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FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
TESINA DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR EL TÍTULO
PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO
“MEJORAS EN EL CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA NAVARRA
S.R.L. DE LIMA DEL EJERCICIO 2015”
TÍTULO por el cual se opta:
CONTADOR PÚBLICO
TITULANDO:
MEZARINO RODRÍGUEZ, ENEÍDA JESSICA
Lima – Perú
2016
2
Dedicatoria:
ii
La presente investigación está
dedicada a las personas que hicieron
posible que logre una de mis metas.
Con mucho cariño para mi familia que
son mi razón y motivo de superación y
perseverancia.
3
Agradecimiento:
iii
A Dios, por brindarme la fortaleza y
sabiduría en todo momento de mi vida.
Agradezco a los profesores por su
asesoría y compartir sus conocimientos
para el desarrollo del presente estudio.
iii
4
RESUMEN
El presente trabajo de investigación titulado “Mejoras en el control interno de las
cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L. de Lima del ejercicio 2015” se
realizó con el objetivo de evitar pérdidas por riesgo de incobrabilidad de las cuentas
por cobrar comerciales mediante el fortalecimiento del sistema de control interno lo
que permitirá incrementar la liquidez de la Compañía. La investigación brindo la
posibilidad de entender las dificultades y debilidades del área de crédito y cobranza
de la empresa, siendo la principal causa la carencia de adecuadas políticas, normas
y procedimientos para la concesión de crédito.
Por ello se aplicó a la investigación el diseño de investigación no experimental de tipo
descriptivo, se recabó información cualitativa y cuantitativa de la empresa. El tipo de
investigación es mixta es decir documental y de campo. Las técnicas que se
utilizaron son análisis documental y entrevista. Los instrumentos usados son fichas
textuales, de resumen y cuestionario. Se tomó una muestra de diez colaboradores de
la empresa Navarra S.R.L. para quienes se utilizó un cuestionario de diez
preguntas.
Resultó que un buen porcentaje de los encuestados tenían conocimiento sobre la
falta de un adecuado control interno de las cuentas por cobrar la cual originaba una
alta morosidad debido a la deficiencia del proceso de cobranza e inadecuados
procedimientos en el otorgamiento de créditos a los clientes.
iv
5
ÍNDICE
Pág.
RESUMEN………………………………………………………………………….…..….…iv ÍNDICE…………………………………………………………………………………..….....v INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………....… xi CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Fundamentación del Caso…………………………………………………...…..…...14
1.1.1. Variable independiente: Control Interno……..…………………………..…..15
1.1.2. Variable dependiente: Cuentas por cobrar…………………………………21
1.2. Antecedentes históricos……………………………………………………………….24 1.2.1. Nacionales…………………………………………………………………...….24 1.2.2. Internacionales…………………………………………………………….……25 1.3. Definición Conceptual de Términos Contables………………………….................27
CAPÍTULO II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Descripción de la Realidad Problemática………………………………………......29 2.2. Delimitación de la Investigación……………………………………………..…….…30 2.2.1. Delimitación Espacial……………………………………………………….....30 2.2.2. Delimitación Temporal…………………………………………………………30 2.2.3. Involucrados…………………………………………………………………….30
2.3. Formulación del Problema de la Investigación……………………………………..30
2.3.1. Problema Principal…………………………………………………………..…30
v
6
2.3.2. Problemas Secundarios………………………………………..………………31
2.4. Objetivos de la Investigación………………………………………………..……..…31
2.4.1. Objetivo General……………………………………………………….….…....31 2.4.2. Objetivos Específicos…………………………………………………….…….31
2.5. Indicadores de Logros de Objetivos…………………………...……………………32 2.6. Justificación e Importancia……………………….………………………………..…32 2.6.1. Justificación……………………………………………………………………32 2.6.2. Importancia…………………………………………………………………….33 2.7. Limitaciones: De tiempo, de Información, y Económicas………………...…..…..34 CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3.1. Diseño de la Investigación…………………………………………………………....35 3.2. Método de la Investigación……………………………………………………………35 3.3. Tipo de Investigación………………………………………………………………….36 3.4. Técnicas e Instrumentos………………………………………………………………36 3.4.1. Técnicas…………………………………………………………………………36 3.4.2. Instrumentos...……………………………………………………….…….…...38 3.5. Medición de Variables-indicadores…………………………………………………..39 3.6. Elaboración de Instrumentos……………………………………………………...…41 CAPÍTULO IV CASO PRÁCTICO 4.1. Planteamiento del caso práctico………………………..…………………….….…..43 4.1.1. Descripción de la empresa……………………………………………………44 4.2. Estructura orgánica………………………………………………………….….……..44 4.2.1. Funciones por áreas……………………………………………………………44 4.2.2. Organigrama…………………………………………………………………….52
vi
7
4.2.3. Estructura por cliente…………………………………………………………..52 4.2.4. Proceso de venta a crédito……………………………………………………53 4.2.5. Segregación de funciones……………………………………………………..53 4.3. Estados Financieros………………………………………………………..………....59 CAPÍTULO V RESULTADOS 5.1. Descripción e Interpretación de Resultados …………………….…………………63 5.2. Propuestas de alternativas……………………………………………………………72 CAPÍTULO VI ESTANDARIZACIÓN 6.1. Normas Técnicas………………………………………………………………...…….73 6.1.1. Normatividad contable-financiera……………………………………………73 CONCLUSIONES…………………………………………………………………………...76 RECOMENDACIONES………………………………………………………………….….77 BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………...79 ANEXOS
Anexo 1: Matriz de consistencia…………………………………………………………..81
Anexo 2: Solicitud de crédito de la empresa…………………………………………….82
vii
8
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro 01: Variable independiente…………………………….……………………………...17 Cuadro 02: Variable dependiente………………………………………………………………22 Cuadro 03: Objetivos e indicadores……………………………………………………….…...32 Cuadro 04: Técnicas e Instrumentos de investigación……………………………………....38 Cuadro 05: Matriz de planificación para los procedimientos de recogida de datos………39
Cuadro 06: Matriz de operacionalización de las variables e indicadores……………….....40
Instrumento 01: Cuestionario…………………………………………………………….……..42
Cuadro 07: Reporte de clientes de la empresa Navarra S.R.L……………………….……51
Cuadro 08: Organigrama de la empresa Navarra S.R.L…………………………………….52
Cuadro 09: Segregación de funciones de la gestión de las cuentas por cobrar………...54
Cuadro 10: Flujograma del proceso de otorgamiento de crédito…………………..……....56
Cuadro 11: Flujograma con mejoras en el proceso de otorgamiento de crédito…………57
Cuadro 12: Riesgos y control…………………………….…………………….………….……58
Cuadro 13: Estado de Situación Financiera de Navarra S.R.L………….…….…………....59
Cuadro 14: Estado de Resultados de Navarra S.R.L.……………………………………….60
Cuadro 15: Estado de Situación Financiera (con provisión cobranza dudosa)…………...61
Cuadro 16: Estado de Resultados (con provisión de cobranza dudosa)…………………..62
Cuadro 17: Encuesta pregunta Nº 01………………………………………………………….63
Cuadro 18: Encuesta pregunta Nº 02………………………………………………………….64
Cuadro 19: Encuesta pregunta Nº 03………………………………………...………………..65
viii
9
Cuadro 20: Encuesta pregunta Nº 04…………………………………………...……………..66
Cuadro 21: Encuesta pregunta Nº 05……………………………………………….…………66
Cuadro 22: Encuesta pregunta Nº 06………………………………………………..………...67
Cuadro 23: Encuesta pregunta Nº 07………………………………………………..………...68
Cuadro 24: Encuesta Pregunta Nº08………………………………………………………….69
Cuadro 25: Encuesta Pregunta Nº 09…………………………………………………………70
Cuadro 26: Encuesta Pregunta Nº 10……………………………………………………..…..71
ix
10
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico 01: Estadística pregunta Nº 01……………………………..…..………….………….64 Gráfico 02: Estadística pregunta Nº 02………………...………………………………...……64 Gráfico 03: Estadística pregunta Nº 03………………………………..………………………65 Gráfico 04: Estadística pregunta Nº 04……………………………………..…………………66 Gráfico 05: Estadística pregunta Nº 05……………………………………..…………………67 Gráfico 06: Estadística pregunta Nº 06………………………………………………………..68 Gráfico 07: Estadística pregunta Nº 07…………………………………………….………….68 Gráfico 08: Estadística pregunta Nº 08……………………………………………..…………69 Gráfico 09: Estadística pregunta Nº 09…………………………………………….………….70 Gráfico 10: Estadística pregunta Nº 10…………………………………………………..……71
x
11
INTRODUCCIÓN
La presente investigación lleva por título “Mejoras en el control interno de las cuentas por
cobrar de la empresa Navarra S.R.L. de Lima del ejercicio 2015” busca resolver el
problema de la aplicación de inadecuadas políticas, normas y procedimientos para la
concesión de créditos a sus clientes, mediante la propuesta de mejoras al sistema de
control interno, el cual es importante para el otorgamiento de crédito y lograr una
eficiente cobranza y consecuentemente aumentar la solvencia de la empresa.
En el Capítulo I, Marco Teórico, inicia con la fundamentación de la investigación donde se
describen las variables y analiza la incidencia de la variable independiente referido al
control Interno, sobre la variable dependiente cuentas por cobrar que se interrelacionan
en un momento dado en la empresa Navarra S.R.L. Así mismo se exponen antecedentes
de estudios de otras investigaciones sobre el tema tratado y conceptos de términos más
utilizados en el estudio.
En el Capítulo II, Planteamiento del Problema, describe la Realidad Problemática de la
empresa Navarra S.R.L. que radica principalmente en la evidencia de fallas en el control
de las cuentas por cobrar, debido a la aplicación ineficiente de políticas, normas y
procesos para el otorgamiento de crédito, ocasionando que los saldos de las cuentas por
cobrar se incrementen en los estados financieros a causa de la morosidad de los clientes.
xi
12
En el Capítulo III, Para el diseño del presente trabajo se aplicó la investigación no
experimental de tipo descriptivo y se ha desarrollo la investigación documental y de
campo, para la búsqueda de información se utilizaron varias fuentes de información
físicas: libros, revistas científicas, tesis, vídeos, audios; virtuales: Pdfs, revistas virtuales e
información que se encuentra en Internet.
En el capítulo IV, Caso Práctico, presenta las razones por la que Navarra S.R.L. debe
incursionar en una alternativa para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar,
donde una de las características debería ser mejorar e implementar políticas, normas y
procesos para la concesión de créditos a los clientes.
En el capítulo V, se expone el resultado de las encuestas efectuadas a las áreas de
ventas, crédito y cobranza, tesorería y contabilidad de la empresa. También planteamos
alternativas y/o propuestas para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar en la
empresa, que permita darle solución al riesgo de incobrabilidad y evitar los problemas de
liquidez y solvencia de manera que, dicha salida sea aplicable a otras empresas en
situaciones similares.
En el capítulo VI, Estandarización, citamos las Normas legales y técnicas vigentes en la
República del Perú, que de forma directa e indirecta guardan relación con el control de
las cuentas por cobrar.
Las fuentes de información según su naturaleza aplicadas en el presente trabajo de
investigación son primarias y secundarias; por lo tanto, las fuentes utilizadas son: libros,
informes de investigación, tesis, Pdf. entre otros autores reconocidos.
xii
13
La investigación abarca únicamente a la empresa Navarra S.R.L. dedicada a la actividad
de impresión (Composición y fotocomposición, servicios de fotograbado, impresiones de
clichés y grabados), desarrollándose como productor, distribuidor y proveedor de
servicios.
Durante la elaboración de la investigación se presentaron varias limitantes como por
ejemplo la falta de información para entender el proceso del otorgamiento de crédito de
cuentas por cobrar, debido al hermetismo de algunos miembros de las áreas de la
empresa. El período de tiempo de recolección de la información comprende 4 meses a
partir de setiembre de 2016.
En conclusión, el mejorar el control interno de las cuentas por cobrar implica cambios e
implementación de políticas, normas y procedimientos para lograr una eficiente
administración de ellas, garantizando la reducción de todos los errores que se presenten
y en consecuencia lograr el mejoramiento de la liquidez de la empresa.
xiii
14
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
El presente capítulo describe, fundamentos, conceptos e ideas relacionadas con el
proyecto; las secciones son: fundamentación del caso, antecedentes históricos, definición
conceptual de términos contables y variables.
1.1. Fundamentación del Caso
Con referencia al tema investigado las cuentas por cobrar provenientes de créditos
otorgados a clientes deben ser manejados a través de la aplicación eficiente de
políticas, normas y procedimientos, que lograran mejorar la administración de estas,
así mismo se podrá resolver el problema recurrente de incobrabilidad y disminuir el
efecto adverso en los resultados económicos de la entidad.
Las cuentas por cobrar comerciales-terceros están constituidas por la acreencia que
se tiene con las entidades o personas a las que la empresa vende sus bienes o
presta servicios propios de su giro, es decir, que adeudan a la empresa ya sea por la
adquisición de mercaderías y/o obtención de un servicio en razón de la explotación
del giro del negocio. De esta forma, aquellas ventas de bienes y/o servicios, que no
15
constituyen operaciones propias del giro del negocio, no deben considerarse en el
rubro cuentas por cobrar comerciales1.
Así mismo las cuentas por cobrar deben incluir todos los derechos exigibles a
clientes por la venta de bienes o servicios brindados a crédito, excluyendo las
partidas como documentos por cobrar, préstamos a funcionarios o empleados,
anticipos a vendedores que no surgen del curso ordinario de los negocios. También
el control interno de las cuentas por cobrar a terceros debidamente aplicado reduciría
los riesgos de morosidad y mejoraría su cobrabilidad, reflejándose positivamente en
la solvencia de la empresa.
Desde el aspecto práctico, la investigación fue relevante para mejorar el control
interno de las cuentas por cobrar, al no haber demostrado eficiencia en su
administración por lo que se ha incurrido en pérdidas por incobrabilidad, sin
embargo no fue seguido por un crecimiento equivalente en la capacidad de la
empresa de mejorar la cobranza y proporcionar las condiciones para un
crecimiento sostenible que conlleve a un desarrollo económico.
1.1.1. Variable Independiente: Control Interno
La gestión se mide por resultados y para que eso suceda se debe establecer
un mejor control interno, un eficaz manejo de información obtenida de las
áreas de la empresa. Mantener un control permanente es indispensable para
todo tipo de empresas para que contribuya al propósito de la administración,
así mismo la información que se obtiene para la elaboración de los estados
financieros deben pasar por filtros que permitan reducir los posibles errores.
1 Cfr. Ortega y otros 2010:39-40
16
La implementación y mejora de sistemas de control en las entidades
permiten lograr mejores resultados en su gestión.
“El control interno comprende el plan de organización y conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”. (Estupiñan 2006:19)
Según la cita, toda organización se rige en base a planes y programas que
deben ser direccionados y evaluados por la administración en función a las
acciones desarrolladas por las diferentes áreas de la entidad,
salvaguardando sus bienes y asegurándose que los registros contables sean
oportunos y veraces.
Los sistemas de control aplicados eficientemente con políticas y
procedimientos en una empresa reducen los riesgos.
“Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos comprenden el control interno de la entidad (...)”. (Arens, Randal y Beasley 2007:270)
Como afirma la cita, los controles que se aplican en las organizaciones
permiten lograr los objetivos y alcanzar los fines establecidos. Así mismo el
control es un proceso que contribuye al crecimiento de la empresa,
mejorando la rentabilidad, brinda seguridad razonable de las actividades y
ayuda a prevenir errores materiales en la información obtenida para que sea
confiable y coadyuve a la toma de decisiones.
17
CUADRO Nº 01 VARIABLE INDEPENDIENTE
Variable Dimensión Indicador
Control Interno
Componentes de control
interno. Medición, análisis y mejora
Período promedio de cobro.
Rotación de cuentas por cobrar.
Porcentaje de deuda vencida.
Antigüedad promedio de cuentas por cobrar.
En el cuadro se puede apreciar la variable independiente, el control interno es
un sistema determinante en cualquier empresa.
Componentes del Control Interno
El Marco integrado de control interno es el primer informe establecido por
COSO, comprende cinco componentes interrelacionados. Estos se derivan de
la forma como la administración conduce el negocio y están integrados con el
proceso de gestión, los componentes son: 1. Ambiente de control, 2.
Evaluación del riesgo, 3. Actividades de control, 4. Información y
comunicación y 5. Monitoreo2.
A demás este marco fue el punto de partida para facilitar a las empresas la
evaluación de sus actividades y mejorar sus sistemas de control interno e
identificar los componentes del control que serán desarrollados por la
administración de la empresa.
2 Cfr. Cuellar 2009: 1-3
Fuente: Elaboración propia
18
1) El ambiente de control, consiste en acciones, políticas y procedimientos
que reflejan las actitudes generales de los altos niveles de la administración,
directores y propietarios de una entidad en cuanto al control interno y su
importancia para la organización3.
Es necesario que todos los integrantes de una organización comprendan que
el control es importante para la administración al igual que su compromiso y
responsabilidad por parte de ellos, para que los objetivos se lleven a cabo de
forma eficaz. Entonces este componente repercute en la organización como
en la distribución de las acciones comerciales, en la instauración de fines y
la valoración de riesgos, que deben ser tomados en cuenta por la
administración. Este componente es importante porque a través de él se
podrán sustentar los otros elementos de control interno.
2) Evaluación del riesgo, para los dictámenes financieros es la identificación
y análisis de los riesgos relevantes de la administración para la preparación
de los estados financieros de conformidad con los principios contables
generalmente aceptados. La identificación y análisis del riesgo es un proceso
en curso y un componente crítico del control efectivo interno4.
Asimismo la dirección debe orientarse en los riesgos que se presenten en
los diferentes niveles de la entidad y aplicar medidas indispensables para su
reducción. Además se debe mejorar en las organizaciones los mecanismos
de control que permitan identificar los riesgos probables que pueden provenir
3Cfr. Arens y otros 2007:275 4 Cfr. Arens y otros 2007:277
19
de agentes internos o externos que luego se traduzcan en impedimentos
para la realización de las metas trazadas por la administración.
Igualmente uno de los objetivos fundamentales de una organización debe ser
el reconocimiento de las contingencias y probables errores que vayan a
provocar el incumplimiento de los mismos.
3) Actividades de control, Son aquellas que realizan la gerencia y demás
personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades
asignadas que a su vez están expresadas en políticas, sistemas y
procedimientos, como de diferentes características pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas,
preventivas o detectivas; son importantes por ser el medio idóneo de asegurar
en mayor grado el logro de objetivos5.
En este sentido la dirección realiza acciones de control al interior de la
entidad en las áreas y en las operaciones que se efectúan, pero es
necesaria la colaboración de sus miembros cumpliendo con sus funciones y
responsabilidades asignadas; estas medidas utilizadas con diferentes
procedimientos reducirán los riesgos permitiendo lograr los objetivos
determinados.
También las acciones de control son implementadas por la dirección para la
utilización eficaz de los bienes, mediante políticas que posibiliten establecer
las medidas necesarias para controlar los riesgos y minimizar las perdidas.
4) El propósito del sistema de Información y comunicación, de
contabilidad de la entidad es iniciar, registrar, procesar e informar de las
5 Cfr. Estupiñan 2006:32-33
20
operaciones de la entidad y mantener la responsabilidad por los activos
relacionados. Una información contable y sistema de comunicación tiene
varios subcomponentes que, por lo general, están compuestos por diferentes
tipos de transacciones como ventas, devoluciones de ventas, entradas de
efectivo, adquisiciones, etc.6
Sin embargo la comunicación de las actividades desarrolladas por los
diversos tipos de transacción que realiza la organización deben ser
procesadas por el área de contabilidad de forma fiable. Este componente del
control interno está repartido en toda la organización cumpliendo una serie
de objetivos, para los cuales se deben aplicar controles sobre los sistemas de
comunicación vinculada con el desarrollo de las técnicas implementadas.
De igual manera la información contable debe ser proporcionada en forma
oportuna así como la referida a las evidencias obtenidas producto de la
valoración de control interno, para que luego se puedan tomar las medidas
correctivas adecuadas.
5) Las actividades de monitoreo, se refieren a la evaluación continua o
periódica de la calidad del desempeño del control interno por parte de la
administración, con el fin de determinar qué controles están operando de
acuerdo con lo planeado y que se modifiquen según los cambios en las
condiciones. La información que se está evaluando proviene de varias
fuentes, incluyendo los estudios existentes de controles internos, informes
internos del auditor, informes de excepciones sobre actividades de control7..
6Cfr. Arens y otros 2007:281 7Cfr. Arens y otros 2007:282
21
Entonces se debe efectuar un seguimiento continuo a los procesos de control
desarrollados por la administración, así mismo una supervisión constante de
las actividades desarrolladas en los diferentes niveles de la organización para
que los sistemas de control permitan evaluar su efectividad.
Al respecto los controles implementados en las organizaciones deben ser
monitoreados a través de supervisiones permanentes de las actividades que
realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones, los que luego son
comunicados a la administración para su conocimiento y realizar los
correctivos si estos fueran necesarios.
1.1.2. Variable Dependiente: Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar comerciales constituyen el crédito que la empresa
concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de
un negocio, como resultado de la entrega de bienes o servicios. Con el
objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la
mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito8.
Por ello, las cuentas por cobrar provienen de las actividades propias de la
entidad que se convierten en cantidades de dinero procedentes de la venta
bienes o servicios a crédito que es una forma de captar clientes.
Las cuentas por cobrar significan derechos de la empresa exigibles a los
clientes a los cuales se les ha concedido un crédito.
8 Cfr .Lizárraga 2010:vii
22
“Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan también cuentas comerciales(al cobro), son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las ventas hechas a crédito. Las cuentas por cobrar sirven como una cuenta de control (…)”.(Horngren, Harrison y Oliver 2010:430)
Según la cita, las transacciones comerciales realizadas a crédito deben ser
consideradas como ingresos que serán cobradas en los tiempos acordados
con los clientes.
Se dan otras operaciones que no corresponden a las actividades económicas
de la empresa sino se trata de préstamos al personal y otras situaciones.
“Las cuentas por cobrar incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que surgen de la venta de bienes o servicios, sino también una diversidad de derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a subsidiarias, derechos frente a diversas firmas y avances a proveedores”. (Whittington y Pany 2000:345)
De acuerdo a la cita, también se presenta la exigencia de derechos con el
personal de los diferentes niveles jerárquicos quienes han contraído una
obligación con la empresa.
CUADRO Nº 02
VARIABLE DEPENDIENTE
Variable Dimensión Indicador
Cuentas Por Cobrar
Cobranza .
Promedio de Saldos de cuentas por cobrar.
Porcentaje de morosidad de créditos otorgados.
Fuente: Elaboración Propia
23
En el cuadro se puede percibir la variable dependiente, las cuentas por
cobrar que son cuentas importantes que significan el sustento de los ingresos
en la empresa, por ello se debe mantener una eficiente cobranza y ser muy
estrictos con los clientes morosos.
Es muy importante realizar una apropiada administración de las cuentas por
cobrar, corrigiendo si fuera necesario y estableciendo procedimientos
administrativos que permitan alcanzar efectividad en su control interno para
lograr la recuperación de los créditos otorgados con ello reducir la morosidad
y obtener liquidez.
Las medidas a ser aplicadas de control interno son de carácter enunciativo y
al ser no limitativos pueden ser ampliados y mejorados de acuerdo a la
demanda y necesidades de la organización, logrando la eficiencia en las
operaciones para que el control interno sea eficaz.
Un sistema de control interno es susceptible de perfeccionarse optimizando y
aumentando la calidad de los procesos, fortaleciendo los instrumentos
internos para responder a los requerimientos del mercado, a la búsqueda de
nuevos clientes; la mejora de procesos es un desafío para toda organización
que busca seguir creciendo y posesionándose en el mercado competitivo.
Lograr la mejora continua de la calidad de un sistema de control interno
puede ser mediante la disminución de errores, el aumento de la eficacia y
eficiencia, la solución de problemas y eliminación de riesgos posibles. Esto
implica que todos los miembros de la entidad deben procurar desempeñarse
bien permanentemente, por ello una empresa necesita de personal
24
competente, responsable y que sepa lo que debe mejorar en su área para el
logro de objetivos y metas de la empresa.
1.2. Antecedentes históricos
1.2.1. Nacionales
A nivel nacional, existen trabajos de investigación sobre control interno de
cuentas por cobrar pero son muy limitados, sin embargo existen trabajos,
abordados de manera independiente.
A) En la tesis presentada por Ericka Díaz (2014) de la Universidad Nacional
de Trujillo, titulada “Propuesta de un sistema de control Interno para el área
de ventas y su incidencia en su gestión económica financiera de la empresa
Gran Hotel El Golf Trujillo S.A.”, para optar el título de Contador Público, en
el que concluye lo siguiente:
El control interno es un proceso permanente y continúo, en el cual se usan
métodos y procedimientos que en forma coordinada es necesario adoptar
para salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
información financiera y la eficiencia de las operaciones y adherencia a las
políticas prescritas por la administración.
En este sentido, Díaz nos ayuda a enfocar el problema que tiene una
empresa cuando existe un ineficiente control interno y lo importante que
resulta confirmar la información de las operaciones siguiendo las reglas
aplicadas por la dirección para reducir los posibles errores.
25
B) En la tesis presentada por Víctor Aguilar (2013) de la Universidad San
Martín de Porres, titulada “Gestión de cuentas por cobrar y su incidencia en la
liquidez de la empresa contratista corporación petrolera S.A.C.” año 2012,
para optar el título de Contador Público, en el que concluye lo siguiente:
El análisis de las cuentas por cobrar puede ser un factor determinante al
momento de tomar una decisión relacionada con la aplicación de políticas de
crédito y cobranza. Las ventas al crédito presentan beneficios pero también
provocan riesgos, por ello, se debe considerar la aplicación de una política
efectiva de la administración del crédito. La eficacia de las políticas de crédito
de una empresa puede ejercer un impacto significativo en su desempeño
general, y para que una empresa esté en condiciones de otorgar crédito a sus
clientes debe: establecer políticas de crédito y cobranza, y evaluar a cada
solicitante de crédito en particular.
Según el texto descrito, Aguilar relaciona la administración de las letras por
cobrar con la aplicación de una serie de normas efectivas que reduzcan los
riesgos al conceder créditos a los clientes. Se concluye que el control
interno de las cuentas por cobrar representa una de las herramientas más
significativas y resaltantes de la práctica empresarial.
1.2.2. Internacionales
Trabajos internacionales de investigación sobre Control Interno de cuentas
por cobrar son muy limitados. Sin embargo, existen algunas investigaciones,
abordadas de manera independiente.
26
A) En la tesis de Luis Rodríguez (2008), Universidad de Oriente Núcleo de
Sucre de Venezuela, denominada “Control interno aplicado a las cuentas por
cobrar de la empresa Cadafe, Región Uno”, para optar el título de
Licenciatura en Contaduría Pública, en el que concluye lo siguiente:
Las empresas comerciales realizan una serie de operaciones necesarias para
cumplir con los objetivos establecidos, entre las que se encuentran la
adquisición de obligaciones por terceros, la cual constituye un activo que
normalmente se hace exigible dentro del plazo de un año aproximadamente,
a partir de la fecha en que es adquirida la deuda. Así mismo las cuentas por
cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. El
control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles
de dirección y administración de la empresa.
En tal sentido, Rodríguez afirma que un debido control interno de las cuentas
por cobrar apoyado en métodos establecidos puede garantizar la disminución
de errores que se puedan presentar. Lo que se pretende es resolver los
problemas de morosidad para mejorar los ingresos de la empresa.
B) En la tesis de Ariana Murillo (2013), Universidad Rafael Urdaneta de
Venezuela, denominada “Auditoría interna para el control contable y
administrativo de las cuentas por cobrar en empresas concesionarias el
Municipio Maracaibo”, para optar el grado de Contador Público, en el que
concluye lo siguiente:
Una de las posibles causas de la disminución de la utilidad en beneficio de
una empresa puede ser el incumplimiento, por parte de sus deudores, en las
cuentas por cobrar, ya que, por una parte se verá afectada la capacidad de
27
operación del inventario debido a un incremento en los costos operativos
generados por la prestación del servicio, lo cual se debe tener presente a la
hora de establecer controles interno, así como la capacidad de pago debido a
la imposibilidad del efectivo. Para las empresas es importante adoptar una
actitud de mantenimiento y actualización de los controles internos de las
cuentas por cobrar.
Según el texto, Murillo manifiesta que uno de los problemas más latentes que
suele presentarse es la cartera de clientes morosos, debido una ineficiente
política de cobranza, producto de un mal control administrativo el cual debe
ser permanentemente actualizado y supervisado para contrarrestar el efecto
negativo en la organización.
1.3. Definición Conceptual de Términos Contables
Carta Fianza.- Es un contrato que representa una forma de financiamiento como
una garantía que brindan entidades financieras a las personas naturales, jurídicas
o empresas que lo soliciten, en caso de incumpliendo del deudor, en virtud del cual
el fiador asume la obligación.
Crédito.- Es una operación financiera que puede ser un préstamo de dinero o una
transacción comercial a cambio de un pago en efectivo en un tiempo determinado.
Garantía real.- Es cuando el cumplimiento de su obligación se encuentre
garantizado con bien determinado; es el caso de la hipoteca de garantía inmobiliaria
y anticresis. De igual modo, es cuando el deudor ofrece como aval un bien propio o
de otra persona para obtener un crédito.
28
Incobrabilidad.- Es la situación que se presenta cuando no se puede recuperar un
crédito otorgado a un cliente por una transacción, se asume el hecho cuando se da
una morosidad prolongada.
Límite de crédito.- Es la cantidad máxima que un acreedor establece para el
otorgamiento de un crédito a un deudor.
Liquidez.- Es la disposición que tiene una persona o empresa para asumir sus
obligaciones con terceros.
Política de Créditos.- Cuando se toma la decisión de conceder crédito a un cliente
fijando condiciones específicas y reglas claras para su otorgamiento, de tal manera
que en el futuro no se presente el problema de morosidad.
Riesgo de Crédito.- Al conceder un crédito al cliente siempre estará presente la
posibilidad de un riesgo en la capacidad y cumplimiento de pago.
Rotación de Cuentas por cobrar.- Viene a ser un indicador que permitirá conocer
la celeridad y movimiento con que se recobran los créditos otorgados.
Segregación de funciones.- Es un control que busca impedir que una misma
persona asuma dos o más responsabilidades de funciones diferentes.
29
CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. Descripción de la Realidad Problemática
En la actualidad las empresas se enfrentan a condiciones de competencia y deben
estar a la vanguardia de los avances tecnológicos para obtener un gran rendimiento
y calidad en las actividades que desarrollan. Las empresas inician la búsqueda de
herramientas que permitan mejorar su actividad, cubriendo las necesidades de sus
clientes y logrando elevados niveles de liquidez.
La globalización de los mercados y el avance de nuevas tecnologías de la
información, han llevado a que las empresas tengan como objetivo fundamental el
crecimiento y con ello mejorar sus sistemas de control adecuándose a los cambios,
por ejemplo una empresa que empezó sus actividades en el año 2010 será muy
distinta en el año 2017 en ese caso el control interno tiene que mejorar de acuerdo a
los requerimientos y crecimiento de la empresa.
De esta forma, las ventas o la prestación de servicios a crédito han cambiado en los
últimos años transformándose en un medio de ingresos consistente para varias
empresas, es el caso de la empresa Navarra S.R.L.
Así mismo, en las empresas radica el problema de la falta de un control interno y
la morosidad de sus clientes implica un riesgo, ya que ésta considera contar con
30
dicho ingreso, pero al no lograrlo puede conducir a que la empresa no pueda asumir
sus compromisos de pago a corto plazo. En consecuencia el tiempo de cobranza se
prolonga a periodos más extensos debido a que no se han aplicado políticas de
crédito eficientes, lo que ha generado una amenaza de incobrabilidad en perjuicio de
la liquidez de la empresa.
2.2. Delimitación de la Investigación
2.2.1. Delimitación Espacial
La investigación se efectuó en el área de contabilidad, crédito y cobranza de
la empresa Navarra S.R.L. en el distrito de Santa Anita, Lima-Perú.
2.2.2. Delimitación Temporal
La investigación se ha ejecutado en el periodo correspondiente al año 2015.
2.2.3. Involucrados
Las personas quienes facilitaron el acceso a la información para poder
desarrollar esta investigación son el Jefe del área de contabilidad, Jefe del
área de crédito y cobranza, el asistente y el encargado de cobranza de la
empresa Navarra S.R.L.
2.3. Formulación del Problema de la Investigación 2.3.1. Problema Principal
¿Por qué realizar mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la
empresa Navarra S.R.L.?
31
2.3.2. Problemas Secundarios
1. ¿De qué manera se puede mejorar el control interno de la cuentas por
cobrar en la empresa Navarra S.R.L.?
2. ¿De qué manera las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar
disminuye los riesgos de la empresa Navarra S.R.L.?
3. ¿De qué manera se logra efectos positivos en la gestión económica,
mejorando el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa
Navarra S.R.L.?
2.4. Objetivos de la Investigación
Cuando se selecciona un tema de investigación se debe proceder a plantear los
objetivos de la investigación que resultan después de formular el problema, los
cuales son importantes para la elección entre diferentes alternativas estableciendo
propuestas que posibiliten resolver los problemas.
2.4.1. Objetivo General
Proponer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la
empresa Navarra S.R.L.
2.4.2. Objetivos Específicos
1. Establecer las mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar de la
empresa Navarra S.R.L.
2. Determinar las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar para
reducir los riesgos de la empresa Navarra S.R.L.
3. Definir cuáles son los efectos positivos en la gestión económica,
mejorando el control interno de las cuentas por cobrar de la empresa
Navarra S.R.L.
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2.5. Indicadores de logros de objetivos.- Muestra los objetivos específicos que la
empresa quiere lograr y los indicadores.
CUADRO Nº 3
OBJETIVOS E INDICADORES
2.6. Justificación e Importancia
2.6.1. Justificación
Esta investigación es relevante para las empresas que presentan el problema
de incobrabilidad causados por la práctica de inadecuadas políticas y
procesos para la concesión de créditos a sus clientes. Asimismo servirán las
propuestas que se establezcan para ayudar a mejorar la situación de las
empresas a través de un adecuado sistema de control interno de las cuentas
por cobrar que permita detectar a tiempo sucesos que pueden llegar a
impactar de manera negativa los resultados de la organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS INDICADORES
1. Establecer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar.
2. Determinar si las mejoras del
control interno de las cuentas por cobrar reduce los riesgos al conceder créditos.
3. Definir los efectos positivos en
la gestión económica, mejorando el control interno de las cuentas por cobrar.
*Período promedio de cobro *Rotación de cuentas por cobrar *Porcentaje de deuda vencida *Antigüedad promedio de cuentas por
cobrar
*Promedio de saldos de cuentas por cobrar.
*Porcentaje de morosidad de créditos
otorgados.
Fuente: Elaboración propia
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Este estudio busca dar a conocer que un eficiente control interno de las
cuentas por cobrar reduce los riesgos para mejorar la gestión económica de
la empresa, empleando y desarrollando conocimientos avalados por distintos
autores relacionados a ambas variables de la investigación como son: control
interno y cuentas por cobrar. De esta manera, aportaremos resultados
importantes que cooperen a otras investigaciones relacionadas al tema.
El desarrollo de la presente tesina tiene como una de sus principales objetivos
contribuir con alternativas para mejorar el sistema de control interno de las
cuentas por cobrar en las empresas, planteando mejoras en las políticas y
procedimientos para el otorgamiento de créditos que contribuirán a hacer
más eficiente la cobranza, reducir la cartera morosa y aumentar su liquidez
logrando estabilizar la situación económica y social de las mismas.
2.6.2. Importancia
El estudio fue realizado con la finalidad de conocer las causas que producen
la incobrabilidad de las cuentas por cobrar en la empresa Navarra S.R.L. y
establecer mejoras en su control interno. La actividad que cumple el área de
crédito y cobranza es fundamental e indispensable y debe desarrollar a
cabalidad sus funciones basadas en eficientes acciones a través de las
cuales logre sus objetivos y metas.
Cuanto más grande y compleja sea una empresa las responsabilidades son
mayores y es cuando se hace indispensable un buen sistema de control, en
esta investigación proporcionaremos sugerencias para las mejoras en el
control interno de las cuentas por cobrar, contribuyendo de esta forma en la
solución del problema que se presenta en la empresa.
34
2.7. Limitaciones
Durante el desarrollo de la investigación se presentaron varias dificultades para
establecer reuniones con el personal del área de crédito y cobranza de la empresa,
debido a la poca disponibilidad de tiempo y las múltiples labores de las personas
que trabajan en el área mencionada. El tiempo fue un limitante porque solo se contó
con cuatro meses para elaborar la tesina.
Dificultad de obtener información del proceso de las cuentas por cobrar, debido al
hermetismo de los algunos miembros de las áreas de la empresa.
Recursos Bibliográficos: Existió el material necesario como libros y revistas
localizados en las diferentes bibliotecas de universidades privadas y públicas de
Lima Metropolitana. Así como textos y artículos virtuales.
Recursos Económicos: La investigación estuvo sustentada por los recursos
financieros previstos de manera personal.
35
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1. Diseño de la Investigación
Estuvo basado en un diseño no experimental - descriptivo, donde los datos
investigados fueron logrados por observación directa y analizados e interpretados
de acuerdo a la realidad de la empresa Navarra S.R.L.
Sin embargo esta investigación tuvo como objetivos describir las variables y analizar
la incidencia de la variable independiente referido al control Interno, sobre la variable
dependiente cuentas por cobrar que se interrelacionan en un momento dado en la
empresa en el área de crédito y cobranza.
3.2. Método de la Investigación:
Dentro del entorno del método científico, se hará uso del método lógico de la ciencia,
es decir, la deducción, la inducción, el análisis y la síntesis.
3.2.1. El método inductivo, permitió evaluar a la empresa materia de investigación
de manera individual, verificando si utilizan procesos de control interno
adecuados en la gestión de las cuentas por cobrar y analizar las diversas
políticas establecidas en el área de crédito y cobranza para luego llegar a
conclusiones generales con respecto a las diversas empresas del mismo rubro.
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3.2.2. El método deductivo, ha permitido analizar e interpretar la información
general obtenida de empresas del mismo rubro y aplicarla a nuestro trabajo de
investigación en forma individual y específica a cada proceso en el
otorgamiento de crédito a los clientes.
3.2.3. Método de análisis, consistió en la recolección de información por separado y
en forma individual de las variables: control interno y cuentas por cobrar, con
documentos y datos proporcionados por personal de la empresa. Con esto se
logró conocer el objeto de estudio de forma más precisa para luego plantear
recomendaciones.
3.2.4. Método de síntesis, es un procedimiento mental que a través del cual se
estableció la integración entre los elementos previamente analizadas como el
control interno de las cuentas por cobrar, además permitió obtener
conocimiento y conocer los aspectos básicos en una perspectiva de totalidad
de las variables estudiadas.
3.3. Tipo de Investigación
La investigación fue de carácter mixto porque combina la investigación documental y
el trabajo de campo que radica en la recopilación de fuentes de información, con la
ayuda de libros, documentos, revistas, textos virtuales, entrevistas y encuestas, que
fueron de ayuda necesaria para desarrollar el presente trabajo de investigación.
3.4. Técnicas e instrumentos 3.4.1.Técnicas
Para la recolección de datos se utilizaron la observación directa y análisis de
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documentos y la fuente primaria para la recolección de datos, lo integraron el
personal que trabaja en el área de crédito y cobranza y contabilidad.
Las técnicas que hemos utilizado en la elaboración del presente trabajo son:
Observación directa
En la presente investigación se aplicó esta técnica con el fin de entender al
detalle la naturaleza a investigar, con la recolección de datos, sucesos y
fenómenos; se recogió información desde afuera sin intervenir para nada en
el hecho investigado y nos fue útil al permitir obtener datos de la situación
organizativa de la empresa.
Análisis documental
Se efectuó el análisis de los problemas con las cuentas por cobrar con el fin
de describirlos e identificar factores y vías de solución. Las fuentes
documentales utilizadas fueron: Documentos impresos, comprobantes de
pago, reporte de cobranza, contratos de venta, estados financieros. Además
contamos con la elaboración de las fichas textuales y fichas de resumen.
Entrevista
Es una técnica que permitió recopilar información correspondiente a la
investigación, los resultados a lograr en la misión dependió en gran medida
del nivel de comunicación entre el investigador y los participantes en la
misma.
Encuesta
Es una técnica que permitió recabar información a través de un cuestionario
el cual fue elaborado anticipadamente, mediante el cual se pudo obtener la
opinión o criterio de las personas seleccionadas en una muestra sobre el
tema materia de estudio.
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3.4.2. Instrumentos
Son herramientas que se utilizaron para recabar información utilizada en la
investigación y buscar la solución al problema planteado.
Cuestionario
En la presente investigación se empleó como instrumento el cuestionario
dirigido al personal de las áreas de venta, crédito y cobranza, contabilidad y
tesorería este formulario comprende las preguntas y el registro de las
respuestas de los encuestados.
Fichas textuales y de resumen
Estas fichas han ayudado para la recolección de la información que se
encuentra dentro del marco teórico de la investigación. Se ha tenido que
recurrir a bibliografía especializada enfocada al tema de investigación.
CUADRO Nº 04
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
TÉCNICAS INSTRUMENTO
Observación directa Guía de observaciones
Análisis de documentos Fichas textual y de resumen.
Encuesta o entrevista Cuestionario
Fuente: Elaboración propia
En este cuadro se detalla las clases de técnicas e instrumentos que fueron
utilizados en la investigación.
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3.5. Medición de Variables e indicadores
CUADRO Nº 05
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE RECOGIDA DE DATOS
¿Qué necesito conocer?
¿Qué datos responderán a esta cuestión?
¿De qué fuentes deben obtenerse los datos?
¿Quién es responsable de contactar con las fuentes y recoger
los datos?
1. ¿Se está realizando un adecuado control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L. Santa Anita -Lima, período 2015?
2. ¿Se está efectuando mejoras del
control interno de las cuentas por cobrar para reducir los riesgos al conceder créditos en la empresa Navarra S.R.L. Santa Anita -Lima, período 2015?
3. ¿Se está realizando una adecuada
gestión en el departamento de créditos y cobranza de la empresa Navarra S.R.L. Santa Anita-Lima, período 2015?
Informes periódicos de la cobranza.
Reportes de arqueos rotativos de las cuentas por cobrar.
Reporte de las cuentas por cobrar vencidas.
Reporte de las evaluaciones de las ventas a crédito.
Informe mensual del comparativo de los saldos de las cuentas por cobrar y los totales con la cuenta del control del mayor general.
Informes periódicos de los créditos otorgados.
Jefe de crédito y cobranza.
Jefe de contabilidad
Jefe de crédito y cobranza.
Asistente de Crédito y cobranza.
Jefe de crédito y cobranza.
Jefe de contabilidad
Distribución del responsable del grupo de obtener los datos.
Asistente de Crédito y Cobranza en coordinación con los encargados de cada fuente.
Asistente de crédito y cobranza.
Asistente de crédito y cobranza.
Fuente: Elaboración propia
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CUADRO Nº 06 MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES E INDICADORES
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLES INDICADORES DE LOGROS ITEM INSTRUMENTO
1. Establecer mejoras en el control
interno de las cuentas por cobrar.
2. Determinar si las mejoras del
control interno de las cuentas por cobrar reduce los riesgos.
3. Definir los efectos positivos en la
gestión económica, mejorando el control interno de las cuentas por cobrar.
1. Control
Interno
2. Cuentas por cobrar
Período promedio de cobro.
Rotación de cuentas por cobrar.
Porcentaje de deuda vencida.
Antigüedad promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de saldos de cuentas por cobrar.
Porcentaje de morosidad de créditos otorgados.
1. ¿Existen procedimientos para llevar un control interno adecuado de las
cuentas por cobrar?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE( )
2. ¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por
cobrar pendientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE( )
3. ¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las
operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de existencias,
el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza y el
que realiza el cobro?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE( )
4. ¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su fecha de
vencimiento?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
5. ¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
6. ¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) NO RESPONDE ( )
7. ¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos pendientes
de cobro a todos los clientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
8. ¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por las
áreas involucradas en una venta a crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE( )
9. ¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación sustentatoria
(por Ej. depósitos bancarios)?
a) SI ( ) b)NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
10. ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera
morosa? a) SI ( ) b)NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
CUESTIONARIO
CUESTIONARIO
CUESTIONARIO
Fuente: Elaboración propia
41
3.6. Elaboración de Instrumento
Se elaboró la matriz de planificación para los procedimientos de recogida de datos la
cual permitió plantear las interrogantes para la elaboración del cuestionario dirigido
a las personas del área de crédito y cobranza, contabilidad y tesorería que laboran
en la empresa Navarra S.R.L.
Los datos obtenidos suministran una importante información para el análisis y el
desarrollo de los objetivos del presente estudio.
Como instrumento de recopilación de datos se utilizó el cuestionario de preguntas
con una muestra de 10 colaboradores de la empresa Navarra S.R.L, éste
instrumento contiene los indicadores que describen el comportamiento de las dos
variables que son el control interno y las cuentas por cobrar.
La validación del instrumento de recolección de datos fue efectuada por medio de la
evaluación del docente especialista, tanto en el aspecto metodológico como del texto
comprendido en la investigación realizada.
42
INSTRUMENTO Nº 01
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
CUESTIONARIO PARA DETERMINAR EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L.
Datos Generales:
Área: __________________ Cargo: _____________________
INSTRUCCIONES:
Señores, sírvanse colaborar contestando el presente cuestionario, con la finalidad de despejar las dudas sobre el
control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Navarra S.R.L., para lo cual marque con un aspa(x) la
alternativa de acuerdo a su criterio.
PREGUNTAS
Fuente: Elaboración propia
Nº ITEMS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
¿Existen procedimientos para llevar un control interno adecuado de las cuentas por cobrar y se cumplen?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su fecha de vencimiento?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación sustentatoria (por Ej. depósitos bancarios)?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por cobrar pendientes?
a)SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde( )
¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las operaciones de ventas: el que
registra el ingreso y salida de existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza
y el que realiza el cobro?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos pendientes de cobro a todos los clientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por las áreas involucradas en una venta a
crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera morosa?
a) SI ( ) b) NO ( ) c) No responde ( )
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CAPÍTULO IV
CASO PRÁCTICO
4.1. Planteamiento del Caso Práctico
La empresa Navarra S.R.L. es una Sociedad de Responsabilidad Limitada
constituida el 12 de Agosto del año 1976, es una empresa que pertenece a la
industria gráfica y su producto bandera es la colección de cromos (Álbumes y
Figuras), papel de regalo, revistas, almanaques, calendarios, ediciones de libros e
impresión (Composición y fotocomposición, servicios de fotograbado, impresiones de
clichés y grabados), desarrollándose como productor, distribuidor y proveedor de
servicios. Sus operaciones se mantienen en el distrito de Santa Anita como domicilio
fiscal.
En el año 2014 las cuentas por cobrar ascendieron a S/ 1, 844,168.39 y en el año
2015 las misma alcanzaron la suma de S/ 2, 639,268.28, estos resultados reflejan
que la empresa tiene una alta morosidad en la cartera de las cuentas por cobrar, se
debe a un ineficiente control interno al momento de otorgar los créditos y además no
se realiza la provisión de la cobranza dudosa.
Ante esta problemática se debe plantear una posible solución, por eso en el
presente estudio se sugiere mejoras en el control interno de la cuentas por cobrar a
través del control en el proceso de otorgamiento del crédito para minimizar y prevenir
riesgos.
44
4.1.1.Descripción de la empresa
A) Visión
La visión de Navarra S.R.L. es ser una empresa líder en el sector gráfico, con
mayor representación en el medio, formada por profesionales altamente
calificados y comprometidos; que permitan satisfacer a nuestros clientes
cumpliendo con los estándares de calidad y mejorando el servicio, recurriendo
al uso de las más diversas tecnologías de generación, unido a una política de
constante actualización y renovación.
B) Misión
La misión de Navarra S.R.L es dar soluciones integrales que satisfagan todas
las necesidades de impresión en cuanto a calidad, rapidez y eficiencia que
nuestros clientes requieren; basándonos en la grandeza de nuestro capital
humano y tecnología de punta.
4.2. Estructura orgánica
Es la forma como está constituida la empresa.
4.2.1. Funciones por áreas:
A) Gerencia General:
El Gerente General es el ejecutivo responsable de la administración de los
recursos económicos que se generan por diversas transacciones en la
entidad. Desarrolla todas aquellas funciones que están establecidas en el
estatuto y reglamento de la empresa.
Funciones:
Proponer los objetivos y metas, planteando los mecanismos
necesarios para lograrlos.
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Dirigir la entidad, toma decisiones y supervisa el cumplimento de sus
actividades.
B) Gerencia de informática:
El gerente de Informática es el responsable de conservar el equipo
informático de la entidad y mantener adecuadamente el buen estado de la
red.
Departamento de Soporte técnico
El jefe de Soporte Técnico brinda asistencia técnica a los departamentos
de la empresa al presentarse algún problema al utilizar el hardware
software de una computadora , maquinaria o cualquier otro equipo o
dispositivo.
Departamento de Diseño gráfico
El Jefe de diseño gráfico se encarga de diseñar los modelos, seleccionar los
colores y los acabados para la elaboración del pedido requerido.
C) Gerencia de Administración
El Gerente de Administración es el responsable de brindar el soporte
administrativo en la entidad.
Departamento de Recursos Humanos:
El Jefe de Recursos Humanos garantiza la óptima comunicación entre
todas las áreas lo cual permita tener un ambiente adecuado.
Funciones:
Entrevistar al personal
Seleccionar el personal
Contratar personal
Formar al personal
46
Departamento de Producción:
El jefe de Producción planifica, organiza, dirige, controla las labores del
área y supervisa el trabajo que ejecuta el personal a cargo de la
producción.
Funciones:
Aceptar la orden del pedido.
Solicitar a logística y almacén los materiales que serán utilizados en la
producción.
Elaborar el documento “parte de conformidad” el cual tiene que estar
firmado.
Departamento de Logística:
El Jefe de Logística se encarga de administrar la adquisición y deposito de
existencias y productos terminados. Lleva los requerimientos, facturas,
guías de remisión y el parte de conformidad a contabilidad para que lo
registre, tiene 24 horas para registrar y enviar a tesorería para que se
programe la fecha de pago.
Funciones:
Administrar y controlar con efectividad las existencias desde el almacén
hasta su consumo.
Comprar y abastecer con materiales al departamento de producción.
Departamento de Almacén:
El jefe de almacén tiene bajo su responsabilidad la gestión del almacén y
la optimización del espacio.
Funciones:
Se encarga del almacén de los insumos comprados y de los productos
terminados.
47
Manejar los inventarios y realizar la recepción de los ingresos y salidas
de los productos.
Llevar un control de los documentos que se necesitan para la confección
del pedido hasta la entrega del mismo.
D) Gerencia de Finanzas
El gerente de Finanzas es el encargado de la administración eficiente de la
inversión de dinero.
Funciones:
Negociar con instituciones bancarias
Presentar informes y Estados Financieros
Aprobar los créditos.
Departamento de Contabilidad
El jefe de contabilidades es quien planifica las actividades de este
departamento, dirigiendo a los diferentes miembros de esta área de
acuerdo a la normativa y leyes vigentes.
Funciones:
Elaborar procedimientos y métodos para realizar los registros contables.
Realizar el control, arqueo y registro de las operaciones efectuadas en
caja como mínimo una vez al mes.
Mantener información fiable y actualizada para elaborar los estados
financieros que ayudaran a la toma de decisiones.
Controlar y registrar contablemente las operaciones económicas como
ingresos, egresos y depósito de las remuneraciones del personal que
labora en la entidad.
Realizar la declaración de la planilla electrónica.
48
Presentar los libros electrónicos como los registros de ventas y
compras.
Departamento de ventas
El jefe de ventas es el responsable de sostener e incrementar las ventas,
mediante la gestión competente del personal a su cargo y del posible
mercado de clientes en un tiempo establecido.
Funciones:
Buscar distribuidores y realiza la Venta de Productos.
Efectuar las cotizaciones de los productos solicitados.
Realizar actividades de registro del pedido (ventas).
Emitir órdenes de ventas.
Realizar la facturación de las ventas
Departamento de Publicidad
El jefe de publicidad se encarga de desarrollar un conjunto de estrategias
con lo que una empresa da a conocer sus productos.
Funciones:
Seleccionar los mejores medios.
Diseñar y planificar campañas publicitarias.
Departamento de Tesorería
El jefe de Tesorería vela por la realización de los procesos que garanticen
el control de los ingresos de la entidad y su eficiente distribución a fin de
garantizar la cancelación de los compromisos de la Institución.
Funciones:
Entregar el fondo a cada responsable de caja chica mediante cheque.
Coordinar con el área de crédito y cobranza.
Utilizar eficazmente los recursos económicos, vinculados con los ingresos
y gastos de la entidad.
49
Departamento de Crédito y cobranza:
El Jefe de crédito y Cobranza tiene la responsabilidad de recuperar el
crédito otorgado aplicando las medidas necesarias para que el cliente
cumpla con su obligación de pagar la deuda dentro de los plazos
establecidos.
Funciones:
Determinar las políticas de crédito y cobranza, de acuerdo a los fines de
la entidad y lineamientos de la Gerencia General.
Otorgar créditos a los clientes que lo soliciten según los requisitos
determinados.
Dirigir y supervisar las gestiones de cobranza enfocándose a los clientes
morosos.
Llevar el control de todos los clientes dando énfasis en los que significan
un mayor riesgo.
Comunicar a la Gerencia General oportunamente de las acciones
desarrolladas respecto a la cobranza.
Mantener al día la información necesaria de los clientes mediante una
Tarjeta del cliente, donde se registrara todos los movimientos y al finalizar
cada mes se totalizaran los saldos.
Supervisar que se cumplan las llamadas telefónicas a los clientes,
logrando establecer una oportuna comunicación con los ellos que
presentan adeudos con la empresa y negociar alternativas dentro de las
políticas de la empresa.
50
Políticas de Otorgamiento de Crédito
Es un grupo de medidas que surgen con reglas que rigen los créditos
concedidos a los clientes, que cumpliéndolas existe la posibilidad de
recuperar la deuda.
Requisitos para la aprobación del crédito
Solicitud de crédito
Se verifica si está registrado en la SUNAT si se encuentra Activo.
Se verifica como se encuentra en el sistema financiero si no está
registrado en el control de riesgo según SBS.
Antigüedad de la entidad.
Condiciones luego del otorgamiento de crédito:
El tiempo asignado para la cancelación de los créditos concedidos a los
clientes por servicios prestados son de 30 ,45 a 60 días, de acuerdo al
monto.
El mayor límite de crédito asignado a los clientes es de S/50,000.00.
El efectivo cobrado a domicilio por los responsables de la cobranza es
hasta un tope de S/.1,000.00, monto que es entregado al departamento
de tesorería de la empresa.
En el caso de los paqueteros dejan como garantía una letra de cambio de
por S/.5,000.00, una vez vendido todos los productos que se les ha
facilitado en consignación, se devuelve el depósito de garantía.
Los clientes que no cumplen con el pago de sus deudas en los tiempos
establecidos y luego de un proceso de cobranza pasan al área judicial
con el asesor externo.
51
CUADRO Nº 07
REPORTE DE CLIENTES DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L. Referente de cuentas por cobrar 31/12/2015
CLIENTE
S/. LÍMITE DE
CRÉDITO
TOTAL
CUENTAS POR
COBRAR
CORPO NAVA S.A.
S/. 50,000.00 403,312.47
INTERNACIONAL S.A. S/. 50,000.00 165,953.74
DORA NAVA S.A. S/. 50,000.00 77,605.73
FALCOI MUNI EDWIN MARTIN S/. 50,000.00 58,905.62
VARGAS HUAMAN LUIS S/. 50,000.00 54,570.48
ZEGARRA SOTO YESENIA S/. 35,000.00 46,333.23
FARFAN ESPINO SERGIO ELEODORO S/. 20,000.00 37,539.46
GONZAGA RAMIREZ JOHN S/. 20,000.00 37,131.19
LOPEZ SOTO LUIS S/. 20,000.00 36,949.16
GONZALES BERNAOLA JOSE CARLOS S/. 20,000.00 36,550.09
MEND OZA VARGAS KARINA MABEL S/. 20,000.00 33,216.02
PEIRANO DE LA CRUZ CLAUDIA S/. 20,000.00 23,701.20
CARRILLO CHIROQUE NOELIA S/. 20,000.00 22,769.36
PAREDES HUARANCCAI ROSSI MELYSA S/. 20,000.00 22,173.39
ELIAS SILVA MANUEL S/. 16,000.00 19,050.33
BLAS VILLANUEVA SILVIA LIZBETH S/. 16,000.00 18,625.06
APAZA COILA EVARISTO SIMON S/. 16,000.00 18,051.47
ZEGARRA VERAMENDI CHRISTIAN JOEL S/. 12,000.00 15,656.32
FERIA BERNEDO BEATRIZ CARMEN S/. 10,000.00 12,736.84
JULCA ALVAREZ JUDITH ROCIO S/. 10,000.00 12,358.34
ORE QUEQUE ROLANDO S/. 6,000.00 9,853.69
AYQUIPA ALMIDON WENDY FELICITAS S/. 6,000.00 9,605.14
COPY CENTER S.R.L. S/. 5,000.00 5,742.33
URURI GUZMAN JUAN DE DIOS S/. 5,000.00 5,667.46
JESUS SANCHEZ FRANCISCO FERNANDO S/. 4,000.00 4,540.87
CABRERA ROJAS PEDRO FERNANDO S/. 4,000.00 4,809.63
ROQUE LOPEZ SEBASTIAN ALBERTO S/. 3,500.00 3,582.07
ARTEAGA PALACIOS MIRIAN FIORELLA S/. 2,500.00 3,288.71
MIRAVAL MERCADO LUIS FERNANDO S/. 1,500.00 1,574.86
MENDOZA IZARRA HILDA MARIA S/. 1,000.00 1,532.29
En el presente reporte de los clientes de la empresa Navarra S.R.L. se observa
que la empresa otorga créditos con límites establecidos, pero estos no se
cumplen, se concede mayor ampliación del crédito a los clientes que tienen el
máximo límite de crédito y esto conlleva a un alto riesgo de morosidad y
consecuentemente a un aumento de las cuentas por cobrar perjudicando la
situación económica de la empresa.
Fuente: Empresa Navarra S.R.L.
52
4.2.2. Organigrama.- Es el esquema donde se visualiza la estructura de la
organización de la empresa Navarra S.R.L.
CUADRO Nº 08
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA NAVARRA S.R.L.
4.2.3. Estructura por cliente
La empresa se desarrolla con sus clientes en base a la siguiente estructura:
a) Mayoristas
Son aquellos que compran a la empresa para vender los productos
adquiridos al por mayor, es decir es un intermediario que se identifica por
vender a los detallistas, a otros mayoristas o a los productores de otros
artículos, pero no al consumidor final.
b) Paquetero
Comerciantes independientes que compran a la empresa se les proporciona
una unidad de transporte y comisionan un porcentaje de la venta.
Fuente: Empresa Navarra S.R.L.
53
c)Bodeguero
Son comerciantes independientes de a píe que por sus ventas se les paga
sus servicios de venta.
d)Comisionista
Son personas independientes que realizan eventualmente la venta de
productos por cuenta de la empresa a cambio de una comisión.
4.2.4. Proceso de una venta a crédito
a) El área de ventas se encarga de realizar las ventas.
b) Las ventas realizadas pasan al área de facturación.
c) Del área de facturación pasan al área de Créditos y Cobranzas.
d) El área de Crédito y Cobranza son encargados de realizar el cobro de las
Facturas.
4.2.5. Segregación de funciones
La eficiente segregación de funciones reduce la probabilidad de errores no
detectados al disponer de acciones por separado de distintas personas
durante el proceso de una transacción y verificación de las actividades
ejecutadas.
Las funciones a ser consideradas al determinar la segregación adecuada
entre aquellos responsables de las transacciones de ventas, de cuentas por
cobrar incluyen el otorgamiento del crédito:
54
CUADRO Nº 09
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DE LA GESTION DE CUENTAS POR COBRAR
A = Autorización R = Registro
P = Control
Nombres y Apellidos Cargo
A
R
P
Emisión de órdenes de venta Carlos Tarazona Aguilar Jefe de ventas X
Aprobación del crédito Rodrigo Salazar Escudero Jefe de
Finanzas
X
Aprobación de acceso a los archivos de datos
relacionados con créditos
Mauricio Miranda Solano Jefe de Crédito
y cobranza
X
Autorización de despachos Carlos Tarazona Aguilar Jefe de Ventas X
Preparación de documentos de despacho Alex Cornejo Olivares Jefe de
Almacén
X
Manejo de inventarios para su despacho Alex Cornejo Olivares Jefe de
Almacén
Verificación de las facturas y registro de la
secuencia numérica de las facturas de ventas
Fabricio Vargas López Jefe de
Contabilidad
X
Aprobación de acceso a archivos de datos
relacionados con precios
Rodrigo Salazar Escudero Gerente de
Finanzas
X
Mantenimiento del registro de ventas y otros
libros electrónicos
Fabricio Vargas López Jefe de
Contabilidad
X
Mantenimiento de los registros de cuentas por cobrar
Fabricio Vargas López Jefe de
Contabilidad
X
Conciliación de los registros de cuentas por cobrar con la cuenta control del libro mayor
Fabricio Vargas López Jefe de
Contabilidad
X
Revisión y aprobación del balance de comprobación mensual de la antigüedad de las cuentas
Fabricio Vargas López Jefe de
Contabilidad
X
Preparación de estados de cuenta mensuales de
clientes
Mauricio Miranda Solano Jefe de
Crédito y
Cobranza
X
Revisión y seguimiento de indagaciones y
diferencias con los clientes
Rodrigo Salazar Escudero Jefe de
Finanzas
X
Manejo de las cobranzas de los clientes Mauricio Miranda Solano Jefe de Crédito
y Cobranza
Usualmente se logra mejorar el control interno con una segmentación de
funciones, de tal manera que diversas áreas o individuos sean cumplidos con las
diferentes funciones, tal como se muestra en el Cuadro Nº 09 donde refleja la
existencia de la separación de funciones por cada personal que se encuentra
asignado a las diferentes áreas de la empresa, para esto existe una estructura
Fuente: Elaboración propia
55
orgánica que provee la segregación de funciones de acuerdos a las acciones
efectuadas para una transacción en este caso se trata de ventas a crédito.
La segregación de funciones es un control interno básico que busca asegurar que
ninguna persona tenga la autoridad para ejecutar dos o más transacciones
sensibles en conflicto que podrían afectar los estados financieros. Sin una guía
adecuada y un enfoque razonable, podría parecer extremadamente difícil lograr
implementar, probar, remediar y mitigar la segregación de funciones. Sin
embargo, un enfoque basado en riesgos puede lograr que este esfuerzo sea
manejable para una compañía de cualquier tamaño.9
En consecuencia la segregación de funciones es un método y parte integral del
control interno en las organizaciones, minimiza la posibilidad de presentarse
errores. También al establecer controles permite reducir los riesgos que una sola
persona concentre determinadas actividades las cuales se deben dar por
separado. La administración debe asumir su responsabilidad y demostrar
eficiencia al realizar esta forma de control al interior de la entidad aplicando
adecuadamente los procedimientos en la distribución de funciones y monitorio
constante durante su desarrollo.
9Cfr. Ernst y Young 2011:1
56
CUADRO Nº 10
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
Fuente: Elaboración propia
57
CUADRO Nº 11
FLUJOGRAMA CON MEJORAS EN EL PROCESO DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
Fuente: Elaboración propia
58
CUADRO Nº 12
RIESGOS Y CONTROL
Fuente: Elaboración propia
59
4.3. ESTADOS FINANCIEROS CUADRO Nº 13
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Fuente: Empresa Navarra S.R.L.
60
Estado de Situación Financiera.- En este caso se observa que existe una deuda
por cobrar significativa. No se refleja en el estado de resultados la provisión de la
deuda incobrable, la empresa no lo considera relevante.
CUADRO Nº 14
ESTADO DE RESULTADOS
Fuente: Empresa Navarra S.R.L.
61
CUADRO Nº 15 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
(Con provisión de cobranza dudosa)
Fuente: Elaboración propia
62
CUADRO Nº 16
ESTADO DE RESULTADOS (Con provisión de cobranza dudosa)
Fuente: Elaboración propia
63
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1. Descripción e Interpretación de Resultados
En esta investigación se utilizó el instrumento de cuestionario, el cual consta de 10
preguntas y fue aplicado a 10 colaboradores que laboran en las áreas de venta,
tesorería, contabilidad y crédito y cobranza de la empresa Navarra S.R.L. de la
ciudad de Lima, se llevó realizó en el mes de octubre del 2016.
Se aplicó el método estadístico pues se recopiló y clasificó la información obtenida
del instrumento de medición (cuestionario), para posteriormente ser analizados por
medio de cuadros, gráficos los resultados obtenidos con sus respectivas
interpretaciones.
Con el fin de determinar los riesgos que se presentan en el control interno de
cuentas por cobrar y poder realizar mejoras se desprenden los siguientes
resultados:
CUADRO Nº 17
ENCUESTA SI NO NO RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
1.¿Existen procedimientos para llevar un control interno adecuado de las cuentas por cobrar y se cumplen?
4
40%
6
60%
0
0
100%
10
Fuente: Elaboración propia
64
GRÁFICO Nº 01
Fuente: Elaboración Propia
En el gráfico Nº 01 se observa en la parte estadística que el 40 % de los
encuestados afirman que Si existen procedimientos para llevar un control adecuado
de las cuentas por cobrar, mientras que el 60 % indican que no existen controles.
No se están aplicando procedimientos para realizar un oportuno control en las
cuentas por cobrar, que permita evaluar los resultados y el logro de los objetivos, es
necesario que se realicen mejoras en el control interno.
CUADRO Nº 18
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
2.¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su 10 100% 0 0% 0 0% 100% 10 fecha de vencimiento?
Fuente: Elaboración Propia
GRÁFICO Nº 02
Fuente: Elaboración Propia
40% 60%
0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Pco
cen
taje
1. ¿Existen Procedimientos para llevar un control interno adecuado de las cuentas por cobrar y se cumplen?
100%
0% 0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
2. ¿ Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su fecha de vencimiento?
65
En el gráfico Nº 02 se observa en la parte estadística que el 100% de los
encuestados indican que Si lleva un control de las cuentas por cobrar según su
fecha de vencimiento.
Al realizar las preguntas a los encuestados manifestaron que cuando una cuenta
se vence el área de crédito y cobranza emite un informe para la gestión de cobro,
se hace más estricta la cobranza, usualmente se realizan llamadas telefónicas y
cartas.
CUADRO Nº 19
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
3.¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación 9 90% 0 0% 01 10% 100% 10 sustentatoria (por Ej. depósitos bancarios)?
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 03
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 03 se observa en la parte estadística que el 90 % de los
encuestados indican que Si se evidencian los cobros a clientes con
documentación sustentatoria, el 10% manifiestan que No se evidencia
documentación sustentatoria.
90%
10% 0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
3. ¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación sustentatoria ( por Ej. depósitos bancarios)?
66
En este caso son las áreas de contabilidad, crédito y cobranza que se encargan
de recabar la información necesaria para el sustento de las cuentas por cobrar.
CUADRO Nº 20
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
4.¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por cobrar 0 0 08 80% 02 20% 100% 10 pendientes?
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 04
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 04 se observa en la parte estadística que el 80% de los
encuestados manifiestan que No se efectúan arqueos documentarios sorpresivos
de las cuentas por cobrar pendientes y el 20% No Responde. Esto significa que
no se efectúa un control interno efectivo de las cuentas por cobrar pendientes, no
se utilizan procesos que mejoren el control, existe falencia en la administración.
CUADRO Nº 21
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
5. ¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente? 2 20% 8 80% 0 0 100% 10
Fuente: Elaboración propia
0%
80%
20.%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
4. ¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por cobrar pendientes?
67
GRÁFICO Nº 05
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 05 se observa en la parte estadística que el 20% de los encuestados
manifiestan que Si se cumple con el límite de crédito otorgado a los clientes y el 80%
afirma que No se cumple con los límites de crédito establecidos para cada cliente.
Existe en la empresa límite de crédito que asciende a S/ 50,000.00 soles, pero no
se cumple, se amplía los créditos a los clientes que luego se convierten en un
problema por la morosidad que presentan. Se debe determinar modalidades de
crédito para cada cliente y supervisarlas cada cierto tiempo.
CUADRO Nº 22
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
6. ¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza y el que realiza el cobro?
10
100%
0
0%
0
0%
100%
10
Fuente: Elaboración propia
20%
80%
0%
100%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
5. ¿Se cumple con el límite de crédito atorgado a cada cliente?
68
GRÁFICO Nº 06
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 06 se observa en la parte estadística que el 100% de los
encuestados manifiestan que Si existe separación de funciones entre los
responsables de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de
existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el que contabiliza y el
que realiza el cobro. Estas funciones están determinadas por sus respectivas áreas:
Almacén, ventas, contabilidad, tesorería y crédito y cobranza.
CUADRO Nº 23
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
7. ¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos pendientes de cobro a todos los clientes?
8
80%
0
0%
2
20%
100%
10
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 07
Fuente: Elaboración propia
100%
0% 0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
6. ¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida de existencias, el
que otorga el crédito,el que emite la factura, el que contabiliza y el que realiza el cobro ?
80%
20% 0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Títu
lo d
el e
je
7. ¿ Se envían mensualmete estados de cuenta con los saldos pendientes de cobro a todos los clientes?
69
En el gráfico Nº 07 se observa en la parte estadística que el 80% de los
encuestados manifiestan que Si se envían mensualmente estados de cuenta con
los saldos pendientes de cobro a todos los clientes y el 20% No responde.
Esta función le compete al área de crédito y cobranza quien debe efectuar un
eficiente control de las deudas pendientes de cobro. Sin embargo no es eficiente
en el envío a tiempo de los estados de cuenta.
CUADRO Nº 24
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
8.¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por las áreas involucradas en una venta a crédito?
8
80%
2
20%
0
0
100%
10
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 08
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 08 se observa en la parte estadística que el 80% de los
encuestados manifiestan que Si son oportunos, confiables y suficientes los
reportes generados por las áreas involucradas en una venta acredito y el 20%
afirma que No son oportunos los reportes efectuados por las diferentes áreas.
80%
20% 0%
100%
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
8. ¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados por áreas involucradas en una venta acrédito?
70
La información suministrada por las áreas competentes no son eficientes existe
margen de error y no son oportunos, no existe un adecuado programa informático
con un software que permita interconectar a las diferentes áreas e integrar
diferentes funcionalidades que conlleven a realizar un seguimiento y control global
de la empresa.
CUADRO Nº 25
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
9.¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
4
40%
6
60%
0
0%
100%
10
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 09
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 09 se observa en la parte de estadística que el 40% de los
encuestados manifiestan que Si se aplican controles en el proceso de
otorgamiento de crédito, el 60% afirma que No se aplican controles para el
otorgamiento de crédito.
No existe un verdadero control para otorgar un crédito, no se evalúan los riegos,
por eso existe un alto índice de incobrabilidad y una elevada morosidad, el área
de crédito y cobranza no está cumpliendo con los objetivos trazados. Es
imprescindible realizar un estricto control y seguimiento de los créditos otorgados.
40%
60%
0.00%
100%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
9. ¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
71
CUADRO Nº 26
ENCUESTA SI NO NO
RESPONDE TOTAL NÚMERO
CANT. % CANT. % CANT. % PORCENTAJE ENCUESTADOS
10. ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera morosa?
0
0%
10
100%
0
0%
100%
10
Fuente: Elaboración propia
GRÁFICO Nº 10
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico Nº 10 se observa en la parte de estadística que el 100% de los
encuestados afirman que No se cuenta con el servicio de cobranza externa para
la cartera morosa.
El cobro a los clientes lo asume el área de crédito y cobranza quien viene
demostrando ineficiencia en el cumplimiento de sus funciones es necesario contar
con los servicios de terceros para reforzar la cobranza y recuperar la cartera
morosa, con esta medida el gasto pasaría de ser costo fijo a convertirse en costo
variable.
0.00%
100%
0.00%
100%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
SI NO NO Responde Total General
Po
rce
nta
je
10. ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera morosa?
72
5.2. Propuestas de alternativas
Luego de haber efectuado la investigación, se sugiere a la empresa Navarra S.R.L.,
las siguientes propuestas de mejora del control interno de las cuentas por cobrar
para lograr la eficiencia en la gestión del área de crédito y cobranza:
A) Se propone ser más exigente al momento de otorgar los créditos, estableciendo
reglas apropiadas para cada cliente y supervisadas cada cierto tiempo con esto
se busca reducir la incobrabilidad de las cuentas por cobrar, solicitar
adicionalmente los requisitos siguientes :
- Solicitar garantía real.
- Carta fianza.
B) Se propone el desarrollo de un efectivo sistema de control interno basado en
procedimientos con validación de datos y supervisión de las actividades que
permitan evaluar el control de la administración a través de indicadores, con
mayor énfasis en las áreas de ventas, crédito y cobranza, que permita reducir
riesgos con los clientes morosos.
C) Se propone el asesoramiento con profesionales especialistas en las materias y
procedimientos necesarios, brindando capacitaciones a los empleados de las
áreas correspondientes al proceso de ventas.
D) Se propone implementar herramientas tecnológicas mediante un software
adecuado para las áreas de ventas, almacén, contabilidad y crédito y
cobranza y tesorería que contribuya al buen desempeño de sus funciones,
para obtener información en tiempo real.
E) Se propone asegurar los procesos propuestos a través de verificaciones
continuas en cortos tiempos para comprobar su ejecución, eficacia y
eficiencia.
73
CAPÍTULO VI
ESTANDARIZACIÓN
6.1. Normas Técnicas
6.1.1. Normatividad contable - financiera
NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación
Los instrumentos financieros comprenden tanto instrumentos primarios
(cuentas por cobrar, por pagar o instrumentos de patrimonio) como
instrumentos financieros derivados (opciones financieras, contratos a término,
contratos a futuro, permutas de tasas de interés y de divisas). Los
instrumentos financieros derivados cumplen la definición de instrumento
financiero y, por tanto, entran dentro del alcance de esta Norma, según
párrafo GA15 10
Por lo tanto las letras por cobrar son instrumentos financieros primarios que
crean compromisos y derechos por la realización de una transacción
económica.
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración Un compromiso en firme es un acuerdo vinculante para intercambiar una
determinada cantidad de recursos a un precio determinado, en una fecha o
10Cfr. MEF-NIC 32:2016: 16-19
74
fechas futuras especificadas. Una transacción prevista es una operación
futura anticipada pero no comprometidos.
Un activo financiero medido al costo amortizado, puede ser designado como
instrumento de cobertura dentro de una cobertura de riesgo de tasa de
cambio según párrafo GA9511.
Entonces esta norma establece los lineamientos para el reconocimiento de
los instrumentos financieros.
NIIF 9. Instrumentos Financieros
El objetivo de esta Norma es la determinación de los principios para la
información financiera sobre activos financieros y pasivos financieros. En el
momento del reconocimiento inicial una entidad medirá las cuentas por cobrar
comerciales por su precio de transacción en el momento del reconocimiento
inicial, una entidad medirá un activo financiero o un pasivo financiero por su
valor razonable más o menos, en el caso de un activo financiero o un pasivo
financiero que no se contabilice al valor razonable con cambios en resultados,
los costos de transacción que sean directamente atribuibles a la adquisición o
emisión del activo financiero o del pasivo financiero12.
El alcance de esta norma será para los activos y pasivos financieros que son
instrumentos financieros y tratándose de las cuentas por cobrar su medición
inicial será por su valor razonable.
COSO I: En 1992 la comisión publicó el primer informe “Internal Control -
Integrated Framework” es un informe que tiene por objeto ayudar a las
entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, facilitando un
modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control interno y
11 Cfr. MEF-NIC 39:2016: 1-11 12 Cfr. MEF-NIIF 9:2016:1-12
83
75
generando una definición común de “control interno”. Según este informe el
Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad
de la información financiera, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
normas que sean aplicables13.
Asimismo este informe representa una herramienta necesaria para ser
utilizada por las organizaciones y mejorar los controles que conlleven a un
eficiente funcionamiento de sus áreas conjuntamente con el personal de los
diferentes niveles jerárquicos.
13 Cfr. AEC 2016
76
CONCLUSIONES
1. La empresa Navarra S.R.L al no contar con un adecuado sistema de control en
las cuentas por cobrar debe realizar mejoras para lograr niveles de cobranza
aceptable que permitan cumplir con sus obligaciones adquiridos a corto plazo.
2. La entidad al no contar con una acertada política de crédito se arriesga a
incrementar la morosidad, de esta manera es indispensable aplicar reglas claras
para la asignación correcta de un crédito, evaluando al máximo el
comportamiento de pago de un cliente.
3. Una administración competente de las cuentas por cobrar implica estar
incorporada a un sistema informático, para poder alcanzar en tiempo real la
información actualizada de la cobranza y tomar las medidas necesarias para
mejorar el aumento del efectivo.
77
RECOMENDACIONES
1. La empresa Navarra S.R.L tendría que mejorar el sistema de control interno de las
cuentas por cobrar ejecutando acciones que permitan solucionar el problema de
incobrabilidad, como sigue:
a) Realizar arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas por cobrar.
b) Efectuar mensualmente la conciliación de los saldos de los registros auxiliares
llevados en el área de créditos y cobranza con la cuenta del libro Mayor
General de las cuentas por cobrar.
c) Supervisar que los arqueos de caja y de ventas estén acorde con los saldos de
las cuentas por cobrar.
d) Llevar en un libro auxiliar el control de las cuentas incobrables.
2. Es necesario implementar procedimientos para el otorgamiento de créditos,
mejorando el proceso de evaluación con el estableciendo de requisitos que
garanticen el cobro, como los siguientes:
a) Efectuar un Análisis de la situación económico - financiera del cliente mediante
sus estados financieros así como una rigurosa revisión y verificación de la
información brindada en su solicitud.
78
b) Verificar la situación crediticia del cliente con las diversas instituciones
públicas y privadas como un reporte de deudas en la central de riesgos de la
SBS (Superintendencia de Banca, Seguros y AFP) e INFOCORP, esta
información reflejará el comportamiento de pago del cliente.
c) Solicitar a los clientes garantías reales de propiedades mobiliarias e inmuebles
para respaldar sus obligaciones.
d) Solicitar Carta fianza a los clientes al momento del otorgamiento del crédito.
3. Se debe lograr una administración eficiente de las cuentas por cobrar
implementado lo siguiente :
a) Implementar un software adecuado para las áreas de contabilidad y crédito y
cobranza puedan realizar un oportuno reporte de cuentas por cobrar por su
antigüedad de saldos.
b) Apertura de cuenta recaudadora en bancos del sistema financiero que
permitirá a la empresa recibir cobros de los clientes por un único cargo
mensual, a un costo mínimo por transacción y mediante la amplia red de
oficinas a nivel nacional, Agentes, Banca por Internet y Banca Móvil.
c) Contratar el servicio bancario para la Cobranza de letras y facturas, por este
medio se obtendrá información en tiempo real y se reducirá los gastos
administrativos y operativos, al liberar a la empresa de la labor de cobranza.
d) Contratar los servicios de terceros para que se encarguen del cobro de la
cartera morosa con el fin de reducir la incobrabilidad y el gasto pase de ser
costo fijo a costos variables en función a las deudas efectivamente cobradas.
79
BIBLIOGRAFÍA
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de la empresa contratista corporación petrolera S.A.C 2012 (tesis para optar el
título de Contador público), Lima: Universidad San Martín de Porras.
ARENS, Alvin; RANDAL, Elder y BEASLEY, Mark (2007) Auditoria un enfoque
integral.10ª.ed. México: Pearson educación.
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(https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/coso)Sitio web oficial de AEC
:contiene enlace de interés ( Consulta: 26 de Noviembre 2016).
CUELLAR, Guillermo (2009) Informe Ejecutivo del COSO. Control interno –Marco
integrado de trabajo .Colombia: Universidad del Cauca
(https://preparatorioauditoria.wikispaces.com/file/view/Informe+Ejecutivo+COSO.pdf)
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WHITTINGTON, Ray y PANY, Kurt (2000) Auditoria un enfoque integral, 12a. ed.,
Colombia: McGraw-Hill Interamericana.
81
ANEXO Nº 01 MATRIZ DE CONSISTENCIA
TEMA PREGUNTA
GENERAL
PREGUNTAS
ESPECÍFICAS
OBJETIVO
GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLES INDICADORES DE LOGROS ITEM INSTRUMENTO
Mejoras en el Control interno de las cuentas por cobrar
de la empresa
NAVARRA S.R.L. Santa Anita -Lima,
por el período 2015.
¿Por qué realizar
mejoras en el control
interno de las cuentas por cobrar
de la empresa
NAVARRA S.R.L. Santa Anita -Lima
por el período 2015?
1. ¿De qué manera se
puede mejorar el
control interno de la cuentas por
cobrar?
2¿De qué manera las mejoras del
control interno de las cuentas por cobrar disminuye los riesgos
3. ¿De qué manera se
logra efectos positivos en
la gestión económica,
mejorando el control
interno de las cuentas por cobrar
Proponer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar
de la empresa
NAVARRA S.R.L. por el
período 2015.
1. Establecer mejoras en el control interno de las cuentas por cobrar.
2. Determinar si las mejoras del control interno de las cuentas por cobrar reduce los riesgos. 3. Definir los efectos positivos en la gestión económica, mejorando el control interno de las cuentas por cobrar.
1.Control Interno
2.Cuentas
por cobrar
*Período promedio de cobro.
*Rotación de cuentas por cobrar.
*Porcentaje de deuda vencida.
*Antigüedad promedio de cuentas
por cobrar.
*Promedio de saldos de cuentas
por cobrar.
*Porcentaje de morosidad de
créditos otorgados.
1. ¿Existen procedimientos para llevar un control interno adecuado
de las cuentas por cobrar?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( ) 2. ¿Se efectúan arqueos documentarios sorpresivos de las cuentas
por cobrar pendientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
3. ¿Se efectúa la separación de funciones entre los responsables
de las operaciones de ventas: el que registra el ingreso y salida
de existencias, el que otorga el crédito, el que emite la factura, el
que contabiliza y el que realiza el cobro?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
4. ¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar según su fecha de
vencimiento?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
5. ¿Se aplican controles en el proceso de otorgamiento de crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
6. ¿Se cumple con el límite de crédito otorgado a cada cliente?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
7. ¿Se envían mensualmente estados de cuenta con los saldos
pendientes de cobro a todos los clientes?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
8. ¿Son oportunos, confiables y suficientes los reportes generados
por las áreas involucradas en una venta a crédito?
a) SI ( ) b) NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
9. ¿Se evidencian los cobros a clientes con documentación
sustentatoria (por Ej. depósitos bancarios)?
a) SI ( ) b)NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
10. ¿Se cuenta con el servicio de cobranza externa para la cartera
morosa? a) SI ( ) b)NO ( ) c)NO RESPONDE ( )
CUESTIONARIO
CUESTIONARIO
CUESTIONARIO
Fuente: Elaboración propia
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