Ponencia pPara Virtual Educa

Experiencia del Politécnico Grancolombiano en la implementación del Modelo de Educación Virtual: aprendizajes del proceso de seguimiento y políticas anti-deserción dirigidos al estudiante1

Autores

Victor Alonso Rueda Plazas – Institución Universitaria Politécnico GrancolombianoClaudia Mercedes Zea Agudelo - Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ResumenEl presente documento presenta las experiencias de la Institución Universitaria

Politécnico Grancolombiano en la implementación de planes de seguimiento al

estudiante en el ámbito de la educación virtual.

Palabras ClaveSeguimiento, Política anti-deserción, Educación Virtual

Introducción

A Inicios del 2007 el Politécnico Grancolombiano, buscando que sus principios de

Universalidad, Equidad, Cobertura y Accesibilidad entre otros, fuesen promovidos con un

mayor impacto social para contribuir decididamente con la construcción de proyectos de

vida exitosos, brindar una participación democrática, eliminar barreras de distancia,

conectividad e infraestructura, e integrando grupos sociales excluidos de una educación

superior de calidad, se dio a la tarea de implementar lo que en un principio denominó

Educación Distribuida y que posteriormente se convertiría en el Modelo de Educación

Virtual de la institución.

1 Patrocinado por la Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano (IUPG)

Es así como en el primer semestre del 2008 se implementa en cuatro puntos de nuestra

geografía (Barranquilla, Cúcuta, Bogotá y Anapoima) los llamados en ese momento CLAs

(Centros Locales de Aprendizaje) con 7 programas de pregrado y un total de 239

estudiantes. Se inició también la adecuación de los planes de estudio aprobados por el

Ministerio de Educación Nacional, el fortalecimiento del sistema académico para soportar

todos los nuevos procesos académicos que esto implicaba y por supuesto el grupo

humano para apoyo de los mismos. La evolución y crecimiento a la fecha ha sido

exponencial contando con mas de 90 sitios llamados actualmente CSUs (Centro de

Servicio Universitario) y con aproximadamente 10.000 estudiantes distribuidos en 21

programas de pregrado y 8 de posgrado y 292 módulos virtuales.

El presente documento presenta un breve recuento histórico de los procesos de

seguimiento y políticas anti-deserción dirigidos al estudiante, y da cuenta de las lecciones

aprendidas por la institución al respecto de ellos.

Grandes retos

Conectividad

Uno de los primeros retos a los cuales se enfrentó la institución fue la conectividad, los

sitios donde los estudiantes acudían a tomar la clase por medio de la teleconferencia en

vivo, en un principio se conectaban a través de antenas (ver Figura # 1) pero esto

implicaba que se hiciera un trabajo previo de instalación y configuración de estas antenas,

las cuales en determinado momento y sin causa aparente dejaban de funcionar

generando perjuicios a los estudiantes como el no poder atender a las indicaciones y

sugerencias del tutor, ni tampoco realizar preguntas que fuesen de interés común;

actualmente la plataforma trabaja totalmente desde Internet y esta disponible las 24 horas

del día, cabe anotar que aún existe problemas de conectividad por el servicio de internet

en algunos de los lugares del territorio nacional, pero ha ido creciendo la cobertura y por

lo tanto ha disminuido el problema.

Figura # 1 Conectividad con los Centros

Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa

Telecentros

Centro de Emisión Sala de Tutores

Tutor

Tutor

Tutor

Sala de Generación

Estudiantes

Estudiantes

Estudiantes

Satélite

Centro CreativoPolitécnico Grancolombiano

Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa

Telecentros

Centro de Emisión Sala de Tutores

Tutor

Tutor

Tutor

Sala de Generación

Estudiantes

Estudiantes

Estudiantes

Satélite

Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa

Telecentros

Centro de Emisión Sala de Tutores

Tutor

Tutor

Tutor

Sala de Generación

Estudiantes

Estudiantes

Estudiantes

Satélite

Centro CreativoPolitécnico Grancolombiano

Fuente: (IUPG;, 2009)

Figura # 1 Conectividad con los Centros

Plataforma

Las denominadas LMSs (Learning Management System) son las plataformas con que el

estudiante interactúa y requiere que sea lo mas intuitiva posible para los estudiantes,

principalmente para aquellos que se enfrentan por primera vez a este tipo de educación,

por lo tanto el reto aquí es tanto a nivel de diseño, para hacer más atractivas las páginas

web que el estudiante ve o los materiales que consulta en cada curso, como de

organización, para que los estudiantes no se pierdan, una vez ingresen a recorrer los

contenidos del módulo, es por ello que continuamente se viene ajustando estos dos

aspectos y cada vez se trata de pensar cual es la mejor forma de hacerlo, aprovechando

la tecnología con que se cuenta actualmente para la producción de textos, videos y

contenidos interactivos.

Sistema académico

Uno de los aspectos más importantes es brindar al estudiante una forma fácil y clara de

realizar todos los procesos de índole académico (inscripción, pago de matrícula,

inscripción de módulos, solicitud de certificados, etc.), pero es muy complicado si el

sistema académico no esta adaptado para ello, es por esto que se han realizado

esfuerzos en este aspecto trabajando en lo que en la institución se conoce como

“procesos de autoservicio”, donde los estudiantes puedan a través de la página Web de la

Universidad encontrar todos los servicios que necesitan y las respuestas a las preguntas

que frecuentemente se hacen.

Tutores

Este apartado esta basado en una entrevista a profundidad realizada al Director

Académico de Educación Virtual de la IUPG (Bonilla, 2013). Evidentemente los tutores

constituyen parte fundamental de todo este proceso de enseñanza, y es esto, lo que

conlleva a que las instituciones entren en un proceso de evaluación de los mismos, pues

uno de las primeras ideas que se tiene es utilizar al profesor de la modalidad presencial

para asignarle cursos en la modalidad virtual debido a la experticia que tiene de su

materia, sin embargo, la experiencia ha demostrado que aun cuando el tutor tenga los

conocimientos suficientes del contenido de la asignatura, si la metodología no se ajusta a

esta modalidad no se logran los objetivos, pues definitivamente los estudiantes tienen otra

forma de aprender, aquí juega un papel fundamental la autonomía de parte y parte, y el

cómo poder llegar al estudiante utilizando las herramientas que tanto la página, la

plataforma y la Web en general, prestan para que esto pueda ser una realidad. El

Politécnico Grancolombiano está continuamente revisando este tema, brinda a los tutores

diplomados que enseñan por medio de experiencias de grupos interdisciplinarios las

diferentes formas en que se pueden aprovechar todas las posibilidades educativas de

hoy, como lo indica una de las tutoras del diplomado Diplomado Certificación – Tutores la

Dra. María del Socorro Guzmán en uno de sus apartes “Me propongo intercambiar ideas y

compartir estrategias de apoyo en la planeación curricular, a través de la exploración y

producción de materiales requeridos en los nuevos escenarios de la denominada

sociedad de la información y del conocimiento. Es un espacio para la reflexión,

comunicación, cooperación y desarrollo de materiales que buscan nuevas prácticas

educativas mediatizadas por la tecnología; amenos ambientes virtuales de aprendizaje y

estímulo al desarrollo del conocimiento” (Guzmán, 2012).

Adicionalmente la institución ha querido combatir la “soledad” que un estudiante de virtual

puede llegar a sentir y por ello se han realizado acciones concretas sobre esto, una de

ellas son los denominados TAP (Tutor Académico Presencial), esta figura permite que los

estudiantes de las diferentes regiones puedan tener una persona en su CSU que le ayuda

por medio de talleres o casos previamente diseñados por los tutores master2 de algunos

módulos, a entender de una manera más personalizada y humana los contenidos de la

asignatura, no debemos olvidar que somos seres sociales y por lo tanto aun nos hace

falta ese contacto personal. Durante este encuentro se busca desarrollar tres actividades

de evaluación: sobre su propio desempeño, del docente sobre el desempeño de los

estudiantes y la evaluación entre los mismos estudiantes, al finalizar se muestran los

resultados esperados del taller y la retroalimentación del mismo.

Seguimiento y políticas anti-deserción

Este apartado es producto de la entrevista a profundidad realizada a uno de los

consejeros académicos del programa de permanencia en la IUPG (Zea, 2013). Uno de los

grandes problemas de la modalidad virtual son las cifras altas altas tasas de deserción de

sus estudiantes, principalmente en sus primeros semestres, y es un problema

relativamente actual así como lo es la modalidad virtual, por ello se ha trabajado en varios

frentes que permitan luchar contra este flagelo.

Indiscutiblemente el éxito de cualquier estudiante, en cualquier modalidad de estudio, bien

sea presencial o virtual, esta directamente relacionado con la forma como el estudiante

asume su plan de vida y elige estudiar un programa académico de una universidad, pero

en el caso de la educación virtual no es un proceso que la persona deba realizar sola, es

necesario que la institución sea guía desde el primer momento de interacción con el

estudiante, es por ello que el Politécnico Grancolombiano realiza actividades iniciales

como son, el envío de la carta de bienvenida junto con el documento de navegación que

contiene las instrucciones iniciales (lo que ubica un poco más al estudiante), la encuesta

de caracterización que permite analizar el entorno socio-económico (y el ámbito

caracterización académico) datos de caracterización del estudiante y sus expectativas, y

además un seguimiento continuo al actuar del estudiante dentro y fuera de la plataforma,

estos conceptos se ampliaran mas adelante dentro de este documento.2 Tutor principal del módulo responsable de liderar el proceso de encuentros académicos en CSU, desarrolla la teleconferencia, guía y la retroalimentación de la actividad.

Aprender virtualmente asignaturas tan complicadas para algunos como lo es la

matemática o el buen uso de las palabras en un escrito, como es el caso del módulo de

Técnicas de Aprendizaje Autónomo, son competencias que cualquier estudiante debe

tener o adquirir, pero no es sencillo cuando el acompañamiento no es efectivo, es por esta

misma razón, tanto la institución como los tutores retoman su importancia, y el

seguimiento que realicen al estudiante puede ser el que marque la diferencia entre el éxito

o el fracaso en el proceso.

En asesorías extra-clase se abrió el “espacio presencial para asesorías” para que los

estudiantes de virtual que puedan asistir al campus principal de la universidad y así recibir

atención personalizada. Estos horarios son publicados por los respectivos coordinadores

en el campusvirtual que es la página por donde los estudiantes ingresan a sus módulos.

0 

Los talleres de refuerzo en virtual son organizados por un coordinador, pero

principalmente es un curso en el aula virtual que contiene material con ejercicios

discriminados semana por semana con los diferentes temas, este refuerzo es referente a

matemáticas 1.

 

Con respecto a polígono virtual, (http://gi.poligran.edu.co/course/category.php?id=8 )  se

definieron coordinadores de matemáticas que atienden las preguntas en los foros aquí se

atienden algunos cursos como matemáticas 1 y 2, cálculo 1 y 2. La participación en

polígono está abierta a toda la comunidad académica y aunque el ingreso y uso es bajo

se han diseñado campañas para impulsar el uso de esta herramienta. Una de ellas es el

concurso "El Problema de la Semana" que en conjunto con el departamento de

Investigación y Desarrollo se publican preguntas semanales relacionadas con temas

matemáticos otorgando puntajes por orden de respuesta y realizando una premiación a

final de semestre.

Se han identificado cuatro motivos principales por los cuales un estudiante de educación

virtual puede desertar ellos son: motivos académicos, motivos económicos, de servicio y motivos personales, pero como se observa el mayor rubro se concentra en el

acompañamiento (Ver Figura # 2).

 

Se han implementado varias campañas o planes en el Politécnico para que este

seguimiento se pueda realizar de una forma organizada y práctica, éstos se encuentran

clasificados por tipos de campaña, dentro de las cuales tenemos: Preventiva, Reactiva y

Recaptura, a su vez cada una maneja diferentes temas (ver figura # 3).

Figura # 2 Porcentaje de deserción por grupo de deserción en el Politécnico

Grancolombiano. Datos a Diciembre de 2011

Grupo Deserción Subgrupo Deserción Motivo Deserción %Académicos Docencia Acompañamiento 30,5%

Trabajos en grupo 4,9%Metodología Dedicación de tiempo 5,5%

Insatisfacción con el modelo 3,0%Cambio de modalidad 2,4%Metodología-Asignatura 1,2%Dificultades con la modalidad 0,6%

Programas Cambio de Institución 9,8%Cambio de programa 1,2%Pénsum 0,6%

Desempeño Académico Bajo desempeño académico 0,6%Económicos Ecónomicos Económico 18,9%Servicio Servicios Tecnóligicos Servicio Tecnológico 3,7%

Dificultades con la conexión a internet 2,4%Servicios CLA Servicio CLA 5,5%

Personales Personales Personal 9,1%Total general 100,0%

Fuente: (IUPG;, 2011)

Figura # 2 Porcentaje de deserción por grupo de deserción en el Politécnico

Grancolombiano.

fecha

BecaInformar a estudiantes que tienen Beca

cuales son los requisitos para que continúen con el beneficio.

Estudiante con BECA por primera vez

N/A Correo electrónico Estudiantes de cualquier semestre Dos veces al año: Febrero y Agosto

ICETEXInformar a estudiantes que tienen Crédito Icetex cuales son los requisitos para que

continúen con el beneficio.

Estudiante con crédito ICETEX por primera vez

N/A Correo electrónico Estudiantes de cualquier semestre Dos veces al año: Febrero y Agosto

Estudiantes que pueden perder el módulo por no ingresar al Aula

Estudiantes que no han ingresado en los últimos 3 días o más a la plataforma

Entre 0 y 2 inasistencias a la semana = Riesgo Nulo

3 inasistencias a la semana = Riesgo Bajo4 inasistenciasa la semana = Riesgo Medio

Mas de 5 inasistencias a la semana = Riesgo Alto

Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Bajo: Correo electrónico

Riesgo Medio: Llamada telefónicaRiesgo Alto: Llamada telefónica

Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre Por cohorte Semanal

Estudiantes que no asisten a las actividades presenciales en el CSU (extrapuntos)

Estudiantes que no han asistido al 1er encuentro en

el CSU

Estudiantes que van pasando el modulo pero no asitieron a la 1ra actividad presencial en el

CSU=Riesgo MedioEstudiantes que van perdiendo el modulo y no

asitieron a la 1ra actividad presencial en el CSU=Riesgo Alto

Riesgo Medio=Correo electrónicoRiesgo Bajo=Llamada telefónica Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre

Por Cohorte En la semana # 4 (para módulos

de primer bloque)En la semana # 12 (para módulos

de segundo bloque)

Por Cohorte En la semana # 4 (para módulos

de primer bloque)En la semana # 12 (para módulos

de segundo bloque)

Por Cohorte En la semana #9 (para módulo

transversal

Reiteración de modulos perdidosEs el módulo que se pierde por mas de 1 vez

y que en la actualidad no se ha aprobado

Modulo que repite el estudiante y cuya nota

definitiva es inferior a 3,0

modulo no perdido= Riesgo Nulomodulo perdido dos veces= Riesgo Medio

modulo perdido tres veces o más= Riesgo Alto

Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Medio: Correo ElectrónicoRiesgo Alto: Llamada telefónica

Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre.

Por Cohorte En la semana #8 (para módulos

de primer bloque)En la semana # 16 (para módulos de segundo bloque y transversal)

Sacar listado de personas que no presentaron las pruebas e

informar que el siguiente FDS se le habilitará el supletorio y que

debe realizar el pago (Mail)

Recordación de las pruebas FDS (Mail)

Validar quienes no presentaron prueba (en la mañana). E

informar que tienen plazo hasta ese lunes a la media noche.

(Mail)

AplazamientosEstudiantes que han solicitado

aplazamiento y no han reingresado

Estudiante que se encuentran en estado:

aplazadoN/A Llamada Telefónica Cualquier semestre

Semestral teniendo en cuenta fecha de inicio de la cohorte

No matriculados (Desertores)Estudiantes Antiguos que no se han

matriculado dentro de las fecha límite

Estudiantes que se encontraban matriculados

en el periodo anterior y que a la fecha de vencimiento

de la matricula extraordinaria no se han

matriculado.

N/A Llamada Telefónica Cualquier semestreSemestral teniendo en cuenta fecha de inicio de la cohorte

Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre. Y estudiantes con crédito ICETEX o Beca de cualquier Semestre que

vayan perdiendo 2 módulos o mas

Presentación prueba (nota)Barrer Campaña de Ausentismo

Posibilidad de pérdida de Módulos

Estudiantes que van perdiendo el módulo teniendo en cuenta el quiz, primera entrega

de proyecto y primer parcial

Suma de puntos inferior a 105 (equivalente a 3,0)

REACTIVAS

RECAPTURA

TIPO DE CAMPAÑA A REALIZAR ALCANCE PERIODICIDAD

PREVENTIVA

Ausentismo

TIPO CAMPAÑA

TEMA CAMPAÑA DESCRIPCIÓN DE LA CAMPAÑA SEMÁFORO PONDERACIÓN DEL SEMÁFORO (UMBRALES)

Posibilidad Perdida de 0 modulos= Riesgo NuloPosibilidad Perdida de 1 modulo= Riesgo BajoPosibilidad Perdida de Entre 2 y 3 modulos =

Riesgo MedioPosibilidad Perdida de mas de 3 modulos =

Riesgo alto

Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Bajo: Correo electrónico

Riesgo Medio: Llamada telefónicaRiesgo Alto: Llamada telefónica

Figura # 3 Campañas Anti deserción Politécnico Grancolombiano 2013

(Zea, 2013)

1. Tipo de campaña: Preventiva

1.1. Tema Becas

Cuando un estudiante ingresa por primera vez a la institución y tiene cubierta la parte económica a

través de una beca, es necesario que esté consciente que para conservar este beneficio, debe

cumplir ciertos requisitos, sin embargo hemos vivido la experiencia donde el estudiante inicia sus

estudios y posteriormente olvida realizar la renovación de su beca, por ende y al perder esta ayuda,

se dificulta su matricula para el próximo semestre, esto se evitaría fácilmente con un sistema de

alertas que envía un correo recordando las fechas estipuladas para este fin y con el debido tiempo de

anticipación. Esto se realiza cada inicio de semestre y se incluye dentro de los procesos automáticos

de los sistemas de la institución.

1.2. Tema ICETEX

El crédito ICETEX (Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior) fue

creado por el gobierno nacional para ayudar a los estudiantes con méritos académicos, que no

cuentan con recursos económicos suficientes para ingresar o permanecer en la educación superior.

El politécnico Grancolombiano realiza una primera llamada informativa indicándole cuales con las

condiciones de su beca o como poder realizar la renovación del crédito y las fechas en que debe

estar pendiente, esto se realiza con un refuerzo a través de la página de ingreso del campus virtual y

se aprovecha para dar los datos de contacto de consejería académica por si el estudiante así lo

requiere.

1.3. Tema Ausentismo

Este punto se refiere a los estudiantes que posterior a su proceso de matrícula no ingresan al aula

virtual a desarrollar las actividades de sus correspondientes módulos, la medida que se tiene como

estándar son 72 horas, es decir, que si al cabo de 3 días el estudiante no tiene registro de ingreso, es

contactado para saber el motivo por el cual no ha podido iniciar, esto se hace a través de correo

electrónico y posteriormente por medio de una llamada telefónica. Esta campaña se lleva a cabo

básicamente con los estudiantes de primer, segundo y tercer semestre que es donde se ha detectado

la mayor problemática.

Otro tema a controlar es la inasistencia a las actividades in situ, actualmente dentro de nuestro

modelo de educación se tiene un concepto denominado TAP (Tutor Académico Presencial), como se

mencionó anteriormente, esto consiste en una asesoría que el estudiante puede tomar en su CSU

con un tutor presencial, no es de carácter obligatorio, pero para motivar a los estudiantes a asistir, se

les otorga algunos puntos extras en su calificación, esto se hace con el ánimo de ayudar a aquellas

personas que se les dificulta la parte de lectura, escritura o las matemáticas que como

mencionábamos son fundamentales, la idea aquí es llevar un registro de las personas que utilizan

este sistema y posteriormente dejan de hacerlo, al igual que el punto anterior se contacta por los dos

medios (correo y llamada) y se hace un seguimiento del porqué de la inasistencia.

1.4. Tema Posibilidad de Perdida de Módulos

En nuestro modelo existen hitos en fechas específicas donde los estudiantes presentan evaluaciones

como son: un quiz en la segunda semana, una entrega parcial de proyecto en la tercera semana y un

parcial en la cuarta semana (esto puede varia dependiendo de la asignatura), llegado este punto, se

puede iniciar la generación de informes que indiquen si el estudiante tiene un acumulado en puntos

que en promedio bastaría para poder ir pasando la asignatura, de no ser así, y como se hace con los

otros puntos evaluados, el estudiante es contactado a través de correo electrónico o por medio de la

llamada telefónica advirtiéndole del hecho, adicionalmente se dan las recomendaciones pertinentes

con respecto al manejo de la comunicación estudiante – tutor

2. Tipo de campaña: Reactiva

2.1. Tema Reiteración de Módulos Perdidos

Cuando un estudiante presenta durante 2 periodos consecutivos una nota definitiva inferior a 3.0 en

un mismo módulo, se hace necesaria la intervención de la institución, aquí se analiza desde varios

puntos de vista la problemática, la comunicación que ha hecho el tutor con este estudiante, el número

de comunicaciones que se le han enviado a la persona, los apoyos de consejería que se le han

brindado, el desempeño que ha tenido en otras asignaturas, el desempeño del grupo en general en

ese módulo y con ese tutor, problemas de tipo tecnológico y la claridad y calidad en las respuestas

dadas al estudiante.

2.2. Tema Supletorios:

Cuando un estudiante por alguna razón no puede presentar las evaluaciones, la universidad le brinda

la oportunidad que pueda presentar el siguiente fin de semana el supletorio que consiste en otra

evaluación del mismo estilo y de idéntica calificación que el estudiante puede realizar como sustituto

de la que ya pasó, y aun que tiene un costo por cuestiones administrativas, esto se avisa a través del

correo electrónico, permite que la nota no se vea afectada y por ende que el estudiante no se

desmotive.

3. Tipo de campaña: Recaptura

3.1. Tema Aplazamientos

Se puede dar que por algún motivo el estudiante deba aplazar su semestre, sin embargo lo que no es

normal es que este mismo estudiante no solicite su reintegro el siguiente semestre, debido a esto, es

importante realizar un seguimiento de estas situaciones, mas aun teniendo en cuenta que el dinero

para cursar su semestre no es impedimento, pues la universidad lo guarda en su totalidad para

cuando el estudiante desee continuar, aquí es necesario contactar al estudiante para que esté atento

y pueda realizar el trámite con la debida antelación, continuando así su formación.

3.2. Tema Antiguo No Matriculado

Otro tema frecuente es que el estudiante culmine su semestre y no se matricule para el próximo, el

porquée es la averiguación que la institución debe hacer y plantearle alternativas para volverlo a

motivarlo, teniendo en cuenta la problemática que hubiese tenido, que previamente debe ser

analizada por una persona de asesoría personal y académica por la Consejería Académica y si el

caso lo amerita se remite a la Consejería Personal (apoyo psicológico, el objetivo aquí es no

dejarapoyar el proceso de formación del estudiante en un punto perdido y a la vez reforzar y mejorar

aquellos procesos que lo hicieron desistir. al estudiante de continuar.

Estrategias y Planes de Acción para Servicio y Permanencia del estudiante:

Estrategia PLAN DE ACCIÓN 2012 - 2013 (ACTIVIDADES CONCRETAS)

Sistematización para el autoservicio Portal Auto-gestionableNutrir la Oferta de Valor Programa de prácticas empresariales

Acercamiento y conocimiento de la población estudiantil

Marketing Relacional

Formulación de métricas, información de seguimiento de actividad, información de desempeño académico, información de estado financiero de los estudiantes, cuantos estudiantes matriculados y en que programa.

Acompañamiento de tecnología Mejorar plataforma y apoyo a través de herramientas Acompañamiento a tutores Planificación del proceso de inducción y

acompañamiento para el primer semestre de estudiantes nuevos

Diferentes canales de comunicación

Promover a la red social dentro de los estudiantes virtuales como un canal institucional de comunicación

Acompañar el desarrollo de aplicaciones para redes sociales que den a conocer la modalidad y/o acompañen al estudiante

Desarrollo de variables de autoevaluación Estructurar junto con la Oficina de Investigación y los coordinadores virtuales el proceso de investigación para la modalidad virtual

Ampliar la oferta de valor Fortalecer el plan de becas de la institución para virtualIntegrar el plan de monitores/horas becas a virtual

Metodología de permanencia Diseñar los proceso y procedimientos de buenas prácticas para el área de permanencia en el poli integrado con CRM

Metodología de servicio Fortalecer las buenas prácticas del servicio del contact - center

Estrategia de seguimiento al antiguo

Durante el proceso de finalización de semestre, proyectar con base en el desempeño académico aparente el listado de estudiantes según el número de módulos aprobados, priorizando los que pasan sin perder módulos, semanalmente.

Apoyar el proceso de cargue de notas definitivas al cierre de semestre, que permitan la actualización del reporte de desempeño académico.

Apoyar al contac center con el reporte de desempeño académico de estudiantes NO matriculados, para su contacto.

Apoyo a CSU

Aplicar las prácticas de auditoría que permitan medir y orientar el desempeño en CSU (formularios, acompañamientos, seguimientos, revisiones), con base en el manual de auditoría

Dar a conocer las medidas de eficacia obtenidas y los correctivos a que haya lugar (basado en informes)

Plan de acompañamiento al primíparo

Generar una herramienta de contraste online, en procesos de matrícula, para reforzar el análisis de inscritos vs matriculados por CSU, para reportar contactos al Contac Center.

En el proceso académico, proponer el traslado entre cohortes de un mismo semestre académico para el estudiante con poca actividad, cuando sea viable.

Durante el proceso académico, mantener contacto con los estudiantes vía mensajería, sms, foros y correos electrónicos para permanente información de las actividades académicas de la semana (nuevos y antiguos)

Plan de Acercamiento del Estudiante Virtual 

Vía sala de emisiones generar encuentros trimestrales con los monitores que permitan darles a conocer el estado académico y operativo de virtual, en lo que a su labor les compete. Generar un espacio de retroalimentación de procesos.

Reactivar el aula para monitores como una herramienta de contacto entre ellos y las decisiones del área académica y operativa de virtual.Información de deserción por cohorte por programa, según el semestre promedio en cada programa

Fuente: (IUPG;, 2011)

La implemetación de los anteriores planes ha dado como resultado una disminución de las cifras de

deserción tal como se evidencia en la figura 4:

Figura # 4 Resultados de las Campañas y Planes anti-deserción en la IUPG

Fuente:

*

*

(IUPG;, 2013)3

Resultados: Aspectos a Mejorar:

Tecnología: sistemas que permitan identificar con mayor facilidad y mayor efectividad las personas

en riesgo de deserción, actualmente se hace de forma manual lo cual hace mas tedioso y demorado

el proceso.

Recurso Humano: El número de personas que atienden a los estudiantes no son suficientes pues la

población estudiantil ha tenido un crecimiento del 49% en el último añova en ascenso, mientras que

las personas que trabajan en este temalos recursos humanos y técnicos siguen siendo loas mismoas.

Primer contacto: Falta también que el estudiante pueda ser el primero en contactarnos, un espacio

de interacción donde la persona pueda comunicarse con un asesor y que este asesor sea

suficientemente hábil para poder detectar el inconveniente del estudiante y direccionarlo de una forma

adecuada. Teniendo en cuenta que las personas que estudian virtualmente no tienen un horario

definido durante el día, o en oportunidades la dedicación es en el fin de semana, se debe tener una

infraestructura que permita esta flexibilidad para así también dar alternativas de comunicación a los

estudiantes.

Mayor capacitación: Los asesores requieren mayor capacitación en las herramientas tecnológicas

para el uso eficiente de las mismas, pues en la medida que se manejen mejor, facilitará el trabajo de

los asesores y brindará mayor apoyo a los estudiantes.

3 * Datos a 25/04/2013.

Conclusiones:

Toda acción que busque el acercamiento del estudiante a la institución permite una interacción

más efectiva y un mayor acompañamiento del mismo, por lo tanto se debe innovar en este

aspecto continuamente.

La aplicación de planes o campañas permite disminuir la deserción de los estudiantes, pero estos

planes deben ir de la mano con las políticas institucionales y estas deben ser acordes con el

objetivo buscado, esto solo se logra con una sinergia entre el grupo directivo, el táctico y el

operativo

Un estudiante que se siente acompañado por los diferentes entes de la universidad es poco

probable que deserte, sin embargo si sucede lo contrario, es decir, aquel estudiante que sienta

solo en el proceso tendrá una posibilidad muy grande de desertar.

Los tutores deben tener conciencia del papel tan importante que tienen frente a sus estudiantes

virtuales pues es el contacto tangible, y del sentido de compromiso y de pertenencia que tenga

dependerá el éxito de todo este proceso.

(Zea, 2013)

Se requiere mayor compromiso institucional en la elaboración de políticas claras y suficientes al

respecto de la retención de estudiantes que permitan hacer que los planes aquí esbozados se

materialicen y contribuyan a cumplir la meta de cobertura e inclusión que persigue la Institución

Universitaria Politécnico Grancolombiano.

Fuentes Bibliográficas:

Entrevistas:

Claudia Zea – Coordinadora de permanencia Bienestar universitario

Armando Cortes – Coordinador estadísticas – Bienestar Universitario

Álvaro Bonilla – Director Académico de Educación Virtual

Bonilla, Á. (Abril de 2013). Gestión de tutores en el área de Educación Virtual - IUPG. (V. A. Rueda Plazas, Entrevistador)

Guzmán, M. (2012). Diplomado Certificación Tutores. Bogotá.IUPG;. (2009).IUPG;. (2011). Informe de Deserción 2011. Bogotá.Zea, C. (19 de 04 de 2013). Seguimiento de estudiantes de virtual para permanencia. (V. A. Rueda,

Entrevistador)

Páginas Web:Fuentes de sitios webhttp://poligran.edu.co

http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-co/cr%C3%A9ditoeducativo.aspx

http://www.icetex.gov.co/DnnPro5/Default.aspx?tabid=1111