Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 1
Excel voor financials
Excel 2010 voor Financials
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 2
Slimmer werken met sneltoetsen
Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder.
In ieder geval is het gemakkelijker ergonomisch verantwoord te werken achter een toetsenbord, dan met een muis in de hand.
CONCLUSIE ...
leg weg die muis
en word toetsenbord-rijk
in plaats van muis-arm !
www.avk.nl/snel
Belangrijke sneltoetsen in Excel
• F2 Cel inhoud bewerken/invoeren
• CTRL +A Hele ‘tabel’ selecreren
• CTRL+Spatie Kolom selecteren
• SHIFT+Spatie Rij selecteren
• CTRL+ ‘+’ Invoegen (rij/kolom/cel)
• CTRL+ ‘-’ Verwijderen (rij/kolom/cel)
• CTRL+: Huidige datum invoegen
• SHIFT+F3 Functie invoegen
• CTRL+1 Celeigenschappen
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 3
Navigeren
• Gebruik de bijvoorbeeld pijltjestoetsen om te navigeren in een sheet
• Tab: 1 cel naar rechts
• Shift+Tab: 1 cel naar links
• Enter: volgende regel
• PageUp: beeldpagina omhoog
• PageDown: beeldpagina omlaag
Navigeren (2)
• CTRL combinaties met:• PageUp: activeer 1 werkblad naar links
• PageDown: activeer 1 werkblad naar rechts
• Pijltjes, spring naar laats ingevulde cel met gegevens / voor de eerste lege cel
• Home: Ga naar eerste cel in het werkblad,
• End: Ga naar laatst ingevulde cel (i.c.m. pijltjes)
• CTRL+scrollen met de muis om dynamisch in en uit te zoomen in een Excel sheet
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 4
Multi-Selecteren
• Selecteren met de muis (gebruik de linker muisknop)
• Selecteren met Shift en de pijltjes e.a.
• Selecteren met de Ctrl toets plus de linker muisknop
• Selecteer een hele rij of kolom door op de kolomtitel (A tm VI) / rij titel (1 tm …) te klikken
Selecteren in Excel
• Selecteren: the next step• Gebruik een combinatie van muis en de CTRL toets, (losse cellen of
combinaties selecteren) of
• Gebruik een combinatie van de shift en de pijtjestoetsen. (van tot en met selecteren)
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 5
Selecteren en eenvoudig optellen
• Selecteren en eenvoudig optellen• Gebruik van de statusbalk voor het snel
weergeven van voor geprogrammeerde resultaten, selecteer een reeks en klik in de statusbalk rechts en selecteer de gewenste functie
Titels blokkeren
• Titelblokkering (in het menu venster):−Blokkeer de titels in een sheet.
Selecteer eerste cel waarvan de gegevens niet geblokkeerd moet worden en kies in het menu venster, voor titelblokkering.
−Alle cellen links en boven van de zojuist geselecteerde cel blijven staan als u naar beneden of naar rechts navigeert
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 6
Titels afdrukken
• Om titels (in kolommen of rijen) op elke pagina opnieuw af te drukken kies je in het lint Pagina-indeling voor ‘Titels afdrukken’• selecteer het icoontje bij titels
afdrukken en selecteer de gehele rij/kolom die je op elke af te drukken pagina wilt weergeven.
Afdrukbereik
• Selecteer de tekst die (exclusief) afgedrukt moet worden
• Kies voor bestand, afdrukbereik, afdrukbereik bepalen … Kies voor het afdrukvoorbeeld, om te controleren of de zoals gewenst selectie op de pagina(’s) past/passen
• Voor het wissen van het afdrukbereik kies voor: bestand, afdrukbereik, afdrukbereik wissen
12
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 7
Rekenen met functies
Formule ≠ Functie
• Een formule herken je door gebruik van operatoren zoals + - * /
• Met een functie roep je een ingebouwde “functie” (ook wel opdracht) uit die in Excel is voor geprogrameerd• SOM (telt de geslecteerde cellen op)
• AANTAL (telt het aantal geselecteerde niet lege cellen)
• GEMIDDELDE (rekent het gemiddelde uit van de geselecteerde cellen waar een getal in staat)
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 8
Je eerste functie
• Gebruik van de Auto som • Snel een veel gebruikte formule plakken
• Ga in de cel staan waar je het resultaat van de formule wilt hebben en klik op het icoon autosom, of op de pijl rechts daarvan.
Functies invoegen
• Kies voor de knop fx naast de formulebalk
• Zoek formules in hetzoekvak
• Selecteer de gewensteformule
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 9
Gebruik de formulehulp
• Functie: subtotaalgebruik de selectieknoppen om het bereik te selecteren
Formule help
• Excel heeft zeer nauwkeurige instructies nodig. U moet de formules precies zo typen als afgebeeld. Wanneer u een komma of haakje weglaat, een extra spatie toevoegt of een functienaam verkeerd spelt, levert de formule een foutwaarde op. Als u bijvoorbeeld een functienaam verkeerd spelt, levert de formule de fout #NAAM? op in plaats van het resultaat van een formule. Als u functienamen niet in hoofdletters typt, worden deze in Excel automatisch omgezet in hoofdletters.
• Elke formule begint met het gelijkteken (=).
• De argumenten bij de functie staan tussen ronde haakjes.
• Scheid afzonderlijke argumenten tussen ronde haakjes met behulp van een of meer komma's.
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 10
• ##### De kolom is niet breed genoeg om de inhoud van deze cel weer te geven. Vergroot de kolombreedte, maak de celinhoud kleiner zodat deze in de kolom past, of gebruik een andere getalnotatie.
• #VERW! Een celverwijzing is ongeldig. Mogelijk zijn cellen verwijderd of is er overheen gekopieerd.
• #NAAM? U hebt mogelijk een functienaam foutief gespeld. Cellen met fouten zoals #NAAM? worden mogelijk met een gekleurd driehoekje weergegeven. Als u op de cel klikt, verschijnt er een foutknop met opties voor een oplossing van de fout.
• #WAARDE! Er zijn verkeerde, teveel of teweinig argumenten ingegeven
20
• Als je een formule wilt kopiëren met daarin een verwijzing naar één specifieke cel, dan moet je deze verwijzing absoluut maken. Je herkent een absolute celverwijzing aan dollartekens. Bijvoorbeeld: $C$3.
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 11
21
• Schakel tussen de opties door de formule te bewerken (F2) en met de cursor te gaan staan op of bij de verwijzing die absoluut moet worden gemaakt m.b.v. de F4 knop, druk net zo vaak op F4 als nodig om het gewenste resultaat te krijgen• Het dollarteken voor de
rijaanduiding wil zeggen dat wanneer je de formule vertikaal kopieert de verwijzing naar de rij onveranderd blijft (C$3)
• Het dollarteken voor dekolomaanduiding blijft de kolomverwijzing onveranderdbij het kopiëren ($C3)
Functie: Als
• De functie ALS kent de volgende structuur:=ALS(logische test; [waarde-als-waar]; [waarde-als-onwaar]).
• In onderstaand voorbeeld wordt de aanhef gegenereerd aan de hand van het veld geslacht
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 12
Functie: Als in een Als formule
• De formule op de vorige pagina kan eenvoudig worden uitgebreid met een extra controle• Als man dan de heer, als vrouw dan mevrouw, als geen van beide waar is
dan de heer/mevrouw
Functie Som.Als
• =SOM.ALS(bereik;criterium;optelbereik) • Met SOM.ALS() kunt u uit een lijst waarden
optellen die voldoen aan “het criterium”. • Voorbeeld: De vraag
‘Hoe groot is de som van alle bedragen op de kostenplaats huisvesting:
• Bij kopiëren van de formule is absolute verwijzing $ noodzaak
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 13
25
Functie subtotalen
• Gebruik de functie ‘Subtotalen’ in het lint Data, om bij elkaar horende gegevens gemakkelijk te totaliseren en in te klappen voor een totaal overzicht
Functie: vert.zoeken
• =VERT.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindex_getal; [benaderen])
• De functie kijkt in de eerste kolom van de tabelmatrix en zoekt de regel op die overeenkomt met de zoekwaarde. Vervolgens haalt hij de waarde op in de cel op dezelfde regel, maar in de kolom die is aangegeven met het kolomindex getal.• Benaderen
• WAAR (0) = exacte waarde moet gevonden worden• ONWAAR (1) = dichtstbijzijnde kleinere waarde opzoeken
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 14
Voorbeeld (1) vert.zoeken
Voorbeeld (2) vert.zoeken
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 15
Tekst functies en formules (2)
• spaties wissen gebruiken om dubbele spaties en begin spaties te wissen= SPATIES.WISSEN(A1)
• Combineren van teksten= A1&" "&B1 = TEKST.SAMENVOEGEN(A1," ",B1)
• Deel van een tekst = LINKS(A1,5)
eerste 5 karakters vanaf links overnemen= RECHTS(A1,6)
laatste 6 karakters vanaf rechts overnemen
Tekst functies en formules (2)
• Een formule verwijderen zonder de resultaten van de formule te verwijderen • Selecteer en kopieer de gegevens die formules bevatten.
• Kies bewerken, plakken speciaal, waarden plakken
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 16
Datum en tijd rekenen
=Jaar(): 31-12-2009 = 2009
=Maand(): 31-12-2009 = 12
=Dag(): 31-12-2009 = 31
=Uur(): 12:15 uur = 12
=Minuut(): = 12:15 = 15
• Voorbeeld: van tijd omrekenen naar een normaal getal 8:15 uur gewerkt = 8,25 =UUR(cel1)+(MINUUT(cel1)/60) van uren naar een serieel getal
• Voorbeeld 2: =Jaar(vandaag()) het huidige jaar weergeven als getal
Netto werkdagen berekenen
• Excel 2000: Installeer het analasys toolpack• Extra – invoegtoepassingen – selecteer analsys toolpack
• Netto werkdagen berekening , Syntaxis =NETTO.WERKDAGEN(begindatum;einddatum;vakantiedagen)
• Berekend de weekdagen (maandag tm vrijdag) over een van tot periode en trekt daar optioneel de vakantiedagen af (maandag t/m vrijdag)
• Ipv celverwijzingen een datum?Bijvoorbeeld 23 mei 2008voer is als “DATUM(2008;5;23)”
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 17
Werken met Excel
• Namen definiëren en keuzelijsten (voor eenvoudige verwijzing naar (groepen)cellen.• Kies in het menu Invoegen voor de optie Naam en vervolgens voor
Definiëren.
• Geef een reeks een duidelijke naam, en selecteer vervolgens de reeks met behulp van de muis gebruik dit symbool om de reeks te selecteren
• Na de reeks te hebben geselecteerd, kies je voor Toevoegen, of OK.
Gegevens controleren / valideren
• Namen definiëren en keuzelijsten• Maak een keuzelijst aan door eerst de kolom of rij te selecteren waar
de keuzelijst beschikbaar moet zijn
• Kies vervolgens in het menu Data voor Valideren, kies in het menu voor toestaan: “Lijst” en type het bereik in / selecteer het bereik, of type de naam van het bereik in (zie ook vorige sheet).
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 18
Validatieregels
• Wanneer je invoer in een cel wilt beperken, zodat de gebruiker van het formulier/invulveld geen “foute” waardekan invoeren.
• Ga naar: Data | Valideren• Kies voor Lijst: wanneer je een keuzelijst wilt maken
• Datum: wanneer je een in te voeren datum waarde bijvoorbeeld wilt beperken tot data in de toekomst.
Validatieregels
• Je kunt ook een eigen foutmelding ontwerpen voor het valideren van de gegevens• Klik op het tabblad foutmelding en geef je foutmelding een titel en een
omschrijving• Let op: stoppen, zorgt er voor dat
je alleen een juiste waarde kaninvoeren, waarschuwing en info geven een popup melding die je kan annuleren
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 19
Koppelen van cellen
•De waarde van cellen uit één werkblad koppelen aan cellen uit een ander blad of zelfs bestand.• Mogelijkheid 1:
• Zorg dat je staat in de cel waar de waarde moet komen te staan en type “=“
• Ga met de muis naar het werkblad en selecteer de cel
• Mogelijkheid 2:• Kopieer de broncel (CTRL+C)
• Selecteer de doelcel en kies: Bewerken - Plakkenspeciaal en kies de knop koppeling plakken
Gegevens importeren: tekst naar kolommen
• Tabellen en teksten uit andere bronnen zoals databases zijn vaak van elkaar gescheiden met puntkomma’s, tabs of een ander scheidingsteken• Gebruik de wizard tekst naar kolommen (menu data) om teksten te
importeren naar verschillende Excel kolommen(Data-Tekst to columns)
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 20
Tekst naar kolommen
• Voorbeeld tekst: De Kwinkelier;De Kwinkelier 46;3722 AS;BILTHOVEN
• Start de wizard, kies gescheiden of vaste breedte en klik op volgende
• Kies het scheidingsteken en evt de tekst indicator indien van toepassing
• Pas de geavanceerde instellingen aan, niet noodzakelijk overigens
• Klik op voltooien
Tekst functies en formules
=BEGINLETTERS(A1) =PROPER(A1) in cel B1 om de eerste letter van alle woorden in de tekst te wijzigen in hoofdletters: NancyDavolio.
=HOOFDLETTERS(A2) =UPPER(A2) in cel B2 om alle letters van de tekst te wijzigen in hoofdletters: ANDREW FULLER
=KLEINE.LETTERS(A3) =LOWER(A3) in cel B3 om alle letters van de tekst te wijzigen in kleine letters: janet leverling.
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 21
Tekst functies en formules
• spaties wissen gebruiken om dubbele spaties en begin spaties te wissen= SPATIES.WISSEN(A1) =TRIM(A1)
• Combineren van teksten= A1&" "&B1 = TEKST.SAMENVOEGEN(A1," ",B1)
= CONCATENATE(A1," ",B1)
• Deel van een tekst = LINKS(A1,5) =LEFT(A1,5)
eerste 5 karakters vanaf links overnemen
= RECHTS(A1,6) =RIGHT(A1,6)laatste 6 karakters vanaf rechts overnemen
Tekst functies en formules
• Een formule verwijderen zonder de resultaten van de formule te verwijderen • Selecteer en kopieer de gegevens die formules bevatten.
• Kies bewerken, plakken speciaal, waarden plakken
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 22
De draaitabelDE analysetool in Excel
Wat is er zo geweldig aan een draaitabel? (PivotTable)
• Gebruik een draaitabelrapport als u een grote, complexe verzameling gegevens hebt die u begrijpelijker en overzichtelijker wilt maken.
• Draaitabelrapporten zijn met name nuttig als u een grote hoeveelheid gegevens hebt die moeten worden opgeteld en u verschillende feiten over de cijfers wilt vergelijken.
• Doordat u in draaitabelrapporten velden naar verschillende plaatsen in de indeling kunt slepen, kunt u de weergave van de gegevens wijzigen voor gedetailleerdere gegevens of voor het berekenen van verschillende samenvattingen.
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 23
Een Draaitabel maken
• Selecteer alle gegevens en kolommen die u wilt opnemen in het rapport. Klik in het lint op Invoegen - Draaitabel
• Controleer of in Stap 1 van de wizard Microsoft Excel-lijst of -database is geselecteerd.
• Maak de draaitabel bij voorkeur in een nieuw werkblad
• Klik op Ok.
Een Draaitabel maken• De wizard levert een werkbladgebied voor het rapport en een lijst met
beschikbare velden in de Lijst met draaitabelvelden. Als de lijst met velden is verborgen, klikt u op Lijst met velden in de groep Weergeven.
• Als u het antwoord op een vraag zoekt, selecteert u velden om uit de lijst met velden te slepen en bepaalt u waar u elk veld wilt neerzetten in de indeling. Het neerzetgebied voor gegevensitems wordt meestal gebruikt voor het neerzetten van gegevens die getallen bevatten, die automatisch bij elkaar worden opgeteld.
• Nadat u een draaitabelrapport hebt gemaakt, kunt u de indeling wijzigen, de opmaak wijzigen of het detailniveau wijzigen om gedetailleerdere gegevens weer te geven.
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 24
Nadere uitleg
• Rapportvelden (Page fields / Report Filter): een selectie maken (alleen de totalen per project/persoon/kostenplaats etc.)
• Waarden (Values / data items): de gegevens waarmee gerekend moet worden (min, Max, som, aantal, gemiddelde) per geselecteerd kolomveld en rijveld
• Kolomvelden (Column Fields): gegevens die naast elkaar komen te staan
• Rijvelden (Row fields): gegevens die onder elkaar komen te staan
Draaitabel aanpassen
• Bepaal eerst wat je wilt weten, een gemiddelde per plaats, totalen per verkoper, totalen per klant etc. etc.• Klik rechts op de gegevens waarvan
u de uitkomst wilt hebben en kies: veldinstellingen
• Kies de gewenste formule
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 25
Voorbeeld vragen
• Geef me het aantal uur per project/omschrijving
• Hoeveel uur heeft persoon X gewerkt?
• Hoeveel uur hebben de verschillende personen gewerkt aan koffie
Beveiliging in Excel
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 26
Beveiligen van formules in een blad
• Stap 1: Selecteer ALLE cellen/ rijen / kolommen die NIET beveiligd hoeven te worden en klik rechts op dat gebied, kies Cel eigenschappen. Ga naar het tabblad bescherming en zet het vinkje “Geblokkeerd” uit
Beveiligen stap 2
• Klik in het menu Extra op Beveiliging – Blad beveiligen…Geef optioneel een wachtwoord • Voors en tegens:
• geen wachtwoord ingesteld, dan kan iedereen de beveiliging ook weer uit zetten
• Wachtwoord vergeten en de beveiliging gaat er niet meer af als je zelf iets wilt aanpassen
• De gebruiker krijgt deze foutmelding als hij / zij een beveiligde cel wil bewerken
Excel voor financials
Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl
In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 27
Excel bestand beveiligen
• Gebruik de functie werkmap beveiligen in het menu extra om de structuur van je Excel sheet te beveiligen (voorkomen van verwijderen, toevoegen, hernoemen van bladen / sheets)
• Gebruik de opslaan als functie om een wachtwoord op een Excel sheet te zetten om het te kunnen openen• Kies: Extra
• algemene opties
Excel voor financials