cuales se
dispone con cuentas corrientes y de ahorros.
CAJA CHICA
7.- ¿Cuál es el monto que se maneja en Caja Chica?
Se maneja un monto de caja chica el cual está establecido en los $ 100,00 mensuales.
52
8.- ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de caja?
No se realizan arqueos de Caja.
9.- ¿Posen políticas de manejo del fondo de caja chica?
No se poseen políticas las cuales normen el eficiente manejo del mismo
10.- ¿Poseen un Manual de Procedimientos, en el cual se especifique cada una de las
actividades a desarrollarse?
Actualmente no se cuenta con un manual de Procedimientos.
11.- ¿La persona responsable del fondo realiza otras funciones?
Si, la persona encargada desarrolla varias actividades anexas a esta.
BANCOS
12.- ¿Cuantas cuentas bancarias maneja la institución?
Poseen tres cuentas bancarias en distintas instituciones financieras.
13.- Propósito con que fueron abiertas
El objetivo primordial para el cual fueron creados es para salvaguardar los ingresos de la
institución.
53
14.- Cuantos funcionarios están facultados para firmar cheques, y son firmas
conjuntas o separadas?:
Están facultados para la firma de cheques, dos funcionarios de la institución, y se maneja la
naturaleza de firmas conjuntas.
15.- ¿Con qué periodicidad se elaboran las conciliaciones bancarias?
Las conciliaciones bancarias son realizadas mensualmente
16.- ¿Quién efectúa las Conciliaciones Bancarias?
Son realizadas por la Asistente Contable
17.- ¿La persona que realiza las conciliaciones bancarias tiene otras funciones?
La encargada de realizar las conciliaciones bancarias si desarrolla otras actividades
referentes al área Contable.
18.- ¿A cargo de quien están las chequeras?
El manejo de las chequeras está a cargo del Asistente Contable.
19.- ¿Con qué frecuencia los firmantes asisten a la oficina para efectuar las firmas y
autorizaciones de los pagos respectivos?
Uno de los firmantes, lo hace una vez por mes, tiempo en el cual deja firmados cheques en
54
blanco; a su vez el otro firmante lo hace siempre y cuando la Asistente Contable lo solicite,
normalmente tres veces por semana.
ADQUISICIONES
20.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales y
suministros?
No existe un programa calendarizado, las adquisiciones se realizan siempre y cuando se
presente el requerimiento.
21.- ¿El área de adquisiciones tiene un presupuesto definido?
Anualmente se incluye en el presupuesto la adquisición de productos y suministros que se
presumen van a ser utilizados durante el año escolar.
22.- ¿Qué áreas participan en la elaboración de presupuestos?
Para la elaboración del presupuesto participa toda el área administrativa de la institución, y
posteriormente el mismo debe ser presentado a la Junta Administrativa, situación que no se
cumple con normalidad
23.- ¿Qué aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de
compras, programas de producción, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos
productos?
Para la elaboración de los presupuestos se toman en cuenta los requerimientos de las áreas
55
y los presupuestos de años anteriores.
24.- ¿El área de adquisiciones posee políticas de manejo internos?
El área en si no se encuentra conformada, dicha actividad es desarrollada por la asistente
contable y Colector de la institución, los cuales no poseen políticas alguna.
25.- ¿Quién autoriza las compras?
En algunos casos las compras son autorizadas por el Representante Legal y/o Director de la
institución.
26.- ¿Quién autoriza las compras mayores?
Se verifica el grado de importancia y necesidad de la misma y posteriormente es autorizada
la compra por el Representante Legal y/o Director de la institución.
27.- Se verifica que en las requisiciones tramitadas, exista saldo presupuestario para
proceder la adquisición
Si se procede a la verificación del saldo presupuestario antes de proceder con la
adquisición.
28.- ¿En caso de que no exista presupuesto, qué procedimiento se sigue para su
autorización?
En caso de no existir presupuesto se categoriza el requerimiento, posteriormente se
56
presenta la factura o proforma al Representante legal y/o Director siendo uno de los dos
los únicos responsables de la autorización para efectuar dicha compra.
29.- ¿Existe una sola persona encargada de manejar los ingresos y egresos de la
mercadería?
No existe una persona encargada del área.
30.- ¿Se realizan inventarios físicos?
No se realizan inventarios físicos
31.- ¿Se evalúa el desempeño de los trabajadores?
No se evalúa constantemente a los trabajadores administrativos, las evaluaciones solo son
enfocadas al personal docente de la institución.
32.- ¿Se reciben mercaderías a consignación?
No se reciben mercaderías a consignación
33.- ¿Se comunica el personal de control de inventarios sobre las funciones,
actividades y responsabilidades que tiene?
Se comunica de manera general, pero normas establecidas netamente para el área no
existen.
57
34.- ¿Se controla o supervisa el desarrollo de las actividades del personal del área?
No se controla
PROVEEDORES
35.- ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por
pagar a proveedores?
Cada una de las facturas de los diferentes proveedores son ingresados al Sistema
informático contable el mismo que emite un reporte o estado de cuenta por cliente.
36.- ¿Cuál es el trámite de recepción y revisión de facturas
a.- El Proveedor emite la factura
b.- Asistente Contable y/o Colectora, recibe la factura
c.- Asistente Contable revisa que la factura cumpla con todos los requisitos de ley
d.- Asistente Contable ingresa la factura al Sistema Informático Contable.
37.- ¿Cuál es el área responsable de ello?
El Área responsable de esta actividad es Contabilidad
38.- ¿Hay métodos establecidos para controlar las facturas recibidas?
No existen métodos o procedimientos específicos para desarrollar dicha actividad.
58
39.- ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos contraídos
con proveedores?
Si se registra contablemente en el Sistema Contable que maneja la Institución, Quick
Books.
40.- ¿Se tiene establecido la política de no firmar cheques en blanco o al portador?
No se tiene establecido políticas internas para la eficiente consecución de las actividades.
CONTABILIDAD Y RECURSOS FINANCIEROS
41.- ¿Se cuenta con un catálogo o Plan de Cuentas?
Si existe un catálogo o Plan de Cuentas el cual cumple con todos los requerimientos de la
Institución.
42.- ¿El catálogo de cuentas comprende todas las cuentas y subcuentas del sistemas
contable?
Si cumple con todos los requerimientos de la Institución ya que abarca todas las cuentas
necesarias en el continuo manejo de la misma.
43.- Existen procedimientos establecidos y normas adoptadas para el manejo de las
distintas transacciones como son: compras, ventas, entradas, y salidas de caja, pagos,
59
entre otros…?
Existen algunas normas de carácter general, las cuales se han establecido solo de manera
verbal, y no constan como un manual de procedimientos o políticas establecidas por áreas.
44.- ¿Qué estados financieros se generan y con qué periodicidad?
Los Estados Financieros que se elaboran en la institución son: Estado de Pérdidas y
Ganancias, Estado de situación Financiera, los cuales son presentados cada vez que solicite
alguno de los Directivos de la Institución.
45.- ¿Hay un manual de contabilidad general?
No existe un Manual de manejo y aplicación Contable.
46.- ¿Existe un sistema presupuestal?
Si existe un Presupuesto el cual es elaborado anualmente.
60
3.4.2.3.3. Aplicación de encuestas a los Clientes de la Unidad Educativa Cristiana Bautista
VARIABLE
CALIFICACIÓN
EX
CE
LE
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BU
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A
RE
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CE
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E
1.- ¿Cómo califica la atención brindada por la
Unidad Educativa Cristiana Bautista? 55,19% 35,72% 9,09% 0%
2.-¿La calidad de servicio que ofrece el personal
administrativo y docente de la institución es
eficiente? 92,86% 7,14%
3.- Considera necesario mejorar los procesos y
gestión administrativa de la institución? 88,31% 11,69%
4.- ¿Qué tan importante es para usted la
estructura organizacional de la institución? 81,17% 12,99% 5,84% 0%
5.- ¿Qué servicios y áreas cree usted que se
deberían mejorar o implementar? 19,57% 12,50% 15,76% 42,39% 9,78%
6.- ¿Cree usted que existe personal calificado y
eficiente? 77,27% 22,73%
7.- ¿Cómo califica usted los servicios educativos
que presta la institución, en cuanto a calidad? 62,34% 25,32% 9,09% 3,25%
8.- ¿Si mejorara el nivel del servicio, aportaría
usted con mayor cuota US $? 83,77% 16,23%
Elaborado por: Técnica Leidy Ulloa
61
3.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER
De acuerdo con el resultado obtenido mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a
los principales involucrados con la actividad contable dentro de la institución se ha podido
determinar la carencia de políticas internas de manejo, así como el establecimiento de
procedimientos, a su vez se evidencia una deficiente estructura organizacional, y falencias
en el control mismo del cumplimiento y logro de objetivos propuestos, situación que se
traduce en una inadecuada gestión financiera dentro de la institución.
Por tal razón se considera de vital importancia diseñar un sistema de control interno con la
finalidad de mejorar la Gestión Financiera, control que satisfaga las crecientes necesidades
de los funcionarios que laboran en la institución y estimule al crecimiento y desarrollo
mismo de la Unidad Educativa Cristiana Bautista.
Por lo manifestado, se verifica plenamente la idea a defender.
3.6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.6.1. Conclusiones
Se establece que el sistema de control interno en la Unidad Educativa Cristiana es
deficiente, situación que se evidencia en el mal manejo de sus recursos.
No existe un eficiente control del disponible situación que se traduce en el
incumplimiento de los objetivos propuestos
62
Existe carencia de políticas internas que normen el funcionamiento de cada área
No se han especificado las funciones y procedimientos a desarrollarse por cada una
de las personas que laboran en la Unidad Educativa Bautista.
No existe una sola persona que se encargue del manejo y control de inventarios
Los reportes e informes financieros no son presentados periódicamente a los
Directivos de la institución.
3.6.2. Recomendaciones
Diseñar un Modelo de Control Interno que pretenda cumplir con los objetivos
institucionales dispuestos.
Establecer políticas y procedimientos para cada una de las actividades desarrolladas
en la institución, con la finalidad de hacer un buen uso de los recursos.
Asignar responsabilidades por área a cada uno de los trabajadores de la institución
con la finalidad de mejorar su estructura organizacional.
Controlar el desempeño del talento humano de la institución con la finalidad de
impulsar al crecimiento y desarrollo de los mismos, así como al cumplimiento de
metas.
Establecer controles en las diferentes áreas (disponible, Exigible, Realizable) con la
63
finalidad de mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana
Bautista.
De acuerdo con las conclusiones y recomendaciones de los párrafos anteriores se diseña la
siguiente propuesta:
Sistema de Control Interno Modelo COSO
a.- Direccionamiento Estratégico
b.- Ambiente de Control
c.- Valoración de Riesgos
d.- Actividades de Control
e.- Información y Comunicación
f.- Monitoreo
64
CAPÍTULO IV
4. MARCO PROPOSITIVO
4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA:
“SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA EN LA
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA DURANTE EL AÑO 2011”
4.2. DESARROLLO PROPUESTA
4.2.1. Justificación
A medida que las diferentes organizaciones existentes en nuestro medio alcanzan un grado
de crecimiento tanto físico como organizacional, se ve reflejada en ellas de la misma
manera algunos cambios los cuales se orientan en el campo administrativo-contable.
La aplicación de la Contabilidad como herramienta primordial de la Gestión Financiera, al
ser la técnica que analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos o
transacciones contables de la institución, permitiéndonos a su vez obtener una imagen
numérica de lo que en realidad sucede en la vida y actividad de la institución y una base en
cifras para orientar las actuaciones gerenciales en la toma de decisiones las cuales vayan
orientadas a la salvaguarda y correcta utilización de los recursos con los que dispone la
institución.
65
Del mismo modo dentro de la administración financiera de las organizaciones, es
importante alcanzar la efectividad y eficiencia de las operaciones que se desarrollan,
manejar la confiabilidad de la información financiera, lograr el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables de tal modo que mediante la correcta aplicación de un Sistema de
Control Interno que enmarque cada uno de los puntos antes expuestos se pueda preservar la
existencia de cualquier organización y apoyar e influir en su desarrollo, logrando contribuir
a alcanzar los resultados esperados, esto se expresa claramente en el Marco Teórico del
Capítulo II del presente proyecto de investigación.
Tomando en consideración las diferentes situaciones que se han llevado a cabo en la
Unidad Educativa Bautista, tanto en su estructura organizacional, administrativa y
contable, y de acuerdo a los resultados obtenidos en las diferentes encuestas las cuales
fueron dirigidas al personal administrativo, docente y clientes potenciales de la misma, se
presentan situaciones que evidencian la necesidad de aplicar un Sistema de Control Interno
el cual vaya orientado a mejorar la Gestión Financiera de la institución logrando así
cumplir, mejorar y proponer nuevas metas tanto administrativas como financieras las
cuales vayan en pro del mejoramiento y crecimiento institucional, por tal motivo se
justifica la propuesta del presente proyecto de investigación.
4.2.2. Objetivo General
Mejorar la Gestión Financiera mediante el diseño de un Sistema de Control Interno para la
Unidad Educativa Cristiana “BAUTISTA”.
66
4.2.2.1. Objetivos Específicos
En el estudio del Control Interno y mediante la aplicación del Modelo COSO se establecen
los siguientes componentes:
a) Determinar el direccionamiento estratégico que rige la vida institucional de la
Unidad Educativa Cristiana Bautista.
b) Definir un Ambiente de Control Institucional eficiente.
c) Evaluar el riesgo existente al momento de la aplicación misma del Sistema de
Control Interno propuesto.
d) Diseñar actividades de Control en el área Administrativa-Contable.
e) Determinar un Sistema de Información Contable y de Comunicación eficiente.
f) Establecer un plan de monitoreo en el cual se planteen los objetivos propuestos
mediante la aplicación del mismo.
4.2.3. Análisis Situacional
La Unidad Educativa Cristiana Bautista inicia sus actividades el 28 de abril de 1993, fecha
en la que según el acuerdo ministerial N° 060 autoriza el funcionamiento de la Escuela
67
Particular “Sin nombre”, funcionando del segundo al séptimo año de básica.
Desde esa fecha han surgido diferentes cambios tanto en la estructura física, cuerpo
docente y administrativo, cambios que han sido en pro del mejoramiento y crecimiento
institucional, en la actualidad se cuenta con educación inicial y básica hasta el décimo año.
4.2.3.1. Análisis F.O.D.A.
El Análisis FODA es una de las herramientas esenciales que aporta al proceso de
Planeación Estratégica y proporciona la información necesaria poniendo en evidencia
cuales son las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que posee la institución
en las diferentes áreas que la componen.
Luego de un análisis realizado a la Unidad Educativa Cristiana Bautista se establece el
siguiente diagnóstico:
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Cuadro N° 07 Análisis FODA
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA
"BAUTISTA"
ANÁLISIS "FODA"
COMPONENTES INTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.- Ubicación 1.- La infraestructura física
2.- Servicios Básicos 2.- Carencia de Laboratorios
equipados
3.- Capilla de devocionales y reuniones 3.- Continua rotación del personal
Docente
4.- Personal Docente ampliamente capacitados 4.- Carencia de espacios
recreacionales
5.- Buena relación entre Personal docente,
administrativo y Padres de Familia de la
Institución
5.- Falta de cumplimientos de un
cronograma mensual de pagos
6.- Crecimiento poblacional 6.- Excesiva confianza con los Padres
de Familia
7.- Sistema de educación basado en principios y
valores humanísticos y cristianos
7.- Incumplimiento del reglamento
interno por desconocimiento
8.- Calidez afectiva hacia los estudiantes 8.- Niños/as mal alimentados
9.- Aplicación de técnicas para desarrollar
destrezas (adecuada pedagogía)
10.- Programa de becas
COMPONENTES EXTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1.- Ubicación estratégica en zona urbana 1.- Ventas ambulantes
2.- Educación basada en principios y valores
Cristianos
2.- Localización de salas de juegos,
karaokes y otros a los alrededores
3.- Padres de Familia colaboradores 3.- Cambiante situación económica
del país
4.- Misioneros extranjeros que colaboran
esporádicamente
4.- Mayores oportunidades y
beneficios otorgados por el gobierno
seccional a los establecimientos
fiscales
69
4.2.4. Propuesta del Sistema de Control Interno
Con el propósito de obtener un Modelo de Control Interno que permita mejorar la Gestión
Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista, se ha planteado el modelo COSO el
cual se desarrolla en los siguientes elementos:
4.2.4.1. Direccionamiento Estratégico
La Unidad Educativa Cristiana “Bautista”, basa su educación en conocimientos científicos
sustentados en valores Humanísticos, de ahí que se plantea la siguiente Misión y Visión.
4.2.4.1.1. Visión Propuesta
Ser una Institución reconocida por la calidad impartida en cuanto a la formación de niños,
niñas y jóvenes de nuestro medio, educación basada fundamentalmente en principios
humanísticos sin descuidar la vinculación con los sectores social, económico, cultural,
étnico y ecológico de nuestro país; manteniendo como principal fortaleza personal docente
capacitado y motivado a conservar una continua preparación académica acorde a los
requerimientos de nuestro medio globalizado, con tendencia al crecimiento en
infraestructura, adecuación y funcionalidad de los distintos laboratorios y biblioteca con
implementos físicos y tecnología de punta, promoviendo así la inclusión de nuevos
servicios y la aplicación del Bachillerato Polivalente, satisfaciendo las crecientes
necesidades de los habitantes de nuestra provincia.
4.2.4.1.2. Misión Propuesta
Brindar a los niños, niñas y jóvenes de nuestro medio una educación integral basada en
70
principios y valores humanísticos y cristianos con vastos conocimientos científicos de tal
modo que permita el continuo crecimiento físico e intelectual de los estudiantes que en ella
se forman, manteniendo un cuerpo docente altamente capacitado y preocupado por el
desarrollo de los mismos, orientado a aportar positivamente al desarrollo institucional y de
la colectividad en general.
4.2.4.1.3. Objetivos Institucionales
a) General
Impulsar a la Comunidad Educativa a trabajar en función de formar estudiantes
creativos, críticos y participativos mediante el empleo adecuado de recursos existentes;
capaces de desenvolverse activamente ayudando al cambio y progreso de la sociedad.
b) Específicos
Lograr una capacitación docente de acuerdo a las necesidades de la institución.
Realizar eficientemente la planificación aplicando efectivamente la nueva
Reforma Curricular.
Fortalecer la práctica de valores y actitudes positivas dentro y fuera de la
institución.
Participar activamente en el desarrollo educativo de acuerdo a las políticas del
plantel.
71
4.2.4.1.4. Políticas Institucionales
La institución ofrece una infraestructura funcional.
a) Personal Docente: seguir capacitándose.
b) Función Administrativa: Legalización del Reglamento Interno y presentar un
organigrama funcional para su aplicación.
c) Directivos:
Impulsar a la creación del Bachillerato Polivalente y otra especialidad.
Capacitar al Personal Docente con seminarios, talleres intensivos en temporada
vacacional.
Facilitar créditos en diversas instituciones de alimentación, medicina y
vestuario.
Participación continua en entidades benéficas en forma gratuita o a bajo costo
económico.
4.2.4.1.5. Filosofía Institucional
Cultivamos valores éticos y morales con fundamentación cristiana
Respetamos la diversidad étnica, cultural, religiosa y de género de nuestros
72
estudiantes
Respetamos la integridad personal y familiar de nuestros educandos
Participamos todos en los procesos instructivo-formativos
Propiciamos en la práctica la identidad, autonomía, equidad y justicia
Vinculamos la educación al trabajo
Alimentamos la crítica y reflexión frente a la realidad que vivimos
Buscamos el cumplimiento de deberes y derechos ciudadanos
Fomentamos la preservación del medio ambiente
Somos una institución de servicio no de lucro.
4.2.4.2. Ambiente de Control
El Ambiente de Control sirve como fundamento para los otros componentes, ya que
proporciona una atmósfera en la cual la gente conduce sus actividades y cumple con sus
responsabilidades de control. A su vez cubre los siguientes factores:
4.2.4.2.1. Integridad y Valores Éticos
Los objetivos de una entidad y la manera como se logren, están basados en preferencias,
73
juicios de valor y estilos administrativos, tales estándares reflejan la integridad de sus
integrantes y el compromiso con los valores éticos; enfocando así la integridad como un
pre-requisito para el comportamiento ético en todos los aspectos de las actividades de las
empresas.
Una de las maneras más efectivas de transmitir un mensaje de comportamiento ético es la
implementación de un código de ética en el que se detalle los objetivos que se desean
alcanzar en determinado período, logrando así involucrar a cada uno de los participantes.
a) Código de Ética
El código de ética es un conjunto unificado y ordenado de principios y normas que se
basan en el valor de la responsabilidad para con cada uno de los que conforman la
institución. La aplicación institucionalmente del código de ética pretende exigir en los
miembros de la Unidad Educativa esfuerzos comunes para mejorar continuamente los
comportamientos, fortalecer los compromisos, adquirir mayor madurez, desarrollar la
conciencia ética, posibilitar el desarrollo humano y la convivencia de tal modo que
permita una constante mejoría en la calidad de vida y logro de los principios y
objetivos institucionales.
Al igual que en las demás entidades, se propone la aplicación del presente código de
ética (Ver Anexo 03) en la Unidad Educativa Bautista el cual tiene como principal
objetivo normar y aportar con principios a valores basados en la responsabilidad y
cumplimiento de las labores encomendadas.
74
4.2.4.2.2. Compromiso de ser competentes
La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las
tareas que definen los trabajos individuales a fin de lograr la eficiencia en el desarrollo de
las funciones a desempeñarse por el recurso humano que forma parte de la Unidad
Educativa Cristiana Bautista, los administradores de la institución establecen un perfil de
funciones acorde a las necesidades de cada cargo, en el cual se detallan perfiles,
experiencia, conocimientos, actitud y aptitudes necesarias. El manual de funciones
propuesto se detalla posteriormente.
4.2.4.2.3. Junta Administrativa.
La Junta Administrativa es un organismo de control que hace las funciones de un Comité
de Auditoria cuyo principal objetivo es supervisar el control interno de la Institución y
aportar así a la posterior toma de decisiones.
La Junta Administrativa está integrada por:
Representante Legal o Presidente
Asesor Externo
Secretario
Tesorero
75
Vocales principales
Vocales suplente
4.2.4.2.4. Filosofía y estilo operacional de la Gerencia
La gerencia es un cargo que ocupa una persona en determinada institución lo cual tiene
dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar
todos los recursos mediante la aplicación del proceso de planeamiento, organización,
dirección y control de las actividades a fin de lograr los objetivos propuestos.
La filosofía y el estilo de operación de la administración afecta la manera como la empresa
o institución es manejada. Al establecer un análisis general de la situación de la institución
se recomienda la aplicación del estilo de gerencia basado por objetivos.
La Gerencia por objetivos es la meta hacia la cual dirige sus esfuerzos. Al momento de
determinar un objetivo se está planteando un propósito, y cuando se aplica en una
institución, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia
Al establecer un programa basado en un conjunto de propósitos u objetivos a lograrse en
un determinado tiempo, se es propenso a la aplicación de una evaluación integral la misma
que permita:
Medir el desempeño personal
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Medir las competencias (conductas)
Diseñar programas de desarrollo
4.2.4.2.5. Estructura Organizacional
El objetivo primordial de contar con un organigrama estructural, y aplicarlo es mejorar la
estructura organizativa y administrativa de la Institución, estableciendo un mayor control
interno y externo de las diferentes áreas y departamentos, en el cual se detalle el grado de
dependencia de los colaboradores, con la finalidad de señalar grados de jerarquía los cuales
son necesarios para la evaluación de desempeños en determinado período.
El tipo de organigrama utilizado por la Unidad Educativa es el organigrama vertical en el
cual se detalla la estructura jerárquica desde arriba hacia abajo, determinando claramente
las dependencias y controles ejercidos a los mismos.
Se propone que en el organigrama de la institución conste la Junta Administrativa, la cual
hace las veces del Comité de Auditoría y es el departamento Contralor de las demás
dependencias de la Institución, a su vez la Junta Administrativa como tal, estará integrada
por funcionarios independientes (es decir los miembros de la Junta administrativa no
desempeñarán funciones en la Unidad Educativa.)
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA "BAUTISTA"
Est. Sanc Social
Salud Cultural
Medio
AmbienteDeportes
1° Año 2° Año 3° Año 4° Año 5° Año 6° Año
Comité Aula
10° Año7° Año 8° Año 9° Año
Educación y Cultura Salud y Medio Ambiente Servicios y Recursos Deportes y Recreación Defensoría de Derechos
Gobierno Estudiantil
Auxiliar Servicios Generales
C.P.Grados Comisiones
COMISIONES COMITÉ C. P. F.
Secretaria/Colector Contador Externo
Vicerrector Inspector General
Junta General Profesores Consejo Directivo
Supervisor
Rector/Director
Consejo Técnico
Representante Legal
Junta Administrativa
78
4.2.4.2.6. Asignación de autoridad y responsabilidad
Con la finalidad de mejorar la Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana
Bautista se elabora un Manual de Funciones en el cual se especifican actividades a
desarrollarse y nivel jerárquico al cual reportarán el desarrollo de las mismas aquellos que
intervienen directamente en el proceso contable.
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA ADMINISTRATIVA
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Ninguna
MISIÓN DEL PUESTO: Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar
el desarrollo y cumplimiento de las diferentes áreas que forman parte de la Unidad
Educativa Bautista, así como velar por el bienestar de la Iglesia en general, logrando
mejorar la imagen, posicionamiento educativo y la correcta vinculación con la
colectividad.
PERFIL:
Conocimientos de Administración, Finanzas, Administración del Talento
Humando y Gerencia
Liderazgo
Capacidad para trabajar en equipo
Proactivo
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
79
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.1
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA ADMINISTRATIVA
Ética e integridad personal
Auto aprendizaje y desarrollo profesional
Responsabilidad
Desarrollador de proyectos
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Con todas las áreas de la institución.
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Organismos de control administrativo, tributario, laboral y educativo
Comunidad
REQUISITOS MÍNIMOS:
EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía,
Contabilidad o carreras a fines
FUNCIONES:
Mantener reuniones periódicas, dejando asentadas las deliberaciones en un libro
de actas
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
80
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.2
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA ADMINISTRATIVA
Opinar acerca de la designación y desvinculación del personal que labora en
la institución.
Vigilar el cumplimiento de las funciones asignadas al personal de la
institución.
Opinar sobre la información financiera presentada a los organismos de
control.
Verificar el cumplimiento de leyes y otras normas regulativas
Intervenir en situaciones de posibles conflictos de intereses y fraudes
Analizar y aprobar los estados financieros
Recibir y analizar los informes emitidos por la Institución y la Iglesia.
Aprobar proyectos que vayan en pro del mejoramiento y crecimiento de la
institución.
Participar en las decisiones administrativas, financieras, siendo el organismo
que norme la aplicación de las mismas.
Velar por la Integridad de la Institución
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
81
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.3
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
REPRESENTANTE LEGAL
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Junta Administrativa
MISIÓN DEL PUESTO: Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar
el desarrollo y cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, así como el
desarrollo de un plan estratégico que permita alcanzar lo establecido en la visión,
logrando mejorar la imagen, posicionamiento educativo y la correcta vinculación con la
colectividad.
PERFIL:
Conocimientos de Administración, Finanzas, Administración del Talento
Humando y Gerencia
Liderazgo
Capacidad para trabajar en equipo
Proactivo
Ética e integridad personal
Auto aprendizaje y desarrollo profesional
Responsabilidad
Desarrollador de proyectos
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Con todas las áreas de la institución.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
82
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.4
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
REPRESENTANTE LEGAL
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Organismos de control tributario, laboral y educativo
REQUISITOS MÍNIMOS:
EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía o
carreras a fines
EXPERIENCIA: Tres años en labores iguales o similares a las del cargo
FUNCIONES:
Representar legal, judicial y extra judicialmente a la Unidad Educativa
Cristiana “Bautista”, el cual deberá ser ecuatoriano y domiciliado en nuestro
país
Cumplir y hacer cumplir el estatuto, reglamento y resoluciones de la
asamblea general y Directorio.
Presentar el informe anual de actividades a la Asamblea General para su
posterior aprobación
Ejecutar la política administrativa, económica, laboral y social de la Unidad
Educativa Bautista, de acuerdo al presente estatuto y reglamento interno
Presidir las asambleas generales y de directorio
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
83
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.5
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
REPRESENTANTE LEGAL
Autorizar y firmar cheques en conjunto con el Director
Seleccionar al personal Docente, Administrativo y de Servicio.
Velar por la Integridad de la Institución
Asistir a eventos y actividades que desarrollen el Jardín, Escuela y Colegio
Bautista
Asistir a conferencias, simposios nacionales e internacionales que enfoquen
la educación moral, intelectual, espiritual y física del niño y adolescente
Recibir informes del Director o Rector del establecimiento en base a las
actividades y funciones que desempeña.
Solicita y revisa Informes de Inventarios.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
84
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.6
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Junta Administrativa
SUPERVISA A: Personal Administrativo y Docente
MISIÓN DEL PUESTO: Realizar labores de dirección en el ámbito administrativo,
representar las diferentes actividades a desarrollarse en pro del mejoramiento de la
institución, ejecutar labores de planificación, organización, dirección y control de los
planes a desarrollarse en la gestión administrativa y pedagógica.
PERFIL:
Mantener un liderazgo democrático
Transmitir positivismo y motivación permanente en la institución
Ser ético y moral en la ejecución de su rol
Cumplir con los deberes y derechos institucionales y sociales.
Aplicar procedimientos de sustento administrativo con sustento científico,
técnico y psicopedagógico
Asesorar y orientar las acciones institucionales en sentido cooperativo y
corporativo
Trabajar en equipo para la planificación, organización, dirección, evaluación y
control de las actividades educativas
Estimular las capacidades y talentos de sus colaboradores
Mantener una comunidad horizontal, abierta y flexible
Ser humanista, serio y responsable
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
85
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.7
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR
Mantener una gestión permanente y proactiva
Ser ejemplo de ética Profesional
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Con todas las áreas de la institución.
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Organismos de control tributario, laboral y educativo
Comunidad
REQUISITOS MÍNIMOS:
El Rector o Director es la máxima autoridad dentro del plantel y debe ser
designado por la Junta Administrativa de la Iglesia Bautista
Educación: Título Académico en Ciencias de la Educación.
Experiencia: Un (1) año en labores iguales o similares al cargo
FUNCIONES:
Dictar oportunamente las disposiciones que estimare conveniente para mejorar la
educación y puesta en marcha de la institución.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
86
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.8
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR
Vigilar para que la educación y formación cristiana se realice con la
programación establecida.
Mantener un diálogo sereno, amigable, y constante con todos los miembros de la
comunidad educativa, mejorando así el clima institucional y procurar la toma de
decisiones adecuadas para la misma
Gestionar la obtención de materiales e implementos necesarios para las
diferentes dependencias de la institución.
Controlar la elaboración de las listas de útiles escolares
Adaptar el calendario estudiantil, cuando las circunstancias así lo ameriten
Justificar la inasistencia del personal docente, administrativo y de servicio
Vigilar el cumplimiento de los contratos de obra suscritos a favor de la
institución
Comunicar por escrito las reuniones a realizarse con 48 horas de anticipación,
salvo el caso de fuerza mayor
Solicitar y revisar los informes de Inventarios
Solicitar y revisar mensualmente informes de Cartera
Solicita revisión del stock de materiales y suministros
Solicita que se verifique el presupuesto
Autoriza la adquisición de materiales y suministros
Autoriza o niega la devolución de ventas
Autoriza la emisión de descuentos en caso de encontrar diferencias de
inventarios
Autoriza la realización de ajustes
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
87
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.9
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
INSPECTOR GENERAL
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Director – Junta Administrativa
SUPERVISA A: Personal Docente y Alumnos
MISIÓN DEL PUESTO: Es el responsable de velar por la seguridad y disciplina de los
estudiantes, además es el encargado de la organización y logística de las actividades que
se desarrollen dentro de la institución.
PERFIL:
Mantener un liderazgo democrático
Transmitir positivismo y motivación permanente en la institución
Ser ético y moral en la ejecución de su rol
Cumplir con los deberes y derechos institucionales y sociales.
Aplicar procedimientos de sustento administrativo con sustento científico,
técnico y psicopedagógico
Asesorar y orientar las acciones institucionales en sentido cooperativo y
corporativo
Trabajar en equipo para la planificación, organización, dirección, evaluación y
control de las actividades educativas.
Estimular las capacidades y talentos de sus colaboradores
Mantener una comunidad horizontal, abierta y flexible
Ser humanista, responsable y serio.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
88
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.10
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
INSPECTOR GENERAL
Mantener una gestión permanente y proactiva.
Ser ejemplo de ética Profesional.
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Con todas las áreas de la institución.
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Organismos de control educativo
Comunidad
REQUISITOS MÍNIMOS:
Es la tercera autoridad del plantel y debe poseer título académico en Ciencias de
la Educación
Experiencia: Debe poseer por lo menos (1) año de experiencia en la ejecución de
labores similares.
FUNCIONES:
A más de lo establecido en el art. 101 del Reglamento de la Ley de Educación vigente,
se detallan los siguientes:
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
89
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.11
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
INSPECTOR GENERAL
Ser ejemplo y guiar a la comunidad educativa en el aspecto moral y espiritual.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones internas de la institución.
Velar por el orden y disciplina de los alumnos.
Participar en el proceso de recuperación de cartera o cobro de mensualidades a
los estudiantes
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
90
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.12
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR EXTERNO
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Director – Junta Administrativa
SUPERVISA A: Asistente Contable-Colectora
MISIÓN DEL PUESTO: Proponer, velar, procurar y controlar que los objetos y metas
de la institución en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás
recursos financieros se manejen de manera exitosa y precisa a fin de satisfacer los
requerimientos de los directivos, y órganos de control de la institución.
Diseñar, proponer y ejecutar las acciones de capacitación para funcionarios y la
comunidad en general en los temas tributarios, contable, financiero y demás temáticas
del área.
PERFIL:
Conocimientos: Título Académico Doctor, Ingeniero, Licenciado en Sistemas,
Finanzas, Contabilidad CPA
Creatividad
Liderazgo
Responsabilidad
Discreción
Cumplimiento
Ética profesional
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
91
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.13
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR EXTERNO
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Todas las dependencias
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Instituto de Seguridad Social (IESS)
Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)
REQUISITOS MÍNIMOS:
EDUCACIÓN: Contador titulado con licencia profesional.
EXPERIENCIA: Dos años de experiencia profesional en el área.
FUNCIONES:
Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la
institución, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos
siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
Refrendar los soportes de registro de las operaciones financieras y contables de
la entidad, informando de cualquier demora, incongruencia o anomalía a los altos
directivos, en procura de salvaguardar la integridad del proceso contable
administrativo.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
92
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.14
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR EXTERNO
Efectuar las causaciones contables, de conformidad con los soportes
documentales, incluyendo los diversos ajustes, amortizaciones y provisiones a
que haya lugar.
Revisar la elaboración de los soportes contables y los asientos en los libros de
contabilidad, mayores y auxiliares disponiendo de una herramienta eficaz en el
completo entendimiento y detalle de la contabilidad de la institución.
Revisar las conciliaciones bancarias realizadas por la asistente contable/colector
de la institución mantener a los directivos permanentemente informados al
respecto y en caso de encontrar alguna anomalía informarles de inmediato
Elaborar los Estados Financieros de la institución y sus notas, a más tardar dentro
de los primeros diez días del mes siguiente al corte, en forma oportuna y de
conformidad con todas las normas del régimen contable ecuatoriano y demás
normas aplicables a ellos, atendiendo las instrucciones impartidas por los Niveles
Gerenciales y la Junta General de Accionistas.
Llevar por medio del programa el control sobre el presupuesto de la entidad.
Determinar las obligaciones tributarias y ante terceros, informando de ello
oportunamente al Gerente Financiero.
Proponer y ejecutar políticas para el manejo contable y financiero de la entidad.
Responder por el adecuado registro, actualización y archivo de los libros de
Contabilidad y los soportes contables y en general toda la documentación
contable de la entidad.
Asistir a los funcionarios de la institución y comerciantes en el área tributaria,
contable y financiera.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
93
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.15
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE CONTABLE
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Contador Externo
UNIDAD: Contabilidad
MISIÓN DEL PUESTO: Ejecutar tareas de manipulación de documentos contables
además del buen manejo del sistema numérico para la verificación de cálculos previos a
la elaboración de su comprobante de pago, y a la realización e ingreso al sistema de
asientos contables que validen las operaciones de ingresos o egresos.
PERFIL:
CONOCIMIENTOS: Sistemas Contables, Contabilidad.
Creatividad
Lealtad
Responsabilidad
Cumplimiento
Ética.
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Todas las dependencias
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Servicio de Rentas Internas (SRI)
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
94
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.16
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE CONTABLE
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)
REQUISITOS MÍNIMOS:
Educación: Bachiller en ciencias Contables y Administrativas.
Experiencia: Un año de experiencia profesional en el área.
FUNCIONES:
A más de lo establecido en el art. 130 Y 131 del Reglamento de la Ley de Educación
vigente, se detallan los siguientes:
Recaudar y custodiar los valores mensuales de los estudiantes, los mismos
que deben ser depositados diariamente.
Organizar el archivo de comprobantes de ingresos, egresos y otros
documentos en general
Ser ejemplo y guiar a la comunidad educativa en el aspecto moral y
espiritual.
Informar oportunamente a la iglesia sobre los ingresos, gastos y saldos que
tenga la institución.
Mantener codificado los bienes del plantel
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
95
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.17
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE CONTABLE
Mantener actualizados los inventarios de bienes de las diferentes
dependencias de la institución
Participar en la elaboración del presupuesto anual de la institución
Llevar el manejo de la caja general y caja chica de la entidad.
Realizar los depósitos de los cobros realizados por el jefe de operaciones.
Realizar las facturas mensuales por el servicio para ser entregados a los
clientes.
Llevar el control de las facturas emitidas a clientes y la cancelación de las
mismas por prestación de servicios.
Realizar las liquidaciones del personal saliente, para ser revisados por el
contador.
Realizar conciliaciones bancarias mensuales hasta 10 días después de
recibido el estado de cuenta.
Realizar roles del pago del personal.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese
solicitada por su inmediato superior.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
96
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.18
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
COLECTOR
UNIDAD A LA QUE REPORTA: Contador Externo
UNIDAD: Contabilidad
MISIÓN DEL PUESTO: Asistir al Contador, y Asistente Contable en el control y el
adecuado manejo contable y del presupuesto.
PERFIL:
Título Académico: Licenciado, Técnico o Bachiller en Contabilidad.
Experiencia: 1 año.
Conocimientos adicionales: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y
Microsoft Office: Word, Excel.
Planificador, metódico, ordenado.
Capacidad de análisis y de síntesis.
Excelentes relaciones interpersonales.
Eficiente administración del tiempo.
Capacidad de trabajo bajo presión.
RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:
Todas las dependencias
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TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
97
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Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.2.19
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
COLECTOR
RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:
Organismos de control
Comunidad
REQUISITOS MÍNIMOS:
Educación: Bachiller en ciencias Contables y Administrativas.
Experiencia: Un año de experiencia profesional en el área.
FUNCIONES:
Llevar el control eficiente del efectivo, del cual será custodio, así como cumplir y
hacer cumplir las políticas establecidas para el control del mismo.
Realizar cobros por servicios que presta la institución y realizará pagos en
cheques que serán firmados conjuntamente con el Rector.
Realizar los cuadres de caja diarios, en los cuales confrontará la información
emitida durante el día con el disponible.
Depositar diariamente los dineros recaudados y archivar las papeletas para su
contabilización.
Informar mensualmente o cuando el Gerente Administrativo o el Rector le
soliciten.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
98
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Elaborado L.U
P.2.20
Fecha Julio
2013
MANUAL DE FUNCIONES
COLECTOR
Cumplir y hacer cumplir la Ley de Educación, el Reglamento Interno del plantel
y todas las disposiciones del Gerente Administrativo y Rector.
Emitir los reportes de Cartera Vencida Mensualmente, en los cuales se detallen
los clientes y tiempo de vencimiento de la deuda.
Receptar las órdenes de pedido de materiales e inventarios, proceder a la
respectiva revisión y autorización por el Director para posteriormente proceder a
su compra.
Realizar los reembolsos de caja Chica a tiempo de tal modo que siempre se
cuente con disponible en el Fondo.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
99
4.2.4.2.7. Políticas y Prácticas del Personal
Con la finalidad de normar el comportamiento del recurso humano dentro de la institución
se proponen las siguientes políticas de recursos humanos, las cuales tienen total
concordancia con lo dispuesto por el Código de Trabajo y el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social.
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Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.3.
Fecha Julio
2013
POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
La Unidad Educativa Cristiana Bautista propone como políticas de Recursos Humanos,
al conjunto de pautas y criterios para la gestión, las cuales rigen las relaciones entre la
empresa y sus colaboradores quienes laboran en la institución.
I.- POLÍTICAS GENERALES DE RECURSOS HUMANOS
Los ciudadanos tienen derecho a ingresar a trabajar en la institución sin
distinción de clase social, raza, sexo, edad, afiliación política, siempre que
cumplan con los requisitos exigidos por la Institución.
El Talento Humano responderá a los planes proyectos y procesos establecidos
por la institución
El talento humano será administrado considerando los principios de equidad,
justicia y honestidad, y su estabilidad se definirá por el grado de desempeño en
las labores encomendadas.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
100
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Elaborado L.U
P.3.1
Fecha Julio
2013
POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
II.- POLÍTICAS DE DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS DE
TRABAJO
Los puestos de trabajo serán descritos en el Manual de Funciones expuesto, el
cual describe las diferentes labores a realizarse.
La revisión y actualización de los puestos de trabajo se los realizará cada dos
años.
III.- POLÍTICAS DE SELECCIÓN
Toda persona deberá cumplir con los requisitos expuestos en el Manual de
Funciones
Deberán ser expuestas a pruebas psicológicas en las cuales se puedan evidenciar
si cumple con el grado de competencias que requiere determinado cargo
El o los candidatos al cargo deberán ser entrevistados por la Directora del
Plantel.
Toda persona deberá presentar los siguientes requisitos los cuales lo habilitan
como participante el proceso de selección de la institución:
Ser mayor de edad, salvo lo dispuesto en el Art. 35 del Código del
Trabajo. La Institución no asume responsabilidad alguna en el caso de
que los Trabajadores hagan declaración falsa con relación a la edad o
presenten documentos, que no sean auténticos o que contengan errores.
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REVISADO APROBADO
101
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P.3.2
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POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
Hoja de vida profesional
Cedula de Ciudadanía
Papeleta de votación
Dos certificados de Honorabilidad y buena conducta.
Certificados de los trabajos anteriores.
Certificados de Estudios.
IV.- POLÍTICAS PARA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS
La suscripción de contratos de servicios serán autorizados por el Director de la
Institución.
Todos los contratos de trabajo que celebre la Institución serán por escrito y
estarán sujetos a lo que prescribe este Reglamento y el Código del Trabajo:
Contrato a Prueba: el mismo que tendrá una duración de 90 días, tiempo
en el cual La Institución o los Trabajadores podrán darlo por terminado,
por convenir a sus intereses.
Terminado el período de prueba, cumplirá el plazo mínimo legal de un
año
Contrato a Plazo fijo.
Contrato Indefinido.
Contrato Eventual: que se celebrará para atender una mayor demanda de
trabajo en actividades habituales de La Institución. El contrato Eventual
no podrá tener una duración mayor de ciento ochenta días continuos en
un año.
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102
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P.3.3
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POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
V.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
Cumplir fielmente las órdenes emanadas por el Director, el representante legal de
la institución o de quien haga sus veces.
Los Trabajadores están obligados a someterse a todas las normas que prescriben
el Código del Trabajo y demás Leyes, Reglamentos y normas de uso interno en
la institución.
Los Trabajadores deberán cumplir con sus labores con el debido cuidado y
prudencia, absteniéndose de poner en peligro su seguridad y la de sus
compañeros de trabajo, así como la de sus patronos y bienes de la Institución.
Respetar a los ejecutivos, técnicos y compañeros de trabajo, observar educación,
moralidad y cortesía con sus superiores y compañeros
Cumplir con los horarios y horas de trabajo asignadas.
Presentarse al trabajo en forma limpia y con ropa de trabajo
Acatar y cumplir las normas y procedimientos que adopte la Institución para el
control de la puntualidad y asistencia de personal.
Cuidar y mantener en debida forma los útiles, maquinaria, herramientas y demás
bienes que le fueren entregados para la ejecución de su trabajo o que en razón de
su labor estuvieren a su cargo.
VI.- PROHIBICIONES AL TRABAJADOR
Revelar secretos técnicos, prácticos e información confidencial de la Institución.
Alterar de cualquier forma los controles de asistencia
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P.3.4
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POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
Ingresar al trabajo o salir portando armas, paquetes, maletines y cualquier clase
de objetos y sustancias prohibidas por las Leyes o ajenas a sus funciones.
Presentarse desaseado, sin uniforme, desarreglado o en mal estado, por efectos
de descuido personal, alcohol, uso de drogas o estupefacientes.
Realizar propaganda partidista, política o religiosa en el lugar de trabajo.
Adoptar actitudes de desafío o resistencia y decir expresiones groseras a sus jefes
o compañeros de trabajo, o reñir con ellos.
Permanecer sin autorización en el lugar de trabajo después de concluido su turno
o jornada correspondiente.
Dormir durante los turnos y horarios de trabajo
Desperdiciar los materiales o causar daños o destrozos a los bienes de la
Institución
Utilizar los bienes de la Institución, en beneficio personal, sin previa autorización
de la Dirección o Representante Legal.
VII.- POLÍTICAS PARA TERMINACIÓN DE CONTRATOS
Adicionalmente a las dispuestas en el Código de Trabajo, los contratos se darán
por terminado por las siguientes causas.
Por renuncia del Trabajador
Inasistencia injustificada por tres días consecutivos
Por robo o fraude
Pagos indebidos a proveedores
Pérdidas de inventarios
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P.3.5
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POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
VIII.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR
Son obligaciones del Empleador las previstas en el Art. 42 del Código del Trabajo y:
Sujetarse al presente Reglamento.
Pagar los Sueldos y Salarios a sus Trabajadores puntualmente y en el lugar de
trabajo
Enviar con oportunidad las planillas de aportes personales y patronales al IESS
Afiliar al IESS a sus trabajadores que según la Ley corresponda, y enviar con
oportunidad los avisos de entrada, salida y de accidentes de trabajo
Notificar a sus trabajadores, con suficiente anticipación, las modificaciones que
sufrieren los turnos u horarios de trabajo
Proporcionar a los Trabajadores los materiales, herramientas, equipos y
maquinarias necesarias para la ejecución de su trabajo
IX.- HORARIO DE TRABAJO
La jornada máxima de trabajo será de ocho horas diarias, es decir de cuarenta
horas semanales, salvo modificaciones legales.
Se establece como días de descanso obligatorio, los días sábado y Domingo
Todos los Trabajadores sin excepción, los días de trabajo, están obligados a
firmar con su puño y letra, la hora de entrada y salida en el documento de control
propuesto para el caso.
El horario de trabajo, podrá ser cambiado, por las siguientes razones:
Causas legales
Necesidades de la operación
Por fuerza mayor
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P.3.6
Fecha Julio
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POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
Los trabajadores en general, previo su consentimiento, laborarán jornadas
suplementarias o extraordinarias, las mismas que para efectos del pago podrán
ser verificadas por los superiores jerárquicos.
El pago de las horas suplementarias y extraordinarias, se efectuará en la quincena
inmediata a la corriente (en la que se laboraron dichas horas) y por ningún
motivo podrá acumularse; cualquier omisión deberá ser inmediatamente
reclamada por el trabajador y atendida por la persona responsable.
De acuerdo a lo dispuesto en el Art. 65 del Código del Trabajo, La Institución
reconocerá a los trabajadores los días de descanso obligatorio, pero si por la
naturaleza de su operación, tuviere que trabajar, La Institución les pagará con el
recargo legal.
Cuando el trabajador no pudiere concurrir a su trabajo, por enfermedad u otra
causa justa, comunicará a La Institución del particular dentro de las primeras 4
horas, y justificará dentro de las veinticuatro horas subsiguientes al hecho su
inasistencia si fue por enfermedad, con certificado médico del IESS o del médico
de la Institución; y, cuando sea por otra causa justa mediante un documento
explicativo.
Los trabajadores que incurrieren en faltas injustificadas de inasistencia o
puntualidad, por un tiempo mayor a tres (3) días consecutivos en un periodo
mensual de labor, dará derecho a la Institución para solicitar el Visto Bueno;
todo de conformidad con el numeral 1° del Art. 172 del Código del Trabajo, que
dice: “Por faltas repetidas e injustificadas de puntualidad o asistencia al trabajo.”
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REVISADO APROBADO
106
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P.3.7
Fecha Julio
2013
POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
XI.- PERMISOS Y LICENCIAS
El Trabajador podrá solicitar permiso para salir del lugar de trabajo, o para dejar
de asistir a sus funciones, mediante aviso escrito que se presentará con la debida
anticipación indicando el motivo del permiso y el tiempo que ha de emplearse en
él. La Institución, se reserva la facultad de conceder o no los permisos que se
soliciten, tomando en consideración las causas que lo motiven y las necesidades
de trabajo.
Los permisos que se concedan constarán por escrito y se anotarán en los registros
y controles respectivos.
XII.- DE LOS DIAS DE DESCANSO Y VACACIONES
Son días de descanso obligatorio los señalados en el Art. 65 del Código del
Trabajo. Cuando sea necesario ejecutar tareas en esos días se actuará
consideraciones los valores a cancelarse por días laborados.
De conformidad al Art. 69 del Código de trabajo, las vacaciones anuales a que
tengan derecho los trabajadores, deberán solicitarse a la Institución por escrito.
El periodo en que deban gozar de sus vacaciones los Trabajadores, los
determinará el Empleador y se hará constar así en la solicitud presentada por el
Trabajador.
Las vacaciones se podrán conceder después de que el Trabajador haya cumplido
un año ininterrumpido de trabajo en la Institución. La Institución se reserva la
facultar de conceder o no vacaciones anticipadas.
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REVISADO APROBADO
107
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Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.3.8
Fecha Julio
2013
POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS
V.- PAGO DE REMUNERACIONES
Todo trabajador empezará ganando el valor establecido para su cargo de acuerdo
con los sueldos de la tabla salarial establecida por el Ministerio de Relaciones
Laborales.
Los sueldos estarán acorde a la función, grado de responsabilidad y perfil.
Dentro de este marco salarial se considerará los siguientes aspectos para
establecer una variación en el salario:
En directa relación con el perfil del trabajador.
Grado de responsabilidad de su cargo.
Eficiencia en el desempeño de sus funciones.
Se pagarán sobresueldos de acuerdo con el horario que labore.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
108
4.2.4.3. Valoración de Riesgos
4.2.4.3.1. Objetivos de Operaciones
Los Objetivos Operacionales tienden a proporcionar una herramienta que permita mantener
un control continuo en desarrollo y consecución de metas propuestas, de tal manera que se
eleve el nivel de eficiencia en los servicios que presta la institución.
4.2.4.3.2. Objetivos de Información Financiera
La finalidad que persiguen los objetivos de Información Financiera, es garantizar que la
información que se maneje en la institución sea suficiente, pertinente, oportuna, clara, y
que revele la situación actual de la institución aportando de ese modo a que posteriormente
se puedan tomar decisiones acertadas en pro del mejoramiento de la misma.
Con el cumplimiento de los Objetivos de información Financiera se pretende:
Mantener un registro adecuado de los ingresos y egresos de la institución
Mantener mayor control en cuanto a los inventarios y activos fijos.
Determinar el correcto uso del disponible con el que cuenta la institución.
Emitir reportes mensuales de cuentas por cobrar y por pagar de tal modo que
109
puedan ser cubiertas en los plazos establecidos
4.2.4.3.3. Objetivos de Cumplimiento
Los Objetivos de Cumplimiento pretenden:
Evaluar el sistema de Control Interno existente en la Unidad Educativa Cristiana
“Bautista”
Asignar responsabilidades y funciones para los diferentes cargos que se desarrollan
en la institución
Definir los procedimientos para la consecución de las actividades de tal manera que
pueda ser objeto de evaluación.
Determinar los documentos e informes que deben ser manejados en cada proceso
con la finalidad de evaluar su desempeño.
Identificar los riesgos existentes
110
4.2.4.3.4. Identificación de Riesgos
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ÁREA ADMINISTRATIVA
FUNCIONARIO: CARMEN VERDEZOTO CARGO Directora
P/T A REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013
OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno
1.- AMBIENTE DE CONTROL
Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
1,1 ¿La institución cuenta con un
Código de Ética? 3 2% 2,0%
1,2
¿Se han determinado índices de
desempeño para medir el
cumplimiento de metas?
1 3% 0,0%
1,3
¿Se pagan bonificaciones a los
trabajadores en base a la
consecución de metas?
1 4% 0,0% cada año
1,4 ¿La institución cuenta con un
Manual de Funciones? 1 3% 0,0%
Normas generales
Ley de educación
1,5 ¿La institución cuenta con un
Manual de Procedimientos? 1 3% 0,0%
1,6
¿Se han asignado
responsabilidades y autoridad para
las distintas áreas?
2 2% 1,0%
1,7 ¿Cuentan con organigramas
funcionales y/o estructurales? 3 2% 2,0%
1,8 ¿Existe un proceso de selección
para la contratación de personal? 2 3% 1,5%
director, psicóloga, 2
delegados
1,9
¿El personal que labora en la
institución es capacitado para
desarrollar sus actividades?
2 2% 1,0%
1,1 ¿La institución cuenta con un
reglamento interno de trabajo? 1 3% 0,0%
1,11
¿La institución cumple con la
suscripción de contratos en el
MRL?
3 1% 1,0%
1,12
¿Se verifica antes de realizar una
compra si esta está considerada en
el presupuesto?
1 1% 0,0%
1,13 ¿Se presentan estados financieros
mensualmente? 1 2% 0,0%
Se emiten siempre y
cuando sean
solicitados
Suman 22 31% 9%
111
2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO
Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
2,1 ¿La institución posee un Manual de
Procedimientos? 1 3% 0,0%
2,2 ¿Se han determinado objetivos
institucionales? 3 2% 2,0%
2,3 ¿Los Objetivos institucionales son
comunicados a los trabajadores? 2 2% 1,0%
2,4 ¿Se realiza una planificación por cada
área de trabajo? 2 2% 1,0%
2,5 ¿Los Objetivos de área tienen relación
con los Objetivos Institucionales? 3 2% 2,0%
2,6 ¿Poseen un Sistema informático
Contable? 3 2% 2,0%
2,7 ¿Se monitorea constantemente a la
Competencia? 1 2% 0,0% 1 vez al año
2,8 ¿Se establecen controles que permitan
mejorar los procesos? 2 2% 1,0%
2,9
¿El Sistema Contable es manejado solo
por personal capacitado y encargado del
área?
3 2% 2,0%
Subtotal evaluación del riesgo 20 19% 11%
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
3,1
¿La administración analiza los
procedimientos con miras a disminuir
los riesgos?
2 4% 2,0%
3,2 ¿Existe descripción de funciones para
cada uno de los puestos de trabajo? 1 4% 0,0%
3,3 ¿Se evalúa el desempeño de los
trabajadores? 2 4% 2,0%
3,4 ¿Existe un área o persona encargada
de la evaluación? 2 5% 2,5% Consejo Directivo
3,5 ¿Se realizan controles físicos de las
productos dispuestas para la venta? 2 4% 2,0%
Subtotal Actividades de Control 9 21% 9%
112
4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
4,1 ¿La comunicación interna y externa
existente es adecuada? 3 3% 3,0%
4,2
¿Existe una eficiente comunicación al
personal sobre los objetivos, actividades
y metas propuestas para cada período?
3 3% 3,0% Directora
4,3
¿Existe una retroalimentación con los
jefes de áreas en los cuales se den a
conocer las falencias y necesidades?
2 2% 2,0%
4,4 ¿Se presentan estados Financieros
constantemente a los Directivos? 1 2% 1,0%
Subtotal información y comunicación 8 10% 9%
5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
5,1 ¿Se controla el logro de objetivos por
cada área? 2 4% 2,0%
5,2
¿Se investiga, evalúa y propone
procesos que mejoren las áreas
afectadas?
2 3% 1,5%
5,3 ¿Se da seguimiento a cada una de las
observaciones realizadas? 3 3% 3,0%
5,4 ¿Se controla los ingresos y pagos
realizados por la institución? 2 3% 1,5%
5,5
¿Se investiga, evalúa y corrige los
errores encontrados en el área de
inventarios?
1 3% 0,0% no existe personal
encargado
5,6 ¿Se evalúa y monitorea las actividades
y resultados por parte del Gerente? 1 3% 0,0%
Subtotal monitoreo y supervisión 11 19% 8,0%
TOTAL 70 100% 45%
Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:
113
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 -75%
2 MODERADO
15 . 50% 45% 1 ALTO
a) Disponible
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ÁREA COLECTORA
FUNCIONARIO: PETITA PARRALES CARGO COLECTORA
P/T B REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013
OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno en el área de Caja-Bancos
1.- AMBIENTE DE CONTROL
Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades
No. Cuestionario SI = 3 +/-
2 NO=1 P% C.P.% OBSERVACIONES
1,1 ¿Existen políticas que normen el
manejo del efectivo? 1 3% 0,0%
1,2
¿Se han determinado por escrito los
montos de efectivo que se deben
manejar en caja chica?
1 2% 0,0%
1,3 ¿Se realizan cierres de Caja Diarios? 3 3% 3,0%
1,4 ¿La institución cuenta con un Manual
de Funciones? 1 3% 0,0%
1,5
¿Existe un lugar seguro en donde se
guarde el dinero durante el día hasta
su posterior depósito?
3 3% 3,0%
1,6
¿Se realizan depósitos diarios de los
valores recibidos por cuentas por
cobrar?
3 4% 4,0%
1,7 ¿Se realizan arqueos de Caja? 1 2% 0,0%
1,8 ¿Se realizan conciliaciones Bancarias
mensualmente? 3 2% 2,0%
1,9
¿El personal que labora en la
institución es capacitado para
desarrollar sus actividades?
3 2% 2,0%
Suman 19 24% 14%
114
2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO
Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
2,1 ¿La institución posee políticas para el
manejo de Caja Chica? 1 3% 0,0%
2,2 ¿Se han determinado los montos de
dinero que se manejaran en caja chica? 3 2% 2,0%
2,3 ¿Se emiten comprobantes de Ingreso al
momento de recibir dinero? 1 2% 0,0%
2,4 ¿Se realizan conciliaciones bancarias en
forma mensual? 3 2% 2,0%
2,5 ¿Se ha capacitado al custodio de Caja
para la realización de su labor? 1 2% 0,0%
2,6 ¿Se firman cheques en blanco para la
realización de pagos? 3 2% 2,0%
2,7 ¿Los depósitos son realizados
diariamente? 3 3% 3,0%
Subtotal evaluación del riesgo? 15 16% 9%
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
3,1
¿Se registran inmediatamente las
facturas de proveedores y clientes
emitidas?
1 5% 0,0%
3,2 ¿Se evalúa su desempeño y el de sus
compañeros? 2 5% 2,5% verbalmente si
3,3
¿Se verifica si la información de los
reembolsos de Caja Chica están
justificados con las facturas recibidas?
2 4% 2,0%
asistente Contable
revisa a Colectora
semanalmente
3,4
¿Se hace una revisión previa de los
cheques emitidos para evitar su
devolución?
3 5% 5,0%
3,5
¿Se facturan todos los valores por
concepto de pago de mensualidades y
venta de uniformes?
3 6% 6,0%
Subtotal Actividades de Control 11 25% 10%
115
4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información
No. Cuestionario SI = 3 +/-
2 NO=1 P% C.P.% OBSERVACIONES
4,1
¿Considera usted que cuenta con un
sistema adecuado en cuanto al cobro
de mensualidades ?
1 4% 0,0% 70% no pagan a tiempo y
30% si
4,2
¿Existe una eficiente comunicación al
personal sobre los objetivos,
actividades y metas propuestas para
cada período?
1 5% 0,0%
4,3
¿Mantienen canales idóneos para la
comunicación de quejas y
sugerencias?
1 3% 0,0%
Subtotal información y comunicación 3 12% 0%
5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno
No. Cuestionario SI = 3 +/-
2 NO=1 P% C.P.% OBSERVACIONES
5,1
¿Se controla el grado de cumplimiento
de las políticas establecidas para el
área?
1 5% 0,0%
5,2
¿Se investiga, evalúa y propone
nuevas estrategias que permitan
mejorar los procesos?
2 5% 2,5%
5,3 ¿Se da seguimiento a cada una de las
observaciones realizadas? 2 5% 2,5%
5,4
¿Se controla los ingresos que tiene la
institución a través del manejo de los
fondos en cuentas bancarias?
3 5% 5,0%
5,5 ¿Se evalúa y monitorea las actividades
y resultados por parte del Gerente? 1 3% 0,0%
Subtotal monitoreo y supervisión 9 23% 10,0%
TOTAL 57 100% 43%
Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:
116
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 -75%
2 MODERADO
15 . 50% 43% 1 ALTO
b) Exigible
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ÁREA ADMINISTRATIVA
FUNCIONARIO: LIDYA MEJIA CARGO ASIST. CON
P/T C REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 01/08/2013
OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno
1.- AMBIENTE DE CONTROL
Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
1,1
¿Cuenta la institución con un
manual de procedimientos en
cuanto a las cuentas por cobrar?
1 6% 0,0%
1,2
¿Se han determinado índices de
desempeño para medir el
cumplimiento de metas?
1 6% 0,0%
1,3 ¿Se han determinado fechas límites
de pago de mensualidades? 1 6% 0,0%
1,4
¿Se establecen cargos extras por no
realizar la consignación de
mensualidades a tiempo?
1 5% 0,0%
1,5
¿Se da a conocer a tiempo el
listado de niños y jóvenes que
están exonerados de pago?
2 4% 2,0%
1,6
¿Se emiten reportes mensuales de
Cartera Vencida a los Junta
Administrativa?
2 5% 2,5% siempre y cuando lo
soliciten
1,7
¿El personal que labora en la
institución está capacitado para
desarrollar sus actividades?
3 5% 5,0%
Suman
11 37% 10%
117
2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO
Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
2,1
¿Se evalúa el grado de cumplimiento en
cuanto a las fechas de pago de
mensualidades?
2 6% 3,0%
2,2
¿Existen restricciones para que los
empleados manipulen el sistema
informático de contabilidad?
3 5% 5,0% Asistente Contable y
Colectora
Subtotal evaluación del riesgo? 5 11% 8%
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
3,1 ¿Se hace gestión para la recuperación
de cartera vencida? 3 6% 6,0%
3,2
¿Se controla que las exoneraciones de
pago a los estudiantes beneficiados se
realicen?
3 5% 5,0%
3,3 ¿Se controla mensualmente los reportes
de Cartera Vencida? 2 5% 2,5% mensualmente
3,4
¿Existe un área o persona encargada de
verificar y proceder al cobro de cuentas
vencidas?
2 5% 2,5% Asistente Contable o
Colectora
Subtotal Actividades de Control 10 21% 16%
4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
4,1
¿Se comunica interna y externamente a
tiempo en cuanto a los valores
establecidos por matrículas y
mensualidades?
3 5% 5,0%
4,2
¿Se comunica al personal de control de
cartera sobre las funciones, actividades y
responsabilidades que tienen?
2 6% 3,0%
4,3
¿Existe una retroalimentación con los
jefes de áreas en los cuales se den a
conocer las falencias y necesidades?
2 5% 2,5%
Subtotal información y comunicación 7 16% 11%
118
5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
5,1 ¿Se monitorean las actividades
realizadas por el personal del área? 2 5% 2,5%
5,2
¿Se analiza, verifica, y aporta con nuevas
estrategias para la consecución de
objetivos?
2 5% 2,5%
5,3 ¿Se da seguimiento a cada una de las
observaciones realizadas? 3 5% 5,0%
Subtotal monitoreo y supervisión 7 15% 10,0%
TOTAL 40 100% 54%
Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:
Tim
PUNTAJE CALIF RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 -75% 54% 2 MODERADO
15 . 50% 1 ALTO
119
c) Realizable
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ÁREA INVENTARIOS
FUNCIONARIO: LIDYA MEJIA CARGO ASIST: CONT
P/T D REALIZADO POR: TÉC. LEIDY ULLOA FECHA 18/07/2013
OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno de Inventarios
1.- AMBIENTE DE CONTROL
Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
1,1
¿Considera usted que la institución
cuenta con personal idóneo para el
desarrollo de estas actividades?
1 6% 0,0%
1,2 ¿Considera que el número de encargados
del área son suficientes? 1 5% 0,0%
1,3 ¿El personal que labora en el área recibió
un Manual de Funciones? 1 5% 0,0%
1,4 ¿Poseen políticas internas que les permita
ejercer de mejor manera su labor? 1 5% 0,0%
1,5 ¿La institución cuenta con un Manual de
Procedimientos? 1 4% 0,0%
1,6 ¿Se evalúa el desempeño del personal? 1 5% 0,0%
Suman 6 30% 0%
2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO
Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
2,1
¿Existen restricciones para que los
empleados manipulen los reportes y
facturación de la mercadería?
3 7% 7,0%
2,2 ¿Se establecen controles en el manejo de
la mercadería a vender? 1 2% 0,0%
Subtotal evaluación del riesgo? 4 9% 7%
120
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
3,1
¿Existe una sola persona encargada de
manejar los ingresos y egresos de las
mercaderías?
3 6% 6,0%
3,2 ¿Se realizan inventarios Físicos? 1 7% 0,0%
3,3 ¿Se evalúa el desempeño de los
trabajadores? 1 5% 0,0%
3,4 ¿Evitan recibir mercaderías a
consignación? 3 6% 6,0%
3,5 ¿Se realizan los pedidos de mercaderías
con documentos de respaldo? 2 6% 3,0%
3,6 ¿Se compara la mercadería con las notas
de pedido antes de recibir la misma? 1 6% 0,0%
Subtotal Actividades de Control 11 36% 12%
4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
4,1
¿Considera usted que cuenta con un sistema
adecuado de comunicación interna y externa
para el control de inventarios?
1 4% 0,0%
4,2
¿Se comunica al personal de control de
inventarios sobre las funciones, actividades
y responsabilidades que tienen?
1 5% 0,0%
Subtotal información y comunicación 2 9% 0%
121
5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
5,1 ¿Se controla y supervisa el desarrollo de sus
actividades al personal del área? 1 6% 0,0%
5,2 ¿Se ejecuta un monitoreo de las actividades y
resultados del departamento por parte del Gerente? 1 5% 0,0%
5,3 ¿Se investiga, evalúa y corrige los errores
encontrados en el área de inventarios? 1 5% 0,0%
Subtotal monitoreo y supervisión 3 16% 0,0%
TOTAL
26 100% 19%
Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 -75%
2 MODERADO
10 - 50% 19% 1 ALTO
NIVEL PORCENTAJES
ALTO 76 - 100%
MODERADO 51 -75%
BAJO 10 - 50%
122
RESULTADOS OBTENIDOS
ÁREA
NIVEL DE
CONFIANZA PUNTAJE RIESGO
Entorno
Empresarial Bajo 45% Alto
Disponible Bajo 43% Alto
Exigible Moderado 54% Moderado
Realizable Bajo 19% Alto
El nivel de riesgo de la actividad empresarial se encuentra enmarcado en un nivel
moderado alto en razón de las siguientes consideraciones:
De acuerdo a la evaluación, el Nivel de Confianza del Entorno Empresarial es Bajo, y por
ende el Riesgo es Alto, debido a la carencia de políticas, Manuales de Funciones,
Manuales de Procedimientos, y determinación de responsabilidades. En cuanto al Análisis
en si del Activo Corriente Disponible (Caja General, Caja Chica y Bancos) el Nivel de
Confianza es Bajo, dando así como resultado un Nivel de Riesgo Alto, en tal área se
obtuvo estos resultados debido a la carencia de políticas que normen el manejo del
efectivo.
La inexistencia de Manuales de Funciones, falta de controles diarios como la elaboración
de documentos o informes que justifiquen el manejo del efectivo. Considerando el análisis
del Exigible, el Nivel de Confianza es Moderado, y el nivel de Riesgo es Moderado, en
dicha área se debe establecer mayores controles en cuanto al cobro de las aportaciones de
Padres de familia. Finalmente en cuanto al análisis del Realizable, el Nivel de Confianza es
Bajo y el Riesgo que se presenta el Alto, evidenciando una total deficiencia en cuanto al
manejo de inventarios.
123
4.2.4.4. Actividades de Control
Con la finalidad de aportar a que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos
a la consecución de los objetivos institucionales se propone el siguiente manual, el cual es
la recopilación de políticas y procedimientos de manejo de las principales áreas expuestas
a riesgos en la Unidad Educativa Cristiana Bautista
4.1.4.4.1. Políticas de Manejo Propuestas
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO DE CAJA CHICA
1. OBJETIVO
Crear normas, que permitan el manejo de la Caja Chica, con el fin de tener un sistema
ágil de provisión de fondos que opere con un adecuado control interno.
2. ALCANCE
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
Personal Administrativo y Docente
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
124
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.1
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO DE CAJA CHICA
POLÍTICAS
La Unidad Educativa Cristiana “Bautista” manejará Caja Chica en sus oficinas
de Santo Domingo y tendrán como responsable al Colector de la Institución
La cantidad aprobada para Caja Chica, será autorizado por el Director de la
institución y se destinará a cubrir pagos menores.
El fondo será una cantidad fija y se reembolsará en la cantidad exacta de los
gastos relacionados, cuando estos lleguen al 70% en el caso de la Caja Chica.
La persona encargada del manejo de la Caja Chica, responderá por el manejo de
los saldos en efectivo y de los comprobantes de pago por los valores cancelados.
En el caso del manejo de la Caja Chica, el efectivo y los comprobantes estarán
siempre en una cajilla metálica de seguridad.
Siempre se tendrá una factura o nota de venta, vigente y con el RUC que
identifique quien presta el servicio, que justifique el desembolso, los que
evidenciarán la naturaleza y propiedad del pago y estarán debidamente
aprobados por el Director de la institución.
El fondo de la Caja Chica debe ser reembolsado solamente con cheque a nombre
del custodio de Caja Chica previa a la presentación del Reembolso de los gastos
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
125
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.2
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA
OBJETIVO
Crear normas, que permitan el manejo eficiente de la Cartera, con el fin de contar con un
sistema ágil, el cual permita determinar con exactitud los ingresos a obtenerse durante
un período determinado, dando así lugar a la asignación adecuada de los mismos.
ALCANCE
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
Clientes
POLÍTICAS
La Junta Administrativa y la Dirección de la Institución anualmente se encargará
de definir el valor económico en el que se establecerá tanto las matrículas y
pensiones que deberán ser canceladas mensualmente por los Padres de Familia
que asuman dicho compromiso con la institución, el mismo que no excederá de
lo establecido y regulado por el Ministerio de Educación.
Se determina como fecha máxima de pago durante los 5 primeros días del mes,
valores que corresponden a las mensualidades o colegiaturas.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
126
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.3
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO Y RECUPERACION DE CARTERA
Se exonera de la cancelación de colegiaturas a aquellos estudiantes que poseen
becas ya sean por méritos en actividades deportivas, situación económica o
méritos académicos previa autorización del Representante Legal y Director de la
institución.
En caso de que la cancelación de colegiaturas no se realicen durante los 12
primeros días del mes, se establece un recargo del 10% al valor total.
Una vez dado el incumplimiento se aplicará el plan de Cobranzas el cual abarca
3 etapas.
Se emitirá las respectivas facturas por todo el dinero recibido o transferencias
que soporten las aportaciones de los Padres de Familia
Mensualmente se emitirá un informe de Cuentas por Cobrar al Director e
Inspector de la institución los cuales son los encargados de gestionar para el
cobro inmediato de las mismas.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
127
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.4
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO DE COMPRAS
OBJETIVO
Crear normas, que permitan el manejo de Compras, con el fin de mejorar los
procedimientos y promover al crecimiento de la institución.
ALCANCE
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
POLITICAS
La colectora y Asistente Contable estarán pendientes de los productos
existentes y sus saldos para informar al Director, el cual es el encargado de
autorizar la compra de los mismos.
El Director es el encargado de solicitar los saldos y las necesidades de los
clientes para realizar los pedidos a los proveedores.
Previo a la compra se solicitarán proformas, con la finalidad de elegir las
mejores ofertas de los proveedores.
Antes de realizar o autorizar una compra se deberá revisar si se estableció
presupuesto para la misma, caso contrario el área que solicita deberá
justificar los mismos.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
128
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.5
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS MANEJO DE COMPRAS
Siempre se considerará elegir productos de calidad, los cuales satisfagan las
necesidades de los clientes y cumplan con los estándares de calidad.
Todos los pedidos se realizarán emitiendo una orden de pedido la cual debe estar
debidamente autorizada por el Director de la Institución.
Al recibir los productos solicitados, el pedido debe ser confrontado con la Orden
de Pedido y la factura emitida por el proveedor a quien se solicite el producto.
Todas las compras finiquitadas deben ser registradas en el Sistema Informático
Contable.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
129
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.6
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO
OBJETIVO
Establecer normas que permitan el eficiente manejo de inventarios, y suministro y
materiales que adquiere la institución anualmente con la finalidad de satisfacer las
necesidades de sus clientes (estudiantes), brindándoles un servicio completo.
ALCANCE
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
POLÍTICAS
Los productos que consten en inventarios, deberán ser solicitados con al menos
tres meses de anticipación de tal modo que al inicio del período escolar se pueda
contar con todos los materiales que requieran los alumnos.
El lugar donde los productos serán almacenados, deberá mantenerse siempre
limpio y ordenado
Los productos que se reciban y se almacenen deben ser respaldados con los
respectivos documentos
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
130
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.7
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO
Los productos deben ser ingresados y registrados en el Sistema Informático
contable antes de ser ubicados en las perchas de la bodega.
Los productos deben ser a su vez registrados en los documentos previstos para el
control (Kardex) por parte del custodio.
Los productos deberán ser clasificados y codificados de acuerdo con las
necesidades.
Se deberán emitir reportes mensuales en cuanto a las existencias de bodega a la
Directora de la institución.
Los productos deberán ser custodiados por un solo responsable, el cual se hará
cargo del manejo del mismo.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
131
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.8
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLÍTICAS DE DEVOLUCIONES
ALCANCE:
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
POLÍTICAS
No se aceptan devoluciones de productos sin la debida autorización del Director
de la institución ya que todo producto vendido debe ser revisado por el cliente.
Si el producto va a ser devuelto debe ser dentro del mismo día en el que se
realizó la compra.
En caso de autorizarse la devolución, el cliente deberá presentar el producto
junto con la factura y se realizará el cambio de producto.
El Producto devuelto debe estar en buenas condiciones.
Una vez realizada la devolución debe registrarse inmediatamente en los
documentos de control interno (área) y en el sistema informático contable con el
que dispone la institución.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
132
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.4.9
Fecha Julio
2013
MANUAL DE POLÍTICAS
POLITICAS DE CONTEO DE INVENTARIOS
ALCANCE:
Director
Contador
Asistente Contable
Colector
POLÍTICAS
La Junta Directiva o el Director de la institución son los encargados de solicitar
el conteo de inventarios,
Se realizará el conteo de inventarios de manera semestral en presencia del
contador
Al momento de la realización del inventario se deberán tomar las medidas de
salud del caso (utilización de mascarillas y guantes para la manipulación de los
productos).
Se realizarán los conteos de inventarios de manera ordenada
Se utilizarán documentos para hacer la comparación de los registros actuales y la
toma física de los mismos.
Se verificará el ingreso de todas las facturas de ventas, compras y devoluciones a
la fecha.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
133
4.1.4.4.2. Proceso de la Información Manual de Procedimientos
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 1 De 8
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL.-
El presente manual de procedimientos, detalla las diferentes procesos que se
llevan a cabo en el desarrollo mismo de las actividades en las áreas y
departamentos que forman parte de la Unidad Educativa Cristian “Bautista”
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.-
Determinar las diferentes actividades que se desarrollan en las áreas o
departamentos de la Institución.
Elaborar los flujo gramas en los que se detalle la activad, responsable y orden
cronológico en que se deberían desarrollar
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
134
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 2 De 8
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Los Jefes de Área presentan sus requerimientos al Director.
El Director solicita a Colecturía que revise el stock de los suministros,
materiales y productos solicitados.
Colecturía informa sobre los saldos de productos solicitados, por cantidad,
variedad.
El Director solicita al Asistente Contable se verifique el presupuesto asignado
para la adquisición de los suministros y productos requeridos.
El Asistente Contable informa sobre el presupuesto asignado para tal adquisición
Colecturía solicita proformas de los suministros y materiales que se requieren a
los diferentes proveedores.
El Director analiza las ofertas de sus proveedores y autoriza la adquisición de los
mismos al proveedor que más convenga
Colecturía entrega la Orden de Pedido, al proveedor autorizado para la compra.
Los Proveedores se acercan a entregar los productos.
Colecturía verifica que los productos estén acorde a la orden de pedido emitida
(cantidad, precios) además verifica que la factura.
Si los productos presentan novedades, Colecturía debe solicitar nuevos productos
en los cuales cumplan con los requerimientos.
Si los productos no presentan novedades la factura será entregada al Asistente
Contable para su posterior ingreso al sistema
Colecturía ingresa en su registro los productos y materiales adquiridos.
El Asistente Contable emite el respectivo Comprobante de retención si fuere el
caso y emite el cheque para la cancelación de los productos adquiridos de
acuerdo con el método de pago que se aplique con el proveedor.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
135
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 3 De 8
PROCEDIMIENTOS DE VENTAS DE UNIFORMES LIBROS Y
CERTIFICADOS
El Cliente debe solicitar el producto a Colecturía.
Colecturía recibe el pedido, verifica el stock y muestra el producto requerido al
cliente.
El Cliente verifica el producto de tal manera que cumpla con sus requerimientos
Colecturía emite la factura, documento que autoriza la salida del producto.
El producto se entregará al cliente contado y comparado con la factura emitida
El cliente procederá a cancelar los valores respectivos por los productos
adquiridos en efectivo o a crédito según las condiciones de pago establecidas
para cada cliente
Colecturía elabora la orden de ingreso en el que se detallan los valores recibidos
por la venta de los productos.
Se entrega al Auxiliar Contable la factura, una copia del Comprobante de Ingreso
emitido y los valores recaudados para su posterior depósito y archivo.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
136
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 4 De 8
PROCEDIMIENTOS DE COBRO DE MENSUALIDADES
Al Inicio del Año escolar, el asistente Contable entregará un cronograma de
pagos o agenda Financiera en la cual se encuentran señalados las fechas de pago
mensualmente
El cliente a llegar la fecha señalada, cancela los valores respectivos a
mensualidades a Colecturía.
Colecturía emite la factura y el Comprobante de Ingreso respectivo en la cual se
hace constar los respectivos descuentos por cancelar en las fechas establecidas o
los recargos señalados en caso de exceder de la fecha de pago
Colecturía entrega al cliente una copia de la Factura, una copia del Comprobante
de Ingreso de tal modo que pueda sustentar su pago.
Al Final del día se realiza un corte y se entregan las facturas y los Comprobantes
de Ingresos emitidos al Asistente Contable para su posterior registro en el
sistema y archivo.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA REVISADO APROBADO
137
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 5 De 8
PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO
Los productos que van a ser almacenados deben ser ingresados a los registros por
el Colector quien será el custodio de inventarios y registrados contablemente por
la Asistente Contable.
Antes de que los productos sean almacenados se deberá verificar que la bodega y
las perchas estén limpias, actividad que será realizada por el Personal de
Limpieza de la institución.
Los productos recibidos deben ser clasificados de acuerdo a los requerimientos
de cada grado y ser codificados.
Una vez que se han codificado, los productos deben ser almacenados en los
lugares que correspondan manteniendo el orden.
Los productos adquiridos en fechas anteriores deberán ser los primeros en
despacharse.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
138
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 6 De 8
PROCEDIMIENTOS PARA DEVOLUCIONES DE VENTAS
El Cliente solicita la devolución del producto
El Colector revisa el documento y verifica si cumple con las condiciones
establecidas para la devolución.
Elabora el documento de devolución
El Director Autoriza o niega la devolución del producto.
Si procede la devolución el Colector procede al reingreso del producto y emite
documentos de ingreso a bodega
Se ubican los productos en los lugares correspondientes.
Se entrega el nuevo producto que solicita el cliente
Se factura el nuevo producto
Se entrega la factura y el Comprobante de egreso de bodega a contabilidad.
Auxiliar contable ingresa la información al sistema informático contable y
archiva los documentos.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
139
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas Fecha
15 Julio
2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 7 De 8
PROCEDIMIENTOS PARA CONTEO SEMESTRALES DE INVENTARIOS
La Junta Administrativa o Director de la Institución solicita el conteo físico de
inventarios
Se verificará que se hayan ingresado todas las facturas de compras, ventas y
devoluciones hasta la fecha.
El Auxiliar contable imprimirá los saldos contables de los productos.
Se dividirá el conteo por perchas para facilitar la detección de errores
Se procederá a contar de arriba hacia abajo de derecha a izquierda.
Se abrirán todas las cajas para verificar las unidades almacenadas
Se verificará el conteo de los productos en los cuales se tenga algún tipo de duda.
Si se encuentra un producto que no esté registrado, se procederá a clasificarlo y
se anotará al final del registro.
Se tomará en cuenta las fechas de adquisición de los productos con la finalidad
de que sean despachados los más antiguos.
Al final de cada inventario se procederá a verificar si existen diferencias.
Si existieran diferencias se volverá a contar el producto.
Si las diferencias persisten el Contador verificará los documentos para constatar
si existen ingresos o salidas no registradas.
Si no se encuentran sustentos que justifiquen las diferencias, el Contador
solicitará al Director al responsable de bodega o a su vez se someterá a la
decisión emitida por el Director.
El Director autoriza descuentos
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PROCEDIMIENTOS PARA CONTEO SEMESTRALES DE INVENTARIOS
El Director autoriza la realización de ajustes
Contador realiza los ajustes respectivos
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4.1.4.4.3. Diseño de Flujogramas de Procesos.
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GRÁFICOS A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS
El óvalo se lo utilizara para indicar el inicio
o el fin de un proceso
El rectángulo representa una actividad a
seguir dentro de un procedimiento.
Este símbolo representará el uso de un documento
en el proceso
Este símbolo representa que dentro del proceso se
Utilizará una actividad y un documento al mismo
Tiempo
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GRÁFICOS A UTILIZAR EN LOS FLUJOGRAMAS
El Rombo se lo utilizará para indicar que el
Proceso existe una toma de decisión
Las flechas señalan la continuidad de los
Procesos.
Al emplear este símbolo en el flujo grama, se
Entenderá que se archivará la documentación
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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto. Gráfico
1 Inicio
2 Presentan requerimientos y Stock Jefes Área x x
3 Solicita a Colecturía que se
revise el stock Director x
4 Informa sobre los saldos de los
productos requeridos Colecturía x
5 Solicita al Asistente Contable que
se verifique el presupuesto Director x
6 Informa sobre el presupuesto
asignado
Asistente
Contable x
7 Solicita proformas de los
productos requeridos Colecturía x
8
Analiza las ofertas de los
proveedores y autoriza la
adquisición
Director x x
9 Solicita productos y entrega la
Orden de Pedido Colecturía x
10 Entregan los productos
solicitados Proveedores x
11 Verifica que los productos estén
acorde a la Orden de Pedido Colecturía x x
12 Recibe la factura y la entrega al
Asistente Contable Colecturía x x
13 Ingresa en su registro los
productos adquiridos x
14
Emite el Comprobante de
Retención y el Cheque para la
cancelación de factura
Asistente
Contable x
15 Archiva documentos Asistente
Contable x
16 Fin
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Si
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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS
N
° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto Gráfico
1 Inicio
2 Solicita el producto a Colecturía Cliente x
3 Recibe el pedido, verifica el
stock y muestra el producto Colecturía x x
4 Verifica el producto obtenido Cliente x
5 Emite la Factura, documento
que valida la salida del producto Colecturía x
6
Entrega el producto, contado y
comparado con la factura
emitido
Colecturía x x
7 Cancela la factura según las
políticas establecidas Cliente x
8
Elabora el Comprobante de
Ingreso, detallando los valores
recibidos
Colecturía x
9
Entrega al Auxiliar Contable
una copia de la Factura, y el
Comprobante de Ingreso
Colecturía x x
10
Ingresa los documentos al
Sistema y verifica que estén
correctos
Auxiliar
Contable x x
11 Archiva documentos Auxiliar
Contable x
12 Fin
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FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE COBRO DE MENSUALIDADES
N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto. Gráfico
1 Inicio
2
Entrega un Cronograma de
Pagos o Agenda
Financiera
Asistente
Contable x
3
Al llegar las fechas
señaladas, cancela los
valores pendientes
Cliente x
4
Emite la Factura y el
Comprobante de Ingreso
respectivo
Colecturía x
5
Entrega al cliente una
copia de la Factura y
comprobante de Ingreso al
Cliente
Colecturía x x
6
Realiza un corte al final de
día y detalla los valores
recaudados
Colecturía x x
7 Ingresa la información al
Sistema Contable
Asistente
Contable x
8 Archiva los documentos Asistente
Contable x
9 Fin
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FLUJOGRAMAS DE ALMACENAMIENTO
N Procedimiento o proceso Responsabl
e Actividad Docto. Gráfico
1 Inicio
2 Los productos se ingresan a
los registros.
Colector/
Auxiliar
contable
x
3 Los espacios de
almacenamiento se limpian
Personal de
Limpieza x
4
Se verifican que los
productos estén debidamente
ingresados en los registros
Colector x
5 Se identifica productos y se
ubica su codificación Colector x
6
Se ubican productos por
perchas y bodegas según la
variedad
Colector x
7
Se ubican delante de las
perchas los productos con
menor fecha a caducar.
Colector x
8 Se entrega a contabilidad los
documentos Colector
x
9 Se archiva Auxiliar
Contable x
Fin
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Si
No
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FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE DEVOLUCIONES DE VENTAS
N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto. Gráfico
1 Inicio
2 Solicita la devolución del producto Cliente x
3 Verifica si cumple con las condiciones
establecidas para la devolución Colector x
4 Elabora el documento de devolución Colector x
5 Autoriza o niega la devolución del producto solicitado
Director x
6
Si se autoriza la devolución se procede al reingreso del producto y se emite el
ingreso de bodega
Colector x x
7 Se ubican los productos o suministros en el lugar correspondiente
Colector x
8 Se entrega el nuevo producto que solicita
el cliente Colector x
9 Se factura el nuevo producto entregado Colector x
10 Se entrega la factura y el comprobante de egreso a Contabilidad
Colector x x
11 Ingresa la información al sistema
informático contable
Asistente
Contable x
12 Archiva documentos Asistente
Contable x
Fin
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FLUJOGRAMAS DE CONTEO DE INVENTARIOS SEMESTRALES
N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Docto. Gráfico
1 Inicio
2 Solicita conteo a contador inventario. Junta Admin /Director
x
3
Verifica que se hayan ingresado todas las
facturas de compras, ventas y devoluciones de ventas a la fecha
Contador x
4 Imprime saldos. Auxiliar
contable x
5 Se dividirá el conteo por perchas o tipo
de clasificación que se posea Contador x
6 Se abrirán todas las cajas para verificar las unidades.
Contador y empleados.
x x
7
Se verificará el conteo de los productos o
suministros en los cuales se tenga algún tipo de duda de las cantidades.
Contador y
empleados. x x
8
Se considerará las fechas de adquisición de los productos y suministros de tal
manera que puedan ser despachados los
más antiguos
Contador y
empleados. x
9 Se registra saldos, diferencias y se
justifican
Contador y
empleados. x x
10 Entrega informe a la Junta Administrativa o Director
Contador x
11 Si existe diferencias se asignan
responsables y se procede a descuento
Junta Admin
/Director x
12 Se realiza ajustes Contador x
Fin
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4.2.4.5. Sistemas de Información Contable y de Comunicación
Los Sistemas de Información Contable y de Comunicación tienen como principal objetivo
identificar, capturar y comunicar a los empleados la información necesaria para la
eficiente consecución de sus labores, logrando así obtener reportes con la información
operacional y financiera que refleje la realidad de la institución y permita seguir creciendo
a la misma.
4.2.4.5.1. Integración de Operaciones.-
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
La Unidad Educativa Cristiana Bautista, basa sus ingresos en el cobro de matrículas,
mensualidades, venta de certificados, uniformes, y alquiler del bar de la institución, para el
eficiente desarrollo y control de su actividad económica, maneja el Sistema Contable Quick-
Books, el cual cuenta con los siguientes módulos :
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Ventana Principal Sistema Contable Quick-Books
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
CUPÓN.-
El presente diseño de documento tiene como principal objetivo presentar en forma
detallada cada uno de los valores que deben ser cancelados por los Clientes (Alumnos)
en los períodos establecidos. Cabe señalar que el presente documento es emitido por el
Sistema Contable pero hasta la presente no se ha utilizado el mismo.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO
Customer.- Digitar los apellidos y nombres del Cliente (Alumno)
Class.- Determinar si es aporte de la Escuela o Colegio.
Date.- Detalle la fecha en la que se prevé el cobro de los valores a definirse.
Ítem.- Describir si corresponde a aportes por concepto de Matriculas,
mensualidades u otros..
Description.- Detallar el mes al que corresponde dicho aporte
V/Unitario.- Se detalla el valor a cancelarse
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Total.- Digitar el valor total a cancelarse por dicho concepto
Save and New.- Hacer click en este icono para guardar y llenar otro ítem.
Estado de cuenta por cliente (Cupón)
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Comprobante de Ingreso.-
Nombre.- Apellidos y nombres del Cliente (Alumno)
Concepto.- Determinar el concepto (Pago de matrículas, mensualidad,
otros..)
Forma de Pago.- Especificar si el pago fue realizado en efectivo o en cheque
Cantidad.- Define el número de aportes o cuotas que va a cancelar
Descripción.- Detallar el concepto (pago de matrículas, mensualidades,
otros...) especificando el mes al que corresponde.
V/Unitario.- Regir este valor en base a lo dispuesto a inicios de año escolar
V/Total.- Calcular la totalidad de la deuda.
Total.- Detallar el total en números
La suma de.- Detallar el total en letras
Elaborado por.- Revisa el documento y posteriormente firma el mismo de
tal modo que se genere las debidas responsabilidades.
Autorizado por.- Firma la persona autorizada para su eficiente consecución
Recibí Conforme.- Firma el Beneficiario.
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Comprobante de Ingreso
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA COMPROBANTE DE
RUC: 179173681801
INGRESO
DIRECCION
: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
N° 0000001 TELÉFONO: 2-751-768
NOMBRE:
CHEQUE:
VALOR:
CONCEPTO:
EFECTIVO: VALOR:
CANT DESCRIPCIÓN V/UNITARIO V/TOTAL
TOTAL
La suma de: __________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBÍ CONFORME:
___________________ ___________________ ___________________
ELABORADO POR:
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
REEMBOLSO DE CAJA CHICA.-
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO
N°.- Se debe detallar el número de reembolso de Caja Chica que se va a emitir.
Fecha.- Se describe la fecha que consta en la respectiva factura o nota de venta
que respalde el pago de la misma.
N° Documento.- Se detalla el número de la factura o nota de venta
Detalle.- Se describe a quien se compró y que materiales se adquirieron.
Destino.- Se debe especificar para que área o departamento se van a utilizar los
materiales o suministros adquiridos.
Valor.- Se detalla el valor a pagar de la factura o nota de venta recibida.
Cuenta contable.- Se detalla la cuenta contable a la cual se va a registrar la
compra
Responsable.- Se escribe el nombre del Custodio de Caja
Fecha.- Detallar la fecha en la que se está realizando el corte de caja chica
N° Cheque.- Una vez realizado el reembolso se especifica el número de cheque
recibido.
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
REEMBOLSO DE CAJA CHICA N° 0001-2011
FECHA N° DCTO DETALLE DESTINO VALOR C/CONTABLE
02/10/2011 2376465 Copias e Impresiones Escuela
20,00
02/10/2011 2376465 Copias e Impresiones Colegio
20,00
TOTAL
40,00
RESPONSABLE:
FECHA:
N° CHEQUE:
TOTAL FONDO:
50,00
TOTAL REEMBOLSO:
40,00
SALDO:
10,00
RESPONSABLE
FONDO:
AUTORIZADO POR:
Modelo Reembolso de Caja Chica
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Arqueos de Caja
Responsable.- Escribir el nombre del Custodio del fondo
Hora.- Detallar la hora exacta en la que se realiza el arqueo de Caja
Realizado por: Escribir el nombre de la persona que realiza el arqueo de
Caja
Fecha.- Escribir la fecha en la que se realizó el arqueo de Caja
Fondo asignado.- Detallar el valor del fondo que se maneja acorde a las
políticas de la institución
Efectivo en Caja.- Detallar el valor encontrado en caja, a su vez se deberá
detallar por tipo en el anexo del Conteo físico.
Reembolsos en Trámite.- Se debe detallar los valores correspondientes a las
Facturas, o notas de venta que hayan sido canceladas y aun no se han
considerado en reembolso alguno.
Total Disponible.- Detallar el total del disponible encontrado a la fecha
Diferencia.- En caso de existir diferencias, se harán constar en este punto
Firmas de Responsabilidad.- Deberán firmar el custodio y quien reviso.
Autorizado por.- Firma la persona autorizada para su eficiente consecución
Recibí Conforme.- Firma el Beneficiario.
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Modelo de Arqueo de Caja
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ARQUEO DE CAJA N° 001
RESPONSABLE ________
HORA: ________
REALIZADO
POR: ________
FECHA: ________
Fondo asignado (por política de la institución) $ 100,00
Efectivo en Caja
$ 65,00
Reembolsos en trámite
$ 15,00
Facturas
10,25
Notas de Venta
4,75
Faltante
$ 20,00
Sobrante
Total Disponible
$ 80,00
Diferencia
$ (20,00)
RESPONSABLE
REVISADO POR
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL DISPONIBLE
Detalle de los valores en efectivo (monedas y billetes)
Conteo Físico
Monedas Cantidad Total
$ 1,00
$ 0,50
$ 0,25
$ 0,10
$ 0,05
5
0
0
0
0
$ 5,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,01 0 $ 0,00
Total Monedas $ 5,00
Billetes Cantidad Total
$ 20,00 1 $ 20,00
$ 10,00 1 $ 10,00
$ 5,00 3 $ 15,00
$ 1,00 15 $ 15,00
Total Billetes $ 60,00
TOTAL DISPONIBLE $ 65,00
A su vez se debe considerar que cada uno de los documentos que respaldan el
reembolso de Caja Chica deben poseer cada uno de los requerimientos
exigidos por la Administración Tributaria (Fechas, documentos vigentes,
valores claros sin tachones, datos de la institución, entre otros.)
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL EXIGIBLE
Agenda Financiera (Control Cuentas por Cobrar)
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
TELÉFONO: 2-750-646 2-751-768
AGENDA FINANCIERA
FECHAS LÍMITES DE PAGO
Primera Cuota 1-5 de Abril
Segunda Cuota 1-5 de Mayo
Tercera Cuota 1-5 de Junio
Cuarta Cuota 1-5 de Julio
Quinta Cuota 1-5 de Agosto
Sexta Cuota 1-5 de Septiemb
Séptima Cuota 1-5 de Octubre
Octava Cuota 1-5 de Noviemb
Novena Cuota 1-5de Diciembre
Décima Cuota 1-5 de Enero
VALOR: $ 38,00 Escuela (desde 1° a 7° año de educación
básica)
$ 40,00 Colegio (desde 8° a 10° año de educación
básica)
NOTA: Si los valores correspondientes no se cancelan hasta la fecha señalada se
gravará un recargo adicional del 10%
Estado de cuenta por cliente (Cupón)
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL EXIGIBLE
Al momento en que se realiza el cobro de las mensualidades o aportaciones por parte de
los Padres de Familia, la Colectora se encarga de emitir la respectiva factura.
El sistema Contable con el que dispone la institución, emite la factura con los datos
respectivos, documento que abaliza el cobro de los valores antes expuestos.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-
Customer Job.- En este campo se especifica el apellido y nombre del
Cliente, el cual con anterioridad debe ser ingresado en la base de datos
haciendo constar los datos pertinentes para la emisión de facturas (C.I o
RUC, Apellidos y nombres, Dirección, Teléfono)
Class.- Se especifica si el alumno pertenece a la escuela o colegio
Ítem.- En este campo se detalla si se trata del pago de mensualidades,
matrículas o compra de certificados.
Cantidad.- Este campo hace referencia al número de cuotas o aportes que se
están cancelando.
Descripción.- Se hace contar (digitando) el pago, y el mes al que pertenece
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL EXIGIBLE
V/Unitario.- En este campo hacer constar el número de aportación que se
está recibiendo (1,2,3,4…..)
Total.- En este campo se calcula automáticamente el valor correspondiente al
aporte recibido, siempre y cuando los datos anteriores sean los correctos.
Factura Clientes
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL EXIGIBLE
Una vez ingresadas al sistema cada una de las facturas emitidas, éste nos permite ir
retroalimentando la base de datos de Clientes (Customers), la cual nos permite emitir
reportes por cliente a los Directivos de la Institución facilitando así la gestión de Cobro
Puntualmente.
Reporte de Cuentas por Cobrar por Cliente
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
ORDEN DE PEDIDO:
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-
Proveedor.- En este campo se debe especificar los apellidos y nombres o razón
social del Proveedor al cual se vaya a solicitar los productos.
RUC.- Se debe especificar los datos del RUC
Dirección.- En este campo de detalla la dirección del Proveedor
Cantidad.- En este campo se detalla el número de prendas a solicitarse
Descripción.- En este campo se detalla el producto a solicitarse, especificando
las características del mismo (Tallas, Códigos, etc..)
Destino.- Se hace constar como destino Bodega, ya que todos los productos
recibidos deberán ingresar a bodega.
V/Unitario.- Detallar el valor o costo unitario (anteriormente acordado)
V/TOTAL.- En este campo el valor se calcula al multiplicar el número de
unidades por el costo unitario.
TOTAL.- En este campo se detalla la suma en dólares del pedido, haciendo
constar si posee IVA o no (desglose)
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REVISADO APROBADO
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Fecha
15 Julio
2013
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
Firmas de Responsabilidad.- Al final de la presente Orden de Pedido, se debe
hacer constar las firmas de responsabilidad de la persona que Solicita, autoriza
y quien recibe el pedido.
Orden de Pedido
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila ORDEN DE PEDIDO
TELÉFONO: 2-751-768 N° 0000001
PROVEEDOR: Balladares Cristian
DIRECCIÓN: Coop. Padres de Familia
RUC: 1710038475001
TELÉFONO : 3741-234
CANT DESCRIPCIÓN DESTINO V/UNITARIO V/TOTAL
50 Chompas Talla S Bodega 12,00
62,00
25 Calentadores Talla 36 Bodega 20,00
45,00
SUB-TOTAL
107,00
IVA 12%
12,84
IVA 0%
-
TOTAL
119,84
SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
166
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Fecha
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2013
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
En vista de la actividad que se desarrolla en la Unidad Educativa, y los pocos productos
que se manejan en cuanto a Inventarios, el Sistema Contable no posee un Módulo
específico ara Control de Inventarios.
No obstante de ello, existe un control de inventarios ya que algunos de ellos (uniformes,
libros y certificados) llegado un determinado período son destinados a la venta, dicho
control se ejerce, al momento de ingresar la factura direccionando a la cuenta de
Inventarios.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-
Módulo de Proveedores (Vendor)
Type.- En este campo se detalla el producto que se adquirió
Número.- Se especifica el número de la Factura que nos han emitido
Date.- Se hace constar la fecha en que se realizó la compra
Account.- En este campo se especifica la cuenta contable, en este caso al
tratarse de registro de Inventarios se direcciona a dicha cuenta.
Amount.- Se especifica el monto total de la compra.
Save.- Finalmente se da clic en guardar para continuar con el ingreso de datos
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
Factura con cargo a Inventarios
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
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Fecha
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
Una vez ingresados los datos, el sistema Contable emite un reporte con el detalle de
existencias de inventarios que maneja la Unidad Educativa Cristiana Bautista de tal
modo que nos facilita el control y posteriores pedidos.
Reporte de Inventarios
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
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Fecha
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
ORDEN DE INGRESO A BODEGA DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS DE
OFICINA
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-
Documento N°: Se detalla el número de Documento, el cual debe estar en orden
secuencial.
Fecha: Se ubica la fecha en que se elabora el documento de ingreso, ubicando
día, mes y año.
Cantidad: Se registrará las unidades de productos que ingresa al almacén.
Artículo: Se registra el nombre del artículo y característica del mismo.
Fecha de ingreso: Se ubica la fecha de entrada del artículo o material.
Proveedor: Se registra el nombre del proveedor que nos vende el producto.
Firmas: Se ubica la firma de quien deja el material en bodega o almacén.
Observaciones: Se registrará cualquier novedad, o condiciones con la que se
ingrese el producto.
Entregado por: Firma de la persona que entrega.
Recibe por: Firma de la persona que recibe.
ELABORADO POR:
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
TELÉFONO: 2-750-646 2-751-768
ORDEN DE INGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE OFICINA
FECHA
DOCUMENTO N°
DIA MES AÑO
CANTIDAD ARTÍCULO FECHA DE
INGRESO PROVEEDOR FIRMA
Observaciones:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
Orden de Ingreso de Productos y Suministros de Oficina
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
INSTRUCTIVO PARA LLENAR DOCUMENTOS:
RUC/C.I.- Se detalla el número de RUC o cédula de identidad del cliente
Cliente.- Se ubica el nombre y apellido del cliente
Dirección.- Se describe la dirección del Cliente.
N° Factura.- Se detalla el número de factura con la que se realizó la compra.
Fecha.- Se detalla la fecha en la que se está realizando la devolución.
Cantidad.- Establecer la cantidad de productos o suministros que se devuelven.
Código.- Se detalla el código con el cual se define al producto o suministro una
vez ingresados en bodega.
Descripción del Producto.- Detallar el producto que se devuelve.
Valor.- Detallar el valor de venta del producto.
Observaciones.- En este campo se detalla el motivo por el cambio o devolución
del producto.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
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Fecha
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y
Tsáchila
TELÉFONO: 2-751-768
FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
N° 0000001
RUC: FECHA
CLIENTE: DIA MES AÑO
DIRECCIÓN:
N° FACTURA:
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO VALOR
Especificar motivo de cambio y/o devolución:________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
___________________ ___________________ ___________________
DEVUELTO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:
Formato de Devolución de productos y suministros
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Fecha
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
EGRESO DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS
INSTRUCTIVO PARA LLENAR DOCUMENTOS:
RUC/C.I.- Se detalla el número de RUC o cédula de identidad del cliente
Cliente.- Se ubica el nombre y apellido del cliente
N° Factura.- Se detalla el número de factura que se emitió al momento de la
venta.
Fecha.- Se detalla la fecha en la que se está realizando la entrega.
Código.- Se detalla el código del producto o suministro.
Cantidad.- Establecer la cantidad de productos o suministros que se entregan,
este debe concordar con el número de productos facturados
Descripción del Producto.- Detallar el producto que se está entregando.
Valor.- Detallar el valor de venta del producto.
Observaciones.- En este campo se especifican detalles como nombres de la
persona a quien se entrega.
Firmas de Responsabilidad.- Deben firmar la persona que autoriza, entrega y
recibe el producto
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y
Tsáchila
TELÉFONO: 2-751-768
EGRESO DE BODEGA DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS
N° 0000001
RUC: FECHA
CLIENTE: DIA MES AÑO
REF. FACT:
CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR
Observaciones: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
Recibe
___________________ ___________________ ___________________
AUTORIZADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
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Fecha
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Pág. 26 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
AUXILIAR DE INVENTARIOS (BODEGA)
INSTRUCTIVO PARA LLENAR DOCUMENTOS:
Artículo.- Se detalla el nombre del artículo que se está ingresando a bodega
Código.- Se establece el código correspondiente para control de bodega
Cantidad Máxima.- Se detalla el valor máximo que se haya adquirido
Cantidad Mínima.- Se detalla el valor mínimo que se maneje en bodega
Valor Unitario.- Se detalla el costo Unitario del producto
Fecha.- Se detalla la fecha en la que se realiza el movimiento (ingreso,
devolución o egreso de los productos)
Detalle.- Se describe el movimiento que se haya realizado (ingreso, devolución o
egreso de los productos)
Entradas.- Si se registra una compra los valores tanto como la Cantidad, Valor
Unitario y Valor Total, deben registrarse en el campo de las Entradas ya que
estas suman al total de adquisiciones.
Salidas.- Si se registra una venta o devolución en ventas los valores tanto como
la Cantidad, Valor Unitario y Valor Total, deben registrarse en el campo de las
Salidas ya que estas disminuyen del total de adquisiciones.
ELABORADO POR:
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Fecha
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Pág. 27 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DEL REALIZABLE
Firmas de Responsabilidad.- En este campo firman las personas que elaboran y
custodian el ingreso y salida de los productos de bodega, y la persona que revisa
el buen manejo del mismo (Contador)
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
TELÉFONO: 2-751-768
AUXILIAR DE INVENTARIOS
ARTIC: CANT. MAX:
V/UNITARI
O:
CÓDI: CANT. MIN: V/TOTAL:
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANT V/UNIT V/TOT CANT V/UNIT V/TOT CANT V/UNIT V/TOT
____________________________ ____________________________
ELABORADO POR: REVISADO POR:
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
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Fecha
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2013
MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 28 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DE SUMINISTROS OF.
REQUISICIÓN DE SUMINISTROS DE OFICINA
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL DOCUMENTO.-
Área.- En este campo de detalla el área para el cual se están solicitando los
suministros y materiales.
Jefe de Área.- En este campo se especifica el nombre del Jefe del Área de tal
modo que se pueda evidenciar que existe control.
Detalle de Suministros y Materiales.- En este campo se encuentran detallados
los principales suministros y materiales que frecuentemente son solicitados por
cada una de las áreas que forman parte de la institución, en frente de cada
suministro se encuentra un paréntesis, se debe marca con una X en los
suministros solicitados.
Otros.- Este campo se hará uso siempre y cuando alguno de los suministros que
se requieran no se encuentren en el listado anteriormente expuesto de tal modo
que se pueda proceder a su adquisición.
Firmas de Responsabilidad.- Al final del documento siempre se harán contar
las firmas de responsabilidad de quien Solicita, autoriza y recibe los materiales y
suministros detallados.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
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Fecha
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DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA CONTROL DE SUMINISTROS OF.
Requisición de Suministros y Materiales
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA REQUISICIÓN DE ÚTILES
RUC: 1791736818001
DE OFICINA
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
N° 0000001 TELÉFONO: 2-751-768
AREA:
JEFE DE
AREA:
( ) Esfero negro
( ) Cuaderno académico 100 h
( ) Esferos rojo
( ) Cuaderno peq. 100 h
( ) Esfero azul
( ) Libretas N° 12
( ) Lápiz 0.5
( ) Cinta de embalaje
( ) Lápiz 0.7
( ) Cinta transparente peq.
( ) Minas 0.5
( ) Clips sencillo
( ) Minas 0.7
( ) Clips varios colores
( ) Marcador Fino negro
( ) Resmas de Hojas A4
( ) Marcador Fino azul
( ) Hojas tamaño oficio
( ) Marcador Fino rojo
( ) Hojas tamaño carta
( ) Marcador Permanente
( ) Sobres de manila
( ) Posit
( ) Sobres tamaño oficio
( ) Borrador blanco
( ) Reglas
( ) Corrector
( ) Resaltador varios colores
( ) Carpetas Normales
( ) Portalápices
( ) Carpetas para archivar
( ) Papelera
( ) Carpetas multifuncional ( ) Pizarra pequeña
( ) Separadores plásticos
( ) Borrador tiza líquida
Otros: ____________________________________________________________________________
SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:
ELABORADO POR:
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Fecha
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2013
MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 30 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son los que nos muestran la situación económica real de la
institución, es por ello la necesidad de que estos sean presentados a la Junta Directiva
mensualmente de tal modo que pueda facilitar a los mismos a tomar decisiones en pro
del mejoramiento y crecimiento de la Institución.
Estado de pérdidas y Ganancias
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
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Fecha
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MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 31 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS
REPORTE DE COMPRAS:
Este reporte nos presenta en forma detallada las compras realizadas durante la semana,
mes, trimestre, entre otros… de tal manera que facilite la emisión de reportes y pago de
impuestos al SRI
Reporte de Compras
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TÉCNICA LEIDY ULLOA
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Fecha
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MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 32 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS
REPORTE DE CAJA DIARIO:
Mediante este reporte se pueden realizar cuadres de Caja Diarios, de tal modo que nos
permitan mantener un adecuado control del Efectivo del cual dispone la institución.
Reporte de Caja Diario
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Fecha
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2013
MANUAL DE CONTROL INTERNO Pág. 33 De 33
DOCUMENTOS PROPUESTOS ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACIÓN FINACIERA:
Es el documento que muestra la situación financiera de un negocio a una fecha
específica. En este informe solo se utilizan las cuentas reales (activo, pasivo y capital) y
en él se cumple la ecuación fundamental de contabilidad: Activo es igual a Pasivo más
Capital (A = P + C), y también el principio básico de Contabilidad de la “Partida
Doble”, las cantidades de los activos y los pasivos deben ser iguales.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
183
4.2.4.5.2. Calidad de la Información
Con cada uno de los documentos propuestos y el eficiente registro de la información en el
Sistema Contable, nos facilitará la obtención de reportes y estados financieros que
muestren la realidad de la Institución, siendo un elemento primordial para la toma de
decisiones por parte de la Junta Administrativa que norma el eficiente funcionamiento de
la Unidad Educativa Bautista.
4.2.4.6. Monitoreo
4.2.4.6.1. Informe de las Deficiencias
a) Alcance del Informe
En el presente informe se detallan las diferentes actividades relacionadas con la
Gestión Financiera de la Unidad Educativa Cristiana Bautista durante el año 2011, este
análisis se realizó aplicando los cinco elementos del Modelo COSO (Ambiente de
Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación
y Monitoreo).
b) Resumen Gerencial.
Considerando la problemática que presenta la Unidad Educativa Cristiana Bautista, y
luego de haber realizado un examen exhaustivo de las diferentes causas y efectos del
mismo, se propone el Diseño del Sistema de Control Interno Modelo COSO, cuyo
principal objetivo es proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
184
consecución de objetivos de rentabilidad y rendimiento, y a su vez prevenir la pérdida
de recursos y la obtención de información financiera fiable.
El Modelo en sí, parte con la implementación de un Direccionamiento Estratégico, el
cual está basado en la formulación de propósitos y finalidades de la institución, en base
a la Misión y Visión, plasmados en un documento donde se consignan los objetivos
definidos para un largo plazo los cuales se convierten en la estrategia de supervivencia,
crecimiento, perdurabilidad, sostenibilidad y mejoramiento continuo de los servicios
que presta a sus clientes. Adicionalmente se ha establecido un Código de Ética,
políticas que normen el eficiente desenvolvimiento del Recurso Humano, asignación de
responsabilidades y niveles jerárquicos, manuales de funciones y procedimientos para
los diferentes puestos de trabajo, de tal manera que si cada uno de estos se aplican se
pueda aportar a mejorar la gestión Financiera de la Unidad Educativa.
EVALUACIÓN DE LAS FASES DEL CONTROL INTERNO
Ambiente de Control
El ambiente de Control abarca el conjunto de circunstancias que rigen el
accionar de una institución, ya que tienen influencia directa en la manera como
se estructuran las actividades, se establecen objetivos y se valoran los riesgos.
Al aplicarlo en la Unidad Educativa Cristiana Bautista se propuso u
direccionamiento estratégico el cual está integrado por los siguientes sub-
elementos:
185
Integridad y Valores Éticos.- La conducta ética y la integridad
administrativa son producto de la Cultura Corporativa la cual incluye
estándares éticos y de comportamiento, para ello se propuso un Código
de Ética más completo el cual abarca Principios, Valores Corporativos y
Objetivos Institucionales los cuales siendo totalmente socializados,
pretenden reforzar el comportamiento del recurso humano de la
institución.
Junta Administrativa.- Se detallan cada una de las funciones y el rol que
deben cumplir los miembros de la Junta Administrativa, la cual hará las
veces de ente contralor de las diferentes actividades que se realicen en la
institución.
Filosofía y Estilo Operacional de la Gerencia.- En vista de las
actividades que se desarrollan en la Unidad Educativa y teniendo pleno
conocimiento que el estilo operacional que se aplique afecta la manera
como la institución es manejada y por ende los resultados de la misma
se propuso la aplicación de una administración por objetivos.
Asignación de Autoridad y Responsabilidad.- Considerando este sub-
elemento se propone la implementación de un Manual de Funciones en
el cual se detallen las funciones, atribuciones y niveles jerárquicos a
quien debe reportar, instando así a mejorar la organización en sí de la
institución.
186
Políticas y Prácticas de Recursos Humanos.- Las políticas de recursos
humanos nos permiten delimitar el comportamiento del Recurso
Humano en pro de mantener un ambiente organizacional saludable y
promover la armonía en el mismo, por tal razón se propone la
implementación de Políticas de recursos Humanos en las cuales se
establecen los horarios de trabajo, derechos y obligaciones de los
trabajadores, entre otros.
Valoración de Riesgos
Mediante este elemento del Control Interno se pretenden limitar los riesgos que
existen y afectan las actividades de la Institución. Para ello se plantearon
cuestionarios los cuales evalúan los diferentes componentes del Modelo COSO
(Ambiente de Control, Valoración de riesgos, Actividades de Control, Sistemas
de Información Contable y Comunicación y Monitoreo), en tal análisis se pudo
constatar que:
Al no contar con un Manual de Funciones que norme y rija el desarrollo
de las actividades, así como los niveles jerárquicos a los cuales reporta,
ocasiona que a determinados trabajadores se sobrecargue de actividades,
al momento de presentarse algún inconveniente no sabe a quién acudir.
Al no existir manuales de Procedimientos las actividades se desarrollan
pero empleando en muchos de los casos el doble de tiempo y recursos
empleados para los mismos.
187
Al no existir políticas que normen el funcionamiento de los
departamentos de la institución ocasiona que se empleen el doble de
recursos, no se logre los objetivos propuestos y no se cuente con la
información contable suficiente y clara de tal manera que los reportes e
informes a la Junta Administrativa no sean lo suficientemente claros.
Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos orientados hacia la prevención
y neutralización de los riesgos, para ello se plantearon políticas y diagramas de
procesos para:
Políticas y Procedimientos para el Control del Disponible (Caja, Caja
Chica y Bancos)
Políticas y Procedimientos para el Control del Exigible (Cuentas por
Cobrar)
Políticas y Procedimientos para el Control del Realizable (Inventarios)
Sistemas de Información Contable y Comunicación
Los Sistemas de Información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar
datos relativos a actividades internas y externas, las cuales muchas veces
188
funcionan como herramientas de supervisión, para ello se han diseñado
formatos de documentos en que los administradores, y encargados de cada tarea
generen documentos con la información pertinente, competente y confiable de
tal manera que nos permita identificar los errores y responsables de los mismos.
Entre los Formatos propuestos tenemos:
Formato de Ingreso de Caja
Formato para Reembolsos de Caja Chica
Formato para Arqueos de Caja
Formato para Conciliaciones Bancarias
Formato de Agenda Financiera
Formato de Reportes de Cuentas por Cobrar Mensuales
Formato de órdenes de pedido de suministros y materiales.
Formato de órdenes de ingreso de productos a bodega
Formato de devolución de productos
Formato de egresos de productos
Formato de auxiliares de inventarios (Kardex)
Monitoreo
El objetivo primordial del Monitoreo es asegurar que el control interno
funciona adecuadamente a través de la Supervisión, Actividades Continuas o
Evaluaciones Puntuales.
189
4.2.4.6.2. Participantes en el Control
N° ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR TIEMPO OBSERVACIÓN
1 Entorno
Institucional
a.) Supervisar el
cumplimiento de normas,
procedimientos, manuales de
funciones, manuales de
procedimientos y las
políticas y prácticas de
Recursos Humanos
propuestos
Representante
Legal
y/o Director
Mensual
Indicadores de
Cumplimiento,
Evaluación,
Eficiencia,
Eficacia,
Productividad
2
Activo
Corriente
Disponible
(Caja, Caja
Chica, Bancos)
a.) Supervisar el
cumplimiento de las normas
para el manejo de Caja
Chica
Contador
Directora
Diario
1.- Se propone la
Evaluación de los
Procesos por
medio de los
Flujogramas
2.- En caso de
obtener resultados
negativos,
investigar las
causas para tomar
los correctivos
necesarios.
b.) Verificar que se elaboren
los respectivos
Comprobantes de Ingreso
Diario
c.) Evaluar el desarrollo de
los Arqueos de Caja (tiempo,
persona quien lo realiza y
novedades registradas)
Mensual
d.) Controlar que se realicen
las Conciliaciones Bancarias
Mensualmente
Mensual
e.) Monitorear los cuadres de
Caja Diarios Diario
f.) Controlar que se cumplan
los procedimientos
propuestos para cada
proceso
Diario
190
N° ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR TIEMPO OBSERVACIÓN
3
Activo
Corriente
Exigible
(Cuentas por
Cobrar)
a.) Verificar el grado de
cumplimiento de Pago de los
diferentes clientes
Representante
Legal /
Director/
Asistente
Contable
Mensual
1.- En caso de
obtener resultados
negativos,
investigar las
causas para tomar
los correctivos
necesarios.
b.) Controlar la aplicación de
las políticas para
recuperación de cartera Diario
c.) Verificar que los reportes
de Cartera sean emitidos
mensualmente
(Representante Legal,
Director e Inspector) Mensual
d.) Controlar que se facturen
todos los valores por
concepto de mensualidades,
matriculas, u otros aportes Diario
N° ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR TIEMPO OBSERVACIÓN
4
Activo
Corriente
Realizable
(Inventarios)
a.) Verificar el cumplimiento
de políticas, funciones y
procesos debidamente
documentados
Director /
Asistente
Contable
Diario 1.- En caso de
obtener resultados
negativos,
investigar las
causas para tomar
los correctivos
necesarios.
b.) Controlar el respectivo
ingreso de las facturas al
sistema Diario
c.) Evaluar el grado de
cumplimiento en cuanto a los
reportes de existencias de
inventarios emitidos Mensual
191
4.2.4.6.3. Talento Humano (Modelo de Evaluación de Desempeño de Personal Propuesto)
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
RUC: 1791736818001
DIRECCIÓN: Av. 29 de Mayo y Tsáchila
TELÉFONO: 2-751-768
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
NOMBRE:
CARGO:
AREA:
FECHA:
INSTRUCCIONES
1.- Lea detenidamente cada ítem
2.- Responda con objetividad y claridad marcando con una X la respuesta elegida
SIGLAS DETALLE S Siempre actúa de esa manera CS Casi siempre actúa de esa manera O Ocasionalmente actúa así R Rara vez actúa de esa manera N Nunca actúa de esa manera
3.- Una vez elegida su respuesta ya no se podrá hacer corrección alguna.
192
FACTORES CALIFICACIÓN
1.- Orientación a Resultados.- Capacidad para alcanzar metas establecidas eficientemente, mejorando la calidad del servicio brindado y a su vez manteniendo un mayor
rendimiento personal e institucional
a.) Logra consistentemente los resultados establecidos para la posición y cargo que desempeña S CS O R N
b.) Alcanza los resultados propuestos con los niveles de calidad necesarios S CS O R N
c.) Cumple eficientemente con la planificación y cronograma de estudio establecido S CS O R N
d.) Propone e implementa nuevas técnicas innovadoras consiguiendo mejorar notablemente el
mismo S CS O R N
e.) Ejecuta y revisa bien su trabajo, logrando cumplir los objetivos y acciones esperadas S CS O R N
FACTORES CALIFICACIÓN
2.- Trabajo en Equipo: Actitud de trabajar cooperativamente con distintos niveles y áreas para el logro de una meta común.
a.) Aporta con metas comunes a través del cumplimiento de responsabilidades individuales S CS O R N
b.) Anima a los miembros de su equipo y/compañeros a ser fieles y participar efectivamente para
el desarrollo de su área S CS O R N
c.) Contribuye con su tiempo y recursos para ayudar a otros a lograr objetivos y metas planteadas. S CS O R N
d.) Participa y promueve la cooperación de los miembros de su equipo para participar en
actividades conjuntas con otras áreas. S CS O R N
e.) Propone alternativas para mejorar los resultados que vayan en pro del mejoramiento del área y
de la institución en general S CS O R N
193
FACTORES CALIFICACIÓN
3.- Comunicación: Habilidad para escuchar, preguntar, expresar conceptos e ideas de manera efectiva, para conseguir los objetivos organizacionales.
a.) Escucha a los demás con empatía, comprendiendo sus puntos de vista y evitando prejuicios. S CS O R N
b.) Comparte información relevante, y difunde adecuadamente los datos con la finalidad de
mantener actualizados a los demás S CS O R N
c.) Expone sus opiniones con claridad cuando corresponde, en reuniones y cuando se lo requiera S CSS O R N
d.) Comunica oportunamente la información y datos pertinentes a las funciones que desempeña S CS O R N
e.) Maneja con confidencialidad y verifica constantemente la información que manipula S CS O R N
FACTORES CALIFICACIÓN
4.- Integración de valores: Disposición a obrar en todo momento consecuentemente con los valores y políticas organizacionales
a.) Cumple con las políticas, procedimientos y normas organizacionales establecidas S CS O R N
b.) Admite sus errores y actúa para corregirlos. Brinda y genera confianza S CS O R N
c.) Trata equitativamente, es decir con respeto e igualdad a todas las personas. Responde siempre
con la verdad. S CS O R N
FACTORES CALIFICACIÓN
5.- Capacidad de generar soluciones nuevas para resolver problemas o situaciones requeridas por su puesto y la organización
a.) Demuestra una actitud positiva frente al cambio y asume su responsabilidad S CS O R N
c.) Investiga y descubre nuevas aplicaciones para optimizar sus procesos, ideas y servicios que
brinda S CS O R N
d.) Demuestra interés por estar actualizado y prepararse. Aplica sus conocimientos a fin de
mejorar sus servicios. S CS O R N
194
FACTORES CALIFICACIÓN
6.- Disposición para centrarse en entender los requerimientos o necesidades reales de los clientes.
a.) Se interesa por conocer y entender las necesidades de sus clientes y está siempre dispuesto a
ayudarlo S CS O R N
b.) Entiende la importancia que tiene la calidad de su trabajo para lograr la satisfacción de los
clientes S CS O R N
c.) Se preocupa por mantener contacto directo y atención permanente con sus clientes potenciales
y futuros. S CS O R N
d.) Cumple los compromisos adquiridos con los clientes internos y externos. S CS O R N
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
RANGOS CALIFICACIÓN
25-20 SOBRESALIENTE
19-15 MUY BUENO
14-10 BUENO
9-0 REGULAR
195
4.2.4.6.4. Control Interno en sus fases
A su vez como medida de control se propone la evaluación y supervisión continua de cada
una de las áreas, evaluando el desempeño, y grado de cumplimiento de las tareas,
funciones y procedimientos a desarrollarse, para lo cual se propone la supervisión por
medio de cuestionarios emitidos a los responsables directos del área a evaluarse. A
continuación se propone un ejemplo de cuestionarios el mismo que evalúa el Entorno
Empresarial, a su vez cabe señalar que se deben desarrollar cuestionarios que evalúan cada
área con la finalidad de determinar las áreas críticas de las mimas.
a.) Cuestionario para Evaluar el Entorno Empresarial.
UNIDAD EDUCATIVA CRISTIANA BAUTISTA
ÁREA
FUNCIONARIO: CARGO
P/T A REALIZADO POR: FECHA
OBJETIVO.- Evaluar el Sistema de Control Interno
1.- AMBIENTE DE CONTROL
Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
1,1 ¿La institución cuenta con un
Código de Ética? 0 0% 0,0%
1,2
¿Se han determinado índices de
desempeño para medir el
cumplimiento de metas?
0 0% 0,0%
1,3
¿Se pagan bonificaciones a los
trabajadores en base a la
consecución de metas?
0 0% 0,0%
1,4 ¿La institución cuenta con un
Manual de Funciones? 0 0% 0,0%
1,5 ¿La institución cuenta con un
Manual de Procedimientos? 0 0% 0,0%
196
1,6
¿Se han asignado
responsabilidades y autoridad para
las distintas áreas?
0 0% 0,0%
1,7 ¿Cuentan con organigramas
funcionales y/o estructurales? 0 0% 0,0%
1,8 ¿Existe un proceso de selección
para la contratación de personal? 0 0% 0,0%
1,9
¿El personal que labora en la
institución es capacitado para
desarrollar sus actividades?
0 0% 0,0%
1,1 ¿La institución cuenta con un
reglamento interno de trabajo? 0 0% 0,0%
1,11
¿La institución cumple con la
suscripción de contratos en el
MRL?
0 0% 0,0%
1,12 ¿Se han determinado políticas para
cada área de la institución? 0 0% 0,0%
1,13 ¿Se presentan estados financieros
mensualmente? 0 0% 0,0%
Suman 0 0% 0,0%
2.- EVALUACIÓN DEL RIESGO
Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
2,1 ¿La institución posee un Manual de
Procedimientos? 0 0% 0,0%
2,2 ¿Se han determinado objetivos
institucionales? 0 0% 0,0%
2,3 ¿Los Objetivos institucionales son
comunicados a los trabajadores? 0 0% 0,0%
2,4 ¿Se realiza una planificación por cada
área de trabajo? 0 0% 0,0%
2,5 ¿Los Objetivos de área tienen relación
con los Objetivos Institucionales? 0 0% 0,0%
2,6 ¿Poseen un Sistema informático
Contable? 0 0% 0,0%
2,7 ¿Se monitorea constantemente a la
Competencia? 0 0% 0,0%
2,8 ¿Se establecen controles que permitan
mejorar los procesos? 0 0% 0,0%
2,9
¿El Sistema Contable es manejado solo
por personal capacitado y encargado del
área?
0 0% 0,0%
Subtotal evaluación del riesgo 0 0% 0,0%
197
3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
3,1
¿La administración analiza los
procedimientos con miras a disminuir
los riesgos?
0 0% 0,0%
3,2 ¿Existe descripción de funciones para
cada uno de los puestos de trabajo? 0 0% 0,0%
3,3 ¿Se evalúa el desempeño de los
trabajadores? 0 0% 0,0%
3,4 ¿Existe un área o persona encargada
de la evaluación? 0 0% 0,0%
3,5 ¿Se realizan controles físicos de las
productos dispuestas para la venta? 0 0% 0,0%
Subtotal Actividades de Control 0 0% 0,0%
4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
4,1 ¿La comunicación interna y externa
existente es adecuada? 0 0% 0,0%
4,2
¿Existe una eficiente comunicación al
personal sobre los objetivos, actividades
y metas propuestas para cada período?
0 0% 0,0%
4,3
¿Existe una retroalimentación con los
jefes de áreas en los cuales se den a
conocer las falencias y necesidades?
0 0% 0,0%
Subtotal información y comunicación 0 0% 0,0%
198
5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretender evaluar el funcionamiento del control interno
No. Cuestionario
SI = 3
+/- 2
NO=1
P% C.P.% OBSERVACIONES
5,1 ¿Se controla el logro de objetivos por
cada área? 0 0% 0,0%
5,2
¿Se investiga, evalúa y propone
procesos que mejoren las áreas
afectadas?
0 0% 0,0%
5,3 ¿Se da seguimiento a cada una de las
observaciones realizadas? 0 0% 0,0%
5,4 ¿Se controla los ingresos y pagos
realizados por la institución? 0 0% 0,0%
5,5
¿Se investiga, evalúa y corrige los
errores encontrados en el área de
inventarios?
0 0% 0,0%
5,6 ¿Se evalúa y monitorea las actividades
y resultados por parte del Gerente? 0 0% 0,0%
Subtotal monitoreo y supervisión 0 0% 0,0%
TOTAL 0 0% 0,0%
Elaborado por: Leidy Ulloa Revisado por:
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO
76 - 100% 3 BAJO
51 -75% 2 MODERADO
15 - 50% 1 ALTO
199
4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Para validar el presente proyecto de investigación se requiere la participación de la Junta
Directiva, Director/a, personal administrativo y docente los cuales mediante su aporte
estratégico permitan mejorar la Gestión Financiera de la institución, logrando así brindar
un mejor servicio y cumplir con los objetivos planteados.
El presente Diseño de Control Interno a los Directivos para ser evaluado y considerado
para su posterior aplicación, ya el mismo pretende mejorar los niveles de control ejercidos
especialmente en el área contable y administrativa, áreas que forman parte primordial de la
Gerencia Financiera de la institución.
200
4.4. CONCLUSIONES
Mediante la presente investigación se pudo constatar que la Unidad Educativa
Cristiana Bautista no estaba aplicando un Sistema de Control Interno eficiente,
ya que luego de la evaluación respectiva se observaron dificultades en cuanto al
manejo del efectivo, recuperación de cartera, inventarios; situación que se
traduce en la ineficiencia, bajo rendimiento y mal empleo de recursos.
La propuesta presentada sustenta teóricamente las dos variables en las que
desarrollando cada uno de los elementos del Modelo de Control Interno COSO
permite mejorar la Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana
Bautista.
Siendo una investigación enfocada al paradigma cuali-cuantitativo con mayor
tendencia cuantitativo debido a que genera resultados cuantificables
(numéricos), mediante la aplicación de técnicas, métodos, procedimientos y a
través de la interpretación de los resultados obtenidos se corroboró la existencia
de la problemática señalada y la importancia de aplicación de un Modelo de
Sistema de Control Interno como la posible solución e la gestión financiera.
Se ha desarrollo un modelo de control interno basado en los elementos del
sistema COSO, que incluye es establecimientos de un ambiente de control
adecuado, procesos de control de los riesgos, basados en actividades de control
debidamente establecidas con políticas y procedimientos tanto para el área
operativa como administrativa, diseñando formularios que garanticen la
201
comunicación eficiente para finalmente establecer un plan de monitoreo que
permita evaluar la consecución de los objetivos, la aplicación del personal y el
desempeño del sistema a implementarse.
202
4.5. RECOMENDACIONES
Junta Administrativa y/o Director:
Aplicar el presente Manual de Sistema de Control Interno el cual tiene como
principal objetivo mejorar la Gestión financiera en la institución y entidades
similares a ésta.
Mejorar los canales de comunicación y socializar el presente manual entre todos los
empleados y colaboradores de tal manera que cada uno pueda conocer las
funciones, procedimientos, responsabilidades y derechos que poseen permitiendo
de este modo mejorar la identidad con la institución en la que laboran.
Velar por el cumplimiento y aplicación del Manual por parte del recurso humano
que labora en la institución
A los empresarios
Utilizar el sistema de control interno como una herramienta para garantizar los
procedimientos y la confiabilidad de la información
A los estudiantes de la escuela de contabilidad y auditoria
Utilizar el presente trabajo como una fuente de consulta.
4.6. BIBLIOGRAFÍA
AGUIRRE ORMACHEA , J. (2005). Auditoría y Control Interno. Inmagrag s.l Cuarta
Edición.
AGUIRRE ORMACHEDA, J. m. (2001). AUDITORÍA III. En J. m. AGUIRRE
ORMACHEDA, AUDITORÍA III. Madrid: Cultural.
AGUIRRE, J. (2005). Auditoria y Control Interno. Madrid: Ediciones S.A.
Albert, D. L. (2011). Auditoría un Enfoque Práctico. Madrid-Paraninfo.
Alberto, M. S. (2005). Control Interno Informe COSO. Ecoe Ediciones.
ALVAREZ TORRES, M. (2006). Manual para elaborar manuales de politicas y
procedimientos. México: Panorama.
ANAYA TEJERO, J. J. (2008). Almacenes, Analisis, Diseño y Organización. Madrid:
ESIC.
CEPEDA , A. G. (2000). Auditoría y Control Interno. Sta Fé de Bogotá: McGraw-Hill.
DE LA PEÑA GUTIÉRREZ, A. (2010). Auditoría un Enfoque Práctico. Madrid:
Paraninfo.
DONELLY, G. (2001). Fundamentos de Dirección y Administración de Empresas.
Octava Edición.
ESTUPIÑÁN, R. (2006). Control Interno y Fraude. Ecoe Ediciones.
FONSECA, O. (2011). Sistema de Control Interno para Organizaciones. Iico
Ediciones.
GRUPO OCEANO. (2004). Enciclopedia Práctica de la Contabilidad . Barcelona
España: Océano.
MANTILLA, S. A. (2005). Control Interno Informe COSO. Ecoe Ediciones Cuarta
Edición.
MORILLO, M. (2001). Estratégias Inteligentess para el desarrollo de su empresa. 17°
Edición.
MULLER, M. (2004). Fundamentos de Administración de Inventarios. En M. Muller,
Fundamentos de Administración de Inventarios. Bogotá: Norma.
NEUBALL GONZALEZ Leonardo, DEL BOSQUE Leonardo. (2005). Principios de
Auditoría. McGraw-Hill/Interamericana Editores.
NEWBALL GONZALEZ Leonardo, DEL BOSQUE Ricardo. (2005). Principios de
Auditoría . McGraw-Hill/Interamericana Editores.
O.RAY Whittington, KURT Pany. (2000). Auditoría un Enfoque Integral. Sta Fé de
Bogotá: McGraw-Hill.
PERDOMO MORENO, A. (2004). Fundamentos de Control Interno. Thompson.
PERDOMO, M. (2004). Planeación Financiera para épocas normalesy de inflación.
Thomson.
PERDOMO, M. A. (2004). Planeación Financiera para épocas normales y de
inflación. Thomson.
PHILIP L. Defliese, HENRY R Jaenicke, JERRY D Sullivan, GNOSPELIUS Richard
A. (2001). Auditoría Montgomery. México: Noriega Editores.
Rubén, S. (2004). Contabilidad General. Impresos Andinos .
STEINER, G. (2000). Planificación Estratégica. Barcelona: Editorial Cecsa.
VAN HORNE James, WACHOWICZ John Jr. (2002). Fundamentos de la
Administración Financiera. México: Pearson Education.
WESTON, F. (2000). Guía de Gestión Financiera. España: Deusto.
ZAPATA S Pedro, ZAPATA S Mercedes. (2003). Introducción a la Contabilidad y
Documentos Mercantiles.
ZAPATA SANCHEZ, P. (2011). Contabilidad General. McGraw-Hill Septima Edicion.
ANEXOS
ANEXO 01:
CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL DE TESIS
ANEXO 02:
CARTA DE CERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
ANEXO 03:
CÓDIGO DE ÉTICA PROPUESTO
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.1.
Fecha Julio
2013
CÓDIGO DE ÉTICA
CAPÍTULO I
NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CÓDIGO DE ÉTICA
La Unidad Educativa Cristiana Bautista, requiere un Código de Ética que se desarrolle a
la par con las funciones educativas, promoviendo el cumplimiento de las actividades
institucionales.
El presente código de ética se aplicará a todos quienes forman parte de la comunidad
educativa y regirá su conducta general y particular relativa a sus compromisos
específicos. Los miembros de la institución deberán comportarse aplicando los valores
éticos tales como la lealtad, sinceridad, legalidad, seriedad, responsabilidad, solidaridad,
amor al prójimo, respeto y cortesía.
CAPÍTULO II
DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS
Los principios de ética son normas o criterios que sirven de referencia para determinar la
calidad de los actos y fundamentar la toma de decisiones
Dentro de los principios éticos que se promueven en los estudiantes tenemos:
Formación para la valoración Humana
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.1.1
Fecha Julio
2013
CÓDIGO DE ÉTICA
Formación para producir el cambio social
Formación para vivir la democracia
Formación para crear entes reflexivos y críticos
Formación para la equidad y la solidaridad
Formación para la investigación científica y técnica
Formación para la comprensión de la diversidad
Formación para la integración multicultural y étnica
Formación para la productividad
Formación para la convivencia pacífica
A su vez también se establecen principios o valores corporativos que se sustenten en:
Respeto.- Hace referencia a la consideración en cuanto a la diversidad étnica,
cultural, religiosa y de género de las personas
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.1.2
Fecha Julio
2013
CÓDIGO DE ÉTICA
Identidad.- Pretende fomentar y mantener la identidad, autonomía, equidad y
justicia.
Responsabilidad.- Fomenta la aplicación de este valor como principal
objetivo ya que solo mediante la concentración del mismo se pretende
mejorar el cumplimiento de los deberes y obligaciones tanto personales,
familiares e institucionales.
Solidaridad.- Aplicada en la correcta vinculación con la colectividad y apoyo
a los sectores más vulnerables de nuestra comunidad.
Amor.- Valor que pretende difundir y mejorar las relaciones interpersonales,
familiares e institucionales.
Honestidad.- Los trabajadores y alumnos, cumplirán a cabalidad cada una de
las actividades y obligaciones que incurre con su trabajo, las cuales deberán
ser leales ante sus compañeros
Creatividad.- Se considera como el desarrollo eficiente de las actividades
desempeñadas, tratando de dar un extra en el desarrollo de las mismas
poniendo a muestra las habilidades físicas e intelectuales de cada uno de los
colaboradores.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.1.3
Fecha Julio
2013
CÓDIGO DE ÉTICA
CAPÍTULO III
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Los objetivos institucionales son los propósitos o metas a alcanzar durante determinado
período. Los objetivos que rigen la vida y gestión institucional son:
Integrar a los estudiantes en un trabajo escolar el mismo que se caracterice por su
eficiencia, además establecer la correcta vinculación de los estudiantes con la
colectividad de tal modo que se pueda apoyar en los diferentes sectores
económicos, culturales, sociales y étnicos de nuestro medio.
Formar niños, niñas y jóvenes con pensamiento investigativo, reflexivo, crítico y
destrezas que les permitirán asumir roles de liderazgo en los diferentes campos y
áreas en las cuales se desenvuelven.
Fomentar el desarrollo integral (físico, intelectual, psicológico y afectivo-social)
de los estudiantes de la Unidad Educativa Bautista
Aportar eficientemente al desarrollo y formación humanística de los estudiantes
con base en la aplicación de valores morales, éticos y sociales.
Formar ciudadanos y entes positivos para nuestra sociedad capaces de ejercer los
roles y requerimientos ciudadanos, contribuyendo de este modo a la construcción
y mantención de la vida en democracia y en paz.
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
Unidad Educativa “Bautista” Av. 29 de Mayo y Tsáchila esq. Telf. 2760-078
Santo Domingo de los Tsáchilas
Elaborado L.U
P.1.4
Fecha Julio
2013
CÓDIGO DE ÉTICA
CAPITULO IV
NORMAS GENERALES
El presente Código de ética de la Unidad Educativa Cristiana Bautista establece
responsabilidades, regula derechos, deberes y la conducta de todos los miembros de la
Institución consigo mismos y con los que los rodean. Estas normas se aplican a todos los
miembros de la institución, los cuales asumen el compromiso de conocerlas, asumirlas y
cumplirlas.
Santo Domingo de los Tsáchilas, 09 de julio del 2013
________________________ _________________________
DIRECTORA PRES. COM. PADRES DE FMLIA
ELABORADO POR:
TÉCNICA LEIDY ULLOA
REVISADO APROBADO
ANEXO 04:
FORMATO DE ENTREVISTA
a) Formato de entrevista aplicada al Representante Legal de la Unidad Educativa
Cristiana Bautista
CONTROL DEL EFECTIVO:
1.- ¿Qué tipo de controles contables se ha establecido en la empresa, para el manejo
del efectivo?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2.- ¿Para administrar el ingreso del efectivo, existe alguna política o normativa
impuesta en la empresa? Indique cuál.
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3.- ¿La empresa diversifica sus proveedores?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4.- ¿Con cuántos proveedores cuenta usted?
_________________________________________________________________________
5.- ¿Cuánto tiempo de crédito les otorgan sus proveedores?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
6.- ¿La empresa maneja sus ingresos de inventarios con un registro?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
7.- ¿Con cuánta antelación se elabora el presupuesto?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
8.- ¿Qué tiempo toma en cuenta para realizar un flujo de caja?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
9.- ¿La administración del flujo de caja influye directamente en la solvencia que una
empresa pueda tener?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
10.- ¿Existe un análisis financiero de los resultados de la empresa al finalizar el
período de operaciones?
11.- ¿Al realizar un pago se observan todas las formalidades del caso, como
documentos de respaldo completos, por ejemplo?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
12.- Los egresos de la institución tienen una revisión correspondiente cada cierto
tiempo, es decir con documentos de respaldo?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
13.- ¿Existe una política de pagos que norme la correcta recolección de las
mensualidades?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
14.- ¿Qué estados financieros son requeridos en la Institución?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
15.- ¿Con qué frecuencia se presenta ante el Directorio los resultados obtenidos o los
Balances con la información financiera de la Institución?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
16.- ¿Todos los pagos a los diferentes proveedores son realizados mediante la emisión
de cheques?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17.- ¿Poseen un cronograma de pago a los proveedores?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
18.- ¿Delega funciones en relación con la autorización y firmas de los cheques
empleados para los diferentes pagos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
19.- ¿En caso de no contar con la firma respectiva de los cheques, cuál es el
procedimiento que se aplica?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
b) Formato de entrevista a aplicada al Asistente Contable
INGRESOS Y DISPONIBILIDADES
1. Enuncie brevemente el origen de los ingresos que perciben:
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2.- Describa brevemente el procedimiento de recepción de éstos y las áreas
responsables.
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3.- ¿Son recibidos los ingresos con la documentación comprobatoria necesaria para su
registro contable.
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4.- ¿En qué momento se depositan los ingresos captados?
_________________________________________________________________________
5.- Describa brevemente el procedimiento para efectuar los depósitos
_________________________________________________________________________
6.- ¿Existe el registro de firmas ante los bancos autorizados para disponer de los
recursos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
CAJA CHICA
7.- ¿Cuál es el monto que se maneja en Caja Chica?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
8.- ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de caja?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
9.- ¿Posen políticas de manejo del fondo de caja chica?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
10.- ¿Poseen un Manual de Procedimientos, en el cual se especifique cada una de las
actividades a desarrollarse?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
11.- ¿La persona responsable del fondo realiza otras funciones?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
BANCOS
12.- ¿Cuantas cuentas bancarias maneja la institución?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
13.- Propósito con que fueron abiertas
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
14.- Cuantos funcionarios están facultados para firmar cheques, y son firmas
conjuntas o separadas?:
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
15.- ¿Con qué periodicidad se elaboran las conciliaciones bancarias?
_________________________________________________________________________
16.- ¿Quién efectúa las Conciliaciones Bancarias?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17.- ¿La persona que realiza las conciliaciones bancarias tiene otras funciones?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
18.- ¿A cargo de quien están las chequeras?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
19.- ¿Con qué frecuencia los firmantes asisten a la oficina para efectuar las firmas y
autorizaciones de los pagos respectivos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
ADQUISICIONES
20.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales y
suministros?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
21.- ¿El área de adquisiciones tiene un presupuesto definido?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
22.- ¿Qué áreas participan en la elaboración de presupuestos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
23.- ¿Qué aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de
compras, programas de producción, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos
productos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
24.- ¿El área de adquisiciones posee políticas de manejo internos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
25.- ¿Quién autoriza las compras?
_________________________________________________________________________
26.- ¿Quién autoriza las compras mayores?
_________________________________________________________________________
27.- Se verifica que en las requisiciones tramitadas, exista saldo presupuestario para
proceder la adquisición
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
28.- ¿En caso de que no exista presupuesto, qué procedimiento se sigue para su
autorización?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
29.- ¿Existe una sola persona encargada de manejar los ingresos y egresos de la
mercadería?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
30.- ¿Se realizan inventarios físicos?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
31.- ¿Se evalúa el desempeño de los trabajadores?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
32.- ¿Se reciben mercaderías a consignación?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
33.- ¿Se comunica el personal de control de inventarios sobre las funciones,
actividades y responsabilidades que tiene?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
34.- ¿Se controla o supervisa el desarrollo de las actividades del personal del área?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
PROVEEDORES
35.- ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por
pagar a proveedores?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
36.- ¿Cuál es el trámite de recepción y revisión de facturas
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
37.- ¿Cuál es el área responsable de ello?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
38.- ¿Hay métodos establecidos para controlar las facturas recibidas?
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
39.- ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos contraídos
con proveedores?
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40.- ¿Se tiene establecido la política de no firmar cheques en blanco o al portador?
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CONTABILIDAD Y RECURSOS FINANCIEROS
41.- ¿Se cuenta con un catálogo o Plan de Cuentas?
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42.- ¿El catálogo de cuentas comprende todas las cuentas y subcuentas del sistemas
contable?
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43.- Existen procedimientos establecidos y normas adoptadas para el manejo de las
distintas transacciones como son: compras, ventas, entradas, y salidas de caja, pagos,
entre otros…?
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44.- ¿Qué estados financieros se generan y con qué periodicidad?
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45.- ¿Hay un manual de contabilidad general?
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46.- ¿Existe un sistema presupuestal?
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ANEXO 05:
FORMATO DE ENCUESTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ENCUESTA APLICADA A CLIENTES
“La presente investigación tiene como principal objetivo la recolección de información pertinente
de tal modo que sustente el Proyecto de Investigación con el tema Sistema de Control Interno y
Gestión Financiera en la Unidad Educativa Cristiana Bautista de Sto. Dgo.”
PREGUNTAS:
1) ¿Cómo califica la atención brindada por la Unidad Educativa Cristiana Bautista?
Excelente
Buena
Regular
Mala
2) ¿La calidad del servicio que ofrecen el personal administrativo y docente de la
Institución es eficiente?
SI NO
3) ¿Considera necesario mejorar los procesos y gestión administrativa de la
Institución?
SI NO
4) ¿Qué tan importante es para usted la estructura organizativa?
Muy Importante
Importante
Poco Importante
Nada Importante
5) ¿Qué servicios y áreas cree usted que se deberían implementar?
Educación Pre Inicial
Educación a nivel del Jardín (otros paralelos)
Educación Secundaria
Mejorar la Infraestructura
Mejorar el cuerpo Docente
6) ¿Cree usted que existe personal calificado y eficiente?
SI NO
7) ¿Cómo califica usted los servicios educativos que presta la institución, en cuanto a
calidad?
Muy Buena
Buena
Regular
Mala
8) Si mejorara el nivel del servicio aportaría Ud., con mayor cuota US$
SI NO
“El saber es uno de los tesoros más preciados” Van Hord
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!