Informes en Access 2010Informática Básica III

Que es un informe en Access

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir

Crear informes con el asistente

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón .

Esta es la primera ventana que veremos:

Crear informes con el asistenteEn esta ventana nos pide introducir los

campos a incluir en el informe.

Crear informes con el asistenteAl dar en siguiente a la ventana anterior nos

aparecerá una ventana en la cual podremos agrupar la información del informe en grupos.

Crear informes con el asistente

Crear informes con el asistenteEn esta pantalla elegimos la distribución

de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Vista previa del informe: en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión

Modificar el diseño del informe si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Crear macros

¿Que es?Una macro (del griego μακρο, makro, que significa ‘grande’)

―abreviatura de macroinstrucción― es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, una macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.

Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.

La diferencia entre una macroinstrucción y un programa es que en las macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.

DiseñoPuede utilizar los comandos de la ficha

Diseño del Generador de macros para crear, probar y ejecutar una macro.

En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha Diseño.

Grupo Comando Descripción

Herramientas EjecutarRealiza las acciones incluidas en la macro.

Paso a paso

Habilita el modo de paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en este modo, las acciones se realizan de una en una. Cada vez que finaliza una acción, se muestra el cuadro de diálogo Macro paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de diálogo para pasar a la siguiente acción. Haga clic en Detener todas las macros para detener ésta y todas las demás macros en ejecución. Haga clic en Continuar para salir del modo paso a paso y realizar las acciones restantes sin interrupciones.

Generador

Este botón se habilita cuando se especifica un argumento de acción que puede contener una expresión. Haga clic en Generador para abrir el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que puede utilizar para crear la expresión.

Filas Insertar filasInserta una o varias filas de acción en blanco sobre la fila o filas seleccionadas.

Eliminar filasElimina la fila o filas de acción seleccionadas.

Mostrar u ocultar Mostrar todas las acciones

Muestra más o menos acciones en la lista desplegable Acción.•Para mostrar una lista más larga de acciones de macro, haga clic en Mostrar todas las acciones. Cuando haya una lista más larga disponible, el botón Mostrar todas las acciones aparece seleccionado. Si selecciona una acción de macro de esta lista más larga de acciones de macro, es posible que tenga que conceder a la base de datos un estado de confianza explícita para poder ejecutar la acción.•Para cambiar de una lista larga de acciones de macro a una lista corta que contenga únicamente las acciones de macro que puede utilizar en una base de datos sin el estado de confianza asignado, asegúrese de que el botón Mostrar todas las acciones no está seleccionado.  Sugerencia   Si el botón Mostrar todas las acciones está seleccionado, haga clic en él para borrar la selección. Cuando el botón Mostrar todas las acciones no está seleccionado, se muestra la lista corta de acciones de macro de confianza.

Nombres de macro

Muestra u oculta la columna Nombre de macro. Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir las macros unas de otras, pero son opcionales en los demás casos. Para obtener más información, vea la sección Crear un grupo de macros.

Condiciones

Muestra u oculta la columna Condición. Esta columna sirve para especificar expresiones que controlen cuándo se realiza una acción.

Argumentos

Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna contiene los argumentos de cada acción de macro y permite leer la macro más fácilmente. Si no aparece la columna Argumentos, tendrá que hacer clic en cada acción y leer los argumentos en Argumentos de acción. No puede especificar argumentos en la columna Argumentos.

CREAR MACRO INDEPENDIENTE1.-En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic

en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Se muestra el Generador de macros.2.-Agregue una acción a la macro:

En el Generador de macros, haga clic en la primera celda vacía de la columna Acción.

Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones disponibles y, a continuación, seleccione la acción que desee.

En Argumentos de acción (en la parte inferior del Generador de macros), especifique argumentos para la acción, si es necesario.

3.-Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción y repita el paso 2.

Cuando ejecuta la macro, Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se incluyen.

Crear un grupo de macros

Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto de macro, puede crear un grupo de macros.

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Se muestra el Generador de macros.En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar,

haga clic en Nombres de macro, si la opción aún no está seleccionada.

Se muestra la columna Nombre de macro en el Generador de macros.

En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la primera macro del grupo de macros.

Agregue las acciones que desea que realice la primera macro:En la columna Acción, haga clic en la flecha

para mostrar la lista de acciones.Haga clic en la acción que desee utilizar.En Argumentos de acción, especifique

argumentos para la acción, si es necesario.

Desplácese a la siguiente fila vacía y escriba un nombre para la siguiente macro en la columna Nombre de macro.

Agregue las acciones que desea que realice la macro.

Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo de macros.

La siguiente ilustración muestra un pequeño grupo de macros. El grupo de macros contiene dos macros, cuyos nombres aparecen en la columna Nombre de macro. Cada macro contiene dos acciones.

Editar macrosPara insertar una fila de acción     Haga clic con

el botón secundario en la fila de acción sobre la que desea insertar la nueva fila de acción y, a continuación, haga clic en Insertar filas.

Para eliminar una fila de acción     Haga clic con el botón secundario en la fila de acción que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.

Para mover una fila de acción     Seleccione la fila de acción haciendo clic en la cabecera de fila situada a la izquierda de la acción y, a continuación, arrástrela a la nueva posición.

Usar condiciones para controlar las acciones de macro

Puede utilizar cualquier expresión que se evalúe como Verdadero/Falso o Sí/No en una condición. La acción de macro se ejecutará si la condición se evalúa como Verdadero (o Sí).

Para especificar una condición para una acción de macro, primero debe mostrar la columna Condición en el Generador de macros:

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones.

Escriba una expresión en la columna Condición. No anteponga un signo de igualdad a la expresión (=). Para que una condición se aplique de inmediato a varias acciones, escriba ... en cada fila subsiguiente. Por ejemplo:

Ejemplos de condiciones de macroUtilice esta expresión Para llevar a cabo la acción si

[Ciudad]="París"París es el valor de Ciudad en el campo en el formulario desde el cual se ejecutó la macro.

DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 Hay más de 35 entradas en el campo IdPedido de la tabla Pedidos.

DCont("*", "Detalles de pedido", "[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedido]")>3

Hay más de tres entradas en la tabla Detalles de pedidos para los cuales el campo IdPedido de la tabla coincide con el campo IdPedido del formulario Pedidos.

[FechaEnvío] Between #2-Feb-2007# And #2-Mar-2007#

El valor del campo FechaEnvío del formulario desde el cual se ejecuta la macro no es anterior a 2-Feb-2007 y no es posterior a 2-Mar-2007.

Formularios![Productos]![UnidadesEnStock]<5

El valor del campo UnidadesEnStock del formulario Productos es menor que cinco.

EsNulo([Nombre])

El valor Nombre del formulario desde el que se ejecuta la macro es Nulo (no tiene valor). Esta expresión es equivalente a [Nombre] Es Nulo.

[País]="UK" And Formularios![TotalVentas]![TotalPedidos]>100

El valor en el campo País del formulario desde el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario TotalVentas es mayor que 100.

[País] In ("Francia", "Italia", "España") And Longitud([CódigoPostal])<>5

El valor en el campo País del formulario desde el cual se ejecuta la macro es Francia, Italia o España y el código postal no es de 5 caracteres de longitud.

CuadroMsj("¿Confirmar cambios?",1)=1

Haga clic en Aceptar en un cuadro de diálogo donde la función CuadroMsj muestra "¿Confirmar cambios?". Si hace clic en Cancelar en el cuadro de diálogo, Access omite la acción.

[VariablesTemporales]![MiVar]=43

El valor de la variable temporal MiVar (creada mediante la acción de macro DefinirVariableTemporal) equivale a 43.

[ErrorDeMacro]<>0

El valor de la propiedad Número del objeto ErrorDeMacro no es igual a 0, lo que significa que se ha producido un error en la macro. Esta condición se puede utilizar junto con las acciones de macro BorrarErrorDeMacro y AlOcurrirError para controlar lo que sucede cuando se produce un error.

GRACIAS Por poner Atención