Trámite de facturas de servicios y servicios públicos Los contenidos distribuidos llegaran al espacio de “Facturas de servicio” o “ Facturas de servicios públicos” según sea el caso, del área de Compras y será noti�cado por correo

electrónico.

EL usuario responsable del trámite contará con las opciones de “ Aceptar” o

“Rechazar”ubicadas en la parte superior derecha de los detalles del contenido.

Si el usuario elige “ Rechazar” el contenido se trasladara al espacio de “ Rechazados” de la

recepción,y será noti�cada por correo electrónico .

Antes de ejecutar la acción “ Rechazar” se debe indicar en el campo “ Observaciones” del

conjunto “Datos del contenido”, la razón de esta elección, esto se hará de la siguiente

manera:

Ubicar el icono que permite modi�car los campos ya diligenciados del contenido, este se

encuentra ubicado en la parte superior derecha de los detalles del contenido. En el campo

“Observaciones" de “ Datos del contenido” se indica la razón .Se debe tener en cuenta que

al hacer uso de la opción este no permite modi�car los “ Datos de radicación” (estos son

inmodi�cables)

Si el usuario elige “ Aceptar” el contenido se moverá al espacio de “ Facturas por aprobar”

“ Facturas de servicios” o “ Facturas de servicios públicos” de la Dirección Administrativa,

y será noti�cada por correo electrónico .

El usuario de la Dirección Administrativa contará con las opciones de “ Aceptar” o

“Rechazar”ubicadas en la parte superior derecha de los detalles del contenido.

Si el usuario elige “ Rechazar” el contenido se trasladara al espacio de “ Factura Rechazadas”

“ Facturas de servicio” o “ Facturas de servicios públicos” de Compras, y será noti�cada

por correo electrónico.

Antes de ejecutar la acción “ Rechazar” se debe indicar en el campo “ Observaciones” del

conjunto “Datos del contenido”, la razón de esta elección, esto se hará de la siguiente

manera:

Ubicar el icono que permite modi�car los campos ya diligenciados del contenido, este se

encuentra ubicado en la parte superior derecha de los detalles del contenido. En el campo

“Observaciones" de “ Datos del contenido” se indica la razón .Se debe tener en cuenta que

al hacer uso de la opción este no permite modi�car los “ Datos de radicación” (estos son

inmodi�cables)

Si el usuario elige “ Aceptar” el contenido se moverá al espacio de “ Facturas de servicios” o

“Facturas de servicios públicos” de el área de Contabilidad, y será noti�cado por correo

electrónico.

Antes de ejecutar la acción “ Aceptar” se debe indicar en el campo “ Centro de Costo” del

conjunto “Datos de facturas”, el centro de costo responsable del gasto, esto se hará de la

siguiente manera:

Ubicar el icono que permite modi�car los campos ya diligenciados del contenido, este se

encuentra ubicado en la parte superior derecha de los detalles del contenido. En el campo

“Centro de Costo" de “ Datos de factura” se indica.Se debe tener en cuenta que al hacer uso

de la opción este no permite modi�car los “ Datos de radicación” (estos son inmodi�cables)

El usuario de Contabilidad contará con las opciones de “ Aceptar” o “ Rechazar”ubicadas en

la parte superior derecha en las acciones del contenido.

Si el usuario elige “ Rechazar” el contenido se trasladara al espacio de “ Factura Rechazadas”

“ Facturas de servicios” o “ Facturas de servicios públicos” de Compras, y será noti�cada

por correo electrónico.

Antes de ejecutar la acción “ Rechazar” se debe indicar en el campo “ Observaciones” del

conjunto “Datos del contenido”, la razón de esta elección, esto se hará de la siguiente

manera:

Ubicar el icono que permite modi�car los campos ya diligenciados del contenido, este se

encuentra ubicado en la parte superior derecha de los detalles del contenido. En el campo

“Observaciones" de “ Datos del contenido” se indica la razón .Se debe tener en cuenta que

al hacer uso de la opción este no permite modi�car los “ Datos de radicación” (estos son

inmodi�cables)

Si el usuario elige “ Aceptar” el contenido se moverá al espacio de “ Movimientos contables”

de el área de Contabilidad.

El usuario de contabilidad deberá cortar y pegar el contenido en el año y mes correspondiente

a la causación.

Estando en ese espacio, se creara otro espacio con el numero de nota contable.

Para crear un espacio se debe situar en el espacio que se desee crear y dar clic en

y ubicado en la barra de navegación y diligenciar los campos indicados.

En ese nuevo espacio se debe pegar la factura, y cargar la nota contable generada por la

causación de la factura en el sistema contable .

Al estar en el espacio creado con el número de la nota contable se deberá dar clic en

ubicado en la barra de navegación, adjuntar la nota contable, elegir como tipo

de contenido Nota contable y diligenciar los campos indicados

A continuación se indica la agrupación de campos y la manera de diligenciar en cada caso:

Propiedades: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Nombre: tomado de manera automática según el nombre dado al contenido

Titulo: tomado de manera automática

Descripción: el usuario podrá hacer una breve descripción del contenido a cargar

Autor: tomado de manera automática según las propiedades del contenido

Datos nota contable: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Nit proveedor: número de identi�cación de la empresa o persona que emite la factura o

cuenta de cobro, sin puntos ni rayas.

Número de factura: número consecutivo de la factura o cuenta de cobro de la empresa o

persona que emite

Número Nota: número asignado por el sistema contable a la factura o cuenta de cobro

Al momento de �nalizar el diligenciamiento de los datos se da clic en “ Aceptar” ubicado en la

parte superior derecha de la sección. Este tipo de contenido no genera No de radicado.

El sistema enviara automáticamente una noti�cación por correo electrónico al usuario

responsable de Tesorería.

El usuario de tesorería ingresa al sistema en el espacio de “ Movimientos Contables”, en el

espacio de “ Notas Contables” y cargara el comprobante de pago de la factura o cuenta de

cobro en ese espacio.

Al estar en el espacio de la nota contable se deberá dar clic en ubicado en la

barra de navegación, adjuntar el comprobante de pago, elegir como tipo de contenido

comprobante de pago y diligenciar los campos indicados.

A continuación se indica la agrupación de campos y la manera de diligenciar en cada caso:

Propiedades: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Nombre: tomado de manera automática según el nombre dado al contenido

Titulo: tomado de manera automática

Descripción: el usuario podrá hacer una breve descripción del contenido a cargar

Autor: tomado de manera automática según las propiedades del contenido

Datos comprobante de pago: este grupo esta conformado por los siguientes campos:

Nit proveedor: número de identi�cación de la empresa o persona que emite la factura o

cuenta de cobro, sin puntos ni rayas.

Número de factura: número consecutivo de la factura o cuenta de cobro de la empresa o

persona que emite.

Número comprobante: número asignado por el sistema para pago de la factura o cuenta

de cobro