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Expertos en Bases de Datos y Sistemas de Información, S.A. de C.V.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RESTAURANTES (Restaurant Control)

PRUEBA DE MANEJO

Esta prueba de manejo tiene dos objetivos:

1. Que usted conozca el sistema Restaurant Control para administración de restaurantes, en el caso de que administre un restaurante.

2. Si usted no administra un restaurante, que haga una prueba real de los sistemas que creamos en DBXPRTS y se forme una mejor idea de lo que podríamos hacer para facilitar el manejo de su empresa. Este es un sistema sencillo que consta de 26 páginas (pantallas). Tenemos sistemas para empresas mas complejas en su operación que constan de mas de 200 páginas, en donde la información fluye de manera efectiva y oportuna hacia todas las áreas de la empresa.

Con esta prueba usted podrá sentir la velocidad y comprobar la lógica con la que diseñamos nuestros sistemas.

Le pedimos que siga paso a paso las instrucciones que a continuación le proporcionamos para que pueda darse una mejor idea del funcionamiento del sistema en un tiempo muy corto.

FUNCIONALIDAD.

El Restaurant Control está diseñado para atender la administración integral de un restaurante. En esta aplicación de prueba solamente estamos considerando la toma de pedidos (comandas) y el pago de las mismas, así como la obtención de un reporte de ventas totales.

El menú principal consta de dos pestañas (menús) principales y varias secundarias. Las principales se encuentran arriba a la derecha.

MENU CONFIGURACIONEn este menú principal se captura toda la información necesaria para que el sistema pueda manejar la información de la operación diaria. Generalmente este menú solamente está disponible para el administrador del sistema, y consta de las siguientes opciones:

• MESAS. • MESEROS.• TIPOS PAGO: Para capturar las formas de pago que su empresa acepta.• TURNOS.• CATEGORIAS PRODUCTOS. Para agrupar los productos de la carta en diferentes

categorías. • UNIDADES DE MEDIDA. Para indicar como se miden los productos entregados (orden,

pieza, botella, etc.)• MARCAS. • PRODUCTOS. En esta opción se capturan todos los productos de la carta.

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• PROMOCIONES. En esta pantalla se pueden definir precios de promoción para ciertos productos en ciertas horas. Al momento de crear un consumo (comanda, cuenta) automáticamente el sistema toma el precio de promoción.

Todas las pantallas tienen un botón llamado NUEVO arriba a la izquierda. Siéntase en libertad de capturar cualquier valor nuevo en cualquiera de estas opciones de configuración, o de usar los que ya existen para el siguiente paso, que será capturar consumos.

MENU OPERACIONES

En este menú se capturan las operaciones diarias del restaurante, que son principalmente las ventas y los pagos.

• CONSUMOS. En esta pantalla aparecen todos los consumos (cuentas) del restaurante, que se pueden en abiertas y cerradas. Abiertas son las que están en proceso y no se han pagado. Cerradas son las que ya se pagaron y fueron cerradas, cuando tieneneste estatus, es imposible realizar cualquier cambio a la cuenta.

• PAGOS. En esta pantalla se muestran los pagos recibidos, su función es mas bien de reporte, ya que los pagos se capturan desde la pantalla de edición de consumos.

EJERCICIO DE CAPTURA DE CONSUMOS Y PAGOS.

Ahora lo invitamos a realizar una prueba de captura de un consumo y su pago correspondiente.

En la pantalla de CONSUMOS de clic en el botón NUEVO. Se abrirá la siguiente pantalla:



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Todos los registros de todas las tablas cuentan con un identificador único conocido como ID. Este se genera automáticamente y aparece como “solo-lectura”. A continuación se selecciona el ID_Tarjeta, nuestro sistema está adaptado para llevar el registro de consumos en tarjetas de lealtad y generar los puntos respectivos. Usted puede seleccionar un valor de la lista o dejarlo en blanco. En los campos ID_Mesero, ID_Mesa y ID_Turno aparecen los valores que se capturaron en la sección de Configuracion. En el campo PERSONAS se captura el número de personas que ocupan la mesa. Esto ayuda posteriormente a generar un reporte de consumo por persona, que muchas veces sirve para calcular cuentas separadas. En el campo COMENTARIOS se puede hacer cualquier anotación, por ejemplo con referencia a quienes son los comensales: MESA DE LA EMPRESA GENERAL ELECTRIC, o MESA DEL GOBERNADOR, etc.

El campo DESHABILITADO se deja con el valor NO por default.

En la sección de abajo llamada DETALLE_CONSUMOS no se puede ver nada todavía. Hasta que sea creado el consumo se pueden capturar los detalles.

Después de haber llenado los campos anteriores, por favor proceda a crear el consumo dando clic en el botón CREAR que está arriba a la izquierda.

En el momento que usted le da CREAR, ocurren los siguientes cambios en la pantalla:

Aparece un dato en el campo ID_CONSUMO que es el identificador generado por el sistema. El botón CREAR es sustituido por el botón CONFIRMA CAMBIOS que es para guardar cambios en un registro que ya existe. Aparece la región TOTAL CONSUMO en donde se verá el total de la cuenta una vez que se capturen los renglones del detalle. En la región DETALLE _CONSUMOS aparece el botón NUEVO, que nos permite ingresar cada platillo o bebida ordenada por los comensales.



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Ahora vamos a crear detalles para el consumo generado:

Al dar clic en el botón NUEVO de la region DETALLE_CONSUMOS, aparece la pantalla de captura:

Esta pantalla muestra el ID del registro en blanco, abajo muestra el ID del consumo (cuenta) al que pertenece. A continuación aparece una lista de ID_PERSONA que da una letra a cada persona de la mesa. La cantidad de opciones depende de la cantidad de personas que se hayan capturado en la cuenta. En este caso son 4 personas y aparecen las letras de la A a la D:



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A continuación elija una categoría para el producto que se va a seleccionar. Esta función permite limitar la lista de productos que se seleccionará a continuación:

Seleccionamos la persona B, y la categoría Bebidas. Aparece la lista de bebidas disponibles en el menú:

A continuación seleccionamos CERVEZA CORONA ½, en cantidad dejamos el default que es 1, y damos clic en el botón CREAR que está abajo a la izquierda.

Aparece automáticamente el precio capturado para este producto en el catálogo, y el botón CREAR es sustituido por el botón NUEVO.



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El botón NUEVO permite crear un nuevo detalle sin regresar a la pantalla anterior. El botón REGRESAR que está arriba a la izquierda permite volver a la pantalla general de la cuenta. Vamos a crear algumos detalles mas y luego a regresar a la pantalla de la cuenta.

Al paso del tiempo la mesa ya tiene una cuenta con varios renglones en el detalle:

En la región TOTAL_CONSUMO aparece el total de la cuenta, el total pagado y el saldo pendiente.

En la región DETALLE_CONSUMOS aparece agrupado por persona todo lo que consumieron, con sub-totales y un gran total. Notese que en el campo FECHA_CREACION aparece la fecha con hora, minuto y segundo en que se realizó el pedido.

El sistema Restaurant Control está diseñado para que los meseros tomen las órdenes directamente en la mesa mediante el uso de un dispositivo móvil con touch-screen (teléfono o iPod). Los pedidos se pueden ver instantáneamente en una pantalla o impresora en la cocina y en el bar, y ser surtidos por personal de menor nivel (costo) sin que el mesero se mueva del área de clientes.



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PAGOS. En el momento que los clientes piden la cuenta, se les puede informar instantáneamente cuanto es el monto de su consumo. Mas adelante se les entregará la cuenta impresa con todo este detalle. ¿En cuantos establecimientos en México y en cualquier parte del mundo pedir la cuenta es la parte mas lenta de la comida?Las cuentas se pueden saldar mediante varios pagos, ya que en una situación real, los comensales se reparten la cuenta parcialmente o piden cuentas totalmente separadas. Para realizar pagos, se da clic en el botón PAGOS de la región TOTAL_CONSUMO.

En la pantalla de pagos hay tres regiones: En la primera aparece el saldo de la cuenta, mostrando el total de la cuenta, el monto pagado y el monto pendiente:

En la región A_PAGOS el sistema permite capturar los datos de una tarjeta de lealtad, el tipo (forma) de pago, y el monto. Siempre permitiendo añadir comentarios. Por default el sistema sugiere el monto total del adeudo como monto de pago. Pero se pueden capturar diferentes montos con diferentes tarjetas de lealtad y diferentes formas de pago.

A la derecha de la pantalla aparece otra región con el detalle de los consumos por persona. Esto facilita el pago de cuentas separadas.



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En este caso vamos a realizar un pago por el total y volver a la pantalla general de la cuenta:



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En la región de PAGOS aparece ya el pago registrado,

Y lo que sigue es MUY IMPORTANTE: Para regresar a la pantalla general del CONSUMO, se da clic en la cantidad correspondiente al TOTAL_CONSUMO, que aparece en color cafe. Es una liga para volver al consumo.

En la pantalla del consumo se puede ver el consumo ya pagado, y por primera vez aparece el botón de CERRAR CUENTA. No se puede cerrar una cuenta que no esté pagada.



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En este momento, aunque la cuenta ya está pagada, no está cerrada (el campo CERRADA dice NO), todavía se pueden añadir detalles (botón NUEVO), editar detalles (columna ID_DETALLE_CONSUMO) o hacer cambios al encabezado (botón CONFIRMA CAMBIOS arriba a la izquierda).

Una vez que la cuenta se cierra, ya no se pueden hacer cambios ni adiciones de ningún tipo. Esto da la seguridad de que los empleados no hagan movimientos fraudulentos después de que la cuenta fué pagada.

Para cerrar la cuenta se da clic en el botón CERRAR CUENTA.

Aparece un mensaje en la parte superior de la pantalla indicando que la cuenta se ha cerrado

Y al mismo tiempo desaparecen todos los botones para hacer adiciones o cambios de cualquier tipo. Solamente queda el botón REGRESAR para ir a la pantalla principal de cuentas.

Las listas de valores de los campos ID_TARJETA, ID_MESERO, ID_MESA, etc, pueden cambiarse, o se pueden capturar datos en el campo COMENTARIOS, pero no hay un botón para confirmar cambios. Cualquier cosa que se altere en la pantalla no se cambiará en la base de datos.



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Adicionalmente, el campo HORA_CUENTA se llena con el dato exacto del momento en el que se cerró la cuenta:



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Al volver a la pantalla general de cuentas se puede ver esta cuenta con el parámetro CERRADAS = SI y las cuentas que están en proceso se pueden ver con el parámetro CERRADAS = NO.

REPORTE DE VENTAS

En la pantalla de PAGOS podrá ver el resumen de ventas del día, que son los pagos aplicados a cada una de las cuentas.

Lo invitamos a llamarnos y permitir que le asesoremos.

¡Muchas gracias!

Equipo de Ventas de Expertos en Bases de Datos y Sistemas de Información. (DBXPRTS)



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