Exportar datos de Excel a un archivo de textoLos archivos de texto son uno de los mtodos de intercambio de datos ms populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software especfica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por dcadas y por lo tanto cualquier herramienta de edicin de documentos puede leer un archivo de texto. Por esta razn es muy probable que en ms de una ocasin tengas la necesidad deexportar los datos de Excel a un archivo de textode manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de informacin.Formatos de archivo de textoExisten dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados: Archivos de texto delimitados por tabulaciones(TXT): Cada valor de la columna est separado por el carcter de tabulacin. A simple vista tendrs la impresin de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carcter tabulador el que los separa. Archivos de texto delimitados por comas(CSV): Cada campo en el archivo de texto est separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensin de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglsComma-Separated Values.A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos ser la siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por tabulacionesPara crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opcinGuardar como. Se mostrar el cuadro de dilogoGuardar comoy para la opcin Tipo debemos elegirTexto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botn Guardar se mostrarn algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen mltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarn los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, debers exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.Ser muy probable que tambin se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente debers pulsar el botn S para continuar con el proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por comasEl procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prcticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de dilogoGuardar comodebemos seleccionar el tipo de archivoCSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:

Dependiendo del pas donde te encuentres y la configuracin regional de tu equipo, es probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carcter definido como el separador de listas. A continuacin veremos cmo cambiar el carcter utilizado por Excel para generar los archivos de texto.Carcter delimitador para archivos de textoPor supuesto que para cambiar el carcter delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de texto se podra hacer un simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si sta es una actividad que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El carcter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra definido en Panel de Control > Reloj, idioma y regin > Cambiar formato de fecha, hora o nmero y dentro del cuadro de dilogo mostrado pulsar el botn Configuracin adicional:

En dicho cuadro de dilogo encontrars la opcinSeparador de listasy el carcter especificado es el utilizado por Excel. Para mi configuracin regional, que es Espaol (Mxico), tengo la coma (,) como el separador de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el archivo CSV obtendr el siguiente resultado:

Observa que en esta ocasin Excel ha utilizado el punto y coma como el separador entre cada uno de los campos.Campos de longitud determinadaEn algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar un archivo de texto que tenga campos de longitud determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no sea de la longitud mxima permitida, se deber rellenar con espacios en blanco. La solucin a este problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de texto.Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear un archivo de texto que tenga un ancho mximo de 15 caracteres, tanto para la columna Nombre como para la columna Apellido, y una longitud mxima de 25 caracteres para el correo electrnico. Los datos los generar en una hoja diferente y utilizar la siguiente frmula para la primera columna:=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))La funcin principal de esta frmula es lafuncin CONCATENARque como primer argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo argumento de la funcin CONCATENAR es lafuncin REPETIRque tendr el objetivo de generar una cadena de espacios en blanco cuyo nmero estar determinado por la diferencia entre el nmero mximo de caracteres admitidos (15) menos el nmero de caracteres de la cadena de texto original el cual obtenemos con lafuncin LARGO. Por ejemplo, para la celda con el nombre Carlos, la funcin REPETIR generar una cadena de 9 espacios en blanco que ser concatenada a la derecha de la cadena de texto Carlos.La frmula anterior nos sirve para obtener los valores de las columnas Nombre y Apellido. Para la columna Correo electrnico solo es necesario modificar el segundo argumento de la funcin REPETIR reemplazando el nmero 15 por el nmero 25 que es el mximo nmero de caracteres permitido para dicha columna.

Una vez aplicada esta frmula a nuestro rango de datos podremos realizar la exportacin a un archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos ningn tipo de separador podemos guardar el archivo comoTexto Unicodey el resultado ser el siguiente:

As como en este ltimo ejemplo he dado un tratamiento especial a los datos antes de exportarlos, es posible hacer diferentes modificaciones para ajustarnos a los requerimientos del archivo de texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan con cierta frecuencia son las siguientes: Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto. Exportar valores numricos con algn nmero especfico de decimales Dar algn formato especfico a una fecha por ejemplo, cambiar al formato ingls que utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.Estos cambios los podemos hacer confunciones de Excelde manera que coloquemos los datos en una hoja tal como los necesitamos y posteriormente hacer la exportacin hacia un archivo de texto.