F AT T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A N E L L A PA

D I C O S A S T I A M O PA R L A N D O ?

H A L L E Y

• Registrazione Partecipanti

• Come funziona il Sistema di

Interscambio

• Configurare i programmi del

Protocollo e della Ragioneria

• Ricevere e Protocollare una

Fattura Elettronica

• Registrare una fattura di

acquisto elettronica

• Emettere una fattura

Elettronica

• La dematerializzazione dei

documenti informatici

• Q & A

FATTURA ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE

A G E N D A

FATTURA ELETTRONICA VERSO LA PA

La Fatturazione Elettronica verso la PA impone ai fornitori di trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) esclusivamente Fatture Elettroniche in un formato XML , denominato Tracciato FatturaPA, secondo le specifiche tecniche. L’obbligo si applica anche agli Enti che emettono Fatture nei confronti di altre Pubbliche Amministrazioni (in questo caso, configurandosi a tutti gli effetti quali “fornitori della PA”). Alla Fattura da inviare alla PA in formato elettronico, è necessario apporvi Firma Digitale e Riferimento Temporale e, quindi, trasmettere la Fattura attraverso il Sistema di Interscambio

COME FUNZIONA IL S ISTEMA

D ’ INTERSCAMBIO?

FLUSSO FATTURA FORNITORE – SDI - PA

FATTURA ELETTRONICA VERSO LA PA

• Sdi Effettua solo controllo formale

• Sdi Invia la fattura PA all’ufficio specificato che

corrisponde al CUU che “trova” nella fattura

• Fornitore dopo invio allo SdI

– Ricevute dallo SdI

– Notifiche della PA

Emette Fattura XML Emette Fattura XML Emette Fattura XML Emette Fattura XML

Firma Digitale Riceve Fattura

Indice delle PA

Ragioneria Generale Ragioneria Generale Ragioneria Generale Ragioneria Generale

dello Stato

Pec del Protocollo

Fornitore SdI Comune

Flusso Informativo per

il Monitoraggio della

Finanza Pubblica

Flusso Informativo per

il Monitoraggio della

Finanza Pubblica

Flusso Informativo per

il Monitoraggio della

Finanza Pubblica

Flusso Informativo per

il Monitoraggio della

Finanza Pubblica

Fatture Fatture Fatture Fatture

Notifiche Notifiche Notifiche Notifiche

Fatture Fatture Fatture Fatture

Ricevute

Notifiche

Ricevute

Notifiche

Ricevute

Notifiche

Ricevute

Notifiche

Controlli formali Controlli formali Controlli formali Controlli formali

QUALI SONO LE NOTIFICHE INVIATE DAL S ISTEMA DI

INTERSCAMBIO AI FORNITORI DELLA PA CHE HANNO

INVIATO FATTURE ELETTRONICHE?

• Notifica di scarto inviata dal SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al fornitore è rapida;

• Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo;

• Notifica di mancata consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito;

• Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1).

• In aggiunta, la PA destinataria non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria può trasmettere al SdI una notifica con cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura. Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla PA interessata: si tratta della notifica di decorrenza del termine per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.

IN CHE COSA CONSISTE LA “NOTIFICA DI DECORRENZA

TERMINI ” INVIATA DA (SD I ) E IN QUALI CONDIZIONI VIENE

EMESSA?

La Notifica di decorrenza termini è un messaggio generato da SdI nel

caso in cui la PA non abbia inviato a SdI una Notifica di esito

committente (di accettazione oppure di rifiuto) entro il termine di

15 giorni dalla data di ricezione.

Il SdI invia sia al fornitore che alla PA destinataria la notifica. Con

questa Notifica SdI comunica alla PA l’impossibilità – da quel

momento in poi – di inviare, e al fornitore l’impossibilità di ricevere,

una qualsiasi ulteriore Notifica di esito (accettazione o rifiuto)

tramite SdI.

La Notifica comunica anche l’impossibilità di inviare nuovamente la

stessa Fattura (caratterizzata da Cedente/Prestatore, Data e

Numero uguali alla Fattura per la quale sono decorsi i termini).

LE NOTIFICHE EMESSE DAL S ISTEMA DI INTERSCAMBIO

SONO SOGGETTE A OBBLIGO DI CONSERVAZIONE D IGI-

TALE DA PARTE DEI FORNITORI?

• Le notifiche inviate al mittente dal Sistema di

Interscambio (SdI) sono soggette all’articolo 2220

del Codice Civile in materia di conservazione

delle scritture contabili. È consigliabile, quindi,

portarle in conservazione, sebbene non esista

un esplicito obbligo in tal senso.

Come bisogna comportarsi nel caso in

cui la fattura è stata emessa

correttamente ed è risultata

formalmente corretta ai controll i

eseguiti dal Sistema di Interscambio ma,

per problemi tecnici lato PA, non viene

ricevuta dalla PA?

Al mittente viene fornito dal SdI un’attestazione di avvenuta

trasmissione della fattura con impossibilità di recapito pacchetto

che include fattura e dichiarazione prodotta dal SdI in cui si

attesta che è stato impossibile recapitare la fattura per ragioni

tecniche che potrà quindi essere inviato dal fornitore alla PA,

sempre per via telematica ma attraverso altri canali (PeC).

La PA potrà procedere al pagamento del fornitore a fronte della

ricezione di questo attestato, senza dover attendere la ricezione

della fattura elettronica attraverso il canale del SdI.

Il SdI, infatti, proseguirà a tentare di inoltrare la fattura per un

periodo di tempo pari a 10 giorni prima di desistere e

provvedere a generare l’attestato.

COME SI GESTISCE LA COMUNICAZIONE DI UNA

FATTURA GIUDICATA ERRATA DA PARTE DELLA PA ?

• La PA può comunicare il respingimento di una fattura tramite il SdI Interscambio entro 15 giorni (periodo entro il quale la PA ha facoltà – non obbligo – per comunicare l’esito delle verifiche) dalla data di consegna della fattura. Nel caso, invece, di mancata consegna della fattura al primo tentativo e di recapito alla PA in un momento successivo, i 15 giorni decorrono dalla data presente nella notifica di mancata consegna. Se la PA rifiuta la fattura entro 15 giorni, tempo che consente di comunicare questo respingimento attraverso il SdI, il fornitore potrà emettere e inviare – sempre tramite il SdI – una nuova fattura, corretta e avente stesso numero (ossia, la versione corretta).

• È, comunque, sempre possibile per la PA veicolare il respingimento di una fattura attraverso altri canali. L’entrata in vigore dell’obbligo di Fatturazione Elettronica nei confronti della PA, infatti, non modifica le regole fiscali o amministrative, bensì va a modificare la sola modalità di trasmissione – e di successiva conservazione – delle fatture.

CONFIGURIAMO I PROGRAMMI

PROTOCOLLO

RAGIONERIA

P ROCEDURA P ROTOCOLLO 2 PROTOCOLLO 9 UFF IC I

C ONF IGURAZ IONE DE I C U U ALL’ INTERNO DEL PROTOCOLLO

P ROCEDURA P ROTOCOLLO 4 POSTA E LETTRONICA 1CASELLE DI POSTA

C ONF IGURAZ IONE DELLO SD I ALL’ INTERNO DEL PROTOCOLLO

P R O C E D U R A R A G I O N E R I A 8 MANUTENZIONE 9CODICI

PROCEDURA

C ONF IGURAZ IONE DEGL I U FF IC I FATTURAZ IONE E LETTRONICA R AGIONER IA

10 U FF ICI

FATTURAZIONE

E LETTRONICA

PEC DICHIARATA

SU INDICE PA

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

IN PRATICA

LA STRADA VERSO LA DEMATERIALIZZAZIONE

H A L L E Y

CHIARIAMOCI SUBITO

La dematerializzazione è

U N processo

N O N un prodotto

Per approcciarsi alla conservazione digitale occorre

prima avere chiari alcuni concetti di base.

Documento informatico, firme elettroniche e firme

digitali, marca temporale, etc. sono solo alcuni

degli strumenti che bisogna conoscere per

sviluppare un corretto processo di

Conservazione digitale.

PRIMA DI … … …CONSERVARE

NORME DI RIFERIMENTO

R. T. in materia di generazione, apposizione e verifica

delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali. (D.P.C.M 22 gennaio 2013)

R. T. in materia di sistema di conservazione (D.P.C.M 3 dicembre 2013 G.U. 12 marzo 2014)

R. T. per il Protocollo Informatico (D.P.C.M 3 dicembre 2013 G.U. 12 marzo 2014)

R. T. in materia di formazione, trasmissione, copia,

duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei

documenti informatici delle PA. (D.P.C.M 13 novembre 2014 G.U. 12 gennaio 2015)

PERCHÉ DEVO MANDARE IN

CONSERVAZIONE UN

DOCUMENTO ?

COSA SIGNIFICA CONSERVARE

UN DOCUMENTO DIGITALE?

La conservazione digitale può essere definita

come quel procedimento che permette di

assicurare la validità legale nel tempo a un

documento informatico o a un documento

analogico digitalizzato.

Questa tipologia di processi consente di

conferire la stessa efficacia giuridica dei

documenti cartacei a quelli elettronici.

DEMATERIALIZZAZIONE E

CONSERVAZIONE A NORMA

… … COSA SERVE?

• Responsabile della conservazione

• Responsabile gestione documentale

• Responsabile della sicurezza

• Manuale di conservazione dei

documenti informatici

• Manuale di gestione del protocollo *

• Piano di sicurezza dei documenti

informatici

… … COSA SERVE?

La concreta realizzazione della conservazione presuppone

necessariamente la nomina di un responsabile della

conservazione. È notorio che il responsabile del

procedimento di conservazione sostitutiva abbia in carico il

processo di conservazione e di esibizione della

documentazione che si è deciso di conservare a norma.

Egli, dunque, ha il compito principale di attestare il corretto

svolgimento del processo di conservazione apponendo,

quasi come se fosse un sigillo, la propria firma digitale e un

riferimento temporale al documento conservato

COSA POSSO DEMATERIALIZZARE

TUTTO MA … …?

MACRO CATEGORIE DI FORMATI

Non Supportati

Non Supportati Idonei

Supportati Idonei

F O R M A T I D I C O N S E R V A Z I O N E D P C M 3 D I C E M B R E 2 0 1 3 A R T . 1 1

PDF

PDF/A

TIFF

JPG

OOXML

ODF

ODF

XML

TXT

E-mail RFC

2822/MIME

DA DOVE INIZIAMO ?

T E M P I D I C O N S E R V A Z I O N E D P C M 1 3 N o v e m b r e 2 0 1 4

Art. 7 Tras fer imento nel s i s tema di

c o n s e r v a z i o n e

C o m m a 2 . I tempi ent ro cu i i document i

i n fo rmat ic i devono e s se re ve r sa t i i n

con se r vaz ione sono s tab i l i t i pe r l e

d i v e r s e t i p o l o g i e d i d o c u m e n t o

e in con fo rm i tà a l le regole tecn iche

v i g e n t i i n m a t e r i a .

D O C U M E N T I D A I N V I A R E I N

C O N S E R V A Z I O N E

Fattura Elettronica

Mandati di Pagamento

Contratt i

Atti

Registro di Protocollo

Protocollo

LE PROSSIME SCADENZE I

• En t ro l ’ 11 Ot tob r e 2015 t u t t e l e pu bb l i c he

a mm i n i s t r a z i o n i do v r an no ade g ua r s i a l l e r e g o le

t e cn i c h e s e cond o i l DP CM 3 /12 / 2013

p r o vve d en do ad a g g io r n a re i p r o p r i s i s t e m i d i

p r o t oco l l o i n f o r ma t i co e a p r e d i s po r r e i l Manua le

de l la G es t i one Doc um en ta le .

• La no r ma i n t r od uce a n ch e l ’ obb l i g o d i g e n e r a r e i n

mod a l i t à i n f o r ma t i ca i l Reg i s t r o g i o r na l i e r o d i

p r o toc o l l o e t r a sme t t e r l o en t r o l a g i o r na ta

lavo r a t i v a s uc c es s i va a l s i s t e ma d i

con s e r va z i one, pe r ga ra n t i r ne l ’ i mmod i f i ca b i l i t à

d e l co n t e n u t o .

LE PROSSIME SCADENZE I I

L 'obbl igo di conser vazione c 'è ent ro

3 mesi dal la presentazione del le

dich iarazione del 770. Per l 'eserc iz io

2015 la presentazione del le

dich iaraz ion i è da fare ent ro

settembre 2016, e quindi la

conser vazione ent ro dicembre 2016.

ELENCO CONSERVATORI ACCREDITATI

Elenco conser vator i Att iv i accreditat i

presso AgID h t t p : / / w w w . a g i d . g o v . i t / a g e n d a - d i g i t a l e / p u b b l i c a - a m m i n i s t r a z i o n e / c o n s e r v a z i o n e / e l e n c o - c o n s e r v a t o r i -

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LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DELL’ASSISTENZA

COME S IAMO STRUTTURATI

• Unico L ivel lo di ass is tenza

• Special izzazione dei tecnici

• Risposte immediatamente r i solut ive

• Faq Onl ine

D E M A T E R I A H A L L E Y Z Z A Z I O N E

Grazie

c . g a m b a

c . o r n a g h i

F A T T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A