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Facture électronique, comptabilité et archivage :
un tout indissociable
Facture électronique, comptabilité et archivage :
un tout indissociable
Michel LESOURDDirecteur Adjoint des études techniques du CS-OECDélégué général d'EDIFICASVice-Chairman TBG12 Accounting & Auditing Domainsde l'UN / CEFACT
UN/CEFACT
Commerce - comptabilitéune histoire ancienne… récente
• en 1494, la comptabilité est née du commerce (Luca Pacioli)
• aujourd’hui, le commerce ne peut vivre sans comptabilité
• comptabilité et commerce sont un tout indissociable
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Sommaire
• Facture électronique avec ebXML• La comptabilité et ebXML• Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact• Traçabilité• Protection des preuves
Facture électronique avec ebXMLune preuve !
• document récapitulatif d’une opération achat / vente
• document à conserver mais insuffisant en matière de preuve
• à compléter avec la confirmation de commande, le bon de livraison (et bien d’autres encore…)
3
Facture électronique avec ebXMLun élément comptable !
• facture : matière première de la comptabilité
• finalisation d’une opération commerciale à constater dans les comptes de l’entreprise
• Utilisation admise en EDI :
– Directive européenne pour e-Business– Chaîne commerciale– Contexte fiscal– Contexte comptable
Facture électronique avec ebXML
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Directive Européenne 2001-115
• Approuvée en conseil du 20-12-2001• En cause :
– Essor du commerce électronique– Cadre juridique pour facture électronique– Harmonisation des mentions de la facture– Règles de conservation et stockage– Contrôle des administrations fiscales
Transposition de la Directive
• loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002
• décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003• instruction administrative du 7 août 2003• codifiée dans l'article 289bis du CGI
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La Chaîne CommercialeLa Chaîne Commerciale
UN/CEFACT
Modèle Chaîne Appro’s
A R C H I V E
ACCOUNTING
SUPPLIER
quotation request pre-purchase
orderstock
purchase &delivery
invoice invoicing
ACCOUNTING
CUSTOMER
payment document payment
debit advice funds transfer
circularisationcontrol
financial statements
control
offer quotationpre-sales
order responsedespatch
sales &delivery
invoiceinvoicing
circularisationcontrolfinancial statements
control
payment documentpayment
credit advicefunds transfer
6
Scénario Secteur Acier
QuotationQuotation
Purchase order
Contract
Contract
Basic information
Basic information
Langage d ’échange des filières acier
European Steel Exchange
Language
SchedulingSchedulingOrdering Ordering
ShippingShipping
InvoicingInvoicing
PaymentPayment
Order status
Sales list
Traditional invoice
Self-billing invoice
transposable dans
tous les secteurs
Bon de Commande
COMMANDE
CLIENT FOURNISSEUR
• pas encore d’engagement formel entre les acteurs• pas d’enrichissement ou d’appauvrissement• pas d’écriture en comptabilité
7
Commande confirmée
CLIENTFOURNISSEUR
CONFIRMATIONCOMMANDE
COMPTABILITECLIENT
COMPTABILITEFOURNISSEUR
ECRITURECOMPTABLE
l’engagement "juridique" est en principe toujours constaté en comptabilité et figure en pied du bilan
Stock out-in – Livraison
CLIENTFOURNISSEUR
AVIS DELIVRAISON
COMPTABILITECLIENT
COMPTABILITEFOURNISSEUR
ECRITURECOMPTABLE
cette fois-ci, en livrant, le fournisseur "s'appauvrit" et le client "s'enrichit"donc constatation dans les deux comptabilités de la dette ou de la créance
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Délivrance de la facture
FOURNISSEURDE SERVICES
FOURNISSEUR
AVIS DELIVRAISON
COMPTABILITECLIENT
COMPTABILITEFOURNISSEUR
ECRITURECOMPTABLE
FACTURE
on enregistre la facture en comptabilité lorsque le bon de livraison n'a pas déjà été comptabilisé.
Avis de Remise en Banque
CLIENT FOURNISSEUR
REMISE ENBANQUE
COMPTABILITECLIENT
COMPTABILITEFOURNISSEUR
ECRITURECOMPTABLE
il s'agit là d'une constatation d'un règlement en cours afin de suivre l'évolution de la dette/créanced'où écriture comptable
9
Customer Supplier
Order
Order acknowledged
Order delivery
Invoice delivery
Remittance AdvicePayment order
4
3
2
1
Bank to Bank transfer
Debit advice Credit advice
Bankcustomer
Banksupplier
5 5
7
6
7
Eve
nts
se
qu
en
ce
an
da
cto
r sin
v olv
ed
6
TBG1 Supply Chain sequence diagram before TBG12 Accounting Token
ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements
Customer Supplier
PurchasecommitmentInvoice toreceive
SalescommitmentInvoice to
deliver
AccountPayable
Paymentin progress
Payment order
AccountReceivable
Paymentin progress
2 2
3 3
4 4
Debit advice Credit advice
Bankcustomer
Accountingcustomer
Accountingsupplier
Banksupplier
Bankexpense
Bankreceipts
5 5
7
6
7
8 8
6
Eve
nts
se
qu
en
ce
an
da
cto
r sin
v olv
ed
TBG12 sequence diagram Accounting Token
ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements
10
ChaChaîîne des Approvisionnementsne des Approvisionnements
Customer Supplier
Order
Order acknowledged
Order delivery
PurchasecommitmentInvoice toreceive
SalescommitmentInvoice to
deliver
Invoice deliveryAccountPayable
Remittance Advice
Paymentin progress
Paymentorder
AccountReceivable
Paymentin progress
4
3
2
1
2 2
3 3
4 4
Bank to Bank transfer
Debit advice Credit advice
Bankcustomer
Accountingcustomer
Accountingsupplier
Banksupplier
Bankexpense
Bankreceipts
5 55
7
6
7
8 8
6
Eve
nts
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ce
an
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cto
r sin
v olv
ed
Supply Chain sequence diagram after TBG12 Accounting Token
ChaChaîîne des Approvisionnementsne des ApprovisionnementsLe chaLe chaîînon manquantnon manquant……
eb-XMLinvoice schema
eb-XMLaccounting entry schema
Missing Link
11
Invoice Header
+ Invoice Number: Identifier. Type+ Invoice Date Time: Date Time. Type+ Invoice Type Code: Code. Type [0..1]+ Copy Indicator: Indicator. Type [0..1]+ Invoice Global Unique Identifier: Identifier. Type [0..1]+ Invoice Language: Code. Type [0..1]+ Invoice Currency: Code. Type [0..1]+ Price Currency: Code. Type [0..1]+ Payment Currency: Code. Type [0..1]+ Alternative Payment Currency: Code. Content [0..1]+ Tax Point Date Time: Date Time. Type [0..1]+ Transport. Mode: Code. Type [0..1]+ Number Of Invoice Line: Numeric. Type [0..1]+ Total Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1]+ Total Additional Amount : Amount. Type [0..1]+ Total Taxable Amount: Amount. Type [0..1]+ Total Tax Fee Amount: Amount. Type+ Total Invoice Amount: Amount. Type+ Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Taxable Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Insurance Charge Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Note: Text. Type [0..*]
Party. Details
1
+Supplier
0..1+Manufacturer
0..1
+Invoicee
0..1
+Invoice Issuer 0..1+Payee
0..1
+Consignor
0 *
1
+Customer
0..1+VAT Representative
0..1
+Seller
0..1
+Consignee
Fédérer e-Business Compta
Quel(s) compte(s) ?
Inv oice Line
+ Invoice Line Number: Identifier. Type+ Tari ff Code Number: Identifier. Type [0..1]+ Origin Country Code: Identi fier. Type [0..1]+ Lot Number: Identifier. Type [0..1]+ Delivery Date: Date Time. Type [0..1]+ Despatch Date: Date Time. Type [0..1]+ Expiry Date: Date T ime. Type [0..1]+ Invoiced Quantity: Quantity. Type [0..1]+ Despatch Quantity: Quanti ty. Type [0..*]+ Gross Weight: Measure. Type [0..1]+ Net Weight: Measure. Type [0..1]+ Theoretical Weight: Measure. Type [0..1]+ Number Of Pieces: Numeric. Type [0..1]+ Number Of Packages: Numeric. Type [0..1]+ Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Additional Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Taxable Amount: Amount. Type [0..1]+ Tax Fee Amount: Amount. Type [0..1]+ Invoice Line Total Amount: Amount. Type [0..1]+ Transport Mode: Code. Type+ Marks And Numbers: Text. Type [0..1]+ Invoice Line Note: Text. Type [0..*]
Tax Fee
+ Calculation Sequence Number: Numeric. Type+ Tax Fee Category: Code. Type [0..1]+ Tax Fee Currency: Code. Type [0..1]+ Tax Fee Qualifier: Code. Type+ Tax Fee Type: Code. Type+ Tax Fee Rate: Numeric. Type [0..1]+ Tax Fee Exemption Reason: Text. Type [0..1]+ Tax Fee Jurisdiction: Text. Type [0..1]
Fédérer e-Business Compta
Quel(s) compte(s) ?
12
Un travail de correspondance a été réalisé entre éléments de données pour chaque événement de la chaîne de traitement
Exemple facturation :
• entête de facture compte individuel tiers• ligne de facture compte achat / vente
analytique, budget, etc
pour que l'application commerciale soit "complète", vérifiable et que la traçabilité soit assurée.
Ceci est vrai pour toutes les autres chaînes de traitement informatique.
e-Business Compta
ChaChaîîne des Approvisionnementsne des ApprovisionnementsFédérer e-Business Compta
eb-XMLinvoice schema
eb-XMLaccounting entry schema
chaînon manquantjeton comptable
N° compteCode type de documentType de plan de comptesCode localisation montant
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Traçabilité et Préservation des
Preuves
Traçabilité et Préservation des
Preuves
Processus de traitementinterne entreprise
Evénement
Archivage
traçabilité traçabilité
La traçabilité doit être assurée dans les deux sens et passe par la comptabilité obligatoirement,
seul outil de synthèse dont l'unité de mesure est homogène.
Traçabilité
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d'où la nécessité d'avoir • une bonne organisation• un classement approprié• un archivage structuré et utile
Archives
Archives
• Le commerce électronique n'est pas dispensé de satisfaire aux obligations :– d'audit– de contrôle– de lisibilité– de péremption des informations archivées
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Archives
Nécessité de l'archivage
Pour réaliser ces objectifs, les normesd'archivage doivent répondre à des normesnon-propriétaires pour assurer la pérennitédes informations et des documents numériques en matière d'enregistrement, de stockage, de restitution et de preuve.
Archives
Et en matière de preuve, constat :• il n'existe pas d'originaux en informatique• les supports magnétiques sont évolutifs• il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage
dans les entreprises
On assiste à un retour à la tradition orale.
Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière.
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Le contrôle fiscalet les archives
Le dernier BOI remplace les prLe dernier BOI remplace les prééccéédents de 91 et dents de 91 et 9696
Le terme "comptabilitLe terme "comptabilitéé" doit être compris au sens " doit être compris au sens le plus large donc avec les pile plus large donc avec les pièèces comptablesces comptables
La DGI s'appuie davantage sur la rLa DGI s'appuie davantage sur la rééglementation glementation comptablecomptable
La DGI distingue maintenant les La DGI distingue maintenant les documents documents ddéématmatéérialisrialisééss et les et les documents immatdocuments immatéérielsriels
C F C I
et aussi …
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La DGI reprend le concept du chemin de rLa DGI reprend le concept du chemin de réévision vision prpréévu dans le PCG (art. 410vu dans le PCG (art. 410--3)3)
d'od'oùù : le : le ppéérimrimèètretre d'intervention d'intervention concerneconcerne toutes les toutes les applications informatiquesapplications informatiques qui permettent d'qui permettent d'éélaborer ou laborer ou de justifier directement ou indirectement tout ou partie de justifier directement ou indirectement tout ou partie des des éécritures comptables ou des dcritures comptables ou des dééclarations soumises clarations soumises àà contrôlecontrôle
ppéérimrimèètre de l'archivage des donntre de l'archivage des donnéées = nes = néécessaire cessaire tratraççabilitabilitéé des donndes donnéées depuis les diffes depuis les difféérentes rentes éétapes tapes d'un processus de gestion jusqud'un processus de gestion jusqu’à’à sa comptabilisationsa comptabilisation
C F C I… entre autres
La DGI demande explicitement l'archivage de La DGI demande explicitement l'archivage de chaque version de traitement durant le dchaque version de traitement durant le déélai de lai de reprise reprise àà des fins de tests ou d'analysedes fins de tests ou d'analyse
Des fichiers images PDF ou Des fichiers images PDF ou printprint peuventpeuvent être être prpréésentsentéés pour le contrôles pour le contrôle
Mais cette option Mais cette option ne dispense pasne dispense pas de l'archivage de l'archivage des donndes donnéées en cas de doute sur certaines es en cas de doute sur certaines opopéérationsrations
C F C Iet en archivage…
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L'impossibilitL'impossibilitéé technique d'acctechnique d'accééder aux donnder aux donnéées es expose expose àà l'l'éévaluation d'office si valuation d'office si in finein fine les donnles donnéées ne es ne sont pas disponiblessont pas disponibles
donc une surveillance de l'obsolescence technique et donc une surveillance de l'obsolescence technique et fonctionnelle des supports de stockage, des fonctionnelle des supports de stockage, des ppéériphriphéériques de lecture/riques de lecture/éécriture et des logiciels de criture et des logiciels de restitution/visualisationrestitution/visualisation
Les solutions d'archivage et de traLes solutions d'archivage et de traççabilitabilitéé pourront pourront s'accompagner d'une ss'accompagner d'une séécurisation des documents et curisation des documents et des donndes donnéées au moyen d'une signature es au moyen d'une signature éélectronique lectronique fiablefiable
C F C Iet en archivage…
prpréésentations dans des formats non recevables sentations dans des formats non recevables (illisibles, propri(illisibles, propriéétaires)taires)
ddééfaut de trafaut de traççabilitabilitééabsence de chronologie dans les enregistrementsabsence de chronologie dans les enregistrementsabsence de permanence du chemin de rabsence de permanence du chemin de réévisionvisioninsuffisance des donninsuffisance des donnéées archives archivééeses : : ééchantillons chantillons
de donnde donnéées ou donnes ou donnéées agres agrééggééeses
C F C Iapparence d'irrégularité…
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le format arrêtle format arrêtéé par la DGI n'a pas par la DGI n'a pas ééttéé modifimodifiéé : il : il ne prend toujours pas en compte le format Unicode ne prend toujours pas en compte le format Unicode Internet dInternet dééjjàà utilisutiliséé pour les factures pour les factures éélectroniqueslectroniques
la conservation des versions antla conservation des versions antéérieures des rieures des logiciels (logiciels (§§ 91)91)
la trala traççabilitabilitéé des opdes opéérations est incorrectement rations est incorrectement traittraitéé : cr: crééation d'un nouveau fichier archives, fichier ation d'un nouveau fichier archives, fichier log, surbrillance, etc. (log, surbrillance, etc. (§§ 109 109 àà 111)111)
confusion entre stockage et conservation (confusion entre stockage et conservation (§§ 138)138)absence de reconnaissance des normesabsence de reconnaissance des normes
C F C Iles limites du BOI…
EDIFICASL’association des professionnels
de l’Echange de Données Informatiséde la Profession Comptable
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• Maîtriser les téléprocédures et les systèmes d’informations :– Comptables, financières, fiscales,– Juridiques, sociales et statistiques
• À l’aide de normes internationales:– EDIFACT– Eb-XML
• Est une cellule de RD pour l'ensemble de ses membres privés et publics
La mission de EDIFICAS
Notoriété de EDIFICAS
• Est accrédité en tant que :– Communauté sectorielle comptable par
EDIFRANCE;– EEG11 au niveau européen par e-BES
(CEN-Cenelec);– TBG12 par l’ONU (UN-Cefact).
Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité.
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Groupes de travail
GT1GT1 : Messages comptables: Messages comptablesGT2GT2 : T: Tééllééprocprocéédures fiscalesdures fiscalesGT3GT3 : Archivage : Archivage éélectroniquelectroniqueGT4GT4 : XML / UML: XML / UMLGT5GT5 : ASP: ASPGT6GT6 : Attestations de conformit: Attestations de conformitééGT7GT7 : T: Téélléétransmissions bancairestransmissions bancairesGT8GT8 : Horodatage: HorodatageGT9GT9 : D: Dééclarations socialesclarations socialesGT10GT10 : EDI: EDI--IRIRGT11GT11 : IAS/IFRS: IAS/IFRSGT12GT12 : R: Rèègles des logiciels comptablesgles des logiciels comptablesGT13GT13 : Gestion NGCSF: Gestion NGCSF
Questions
www. .www. .frfr [email protected]