Excel 2010-Functii Avansate

8/9/2019 Excel 2010-Functii Avansate

1/123


2/123

2

TABELE PIVOT ........................................................................ 5-1Crearea tabelului pivotModificarea tabelului pivotGrafice pivot (Pivot Charts)Optiunea Slicer- pentru a filtra datele dintr-un tabel pivotExerciii

MACROINSTRUCIUNI ........................................................... 6-1Crearea i modificarea unei macroinstruciuni Utilizarea adreselor relative n macroinstruciuni Rularea unei macroinstruciuni Asignarea unui buton la o macroinstruciune Exerciii

TEHNICI AVANSATE DE EDITARE I DE FORMATARE A FOILORDE CALCUL ............................................................................ 7-1Tehnici de editare opiunea Autofill Tehnici de formatare

Formatarea condiionata Crearea de reguli de formatare

Noi optiuni de formatare specifice Excel 2010Folosirea optiunii SparklinesExerciii

COMBINAREA DATELOR DIN SURSE MULTIPLE ................. 8-1Crearea link-urilor ntre seturi de date

Sumarizarea seturilor de dateExerciii


3/123

3

Capitolul 1 _______________________________________

GRAFICE

Ghidul studentului


4/123

4

Crearea Grafic elor

Graficele din Excel 2010difer foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel.n primul rnd, noul Ribbon v permite formatarea i personalizarea graficelor cu doarcteva apsri de mouse i cu cteva casete de dialog. Deasemenea, deoarece Excel2010utilizeaz n comun graficele cu celelalte aplicaii ale pachetului Office, importul acestorain Microsoft Word 2010 sau Microsoft Power Point 2010 se poate face mult mai simplu.

Selectarea Datelor p entru Grafic

Primul pas n crearea unui grafic const n selectarea datelor. Dac dorii s facei ungrafic folosind datele dintr-un tabel este suficient s selectai doar o celul din tabelulrespectiv, dar, dac dorii s creai graficul folosind anumite rnduri sau coloane dintabelul de date atunci, selectai zonele r espective.

Aleg erea Tipu lui De Grafic

Dup ce ai selectat datele, trebuie s alegei tipul graficului. Pentru a vedea modeleledisponibile activai tab-ul Insert de pe ribbon. Grupul ce conine tipurile de grafic senumete Charts:

Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri.Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic, doar dai click pe modelul preferat i seva afia lista de opiuni.


5/123

5

Odatcreat graficul pe Ribbon vor aprea nc trei tab-uri,sub Chart Tools , i anume: Design, Layout i Format.

Dac dorii s schimbai tipul graficului urmrii paii: Dai click n orice parte a graficului Apoi de pe tab- ul Design dai click pe butonul Change Chart Type din grupul

Type

Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv subtipurile acestora.


6/123

6

Schimbnd Rndurile i Coloanele

Ar fi foarte bine dac Excel ar ti ntotdeauna s v creeze un grafic din prima ncercarecare s corespund dorinelor dumneavoastr. Din nefericire, dei programul esteinteligent, nu este clarvztor. Una din problemele pe care nu le prevede reprezint seriilei datele. De exemplu, presupunem c avem tabelul de valori din imagine:

Folosind acest tabel de valori dorii s creai un grafic de tip coloane n dou dimensiuni. Dac urmai primii doi pai descrii mai sus pentru a crea acest grafic, acesta o s arate can imaginea de mai jos:


7/123

7

Acest grafic reprezint vnzarile celor trei ani pe cele dou orae. Dac doreai de fapt sreprezentai Vnzrile realizate de cele dou orae pe cei trei ani, atunci:

Selectai graficul, dnd click pe orice parte din grafic De pe tab-ulDesign , din grupulData , dai click pe butonulSwitch

Row/Column

Atunci graficul aratastfel:


8/123

8

Alegerea formatului pentru grafic(Chart Layout)

Chart Layout se refer la combinaia de variante afectnd elemente ca titlul graficului(Chart Title ), legenda (Legend ), axele (Axes ), titlul axelor(Axis Title ) i grilele dinspatele graficului(Gridlines ). Fiecare tip de grafic ales, conine cte un pachet deformaturi (Chart layouts ).

Avnd graficul selectat, putei vedea layout-urile accesibile dnd click pe butonulDesign , sub tab-ulChart Tools de pe Ribbon, i apoi deschiznd galeriaChart Layout .n imaginea de mai jos putei vedea galeria de layout pentru tipul de grafic linie:

Alegerea unui stil pentru grafic(Chart Style)Stiulu unui grafic se ferer la combinaia dintre imaginea de prim plan i fondul de culoricreat pentru a seasorta cu stilul celulelor , al obiectelor grafice, i al tabelelor pentru a dafoii de calcul un aspect profesional.Pentru a aplica un stil nou unui grafic, selectai graficul, alegeiDesign de sub tab-ulChart Tools de pe Ribbon, i apoi deschidei galeriaChart Styles.


9/123

9

Mutarea graficului pe o foaie separat

Dac nu avei nevoie ca datele i graficul fcut pe baza datelor s fie pe aceeai foaiede calcul, mai avei i varianta de a avea graficul pe o foaie de calcul separat. Aceastfoaie de calcul pentru grafic are un format special, astfel nct tot spaiul foii este destinatdoar graficului.Pentru a muta graficul pe o alt foaie de calcul:

Dai click -drepata pe grafic i alegei opiuneaMoveChart Apare caseta de dialog de mai jos, i alegei opiunea New sheet

Sau Selectai graficul, i da click pe butonulMove Chart, de pe tab-ul Design


10/123

10

Apare aceeai caset de dialog de mai sus,Move Chart Selectai opiuneaNewSheet , eventual schimbai numele foii i acionai butonul

OK

Formatarea avansat a graficelor Crearea unui grafic presupune alegerea datelor care vor fi reprezentate, tipul de grafic

care va evidenia cel mai bine datele alese i, nu n ultimul rnd, personalizareaelementelor graficului (alegerea unui fundal, a elementelor grafice, axelor, liniilor detendin) n funcie de preferinele utilizatorilor.

Horizontal(Category) Axis

Plot Area

Vertical (Value) Axis


11/123


12/123

12

- alegei opiunea Format Selection (spre exemplu Format Axis) - din lista deopiuni alegei Line Color sau Line Style n funcie de ceea ce dorii s

modificai

n acelai mod, selectnd din list putei modifica fundalul diverselor obiecte aplicndo culoare, o combinaie de culori (gradient), o textur sau o imagine salvat ntr -un fiieralegnd opiunea Fill.


13/123

13

Lucrul c u axe le Pe lng aspectul liniilor putei modifica n aceast situaie i alte elemente componenteale axelor cum ar fi:

- marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate i care pentru axavalorilor determin scala valorilor iar pentru axa categoriilor separ categoriile)

- formatul numerelor (din fereastra Format Axis alegei opiunea Number) - scala (din fereastra Format Axis alegei Axis Options i avei posibilitatea de a

seta valoarea minim, maxim a scalei, lungimea intervalelor n care va fimprit aceasta i tipul scalei: liniar sau logaritmic)

Form atarea axei catego rii lor

n cazul n care axa categoriilor se bazeaz pe celule ce conin date calendaristice,Excel utilizeaz scala de tip Date n mod implicit. Dac opiunile dumneavoastr diferde cele coninute n celulele utilizate pentru a denumi categoriile, putei s le personalizai utiliznd Axis Options.


14/123

14

n cazul graficelor tridimensionale se utilizeaz o a treia ax numita axa de perspectiv (depth) care conine numele seriilor i care de asemenea poate fi formatat.

Form atarea seri i lor de date

Asignarea axei secundare unei serii de date


15/123

15

Utilizarea axei secundare este necesar n cazul n care seriile de date conin date ce nu pot fi reprezentate cu aceelai tip de date (de exemplu: cantitate vndut i valoareavnzrilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendina vanzarilor anualecomparativ cu vnzrile lunare pe produse)

Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan i alegerea unuialt tip de grafic, se poate urmri mult mai uor variaia valorilor.

Pentru introducerea axei secundare se selecteaz seria pentru care dorim sa aplicmformatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data point) corespunztoare acestei serii. Un al doilea clic va selecta numai un element alseriei de date. Dup selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecreicoloane) i alegerea opiunii Format Selection apare fereastra format Data Series i dinSeriesOptions alegem opiunea Secondary Axis.

Dac schimbm i tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta, chart type ialegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arta astfel:

$0

$10,000

$20,000

$30,000

$40,000

$50,000

$60,000

$70,000

$80,000

$90,000$100,000

Total

Jan


16/123

16

Adugarea unei linii de tendin pentru o serie

Liniile de tendin sunt utilizate pentru a afia grafic tendinele n datei pentru aanaliza probleme de prognoz. Astfel de analize sunt intitulate de asemenea i analize deregresie. Utiliznd analize de regresie, se poate extinde o linie de tendin ntr -o diagram peste datele actuale pentru a prognoza valori viitoare( prin utilizarea opiunii forward sau backward din seciunea Forecast din fereastra Format Trendline, Trendline Options).

Pentru adugarea unei linii de tendin:

-selectai o serie de date - clic dreapta i selectai Add Trendline.

-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponenial,liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobil) n funcie derepartizarea datelor

$0

$2,000

$4,000

$6,000

$8,000

$10,000

$12,000

$0

$10,000

$20,000

$30,000

$40,000

$50,000

$60,000

$70,000

$80,000

$90,000

$100,000

Jan

Total


17/123

17

- se poate denumi linia de tendin, se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare - de asemenea, prin alegerea opiunii de afiare a coeficientului de determinare (R -

squared) a abaterii medii ptratice se poate gsi cea mai bun alegere a tipului de linie( cuct valoarea acestuia este mai apropiat de 1 cu att aproximarea este mai exact)


18/123

18


19/123


20/123

20

repartiia datelor bifnd i opiunea de afiare acoeficientului dedeterminare (R-squared) a abaterii medii ptratice.

Analizai diversele tipuri de linii de tendin i alegei-o pe cea mai potrivit

Pentru a afia pe axa orizontal valorile care reprezint anul, dai clicdreapta pe zona graficului i alegei opiunea Select Data Source. Sedeschide fereastra cu acelai nume i n zona Horizontal (Categor y) AxisLabelsdai clic pe butonul Edit i alegei apoi din table domeniul careconine anii.

Mutai graficul pe o nou foaie de calcul de tip Chart pe care o denumiiTendinte pe grafic.

Pentru aceasta utilizai butonul Move Chart Location din partea dreapt aRibbon-ului n fila Design


21/123


22/123


23/123

23

Sortarea datelor

Pentru a sorta rndurile unui tabel dup o coloan (Nume, spre exemplu) seselecteaz o celul de pe acea coloan dup care se d clic pe butonul Sort A to Z dingrupul Sort & Filter din fila Data, sau Sort Z To A pentru ordine invers. Sortarea se poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectat i alegerea opiunii dorite dinmeniul Sort.

Putei sorta dup mai multe coloane utiliznd butonul Add Level din caseta de dialogSort pe care o deschidei apelnd comanda sort din grupul Sort &Filter al filei Data.


24/123

24

Putei sorta de asemenea i coloanele unui tabel dup valorile unui rnd. Pentruaceasta este necesar renunarea la formatul de tip tabel, altfel opiunile suplimentare dinfereastra sort sunt inactive. Dup reconversie opiunea Sort left to right devine activ.

- clic pe butonul Options... din fereastra Sort- selectai opiunea Sort left to right - adugai rndul dup care dorii s se fac sortarea i direcia acesteia


25/123

25

Filtrarea d atelor

Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaz cu liste mari. Filtrele permit s se afiezenumai datele cu care se dorete s se lucreze.

Cnd creai un tabel, Excel adaug automat filtre pentru capul de tabel. Pentru aactiva sau pentru a renuna la aceste filtre, dai clic ntr -o celul oarecare a tabelului iapoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data.

Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afieaz o list cuvalorile acelei coloane scrise o singur dat. Se poate aplica astfel un filtru de afiare atuturor nregistrrilor.

Avei posibilitatea s utilizai filtrarea dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive,adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departesubsetul de date.

Utiliznd Filtrare automat, avei posibilitatea s creai trei tipuri de filtre: dup o list

de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pecelelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, avei posibilitatea s filtrai dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dupambele; avei posibilitatea s filtrai dup pictograme sau dup un filtru particularizat, darnu dup ambele.

Toate aceste opiuni pe care le ofer filtrarea automat se aplic datelor de pe coloana pe care se selecteaz filtrul. n cazul n care datele dintr -o coloan trebuie s


26/123

26

ndeplineasc o condiie care s in cont i de valorile dintr -o alt coloan exist posibilitatea utilizrii unuifiltru avansat . Pentru aceasta activai comanda Advanced dingrupul Sort & Filter al filei Data.

n urma acionrii acestei comenzi apare fereastra:

Se stabilete o zon separat pentru definirea criteriilor de selecie- Criteria Range.Lista (baza de date) va fi aleas ca domeniu - List Range.

n mod normal, zona criteriilor de selecie va fi compus dintr -o serie de linii sub

baza de date (list) n zona de criterii denumirile coloanelor trebuie s fie aceleai (nu toate i nu

neaprat n aceeai ordine) ca i cele din lista iniial (baza de date); pentru aceasta serecomand ca acestea s fie copiate

Se introduc criteriile de selecie Pentru a afia nregistrrile care rspund unui numr de posibiliti pentru acelai

cmp, acestea se introduc pelinii separate de ex. se introduc: "C*" i "B*" pelinii separate n aceeai coloan pentru a se afia nregistrrile, care pentru acestcmp ncep cu secvenele de mai sus

Cnd se utilizeaz criterii multiple: Criteriile introdusepe aceeai linie nseamn c trebuie satisfcute n

totalitate Pentru a afia nregistrrile care rspundoricruia dintre anumite criterii,

acestea se introduc pelinii separate .

S nu se introduc rnduri goale (blank rows) n domeniul- criteriu, aceasta va derutaExcel-ul n cutareacriteriilor!


27/123

27

Rezultatul cutrii poate rmne n acelai loc, ca i n cazul AutoFilter , sau se poatecopia n alt zon.

Dac se dorete copierea n alt zon, va fi uor dac se vor defini cmpurile exact cacele din lista iniial. (Atenie, s nu se suprapun datele).

Se apas butonulOK pentru efectuarea operaiei. Exemple de criterii:

1. Pentru a gsi rndurile care satisfac unul din dou seturi de condiii, unde fiecareset include condiii pentru mai mult de o coloan, tastai criteriile n rnduriseparate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin iPopescu Ioana i valorile vnzrilor mai mari de 3.000 LEI i afieaz, deasemenea, rndurile pentru vnztorul Goga David cu valorile vnzrilor maimari de 1.500 LEI.

Nume Prenume VanzariPopescu Ioana >3000Goga David >1500

ntre valorile scrise pe rnd se subnelege existena operatorului logic AND (ilogic) iar ntre cele scrise pe aceeai coloan operatorul logic OR (sau logic)

n interpretarea unuiastfel de criteriu se ine cont de precedena operatorilor(conjuncia logic are ntietate faa de disjuncie) astfel c putem interpreta criteriul demai sus dup urmtoarea formul:

(Nume=Popescu AND Prenume=Ioana AND Vanzari>3000) OR (Nume=Goga AND Prenume=David AND Vanzari>1500)

2. Dac dorim pentru un anumit cmp s afim valori dintr -un interval numeric (deexemplu: s se afieze vnzrile cuprinse n intervalul 1500-2500) se mai scrieodat numele coloanei creia i aplicm o a doua limit i criteriul nostru va artaastfel:

Vanzari Vanzari>1500


28/123

28

Nu utilizai etichete de coloan drept etichete de criterii; fie lsai etichetelede criterii necompletate, fie utilizai o etichet care nu este o etichet decoloan din zon.

Dac utilizai n formul o etichet de coloan n locul referinei relative la

celule sau n locul numelui unei zone, Excel afieaz n celula care coninecriteriul o valoare de eroare, cum ar fi#NAME? sau #VALUE!. Aceasteroare se poate ignora deoarece nu afecteaz modul de filtrare a zonei.

Formula utilizat pentru criterii trebuie s utilizeze o referin relativ pentru a face referire la celula corespunztoare din primul rnd (nexemplele de mai jos, C7i A7).

Toate celelalte referine din formul trebuie s fie referine absolute. La introducerea(selectarea) zonei de criteriise precizeaz i celula vid de

deasupra formulelor din criterii (face parte din logica realizrii condiiilordin criterii).

Exemplu: S se afieze lista angajailor care i srbtoresc ziua de natere nluna curent. Vom utiliza urmtorul criteriu:

n zonaCri teri a Range se va trece domeniul A1:A2.Dac dorim ca la afiarea rezultatelor s nu se treac toate datele din tabel, copiem

numele cmpurilor care ne intereseaz( n cazul nostru Nume, Prenume, Vrsta) i nzonaCopy to se menioneaz domeniul format din celulele care conin numele coloanelor pentru care dorim rezultatul.

n cazul nostru vom obine:

Nume Prenume VarstaAchim Madalina 52

Alexandru Benjamin 44

Chiroiu Gelu 38

Dinu Raluca 57

Goga David 42

Oprea Tudor 57

Pana Andrei 40

Popescu Catalina 39

Rosca Mihai 31

Stan Alin 32

=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())


29/123

29

Orice modificare adus tabelului surs nu se va reflecta i n tabelul rezultat n urmainterogrii. Pentru a se vedea modificrile fcute n tabelul de baz i n tabelul rezultattrebuie s refacei filtrarea.

Eliminarea nregistrrilor duplicate

n versiunile anterioare o modalitate de eliminare a nregistrrilor duble era utilizareaopiunii Unique Records Only din fereastra Advanced Filter.

Acum este mult mai uor de realizat acest lucru prin acionarea unei simple comenzidin grupul Data tools a filei Data.

Pentru a terge complet duplicatele, selectai o celul din list sau din tabel i apoiacionai comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog care apare lsai bifate toatecasetele corespunztoare coloanelor.


30/123

30

Excel v va afia cte duplicate a gsit i cte rnduri au rmas.

Pentru a terge dublurile pariale se recomand salvarea unei copii a tabelului (daceste cazul) apoi se sorteaz coloanele n care nu dorii valori duble. Sortarea dup

coloanele care conin dubluri permite ca dup eliminarea duplicatelor s se pstreze prima nregistrare din lista dublurilor.

Spre exemplu , dorii s afiai decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare.Sortai nti cmpul salariu descresctor i apoi Vrsta descresctor. n fereastra RemoveDuplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectai coloana pentru care dorii seliminai duplicatele, n cazul nostru, Salariul.

Vor fi eliminate rndurile cu nregistrrile care au aceeai valoare pe cmpulSalariul i rmn doar primele din fiecare grup.

Organizarea ierarhic a foii de calcul

Dac avei o list de date pe care dorii s o grupai i s o rezumai, avei posibilitateas creai o schi cu pn la opt nivele ierarhice, cu un nivel pentru fiecare grup. Fiecarenivel interior, reprezentat de un numr mai mare n simbolurileierarhice (simboluri carese utilizeaz pentru a modifica aspectul unei foi de lucru. Se pot arta sau ascunde datele


31/123

31

de detaliu apsnd pe semnul plus, semnul minus i pe numerele 1, 2, 3 sau 4, indicndnivelul de detaliere)afieaz datele de detalii . Pentru subtotaluri automate i schie dintr -o foaie de lucru, rndurile sau coloanele subtotal care sunt totalizate de datele rezumat.Datele detaliu sunt n mod tipic adiacente datelor rezumat i sunt situate deasupra sau lastnga lor. Utilizai o schi pentru a afia rapid rezumate de rnduri sau coloane ori

pentru a afia datele de detalii pentru fiecare grup. Avei posibilitatea s creai o schi dernduri, o schi de coloane sau o schi de rnduri i coloane.Comenzile de grupare pe nivele ierarhice sunt disponibile n grupul Outline din fila

Data.

Pentru gruparea manual a liniilor sau coloanelor se sorteaz linia (coloana) dup care

dorii s se fac gruparea, se selecteaz cele care formeaz un grup dup care apsai butonul Group. Degruparea se realizeaz cu butonul Ungroup.

Din caseta de dialog care apare selectai rnduri sau coloane n funcie de ce anumedorii s grupai; (dac selectai un rnd sau o coloan ntreag, nu va apare aceast casetde dialog)

Dac sintetizarea dumneavoastr arat altfel dect se ateapt Excel, utilizai comandaSettings pentru a comunica programului Excel cum suntorganizate datele i s creaisintetizarea.

Selectai direcia n care sunt organizate datele, dac dorii s aplicai stiluri, validai

caseta ; alegei .


32/123

32

Subtotalur i

Excel poate foarte uor s genereze subtotaluri dintr -o list numeric de date (de ex.Coloana Quantitydin fiierul ExExcel2010 , foaia de calcul Comenzi)

Pentru a genera subtotaluri:o nti se sorteaz dup categoria dup care s se fac acestea o Se selecteeaz orice celul n listo Se selecteaz Subtotal din grupul Outline al filei Datao Va apreadialogul urmtor:

o n At Each Change in: se specific pentru ce se dorete s se fac subtotaluri.Acesta estemotivul pentru care lista trebuie nti sortat.

o Se poate stabili ce funcie s se utilizeze n opiunea Use Function,


33/123

33

o Dup ce se fac subtotalurile se poate utiliza AutoFormat pentru a modificanfiarea listei finale.

o Opiunea Add Subtotal to: permite definirea cmpurilor numerice pentru carese fac subtotaluri

o

Dac se selecteaz opiunea Replace Current Subtotals, vor fi afiate numelenoii linii de subtotaluri. Pentru a le aduga la liniile existente (de ex. se doreteafiarea sumei i numrului de nregistrri), se dezactiveaz aceast opiune.

o Se selecteaz opiunea Check the Page Break Between Groups, dac se doreteca fiecare grup s fie afiat la imprimant pe o pagin nou.

o Dac se selecteaz Summary Below Data, (opiune implicit) liniile de totaluriapar sub liniile de detaliu.

Subtotalurilenu se recalculeaz cnd se filtrez o list. De aceea serecomand s se fac filtrarea naintea subtotalurilor.

Simbolurile de evideniere (outline) a subtotalurilor

Dup generarea subtotalurilor, Excel afieaz o serie de simboluri sau butoane n partea stng a foi de calcul. Aceste butoane se pot folosi pentru a ascunde sau a afiadiferitele nivele de detaliu n foaia de calcul.

Butoanele de nivel indic diferite valori de detaliu: Nivelul 1-afieaz numai totalul general (grand total) Nivelul 2 -afieaz subtotalurile Nivelul 3 -afieaz ntraga list

La nivelul 2 ecranul poate arta astfel:

Butonul de Expandare indic existena unor detalii i apsndu-l ramura

corespunztoare se va detalia (expanda)

Butonul de Collapse poate fi utilizat pentru a ascunde liniile marcate dindreptul liniei corespunztoare. n exemplul de mai sus va rmne numai totalul general.

Pentru a renuna la subtotaluri folosii butonul Remove All al ferestrei Subtotals.


34/123

34

Sintetizarea foii d e calcu l pe rnd uri (Outlin e)

Sintetizarea v ofer posibilitatea s extindei sau s micorai foile de calcul sau

rapoartele, astfel nct s le vedei mai mult sau mai puin detaliat. n funcie de persoana creia i este adresat raportul, este nevoie s avei nevoie doar de 2 niveluride detaliu sau de mai multe detalii.

Figura de mai jos arat un raport cu vnzri de produse pe tip de produs i pe luni.Acestui raport i s-a aplicat o sintetizare automat. Raportul necesit un efort de derulare pentru a vedea cumulul pe rnduri pentru fiecare regiune sau cumulul pe coloane pentrufiecare trimestru.

Sintetizarea automat poate fi fcut dac formulele de cumulare sunt consecvente ndirecia ctre care indic. Toate formulele de cumulare din rnduri ar trebui s cumulezecelulele de deasupra i toate totalurile din coloane ar trebui s cumuleze celulele dinstnga. Sintetizarea automat funcioneaz pe cumulrile care se refer la celulele dededesubt sau de la dreapta dac toate cumulurile sunt consecvente n direcia ctre careindic. Putei schimba configurarea automat sau putei grupa manual rndurile saucoloanele.

Pentru a aplica pe aceeai foaie de calcul un subtotal i o grupare Auto Outlineordinea este urmtoarea: nti aplicai subtotalurile i apoi alegei opiunea Auto Outlinedin lista Group din grupul Outline al filei Data.


35/123

35

Pentru eliminarea subtotalurilor i a gruprii coloanelor, ordinea este aceeai (ntisubtotalurile i apoi, dac este cazul opiunea Clear Outlinedin lista Ungroup din grupulOutline al filei Data.

Exerciii

1. Deschidei foaia de calcul Facturi din fiierul Centralizator Facturi.xlsx

Sortai tabelul dup coloana Produs

Adugai subtotaluri pentru Valoare vnzri pe produse

Afiai doar nivelul 2 al structurii ierarhice

Utiliznd comanda Select Visible Cells (Alt + ; ) copiai tabelul n alt locaie ireprezentai grafic totalul vnzrilor pe produse

Renunai la subtotaluri 2. Deschidei foaia de calcul Outline

Sortai tabelul dup coloana Categoria

Introducei subtotaluri pentru fiecare cmp ce reprezint date ce pot fi nsumate(pe luni,trimestre, anual i valoare total) pe categorii de produse

Creai o sintetizare a coloanelor cu comanda Auto Outline

Afiai nivelul 2 al structurii ierarhice pentru subtotaluri i nivelul 3 pentru

Outline Copiai tabelul rezultat pe o nou foaie de calcul i creai un grafic cu vnzarile petrimestre i categorii de produse

3. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente icategoria Dulciuri cu vnzri pe trimestrul 1 mai mari dect 100. (Utilizai filtreautomate)

4. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente cu vnzri

pe trimestrul 1 mai mari dect 100 i cele din categoria Dulciuri cu vnzri petrimestrul 1 mai mici dect 100.

Pentru aceasta utilizai filtrarea avansat cu urmtorul criteriu: Categoria Trim1

Condimente >100

Dulciuri


36/123

36

Copiai rezultatul filtrrii ntr -o alt locaie pe foaia Outline 5. n aceeai foaie de calcul, eliminai nregistrrile duplicate. 6. S se afieze numele, prenumele i vrsta angajailor care sunt nscui n luna

urmtoare celei curente.

Se folosete criteriul tip formul i opiuneaCopy to another location . Se vautiliza formula =MONTH(tabel_angajati!D2)=MONTH(TODAY())+1


37/123

37

Capitolul 3 _________________________________________

FORMULE I FUNCII

Ghidul studentului


38/123

38

Utilizarea referinelor structurate n tabele

Formulele n Excel sunt extrem de folositoare dar nu de puine ori i greu de decriptat.Spre exemplu o formul de genul=TODAY()-D2 nu putem spune ntotdeauna la ceanume se refer dar o formul de genul= TODAY()-[Data nasterii] putem spune creturneaz vrsta, evident exprimat n zile ca orice alt diferen de date calendaristice .

Referina structurat uureaz i face mai intuitiv lucrul cu datele din tabel atunci cndutilizai formule care fac referire la un tabel, fie c este vorba de o parte dintr-un tabel saude un tabel ntreg. Referina structurat este util mai ales deoarece zonele de date dintr-un tabel se modific deseori, iar referinele la celule pentru referinele structurate semodific automat. Astfel, se minimizeaz nevoia de a rescrie formulele atunci cnd seadaug sau se terg rnduri i coloane ntr -un tabel sau cnd sunt remprosptate dateleexterne.

Pentru a lucra eficient cu tabele i referine structurate, trebuie s nelegei modul ncare se creeaz sintaxa referinelor structurate atunci cnd creai formule.

De fiecare dat cnd inserai un tabel, Microsoft Office Excel creeaz un numeimplicit de tabel (Tabel1, Tabel2, etc.) la nivelul sau domeniul global al registrului delucru. Numele poate fi modificat cu uurin pentru a fi mai semnificativ pentrudumneavoastr. De exemplu, pentru a modifica Table1 laAngajai, utilizai caseta dedialog Table name. (n fila Design, n grupul Properties, editai numele tabelului n casetaTable name).

Un nume de tabel se refer la toat zona de date din tabel, cu excepia rndurilor deanteturii totaluri.

n exemplul tabeluluiAngajai, numele tabelului se refer la zona de celule A2:G109.

n mod similar cu numele de tabel, specificatorii de coloan reprezint referine latoate coloanele de date, cu excepia coloanei de anteturii de totaluri. n exemplultabeluluiAngajai, specificatorul de coloan[Nume] se refer la zonaA2:A109, iarspecificatorul de coloan[Data nasterii] se refer la zona D2:D109.


39/123


40/123

40

implicit de intersecie pentru referin sau pentru a nlocuicomportamentul implicit de intersecie i a face referire lavalori individuale pentru o coloan.

Funcii uzuale

Funcii logice

AND Returneaz TRUE dac argumentele sunt toate adevrate

FALSE Returneaz valoarea logic FALSE

IF Specific un test logic ce trebuie executat

IFERROR Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat oeroare; altfel, returneaz rezultatul formulei.

NOT Inverseaz valoarea logic a argumentului

OR Returneaz TRUE dac unul dintre argumente este adevrat

TRUE Returneaz valoarea logic TRUE

I F

Funcia IF ntoarce o valoare specificat dac testul logic este adevrat- TRUE i altadac testul este fals- FALSE.

Sintaxa funciei este:

I F (logical_test, value_if _tru e, value_ if_false)

logical_testtestul logic

este o expresie care poate fi evaluat cu adevrat- TRUE sau fals -FALSE.

value_if_true

valoarea dactestul esteadevrat

este o valoare obinut dac testul logic este adevrat- logical_test

is TRUE. Dacvalue_if_true este omis ilogical_test este TRUE,rezultatul este TRUE

value_if_falsevaloarea dactestul este fals

este o valoare obinut dac testul logic este fals- logical_test isFALSE. Dacvalue_if_false este omis ilogical_test este FALSE,rezultatul este - FALSE
http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100698281048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624011048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100698291048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HA012317651048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624021048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624031048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624041048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624041048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624031048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624021048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HA012317651048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100698291048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100624011048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)http://go%28%27/search/redir.aspx?AssetID=HP100698281048&CTT=5&Origin=HP100791871048%27)


41/123

41

o Pot fi imbricate pn la 64 de funcii IF ca argumente value_if_trueivalue_if_false pentru a construi teste mai elaborate.

o Cnd sunt evaluate argumentele value_if_truei value_if_false, IF ntoarcevaloarea returnat de acele instruciuni.

o

Dac un argument pentru IF estematrice, fiecare element al matricei este evaluatn timpulexecutrii instruciunii IF.

Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analizadatele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii pentru unir de text sau pentru un numrdintr-o zon de celule, se utilizeaz funciile foii de lucruCOUNTIFi COUNTIFS. Pentru a calcula o sum pe baza unui ir de text sau a unuinumr dintr -o zon, se utilizeaz funciile foii de lucru SUMIFi SUMIFS.

ntr-o macroinstruciune valoarea dac testul este adevrat sau fals poate finlocuit deo instruciune GOTO sau alt funcie activ.

AND

ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul saumai multe argumente sunt FALSE.


AND(logical1;logical2; ...)

L ogical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi

TRUE sau FALSE.

o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sauFALSE, sau argumentele trebuie s fie matricesau referine care conin valorilogice.

o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valorisunt ignorate.
http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/


42/123

42

o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, AND ntoarce valoarea deeroare #VALUE!.

OR

ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dactoateargumentele sunt FALSE.


OR(logical1; logical2; ...)

L ogical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la255 de condiii pe care le testai i care pot fiTRUE sau FALSE.

o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sauFALSE, sau argumentele trebuie s fie matricesau ref erine care conin valorilogice.

o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valorisunt ignorate.

o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic,OR ntoarce valoarea deeroare #VALUE!.

NOT

Schimb valoareaargumentului ntr-o valoare opus. Utilizai NOT atunci cnd vrei sv asigurai c o valoare nu este egal cu o valoare particular.


NOT(logical)

Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluat ca TRUE sau FALSE.

o Dac logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; dac logical este TRUE, NOTntoarce FALSE.

IFERROR

Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel,returneaz rezultatul formulei. Utilizai funcia IFERROR pentru a gsi i gestiona erorilentr-oformul.
http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27xldefarray_1%27%29/


43/123

43


IFERROR(value,value_if_error)

Value este argumentul care este verificat pentru a gsi erorile.Value_if_error este valoarea de returnat dac formula are ca rezultat o eroare. Seevalueaz urmtoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,#NAME? sau #NULL!.

o Dac argumentele value sau value_if_error sunt o celul goal, IFERROR letrateaz ca o valoare de ir necompletat ("").

o Dac valoarea este o formul matrice, IFERROR returneaz o matrice de rezultate pentru fiecare celul din intervalul specificat n valoare.

Funcii de cutare

VL OOKUP - c utare ver tical

Funcia VLOOKUP caut cea mai la stnga coloan a unui tabel pentru o valoare particular , ntorcnd valoarea ntr-o celul specificat.


VL OOKU P (lookup_valu e, table_arr ay, col_index_num, range_lookup )

lookup_valuevaloareacutat

este valoarea de cutat n prima coloan a tabelei. Aceasta poate fivaloare, referin sauir de text

table_array tabela

este tabela ce conine informaiile n care se caut coincidena. Serecomand s se utilizeze un nume de tabel.

col_index_numnumr coloan

este numrul, n tabel, de unde se va ntoarce valoareacorespunztoare estimrii coincidenei.

range_lookup tipulcoincidenei

este o valoare logic. Dac este adevr- TRUE sau omis,VLOOKUP va ntoarce cuaproximaie valoarea cea mai mare apropiat careeste mai mic dect lookup_value . Dac este fals - FALSE,VLOOKUP va cuta o coinciden exact. Dac nu va gsi va damesajul N/A.

n exemplul de mai jos funcia VLOOKUP determin dac cifra de afaceri este mare,medie sau mic.


44/123

44

n aceast situaie argumentulrange_lookup este setat pe opiuneatrue astfel nctfuncia VLOOKUP s returneze aceeai valoare (Small) pentru toate valorileargumentuluilookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)

H L OOKUP - c utare or izontal

Funcia HLOOKUP este echivalent cu funcia VLOOKUPi caut prima linie dintr-untabel pentru o valoare particular , ntorcnd valoarea n celula indicat.


H L OOKUP (lookup_value, table_arr ay, row_index_num, range_lookup )

LOOKUP

Aceast funcie a fost inclus n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programede foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sauHLOOKUP, drept pentru care se recomand utilizarea ultimelor funcii.

MATCHntoarce poziia relativ a unui element dintr -o matrice care corespunde unei valorispecificate ntr-o ordine specificat. Utilizai funcia MATCH n locul uneia din funciileLOOKUP atunci cnd avei nevoie de poziia unui element dintr-o zon i nu deelementul nsui.



45/123

45

MATCH(lookup_value;lookup_array ;match_type)

Lookup_value este valoarea utilizat pentru a gsi valoarea dorit ntr -un tabel.

Lookup_value este valoarea care vrei s se potriveasc n matricea lookup_array. De

exemplu, atuncicnd cutai numrul de telefon al unei persoane n cartea de telefon,utilizai numele persoanei ca valoare de cutare (lookup_value), dar numrul de telefoneste valoarea pe care o dorii.Lookup_value poate fi o valoare (numr, text, valoare logic) sau o referin de celulspre un numr, text sau valoare logic.

Lookup_array este o zon de celule care conin valori posibil de cutat. Lookup_arraytrebuie s fie o matrice sau o referin de matrice.

M atch_type este numrul-1, 0 sau 1. Match_typespecific modul n care Microsoft

Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array.Dacmatch_typeeste 1, MATCH gsete cea mai mare valoare care este mai mic sauegal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine cresctoare: ...-2, -1, 0, 1,2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.

Dacmatch_typeeste 0, MATCH gsete prima valoare care este egal culookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.

Dacmatch_type este -1, MATCH gsete cea mai mic valoare care este mai maresau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine descresctoare:TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,...i aa mai departe.

Dac match_type este omis, se consider egal cu 1. o MATCH ntoarce poziia valorii care se potrivete n matricea lookup_arrayi nu

valoarea nsi. De exemplu, MATCH("b";{"a";"b";"c"};0) ntoarce 2, poziiarelativ a lui b n matricea {"a";"b";"c"}.

o MATCH nu face deosebire ntre litere marii litere mici atunci cnd potrivetevalori text.

o Dac MATCH este nu gsete o potrivire, atunci ntoarce valoarea de eroare#N/A.

o Dac match_type este 0 i lookup_valuea este text, avei posibilitatea s utilizaimetacaracterele, cum ar fi semnul de ntrebare (?)i asteriscul (*) nlookup_value. Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter unic, asterisculse potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii un semn dentrebare sau asterisc n sine, tastai tilda (~) nainte de caracter.

INDEX


46/123

46

Returneaz coninutul uneicelule dintr-un domeniu. Se utilizeaz frecvent ncombinaie cu funcia MATCH.


INDEX(array;row_num;column_num)

Array reprezint domeniul de date

Row_num numrul liniei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat rspunsul.

Column_num numrul coloanei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnatrspunsul.

Attrow_num ct icolumn_num pot fi rezultatul funciei MATCH.

Funcii pentru baze de date i liste

DAVERAGE - media n baze da date

Funcia DAVERAGE calculeaz mediile valorilor pentru un cmp - coloan (carerespect criteriile) dintr-o baz de date.Este identic cu funcia AVERAGE , dar n plustrebuie inut cont de criteriile specificate.

Modul de construire al criteriilor pentru funciile din aceast categorie este acelai cucel de la filtrarea avansat. Deosebirea const n faptul c o funcie i schimb valoarean momentul modificrii unuia dintre argumente.

Astfel, n cazul funciilor din categoria Database, la modificarea datelornscrise ndomeniul care reprezint criteriul se actualizeaz i valoarea rezultatului.

Dac iniial am calculat media vnzrilor pentru produsul Printer, la introducerea ncriteriu a unui alt produs, funcia va afia media vnzrilor de computere, spr e exemplu.

n cazul filtrrii avansate ns, rezultatul filtrrii nu se modific la schimbarea valorilordin zona de criterii.



47/123


48/123

48

DMAX ntoarce valoarea maxim a unui cmp specificat pentrunregistrri care coincid cu un criteriu

DMIN() ntoarce valoarea minim a unui cmp specificat pentrunregistrri care coincid cu un criteriu

DPRODUCT() ntoarce produsul valorilor unui cmp specificat pentru

nregistrri care coincid cu un criteriu DSUM() ntoarce suma valorilor unui cmp specificat pentru nregistr ricare coincid cu un criteriu

Toate funciile de mai sus au aceleai argumente ca i DAVERAGE:

Dxxxxxxx (database, field, criteria)

database baza de date

este domeniul ce conine baza de date sau lista

field cmp

este cmpul utilizat n funcie

criteria criteriu

este domeniul ce conine criteriile

Funcii de anali z statistic

n practic, de multe ori, avei nevoie n analiza unui ir de valori de stabilireatendinei centrale a unui grup de numere ntr-odistribuie statistic.

Cele mai comune mrimi ale tendinei centrale sunt:

o Medie (funcia AVERAGE) care este media aritmetic i se calculeaz prinadunarea unui grup de numerei mprirea la numrul de elemente al grupului.De exemplu, media numerelor 2, 3, 3, 5, 7i 10 este 30 mprit la 6, adic 5.

o Median (funcia MEDIAN) care este numrul din mijloc al unui grup denumere; adic jumtate dintre numere au valori mai mari dect medianuli jumtate au valori mai mici. De exemplu, medianul pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este4.

o Mod (funcia MODE) care este cel mai ntlnit numr dintr -un grup de numere.De exemplu, mod pentru 2, 3, 3, 5, 7i 10 este 3.

n cazul unei distribuii simetrice a unui grup de numere, aceste trei msuri de tendincentral sunt identice. n cazul unei distribuii asimetrice a unui grup de numere, pot fidiferite.


49/123

49

Median

Returneaz numrul median alnumerelor date. Prin median se n-elege numrul dinmijlocul unui set de numere.


MEDIAN(number1;number2;...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de numere pentru care calculaimedianul.

o Dac n set este un numr par de numere, atunci MEDIAN calculeaz media adou numere din mijlocul setului. Vezi a douavaloare din exemplu.

o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care coninnumere.

o Valorile logicei reprezentrile text ale numerelor pe care le tastai direct n listade argumente sunt numrate.

o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celulegoale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse ncalcule.

o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numerecauzeaz erori.

ModeReturneaz valoarea care apare cel mai frecvent sau se repet, ntr -o matrice sau ntr-uninterval de date.


MODE(number1;number2;...)

Number1, n umber2, ... sunt de la 1 pn la 255 de argumente pentru care vrei scalculai valoarea mode. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai o singur matrice sau

o referin a unei matrice n locul argumentelor separate prin virgul. o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin

numere.o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule

goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse ncalcule.


50/123

50

o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numerecauzeaz erori.

o Dac setul de date nu conine nicio valoare duplicat, MODE returneaz valoareade eroare #N/A.

Forecast funcie de estimare liniar Funcia Forecast calculeaz, estimeaz o valoare viitoare plecnd de la un eantion de date cunsocute, avnd la baz regresia liniar. Eantionul de date cunoscute estereprezentat n dou iruri de numere cunoscute x i y, associate astfel: La valoarea X1 a corespuns valoarea Y1La valoarea X2 a corespuns valoarea Y2. La valoarea Xn a corespuns valoarea YnAvnd n vedere corespondenele de mai sus, care va fi valoarea estimat pentru Xn+1?


FORECAST(x, known ys, known xs)

Sfera de aplicabilitate este mare, deoarece se pot modela scenarii din lumea real ndomenii diverse. Funcia Forecast estimeaz valorile viitoare bazndu-se pe o relaieliniar ntre cele dou iruri de date X i Y. Prin urmare, dac observai c un model decretere liniar se potrivete cu datele dumneavoastr reale, utilizai aceast funcie.De exemplu,: pentru lunile ianuarie mai 2005( reprezentate n tabel la adresele B3:B8)

vnzrile realizate apar trecute n tabelul de mai jos (C3:C8):

Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzrile pe urmtoarea lun utilizndfuncia forecast ca n imaginea de mai sus.

GROWTH- estimare exponenial


51/123

51

Funcia Growth calculeaz, estimeaz mai multe valori viitoare avnd la baz uneantion de valori cunoscute, pe modelul unei creteri exponeniale. Dac funciaForecast modela o cretere liniar, n cazul Funciei Growth avem cu un ritm de creteremult mai rapid, cel exponenial. Dac acest model se potrivete cu datele dumneavostr

reale, utilizarea lui este similar cu funcia Forecast.Sintaxa funciei Growth:

GROWTH ( known_y's ,known_x's,new_x's,const)

Funcii condiionale

n funcie de tipul operaiei efectuate, aceste funcii sunt cuprinse n categorii diferite(AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIFi SUMIFS n categoria funciilor matematice,COUNTIF i COUNTIFS n categoria funciilor statistice) ns toate returneaz rezultatuloperaiei respective doar pentru nregistrrile corespunztoare unui criteriu. V prezentm mai jos funciile COUNTIF i COUNTIFS, pentru toate celelalte metodade lucru este similar.

COUNTIF

Funcia COUNTIF socotete numrul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respect un criteriu dat.



52/123


53/123

53

"32", ">32", "mere" sau B4.

o Fiecare celul din interval este contorizat numai dac toate criteriilecorespunztoare specificate pentru celul sunt adevrate.

o Dac criteriul este o celul necompletat, COUNTIFS o trateaz ca pe o valoare0.

o Avei posibilitatea s utilizai metacaractere n criterii, cum ar fi semnul dentrebare (?)i asteriscul (*). Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracterunic, asteriscul se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsiiun semn de ntrebare sau asterisc, tastai tilda (~) nainte de caracter.


54/123

54

Funcii financiare

Funciile financiare pe baz de anuiti opereaz cu o investiie sau un depozit la caretoate plile sunt egale i efectuate la intervale regulate de timp. La introducereaargumentelor trebuie s inei cont de urmtoarele reguli:

Plile pe care le efectuai (de exemplu depozite de economii) vor fi reprezentate prin numere negative

Sumele pe care le primii (de exemplu dobnzi din economii, credite) vor fireprezentate prin numere pozitive.

PV, Present Value - valoare prezent Funcia PV, calculeaz o valoare a unei investiii (anuitate).Valoarea prezent este

suma veniturile viitoare discountate referitoare la prezent.

Sintaxa:PV ( rate, nper , pmt , [fv],[type])

raterata dobnzii

dobnda sau rata de discount pe perioad. Dac se utilizeaz perioadelunarei rat anual, rata se mparte la 12;

npernum r deperioade

numrul de perioade de plat de ex. dac plile sunt lunare pe o perioad de 2 ani, numrul de perioade este 24;

pmtmrimea plii plata periodic. Aceasta trebuie s r mn constant pe perioada plii. n mod normal aceast sum include capitalul principal, frcheltuieli sau taxe.

fvvaloare viitoare

valoarea viitoare este o valoare care r mne dup ultima plat. Acestcmp este opional, iar dac este omis, va considerat zero.

typetip

este 0 dac plata se face la sfr itul perioadeii 1 dac plata se face lanceputul fiecarei perioade

Exemplu: O persoan fizic dorete s economiseasc 500000 pe o durat de 20 ani cuo plat lunar fix n valoare de 150 . Care este avansul pe care trebuie sa-l depuntiind c banca percepe o dobnd anual de 15%?


55/123


56/123

56

Sintaxa:

PM T ( rate, nper , pv , [fv], [type])

Pentru o descriere mai complet a argumentelor din PMT, vezi funcia PV.Rate este rata dobnzii pentru mprumut.Nper este numrul total de pli pentru mprumut.Pv este valoarea actualizat sau suma total pe care o valoreaz n prezent o serie de pli viitoare, denumit i capital de baz. Fv este valoarea viitoare sau balana n numerar la care vrei s ajungei dup efectuareaultimei pli. Dac fv este omis, se presupune a fi 0 (zero), ceea ce nseamn c valoareaviitoare a mprumutului este 0.Type este numrul 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile.

Exemplu: Dorii s depunei anual o sum constant ntr -un cont de economii cu o rat adobnzii de 12% pe an i dup 15 ani s avei economisit suma de 80 000 EUR. Caretrebuie s fie suma pe care trebuie s o economisii anual:

a) la plata anual a dobnzii; b) cu dobnd pe mai puin de un an (de exemplu , 2 termene de plat pe an) c) la plata lunar a dobnzii

Argumentulpv rmne necompletat deoarece se pornete fr depunere iniial.

Deschidei fiierulExExcel2010.xls, foaia de calculPMT i studiai funciaPMT.

=PMT(B1;B2;0;B3)=PMT(B1/2;B2*2;0;B3)=PMT(B1/12;B2*12;0;B3)


57/123

57

Exerciii

1. Deschidei foaia de calcultabel _angajai din fiierulangajai.

2. Introducei un nou cmp numit Vechime i calculai vechimea n ani a fiecrui angajat. 3. Adugai un cmp numit Spor Vechime care s conin valoarea sporului de vechime

n funcie de grila de vechime urmtoare: pentru vechime


58/123

58

Printer Cluj 25Printer Craiova 17Printer Bucuresti 120Printer Timisoara 64Printer Botosani 33LAN_Interface Bucuresti 1200

LAN_Interface Craiova 876LAN_Interface Cluj 834Computer Bucuresti 300Computer Craiova 512Computer Cluj 245

Valoarea total a vnzrilor ; Media vnzrilor pe fiecare sucursal ; Valoarea maxim a vnzrilor ; Valoarea minim a vnzrilor;

11. Introducei n lista din foaia de calculForecast valori i pentru celelalte luni, pn la sfritul anului. Calculai, folosind estimarea liniar, tendina pn la sfritulanului.

luna vanzari 20051 2,500.002 3,450.003 1,567.00 4 2,234.005 1,623.006 1,835.007 1,387.6089

10111213

12. Aceeai cerin pentru foaia de calculGrowth utiliznd estimarea exponenial.

13. n foaia de calculVlookup2 introducei n celulele B26:E26 formulele potriviteastfel c la introducerea numrului de telefon n celula A26 s fie afiate pe aceeailinie datele corespunztoare din tabel. (Indicaie: utilizai funcia VLOOKUP cuargumentul false )

Introduceti numarul detelefon

First Name Last Name Address City


59/123

59

2124094378


60/123

60

Capitolul 4 ___________________________________________

UTILITARE AVANSATE DE ANALIZ A DATELOR

Ghidul studentul ui


61/123

61

Utilizarea tabelelor de ip ot eze (Data Tabl e)

Un tabel de ipoteze analizeaz impactul generat de o variabil sau de dou variabileasupra rezultatului unei formule care utilizeaz aceste variabile. Pentru a crea asemeneatabele:

Clic pe butonulWhat-I f Analysis din grupulData Tools al fileiData

Clic peData Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diversevalori ale unei singure variabile fie pe un set de valori pentru fiecare din celedou variabile pe care se bazeaz un tabel bidimensional.

Tabele de ipoteze bazate pe o variabil

S presupunem c avem de realizat o situaie statistic la nivel de societate i vrem scalculm media salariilor pe departamente. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul funcieiDAVERAGE aplicat tabelului Angajati pe cmpul Salariul folosind criteriul:

Departament

IT

Dac dorim ns s afim media salariilor pentru toate departamentele ar trebui sfolosim cte un criteriu pentru fiecare departament. ntruct criteriul reprezint unargument pentrufuncia DAVERAGE putem sa-l considerm variabil i folosindtabelele de ipoteze s afim valoarea funciei pentrru diverse valori ale acestei variabileastfel:

- se aplic funcia DAVERAGE pentru o valoare a variabilei (n cazul nostru IT) - scriei valorile cu care dorii s nlocuii variabila IT n formul pe rndul de

deasupra celui n care ai scris formula, ncepnd cu coloana urmtoare, ca nfigura:

IT Contabilitate Marketing Resurse umane3555.952381

- selectai tabelul de dou linii astfel format i selectai Data Table n modul prezentat mai sus;


62/123

62

- n caseta de dialog Data Table alegei pentru Row Input Cell celula care coninevaloarea IT din zona n care ai scris criteriul corespunztor celui de-al treileaargument al funciei i apsai OK

Vei obine urmtorul rezultat:

IT Contabilitate Marketing Resurse umaneMedia salariilor 3555.952381 3369.230769 3387.142857 3170

n cazul n care dorii s scriei pe coloan valorile pe care trebuie s le ia variabilaaleas, poziia acestora fa de celula n care este scris funcia trebuie s fie urmtoarea:

IT 3555.952381Contabilitate

MarketingResurse umane

i n caseta de dialog Data Table alegei opiunea Column input cell.

Tabele de ipoteze bazate pe dou variabile

n cazul n care dorim s realizm o situaie statistic la nivel de sociatate i trebuie scalculm suma salariilor pe departamente i funcii.

Construim un criteriu:

Departament FunctieIT analist

i utiliznd funcia DSUM pe tabelul Angajai pe coloana Salariul avnd ca i criteriudomeniul de mai sus vom determina suma salariilor analitilor din departamentul IT.

Numrul total de aplicri ale funciei DSUM este egal cu cardinalul produsuluicartezian dintre departamente i funcii, n total 24 de operaii. Pentru a evita o asemeneasituaie putem folosi tabelele de ipoteze n dou variabile: una reprezentat celula careconine numele departamentului n criteriu iar cealalt, celula care conine numelefunciei angajatului.

Formula

Valori cu care se nlocuietevariabila aleas


63/123

63

Datele cu care va fi nlocuit funcia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel),cele care vor nlocui numele departamentului pe coloan (cap de rnd), iar n celula aflatla intersec-ia celor dou domenii se scrie formula (n cazul nostru funcia DSUM) ca nfigura urmtoare:

39650 analist contabil economist merceolog operator programatorIT

Contabilitate

MarketingResurseumane

Selectai acest tabel i n caseta Data Table pentru Row input cell selectai celula ceconine n cadrul criteriului funcia angajatului iar n Column input cell celula ce coninenumele departamentului n criteriul utilizat n definiia funciei.

Se obine urmtorul rezultat:

39650 analist contabil economist merceolog operator programatorIT 39650 0 33200 0 21150 55350

Contabilitate 0 35950 33900 17750 0 0

Marketing 0 0 45550 73000 0 0Resurseumane 0 15850 0 0 0 0

ntr-un tabel dedate putei modifica formula iniial, datele care sunt introduse ca i

cap de rndi/sau cap de coloan dar nu putei modifica datele obinute ca i rezultat altabelului de ipoteze.

Funcii obiectiv (Go al s eek)

n mod tipic n Excel se introduc date n anumite celule, se fac calcule, iar rezultatul se pune n alt celul.Goal seek inverseaz procesul i determin ce valoare este necesarn datele iniiale pentru a ajunge la rezultatul dorit.

Fr a utilizaGoal seek se calculeaz plile pe care trebuie s le facei dacmprumutai o valoare de20000$ pe care o napoiai n4 anila o rat a dobnzii de 12%.


64/123

64

Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea uneisingure variabile. Goal seek utilizeaz o metod iterativ pentru a gsi soluia,ncercndu-se diferite serii de valori pn ce se determin o convergen ctre soluie.

Pentru a utiliza Goal seek:

Pe foaia de calcul, se completeaz datele de intrare, formulele i rezultatul de ieire Selectai opiunea Goal Seek din lista What-If Analysis din grupul Data Tools al filei

Data

Va aprea fereastra de dialog Goal Seek

n opiuneaSet cell: , se introduce referinacelulei care conine formula. Goal seek poateaciona numai ntr -o celul unde se d o formul n zona To value: , se introduce rezultatul

ateptat n zona By changing cell:, se introduce

referina celulei (variabile) ce se dorete s semodifice pentru a ajunge la rezultatul dorit


65/123

65

n exemplul demai sus, se dorete s se rspund la ntrebarea: Ce valoare voi puteamprumuta, dac a plti $300 pe lun?

Se apas butonulOK pentru a definitiva oparaia.

Dup apariia rezultatului, se poate menine acesta apsnd butonulOK sau se poaterenuna, revenind la valorile originale, apsnd butonulCancel .

Goal seek utilizeaz un proces iterativ, iar pentru operaii complexe poatedura mult timp. Pentru a opri Goal seek, se selecteaz butonul Pause dindialogul strii Goal Seek Status. Se poate opera procesul executnd cte ooperaie o dat utiliznd butonulStep . Se apas butonulContinue pentru areporni Goal seek.

Scenarii

n afaceri, se opereaz cu diferite variante de supoziii, presupuneri i estimri. Fiecaredintre acestea se pot schimba i se dorete s se poat vizualiza rezultatele lund nconsideraie diferite seturi de date sau scenarii.

n exemplul de mai jos, se pot modela efectele schimbrilor n valoarea mprumutului,rata procentual sau perioadele de plat.

Valorile diferite pentru fiecare celul de intrare pot fi reprezentate ntr -un scenariuspecific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.

Stabilirea scenariilor

Se decide ce celule vor fi folosite coninnd valori ce se vor schimba. Exceldenumete aceste celule:Changing Cells (32 maximum)

Acestecelule nu trebuie s fie formule

n acest exemplu, B1 pn la B3 reprezint celulele care se schimbChanging cells Dac se lucreaz cu foi de calcul complexe, fiecare celul trebuie definit individual.

Se pot utiliza nume pentru definirea de referine n formule. Introducei scenariul n foaia de calcul. Scenario Manager din lista What-If Analysis a grupului Dta Tools din fila Data Se va afia dialogul Scenario Manager .


66/123

66

Se apas butonul Add... Aceasta va antrena dialogulAdd Scenario

Se d un nume scenariului nScenario Name : box n opiuneaChanging Cells : box, se introduc ireferinele la celulele care se vor

schimba Acestea pot fi introduse ca domeniu


67/123

67

Celulele ne-adiacente pot fi separate prin virgule Celulele se pot selecta i cu ajutorul mouse-ului.

n opiuneaComment: , se introduce descrierea scenariului. Se selecteaz butonulOK pentru execuie Se va afia dialogulScenario Values

Se introduc valorile schimbate Dac s-au specificat mai multe celula pentru a fi modificate, apar mai multe opiuni

pentru a fi completate. Pentru a aduga mai multe scenarii, se apas butonul Add i se revine la dialogul

Add Scenario .

Generarea unui sumar de scenarii

Se poate genera un raport sumar al scenariilor n care se afieaz efectul pentrudiferitele valori ale variabilelor

Pentru generarea unui sumar de scenarii

Se activeazScenario Manager Se apas butonul Summary Se va afia dialogulScenario Summary :


68/123

68

Se alegeScenario Summary Celulele rezultante Result Cells : este opional pentru raportul sumar. Acesta este

folosit pentru a include acele celule care dein formule ce depind de celulele are seschimb

Se selecteaz butonulOK pentru a realiza operaia. Se va genera un sumar al scenariilor:

Raportul sumarului scenariilor va conine butoane de analiz/sintez care pot ascundesau afia diferite nivele de subtotaluri.

Aplicaia Solver

Solver este unadd-in al programului Excel, ce trebuie instalat i adugatfilei Data.Pentru a-l instala dai clic pe Microsoft Office Button, Excel options, categoria Add-Ins iclic pe butonul Go. Bifai caseta din dreptul Solver Add-in i clic pe butonul OK.


69/123


70/123

70

Constrngerea se aplic pe celula F11 deoarece reprezint totalul cheltuielilor cu publicitatea.

Se apas butonul Solve pentru aflarea rspunsului optim. Odat ce Solver a identificato soluie suntei ntrebat dac dorii pstrarea valorilor noi obinute.

Rezultatul va aprea scris in tabelul iniial.


71/123

71

Exerciii

Deschidei fiierulAngajati foaia de calcultabel_angajai .

1. Introducei o nou foaie de calcul numitrapoarte

2. S se afieze suma salariilor nete pe departamente (utilizai funcia DSUM i un tabelde ipoteze cu o variabil).

3. S se afieze salariul maxim pe funcii (DMAX)

4. S se calculeze media salariilor pe filiale i departamente. (DAVERAGE i un tabel deipoteze cu dou variabile)

5. S se calculeze mrimea plilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei,contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) i de perioade de rambursare (1-5 ani):


72/123

72

6. Deschidei foaia de calculgoalseek. Ce salariu de ncadrare ar trebui s aib unangajat dac la angajare negociaz un salariu net n valoare de 3000 lei?

7. Deschidei fiierulExExcel2010 , foaia de calculvanzari .

8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Datai alegeiScenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dai clic pe butonul Add.

9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introducei textul Cele mai bunevnzri i apsai tasta Tab. n caseta Changing Cells specificati adresele celulelor pecare doriti sa le schimbati adica domeniul C5:C8

10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta ScenarioValues in care se introduc valori care reprezint numarul posibil de vanzari: pentruC5 introducei valoarea 1 500 000 pentruC6 introducei valoarea 1 800 000 pentruC7 introducei valoarea 1 500 000 pentruC8 introducei valoarea 1 600 000

11. Click pe butonul Add pentru a va reintoarce in caseta Add Scenario.


73/123

73

12. Urmai aceiai pai ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numitCele mai sczutevnzari . Pentru ultimul pas introduceti valorile:

pentruC5 introducei valoarea 800 000 pentruC6 introducei valoarea 900 000

pentruC7 introducei valoarea 700 000 pentruC8 introducei valoarea 600 000

13. Pentru a vedea modificrile n foaia de calcul selectai mai nti scenariulCele mai bune vnzari, apoi apsai butonul Show din caseta Scenario Manager.

14. Selectai apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show i vizualizaischimbrile.

15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n acceai caset dedialog Scenario Manager apsai butonul Summary.Se obine:


74/123


75/123

75

Tabele Pivot

Tabelele pivot reprezint o facilitate puternic a Excelului ce permite nsumarea ianaliza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr-uncmp (denumit cmp de tip date -Data Field) i organizarea acestora corespunztordatelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie - Row Field). Avantajul tabelelor pivot este c ele permit diferitelor cmpuri i categorii s fie aranjate i manipulate uor prin pivotare.

Deschidei fiierulExExcel2003.xls foaia de calculFiltrare, copiai-o ntr-un altfiier, schimbai-i numele nTabele Pivot i studiai modul de creare a unui tabel pivot. n exemplul urmtor:

datele pot fi nsumate pe sucursale - Branch


76/123

76

Pentru a crea o tabel pivot

Selectai o singur celul a sursei de date i aplicai una din urmtoarele metode: Clic pe fila Insert i apoi Pivot Table din grupul Tables Dac sursa de date e formatat ca tabel, n fila Design, n grupul Tools sub

TableTools selectai Summarize With Pivot Table Dup ce ai aplicat oricare din cele dou metode apare fereastra Create Pivot Table.

n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar dac dorii s-l plasai ntr -o locaie anume alegei locaia dup ce bifai opiunea Existing Worksheet.Excel genereaz un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Sedeschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.


77/123

77

Dup ce creai un raport PivotTable sau PivotChart, utilizai Lista de cmpuriPivotTable pentru a aduga cmpuri. Dac dorii s modificai un raport PivotTable sauPivotChart, utilizai Lista de cmpuri pentru a rearanjai elimina cmpuri. n modimplicit, Lista de cmpuri PivotTable afieaz dou seciuni: o seciune n partea de sus

pentru adugarea i eliminarea cmpurilori o seciune de aspect n partea de jos pentrurearanjareai repoziionarea lor. Avei posibilitatea s fixai Lista de cmpuri PivotTablen oricare parte a ferestreii s o redimensionai orizontal. De asemenea, avei posibilitatea sdeblocai Lista de cmpuri PivotTable, caz n care se poate redimensionaatt vertical, cti orizontal.

Dac nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, asigurai-v c facei clic pe raportulPivotTable sau PivotChart. Dac tot nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, pentru unraport PivotTable, n fila Options, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list, iar pentruun raport PivotChart, n fila Analyze, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list.

Pentru stabilirea poziiei cmpurilor n tabelul pivot tragei numele cmpului n zonaReport Filter , Column Labels , Row Labels sau Values n funcie de modul n caredorii ca datele s fie prelucrate n raport. n zona Values se introduc de obicei datecrora li se poate aplica o operaie aritmetic (date numerice), situaie n care Excelintroduce implicit suma valorilor (subtotaluri) pentru fiecare schimbare n fiecare cmpdin zona de tip linie Row.n momentul n care dati clic pe tabelul pivot se activeaz dou file:Options i Design


78/123


79/123


80/123


81/123

81

Pentru a afia lista cmpurilor calculate mpreun cu formula utilizat dai clic pe butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afieaz alegei ListFormulas. Excel va afia lista ntr -un nou worksheet astfel:

Group . Tabelul pivot grupeaz valorile cmpurilor n funcie de ordinea n careacestea au fost introduse n zona de cmpuri. Dac dorii s realizai o grupare personalizat selectai itemii pe care dorii s-i includei ntr -un grup i apoiacionai butonul Group selection din seciunea Group a filei Options. Degruparease realizeaz prin acionarea butonului Ungroup.

n cazul n care dorii o gruparesemiautomat a datelor (spre exemplu grupare pe trimestre a datelor calendaristice) utilizaiopiunea Group Field care permite grupareaunui numar exact de itemi, gruparea datelorcalendaristice pe anumite intervale, etc. nfuncie de tipul de date coninute de cmpul pecare se realizeaz gruparea.

De exemplu, n foaia de calculdetalii_comenzi dac realizm un tabel pivotcu produsele comandate pe date calendaristice, putem grupa aceste date trimestre.


82/123

82

Prin colapsare (butonul din grupul Active field al filei Options) obinem urmtorulrezultat:

Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivotExcel afieaz ntr -unnou worksheet datele din tabelul iniial pe baza crora s-a fcut subtotalul respectiv.

Putei de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd opiunile de sortare dingrupul Sort al filei Options. n grupul data avei opiunile de actualizare a datelor dintabelul pivot cnd datele din tabelul surs sunt modificate sau de a modifica proprietileconexiunii n situaia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe.

Putei de asemenea renuna la afiarea antetului de cmp sau la butoanele de structurierarhic (+ sau-).

n fila Design avei la dispoziie cteva opiuni de afiare a datelor din tabelul pivotdin punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tipririi.

Optiun ea Sli cer -pentr u a f il tra datele

Utiliza i noul Slicer din Excel 2010 pentru a filtra datele dinamic ntr-un PivotTable sauPivotChart i afia i doar detaliile relevante. In exemplul de mai jos se va crea un TabelPivot cu un Slicer pentru a filtra datele:

1. Deschideti Foaia de calcul New Report

2. Creati un tabel pivot cu structura:Camp Zona tabelului

SalesRep Column Labels

Sales Values

Total Values


83/123

83

3. Apoi de pe tab-ul Insert, dati click peSlicer 4. In caseta de dialogInsert Slicers, selectati casetele

pentru campurileProduct, SalesRep, Area 5. Aranjati ferestrele unele langa altele, apoi tinand

apasata tasta CTRL, selectati-le pe toate.6. Dati click pe tab-ulOptions , pe butonulGroup .

Acum cele trei Slicer-uri vor fi grupate.7. Dati click pe tab-ulOptions, schimbati dimensiunea

casetelor scriind in casetaHeight 2 si in casetaWidth 5.8. Selectati fereastra Slicer-ul SalesRep, iar de pe ta-ul

Options, alegeti un stil dinSlicer Styles. 9. Incercati sa filtrati datele alegand: din fereastra

Product, dati click pe Frappe. Vizualizati datele ramase apoidati click peClear Filter.

10. Selectati din fereastra Area, North iar in fereastraSalesRep selectati Alex. Veti obtine rezultatul din imagineade mai jos:


84/123

84

Grafice pivo t (Pivot Ch arts)n grupul Tools al filei Options, prin acionarea butonului PivotChart se deschide

fereastra Insert Chart prin intermediul creia putei alege tipul de grafic pe care dorii sa-lutilizai n reprezentarea datelor din tabelul pivot.

Apare fereastra PivotChart Filter Pane care v prezint informaii despre cmpurileactive din grafic. Putei oricnd modifica modul de vizualizare, care s fie datele pe caredorii s le evideniai grafic i putei modifica absolut toate cmpurile sau modul decalcul, ca i n cazul tabelelor pivot.


85/123

85

Graficul pivot poate fi formatat n acelai mod n care se formateaz graficeleobinuite dup cum ai vzut n Capitolul 1.

La un clic pe zona graficului pivot se activeaz filele Design, Layout, Format,Analyze prin intermediul crora se poate interveni asupra elementelor graficului: Titlu, axe, liniide tendin etc.


86/123

86

Exerciii

1. Deschidei foaia de calcul Subtotaluri.

2. Creai un tabel pivot ce are ca surs tabelul existent n aceast foaie cu urmtoareastructur:

Coloana Product cmp de tip column; Coloana Branch cmp de tip row; Coloana No of Sales cmp de tip Value;

3. Cu ajutorul tabelului pivot vizualizai subtotalurile pe produse, apoi pe sucursal.

4. Adugai funciileMin , Max , Avarage pentru a vizualiza valoarea maxim, minimi media vnzrilor pe sucursale.

5. Scoatei funciileMin , Max i Avarage adaugate la punctul 4.

6. Afiai urmtoarele informaii de analiz a vnzrilor sucursalelor din provincie fade Bucureti:

Cu ct a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti; Cu ct la sut a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti; Care este contribuia fiecrui produs la total vnzri pe societate? Care este contribuia fiecrei sucursale la total vnzri pe societate? Care este contribuia fiecrui produs din cadrul fiecrei sucursale la total vnzri pe

societate?

7. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile produselor pefiecare sucursal.

8. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile sucursalelor pefiecare produs.


87/123

87

Capitolul 6________________________________________

MACROINSTRUCIUNI

Ghidul studentului


88/123

88

MACROINSTRUC IUNI MA CROS

Macroinstruciunile pot fi gndite ca mici programe ce conin o list de instruciuni.Ele combin un numr de comenzi, funcii i instruciuni ntr -o singur procedur ce poate fi apelat uor.

O macroinstruciune Excel poate executa tot ce poate executa Excel. n forma sasimpl, ea poate automatiza mici sarcini repetitive. n mna unui expert, se pot creaaplicaii foarte elaborate.

Crearea i modificarea unei macroinstruciuni

Primul pas n crearea unei macroinstruciuni este planificarea procesului pe care doriis-l automatizai. Calculatoarele actuale sunt destul de rapide astfel c nregistrarea unui pas n plus nu produce ntrzieri semnificative n schimb lipsa unuia poate afecta ntregul proces i suntei nevoii s renregistrai macroinstruciunea.

Dup planificarea procesului putei crea o macroinstruciune utiliznd butonul RecordMacro din lista Macros a grupului cu acelai nume din fila View.

n caseta de dialog care apare:

Se poate completa numele macroinstruciunii i descrierea sa n Macro Name : i Description

Se poate completa o liter nShortcut Key dac se dorete ca macroinstrucinueadefinit s poat fi invocat i prin apsarea tastei Ctrl i litera specificat

Folosind seciuneaStore macro in se poate alege locul de memorare amacroinstruciunii curente, care poate fi:


89/123

89

Personal Macro Workbook - dac se folosete pentru uz personal. Aceastmacroinstruciune personal este memorat ntr -o carte de lucru (PersonalMacro Workbook) separat, numit PERSONAL.xlsbi care trebuie s fienregistrat n subcatalogul "C:\Program Files \Microsoft Office \Office\XLStart" . Cnd se lanseaz Excelul, aceast macroinstruciune va fi

ncrcat automat n memorie. This Workbook - dac macro este necesar numai n fiierul actual New Workbook - dac macro este creat pentru toate fiierele noi

Se selecteaz butonulOK . Se execut toi paii care se doresc s se nregistreze n macroinstruciune pentru a fi

executai la lansarea acesteia. Cnd se consider c s-a terminat se acioneaz butonul deStop Recordi ng care apare

n locul butonuluiRecord Macro din grupulMacros al fileiView . Aciunile executate au fost nregistrate n Visual Basic. nregistrarea poate fi gsit

ntr-un modul n funcie de opiunea indicat nStore macro in.

Pentru modificarea unei macroinstruciuni nregistrate putei terge i reeditamacroinstruciunea sau putei face o modificare rapid n editorul Visual Basic adugndsau modificnd o instruciune a sa.

S nregistrm o macroinstruciune care s formateze titlul i s nregistreze textulRaport Vnzri

Pentru acesta :

- ntr-un nou worksheet selectai celula B4 - Utilizai comanda Record Macro

n fereastra care apare completai cmpurile ca n figura:


90/123


91/123

91

Utilizarea adres elor relative n macroinstruciuni

Adresele relative i absolute determin modul n care o macroinstruciune va nregistralocaia unei celule. Macroinstruciunea Titlu nregistrat mai sus utilizeaz adrese absolute, astfel cindiferent de celula selectat nainte de rularea macroinstruciunii se va crea un titlu ndomeniul B4:H4.

Adresele absolute utilizeaz locaia exact nregistrat n macroinstruciune. Aceastmodalitate de nregistrare a locaiilor celulelor este implicit.

Cnd se utilizeaz adrese relative, se nregistreaz doar poziia domeniului destinaie(n care se va depunerezultatul macroinstruciunii) fa de celula selectat nainte derularea macroinstruciunii.

Spre exemplu: selectm celula B2 nainte de nregistrare dar rezultatul va fi trecut ndomeniul B4:H4, cu dou rnduri mai jos. Astfel c dac selectm celula A4 i rulmmacroinstruciunea pe care am nregistrat-o folosind adrese relative, rezultatul va fi trecutn domeniul aflat cu dou rnduri mai jos ncepnd cu celula A4.

S nregistrm o macroinstruciune care va insera data curent folosind funciaTODAY().

Pentru a nu genera o modificare dinamic a datei, dup inserare, vom copia rezultatulntr-o alt celul folosind opiuneaValues and number formats a comenziiPaste Special .

Aceast macroinstruciune o salvm n Personal macro workbook pentru a putea fiutilizat i n alte fiiere Excel.

Pentru aceasta, ntr-un nou workbook:

- Selectai celula B4 - Clic pe butonul Record Macro din fila View, lista Macros- n csua de dialog Record Macro introducei datele ca n figura de mai jos:


92/123

92

Prinaceasta asignai macroinstruciunii o combinaie de taste care va permiteapelarea mai rapid a macroinstruciunii.

- Clic OK pentru a ncepe nregistrarea

- Clic pe butonul din fila View lista Macros. Acest buton este activ cnd apare o caset de accentn jurul butonului.

- n celula B4 scriei = TODAY() i apsai ENTER

- Cu celula B4 selectat formatai celula ( clic dreapta, Format Cells, n tab-ul Number selectai Date apoi costom i scriei formatuldd-mmm-yyyy )


93/123

93

- Copiai celula B4 - Clic dreapta ncelula B6 i alegei Paste Special, Values and number formats.

- tergei celula B4 - Clic pe butonul Stop Recording- Salvai i nchidei fiierul Excel. Dup ce ai salvat un macro n Personal macro

workbook, la prsirea Excel-ului suntei ntrebai dac dorii s salvaimodificrile

Apsai butonul Yes.

Not: Pentru a accesa mai rapid opiunile de nregistrare ale unei macroinstruciuniavei nevoie de o fil suplimentar pe Ribbon numit Developer. Pentru a afiaaceast fil clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options. ncategoria Popular selectai Show Developer Tab In The Ribbon i dai OK.Pentru a nregistra o macroinstruciune dai clic pe Record macro din grupulCode al filei Developer.


94/123

94

Rularea unei macroinstruciuni

Dac ai asignat o combinai de taste unei macroinstruciuni, rularea acesteia se faceimediat dup tastarea combinaiei respective.

n exemplul anterior am stocat o macroinstruciune n Personal macro workbook ladeschiderea unui nou Workbook i tastarea combinaiei CTRL+d n celula situat cu dournduri mai jos fa de celula curent va fi afiat data curent (datorit faptului c lanregistrare s-au folosit adrese relative).

Un alt mod de a rula o macroinstruciune este de a apela comanda Run din fereastraMacro pe care o deschidei utiliznd butonul Macros din grupul Code al filei Developersau din fila View, lista Macros.

Este destul de incomod s activai o macroinstruciune n acest mod, de aceea Excelofer cteva posibiliti de a reduce timpul necesar activrii unui macro prin ataareaacestuia unui buton prin a crui simpl apsare rulm macroinstruciunea.


95/123

95

Pentru aceasta, deschidei fereastra Excel Options(fie cu Microsoft Office Button,Excel Options, fie cu clic pe sgeata din dreapta barei de acces rapid i apoi clic peopiunea More Comands)

Din fereastra Excel Options, Customize, clic pe sgeata din dreptul casetei ChooseCommands From i alegei opiunea Macros. Dai clic pe numele macroinstruciunii pe

care vrei s o asignai unui buton, clic pe Add i apoi OK.

Rularea macroinstruciunii se face automat la apsarea butonului corespunztor de pe bara de acces rapid.

Putei schimba imaginea asociat butonului din fereastra ExcelOptions, clic pe butonul asociat macrocomenzii i apoi apsai butonul Modify Se va deschide fereastraModify Button n care putei selecta o opiune din cele 160 disponibile.

Buton asociat macroinstruc iunii


96/123

96

De asemenea, putei asocia o macroinstruciune unui buton de aciune sau unui controldin lista Insert a grupului Controls din fila Developer.

n grupulForm Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstruciuniastfel: selectai butonul i pe foaia de calcul desenai controlul innd apsat butonulstnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:


97/123

97

Se alege din list numele macroinstruciunii ce va fi asignat butonului i se apas OK. Din acest moment orice apsarea butonul va rula macroinstrucunea ataat. Pentru aedita proprietile acestui control dai clic dreapta pe buton i din meniul care aparealegei opiunea de formatare dorit:

- editarea textului de pe buton (Edit Text)- formatarea fontului (Format Control) etc.

-

Exerciii

ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrri este obinut doar pentru osingur aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modific i rezultatulfiltrrii, asrfel c pentru a filtra datele dup un alt criteriu trebuie s aplicai din noufiltr area avansat) putem automatiza acest proces prin nregistrarea uneimacroinstruciuni de filtrare i asignarea acesteia unui buton de aciune.

Deoarece n urma aplicrii unui filtru rezultatul primei filtrri ar putea cuprinde unnumr mai mare de nregistrri dect cele care urmeaz e necesar s nregistrm o altmacroinstruciune care s readuc froaia de calcul n starea iniial.

1. Deschidei fiierul Angajai. Vom nregistra o macroinstruciune care s filtrezeangajaii dup departament i funcie.


98/123

98

ntr-un nou worksheet copiai antetul coloanelor Departament i Funcie ndomeniul A1:B1

Vom utiliza domeniul A1:B2 ca i criteriu Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro dingrupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea filtrare i alegei calocaie This Workbook

Urmai paii de aplicare a filtrrii avansate i acionai butonul Stop Recording.

2. nregistram o macroinstruciune pe care o denumim revenire care va tergerezultatul filtrrii de la exerciiul 1.

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro dingrupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea revenire i alegeica locaie This Workbook

Selectai liniile care conin rezultatul de la exerciiul 1 (liniile de la 5 la 113inclusiv)

Dai un clic n afara seleciei i apoi acionai butonul Stop Recording.

3. Introducei pe foaia de calcul, n dreptul zonei n care ai nregistrat criteriile dou

butoane de aciune. Unuia i asociai macroinstruciunea filtrare iar celuilaltmacroinstruciunea revenire can figur.

4. Asignai cele dou macroinstruciuni unor butoane pe bara de acces rapidschimbnd imaginea asociat butonului pentrufiltrare cu i butonului pentru

revenire cu .5. Verificai funcionalitatea celor dou comenzi afind pe rnd urmtoarele date:

- Care sunt programatorii din departamentul IT?- Care sunt operatorii din departamentul IT?- Care sunt economitii de la departamentul Marketing?- Care sunt economitii de la Resurse Umane?


99/123

99

- Dar cei de la IT?


100/123

100

Capitolul 7_________________________________________

TEHNICI AVANSATE DE EDITARE I DEFORMATARE A FOILOR DE CALCUL

Documents

Excel 2010-Functii Avansate