EXCEL AVANZADO

EXCELL AVANZADO

UNIDAD 1 MACROS

Que es una macro y para que sirve

Códigos de una macro en Excel

Crear formularios y programarlos

Práctica con formularios

Trabajar con formulas

Usando información en un tex box

Elaborando una consulta

Como agregar información a un combobox y un listbox

Como ejecuta una macro al abrir

Graficas en Excel

Trabajar con archivos secuenciales en visual Basic

UNIDAD 2 TABLAS DINAMICAS

1

Que es una Tabla Dinámica en Excel

Crear una Tabla Dinámica- Ubicación- Diseño

Aplicar Filtros a la Tabla

Cambiar el Diseño de la Tabla

Aplicar Filtros

Obtención de Subtablas

Aplicación de tablas Dinámicas en una base de datos mas amplia

Obtener Promedios

Cambiar el diseño de la Tabla

Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones

Diseño

Operación sobre la tercera dimensión

Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas

Subtablas

Recaudación Máxima

Como graficar una Tabla Dinámica

Eliminar una Tabla Dinámica

10 HORAS

2

MACROS EN EXCEL

Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuación se explica el término:

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra.Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuación te muestro como grabar una macro y ejecutarla:

Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y presiona Enter

1. Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo.

2. Da clic en el Menú Ver, seguido por la Opción Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

1. Da clic en el botón Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitirá darle el nombre a la macro y cual será el método abreviado para ejecutarla.El método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.

3

1. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que así lo deje.

2. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control (CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a (en minúsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a

3. De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botón de la ruedita azul cambiara de forma ahora será un cuadrito Azul, se llamara Detener grabación. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabación.

4. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la barra de herramientas Formato

5. Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente de la barra de herramientas Formato

6. Presione el Botón Negrita de la barra de herramientas Formato

7. Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde quetodos estos pasos están siendo almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están efectuando en la celda A1.

8. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a

Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la celda C1.

1. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendrá las características del que esta en A1. Tipo de letra, tamaño,negrita y el color que indicaste al grabar la macro.

4

Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.

Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabación después de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendértelo bien.

Practica I

Genera las siguientes Macros:

Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo

Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt

Muchos pensaran que esto no es nada pero ya veremos mas adelante cuando mezclemos los códigos que generaExcel con los de Visual Basic. Esto será pura Dinamita.

Fase 2

Bien, ahora después de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macros pasaremos a la siguiente Fase que nospermitirá observar los códigos que hemos generados con nuestra macros. Te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro1 de nuevo.

OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL

Crearemos una macro y veremos sus códigos:

Para observar los códigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente trasládese a la celda A5 antes de empezar la grabación de la Macro

2. Presione el Botón Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro

3. en la opción Método Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r

4. Presione el botón Aceptar. Excel inicia la grabación del la Macro1

5. Trasládese ala celda A1 y escriba Ramón, después presione Enter para aceptar el valor en la celda

5

6. Pare la grabación de la macro presionando el botón Detener Grabación de la barra de herramientasVisual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un código, Observémoslos:

7. Presione la tecla Alt + la tecla de función F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. También puede acceder desdeel Menú Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic.

8. Active los siguientes cuadros o ventanas:

o De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos

o De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ahí depende todo lo que vallamos a hacer.

1. Del cuadro Proyecto de doble clic en Módulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opciónMódulos. Se activara debajo de Módulos la Opción Modulo1

2. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el código de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Sub Macro1()

6

'' Macro1 Macro

' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA

'' Acceso directo: CTRL+r

'Range("A1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón"

Range("A2").Select

End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuación se da una explicación de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1

Todo lo que aparece con un apostrofe ´ indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde.

Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnosa la celda A1.La orden Range nos permite trasladarnos a una celda

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón" Esto indica que se escribirá en la celda en que se encuentra el valor de texto Ramón. Todo lo que aparece entre comillas siempre será un valor de texto. La ordenActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa.

Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramón en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el código dentro del editor de Visual Basic.

Que crees que pasara aquí con nuestra Macro:

Sub Macro1()

'' Macro1 Macro


'' Acceso directo: CTRL+r

'Range("A1").Select


7

Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"

Range("C1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"

Range("D1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"

Range("E1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"

End Sub

Así es acabo de alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r hará lo siguiente:

En A1 escribirá Ramón

En B1 escribirá Calle 21 de Marzo #280

En C1 escribirá 31-2-47-13

En D1 escribirá Nogales Sonora

En E1 escribirá CONALEP NOGALES

Así que salgamos del editor dando clic en el Menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botón Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando deseé volver al editor de clic en el botón Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionandoControl + r y veamos los resultados de nuestra modificación.

Que te parece es sencillo o No?, Claro necesitamos practicar bastante para dominar esto, así que repasa la Fase 2 cuantas veces sea necesario, otra cosa no trates de generar códigos muy complejos en tus macros porque te vas a enredar, poco a poco se va lejos.

Practica II

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Código.

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observa el Código.

8

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamaño de la letra a 20 puntos y observa el Código.

Códigos Más comunes:

Trasladarse a una Celda

Range("A1").Select

Escribir en una Celda

Activecell.FormulaR1C1="Ramon"

Letra Negrita

Selection.Font.Bold = True

Letra Cursiva

Selection.Font.Italic = True

Letra Subrayada

Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle

Centrar Texto

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

End With

Alinear a la izquierda

With Selection

.HorizontalAlignment = xlLeft

End With

Alinear a la Derecha

With Selection

.HorizontalAlignment = xlRight

End With

Tipo de Letra(Fuente)

With Selection.Font

.Name = "AGaramond"

End With

Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)

With Selection.Font

.Size = 15

9

End With

Copiar

Selection.Copy

Pegar

ActiveSheet.Paste

Cortar

Selection.Cut

Ordenar Ascendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _

OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

Orden Descendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _


Buscar

Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _

:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _

False).Activate

Insertar Fila

Selection.EntireRow.Insert

Eliminar Fila

Selection.EntireRow.Delete

Insertar Columna

Selection.EntireColumn.Insert

Eliminar Columna

Selection.EntireColumn.Delete

Abrir un Libro

Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls"

Grabar un Libro

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _

:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _

False, CreateBackup:=False

10

Estos serian algunos códigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar mas códigos de otras opciones, es cuestión de que los ocupe.

Antes de pasar a la Fase 3 es necesario que domines generar Macros y Observar sus códigos que se encuentran en la Fase 2. Recuerda esto es de mucha practica y para eso es necesario aprender bien las fases Anteriores.

.

Fase 3

CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMÁNDOLOS

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los códigos, para que no quede una secuencia de Macros.

Ahora te enseñare a dominar lo máximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.

A continuación Muestro como crear un formulario y como programarlo:

1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic.

2. Activa las siguientes opciones:



2. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se insertoel UserForm.

11

También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

1. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el FormularioUSERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, después de un clic en la etiqueta dibujada y podrá modificar el nombre de adentro y pondremos ahí Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo mandaa la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

2.Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el

12

formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vacío y su nombre será Textbox1, el nombre solo aparecerá en el control.

3.

4.

5. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Dirección en la Label2 y Teléfono en la Label3 y tambiéndibújeles su Textbox. Esto quedara así después de haberlo hecho

Si tiene algún problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cámbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opción se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre enlugar de Label1.

13

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificárseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

1. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botón de Comando y Arrastre dibujando en el FormularioUSERFORM1 el Botón, después de un clic en elnombre del Botón dibujado y podrá modificar el nombre y pondremos ahí Insertar. Si por error da doble clic en la Botón y lo manda a la pantalla de programación de laetiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

14

Así quedara el Formulario formado por los controles:

1. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub TextBox1_Change()

Range("A9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1

End Sub

Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1

15

Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automáticamente, usted solo escribirá lo que esta en Negrita.

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en elExplorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.



Range("B9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en elExplorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.



Range("C9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3

Para volver al Formulario y programar el Botón de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

1. Ahora de doble clic sobre el control Botón de Comando para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click()

Rem inserta un renglón

16


Rem Empty Limpia Los Textbox

TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

Rem Textbox1.SetFocus Envía el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos

TextBox1.SetFocus

End Sub

Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programación, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox.

1. Ahora presione el botón Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de función F5

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribirá en Excel y cuando presione el botón Insertar,se insertara un renglón y se vaciaran los Textbox y después se mostrara el cursor en el Textbox1.

En este archivo que usted bajo se encuentra una hoja de Excel Libre de Virus o sea que esta limpio, ábralo sin ningún problema, ya que ahí viene un ejemplo de la Macro ya realizada y solo la ejecutara y vera comotrabajan las Macros. Espero y estés pendiente porque vienen mas partes sobre este interesante curso de Macros.

El Archivo Viene con el Nombre de Macro1

Practica I

Genera las siguientes Macros:

Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo

17

Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt

Muchos pensaran que esto no es nada pero ya veremos mas adelante cuando mezclemos los códigos que generaExcel con los de Visual Basic. Esto será pura Dinamita.

Fase 2

Bien, ahora después de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macros pasaremos a la siguiente Fase que nospermitirá observar los códigos que hemos generados con nuestra macros. Te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro1 de nuevo.

OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL

Crearemos una macro y veremos sus códigos:

Para observar los códigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente trasládese a la celda A5 antes de empezar la grabación de la Macro

2. Presione el Botón Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro

3. en la opción Método Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r

4. Presione el botón Aceptar. Excel inicia la grabación del la Macro1

5. Trasládese ala celda A1 y escriba Ramón, después presione Enter para aceptar el valor en la celda

6. Pare la grabación de la macro presionando el botón Detener Grabación de la barra de herramientasVisual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un código, Observémoslos:

7. Presione la tecla Alt + la tecla de función F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. También puede acceder desdeel Menú Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic.

8. Active los siguientes cuadros o ventanas:



18

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ahí depende todo lo que vallamos a hacer.

1. Del cuadro Proyecto de doble clic en Módulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opciónMódulos. Se activara debajo de Módulos la Opción Modulo1

2. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el código de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Sub Macro1()

'

' Macro1 Macro


'

' Acceso directo: CTRL+r

'

Range("A1").Select


Range("A2").Select

End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuación se da una explicación de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1

19

Todo lo que aparece con un apostrofe ´ indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde.

Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnosa la celda A1.La orden Range nos permite trasladarnos a una celda

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón" Esto indica que se escribirá en la celda en que se encuentra el valor de texto Ramón. Todo lo que aparece entre comillas siempre será un valor de texto. La ordenActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa.

Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramón en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el código dentro del editor de Visual Basic.

Que crees que pasara aquí con nuestra Macro:

Sub Macro1()

'

' Macro1 Macro


'

' Acceso directo: CTRL+r

'

Range("A1").Select


Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"

Range("C1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"

Range("D1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"

Range("E1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"

20

End Sub

Así es acabo de alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r hará lo siguiente:

En A1 escribirá Ramón

En B1 escribirá Calle 21 de Marzo #280

En C1 escribirá 31-2-47-13

En D1 escribirá Nogales Sonora

En E1 escribirá CONALEP NOGALES

Así que salgamos del editor dando clic en el Menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botón Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando deseé volver al editor de clic en el botón Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionandoControl + ry veamos los resultados de nuestra modificación.

Que te parece es sencillo o No?, Claro necesitamos practicar bastante para dominar esto, así que repasa la Fase 2 cuantas veces sea necesario, otra cosa no trates de generar códigos muy complejos en tus macros porque te vas a enredar, poco a poco se va lejos.

Practica II

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Código.

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observa el Código.

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamaño de la letra a 20 puntos y observa el Código.

Códigos Más comunes:

Trasladarse a una Celda

Range("A1").Select

Escribir en una Celda

Activecell.FormulaR1C1="Ramon"

Letra Negrita

Selection.Font.Bold = True

21

Letra Cursiva

Selection.Font.Italic = True

Letra Subrayada

Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle

Centrar Texto

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

End With

Alinear a la izquierda

With Selection

.HorizontalAlignment = xlLeft

End With

Alinear a la Derecha

With Selection

.HorizontalAlignment = xlRight

End With

Tipo de Letra(Fuente)

With Selection.Font

.Name = "AGaramond"

End With

Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)

With Selection.Font

.Size = 15

End With

Copiar

Selection.Copy

Pegar

ActiveSheet.Paste

Cortar

Selection.Cut

Ordenar Ascendente



22

Orden Descendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _


Buscar

Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _


False).Activate

Insertar Fila


Eliminar Fila


Insertar Columna

Selection.EntireColumn.Insert

Eliminar Columna

Selection.EntireColumn.Delete

Abrir un Libro

Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls"

Grabar un Libro

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _

:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _

False, CreateBackup:=False

Estos serian algunos códigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar más códigos de otras opciones, es cuestión de que los ocupe.

Antes de pasar a la Fase 3 es necesario que domines generar Macros y Observar sus códigos que se encuentran en la Fase 2. Recuerda esto es de mucha práctica y para eso es necesario aprender bien las fases Anteriores.

Fase 3

CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMÁNDOLOS

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los códigos, para que no quede una secuencia de Macros.

Ahora te enseñare a dominar lo máximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de

23

controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.

A continuación Muestro como crear un formulario y como programarlo:





2. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos concontroles. En el Explorador de Proyecto se observara que se insertoel UserForm.

24

También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

1. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el FormularioUSERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, después de un clic en la etiqueta dibujada y podrá modificar el nombre de adentro y pondremos ahí Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo mandaa la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

2.Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en elformulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vacío y su nombre será Textbox1, el nombre solo aparecerá en el control.

3.

4.

5. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Dirección en la Label2 y Teléfono en la Label3 y tambiéndibújeles su Textbox. Esto quedara así después de haberlo hecho

25

Si tiene algún problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cámbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opción se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificárseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

26

1. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botón de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botón, después de un clic en el nombre del Botón dibujado y podrá modificar el nombre y pondremos ahí Insertar. Si por error da doble clic en la Botón y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

Así quedara el Formulario formado por los controles:

27



Range("A9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1

Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automáticamente, usted solo escribirá lo que esta en Negrita.

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.



Range("B9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

28



Range("C9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3

Para volver al Formulario y programar el Botón de ComandoInsertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

1. Ahora de doble clic sobre el control Botón de Comando para programarlo y después inserte el siguiente código:


Rem inserta un renglón


Rem Empty Limpia Los Textbox

TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

Rem Textbox1.SetFocus Envía el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos

TextBox1.SetFocus

End Sub

Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programación, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox.

1. Ahora presione el botón Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de función F5

29

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribirá en Excel y cuando presione el botón Insertar, se insertara un renglón y se vaciaran los Textbox y después se mostrara el cursor en el Textbox1.

En este archivo que usted bajo se encuentra una hoja de Excel Libre de Virus o sea que esta limpio, ábralo sin ningún problema, ya que ahí viene un ejemplo de la Macro ya realizada y solo la ejecutara y vera como trabajan las Macros. Espero y estés pendiente porque vienen mas partes sobre este interesante curso de Macros.

El Archivo Viene con el Nombre de Macro1

MACROS EN EXCEL Parte II

TRABAJANDO CON FORMULAS

Es de suma importancia saber aplicar Formulas en Macros de Excel, ya que la mayoría de las hojas de cálculos las involucran, por ejemplo los Inventarios, las Nominas o cualquier otro tipo de hoja las llevan, es por eso que en la siguiente Fase se muestra como manejar Formulas en Macros de Excel.

Fase I





2. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

Ahora crearas un formulario con el siguiente aspecto:

30

El formulario tendrá:

o Tres etiquetas

o Tres Textbox

o Un Botón de Comando

Los datos que se preguntaran serán Nombre y Edad, los Días Vividos se generaran automáticamente cuando insertes la edad. A continuación se muestra como se deben de programar estos Controles:

Programación de los Controles:



TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub


Range("A9").Select


End Sub


Range("B9").Select


Rem aquí se crea la Formula

TextBox3 = Val(TextBox2) * 365

31

Rem El Textbox3 guardara el total de la multiplicación del Textbox2 por 365

Rem El Comando Val permite convertir un valor de Texto a un Valor Numérico

Rem Esto se debe a que los Textbox no son Numéricos y debemos de Convertirlos

End Sub


Range("C9").Select


End Sub

Esto va permitir que cuando se ejecute el formulario y se de la edad el resultado de los días vividos aparecerá en el Textbox3 y se escribirá también en Excel. El comando Val es un comando de Visual Basic que te permite convertir un valor de texto a un valor numérico. Recuerden el Comando Rem se utiliza para poner Comentarios únicamente y no afecta a la programación.

Este Archivo de esta Macro se llama Macros de Edad y viene incluido aquí.

Generaremos otro ejemplo, Crea el Siguiente Formulario con los siguientes datos:

5 Etiquetas

5 Textbox

1 Botón de Comando

Los datos que se preguntaran serán Nombre, Días Trabajados, Pago por Día, Bonos y Sueldo Neto.

32

Genera el siguiente código:



TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub


Range("A9").Select


End Sub


Range("B9").Select


End Sub


Range("C9").Select


End Sub


Range("D9").Select


Rem aquí se crea la formula

TextBox5 = Val(TextBox2) *Val(TextBox3) + Val(TextBox4)

Rem El TextBox5 guardarael total

33

End Sub


Range("E9").Select


End Sub

Cuando se introduzca el Bonos automáticamente se generara el Sueldo Neto.

Este ejemplo viene en el Archivo Macros de Sueldo Neto

USANDO INFORMACIÓN CON UN TEXTBOX

Se puede buscar información con un Textbox programándolo de la siguiente forma:

Dibuje una Etiqueta, un Textbox y un Botón de Comando y agregue el siguiente Código:


Range("a9").Select


End Sub


Cells.Find(What:=TextBox1, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _


False).Activate

End Sub

Si te fijas incluí en la programación del Botón Buscar Ahora que buscara lo que en el Textbox1 a la hora de Presionarse.

34

TRABAJANDO CON EL ASISTENTE

El asistente es el personaje de Office que se activa para ayudarnos y una de las ventajas es que podemos Manipularlo, por ejemplo se le puede dar animación, Moverse, Hacer Preguntas, Etc.

A continuación se muestran algunos códigos del Asistente:

Este código permite hacer visible el ayudante o sea mostrarlo. Si deseas ocultarlo solo cambia la opción True por False.

Assistant.Visible = True

Este código permite Mover el Asistente a un nuevo lugar, solo cambia los valores numéricos y cambiara de posición.

Assistant.Move 430, 230

Este código permite activar un efecto de animación, cuando escribas el signo Igual después de Assistant.Animation = aparecerá un menú con diferentes efectos de animación

Assistant.Animation = msoAnimationListensToComputer

Este ejemplo permite crear un Nuevo Asistente para poderlo manipular con una pregunta y que tu contestes. La variable t guardara el valor de la respuesta, si el valor es -3 significa que es Si y por lo tanto borrara el renglón.

With Assistant.NewBalloon

.Text = "Deseas Borrar este Registro"

35

.Button = msoButtonSetYesNo

.Heading = "Advertencia"

t = .Show

End With

Ift = -3 Then

Assistant.Animation = msoAnimationEmptyTrash


End If

Si deseas que siga saliendo esta guía solo escríbeme pidiendo que sigan saliendo ejemplos.

MACROS EN EXCEL Parte III

ELABORANDO UNA CONSULTA

Todo Registro de información debe de tener su propia Consulta, Baja y Modificación, es por eso que en este nuevo capitulo nos concentramos en ello, primeramente en poder consultar la información que ya se escribió en la Hoja de Excel, obviamente desde una Macro combinada con Visual Basic, observemos el siguiente ejemplo:

Fase I

36





2. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

Ahora crearas un formulario con el siguiente aspecto:

el formulario tendrá:

o Tres etiquetas

o Tres Textbox

o Tres Botones de Comando

Los datos que se preguntaran serán Nombre, Dirección y Teléfono. Los tres botones nos servirán para lo siguiente: Consultar consultara la información que hayamos insertado desde el botón insertar. Baja podrá eliminar algún dato que se consulto y no lo queremos. Insertar tendrá la función de insertar los registros que vayamos dando de alta, es como los ejercicios anteriores. A continuación se muestra como se deben de programar estos Controles:

Programación de los Controles:

37

BOTON DE CONSULTA




False).Activate

ActiveCell.Offset(0, 1).Select

TextBox2 = ActiveCell

Rem la línea que contiene el ActiveCell.Offset(0, 1).Select permite moverse una columna a la derecha, por lo tanto después de la búsqueda de las primeras líneas con Cell.Find si encuentra el Nombre de la persona se mueve a la siguiente columna y la línea TextBox2 = ActiveCell Permite capturar el valor de la celda al Textbox2 y así mostrar el dato de la celda en el TextBox2.



Rem Cada vez que se escriba la línea ActiveCell.Offset(0, 1).Select significa que se tiene que moverse una columna a la derecha.

Rem Si el nombre que tratas de consultar no se encuentra podría generar un error porque fallaría el Cell.Find esto puede ocurrir en el Word 97, yo trabajo con el Word 2000 o XP y no tengo ese problema. Pero esto se solucionaría con una trampa de error.

End Sub

BOTON BAJA



Range("A9").Select

TextBox1 = Empty

38

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub

BOTON INSERTAR


Range("A9").Select


TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub

CUADROS DE TEXTO


Range("A9").FormulaR1C1 = TextBox1

Rem esta primer línea reemplaza a estas dos…… que te parece todavía mas corta

Range("A9").Select


End Sub


Range("B9").FormulaR1C1 = TextBox2

End Sub

39


Range("C9").FormulaR1C1 = TextBox3

End Sub

Si con el Botón Consulta tienes un error cuando no encuentra a la persona, entonces tendrás que agregar esto a tu código del Botón Consultar

BOTON DE CONSULTA


On Error Goto noencontro

Rem esta línea genera una trampa de error si Excel encuentra un error se le dice que se vaya a la etiqueta noencontro que esta definida mas adelante en el código. No use la trampa de error si no tiene problemas a la hora de que no encuentra a la persona. Recuerde si usted comete cualquier error Excel se dirigirá a la etiqueta noencontro.y esquivara cualquier error, hasta uno que usted cometa en la programación.



False).Activate





Rem También se puede utilizar este código para leer la información de las celdas lo que esta en azul. La diferencia es que se asignan los valores a variables y después se descargan a los TextBoxs.


40

Direccion = Activecell


Telefono = Activecell

TextBox2 = Direccion

TextBox3 = Telefono

noencontro:

Rem Aquí se esquiva el error

End Sub

Que te parece es increíble como una Macro combinada con Visual Basic puede hacer hasta lo imposible

Bueno ya tenemos elaborado un ejercicio de consultas de datos, ahora accesaremos al formulario desde Excel sin necesidad de entrar al Editor de Visual Basic.

Para realizar este ejercicio debemos permanecer dentro del Editor de Visual Basic para poder introducir el código en un Modulo, por lo tanto deberás seguir los siguientes pasos:

De clic en el Menú Insertar y elija la opción Modulo

Escriba dentro del Modulo el nombre del modulo en este caso Sub Entrada

Cuando usted escriba Sub Entrada aparecerá de la siguiente manera:

Sub Entrada()

Load UserForm1

UserForm1.Show

End Sub

41

Usted deberá escribir las dos líneas que están en medio que son:

Load UserForm1

UserForm1.Show

La primer línea significa que cargue a la memoria el formulario que se llama UserForm1, la segunda línea significa que lo muestre, esto quiere decir que en el modulo estamos escribiendo el código de una macro que permitirá cargar el formulario desde Excel sin necesidad de entrar al Editor de Visual Basic.

Si te fija en el explorador de proyecto aparece el Modulo que creamos.

si queremos volver al formulario solo da doble clic en UserForm1

Bueno ya esta listo ahora salgamos del Editor de Visual Basic y volvamos a Excel.

De clic en el Menú Archivo del Editor de Visual Basic

Elija la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel

Ya que estamos en Excel, podemos insertar una imagen o un botón o cualquier grafico, por ejemplo:

De clic en el Menú Insertar

42

Elija la opción Imagen, seguido por Imagen Prediseñada

inserte cualquier imagen y dele el tamaño que usted desea.

De clic derecho sobre la Imagen

Elija la opción Asignar Macro

De clic en la Macro que se llama Entrada, es obvio la única que hicimos

De Clic en Aceptar

De clic fuera de la imagen en cualquier celda y listo si presionas la imagen cargara el formulario.

MACROS EN EXCEL Parte IV

Bueno empezaremos con como agregar información a un Combobox y un Listbox, primeramente deberás crear el siguiente formulario dentro de Visual Basic, recuerda desde Excel se utiliza la tecla ALT + F11 para entrar a Visual Basic, seguido del Menú Insertar y después Userform, bueno creo que ya lo sabes. Inserta Un Combobox y un Listbox y un Botón.

43

Ahora que ya creaste la Interfaz vamos a programar el botón, veremos como se le puede agregar información por medio de código a estos dos controles.

Da doble clic en el Botón y escribe las siguientes líneas dentro del procedimiento.


ComboBox1.AddItem "Juan Jose"

ComboBox1.AddItem "Pedro de la Fuente"

ComboBox1.AddItem "Salvador de la Luz"

ListBox1.AddItem "Juan José"

ListBox1.AddItem "Pedro de la Fuente"

ListBox1.AddItem "Salvador de la Luz"

End Sub

Bueno vamos a analizar el significado de estas líneas:

ComboBox1.AddItem "Juan José "

La opción AddItem significa que vas a agregar un dato de texto, por lo tanto se entiende como vas a agregar a Juan José al Combobox1, por lo tanto yo puedo agregar los datos que quiera a un Combobox o un Listbox con la opción AddItem, entonces al presionar el botón aparecerán los datos que se encuentra escritos y podrás seleccionar cualquiera de ellos, recuerda que la información la vas a agregar según tus necesidades.

Ahora si deseas agregar números a un Combobox o ListBox escribe el siguiente código en un botón:

44


For X=1 to 50

Listbox1.AddItem str(x)

Next

End Sub

La Instrucción For-Next es un ciclo contador que te permite contar desde un numero hasta otro. Por ejemplo le digo que cuente desde el 1 hasta el 50 y lo que se encuentre dentro del ciclo For-Next se ejecutara el número de veces, la X es una variable numérica que guarda el valor, cada vez que el ciclo da una vuelta aumenta un numero, por lo tanto X va a valer desde 1 hasta 50, y la instrucción Str es para convertir el valor numérico de la X en valor de Texto, ya que la opción AddItem guarda solo texto, claro esta que también puede funcionar sin esta instrucción en algunos casos.

Por lo tanto el Listbox1 va a guardar los número del 1 al 50, sin necesidad de irlos poniendo de uno por uno, imagínatelo.

Listbox1.AddItem “1”



Bueno esto es para introducirle datos a un Listbox y Combobox, pero como puedo usar estos datos para enviarlos para una celda, en el siguiente ejemplo te lo explico:

Da doble clic en el Listbox y escribe el siguiente código:

Private Sub ListBox1_Click()

Range("a9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = ListBox1

End Sub

Así de de fácil cada vez que escojas un dato que se encuentre en un Listbox1 lo enviara a la celda a9, escribiéndolo ahí. Si lo deseas hacer lo puedes hacer en un Combobox, solo cambia Listbox1 por Combobox1 y se acabo.

45

Ahora si deseas agregar los datos al Listbox o Combobox sin ningún botón que presionar escribe el siguiente código:

Private Sub UserForm_Activate()

ComboBox1.AddItem "Juan Jose"

ComboBox1.AddItem "Pedro de la Fuente"

ComboBox1.AddItem "Salvador de la Luz"

ListBox1.AddItem "Juan José"

ListBox1.AddItem "Pedro de la Fuente"

ListBox1.AddItem "Salvador de la Luz

End Sub

La Clave esta en el procedimiento UserForm_Activate() esto quiere decir que cuando se active el formulario cargara lo que tu le indiques, en este caso va a introducir los datos al Listbox1 y Combobox1 automáticamente, que te parece.

46

Ahora si deseas tomar información de una celda y enviarla a un Combobox o Listbox escribe el siguiente código en un Botón:


Range("a9").Select

Do While ActiveCell <> Empty


ListBox1.AddItem ActiveCell

Loop

End Sub

Fíjate bien, primeramente muevo el rango a la celda a9 porque ahí esta el inicio de mi información, después la línea Do While Activecell<> Empty significa Hazlo mientras la celda no se encuentre vacía, la siguiente línea que es ActiveCell.Offset(1, 0).Select, significa Baja un Renglón, la siguiente línea ListBox1.AddItem ActiveCell, agrega la información de la celda al Listbox1 y la línea Loop es parte del ciclo Do While, siempre cierra el ciclo, como el For-Next. Por lo tanto todos los nombres que estén delante de a9 serán enviados al Listbox1 y cuando tope con la celda a15 que se encuentra vacía la condición del Do While parara la ejecución de su código. Esto

47

funciona caminando renglones hacia abajo, pero si deseas moverte hacia la derecha por columnas solo cambia la línea ActiveCell.Offset( 1, 0).SelectporActiveCell.Offset( 0, 1).Select, quiere decir que se mueva por columna, no por renglón.ActiveCell.Offset( Renglón, Columna).Select

Si cambias el 1 por otro numero se moverá el numero de veces que tu le indiques, por ejemplo si quiero bajar 10 renglones de un golpe:


Si quiero moverme 20 columnas a la derecha


Así funciona esto.

Ahora veremos como se ejecuta una macro a la hora de abrir un libro

Primeramente inserta un Modulo del Menú Insertar dentro de Visual Basic y escribe el siguiente código:

Sub Auto_open()

Load UserForm1

UserForm1.Show

End Sub

La magia esta en el procedimiento Auto_open() que permite ejecutar automáticamente lo que se encuentre dentro de el cuando abras un libro que contenga este código, en este ejemplo cuando se abre el libro se activa el formulario 1 que programe.

Así que todo lo que agregues dentro de este procedimiento se ejecutara automáticamente cuando abras un libro, que te parece.

A continuación veremos como ordenar una información por orden alfabética ascendente, es un código muy completo y bueno que te permite localizar los datos y ordenarlos, sin pasarse un renglón en blanco.

Observemos el siguiente ejemplo y aprendamos de el:

Si se fijan en la siguiente pantalla tengo datos en una hoja que empinan en el renglón A10 y terminan en C16, el siguiente código detectara donde debe detenerse para poder ordenar los datos. Es necesario crear el código para ordenar datos, pero aquí yo te lo muestro:

48

Programa esto en el botón1


Rem este código localiza el ultimo registro por medio del renglón

Range("a10").Select



Loop

Rem llega hasta el a17 donde no hay información y se regresa un renglón para ser exacto con la siguiente línea.

ActiveCell.Offset(-1, 0).Select

Rem este código localiza la última columna del último dato



49

Loop

ActiveCell.Offset(0, -1).Select

Rem esta línea guarda en la variable celdaactiva la celda exacta donde esta el ultimo dato de la ultima columna de información, en este caso C16.

celdaactiva = ActiveCell.Address

Rem este código toma el rango desde A10 donde empieza la información, hasta donde encontró el ultimo dato C16, que lo guarda la variable celdaactiva. Selecciona de A10 hasta C16.

Range("A10:" + celdaactiva).Select

Rem este código ordena los datos en orden ascendente, el código fue generado en Excel, así que si no sabes generarlo solo copialo de aquí.



End Sub

Así es como funciona este código de Macros de Excel ordenando exactamente desde A10 hasta donde están los datos finales.

Bueno ahora para convertir la información a Minúscula o Mayúscula es muy parecido el código, solo obsérvalo:


Range("a10").Select


ActiveCell.FormulaR1C1 = LCase(ActiveCell)


Loop

End Sub

Así es la magia esta en Lcase que convierte a Minúsculas y Ucase a Mayúsculas, empieza en A10 y hasta que no encuentra datos deja de convertir a Minúsculas.

50

El siguiente Formulario y código muestra la fuerza de cómo se puede consultar y modificar el dato que se encontró.

Etiqueta 4, escríbele el numero 9 dentro.

Crea la siguiente Interfaz, 4 Etiquetas, 3 Textbox y 3 Botones

Copia el siguiente código:


Rem si no se escribe nada en los Textboxs a la hora de insertar escribe No Tiene

If TextBox1 = EmptyThenRange("A9").FormulaR1C1 = "No Tiene"

If TextBox2 = EmptyThenRange("B9").FormulaR1C1 = "No Tiene"

If TextBox3 = EmptyThenRange("C9").FormulaR1C1 = "No Tiene"

Range("A9").Select


TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub


On Error GoTo noencontro

Rem Código para buscar, ya lo conocemos



False).Activate

51





Rem la etiqueta 4 toma el valor del renglón activo y permite modificar la información que encontró, ya que modifiques la información presionas el botón actualizar.

Label4 = ActiveCell.Row

noencontro:

End Sub


Rem Vuelve a indicar el renglón 9 para escribir en los Textboxs

Label4 = "9"

Range("a9").Select

TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

TextBox1.SetFocus

End Sub


Rem si nos damos cuenta la etiqueta 4 sirve para llevar el renglón donde introducimos los datoso los modificamos, asi que cada textbox que programemos debe llevar estas lineas.

Range("A" + Label4).FormulaR1C1 = TextBox1

End Sub


Range("B" + Label4).FormulaR1C1 = TextBox2

End Sub


Range("C" + Label4).FormulaR1C1 = TextBox3

End Sub

Bueno amigos, espero les sea de provecho los ejemplos mostrados, por lo tanto nos vemos en la próxima edición, con mas de Macros en Excel.

52

Bienvenidos amigos a la quinta parte de Macros en Excel y Visual Basic, hoy nos toca aprender mas sobre este interesante curso de Macros, en el cual trabajaremos con gráficos en Excel, veremos como se puede generar una grafica desde un código generado y alterado por nosotros mismos.

Si observamos los datos que vamos a graficar nos damos cuenta que en la columna A se encuentran los valores ejes (X) yen la columna B los valores series (Y), estos datos son necesario para efectuar una grafica que podría quedar así

53

Esta grafica muestra las edades de 5 personas, los nombres son los valores ejes y la edad los valores series, ahora veremos como se puede detectar estos datos por medio de una Macro

Al graficar estos datos se genero el siguiente código:

SubMacro1()

1. Range("A5:B10").Select

2. Charts.Add

3. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered

4. ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Hoja1").Range("A5:B10"), PlotBy:= _xlColumns

5. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Hoja1"

End Sub

1. La primer línea indica el rango donde están los datos, valores ejes y valores series,

2. La segunda línea indica que se agrega una grafica

3. La tercera línea indica el tipo de grafica que se desea

4. La cuarta línea indica como se acomodan los datos en la grafica

5. La quinta línea indica donde se muestra la grafica, si en la misma hoja o en una sola hoja.

Nota. Los números de 1 al 5 no van en el código, solo los puse para poder explicar las líneas

A continuación se muestran algunos de los diferentes tipos de graficas Línea 3:

54

ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered

ActiveChart.ChartType = xlBarClustered

ActiveChart.ChartType = xlLineMarkers

55

ActiveChart.ChartType = xlPie

ActiveChart.ChartType = xlXYScatter

ActiveChart.ChartType = xlAreaStacked

56

ActiveChart.ChartType = xlDoughnut

ActiveChart.ChartType = xlRadarMarkers

ActiveChart.ChartType = xlCylinderColClustered

57

ActiveChart.ChartType = xlConeColClustered

ActiveChart.ChartType = xlPyramidColClustered

Si tu agregas al final del código principal alguna línea del tipo de grafico que te gusto, ese se activara, por ejemplo:

SubMacro1()

Range("A5:B10").Select

Charts.Add


ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Hoja1").Range("A5:B10"), PlotBy:= _xlColumns

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Hoja1"

ActiveChart.ChartType = xlPyramidColClustered.

End Sub

58

Este código se puede programar en un botón o cualquier otro control de Visual Basic.

A continuación se muestra como se acomodan los datos Línea 4:

ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Hoja1").Range("A5:B10"), PlotBy:= _

xlRows

En esta línea se muestra la grafica por Renglón


xlColumns

En esta línea se muestra la grafica por Columna

Esta es la forma en que se muestran los datos de lo que habla la línea 4.

59

La línea 5 habla de que si la grafica queda en la misma hoja o simplemente toma una hoja para ella, por ejemplo:

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsNewSheet, Name:="Grafico 1"

Esta línea indica que la grafica tenga su propia hoja y que su nombre sea Grafico 1.

En este ejemplo ejecuto un código con cada una de las características explicadas en las 5 líneas.


Charts.Add


ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Hoja1").Range("A5:B10"), PlotBy:= _xlColumns


ActiveChart.ChartType = xlPyramidColClustered

ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Hoja1").Range("A5:B10"), PlotBy:= xlColumns

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsNewSheet, Name:="Grafico 1"

Tipo de Grafico

60

Como se acomodan los datos

Como se muestra la grafica, en este caso en una sola hoja

Elabora el siguiente formulario con el siguiente código, para observar los diferentes tipos de gráficos y la forma en que se acomodan los datos:

Dibuja dos Listbox y un Botón y pega el código dentro del formulario.


Rem este código genera la Grafica en la hoja1


Charts.Add



61

xlColumns


Rem agrega los diferentes tipos de grafica al Listbox1

ListBox1.AddItem "xlColumnClustered"

ListBox1.AddItem "xlBarClustered"

ListBox1.AddItem "xlLineMarkers"

ListBox1.AddItem "xlPie"

ListBox1.AddItem "xlXYScatter"

ListBox1.AddItem "xlAreaStacked"

ListBox1.AddItem "xlDoughnut"

ListBox1.AddItem "xlRadarMarkers"

ListBox1.AddItem "xlCylinderColClustered"

ListBox1.AddItem "xlConeColClustered"

ListBox1.AddItem "xlPyramidColClustered"

Rem agrega las diferentes formas de acomodar los datos al Listbox2

ListBox2.AddItem "Renglon"

ListBox2.AddItem "Columna"

End Sub


Rem este código da el tipo de grafica al dar clic en el Listbox1

If ListBox1 = "xlColumnClustered" Then ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered

If ListBox1 = "xlBarClustered" Then ActiveChart.ChartType = xlBarClustered

62

If ListBox1 = "xlLineMarkers" Then ActiveChart.ChartType = xlLineMarkers

If ListBox1 = "xlPie" Then ActiveChart.ChartType = xlPie

If ListBox1 = "xlXYScatter" Then ActiveChart.ChartType = xlXYScatter

If ListBox1 = "xlAreaStacked" Then ActiveChart.ChartType = xlAreaStacked

If ListBox1 = "xlDoughnut" Then ActiveChart.ChartType = xlDoughnut

If ListBox1 = "xlRadarMarkers" Then ActiveChart.ChartType = xlRadarMarkers

If ListBox1 = "xlCylinderColClustered" Then ActiveChart.ChartType = xlCylinderColClustered

If ListBox1 = "xlConeColClustered" Then ActiveChart.ChartType = xlConeColClustered

If ListBox1 = "xlPyramidColClustered" Then ActiveChart.ChartType = xlPyramidColClustered

End Sub


If ListBox2 = "Renglon" Then


xlRows

End If

If ListBox2 = "Columna" Then


xlColumns

End If

End Sub

63

Antes de ejecutar esta Macro llenas los datos anteriores en la hoja1 de Excel

En este archivo indexo un ejemplo de un libro de cómo se puede generar una Macro que realice 25 graficas, esto por medio un modulo, este ejemplo es apoyado por su servidor hacia una persona que deseaba realizar este trabajo. Espero le sea de utilidad el código.

MACROS EN EXCEL Parte VI

Bienvenidos amigos a la sexta parte de Macros en Excel y Visual Basic, estamos listos para ver mas sobre este interesante curso, en este caso veremos como se pueden archivar los datos de una hoja en un archivo aparte. Aprenderemos a trabajar con archivos secuénciales en Visual Basic. Los archivos secuénciales son aquellos que al registrar sus datos llevan una secuencia, por ejemplo si registro 5 nombres llevaran un orden del 1 al 5, en cambio existen también los archivos aleatorios, pero ellos no respetan la secuencia, por ejemplo los 5 nombres podrían quedar en cualquier posición del 100 en adelante, del 300 en adelante, del 10 en adelante, de donde quieras ponerlos, tu indicas en donde quieres que queden los 5 nombres, pueden quedar hasta separados y no respetar una secuencia.

El problema de los archivos secuénciales, es que si introduces algunos símbolos en la captura pueden alterar el archivo y no funcionar correctamente, por eso se recomienda filtrar los datos con algún código o simplemente no capturar símbolos.

64

En esta hoja podemos observar 5 nombres, la intención será archivarlos aparte y hacerlos desparecer de la hoja, para después volverlos aparecer en la hoja. A esto se le llamara Registro de datos y Consulta de datos.

Iremos a Visual Basic con Alt+F11 y Insertaremos un UserForm, en el cual dibujaremos dos botones, uno con el nombre de Registro y Otro con el Nombre de Consulta.

Ahora a programar el botón Registro, para poder archivar los nombres.


Rem se translada a la celda a8

Range("a8").Select

Rem si no hay ningún dato en a8 que no archive de nuevo

If ActiveCell = Empty Then GoTo salte

Rem abre un archivo en la unidad c con el nombre de datos.txt

Rem en forma de añadir Temporal (Output) en el área de almacenamiento #1

Open "c:\datos.txt" For Output As 1

Rem activa una etiqueta para poder regresar

regresa:

Rem escribe el dato de la celda activa en el archivo

Write #1, ActiveCell

65

Rem borra el dato de la celda

ActiveCell = Empty

Rem baja un renglón para el siguiente nombre


Rem si la celda esta vacía que no regrese ya


Rem regresa a escribir el siguiente nombre en el archivo

GoTo regresa:

salte:

Rem se acabo

Rem cierra el archivo

Close #1

End Sub

Los datos quedaran archivados en la unidad y serán devueltos cuando presiones el botón consulta. Que a continuación se muestra:

Ahora a programar el botón consulta



Range("a8").Select


Rem en forma de Leer (input) en el área de almacenamiento #1

Open "c:\datos.txt" For Input As 1

Rem esto significa hazlo mientras no sea fin del archivo

Rem esto quiere decir que no deje de leer los datos

Rem hasta que no se llegue al ultimo de ellos

Do While Not EOF(1)

Rem lee un dato

Input #1, nombre

Rem lo escribe en la celda

ActiveCell.FormulaR1C1 = nombre



Rem activa el ciclo Do While-que regrese hasta

66

Rem que se cumpla la condición

Loop


Close #1

EndSub

Que te parece archivar los datos aparte sin que nadie pueda observarlos, esta es la magia de los archivos secuénciales. Este ejemplo viene indexado en un archivo con el nombre de Macros VI.

El siguiente código archiva el nombre, la dirección y el teléfono en el archivo, crea un formulario igual con dos botones.


Rem se traslada a la celda a8

Range("a8").Select

Rem si no hay ningún dato en a8 que no archive de nuevo



Rem en forma de añadir Temporal(output) en el área de almacenamiento #1

Open "c:\datos.txt" For Output As 1

Rem activa una etiqueta para poder regresar

regresa:

Rem captura el nombre en una variable

nombre = ActiveCell


ActiveCell = Empty

Rem se mueve una columna a la derecha


Rem captura la direccion en una variable

direccion = ActiveCell


ActiveCell = Empty



Rem captura el telefono en una variable

telefono = ActiveCell

67


ActiveCell = Empty

Rem escribe los datos nombre, direccion y telefono en el archivo

Write #1, nombre, direccion, telefono



Rem retrocede dos columnas


Rem si la celda esta vacía que no regrese ya


Rem regresa a escribir el siguiente nombre en el archivo

GoTo regresa:

salte:

Rem se acabo


Close #1

End Sub



Range("a8").Select


Rem en forma de Leer (input) en el área de almacenamiento #1


Rem esto significa hazlo mientras no sea fin del archivo

Rem esto quiere decir que no deje de leer los datos

Rem hasta que no se llegue al ultimo de ellos

Do While Not EOF(1)

Rem lee los datos

Input #1, nombre, direccion, telefono

Rem escribe en la celda el nombre

ActiveCell.FormulaR1C1 = nombre



68

Rem escribe en la celda la direccion

ActiveCell.FormulaR1C1 = direccion



Rem escribe en la celda el telefono

ActiveCell.FormulaR1C1 = telefono



Rem retrocede dos columnas


Rem activa el ciclo Do While-que regrese hasta

Rem que se cumpla la condición

Loop


Close #1

End Sub

Este ejemplo viene en el archivo Macros VI-2.

También se puede consultar sin necesidad de leer los datos en la hoja, esto quiere decir leyendo directo del archivo y trayendo los datos al formulario, en el siguiente ejemplo, se programa el botón consulta en formulario.

Dibuja el siguiente formulario, los dos primeros botones es el mismo código anterior, pero el tercer botón incluye el siguiente código:



Do While Not EOF(1)

Input #1, nombre, direccion, telefono

69

If nombre = TextBox1 Then

TextBox2 = direccion

TextBox3 = telefono

End If

Loop

Close #1

End Sub

Solo corra el formulario y escriba el nombre que desea consultar y presione el tercer botón.

Usted podrá consultar cualquiera de los nombres que se encuentren dentro del archivo, sin necesidad de que existan en la hoja, claro esta que primero es necesario presionar el botón registro para archivarlos, pero después se pueden manipular.

Bueno espero que sea de su agrado esta parte y que practiquen mucho los archivos secuenciales.

70

Tablas Dinámicas en Excel

Curso elaborado, explicando paso a paso como se confecciona una tabla dinámica en Excel 2000 partiendo de una base de datos simple y siguiendo con otra más amplia. Posibilidades que ofrece este poderoso elemento de análisis, desde su diseño, ubicación, actualización y graficado de la misma

71

Tablas Dinámicas Excel

Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global.Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos.Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla dinámica se justifique.En las novedades de Excel 2000, consiste una de ellas en la mejora del asistente guía, en la creación de Tablas Dinámicas.Para su utilización, se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos

Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas

A B C D1 Mes Semana Vehículo Cantidad2 Enero 1Auto 105.000 3 Enero 1Camión 1.050 4 Enero 1Ómnibus 1.575 5 Enero 1Camioneta 2.100 6 Enero 1Moto 583 7 Enero 2Auto 120.750 8 Enero 2Camión 1.208 9 Enero 2Ómnibus 1.411 10 Enero 2Camioneta 2.015 11 Enero 2Moto 485 12 Enero 3Auto 122.350 13 Enero 3Camión 1.124 14 Enero 3Ómnibus 1.685 15 Enero 3Camioneta 2.247 16 Enero 3Moto 630 17 Enero 4Auto 99.000 18 Enero 4Camión 990 19 Enero 4Ómnibus 1.485 20 Enero 4Camioneta 1.980 21 Enero 4Moto 544

72

Crear una Tabla Dinámica

La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos.

1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla2- Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicosAparece el cuadro

1° Pasoa) ¿Dónde están los datos que desea analizar?Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel b) ¿ Que tipo de informe desea crear?

Marcar la opción: Tabla dinámicac) clic en Siguiente

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2° Paso Rango de Datosa) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulob) Siguiente

3° Paso Ubicación de la Tabla

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a) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma

b) Se indica , clic en Diseño , comienza el momento de diseñar la tabla

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a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna b) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Fila c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datosd) Aceptar.

Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.

Suma de Cantidad

Semana

Vehículo 1 2 3 4 Total general Auto 105.000 120.750 122.350 99.000 447.100 Camión 1.050 1.208 1.124 990 4.371 Camioneta 2.100 2.015 2.247 1.980 8.342 Moto 583 485 630 544 2.242 Ómnibus 1.575 1.411 1.685 1.485 6.157 Total general 110.308 125.869 128.036 103.999 468.212

76


77

Suma de Cantidad

Semana

Vehículo 3 4 Total general Auto 122.350 99.000 221.350 Ómnibus 1.685 1.485 3.170 Total general 124.035 100.485 224.520

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes: En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2° En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones –Camión- Camioneta- Moto

Cambiar el diseño de la tabla

Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo

e) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Columna f) Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila g) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datosh) Aceptar.Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado.

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Suma de Cantidad

Vehículo

Semana Auto Camión Camioneta Moto Ómnibus Total general1 105000 1050 2100 583 1575 1103082 120750 1207,5 2015 485 1411,25 125868,753 122350 1123,5 2247 630 1685,25 128035,754 99000 990 1980 544 1485 103999

Total general 447100 4371 8342 2242 6156,5 468211,5


Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehículos se dejan activados –Auto-CamiónEn Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. De lo ejecutado surge el siguiente resultado.

Suma de Cantidad

Vehículo

Semana Auto Camión Total general1 105000 1050 1060503 122350 1123,5 123473,5

Total general 227350 2173,5 229523,5

Obtención de SubtablasAsiendo doble clic sobre una celda , en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la cantidad 122350, excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente.

Mes SemanaVehículoCantidadEnero 3Auto 122350

Aplicación de Tablas Dinámicas en una Base de Datos más amplia

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B C D E F G H I J RECAUDACION

3 MesSemana Auto Camión

Ómnibus Camioneta Moto

Total Recaudad

oTotal

Beneficios

4 Enero 1 252.000 5.565 9.765 8.190 641276.161,3

0 158.575,91

5 Enero 2 289.800 6.400 8.750 7.859 534313.341,5

0 180.028,15

6 Enero 3 293.640 5.955 10.449 8.763 693319.499,4

0 183.516,42

7 Enero 4 237.600 5.247 9.207 7.722 598260.374,4

0 145.708,02

8Febrer

o 5 258.984 5.719 10.036 8.417 661283.816,9

4 162.971,92

9Febrer

o 6 297.480 5.509 9.667 8.108 634321.398,4

0 184.661,77

10Febrer

o 7 279.703 6.177 10.838 9.090 394306.202,1

1 175.821,01

11Febrer

o 8 252.000 5.035 8.835 7.410 570273.849,8

0 157.303,49

12 Marzo 9 277.113 6.120 10.738 9.006 716303.692,8

5 174.385,09

13 Marzo 10 251.975 5.564 9.764 8.189 640276.132,6

5 158.559,44

14 Marzo 11 232.560 5.136 9.012 7.558 473254.738,6

0 140.215,85

15 Marzo 12 219.600 4.850 8.510 7.137 545240.640,5

0 126.482,85

16 Abril 13 245.952 5.431 9.531 7.993 623269.530,1

2 154.627,71

17 Abril 14 239.364 5.286 9.275 7.779 603262.307,4

4 147.591,22

18 Abril 15 230.580 5.092 8.935 7.494 576252.677,2

0 138.209,24

19 Abril 16 216.480 4.781 8.389 7.024 535237.207,7

0 123.138,68

20 Mayo 17 244.622 5.402 9.479 7.950 592268.045,6

2 153.181,08

21 Mayo 18 231.634 4.765 8.976 7.528 580253.481,8

9 139.002,34

22 Mayo 19 225.139 4.972 8.724 7.317 561246.713,1

9 132.398,99

80

23 Mayo 20 216.240 4.775 8.379 7.028 535236.957,0

0 122.894,3124 Junio 21 259.702 5.205 7.688 7.660 592 280.846,7

8161.371,74

25 Junio 22 231.377 5.110 8.966 7.520 580 253.551,67

139.061,18

26 Junio 23 224.890 4.966 8.714 7.309 600 246.478,80

132.171,22

27 Junio 24 218.402 4.998 8.463 7.098 541 239.502,67

125.369,79

Como se puede apreciar se incluye en la presente planilla, la recaudación que produce cada vehículo en forma semanal, sus totales en recaudación y beneficios.

Crear la Tabla Dinámica

Se sigue el mismo procedimiento que fue especificada en la planilla anterior para crear la Tabla Dinámica aplicada a esta planilla mas amplia. En la misma se aplicaran otras opciones a partir de las ya conocidas.

Ejecución:1- Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B3:J27)2- Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos

1° Pasoa) ¿Dónde están los datos que desea analizar?Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel b) ¿ Que tipo de informe desea crear?

Marcar la opción: Tabla dinámicac) clic en Siguiente

2° Paso Rango de Datos Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de tituloSiguiente3° Paso Ubicación de la Tabla Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma Se indica , clic en Diseño , comienza el momento de diseñar la tabla1°-Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna 2°-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –Beneficios a Datos3°-Aceptar.

Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas

Mes

81

Datos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total general

Suma de Auto 1.073.040,00

1.088.166,72

981.247,68

932.376,00

917.635,20

934.370,40

5.926.836,00

Suma de Camión 23.166,30

22.440,35

21.669,22

20.589,97

19.913,90

20.278,86

128.058,60

Suma de Ómnibus

38.170,30

39.376,46

38.023,35

36.129,57

35.558,36

33.831,42

221.089,46

Suma de Camioneta

32.533,80

33.025,42

31.890,55

30.290,52

29.823,14

29.587,04

187.150,47

Suma de Moto 2.466,20 2.258,30 2.373,80 2.336,40 2.267,10 2.312,20 14.014,00

Suma de Total Recaudado

1.169.376,60

1.185.267,25

1.075.204,60

1.021.722,46

1.005.197,71

1.020.379,91

6.477.148,53

Suma de Total Beneficios

667.828,50

680.758,18

599.643,23

563.566,84

547.476,71

557.973,93

3.617.247,39

Se puede observar como se a podido agrupar en forma mensual la recaudación por cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también el total general a través del semestre

Obtención de SubtablasHaciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del

mes de Marzo, que contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automática, en otra hoja el siguiente detalle

Mes Sema

na Auto Camión Ómnibus Camionet

a Moto Total

Recaudado Total

Beneficios

Marzo

12

219.600,00

4.849,50

8.509,50 7.137,00 544,50

240.640,50

126.482,85

Marzo

11

232.560,00

5.135,70

9.011,70 7.558,20 473,00

254.738,60

140.215,85

Marzo

10

251.974,80

5.564,44

9.764,02 8.189,18 640,20

276.132,65

158.559,44

Marzo

9

277.112,88

6.119,58

10.738,12 9.006,17 716,10

303.692,85

174.385,09

Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo, obteniendo el siguiente resultado

Mes Enero Marzo Mayo Total general 1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88

82

23.166,30 21.669,22 19.913,90 64.749,42 38.170,30 38.023,35 35.558,36 111.752,01 32.533,80 31.890,55 29.823,14 94.247,49 2.466,20 2.373,80 2.267,10 7.107,10 1.169.376,60 1.075.204,60 1.005.197,71 3.249.778,91 667.828,50 599.643,23 547.476,71 1.814.948,44

Obtener Promedios

Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinámicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de recaudacion por mes de cada vehículo

1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse , obteniéndose la siguiente imagen de pantalla

83

2)-Hacer clic sobre Configuración de campo, y se obtendrá la siguiente imagen

84

3)-Seleccionar al opción Promedio4)-Hacer clic en Aceptar

Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose el promedio mensual de recaudación en cada vehículo, el promedio total recaudado por Mes, total, general y el promedio de beneficios

Mes

Datos Enero Febrero Marzo Abril Mayo JunioTotal general

Promedio de Auto

268.260,00

272.041,68

245.311,92

233.094,00

229.408,80 233.592,60

246.951,50

Promedio de Camión

5.791,58

5.610,09

5.417,30

5.147,49

4.978,48 5.069,72

5.335,78

Promedio de Ómnibus

9.542,58

9.844,12

9.505,84

9.032,39

8.889,59 8.457,85

9.212,06

Promedio de Camioneta

8.133,45

8.256,35

7.972,64

7.572,63

7.455,79 7.396,76

7.797,94

Promedio de Moto 616,55

564,58

593,45

584,10

566,78 578,05

583,92

85

Promedio de Total Recaudado

292.344,15

296.316,81

268.801,15

255.430,62

251.299,43 255.094,98

269.881,19

Promedio de Total Beneficios

166.957,13

170.189,54

149.910,81

140.891,71

136.869,18 139.493,48

150.718,64

Como en el caso anterior se pueden realizar los filtro sobre los meses o sobre los promedios de vehículos determinados que se deseen

Cambiar el diseño de la tabla

Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo, en este caso se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operación a los efectos de seguir paso a paso su ejecución.

1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B3:J27)2-Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos

1° Pasoa)¿Dónde están los datos que desea analizar?Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel b)¿ Que tipo de informe desea crear?

Marcar la opción: Tabla dinámicac)clic en Siguiente

2° Paso Rango de Datos Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de tituloSiguiente3° Paso Ubicación de la Tabla Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma Se indica , clic en Diseño , comienza el momento de diseñar la tabla1°-Arrastrar el cuadrito de Mes a Fila 2°-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –Beneficios a Datos 3°-Aceptar.

El resultado obtenido es el siguiente.Mes Datos TotalEnero Suma de Auto 1.073.040,00

86

Suma de Camión 23.166,30 Suma de Ómnibus 38.170,30 Suma de Camioneta 32.533,80 Suma de Moto 2.466,20

Suma de Total Recaudado 1.169.376,60

Suma de Total Beneficios 667.828,50 Febrero Suma de Auto 1.088.166,72 Suma de Camión 22.440,35 Suma de Ómnibus 39.376,46 Suma de Camioneta 33.025,42 Suma de Moto 2.258,30


Suma de Total Beneficios 680.758,18 Marzo Suma de Auto 981.247,68 Suma de Camión 21.669,22 Suma de Ómnibus 38.023,35 Suma de Camioneta 31.890,55 Suma de Moto 2.373,80


Suma de Total Beneficios 599.643,23 Abril Suma de Auto 932.376,00 Suma de Camión 20.589,97 Suma de Ómnibus 36.129,57 Suma de Camioneta 30.290,52 Suma de Moto 2.336,40


Suma de Total Beneficios 563.566,84 Mayo Suma de Auto 917.635,20 Suma de Camión 19.913,90 Suma de Ómnibus 35.558,36 Suma de Camioneta 29.823,14 Suma de Moto 2.267,10


Suma de Total Beneficios 547.476,71 Junio Suma de Auto 934.370,40 Suma de Camión 20.278,86 Suma de Ómnibus 33.831,42 Suma de Camioneta 29.587,04 Suma de Moto 2.312,20


87

Suma de Total Beneficios 557.973,93 Total Suma de Auto 5.926.836,00 Total Suma de Camión 128.058,60 Total Suma de Ómnibus 221.089,46 Total Suma de Camioneta 187.150,47 Total Suma de Moto 14.014,00 Total Suma de Total Recaudado 6.477.148,53 Total Suma de Total Beneficios 3.617.247,39

Se pueden aplicar filtros, por ejemplo en la lista desplegable de Mes dejando activado, Abril y Junio obteniéndose el siguiente resultado

Mes Datos TotalAbril Suma de Auto 932.376,00 Suma de Camión 20.589,97 Suma de Ómnibus 36.129,57 Suma de Camioneta 30.290,52 Suma de Moto 2.336,40


Suma de Total Beneficios 563.566,84 Junio Suma de Auto 934.370,40 Suma de Camión 20.278,86 Suma de Ómnibus 33.831,42 Suma de Camioneta 29.587,04 Suma de Moto 2.312,20


Suma de Total Beneficios 557.973,93 Total Suma de Auto 1.866.746,40 Total Suma de Camión 40.868,83 Total Suma de Ómnibus 69.960,99 Total Suma de Camioneta 59.877,56 Total Suma de Moto 4.648,60 Total Suma de Total Recaudado 2.042.102,37 Total Suma de Total Beneficios 1.121.540,77

Tablas Dinámicas de Tres DimensionesEn este caso se presentara una tabla mas compleja que la anterior. Permite analizar no solo la Recaudación por Mes según el tipo de vehículo, sino también por Semana. Es

88

una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseñoEjecución

1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de títulos (Rango B3:J27)2-Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos

Es posible que aparezca un cuadro como la imagen, sugiriendo que se ejecute una nueva tabla a través de la anterior. Se debe contestar que no.

1° Pasoa)¿Dónde están los datos que desea analizar?Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel b)¿ Que tipo de informe desea crear?

Marcar la opción: Tabla dinámicac)clic en Siguiente

2° Paso Rango de Datosd)Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de tituloSiguiente3° Paso Ubicación de la Tablae)Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma

89

f)Se indica , clic en Diseño , comienza el momento de diseñar la tabla1°°-Arrastrar el cuadrito de Semana a Pagina 2°-Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna 3°-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camión-Ómnibus-Camioneta-Moto –Recaudación –Beneficios a Datos

4° Aceptar

La tabla que se obtiene es la siguiente

Semana (Todas)

Mes

Datos Enero Febrero Marzo Abril Mayo JunioTotal

general

Suma de Auto1.073.040,

001.088.166,

72981.247,6

8932.376,0

0917.635,

20934.370,4

05.926.836,0

0Suma de Camión 23.166,30 22.440,35 21.669,22 20.589,97 19.913,9 20.278,86 128.058,60

90

0Suma de Ómnibus 38.170,30 39.376,46 38.023,35 36.129,57

35.558,36 33.831,42 221.089,46

Suma de Camioneta 32.533,80 33.025,42 31.890,55 30.290,52

29.823,14 29.587,04 187.150,47

Suma de Moto 2.466,20 2.258,30 2.373,80 2.336,40 2.267,10 2.312,20 14.014,00Suma de Total

Recaudado1.169.376,

601.185.267,

251.075.204,

601.021.722,

461.005.19

7,711.020.379,

916.477.148,5

3Suma de Total

Beneficios667.828,5

0680.758,1

8599.643,2

3563.566,8

4547.476,

71557.973,9

33.617.247,3

9

La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma mensual la recaudación de cada vehículo, pero se puede operar sobre la tercera dimensión, es decir se puede mostrar la recaudación sobre una Semana determinada, y por lógica el mes a que corresponde

Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14.(esta dentro del mes de Abril)

Hacer clic en Aceptar

Semana 14

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Mes Datos Abril Total general Suma de Auto 239.364,00 239.364,00 Suma de Camión 5.285,96 5.285,96 Suma de Ómnibus 9.275,36 9.275,36 Suma de Camioneta 7.779,33 7.779,33 Suma de Moto 602,80 602,80 Suma de Total Recaudado 262.307,44 262.307,44 Suma de Total Beneficios 147.591,22 147.591,22

Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas

Si se produce cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la planilla original, la actualización en la Tabla Dinámica se efectúa de las siguiente manera

1° Se acciona, clic sobre cualquier celda con el botón derecho del mouse, y aparece la pantalla según la imagen

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2° Se acciona clic sobre Actualizar Datos

SubtablasObtención de mas información sobre la Tabla Dinámica construida

Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda de Febrero, sobre la cantidad 1.088.166,72, se obtiene en una hoja aparte la siguiente

información referente a todas las semanas de Febrero

MesSeman

a Auto Camión ÓmnibusCamionet

a MotoTotal

RecaudadoTotal

BeneficiosFebrer

o 8,00252.000,

00 5.035,00 8.835,00 7.410,00569,8

0 273.849,80 157.303,49Febrer

o 7,00279.702,

72 6.176,77 10.838,48 9.090,34393,8

0 306.202,11 175.821,01Febrer

o 6,00297.480,

00 5.509,35 9.667,35 8.108,10633,6

0 321.398,40 184.661,77Febrer

o 5,00258.984,

00 5.719,23 10.035,63 8.416,98661,1

0 283.816,94 162.971,92

Otras aplicaciones

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Aparte del filtro que se empleo en los ejemplos, al mismo tiempo se puede filtrar también aplicando sobre los botones de control del resto, es decir respecto al ultimo caso, se puede aplicar sobre los datos y meses

Recaudación MáximaComo obtener la recaudación Máxima por vehículo en cada mes

Ejecución

1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse

2)-Hacer clic sobre Configuración de campo3)-Seleccionar al opción Max4)-Hacer clic en Aceptar

Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose la recaudación máxima en cada vehículo, producida en cada mes, como tambienla máxima recaudación y beneficios

Semana (Todas)

Mes Datos

Enero Febrero Marzo Abril Mayo JunioTotal general

Máx de Auto

293.640,00

297.480,00

277.112,88

245.952,00

244.622,40

259.701,60

297.480,00

Máx de Camión 6.399,75

6.176,77

6.119,58

5.431,44

5.402,08

5.205,08

6.399,75

Máx de Ómnibus

10.448,55

10.838,48

10.738,12

9.530,64

9.479,12

8.965,85

10.838,48

Máx de Camioneta 8.763,30

9.090,34

9.006,17

7.993,44

7.950,23

7.660,30

9.090,34

Máx de Moto 693,00

661,10

716,10

622,60

591,80

599,50

716,10

Máx de Total Recaudado

319.499,40

321.398,40

303.692,85

269.530,12

268.045,62

280.846,78

321.398,40

Máx de Total Beneficios

183.516,42

184.661,77

174.385,09

154.627,71

153.181,08

161.371,74

184.661,77

Otras opciones que permite Tablas Dinamicas de Excel 2000

Como graficar una tabla dinámica.

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Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinámica, donde figura el total recaudado, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma como ya conocemos filtramos la misma, en principio en Datos, desactivando SumaTotal Recaudado, y Suma Total Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo, obteniéndose :Semana (Todas)

Mes Datos Enero Marzo Mayo Total general

Suma de Auto 1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88

Suma de Camión 23.166,30 21.669,22 19.913,90 64.749,42 Suma de Ómnibus 38.170,30 38.023,35 35.558,36 111.752,01 Suma de Camioneta 32.533,80 31.890,55 29.823,14 94.247,49 Suma de Moto 2.466,20 2.373,80 2.267,10 7.107,10

Hacer clic con el botón derecho del mouse obteniéndose la siguiente imagen en Pantalla

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Accionando sobre Grafico Dinámico: Produce por inercia un grafico en columna, haciendo clic sobre una columna con el botón derecho, se produce la siguiente imagen

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Accionando sobre Tipo de grafico: Podemos elegir el tipo de grafico, y optamos por

Tipo estándarTipo de grafico AREAS, obteniendo la siguiente imagen

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En el grafico se observan 3 listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que permiten filtrar como lo hace en la tabla en este caso el grafico.

Eliminar una Tabla Dinámica

Se elimina seleccionando la Tabla en su totalidad y apretar la tecla Suprimir (Supr)

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Documents

EXCEL AVANZADO