Estación de policía metropolitana

Introducción

El proceso que se llevo a cabo para levantar el diagnostico consistió en la elaboración de documentos como la lista de chequeo, en la cual nos daríamos cuenta si se cumple a cabalidad con toda la normatividad necesaria y la organización de los archivos , por otra parte se realizo una entrevista al patrullero Libardo Clavijo de la estación de policía metropolitana de la ciudad de Bogotá D.C. Donde el muy cordialmente respondió a cada pregunta realizada de manera asertiva.

Por ende se llevo a cabo este diagnostico para evaluar el manejo de toda la documentación.Para concluir se afirma que la estructura del archivo de la estación de policía es adecuada para la conservación de los documentos hay manejada. Se cumplen con todos los parámetros legales establecidos por la ley de archivo 1409 de 2010. Donde los archivos tienen mayor organización de los documentos.Y cumplen con la regla de salvaguardar los mismos , para así garantizar la conservación de los documentos.

ENTREVISTA

1) ¿QUE CARGO DESEMPEÑA EN LA EMPRESA?

Rta: responsable gestión documental.

2) ¿CUANTO TIEMPO LLEVA EN EL CARGO?

Rta: 1 año y 2 meses.

3) ¿LA EMPRESA TIENE MANUAL DE FUNCIONES Y

NORMATIVIDAD?

Rta si, por cargo y grado

4) ¿CUANTOS ARCHIVOS MANEJA LA EMPRESA?

Maneja 3 clases de archivos que son las siguientes.

Rta:* Gestión: consulta administrativa, por el cual su duración es

de 2 años , donde se maneja tabla de referencia y transferencia o

eliminación de los documentos , por ende la inspección general se

lleva a cabo de manera interna.

* Central: transfieren los documentos importantes, la durabilidad

es de 5 años,

* Histórico: valor histórico de los documentos

5) ¿DE DONDE PROVIENEN LOS DOCUMENTOS QUE LLEGAN AL

ARCHIVO JUDICIAL?

Rta: provienen de las fiscalías, juzgados, civiles, penales, penal

militar, inspección general, menor cuantía (deudas), procuraduría,

contraloría, y alcaldía.

6) ¿QUE TIPOS DOCUMENTALES HAY EN EL ARCHIVO JUDICIAL?

Rta: informes de entes de control.

7) ¿QUE PATRON DE ORDENAMIENTO TIENEN LOS DOCUMENTOS EN

EL ARCHIVO?

Rta: Cronológico consecutivo de enero a diciembre por tipo documental

de la misma serie o subserie.

8) ¿EN QUE UNIDADES DE CONSERVACION ESTAN ALMACENADOS LOS

DOCUMENTOS?

Rta: * Carpetas: en archivo de gestión, en sus respectivas cajas. Archivo

central.

* Microfilmación en el histórico

9) ¿LOS PROCESOS DE GESTION CUMPLEN CON LA NORMA GENERAL

DE ARCHIVOS?

Rta: si la cumplen, ya que si no fuera por esto no estaríamos certificado

por el incontec.10) ¿MANEJAN TABLAS DE RETENCION?

Rta: Si, con sus respectivas series y subceries 11) ¿CUAL ES LA DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS?

Rta: Según el valor documental, se elimina o se conserva para ser

transferido al archivo histórico.

12) ¿PARA LA TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS MANEJAN ALGUN

REGISTRO O FORMATO? ¿CUAL?

Rta: Si, se maneja el formato de inventario único documental. También se

maneja el Formato de trasferencia con:* Tabla de retención documental, producida después del 2000, rigen en

este momento

*con tabla de valor documental: se manejan los fondos acumulados antes

del 2000

13) ¿LOS FORMATOS DE TRANSFERENCIAS ESTAN FIRMADOS O

SELLADOS POR ALGUIEN, POR QUIEN?

Rta: están Autorizados por el archivo general de la nación y por el comité.

14) ¿EN EL ARCHIVO JUDICIAL PRESTAN EL SERVICIO DE CONSULTA

DE DOCUMENTOS?

Rta: Si, pero a personas implicadas o a un ente judicial con su respectiva

orden de consulta.

15) ¿CUALQUIER PERSONA PUEDE CONSULTAR ESTOS

DOCUMENTOS?

Rta: si puede consultarla pero a las personas directamente implicadas, con

respectivo al orden de consulta.

16) ¿QUE SE DEBE HACER PARA CONSULTAR DOCUMENTOS DEL

ARCHIVO JUDICIAL?

Rta: Se tiene que llenar formatos de consulta y formatos de afuera para el

préstamo de documentos.

17) ¿ESTA ESTABLECIDO EL TIEMPO DE ENTREGA DEL DOCUMENTO

QUE CONSULTAN?

Rta: Se hace en sala es decir dentro de la oficina

18) ¿QUIEN RECIBE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA, TAMBIEN LAS

RADICA?

Rta: No, se maneja un consecutivo

19) ¿EXISTE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA?

Rta: Claro, unidad de radicación donde entra y salen los documentos en la

ventanilla única para comunicaciones

20) ¿CUANTAS PERSONAS TRABAJAN EN EL ARCHIVO JUDICIAL?

Una sola persona maneja el archivo donde se entrega al año a cada jefe de

dependencia.

21) ¿LOS FUNCIONARIOS DEL ARCHIVO UTILIZAN ELEMENTOS DE

PROTECCION?

Rta: Si lo utilizan como son las batas, guantes y tapabocas.

22) ¿EXISTE EN LA EMPRESA RUTA DE EVACUACION, LOS EMPLEADOS

LA CONOCEN?

Rta: Si utilizan planes de emergencias y simulacros cada dos meses para su

mejor seguridad.

23)¿Qué se debe hacer para llenar formatos y tener un mejor acceso de

documentos?

Rta:*verificación de foliación,

* Hojas de control

*comité de gestión documental

Comandante.

24) ¿manejan reciclaje?

Rta: por supuesto.

*Se maneja el reciclaje ya que se implementa este método para tener mayor

confidencialidad de la documentación que se maneja.

25) ¿tienen alguna capacitación por parte de la empresa?

Rta: * Archivo central, y el archivo general de la nación, capacitan a los jefes de

gestión documental, mensual bimestral y trimestral

•26 ¿En todas las sedes sucursales de la Estación Metropolitana realizan

los mismos procesos de Producción, Recepción, Distribución, Tramite y

Consulta de documentos, igual al que se realizan aquí en el Archivo de

Gestión o tienen un proceso diferente para la elaboración o desarrollo de

estos procesos?

•Rta: se realizan los mismos procesos en todos.

• 27 .El Decreto 2150 de 1995 incide en la necesidad de reforzar lasoficinas de correspondencia que se identifica en el Articulo 32como ventanillas únicas. Esto debe llevar a la entidad a que cuentencon sistema centralizado de correspondencia. ¿Que infraestructurales permite atender eficientemente la Recepción y Distribución de

documentos?

•Rta: se maneja la planilla única . por ende la oficina y la radicación para losdiferentes procesos realizados.•La infraestructura manejada es la utilización de casilleros para ladistribución de los diferentes documentos.

• 28 ¿Llevan un control que permite comprobar el Recibo y Trámite de

documentos recibidos? ¿Quien es o quienes son las personas

encargadas o responsables para hacer esta labor?

•RTA: para la documentación que son enviados por un estafeta

(mensajero)

•Se manejan planilla de documentación interna para los oficios.

•Para el correo se maneja las planillas para las comunicaciones oficiales

enviadas.

para los Internos: comunicaciones oficiales internos

Por ende la documentación es firmados por el estafeta para tener mayor

seguridad de la entrega de la documentación.

29: ¿El formato de Recibo y Tramite de documentos están firmados osellados por alguien encargado, por quien?

RTA: si se firma , ya que la documentación se radica haciendo que seorigine una planilla.

30:¿En todas las sucursales o sedes de La Estación Metropolitana se

manejan las mismas Tablas de Retención de documentos?

Rta: si, son las mismas para todas . Ya que se manejan las mismastablas de retención documental es decir el listado de series y subseries.

LISTA DE CHEQUEO

INDICADORVARIABLES

OBSERVACIONESSII NO

1 La documentación maneja imagen corporativa. X2 Todos los documentos manejan el mismo margen. X3 Al recibir la documentación se radica. X4 Utiliza sellos de radicación. X

5El patrón de ordenamiento permite un fácil acceso a la documentación. X

6 Se diligencia algún formato de consulta. X

7Utilizan elementos de conservación como carpetas, sobres, cajas, etc. X

8 Los elementos de conservación son los adecuados. X9 Utiliza medios magneticos para almacenar informacion. X

10 La atencion al ciudadano es pronta. X11 Se demora mas de 5 minutos en atender al usuario. X 12 Se soluciona el problema al usuario. X13 La informacion suministrada es clara y concisa. X

14Se utilizan adecuadamente los elementos de protección como guantes, tapabocas, bata. X

15 Se identifican facilmente las rutas de evacuacion. X16 Realizan pausas activas. X19 La informacion suministrada es clara y concisa. X

LISTA DE CHEQUEO

INDICADORVARIABLES

OBSERVACIONESsi No

Se identifican fácilmente las rutas de evacuación. X

Las personas que pertenecen al comité de salud ocupacional utilizan algún distintivo. X

Existen equipos contra incendios como extintores, rociadores, mangueras. X

Hay buzón de sugerencias. X

En las oficinas se identifica el nombre de cada dependencia.

X

ISTALACIONES DEL ARCHIVO DE LA

ESTACION DE POLICA METROPOLITANA

Matriz dofa de la policía metropolitana de Bogotá D.C

Debilidades

Investigación

Situación egresados

Abuso de autoridad

Falta de comunicación por

parte de la ciudadanía a la

policía.

Oportunidades

Autorregulación

Sistema de calidad

Coberturas

Obligaciones pensiónales

Vinculación de profesionales al

sector defensa

Imagen institucional

Fortalezas

Servicio a la comunidad

Capacitación al personal

Inversión en infraestructura y

equipo

Capacidad de innovación

Acreditación

Personal motivado

Amenazas

Factores sociales

Factores culturales

Costo excesivo al momento de ingresar al

cuerpo de la policía, en cuanto a la

prestación del servicio como civil

Los golpes más fuertes que ha sufrido

nuestro país y por ende la policía se ha

visto involucrado de manera negativa.

Conclusión

Abordar un proyecto de gestión documental en cualquier tipo de empresa requiere de condiciones básicas, como la necesidad de pensar y planificar; el diseño de un buen sistema de gestión documental que incluya una organización y apoyo tecnológico e interrelaciones personales.

En base al diagnostico pudimos observar que nuestra empresa cumple con los requisitos mínimos para desarrollar los procesos de Gestión Documental, teniendo en cuenta la normatividad, conscientes de que una buena gestión haría más óptimo y eficiente la labor, detectando las posibles falencias, evitando así problemas que afectaría directamente al usuario.

No obstante encontramos falencias en el servicio al usuario, con ello aprendemos a ponernos en los zapatos de los demás, adoptar características afectivas como cortesía, simpatía, amabilidad para que el usuario se sienta bien atendido.

BIBLIOGRAFIA

-Guía de gestión documental de la policía metropolitana de Bogotá.-Manual de funciones.-Caracterización de gestión documental, procesos de documentos (procedimientos, documentos de origen interno).-http://www.google.com.co/

http://www.policia.gov.co/portal/page/portal/HOME/Home/operatividad