Embed Size (px)
Citation preview
Microsoft ACCESS
Горан Станојевић
Microsoft ACCESS
1
Microsoft ACCESS
Садржај
Почетак рада у ACCESS – у.....................................................................................................2
Креирање нoвих табела - Oпција Tables.................................................................................4
Типови података........................................................................................................................7
Дизајнирање табела................................................................................................................19
Повезивање табела – Relationships........................................................................................21
Фoрме – Опција Forms...........................................................................................................23
Сортирање, претраживање и упити – Find, Sort, Query......................................................25
Извештаји - Oпција Raports...................................................................................................34
Штампање табела и извештаја...............................................................................................38
Кoминација прoграма Word и Аccess....................................................................................43
Главни мени (главна маска) базе података – Switchboard..................................................45
2
Microsoft ACCESS
Почетак рада у ACCESS – у
Покренути Microsoft Access преко Start менија. Креирати нову базу података под именом Туристичка агенција у свом фолдеру у My Documents-у.
3
Кликнути на иконицу
Blank Database
Кликом на ову иконицу отвара се оквир за прављење
новог фолдера
Уписати своје име и
презиме
Дајте назив бази Туристичка агенција и притиском на Create
завршите са креирањм базе података
Microsoft ACCESS
Пример:
Туристичка агенција има опширну базу података за смештај туриста.База података се састоји из четири табеле:
1. тип смештаја (соба, кућица, апартман, стан);2. смештај – детаљни подаци (локација, број кревета, клима, базен...);3. цене – цене у зависности од доба године и квалитета објекта и услуга; 4. контакт – подаци о власнику објекта (контакт особе).
Клијенти који контактирају агенцију имају своје жеље, као на пр.: куда желе да иду, када желе да иду, за колико људи ће бити потребан смештај, да ли је урачуната храна (пун или полу пансион или без хране)...
Оператер врши упит над базом података и добија списак смештајних објеката који одговарају потребама корисника и њиховим платежним могућностима. Ако се клијент одлучи за неку од понуда, оператер узима податке о власнику смештајног објекта (контакт особе) и контактира га да уговори закуп.
Табеле базе података и њихова повезаност
4
Microsoft ACCESS
Креирање нoвих табела - Oпција Tables
Табела « тип смештаја »
Прво креирамо табелу тип смештаја. Табелу креирамо из Desing View-a, тако што кликнемо на иконицу Design на палети алата или двокликом на Create table in Desing view,
или преко Insert Table (или кликом на иконицу New), када се отвара оквир за дијалог New Table, и избором Desing View.
Desing View прозор се састоји из горњег и доњег дела. Горњи део служи за унос назива поља табеле (Field Name), типова података поља (Data Type) и описа података (Description). Овај опис се појављује у статусној линији при уносу података у то поље. Доњи део Field Properties служи за одређивање и дефинисање других особина поља.
У табелу «тип смештаја» потребно је унети следећа поља: код смештаја и опис.
5
Microsoft ACCESS
Када завршимо са дизајнирањем табеле излазимо из Desing View-a, али се појављује упозорење да ли желимо да сачувамо табелу. Кликнемо на Yes, па упишемо назив табеле.
Табела « смештај »
Naziv polja Tip podataka Format ili dužina Druge osobine poljaID smestaja AutoNumber Primarni ključ; Indexed (bez duplikata)
pocetak sezone Date/Time Short date Ulazna maska 99/99/00
kraj sezone Date/Time Short date Ulazna maska 99/99/00zemlja Text 20 Indexiranograd Text 20 Indexirano
smestaj Lookupishrana Text 2 Provera =''NE'' ili =''ND'' =''PP'' =''AL'' bazen Yes/No Yes/No Podrazumevana vrednost - Yes
posluga Yes/No Yes/No plaza Yes/No Yes/No Podrazumevana vrednost - Yes
raspon cena Text 1 Provera =''A'' ili =''B'' =''C'' =''D'' =''E''broj kreveta Number Integer Podrazumevana vrednost 2IDkontakta Number Long integer Da li se unos zahteva - Yesprimedbe Memo
slika OLE Object opste
informacije Hiperlink
6
Поставите примарни кључ кликом на иконицу у линији
алата или десним кликом отворити падајући мени и
изабрати Primary Key
Уписати име табеле
Microsoft ACCESS
Примарни кључ – Primari Key
Поље примарног кључа једнозначно одређује слог у табели. Поље примерног кључа не дозвољава унос идентичних слогова, односно остала поља у два слога могу бити идентична, али по овом пољу слогови ће се разликовати.
7
Microsoft ACCESS
Типови података
AutoNamber (ID smestaja) Број који се аутоматски попуњава за сваки нови слог; Field Size – Одређује величину и тип података који се може унети у поље. Long
integer подразумевана вредност за овај тип података (максимална вредност 2.147.483.647);
New Values – Increment (прираштај) означава да се у пољу употребљва први по реду расположив број, односно да је нова вредност увећана за 1 у односу на предходну;
Format – одређује како ће се подаци из поља приказивати на екрану и у штампи. За неке типове података могу се изабрати неки од понуђених формата, док се за неке типове формати могу правити и прилагођавати својим потребама;
Caption – Ако се у ово својство упише вредност, та вредност се користи уместо правог назива поља у Datasheet View и при изради форми;
Indexed – За поље Primary Key подразумевана вредност је Yes, (No Duplicates), што значи да су поља индексирана а понављања нису дозвољена. Поља могу бити индексирана и ако нису примарни кључ. Индексирање се врши због бржег претраживања базе података. Поља која се користе у сортовима и упитима требало би да буду индексирана, са дозвољеним дупликатима.
Date/Time (pocetak sezone) Format – Служи за избор неког од понуђених формата. Изабрати из падајуће
листе неки од типова за датум и време; Input Mask – Дефинише улазну маску која се појављује при уносу података у
поље. Нпр. 99\->L<LL\-00;;_ за Medium Date, 99-99-00 за Short Date;
8
Microsoft ACCESS
За улазну маску користе се следећи знакови:
Знак Дозвољени тип податка који се може унети, као и да ли се податак мора унети
0 Цифра (0 – 9); Унос се захтева; + и – нису дозвољени;9 Цифра (0 – 9) или размак; Унос се не захтева; + и – нису дозвољени;# Цифра (0 – 9) или размак; Унос се не захтева; + и – јесу дозвољени;L Слово (А – Z); Унос се захтева;? Слово (А – Z); Унос се не захтева;A Цифра или слово; Унос се захтева;a Цифра или слово; Унос се не захтева;& Било који знак или размак; Унос се захтева;C Било који знак или размак; Унос се не захтева;
. , :; - /
Децимални зарез или сепаратор хиљада, датумски и временски сепаратори. Представљање ових знакова дефинисано је у Regional Settings Properties оквиру за дијалог у Windows Control Panel-у).
< Сви знаци иза овог биће претворени у мала слова;> Сви знаци иза овог биће претворени у велика слова;. Децимални сепаратор;
″ ″ Литерал (нешто што се буквално појављује у пољу);
! Улазна маска се попуњава са десна у лево када се са леве стране налази овај опциони знак;
\Следећи знак се приказује буквално, односно не интерпретира се као симбол маске (нпр. \L приказује у масци као слово се L тј. не значи да је у масци потребно унети слово); Унос се захтева;
Улазна маска може да се састоји од три дела, који се раздвајају тачка зарезом ( ; ), нпр: 99/99/00;0;_ где:
први део 99/99/00 задаје саму улазну маску, други део 0 одрежђује да ли у подацима постоји литерал, 0 значи да постоји а 1
да су присутни само подаци, без формата; Подразумева се 0 када овај део није назначен,
трећи део задаје знак који се користи за приказ размака у улазној масци. Подразумевана вредност је снижена црта _. Ако треба да се прикаже размак онда се он ставља између наводника ″ ″, (нпр. 99/99/00;0; ″ ″).
Text (ishrana) Текст (слова, бројеви, знаци) максималне дужине 255 карактера; Default Value – Подразумевана вредност, вредност која ће бити уписана у ћелију
као подразумевана (најчешћа) и која се може мењати; Validation Rule – Правило провере омогућава да се у базу могу унети само
исправни подаци (Нпр. =''А'' or =''B'' or =''С'' где је Filed Size постављено на 1 а Input Mask >L)
Validation Text – Текст који ће се појавити у упозорењу ако није коректно унет податак.
Allow Zero Length – је својство специфично за текстуалне податке и одређује да ли је дозвољено постојење стринга нулте дужине у пољу.
9
Microsoft ACCESS
Lookup (smestaj) Подаци за тип Lookup се памте у посебној табели, односно овај тип даје
могућност да се креирају поља која омогућавају избор вредности из друге табеле при уносу података. Када се одабере овај тип података отвара се оквир за дијалог Loockup Wizard.
Чекирати прву опцију у овом дијалогу и притиснути . Next > .
10
Microsoft ACCESS
Одабрати табелу или упит који садржи потребне податке и притиснути . Next > ,
одабрати поље које садржи потребне податке, . Next > ,
11
Microsoft ACCESS
затим активирати скривање колоне (Hide key colomn) и притиснути . Next > .
променити обележје и кликом на Finish завршавате са повезивањем.
12
Кликом на Yes сачувајте
повезивање ове две табеле
Microsoft ACCESS
Yes/No (bazen) Ако поље може имати једну или две вредности оно може бити овог типа; Format овог поља може бити Yes/No, True/False или On/Off. Default Value ако се не унесе је No, али можемо променити ову вредност ако
унесемо у ово поље вредност Yes (или ту вредност можемо одабрати кликом на иконицу са три тачке која се налази са десне стране овог поља);
Number (broj kreveta) Бројеви који се могу употребљавати у аритметичким изразима Rеquired – Обавезан параметар (да ли је у пољу обавезан унос података или не).
Ако поље служи за повезивање са другом табелом у њему морамо имати податак, односно у ово поље унећемо вредност Yes.
Memo (primedbe) Дугачак текст (слова, бројеви, знаци) максималне дужине 65.535 карактера; Мемо поље се користи да би се у слогу додали описни детаљи. По овом типу
поља се не може вршити претраживање, сортирање и груписања података. Корисно је за унос додатних информадија које су веома важне.
13
Microsoft ACCESS
OLE object (slika) Object Linking and Embedding – Повезивање и уградња објеката. OLE објекат је
објекат направљен у некој другој апликацији који је повезан и уграђен у табелу.
Hiperlink (opste informacije) У овако дефинисано поље уноси се путања до одређеног фајла који се отвара
кликом на линк. У ово поље могу се унети UNC (за фајл који се налази на рачунару или у локалној мрежи) или URL адресе (који се налазе на Интернету).
Currency (jan-feb) Овај тип поља се користи за новчане (монетарне) вредности. Овим пољем се
може дефинисати валута у којој су изражене новчане вредности; Decimal Places – подесити број децималних места који ће бити видљив.
Табела « цене »
Табела « контакт »
Табелу контакт креираћемо помоћу Table Wizard-а:
14
Microsoft ACCESS
Одаберемо Contacts табелу из списка Busines врста табела. Од свих поља изабране табеле одаберено само она која су нам потребна за нашу табелу тако што селектујемо потребно поље из Sample Fields и помоћу Add убацино га у Fields in my new table.
Уколико желимо да променимо име поља селектујемо га и отворимо оквир за дијалог Rename Field и унесемо ново име.
Понуђено име табеле “Contacts” променимо у “Контакт”.
15
Microsoft ACCESS
Табелу контакт желимо да повежемо са табелом смештај, па отварамо оквир за дијалог Relationships.
Одаберемо тип повезивања табеле контакт са табелом смештај.
16
Microsoft ACCESS
Сада су ове две табеле у релацији, односно повезане су.
Изаберемо једну од могућности за улазак у нову табелу када је будемо креирали притиском на Finish, а то су улазак у Desing view, Datasheet View ili Wizard за креирање форме за ову табелу.
17
Microsoft ACCESS
Унос података
Податке уносимо у табеле преласком у Datasheat view.
tip smestajakod smestaja opis
1 apartman2 kucica3 stan4 soba
ceneraspon cena jan-feb mar-apr maj-jun jul-avg sep-oct nov-dec
A $5.00 €5.50 €6.00 €7.00 €6.50 €5.00B $5.00 €6.00 €6.50 €8.00 €7.00 €5.50C $6.00 €6.50 €7.50 €8.50 €7.50 €6.00D $6.50 €7.00 €8.00 €9.00 €8.00 €7.00E $7.50 €8.50 €9.50 €10.00 €9.00 €8.00
kontakt
IDkontakta Ime Prezime Agencija Adresa Grad Postanski
broj ZemljaTelefon
na poslu
Mobilni telefon
1 Dragan Popovic Kontiki Beograd 11000 SCG (064) 1234-567
064-111-333
2 Ivana Jovanovic Argus Novi Sad 21000 SCG (021) 2222-111
064-123-123
3 Marija Nikolic Argus Beograd 11000 SCG (011) 1111-111
4 Srdjan Tomasevic Jolly Beograd 11000 SCG (063) 6666-333
5 Biljana Stojkovic Jolly Nis 18000 SCG (018) 4444-555
18
Microsoft ACCESS
smestajID
smestajapocetak sezone
kraj sezone zemlja grad smestaj ishrana bazen posluga plaza raspon
cenabroj
kreveta IDkontakta primedbe slika opste informacije
1 10-Jan-05 10-Oct-05 Egipat Sar Mel Seik
apartman PP Yes Yes Yes C 2 1 nema primedbi
Istorija grada.doc
2 01-Mar-05 30-Nov-05 Turska Marmaris soba ND Yes No Yes C 3 3
3 Grcka Paralija kucica AL No No Yes E 3 4
4 14-Feb-05 10-Oct-05 Egipat Hurgada apartman PP Yes No Yes D 2 1
5 Turska Kusadasi stan ND Yes No Yes B 2 2
6 Turska Bodrum apartman PP Yes No Yes D 3 3
7 Turska Kusadasi soba NE Yes No No A 2 2
8 01-May-05 31-Oct-05 Bugarska Zlatni Pjasci
kucica NE No No Yes B 3 5
9 Bugarska Zlatni Pjasci
soba NE No Yes No A 3 5
10 Egipat Hurgada stan PP Yes No Yes C 4 1
11 Turska Antalija soba ND Yes No Yes B 2 3
12 Turska Alanja stan NE Yes No Yes C 2 2
13 Grcka Halkidiki kucica AL Yes No Yes D 4 4
14 16-Apr-05 01-Nov-05 Bugarska Varna kucica ND Yes No No B 3 2
15 Bugarska Nesebar apartman PP No No Yes C 3 5
16 Grcka Rodos stan PP Yes No Yes E 3 4
17 Turska Bodrum kucica AL Yes No Yes D 3 3
18 Turska Kusadasi apartman AL Yes No Yes C 2 2
19 Turska Bodrum apartman AL Yes Yes Yes E 3 3
19
Microsoft ACCESS
Дизајнирање табела
Додавање поља
Треба добро проверити да ли су дефинисана сва поља пре почетка уноса података у табелу. Касније додавање поља захтева да се поново пролази кроз све слогове да би се унеле вредности у ово поље. Ново поље се може додати у Datasheet View и у Design View. Ако се додаје у Datasheet View треба селектовати колону испред које треба додати нову па ићи на Insert Column (или десним кликом отворити помоћни мени и ту изабрати опцију Insert Column. Додавање поља у Design View је слично предходном. Треба селектовати наредни слог и кликом на иконицу Insert Rows (или преко Insert Rows или избором Insert Rows из помоћног менија који се отвара десним тастером миша. Задатак: Додати слог категорија хотела у табелу смештај исптед поља распон цена.
Брисање поља
Брисање поља у табели је могуће из Datasheet View и Design View. Поље треба селектовати и обрисати преко Edit Delete Column у Datasheet View или Edit Delete Rows у Design View (или избором ових опција из помоћних менија)Задатак: Обрисати слог категорија хотела у табели смештај.
Промена особина и редоследа поља
Особине поља се такође могу мењати. Потребно је доћи у дато поље у Design View и подесити одговарајуће параметре.Редослед поља се мења тако што селектујемо слог и превучемо га на ново место.Задатак: Променити параметар Field Size поља град са 20 на 50 карактера. Поље плажа поставити испред поља послуга.
Приказ мреже ћелија, постављање ширина и висина ћелија
Мрежа ћелија у приказу Datasheet View је видљива. Може се поставити да буде невидљива избором одговарајућих опција. Такође и позадина се може мењати. То се подешава у оквиру Datasheet Formatting који се отвара преко Format Datasheet.Поред подешавања мреже и позадине, могуће је постављати ширину колона и висину врста избором опција Format Column Width за ширину колона и Format Row Heidght за висину врста. Ово је могуће подешавати и ручно постављањем миша између ћелија и повлачењем.Задатак: Променити приказ мреже ћелија тако да буду видљиве само хоризонталне испрекидане плаве линије, а позадину ћелија обојити у жуто.
20
Microsoft ACCESS
Скривање и приказивање колона
Због лакшег прегледа табеле некада је пожељно неке колоне сакрити (учинити их невидљивим). Потребно је ту/те колоне селектовати и покренути Format Hide Columns. Да би смо поново учинили све колоне видљивим покренућемо Format Unhide Columns. Отвара се Unhide Columns оквир за дијалог.
Задатак: Поставити да буду невидљиве колоне земља и град табеле смештај, а затим их учинити поново видљивим.
Замрзавање колона
Замрзавање колона је погодно при прегледу великих табела, када читаву табелу не можемо видети на екрану. Одређене колоне се могу замрзнути, нпр. као колоне које једнозначно одређују слогове у табели, тако да су те колоне увек видљиве на екрану. Остале колоне можемо померати и прегледати, али ћемо увек знати која ћелија ком слогу припада. Ово се постиже селекцијом колона које треба да су видљиве и покретањем Format Freeze Columns. Ове колоне ће бити замрзнуте са леве стране екрана. Уклањање замрзнутих колона се постиже покретањем Format Unfreeze All Columns. Задатак: Поставити да буду увек видљиве колоне земља и град табеле смештај.
Фонтови
Може се подешавати тип, стил, величина, боја и подвлачење слова којима се попуњава табела. То се постиже избором Format Font оквира за дијалог.Задатак: Поставити величину слова на 12 а та фонт одабрати Times New Roman.
Чекирати слогове који треба да буду
видљиви
21
Microsoft ACCESS
Повезивање табела – Relationships
Тако смо додали табелу цене у оквир Relationships.
Сада ћемо табелу цене повезати са табелом смештај преко поља распон цена. Отворићемо дијалог Edit Relationship... из падајућег менија Relationships.
Relationships покрећемо кликом на иконицу или
из падајућег менија
Приказати табеле
Додати селектоване табеле у оквир Relationships
22
Microsoft ACCESS
У случају да је потребно уклонити неку од веза линију везе треба селектовати, притиснути Delete relationship и потврдити брисање.
Додати нову везу
Одабрати табелу коју повезујемо и поље преко кога успостављамо везу Одабрати табелу са
којом повезујемо табелу цене и
поље (распон цена) преко кога
успостављамо везу
Ако желимо да променимо тип везе
23
Microsoft ACCESS
Фoрме – Опција Forms
Форме омогућавају лакши приказ или унос података. Форме се могу правити преко чаробњака, коришћењем опција за аутоматску израду форми или их ручно дизајнирати. Покретањем израде форме преко Design View-а отвара се радни простор са пољима изабране табеле или упита. Заглавље и подножје уколико постоји се задаје у за то одређеним деловима који се приказују преко View Form Header/Footer. Да би смо могли да радимо у овом простору потребно је да буде укључена Toolbox палета алата.
.
Поља табеле (превлачењем
се уносе у форму)
Део за унос заглавља
Палета алата за израду форми
Control wizards
Text box
Toogle box
Check box
List box
Image
Bound object frame
Tab control
Line
More controls
Select objects
Label
Option group
Option button
Combo box
Command button
Unbound object frame
Page break
Subform/subreport
Rectangle
24
Microsoft ACCESS
Label (налепница) представља статички текст и употребљава се за натписе наслова, имена других објеката и слично;
TextBox служи за унос, исправљање и приказ података. Најчешће одговара једном слогу табеле или упита. Служи и за приказ израчунатих вредности, као и за уношење избора корисника преко дијалога;
OptionGroup је контрола са задатком да прикупи на одговарајућој површини поља која служе за унос података бирањем неке од понуђених опција (TogleButton, CheckBox...)
TogleButton (као и OptionButton и CheckBox) је контрола која може имати једно од два понуђена стања;
ComboBox даје могућност избора једне од ставки из листе. Понуђени елементи могу бити елементи неког поља табеле или упита, или програмски унети;
ListBox омогућава избор једне од ставки са листе коју приказује. Унос нових вредности у листну се не могу директно уносити;
CommandButton је дугме које овогућава покретање неке функције, макроа или акције.
Image служи за унос слике која може бити позадина на форми. ObjectFrame омогућава приказ графичког или неког другог OLE објекта који
није у оквиру базе података, већ има засебан фајл. Овако унет објекат може да се ажурира (едитује);
BoundObjectFrame може да садржи цртеж, графику или неки други OLE објекат који је део неке од табела у бази података;
PageBreak служи за поделу форме на странице;TabControl (картице) представља графички објекат којим се у великој мери
може омогућити радна површина, а у исто време поједноставити коришћење апликације. Комбинација ове контроле са Subform даје изванредне резултате и не представља велики проблем за дизајн;
Subform омогућава да се на форми прикаже нека друга форма (као подформа). Ово је изузетно погодно када се треба штедети на екранском простору, а да корисник може све да добија лако, брзо и на једном месту. Посебан ефекат се добија када треба приказати више записа једне табеле или упита који одговарају једном запису на главној форми (код отпремница, фактура, докумената који имају ставке ...);
Line омогућава приказ линија у форми;Rectangle омогућава приказ правоугаоника у форми.
25
Microsoft ACCESS
Сортирање, претраживање и упити – Find, Sort, Query
Претраживање – Find
Ова наредба се користи за проналажење слогова који садрже задати текст. Користи се када се зна у ком пољу се налази тражени текст.Пример: Пронаћи све слогове табеле смештај који у колони земља имају назив земље Турска (све смештајне објекте у Турској).
Филтрирање избором – Filter By Selection (филтрирање селекцијом)
Филтрирање избором се користи за приказ слогова са неком истом карактеристиком. Селектује се одређени запис и покрене филтер. Приказују се сви слогови са датом карактеристиком. Процес се понавља ако се жели подскуп пронађеног скупа.филтрирање се може поновити више пута, све док се дође до траженог резултата. Кликом на иконицу Remove Filter уклања се постављени филтер и поново су видљиви сви слогови.Пример: Пронаћи све смештајне објекте у Турској и који нуде ноћење са доручком.
Заменити стари текст новимШта треба да буде пронађено
Пронађи следећи
Да ли се претражује цела табела или само слогови изнад или слогови испод
текућег слога
Назначити где се подаци
налазе у пољу
Да ли се претражује цела табела или само одређена
колона
Завршетак претраживања
26
Microsoft ACCESS
Филтрирање по формама – Filter By Form
Алтернатива филтрирању селекцијом је филтрирање на основу форме. Овим начином филтрирања могуће је поставити више критеријума одједном. Коришћењем опције Or могу се поставити алтернативни критеријуми. Пример: Пронаћи све смештајне објекте у Египту и Грчкој који нуде полупансион. Сачувати ово претраживање под називом ПП Египат и Грчка.
Сортирање – Sort
Слогови у табели се појављују оним редом којим су унети, односно по пољу примарног кључа ако је постављен. Међутим, када је потребно да су слогови уређени по неком реду, растућем или опадајућем, користи се ова функција. Најчешће се користи за сортирање по једном пољу. Селектује се одређено поље и кликне на одговарајућу иконицу. Могуће је сортирати и по више поља селекцијом одређених поља.Пример: Сортирати табелу смештај по пољима земља и град у растућем низу.
Задајте алтернативни критеријум
Када поставите критеријуме кликните на иконицу Apply Filter да покренете
филтрирање табелеКликните на
Save As Query да сачувате постављене критеријуме
Уписати име упита
27
Microsoft ACCESS
Сортирање у више нивоа – Advanced Filter/Sort
Сортирање табеле по више критеријума се врши избором опције Advanced Filter/Sort
Пример: Сортирати табелу смештај по пољу земља у растућем низу и по пољу град у опадајућем низу.
Поље се убацује у доњи део прозора за постављање критеријума двоструким
кликом на само поље или превлачењем
Избор редоследа сортирања
28
Microsoft ACCESS
Упити над више табела – Query
Постављање критеријума за претраживање над више табела:Избором Insert Query (Query New) отвара се оквир за дијалог New Query.
Одабиром опције Design view (може и преко Query Create query in Design view) отвара се оквир за дијалог Show Table.
Селектовањем одређене табеле и притиском на Add табела се убацује у Select Query дијалог.
Селектовати потребну
табелу
Додати селектовану
табелу
Изабрати поље
Изабрати табелу
Видљивост поља у упиту
Поставити критеријуме
Услов сортирања
29
Microsoft ACCESS
Пример: Пронаћи смештајне капацитете са 3 или више кревета и за њих приказати град где се налазе (сортирати резултате по овом пољу у растућем низу), тип смештаја, име контакт особе и број телефона на послу, као и цену у мају и јуну.
Резултате упита добијамо преласком у Design View.
Чаробњак за упите – Query Wizard
Користи се за прављење прилично компликованих упита. Покрећемо га избором Crosstab Query Wizard опције оквира за дијалог New Query. Пример: Пронаћи број смештајних објеката у свакој земљи. Колико смештајних објеката има свака контакт особа у свакој земљи.
30
Microsoft ACCESS
Одабрати табелу
Изабрати поље (највише три) која
треба да буду заглавља редова
31
Microsoft ACCESS
Изабрати поље које треба да
буде заглавље колона
Одабрати функцијуИзабрати поље пресека
колона и врста
32
Microsoft ACCESS
Задатак 1: Пронаћи број смештајних објеката по броју кревета и наћи калико којих има у сваком граду. Додати табелу контакт и пронаћи колико смештајних објеката по броју кревета нуди свака агенција у свакој земљи.Задатак 2: Колико сваки агент нуди смештајних објеката укупно и колико у свакој земљи посебно.
Дати име упиту
33
Microsoft ACCESS
Решење задатка 1
Решење задатка 2
34
Microsoft ACCESS
Извештаји - Oпција Raports
Извештаји су погодни да се на најефикаснији начин одштампа упит или калкулација на основу табела и упита базе података. То могу бити фактуре, наруџбенице, брошуре, етикете за слање писама.
У извештај се могу укључити и поља из других табела и упита.
Одабрати табелу или
упит
Убацити поља која ће
бити у извештају
35
Microsoft ACCESS
Груписати податке и доделити приоритете пољима око којих се врши груписање. Груписање се може вршити у неколико нивоа.
Одредите да ли подаци треба да буду сортирани, по којим пољима и да ли да буду сортирани у растућем или опадајућем низу.
36
Microsoft ACCESS
Задати опције за распоред података на папиру и орјентацију папира. За одабране опције приказује се узорак са леве стране, тако да се на основу узорка лако можете одлучити за конкретне опције.
Одаберите прикладан стил извештаја.
37
Microsoft ACCESS
Задајте име извештају и одаберите поглед извештаја који ће се појавити након креирања. У Design View можете дорадити дати извештај на сличан начин као код форми.
38
Microsoft ACCESS
Штампање табела и извештаја
Преглед пре штампе – Print Preview
Штампање табела је могуће из Datasheet View приказа. Пре самог штампања пожељно је видети како ће табела бити одштампана на папиру. Уколико нисмо задовољни можемо се вратити у Datasheet View и тамо подесити величине колона и врста или прећи у Page Setup и подесити параметре страна за штампање.
Параметри стране – Page Setup
Zoom
Приказ једне, две или више
страна Ниво зумирања
Излаз из Print
Preview-а New Object
Database Window
Везе ка Office-уПодешавање
параметара стране
View
39
Microsoft ACCESS
У оквиру за дијалог Page Setup могу се подесити маргине, изабрати величина папира и одабрати оријентација стране.
Штампање табеле – Print
Преглед и штампање извештаја
Пре штампања извештаја пожељно је направити пробно штампање на екрану. То је могуће покретањем опције Print Preview која се спорије прави али даје приказ свих података који постоје у извештају, и Leyout Preview која даје брз преглед коришћењем само дела података.
Штампање налепница
Могуће је направити извештај преко Label Wizard-аза штампање налепница.
Избор штампача
Штампање целе табеле
Штампање одређених
страна
Штампање селектованих
слогова
Подешавања параметра штампача
Број копија
Начин штампе
више копија
Одабрати табелу или упит
40
Microsoft ACCESS
Изабрати тип налепница које су вам потребне (које поседујете);
Дефинисати фонт, величину слова, боју, стил писања за исписивање адресе на налепницама.
41
Microsoft ACCESS
Одабрати поља која ће бити
исписана по редоследу
исписивања
Дефинисати критеријуме
за сортирање налепница
Задати име
42
Microsoft ACCESS
Када завршимо са креирањем извештаја преко чаробњака потребно је у Design View-у извршити неке измене како би налепнице коректно биле одштампане.
Пре саме штампе обавезно треба покренути Print Preview да се уверимо да је све добро одражено.
Треба додати " "& да би име и презиме били
написани као две речи (одвојени)
43
Microsoft ACCESS
Кoминација прoграма Word и Аccess
Користи се за израду циркуларних писама, штампање адреса на коверте или налепнице. Заправо користи се Word за израду наведеног, а Аccess служи само као извор података.
44
Microsoft ACCESS
45
Microsoft ACCESS
У писмо убацујемо одређени слог
(податак из табеле) отварањем дијалога Insert Merge Field,
селектовањем одређеног слога и кликом на Insert
46
Microsoft ACCESS
Главни мени (главна маска) базе података – Switchboard
47
